1

Державний комітет архівів УкраїниУкраїнський науково-дослідний інститут

архівної справи та документознавства

ОСНОВНІПРАВИЛАроботи державних

архівів України

Схвалено колегієюДержкомархіву України

03.02.2004, протокол № 2

Київ 2004

2

УДК 930.25(477)ББК 79.3(4 Укр.)

Підготовлено авторським колективом у складі:Г. В. Боряк, О. П. Володіна, Л. О. Драгомірова,

Л. А. Дубровіна, Т. М. Захарченко, Я. С. Лозниця, І. Б. Матяш,К. Є. Новохатський, Г. В. Папакін, Г. В. Портнов, Т. П. Прись,

Г. П. Рижкова, Т. М. Рокитенець, К. Т. Селіверстова,С. В. Сельченкова, З. О. Сендик , Н. М. Христова,

А. М. Шелест, А. К. Шурубура

За загальною редакцією:Л. О. Драгомірової, К. Є. Новохатського

ISBN 966-8225-00-7

© Державний комітет архівівУкраїни, 2004

© Український науково-досліднийінститут архівної справита документознавства, 2004

Видрукувано за сприяння Фонду КатедрУкраїнознавства (США).

Програма українознавчих досліджень,фундатором якої є ФКУ, фінансується за рахунок

благодійних пожертв українських громад США і Канади

3

Передмова 9

Р о з д і л 1. Національний архівний фонд і державні архіви1.1. Національний архівний фонд України 151.2. Державний архів 20

Р о з д і л 2. Організація роботи архіву2.1. Управління архівом 272.2. Планування роботи архіву 292.3. Облік праці, контроль за роботою і звітність 312.4. Організація праці в архіві 322.5. Виконання платних робіт та послуг 352.6. Відповідальність працівників архіву за порушення

Основних правил роботи державних архівів 372.7. Кодекс етики архівістів 37

Р о з д і л 3. Організація документівНаціонального архівного фонду

3.1. Організація документів НАФ: основні поняття 383.2. Організація документів НАФ у межах системи

архівних установ 393.3. Організація документів у межах архіву 443.4. Фондування документів НАФ 483.5. Організація документів у межах архівного фонду

і нефондового комплексу 58

Р о з д і л 4. Формування Національного архівного фонду4.1. Формування НАФ: основні поняття 644.2. Експертиза цінності документів 654.3. Комплектування архіву 74

Р о з д і л 5. Управління архівною справою і діловодствому зоні комплектування архіву

5.1. Участь у формуванні і реалізації державної політики,нормативно-правовому регулюванні відносин,міжгалузевій координації та міжнародномуспівробітництві 81

З М І С Т

4

5.2. Науково-методичне керівництво іншими архівнимиустановами та контроль за їх діяльністю 82

5.3. Управління архівною справою і діловодствомв юридичних особах усіх форм власностіта взаємовідносини з власниками приватнихархівних зібрань 84

5.4. Організація і ведення централізованого державногообліку у зоні комплектування архіву 92

5.5. Державна реєстрація документів НАФ 94

Р о з д і л 6. Облік документів в архіві6.1. Державний облік документів НАФ 976.2. Основні вимоги до обліку документів 986.3. Система облікових документів архіву 1006.4. Облік надходжень документів до архіву

на постійне зберігання 1056.5. Облік вибуття документів (вилучених документів) 1166.6. Облік особливо цінних і унікальних документів 1176.7. Облік документів, що мають у зовнішньому

оформленні або в додатку до них матеріальні цінності 1196.8. Облік документів з обмеженим доступом 1206.9. Облік архівних документів, що зберігаються

на правах депозиту 1216.9. Облік документів з особового складу 1236.11. Облік аркушів у справах та одиниць зберігання

в складі одиниць обліку 1236.12. Облік копій страхового фонду та фонду користування 1246.13. Облік музейних предметів 1276.14. Облік бібліотечного фонду 128

Р о з д і л 7. Забезпечення збереженості документів в архіві7.1. Забезпечення збереженості документів:

основні поняття 1307.2. Створення оптимальних умов зберігання документів 1317.3. Розміщення документів у сховищах 1437.4. Видавання документів із сховищ, їх переміщення

і транспортування 1457.5. Контроль наявності, фізико-хімічного

та технічного стану документів 1527.6. Спеціальне фізико-хімічне і технічне

оброблення документів 1637.7. Створення та організація зберігання страхового фонду

документів і фонду користування 169

5

7.8. Страхування документів 1727.9. Забезпечення збереженості документів під час

надзвичайних ситуацій природногоі техногенного характеру 173

Р о з д і л 8. Архівне описування та довідковийапарат архіву

8.1. Архівне описування 1778.2. Довідковий апарат архіву 181

Р о з д і л 9. Користування документами архівута використання архівної інформації

9.1. Основні принципи користування документами архівуі форми використання відомостей, що містяться в них 193

9.2. Інформаційне забезпечення споживачів у порядкуініціативного інформування 197

9.3. Інформаційне забезпечення споживачів за їх запитами 1989.4. Інформаційне обслуговування користувачів у секторі

користування документами архіву 2059.5. Видавання документів у тимчасове користування

за межами архіву 2079.6. Експонування документів на виставках 2089.7. Оприлюднення документів архіву у засобах

масової інформації 2109.8. Демонстрація документів і/або оприлюднення архівної

інформації під час проведення інформаційних заходів 2109.9. Публікаційна діяльність архіву 211

Р о з д і л 10. Науково-дослідна та методичнаробота архіву

10.1. Науково-дослідна робота архіву (НДР) 21510.2. Методична робота архіву 21810.3. Архів як науково-методичний центр 21910.4. Науково-методична рада 22010.5. Впровадження результатів науково-дослідної роботи 22010.6. Служба науково-технічної інформації (СНТІ) архіву 221

Р о з д і л 11. Інформатизація архівної справи11.1. Інформатизація архівної справи 22311.2. Комп’ютеризація управлінських функцій 22411.3. Комп’ютеризація обліку документів НАФ 22411.4. Комп’ютеризований довідковий апарат 22511.5. Порядок комп’ютеризації діяльності архіву 22711.6. Представлення архівної інформації в мережі Інтернет 228

6

Додатки1. Паспорт архівної установи2. Звіт про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в

архівних підрозділах підприємств, установ і організацій таприватних архівних зібраннях

3. Звіт про мережу місцевих архівних установ4. Кодекс етики архівістів5. Список джерел формування НАФ6. Опис справ постійного зберігання (для документів

офіційного походження)7. Акт про вилучення для знищення документів,

що не підлягають зберіганню8. Акт про виявлення документів, що не стосуються

даного фонду, архіву9. Анотований перелік унікальних документів

Національного архівного фонду10. Перелік особливо цінних документів11. Акт грошової оцінки документів НАФ12. Список юридичних осіб – джерел комплектування архіву

документами НАФ13. Список юридичних осіб, в діяльності яких

не утворюються документи НАФ14. Картка централізованого державного обліку документів

архівної Україніки15. Акт про невиправні пошкодження документів16. Акт приймання-передавання документів

на постійне зберігання17. Аркуш перевіряння наявності і стану документів18. Акт перевіряння наявності і стану документів19. Опис страхового фонду20.21. Книга державної реєстрації документів

Національного архівного фонду22. Свідоцтво про державну реєстрацію документів

Національного архівного фонду23. Відбиток штампа, який проставляється на документах

Національного архівного фонду, що пройшлидержавну реєстрацію, та їх описах

24. Акт приймання-передавання документів до іншого архіву25. Книга обліку надходжень документів на постійне зберігання26. Список фондів27. Аркуш фонду

7

28. Реєстр описів29. Інвентарна книга обліку документів, що мають

в зовнішньому оформленні або в додатку до нихматеріальні цінності

30. Книга обліку надходжень страхового фондута фонду користування

31. Аркуш-засвідчувач справи32. Внутрішній опис документів справи33. Відомості про зміни у складі та обсязі фондів34. Картка фонду35. Акт видавання документів у тимчасове користування36. Акт про технічні помилки в облікових документах37. Акт про виявлення необлікованих документів38. Акт про невиявлення документів, причини відсутності яких

документально підтверджено39. Акт про невиявлення документів,

шляхи розшуку яких вичерпано40. Акт про завершення розшуку документів41. Карта-замінник одиниці зберігання42. Картка пофондового топографічного покажчика43. Картка постелажного топографічного покажчика44. Замовлення на видавання документів для користування45. Замовлення на видавання документів до робочих кімнат

або лабораторії46. Аркуш користування47. Книга видавання документів з архівосховища48. Картка обліку невиявлених документів49. Картка систематичного каталогу50. Картка предметного каталогу51. Журнал обліку користування каталогами52. Заява-анкета користувача53. Замовлення на копіювання документів

8

9

Передмова

Державні архіви є основною ланкою системи архівних уста-нов України. Ці спеціалізовані державні установи організовуютьформування Національного архівного фонду, забезпечують дер-жавний облік його документів, зберігають абсолютну більшістьзагального його обсягу, забезпечують надання архівної інфор-мації користувачам. Вони разом з Державним комітетом архівівУкраїни здійснюють управління архівною справою і діловод-ством.

Реалізуючи ці завдання, державні архіви забезпечують збе-реження, примноження й використання важливої складової час-тини вітчизняної і світової культурної спадщини та інформа-ційних ресурсів, сприяють формуванню національної самосві-домості Українського народу, вносять свій вклад у розбудовудемократичної, соціальної, правової держави.

У процесі виконання своїх функцій і повноважень державніархіви вступають у численні і різноманітні відносини з фізич-ними і юридичними особами, державою. Ці відносини регулю-ються законодавством України.

В умовах реформування архівної справи нормативно-правовабаза діяльності архівних установ і передусім державних архівівзазнала суттєвих змін.

Зведений нормативно-методичний документ, що кодифіку-вав до останнього часу порядок діяльності державних архівівУкраїни з основних напрямів їх роботи – “Основные правила ра-боты государственных архивов СССР”, видані 1984 року – в аб-солютній більшості своїх норм не відповідає сучасним реаліям.

На новій правовій основі з урахуванням досвіду роботи ар-хівних установ України, а також зарубіжної архівної практикиДержавним комітетом архівів України підготовлено перші Ос-новні правила роботи державних архівів України.

10

Цей документ не є черговою вдосконаленою редакцією попе-редніх Правил.

Він відображає кардинально нову за сучасних умов вихіднупозицію – триєдину суть і статус державного архіву як сховищадокументальних культурних цінностей, специфічної інформа-ційної системи, органу державного управління якісно новою ка-тегорією – Національним архівним фондом – і всією сфероюархівної справи і діловодства.

Правила базовано на таких фундаментальних для сучасноїукраїнської архівної справи реаліях: багатоманітність форм влас-ності на архівні документи; єдність усієї національної сукупноїархівної спадщини; кваліфікація її як різновиду культурних цін-ностей і інформаційних ресурсів, як об’єктів права, а її докумен-тів також як специфічного виду рухомого майна; деполітизаціяі деідеологізація архівної справи; визначення архівної справи і ді-ловодства складовими єдиної документноінформаційної сфери.

Однією з особливостей цих Правил є комплексний систем-ний підхід до розгляду питань діяльності архівів, роз’ясненняїх мети, показ взаємозв’язку між різними процесами, роботамиі операціями.

Структурно текст Правил складається з одинадцяти розділів.Перші п’ять розділів присвячено загальним питанням організа-ції і формування Національного архівного фонду і організаціїдіяльності державних архівів, у тому числі як органів управління.

Шостий і сьомий розділи охоплюють комплекс рішень, захо-дів, процесів обліку і зберігання документів Національногоархівного фонду.

Останні чотири розділи висвітлюють різні аспекти інформа-ційної діяльності архіву в широкому розумінні цього поняття.

Хоча Правила зорієнтовано в основному на регламентаціюпроцесів роботи з традиційними управлінськими документами,які переважають у загальних обсягах Національного архівногофонду, у них подано також універсальні спільні для архівів різ-ного профілю норми, зокрема щодо роботи з документами осо-бового походження, аудіовізуальними документами, науково-технічною документацією. Особливості процесів роботи із за-значеними специфічними документами буде розкрито в окремихправилах роботи з такими документами.

У Правилах зроблено спробу узагальнити деякі види робіт вархівах з електронними документами. Відсутність принципових

11

рішень з цих питань і достатнього досвіду роботи з такими до-кументами поки що мінімально обмежили виклад у цій частині.

Очевидно в недалекому майбутньому і наповнення новимзмістом регулюючої діяльності державних архівів у питанняхорганізації діловодства.

На підставі законодавства Правила регулюють і закріплюютьприйнятні для всіх державних і комунальних архівосховищУкраїни незалежно від їх відомчого підпорядкування уніфіко-вані положення і норми, що забезпечують єдність Національногоархівного фонду, ефективність його формування, збереження івикористання. Тому застосування цих Правил є обов’язковимдля усіх цих архівних установ у межах повноважень, закріплениху їх положеннях.

Оскільки процес удосконалення і розвитку правової бази три-ває, Правила в частині своїх норм є новаторськими стосовно дочинних на сьогодні нормативних актів, у багатьох випадках Пра-вила уточнюють і конкретизують загальні норми таких актів.І навпаки, з деяких питань, які нещодавно регламентовано ок-ремими нормативно-правовими актами, у Правилах подаютьсялише принципові положення цих актів.

Одним з важливих завдань, яке вирішують Правила, є збере-ження кращих попередніх здобутків теорії і методики архівіс-тики. Виконання вимог Правил не вимагає перероблення якіснозробленого раніше, зокрема з експертизи цінності, обліку, опи-сування документів.

Правила не передбачають розкриття методики і технологіївиконання усіх архівних робіт. Це є завданням комплексу ме-тодичних посібників, назви більшості яких подано у додатку доцих Правил, а частину ще має бути підготовлено. У Правилахвикладаються переважно основні вимоги нормативного харак-теру і лише в деяких випадках, враховуючи відсутність окремихпосібників, робиться відступ у бік деталізації.

Архівні терміни, визначення яких не розкрито в тексті Пра-вил, застосовуються у значеннях, передбачених архівним зако-нодавством, стандартами, сучасними архівними термінологіч-ними словниками. При цьому з метою скорочення обсягів текстуу всіх випадках, де не виникає необхідності розрізнення цих по-нять, вживається:

архів – державний архів, у тому числі галузевий державнийархів, архівний відділ державної районної адміністрації, архів-ний відділ міської ради;

12

архівний фонд – архівний фонд, архівна колекція, архівнезібрання;

власник – власник, законний представник власника, уповно-важена власником особа, у тому числі архівна установа;

державна архівна установа – державний архів, у тому числігалузевий державний архів, архівний відділ державної районноїадміністрації; архівний підрозділ державної наукової установи,музею, бібліотеки;

державна архівна установа вищого рівня – для державнихархівів, архівних підрозділів загальнодержавних науковихустанов, музеїв, бібліотек – Державний комітет архівів України;для місцевих архівних установ низової ланки, архівних підроз-ділів місцевих державних і комунальних музеїв, бібліотек – від-повідний державний архів;

керівник архіву – директор, заступник директора архіву, на-чальник архівного відділу;

юридична особа – державний орган, орган місцевого само-врядування, підприємство, установа, організація незалежно відформи власності, суб’єкт господарювання без створення юри-дичної особи.

Разом з тим слід мати на увазі, що частина архівних установ,на які поширюються ці Правила, не мають певних повноваженьдержавних архівів або виконують їх в обмеженому обсязі (зо-крема щодо управління архівною справою і діловодством, фор-мування Національного архівного фонду, державної реєстраціїйого документів, постійного зберігання його документів).

У Правилах щодо конкретних видів робіт і операцій прове-дено розмежування поняття справи (для аудіовізуальних і елект-ронних документів – одиниці обліку) як класифікаційних оди-ниць визначення інформаційної цілісної сукупності документів,що водночас виступають як одиниці описування і обліку, та по-няття одиниці зберігання як класифікаційної одиниці визначенняфізичної сукупності документів як матеріальних об’єктів (пе-реважно з однорідними носіями інформації), що зберігаються вокремому упакуванні (зброшурованими і оправленими в цупкуобкладинку, в папці з клапанами, конверті, коробці, тубусі, надискеті та ін.) і фігурують у процесах і технологіях зберігання,переміщення тощо. У першому випадку вживається термін спра-ва (під яким розуміється і одиниця обліку аудіовізуальних таелектронних документів), у другому – одиниця зберігання. Для

13

загального позначення одиниць виміру кількісних показниківдокументів з метою їх обліку в усіх випадках (незалежно від їхвиду і виду носія інформації) вживається термін облікова оди-ниця.

Правила підготовлено колективом авторів у складіБоряка Г. В., Володіної О. П., Драгомірової Л. О.,Дубровіної Л. А., Захарченко Т. М., Лозниці Я. С., Матяш І. Б.,Новохатського К. Є., Папакіна Г. В., Портнова Г. В.,Прись Т. П., Рижкової Г. П., Рокитенець Т. М.,Селіверстової К. Т., Сельченкової С. В., Сендика З. О.Христової Н. М., Шелест А. М., Шурубури А. К.Загальну редакцію виконано Драгоміровою Л. О.і Новохатським К. Є.Це видання Правил є апробаційним. Зауваження і пропозиції

щодо вдосконалення Правил прохання надсилати на адресу Дер-жавного комітету архівів України (03110, м. Київ-110, вул. Со-лом’янська, 24, mail@archives.gov.ua).

14

15

Р о з д і л 1

Національний архівний фонді державні архіви

1.1. Національний архівний фонд України

1.1.1. Національний архівний фонд України –складова частина вітчизняної історико-культурної спадщини та інформаційнихресурсів суспільства

Національний архівний фонд України відповідно до ЗаконуУкраїни “Про Національний архівний фонд та архівні уста-нови” – це сукупність архівних документів, що відображаютьісторію духовного і матеріального життя Українського народута інших народів, мають культурну цінність і є надбанням укра-їнської нації та складовою частиною вітчизняної і світової істо-рико-культурної спадщини.

До Національного архівного фонду України належать архівнідокументи (оригінали або копії, що їх заміняють) незалежно відїх виду, видів носіїв інформації, місця і часу створення і місцязберігання, режиму доступу, форми власності на них, що пере-бувають на території України або за її межами і відповідно доміжнародних договорів, ратифікованих Верховною Радою Ук-раїни, підлягають поверненню в Україну.

Формування Національного архівного фонду України здій-снюється на підставі експертизи їх цінності в порядку, визначе-ному в розділі 4 цих Правил.

Національний архівний фонд України є самостійною інфор-маційною системою, складовою національних інформаційнихресурсів, одним із джерел забезпечення інформаційних потребфізичних і юридичних осіб, суспільства, держави.

16

1.1.2. Правовий статус документівНаціонального архівного фонду України

1.1.2.1. Національний архівний фонд України перебуває підохороною держави. Документи Національного архівного фондує культурними цінностями, що не підлягають знищенню або без-поворотному вивезенню за межі України і повинні постійно збе-рігатися на її території.

1.1.2.2. Документи Національного архівного фонду Україниможуть перебувати як у державній, так і у недержавній (колек-тивній або приватній) власності. Право власності на документиНаціонального архівного фонду охороняється законом.

1.1.2.3. Державі належать архівні документи, що нагрома-дилися за час діяльності:

– органів державної влади та управління, державних та націо-налізованих підприємств, установ і організацій, що діяли на те-риторії України, а також органів і формувань, що претендувалиу різні часи на державну владу;

– органів державної влади, банків, віднесених до державноївласності, державних підприємств, установ і організацій, щодіють на території України;

– державних підприємств, установ і організацій України, щодіють за її межами;

– підприємств, установ і організацій змішаних форм влас-ності, якщо в їх статутному капіталі переважає частка державноївласності;

– установ релігійних конфесій до часу відокремлення церквивід держави;

– органів, підприємств, установ і організацій колишніх ком-партії України і ЛКСМУ, інших політичних організацій, щоліквідовані або саморозпустилися;

– інших громадських організацій та об’єднань громадян дочасу їх реєстрації відповідно до законодавства України про об’єд-нання громадян;

– ліквідованих недержавних підприємств, установ і органі-зацій у разі відсутності правонаступників;

– юридичних і фізичних осіб та надійшли на законних під-ставах у власність держави, у тому числі з-за кордону.

Територіальним громадам належать архівні документи, щонагромадилися за час діяльності органів місцевого самовряду-

17

вання, комунальних підприємств, установ і організацій, а такожінші архівні документи недержавної форми власності, одержані(придбані) на законних підставах у власність громади.

1.1.2.4. Документи Національного архівного фонду, що нале-жать державі, підлягають постійному зберіганню в центральнихі галузевих державних архівах, державному архіві в АвтономнійРеспубліці Крим, державних архівах областей, міст Києва і Се-вастополя, архівних підрозділах державних наукових установ(Національної та галузевих академій наук), музеїв і бібліотек.

Документи Національного архівного фонду, що належать те-риторіальним громадам міст, підлягають зберіганню в архівнихвідділах міських рад. Інші територіальні громади належні їм до-кументи Національного архівного фонду за угодами передаютьна постійне зберігання до державних архівів, у зоні комплекту-вання яких вони перебувають.

Документи Національного архівного фонду, що належатьдержаві і нагромадилися за час діяльності підприємств, установі організацій, які перебувають у зоні комплектування архівнихвідділів міських рад, за угодами між зазначеними міськими ра-дами і відповідними державними архівами можуть тимчасовозберігатися в архівних відділах міських рад.

Документи Національного архівного фонду, що належать те-риторіальним громадам, за угодами між відповідними органамимісцевого самоврядування і державними архівами передаютьсяна постійне зберігання до державних архівів.

Документи Національного архівного фонду, що нагромади-лися за час діяльності органів державної влади, органів місцевогосамоврядування, державних та комунальних підприємств, уста-нов і організацій, тимчасово зберігаються в їх архівних підроз-ділах. Після закінчення визначених Держкомархівом Українистроків зберігання цих документів у зазначених архівних під-розділах органи, підприємства, установи і організації передаютьїх в упорядкованому стані, з належним довідковим апаратом істраховими копіями особливо цінних та унікальних докумен-тів на зберігання відповідно до державних архівів чи архівнихвідділів міських рад, у зоні комплектування яких вони перебу-вають.

1.1.2.5. Документи Національного архівного фонду, що нале-жать державі, територіальним громадам, не можуть бути об’єк-том приватизації, купівлі-продажу або інших угод, пов’язаних з

18

передаванням права власності, і надаються лише в тимчасовекористування. Право власності на зазначені документи можебути передано лише згідно з міжнародними договорами, згодуна обов’язковість яких надано Верховною Радою України, і за-конами України.

У разі ліквідації або реорганізації органів державної влади,органів місцевого самоврядування, державних і комунальнихпідприємств, установ і організацій або зміни форми власностідержавних і комунальних підприємств, установ і організацій ар-хівні документи, що нагромадилися за час їх діяльності, післяпроведення їх науково-технічного опрацювання передаютьсяліквідаційною комісією (ліквідатором) в упорядкованому станіправонаступникам зі збереженням власності держави, терито-ріальної громади на зазначені документи. У випадках відсутностіправонаступників або закінчення строків тимчасового зберіган-ня документи Національного архівного фонду передаються довідповідних державних архівів чи архівних відділів міських рад.

1.1.2.6. Національний архівний фонд формується також іздокументів, що перебувають у власності:

– об’єднань громадян (професійних спілок, політичних пар-тій і рухів, благодійних, екологічних, культурно-просвітницькихта інших об’єднань, спілок, фондів тощо) з часу їх реєстрації від-повідно до законодавства України про об’єднання громадян;

– релігійних об’єднань і організацій з часу відокремленняцеркви від держави;

– недержавних підприємств, установ і організацій (акціонер-них товариств, корпорацій тощо) промисловості, сільського гос-подарства, торгівлі, інших галузей економіки, науки, культури,соціальної сфери, засобів масової інформації;

– фізичних осіб.Власники документів сприяють державним архівним уста-

новам у вирішенні питань проведення експертизи цінності цихдокументів та державної реєстрації у разі внесення їх до Націо-нального архівного фонду.

1.1.2.7. Власники документів Національного архівного фон-ду забезпечують їх збереженість, подають до відповідних дер-жавних архівів відомості для здійснення державного обліку цихдокументів, забезпечують виявлення унікальних документів таподання їх анотованих переліків до зазначених державних архі-вів у порядку, передбаченому в розділі 4 цих Правил, а також

19

надають державним архівам можливість створювати і зберігатистрахові копії зазначених унікальних документів у порядку, пе-редбаченому в розділі 7 цих Правил.

Передавання права власності на документи Національногоархівного фонду, що не належать державі, територіальним гро-мадам, а також зміна місцезнаходження, умов їх зберігання такористування ними здійснюються лише після попередньогописьмового повідомлення державної архівної установи, яказдійснила державну реєстрацію цих документів.

1.1.2.8. Документи Національного архівного фонду, що пере-бувають у недержавній власності, можуть передаватися до дер-жавних архівних установ на постійне зберігання з передаваннямправа власності або на депоноване зберігання (див. п. 4.3.10).Підставою для таких передавань є відповідні угоди між власни-ками документів чи уповноваженими ними особами і держав-ними архівними установами або свідоцтва про право архівнихустанов на успадкування документів за заповітом.

У разі ліквідації недержавних підприємств, установ, органі-зацій або смерті власника за відсутності законних правонаступ-ників чи спадкоємців документи Національного архівного фон-ду, а також документи, що не мають власника або власник якихневідомий, надходять у власність держави, територіальної гро-мади в установленому порядку.

1.1.3. Забезпечення національних інтересіву сфері архівної справи

1.1.3.1. Національні інтереси в архівній справі визначаютьсязбалансованими інтересами особи, суспільства, держави і спря-мовані на забезпечення повноти і цілісності Національного ар-хівного фонду, його документальних комплексів та архівної ін-формації.

Інтереси особи у сфері архівної справи – це її право на закон-не володіння, розпорядження і користування архівними доку-ментами, на одержання і використання архівної інформації, щоналежить державі, територіальним громадам, на захист конфі-денційної інформації про особу, що міститься в архівних доку-ментах.

Інтереси суспільства щодо архівної справи полягають у за-безпеченні верховного права власності суспільства на Національ-ний архівний фонд, створенні та підтриманні умов використання

20

архівної інформації для самопізнання і самовдосконалення сус-пільства.

Серед власних інтересів держави у цій сфері є збереженняархівних документів передусім державного походження як од-ного з найважливіших елементів державності, використання ар-хівної інформації для забезпечення ефективного функціонуван-ня державних структур, чітке регулювання використання архів-ної інформації, що містить державну таємницю.

1.1.3.2. Забезпечення національних інтересів, пов’язаних зформуванням, зберіганням і використанням Національногоархівного фонду, полягає в забезпеченні розвитку архівної спра-ви і захисту її від чинників, що створюють можливості несанк-ціонованого розповсюдження, крадіжки, втрати, псування, зни-щення, приховування, перекручення, підроблення, блокуванняархівних документів і архівної інформації, виснаження архівно-інформаційних ресурсів, зачіпання інтересів вітчизняних корис-тувачів та інших загроз і небезпек.

1.1.3.3. Для забезпечення безпеки архівної справи має здій-снюватися:

– прогнозування, виявлення й оцінка внутрішніх та зовніш-ніх загроз і небезпек;

– створення нормативної бази, розроблення і здійсненнякомплексу заходів щодо випередження, нейтралізації чи лікві-дації зазначених загроз і небезпек;

– координація дій органів державної влади, архівних та іншихустанов щодо захисту прав та законних інтересів фізичних і юри-дичних осіб, суспільства, держави у цій галузі.

1.2. Державний архів

1.2.1. Державний архів1 як установа, що забезпечуєформування Національного архівного фонду2,облік і зберігання його документівта використання їх інформації

1.2.1.1. Архів є установою, що створена і фінансується дер-жавою та призначена для формування НАФ, обліку і зберіган-ня його документів, забезпечення використання їх інформації.

1 Далі – архів, крім випадків, коли державний архів треба відрізнитивід інших видів архівних установ.

2 Далі – як правило, НАФ.

21

1.2.1.2. Відповідно до призначення і мети діяльності архівза дорученням держави і в межах, визначених законодавством,здійснює певні повноваження держави щодо володіння, корис-тування і розпорядження частиною НАФ, що належить державіі зберігається у зазначеному архіві згідно з його профілем і ран-гом (див. п.1.2.1.5, 1.2.3.6). Архів може зберігати також доку-менти НАФ, що не належать державі, і за дорученням їх влас-ників здійснювати певні повноваження щодо володіння, корис-тування і розпорядження цими документами.

1.2.1.3. Архів зберігає документи НАФ постійно. Частина міс-цевих архівних установ залежно від їх рангу зберігають доку-менти протягом строків, визначених органом виконавчої владивищого рівня, з наступним передаванням зазначених документівдо відповідного державного архіву на постійне зберігання. У разізміни форми власності на документи такі передавання оформ-люються угодами.

1.2.1.4. Архів зберігає документи НАФ в особливому режимі,що забезпечує їх збереженість і збереженість інформації, що міс-титься в них, цілісність упорядкованих документальних комп-лексів (архівних фондів, архівних колекцій, архівних зібраньтощо), доступність їх для користувачів. Для цього архів ведекомплектування, здійснює заходи щодо забезпечення збереже-ності документів, створює і вдосконалює довідковий апарат, за-безпечує умови для користування документами, задовольняєінформаційні запити органів державної влади, інших юридичнихосіб, забезпечує реалізацію конституційних прав фізичних осібщодо одержання архівної інформації, з власної ініціативи здій-снює використання архівної інформації в державних та суспіль-них інтересах, а також регулює доступ до документів, що спеці-ально охороняються законодавством.

1.2.1.5. За своїм профілем – основним видовим складом до-кументів, що підлягають зберіганню в них, – архіви поділяютьсяна загальні та спеціалізовані, такі, що комплектуються, та істо-ричні.

Загальні архіви зберігають документи незалежно від часу їхстворення, галузевої належності, виду носіїв інформації, способуі техніки закріплення інформації.

Спеціалізовані архіви зберігають документи, що обмежуютьсятематикою, належністю до певних галузей чи сфер діяльності,видами носіїв інформації, способом і технікою закріплення

22

інформації. До спеціалізованих архівів належать Центральнийдержавний архів громадських об’єднань України, Центральнийдержавний кінофотофоноархів України ім. Г. С. Пшеничного,Центральний державний науково-технічний архів України,Центральний державний архів-музей літератури і мистецтваУкраїни, галузеві державні архіви.

Залежно від того, чи здійснюють архіви систематичне попов-нення своїх архівних фондів документами, що утворилися в їхніхджерелах комплектування, чи зберігають закриті архівні фондиустанов попередніх історичних епох, архіви поділяються на такі,що комплектуються, та історичні.

Профіль архіву визначається за погодженням з державноюархівною установою вищого рівня органом, що його утворює, ізакріплюється у положенні про архів (див. п.2.1.3).

1.2.1.6. Окремі архіви через унікальність документальнихкомплексів загальнонаціонального значення, що в них зберіга-ються, в установленому порядку віднесено до соціально-куль-турних установ, що мають особливу суспільну значущість.

1.2.2. Державний архів як інформаційна системау структурі інформаційних ресурсів

Архів є інформаційною системою – організаційно упорядко-ваною сукупністю архівних документів, довідкового апарату,включаючи бази і банки даних, та інформаційних технологій.Документи, що зберігаються в архіві, належать до архівних ін-формаційних ресурсів, які є складовою частиною національнихінформаційних ресурсів України.

Архів як інформаційна служба і суб’єкт інформаційних від-носин бере участь у реалізації державної політики у сфері інфор-маційних відносин, здійсненні інформаційної діяльності, основ-ними видами якої є одержання, зберігання, використання та по-ширення архівної інформації. Документи, що зберігаються в ар-хіві, є об’єктом інформаційних відносин, права власності, автор-ського та суміжних прав.

1.2.3. Архівні установи системи Держкомархіву України.Ранги архівів

1.2.3.1. Держкомархів України є спеціально уповноваженимцентральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи

23

і діловодства та водночас архівною установою системи архівнихустанов України.

Держкомархів України в межах повноважень у сфері архівноїсправи і діловодства, визначених законом, бере участь у форму-ванні та забезпеченні реалізації державної політики, здійснюєнормативно-правове регулювання відносин, визначає перспек-тиви та пріоритетні напрями розвитку, здійснює міжгалузевукоординацію, функціональне регулювання та міжнародне спів-робітництво. Він також контролює діяльність архівних установі служб діловодства, організовує нормативно-правове, науково-методичне, інформаційне забезпечення їх діяльності, формуван-ня вимог до комп’ютеризації діловодства і архівної справи та достворення, реєстрації, обліку, зберігання електронних організа-ційно-розпорядчих документів. Держкомархів України розпо-ряджається НАФ, організовує його формування, державну ре-єстрацію, державний облік та зберігання його документів, вико-ристання інформації, що в них міститься.

1.2.3.2. До системи архівних установ Держкомархіву Українивходять центральні державні архіви України, інші центральнідержавні архівні установи і місцеві державні архівні установи.

Центральні державні архіви України є установами безпосе-реднього підпорядкування Держкомархіву України, що створю-ються за рішенням Кабінету Міністрів України для постійногозберігання документів Національного архівного фонду загаль-нонаціонального значення відповідно до свого профілю, вико-нання завдань та функцій держави з управління архівною спра-вою і діловодством у межах своїх зон комплектування.

Для здійснення науково-дослідної, інформаційної, виробни-чої, обслуговуючої, іншої допоміжної діяльності у сфері архівноїсправи і діловодства у системі Держкомархіву України функ-ціонують спеціалізовані архівні установи, підприємства, орга-нізації.

Державний архів в Автономній Республіці Крим, державніархіви областей, міст Києва і Севастополя є місцевими держав-ними архівними установами, що підзвітні і підконтрольні від-повідному органу виконавчої влади і Держкомархіву України.Вони здійснюють управління архівною справою і діловодствому відповідній зоні комплектування та постійне зберігання до-кументів НАФ, що мають місцеве значення.

24

Центральні державні архіви України, Державний архів в Ав-тономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києваі Севастополя є науково-методичними центрами у сфері архівноїсправи і діловодства (див. п.10.3.1).

Архівні відділи районних державних адміністрацій підзвітні іпідконтрольні головам районних державних адміністрацій, Дер-жавному архіву в Автономній Республіці Крим, державному ар-хіву області, міста Києва і Севастополя відповідно, а також Держ-комархіву України. Ці місцеві державні архівні установи скла-дають низову ланку установ системи Держкомархіву України іздійснюють управління архівною справою і діловодством у своїйзоні комплектування та тимчасове або постійне зберігання до-кументів НАФ, що мають районне значення.

1.2.3.3. Архівні відділи міських рад міст республіканського(Автономної Республіки Крим), обласного значення, що утво-рюються відповідними міськими радами, виконують делегованіповноваження місцевих державних архівних установ щодо збе-рігання документів НАФ та управління архівною справою і ді-ловодством у своїй зоні комплектування.

З питань здійснення цих повноважень архівні відділи міськихрад підконтрольні відповідно Державному архіву в АвтономнійРеспубліці Крим, державним архівам областей, а також Держ-комархіву України.

1.2.3.4. Зоною комплектування архіву є сукупність юридич-них і фізичних осіб, розташованих на території певної адміні-стративно-територіальної одиниці, на яких поширюються пов-новаження архіву відповідно до його профілю і рангу.

1.2.3.5. До місцевих архівних установ належать також тру-дові архіви – архівні установи, що у порядку, передбаченому за-конодавством, створюються місцевими органами виконавчоївлади та органами місцевого самоврядування для централізо-ваного тимчасового зберігання архівних документів, що не нале-жать до НАФ і утворилися в діяльності суб’єктів господарю-вання, розташованих на певній території.

Місцеві державні архівні установи, архівні відділи міськихрад контролюють діяльність трудових архівів щодо зберігання,упорядкування і обліку архівних документів, використання їхінформації, надають консультативно-методичну допомогу у цихпитаннях.

25

1.2.3.6. Ранг архіву – належність архіву до певного рівня сис-теми архівних установ: загальнодержавного, республіканського(Автономної Республіки Крим), обласного, міського, районного –визначається рівнем органу, який утворив цей архів, і складомдокументів, що у ньому зберігаються та підлягають зберіганню.

1.2.4. Державні архівні установи, що не входятьдо системи Держкомархіву України

Державне зберігання документів НАФ та інформаційну ді-яльність в сфері архівної справи і діловодства здійснюють такождержавні архівні установи, що не входять до системи Держком-архіву України: галузеві державні архіви, архівні підрозділи дер-жавних наукових установ, музеїв та бібліотек.

Галузеві державні архіви створюються за рішенням КабінетуМіністрів України для централізованого в межах галузі або сис-теми установ зберігання геологічних, гідрометеорологічних, кар-тографічних та інших специфічних видів архівних документів,які потребують особливих умов їх зберігання і використаннявідомостей, що містяться в них.

Архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бі-бліотек (відділи рукописів та інші структурні підрозділи) ство-рюються в порядку, встановленому законодавством, для постій-ного зберігання документів НАФ, що нагромадилися у сховищахцих установ, та інших профільних документів.

1.2.5. Правова база діяльності державних архівів

Правовою базою діяльності архівів є законодавство про На-ціональний архівний фонд та архівні установи, інші акти зако-нодавства України та міжнародні правові акти, згоду на обов’яз-ковість яких надано Верховною Радою України.

Законодавство про Національний архівний фонд та архівніустанови складається із Закону України “Про Національнийархівний фонд та архівні установи”, інших актів законодавстваУкраїни, прийнятих відповідно до нього.

1.2.5.1. Закон України “Про Національний архівний фонд таархівні установи” визначає поняття НАФ як однієї із загальнона-ціональних цінностей, фіксує його як об’єкт права, закладаєєдині основи системи архівних установ, регулює суспільні від-носини, пов’язані з формуванням, обліком, зберіганням і вико-ристанням НАФ, та інші основні питання архівної справи.

26

Архіви у своїй діяльності керуються також Основами зако-нодавства України про культуру, законами про інформацію, продержавну таємницю, про авторське право та суміжні права, прообов’язковий примірник документів, іншими законами, а такожуказами Президента України, що регулюють відповідні питанняфункціонування архівів.

1.2.5.2. Діяльність державних архівів та інших місцевихархівних установ регулюється також підзаконними нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів України, Держкомархі-ву України, інших центральних органів виконавчої влади, міс-цевих органів виконавчої влади і органів місцевого самовряду-вання, виданими в межах їх компетенції та згідно із законодав-ством.

Нормативно-правові акти органів виконавчої влади і місце-вого самоврядування визначають правовий статус відповіднихархівів та їх працівників, регулюють порядок діяльності зазна-чених архівів як суб’єктів права, їх взаємовідносини з іншимиюридичними і фізичними особами, питання реалізації загальнихнормативних та методичних принципів організації архівної спра-ви стосовно конкретних умов діяльності відповідних архівів.

Нормативно-правові акти Держкомархіву України, держав-них архівних установ – органів виконавчої влади, що зачіпаютьправа, свободи й законні інтереси громадян або мають міжві-домчий характер, відповідно до законодавства підлягають дер-жавній реєстрації.

27

Р о з д і л 2

Організація роботи архіву

2.1. Управління архівом

2.1.1. Під управлінням архівом мається на увазі організаціявиконання працівниками завдань і функцій та реалізації повно-важень архіву. Управління архівом здійснюється відповіднимиорганами виконавчої влади (місцевого самоврядування) вищогорівня, директором та іншими керівними працівниками архівуорганізаційно-розпорядчими, економічними, соціальними і ви-ховними методами.

2.1.2. Управління архівом здійснюється на основі Конститу-ції України, законів України, актів Президента України, КабінетуМіністрів України, Держкомархіву України, інших центральнихта відповідних місцевих органів виконавчої влади і місцевогосамоврядування.

Відповідно до цих нормативно-правових актів розробля-ються основні нормативні документи з організації роботи архіву:положення про архів і його структурні підрозділи, структура таштатний розпис, кошторис надходжень і витрат, посадові ін-струкції працівників.

2.1.3. Положення про архів визначає його статус як юридич-ної особи, порядок створення і підпорядкування, правову базудіяльності, профіль, завдання, функції, права і порядок управ-ління.

Положення про архів затверджується органом виконавчоївлади (органом місцевого самоврядування) вищого рівня. Поло-ження про місцеві державні архівні установи затверджуютьсяна підставі типових положень, затверджених Кабінетом Мініс-трів України.

2.1.4. Структура архіву – документ, що визначає складструктурних підрозділів, розробляється з урахуванням завданьі функцій архіву та умов і особливостей його роботи.

28

Структура архіву затверджується директором архіву за по-годженням з органом вищого рівня.

В архівах, що не мають структури, можуть створюватися гру-пи працівників за напрямками діяльності, які очолюють відпо-відні спеціалісти.

2.1.5. Положення про структурні підрозділи архіву виз-начають завдання, функції, повноваження й організацію діяль-ності підрозділів. Ці положення розробляються на основі поло-ження про архів, його структури та з урахуванням примірнихположень про структурні підрозділи архівів, затвердженихДержкомархівом України.

Положення про структурні підрозділи затверджуються ди-ректором архіву.

2.1.6. Штатний розпис архіву – документ, що визначає кон-кретний набір посад працівників архіву та складові їхньої заро-бітної плати відповідно до умов оплати праці.

Штатний розпис складається згідно із структурою архіву вмежах встановленої йому граничної чисельності та фонду опла-ти праці працівників і затверджується керівником органу ви-щого рівня.

2.1.7. Кошторис надходжень і витрат архіву – документ,що визначає загальний обсяг, цільове надходження, викорис-тання і поквартальний розподіл коштів архіву. Кошторис скла-дається на календарний рік та затверджується керівникоморгану вищого рівня.

2.1.8. Посадові інструкції складаються на всіх працівниківархіву і визначають їхні обов’язки, права та відповідальність.

Посадові інструкції складаються на підставі кваліфікаційнихдовідників посад працівників і положень про структурні підроз-діли та затверджуються директором архіву.

2.1.9. Директор (керівник) архіву здійснює керівництводіяльністю архіву, несе персональну відповідальність за вико-нання покладених на архів завдань, визначає ступінь відпові-дальності своїх заступників і керівників структурних підрозділівта інших працівників архіву.

2.1.10. Для погодженого вирішення питань, що належать докомпетенції архіву, в ньому на правах дорадчого органу створю-ється колегія. Склад колегії, положення про неї (регламент) за-тверджуються відповідним органом вищого рівня.

Рішення колегії проводяться в життя наказами директора.

29

2.1.11. В архіві на правах науково-дорадчих органів створю-ються із залученням представників інших установ та науковоїгромадськості:

– науково-методична рада – для розгляду питань науково-методичної та видавничої роботи (див. п. 10.4);

– експертно-перевірна (експертна) комісія – для розглядупитань, пов’язаних з визначенням цінності документів, відне-сення їх до НАФ, визначення складу документів архіву, грошовоїоцінки документів НАФ;

– комісія по розсекречуванню документів – для зняття обме-жень доступу до документів архіву.

У разі необхідності в архіві можуть створюватись інші по-стійно діючі чи тимчасові ради та комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджу-ються директором архіву.

2.2. Планування роботи архіву

2.2.1. Планування роботи архіву – це визначення видів і об-сягів робіт працівників на певний період відповідно до призна-чення і мети діяльності архіву.

2.2.2. В архіві складаються такі планові документи на рік:– план розвитку архівної справи;– план науково-дослідної та методичної роботи;– план науково-видавничої роботи;– план впровадження наукових і методичних розробок;– план-звіт роботи архіву;– план-звіт роботи структурного підрозділу;– план-звіт роботи працівника.Плани складаються за формами, затвердженими Держком-

архівом України, і супроводжуються пояснювальними запис-ками.

Залежно від напрямів діяльності, штатної чисельності танаявності структурних підрозділів окремі види планових доку-ментів можуть не складатися. Разом з тим архів може розро-бляти окремі плани розвитку певних напрямів діяльності.

2.2.3. Планування здійснюється архівом самостійно на основіаналізу досягнутих результатів, перспективних планів розвиткуархівної справи і діловодства та програм за окремими напрямамидіяльності, виходячи з наявних та прогнозованих фінансових,

30

матеріальних і трудових ресурсів, з врахуванням рекомендаційі доручень органів вищого рівня.

Планування в архіві починається з розроблення планової час-тини планів-звітів роботи структурних підрозділів.

2.2.4. План розвитку архівної справи, план науково-дослідноїта методичної роботи, план науково-видавничої роботи, планвпровадження наукових і методичних розробок включають по-казники, виконання яких контролюється Держкомархівом Ук-раїни. Ці плани затверджуються директором архіву і надсила-ються Держкомархіву України в установлені ним терміни.

2.2.5. План розвитку архівної справи складається на основіплану-звіту роботи архіву. Державний архів в Автономній Рес-публіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севасто-поля, крім показників архіву у відповідних графах до планувключають зведені показники архівних відділів районних дер-жавних адміністрацій і міських рад, а також зведені показникив цілому по республіці (області, місту).

2.2.6. План-звіт роботи архіву є основним внутрішнім пла-новим документом, що визначає виконувані види робіт, їх обсягиі виконавців, вирішує питання координації діяльності струк-турних підрозділів, фіксує розрахунок бюджету робочого часу,потрібного для виконання запланованих обсягів робіт, і перед-бачає організаційні заходи, необхідні для виконання поставле-них завдань.

План-звіт роботи архіву складається з табличної частини заформою, затвердженою Держкомархівом України, і текстовоїчастини, в якій за встановленими напрямами розвитку архівноїсправи коротко обгрунтовуються і конкретизуються види й об-сяги робіт, визначаються їх кінцеві результати, основні органі-заційно-методичні заходи, їхні терміни та виконавці. Текстовачастина не повинна дублювати табличну (розрахункову).

У табличній частині на основі планової штатної чисельностіпрацівників архіву і діючих норм часу (виробітку) проводитьсярозрахунок бюджету робочого часу; передбачається резерв часуна виконання позапланових робіт.

Проект плану-звіту архіву розробляється працівником, якийвідповідає за планування та звітність, на основі проектів планів-звітів структурних підрозділів і після обговорення на засіданніколегії затверджується директором архіву.

31

2.2.7. План-звіт роботи структурного підрозділу архівурозробляється керівником структурного підрозділу, включаєпрофільні підрозділу основні показники плану-звіту роботи ар-хіву, а також обсяги і види робіт, що контролюються лише ке-рівником підрозділу. Після затвердження плану-звіту роботиархіву, складеного на основі проектів планів-звітів структурнихпідрозділів, останні, в разі необхідності, доопрацьовуються іподаються на затвердження директору архіву.

2.2.8. План-звіт роботи працівника складається на основіплану-звіту роботи структурного підрозділу і затверджуєтьсякерівником підрозділу.

2.3. Облік праці, контрольза роботою і звітність

2.3.1. Облік праці працівників архіву здійснюється з метоюконтролю за виконанням запланованих робіт і використаннямробочого часу у формах, встановлених директором архіву. Вархіві також ведеться табель обліку робочого часу, що є основоюдля контролю за станом трудової дисципліни і нарахуваннязаробітної плати.

