Звіт про роботу

Державного архіву Львівської області

у 2015 році та завдання на 2016 рік

Доповідач: заступник директор Державного архіву Львівської області – Г.О. Кордіяка

Нормативно-правова база, якою керується Державний архів Львівської області у своїй роботі

• Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (24.12.1993, із змінами та доповненнями);

• Закон України «Про звернення громадян», (02.10.1996, із змінами та доповненнями);

• Закон України «Про доступ до публічної інформації», (13.01.2011, із змінами та доповненнями);

• Закон України «Про захист персональних даних», (01.06.2010, із змінами та доповненнями);

• Закон України «Про реабілітацію жертв політичних репресій на Україні», (17.04.1991, із змінами та доповненнями);

• Закон України «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років», (21.05.2015);

• Указ Президента України від 7 лютого 2008 року №109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та місцевого самоврядування»;

• Правила роботи архівних установ України, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 10.04.2013 за № 584/23116

Основні кількісні показники Державного архіву Львівської області

№ з/п

Показники

Одиниця виміру

1 Площа архівосховищ 6080 м2

2 Загальна протяжність стелажного обладнання 34321,7 пог.м.

3 Ступінь заповнення стелажного обладнання 99,9%

4 Загальна кількість одиниць зберігання на паперових носіях 2550259 од.зб.

5

Загальна кількість: кіно-документів фото-документів фоно-документів книг, брошур, журналів

6708 од.обл.

42194 од.обл. 697 од.обл. 67958 од.зб.

6 Кількість штатних одиниць, з них – державних службовців

67 35

Архівосховище № 5 (вул.Підвальна,13)

Будівля архіву (вул. проф.Буйка, 4)

МЕРЕЖА

архівних установ Львівської області станом на 01.01.2016

Назви архівних установ Кількість архівних установ

діючих утворених у 2015 році

ліквідованих у 2015 році

Державний архів Львівської області Архівні відділи райдержадміністрацій

1

20

- -

Архівні відділи міських рад 9 - -

Трудові архіви

397 (в. т.ч. 4 із статусом юридичної особи)

- -

Приватний архів 1 (фізична

особа)

- -

ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ Державного архіву Львівської області у 2015 році

1. Виконання завдань і заходів, передбачених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів Національного архівного фонду (надалі – НАФ) та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 роки.

2. Виконання завдань і заходів: - визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 №145 «Про посилення протипожежного

захисту в архівних установах»; - передбачених перспективними планами робіт з науково-технічного опрацювання

документів, укладеними відповідно до наказу Укрдержархіву від 21.06.2012 № 104. 3. Вжиття заходів щодо посилення охоронної безпеки архівних установ області та

забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій. 4. Виявлення унікальних документів НАФ, що зберігаються в архіві та подання їх

анотованих переліків до Укрдержархіву. 5. Продовження роботи над створенням електронного фондового каталогу «Архівні фонди України». 6. Вжиття заходів щодо дотримання нормативних вимог до організації своєчасного обліку документів, що надходять на державне зберігання, вивірення та уточнення облікових документів. 7. Виконання наказу Укрдержархіву від 23.02.2015 №36 «Про участь державних архівів у заходах із вшанування подвигів учасників Революції гідності та увічнення Пам’яті Героїв Небесної Сотні». 8. Проведення страхування унікальних документів НАФ. 9. Виконання запитів громадян. 10. Сприяння розвитку мережі трудових, народних та інших видів архівів для забезпечення збереженості усіх документів, що мають соціальну значимість.

ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ трудових архівів Львівської області у 2015 році

№ з\п

Назви архівів Зага-льна кіль-кість архі- вів

У т.ч. юри-дичні особи

Кількість штатних працівни-

ків

Площа архівосховищ м2 Кількість од. зб.

Кількість виборчої документації тимчасового зберігання

Кількість запитів з

соціально-правових питань,

виконаних за рік тимчасового

зберігання з особового

складу кг пакувань

всьо

го

у т.

ч.

юр

. осо

би

всьо

го

у т.

ч.

юр

. осо

би

всьо

го

у т.

ч.

юр

. осо

би

всьо

го

у т.

ч.

юр

. осо

би

всьо

го

у т.

ч.

юр

. осо

би

всьо

го

у т.

ч.

юр

. осо

би

всьо

го

у т.

ч.

юр

. осо

би

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

1

Трудові архіви, створені: - при міських радах;

11

1

-

-

178,87

-

-

-

8742

-

-

-

1

-

460

-

2 - при районних

радах; 3 3 6 6 141,59 141,59 1408 1408 14205 14205 - - 949 949 1911 1911

3 - при сільських та

селищних радах 383 - 35 - 496 - - - 33365 - - - 72 - 3262 -

Разом по області 397 4 41 6 816,46 141,59 1408 1408 56312 14205 - - 1022 949 5633 1911

СПЕЦКОШТИ

Державного архіву Львівської області у 2015 році

Залишок коштів на спеціальному реєстраційному рахунку у казначействі для обліку коштів, отриманих як плата за послуги станом на 01.01.2015

45147 грн. 76 коп.