2.3.2. Контроль за виконанням планів та якістю роботиє складовою частиною управління архівом і здійснюється ке-рівництвом архіву та його структурних підрозділів, а також орга-нами вищого рівня. Результати контролю розглядаються назасіданнях колегії і доводяться до відома колективу працівниківархіву.

2.3.3. Звітність є формою контролю за виконанням планівроботи. В архіві складаються звіти про виконання планів, за-значених у пункті 2.2.2 цих Правил, а також паспорт архівноїустанови (додаток 1), звіт про стан і обсяг документів Націо-нального архівного фонду, що зберігаються в архівних підроз-ділах підприємств, установ і організацій та приватних архівнихзібраннях (додаток 2). Державний архів в Автономній Респуб-ліці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополякрім того складають звіт про мережу місцевих архівних установ(додаток 3).

Звіти складаються за формами, затвердженими Держком-архівом України.

2.3.4. Звіти про виконання планів, зазначені у пункті 2.2.4цих Правил, а також паспорт архівної установи, звіт про стан і

32

обсяг документів Національного архівного фонду, що зберіга-ються в архівних підрозділах підприємств, установ і організаційта приватних архівних зібраннях, а також звіт про мережу міс-цевих архівних установ подаються у визначені ДержкомархівомУкраїни терміни органу виконавчої влади у сфері архівної спра-ви і діловодства вищого рівня.

2.3.5. Звітні частини планів-звітів роботи архіву, структур-ного підрозділу і працівника заповнюються щоквартально, почи-наючи від індивідуального плану-звіту до плану-звіту архіву вцілому. Під час заповнення цих звітів архів може ввести графидля розрахунку % виконання плану, % продуктивності праці тощо.

На підставі звітних даних хід виконання планів щокварталь-но розглядається в структурних підрозділах, на засіданнях ко-легії.

2.4. Організація праці в архіві

2.4.1. Ефективність праці в архіві забезпечується якіснимипідбором, розстановкою та використанням кадрів, систематич-ним підвищенням їх кваліфікації, нормуванням праці, створен-ням сприятливих умов для роботи працівників, раціональнимвикористанням матеріально-технічних ресурсів.

2.4.2. Підбір кадрів, їх розстановка і використання здій-снюються відповідно до завдань архіву та вимог кваліфікаційнихдовідників посад. На основі структури і штатного розпису скла-дається штатна розстановка, тобто розподіл працівників поструктурних підрозділах і ділянках роботи, що затверджуєтьсядиректором архіву.

Підбір і розстановка кадрів здійснюються керівництвомархіву за участю керівників структурних підрозділів. При цьомувраховується відповідність працівників кваліфікаційним ви-могам, беруться до уваги їх ділові та особисті якості. Підбір і прий-няття працівників на посади державних службовців здійсню-ється відповідно до вимог законодавства про державну службу.

Під час прийняття працівників на роботу в архів його керів-ництво ознайомлює їх з посадовими обов’язками, правиламивнутрішнього розпорядку, умовами праці та її оплати, а також зцими Правилами.

Для визначення відповідності працівників займаній посадіперіодично проводиться їх атестація. Склад атестаційної комісіїі положення про неї затверджуються директором архіву.

33

2.4.3. З метою підвищення рівня знань і удосконаленняпрофесійних навичок систематично проводяться заходи з під-вищення кваліфікації працівників архіву і післядипломної ос-віти його спеціалістів. Зазначені заходи (організація стажуван-ня, семінарів, лекцій, курсів, гуртків тощо) та участь у них пра-цівників передбачаються в планах-звітах архіву, структурногопідрозділу та працівника.

2.4.4. Розподіл праці в архіві, тобто розмежування діяль-ності працівників за характером функцій, що ними виконуються,здійснюється з метою прискорення та підвищення якості розв’я-зання завдань за рахунок одночасного виконання різних робітта спеціалізації працівників.

Кооперація праці – об’єднання працівників для узгодженоїспільної участі у виконанні єдиного завдання, встановленнявзаємозв’язків між окремими працівниками у єдиному процесіпраці.

Розподіл і кооперація праці в архіві закріплюються йогоструктурою, штатним розписом та штатною розстановкою, поло-женнями про структурні підрозділи, посадовими інструкціямипрацівників, методичними посібниками з виконання певнихробіт.

Формою кооперації праці в архіві є створення тимчасовихтрудових (творчих) колективів на час виконання певної роботи(розроблення науково-дослідної теми, підготовка збірника, вис-тавки документів, довідника, виконання завдання органу вищогорівня тощо). До складу тимчасового трудового колективу мо-жуть включатися працівники різних структурних підрозділівархіву і, в разі необхідності, фахівці інших установ.

Склад тимчасового трудового колективу, умови його діяль-ності, у тому числі фінансування, строки і порядок виконанняроботи, затверджуються наказом директора архіву.

2.4.5. З метою кращої організації праці, раціонального вико-ристання трудових ресурсів в архіві можуть застосовуватисясуміщення посад і розширення зон обслуговування, тобто вико-нання працівником протягом робочого дня крім обов’язків, уста-новлених посадовою інструкцією, додаткової роботи за іншоюпосадою, що передбачена штатним розписом архіву. Суміщенняпосад або розширення зон обслуговування здійснюється за раху-нок більш ефективного використання робочого часу, підвищенняпродуктивності праці і не повинно заважати виконанню праців-никами їх основних обов’язків.

34

Суміщення посад або розширення зон обслуговування вво-диться наказами директора.

2.4.6. Для розрахунку трудових і матеріальних ресурсів, не-обхідних для виконання завдань архіву, в ньому застосовуєтьсянормування основних видів робіт та операцій.

Норма часу – час, визначений для виконання певної роботи,тобто завдань, обов’язків чи операцій одним працівником.

Норма виробітку – це обсяг роботи (кількість одиниць про-дукції), що працівник повинен зробити за робочий день абогодину.

За об’єктами застосування норми бувають операційними таукрупненими. Операційні норми регламентують одну робочуоперацію (наприклад, нумерація аркушів, шифрування справ).Укрупнені норми розробляються для нециклічних видів роботиі охоплюють декілька (комплекс) взаємопов’язаних робіт абооперацій, що передують одержанню кінцевого результату (на-приклад, організація виставки, підготовка збірника документів).Укрупнені норми часу використовуються, як правило, у процесірозроблення плану-звіту архіву, операційні – під час індивіду-ального планування.

За порядком розроблення і затвердження норми буваютьтиповими та місцевими. Типові норми встановлюються на ос-новні види робіт, що виконуються у державних архівах за стан-дартних організаційно-технічних умов праці. Типові норми за-тверджуються Держкомархівом України за погодженням з Цент-ральним комітетом профспілки працівників державних установУкраїни і є обов’язковими для застосування.

Місцеві норми можуть розроблятися в архіві на окремі видиробіт і операцій, що не передбачені у типових нормах, або якщоумови праці в архіві суттєво відрізняються від стандартних умов.Місцеві норми розробляються на основі типових норм, класи-фікаційного переліку робіт, що виконуються в архіві, даних прозатрати часу, отриманих шляхом хронометражу, фотографуван-ня та самофотографування робочого часу, відомостей обліковихі звітних документів та результатів перевірянь виконання норм.Розроблені норми проходять апробацію і за погодженням з проф-спілковим чи іншим уповноваженим трудовим колективом орга-ном затверджуються директором архіву.

Періодично, у міру вдосконалення технології, появи новихвидів робіт чи зміни умов їх виконання норми переглядаються,можуть доповнюватися і коректуватися.

35

2.4.7. Керівництво архіву забезпечує сприятливі умови і охо-рону праці працівників архіву. Для цього відповідно до діючихсанітарних норм і правил з урахуванням раціонального вико-ристання робочих площ, характеру виконуваних робіт, розта-шування виробничо-технічних комунікацій та шляхів транспор-тування документів виділяються робочі місця працівників, щооснащуються необхідним обладнанням, засобами індивідуаль-ного захисту, безпеки та оргтехніки, інструктивно-методичнимидокументами, матеріалами, формами тощо. В архіві забезпечу-ються дотримання правил протипожежної безпеки і правилкористування засобами технічного оснащення, обов’язковий ін-структаж працівників з протипожежної безпеки, техніки безпекита охорони праці. На основі галузевих правил внутрішньоготрудового розпорядку в архіві наказом директора встановлю-ється розпорядок робочого дня, що передбачає раціональний ре-жим праці і відпочинку працівників, додержання вимог трудовоїта виробничої дисципліни, зручність обслуговування відвіду-вачів. Керівництво архіву спільно з трудовим колективом і гро-мадськими організаціями, що діють в ньому, дбають про впро-вадження естетики, створення і підтримання нормального пси-хологічного клімату в колективі.

Адміністрація архіву і трудовий колектив в особі профспіл-кового чи іншого уповноваженого трудовим колективом органуз урахуванням галузевої угоди можуть укладати колективнийдоговір, що містить взаємні зобов’язання регулювання вироб-ничих, трудових, соціально-економічних відносин, створенняумов праці, забезпечення зайнятості, встановлення соціальнихгарантій працівникам архіву тощо.

2.5. Виконання платних робіт та послуг

2.5.1. Архів для залучення додаткових коштів на утриманнясвоїх споруд і приміщень, зміцнення матеріально-технічної тасоціальної бази, розвитку довідкового апарату, ведення науковихдосліджень у сфері архівної справи і діловодства може надаватиза плату юридичним і фізичним особам послуги та виконуватироботи з профільної діяльності, що не заважають реалізації йогоосновних завдань і функцій.

Перелік платних послуг, які можуть надаватися державнимиархівними установами, затверджується Кабінетом МіністрівУкраїни.

36

Порядок надання платних послуг державними архівними ус-тановами затверджується Держкомархівом України.

Для виконання платних робіт і послуг в архіві можуть ство-рюватися спеціальні структурні підрозділи, тимчасові трудовіколективи.

2.5.2. Для розгортання платних робіт і послуг архів здійснюємаркетингову діяльність:

– вивчає попит на такі роботи та послуги потенційних замов-ників і споживачів, у тому числі зарубіжних;

– обраховує економічну доцільність й ефективність наданнятаких робіт і послуг;

– використовує рекламне забезпечення виконуваних робітта послуг (реклама у засобах масової інформації: газети, радіо,телебачення, мережа Інтернет; рекламна продукція на виставках;виступи в зацікавлених аудиторіях: наукові, культурні, навчаль-ні заклади, конференції, зібрання громадських організацій тощо);

– веде пошук нових замовників і споживачів.2.5.3. У разі виконанні платних робіт і послуг стосунки архіву

з юридичними і фізичними особами – замовниками та спожи-вачами, у тому числі зарубіжними, можуть оформлятися дого-вором. У договорі визначаються його предмет, зобов’язання сто-рін, строки і обсяги виконання робіт і послуг, порядок передан-ня-приймання виконаних робіт, право власності на створені ін-формаційні продукти, форма та умови оплати, порядок вирішен-ня спірних питань і припинення договору.

Архів обов’язково укладає договір із споживачем (користу-вачем) у разі комерційного використання одержаної ним в архівіпервинної чи вторинної документної інформації. До укладаннядоговору архів здійснює розрахунок очікуваних затрат і ефектувід його виконання.

2.5.4. Порядок ціноутворення на платні роботи і послуги за-тверджується Держкомархівом України. Архів визначає розмірплати за конкретні платні роботи чи послуги на підставі затвер-джених розрахунків цін. У необхідних випадках оплата вартостіробіт та послуг здійснюється на договірних засадах за домовле-ністю із замовником (споживачем).

2.5.5. Архіву належить право власності на інформаційні про-дукти, створені працівниками архіву відповідно до планів ро-боти (збірники документів, довідники, включаючи бази і банкиданих, каталоги, буклети, інформаційні довідки, фільми тощо).

37

Ці твори також підпадають під дію законодавства про авторськеправо і суміжні права.

2.6. Відповідальність працівників архівуза порушення Основних правил роботидержавних архівів

2.6.1. Працівників архіву за порушення під час виконанняслужбових обов’язків вимог цих Правил може бути притягнутодо дисциплінарної відповідальності. Якщо таке порушення малотяжкі наслідки, винні несуть адміністративну, цивільну абокримінальну відповідальність згідно із законом.

2.7. Кодекс етики архівістів

2.7.1. Працівники архіву у своїй діяльності керуються крімнормативно-правових актів також професійними етичними нор-мами, схваленими Міжнародною радою архівів у вигляді Кодек-су етики архівістів (додаток 4).

38

Р о з д і л 3

Організація документівНаціонального архівного фонду

3.1. Організація документів НАФ:основні поняття

Організація документів НАФ – це комплекс організаційно-правових, науково-методичних і технологічних рішень та за-ходів, спрямованих на визначення структури НАФ, профілю імережі архівних установ, формування ієрархічно пов’язанихдокументальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ зметою збереження їх цілісності та підвищення ефективностісистем інтелектуального доступу до них.

3.1.1. Організація документів здійснюється послідовно:– на міжархівному рівні шляхом розподілу документальних

комплексів у межах системи архівних установ;– на архівному рівні шляхом формування цілісних докумен-

тальних комплексів у межах архіву;– на рівні комплексу шляхом формування справ та їх систе-

матизації в межах документального комплексу;– на рівні справи шляхом систематизації належних до неї до-

кументів та їх частин.Організаційна упорядкованість забезпечується наданням

документам та їх сукупностям облікових номерів.3.1.2. Основою організації документів НАФ є їх наукова

класифікація. Основними класифікаційними ознаками є:– належність документів до документації одного утворювача;– форма власності на документи;– строки зберігання документів;– ступінь цінності документів;– належність документів до певних адміністративно-терито-

ріальних одиниць;– історичні умови, час і місце створення документів;

39

– належність документів до певних галузей і сфер життєді-яльності суспільства;

– види носіїв інформації, способи і техніка закріпленняінформації;

– категорії доступу до документів3.1.3. Основним принципом організації документів НАФ

є збереження цілісності документальних комплексів, утворенихв одному середовищі і об’єднаних зв’язком походження. Якщотакі комплекси належать державі, не дозволяється їх подріб-нення шляхом розподілу між різними архівами або різнимифондами (нефондовими комплексами) одного архіву. Якщо до-кументальні комплекси, що об’єднані зв’язком походження, дер-жаві не належать, архіви повинні сприяти їх зосередженню водному архіві чи приватному архівному зібранні та запобігатиїх розпорошенню.

3.2. Організація документів НАФ у межахсистеми архівних установ

Організація документів у межах системи архівних установвизначає види архівів відповідно до їх правового статусу і про-філю.

3.2.1. Організація документів за формоювласності на них

Документи НАФ постійно зберігаються в архівних установахабо архівних підрозділах, приватних архівних зібраннях. Поря-док зміни місця постійного зберігання документів на підставізміни форми власності на них визначається у п.1.1.2 цих Правил.Документи НАФ, що належать юридичним і фізичним особам,можуть зберігатися в архівах на правах депозиту (див.п. 4.3.10).

3.2.2. Організація документівза строками зберігання

Документи НАФ, що належать державі, територіальним гро-мадам, до передавання на постійне зберігання тимчасово збері-гаються в архівних підрозділах своїх утворювачів у порядку,визначеному в п.4.3.3 цих Правил.

40

3.2.3. Організація документів за ступенем їх цінності

3.2.3.1. На організацію документів на міжархівному рівнівпливає ступінь інформаційної цінності документальних ком-плексів, що реалізується у віднесенні їх до комплексів загаль-нонаціонального та місцевого значення.

3.2.3.2. До комплексів загальнонаціонального значення на-лежать документи, що нагромадилися за час діяльності:

– центральних органів державної влади і управління, а такожюридичних осіб, що поширювали (поширюють) свою компетен-цію на всю територію України або значну її частину;

– провідних органів та установ української еміграції (емігра-ційних урядів, політичних партій і об’єднань, військових, куль-турно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій);

– окремих місцевих установ, якщо склад і зміст документіввідображає історію усієї України або значної частини її території,а також у випадках, коли документна інформація може бутивикористана у загальнодержавному масштабі;

– видатних діячів Українського народу або інших народів.3.2.3.3. До комплексів місцевого значення належать докумен-

ти, що утворилися в діяльності органів державної влади і управ-ління, органів місцевого самоврядування, інших юридичнихосіб, що діяли (діють) на території певної адміністративно-тери-торіальної одиниці, якщо їх не віднесено до документів загаль-нонаціонального значення.

3.2.3.4. Віднесення документальних комплексів до комплек-сів загальнонаціонального або місцевого значення здійснюєДержкомархів України спільно із зацікавленими архівними таіншими установами.

3.2.3.5. Документальні комплекси загальнонаціональногозначення зберігаються, як правило, в центральних державнихархівах; галузевих державних архівах та архівних підрозділахдержавних наукових установ, музеїв і бібліотек загальнодер-жавного рівня.

Документальні комплекси місцевого значення зберігаютьсяв державному архіві в Автономній Республіці Крим, в держав-них архівах областей, міст Києва і Севастополя, а також в іншихмісцевих архівних установах.

3.2.3.6. Документальні комплекси загальнонаціональногозначення, що перейшли у власність держави, територіальної гро-

41

мади на підставі добровільного волевиявлення їх власників, мо-жуть зберігатися в місцевих архівних установах, якщо місце по-стійного зберігання документів є волевиявленням власника іобумовлено власником у відповідному правовому акті (договорікупівлі-продажу, дарування, заповіті).

3.2.3.7. Передавання документальних комплексів з одногоархіву постійного зберігання документів системи Держкомар-хіву України до іншого здійснюється за рішенням Держкомар-хіву.

3.2.4. Організація документів за їх належністю до певнихадміністративно-територіальних одиниць

3.2.4.1. Документальні комплекси місцевого значення розпо-діляються між архівами, що здійснюють їх зберігання, за тери-торіальним принципом, на підставі належності цих комплексівдо певних адміністративно-територіальних одиниць.

3.2.4.2. Документальні комплекси, що нагромадилися за часдіяльності місцевих органів державної влади, органів місцевогосамоврядування, а також інших юридичних осіб, що діють(діяли) на території певної адміністративно-територіальної оди-ниці в її сучасних межах, зберігаються в тому архіві, який здій-снює управління архівною справою і діловодством на цій те-риторії.

3.2.4.3. Документальні комплекси, що нагромадилися за часдіяльності юридичних осіб, діяльність яких поширюється (по-ширювалася) на декілька адміністративно-територіальних оди-ниць, зберігаються в тому архіві, до зони комплектування якоговходить адміністративно-територіальна одиниця, де розміщено(було розміщено) центральний орган (головний офіс) цієї юри-дичної особи.

3.2.4.4. Документальні комплекси, що нагромадилися за часдіяльності органів державної влади і управління, суду, проку-ратури, органів місцевого самоврядування, що виконували своїфункції на територіях ліквідованих адміністративно-територі-альних одиниць, зберігаються в тому архіві, до зони комплекту-вання якого входять населені пункти, що були центрами ліквідо-ваних адміністративно-територіальних одиниць.

3.2.4.5. У разі зміни адміністративно-територіального поділудокументальні комплекси, що нагромадилися за час діяльностіюридичних осіб на територіях, включених до нових адміністра-

42

тивно-територіальних одиниць, як правило, передаються до ар-хіву, до зони комплектування якого входять новоутворені оди-ниці. Залишення їх на попередньому місці зберігання можливе,якщо це забезпечує кращі умови зберігання документів та вико-ристання їх інформації.

3.2.5. Організація документів за історичними умовами,часом і місцем створення

3.2.5.1. Документи НАФ за історичними умовами і місцемїх створення поділяються на три групи:

– документальні комплекси, що нагромадилися на територіїсучасної України;

– документальні комплекси українського походження, що на-громадилися за межами України і повернулися до України назаконних підставах;

– документальні комплекси іноземного походження, що утво-рилися на теренах інших держав і надійшли до України на під-ставі дарування, заповіту чи з інших обставин.

Документальні комплекси, що входять до складу першої гру-пи, поділяються на три підгрупи під умовними назвами: “доку-менти дорадянського періоду”, “документи радянського періо-ду”, “документи періоду незалежності”.

3.2.5.2. До документів “дорадянського періоду” належать до-кументальні комплекси, що утворилися на території України вїї сучасних межах за час існування Київської Русі (Х–ХІІ ст.),Галицько-Волинського та інших князівств, які виникли на те-ренах колишньої Київської Русі (ХІІ–ХІV ст.), Гетьманщини(ХVІІ–ХVІІІ ст.), Запорозької Січі (ХVІ–ХVІІІ ст.), Централь-ної Ради і Директорії Української Народної Республіки (1917–1920 рр.), Української Держави (1918 р.), Західно-УкраїнськоїНародної Республіки (1918–1919 рр.), Карпатської України(1938–1939 рр.), входження українських земель до складу іншихдержав, окрім СРСР (з кінця ХІV до середини 40-х років ХХ ст.,1941–1944 рр.).

3.2.5.3. До документів “радянського періоду” належать доку-ментальні комплекси, що утворилися на територіях, що входятьдо складу сучасної України, в період входження цих територійдо складу Української Радянської Соціалістичної Республіки.

Початкова дата цього періоду визначається для кожного ре-гіону окремо і обумовлюється часом поширення радянської вла-ди на його територіях. Кінцева дата – 24 серпня 1991 р.

43

3.2.5.4. До документів “періоду незалежності” належатьдокументальні комплекси, що утворилися на території сучасноїУкраїни після прийняття Акту проголошення незалежностіУкраїни 24 серпня 1991 р.

3.2.5.5. Періодизація документальних комплексів офіційногопоходження, хронологічні межі яких охоплюють два або декіль-ка періодів, здійснюється за датою створення фондоутворювачів.

Документальні комплекси особового походження належатьдо того періоду, на який припадає більш творчо (діяльно) наси-чена частина життя їх утворювачів.

3.2.5.6. Архіви постійного зберігання документів, що ком-плектуються, зберігають документальні комплекси усіх груп.Історичні архіви зберігають документальні комплекси “дорадян-ського періоду”.

3.2.6. Організація документів за належністю до певнихгалузей і сфер життєдіяльності суспільства

Документальні комплекси загальнонаціонального значеннярозподіляються між центральними державними архівами заознакою належності до певної галузі або сфери життєдіяльностісуспільства. Ця ж ознака є основною для віднесення документівдо профілю галузевих державних архівів.

3.2.7. Організація документів за видами носіїв інформації,способами і технікою закріплення інформації

Комплекси документів, виокремлені за ознакою виду носія,способів і техніки закріплення інформації, підлягають збері-ганню в спеціалізованих архівах або спеціалізованих підрозділахзагальних архівів.

3.2.8. Організація документів за категоріямидоступу до них

За категоріями доступу документи НАФ поділяються на до-кументи з відкритим (необмеженим) доступом та документи зобмеженим доступом: документи з таємною інформацією, доку-менти з конфіденційною інформацією та документи з особли-вими умовами доступу. Виокремлені за цією ознакою докумен-тальні комплекси на міжархівному рівні організаційно не розме-жовуються.

44

3.3. Організація документів у межах архіву

3.3.1. Фондова система організації документів

3.3.1.1. У межах архіву документи організуються в архівніфонди. Архівний фонд є однією з основних класифікаційниходиниць НАФ. Деякі групи аудіовізуальних, електронних та нау-ково-технічних документів організуються за нефондовою сис-темою (див п. 3.3.2).

3.3.1.2. У процесі діяльності юридичної та фізичної особинакопичується сукупність утворених та зібраних нею докумен-тів, що складає документальний фонд цієї особи. Юридична чифізична особа, за час діяльності якої нагромаджується докумен-тальний фонд, визначається як утворювач документальногофонду.

Частина документального фонду, що за висновками відпо-відної експертизи має певну цінність для суспільства або прак-тичну цінність для свого власника і підлягає зберіганню, визна-чається як архівний документальний фонд.

Частина архівного документального фонду, що за висновкамиекспертизи цінності підлягає внесенню до НАФ, в архіві відпо-відно до правил і принципів фондування (див. пп. 3.4.2–3.4.3),права власності (див. п. 3.3.3) та волевиявлення власників(див. п. 3.2.3.6) може організовуватися як:

– архівний фонд НАФ;– автономна частина (підфонд) архівного фонду НАФ.Під архівним фондом НАФ розуміється нагромаджена за час

діяльності однієї чи декількох юридичних або фізичних осіб су-купність архівних документів, об’єднаних за ознакою генетич-ного, історичного чи логічного зв’язку, що підлягають постій-ному зберіганню.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем документаль-ного фонду і відповідно архівного документального фонду, ціліс-на частина якого є архівним фондом НАФ або включена до скла-ду архівного фонду НАФ, називається фондоутворювачем.

3.3.1.3. Ознакою фондоутворювача – юридичної особи є йогоюридична і організаційна самостійність, що підтверджуєтьсянаявністю:

– правового акту (закону, постанови, наказу, розпорядження,свідоцтва, статуту, положення або інших установчих документів)

45

про утворення, реєстрацію, компетенцію, порядок діяльності,функції тощо;

– самостійного балансу (кошторису);– розрахункового рахунку в банках;– штатного розпису;– печаток;– атрибутів власного діловодства, а також документів, що під-

лягають постійному зберіганню.Ознакою фондоутворювача – фізичної особи є наявність його

архівного документального фонду та ступінь цінності утворених(зібраних) ним документів.

3.3.1.4. Архівні фонди, фондоутворювачами яких є юридичніособи, складають групу архівних фондів офіційного походження.Архівні фонди, фондоутворювачами яких є фізичні особи, скла-дають групу архівних фондів особового походження.

Кожна з цих груп, у свою чергу, поділяється на: окремі архівніфонди установ або осіб; об’єднані архівні фонди та архівні ко-лекції.

3.3.1.5. Архівний фонд офіційного походження, утворенийодним фондоутворювачем, називається архівним фондом ус-танови.

Архівний фонд особового походження, що складається з до-кументів, утворених і зібраних одним фондоутворювачем, та до-лучених до них документів, пов’язаних з його життям, творчістюі вшануванням його пам’яті, називається особовим архівнимфондом.

3.3.1.6. Архівний фонд офіційного чи особового походження,створений як сукупність архівних фондів декількох фондоут-ворювачів, між якими простежуються історичні або логічні зв’яз-ки, однорідність функцій, підпорядкування, спільність об’єктуі часу діяльності, місцезнаходження, правонаступність тощо, адля фізичних осіб – родинні, професійні, творчі зв’язки, участьв одних подіях тощо – називається об’єднаним архівним фондом.

Різновидами об’єднаного архівного фонду особового поход-ження є родинні і родові архівні фонди.

Частина об’єднаного архівного фонду, що має одного фондо-утворювача, є підфондом у складі об’єднаного архівного фонду.

3.3.1.7. Сукупність окремих архівних документів різного по-ходження (належних до різних архівних документальних фон-дів), об’єднаних за тематичною, хронологічною, авторською, но-

46

мінальною, об’єктною, географічною чи іншою ознакою або їхпоєднанням, називається архівною колекцією. Архівна колекція,утворена архівом, називається архівним зібранням.

Утворювачем архівної колекції може бути як фізична, так іюридична особа. Архівні колекції, сформовані юридичними осо-бами, належать до архівних фондів офіційного походження, асформовані фізичними особами – до архівних фондів особовогопоходження. Належність архівних зібрань до кожної з цих групвизначається складом їх документів.

3.3.2. Нефондова система організації документів

3.3.2.1. Аудіовізуальні та електронні документи, що утворю-ються в процесі документування діяльності фондоутворювача(кінозйомки урочистих подій, звукозаписи засідань колегіаль-них органів, конференцій, кіновідеофотодокументи і звукоза-писи в фондах особового походження тощо), організуються скла-довою частиною архівних фондів відповідних фондоутворю-вачів, обліковуються в облікових документах архівного фонду ілише їх фізичне зберігання відокремлюється відповідно до ви-мог забезпечення збереженості.

3.3.2.2. Окремі групи наукової, технічної, проектної, кон-структорської документації, а також аудіовізуальні та електроннідокументи, що створюються як продукція і є результатом вироб-ничої діяльності установ (кінофотостудій, студій звукозаписутощо), організуються в спеціалізованих архівах або спеціалізо-ваних підрозділах загальних архівів за нефондовою системою.

Комплекси технічних документів проектної (конструктор-ської) організації можуть включатися до її архівного фонду окре-мою частиною.

3.3.2.3. В основу організації кіновідеодокументів поклада-ються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне,науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організаціївідзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окре-мі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і него-рюча плівка, відеоплівка).

3.3.2.4. В основу організації фотодокументів покладаютьсятакі класифікаційні ознаки: жанри фотографії (хронікальне фо-то, портрети, пейзажі), форми організації відзнятого матеріалу(окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носії інформації (не-гативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері тощо).

47

Ознакою внутріжанрового класифікаційного розподілу є: дляхронікальних фото – тематика (громадсько-політична, народ-ногосподарська, наукова, культурна, спортивна тощо); для порт-ретів і пейзажів – об’єкт і місце зйомки (індивідуальні, групові,студійні, позастудійні портрети; сільські, міські, індустріальніпейзажі тощо).

3.3.2.5. В основу організації фонодокументів покладаютьсятакі класифікаційні ознаки: жанрова належність записаного ма-теріалу (хронікального, мемуарного характеру, виконання творівлітератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми то-що); форми організації записаного матеріалу (репортажі, хроні-кальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв’ютощо); місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); си-стеми запису звука (механічна, фотооптична, магнітна); носії ін-формації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, ком-пакт-диски тощо).

3.3.2.6. В основу організації електронних документів покла-даються такі класифікаційні ознаки: тип комп’ютерного облад-нання, програмного забезпечення, на основі яких вони булистворені, характер змісту та мета використання документної ін-формації.

3.3.2.7. Технічні документи, як правило, групуються в комп-лекси за об’єктною ознакою. Організація цих документів можездійснюватися також за територіальною або тематичною оз-накою.

3.3.3. Організація документів за правом власностіна них і термінами зберігання

3.3.3.1. На рівні архіву дія принципу збереження цілісностіархівного документального фонду обмежується правом влас-ності на документи. Не дозволяється об’єднувати в одному ар-хівному фонді НАФ документи, що належать різним власникам,навіть якщо такі документи є частиною одного архівного доку-ментального фонду.

3.3.3.2. Архівні документи, що зберігаються в архіві на правахдепозиту, організовуються у тимчасові архівні фонди відповіднодо того, як їх було фондовано власником (див. п. 6.9.1).

48

3.3.4. Організація документів за ступенем цінності

3.3.4.1. Архівні фонди за ступенем цінності поділяються натри категорії (див. п. 4.2.8). Категорія фонду є підставою длязастосування диференційованого підходу під час фондуваннядокументів (утворення окремих або об’єднаних архівних фон-дів), їх організації в межах фонду, а також здійснення інших ви-дів робіт з ними в архіві.

3.3.4.2. За ступенем цінності документи НАФ поділяютьсяна цінні, особливо цінні і унікальні (див. п. 4.2.9). Особливо цінніта унікальні документи організуються на загальних засадахфондування чи віднесення до нефондових комплексів. На рівніопису, фонду, архіву та НАФ в цілому зазначені документи до-датково організуються за окремою системою обліку (див. п. 6.6).

3.3.5. Організація документів за історичними умовами,часом і місцем їх створення

Документи, віднесені до класифікаційних груп за ознакою“історичні умови, час і місце створення” (див. п. 3.2.5), органі-зуються в архіві на загальних засадах, але на рівні фонду, архівуі НАФ в цілому додатково виокремлюються за відповідною сис-темою обліку (див. п. 6.4.3.2).

3.3.6. Організація документів закатегоріями доступу

3.3.6.1. Документи з конфіденційною інформацією та доку-менти з особливими умовами доступу організуються на загаль-них засадах і підлягають окремому обліку у відповідних допо-міжних облікових документах (див. п. 6.8.2).

3.3.6.2. Таємні документи організуються в порядку, перед-баченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відпо-відних архівних фондів або нефондових комплексів на загальнихзасадах.

3.4. Фондування документів НАФ

3.4.1. Практичне здійснення організації документів НАФ зафондовою системою називається фондуванням.

Фондування полягає у визначенні або уточненні фондовоїналежності документів; утворенні архівних фондів, наданні їмназв та визначенні їх меж.

49

Фондування документів здійснюється:– у діловодстві юридичних осіб у процесі формування справ

та відбору документів для передавання архівним підрозділам;– в архівних підрозділах юридичних осіб на стадії підготовки

документів для постійного зберігання;– в архівах у випадку потреби науково-технічного опрацю-

вання документів, перероблення описів, створення об’єднанихархівних фондів та архівних зібрань.

3.4.2. Визначення фондової належності документівта утворення архівних фондів

Визначення фондової належності документів полягає у від-несенні їх до архівного фонду відповідної юридичної чи фізичноїособи. Це здійснюється на основі вивчення складу, змісту таділоводного оформлення документів.

3.4.2.1. Вхідні документи належать до фонду тієї юридичноїособи, яка їх отримала; їх фондова належність визначається заадресатом, реєстраційним штампом, резолюцією і помітами провиконання, змістом документів.

Копії вихідних документів (відпуски) належать до фондуюридичної особи-автора; їх фондова належність визначаєтьсяна підставі підписів, діловодних поміт, змісту документів.

Внутрішні документи належать до фонду юридичної особи,яка їх склала; фондова належність визначається за назвою уста-нови, підписами, змістом документів.

Справи, що велись послідовно двома юридичними особами,належать до фонду тієї особи, де вони були закінчені діловод-ством. У випадку ліквідації юридичної особи з наданням її функ-цій новоутвореній особі, закінчені діловодством справи нале-жать до фонду попередника, а незакінчені справи, передані пра-вонаступнику, – до фонду останнього.

3.4.2.2. Під час визначення фондової належності документівособового походження береться до уваги зміст документів, звер-нення в листах, підписи, почерк тощо.

Особові фонди започатковуються для осіб:– життя і діяльність яких отримали високе суспільне визнан-

ня або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвитоксуспільства;

– типових представників своєї соціальної групи, якщо складїх документів є досить повним, або пересічних громадян, доку-менти яких містять цінну для суспільства інформацію.

50

3.4.2.3. У разі виявлення в архівному фонді помилково від-несених до нього документів, що належать до інших фондів, до-кументи приєднуються до тих фондів, до яких вони повинні на-лежати.

З фондів особового походження документи державних юри-дичних осіб можуть бути вилучені і приєднані до фондів цихосіб лише за умови, що зазначені фонди зберігаються в цьому жархіві і ніяк не пов’язані з діяльністю фізичної особи, до фондуякого їх віднесено. Не підлягають вилученню документи гро-мадських об’єднань, партій тощо з фондів осіб – керівників і чле-нів цих організацій.

3.4.3. Утворення об’єднаних архівних фондіві архівних колекцій

3.4.3.1. Об’єднані архівні фонди можуть створюватися з до-кументів:

– однорідних за функціями і цільовим призначенням одной-менних юридичних осіб, що функціонують (функціонували) напевній території;

– керівного органу і підпорядкованих йому юридичних осіб,що функціонують (функціонували) на певній території;

– органів державної влади, органів місцевого самоврядуваннята підпорядкованих їм юридичних осіб;

– юридичних осіб, що пов’язані об’єктом діяльності;– юридичних осіб, що послідовно змінювали одна одну, якщо

функції попередників повністю або частково передавались на-ступникам;

– двох або більше фізичних осіб на підставі родинного, твор-чого, професійного або іншого зв’язку між ними.

Приклади:1. Школи фабрично-заводського навчання м. Харкова2. Спілка письменників України та її Київська організація3. Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки4. Крушельницький М.П. та Петрова Є.О.

(подружжя українських акторів)5. Діячі українського театру та кіно

3.4.3.2. Не допускається створення об’єднаних архівних фон-дів офіційного походження з окремих фондів:

– органів законодавчої, виконавчої та судової влади, перед-бачених Конституцією України;

51

– цих органів та виборчих комісій по виборах до них;– юридичних осіб, що належать різним власникам.3.4.3.3. Утворення об’єднаних архівних фондів передбачає

виконання таких робіт: перевіряння наявності документів, вибіродного номеру фонду, перешифрування описів, справ, складаннявідповідних облікових документів, розміщення документів в од-ному місці сховища та, у разі необхідності, пересистематизаціюописів і справ.

3.4.3.4. Архівні колекції, що надходять до архіву від їх влас-ників, залежно від ступеня цінності колекції та значення особи-утворювача організовуються або як окремий самостійний комп-лекс, або як структурна група архівного фонду їх утворювача.В обох випадках колекція може поповнюватися новими надход-женнями документів. На архівні колекції поширюється дія прин-ципу неподрібнення архівного фонду.

Склад архівних зібрань може змінюватися, розформуванняїх може здійснюватися як виняток лише за умови, що документине увійшли до наукового обігу.

3.4.4. Назви архівних фондів

3.4.4.1. Назва архівного фонду офіційного походження скла-дається з офіційної повної та скороченої (що записується в дуж-ках) назви фондоутворювача з усіма перейменуваннями (у хро-нологічній послідовності), його підпорядкування, місцезнаход-ження та крайніх дат існування під кожною з назв.

Назва вищого в порядку підпорядкування органу зазначаєть-ся в назвах фондів юридичних осіб, що знаходяться у власностідержави і фінансуються з державного бюджету. В назвах фондівнедержавних юридичних осіб можуть зазначатися їх власникиабо засновники.

3.4.4.2. Назва особового архівного фонду складається із за-гальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань осо-би (метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдоні-мів, криптонімів тощо, що записуються в дужках), визначеннясфери діяльності (професії) особи із зазначенням її належностідо тієї чи іншої національної культури та крайніх дат життя осо-би. В окремих випадках у назві фонду можуть зазначатися ро-динні стосунки особи, її посада та звання.

3.4.4.3. Назва об’єднаного архівного фонду офіційного поход-ження складається із загальної назви фондів, що ввійшли до його

52

складу, або із назви керівної юридичної особи і загальної назвипідпорядкованих їй осіб.

3.4.4.4. В назві родинного чи родового фонду зазначаєтьсязагальне прізвище всіх фондоутворювачів, їх належність донаціональної культури та загальна сфера діяльності; потімзаписується найменування кожного фондоутворювача на заса-дах, визначених для особового фонду.

В назвах об’єднаних архівних фондів особового походження,утворених на підставі будь-якого іншого зв’язку між фондоутво-рювачами, дається загальна назва, що ідентифікує цей зв’язок.

Приклади:1. Свідки і жертви голодомору 1932–1933 рр. на Вінниччині2. Видатні спортсмени Донецької області

3.4.4.5. В назві архівної колекції, що надійшла до архіву, за-значаються характер або загальний зміст колекції і назва (най-менування) утворювача, а також крайні дати життя утворювача(якщо утворювач – фізична особа) або крайні дати періоду фор-мування колекції (якщо утворювач – юридична особа).

Приклад:Народні пісні, зібрані Ячницьким Генадієм Львовичем (1871–1968)В назві архівного зібрання відображається ознака, покладена в ос-

нову організації документів, період накопичення документів.

Приклад:Твори усної народної творчості (1974–1976)

3.4.5. Визначення меж архівних фондів

3.4.5.1. Архівні фонди перефондуванню не підлягають. Пере-фондування допускається як виняток у випадках виявленнягрубих помилок фондування.

3.4.5.2. Межі архівного фонду охоплюють період його форму-вання фондоутворювачем і, як правило, визначаються крайнімидатами існування (життя) фондоутворювача. Межами фондів є:

– архівного фонду офіційного походження – офіційні датиутворення (реєстрації) і ліквідації фондоутворювача;

– особового архівного фонду – дата народження і смерті фон-доутворювача;

– об’єднаного архівного фонду офіційного походження – датаутворення (реєстрації) фондоутворювача, створеного у часі пер-

53

шим, та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого у часіпізніше за всіх утворювачів цього фонду;

– об’єднаного архівного фонду особового походження – датинародження фондоутворювача, що народився раніше всіх, тадати смерті фондоутворювача, що помер пізніше всіх утворю-вачів цього фонду;

– архівної колекції, сформованої фізичною особою – дати на-родження і смерті фондоутворювача;

– архівної колекції, сформованої юридичною особою (у томучислі архівного зібрання) – крайні дати періоду формування ко-лекції.

3.4.5.3. Крайні дати документів архівного фонду офіційногопоходження можуть не співпадати з датами створення і ліквіда-ції фондоутворювача через наявність у фонді документів попе-редників або документів, створених іншими особами і заверше-них розглядом фондоутворювачем, а також через неповнотускладу документів.

Крайні дати документів фонду особового походження можутьне співпадати з датами життя особи (сім’ї, роду) в зв’язку з наяв-ністю документів генеалогічного характеру, вшанування пам’яті,спогадів та ін.

3.4.5.4. Залежно від чинників, що визначають створення,статус, організацію і характер діяльності юридичної особи, доку-менти цієї особи можуть бути приєднані до її фонду, вже сформо-ваного раніше, фондовані окремим самостійним фондом абоувійти підфондом до об’єднаного архівного фонду. Чинниками,що визначають хронологічні межі діяльності фондоутворювачаяк самостійної юридичної особи і слугують орієнтиром для виз-начення меж архівного фонду офіційного походження, є:

– зміна конституційних основ держави;– зміна адміністративно-територіального поділу;– зміна форми власності фондоутворювача;– реорганізація фондоутворювача;– ліквідація фондоутворювача.3.4.5.5. Визначення меж архівних фондів у зв’язку із змінами

конституційних основ державиДокументи органів влади і органів місцевого самоврядування

Київської Русі, Галицько-Волинського та інших князівств, Геть-манщини, Запорозької Січі, Центральної Ради і Директорії, Укра-їнської Народної Республіки, Української Держави, Західно-

54

Української Народної Республіки, Карпатської України за весьперіод функціонування цих органів на українських землях скла-дають єдині архівні фонди. Документи органів, створених наукраїнських землях Російською імперією та іншими державамиі використаних зазначеними державними утвореннями як апа-рат влади і управління, складають єдині архівні фонди.

Документи еміграційних урядів Української Народної Рес-публіки, Західно-Української Народної Республіки та їх органівтощо складають нові архівні фонди.

Документи органів державної влади і управління, органів міс-цевого самоврядування, створених на українських землях у пе-ріод їх входження до складу інших держав, у тому числі СРСР,з моменту утворення до ліквідації цих органів складають єдиніархівні фонди.

Документи органів, створених на українських землях однієюдержавою (державним утворенням) і використаних іншою дер-жавою (державним утворенням) як апарат влади і управлінняна цій же території, з моменту утворення і до ліквідації цих ор-ганів складають єдині архівні фонди.

Документи вищих органів державної влади незалежної Украї-ни, що діють відповідно до Конституції України – ПрезидентаУкраїни, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України,Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Ви-щого Господарського Суду України, – складають нові фонди. По-чаткові хронологічні межі цих фондів визначаються відповіднодо моменту введення поста Президента України та моменту ство-рення відповідних органів.

Документи міністерств, комітетів та інших органів виконав-чої влади незалежної України, створених на базі ліквідованихміністерств та інших управлінських структур УРСР, складаютьнові фонди, навіть у випадках визнання їх правонаступності.

Документи міністерств, комітетів та інших управлінськихструктур, що діяли до і після проголошення незалежності Украї-ни, складають різні архівні фонди. Розмежувальна дата між фон-дами встановлюється на підставі відповідних законодавчихактів.

Документи місцевих органів державної влади УРСР і доку-менти місцевих органів влади незалежної України, що діяли абодіють в межах певної адміністративно-територіальної одиниці,складають різні архівні фонди. Розмежувальні дати між нимивстановлюються на підставі відповідних правових актів.

55

Документи місцевих рад народних депутатів УРСР та їх ви-конкомів складають об’єднані архівні фонди.

Документи місцевих державних адміністрацій, створених напідставі правових актів незалежної України, складають новіархівні фонди.

Документи органів місцевого самоврядування, створених напідставі законодавства України, складають нові архівні фонди.

Документи виборчих комісій по виборах органів державноївлади та органів місцевого самоврядування, створених відпо-відно до законодавства України, організуються в окремі архівніфонди. Допускається створення об’єднаних архівних фондів іздокументів виборчих комісій за територіальною ознакою.

Документи Прокуратури УРСР та Прокуратури України скла-дають різні архівні фонди. Документи інших прокуратур скла-дають єдині архівні фонди.

У випадку зміни статусу суб’єкта держави, його органи дер-жавної влади до і після зміни статусу складають окремі архівніфонди. Наприклад, документи органів державної влади Крим-ської області і документи органів державної влади АвтономноїРеспубліки Крим складають різні архівні фонди.

Документи державних підприємств, фінансових, судових,наукових, медичних, навчальних та ін. установ і організацій, щодіяли до і після змін конституційних основ держави без зміниформи власності із збереженням своїх основних функцій, про-довжують архівні фонди, раніше прийняті від цих юридичнихосіб.

Документи юридичної особи та громадських організацій(профспілкових та ін.), що існували при ній до прийняття зако-нодавства України про громадські об’єднання, фондуютьсяразом.

Документи юридичної особи та громадських організацій, щоіснують при ній з моменту реєстрації цих громадських органі-зацій відповідно до чинного законодавства, можуть організову-ватися або самостійно (окремими фондами), або разом – під-фондами об’єднаного архівного фонду.

3.4.5.6. Визначення меж архівних фондів у зв’язку із змінамиадміністративно-територіального поділу

Документи місцевих органів державної влади та органів міс-цевого самоврядування, створених у зв’язку із введенням новогоадміністративно-територіального поділу або змінами територі-

56

альних меж існуючих адміністративно-територіальних одиниць,складають нові архівні фонди.

У випадках збереження меж адміністративно-територіальноїодиниці під час зміни меж більшого територіального утворення,до складу якого вона входила, а також зміни назви або статусуадміністративно-територіальної одиниці без суттєвої зміни їївнутрішнього поділу, документи місцевих органів державноївлади і органів місцевого самоврядування нових архівних фон-дів не утворюють.

Фондування документів органів державної влади, органівмісцевого самоврядування міста, селища, села, органів управ-ління та установ спеціальних відомчих округів (військових, гір-ничих, водних, лісових, залізничних і т.п.) від змін адміністра-тивно-територіального поділу не залежить.

Документи територіальних об’єднань громадських організа-цій (профспілкових, спортивних, наукових, культурно-освітніхта ін.) та органів їх управління до і після зміни адміністративно-територіального поділу фондуються різними архівними фонда-ми, якщо ці зміни відбулися в період існування УРСР, і фонду-ються разом, якщо ці зміні відбулися після зміни державногоустрою України.

Фондування промислових і сільськогосподарських підпри-ємств, банківських, господарських, наукових, медичних, нав-чальних та інших установ і організацій від зміни адміністратив-но-територіального поділу не залежить.

3.4.5.7. Визначення меж архівних фондів у зв’язку зі зміноюформи власності фондоутворювача

Документи державних юридичних осіб, що перейшли у при-ватну власність, складають з моменту їх акціонування або при-ватизації нові архівні фонди. Документи, що були створені дозміни форми власності і зберігаються в архівних підрозділах на-ступників, є державною власністю і підлягають внесенню доархівних фондів попередників. Під час наступних змін власниківюридичних осіб без зміни форми власності та істотних змін їхфункцій нові архівні фонди не утворюються.

Документи спільних підприємств і організацій змішанихформ власності, у статутному капіталі яких переважає часткадержавної власності, що були утворені на базі колишніх дер-жавних підприємств і організацій, складають з їх документамиєдині архівні фонди. Документи спільних підприємств і органі-

57

зацій змішаних форм власності, у статутному капіталі яких част-ка державної власності не є переважною, утворюють нові архівніфонди.

3.4.5.8. Визначення меж архівних фондів у зв’язку з реоргані-зацією фондоутворювача

Розширення або звуження повноважень юридичної особи, щопризводить до докорінної зміни її компетенції і функцій, є обо-в’язковою підставою для розмежування її документів на два ар-хівні фонди.

Розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягуабо територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості,структури, перейменування або часткова зміна назви юридичноїособи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основнихфункцій, не є підставою для розмежування її документів на дваархівні фонди.

Якщо на базі міністерства або іншої управлінської структуристворюється юридична особа виробничого профілю діяльності,то їх документи організуються окремими архівними фондами.

Виділення з юридичної особи однієї або декількох нових знаданням їм окремих функцій першої є підставою для виокрем-лення архівних фондів новостворених осіб. Документи юридич-ної особи, що реорганізується, до і після реорганізації фонду-ються разом.

Документи філіалів, дочірніх організацій, відділень з доку-ментами своїх основних організацій утворюють один фонд, якщозберігаються в одному архіві.

3.4.5.9. Визначення меж архівних фондів у зв’язку з ліквідацієюфондоутворювача

У разі ліквідації юридичної особи з наданням всіх або частиниїї функцій одній або декільком особам, документи кожної з нихутворюють нові архівні фонди.

Документи юридичних осіб, що тимчасово припинили своюдіяльність через ліквідацію, об’єднання, роз’єднання або в ре-зультаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими жфункціями, складають єдині архівні фонди.

58

3.5. Організація документів у межахархівного фонду і нефондового комплексу

3.5.1. Основні класифікаційні одиниці архівного фондуі нефондового комплексу

3.5.1.1. Основними класифікаційними одиницями організа-ції документів у межах архівного фонду чи нефондового комп-лексу є справа, одиниця обліку, одиниця зберігання. Зазначеніодиниці є також одиницями виміру кількості документів, в якихздійснюється їх облік.

3.5.1.2. Найнижчою структурно неподільною одиницею ар-хівного фонду чи нефондового комплексу є один документ чийого частина, що має самостійне значення, або цілісна сукупністьдокументів з однорідними носіями інформації, що об’єднанізв’язком походження, призначення, належністю до однієї події,теми, питання, об’єкта, наукової праці чи твору літератури, мис-тецтва. Для документів з паперовими носіями такою одиницеює справа, для документів зі спеціальними носіями – одиницяобліку.

Справа може формуватися з одного документа, частини од-ного документа або сукупності документів, що об’єднані за од-нією або декількома спільними ознаками. Основними ознакамидля формування справ є: авторська, кореспондентська, номі-нальна, предметна (тематична), хронологічна, географічна.

Одиниця обліку може містити один документ або сукупністьдокументів:

– що належать до одного фільму, журналу, спецвипуску, сю-жету тощо – для кінодокументів;

– із записом одного сюжету (для відеодокументів), однієїподії, одного твору літератури і мистецтва тощо чи кількох сю-жетів, подій, творів, що об’єднані за авторською, тематичною чиіншою ознакою – для відео – і фонодокументів;

– із зображенням одного чи декількох споріднених певнихзв’язком об’єктів (осіб, предметів, явищ) – для фотодокументів;

– що об’єднані за ознакою походження, призначення і/абозмісту – для електронних документів.

Фотодокументи з паперовими носіями групуються у справина загальних засадах.

Справа/одиниця обліку науково-технічних документів є ок-ремим документом (аркушем креслення, текстовим чи таблич-

59

ним документом, мікроформою, файлом, що має самостійнезначення) або сукупністю документів з однорідними носіямиінформації, що стосуються певного питання.

3.5.1.3. Одиницею зберігання є один або декілька фізично ві-докремлених однорідних носіїв інформації, що зберігаютьсяразом, в окремому первинному пакованні (зброшурованомутомі, папці, конверті, футлярі тощо).

Одиницею зберігання документів з паперовими носіями єсправа.

Одиницею зберігання документів зі спеціальними носіями єодин фізично відокремлений носій інформації:

– рулон кіноплівки чи магнітної стрічки – для кінодоку-ментів;

– рулон магнітної стрічки, касета, диск – для відеодокументів;– рулон магнітної чи паперової стрічки, грамофонний оригі-

нал, грамплатівка, валик, диск – для фонодокументів;– негатив, контратип (на правах оригіналу), слайд, позитив,

рулон діафільму – для фотодокументів1;– магнітна стрічка, диск, дискета – для електронних документів.Одиниця зберігання документів з спеціальними носіями

може містити одну, частину однієї або декілька одиниць обліку.Відповідно, одиниця обліку таких документів може бути цілоюодиницею зберігання або її частиною чи складатися з декількоходиниць зберігання.

3.5.2. Групування документів архівного фондувідповідно до схеми його систематизації

3.5.2.1. Формування і систематизація справ для документівофіційного походження здійснюється, як правило, у службах ді-ловодства та архівних підрозділах юридичних осіб, для доку-ментів особового походження – в архівах.

3.5.2.2. Справи в межах архівного фонду групуються у вищіструктурні групи за схемою систематизації фонду, що закріп-люється описом/описами справ фонду.

Укладання схеми систематизації передбачає:– вивчення історії (біографії) фондоутворювача, його струк-

тури, функцій, підпорядкованості, організації документів у ді-ловодстві, історії формування фонду;

1 Одиниця зберігання може складатися з декількох кадрів панорамноїзйомки.

60

– укладання проекту схеми систематизації та його доопра-цювання після завершення систематизації справ фонду.

3.5.2.3. Схема систематизації архівного фонду юридичноїособи може відображати структуру фондоутворювача, йогофункції, склад фонду за видами і різновидами документів або їхосновними темами.

Групування справ здійснюється переважно за такими озна-ками:

– хронологічна (за періодами або датами створення докуме-нтів);

– структурна ( відповідно до структури фондоутворювача);– функціональна, галузева, тематична, предметно-питальна

(з врахуванням функцій або галузей діяльності, тем чи питань,відображених у документах);

– номінальна (за видами і різновидами документів);– авторська (за назвами або прізвищами авторів);– географічна (за географічними назвами, з якими пов’язано

зміст документів);– кореспондентська (за назвами або прізвищами одержувачів

документів).Систематизація справ здійснюється послідовно за однією,

двома або поєднанням ознак, застосування яких буде визнанодоцільним для всіх або окремих груп фонду. Ознаки групуваннясправ обираються з врахуванням значення тієї чи іншої ознакидля повноти відображення діловодного та смислового зв’язкуміж справами.

Одиниці обліку групуються, як правило, окремими описамиза видами носіїв інформації, всередині описів – за однією абодекількома зазначеними ознаками із врахуванням особливостейносіїв інформації.

3.5.2.4. Поєднання структурної і хронологічної ознак дає най-поширеніші варіанти схеми систематизації: хронологічно-струк-турну і структурно-хронологічну.

Хронологічно-структурна схема систематизації (за хроноло-гією створення справ, в межах кожної хронологічної групи – заструктурними підрозділами), як правило, застосовується під часскладання описів справ діючих юридичних осіб зі спрощеноюструктурою, а також ліквідованих осіб із часто змінюваноюструктурою.

61

Структурно-хронологічна схема систематизації (за структур-ними підрозділами, а в межах кожного з них – за хронологієюстворення справ) найчастіше застосовується у процесі складан-ня описів справ ліквідованих юридичних осіб із стабільною і не-складною структурою.

Поєднання хронологічної і функціональної ознак дає хроно-логічно-функціональний і функціонально-хронологічний ва-ріанти схеми систематизації.

Хронологічно-функціональна схема систематизації застосо-вується для юридичних осіб із часто змінюваною структурою.У разі застосування цієї схеми справи систематизуються за ро-ками започаткування і далі за функціями діяльності з врахуван-ням їх значимості (організаційно-розпорядча, планування, фі-нансування тощо).

Функціонально-хронологічна схема систематизації передбачаєпервинне групування справ за функціями (напрямками, видамидіяльності), а далі – за хронологією.

Для групування справ у незначних за обсягом фондах засто-совуються хронологічно-тематична або тематично-хронологіч-на схеми систематизації.

Хронологічно-номінальна або номінально-хронологічна схемисистематизації справ застосовуються здебільшого до документівневеликих безструктурних юридичних осіб.

3.5.2.5. Під час систематизації справ за схемою слід дотри-муватися таких вимог:

– справи належать до того року, в якому започатковані у ді-ловодстві або надійшли від іншої юридичної особи (структур-ного підрозділу) для продовження;

– справи, які започатковано в діловодстві одного структур-ного підрозділу і передано для завершення іншому структурно-му підрозділу, належать до останнього підрозділу;

– справи з планами незалежно від дати їх складання належатьдо року, на який їх укладено, довгострокові плани належать допершого року їх дії; звіти належать до того року, за який їх укла-дено, або до останнього звітного року;

– в межах року або хронологічного періоду справи система-тизуються за структурою, значимістю функцій фондоутво-рювача.

Справи в межах нижніх щаблів систематизації розміщуютьсяза ступенем їх значимості та хронологією створення документів.

62

Якщо декілька справ мають одну початкову дату, спершу роз-міщують ті, які мають найраніші кінцеві дати.

Належність справи певній юридичній особі чи структурномупідрозділу встановлюється за елементами діловодного або архів-ного оформлення, а також за змістом документів.

3.5.2.6. Як правило, організуються за окремими описами до-кументи з особового складу, а також однотипна спеціальна до-кументація: звіти з наукових тем у науково-дослідних установах,історії хвороб у медичних закладах, акти перевірянь у контроль-них органах, рукописи у видавництвах тощо.

3.5.2.7. Структура об’єднаного архівного фонду, що скла-дається з підфондів однотипних юридичних осіб, визначаєтьсявнесенням кожного з них до такого фонду окремим описом і далі –значимістю утворювачів підфонду або із застосуванням геогра-фічної, номінальної та інших ознак.

Схеми систематизації справ підфондів, що ввійшли до об’єд-наного архівного фонду, укладаються на засадах, визначених дляокремих архівних фондів.

3.5.2.8. Документи фондів особового походження систе-матизуються за схемами, що відображають основні напрямкитворчої, державної, політичної, службової, громадської та іншоїдіяльності особи, її приватного життя та кола захоплень.

Систематизація справ здійснюється за напрямками діяль-ності і далі – за тематичною, номінальною і авторською ознака-ми. Застосовуються також жанрова (наприклад, у фонді вченого,літератора, фольклориста), кореспондентська (в листуванні),тематична (в документах депутатської діяльності), хронологічна(в біографічних документах) та інші класифікаційні ознакизалежно від складу документів.

3.5.2.9. В архівних колекціях, як правило, зберігається внут-рішня організація документів, обрана фондоутворювачами.

В архівних зібраннях організація документів визначаєтьсяїх складом – за тематикою, всередині груп – за конкретнимипитаннями і далі – за хронологією або за географічною чи автор-ською ознаками.

3.5.3. Організація спеціальних видів документівв межах нефондових комплексів

3.5.3.1. Кіновідеодокументи систематизуються за видами(фільм, спецвипуск, кіножурнал, кіно-, відео-, телесюжет), всере-

63

дині видів – за одиницями обліку (комплектами), роками вироб-ництва, виробничими номерами, кольоровістю (чорно-білі, ко-льорові), форматом носія (форматом запису), типом відеокасет.

Фонодокументи систематизуються за видами, всередині ви-дів – за одиницями обліку (комплектами); за установами-вироб-никами і виробничими номерами або організуються за іншоюприйнятою архівом схемою. Під видом фонодокументів розу-міють документ, створений за допомогою певної системи записузвукової інформації: фонографічної, грамофонної, шоринофон-ної, фотографічної (оптичної), магнітної.

Комплект кіновідеофонодокументів складається з оригіналіві копій документів, віднесених до однієї одиниці обліку.

Фотодокументи систематизуються за видами (негативи пев-ної кольоровості і розміру, слайди певної кольоровості, пози-тиви, фотоальбоми), всередині виду негативи і слайди система-тизуються за ознакою кольоровості (чорно-білі, кольорові); не-гативи додатково систематизуються за видом основи носія(скло, плівка) і його розмірами.

3.5.3.2. В межах комплексу проектно-кошторисних, кон-структорських документів внесені до його складу документисистематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми, прий-нятої під час розроблення проекту і закріпленої у специфікації.

Документи в межах комплексу архітектурно-будівельнихпроектів систематизуються за принципом “від загального доокремого” (будівельний майданчик і генеральний план, фасадиі плани поверхів, окремі вузли – опалення, водопостачаннятощо).

Комплекси проектно-кошторисних, конструкторських доку-ментів систематизуються за видами, номерами і абеткою най-менувань проектів.

3.5.3.3. Карти і плани групуються за видами (фізико-геогра-фічні, адміністративно-політичні тощо), всередині видів – затериторіальною ознакою і масштабом.

3.5.4.4. Електронні документи систематизуються за видами(магнітні стрічки, лазерні і жорсткі диски, дискети), всерединівидів – за типами програмного забезпечення, а потім – за харак-тером документної інформації.

64

Р о з д і л 4

Формування Національногоархівного фонду

4.1. Формування НАФ: основні поняття

4.1.1. Формування НАФ – це комплекс організаційних, мето-дичних і практичних рішень та заходів, спрямованих на систе-матичне поповнення НАФ цінними для суспільства архівнимидокументами та вилучення з нього документів, що втратилисвою культурну цінність.

НАФ формується з документів, що нагромадилися за час ді-яльності органів державної влади, органів місцевого самовря-дування, підприємств, установ і організацій всіх форм власності,громадян та їх об’єднань, а також з документів історико-куль-турної спадщини України, що утворені за межами України абовивезені за кордон, та документів іноземного походження, щостосуються історії України.

Джерелами формування НАФ є юридичні та фізичні особи –утворювачі і/або власники документів, що підлягають внесеннюдо НАФ.

4.1.2. Метою формування НАФ є збереження архівних доку-ментів, що повноцінно репрезентують усі сфери життєдіяльностісуспільства і держави.

Головні завдання державних архівних установ щодо форму-вання НАФ :

– визначення оптимального видового складу НАФ;– виявлення юридичних і фізичних осіб, документи яких під-

лягають внесенню до НАФ;– внесення до НАФ та вилучення з нього документів;– поповнення НАФ документами, що належать державі;– забезпечення поповнення НАФ документами, що не нале-

жать державі.4.1.3. Теоретико-методичною основою формування НАФ є

експертиза цінності документів.

65

Організаційно-правовою основою формування НАФ є нормиархівного законодавства та рішення експертних комісій.

Розгляд питань, пов’язаних з формуванням НАФ, у тому чис-лі документів, укладених за результатами експертизи цінності,належить до компетенції таких експертних комісій:

– Центральної експертно-перевірної комісії ДержкомархівуУкраїни (далі – ЦЕПК);

– експертно-перевірних комісій (далі – ЕПК) центральних ігалузевих державних архівів, Державного архіву в АвтономнійРеспубліці Крим, державних архівів областей, міст Києва і Се-вастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек;

– експертних комісій (далі – ЕК) архівних відділів районнихдержавних адміністрацій, архівних відділів міських рад;

– експертних комісій органів державної влади, органів міс-цевого самоврядування, підприємств, установ і організацій усіхформ власності, інших юридичних осіб.

Порядок утворення і діяльності експертних комісій затвер-джується Кабінетом Міністрів України. Діяльність експертнихкомісій регулюється положеннями про них, розробленими наоснові типових і примірних положень.

4.1.4. Формування НАФ у зоні комплектування архіву здій-снюється через:

– визначення профільних джерел формування НАФ;– організацію експертизи цінності документів, нагромадже-

них за час діяльності юридичних і фізичних осіб;– державну реєстрацію і державний облік документів НАФ;– комплектування документами НАФ;– відповідні форми і методи контролю за здісненням експер-

тизи цінності документів в інших архівних установах та при-ватних архівних зібраннях у порядку, визначеному в розділі 5цих Правил.

4.2. Експертиза цінності документів

4.2.1. Експертиза цінності документів – це визначеннякультурної чи практичної цінності документів через їх всебічневивчення з метою внесення документів до НАФ або вилученняз нього, встановлення строків зберігання архівних документів,що не підлягають внесенню до НАФ, грошової оцінки докумен-тів НАФ та віднесення їх до унікальних і особливо цінних.

66

4.2.2. Під час визначення цінності документів комплекснозастосовуються такі групи критеріїв:

– походження – роль та значення авторів (фондоутворюва-чів) у житті суспільства, час і місце утворення документів; зна-чущість подій, явищ, предметів, відображених у документах;

– місту – значення інформації, що міститься у документах, їїновизна, повторюваність в інших документах; цільове призна-чення, види документів; наявність чи відсутність резолюцій, віз,позначок; ступінь збереження документів у складі певного до-кументального комплексу;

– зовнішніх ознак – оригінальність чи копійність документів,вид носія, спосіб фіксації інформації, стан фізичної збереженостідокументів; наявність художніх, палеографічних, мовних таінших особливостей в оформленні документів.

4.2.3. Під час застосування критеріїв цінності документів ке-руються такими принципами:

– об’єктивності – оцінка документів здійснюється не з пози-цій певних груп, партій чи інших суспільних формувань, а наоснові безстороннього, неупередженого підходу;

– історизму – документи оцінюються, виходячи з особливос-тей часу і місця утворення документів, загальноісторичного кон-тексту того періоду;

– всебічності та комплексності – документи вивчаються неізольовано, а з урахуванням їх місця серед інших документів цихта інших документальних комплексів.

4.2.4. Основними рівнями експертизи цінності є експертиза:– типологічних документальних комплексів і видів докумен-

тів з метою створення нормативно-методичної бази для експер-тизи цінності наявних документальних груп;

– документальних фондів юридичних і фізичних осіб з метоювіднесення до джерел формування НАФ;

– архівних документів з метою встановлення належності доНАФ, вилучення з НАФ документів, що втратили культурну цін-ність, а також з метою визначення строків зберігання документів,що не підлягають внесенню до НАФ;

– фондів НАФ з метою встановлення ступеня їх цінності;– документів НАФ з метою встановлення ступеня їх цінності;– документів НАФ з метою визначення грошового еквівален-

та їх цінності.

67

4.2.5. Експертиза цінності типологічних документальнихкомплексів і видів документів спрямована на визначення типо-логічних джерел формування НАФ та видового складу йогодокументів, а також встановлення строків зберігання докумен-тів, що не підлягають внесенню до НАФ, і здійснюється черезвивчення:

– документальних комплексів, що нагромаджуються за часдіяльності юридичних осіб, споріднених функціонально-цільо-вим призначенням, або за час життя і діяльності фізичних осіб,споріднених належністю до певних соціальних груп;

– груп документів, що утворилися в процесі документуванняпевних функцій юридичних осіб у кожній сфері діяльності (ви-дів діяльності фізичних осіб).

4.2.5.1. Основними критеріями для здійснення експертизицінності є критерії походження і змісту документальних груп.

4.2.5.2. За результатами експертизи цінності укладаються:– переліки категорій юридичних та фізичних осіб, що можуть

бути утворювачами документів НАФ;– типові, примірні та галузеві переліки документів (зміни до

них) із строками зберігання документів та переліки документівпостійного зберігання (що підлягають внесенню до НАФ) – длядокументів офіційного походження;

– примірні переліки документів особового походження, щоне підлягають внесенню до НАФ;

– типові і примірні номенклатури справ.4.2.5.3. Держкомархів України визначає типологічні джерела

формування та видовий склад НАФ, затверджує переліки кате-горій (видів) юридичних і фізичних осіб, що можуть бути утво-рювачами документів НАФ, розглядає та затверджує (подає назатвердження) типові, галузеві і примірні переліки документів,зміни до них, типові і примірні номенклатури справ.

4.2.5.4. Архів визначає категорії юридичних та фізичнихосіб – джерел формування НАФ у зоні свого комплектування,а також склад документів (у тому числі переліки проектів, про-блем, тем), що утворюються в діяльності юридичних і фізичнихосіб та підлягають внесенню до НАФ; уточнює строки зберіганнядокументів, не передбачених чинними переліками; розглядає,схвалює і погоджує примірні переліки документів постійногозберігання, типові та примірні номенклатури справ.

68

4.2.6. Експертиза цінності документальних фондів кон-кретних юридичних і фізичних осіб спрямована на виявленняджерел формування НАФ у зоні комплектування архіву і здій-снюється архівом у процесі вивчення історії (біографії) утво-рювача документального фонду, розгляду номенклатур справ,ознайомлення із складом документальних фондів у службахділоводства, архівних підрозділах, за місцем зберігання приват-них архівних зібрань.

4.2.6.1. Основними критеріями для здійснення експертизицінності є критерії походження документальних фондів, насам-перед критерій значення фондоутворювача, що застосовуєтьсяіз врахуванням:

– для юридичних осіб – виду за організаційно-правовою фор-мою, функціонально-цільового призначення, місця і ролі у від-повідній галузі або системі, масштабу діяльності;

– для фізичних осіб – ступеня впливу на розвиток суспільстваабо його окремих галузей і сфер життєдіяльності або значенняособи як типового представника своєї соціальної групи чи яксвідка, учасника етапних процесів і подій – в масштабі країни,регіону, місцевості.

4.2.6.2. За результатами експертизи цінності архів укладаєсписки джерел формування НАФ у зоні свого комплектування(додаток 5).

4.2.7. Експертиза цінності документів у складі докумен-тальних фондів та фондів НАФ спрямована на відбір докумен-тів, що підлягають внесенню до НАФ або вилученню з нього, атакож на вилучення для знищення документів, що не підлягаютьвнесенню до НАФ і втратили практичну цінність.

4.2.7.1. Експертиза цінності здійснюється у службі діловод-ства і архівному підрозділі юридичної особи під час укладанняноменклатур справ і упорядкування документів, а також в архіві.

В архіві експертиза цінності здійснюється:– на етапі первинного розбирання невпорядкованих докумен-

тів особового походження та документів громадських, релігій-них організацій, політичних партій і рухів (див. п.п. 4.3.5, 4.3.6)із складанням опису первинного розбирання і/або акта прий-мання-передавання;

– на етапі упорядкування документів із складанням архівнихописів та перероблення недосконало укладених архівних описів

69

одночасно із формуванням, систематизацією та описуваннямсправ/одиниць обліку;

– як самостійний вид роботи (цільова експертиза).4.2.7.2. Основними критеріями для здійснення експертизи

цінності є критерії змісту і зовнішніх ознак документів, що длянауково-технічних, аудіовізуальних, електронних документів ідокументів особового походження застосовуються із враху-ванням:

– наукової цінності для наукових праць, тем і досліджень, про-ектів тощо, мистецької цінності для творів літератури і мистец-тва (художні якості, композиційно-сюжетна цілісність, вираз-ність і оригінальність композиційно-сюжетного вирішення тощо);

– своєрідності носія, кольорового і/або звукового вирішення,способу запису (техніки виконання), способу відтворення ін-формації, технічного стану тощо.

4.2.7.3. Експертиза цінності документів юридичних осіб по-чинається з вивчення складу і змісту документів фонду вищоїз них. Потім вивчаються документи підлеглих юридичних осіб,встановлюється наявність дублетних документів або документів,інформацію яких поглинуто. При цьому уточнюється фондованалежність оригіналів і копій таких документів. Для документіводнотипових юридичних осіб може застосовуватися метод по-видового відбору.

Експертиза цінності документів фізичної особи починаєтьсяз вивчення літератури про фондоутворювача, біографічних до-кументів, документів службової, творчої, громадської, майново-господарської діяльності.

Для експертизи великих і складних фондів або груп фондівукладається робоча інструкція, а також можуть складатися при-мірні переліки документів, що підлягають і не підлягають збері-ганню.

4.2.7.4. Кожна справа/одиниця обліку переглядається (про-слуховується) подокументно (поаркушно) співробітником архі-ву, що проводить експертизу. Не допускається визначення цін-ності документів тільки за заголовками справ/одиниць обліку.

Документи з повторюваною інформацією вилучаються тіль-ки після зіставлення їх інформації з інформацією документів,що залишаються на зберіганні.

На постійному зберіганні можуть залишатися, крім оригіна-лів, копії особливо цінних документів, а також копії документів

70

з візами, резолюціями, позначками, виправленнями тексту. Кож-ний архів визначає склад і кількість дублетних документів, щозалишаються для зберігання.

Документи, більша частина інформації яких через невиправніфізичні пошкодження носія є недоступною для використання,може бути вилучено для знищення.

Відібрана для знищення справа, що містить окремі цінні доку-менти, підлягає переформуванню.

4.2.7.5. Цільова експертиза здійснюється за наявності у фон-дах значної кількості справ, що не підлягають подальшому збе-ріганню (не становлять цінності, дублетні, з поглинутою інфор-мацією) і проводиться, як правило, комплексно у фондах: вищихі підвідомчих юридичних осіб однієї системи; однорідних юри-дичних осіб, діяльність яких пов’язана з певною територією; фі-зичних осіб, діяльність яких пов’язана службовими, родиннимита іншими стосунками.

Не підлягають вилученню для знищення унікальні докумен-ти та документи НАФ, утворені до 1946 року.

4.2.7.6. За результатами експертизи цінності укладаютьсяіндивідуальні номенклатури справ; описи документів постійногозберігання (додаток 6), описи документів з особового складу;акти про вилучення для знищення документів, що не підлягаютьзберіганню (додаток 7); акти про повернення документів влас-нику, акти про виявлення документів, що не стосуються даногофонду, архіву (додаток 8).

Після погодження та затвердження акта про вилучення длязнищення документи утилізують. Передання документів наутилізацію оформлюється приймально-здавальною накладною.Утилізація документів юридичних осіб контролюється праців-никами архіву.

Документи знімаються з обліку згідно з вимогами розділу 6цих Правил.

4.2.7.7. Експертиза цінності документів, що не належать дер-жаві, проводиться за ініціативою власника документів або заініціативою архіву за згодою власника.

Фізичні особи надають архіву можливість здійснити експер-тизу цінності належних їм документів.

Юридичні особи – фондоутворювачі і/або власники доку-ментів організовують експертизу цінності та подають до відпо-відного архіву на схвалення або погодження індивідуальні но-

71

менклатури справ, описи документів постійного зберігання та зособового складу, акти про вилучення для знищення документів,що не підлягають зберіганню.

У разі виникнення загрози знищення або значного погір-шення стану документів їх власник зобов’язаний негайно пові-домити про це відповідний архів для організації експертизи цін-ності цих документів.

Юридичні і фізичні особи, що є власниками документів, відчасу створення яких минуло понад 50 років, або які продаютьчи вивозять архівні документи за кордон, зобов’язані повідомитипро це відповідний архів з метою проведення експертизи цін-ності цих документів.

4.2.7.8. Архів здійснює експертизу цінності документів фі-зичних осіб; контролює проведення експертизи цінності доку-ментів юридичних осіб та надає організаційну і методичну допо-могу цим особам в її здійсненні; схвалює або погоджує номен-клатури, описи і акти, подані юридичними особами.

Архів розглядає і подає на затвердження ДержкомархівуУкраїни списки фондів, що підлягають цільовій експертизі, актипро вилучення для знищення документів з фондів архіву; роз-глядає і затверджує описи документів, що зберігаються в архіві;описи документів постійного і довготривалого зберігання та актипро вилучення для знищення документів, що утворилися у діло-водстві архіву.

4.2.7.9. Спірні питання з оцінки й відбору документів вирі-шує Держкомархів України, а також архів у межах своїх повно-важень. Спори між архівами і власниками документів з питаньпризначення експертизи цінності, внесення документів до НАФабо вилучення з нього вирішуються у судовому порядку.

4.2.8. Під час визначення категорії архівного фонду (див.п. 3.3.4.1) комплексно застосовуються критерії походження,змісту і зовнішніх ознак з пріоритетним застосуванням критеріївзначення фондоутворювача, інформативності документів та часуїх створення.

4.2.8.1. Архівний фонд першої категорії є комплексом уні-кальних або особливо цінних документів, інформація яких сто-сується різних сторін діяльності держави, суспільства та йогопровідних діячів.

4.2.8.2. Архівний фонд другої категорії містить окремі уні-кальні і/або значну кількість особливо цінних документів, ін-

72

формація яких стосується певних галузей або напрямків діяль-ності держави і суспільства та окремих діячів цих галузей (на-прямків).

4.2.8.3. Архівний фонд третьої категорії містить документи,інформація яких стосується певної теми або питання і доповнюєінформацію фондів першої і другої категорій.

4.2.9. Віднесення документів до категорій унікальних іособливо цінних здійснюється за методикою, затвердженоюДержкомархівом України.

Унікальним визнається документ НАФ, що становить винят-кову культурну цінність, має важливе значення для формуваннянаціональної самосвідомості Українського народу і визначаєйого вклад у всесвітню культурну спадщину.

Особливо цінним визнається документ НАФ, що міститьособливо важливу інформацію про державу, суспільство та їхвидатних представників і/або має особливі (специфічні) зов-нішні ознаки.

До унікальних або особливо цінних може бути віднесено ар-хівні фонди, їх частини, окремі справи або документи. Якщо всправі виявиться лише один унікальний документ, то всю її слідвіднести до категорії унікальних.

4.2.9.1. Віднесення до категорії унікальних або особливоцінних для всіх класів документів здійснюється з пріоритетнимзастосуванням критеріїв: часу (давності) і місця створення до-кументів; значущості подій, явищ, фактів, відображених в доку-ментах (загальноісторичний контекст) та значення самої інфор-мації про згадані події, явища і факти. Для документів офіцій-ного походження пріоритетними також виступають критеріїцільового призначення та виду (номіналу) документів; для доку-ментів особового походження – значення автора (фондоутво-рювача).

Підставою для віднесення документів до унікальних чи осо-бливо цінних за їх зовнішніми ознаками є насамперед рідкісний(специфічний) спосіб фіксації інформації та вид її носія, а такожнаявність раритетного (специфічного) художнього чи палеогра-фічного оформлення, оздоблення дорогоцінними металами тощо.

4.2.9.2. Віднесення документів до унікальних чи особливоцінних проводиться юридичними і фізичними особами – влас-никами документів НАФ чи уповноваженими ними особами замісцем зберігання документів, а також в архіві –планомірно або

73

в процесі укладання архівних довідників, виконання запитівтощо.

Виявлення фондів проводиться за галузевими групами фон-дів або фондами одного історичного періоду. Виявлення доку-ментів проводиться переважно за фондами першої та другої ка-тегорій, починаючи з вивчення структури фондів, складу й ха-рактеру їх структурних частин, принципів формування справ,особливостей описання і систематизації документів. Для цьогозалучаються справи фондів, описи справ, інший довідковий апа-рат. Виявлені за описами справи переглядаються подокументно(поаркушно).

4.2.9.3. За результатами експертизи цінності укладаютьсяанотовані переліки документів (додаток 9) та переліки особливоцінних документів (додаток 10), що подаються на розгляд ЕПКвідповідного архіву. Після схвалення зазначених документівЕПК архіву документи визнаються унікальними або особливоцінними і обліковуються у порядку, визначеному в розділі 6 цихПравил.

4.2.10. Грошова оцінка документів НАФ здійснюється занормами і методиками, що затверджуються Кабінетом МіністрівУкраїни.

4.2.10.1. Грошова оцінка документів як культурних цінностейта рухомого майна проводиться на підставі комплексного засто-сування загальних критеріїв цінності, що визначають інформа-ційну і споживчу цінність документів та цінність, обумовленуїх збереженістю.

Ціна документа є грошовим еквівалентом його рангу, щовизначається шляхом підсумування загальної кількості балівдокумента за кожним критерієм цінності.

4.2.10.2. Грошова оцінка документів НАФ здійснюється ар-хівом на підставі наказу його керівника або договору між архівомі власником документів у разі: зміни права власності на доку-менти; пошкодження, крадіжки, незаконного вивезення або зни-щення документів – з метою визначення розміру завданих збит-ків; страхування унікальних, депонованих документів; видаван-ня документів у тимчасове користування та в інших передбаче-них законом випадках.

4.2.10.3. За результатами експертизи цінності укладаєтьсяакт грошової оцінки документів НАФ (додаток 11).

74

4.3. Комплектування архіву

4.3.1. Комплектування архіву документами – це цілеспрямо-ване і систематичне поповнення його складу документами НАФвідповідно до його профілю.

Комплектування архіву включає:– визначення джерел комплектування архіву відповідно до

його профілю;– визначення складу документів, що підлягають прийманню;– приймання документів на зберігання.

4.3.2. Джерела комплектування, складанняі ведення списків джерел комплектування

4.3.2.1. Джерелами комплектування архіву є юридичні і фі-зичні особи, які є утворювачами і/або власниками документівНАФ, що підлягають постійному державному зберіганню вобов’язковому порядку або на підставі угоди.

4.3.2.2. Архів на підставі рішення своєї ЕК (ЕПК) складає:– списки юридичних та фізичних осіб– джерел формування

НАФ (додаток 5);– за даними списків джерел формування – списки джерел

комплектування архіву документами НАФ: список юридичнихосіб, що передають на зберігання до архіву документи НАФ напідставі вимог законодавства або на підставі угоди (додаток 12);список фізичних осіб, документи яких бажано прийняти на по-стійне зберігання;

– список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюютьсядокументи НАФ (додаток 13).

4.3.2.3. Списки джерел комплектування укладаються архі-вом за методикою, затвердженою Держкомархівом України, роз-глядаються ЕПК архіву, затверджуються його керівником і пере-затверджуються у разі потреби, але не рідше, ніж раз на 5 років.

4.3.2.4. Внесення змін до списків джерел комплектуванняархіву відбувається на підставі рішення ЕК (ЕПК) у зв’язку зрішенням відповідної державної архівної установи вищого рівнящодо передання юридичної особи до джерел комплектуванняіншого архіву, створенням, реорганізацією або ліквідацією особи,розірванням угоди з недержавним власником щодо переданнядокументів на державне зберігання до цього архіву.

75

4.3.2.5. Архів веде окремі списки недержавних юридичнихосіб та фізичних осіб – потенційних джерел комплектування доукладення угоди з ними про передавання документів до архівуна правах державної власності.

4.3.2.6. Архів виявляє джерела поповнення НАФ та комплек-тування архіву документами архівної Україніки, що знаходятьсяза кордоном або надходять з-за кордону на законних підставах:фондоутворювачів, власників, їх адрес, адрес зберігання доку-ментів. Архів веде списки таких джерел, формує наглядові спра-ви, укладає картки централізованого державного обліку доку-ментів архівної Україніки встановленого зразка (додаток 14) удвох примірниках. Перші примірники карток разом з іншимиобліковими документами для централізованого державного об-ліку подаються щорічно до Держкомархіву України, другі при-мірники залишаються в архіві і вносяться до картотеки доку-ментів архівної Україніки.

4.3.2.7. З метою забезпечення повноти архівних фондів втра-чені оригінали документів, відсутність яких засвідчена докумен-тально, можуть бути замінені їх діловодними копіями або копія-ми з інших архівних фондів.

4.3.3. Граничні строки зберігання документівв архівних підрозділах юридичних осіб –джерел комплектування

4.3.3.1. Приймання документів НАФ до архіву від юридич-них осіб – джерел комплектування здійснюється після закінчен-ня таких граничних строків їх зберігання в архівних підрозділахцих осіб:

– для управлінської документації:– Верховної Ради України, Адміністрації Президента Украї-

ни, Кабінету Міністрів України, Конституційного суду України,Верховного суду України, Вищого господарського суду України,Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісіїУкраїн, Рахункової палати України, Національного банку Украї-ни, міністерств, інших центральних органів виконавчої владита безпосередньо підпорядкованих їм юридичних осіб – 15 років;

– Верховної Ради і Ради міністрів Автономної РеспублікиКрим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад ідержавних адміністрацій та підпорядкованих їм юридичних осіб,обласних судів і прокуратур – 10 років;

76

– районних рад і державних адміністрацій, органів місцевогосамоврядування та підпорядкованих їм юридичних осіб, район-них і міських судів і прокуратур, а також сільськогосподарськихпідприємств – 5 років;

– для окремих категорій документів:– записів актів громадянського стану, документів з особового

складу, записів нотаріальних дій і судових справ, погосподар-ських книг – 75 років;

– науково-технічної документації – 25 років;– аудіовізуальних документів, що створюються як продукт

цільової виробничої діяльності – 3 роки після закінчення ко-піювання;

– електронних документів, що створюються як продуктцільової виробничої діяльності – 5 років;

– аудіовізуальних та електронних документів, що входять доскладу управлінської або науково-технічної документації, –впродовж строків, передбачених для зберігання цих видів доку-ментації.

4.3.3.2. Строки зберігання документів у архівних підрозділахдо передавання їх до архіву можуть бути змінені за погодженнямз архівом.

Подовження строків зберігання документів у архівних під-розділах дозволяється у разі необхідності практичного корис-тування документами зі службовою метою або відсутності в ар-хіві вільних площ у сховищах.

Скорочення строків зберігання документів у архівних під-розділах може здійснюватися у випадках:

– ліквідації юридичної особи – джерела комплектування уразі відсутності правонаступника;

– зміни форми власності державної юридичної особи;– загрози втрати або пошкодження документів.Дострокове приймання документів може здійснюватися на

платній основі.

4.3.4. Приймання документів від джерелкомплектування державної власності

4.3.4.1. Приймання документів проводиться щорічно за гра-фіками, затвердженими архівом за погодженням з джереламикомплектування.

77

У разі незначних обсягів документів архів може приймати їхраз на декілька років, але не рідше одного разу за 5 років.

4.3.4.2. Документи готуються до передавання відповідно довимог, встановлених Держкомархівом України. Ці роботи здій-снюються за рахунок фондоутворювача.

Перед прийманням документів представник архіву прово-дить на місці перевірянь фізичного, санітарно-гігієнічного і тех-нічного стану документів. У разі виявлення пошкоджень склада-ється відповідний акт (додаток 15). Пошкодження усувають шля-хом фумігації, консервації, реставрації тощо за кошти фондоут-ворювача.

4.3.4.3. Документи приймаються в упорядкованому станіразом із страховими копіями унікальних та особливо цінних до-кументів за затвердженими описами. Приймання оформлюєтьсяактом приймання-передавання (додаток 16), що складається удвох примірниках.

4.3.4.4. Разом з документами до архіву передаються три при-мірники опису (у тому числі контрольний примірник) та довід-ковий апарат до нього. Четвертий примірник опису разом з при-мірником акта приймання-передавання залишається у фондо-утворювача.

Приймання справ проводиться за описом поодинично у при-сутності представника фондоутворювача, а справ з унікальнимита особливо цінними документами – подокументно і поаркушно,і фіксується відповідним підсумковим записом в опису (див.п. 6.4.5.4).

У разі відсутності справ їх номери та причини відсутностізазначаються в акті приймання-передавання документів надержавне зберігання (графа “Примітки”) і в письмовому пояс-ненні фондоутворювача, що додається до акта.

Юридична особа, що передає документи, зобов’язана вжитизаходів щодо розшуку відсутніх справ і документів та притяг-нення осіб, винних у втраті документів НАФ, до відповідальностізгідно із законодавством.

4.3.4.5. Під час першого надходження документів до архівуподається історична довідка про фондоутворювача. Під часнаступних надходжень подаються доповнення до історичної до-відки з відомостями про зміни, що відбулися в назві, підпоряд-кованості, функціях, структурі юридичної особи тощо.

78

4.3.5. Приймання документів до архіву від недержавних юри-дичних установ – джерел комплектування здійснюється, як пра-вило, безкоштовно відповідно до умов угоди між власником іархівом.

Приймання документів громадських об’єднань та релігійнихорганізацій може здійснюватися за описом первинного розби-рання з подальшим укладанням архівних описів працівникамиархіву.

В угодах повинні зазначатися документи з конфіденційноюінформацією та порядок користування ними, умови відтворенняцих документів та використання їх інформації.

4.3.6. Документи особового походження надходять на пос-тійне зберігання до архіву на підставі договору дарування, до-говору купівлі-продажу, заповіту, рішення суду (у разі визнаннядокументів безгосподарним майном чи майном, що безгоспо-дарно зберігається). У договорі зазначаються особливі умовикористування документами, їх відтворення та використання їхінформації. Приймання документів здійснюється після затвер-дження ЕПК архіву опису первинного розбирання та акта прий-мання-передавання із зазначенням грошової оцінки документів.Описи первинного розбирання можуть укладатися окремо абояк складова частина акта приймання-передавання.

Документи, що не підлягають прийманню до архіву, повер-таються власнику за актом, що складається у двох примірниках,один з яких отримує власник.

4.3.7. Науково-технічні документи приймаються в такомуобсязі, що дозволяє створити об’єктивне уявлення про резуль-тати досліджень чи розробок та відтворити об’єкт, виріб, техно-логію процесу. Електронні документи приймаються разом з про-грамним забезпеченням, що дозволяє відтворити інформацію.Аудіовізуальні документи приймаються в належному комплектіразом із супровідною документацією.

4.3.8. Архів може за власною ініціативою створювати (замов-ляти створення) документи НАФ з метою віддзеркалення зна-чущих подій, явищ, процесів, якщо в документах інших фондо-утворювачів ці події відображено недостатньо.

Анкети, фотографії, записи бесід, інтерв’ю та інші документи,створені в результаті ініціативного документування, надходятьдо архіву на загальних підставах. Стороною, що передає, у цьомувипадку є особи, які здійснили ініціативне документування.

79

4.3.9. Надходження документів архівної Україніки до архівуздійснюється на підставі:

– міжнародних угод;– угоди між власником документів та архівом щодо даруван-

ня, купівлі-продажу документів, обміну копіями;– заповіту або в якийсь інший законний спосіб.

4.3.10. Приймання документівна депоноване зберігання

Депоноване зберігання архівних документів – зберіганнядокументів в архіві за угодою між архівом і власником докумен-тів, із збереженням за власником права власності на документи.

Існує строкове і безстрокове депоноване зберігання. Під часприймання документів на строкове депоноване зберігання в уго-ді зазначається термін, після закінчення якого архів документиповертає власникові. Якщо після закінчення терміну депонова-ного зберігання власник не подовжує угоду і не забирає доку-менти, вони переходять у власність держави відповідно до зако-нодавства. У разі безстрокового депонованого зберігання термінзберігання не обумовлюється, але документи мають бути повер-нені власнику за першою ж його вимогою.

Архів може приймати на депоноване зберігання будь-якіархівні документи, що не належать державі, якщо це не погіршуєумов постійного зберігання документів НАФ в його сховищах.

Приймання документів на депоноване зберігання здійсню-ється за описами первинного розбирання або архівними описами(у разі наявності) поодинично із складанням аркушів й актівперевіряння наявності та стану документів (додатки 17, 18) таобов’язковою фіксацією їх фізичного (технічного) стану у від-повідних облікових документах. (див. пп. 7.5.7.1, 7.5.7.2). Прий-мання оформлюється актом приймання-передавання на депоно-ване зберігання із зазначенням грошової оцінки документів.

Депоноване зберігання документів здійснюється, як правило,на платній основі. Під час укладання угоди доцільно передба-чити умови доступу до документів та використання їх інформа-ції. Експертиза цінності та науково-технічне опрацювання де-понованих документів здійснюється лише за попередньою до-мовленістю з власником.

4.3.11. У разі ліквідації юридичної особи – джерела комплекту-вання архіву її документи впродовж строків тимчасового збері-

80

гання зберігає правонаступник, а після їх закінчення документиНАФ передаються до архіву на загальних засадах.

У разі відсутності правонаступника документи НАФ під-лягають передаванню до архіву: в обов’язковому порядку, якщоліквідована особа належала до державного сектору; відповіднодо угоди, якщо ліквідована особа належала до недержавногосектору.

Документи НАФ, що нагромадилися за час діяльності лікві-дованої юридичної особи, приймаються до архіву на загальнихзасадах.

Документи тимчасового зберігання ліквідованих юридичнихустанов, строки зберігання яких вичерпано, вилучаються длязнищення. Документи осіб, не внесених до джерел комплекту-вання архіву, якщо строки зберігання цих документів не вичер-пано, зберігаються у трудових архівах.

Відбір і знищення документів, строки зберігання яких вичер-пано, упорядкування документів, що підлягають зберіганню,передавання цих документів до відповідних архівних установзабезпечує ліквідаційна комісія.

81

Р о з д і л 5

Управління архівною справою і діловодствому зоні комплектування архіву

Архів у межах своїх повноважень здійснює управління ар-хівною справою і діловодством у зоні свого комплектування(див. п. 1.2.3.4).

Основними завданнями архіву як органу управління є за-безпечення формування НАФ, збереженості документів НАФта інших соціально значущих документів, використання архівноїінформації; організація документаційного забезпечення управ-ління, а також забезпечення додержання законодавства у сферіархівної справи і діловодства. Ці завдання реалізуються черезвиконання архівом його основних функціональних обов’язківяк органа управління.

5.1. Участь у формуванні і реалізації державноїполітики, нормативно-правовому регулюваннівідносин, міжгалузевій координаціїта міжнародному співробітництві

5.1.1. Архів подає пропозиції щодо формування державноїполітики у сфері архівної справи і діловодства та в межах своєїкомпетенції забезпечує її проведення.

Архів систематично здійснює аналіз та узагальнення прак-тики застосування законодавства з архівної справи і діловодствата подає відповідним органам вищого рівня конкретні пропози-ції щодо його вдосконалення.

В межах своїх повноважень архів видає накази, затверджуєінші норативні документи, які після їх реєстрації в установле-ному порядку є обов’язковими для виконання іншими фізич-ними і юридичними особами. У разі потреби архів видає разомз іншими органами виконавчої влади спільні акти.

82

5.1.2. На підставі узагальнення основних планових показ-ників своєї роботи, інших державних архівних установ, трудовихархівів, архівних підрозділів юридичних осіб, що перебуваютьу зоні його комплектування, архів складає зведений план роз-витку архівної справи на відповідній території (у зоні комплек-тування) і забезпечує його виконання. Цей план затверджуєтьсядиректором архіву, для архівних установ низової ланки – за по-годженням з державною архівною установою вищого рівня ке-рівником органу, який створив архів.

5.1.3. Архів може розробляти цільові регіональні програмирозвитку архівної справи і діловодства або брати участь у роз-робленні аналогічних державних чи галузевих програм.

5.1.4. Архів в установленому порядку подає обґрунтованіпропозиції до бюджетного запиту на наступний рік щодо фінан-сування діяльності архіву і розвитку архівної справи, у томучислі планування, у разі необхідності, капітальних вкладень набудівництво нових приміщень.

5.1.5. З метою вдосконалення мережі місцевих архівних уста-нов у своїй зоні комплектування та забезпечення збереженостісоціально значущих документів, що не належать до НАФ, Дер-жавний архів в Автономній Республіці Крим, державний архівобласті, міста Києва і Севастополя подає місцевим органам вико-навчої влади та органам місцевого самоврядування пропозиціїщодо створення архівних відділів районних державних адміні-страцій, архівних відділів міських рад та трудових архівів у від-повідних адміністративно-територіальних одиницях.