Надійшло коштів від плати за послуги, що надаються Державним архівом Львівської області згідно основної діяльності у 2015 році

87949 грн. 28 коп.

Залишок коштів на спеціальному реєстраційному рахунку у казначействі для обліку коштів, отриманих як плата за послуги станом на 01.01.2016

31995 грн. 15 коп.

Виконання планових показників

Державним архівом Львівської області, архівними відділами

райдержадміністрацій та міст обласного значення у 2015 році

Види робіт ДАЛО Архівні відділи райдерж- адміністрацій

Архівні відділи міських рад

Забезпечення збереженості документів: - реставрація документів з паперовою

основою - ремонт документів з паперовою основою - оправлення та підшивка документів

11582

18624

3167

-

1119

301

67

98

133

Перевіряння наявності документів

75498 31116 4109

Прийом на державне зберігання: - управлінської документації - особового походження - особового складу - фотодокументів

750

- 382

-

5372

- 715

-

804

- 10445

- Експертиза цінності документів - управлінської документації

4726

1743

127

Удосконалення та перероблення описів

4622

-

-

Проведення перевірок: - комплексних - тематичних - контрольних

- 6

23

25 16 36

4 5 3

Підготовка: - виставок - радіопередач - телепередач - публікацій Проведення екскурсій

12 1 1 -

13

21 6 - 6 5

9 2 1 4 3

Відомості про стан приймання та описування документів з місцевих виборів

25 жовтня 2015 року архівними установами Львівської області

Індекси Приймання та описування

Одиниця

вимі ру

Показники обсягу робіт Примітки

Всього по

області

Центра-льні

держав-ні архіви

Державні архіви

областей

Архівні відділи

райдерж-адміні-страцій

Архівні відділи

міських рад

Трудові архіви

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1 Документів, що надійшли від виборчих комісій:

постійного зберігання;

од.зб. 704 - - 608 96 - Приймання та описування документів ТВК часткове. Не надані для опрацювання бухгалтерські документи.

з кадрових питань (особового складу);

од.зб. 214 - 204 10 -

2 Документів, що відбивають події, пов’язані з виборами:

Фото-документи;

- - - - - - -

Відео-документи;

- - - - - - -

Інтернет-ресурси;

- - - - - - -

агітаційна та інша документація

плака ти

3 - - - 3 -

Основні показники діяльності Експертно-перевірної комісії

Державного архіву Львівської області у 2015 році

№ з/п

Види робіт ДАЛО Архівні відділи райдерж-

адміністрацій

Архівні відділи міських рад

1 Схвалення описів на управлінську документацію

31979 - -

2 Погодження:

- описів справ з особового складу

14012 3963 10100

- номенклатур справ 147 34 -

- інструкцій з діловодства 12 15 5

- положень про експертну комісію

21 38 8

- положень про архівні підрозділи

9 38 11

Кількість звернень громадян, які надійшли до

Державного архіву Львівської області у 2016 році

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

Загальна кількість звернень громадян;

30614

Загальна кількість звернень громадян;

4089

Загальна кількість звернень громадян;

3024

Загальна кількість звернень громадян;

23501

Загальна кількість звернень громадян

Надійшло Поштою Електронною поштою Розглянутих на особистому прийомі

Динаміка надходження та виконання

звернень громадян Державним архівом Львівської області

у 2012-2015 роках

10092

6914 8217

30614

7569 6785

8132

25056

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

2012 рік 2013 рік 2014 рік 2015 рік

Кіл

ькіс

ть з

ап

итів

Надійшло Виконано

Статистика виконання запитів

Державним архівом Львівської області у 2015 року

Кількість запитів,

що надійшла до архіву 30614, з них:

422

тематичних

30192

соціально-правового характеру, майнові,

в тому числі 851 від іноземних громадян

виконано 24718,

в тому числі 843 від іноземних громадян, з них:

419

з позитивним

результатом

3

негативним

результатом

21374

з позитивним

результатом

3344

з негативним

результатом

Статистика виконання запитів щодо переселення з території Польщі та

України у 1944-1951 роках у 2015 році

ВСЬОГО НАДІЙШЛО 21428

ВИКОНАНО

15870

ЗАЛИШАЮТЬСЯ НА ВИКОНАННІ

5558

Кількість запитів

Зразок архівної довідки

Виконання соціально-правових та майнових запитів громадян

архівними установами області

35856 разом по області кількість запитів

31988 виконано запитів

з позитивним результатом

3868 виконано запитів з негативним

результатом

Кількість виконаних запитів

Тематика соціально-правових та тематичних запитів архівних установ області,

а також їх кількісний показник за тематикою .