5.1.6. У межах своїх повноважень архів здійснює міжгалузевукоординацію та міжнародне співробітництво у сфері архівноїсправи і діловодства, зокрема у здійсненні науково-методичноїроботи в галузі архівознавства, документознавства й археографії,впровадженні нових інформаційних і документозберігаючихтехнологій, обміні досвідом роботи архівних установ та копіямидокументів тощо.

5.2. Науково-методичне керівництвоіншими архівними установамита контроль за їх діяльністю

5.2.1. Державний архів в Автономній Республіці Крим, дер-жавний архів області здійснює науково-методичне керівництво

83

архівними відділами районних державних адміністрацій та ар-хівними відділами міських рад на території республіки (області),контролює дотримання нормативних вимог на усіх напрямкахїх функціональної діяльності.

Державний архів міста Києва, Севастополя здійснює анало-гічні функції щодо архівних відділів районних у місті Києві, Се-вастополі державних адміністрацій.

5.2.2. Архівний відділ районної державної адміністрації, ар-хівний відділ міської ради надає трудовим архівам організаційнудопомогу, здійснює нормативно-методичне забезпечення їх ді-яльності та контролює стан збереженості документів, що пере-бувають на зберіганні в них, якість проведення експертизи цін-ності цих документів, їх описування та укладання довідковогоапарату до них, організації користування ними і використанняїх інформації.

5.2.3. Архів відповідно до своїх повноважень контролює ді-яльність архівних підрозділів державних і комунальних музеївта бібліотек в частині проведення експертизи цінності докумен-тів, забезпечення збереженості документів НАФ, ведення їх дер-жавного обліку та створення довідкового апарату до них. Архівбере участь у роботі експертних органів музеїв і бібліотек з пи-тань визначення цінності документів; надає допомогу музеям ібібліотекам у веденні державного обліку документів НАФ, по-ліпшенні умов зберігання документів, їх реставрації, консервації,створенні страхового фонду та фонду користування докумен-тами.

5.2.4. Архів відповідно до своїх повноважень контролює ді-яльність архівних установ, заснованих фізичними особами, вчастині дотримання нормативних вимог на усіх напрямках їхфункціональної діяльності, у тому числі щодо забезпечення збе-реженості документів у разі ліквідації архівної установи.

5.2.5. Архів сприяє залученню фахівців, які мають відповіднуосвіту, до роботи в архівних відділах районних державних адмі-ністрацій, архівних відділах міських рад, трудових архівах, ін-ших архівних установах, організовує систематичне підвищенняїх кваліфікації.

84

5.3. Управління архівною справою і діловодствомв юридичних особах усіх форм власностіта взаємовідносини з власниками приватнихархівних зібрань

5.3.1. Форми і методи управління архівною справоюі діловодством у взаємодії архіву з юридичнимиі фізичними особами

5.3.1.1. Архів у межах своїх повноважень здійснює норма-тивно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечен-ня архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб, щоперебувають у зоні його комплектування, та контролює дотри-мання ними і власниками приватних архівних зібрань вимогзаконодавства у сфері архівної справи і діловодства.

5.3.1.2. Відповідно до форми власності майна, на якому за-сновано юридичну особу, права власності фізичної особи на до-кументи, наявності у них документів НАФ або документів, щопідлягають внесенню до НАФ, архів здійснює управління їх ді-яльністю у таких формах:

– організаційно-методичне керівництво архівними підрозді-лами, службами діловодства та ЕК органів державної влади, ор-ганів місцевого самоврядування, державних і комунальних під-приємств, установ і організацій – джерел комплектування і кон-троль за діяльністю зазначених підрозділів, служб і комісій;

– сприяння діяльності архівних підрозділів, служб діловодстваі ЕК, контроль за організацією документів, проведенням експер-тизи їх цінності, обліком, забезпеченням збереженості докумен-тів на підприємствах, в установах і організаціях, заснованих наприватній власності, а також релігійних організаціях і об’єднан-нях громадян – джерелах формування НАФ;

– сприяння в роботі з документами приватних архівних зіб-рань та контроль за станом збереженості в них і обліку доку-ментів НАФ;

– сприяння роботі архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК,передусім в роботі з документами з особового складу, інших юри-дичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

5.3.1.3. Архів надає юридичним і фізичним особам організа-ційно-методичну, консультативно-методичну та практичну до-помогу. Контрольні функції здійснюються архівом у процесісхвалення описів справ постійного зберігання, анотованих пере-

85

ліків унікальних та переліків особливо цінних документів; по-годження індивідуальних положень про служби діловодства іархівні підрозділи, індивідуальних номенклатур справ, описівсправ з особового складу, актів про вилучення для знищеннядокументів, а також в ході перевірянь.

5.3.1.4. Архів може надавати юридичним особам – джереламсвого комплектування методичну або практичну допомогу надоговірних засадах.

Архів взаємодіє з іншими юридичними особами та власни-ками приватних архівних зібрань на підставі угод і, як правило,на платній основі.

Архів може надавати власнику документів НАФ безоплатнуконсультаційно-методичну і практичну допомогу за умови від-криття доступу до цих документів на встановлених для держав-них архівних установ засадах.

5.3.1.5. Архів створює за рахунок коштів Державного бюд-жету України копії унікальних та особливо цінних документівНАФ для страхового фонду і фонду користування з правом по-дальшого користування ними та використання їх інформації здозволу власника, а також може надавати допомогу в поліпшенніумов зберігання, реставрації та створенні фондів користуванняіншими документами НАФ.

5.3.2. Напрямки взаємодії архіву з юридичнимиособами у здійсненні функцій управлінняархівною справою і діловодством

5.3.2.1. Архів взаємодіє з юридичними особами у таких нап-рямках:

– організація і вдосконалення роботи служб діловодства;– організація і вдосконалення роботи архівних підрозділів;– взаємодія з експертними комісіями;– методична і практична допомога у виконанні робіт з доку-

ментами;– здійснення перевірянь роботи архівних підрозділів, служб

діловодства та експертних комісій;– проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб ді-

ловодства;– підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів,

служб діловодства, голів і членів експертних комісій;– організація державного обліку документів НАФ.

86

5.3.2.2. З метою організації і вдосконалення роботи службділоводства архів:

– бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичнихосіб щодо організації і вдосконалення роботи служб діловодства,опрацюванні проектів розпорядчих документів і планів заходівз цих питань;

– бере участь у підготовці нормативно-методичних посібни-ків, розробляє і впроваджує методичні посібники з питань діло-водства;

– проводить наради, семінари і консультації, бере участь упідготовці розпорядчих документів з питань впровадження стан-дартів на документацію, систем документаційного забезпеченняуправління, уніфікованих систем документації та вносить про-позиції щодо вдосконалення цих документів;

– погоджує положення про служби діловодства, інструкції зділоводства, типові, примірні та індивідуальні номенклатурисправ і надає методичну допомогу в їх розробленні.

5.3.2.3. Під час погодження інструкцій з діловодства та но-менклатур справ архів перевіряє їх відповідність вимогам зако-нодавства, державних стандартів на документацію, примірних ітипових інструкцій з діловодства та правил роботи архівних під-розділів установ.

5.3.2.4. Юридичні особи протягом року з дня їх реєстрації вустановленому законом порядку зобов’язані подати на погод-ження до відповідного державного архіву або архівного відділуміської ради номенклатуру справ. Номенклатура справ повторнорозглядається і погоджується у міру потреби, у разі суттєвихзмін основних функцій, завдань і структури юридичної особи,але не пізніше 5 років від дати її останнього погодження.

5.3.2.5. З метою організації і вдосконалення роботи архівнихпідрозділів архів:

– бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичнихосіб щодо організації і вдосконалення роботи архівних підроз-ділів, складанні проектів розпорядчих документів та планів за-ходів з цих питань;

– бере участь у підготовці нормативних актів, розробляє тавпроваджує методичні посібники з питань експертизи цінностіі відбору документів на зберігання, забезпечення їх збереженостіта з інших напрямків роботи архівних підрозділів;

– погоджує положення про архівні підрозділи, надає методич-ну допомогу в їх розробленні;

87

– схвалює описи справ постійного зберігання, анотовані пе-реліки унікальних документів та переліки особливо цінних доку-ментів;

– погоджує описи справ з особового складу, акти про вилу-чення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

– погоджує графіки подання описів на розгляд ЕПК та гра-фіки передавання документів НАФ до архіву (для джерел комп-лектування);

– проводить наради, семінари і консультації з питань роботиархівних підрозділів.

Положення про архівні підрозділи розробляються на основітипових і примірних положень, що затверджуються Держком-архівом.

5.3.2.6. Взаємодія з експертними комісіямиАрхів розглядає і погоджує положення про ЕК, надає допо-

могу у розробленні цих положень та інших нормативно-мето-дичних документів, що регламентують діяльність комісій, береучасть у роботі ЕК, у разі необхідності організовує спільні засі-дання ЕК та ЕПК, заслуховує звіти ЕК.

5.3.2.7. Допомога у проведенні поточних робітАрхів надає організаційну і практичну допомогу у проведенні

робіт та розробленні методичних рекомендацій з:– експертизи цінності документів;– науково-технічного опрацювання документів постійного

зберігання та з особового складу (систематизація, уточнення по-ходження, авторства, дат, укладання заголовків тощо);

– укладання основних облікових документів для централі-зованого державного обліку;

– забезпечення збереженості документів;– укладання довідкового апарату;– організації користування документами та використання до-

кументної інформації, у тому числі публікації документів;– підготовки до передавання документів із структурних під-

розділів до архівного підрозділу та передавання документів НАФдо архіву тощо.

5.3.2.8. Проведення перевірянь роботи архівних підрозділів,служб діловодства та експертних комісій

Архів здійснює комплексні, тематичні та контрольні переві-ряння роботи архівних підрозділів, служб діловодства та ек-спертних комісій юридичних осіб.

88

Комплексні перевіряння проводяться не рідше, ніж один разна п’ять років.

Тематичні перевіряння проводяться у міру потреби, але нечастіше, ніж раз на два роки.

Контрольні перевіряння здійснюються у разі потреби черезрік після проведення комплексного або тематичного перевірян-ня за рішенням колегії або ЕПК (ЕК) архіву. Замість проведенняконтрольного перевіряння архів може зробити запит на одер-жання від юридичної особи письмових відомостей про хід усу-нення недоліків, виявлених у процесі комплексного або тематич-ного перевіряння.

5.3.2.9. Комплексне перевіряння здійснюється за планом, за-твердженим керівником архіву. У плані обумовлюються завдан-ня й основні питання перевіряння, послідовність і строки йогопроведення, склад комісії. Архів попередньо повідомляє юри-дичну особу про мету і терміни проведення перевіряння.

5.3.2.10. У ході комплексного перевіряння обстежуються іаналізуються:

– організаційно-правовий статус архівного підрозділу, служ-би діловодства, ЕК та їх відповідність нормативним вимогам;

– робота служби діловодства: стан організації документів уділоводстві, стан впровадження стандартів на документацію,системи документаційного забезпечення управління та уніфі-кованих систем документації, наявність інструкцій з діловод-ства та якість їх укладання (в тому числі інструкцій з діловодстваза зверненнями громадян), правильність оформлення службо-вих документів, наявність номенклатур справ, якість їх укла-дання та стан впровадження у практику роботи; правильністьформування справ відповідно до номенклатур, повнота складудокументів у справах постійного зберігання, наявність картотекі покажчиків до документів, дотримання правил зберігання до-кументів у діловодстві; стан роботи з підвищення кваліфікаціїпрацівників, відповідальних за діловодство у структурних під-розділах;

– організаційні засади роботи архівного підрозділу: дотриман-ня встановленого порядку планування, звітності, нормування йобліку праці, здійснення архівним підрозділом юридичної особи,яка має мережу підлеглих організацій, внутрішнього контролюза забезпеченням збереженості, упорядкуванням і своєчаснимпередаванням документів НАФ на постійне зберігання, заходи

89

щодо підвищення кваліфікації працівників, відповідальних зароботу з документами тощо;

– організація роботи ЕК з експертизи цінності документів;– забезпечення збереженості документів НАФ та документів

з особового складу: наявність спеціально обладнаних архівосхо-вищ, створення і дотримання умов та режимів зберігання, фізич-ний стан документів тощо;

– стан обліку документів, порядок ведення основних обліко-вих документів, наявність і якість довідкового апарату, суміс-ність і наступність системи облікових документів та довідковогоапарату до документів НАФ, у тому числі апаратного і програм-ного забезпечення облікових та довідкових баз даних, створю-ваних засобами ЕОТ;

– дотримання порядку і строків передавання документів ізструктурних підрозділів до архівного підрозділу та підготовкадокументів НАФ до передавання на постійне зберігання;

– організація користування документами, використання їхінформації та дотримання режиму доступу до них, а також за-безпечення збереженості документів у процесі користування ни-ми тощо.

5.3.2.11. Під час підготовки та проведення комплексних пе-ревірянь вивчаються наглядові справи юридичних осіб (див.п. 5.4.6), розпорядчі і методичні документи з архівної справи таділоводства, плани, звіти і паспорти архівних підрозділів та іншіоблікові документи, протоколи засідань ЕК, описи справ постій-ного зберігання та з особового складу, аналізується склад доку-ментів, оцінюються ступінь та якість їх упорядкування.

Результати перевірянь розглядаються на засіданнях колегіїархіву.

5.3.2.12. Тематичні перевіряння роботи архівних підрозділів,служб діловодства та ЕК проводяться з метою оцінки стану окре-мих напрямків роботи з документами (забезпечення збереже-ності, якість експертизи цінності, організація користування до-кументами, дотримання режиму доступу до них тощо) за прог-рамами, затвердженими керівником архіву.

Питання щодо перевіряння у певній системі (мережі) юри-дичних осіб погоджується з відповідним органом вищого рівняу цій системі.

5.3.2.13. З метою аналізу стану усунення недоліків, виявле-них за підсумками комплексних і тематичних перевірянь роботи

90

з документами, архів у плановому порядку проводить контроль-ні перевіряння.

5.3.2.14. Результати перевірянь оформлюються довідкою, вякій фіксується прізвище та посада працівників, що здійснювалиперевіряння, дата проведення, завдання перевіряння, результатиперевіряння відповідно до затвердженого плану, виявлені недо-ліки, загальні висновки про підсумки перевіряння, пропозиціїщодо усунення недоліків, строки реалізації пропозицій.

Результати перевіряння доводяться до відома керівника юри-дичної особи й обговорюються на нараді працівників архівнихпідрозділів, служб діловодства та членів експертних комісій. Запідсумками наради розробляється план заходів щодо поліпшен-ня роботи з документами, який затверджується керівником юри-дичної особи. Примірник цих заходів подається архіву, який здій-снив перевіряння.

5.3.2.15. У разі виявлення фактів недбалого зберігання, псу-вання, знищення, підроблення, приховування, розкрадання, не-законної передачі іншій особі документів НАФ або документів,що підлягають внесенню до нього, незаконного доступу до за-значених документів та інших порушень законодавства проНаціональний архівний фонд та архівні установи посадові особиюридичних осіб, а також власники документів НАФ, винні у цихпорушеннях, за поданням архіву можуть бути притягнуті до ад-міністративної відповідальності. За фактами вчинення тяжкихпорушень винні можуть бути притягнуті до кримінальної від-повідальності.

Застосування адміністративного стягнення або криміналь-ного покарання не звільняє винного від обов’язку відшкодуватишкоду, заподіяну власнику документів НАФ або державі.

Діяльність архівних підрозділів, що не забезпечують збере-женість документів НАФ або порушують вимоги щодо держав-ної реєстрації цих документів, може бути зупинена у порядку,встановленому Держкомархівом України.

За позовом архіву власник документів НАФ, який не забез-печує їх належної збереженості, може бути за рішенням судупозбавлений права власності на ці документи.

5.3.2.16. Проведення оглядів роботи архівних підрозділів іслужб діловодства

Архів організовує огляди стану діловодства і архівної справив юридичних особах, що перебувають у зоні його комплекту-

91

вання. Він також бере участь у проведенні таких оглядів, які ор-ганізовують центральні і місцеві органи виконавчої влади та ор-гани місцевого самоврядування.

Архів бере участь у:– визначенні організаційних форм оглядів (галузевих, тери-

торіальних, тематичних тощо);– встановленні строків їх проведення;– розробленні умов оглядів, положень про оглядові комісії

та у роботі цих комісій;– підготовці підсумкових документів за результатами оглядів.Архів може організовувати конкурси на кращий архівний

підрозділ, кращу службу діловодства, кращу експертну комісію,кращий опис тощо.

5.3.2.17. Підвищення кваліфікації працівників архівних підроз-ділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій

Архів самостійно або з іншими установами і організаціямиорганізовує підвищення кваліфікації працівників архівних під-розділів, служб діловодства, голів та членів ЕК.

Основними формами підвищення кваліфікації є:– постійно діючі курси підвищення кваліфікації працівників,

відповідальних за роботу з документами, за навчальними плана-ми та програмами, що затверджуються Держкомархівом України;

– короткотермінові курси для працівників архівних підроз-ділів, служб діловодства та членів ЕК юридичних осіб однієї абокількох споріднених галузей, сфер діяльності за програмами, щозатверджуються відповідним архівом;

– постійно діючі семінари з окремих основних питань роботиархівних підрозділів, служб діловодства і ЕК з урахуванням кон-тингенту слухачів (керівники архівних підрозділів, служб діло-водства, голови ЕК тощо);

– разові семінари всіх працівників архівних підрозділів,служб діловодства та членів ЕК для ознайомлення з новими нор-мативними актами з питань діловодства та архівної справи тощо;

– вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи кра-щих архівних підрозділів, служб діловодства та ЕК, складанняаналітичних документів, публікація в архівознавчих виданнях,проведення нарад і семінарів.

Для проведення заходів щодо підвищення кваліфікації пра-цівників, відповідальних за роботу з документами, використо-вуються можливості архіву, різних навчальних закладів, а також

92

наради, семінари, які проводять органи державної влади, органимісцевого самоврядування.

5.3.2.18. Організація державного обліку документів НАФАрхів контролює ведення основних облікових документів ар-

хівними підрозділами юридичних осіб та фізичними особами –власниками приватних архівних зібрань.

Юридичні особи та власники приватних архівних зібрань увстановленому Держкомархівом України порядку подають до-кументи для централізованого державного обліку (див. п. 6.3.4)до архіву, де їх документи пройшли державну реєстрацію.

Архів щорічно проводить паспортизацію архівних підрозділівюридичних осіб. Паспорт архівного підрозділу відбиває йогостан на 01.01. кожного року. Паспортизація передбачає:

– розсилку бланків паспортів у 2-х примірниках;– проведення семінарів, консультацій з працівниками архів-

них підрозділів щодо порядку заповнення паспортів;– надання практичної допомоги, у тому числі на договірних

засадах, щодо заповнення паспортів;– вибіркове перевіряння на місцях правильності заповнення

паспортів;– проведення нарад з працівниками архівних підрозділів за

підсумками паспортизації;– підготовку методичних посібників з ведення паспортів ар-

хівних підрозділів.

5.4. Організація і ведення централізованогодержавного обліку у зоні комплектування архіву

5.4.1. Архів відповідно до своїх повноважень здійснює інди-відуальний і сумарний облік документів НАФ, що зберігаютьсяв архівних підрозділах державних і комунальних музеїв, бібліо-тек, юридичних осіб усіх форм власності та в приватних архівнихзібраннях, що розташовані у зоні комплектування архіву.

Державний архів в Автономній Республіці Крим, державніархіви областей, міст Києва і Севастополя, крім того, узагаль-нюють і аналізують облікові показники, подані архівними від-ділами районних державних адміністрацій і архівними відділамиміських рад, у зведених формах паспорта державної архівноїустанови та звіту про стан і обсяг документів НАФ, що зберіга-ються в архівних підрозділах підприємств, установ і організаційта приватних архівних зібраннях (див. п. 2.3.3).

93

5.4.2. Архів веде поодиничний і сумарний облік документів,що зберігаються в архівних підрозділах, за такими обліковимидокументами:

– паспортом архівного підрозділу юридичної особи;– схваленими описами справ постійного зберігання (дода-

ток 6);– погодженими описами справ з особового складу;– схваленими анотованими переліками унікальних докумен-

тів(додаток 9);– схваленими переліками особливо цінних документів (до-

даток 10);5.4.3. На підставі паспортів та інших облікових документів

архів вносить відомості до річного звіту про стан і обсяг доку-ментів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підпри-ємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях(додаток 2).

5.4.4. Архів веде поодиничний і сумарний облік страховогофонду унікальних і особливо цінних документів за описамистрахового фонду (додаток 19).

5.4.5. Облік документів, що зберігаються в архівних підроз-ділах, ведеться в архіві підрозділом, що здійснює комплекту-вання архіву.

5.4.6. Облік роботи з джереламиформування НАФ

На кожну юридичну особу – джерело формування НАФ тана кожне приватне архівне зібрання, де зберігаються документиНАФ, в архіві укладається картка обліку роботи і ведеться на-глядова справа.

До наглядової справи вносяться документи, що характери-зують стан роботи архівних підрозділів, служб діловодства, ЕК:копії наказів з питань архівної справи і діловодства, положеньпро архівний підрозділ, службу діловодства та ЕК, зведена но-менклатура справ, інструкція з діловодства, угоди, матеріали пе-ревірянь, листування з профільних питань тощо.

До наглядової справи приватного архівного зібрання вно-сяться документи, що характеризують стан роботи з власникомприватного архівного зібрання та стан архівних документів: лис-тування з власником, угоди, матеріали обстежень, заяви, актитощо.

94

5.4.7. На кожну юридичну особу, в діяльності якої не ство-рюються документи НАФ, в архіві укладається і ведеться карткаобліку роботи (додаток 20).

5.5. Державна реєстрація документів НАФ

5.5.1. Державна реєстрація документів НАФ здійснюється упорядку, що затверджується Кабінетом Міністрів України, зметою надання документам відповідного правового статусу, фік-сування права власності на них, забезпечення державного конт-ролю за їх зберіганням, переміщенням і дотриманням прававласності на них.

5.5.2. Державній реєстрації підлягають документи, внесенідо НАФ, незалежно від місця їх зберігання і форми власностіна них.

5.5.3. Державну реєстрацію документів проводять Держ-комархів України, центральні державні архіви, галузеві державніархіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, дер-жавні архіви областей, мм. Києва та Севастополя.

5.5.3.1. Документи, що належать державі, територіальнимгромадам і зберігаються в зазначених архівах, а також в архівнихпідрозділах державних наукових установ, реєструє Держком-архів України.

5.5.3.2. Документи, що належать державі, територіальнимгромадам і зберігаються в архівних відділах державних районнихадміністрацій, міських рад, реєструє відповідно Державний архівв Автономній Республіці Крим, державний архів області, містаКиєва та Севастополя.

5.5.3.3. Документи, що належать державі, територіальнимгромадам і зберігаються в архівних підрозділах органів держав-ної влади, місцевого самоврядування; архівних підрозділах дер-жавних і комунальних підприємств, установ і організацій; ар-хівних підрозділах державних і комунальних музеїв і бібліотек,а також документи, що належать юридичним і фізичним особам,реєструє той архів, який прийняв рішення про віднесення зазна-чених документів до НАФ.

5.5.4. Архівні відділи районних державних адміністрацій,міських рад готують для державної реєстрації і подають відпо-відно до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, дер-жавного архіву області, міста Києва та Севастополя документи,що зберігаються у їх зоні комплектування в архівних підрозділах

95

юридичних осіб усіх форм власності та в приватних архівнихзібраннях.

5.5.5. Державна реєстрація документів НАФ проводиться покожній архівній установі чи приватному архівному зібранню ок-ремо за даними державного обліку і здійснюється внесенням від-повідного запису до книги державної реєстрації (додаток 21).

5.5.5.1. Під одним реєстраційним номером записуються всідокументи НАФ, що на момент реєстрації зберігаються в однійархівній установі за правом власності держави, територіальноїгромади або належать одній юридичній чи фізичній особі за пра-вом приватної власності.

Залежно від того, яка кількість документів зберігається в ар-хівній установі чи належить одному власнику, зазначений доку-ментальний комплекс може складатися як з однієї справи (щоможе містити один документ або групу документів), так і з су-купності справ, віднесених до одного або кількох фондів.

5.5.5.2. У реєстраційному запису зазначаються: дата реєстра-ції, відомості про юридичну чи фізичну особу – власника абоархівну установу, що здійснює повноваження власника (формавласності на документи; повна назва (найменування) та юри-дична (місце реєстрації громадянина) і фактична (місце фактич-ного проживання громадянина) адреса); кількісні показникидокументів та описів на них (в основних облікових одиницяхдля кожного класу документів за даними паспорту архівної уста-нови чи приватного архівного зібрання); місце зберігання доку-ментів та відомості про реєстраційне свідоцтво.

У разі наступних надходжень або вибуття окремих докумен-тів, справ, груп справ чи окремих фондів з числа вже зареєстро-ваних за одним власником або архівною установою, що здійснюєповноваження власника, реєстраційний запис не переуклада-ється, а всі кількісні показники співвідносяться з поточними да-ними державного обліку.

У разі зміни місцезнаходження або умов зберігання докумен-тів у графі «Примітки» робиться відповідний запис.

5.5.5.3. Запис у книзі державної реєстрації анулюється у разі:– передавання власником права власності на усі зареєстро-

вані і належні йому документи іншій особі або позбавлення пра-ва власності на ці документи за рішенням суду;

– вилучення з НАФ і зняття з державного обліку усіх доку-ментів, зареєстрованих за однією архівною установою чи однимвласником;

96

– здійснення реєстрації працівником архіву, який є влас-ником документів, членом сім’ї власника або його близьким ро-дичем.

5.5.6. Після проведення державної реєстрації власнику доку-ментів або його законному представнику видається свідоцтвопро державну реєстрацію документів НАФ (додаток 22).

5.5.6.1. У реєстраційному свідоцтві кількість документів за-значається відповідно до даних реєстраційного запису. У випад-ках наступних змін загальної кількості зареєстрованих докумен-тів свідоцтво повторно не видається.

5.5.6.2. Реєстраційне свідоцтво анулюється у разі виявленняв ньому дописок, виправлень, помилок, його непоправного пош-кодження або помилкового повторного оформлення, а також уразі анулювання запису у книзі державної реєстрації.

У випадку втрати, виявлення дописок, виправлень, помилокчи непоправного пошкодження реєстраційного свідоцтва архівза заявою власника або з власної ініціативи видає його дублікат.У разі передавання права власності новому власнику архів видаєнове реєстраційне свідоцтво.

5.5.7. Порядок ведення книги державної реєстрації, обліку ізберігання бланків реєстраційного свідоцтва та звітності про їхвикористання встановлюється Держкомархівом України.

5.5.8. На документах, які пройшли державну реєстрацію, утому числі приєднаних до зареєстрованих раніше, та їх описахв установленому Держкомархівом України порядку архів про-ставляє штамп “Україна. Національний архівний фонд” (дода-ток 23) із зазначенням відповідних реєстраційних реквізитів. Уразі вилучення з НАФ на документах та їх описах проставля-ється відповідний штамп або робиться відмітка про вибуття.

5.5.9. Діяльність архівних установ, що порушують вимогищодо державної реєстрації документів, може бути зупинено упорядку, встановленому Держкомархівом України.

Спори між архівами, що здійснюють державну реєстрацію,та власниками документів вирішуються в судовому порядку.

97

Р о з д і л 6

Облік документів в архіві

Облік документів – це визначення та відображення в облі-кових документах кількості, складу і стану документів в облі-кових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до пев-них класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упо-рядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль заїх наявністю і станом.

6.1. Державний облік документів НАФ6.1.1. Державний облік документів НАФ здійснюється цент-

ралізовано архівними установами та власниками приватних ар-хівних зібрань у межах повноважень, визначених законодавст-вом, на рівні:

– архіву, архівного підрозділу, приватного архівного зібрання;– зони комплектування архіву;– системи архівних установ України.На рівні архіву, архівного підрозділу укладання та ведення

облікових документів здійснюється відповідно до вимог, викла-дених в цьому розділі. Власники приватних архівних зібраньоблік документів НАФ можуть здійснювати в журналах і книгахдовільної форми.

Архіви, архівні підрозділи та власники приватних архівнихзібрань щорічно складають облікові документи для централізо-ваного державного обліку документів НАФ (див. п. 6.3.4).

На рівні зони комплектування архіву централізований дер-жавний облік документів НАФ, що зберігаються в архівних під-розділах органів державної влади, органів місцевого самовря-дування; державних і комунальних музеїв, бібліотек; підпри-ємств, установ і організацій усіх форм власності та в приватнихархівних зібраннях, здійснює архів у порядку, визначеному врозділі 5 цих Правил. Дані зведеного обліку документів НАФфіксуються у відповідному звіті (додаток 2). Облікові документидля централізованого державного обліку, укладені архівними

98

підрозділами підприємств, установ і організацій, заснованих наприватній формі власності, державних і комунальних музеїв, бі-бліотек та власниками приватних архівних зібрань, подаютьсяархівами разом з власними обліковими документами до держав-ної архівної установи вищого рівня у встановлені Держкомар-хівом України строки.

На рівні системи архівних установ України централізованийдержавний облік НАФ здійснюється Держкомархівом Україниу Центральному фондовому каталозі, зведеному паспорті архів-них установ та зведеному звіті про стан і обсяг документів НАФ,що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ іорганізацій та приватних архівних зібраннях та інших базах да-них на підставі облікових документів для централізованого дер-жавного обліку, укладених архівними установами, що здійсню-ють постійне зберігання документів НАФ, і власниками при-ватних архівних зібрань, а також зведених звітів архівів про стані обсяг документів НАФ у зоні свого комплектування.

6.1.2. Юридичні і фізичні особи, що є власниками документівНАФ, повинні повідомляти архів, який здійснив державну реє-страцію цих документів, про усі зміни їх місцезнаходження. Міс-цезнаходження документів фіксується в облікових документахцентралізованого державного обліку.

Передавання-приймання документів НАФ на депонованезберігання або у тимчасове користування, незалежно від формивласності на них, не супроводжується зняттям документів з об-ліку в основних облікових документах власника чи архіву-пос-тійного утримувача. Передавання документів НАФ з однієї ар-хівної установи чи приватного архівного зібрання до іншої (ого)з передаванням права власності на них оформлюється відповід-ним актом (додаток 24) та супроводжується зняттям документівз обліку в основних облікових документах колишнього власника(утримувача) і взяттям їх на облік в основних облікових доку-ментах нового власника (утримувача), а також внесенням від-повідних змін до облікових документів централізованого дер-жавного обліку.

6.2. Основні вимоги до обліку документів6.2.1. Визначальними принципами обліку є централізація,

уніфікація, динамічність, достовірність і повнота.Принцип централізації реалізується через регламентовану

Інструкцією з обліку документів в архіві (див. п. 6.2.3.3) взає-

99

модію працівників, відповідальних за облік в архіві, та через до-тримання порядку ведення і термінів подання облікових доку-ментів для централізованого державного обліку.

Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керів-ництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх ста-діях роботи з документами – у діловодстві, архівних підрозділахта архіві – через сувору регламентацію системи основних облі-кових документів та вимог до її ведення.

Динамічність забезпечується оперативним внесенням необ-хідних змін до облікових документів та облікових баз даних абосвоєчасним укладенням нових облікових документів.

Достовірність і повнота обліку гарантуються проведеннямкомплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих назабезпечення дотримання порядку ведення основних обліковихдокументів і облікових баз даних та відображення в них фак-тичної кількості, складу і стану документів, що перебувають назберіганні.

6.2.2. Облікові одиниці архівних документів

6.2.2.1. Для документів з паперовими носіями основнимиобліковими одиницями є архівний фонд, справа (див. п. 3.5.1.2).

Неописані документи (розсип) обліковуються в неописаних(умовних) справах. Документи особового походження, що прой-шли тільки первинне описування, обліковуються в документах,в окремих випадках – в неописаних справах і аркушах.

6.2.2.2. Для документів зі спеціальними носіями основнимиобліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку(див. пп. 3.5.1.2, 3.5.1.3). В одиницях обліку документи обліко-вуються за комплектами і видами; науково-технічні документи –за групами і комплексами.

6.2.3. Організація обліку документів в архіві

6.2.3.1. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються вархіві, у тому числі неописані та непрофільні, страхові копії до-кументів і копії фонду користування, а також самі облікові доку-менти.

6.2.3.2. Облік здійснюється на основі надання документамта їх сукупностям облікових номерів.

6.2.3.3. Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх опи-сів, страхових копій і копій фонду користування здійснюєтьсяокремим підрозділом чи працівником.

100

Облік документів ведеться також в архівосховищах та в під-розділі, що здійснює комплектування архіву.

З метою правильної організації обліку складається Інструк-ція з обліку документів в архіві, що регламентує:

– склад і форми допоміжних облікових документів архіву таоблікових баз даних, що ведуться централізовано на рівні архіву,а також склад і форми допоміжних облікових документів, щоведуться в інших підрозділах архіву;

– послідовність виконання у структурних підрозділах робітз обліку під час надходження або вибуття документів (у томучислі прийнятих на депоноване зберігання або виданих у тим-часове користування) та при проведенні інших робіт із зазна-ченням по кожному етапу: де, які і ким допоміжні облікові доку-менти та акти-підстави складаються;

– взаємозв’язок обліку, що ведеться у структурних підрозді-лах, з централізованим обліком, у тому числі періодичність зві-ряння допоміжних облікових документів;

– порядок контролю за веденням основних і допоміжних об-лікових документів та дотриманням термінів укладення і по-дання актів-підстав.

Додатком до Інструкції є Схема обліку документів в архіві,що являє собою відтворену в графічній формі послідовність ета-пів виконання робіт з обліку надходжень та вибуття документів,їх руху із відображенням взаємозв’язку між підрозділом облікута структурними підрозділами.

Інструкція затверджується наказом директора архіву.6.2.3.4. Облікова документація зберігається в ізольованому

приміщенні, у сейфах і перебуває у віданні працівників, відпо-відальних за облік. Після закінчення роботи сейфи і примі-щення, в яких знаходяться облікові документи, повинні бутизамкнені та опечатані. Облікові документи користувачам вида-ються лише у виняткових випадках.

6.3. Система облікових документів архіву6.3.1. Обліковий документ архіву – це документ встановленої

форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів водиницях обліку, призначений для контролю за збереженістюдокументів та закріплення їх організації.

Система облікових документів – це комплекс взаємопов’я-заних облікових документів та облікових баз даних (див.п.11.3),що створюються на єдиній методичній основі.

101

Система основних облікових документів архіву є складовоючастиною системи державного обліку документів НАФ.

6.3.2. Облік документів у архіві забезпечується веденнямосновних і допоміжних облікових документів.

6.3.2.1. Перелік основних облікових документів визначенийцими Правилами і є обов’язковим для архіву. До основних облі-кових документів прирівнюються облікові документи, щоскладаються для централізованого обліку документів НАФ.

6.3.2.2. Необхідність ведення допоміжних облікових доку-ментів визначається кожним архівом самостійно з урахуваннямособливостей складу і змісту документів, що зберігаються в ньо-му, і регламентується Інструкцією з обліку документів в архіві.

6.3.3. Основні облікові документи,їх цільове призначення

– книга обліку надходжень документів на постійне зберігання(додаток 25) – для реєстрації кожного надходження архівнихдокументів до архіву, а також сумарного обліку кількості і складудокументів, що надійшли на зберігання за певний хронологічнийперіод;

– список фондів (додаток 26) – для реєстрації прийнятих назберігання архівних фондів, надання їм номерів у порядку над-ходження, а також кількості архівних фондів;

– анотований перелік унікальних документів (додаток 9) –для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ,що містять унікальні документи;

– перелік особливо цінних документів (додаток 10) – для поо-диничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містятьособливо цінні документи;

– аркуш фонду (додаток 27) – для обліку кількості і складуописів в межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості,складу і стану документів, змін в цілому по фонду, по кожномуопису і по кожному тому опису, фіксації змін назви фонду;

– аркуш обліку аудіовізуальних документів – для обліку кіль-кості аудіовізуальних документів певного виду, їх змін по кож-ному опису в цілому, обліку й нумерації описів аудіовізуальнихдокументів;

– архівний опис (додаток 6) – для поодиничного та сумарногообліку справ, закріплення порядку їх систематизації та облікузмін в їх складі й обсязі;

102

– реєстр описів (додаток 28) – для обліку архівних описів уархіві в цілому;

– інвентарна книга обліку документів, що мають у зовніш-ньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності (до-даток 29) – для поодиничного та сумарного обліку кількості,складу й стану таких справ;

– книга обліку надходжень страхового фонду та фонду корис-тування (додаток 30) – для реєстрації кожного надходженнястрахового фонду та фонду користування документами.

– опис страхового фонду (додаток 19) – для поодиничногота сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копійособливо цінних та унікальних документів;

На кожний архівний фонд започатковується справа фонду (занефондової організації документів – справа юридичної особи –утворювача документів) – комплекс документів з історії фондо-утворювача й фонду.

Для обліку кількості аркушів у справі складається аркуш-за-свідчувач справи (додаток 31). Для обліку документів у справі зунікальними, особливо цінними та різновидовими документамискладається внутрішній опис документів справи (додаток 32).

6.3.4. Для централізованого державного обліку документівНАФ в архіві складаються такі документи:

– паспорт архіву (додаток 1);– відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01____ р.

(додаток 33);– картка фонду (додаток 34);– картка централізованого державного обліку архівної Украї-

ніки (додаток 14). Для централізованого державного обліку унікальних доку-

ментів і внесення Держкомархівом України відомостей про за-значені документи до розділу “Унікальні документи Національ-ного архівного фонду” Державного реєстру національного куль-турного надбання архів подає другий примірник анотованогопереліку унікальних документів (див. п. 6.6.4.1).

Порядок складання документів централізованого державногообліку та їх подання до відповідних архівних установ встанов-люється Держкомархівом України.

6.3.5. До допоміжних облікових документів належать:– книга обліку приймання документів на депоноване збері-

гання;

103

– паспорт архівосховища – для сумарного обліку фондів, оди-ниць зберігання та їх стану в архівосховищі на 01.01. поточногороку;

– книга обліку видавання документів з архівосховища;– книга обліку видавання документів у тимчасове користу-

вання;– книга і картотека обліку вибуття документів;– покажчик до аркушів фондів;– книга обліку справ з особового складу;– книга та картотека руху фондів, описів, справ, документів –

для обліку руху відповідних документальних комплексів тапідбиття підсумків руху в цілому по архіву та пофондово;

– книга (картотека) обліку документів з конфіденційноюінформацією;

– книга (картотека) обліку документів з особливими умовамидоступу;

– інші документи, визначені Інструкцією з обліку документівв архіві.

6.3.6. Загальні вимоги до веденняоблікових документів

6.3.6.1. Записи до облікових документів вносяться праців-никами, що відповідають за облік.

6.3.6.2. Облік документів, прийнятих на постійне зберіганняна правах державної власності, та облік документів, прийнятихна депоноване зберігання, ведеться окремо. Облік документів,прийнятих на депоноване зберігання, здійснюється у відповід-них допоміжних документах (див. п. 6.9.1).

6.3.6.3. Облік документів, що належать до організаційнихгруп «дорадянського періоду» та «радянського періоду», ведеть-ся окремо (див. п. 6.4.3.2).

6.3.6.4. Підставою для внесення даних до основних й допо-міжних облікових документів є акти та інші документи опера-тивного характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі тастані архівних фондів і окремих справ. Акти складаються у від-повідних структурних підрозділах архіву і передаються до під-розділу обліку у порядку, визначеному Інструкцією з обліку до-кументів в архіві (див. п. 6.2.3.3). Форма актів встановлюєтьсяцими Правилами:

104

– акт приймання-передавання документів на постійне збері-гання (додаток 16);

– акт приймання-передавання документів на депоноване збе-рігання;

– акт видавання документів у тимчасове користування (до-даток 35);

– акт про вилучення для знищення документів, що не підля-гають зберіганню(додаток 7);

– акт повернення документів (в т.ч. непрофільних, дублет-них) власнику;

– акт приймання-передавання документів до іншого архіву(додаток 24);

– акт приймання-передавання страхових копій;– акт про поділ справ після реставрації;– акт про технічні помилки в облікових документах (дода-

ток 36);– акт про невиправні пошкодження документів (додаток 15);– акт про виявлення документів, що не стосуються даного

фонду, архіву (додаток 8);– акт про виявлення необлікованих документів (додаток 37);– акт про створення об’єднаного архівного фонду;– акт про вилучення документів з архівної колекції в окремий

архівний фонд;– акт про вилучення документів з об’єднаного архівного фон-

ду в окремий архівний фонд;– акт перевіряння наявності й стану документів (додаток 18);–акт про невиявлення документів, причини відсутності яких

документально підтверджено (додаток 38);– акт про невиявлення документів, шляхи розшуку яких ви-

черпано (додаток 39);– акт про завершення розшуку документів (додаток 40);– акт описування документів, перероблення архівних описів;– акт про розсекречування документів;– акт приймання-передавання документів із секретного на

загальне зберігання.Акти складаються за результатами робіт з документами й фік-

сують підсумки цих робіт. Датою акту вважається дата затвер-дження його керівництвом архіву.

105

6.4. Облік надходжень документівдо архіву на постійне зберігання

6.4.1. Усі надходження до архіву на постійне зберігання (утому числі друковані видання, аудіовізуальні документи, музей-ні предмети тощо), а також виявлені необліковані документи(після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондо-вої належності), реєструються у книзі обліку надходжень доку-ментів на постійне зберігання. Фонд, який уперше надійшов доархіву, вноситься до списку фондів, на нього укладається аркушфонду, картка фонду, картки покажчика до аркуша фонду і запо-чатковується справа фонду. У разі нефондової організації аудіо-візуальні документи обліковуються в аркушах обліку.

6.4.2. Книга обліку надходжень документівна постійне зберігання

6.4.2.1. До книги обліку надходжень документів на постійнезберігання (додаток 25) записуються послідовно усі первинніта повторні надходження документів кожного фонду. Підставоюдля внесення записів є акти приймання або акти про виявленнянеоблікованих документів, що укладаються окремо на докумен-ти кожного фонду. Реєстраційним номером акта приймання єпорядковий номер запису у книзі обліку надходжень. У межахпоточного року кожне надходження отримує один порядковийномер, незалежно від складу і виду документів.

6.4.2.2. Під час реєстрації надходження у відповідних графахкниги зазначаються такі відомості: дата запису; назва, номер ідата акта-підстави; назва фонду; крайні дати (роки) документів,їх кількість (обсяг) з розбивкою за видами облікових одиниць,короткий зміст і характеристика їх стану; найменування особивласника чи уповноваженої ним особи, яка передала документина зберігання, та її адреса; прізвище працівника архіву, якийздійснив приймання; номер фонду.

6.4.2.3. У графі «Короткий зміст та характеристика стану до-кументів» подається анотація прийнятих документів: ступіньупорядкування (надійшли за описом чи в неопрацьованому ста-ні), номер опису та його тому, склад документів за видами (уп-равлінська документація, з особового складу, особового поход-ження тощо). Документи особового походження анотуються де-тальніше (творчий доробок, листування, біографічні матеріали

106

тощо) з переліком найцінніших документів. Для документів зіспеціальними носіями зазначаються відомості про склад супро-відної документації.

У графі «Номер фонду» записується номер фонду, до якогодокументи фондовано.

6.4.2.4. Друковані видання, музейні предмети, аудіовізуальнідокументи, що надходять до архіву в складі архівних фондів,реєструються також у відповідних допоміжних облікових доку-ментах (спеціальних книгах надходжень за видами документівтощо). В архіві з великим відсотком надходжень таких докумен-тів для зазначення їх кількості доцільно уводити відповідні під-пункти у графі 7 книги обліку надходжень. В архіві з малимвідсотком таких надходжень кількість документів може зазна-чатися в графі «Примітки».

Фотодокументи з паперовою основою, в тому числі фотоаль-боми, що надійшли у складі архівних фондів, реєструються ускладі цих фондів як документи з паперовою основою.

6.4.2.5. У разі нефондової організації попередня реєстраціянадходжень аудіовізуальних документів здійснюється у відділіформування НАФ і діловодства. Після прийняття ЕПК рішеннящодо віднесення їх до НАФ і приймання на зберігання докумен-ти реєструються у підрозділі обліку в книгах обліку надходжень,що ведуться окремо для надходжень кожного виду документів(кіно-, відео-, фото-, фоно). Замість назви фонду записуєтьсяназва юридичної або найменування фізичної особи, документиякої надійшли на зберігання; замість номера фонду зазначаютьсяоблікові номери документів.

6.4.2.6. Попередній облік документів особового походженняздійснюється у відділі формування НАФ і діловодства в книзіреєстрації приймання документів особового походження, до якоївідомості вносяться з розписки, що видається архівом власни-кові переданих документів. Після проведення експертизи цін-ності та первинної систематизації документів укладається актприймання. Після розгляду цього акта ЕПК і прийняття відпо-відного рішення документи знімаються з попереднього обліку іреєструються у підрозділі обліку в книзі обліку надходжень до-кументів на постійне зберігання.

6.4.2.7. Щорічно на 1 січня у книзі обліку надходжень підби-вається підсумок кількості документів, що надійшли протягомроку, з розбивкою за видами облікових одиниць та видами доку-ментації.

107

6.4.2.8. Книга обліку надходжень прошнуровується, аркушіпронумеровуються, укладається засвідчувальний напис і скріп-люється печаткою й підписом керівника архіву.

6.4.3. Список фондів

6.4.3.1. У списку фондів (додаток 26) архівний фонд реєстру-ється тільки один раз під час першого надходження його доку-ментів до архіву. Порядковий (за валовою нумерацією) номерзапису в списку фондів є обліковим номером фонду і складовоючастиною його архівного шифру та архівних шифрів належнихдо нього документів.

Об’єднаному архівному фонду, утвореному з кількох само-стійних фондів (підфондів), надається один з їх номерів з дода-ванням індексу «о.а.ф.».

6.4.3.2. Архівні фонди «дорадянського періоду» реєструють-ся в окремому списку фондів без додавання літерних індексівдо номерів фондів; архівні фонди інших груп (див. п. 3.2.5) – вокремому списку фондів із додаванням через дефіс літерногоіндексу «Р» до номерів фондів «радянського періоду» (Р-1, Р-2).Шифри архівних фондів колишніх партійних архівів мають вархіві літерний індекс «П», що також відокремлюється від облі-кового номеру фонду дефісом.

6.4.3.3. Між двома записами у списку фондів залишаєтьсявільний рядок

6.4.3.4. Не допускається внесення до списку фондів тих фон-дів, документи яких ще не надходили до архіву і зберігаються вархівних підрозділах джерел комплектування, а також фондів,прийнятих на депоноване зберігання.

6.4.3.5. Переукладання, перенумерація й передрукуваннясписку фондів допускається як виняток тільки з дозволу Держ-комархіву України. Під час передруковування списку фондів донього вносяться назви, підстави й причини вибуття усіх фондів,номери яких використовувати не можна.

6.4.3.6. У графі “Назва фонду” записується: для фонду офі-ційного походження – перенесена з титульного аркуша описуназва фондоутворювача на момент першого надходження йогодокументів до архіву; для фонду особового походження – про-дубльована з рішення ЕПК назва фонду; для об’єднаного архів-ного фонду – узагальнена назва фонду (див. пп. 3.4.4.3, 3.4.4.4).

108

Усі попередні й наступні назви фондоутворювача-юридичноїособи, а також усі назви/найменування утворювачів підфондівоб’єднаного архівного фонду зазначаються в аркуші та картціфонду, а також у картковому покажчику до аркуша фонду.

6.4.3.7. У графі «Категорія фонду» записується категоріяфонду, зазначена у рішенні ЕПК.

Якщо фонд виділено з архівної колекції чи іншого фонду абопередано з іншого архіву, то в графі «Колишній номер фонду»робиться відповідний запис.

6.4.3.8. Щорічно на 1 січня у списку фондів укладається під-сумковий запис щодо кількості фондів, що надійшли й вибулипротягом року (з розбивкою за видами: фонди офіційного і фон-ди особового походження), та загальної кількості фондів архіву(з розбивкою за видами), з переліком переданих, вибулих, об’єд-наних, вільних номерів.

6.4.3.9. Список фондів до його заповнення підшивається(прошнуровується), оправляється у цупку обкладинку, аркушінумеруються, укладається засвідчувальний напис і скріплюєть-ся печаткою й підписом керівника архіву.

6.4.4. Аркуш фонду

6.4.4.1. Аркуш фонду (додаток 27) укладається на кожнийфонд під час першого надходження його документів. У ньомуобліковуються усі документи фонду, включаючи неописані,секретні.

6.4.4.2. У графі «Дата першого надходження фонду» зазна-чається дата першого надходження документів фонду до архівувідповідно до запису у книзі обліку надходжень; у графі «Датанадсилання картки фонду до вищого архівного органу» – рікнадсилання (наступний за роком створення фонду), у графі«Категорія фонду» – надана фонду категорія, у графі «Місце-знаходження фонду» – назва архіву, в якому постійно зберіга-ється фонд.

6.4.4.3. У графі «Крайні дати кожної назви фонду» зазнача-ється початкова та кінцева дати існування юридичної особи-фондоутворювача під кожною назвою незалежно від наявностіу фонді документів за цей період. Для об’єднаного архівногофонду, створеного за об’єктом діяльності чи підпорядкованості,зазначаються дати існування відповідного об’єкту чи керівногооргану під кожною назвою, а для об’єднаного архівного фонду,

109

створеного з документів однотипових юридичних осіб або таких,що послідовно замінювали одна одну, – початкова дата існуван-ня фондоутворювача, створеного першим, та кінцева дата існу-вання фондоутворювача, ліквідованого останнім. Якщо фондо-утворювач продовжує функціонувати, кінцева дата не простав-ляється.

Для фондів особового походження та архівних колекцій,сформованих колекціонерами, зазначаються дати народженняі смерті фондоутворювача; для архівних зібрань – рік створеннязібрання.

Дати найраннішого і найпізнішого (за часом створення) доку-ментів колекції зазначаються у графі «Крайні дати документів».

6.4.4.4. У графі «Назва фонду» у хронологічній послідовностіподаються усі назви юридичної особи-фондоутворювача з мо-менту його утворення (реєстрації) із зазначенням безпосеред-нього підпорядкування (у тому числі власника, засновника) ймісцезнаходження незалежно від наявності документів за цейперіод. Кожне перейменування фондоутворювача, останнє зяких є назвою фонду, записується з нового рядка. Для об’єднанихархівних фондів спочатку записується узагальнена назва фондуі далі послідовно зазначаються усі назви/найменування утво-рювачів усіх його підфондів.

6.4.4.5. Якщо фонд створено з двох або більше самостійнихфондів, виділено з архівної колекції або з іншого фонду архіву,то в графі «Колишній номер фонду» зазначаються номери всіхфондів, до яких документи цього фонду було фондовано раніше.Якщо фонд надійшов з іншого архіву, зазначаються назва і міс-цезнаходження цього архіву та номер, під яким фонд було пе-редано.

6.4.4.6. В аркуші фонду фіксуються усі реальні надходженняописаних і неописаних документів до архіву, а також збільшеннякількості облікових одиниць фонду внаслідок проведення вархіві окремих видів робіт (укладання нових або переробленняраніше укладених описів, звіряння облікових документів, пере-віряння наявності тощо). Підставою для записів є: акт прий-мання-передавання документів на постійне зберігання (додаток16), акт про виявлення необлікованих документів (додаток 37),акт описування документів, перероблення, вдосконалення опи-сів, акти про технічні помилки в облікових документах (дода-ток 36) та уточнення облікових даних.

110

6.4.4.7. Усі надходження неописаних документів облікову-ються у розділі «Облік неописаних документів» аркуша фонду,починаючи з фіксування дати запису. У графі «Надходження»зазначаються назва, номер і дата акта-підстави та кількістьпереданих документів; у графі «Наявність (залишок)» – сумарнакількість неописаних документів у фонді в цілому. Усі кількісніпоказники записуються у відповідних облікових одиницях. Піс-ля укладання опису, розгляду на ЕПК і затвердження його ке-рівником архіву документи на підставі відповідних актів зніма-ються з обліку в розділі «Облік неописаних документів» з вне-сенням відповідного запису у графі «Вибуття», і беруться на об-лік в розділі «Облік описаних документів» аркуша фонду.

6.4.4.8. Описи, до яких внесено велику кількість справ, поді-ляються на окремі томи. До одного тому у фондах офіційногопоходження вноситься один або декілька річних завершенихрозділів, у фондах особового походження – один або декільказавершених розділів відповідно до схеми систематизації.

Облікові номери описам (томам) надаються у порядку їхукладання за аркушем фонду.

6.4.4.9. Усі надходження описаних документів обліковуютьсяу розділі «Облік описаних документів» аркуша фонду. Усі кіль-кісні показники записуються у відповідних облікових одиницях.

У графі «Надходження» зазначаються номери опису і томуопису, за якими документи надійшли; подається анотація доку-ментів або назва опису; записуються крайні дати та кількістьпереданих документів. Якщо склад переданих документів сут-тєво не відрізняється від складу документів, переданих за цимописом чи його томом раніше, то замість анотації записується«Без змін».

У графі «Наявність (залишок)» зазначається сумарна кіль-кість справ за томом опису, усім описом, щодо якого зробленозапис, а також щодо фонду в цілому.

6.4.4.10. Якщо на аркуші фонду не залишається місця для нас-тупних записів, укладається аркуш-продовження, у верхньомулівому куті якого зазначається «Продовження, ф. № __, арк. 2».На першому аркуші робиться посилання «див. продовження наарк. 2(3,4 тощо)».

6.4.4.11. Аркуш фонду перескладається лише у випадках йогоневиправного пошкодження, уточнення назви фонду, приєднан-ня документів до об’єднаного архівного фонду з наданням остан-

111

ньому номера приєднаного фонду. «Старий» аркуш фонду під-кладається до справи фонду. У верхньому правому куті «старо-го» й «нового» аркушів фонду робиться помітка «Аркуш пере-складено» із зазначенням дати перескладання, посади й підписуособи, відповідальної за облік.

6.4.4.12. Аркуші фондів зберігаються в порядку номерів фон-дів у папках з клапанами. До кожної папки укладається аркуш-засвідчувач із зазначенням початкових і кінцевих номерів та за-гальної кількості фондів, аркуші фондів яких зберігаються в папці.

6.4.4.13. Для об’єднаних архівних фондів особового поход-ження, створених в архіві за ознакою характеру діяльності фон-доутворювачів, укладається аркуш підфонду на документи кож-ного фондоутворювача та загальний аркуш фонду на фонд в ці-лому. Записи до аркуша підфонду вносяться під час кожної змінив складі та обсязі віднесених до нього документів, а в аркушівсього фонду у кінці кожного року фіксується сумарна кількістьдокументів, що надійшли і вибули протягом року. Аркуші під-фондів кожного об’єднаного архівного фонду розміщуються валфавітному порядку прізвищ фондоутворювачів і зберігаютьсяв окремій папці з клапанами.

6.4.4.14. Аркуші обліку аудіовізуальних документів уклада-ються на кожний вид документів (кіно-, віде-, фото-, фоно-). Підчас обліку кожного надходження зазначається: назва, номер ідата акта-підстави, порядковий номер опису, щодо якого здій-снено запис, кількість облікових одиниць, що надійшли, та їхкрайні облікові номери; сумарна кількість облікових одиницьза кожним описом та за видом документів у цілому.

6.4.5. Архівний опис

6.4.5.1. За архівним описом (додаток 6) ведеться поодинич-ний і сумарний (в межах опису) облік внесених до нього облі-кових одиниць документів. Як правило, різні види документівгрупуються окремо і описуються у різних описах (управлінськадокументація, документи з особового складу, науково-технічнадокументація, кінодокументи, відеодокументи, слайди, пози-тиви, негативи певного розміру, фотоальбоми, фонодокументимагнітного і грамофонного запису, електронні документи за пев-ною формальною ознакою). Винятком є описи документів осо-бового походження, до яких вносяться документи незалежно відспособу чи техніки закріплення інформації.

112

Порядкові номери, надані описам за аркушем фонду (у разінефондової організації за аркушем обліку), є їх обліковими но-мерами і складовими їх архівних шифрів.

6.4.5.2. Порядкові номери, під якими облікові одиниці вне-сено до опису відповідно до схеми систематизації, є їх обліко-вими номерами, що разом з номером опису, номером фонду (дляфондових систем) та назвою архіву складають їх архівні шифри.

Для позначення належності документів до організаційно-кла-сифікаційних груп, виокремлених за певною об’єктною або фор-мальною ознакою, до номерів одиниць зберігання, що викорис-товуються поза описом, через дефіс додаються: номер комплексу(науково-технічних документів); літерний індекс елемента ком-плекту (кінодокументів), формату запису (відеодокументів), си-стеми запису (фонодокументів), виду за способом утворення(слайди, позитиви); цифровий індекс розміру негативів, номерпозитивів у фотоальбомах тощо.

6.4.5.3. У кінці кожного примірника опису або його тому ро-биться підсумковий запис, у якому зазначається загальна кіль-кість внесених до цього опису чи тому облікових одиниць (чис-лами і в круглих дужках – словами), їх крайні облікові номери,а також усі літерні та пропущені номери. У підсумковому записудо опису документів особового походження, що містить доку-менти з спеціальними носіями, додатково зазначається кількістьтаких облікових одиниць. Підсумковий запис укладає і підписуєукладач опису/тому із зазначенням своєї посади і дати завер-шення робіт.

6.4.5.4. Після кожного надходження документів до архівосхо-вища зберігач фондів укладає новий підсумковий запис до опи-су/тому, за яким документи надійшли, із зазначенням кількостіоблікових одиниць, прийнятих за цим надходженням, та загаль-ної кількості прийнятих на державне зберігання облікових оди-ниць з числа внесених до цього тому і до опису в цілому.

6.4.5.5. Після першого передавання до архівосховища внесе-них до опису або його тому документів усі примірники цьогоопису або тому оправляються (підшиваються), аркуші нумеру-ються і укладається засвідчувальний напис.

Для фондових систем організації документів повний комп-лект описів складається з 4 примірників, перший з яких є конт-рольним і зберігається у підрозділі обліку; другий передаєтьсядо читального залу архіву; третій – до відповідного архівосхо-

113

вища; четвертий – фондоутворювачу і/або власнику, який пере-дав ці документи на державне зберігання. Після переукладанняперший примірник «старого» опису долучається до новоукладе-ного опису останньою справою, а другий та третій примірникив установленому порядку вилучають для знищення.

Для нефондових систем організації документів комплектописів складається з 2 примірників, що зберігаються у підрозділіобліку та відповідному архівосховищі. У разі переукладанняобидва примірники «старого» опису зберігаються, на їх титуль-них аркушах робиться помітка: «Опис переукладено 00.00.00.Див. опис № ».

6.4.6. Реєстр описів

6.4.6.1. Облік (реєстрація) архівних описів здійснюється вреєстрі описів (додаток 28) із зазначенням у відповідних графахпорядкового номера реєстраційного запису та дати його внесен-ня, номера і назви фонду, номера і назви опису, кількості внесе-них до нього облікових одиниць та їх крайніх дат і/або крайніхоблікових номерів, а також кількості аркушів в опису. Порядко-вий номер опису за реєстром описів є його інвентарним номером.

6.4.6.2. Якщо опис складається з декількох томів, то усі йоготоми мають один інвентарний номер. Реєстраційний запис пер-шого тому здійснюється у порядку, викладеному в п. 6.4.6.1; підним з нового рядка вноситься запис щодо кожного наступноготому із зазначенням дати внесення запису, номера тому і кіль-кості аркушів в ньому, а також кількості внесених до нього облі-кових одиниць та їх крайніх дат і/або крайніх облікових номерів.

Після реєстраційного запису опису (і наявних його томів)фонду офіційного походження, за яким документи продовжуютьнадходити до архіву, рекомендується залишати вільне місце, до-статнє для внесення записів щодо наступних томів цього опису.Якщо для таких записів вільного місця немає, вони вносятьсядо реєстру з посиланням до основного запису « Продовж. до №.Див. арк. », а на місці основного запису робиться помітка « Див.продовж. на арк. »

6.4.6.3. У верхньому лівому куті обкладинки кожного при-мірника опису/тому після зазначення облікових номерів фонду,опису, тому проставляються через дріб інвентарний номер (учислівнику) та номер примірника (у знаменнику).

6.4.6.4. Реєстр описів до його заповнення підшивається (про-шнуровується), оправляється у цупку обкладинку, аркуші нуме-

114

руються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється пе-чаткою й підписом керівника архіву.

6.4.7. Справа фонду

6.4.7.1. На кожний новостворений фонд започатковуєтьсясправа фонду. До справи фонду вносяться документи, що стосу-ються історії формування і зберігання фонду та використанняйого архівної інформації: історична (біографічна) довідка профондоутворювача, листування з фондоутворювачем (власни-ком); акти й інші документи, що фіксують передавання доку-ментів на державне зберігання, зміни у назві, складі й обсязі фон-ду (у тому числі віднесення документів до категорій унікальних,особливо цінних), встановлення режиму обмеженого доступу,а також результати перевірянь наявності та стану документів;робочі інструкції, інші методичні посібники з укладання схемисистематизації документів фонду, довідкового апарату до ньоготощо; акти про каталогізацію фонду та внесення інформації докомп’ютерних баз даних, копії характеристики фонду, складенідля путівника (довідника); відомості про користування доку-ментами фонду тощо.

6.4.7.2. Акти та інші документи, що фіксують зміну назви,категорії фонду; кількості, складу і стану його документів, а та-кож режиму доступу до них, приєднуються до справи фондутільки з позначкою про внесення відповідних змін до обліковихдокументів.

6.4.7.3. Якщо інформація, необхідна для внесення до справифонду, міститься в документах, внесених до справи фонду ін-шого фонду або до складу архівних документів цього чи іншогофонду, то до справи фонду приєднується довідка з перелікомцих документів та зазначенням їх архівних шифрів або номеріваркушів відповідних справ фондів.

6.4.7.4. Справи фондів, що увійшли до складу об’єднаногоархівного фонду, приєднуються до справи новоствореного об’єд-наного фонду.

6.4.7.5. Для об’єднаного архівного фонду особового поход-ження, створеного за ознакою характеру діяльності фондоутво-рювачів, справа фонду складається із справ усіх його підфондів.

6.4.7.6. Аркуші справи фонду нумеруються зі складанням ар-куша-засвідчувача, підшиваються (прошнуровуються), оправ-ляються у цупку обкладинку. На документи справи фонду скла-

115

дається внутрішній опис. Справи фондів розміщуються у поряд-ку номерів фондів.

6.4.7.7. У разі нефондової організації документів започатко-вуються справи організації і/або справи документів, до якихвноситься уся письмова документація, що стосується історіїутворювача документів та історії їх надходження на зберігання,складу, змісту, технічного стану документів, перевірянь наяв-ності, їх каталогізації, виготовлення копій тощо.

6.4.8. Картка фонду (додаток 34) складається на кожнийфонд, що вперше надійшов до архіву, і заповнюється на підставіаркуша фонду за станом на 1 січня кожного року.

Картки фондів, укладені на фонди, що надійшли до архівуабо були створені в архіві протягом звітного року, а також пере-складені картки фондів в установленому порядку подаютьсяразом з «Відомостями про зміни у складі та обсязі фондів на01.01 поточного року».

6.4.9. Облік руху документів ведеться протягом року такожу книзі та картотеці руху фондів, описів, справ, документів таінших допоміжних облікових документах. Щорічно інформаціяпро рух документів в межах кожного фонду та зміни в його назвіі складі подається у «Відомостях про зміни у складі та обсязіфондів на 01.01 поточного року» (додаток 33) та у картці фонду.Інформація про кількість і склад документів архіву, довідковогоапарату, копій страхового фонду до них, а також бібліотечногофонду архіву відображається в паспорті архіву (додаток 1).Заповнюються ці документи відповідно до інструкцій,розроблених Держкомархівом України.

6.4.10. Для встановлення наявності в архіві того чи іншогофонду (підфонду), за відсутності відповідних облікових баз да-них, складається картковий покажчик до аркушів фондів із за-значенням номерів і назв фондів. Для фондів офіційного поход-ження картки укладаються на кожну назву фондоутворювача ірозміщуються у картотеці відповідно до класифікаційної схеми.Для фондів особового походження картки укладаються на кожненайменування (справжні і набрані прізвища, псевдоніми тощо)фондоутворювача і розміщуються за алфавітом найменувань.

116

6.5. Облік вибуття документів(вилучених документів)

6.5.1. В облікових документах фіксуються всі вибуття доку-ментів з архіву та зміни їх кількості в результаті виконання окре-мих видів робіт (проведення експертизи цінності, об’єднаннясправ під час перероблення описів, реставрації, розсекреченнядокументів, звіряння й уточнення облікових даних, виявленнянеточностей у підрахунку під час приймання; зняття з облікувтрачених, невиправно пошкоджених справ тощо).

6.5.2. Документи може бути знято з обліку на підставі актів:– про вилучення для знищення документів, що не підлягають

зберіганню (додаток 7);– про виявлення документів, що не стосуються даного фонду,

архіву (додаток 8);– приймання-передавання документів до іншого архіву (до-

даток 24);– описування документів, перероблення архівних описів;– про технічні помилки в облікових документах (додаток 36);– акт про невиявлення документів, причини відсутності яких

документально підтверджено (додаток 38);– про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичер-

пано (додаток 39);– про невиправні пошкодження документів (додаток 15).6.5.3. Під час фіксування вибуття як неописаних, так і опи-

саних документів у відповідному розділі аркуша фонду (дода-ток 27) у графі «Вибуття» записується назва, номер і дата акта-підстави та кількість вибулих облікових одиниць. При знятті зобліку описаних справ зазначається їх кількість за кожнимописом і кожним його томом окремо.

В графі «Наявність (залишок)» у відповідних розділах арку-ша фонду проставляється загальна кількість неописаних абоописаних облікових одиниць, що залишилися на зберіганні вцьому фонді. Під час зняття з обліку описаних документів у гра-фі «Наявність (залишок)» проставляється новий (залишковий)обсяг облікових одиниць за відповідним описом, томом опису,фондом в цілому.

6.5.4. У разі зняття з обліку описаних документів в архівнихописах (додаток 6) у графі «Примітки» відповідних описовихстатей проставляється штамп «Вибуло». До опису чи його тому

117

складається новий підсумковий запис, у якому зазначається:назва, номер і дата акта-підстави, номери і загальна кількістьвибулих облікових одиниць; загальна кількість і номери облі-кових одиниць (у т. ч. пропущені, літерні), що залишилися назберіганні.

6.5.5. Для аудіовізуальних документів внесення записів провибуття документів до аркушів обліку та до описів здійснюєтьсяв аналогічному порядку.

6.5.6. У разі вибуття усіх документів опису його обліковийта інвентарний номери іншим описам не надаються і залиша-ються вільними. В реєстрі описів (додаток 28) у графі «Вибуття»зазначається, куди і на якій підставі опис вибув.

6.5.7. Якщо вибуває весь фонд, то в списку фондів (додаток26) у графі «Відмітка про вибуття» зазначається назва, номер ідата акта-підстави та причина вибуття. У разі створення об’єд-наного архівного фонду або уточнення фондування додатковозазначається номер фонду, до якого даний фонд перефондовано;у разі передавання фонду до іншого архіву – назва цього архіву.

6.5.8. Номери втрачених і переданих до іншого архіву фондів;номери фондів, що увійшли до складу об’єднаного архівногофонду (за винятком номера, присвоєного самому об’єднаномуархівному фонду), а також номери фондів, документи яких пов-ністю вилучено для знищення, не може бути присвоєно іншимархівним фондам.

6.5.9. Якщо весь фонд приєднується до іншого фонду цьогоархіву, його справа фонду й аркуш фонду долучаються до справинового фонду, до якого документи приєднано. На карткових по-кажчиках до аркуша фонду проставляється номер фонду, доякого документи перефондовано; картка вибулого фонду вилу-чається.

Якщо весь фонд передається до іншого архіву на постійнезберігання, разом з ним передаються описи фонду, аркуш фонду,справа фонду.

6.6. Облік особливо ціннихі унікальних документів

6.6.1. Облік особливо цінних та унікальних документів (див.п. 4.2.9) ведеться відповідно за переліком особливо цінних доку-ментів (додаток 10) та анотованим переліком унікальних доку-ментів (додаток 9), форми яких заповнюються пофондово за

118

результатом кожного виявлення унікальних і/або особливоцінних документів.

6.6.1.1. У переліку особливо цінних документів зазначаютьсялише номер і назва фонду, номери описів і справ, що містятьтакі документи, а також номери скопійованих справ та одиницьзберігання страхового фонду (див. п. 6.12.8.5).

6.6.1.2. Записи в анотованому переліку унікальних докумен-тів розміщуються у порядку зростання номерів описів, а в межахопису – в порядку номерів справ. Кожний запис містить опи-сання окремої справи (див. п. 7.2.3.2), в якій зберігається уні-кальний документ (документи), номер одиниці зберігання стра-хового фонду та відомості про страхування документів.

6.6.1.3. Відомості про страхове копіювання та страхуваннядокументів вносяться до відповідних граф переліку після про-ведення страхування документів та у міру створення страховогофонду їх копій.

6.6.2. Переліки формуються в архіві у спеціальні справи окре-мо за категоріями цінності.

6.6.2.1. До кожної справи заповнені форми переліків підкла-даються у порядку зростання номерів фондів і нумеруються вмежах кожного фонду.

6.6.2.2. До кожної заповненої форми переліку укладаєтьсяпідсумковий запис із зазначенням загальної кількості внесенихдо неї справ та номерів і кількості описів, до яких справи нале-жать. У міру створення страхових копій до підсумкового записувносяться відомості про кількість скопійованих справ.

6.6.2.3. До кожного фонду укладається окремий аркуш-за-свідчувач, у відповідних графах якого зазначаються: номер фон-ду, кількість форм переліків, номери і кількість описів фонду,що містять особливо цінні або унікальні документи, загальнакількість справ з такими документами у фонді та скільки з нихскопійовано.

6.6.2.4. До кожної справи з переліками укладається загаль-ний аркуш-засвідчувач, у відповідних графах якого зазначають-ся: кількість форм переліків, внесених до справи; номери і загаль-на кількість фондів і справ (по архіву в цілому), облікованих вцих формах, кількість скопійованих справ з такими докумен-тами.

6.6.2.5. Після кожного виявлення особливо цінних або уні-кальних документів та після кожного вилучення документів з

119

числа зазначених, а також після кожного надходження страхо-вих копій в аркушах-засвідчувачах робляться відповідні записи.

6.6.3. В облікових документах до номерів фондів і описів, щомістять особливо цінні або унікальні документи, додається від-повідно індекс «ОЦ» або «УД».Такий індекс проставляється наобкладинках та в описах (у графі “Примітки” описових статей)справ з такими документами. Індекс «ОЦ» /«УД» є службовимі до архівних шифрів фондів, описів та справ не входить.

6.6.4. Архів у встановленому порядку подає усі відомості дляцентралізованого державного обліку особливо цінних та уні-кальних документів.

6.6.4.1. Другий примірник анотованого переліку унікальнихдокументів надсилається до Держкомархіву України і є підста-вою для заповнення розділу “Унікальні документи Національ-ного архівного фонду” Державного реєстру національного куль-турного надбання. Відомості про страхове копіювання та страху-вання документів зазначаються додатково у Відомостях про змі-ни у складі та обсязі фондів (додаток 33).

6.6.4.2. Загальна кількість справ з особливо цінними та уні-кальними документами, що зберігаються в архіві, кількість ско-пійованих справ, інші кількісні показники по страховому фондуархіву відображаються у паспорті архіву (додаток 1); загальнакількість справ (з них – скопійованих) у фонді по кожній кате-горії цінності зазначається в картці фонду (додаток 34).

6.6.5. Документи знімаються з обліку як особливо цінні напідставі рішення ЕПК архіву.

Документи вилучаються з Державного реєстру національногокультурного надбання і знімаються з обліку як унікальні за рі-шенням Держкомархіву України на підставі вмотивованогоподання ЕПК архіву.

6.7. Облік документів, що маютьу зовнішньому оформленні абов додатку до них матеріальні цінності

6.7.1. Облік документів, що мають у зовнішньому оформлен-ні або в додатку до них матеріальні цінності, ведеться в інвен-тарній книзі обліку документів, що мають у зовнішньому оформ-ленні або в додатку до них матеріальні цінності (додаток 29).

6.7.2. Інвентарна книга ведеться в трьох примірниках: пер-ший зберігається у підрозділі, який здійснює облік документів,

120

другий – у матеріально відповідальної особи, третій – в бух-галтерії.

6.7.3. Документи вносяться до інвентарної книги в порядкузростання облікових номерів фондів і описів, а в межах опису –в порядку облікових номерів справ. Номер реєстраційного за-пису є інвентарним номером справи, за яким її обліковано в ін-вентарній книзі. На обкладинці справи її інвентарний номер про-ставляється через дріб з архівним шифром:

інв. № 7ЦДАВО, ф.25, оп.3, спр.116.7.4. Після кожного надходження або вибуття до інвентарної

книги укладається підсумковий запис, у якому цифрами й сло-вами зазначається кількість справ, внесених до книги, дата ук-ладання підсумкового запису, посада і прізвище особи, яка здій-снила запис.

6.7.5. Інвентарну книгу до її заповнення має бути прошну-ровано, аркуші пронумеровано, укладено засвідчувальний написта скріплено печаткою з підписом керівника архіву.

6.8. Облік документів з обмеженим доступом

6.8.1. Облік секретних і розсекречених справі документів

6.8.1.1. Облік секретних документів ведеться відповідно довимог спеціальної інструкції. В облікових документах і архівнихшифрах повністю секретні фонди, описи та справи позначаютьсяумовним індексом «с», а частково секретні фонди і описи – ін-дексом «сч».

6.8.1.2. Об’єднання в одній справі секретних і несекретнихдокументів не допускається.

6.8.1.3. У всіх кількісних показниках облікових документівкількість секретних справ проставляється через дріб у знамен-нику, а загальна кількість справ – у чисельнику.

6.8.1.4. Передавання документів на секретне зберігання тапередавання розсекречених документів на загальне зберіганняоформлюються актами приймання-передавання.

6.8.1.5. В описах загального зберігання до справ, переданихна секретне зберігання, описові статті не укладаються, а зазна-чаються лише їх облікові номери. Якщо на секретне зберіганняпередається справа, вже внесена до опису загального зберігання,

121

усі графи описової статті цієї справи, окрім її номера, закрива-ються.

У підсумковому запису до описів загального зберігання зазна-чаються номери справ, що не надходять до загального архіво-сховища. На такі справи укладається секретний опис із своєюнумерацією справ та зазначенням їх номерів за описами загаль-ного зберігання.

6.8.1.6. У разі передавання на загальне зберігання усіх роз-секречених справ за секретним описом опис також розсекречу-ється і передається на загальне зберігання за тим самим номером,але без індексу «с». У правому верхньому куті обкладинки й ти-тульного аркуша опису проставляється штамп «Розсекречено».Якщо секретний опис і опис загального зберігання були помил-ково обліковані під одним номером, то під час передавання назагальне зберігання колишньому секретному опису надаєтьсяновий обліковий номер за аркушем фонду.

6.8.2. Облік документів з конфіденційною інформацією, дос-туп до якої обмежено у встановленому законом порядку, та облікдокументів, доступ до яких обмежено їх власниками (див. пп. 9.1.3,9.1.4), здійснюється у допоміжних облікових документах – кни-гах та картотеках довільної форми або у відповідних обліковихбазах даних. Обов’язковими елементами облікового запису є:пошукові дані документів, форма обмеження, період обмеження,документ-підстава. Усі відомості про такі документи подаютьсядо відділу забезпечення збереженості та до читального залу(сектору користування документами архіву).

6.9. Облік архівних документів,що зберігаються на правах депозиту

6.9.1. Документи, що надходять на депоноване зберігання,обліковуються у книзі обліку приймання документів на депо-новане зберігання із зазначенням дати укладання і терміну діїугоди та тимчасового номеру фонду (див. п. 3.3.3.2) в архіві–депозитарії. Впродовж періоду депонованого зберігання доку-менти обліковуються також у тимчасових аркушах фондів абокартках-замінниках аркушів фондів.

6.9.2. Депонованим фондам надаються тимчасові обліковіномери за книгою приймання документів на депоноване збері-гання. Архівний шифр депонованого фонду складається з тим-часового облікового номера, перед яким записується індекс “Д”

122

(депозит), з додаванням через косу риску та постійного обліко-вого номера фонду за основними обліковими документами їхвласника (за відсутності фондування проставляється нуль),наприклад: Д–1/2, Д- 27/0, Д-156/5.

6.9.3. Тимчасовий архівний шифр справи складається з тим-часового номера фонду та постійних облікових номерів опису ісправи за основними обліковими документами власника.

На обкладинках справ в архівних шифрах до постійних облі-кових номерів додаються тимчасові облікові номери, що запи-суються олівцем.

6.9.4. Облікові номери архівних описів і справ, надані їм вархіві власника, перешифруванню в архіві-депозитарії не під-лягають. Якщо упорядкування документів за домовленістю звласником здійснює архів-депозитарій, облікові номери описамі справам надаються на загальних підставах.

6.9.5. Якщо на правах депозиту надходить повністю архівнийфонд, то разом з документами передаються аркуш фонду, карт-кові покажчики до аркуша фонду, справа фонду. Якщо такі доку-менти в архіві власника відсутні, їх укладає за дорученням влас-ника архів-депозитарій і після закінчення терміну депонованогозберігання передає власнику разом з архівними документами.

6.9.6. У разі упорядкування документів архів-депозитарійписьмово повідомляє їх власника про зміни в складі, обсязі істані документів із зазначенням їх облікових номерів.

6.9.7. Документи НАФ, що перебувають на депонованомузберіганні, підлягають державному обліку на загальних засадах.Облікові документи для централізованого державного облікуподає до архіву за місцем державної реєстрації власник депоно-ваних документів із зазначенням їх місцезнаходження (див.пп. 6.1.1, 6.1.2).

У разі приймання на депоноване зберігання усіх документівНАФ, що належать одному власнику, облікові документи дляцентралізованого державного обліку за дорученням власникаможе укладати архів-депозитарій.

6.9.8. Якщо власник депонованих документів передає правовласності на них державі, вони беруться на облік в архіві на за-гальних підставах (див. п. 6.4).

6.9.9. Усі умови як щодо обліку депонованих документів, такі щодо їх упорядкування, зберігання та доступу до них, застері-гаються в угоді між власником документів та архівом-депози-тарієм.

123

6.10. Облік документів з особового складу

6.10.1. За описами документів з особового складу і аркушамифондів здійснюється підрахунок загальної кількості справ зособового складу з фіксуванням результатів по кожному фондуі сумарно по архіву в книзі обліку документів з особового складу.

Зміни в обсязі справ з особового складу, у тому числі післяпроведення експертизи їх цінності, в установленому порядкувідображаються в облікових документах.

6.10.2. Узяття на облік документів з особового складу в фон-дах органів і організацій колишніх компартії України та ЛКСМУможе здійснюватися попутно під час проведення перевіряннянаявності справ, звіряння облікових документів та інших видівробіт. Підраховується обсяг справ з особового складу, внесенихдо описів справ загального діловодства, у підсумкових записахдо описів зазначається їх кількість («у тому числі ...... справ зо. с.»). Подальший облік здійснюється в порядку, викладеномув п. 6.10.1 цих Правил.

6.11. Облік аркушів у справах та одиниць зберігання в складі одиниць обліку

6.11.1. Облік аркушів у справах здійснюється на основі їх ну-мерації. Кількість аркушів у справах з документами з паперо-вими носіями фіксується в аркуші-засвідчувачі (додаток 31) ззазначенням окремо номерів аркушів, що містять:

– засоби поштового обігу (марки усіх видів, конверти, лис-тівки, бланки, штемпелі, пломби);

– печатки та їх відбитки;– автографи визначних діячів;– фотодокументи, малюнки, карти, плани, креслення;– наклеєні фотографії, документи;– конверти з вкладеннями (із зазначенням кількості вкладе-

них до них аркушів і предметів);– документи, зокрема, виконані друкарським способом, що

мають самостійну нумерацію (із зазначенням кількості аркушів,сторінок);

– великоформатні документи, а також номери склеєних і по-шкоджених аркушів.

Під час складання аркуша-засвідчувача слід мати на увазі:– якщо справа має загальну нумерацію аркушів, але одну її

частину пронумеровано римськими цифрами, а іншу – арабськи-

124

ми, в аркуші-засвідчувачі зазначається загальна кількість ар-кушів;

– якщо в одній частині справи пронумеровано аркуші, а в ін-шій – сторінки і нумерацію необхідно зберегти, в аркуші-засвід-чувачі зазначається окремо кількість аркушів і сторінок, наприк-лад, 57 аркушів + 3 сторінки;

– наявність чистих аркушів у справі зазначається в аркуші-засвідчувачі лише за умови, якщо ці аркуші становлять інтересяк зразок паперової продукції певного часу; в усіх інших випад-ках чисті аркуші не нумеруються й відомості про їх наявністьне фіксуються в аркуші-засвідчувачі;

– якщо на одному аркуші є декілька особливостей в оформ-ленні документа, то у графі 2 аркуша-засвідчувача відповіднопроставляється номер цього аркуша навпроти кожної позиціїграфи 2; якщо на одному аркуші є декілька марок тощо, то уграфі 2 у дужках після номера аркуша зазначається їх кількість.

6.11.2. Облік одиниць зберігання у складі одиниць облікуаудіовізуальних та електронних документів здійснюється на ос-нові їх нумерації. Кількість одиниць зберігання зазначається увідповідних графах описів цих документів.

6.12. Облік копій страхового фондута фонду користування

6.12.1. В архіві здійснюється окремо облік страхових копій ікопій фонду користування, відзнятих з:

– документів різних історичних періодів;– документів з паперовою основою (копії на рулонній плівці

або мікрофішах);– кінодокументів;– відеодокументів;– фотодокументів;– фонодокументів;– електронних документів.6.12.2. Обсяг страхового фонду вимірюється в одиницях об-

ліку, одиницях зберігання, в кадрах (для документів з паперовоюосновою, фотодокументів), годинах звучання (для фонодоку-ментів), метрах (для кінодокументів).

6.12.3. Облік здійснюється у книгах обліку надходжень стра-хового фонду і фонду користування (додаток 30) та в описах стра-хового фонду (додаток 19). Облікові відомості вносяться на під-

125

ставі замовлень на виготовлення страхових копій фонду корис-тування та актів передавання страхових копій.

6.12.4. До книг обліку надходжень щорічно складаються під-сумкові записи із зазначенням кількості страхових копій, що на-дійшли протягом року.

6.12.5. У підсумкових записах до описів страхового фондуфіксується кількість облікованих в описах одиниць обліку (оди-ниць зберігання) страхового фонду та кількість скопійованихоригіналів. Внесення змін до підсумкових записів або укладаннянових підсумкових записів здійснюється у порядку надходжен-ня страхових копій до спеціальних архівосховищ.

6.12.6. Опис страхового фонду складається у 3-х примірни-ках: перший передається разом із страховими копіями до спеці-ального сховища, два залишаються в архіві (один – недоторка-ний, у секторі обліку, другий – робочий, у сховищі).

6.12.7. Після проведення страхового копіювання в описахдокументів у графі «Примітки» описової статті скопійованої об-лікової одиниці проставляється штамп «СФ». Якщо усі доку-менти опису скопійовано, штамп «СФ» проставляється тількина титульному аркуші та обкладинці опису.

6.12.8. Облік страхового фонду документівз паперовою основою на рулонній плівціта фонду користування ними

6.12.8.1. За одиницю зберігання і обліку страхового фонду,виготовленого у вигляді рулонного мікрофільму, приймаєтьсяфізично відокремлений рулон мікрофільму незалежно від кіль-кості знятих на ньому фондів, справ, документів.

За одиницю виміру страхового фонду приймається кадр мі-крофільму.

Облік страхового фонду ведеться в книзі обліку надходженьстрахового фонду і фонду користування (додаток 30) та описахстрахового фонду (додаток 19).

6.12.8.2. Записи до книги обліку надходжень страхового фон-ду вносяться в порядку надходження рулонів мікрофільмів не-залежно від фондової приналежності документів, обсягу вклю-чених у копію справ чи документів, кількості страхових копій.За книгою надходжень обліковим одиницям страхового фондуприсвоюються порядкові номери.

126

У графі 3-й книги надходжень зазначаються номер і дата за-мовлення на виготовлення копій. Графи 5 і 6 заповнюються напідставі відповідних пунктів замовлення на виготовлення копій.В графах 9-11 обліковується фонд користування.

6.12.8.3. Графи опису страхового фонду заповнюються напідставі книги обліку надходжень страхового фонду і фонду ко-ристування, а також замовлення на виготовлення копій.

6.12.8.4. Залежно від конкретних умов описи можуть скла-датися на мікрофільми страхового фонду одного чи декількохфондів. Описи нумеруються у валовому (для архіву) порядку.

6.12.8.5. До опису страхова копія вноситься лише один раз.Порядковий номер, присвоєний страховій копії за описом, є їїпостійним номером. Нумерація страхових копій у єдиному опи-су страхових копій в цілому в архіві може продовжуватися доп’ятизначного номера, після чого складається новий опис.

Перенумерування страхових копій чи присвоєння звільненихномерів іншим копіям забороняється.

6.12.8.6. Опис страхового фонду повинен мати річні розді-ли, до яких складаються відповідні підсумкові записи (див.п. 6.12.5). Після закінчення записів у опису, а також у разі роз-поділу опису на томи (якщо страхові копії до спецсховища пере-даються частково) в кінці опису, тому також робиться підсум-ковий запис.

6.12.8.7. Архівним шифром одиниці обліку страхового фондує назва архіву, номер опису страхового фонду, номер одиниціобліку страхового фонду з додаванням індексу «СФ». Шифрпроставляється на контрольних кадрах страхової копії, на блан-ку етикетки на верхній кришці великої кінокоробки і бортах упа-кування.

6.12.9. Облік страхового фонду документівз паперовою основою на мікрофішахта фонду користування ними

6.12.9.1. За одиницю зберігання і обліку страхового фондудокументів з паперовою основою на мікрофішах приймаєтьсяодна або декілька мікрофіш, які відзнято з однієї справи і вкла-дено у один конверт.

6.12.9.2. За книгою обліку надходжень страхового фонду іфонду користування на мікрофішах кожному надходженнюнадається порядковий номер. Кількісні показники записуються

127

із врахуванням фондової належності відзнятих копій за кожнимфондом і описом окремо.

6.12.9.3. Описи страхового фонду на мікрофішах складають-ся окремо на страхові копії документів кожного фонду, один абодекілька його описів.

6.12.9.4. Обліковим номером одиниці обліку страхового фон-ду і фонду користування на мікрофішах є обліковий номер від-знятої справи, архівним шифром – відповідно архівний шифрвідзнятої справи з додаванням індексу «СФ» – для страховогофонду і «П» (позитив), «Д» (діазокопія) – для фонду користу-вання.

6.12.10. Особливості обліку страхового фондуаудіовізуальних документів та фондукористування ними

6.12.10.1. Одиниці обліку та одиниці зберігання страховогофонду аудіовізуальних документів та фонду користування нимиідентичні одиницям обліку та одиницям зберігання аудіовізу-альних документів, з яких створюються копії.

6.12.10.2. Облік страхових копій здійснюється за книгамиобліку страхового фонду, що ведуться за видами документів(кіно, фото, фоно). Для кінодокументів копії фонду користу-вання не створюються.

6.13. Облік музейних предметів

6.13.1. Музейні предмети, у тому числі комплекси музейнихпредметів, що є музейними колекціями, обліковуються в архівіна засадах, визначених для обліку музейних цінностей в дер-жавних музеях.

6.13.2. У разі надходження до архіву на зберігання музейнихпредметів у складі архівних фондів вони додатково облікову-ються у книзі обліку надходжень документів на постійне збері-гання (додаток 25).

Під час укладання опису документів фонду на музейні пред-мети складається перелік із зазначенням ідентифікаційних да-них (назва, зовнішній вигляд, матеріал, техніка виконання, роз-мір тощо), який додається до архівного опису. До цього перелікуукладається підсумковий запис щодо кількості назв і примір-ників внесених до нього предметів. У разі вибуття за відповід-ним актом внесених до переліку музейних предметів у графі

128

«Примітки» проставляється штамп «Вибуло» і складається но-вий підсумковий запис.

6.13.3. Усі акти, що фіксують рух музейних предметів (актиприймання на постійне зберігання, акти-підстави для зняття зобліку; акти видавання у тимчасове користування за межіархіву), а також матеріали перевірянь наявності зберігаються усправі відповідного архівного фонду.

6.14. Облік бібліотечного фонду

6.14.1. Основними одиницями обліку бібліотечного фондудля всіх видів видань (крім газет) є примірник і назва. Основноюодиницею обліку газет є річний комплект, додатковою – під-шивка.

6.14.2. Бібліотечний фонд обліковується сумарно (кількісно)й індивідуально. Сумарний облік ведеться у книзі сумарного об-ліку, в якій фіксуються відомості про надходження, вибуття тапідсумки руху фонду. Цьому виду обліку підлягають усі видан-ня, що надходять до бібліотеки чи вибувають з неї, на підставісупровідних документів на надходження чи актів приймання абовибуття видань.

6.14.3. Індивідуальний облік ведеться в інвентарній книзі,куди записуються під порядковими (інвентарними) номерамивидання, вартість яких приймається на баланс бібліотеки. Доних належать книги та їх копії, у тому числі альбоми, атласи,ноти тощо обсягом понад 48 сторінок.

6.14.4. Зняття з обліку видань здійснюється на підставі актів,затверджених керівником архіву. Залежно від причин зняттявидань з обліку щоразу укладаються окремі акти: через зношен-ня (не підлягають реставрації); у зв’язку із зайвою дублетністю;видання, що не є профільними для архіву і не користуються по-питом; застарілі за змістом (втратили свою актуальність, нау-кову та виробничу цінність); утрачені читачами.

6.14.5. Під час організації обліку бібліотечного фонду слідкеруватися відповідними інструкціями й стандартами з бібліо-течної справи.

6.14.6. Додатковий облік видань, що надійшли до архіву ра-зом з документами, здійснюється за книгою обліку надходженьдокументів на постійне зберігання (додаток 25); в актах прий-мання-передавання документів на постійне зберігання (дода-ток 16) у графі «Примітки» зазначаються їх інвентарні номери.

129

Під час укладання опису архівного фонду, до якого входять ви-дання, вони вносяться до окремого переліку із зазначенням ін-вентарного номеру, автора, назви, вихідних даних та кількісноїхарактеристики. Перелік підшивається до опису як додаток, су-проводжується підсумковим записом про загальну кількість назві примірників внесених до нього видань. Перелік засвідчуєтьсяособою, відповідальною за облік. У разі вибуття за відповіднимактом внесених до додатку видань у графі «Примітки» ставитьсяштамп «Вибуло» і укладається новий підсумковий запис.

Друковані видання з великою кількістю рукописних нотатокфондоутворювача або інших маргіналій включаються до архів-них фондів як документи і до бібліотечного фонду не переда-ються.

6.14.7. Усі акти, що фіксують рух видань, прийнятих разом здокументами (акти приймання на постійне зберігання, акти-підстави для зняття з обліку; акти видавання у тимчасове корис-тування за межі архіву), а також матеріали перевірянь наявності,зберігаються у справі відповідного архівного фонду.

130

Р о з д і л 7

Забезпечення збереженостідокументів в архіві

7.1. Забезпечення збереженості документів:основні поняття

Забезпечення збереженості документів НАФ – основнафункція архіву, що полягає у створенні і дотриманні оптималь-них умов та режимів зберігання і організації заходів щодо збе-рігання документів з метою підтримання у часі фізико-хімічниххарактеристик їх матеріальної основи, забезпечення цілісностідокументальних комплексів і запобігання втратам документів.

7.1.1. Забезпечення оптимальних умов зберігання докумен-тів передбачає встановлення відповідних нормативних вимогдо архівних будівель, приміщень і сховищ архіву, засобів і ре-жимів зберігання архівних документів. Оптимальні умови збе-рігання створюються:

– будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель архіву;– обладнанням будівель і сховищ засобами сигналізації, по-

жежегасіння та охорони;– застосуванням технічних засобів для створення і підтри-

мання оптимальних температурно-вологісного, світлового, сані-тарно-гігієнічного, протипожежного та охоронного режимів убудівлях і приміщеннях архіву;

– застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщен-ня документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки тощо).

7.1.2. Режими зберігання є певними нормативними умова-ми, у яких перебувають документи під час зберігання. Режимизберігання документів поділяються на:

– фізико-хімічні, що забезпечують захист матеріальної осно-ви документів від руйнівних дій температури й вологості повітря(температурно-вологісний), світла (світловий), забруднення ібіоушкоджень (санітарно-гігієнічний);

131

– протипожежний, спрямований на запобігання виникненнюпожеж та їх швидку ліквідацію;

– охоронний, що забезпечує захист документів від розкра-дання, втрат, несанкціонованого винесення тощо.

7.1.3. Організація зберігання документів – це проведенняв архіві комплексу робіт щодо раціонального розміщення доку-ментів у сховищах, контролю за їх переміщенням, наявністю,фізико-хімічним та технічним станом, реставраційного та кон-серваційно-профілактичного оброблення документів, створеннястрахового фонду й фонду користування, страхування докумен-тів, а також забезпечення їх збереженості під час надзвичайнихситуацій природного і техногенного характеру.

7.2. Створення оптимальних умовзберігання документів

7.2.1. Вимоги до архівних споруд і приміщень

7.2.1.1. Документи архіву розміщуються у спеціально збу-дованих або пристосованих для постійного зберігання докумен-тів будівлях або окремих приміщеннях будівель.

7.2.1.2. Будівництво й реконструкція будівель архіву прово-диться відповідно до спеціальної нормативної та проектної доку-ментації, погодженої з Держкомархівом.