0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 16000 18000

про заробітну плату

про трудовий стаж

про переселення з Польщі та інших регіонів країни

про виділення земельних ділянок

про право власності на нерухоме майно

Копії рішень

Різне: проживання, навчання, захоронення

Кількість

Організація роботи користувачів у читальному залі

Державного архіву Львівської області у 2015 році

Організація роботи користувачів у читальному

залі

ДАЛО Архівні відділи райдерж-

адміністрацій

Архівні відділи міських рад

громадян України

435 61

21

іноземних громадян

87 -

-

кількість виданих справ

12727 1015 285

НОВА СТРУКТУРА Державного архіву Львівської області

ДИРЕКТОР

Заступник директора

Відділ фінансово-господарського забезпечення

9

Організаційно-аналітичний відділ 7

Відділ використання інформації документів 6

Відділ формування НАФ та діловодства 6

Сектор забезпечення фізичного стану документів 3

Відділ обліку та довідкового апарату 7

Відділ забезпечення зберігання документів 7

ОСНОВНІ ПРІОРИТЕТНІ ЗАВДАННЯ

Державного архіву Львівської області на 2016 рік

1. Виявлення установ-джерел формування НАФ, у яких впроваджено електронний

документообіг, що відповідає вимогам Закону України «Про електронні документи та

електронний документообіг», та у діяльності яких утворюються електронні документи з

електронним цифровим підписом а також вивчення складу цих документів.

2. У перспективі проведення адміністративної реформи, утворення територіальних громад та

ліквідації частини органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, забезпечення

ефективного функціонування системи архівних установ області, в тому числі і трудових архівів,

впровадження уніфікованих вимог щодо організації діловодства, забезпечення якісного

формування НАФ та збереженості документів в органах державної влади, місцевого

самоврядування своєчасного приймання на державне зберігання

- державними архівними установами області документів постійного терміну зберігання;

- трудовими архівами - документів, що гарантують соціальний захист громадян (документи з

кадрових питань).

3. Проведення організаційних заходів щодо забезпечення виконання робіт для створення

страхового фонду та фонду використання документів архіву.

4. Розширення доступу до архівної інформації шляхом впровадження новітніх інформаційно-

комунікаційних технологій у сферу архівної справи.

5. З метою поліпшення інформатизації архівної справи та при наявному фінансуванні

планується придбання комп’ютерної техніки в Державному архіві Львівської області, міських та

районних архівах, створення та поповнення комп’ютерних баз даних (переведення довідкового

апарату архівних установ та архівних документів в електронну форму), здійснення обов’язкової

легалізації програмного забезпечення, що використовується в архіві.

Основні планові показники архівних установ

Львівської області на 2016 рік

Види робіт ДАЛО Архівні відділи райдержадміністрацій

Архівні відділи міських рад

Забезпечення збереженості документів: - реставрація документів з паперовою

основою - ремонт документів з паперовою

основою - оправлення та підшивка документів

8000

16000

2000

-

1145

461

53

85

156

Перевіряння наявності документів

56380 43369 1257

Приймання на державне зберігання: - управлінської документації - особового походження - особового складу

1500

- 6000

4624

- 360

1298

- 855

Експертиза цінності управлінської документації

2000

467

87

Удосконалення та перероблення описів

1000

807

-

Виконання запитів: - тематичних - соціально-правового характеру

75

9000

110

5514

48

2532

Погодження ЕПК: описів справ з особового складу - положень про ЕК - положень про архів - номенклатур справ - інструкцій з діловодства

Схвалення описів на: - на управлінську документацію - на документи

особового походження

14000

29 -

45 14

9950 50

2417

46 56

102 22

5022 -

1392

19 14 36 8

2549 -

Кількість проведених перевірянь підприємств, установ, організацій: - комплексних - тематичних - контрольних

12 8

11

26 23 32

2 6 3

Підготовка: - виставок - радіопередач - телепередач - публікацій у пресі - довідників, буклетів

10 - - 4 1

23 5 - 9 -

8 1 1 3 -

ПРОБЛЕМНІ ПИТАННЯ

Державного архіву Львівської області

1. Незадовільна матеріально-технічна база Державного архіву

Львівської області та архівних установ низової ланки.

2. Перезавантаженість архівосховищ Державного архіву Львівської області

унеможливлює приймання документів Національного архівного фонду на

державне зберігання.

3. Відсутність комп’ютерної техніки для оцифровування документів

та створення страхового фонду документації та фонду використання.

4. Кадрове забезпечення.

Дякую за увагу!