7.2.1.3. Будівлі архіву слід розміщувати в місцях, що перебу-вають поза зонами затоплення та проникнення ґрунтових вод, атакож у місцях, віддалених від пожежонебезпечних об’єктів(нафтосховищ, автозаправних станцій тощо), об’єктів, що за-бруднюють повітря агресивними газами та пилом (підприємствіз шкідливими технологіями, ТЕЦ тощо), великих торгівельних,розважальних та інших закладів, що можуть створити кризовуситуацію в архіві і навколо нього.

В районі розташування архівних будівель середньодобовийвміст шкідливих домішок в атмосферному повітрі не повиненперевищувати гранично допустимі концентрації (мг/м3): сірко-водню – 0,008 (максимальний разовий); хлору – 0,03; сірчистогоангідриду – 0,05; окислів азоту – 0,06; пилу неорганічного, щомістить двоокис кремнію – 0,05. Придатність території для роз-ташування архіву визначається з урахуванням висновку місце-вої санітарно-епідеміологічної станції щодо ступеня забрудне-ності повітря.

132

7.2.1.4. Комплекс приміщень архіву має складатися з основ-них і допоміжних приміщень.

До приміщень основного призначення належать робочі при-міщення працівників архіву та приміщення для:

– сховищ;– приймання і тимчасового зберігання, акліматизації доку-

ментів;– ізоляції, знепилювання, дезинфекції й дезинсекції пошкод-

жених документів;– реставраційно-палітурних робіт;– приготування клеїв і розчинів;– копіювання документів, оброблення плівки (мікрофільму-

вання, електро-, фотокопіювання, фотореставрації тощо);– проведення робіт з аудіовізуальними документами (лабо-

раторії, апаратна);– зберігання облікових документів;– користування документами (дільниця інформаційно-пошу-

кових систем, дільниця видавання документів, читальний зал,зал для читання мікрокопій, зали для прослуховування або пе-регляду аудіовізуальних документів, тимчасове сховище);

– науково-довідкової бібліотеки;– методичного кабінету;– виставкового залу.Склад, розташування, обладнання приміщень основного при-

значення повинні забезпечувати раціональний взаємозв’язокфункціональних підрозділів архіву, збереженість документів навсіх ділянках роботи з ними, дотримання технологічних вимог,вимог охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки і вироб-ничої санітарії. З метою запобігання шуму в робочих приміщен-нях стаціонарні кондиціонери, вентиляційне обладнання реко-мендується розміщувати за межами основного будинку архіву.

До допоміжних приміщень належать приміщення адміністра-тивно-господарського, технічного, побутового характеру.

7.2.1.5. Багатоповерхові архівні будівлі оснащуються ванта-жопідйомними та пасажирськими ліфтами.

7.2.1.6. Розміщення архівів у пристосованих будівлях і при-міщеннях проводиться в установленому порядку після прове-дення відповідної експертизи цих будівель і приміщень, за під-сумками якої складається акт.

133

Будівлі, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам,приймаються до експлуатації тільки після проведення ремонт-но-профілактичних робіт і дезінфекції приміщень.

Забороняється розміщення архівів у старих дерев’яних бу-дівлях і будівлях з пічним опаленням, з вологими основними тадопоміжними приміщеннями, а також у будівлях, що не маютьприродної вентиляції повітря та надійної ізоляції.

7.2.1.7. Приміщення для зберігання документів у пристосо-ваних будівлях мають бути ізольовані від інших. Забороняєтьсярозміщувати документи в приміщеннях будівель, зайнятих служ-бами громадського харчування, харчовими й шкіряними скла-дами та організаціями, що застосовують пожежонебезпечні тех-нології.

7.2.1.8. У пристосованих для розміщення архівів приміщен-нях рекомендується мати систему водяного, парового або повіт-ряного опалення із захисними решітками на батареях і надійноюгідроізоляцією стояків та магістральних трубопроводів. Недопускається обігрів архівів електричними, газовими та іншимиприладами.

7.2.2. Вимоги до сховищ

7.2.2.1. Сховища повинні бути максимально віддаленими відлабораторних, виробничих, побутових приміщень архіву та немати з ними спільних вентиляційних каналів. Об’єднання схо-вищ із приміщеннями будь-якого призначення забороняється.

7.2.2.2. Рекомендовано розміщувати сховища у приміщенняхіз північною орієнтацією вікон. Розміщення сховищ у приміщен-нях без вікон дозволяється за умови забезпечення в них штучноїчи природної вентиляції повітря з нормативною кратністю об-міну, а також встановлення спеціальних систем димовидалення.

7.2.2.3. Висота сховищ залежить від технічного устаткуваннядля зберігання документів, але не може бути меншою за 2,25 мдо нижньої частини конструкції, що виступає.

7.2.2.4. Необхідно відокремлювати сховища від сусідніх при-міщень архіву протипожежними перегородками 1-го типу та пе-рекриттям 3-го типу або розміщувати їх в окремих будівлях ненижче 2-го ступеня вогнестійкості. Площа відсіку між проти-пожежними перегородками не повинна перевищувати 600 м2.

Приміщення сховищ повинні мати зручні для евакуації ви-ходи до ліфтів, на сходові клітки. З кожного відсіку влаштовують

134

не менше двох виходів. Якщо площа відсіку менша 70 м2, дозво-ляється мати один евакуаційний вихід.

7.2.2.5. Покриття стін, підлога, стеля, обладнання сховищ тазасоби зберігання документів мають бути виготовлені з мате-ріалів, що не збирають пил і самі не є джерелами пилу або агре-сивних хімічних речовин.

7.2.2.6. У сховищах для документів з магнітною плівкою на-пруженість магнітних полів не повинна перевищувати 400 А/м.

7.2.2.7. У приміщеннях сховищ забороняється прокладатитранзитом труби водопостачання та каналізації, технологічні абопобутові відведення води.

7.2.2.8. Для дотримання режимів зберігання сховища маютьбути обладнані необхідними приладами і засобами, а також ос-нащені системами кондиціювання та вентиляції, що забезпечу-ють рециркуляцію повітря з кратністю обміну 2-3 і очищенняйого від агресивних домішок і пилу.

7.2.3. Вимоги до засобів зберіганняархівних документів

7.2.3.1. Сховища повинні бути обладнані стаціонарними ме-талевими стелажами; для зберігання фоновідеодокументів –стелажами, виготовленими з неферомагнітного матеріалу. Екс-плуатація існуючих стаціонарних дерев’яних стелажів допуска-ється за умови оброблення їх вогнезахисним розчином.

У приміщеннях з оптимальним температурно-вологісним ре-жимом допускається застосування пересувних металевих сте-лажів. Як допоміжне або спеціальне обладнання можуть вико-ристовуватися металеві шафи, сейфи, шафи-стелажі, а такожстаціонарні відсіки-бокси з металевими перегородками й поли-цями.

У приміщеннях із нерегульованим кліматом або недостат-ньою вентиляцією не рекомендується використовувати облад-нання закритого типу (сейфи, бокси, пересувні стелажі закри-того типу тощо) через можливе утворення локальних застійнихзон та біоушкодження документів.

7.2.3.2. Стаціонарні стелажі та шафи слід розміщувати за та-кими нормами:

– сховища висотою 2,2 м повинні мати одноярусне розміщен-ня стелажів, сховища висотою більше 4 м – двох’ярусне. У при-стосованих будівлях висота стелажів визначається висотою при-

135

міщення та потужністю перекриттів. Якщо висота перевищує4 м, для двох’ярусних стелажів передбачаються між’ярусні таміжстелажні перекриття;

– у сховищах з природнім освітленням стелажі та шафи від-критого типу встановлюються перпендикулярно стінам із вік-нами; у сховищах без вікон – з урахуванням особливостей при-міщення, конструкції обладнання й норм його розміщення;

– відстань між рядами стелажів і шаф (головний прохід) – неменше 1,2 м; для проходів між стелажами з висувними ящиками,сейфами тощо – визначається із врахуванням особливостей об-ладнання;

– відстань між зовнішньою стіною будівлі та стелажами (ша-фами), паралельними стіні – не менше 0,8 м (для стелажів, наяких зберігаються картографічні матеріали – не менше 1,1 м);

– відстань між стіною та торцями стелажів або шаф (обхід) –не менше 0,5 м;

– відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа чи ша-фи – не менше 0,2 м, у цокольних поверхах – не менше 0,3 м;

– відстань між стелажами та опалювальними системами – неменше 1,1 м;

– відстань між полицями у висоту перемінна, але не менш ніж0,4 м.

7.2.3.3. Документи розміщуються на стелажах, у металевихшафах горизонтально або вертикально в картонажах або іншомупакованні.

Креслення можуть зберігатися в шафах із висувними ящи-ками в розгорнутому вигляді або папках, мікрофільми та кіно-документи – на стелажах Пшеничного. Для карт рекомендуєтьсяпідвісне зберігання на висувних штангах. Для зберігання особ-ливих категорій документів використовуються стаціонарні від-сіки-сейфи та спеціальні шафи-сейфи. Конструкція та розміристелажів, а також шаф для документів особливого формату (га-зети, карти, плани, коробки з мікрофільмами тощо) визначають-ся розмірами цих документів.

7.2.3.4. Кожна одиниця зберігання має бути вкладена спочат-ку в негерметичне індивідуальне первинне, а після цього – у вто-ринне паковання. Первинне паковання має прямий контакт іздокументом і захищає його від пилу та вологи, а вторинне – за-хищає документ і первинне паковання від механічних пошкод-жень та впливу факторів навколишнього середовища. Вільнепереміщення документів усередині паковання виключається.

136

Для виготовлення або застосування паковання забороняєтьсявикористовувати силікатний, казеїновий, натуральний гумовийта деякі інші клеї, а також матеріали із вмістом сірки або хлору.Коробки виготовляються з безкислотного картону.

7.2.3.5. Документи з паперовими носіями підшиваються у то-ми або вкладаються у папки з клапанами і розміщуються у кар-тонних коробках.

Кінодокументи та мікрофільми оформлюються захиснимиракордами, намотуються на сердечники фотографічним шаромназовні й укладаються у металеві коробки.

Касети з відеодокументами зберігаються у заводському (за-хисному) футлярі (із пластмаси, картону тощо).

Фотодокументи зі скляною чи плівковою основою упакову-ються в конверти відповідного розміру з прозорого (калька) абочорного паперу, що не містить шкідливих для фотошару домішок.

Фотодокументи з паперовою основою (позитиви) зберігають-ся у захисних папках, виготовлених із відповідних сортів паперу.

Позитиви у фотоальбомах необхідно додатково захистититонкими прокладками з відповідних сортів паперу.

Документи з магнітною плівкою завширшки 6,25 мм оформ-люються захисними ракордами, намотуються на сердечники ко-тушки або касети відповідного розміру феромагнітним шаромусередину, укладаються у пакети з поліетиленової плівки та вкоробки з глянсового картону; оригінали фонограм (магнітноїсистеми запису) до кінодокументів завширшки 35 мм і 16 ммукладаються в металеві коробки.

Металеві грамофонні оригінали загортаються в конденсатор-ний папір і укладаються в картонні конверти з м’якою підклад-кою (фланель, байка) на одному внутрішньому боці. Грамплатів-ки вміщуються у пакети з поліетиленової плівки та у паперовіконверти. Партія грамплатівок чи граморигіналів укладаєтьсяв картонні або фанерні коробки.

Компакт-диски зберігаються в заводському пакованні і укла-даються в картонні коробки.

Воскові валики укладаються в картонні циліндричні футляриіз внутрішньою м’якою матерчатою підкладкою.

7.2.3.6. Впродовж зберігання аудіовізуальних документівздійснюється регулярний контроль за станом їх паковання. Уразі виявлення пошкоджень, корозії, деформації паковання під-лягає негайній заміні.

137

7.2.4. Вимоги до світлового режиму

7.2.4.1. Захист документів від руйнівної дії світла має забез-печуватися не тільки в сховищах, але й під час будь-яких робіт здокументами і здійснюється шляхом їх зберігання у відповід-ному пакованні та встановлення на вікнах світлорозсіювачів,розсувних металевих віконниць, щільних штор тощо. Природнеосвітлення допускається лише за умови захисту документів відпрямого попадання сонячних променів.

7.2.4.2. Для штучного освітлення сховищ застосовуютьсялампи розжарювання в закритих плафонах з рівною зовнішньоюповерхнею. Дозволяється застосовувати люмінісцентні лампиз урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектру типу ЛБ, ЛХБ,ЛТБ. Світильники сховищ за виконанням та ступенем захиступовинні відповідати класу зони (за Правилами улаштуванняелектроустановок).

7.2.4.3. Освітлення на вертикальній поверхні стелажів і шафна висоті 1 м від підлоги має дорівнювати 20-50 лк, проходів –50 лк, робочих столів під час роботи з текстовими документамиз паперовими носіями – 100 лк, під час роботи з науково-тех-нічною документацією – 300 лк.

7.2.5. Вимоги до температурно-вологісногорежиму

7.2.5.1. Температура та відносна вологість повітря у сховищах,обладнаних системами кондиціювання повітря (див. п. 7.2.2.8),повинні відповідати нормам, наведеним у табл. 1.

Вид документа Температура, _СВідносна вологість

повітря, %

Документи з паперовоюосновою

17–19 50–55

Фотодокументи: чорно-білі

кольо-рові

чорно-білі

кольо-рові

зі скляною основою 15–20 – 40–50 –

з паперовою основою 15–20 2-4 40–50 40–50

з триацетатноюосновою

15–20 –5±2 40–50 40–50

138

Продовження табл. 1

7.2.5.2. У сховищах з нерегульованим кліматом здійснюють-ся заходи з оптимізації кліматичного режиму зберігання із за-стосуванням раціонального опалювання і провітрювання при-міщень, а також технічних засобів зволоження або осушенняповітря.

7.2.5.3. Під час зберігання документів слід уникати різкихколивань (сезонних та впродовж однієї доби) температури(±5оС) і відносної вологості повітря (±10%).

У разі тривалого порушення режиму зберігання (від 7 до 10діб), що супроводжується підвищенням відносної вологостіповітря до (80–90)%, вживаються заходи з нормалізації кліма-тичних умов (інтенсивне провітрювання, осушення сховища).

7.2.5.4. Під час проведення різних видів робіт дозволяєтьсятимчасове зберігання документів (до 2 місяців) у приміщенняхіз нерегульованим температурно-вологісним режимом притемпературі (20±5)оС та відносній вологості повітря (50±10)%.

7.2.5.5. Температурно-вологісний режим зберігання доку-ментів контролюється регулярним вимірюванням параметрівповітря.

Номенклатура застосовуваних контрольно-вимірювальнихприладів (термометрів, гігрометрів, психрометрів, електроннихтермогігрометрів тощо), а також періодичність та порядок ви-

Вид документа Температура, _СВідносна вологість

повітря, %

Кінодокументи (наплівці з триацетатноюосновою)

10–15 не вище(–5)

40–50 40–50

ФонодокументиВідеодокументи

16–20 55–65

Страховий фонд і фондкористування:документів з паперовоюосновою (мікрофільми)кінофотодокументів

+ 12

50 + 5

фотодокументів 18 + 2 60 + 5

139

мірювання і реєстрації параметрів кімнатного та зовнішньогоповітря визначаються діючими нормативними й методичнимидокументами.

7.2.5.6. Показники контрольно-вимірювальних приладів фік-суються у спеціальних реєстраційних журналах. У журналахфіксуються також результати перевіряння правильності пока-зань приладів і заходи, вжиті щодо нормалізації температурно-вологісного режиму у випадках його порушення.

7.2.5.7. Контрольно-вимірювальні прилади слід монтуватина одному щиті та розміщувати їх на стелажі у головному про-ході подалі від опалювальних та вентиляційних систем (конт-рольна точка). Прилади встановлюються в кожному сховищі зрозрахунку: при кімнатній системі – одна контрольна точка накімнату, при багатоярусній – одна на ярус.

7.2.6. Вимоги до санітарно-гігієнічного режиму

7.2.6.1. Приміщення сховищ повинні утримуватися у зраз-ковому порядку та чистоті, що виключало б можливість нако-пичення пилу, появи плісняви, комах та гризунів.

7.2.6.2. У сховищах забезпечується вільна циркуляція повіт-ря, яка виключає можливість утворення непровітрюваних зон.

Повітря, що надходить до сховищ, має бути очищеним відпилу (див.п.7.2.2.8). З метою запобігання попаданню пилу ззовнірекомендується підтримувати надлишковий тиск повітря(0,05 – 0,1 атм.).

7.2.6.3. Вікна в приміщеннях архіву, що відкриваються в тепліпори року, захищаються сітками з діаметром отворів не більше0,5 мм. Захисними сітками обладнуються також вентиляційніотвори в стінах, стелях, підлогах сховищ, зовнішні отвори венти-ляційних систем.

7.2.6.4. Санітарно-гігієнічні роботи у сховищі проводятьсярегулярно: щоденно – вологе прибирання підлоги та сухе при-бирання полиць, стелажів і шаф; у плановому порядку, не рідшеодного разу на місяць – санітарні дні, під час яких проводитьсявологе прибирання стелажів, шаф, плінтусів, підвіконь та зне-пилювання коробок з документами (див. п. 7.6.3).

7.2.6.5. У приміщеннях сховищ забороняється перебуванняу верхньому одязі, мокрому і брудному взутті, зберігання будь-яких сторонніх предметів, зберігання і вживання харчових про-дуктів, а також розведення квітів.

140

7.2.6.6. Забороняється торкатися руками поверхні докумен-тів магнітного запису із плівковими носіями; їх дозволяєтьсябрати тільки за краї або захисний корпус (дискета, джеккет то-що). Роботи з такими документами проводяться в чистих не-ворсистих рукавичках і білих халатах.

7.2.6.7. Не допускається розміщення документів на підлозі,підвіконнях, у нерозібраних стосах.

7.2.6.8. З метою своєчасного виявлення плісеневих грибів ікомах двічі на рік (початок і кінець опалювального сезону) ви-бірково проводиться мікробіологічне та ентомологічне обсте-ження документів та приміщень сховищ. У разі необхідностіпроводяться дезинфекція та дезинсекція сховищ, засобів збері-гання та документів (див. п. 7.6.2).

7.2.7. Вимоги до протипожежного режиму

7.2.7.1. Експлуатацію архівних будівель необхідно здійсню-вати з урахуванням вимог пожежної безпеки згідно з діючиминормативними документами, у тому числі з пожежної безпекив державних архівних установах.

7.2.7.2. Будівлі архівів повинні бути оснащені пожежним во-допостачанням; сховища, приміщення для зберігання обліковихдокументів та довідкового апарату, а також приміщення для ро-боти з документами – пожежною сигналізацією, засобами поже-жегасіння та протипожежними дверима 2-го типу. Сховища роз-міщуються у приміщеннях, що відповідають вимогам пожежноїбезпеки (див. п. 7.2.2.4).

Живлення внутрішнього протипожежного водопроводу здій-снюється двома вводами. Пожежні крани встановлюються навсіх поверхах будівлі на сходових клітках. Біля кожного кранунеобхідно мати прогумований рукав довжиною до крайньої точ-ки приміщень, розташованих на поверсі.

Під час оснащення приміщень сховищ первинними засобамипожежегасіння та автоматичними системами пожежегасінняперевага віддається використанню вогнегасних речовин, що немають побічної руйнівної дії на документи (піна, вуглекислотатощо). Кількість та місце розміщення переносних вогнегасниківвизначається відповідними нормативними документами.

7.2.7.3. Все електроустаткування в архіві забезпечуєтьсязаземленням. Електричні апарати, обладнання, електропроводита кабелі за виконанням та ступенем захисту повинні відповідати

141

класу зони (за Правилами улаштування електроустановок), ма-ти апаратуру захисту від струмів короткого замикання та іншихаварійних режимів. Сховища обладнуються загальними та по-поверховими електричними рубильниками. Рубильники для ви-микання, розподільчі електрощити та запобіжники розміщу-ються тільки поза сховищами.

В основних приміщеннях архіву прокладається схованаелектрична проводка. У приміщеннях сховищ електрична про-водка має бути закрита металевими трубами. Штепсельні ро-зетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) повиннібути герметичними або напівгерметичними, шнури переносноїапаратури – мати гумову ізоляцію.

Після закінчення роботи апаратура, лампи, електричні розет-ки у сховищі послідовно вимикаються.

7.2.7.4. У сховищах забороняється паління та застосуваннянагрівальних електроприладів.

7.2.7.5. Сховища і приміщення для роботи з документами по-винні мати зручні для евакуації документів виходи до ліфтів,на сходові клітки та у коридори (див. п. 7.2.2.4). Стан шляхівевакуації має відповідати таким вимогам:

– забороняється захаращувати їх будь-якими предметами таустаткуванням;

– усі двері евакуаційних виходів повинні вільно відчинятисяу напрямку виходу з будинку;

– у коридорах на шляхах евакуації мають бути встановленісимволічні зображення знаків “вихід”, “відчинені двері”.

7.2.8. Вимоги до охоронного режиму

7.2.8.1. Охорона архіву забезпечується шляхом технічногоукріплення та обладнання будівель засобами охоронної сигна-лізації, організацією постів охорони, опечатуванням приміщень,дотриманням умов пропускного режиму й порядку доступу досховищ.

Вікна підвальних приміщень і цокольних поверхів, через якіможливий доступ ззовні, а також виходи з підвалів на вулицюобладнаються захисними металевими гратами, які відкривають-ся назовні. Навколо території архіву має бути встановлена ого-рожа.

7.2.8.2. Організація охорони архіву здійснюється згідно з по-годженою з відповідними органами інструкцією про охороннийрежим архіву, що вводиться в дію наказом директора архіву.

142

Охорона архіву здійснюється на підставі договору, що укла-дається між архівом і службою охорони та містить взаємні зобо-в’язання сторін щодо охорони архіву, дотримання умов пропуск-ного режиму. Допускається створення власної охорони.

Перелік приміщень архіву, обладнаних засобами охоронноїсигналізації, вид охорони та дислокація постів охорони визна-чаються, виходячи з принципів надійності та економічності.

7.2.8.3. Обов’язковому оснащенню засобами охоронної сиг-налізації та опечатуванню підлягають сховища, приміщення, вяких зберігаються тимчасово видані зі сховищ документи (в то-му числі сектор користування документами, лабораторія мікро-фільмування та реставрації тощо), облікові документи та довід-ковий апарат, матеріальні цінності, копіювальна оргтехніка; ава-рійні й запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за умовивідсутності цілодобового поста охорони.

Опечатуванню підлягають також сейфи, де тимчасово збері-гаються видані зі сховищ документи, облікові документи та до-відковий апарат, якщо вони знаходяться у приміщеннях, що неопечатуються.

7.2.8.4. Сховища в робочий час закриваються на ключ. Ключівід дверей сховища в робочий час знаходяться у зберігача фондів.

До сховищ мають право доступу завідувач та працівники цьо-го сховища для виконання своїх функціональних обов’язків. Ін-ші особи допускаються до сховищ у виняткових випадках тількиз дозволу керівництва архіву і в супроводі завідувача сховищаабо особи, що його заміщує.

7.2.8.5. Винесення (вивезення) з архіву документів, друко-ваних видань, довідкового апарату і матеріальних цінностейздійснюється тільки за спеціальними перепустками за підписомдиректора архіву або його заступника.

Перепустка на винесення матеріальних цінностей підпису-ється також бухгалтером архіву.

7.2.8.6.. У разі виникнення надзвичайної ситуації, що загро-жує збереженості документів, охорона зобов’язана вжити невід-кладних заходів для їх врятування (використання відповіднихзасобів, виклик пожежної команди, аварійної служби, керівникаархіву), а також може відкрити сховище з наступним складаннямакту про причини такої дії (див. п. 7.9.8).

143

7.3. Розміщення документів у сховищах

7.3.1. Порядок розміщення

7.3.1.1. Документи з різними носіями розміщуються в окре-мих сховищах за ознакою їх матеріальної основи згідно з нор-мативними вимогами до режимів їх зберігання. В одному схо-вищі можуть зберігатися документи різних класів і видів, носіїінформації яких мають однакову фізичну природу і потребуютьоднакових умов зберігання. Так, у різних сховищах розміщують-ся документи з паперовими носіями; документи з дисковиминосіями з магнітним шаром та документи, матеріальною осно-вою носія яких є магнітна плівка; документи на мікроформах тадокументи, матеріальною основою носія яких є кіноплівка; гра-моригінали і грамплатівки тощо.

7.3.1.2. Документи з однорідними носіями інформації роз-міщуються у сховищі у порядку, що забезпечує їх комплекснезберігання в межах організаційних груп (фондів і описів) та від-повідає вимогам їх оперативного фізичного розшуку.

Фонди, залежно від їх кількості, можуть розміщуватися якза номерами фондів, так і за галузевою ознакою, із врахуваннямієрархічної підпорядкованості. Окремими групами можуть роз-міщуватися фонди різних історичних періодів, фонди особовогопоходження тощо.

7.3.1.3. З метою забезпечення підвищеного контролю задоступом до документів, станом їх збереженості та переміщен-ням, а також для забезпечення негайної евакуації за екстремаль-них умов окремі категорії документів підлягають відокремле-ному зберіганню. До них належать:

– секретні документи;– унікальні документи;– особливо цінні документи;– документи, що мають у зовнішньому оформленні або у до-

датках до них матеріальні цінності;– документи з конфіденційною інформацією або з особли-

вими умовами доступу, встановленими їх власниками (див. пп.9.1.3, 9.1.4);

– документи, що надійшли до архіву в стані розсипу або заописом первинного розбирання (див. пп. 4.3.5, 4.3.6);

– документи, що перебувають на депонованому зберіганні.Тимчасовому відокремленому зберіганню підлягають доку-

менти, уражені біологічними шкідниками (див. п. 7.6.2.2).

144

Документи відокремленого зберігання підлягають вилучен-ню із своїх компактно розміщених організаційних груп. На місцевилучених одиниць зберігання підкладається карта-замінник(додаток 41).

7.3.1.4. Документи відокремленого зберігання розміщуютьсяв окремих сховищах або ж у відокремлених і належним чиномобладнаних частинах загальних сховищ, що відповідають нор-мативним для носіїв їх інформації умовам зберігання, у порядку,зазначеному в п. 7.3.1.2 цих Правил.

Секретні документи зберігаються окремо. Тимчасове спільнезберігання секретних і розсекречених одиниць зберігання до-пускається як виняток, у разі відсутності вільної площі для пе-реміщення розсекречених документів.

Унікальні та особливо цінні документи, документи, що маютьу зовнішньому оформленні або у додатках до них матеріальніцінності, та документи з конфіденційною інформацією або особ-ливими умовами доступу підлягають сейфовому зберіганню. Не-описані або описані за первинним розбиранням документи під-лягають зберіганню в окремих проміжних сховищах. У разі від-сутності вільних площ ці категорії документів можуть зберіга-тися у відокремлених частинах відповідних загальних сховищ.

Документи, уражені біологічними шкідниками, ізолюютьсяв окремих приміщеннях.

Місце і площа для відокремленого зберігання документіввизначаються, виходячи з наявності площ сховищ, обсягівдокументів і перспектив комплектування архіву.

7.3.1.5. Розміщення фонду користування здійснюється від-повідно до виду носія копій.

Копії фонду користування з паперовою основою (у тому числій фотокопії) зберігаються у відповідному сховищі оригіналівдокументів з паперовою основою. Зазначені копії розміщуютьсяна окремих стелажах або в шафах у порядку номерів фондів іописів.

Копії фонду користування з плівковою основою зберігаютьсяу сховищі, що відповідає нормативним для цього носія умовамзберігання.

7.3.1.6. Порядок розміщення фондів в архіві визначаєтьсясхемою їх розміщення, що передбачає розподілення комплексівфондів по сховищах із зазначенням у разі необхідності їх номерівпо кожному стелажу сховища.

145

Схема розміщення затверджується директором і знаходитьсяу працівника, відповідального за облік, а також у відділі забез-печення збереженості. Окремі розділи схеми знаходяться у схо-вищах архіву.

7.3.2. Топографування

7.3.2.1. Усі приміщення архіву (будівлі, поверхи, яруси, схо-вища, кімнати), а також стелажі, шафи і полиці нумеруються.

У кожному окремому сховищі стелажі й шафи нумеруютьсясамостійно зліва направо від входу. Полиці на стелажах і шафахнумеруються згори донизу, зліва направо.

7.3.2.2. 3 метою закріплення місця зберігання за кожною оди-ницею зберігання і забезпечення пошуку документів у сховищахскладаються пофондові і постелажні топографічні покажчикиу картковій чи аркушній формі. Один примірник покажчиків збе-рігається у підрозділі обліку, другий – у відповідному сховищі.

7.3.2.3. Пофондові топографічні покажчики (додаток 42) слу-гують для встановлення місця зберігання конкретних фондів,укладаються окремо на кожний фонд і розміщуються у порядкуномерів фондів.

У разі нефондової організації документів топографічні по-кажчики укладаються на кожний вид документів за ознакою гру-пування у їх розміщенні і слугують для встановлення місця збе-рігання усіх належних до цього документального комплексу об-лікових одиниць.

7.3.2.4. Постелажні топографічні покажчики (додаток 43)укладаються окремо на кожний стелаж, призначені для встанов-лення пошукових даних документів, що зберігаються на ньому,і розміщуються у порядку номерів стелажів у межах кожногосховища.

7.3.2.5. Зміни в розміщенні документів своєчасно відбива-ються у всіх примірниках топографічних покажчиків, а також усхемі розміщення фондів архіву.

7.4. Видавання документів із сховищ,їх переміщення і транспортування

7.4.1. Мета, підстави і умови видаваннядокументів із сховищ в архіві

7.4.1.1. Документи видаються із сховищ:– для користування (користувачам до сектору користування

документами, працівникам архіву до робочих приміщень, юри-

146

дичним і фізичним особам у тимчасове користування за межамиархіву);

– для виконання планових робіт з документами (працівникамархіву до робочих приміщень);

– для створення страхового фонду та фонду користування,здійснення спеціального оброблення документів з метою поліп-шення їх фізико-хімічного та технічного стану (до лабораторійархіву чи інших юридичних осіб).

7.4.1.2. За наявності копій фонду користування для корис-тування видаються копії, за їх відсутності – оригінали доку-ментів.

Оригінали унікальних та особливо цінних документів, а та-кож документів, що перебувають у незадовільному фізичномустані, для користування не видаються. У виключних випадкахоригінали цих документів може бути видано лише з письмовогодозволу директора архіву.

Не видаються для користування і проведення робіт, пов’яза-них зі створенням страхового фонду і фонду користування таполіпшенням фізико-хімічного стану, документи, що не прой-шли наукового описування і технічного оформлення. Такі доку-менти може бути видано, як виняток, для проведення невідклад-них реставраційно-ремонтних робіт.

Не видаються для користування документи під час прове-дення перевіряння їх наявності та стану, проведення реставра-ційних та інших спеціальних робіт з ними, а також документи зобмеженим режимом доступу, допуск до яких надається у вста-новленому законодавством порядку (див. пп. 9.1.3, 9.1.4).

7.4.1.3. Вимоги на видавання документів із сховищ в межахархіву оформлюються відповідними замовленнями на видаван-ня документів. Видавання копій фонду користування оформлю-ється замовленнями на видавання документів. Дозволом длявидавання документів (копій) є письмова резолюція:

– директора архіву або його заступника на замовленні ко-ристувача на видавання документів для користування (дода-ток 44);

– керівника відділу, що забезпечує збереженість документів,на замовленні керівника структурного підрозділу на видаваннядокументів до робочих кімнат або до лабораторії (додаток 45).

7.4.1.4. Видавання документів у тимчасове користування замежами архіву (див. п. 9.5.1) здійснюється на підставі розпо-

147

рядження директора архіву, у разі видавання документів за кор-дон – на підставі рішення Держкомархіву України за поданнямархіву. Рішення про видавання документів залежно від мети ви-давання приймається за наявності:

– угоди про експонування документів із зазначенням умов, вяких перебуватимуть документи під час експонування;

– угоди про копіювання документів;– угоди про проведення реставраційно-консерваційних робіт

за умови, що вони здійснюються спеціалізованими закладамиабо юридичними чи фізичними особами, що мають ліцензії напроведення таких робіт;

– гарантійного листа юридичної особи – отримувача доку-ментів; у разі видавання за кордон – страхового поліса чи дер-жавної гарантії країни-приймальниці;

– письмового підтвердження архіву про наявність копій стра-хового фонду щодо документів, що видаються, та їх задовільногофізичного стану.

У разі видавання документів для будь-якого експонування,а також для проведення спеціальних робіт за кордоном в обо-в’язковому порядку здійснюється грошова оцінка документів(див. п. 4.2.10). Визначена ціна зазначається в переліку доку-ментів, що додається до відповідної угоди.

Унікальні та особливо цінні документи у всіх випадках, а іншікатегорії документів (у тому числі копії, що підлягають повер-ненню) – у разі видавання за кордон підлягають страхуванню(див. п. 7.8) відповідно до законодавства України чи країни-приймальниці.

Видавання документів у тимчасове користування дозволя-ється лише за наявності в архіві їх страхових копій.

Вивезення документів за кордон здійснюється відповідно дозаконодавства про вивезення, ввезення та повернення культур-них цінностей.

7.4.1.5. Норми видавання документів із сховищ встановлю-ються кожним архівом окремо з урахуванням граничних норм,що затверджуються Держкомархівом України. При цьому вра-ховується підготовленість документів до видавання, наявністьнеобхідної кількості працівників, віддаленість сховищ від робо-чих приміщень, зокрема, від сектору користування документами.

7.4.1.6. Документи видаються із сховищ на строк, що не пе-ревищує:

148

– п’ять днів – оригінали унікальних та особливо цінних до-кументів;

– десять днів – працівникам архіву, які виконують запити такористувачам для користування в архіві;

– один місяць – копії документів користувачам для користу-вання в архіві;

– два місяці – юридичним особам для користування за ме-жами архіву, у тому числі для експонування на виставках;

Судово-слідчим органам справи видаються у тимчасове ко-ристування на строк до шести місяців.

Строки видавання документів для архівних робіт встанов-люються керівництвом архіву й обумовлюються планами ро-боти.

7.4.1.7. Продовження встановлених термінів видавання доку-ментів допускається лише в особливих випадках з дозволу ке-рівництва архіву. Продовження термінів перебування докумен-тів у користуванні за межами України здійснюється лише запогодженням з Держкомархівом України на підставі угоди пропродовження терміну користування за умови письмового під-твердження користувача про наявність виданих документів ідотримання нормативних умов їх зберігання, а також пред’яв-лення страхового полісу або державної гарантії країни-прий-мальниці.

7.4.2. Підготовка документівдо видавання із сховищ

7.4.2.1. Підготовка документів до видавання із сховищ перед-бачає:

– виймання одиниць зберігання із засобів зберігання на сте-лажах, заповнення карти-замінника і аркуша користування;

– звіряння пошукових даних і заголовків (анотацій) з опи-сами та іншою обліковою документацією;

– поаркушне перевіряння (за необхідності);– технічне опрацювання документів (за необхідності).7.4.2.2. На місце вилучених документів підкладається карта-

замінник (додаток 41), що складається на кожну окрему оди-ницю зберігання. Відповідні відомості (дата видавання; пошу-кові дані, заголовок, кількісні характеристики документів; метавидавання, підписи осіб, що видали і прийняли документи) за-значаються в аркуші користування (додаток 46).

149

7.4.2.3. Звіряння пошукових даних і заголовків з описами таіншою обліковою документацією передбачає перевіряння пра-вильності оформлення первинного паковання (обкладинки, ти-тульного аркуша справи, етикетки тощо) та відповідності заго-ловка змісту і складу документів.

У разі великої кількості виправлень обкладинка й титульнийаркуш перескладаються і залишаються у справі, якщо з оглядуна свої зовнішні ознаки можуть становити історичний інтерес.

7.4.2.4. Обов’язковому поаркушному перевірянню передвидаванням із сховищ підлягають:

– секретні документи;– унікальні документи;– документи, що мають у зовнішньому оформленні чи додат-

ках до них матеріальні цінності;– незброшуровані документи з паперовими носіями;– документи, що видаються у тимчасове користування за ме-

жами архіву;– інші категорії документів, склад яких визначається керів-

ництвом архіву.7.4.2.5. Усі одиниці зберігання, що видаються із сховищ, по-

винні бути належним чином оформлені із зазначенням архівнихшифрів, аркушем користування і аркушем-засвідчувачем.

Документи з паперовими носіями, що на час видавання збе-рігаються непронумерованими і незброшурованими, нумеру-ються і оправляються (крім документів особового походження,листівок, фотографій). Якщо видається не вся справа, а один чидекілька документів з неї, вони вкладаються в окрему папку і назворотному боці кожного аркуша олівцем проставляється пов-ний архівний шифр.

7.4.3. Оформлення видаваннядокументів із сховищ

7.4.3.1. Видавання документів та копій фонду користуванняздійснюється на підставі належних чином оформлених замов-лень чи розпорядження керівника архіву (див. п. 7.4.1.3, 7.4.1.4)і реєструється у відповідних книгах видавання документів (до-даток 47) та книгах видавання фонду користування:

– до сектору користування документами;– до робочих приміщень архіву;– до лабораторії архіву;

150

– у тимчасове користування за межами архіву.Зазначені книги ведуться окремо.7.4.3.2. Виконані замовлення на видавання документів до сек-

тору користування передаються разом з виданими документамиі зберігаються в особових справах користувачів (див. п. 9.4.4.4).

Усі інші замовлення (у тому числі контрольний примірникна видавання документів до лабораторії) знаходяться у зберігачафондів до закінчення строку їх зберігання, встановленого керів-ництвом архіву, але не менше одного календарного року.

7.4.3.3. Замовлення на видавання документів до лабораторії(додаток 45) складається у необхідній кількості примірників увідділі, що забезпечує збереженість документів архіву, підпи-сується директором або його заступником (головним зберігачемфондів).

Після реєстрації замовлення в лабораторії у книзі обліку за-мовлень і проставлення його номера на всіх примірниках замов-лення, контрольний примірник повертається до зберігача фон-дів. Інші примірники залишаються в лабораторії і супроводжу-ють документи на всіх етапах роботи з ними до моменту повер-нення у сховища.

7.4.3.4. Видавання документів у тимчасове користування замежами архіву оформлюється актом про видавання документіву тимчасове користування (додаток 35), що укладається за наяв-ності усіх інших необхідних документів (див. п.7.4.1.4). У графі“Примітки” акту зазначаються особливості оформлення і фізич-ного стану документів.

7.4.4. Контроль за рухом, наявністюі станом виданих документів.Повернення документів до сховища

7.4.4.1. В архіві систематично здійснюється контроль за ру-хом, наявністю і станом виданих із сховища документів.

Перевіряння книг видавання документів здійснюється що-квартально. У разі порушення терміну, на який документи буловидано, завідувач сховищем з’ясовує причину цього і вживає за-ходів для їх повернення .

У випадку, коли місцезнаходження і наявність не повернутихв зазначений строк документів встановлено, а несвоєчасність по-вернення зумовлена гострою необхідністю у користуванні до-кументами, їх видавання переоформлюється. Якщо поважних

151

причин для такої затримки немає, здійснюються невідкладнізаходи для негайного повернення документів до сховищ.

7.4.4.2. З метою контролю за дотриманням режимів збері-гання та правил роботи з документами у плановому порядку чи(у разі необхідності) за розпорядженням керівництва архівуздійснюється перевіряння наявності і стану збереженості вида-них документів під час користування ними.

7.4.4.3. Повернення документів фіксується відповідною від-міткою у книгах видавання в присутності тих працівників архівуабо представників юридичних осіб, які повернули ці документипісля користування.

7.4.4.4. Користувачі несуть відповідальність за збереженістьвиданих їм документів (див. п. 9.4.5.2).

Поаркушне перевіряння документів під час повернення їх ко-ристувачами здійснює працівник сектору користування, в іншихвипадках – зберігач фондів.

Під час повернення документів до сховищ здійснюється пе-ревіряння їх фізичного стану. У випадку виявлення пошкодженьскладається за довільною формою відповідний акт, що підпи-сується працівником архіву, який прийняв документи, і особою,котра їх повернула.

7.4.5. Переміщення та транспортуваннядокументів

7.4.5.1. Переміщення документів в архіві здійснюється з ме-тою раціонального використання існуючої площі, збільшеннямісткості сховищ та з інших причин. Дозвіл на переміщення до-кументів дає керівництво архіву. Для переміщення документіву сховищах і робочих приміщеннях архіву використовуютьсяпересувні возики. Аудіовізуальні, електронні, графічні з папе-ровими носіями та великоформатні документи переміщуютьсятільки в тих засобах зберігання, в яких вони зберігалися на сте-лажах.

7.4.5.2. Під час транспортування документів поза межами ар-хіву необхідно забезпечувати їх охорону та захист від впливушкідливих факторів навколишнього середовища – пилу, вологи,світла, утворення конденсаційної вологи всередині паковання,а також від механічних пошкоджень. З метою запобіганняпошкодженню документи з паперовими носіями, що підлягаютьперевезенню, щільно укладаються в картонні коробки, пакунки

152

чи інші засоби зберігання; фотодокументи – в коробки жорсткоїконструкції відповідного розміру у вертикальному положенні;кінодокументи, попередньо упаковані в поліетиленові пакети, –в металеві коробки; фонодокументи – в коробки жорсткої кон-струкції, обгорнуті водозахисним матеріалом.

7.4.5.3. Перевезення документів у межах міста (населеногопункту) здійснюється в закритих автомашинах у супроводі пра-цівника архіву.

Транспортування документів на далекі відстані здійснюєтьсяв упакованому вигляді в закритих чистих транспортних засобах.Кожний контейнер, ящик, мішок, коробка або пакунок з доку-ментами повинні мати бирку з шифром і маркіровку про обереж-не ставлення.

7.5. Контроль наявності, фізико-хімічногота технічного стану документів

Контроль наявності, фізико-хімічного та технічного стану до-кументів в архіві здійснюється під час усіх робіт з ними, а такожяк самостійний вид роботи.

7.5.1. Організація і проведення перевіряннянаявності та стану документів

7.5.1.1. Перевіряння наявності та стану документів є постій-ною плановою роботою архіву і здійснюється з метою:

– встановлення фактичної наявності документів, що збері-гаються, і відповідності їх кількості, що зазначена в описах;

– виявлення та усунення недоліків у обліку документів;– виявлення відсутніх документів та їх розшуку;– виявлення та обліку документів, що потребують реставра-

ційного, консерваційно-профілактичного і технічного оброб-лення.

7.5.1.2. Планове перевіряння наявності та стану документівпроводиться у такі строки:

– унікальних, електронних, кіновідеофонодокументів та фо-нодокументів з магнітними носіями – один раз на 5 років;

– грамофонних оригіналів і грамплатівок – один раз на 7 ро-ків;

– фондів першої категорії і таких, що містять особливо ціннідокументи – один раз на 10 років;

153

– фондів другої категорії –один раз на 15 років;– фондів третьої категорії – один раз на 20 років;– секретних документів – відповідно до вимог спеціальних

нормативних документів.7.5.1.3. Періодичне перевіряння наявності та стану докумен-

тів, що видавалися впродовж року із сховищ, проводиться у стро-ки, що визначаються кожним архівом, виходячи з конкретнихумов.

7.5.1.4. Позачергове перевіряння наявності та стану усіх до-кументів архіву або окремих документальних комплексів про-водиться після масових переміщень, ліквідації надзвичайних си-туацій та за інших обставин у разі виникнення загрози втратиабо пошкодження документів.

7.5.1.5. Не підлягають перевірянню фонди, що за останні 5років:

– надійшли до архіву;– підлягали науково-технічному опрацюванню або описи

яких було перероблено з одночасним переформуванням справ;– описи яких було удосконалено з частковим редагуванням

заголовків, переглядом документів і перевірянням їх наявності;– в яких проводилася цільова експертиза цінності з одночас-

ним перевірянням наявності документів.7.5.1.6. Перевіряння наявності та стану документів прово-

диться комісією, яка складається з 2–3 працівників архіву. У разінеобхідності до комісії додатково включаються інші працівникидля виконання допоміжних робіт (знепилювання коробок, замі-ни ярликів тощо). В окремих випадках, як виняток, на підставінаказу директора архіву, дозволяється проводити перевірянняодним працівником.

7.5.1.7. Перевірянню наявності та стану документів передуєвивіряння облікових документів, в процесі якого встановлюєть-ся повнота облікових документів, проводиться звіряння у різнихоблікових формах показників, що співставляються; уточнюєтьсянумерація справ за описами, відповідність записів щодо рухудокументів фонду (нефондового комплексу) підсумковим за-писам в описах та документам справ фондів (акти-підстави, ви-тяги з протоколів ЕПК тощо), що підтверджують ці зміни; пе-ревіряється правильність укладання титульних аркушів, під-сумкових і засвідчувальних записів до описів.

Вивіряння облікової документації може проводитися і як са-мостійний вид роботи.

154

7.5.1.8. Перевіряння наявності та стану документів прово-диться шляхом звіряння описових статей з елементами описан-ня, зазначеними на обкладинках (етикетках) одиниць зберіган-ня, а також фактичної наявності документів з підсумковимизаписами в описах. Фізичний стан документів визначаєтьсяшляхом їх візуального перегляду (див. п. 7.5.6.3, 7.5.6.4).

7.5.1.9. Під час перевіряння наявності одиниць зберігання,документи яких обліковуються за внутрішніми описами, про-водиться звіряння наявності документів з внутрішніми описами.Документи, що підлягають зберіганню у незброшурованому виг-ляді, та унікальні документи перевіряються поаркушно.

7.5.1.10. Документи, що видано до сектору користування, атакож працівникам архіву, перевіряються на загальних підставах(їх номери встановлюються за картами-замінниками і книгамивидавання справ з архівосховища).

7.5.1.11. Документи, що видано у тимчасове користуванняза межами архіву, перевіряються за книгами та актами видаванняі вважаються такими, що є в наявності.

7.5.1.12. У ході перевіряння наявності та стану документівнеобхідно:

– зберігати порядок розміщення документів на стелажах, укоробках та інших засобах зберігання;

– підкладати на належне місце виявлені під час перевіряннянеправильно підкладені документи;

– вилучати з фонду(документального комплексу), що пере-віряється, неправильно підкладені до нього документи і пере-давати їх зберігачу фондів;

– вилучати і передавати зберігачу фондів виявлені докумен-ти, які було знято з обліку, але своєчасно не вилучено;

– вилучати та підкладати у кінець фонду (документальногокомплексу) неописані документи чи документний розсип;

– вилучати і передавати зберігачу фондів документи, що під-лягають відокремленому зберіганню, та документи, уражені біо-логічними шкідниками (див. п. 7.3.1.3).

7.5.1.13. У ході перевіряння наявності та стану документівзабороняється:

– робити будь-які позначки, виправлення, записи в обліковихдокументах;

– вносити до опису необліковані одиниці зберігання.

155

7.5.2. Оформлення результатів перевіряннянаявності та стану документів

7.5.2.1. Безпосередньо у ході перевіряння наявності та станускладається аркуш перевіряння наявності та стану документів(додаток 17), у якому фіксуються усі виявлені в ході перевіряннянедоліки.

Як правило, аркуш перевіряння укладається на кожний описокремо. У разі необхідності до аркуша перевіряння складаютьсясторінки-доповнення. Під час перевіряння невеликих за обсягомфондів допускається складання одного аркуша на всі описи.

У випадках виявлення в ході перевіряння недоліків, не перед-бачених графами аркуша перевіряння, до нього вводяться до-даткові графи; у разі поаркушного перевіряння документів – від-повідно змінюються назви граф.

Аркуші перевіряння нумеруються за порядком номерів у ме-жах кожного перевіряння і підписуються виконавцями.

7.5.2.2. На підставі аркуша перевіряння складається акт пе-ревіряння наявності та стану документів (додаток 18). Водночасз актом перевіряння наявності та стану документів у разі необ-хідності складаються інші документи: акт про технічні помилкив облікових документах (додаток 36), акт про виявлення необлі-кованих документів (додаток 37), акт про виявлення документів,що не стосуються даного фонду, архіву (додаток 8), акт про неви-правні пошкодження документів (додаток 15) тощо.

7.5.2.3. Після закінчення перевіряння у кінці опису ставить-ся штамп “перевірено”, дата, назва посади і підпис.

У разі виявлення в описах необлікованих літерних, вільних,пропущених номерів та вибулих одиниць зберігання підсумковізаписи перескладаються.

7.5.2.4. На всі невиявлені у ході перевіряння документи скла-даються картки обліку невиявлених документів (додаток 48).Облік невиявлених документів може здійснюватися у картковійформі або в автоматизованому режимі відповідно до реквізитівкартки.

7.5.2.5. Результати перевіряння фізичного стану документівфіксуються в картотеці (книзі) обліку стану документів чи від-повідній базі даних (див. пп.7.5.7.1, 7.5.7.2).

7.5.2.6. Перевіряння вважається завершеним після внесеннявсіх змін до облікових документів.

156

Акт і аркуші перевіряння підкладаються до справи фонду абоброшуруються в окремий том і зберігаються разом із справоюфонду як додаток до неї.

7.5.3. Організація розшуку відсутніх документів

7.5.3.1. Розшук невиявлених документів організовується змоменту встановлення факту їх відсутності. У ході розшуку до-кументи може бути знайдено, причини їх відсутності можутьбути підтверджені відповідними документами або залишатисяне з’ясованими. Розшук документів, причини відсутності якихдокументально не встановлено, максимально триває впродовжтаких строків для:

– особливо цінних документів, фондів першої і другої кате-горії – 30 років;

– фондів третьої категорії – 20 років;– аудіовізуальних та електронних документів – 15 років.Унікальні документи, причини відсутності яких докумен-

тально не встановлено, з обліку не знімаються і розшук їх неприпиняється.

7.5.3.2. У разі якщо є підстави вважати, що причиною від-сутності документів можуть бути протиправні дії або обставинизникнення унікальних документів не з’ясовано, про це слід пись-мово повідомити Держкомархів України і відповідний органвнутрішніх справ.

7.5.3.3. Для організації розшуку невиявлених документів слід:– вивчити книги видавання документів із сховища до читаль-

ного залу і робочих приміщень;– вивчити документи, не внесені до опису, серед яких можуть

виявитися відсутні документи;– за документами справи фонду встановити всі види робіт,

що проводилися в цьому фонді, вивчити насамперед усі акти таоблікову документацію, укладені за результатами попередніх пе-ревірянь наявності, експертизи цінності, видавання документівіз сховищ;

– вивчити переукладені описи і звірити їх з описом, за якимпроводилося перевіряння, що дозволить виявити можливі по-милки в підрахунках, встановити номери і заголовки справ, ви-лучених для знищення, перефондованих до інших фондів цьогож архіву або переданих як непрофільні до інших архівів; пере-вірити, чи відповідають елементи описання на обкладинках (ети-

157

кетках тощо) одиниць зберігання описанню документів за но-вими описами;

– проаналізувати описові статті справ з невиявленими доку-ментами і підсумкові записи в описах фонду, що дасть можли-вість виявити справи, внесені до опису двічі або під іншим но-мером – до іншого опису цього фонду;

– вивчити документи, що піддавалися раніше мікрофільму-ванню, реставрації, оправленню, науково-технічному опрацю-ванню, і за змістом аналогічні з невиявленими, оскільки в про-цесі роботи могло бути допущено помилки у формуванні, систе-матизації, описуванні документів;

– перевірити одиниці зберігання розміщених поряд фондів(нефондових комплексів), оскільки можливе виявлення непра-вильно підкладених одиниць зберігання;

– вивчити фонди вищих або аналогічних за назвою установ,до яких невиявлені документи могло бути перефондовано;

– організувати розшук невиявлених документів в архівнихпідрозділах та приватних архівних зібраннях фондоутворювачів(власників), оскільки помилково вони могли бути внесені до ак-тів приймання-передавання (не зазначені у числі відсутніх);

– організувати розшук невиявлених документів в архівах,яким передавалися непрофільні фонди (у тому числі тих архівах,що були створені у зв’язку зі зміною адміністративно-територі-ального поділу).

7.5.3.4. Під час організації розшуку слід враховувати, що вході робіт, пов’язаних з великими переміщенням чи переукла-данням облікової документації (поверненням документів з осо-бового складу установам, організаціям, підприємствам та іншимархівам, проведенням експертизи цінності документів у зв’язкузі змінами порядку комплектування в 1960–1961 рр. та 1987 р.,створенням об’єднаних архівних фондів та перефондуваннямдокументів, реорганізацією архівів зі змінним складом на архівипостійного зберігання документів або навпаки) могло бути до-пущено помилки в обліковій документації.

В окремих випадках проводиться вивіряння й уточнення то-пографічних покажчиків з метою виявлення неправильно під-кладених чи непрофільних документів.

158

7.5.4. Оформлення результатів розшукуневиявлених документів

7.5.4.1. Документи, знайдені у ході розшуку, передаються збе-рігачу фондів, який підкладає їх на місце. Складається довідка(на кожний фонд окремо) про виявлення документів, що є під-ставою для їх вилучення з числа невиявлених. Довідка зберіга-ється у справі фонду. З картотеки (бази даних) обліку невияв-лених документів відповідна картка (запис) вилучається.

7.5.4.2. Якщо у ході розшуку виявлено документи, що пояс-нюють причини відсутності невиявлених документів, то скла-дається акт про невиявлення документів, причини відсутностіяких документально підтверджено (додаток 38), на підставіякого документи знімаються з обліку у порядку, визначеному врозділі 6 цих Правил.

Документальним підтвердженням причин відсутності є:– довідки фондоутворювачів про те, що невиявлені докумен-

ти не було передано архіву;– акт про вилучення документів для знищення (або відбіркові

списки);– розпорядження державної архівної установи вищого рівня

про зняття документів з обліку;– акт про передавання документів до іншого архіву;– акт про виявлення документів, що не стосуються даного

фонду;– акт попереднього перевіряння наявності і стану з фіксацією

відсутності цих документів;– інші документи (акти, довідки тощо), згідно з якими доку-

менти було вилучено з фондів, але своєчасно не знято з обліку.7.5.4.3. Якщо у ході розшуку причини відсутності документів

не встановлено, складається акт про невиявлення документів,шляхи розшуку яких вичерпано (додаток 39) та детальна довідкапро проведення розшуку. Після закінчення строку розшуку (див.п. 7.5.3.1) ці документи (у двох примірниках) подаються на роз-гляд до Держкомархіву України як підстава для дозволу на знят-тя з обліку. За наказом директора архіву, виданим відповідно дописьмового дозволу Держкомархіву України, документи у вста-новленому порядку знімаються з обліку.

7.5.4.4. Після завершення розшуку усіх невиявлених доку-ментів фонду складається акт про завершення розшуку доку-

159

ментів (додаток 40). Картки (записи) на зняті з обліку докумен-ти з картотеки (бази даних) обліку невиявлених документів ви-лучаються.

7.5.5. Контроль фізико-хімічного та технічногостану під час приймання документів до архіву

7.5.5.1. Розміщення у сховищах документів та страхових ко-пій документів без перевіряння їх стану не допускається. Оцінкастану документів, а також їх страхових копій проводиться непізніше 3 місяців з моменту приймання на зберігання.

Документи розміщуються у приміщенні для приймання ітимчасового зберігання, звільняються від транспортної тари,розкладаються на стелажах і столах. Не допускається складу-вання документів, що надійшли в нерозібраному вигляді.

7.5.5.2. У результаті перевіряння стану документів з паперо-вими носіями виявляються документи:

– вражені біологічними шкідниками (плісеневі гриби, ко-махи);

– з підвищеною вологістю;– з пошкодженнями паперу і тексту;– запилені.Документи, уражені біологічними шкідниками, направляють-

ся на санітарно-гігієнічне оброблення (див. п. 7.6.2).У разі виявлення вологих документів проводиться обов’яз-

кова акліматизація до повного висушування. Акліматизацію роз-горнутих на столах, стелажах документів проводять в примі-щенні приймання і тимчасового зберігання протягом 7–14 дібшляхом інтенсивної вентиляції повітря.

Для загальної оцінки стану партії, що надійшла, стан носія ітексту документів перевіряється вибірково.

Знепилювання документів здійснюється в спеціальному при-міщенні із застосуванням витяжних шаф і дотриманням заходівсанітарії та гігієни (див. п. 7.6.3).

7.5.5.3. Під час оцінки технічного стану аудіовізуальних іелектронних документів та їх страхових копій встановлюєтьсявідповідність технічних характеристик документів відомостям,що містяться в супроводжуючих актах технічного стану, вияв-ляються документи з вогненебезпечною основою носія. Резуль-тати оцінки вносяться до акта технічного стану і визначаєтьсякомплекс необхідних реставраційних робіт.

160

Документи очищюються від пилу та забруднення, аклімати-зуються (залежно від виду носія) від однієї до десяти діб в зада-них температурно-вологісних умовах, упаковуються. Документизі слідами плісняви підлягають фунгіцидному обробленню.

7.5.6. Контроль фізико-хімічного та технічного станудокументів у процесі їх зберігання

7.5.6.1. Контроль фізико-хімічного та технічного стану доку-ментів, що зберігаються в архіві, проводиться:

– у цільовому порядку;– в ході перевіряння наявності та стану документів;– під час підготовки документів до видавання зі сховища;– після проведення консерваційно-реставраційних робіт;– після копіювання;– під час всіх інших робіт, пов’язаних з перегляданням доку-

ментів.7.5.6.2. Цільове перевіряння фізико-хімічного та технічного

стану документів проводиться поетапно, виходячи з диферен-ційованого підходу, з урахуванням категорій архівних фондів.

Безвідносно до категорій фондів і цінності документів цільо-вому перевірянню підлягають комплекси документів, що пост-раждали в екстремальних умовах.

За результатами контролю робляться висновки щодо необ-хідності проведення реставрації і консервації та, залежно від ста-ну документів, встановлюються терміни проведення наступногоконтролю.

7.5.6.3. Контроль стану документів з паперовими носіями пе-редбачає виявлення і вилучення зі справ всіх сторонніх предме-тів: металевих, картонних, паперових та інших закладок, прокла-док, скріпок тощо.

Виявлені під час перевіряння вологі документи підлягаютьнегайному вилученню, позачерговому обробленню (сушіння, ак-ліматизація) і поверненню в сухому стані на зберігання. У ви-падках масового зволоження документів у сховищах вживаютьзаходів щодо його осушення, нормалізації режиму зберігання, ав необхідних випадках – щодо висушування справ чи масивівдокументів.

Документи, вражені біологічними шкідниками, підлягаютьнегайному переміщенню до ізолятора.

161

Наявність дефектів паперу і тексту встановлюється візуальнопід час поаркушного переглядання справ. Дефекти оцінюютьсяна основі єдиної літерно-цифрової індексації за типовимиознаками дефектів паперу (літерна індексація) і тексту (цифроваіндексація). Літерно-цифровий індекс характеризує загальнийфізичний стан документа, конкретні види дефектів документа,ступінь їх небезпеки для збереженості, а також визначає вид спе-ціального оброблення, необхідного для усунення цих дефектів.

7.5.6.4. Періодичність контролю фізико-хімічного та техніч-ного стану кіновідеофонодокументів та фонодокументів з маг-нітною плівкою – один раз на 5 років, грамофонних оригіналів іграмплатівок – один раз на 7 років. Обсяг контрольованих до-кументів визначається строком їх зберігання з моменту утво-рення та з урахуванням можливостей архіву.

Кіно- і фотодокументи (негативи) підлягають візуальномуперегляду у відбитому й прямому світлі на фільмоперевірочно-му (монтажному) столі. При цьому визначаються: технічнийстан поверхні основи та фотошару (подряпини, бруд, потертостіта інші механічні дефекти); дефекти біологічного і хімічного по-ходження (пожовтіння, ураження пліснявими грибами, відша-рування, сліди кристалізації солей і розкладення залишковихпродуктів хіміко-фотографічного оброблення); фотографічнаякість (різкість, контрастність, діапазон оптичних густин, від-сутність вуалі тощо); технічний стан перфораційних доріжок ісклейок; наявність захисних і стандартних ракордів та їх відпо-відність вимогам нормативної документації. У разі виникненнятруднощів з визначенням дефектів документи переглядаютьсяпід збільшуваним склом із шкалою або мікроскопом, викону-ються необхідні геометричні заміри за допомогою спеціальнихприладів.

Копії кінодокументів – проміжні позитиви і позитиви – пе-реглядаються візуально на монтажному столі з метою визначен-ня видимих дефектів, а також на екрані в умовах оптичної про-екції з метою визначення якості зображення, рівності планів погустині і кольору, синхронності фонограми з зображенням, стій-кості кадру, різкості зображення й відсутності дефектів зобра-ження.

Відеодокументи підлягають перегляду й прослуховуваннюна відповідній апаратурі.

162

Фонодокументи з магнітною плівкою, грамофонні оригіналиі грамплатівки, компакт-диски перевіряються шляхом прослу-ховування на професійній звуковідтворюючій апаратурі, що від-повідає вимогам діючої нормативно-технічної документації, атакож шляхом перегляду у відбитому світлі. Під час прослухо-вування перевіряються фізико-хімічні й електроакустичні влас-тивості носія запису, якість звучання. У ході візуального пере-гляду перевіряється наявність на поверхні механічних пошкод-жень і слідів забруднень, дефектів хімічного та біологічного по-ходження (ураження пліснявою, корозія металу, інші наслідкиокислення), наявність початкових і кінцевих ракордів, якість ви-конання склейок для документів із магнітною плівкою.

Контроль стану електронних документів, окрім обстеженняз метою виявлення загальних механічних, біологічних дефектівтощо, передбачає перевіряння рівня усіх характерних для цихдокументів параметрів (наприклад, число збоїв при зчитуванніінформації за одиницю часу), що здійснюється із застосуваннямспеціальної апаратури.

7.5.7. Облік фізико-хімічного та технічногостану документів

7.5.7.1. Результати контролю фізико-хімічного та технічногостану документів відображаються в аркушах й актах перевіряннянаявності та стану документів; актах технічного стану (для елек-тронних та кінодокументів), картках (книзі) обліку фізичногостану та аркуші-засвідчувачі (для документів з паперовими но-сіями), картках обліку технічного стану (для електронних та ві-деофотофонодокументів).

7.5.7.2. В картотеках (книгах) обліку стану документів фік-суються усі виявлені дефекти, а також усі види і строки спеці-ального оброблення (див. п. 7.6.1), якому підлягають оглянутідокументи.

Облік стану документів може здійснюватися як у традицій-ному, так і в автоматизованому режимі відповідно до реквізитівкартки (книги) обліку фізичного (технічного) стану документів.

7.5.7.3. На невиправно пошкоджені документи складаєтьсявисновок реставраторів і відділу забезпечення збереженості до-кументів архіву стосовно неможливості поновлення їх основита використання текстової і зображувальної інформації, а такожакт про невиправні пошкодження документів (додаток 15).

163

Акт разом з висновком подаються на розгляд до Держком-архіву України як підстава для дозволу на зняття з обліку. Занаказом директора архіву, виданим відповідно до письмовогодозволу Держкомархіву України, документи у встановленомупорядку знімаються з обліку.

7.6. Спеціальне фізико-хімічне і технічнеоброблення документів

7.6.1. Основні види і загальний порядок проведенняробіт з спеціального оброблення документів

7.6.1.1. Спеціальне фізико-хімічне і технічне оброблення до-кументів (далі – спеціальне оброблення) здійснюється з метою:

– усунення причин прискореного старіння та руйнуваннядокументів;

– відновлення їх властивостей, технічних характеристик,тривкості;

– фотореставрації документів із згасаючим та слабоконтраст-ним текстом, заміни оригіналів з нетривкими або пошкоджени-ми носіями копіями.

7.6.1.2. В архівах проводяться такі основні види спеціальногооброблення: дезинфекція, дезинсекція, дератизація; знепилю-вання, реставрація (реставраційно-консерваційне оброблення);відновлення згасаючих та слабоконтрастних текстів. В екстре-мальних ситуаціях спеціальне оброблення здійснюється в ре-жимі аварійно-рятувальних робіт.

За строками виконання роботи з спеціального обробленнядокументів поділяються на планові та позачергові.

7.6.1.3. Планове оброблення документів проводиться на ос-нові диференційованого підходу в порядку черговості, встанов-леної в архіві з урахуванням видових особливостей, цінності,фізичного стану документів і можливостей архіву.

Диференціювання документів за їх цінністю проводиться зурахуванням як категорії цінності документів, так і категоріїфонду, до якого вони належать.

Диференціювання документів за їх потенційною довговіч-ністю здійснюється за ознаками фізичного стану та іншими тех-нічними критеріями.

До пріоритетних об’єктів належать унікальні документи знизькою потенційною довговічністю.

164

7.6.1.4. До позачергових належать роботи, що виконуютьсяв аварійно-рятувальних ситуаціях, пов’язаних з локальним абомасовим ураженням документів вогнем, водою, хімічними аборадіоактивними речовинами.

Позачергові, негайні заходи щодо вилучення, ізоляції, сані-тарного оброблення документів і місця їх зберігання вживаютьсятакож у випадках ураження документів біологічними шкідни-ками.

Залежно від масштабів ураження позачерговому обробленнюпідлягають окремі фонди, сховища або всі приміщення архіву.Порядок проведення і технологія цих робіт визначаються галу-зевими нормативними і методичними документами.

7.6.2. Проведення дезинфекції, дезинсекціїта дератизації сховищ, засобів зберіганняі документів

7.6.2.1. Дезинфекція, дезинсекція, дератизація як вид спеці-ального оброблення – це сукупність заходів біопрофілактич-ного, біозахисного характеру та знищення біологічних шкідни-ків у сховищах і на документах.

7.6.2.2. Документи, уражені біологічними шкідниками, на-правляються на санітарно-гігієнічне оброблення. Вилученнятаких документів слід проводити оперативно, із забезпеченнямїх ізоляції.

Вибіркове вилучення документів і їх оброблення здійсню-ється у випадках ураження плісеневими грибами чи комахамиокремих одиниць зберігання. Оброблення документів у повномуобсязі проводиться у випадках масового ураження плісеневимигрибами або комахами.

7.6.2.3. Якщо у сховищі виявлено біологічних шкідників, пот-рібно вжити термінових заходів щодо оброблення документів,засобів зберігання, приміщень:

– уражені плісеневими грибами або комахами документизагортають у плівку або папір, ізолюють в окремому приміщеннідо вирішення питання щодо передання їх на дезинфекцію, дез-инсекцію або інше оброблення;

– кінофотодокументи зі слідами біологічного ураження (пліс-няви) підлягають машинному фунгіцидному обробленню із за-стосуванням 1% розчину ніцтедину або метациду;

165

– стелажі та шафи, в яких зберігалися уражені плісеневимигрибами документи, протирають водними розчинами антисеп-тиків (3% формаліну, 5% катаміну АБ) і просушують;

– паковання (коробки, папки тощо), в якому зберігалися ура-жені плісеневими грибами документи, підлягає знищенню;

– місцеву дезинсекцію сховищ проводять водними розчи-нами інсектицидів (3–5% хлорофос) або аерозольними препара-тами типу “Дихлофос”, “Прима”, “Аэроантимоль”, обробляючипрепаратами підлогу, плінтуси, вікна, підвіконня, стіни на висотідо 1,5 м;

– у разі масового ураження документів проводять дезинфек-цію та дезинсекцію сховищ силами санепідемстанцій або каран-тинних служб під контролем працівників архіву;

– у випадках ураження стін (підлоги, стелі) плісеневими гри-бами усувають причини зволоження приміщень, знімають шту-катурку та фарбу, обробляють поверхню водним 5% розчиномформаліну, проводять ремонт з додаванням в будівельні мате-ріали розчинів антисептика;

– знищення гризунів проводять силами санепідемстанцій.7.6.2.4. Під час прибирання та санітарно-гігієнічного оброб-

лення засоби, що застосовуються (вода, антисептики тощо) неповинні потрапляти на документи.

7.6.3. Знепилювання документів

7.6.3.1. Знепилювання документів є допоміжним видом спе-ціального оброблення, що здійснюється під час надходження,зберігання документів, користування ними, а також під час про-ведення консерваційно-реставраційних, санітарно-гігієнічних,технічних операцій різного призначення.

7.6.3.2. Знепилювання документів з паперовими носіямипроводиться з урахуванням ступеня їх запиленості, фізичногота санітарно-гігієнічного стану.

Обов’язковому знепилюванню підлягають коробки, папки,обкладинки і корінці справ.

Особливо цінні і унікальні документи, а також документи звисоким ступенем забрудненості та запиленості, зі слідами ста-рої плісняви тощо слід знепилювати поаркушно.

7.6.3.3. Під час знепилювання необхідно дотримуватисятехнологічної послідовності операцій:

166

– вологі запилені документи висушити у приміщенні аклі-матизації, а потім знепилити;

– вологі запилені документи, пошкоджені біологічними шкід-никами, звільнити від надлишку вологи пористим папером, піс-ля чого дезинфікувати, висушити і знепилити;

– сухі запилені документи, пошкоджені біологічними шкід-никами, знепилити після їхньої дезинфекції (дезинсекції).

Можлива зміна послідовності операцій з урахуванням фізич-ного стану документів та методів дезинфекції (дезинсекції), щозастосовуються.

7.6.3.4. Знепилювання аудіовізуальних та електронних доку-ментів проводиться вручну чи на спеціальному обладнанні.

7.6.4. Реставрація документів з паперовими носіями

7.6.4.1. Найхарактернішими ознаками пошкодження матері-альної основи документа є:

– часткове або повне руйнування паперу, підвищена його лам-кість і крихкість;

– випадання частин основи;– склеювання (зацементування) аркушів;– осипання тексту разом з частками паперу;– осипання облицювального шару крейдяного паперу;– значне пожовтіння паперу в результаті підвищення його

кислотності;– коричневий колір країв паперу внаслідок значного зволо-

ження;– механічні пошкодження у вигляді розривів аркушів, проко-

лів, закручених країв, складок тощо;– значне забруднення паперу (брудні або чорнильні плями,

наклейки та інше);– втрата частин тексту.7.6.4.2. Документи, що мають ознаки механічного, біологіч-

ного і хімічного руйнування основи та тексту, передаються долабораторії архіву.

7.6.4.3. З метою відновлення первісних або близьких до пер-вісних властивостей і зовнішніх ознак пошкоджених чи зруй-нованих документів здійснюється їх реставрація.

Основними методами реставрації документів з паперовою ос-новою є відновлення механічної цілісності, ламінування, аеро-формування, нейтралізація і стабілізація кислотності паперу.

167

7.6.4.4. Забороняється проводити реставрацію без поперед-нього визначення структури та якості основи документа, харак-теру дій речовин і засобів оброблення, що застосовуються у про-цесі реставрації.

Реставраційні роботи слід проводити таким чином, щоб непошкодити текст, не послабити його контрастність, не викли-кати розмивання штрихів.

У процесі реставраційних робіт забороняється вносити до-повнення, які можуть змінити зовнішній вигляд та зміст доку-мента.

7.6.4.5. Під час реставраційних робіт використовуються без-печні для документів речовини і матеріали. Використання дляоброблення документів клейкої стрічки, паперу низької якості,канцелярського клею (силікатного, казеїнового), а також мате-ріалів невідомого складу забороняється.

7.6.5. Відновлення згасаючих та слабоконтрастнихтекстів документів

7.6.5.1. Згасання текстів документів відбувається в результатівпливу факторів довкілля, механічного пошкодження основидокументів і стирання штрихів тексту внаслідок тривалого ко-ристування.

7.6.5.2. Для виявлення слабоконтрастних і невидимих тек-стів застосовуються фізико-фотографічні методи, що базуютьсяна використанні ультрафіолетового, видимого та інфрачерво-ного випромінювань.

Тексти, які ще читаються, передруковуються. Допускаєтьсякопіювання таких текстів за допомогою копіювально-розмно-жувальної апаратури.

Метод відновлення тексту обирається з урахуванням харак-теру барвника штрихів тексту та фізичного стану основи доку-мента. Якщо текст невидимий, документ слід послідовно фото-графувати різними методами, що можуть дати позитивний ре-зультат.

7.6.5.3. Для фотографування документів із слабоконтраст-ним текстом використовуються фототехнічні плівки, що маютьвисоку роздільну здатність, велику контрастність і різний харак-тер сенсибілізації. У відбитих ультрафіолетових променях слідфотографувати тексти, що вицвіли або змиті водою, виконанізалізо-галовим, кампешевим, алізариновим, аніліновим (черво-

168

ного і зеленого кольору) чорнилом, графітним олівцем чорного,жовтого, зеленого кольору, а також простим грифельним.

Метод фотографування інфрачервоної люмінесценції засто-совується для відновлення слабоконтрастних і невидимих тек-стів, виконаних залізо-галовим, кампешевим, алізариновим іхромовим чорнилом; метод фотографування у відбитих інфра-червоних променях – текстів, виконаних графітним олівцем,чорною тушшю, чорною друкарською фарбою.

Для виявлення структури основи документа, отримання зо-браження філіграні застосовується бета-радіографічний метод.Електронографічний метод використовується для відновленнязображення мініатюр.

7.6.6. Консерваційно-профілактичне обробленняаудіовізуальних та електронних документів

7.6.6.1. Склад і послідовність операцій з консерваційно-про-філактичного оброблення аудіовізуальних та електронних до-кументів залежить від фізичної природи носія їх інформації.Послідовність основних операцій визначається відповідниминормативними документами.

7.6.6.2. Для документів з магнітною плівкою залежно від ін-тенсивності користування ними та умов їх зберігання один разна 2–3 роки здійснюють:

– очищення та знепилювання поверхні – ручне або на спеці-альному очисному обладнанні;

– заміну пересохлих або покороблених склейок;– перемотування з метою зняття внутрішньої напруги в ру-

лонах, електростатичних зарядів на спеціальному обладнанні зпристроями для механічного очищення поверхні або на відре-гульованому магнітофоні. Оригінали фонограм магнітного пе-резапису завширшки 35мм та 16мм до кінодокументів перемо-туються на фільмоперевірочному столі через прокладку з не-ворсистого м’якого оксамиту;

– оформлення рулонів захисною магнітною стрічкою.7.6.6.3. Документи з дисковими носіями підлягають знепи-

люванню та протиранню антистатиком.7.6.6.4. Для кіно- і фотодокументів здійснюють:– ручне загальне очищення та знепилювання, видалення жи-

рових та воскових забруднень за допомогою м’яких щіточок ізбілки чи колонка, протирання неворсистим матеріалом (зам-

169

шею, оксамитом), змоченим етиловим спиртом, бензином, ски-пидаром чи 0,001% розчином аміаку; один раз на 1–2 роки залеж-но від інтенсивності користування документами;

– машинне реставраційне та консерваційно-профілактичнеоброблення, що забезпечує переведення за допомогою додатко-вого фіксування нерозчинених солей срібла фотошару у водо-розчинні сполуки, вимивання водорозчинних сполук, які зумов-люють появу дефектів фотозображення, що накопичуються підчас хіміко-фотографічного оброблення фотошару, усунення за-гального забруднення, як фотошару, так і основи та зменшенняповерхневих подряпин і пошкоджень фотошару у процесі йогонабухання та подальшого сушіння.

7.6.6.5. Граморигінали і грамплатівки:– очищаються від пилу обдуванням струменем стислого по-

вітря за допомогою спеціальної пневматичної системи чи побу-товим пилососом з спеціальним наконечником та електроста-тичними щитками;

– протираються неворсистою тканиною, насиченою спеціаль-ною речовиною, що знімає електростатичні заряди, масляні пля-ми, ліквідовує притягнення пилу.

7.7. Створення та організація зберігання страховогофонду документів і фонду користування

7.7.1. Страховий фонд документів – це упорядкована су-купність страхових копій унікальних та особливо цінних доку-ментів, що створюється для збереження документної інформаціїна випадок пошкодження чи втрати оригіналів документів.

Страхові копії унікальних документів створюються незалеж-но від форми власності на ці документи.

Страховий фонд є недоторканим і зберігається відокремленовід оригіналів.

7.7.1.1. Страховою копією документа з паперовим носієм єнегативна мікроформа (мікрофільм або мікрофіша) 1-го поко-ління, виготовлена на фотографічній галогенідосрібній плівцівідповідного типу методом оптичного фотографування доку-ментів.

7.7.1.2. Страховою копією кінодокумента є перша суміщенакопія оригіналу, виготовлена на плівці відповідного типу мето-дом контактного друку.

170

7.7.1.3. Страховою копією фотодокумента є перша копіяоригіналу, виготовлена на фотоплівці відповідного типу методомрепродукування або контактного друку.

7.7.1.4. Страховою копією фонодокумента є перша копіяоригіналу, виготовлена методом магнітного звукозапису на маг-нітній плівці відповідного типу. Страхові копії унікальних фо-нодокументів можуть виготовлятися шляхом магнітного звуко-запису (граморигінал 1, граморигінал 2).

7.7.1.5. Страховою копією відеодокумента є перша копія ори-гіналу, виготовлена у форматі оригіналу шляхом відеозвукоза-пису на магнітній плівці.

7.7.2. Порядок створення страхового фонду

7.7.2.1. Під час визначення черговості страхового копіюваннявраховується інформаційна значущість документів, їх фізичнийстан та інтенсивність користування ними.

Серед рівноцінних за значенням фондів, першочерговомукопіюванню підлягають ті документи, які мають незадовільнийфізичний стан або якими інтенсивно користуються.

7.7.2.2. Підготовка документів для страхового копіюванняздійснюється відповідно до порядку видавання документів ізсховищ (див. п. 7.4.). Водночас проводиться перевіряння їх фі-зичного стану, виявлення документів із слабоконтрастними абозгасаючими текстами, а також документів, що потребують рес-таврації чи консерваційно-профілактичного оброблення.

7.7.2.3. Страхове копіювання здійснюється відповідно допослідовності розташування справ у фонді (за порядком описівта внесених до них справ).

Страхові копії створюються на всі документи справи.7.7.2.4. У ході страхового копіювання справи, як правило, не

розшиваються. У разі цілковитої неможливості копіювання оп-равленої справи, за погодженням із керівництвом архіву як ви-няток допускається її розшивання. Після закінчення копіюваннясправа має бути знову оправлена.

7.7.2.5. Відповідальність за збереженість документів, що ко-піюються, впродовж усього часу їх перебування в лабораторіїпокладається на виконавця.

7.7.2.6. Страхове копіювання документів проводиться згідноз типовими технологічними регламентами і відповідними нор-мативно-методичними документами.

171

7.7.2.7. Страхове копіювання унікальних документів, що єприватною власністю, здійснюється згідно з положенням, за-твердженим Держкомархівом України.

7.7.2.8. Страхові копії мають відповідати оригіналові за доку-ментною інформацією і частиною зовнішніх ознак, а також від-повідати вимогам нормативно-технологічних документів із стра-хового копіювання.

На виготовлені копії складається акт технічного стану стра-хових копій, що засвідчує їх якість.

7.7.2.9. Під час одержання виготовлених страхових копі пе-ревіряється повнота виконання замовлення, кількість копій, їхкомплектність, правильність і повнота заповнення актів техніч-ного стану, а також візуально – технічний стан копій.

7.7.3. Контроль наявності та технічногостану страхового фонду

7.7.3.1. Для встановлення фактичної наявності та відповід-ності кількості страхових копій даним облікових документів пе-ріодично проводиться перевіряння їх наявності. Водночас здій-снюється контроль їх технічного стану, а в разі необхідності –консерваційно-профілактичне оброблення.

7.7.3.2. Періодичний контроль технічного стану страховогофонду в обсязі 20% страхових копій (виготовлених щорічно) здій-снюється один раз на 3 роки.

7.7.3.3. Результати контролю фіксуються в акті технічногостану страхової копії, на підставі якого складається висновок пронеобхідність та строки проведення профілактичних і реставра-ційних робіт, а також визначаються терміни проведення наступ-ного контролю.

7.7.4. Створення фонду користуваннядокументами

7.7.4.1. Фонд користування документами становить собоюсукупність копій документів, призначених для користування за-мість оригіналів для запобігання їх зношенню.

7.7.4.2. Копії для фонду користування виготовляються:– у процесі створення страхового фонду;– цілеспрямовано на документи, якими користуються най-

більше;– у процесі робіт із розсекречування;

172

– у результаті копіювання оригіналів документів, що збері-гаються в інших сховищах;

– у ході виконання інших видів робіт з використанням доку-ментів.

7.7.4.3. Фонд користування, що виготовляється під час стра-хового копіювання, створюється в обов’язковому комплекті.

Обов’язковий комплект фонду користування містить:– для документів з паперовою основою – одну мікроформу

2-го покоління на галогенідосрібній плівці (негативна або пози-тивна), виготовлену з негативної мікроформи 1-го покоління,і одну мікроформу 3-го покоління, виготовлену з мікроформи2-го покоління;

– для фотодокументів – один позитивний фотовідбиток іодиндубль-негатив;

– для кінодокументів – одну позитивну суміщену копію, одинпроміжний позитив зображення й один контратип фонограми(для звукових кінодокументів). Позитивна копія і проміжнийпозитив зображення мають входити до комплекту кінодокумен-та, що приймається на постійне зберігання. Допускається до-даткове виготовлення копій фонду користування кінодокумен-тів у вигляді відеофонограм у форматі Betacam;

– для фонодокументів – одну копію на магнітній плівці зав-ширшки 6,25мм;

– для відеодокументів – одну копію у форматі VHS.7.7.4.4. Порядок внесення до фонду користування копій до-

кументів, створених у ході виконання інших видів робіт, і вилу-чення їх для знищення визначається архівом.

До фонду користування вносяться, як правило, копії повніс-тю відзнятих одиниць зберігання. Копії окремих документів вно-сяться до фонду користування як тематичні добірки документівабо поодинично за умови особливої значущості оригіналу до-кумента.

7.7.4.5. Обсяги і періодичність перевірянь наявності та станукопій фонду користування визначаються архівом з урахуваннямзагального обсягу, складу, умов зберігання фонду, інтенсивностівидавання і частоти відтворення копій.

7.8. Страхування документів

7.8.1. Страхування документів – заходи, спрямовані на за-безпечення збереженості документів та відшкодування збитків

173

у випадках їх крадіжок, втрат, пошкоджень або іншої можливоїшкоди.

7.8.2. Страхуванню підлягають:– унікальні документи;– документи, що перебувають на депонованому зберіганні;– документи, що видаються у тимчасове користування для

реставрації, експонування чи іншого користування за межамиархіву;

– в інших випадках, передбачених законодавством.7.8.3. Страхова ціна документів визначається на основі гро-

шової оцінки документів (див. п. 4.2.10) і, як правило, перевищуєверхню межу аукціонної ціни для відповідної категорії цінностіархівних документів.

7.8.4. Страхування документів здійснюється відповідно допорядку страхування майна.

Під час тимчасового вивезення документів за кордон стра-хування здійснюється відповідно до чинного законодавстваУкраїни або країни, яка приймає документи для експонування.

7.9. Забезпечення збереженості документівпід час надзвичайних ситуацій природногоі техногенного характеру

7.9.1. Надзвичайними ситуаціями природного і техногенногохарактеру в архіві є порушення нормальних умов діяльностіпрацівників в архіві або на його території, спричинені стихійнимлихом, техногенною катастрофою, аварією систем життєзабез-печення архіву, іншими чинниками, що призвело або може приз-вести до загибелі людей, знищення і псування документів тазначних матеріальних втрат.

7.9.2. До надзвичайних ситуацій природного і техногенногохарактеру належать:

– стихійні лиха та катаклізми;– катастрофи техногенного характеру;– аварії будівель та систем життєзабезпечення архіву.7.9.3. Залежно від виду можливих надзвичайних ситуацій

розробляється і регулярно переглядається план конкретних за-ходів щодо організації роботи архіву в надзвичайних ситуаціях.У плані визначаються:

– порядок і способи оповіщення працівників архіву про над-звичайну ситуацію;

174

– працівники архіву, які беруть участь у рятувальних роботах;– види й черговість рятувальних робіт;– види, перелік і загальна кількість одиниць зберігання, що

підлягають евакуації;– шляхи й черговість евакуації документів;– зони, придатні для розміщення евакуйованих документів;– організація охорони документів під час евакуації;– організація тимчасового зберігання евакуйованих доку-

ментів;– список адрес державних структур, приватних компаній та

окремих осіб, здатних надати допомогу в надзвичайній ситуації.План заходів затверджується директором архіву.7.9.4. З планом заходів та іншими нормативними докумен-

тами, що визначають дії під час надзвичайних ситуацій, повиннібути ознайомлені всі працівники архіву.

7.9.5. У випадку настання надзвичайної ситуації керівництвоархіву з метою проведення заходів щодо забезпечення збереже-ності документів і рятування людей приймає рішення про роботув режимі надзвичайної ситуації, яке оформлюється наказом ди-ректора архіву.

Про прийняте рішення негайно повідомляється (телефоном,телеграфом, факсом чи особисто) керівництво органу, якому без-посередньо підпорядковано архів, а у разі подвійного підпоряд-кування – також державна архівна установа вищого рівня та ви-кликаються відповідні аварійно-рятувальні служби.

7.9.6. Після прибуття до архіву спеціальної аварійно-ряту-вальної служби забезпечується безперешкодний доступ її на те-риторію і до приміщень архіву, за винятком випадків, коли відпо-відними нормативними актами встановлено особливий порядокдоступу.

7.9.7. Керівництво архіву зобов’язане повідомити керівникааварійно-рятувальної служби про кострукційні і технологічніособливості архівних споруд, надати йому, в разі необхідності,їх поповерхові плани.

7.9.8. У разі екстреного відкриття сховищ або інших примі-щень архіву, винесення документів і майна складається акт провідкриття сховищ (приміщень), у якому зазначається: хто і коливідкрив, з якою метою, що і куди винесено, хто охороняє еваку-йовані документи та майно. Акт підписують посадова особа, щовідповідає за збереженість документів, керівник відповідного

175

структурного підрозділу, керівник служби охорони архіву. Актзатверджує директор архіву.

7.9.9. Під час аварійних порушень режиму зберігання, пов’я-заних із затопленням приміщень чи намоканням документів, про-водяться невідкладні заходи для ліквідації причин і наслідківаварії: осушення приміщень, сушіння документів, їх дезінфекціята реставрація.

7.9.10. Для запобігання руйнуванню документів з паперови-ми носіями від води й плісняви, а також розпливання водоне-стійких чорнил і фарб застосовується метод заморожування.В першу чергу заморожуються архівні справи в шкіряних та пер-гаментних обкладинках. Після заморожування здійснюєтьсяприскорене сушіння документів у вакуумній камері та їх дезин-фекція.

Під час виконання робіт рекомендується:– максимально знизити температуру повітря в потерпілому

від аварії приміщенні шляхом відключення взимку опалюваль-ної системи, влітку – за допомогою кондиціонерів;

– для нормалізації вологості повітря в потерпілому від аваріїприміщенні посилити циркуляцію повітря, відчинивши вікнаі двері;

– у разі пошкодження електропроводки користуватися пере-носним генератором із заземленими проводами та водонепро-никною ізоляцією;

– не розгортати архівних справ, не відокремлювати аркушів.7.9.11. У разі виникнення пожежі робота з її ліквідації здій-

снюється відповідно до інструкції про заходи пожежної безпеки,затвердженої наказом директора архіву.

Під час пожежі слід користуватися вогнегасниками, що немають побічної руйнівної дії на документи: вуглекислотнимиабо порошковими вогнегасниками – у сховищах документів зпаперовими носіями, пінними вогнегасниками – у сховищах до-кументів з плівковими носіями.

7.9.12. Після ліквідації надзвичайної ситуації в установле-ному законодавством порядку створюється комісія.

Комісія проводить розслідування надзвичайної ситуації, вста-новлює розміри заподіяних надзвичайною ситуацією втрат, ви-значає обсяги матеріальних і фінансових ресурсів, необхіднихдля ліквідації наслідків.

176

7.9.13. За висновками комісії складається план відбудовнихабо ремонтних робіт і реставраційно-консерваційного оброблен-ня документів.

7.9.14. Якщо в результаті надзвичайної ситуації було знище-но архівні документи, складається акт про невиправні пошкод-ження документів (додаток 15).

7.9.15. Для попередження та ліквідації наслідків надзвичай-них ситуацій в архіві створюються та підтримуються матеріальній фінансові резерви за рахунок власних коштів архіву.

7.9.16. У разі нестачі матеріальних та фінансових ресурсівдля ліквідації наслідків надзвичайної ситуації регіонального абозагальнодержавного рівня архів звертається до відповідного ор-гану вищого рівня.

177

Р о з д і л 8

Архівне описуваннята довідковий апарат архіву

8.1. Архівне описування

Архівне описування або описування архівних документів –це процес створення і організації вторинної документної інфор-мації шляхом аналітико-синтетичного опрацювання первинноїдокументної інформації та отриманих з інших джерел відомос-тей про документи.

8.1.1. Архівне описання – структурована вторинна доку-ментна інформація, що є результатом архівного описування увигляді описової статті архівного довідника.

8.1.2. Одиницею описування називається група документівабо окремий документ, що є об’єктом окремого описування.

8.1.3. Зони й елементи описанняЗа своєю структурою описова стаття архівного довідника по-

діляється на зони описання, у межах яких за певною ознакоюгрупуються окремі відомості про одиницю описування, що нази-ваються елементами описання.

Послідовність розміщення зон описання в загальній струк-турі описової статті визначається типом архівного довідника тавидом інформаційно-пошукової системи (традиційної чи авто-матизованої), до якої включається описання.

8.1.3.1. Зона ідентифікації містить групу елементів описання,що дозволяють ототожнити одиницю описування, виокремитиїї з числа інших: рівень описання, пошукові дані, заголовок, край-ні дати, кількісні показники, характеристики носіїв інформації.

8.1.3.2. Зона історичної інформації (контексту) містить гру-пу елементів описання, що дозволяють ідентифікувати утворю-вача одиниці описування, визначити ступінь автентичності і дос-товірності первинної документної інформації та достовірність

178

її тлумачення: історична (біографічна) довідка про утворювача,історія формування і зберігання документів утворювачем (влас-ником) та джерело і форми надходження їх до архіву.

8.1.3.3. Зона змісту та структури містить групу елементівописання, що дозволяють визначити внутрішню організаціюодиниці описування, а також реальну та потенційну цінність їїдокументів: принципи систематизації, зміст, відомості про ек-спертизу цінності, перспективи поповнення складу.

8.1.3.4. Зона умов доступу та користування містить групуелементів описання, що визначають порядок доступу до одиниціописування: правові підстави, що регулюють режим доступу;умови відтворення (копіювання) документів та використанняїх інформації; фізичні характеристики та особливості форми за-пису інформації (у тому числі мова) документів, що впливаютьна можливість користування; склад довідкового апарату до оди-ниці описування, порядок користування ним.

8.1.3.5. Зона інформації про споріднені документи міститьгрупу елементів описання, що дозволяють користувачеві виз-начити джерела спорідненої інформації: місцезнаходження ори-гіналів (для копій документів), наявність копій страхового фон-ду і фонду користування, наявність копій документів в іншихархівах; наявність у цьому ж або в інших архівах документів, спо-ріднених з одиницею описування походженням або тематично;відомості про оприлюднення документної інформації (публіка-ції, дослідження, експонування тощо).

8.1.3.6. Зону приміток призначено для спеціальної інформа-ції, що не може бути представлена в жодній з інших зон. Складі зміст елементів описання в ній обумовлюється профілем архіву,а також специфікою видового складу і документної інформаціїодиниці описування.

8.1.3.7. Зона авторської інформації містить групу елементівописання, що пояснюють та обгрунтовують достовірність вто-ринної документної інформації та обрану методику описування,а також ідентифікують укладача описання: джерела інформації,нормативні документи та методичні посібники, використані підчас описування; прізвище і посада укладача та дата описування.

8.1.4. Основні способи і принципи описування

8.1.4.1. Описання документів подається на різних рівнях, щовідповідають рівням їх організації в архіві (див. розділ 3). По-

179

зиція одиниці описування в ієрархії описань груп документівархіву називається рівнем описання.

Основними одиницями описування і, відповідно, основними рів-нями описання у довідковому апараті архіву є фонд, опис, справа,документ. Залежно від того, яка сукупність документів є одини-цею описування, можуть виокремлюватися додаткові рівні: гру-пи фондів, справ (комплекс), документів або окремий документ.

8.1.4.2. Відповідно до рівня описання застосовуються такіспособи описування:

– подокументний – для окремого документа;– поодиничний – для окремої справи;– груповий – для групи документів, групи однорідних справ,

усіх справ одного або декількох описів, всього фонду або групифондів.

8.1.4.3. Описування документів архівного фонду на етапі нау-ково-технічного опрацювання здійснюється послідовно на кож-ному його структурному рівні за обраною схемою систематиза-ції. Ці рівні визначаються структурою чи функціями фондоутво-рювача – юридичної особи, ступенем і характером висвітленняу документах життя і діяльності фондоутворювача – фізичноїособи, видовим складом, тематикою або хронологічними межа-ми утворення документів.

Одиницею описування послідовно виступають такі групи до-кументів:

– фонд;– підфонд (для об’єднаного архівного фонду);– розділ, підрозділ, комплекс, група, підгрупа, справа, доку-

мент – за схемою систематизації опису.Описання фонду подається як об’єднання сукупного описан-

ня документів фонду в цілому та описань усіх груп документівна кожному рівні. Такий метод архівного описування назива-ється багаторівневим описуванням фонду, а ієрархічно об’єднанасума усіх описань — багаторівневим описанням фонду.

8.1.4.4. Окремі описання, вичленовані із складу цілісного ба-гаторівневого описання фонду (описання фонду або опису в ці-лому, розділу, підрозділу, менших груп, справи, документа), ви-користовуються для подальшого формування довідкового апа-рату архіву – укладання путівників, каталогів та інших архівнихдовідників і баз даних.

180

8.1.4.5. Основними принципами багаторівневого описування є:– розкриття інформації від загального (фонд) до окремого

(частини фонду): на рівні фонду подається інформація про фонду цілому, на кожному з нижчих рівнів – про ті частини фонду,що описуються;

– відповідність інформації рівню описання: на рівні фондуне подається інформація, що міститься в окремій справі; на рівніопису або розділу опису не описується історія фондоутворюва-ча – юридичної особи, а подається стисла інформація про її під-розділ – безпосередній утворювач документів одиниці опису-вання;

– неповторюваність інформації (ступінь згортання інформа-ції) в ієрархічно пов’язаних описаннях, тобто на найвищому рів-ні подається загальна інформація, яка є спільною для описаньусіх рівнів; на нижчих рівнях не повторюється інформація, якувже наведено на вищому рівні;

– взаємозв’язок і взаємодоповнення інформації різних рівнівописання; пов’язування кожного описання вищого рівня з опи-санням нижчого рівня здійснюється через вилучення усіх спіль-них елементів описання (назва архіву, номер і назва фонду, опису,автор, адресат, кореспондент, номінал, жанр, спосіб утвореннятощо) з описань нижчих рівнів і перенесення їх до описань ви-щих рівнів.

8.1.4.6. Конкретний склад елементів описання на кожномурівні описання визначається принципами диференційованогопідходу до описування документів, тобто застосуванням пріори-тетів у виявленні, відборі, деталізації та узагальненні вторинноїдокументної інформації відповідно до видового складу та сту-пеня цінності описуваних документів з урахуванням типу і видуархівного довідника, для якого призначене їх описання.

Спільними елементами описання для всіх рівнів описання єзаголовок, пошукові і довідкові відомості, носій інформації,склад і зміст документів (анотація), наявність особливо ціннихта унікальних документів, наявність страхового фонду та фондукористування; умови доступу і користування документами тавикористання їх інформації, укладач описання.

Обов’язковими елементами описання для всіх рівнів описан-ня є елементи зони ідентифікації.

181

8.2. Довідковий апарат архіву

Довідковий апарат архіву – сукупність архівних описань увигляді взаємопов’язаних архівних довідників, у тому числіелектронних, і баз даних (див. п. 11.4), призначених для пошукудокументів і архівної інформації.

8.2.1. Основні вимоги до створеннядовідкового апарату

8.2.1.1. Довідковий апарат архіву формується на єдиних нау-ково-методичних засадах через одноразове створення вторин-ної документної інформації без повторного звернення до доку-ментів.

8.2.1.2. Структура довідкового апарату має забезпечуватибагатоаспектний пошук інформації на всіх рівнях організації до-кументів НАФ.

8.2.1.3. У довідковому апараті архіву реалізується наступ-ність обліково-пошукового апарату, створеного у діловодстві фон-доутворювачів, довідкового апарату їх архівних підрозділів тадовідкового апарату архіву.

Наступність довідкового апарату архівних підрозділів та до-відкового апарату архіву базується на єдності вимог і принципівїх побудови, зокрема, необхідності складання у діловодстві таархівних підрозділах описів з відповідним довідковим апаратом.Після надходження документів на постійне зберігання описидолучають до складу довідкового апарату архіву.

8.2.1.4. Під час створення довідкового апарату застосовуєтьсядиференційований підхід до вибору методики складання довід-ників, визначення елементів описання, складу та наповнення до-відкового апарату, встановлення черговості робіт залежно відінформаційної важливості, характеру документів, інтенсивностіі перспектив використання їх інформації, а також стану та складунаявного довідкового апарату до них.

Першочерговому описуванню з укладанням розгорнутого до-відкового апарата підлягають фонди першої категорії. До описівцих фондів складаються покажчики різних видів, у тому числіпокажчики до справ та документів, можливе також створенняоглядів. Під час каталогізації застосовується, як правило, подо-кументний спосіб описування. Для путівників складаються ін-дивідуальні характеристики фондів.

182

До фондів другої категорії довідковий апарат може бути про-стішим за структурою та змістом: передмова має більший сту-пінь узагальнення, до опису може складатися лише один покаж-чик (предметний); основним способом описування під час ката-логізації є поодиничний у поєднанні з подокументним, у путів-нику описання фонду може бути долучено до групової характе-ристики.

До фондів третьої категорії складається довідковий апарат,що має тільки обов’язкові елементи описання: до описів покаж-чики не укладаються, для каталогу може складатися одна карткана фонд чи групу фондів; у путівнику відомості про фонд можутьдолучатися до списку неанотованих фондів.

До більш інформаційно значущих структурних частин фонду,що мають окремі описи, може укладатися більш розгорнутийдовідковий апарат.

8.2.2. Склад довідкового апарату

8.2.2.1. Основними типами архівних довідників відповіднодо їх цільового призначення є архівний опис, архівний каталог,путівник, огляд, покажчик. Кожний тип архівного довідника маєсвої види і різновиди.

8.2.2.2. Довідники поділяють на міжархівні (путівники поархівах, тематичні путівники, тематичні огляди), що містять ві-домості про документи кількох архівів; міжфондові (путівникипо фондах архіву, анотовані реєстри описів, каталоги, тематичніогляди, покажчик фондів архіву), що містять відомості про до-кументи різних фондів у конкретному архіві; фондові (архівнийопис, покажчик до описів фонду, огляд фонду), що забезпечуютьпошук документів у конкретному архівному фонді.

8.2.2.3. Обов’язковими елементами довідкового апарату ар-хіву є описи, анотовані реєстри описів, путівник по фондах ар-хіву, каталоги, бази даних, що виконують функції цих довідників.Додатковими елементами довідкового апарату є покажчики, ог-ляди фондів (документів).

8.2.3. Архівні довідники

8.2.3.1 Архівний опис – тип архівного довідника, що є систе-матизованою сукупністю описових статей справ і призначенийдля їхнього обліку (облікову функцію опису див. пп. 6.4.5.1,6.5.4) та розкриття змісту (додаток 6). Архівний опис є базовим

183

для створення інших типів довідників (путівників, каталогів,оглядів).

Описи укладаються у діловодстві, архівних підрозділах юри-дичних осіб та в архіві на документи, що надійшли неописаними,а також під час удосконалення та перероблення неякісно укла-дених описів.

Удосконалення архівного опису – комплекс робіт, спрямова-них на підвищення інформаційно-пошукового рівня опису:уточнення (редагування) елементів описання (без зміни систе-матизації справ), складання необхідного довідкового апарату доопису, його передрукування.

Перероблення архівного опису – комплекс робіт із складаннянового архівного опису на заміну старого, що не відповідає ви-могам обліку й пошуку інформації: уточнення фондової належ-ності справ, проведення експертизи цінності документів, визна-чення або уточнення елементів описання, систематизації справза новою схемою. До перероблених описів укладаються пере-відні таблиці шифрів.

8.2.3.2. Описова стаття справи містить такі елементи опи-сання: пошукові і довідкові дані, заголовок, носій інформації,анотацію документів; відомості про оприлюднення, категоріюцінності, умови доступу, наявність копій страхового фонду тафонду користування.

8.2.3.3. Описання рівня опису (тобто сукупне описання усіхвнесених до нього документів) реалізується у довідковому апа-раті до опису: титулі, змісті, передмові, списку скорочених слів,покажчиках, перевідних таблицях шифрів.

8.2.4. Архівний каталог – тип архівного довідника, в якомувторинна документна інформація систематизується відповіднодо обраної схеми класифікації незалежно від фондової належ-ності документів.

Сукупність різних за призначенням і структурою архівнихкаталогів, що взаємопов’язані між собою, доповнюють один од-ного й розкривають склад і зміст документів архіву у різних ас-пектах, утворює систему каталогів архіву.

Залежно від обраної схеми побудови каталоги бувають сис-тематичними, предметно-тематичними (різновиди: каталог зісторії установ і каталог з історії адміністративно–територіаль-ного поділу), предметними (різновиди: іменний, географічний).Каталоги можуть бути як внутріархівними, так і міжархівними.

184

8.2.4.1. У систематичному архівному каталозі вторинну до-кументну інформацію представлено за галузями знань і прак-тичної діяльності суспільства, згідно із схемами класифікації до-кументної інформації.

8.2.4.2. У предметно-тематичному архівному каталозі вто-ринна документна інформація розташовується за темою у логіч-ній послідовності, а всередині теми – за предметною ознакою.

В архівному каталозі з історії установ вторинна документнаінформація систематизується за галузями і далі – за підпоряд-кованістю, за типами установ (заводи, управління, товариства,банки тощо), а всередині – за їх назвами в алфавітному порядку.

В архівному каталозі з історії адміністративно-територі-ального поділу вторинна документна інформація систематизу-ється за алфавітом видів адміністративно-територіальних оди-ниць, а всередині – за алфавітом їх назв.

8.2.4.3. У предметному архівному каталозі вторинна доку-ментна інформація систематизується в алфавітному порядкуназв предметів (фактів, явищ, географічних назв, прізвищ осіб).Рубриками предметного каталогу можуть бути предмети в ши-рокому розумінні слова, до яких можна віднести також загальніпоняття.

Іменний архівний каталог містить вторинну документну ін-формацію про осіб, які є авторами документів або згадуються вних, і є переліком прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розта-шованих в алфавітному порядку. Підрубриками іменного ката-логу можуть бути окремі сторони діяльності тієї чи іншої особиабо види (номінал, жанр) документів.

Географічний архівний каталог містить вторинну документнуінформацію про географічні й топографічні об’єкти (моря, ріки,озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиноюпредметного каталогу. Рубрики можуть розташовуватися в ал-фавітному, а підрубрики – в логічному або алфавітному порядку.

Каталог документів з особового складу складається для полег-шення пошуку інформації під час виконання запитів соціально-правового характеру. В каталозі інформація про осіб система-тизується за алфавітною ознакою.

Різновидами предметного каталогу для аудіовізуальних доку-ментів можуть бути фільмовий, журнальний, режисерський ка-талоги, каталог за виробником тощо.

185

8.2.4.4. Каталогізацією архівних документів називаєтьсякомплекс робіт із створення архівного каталогу: визначеннясхеми класифікації, виявлення, укладання каталожних описаньта оформлення і ведення каталогу.

Каталогізація проводиться в архіві як самостійний вид ро-боти (цільова каталогізація), або ж під час виконання інших ви-дів робіт, що пов’язані з виявленням та описуванням документів(попутна каталогізація).

8.2.4.5. Під час каталогізації застосовуються способи подо-кументного, поодиничного та групового описування. Обов’яз-ковими елементами описання є: назва архіву, індекс, рубрика,підрубрика, дата події, місце події, зміст, пошукові дані, мовадокумента, спосіб відтворення, прізвище укладача описання тадата проведення описування. У традиційному варіанті описовістатті розміщуються на каталожних картках (додатки 49, 50).

8.2.4.6. Зв’язок з іншими розділами каталогу або з іншимиархівними довідниками забезпечується системою посилань, щомістить: повне посилання (від поняття без індексу до поняття зіндексом), часткове посилання для зв’язку двох або кількох спо-ріднених понять.

8.2.4.7. Ведення каталогу – сукупність процесів, що забез-печують його функціонування, а саме: створення науково-мето-дичних посібників про порядок ведення каталогу, індексуванняархівної інформації, систематизація каталожних описань за ін-дексами та рубриками, удосконалення каталогів, ведення облікуформ каталогізації і використання інформації, що міститься в ка-талогах, для традиційного варіанту – розміщення карток в ка-талозі, складання роздільників, оформлення каталожних шухляд.

Індексування каталожних описань – процес визначення тапроставляння індексу архівної інформації за обраною схемоюкласифікації. Індексування здійснюється: для систематичнихкаталогів – за Схемою класифікації документної інформації, дляпредметно-тематичних – за схемами даного виду каталогу.

Систематизація каталожних описань – їх групування від-повідно до схеми класифікації даного виду каталогу.

Удосконалення каталогу – уточнення структури (схем кла-сифікації його підрозділів), перевірку змісту і оформлення ка-талогу, усунення виявлених недоліків. Удосконалення передба-чає також перевірку правильності складання і систематизаціїкаталожних описань, особливо на рівні рубрик та підрубрик, їх

186

редагування, для традиційного варіанту – об’єднання однорід-них за змістом карток одного фонду або опису.

Для обліку роботи з каталогізації документів в аркуші-засвід-чувачі справи (додаток 31) та після засвідчувального напису доопису (див. п. 6.4.5.5) проставляється штамп “каталог”.

Про завершення каталогізації архівного фонду складаєтьсядовідка, яка містить такі відомості: номер та назву фонду, пріз-вище укладача описання і дата описування, кількість укладенихописань (для традиційного варіанту додатково – кількість кар-ток, включених до каталогу); зазначається посада і підпис особи,яка уклала довідку, та дата укладання. Довідка зберігається усправі фонду.

В журналі або картотеці каталогізації ведеться централізо-ваний пофондовий (по кожному опису) облік закаталогізованихсправ (із зазначенням їх облікових номерів).

Облік надходжень карток до каталогу ведеться для кожногокаталогу окремо в спеціальній книзі, де зазначаються: дата над-ходження карток до каталогу, назва фонду, прізвище укладача,відмітки про внесення масиву карток до каталогу. В цілому поархіву облік складених і внесених до каталогу описань (карток)ведеться в паспорті архіву (додаток 1).

Для обліку користування каталогами в архіві ведеться жур-нал (додаток 51).

8.2.5. Путівник – тип архівного довідника, що є система-тизованою сукупністю описань архівних фондів (нефондовихкомплексів) і призначений для загального ознайомлення з їхскладом та змістом. Основними видами путівників є: архівні –путівник по фондах архіву, тематичний путівник по фондах, ко-роткий довідник по фондах, путівник по архіву, путівник поаудіовізуальних документах (за видами документів) архіву; між-архівні – путівник по фондах архівів, короткий довідник по фон-дах архівів, путівник по архівах.

Путівник складається з основної частини, додатків і довідко-вих елементів. Основну частину складають описові статті – ха-рактеристики фондів (документів), склад елементів описанняяких визначається одиницею описування. Систематизація опи-сових статей здійснюється відповідно до цільового призначенняпутівника з урахуванням складу фондів (профілю) архіву. Якправило, спочатку розміщуються описання фондів органів дер-жавної влади і управління, підприємств, установ, організацій,

187

потім – фондів особового походження і архівних колекцій. Опи-сання фондів офіційного походження групуються за рівнем уп-равління, за галузями або характером виробничої діяльностіфондоутворювачів, в межах цих підрозділів – за ознакою їх од-нотипності або відомчого підпорядкування, а далі – за хроно-логією, категорією фондів, алфавітом їх назв тощо.

У путівнику по аудіовізуальних документах анотації групу-ються за розділами і підрозділами схеми класифікації відповід-них каталогів аудіовізуальних документів.

Обов’язковими довідковими елементами путівника є титул,зміст, передмова. Вибір інших довідкових елементів (списку ско-рочень, додатків, покажчиків) залежить від цільового призна-чення і форми видання.

8.2.5.1. Путівник по фондах архіву (архівів) – архівний довід-ник, одиницями описування в якому виступають архівні фонди.

Елементами описання фонду є: назва фонду (із зазначеннямусіх перейменувань фондоутворювача та крайніх дат його існу-вання під кожною назвою), довідкові дані, історична довідка іанотація документів фонду, бібліографія до фонду; для путів-ника по фондах архівів додатково – назва архіву та його адреса.

Характеристика фонду може доповнюватися додатковимивідомостями про обсяг справ з особового складу та скопійованихсправ, про умови доступу до документів тощо.

8.2.5.2. Короткий довідник по фондах архіву (архівів) – різ-новид путівника по фондах архіву (архівів), що містить лишезагальну інформацію про них.

Короткі довідники по фондах архіву поділяються на аното-вані та неанотовані.

Обов’язковими елементами описання є: для неанотованогокороткого довідника – назва фонду, його номер, обсяг та крайнідати документів; для короткого довідника по фондах архівів до-датково — назва архіву та його адреса. Характеристика фонду ванотованому короткому довіднику по фондах архіву (архівів)доповнюється короткою історичною довідкою про фондоутво-рювача і стислою анотацією складу та змісту документів фонду.

Для фондів І і ІІ категорії характеристику фонду може бутидоповнено відомостями про особовий склад та довідковий апа-рат фонду; в неанотованому довіднику додатково – історичноюінформацією про фондоутворювача.

188

Різновидом короткого довідника є список фондів архіву (ар-хівів).

8.2.5.3. Тематичний путівник по фондах архіву (архівів) – ар-хівний довідник, одиницею описування в якому виступають до-кументи (група документів) фонду (фондів) архіву (архівів), щомістять інформацію за певною темою.

Елементами описової статті тематичного путівника по фон-дах архіву є: назва тематичних розділів (рубрик), номер та назвафонду (фондів), кількість і крайні дати документів фонду (фон-дів), номер опису (описів), анотації документів за темою, індекс(для індексування понять тематичного рубрикатора тощо); длятематичного путівника по фондах архівів додатково – назваархіву. У разі описування на рівні фонду (для великих за обсягомфондів) описова стаття містить короткі відомості про фондо-утворювача.

8.2.5.4. Путівник по архіву призначений для ознайомленняз історією конкретного архіву, складом та змістом його докумен-тів, складом довідкового апарату архіву і є науково-популярнимвиданням. Одиницею описування у путівнику по архіву є архіву цілому. Путівник по архіву має таку структуру: вступ, харак-теристика архіву, відомості про довідковий апарат архіву. Ха-рактеристика складається з таких елементів: назви архіву (з усі-ма перейменуваннями і змінами підпорядкованості), дати ство-рення архіву, системи організації документів архіву, загальноїкількості фондів, обсягу фондів, крайніх дат документів, щозберігаються в архіві, їх стислої анотації, адреси архіву.

8.2.5.5. Путівник по архівах – вид архівного довідника, щомістить систематизований перелік архівів з характеристикоюфондів, що зберігаються в них. У путівнику може бути поданоінформацію про всі архіви, музеї, бібліотеки, які постійно збері-гають документи НАФ. Одиницею описування в такому путів-нику виступає архів (архівна установа).

У характеристиці архіву подається назва (повна та скоро-чена) і адреса архіву, коротка історична довідка, кількість фондівта їх обсяг, крайні дати документів, анотація їх складу і змісту,список виданих довідників. У разі наявності в архіві аудіовізу-альних та науково-технічних документів зазначаються їх обсягиі крайні дати.

8.2.6. Анотований реєстр описів — архівний довідник, що міс-тить систематизований перелік описів архівного фонду із стис-

189

лими анотаціями документів і призначений для розкриття їхзмісту.

Укладання анотованих реєстрів описів проводиться за єди-ною методикою інтеграції описань документів кожного архівув єдину інформаційну систему.

Обов’язковими елементами описання для укладання реєструє: пошукові і довідкові дані (облікові номери, кількісні показ-ники, дати документів), анотація документів.

До анотованого реєстру додається довідковий апарат: покаж-чики фондів, побудовані за галузевою ознакою.

8.2.7. Огляд – архівний довідник, що містить систематизо-вані відомості про склад і зміст окремих документальних комп-лексів з джерелознавчим аналізом документів.

Різновидами огляду є: огляд архівного фонду – з відомостямипро склад і зміст документів одного архівного фонду; тематич-ний огляд – з відомостями про склад і зміст всіх або частини до-кументів одного фонду, кількох фондів одного чи кількох архівівз певної теми.

8.2.7.1. Огляд складається з короткої історії фондоутворю-вача, характеристики документів і допоміжного апарату.

Обов’язковими елементами характеристики документів єіндивідуальна і/або групова анотація документів та їх пошуковідані.

В анотації зазначаються різновиди документів, їх обсяг, хро-нологічні рамки, оригінальність, автор, пошукові дані, ступіньзбереженості документів; подається стисле описання змісту іззазначенням ступіня деталізації документної інформації. В ано-таціях документів також здійснюється їх джерелознавчий аналізта можливе цитування.

Допоміжними елементами огляду є титульний аркуш, зміст,передмова, список скорочень, додатки, покажчики; для тематич-них оглядів – список фондів, інформація про які увійшла до ог-ляду; у разі необхідності подається бібліографія за темою огляду.

8.2.7.2. Традиційними схемами побудови огляду є структур-на, галузева (функціональна), предметно-тематична, географіч-на, хронологічна та ін.

Структурна схема застосовується тільки в оглядах фондівюридичних осіб з чітко вираженою структурою, коли структурнічастини відображають функції фондоутворювача, а зміст доку-ментів не дублюється в кількох структурних підрозділах. Назви

190

структурних частин є назвами розділів характеристики доку-ментів.

Галузева (функціональна) схема в оглядах фондів застосо-вується, коли фондоутворювач не має структури, структурні час-тини нечітко відображають функції фондоутворювача або струк-тура часто змінювалася.

У тематичних оглядах галузева (функціональна) схема засто-совується для тем, що відображають конкретну діяльність певноїсистеми (галузі), напрями розвитку тих або інших сторін дер-жавного управління, економіки, науки, культури тощо.

Побудова огляду за тематичною схемою передбачає об’єднан-ня відомостей про документи за змістом.

Хронологічні схеми в оглядах застосовуються у тих випадках,коли необхідно виділити окремі періоди в діяльності фондоутво-рювачів або характер документів, що відображають послідов-ність історичних подій.

У міжархівному тематичному огляді в окремих випадках мо-же застосовуватися систематизація за місцем зберігання доку-ментів (за алфавітом назв архівів).

Для оглядів фондів особового походження використовуєтьсясхема систематизації документів фондів.

8.2.8. У довідковому апараті архіву покажчик може виступатисамостійним архівним довідником або довідковим елементомархівного довідника. Основні види покажчиків: тематичний,предметний, іменний, географічний, хронологічний.

8.2.8.1. Покажчик як самостійний довідник укладається досправ (без перегляду справ) або документів (з переглядом справ)одного або декількох фондів і є систематизованим за певноюознакою переліком назв предметів чи явищ, що згадуються в ар-хівних документах, із зазначенням пошукових даних цих доку-ментів.

Покажчики до всіх або декількох описів одного фонду укла-даються до фонду зі складною структурою, багатоаспектною до-кументною інформацією та великою кількістю описів.

Покажчики до описів кількох фондів одного архіву уклада-ються до фондів, споріднених галузевою належністю, підпоряд-кованістю, функціями (родом діяльності) фондоутворювачів.

Покажчики до документів одного, кількох або всіх описів од-ного фонду, групи фондів одного або кількох архівів укладають-ся до фондів багатопрофільних установ з урахуванням інтен-сивності користування ними.

191

8.2.8.2. Покажчики як довідковий елемент можуть уклада-тися до всіх типів архівних довідників з метою прискоренняпошуку інформації за ознакою, що не співпадає з групуваннямописань основної частини довідника.

8.2.8.3. Основним елементом покажчика є рубрика, де зазна-чається предметне поняття і пошукові дані. Залежно від при-значення покажчика рубрика може бути простою, тобто не матипідрубрик, або складною, тобто мати одну підрубрику чи виз-начення.

Пошукові дані покажчика до справ (документів) одного фон-ду складаються з номерів опису і справ (аркушів справи), дляпокажчика до справ кількох фондів одного архіву ці дані допов-нюються номерами фондів, для покажчика до справ фондів кіль-кох архівів – назвою архіву. У покажчику до путівника, аното-ваного реєстру описів і огляду фонду (фондів) зазначається сто-рінка довідника, у покажчику до каталогу – індекс каталожногоописання.

8.2.8.4. За структурою рубрик розрізняються покажчикиглухі (предметні поняття та їхні пошукові дані) та анотовані(предметні поняття супроводжуються поясненнями, довідкою).

Покажчики за групуванням понять у них бувають алфавітні,систематичні, хронологічні. Алфавітний принцип розміщеннязастосовується для покажчиків, що містять однорідні поняття(прізвища, географічні об’єкти та ін.).

8.2.8.5. Тематичний покажчик містить поняття, які відбива-ють історичні факти та явища, назви установ, організацій. Назвирубрик і підрубрик подаються в називному відмінку.

8.2.8.6. У предметному покажчику назви предметів розміщу-ються в алфавітному порядку. Предметний покажчик може бутизагальним, що містить предметні поняття різного характеру, іспеціальним, що складається з однорідних предметних понять(покажчик видів документів; авторський і установ; структурний,галузевий та ін.). За формою загальний предметний покажчикскладається тільки глухим, спеціальний предметний покажчикможе бути глухим і анотованим.

8.2.8.7. Географічний покажчик складається з рубрик, щомістять назви держав, адміністративно-територіальних одиниць,морів, рік тощо.

Якщо географічний пункт було перейменовано і в тексті вінпроходить під старою і новою назвою, за основне береться позна-

192

чення, що є хронологічно останнім. Стара назва у такому випад-ку зазначається поряд з новою в дужках. Вона також вноситьсядо покажчика в алфавітному порядку з посиланням на новуназву.

Назви узагальнених географічних або адміністративно-тери-торіальних одиниць подаються без пояснень у тому вигляді, вякому їх подано в тексті.

8.2.8.8. Іменний покажчик містить прізвища, імена, псевдо-німи, прізвиська, біографічні довідки, пошукові дані документів(назву архіву, номер фонду, назву і номер колекції, справи, ар-куша).

Подвійні прізвища вносяться до іменного покажчика за пер-шим словом без інверсії. Іноземні прізвища передаються в укра-їнській транскрипції, причому частки фон, дер, ва, ле, аль, ді, дета ін., що є в них, наводяться після прізвищ та ініціалів.

8.2.8.9. У хронологічному покажчику дати подій або дати до-кументів розміщуються в хронологічному порядку. Покажчикскладається глухим.

8.2.8.10. Схема побудови будь-якого покажчика визначаєть-ся його тематикою.

У покажчиках, що розкривають зміст справ, документів у га-лузевому або тематичному плані, структура основної частинибудується в систематичному (логічному) порядку, а алфавітнерозміщення понять виступає на останньому етапі системати-зації.

Для покажчиків, рубриками яких є історичні факти, систе-матизація здійснюється за хронологічною ознакою.

Схема побудови тематичного міжархівного покажчика, якправило, є складною.

193

Р о з д і л 9

Користування документами архівута використання архівної інформації

Користування документами архіву – регульоване норма-тивно-правовими актами ознайомлення з архівними докумен-тами, довідковим апаратом архіву та їх документною інформа-цією шляхом прочитання, прослуховування, проглядання до-кументів (довідників).

Використання архівної інформації – застосування первин-ної і вторинної документної інформації для задоволення інфор-маційних потреб юридичних та фізичних осіб.

9.1. Основні принципи користування документамиархіву і форми використання відомостей,що містяться в них

9.1.1. Основними принципами користування документа-ми архіву є відкритість ретроспективної документної інформа-ції, законність її пошуку, отримання та використання, рівні правадоступу до неї усіх юридичних і фізичних осіб, незавдання шко-ди документам під час користування ними.

9.1.2. Архів забезпечує для громадян України, іноземців таосіб без громадянства, що перебувають в Україні на законнихпідставах, вільний доступ до документів з відкритою інфор-мацією та архівних довідників і баз даних до них з часу над-ходження цих документів на зберігання до архіву чи з часу ство-рення в архіві цих довідників та баз даних.

Архів може обмежити доступ до документів НАФ, що нале-жать державі, територіальним громадам, на строк до одного рокув зв’язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевіряннямнаявності та стану або реставрацією. У разі проведення великогообсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продов-жено з дозволу Держкомархіву України, але не більше ніж наодин рік.

194

Архів не має права обмежувати або визначати умови вико-ристання відкритої архівної інформації, отриманої користува-чем в результаті самостійного пошуку або як платна послуга ар-хіву. Архів не несе відповідальності за використання інформації,отриманої користувачем на законних підставах.

9.1.3. Архів обмежує доступ до документів та баз даних,що містять державну або іншу передбачену законом таємницю, –до моменту скасування рішення про встановлення обмежень дляпевної категорії документів з такою інформацією; до документівз конфіденційною інформацією про особу, а також до документів,що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості жит-ла – на 75 років від часу їх створення. Архів зобов’язаний надатикористувачеві вичерпну інформацію щодо порядку отриманнядозволу на доступ та у разі його отримання попередити корис-тувача в установленому порядку про відповідальність за збере-ження таємності чи конфіденційності інформації.

9.1.3.1. Надання допуску до секретних документів та озна-йомлення з ними здійснюється у порядку, встановленому спе-ціальною інструкцією. Доступ до розсекречених документів на-дається на загальних підставах.

9.1.3.2. Доступ до документів з конфіденційною інформацієюпро особу, а також до документів, що можуть створити загрозудля її життя чи недоторканості житла може бути надано з доз-волу фізичної особи, права та законні інтереси якої можуть бутипорушені (суб’єкта персональних даних), а у разі його смерті –з дозволу її спадкоємців.

До таких документів можуть належати особові справи, ме-дичні карти (історії хвороб), первинні документи переписів насе-лення, соціологічних досліджень та інші документи офіційногопоходження, а також листи, щоденники та інші документи осо-бового походження, що містять окремі відомості чи сукупністьвідомостей про факти, події і обставини приватного життя фі-зичної особи.

Архів зобов’язаний на вимогу особи –суб’єкта персональнихданих надати йому для ознайомлення документи про нього і зайого запитом повідомити про усі випадки користування цимидокументами. У разі виявлення особою недостовірних відомос-тей про себе до документів з персональними даними може бутидолучено документи, що спростовують або уточнюють ці дані.

195

9.1.3.3. До документів офіційного походження, що містятьконфіденційну інформацію, віднесену до комерційної або іншоїпередбаченої законом таємниці (окрім інформації про особу),доступ може бути надано з письмового дозволу фондоутворю-вача або його правонаступника (подальшого власника).

9.1.3.4. Обмеження щодо доступу до документів, зазначениху пп. 9.1.3.2, 9.1.3.3, не поширюються на працівників державнихархівних установ, суду, правоохоронних, контрольно-ревізійнихта податкових органів, які виконують службові завдання, а такожв інших передбачених законом випадках.

9.1.4. Документи з особливими умовами доступу. У разіпередавання за договором до архіву на постійне зберігання до-кументів НАФ, що не належали державі, територіальним гро-мадам, умови подальшого користування ними визначаються зколишніми власниками зазначеним договором. Цей порядок мо-же бути встановлено також у випадках передавання документівна депоноване зберігання.

9.1.5. Доступ до документів, що є об’єктами авторськогоі суміжних прав та права інтелектуальної власності нада-ється на загальних підставах, якщо інше не передбачено пись-мовим розпорядженням суб’єкта права (фондоутворювача чиіншої особи) або його спадкоємців.

Доступ до аудіовізуальних та науково-технічних документів,створених як продукт цільової виробничої діяльності, регулю-ється угодою архіву з юридичними особами-виробниками, якіпередали документи на зберігання, за погодженням з іншимисуб’єктами права відповідно до законодавства.

9.1.6. Про відмову в доступі користувачеві повідомляєтьсяписьмово із зазначенням вичерпних підстав відмови.

9.1.7. На створені в архіві інформаційні продукти, у томучислі архівні довідники, документальні видання поширюєть-ся дія законодавства про авторське право і охорону інтелекту-альної власності. Право власності на інформаційні продукти,створені архівом самостійно, належить архіву, на створені спіль-но з іншим співвиконавцем або за замовленням, – визначаєтьсяумовами відповідної угоди.

9.1.8. Виконання тематичних і персональних запитів, нада-вання користувачеві документів для використання їх інформаціїчи їх оприлюднення, опублікування, експонування з комерційноюметою архів має право здійснювати як платну послугу. В усіх

196

зазначених випадках користувач документами (заявник, спожи-вач) повинен чітко зазначати мету одержання архівної інфор-мації, документів чи їх копій. У разі значних обсягів робіт з вияв-лення, надання, копіювання документів, особливостей взаємодіїкористувача і архіву між ними укладається відповідна угода.

9.1.9. Відповідальність за порушення порядку викорис-тання архівної інформації. Працівники архіву, винні у неза-конному обмеженні доступу до відкритої інформації, у необґрун-тованому віднесенні документів до категорій обмеженого дос-тупу, у несвоєчасному наданні інформації; користувачі і праців-ники архіву, винні у розголошенні або незаконному викорис-танні інформації з обмеженим доступом та з особливими умо-вами доступу, перекрученні або фальсифікації використаної ар-хівної інформації, несуть дисциплінарну, адміністративну, ци-вільно-правову або кримінальну відповідальність згідно із зако-нодавством.

У разі пошкодження, псування архівних документів та довід-ників, технічного обладнання користувач несе відповідальністьзгідно із законодавством і зобов’язаний відшкодувати завдануархіву шкоду.

9.1.10. Основними формами використання відомостей, щомістяться в документах архіву, є:

– ініціативне інформування архівом органів державної влади,органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб просклад і зміст документів НАФ;

– надання документної інформації за запитами органів дер-жавної влади, органів місцевого самоврядування, інших юри-дичних осіб;

– виконання звернень громадян, у тому числі іноземних таосіб без громадянства, з метою підтвердження або відновленняїх прав;

– надання копій або оригіналів документів для користуванняу секторі користування (читальному залі) архіву;

– видавання документів у тимчасове користування за межамиархіву;

– експонування документів або їх копій на виставках;– публікація документів та оприлюднення інформації, що

міститься у них, у засобах масової інформації, у тому числі елект-ронних;

– демонстрація документів і/або оприлюднення архівноїінформації під час проведення інформаційних заходів.

197

9.2. Інформаційне забезпечення споживачіву порядку ініціативного інформування

9.2.1. Ініціативне інформування органів державної влади,органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб здій-снюється шляхом направлення їм документів про можливостіархіву щодо інформаційного забезпечення їх діяльності, наяв-ність в архіві відомостей, що можуть викликати їх зацікавленістьяк потенційних споживачів, та про інформаційні послуги, щонадаються архівом. Тематика інформаційних документів маєбути спрямованою на забезпечення пріоритетних напрямів дер-жавного управління, економічного, соціального, культурного танаукового життя, відповідати профілю діяльності юридичноїособи-адресата. Зміст інформаційного документа може матирекламний або довідковий характер.

9.2.2. Архів планує роботи з ініціативного інформування напідставі вивчення суспільних потреб в інформації, державних(національних), галузевих та регіональних програм розвитку,планів роботи органів державної влади і управління, органівмісцевого самоврядування, відомостей, що надходять від прес-служб, служб зв’язків з громадськістю цих органів та інших юри-дичних осіб, а також на підставі складання та вивчення кален-дарів історичних подій та пам’ятних дат.

9.2.3. Види інформаційних документів

9.2.3.1. Інформаційний лист – лист, який містить повідом-лення про виявлені відомості з певного питання. В ньому можутьподаватися назви фондів, коротка характеристика документів,що стосуються теми повідомлення, а також інформація щодоумов вивчення та копіювання документів. Інформаційний листпідписується керівництвом архіву.

9.2.3.2. Тематичний перелік –перелік заголовків справ абодокументів з певної теми із зазначенням їх дат та пошуковихданих. У разі потреби подаються короткі або розширені анотації,відомості про оригінальність, спосіб відтворення, мову докумен-тів. Заголовки документів або справ розміщуються у перелікунезалежно від їх фондової приналежності: за хронологією, номі-нальною або питально-предметною ознаками, авторством, зна-чимістю документів тощо. Перелік підписується укладачем і ке-рівництвом архіву.

198

9.2.3.3 Тематичний огляд – розгорнуте описання докумен-тального комплексу (фонду, кількох фондів, частин фонду абокількох фондів), що містить інформацію з певної проблеми чипитання. Огляд підписується його укладачем (див. 8.2.7).

9.2.3.4. Тематична добірка документів – комплект копій до-кументів або витягів з них за певною темою, розміщених у хро-нологічному, номінальному, авторському, тематичному порядку,незалежно від способу копіювання. До добірки додається пере-лік документів комплекту з титульним аркушем, на якому зазна-чається назва архіву, назва теми і рік підготування. У разі необ-хідності укладається історична довідка та подаються інші еле-менти описання.

9.2.3.5. Архівна довідка – підготовлений за запитом спожи-вача і офіційно засвідчений архівом документ, що має юридичнусилу і містить (підтверджує) інформацію про предмет запиту напідставі документів архіву із зазначенням їх пошукових даних.

9.2.3.6. Архівна копія – офіційно засвідчений архівом доку-мент, що містить точне знакове відтворення тексту письмовогоабо зображення графічного архівного документа.

9.2.3.7. Архівний витяг – офіційно засвідчений архівом до-кумент, що містить точне знакове відтворення частини текступисьмового або зображення графічного архівного документа, щостосується певного питання, факту або особи.

9.2.3.8. Зазначені у пп. 9.2.3.1–9.2.3.4 інформаційні докумен-ти можуть складатися архівом в ініціативному порядку або зазапитом споживача.

9.2.3.9. Усі інформаційні документи надаються споживачаміз застереженням, що вони не можуть бути розмножені (повніс-тю чи у витягах), в інший спосіб тиражовані або включені доінформаційних мереж, баз даних без дозволу архіву або Держ-комархіву України.

9.3. Інформаційне забезпечення споживачівза їх запитами

9.3.1. Види запитів

Однією з форм звернення споживачів до архіву є письмовийзапит юридичної особи або заява фізичної особи щодо наданняархівної інформації з певного питання.

9.3.1.1. Тематичний запит стосується надання інформації зпевної проблеми, теми за визначений хронологічний період. Різ-

199

новидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо вста-новлення або підтвердження певного факту, події, дати.

9.3.1.2. До персональних запитів належать біографічні та ге-неалогічні запити, що можуть стосуватися як самого заявника,так і інших осіб.

Біографічний запит стосується інформації про перебіг життята уточнення біографічних фактів фізичної особи.

Генеалогічний запит має на меті встановлення родового тародинного зв’язку і має містити інформацію про двох або більшеосіб, пов’язаних таким зв’язком.

9.3.1.3. Соціально-правовий запит стосується надання необ-хідної для забезпечення (встановлення, відновлення) законнихправ фізичних осіб інформації про:

– громадянський стан;– освіту та навчання;– трудовий стаж;– службу у Збройних Силах СРСР, Українському війську;– стан здоров’я, перебування на лікуванні;– творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й

інші праці;– нагородження, присвоєння почесних звань;– участь у Другій світовій війні, партизанському та підпіль-

ному русі, русі Опору, народному ополченні;– перебування в евакуації, на окупованій території, у конц-

таборах, гетто, інших місцях примусового утримання, примусовевивезення до Німеччини та інших країн Центральної та СхідноїЄвропи у період Другої світової війни;

– репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі тавиборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступнуреабілітацію.

Запит фізичної особи може стосуватися самого заявника,осіб, що перебувають на його утриманні або під його опікою,його померлої дружини (чоловіка) або близьких родичів.

9.3.1.4. Непрофільний запит – запит, що не відповідає про-філю архіву. Архів пересилає непрофільний запит за місцем збе-рігання затребуваних документів або надає відповідні рекомен-дації заявникові.

9.3.2. Порядок виконання запитів

9.3.2.1. Надання документної інформації за запитами органівдержавної влади, органів місцевого самоврядування, інших юри-

200

дичних осіб здійснюється шляхом складання і надсилання ін-формаційного документа будь-якого виду, за запитами фізичнихосіб – видавання або надсилання архівної довідки, архівних ко-пій та архівних витягів.

9.3.2.2. Виконання запитів органів державної влади, органівмісцевого самоврядування, депутатських звернень здійснюєтьсяу строки, встановлені законодавством або зазначені у запиті, іконтролюється керівництвом архіву.

9.3.2.3. З питань соціально-правового характеру архів здій-снює особистий прийом громадян у встановлені і доведені довідома населення дні та години. Громадяни, які особисто звер-нулись до архіву, заповнюють анкету встановленої форми. Ке-рівництво архіву несе персональну відповідальність за органі-зацію особистого прийому і розгляд запитів громадян.

Строк виконання запиту не може перевищувати 30 днів з мо-менту його реєстрації. З дозволу керівництва архіву з огляду назагальну кількість таких запитів строк виконання може бути по-довжено з обов’язковим повідомленням про це заявника. Пере-силання непрофільних запитів за належністю, а також інфор-мування про це заявника здійснюється протягом 15 днів з часуреєстрації запиту.

9.3.2.4. На письмову вимогу фізичної особи або її близькогородича з дозволу керівника архіву з фондів офіційного поход-ження допускається вилучення і передавання заявнику оригі-налів особових документів (посвідчень, карток, членських квит-ків тощо).

Вилучення свідоцтв актів громадянського стану здійснюєтьсялише за погодженням з органами ЗАГСу. Не підлягають вилу-ченню паспорти, військові квитки, службові посвідчення; копію-вання таких документів здійснюється лише з санкції органів,що їх видали.

Репресовані особи та особи, стосовно яких здійснювалисьфільтраційно-перевіряльні заходи, а також їх близькі родичі ма-ють право на отримання вилучених у них творчих документів,листів, щоденників, фотографій тощо.

На місце вилучених документів вміщуються їх засвідченікопії, в облікових документах архіву робляться відповідні за-писи.

9.3.2.5. Архівні довідки, копії і витяги, а також вилучені ар-хівні документи видаються заявникам, їх родичам або уповно-

201

важеним особам під розписку за пред’явленням паспорта абоіншого документа, що посвідчує особу, для уповноважених осіб –оформленої в установленому порядку довіреності. Отримувачрозписується на звороті копії архівної довідки чи копії вилуче-ного документа із зазначенням своїх паспортних даних.

Архівні довідки, копії і витяги можуть бути надіслані заяв-нику простим, а вилучені архівні документи – цінним листом.

9.3.2.6. Виконання тематичних і персональних запитів архівможе здійснювати на платній основі або пропонувати споживачупровести самостійний пошук за документами архіву. У разі знач-ного обсягу робіт з виготовлення інформаційного продукту (ви-явлення, анотування, копіювання документів, укладання інфор-маційного документа тощо) умови, форми і строки виконаннязапиту погоджуються із споживачем і зазначаються у відповід-ній угоді.

9.3.3. Оформлення архівних довідок, копій і витягів

9.3.3.1. Архівні довідки, копії і витяги (виготовлені засобамидруку) складаються за встановленою формою на бланку архівуіз зазначенням назви документа, засвідчуються підписом керів-ництва (архівні довідки – також підписом виконавця) і гербовоюпечаткою архіву. Якщо текст довідки не вміщується на одномуаркуші, її продовжують на другому і наступних аркушах. У такихдовідках та в архівних копіях, виготовлених засобами друку, за-свідчувальні написи і гербова печатка розміщуються на зворотікожного аркуша, в архівних копіях, виготовлених фото- абоелектрографічним способом, – на звороті останнього аркуша.Копія архівної довідки засвідчується виконавцем і залишаєтьсяу відповідній діловодній справі архіву.

У разі надсилання архівних довідок, копій і витягів поштоюдо них додається супровідний лист, підписаний керівництвомархіву.

9.3.3.2. Під час підготовки архівної довідки працівник архівузобов’язаний виявити і використати наявні у документах відо-мості, що стосуються запиту. Відомості, що не стосуються запиту,до довідки не заносяться. У разі відсутності в архіві документівдо предмета запиту архівну довідку може бути складено на під-ставі наявних в архіві друкованих матеріалів офіційного харак-

202

теру ( бюлетенів, відомостей, інших офіційних публікацій, газет)з обов’язковим посиланням на джерело інформації.

9.3.3.3. Під час виконання повторних запитів виконавець пе-ревіряє відповідність змісту раніше виданої довідки відомостям,що є в документах, і у разі потреби уточнює цей зміст не вико-ристаними раніш відомостями.

9.3.3.4. В архівній довідці у хронологічній послідовностіподій подається точний і ясний виклад відповідних відомостейіз зазначенням назв і дат документів, в яких вони містяться. До-пускається цитування документів: наведені цитати беруться улапки. Найменування юридичних осіб вперше подається пов-ністю, далі скорочено.

Невідповідність окремих відомостей, що містяться в доку-ментах архіву, даним, викладеним у запиті, не може бути пере-шкодою для внесення їх до тексту довідки, якщо інша документ-на інформація не залишає сумніву у тотожності особи чи певнихфактів. У разі різночитання імен, прізвищ, назв, окремих біогра-фічних фактів наводиться те написання, що вживається в доку-менті, з позначкою “так у документі”. Відсутність імені, по бать-кові, неможливість розшифрування ініціалів обумовлюється.

9.3.3.5. Відомості про роботу в різних установах або навчанняв різних закладах подаються в одній довідці. За відсутності ві-домостей про закінчення учбового закладу зазначається курс абоклас за місцем навчання.

У довідці про трудовий стаж зазначається посада та періодроботи за кожною посадою. У разі відсутності трудових книжок,списків тощо трудовий стаж може бути підтверджено на підставінаказів з особового складу, розрахункових книжок, а такожпрофспілкових квитків, облікових карток члена комуністичноїпартії чи комсомольської організації СРСР за наявності відмітокпро сплату членських внесків. Аркуші з обліку кадрів, анкети,автобіографії та інші документи особових справ, власноручнозаповнені заявником, можуть бути підставою для довідки лишеу тому випадку, якщо містять контрольні позначки відділу кадрівпро достовірність наведених в них даних.

Розмір заробітної плати зазначається з урахуванням усіх от-риманих грошових виплат (премій, за роботу у вихідні дні, по-наднормову, за сумісництво, а також одноразових виплат) від-повідно до масштабу цін за період роботи, про який йдеться удовідці. Для колгоспників зазначаються щомісячні дані стосовно

203

грошової і натуральної оплати. У разі відсутності відповіднихдокументів довідка може бути складена на підставі штатного роз-пису та наказів з основної діяльності, особового складу.

Підставою для довідок про нагородження є списки нагород-жених, офіційно затверджені органами влади, а також списки,підписані керівником юридичної особи або такі, що мають поси-лання на відповідний наказ.

Для довідок про нещасні випадки на виробництві, лікуванняпідставою є акти про нещасні випадки, книги обліку і реєстраціїаварій, катастроф, нещасних випадків та документи з розсліду-вання їх причин.

9.3.3.6. Архівні витяги мають вичерпати всі наявні дані зазапитом; пропуски у тексті окремих слів, речень позначаютьсятрикрапкою. У разі необхідності до тексту архівної копії (витя-гу) можуть робитися відповідні застереження щодо нерозбір-ливо написаних, виправлених, або таких, що не підлягають про-читанню, слів, а також зовнішніх особливостей оригіналу.

9.3.3.7. Після тексту довідки вміщуються пошукові дані до-кументів, що стали підставою для її складання; допускаєтьсязазначення посилань на номери справ та аркуші документів піс-ля викладу кожного факту або події. В архівних копіях (витягах),виготовлених засобами друку, пошукові дані наводяться післятексту, у виготовлених фото- або електрографічним способом –на звороті кожного аркуша.

9.3.3.8. У тексті довідки не допускаються коментарі та власнівисновки виконавця. Роз’яснення щодо виявлених у документахвідомостей, пояснення до документів, що викликають сумнівив їх достовірності, причини подання неповної архівної довідкитощо викладаються у довідці після зазначення пошукових данихабо у супровідному листі.

9.3.3.9. У разі відсутності в архіві документів, а також дру-кованих матеріалів, необхідних для підтвердження запитуванихвідомостей, на бланку архіву, але без напису “Архівна довідка”складається негативна відповідь. В ній зазначаються причинивідсутності документів, подаються рекомендації щодо подаль-ших шляхів пошуку інформації. Якщо затребувані документивідсутні внаслідок їх втрати, відповідь може засвідчуватися гер-бовою печаткою.

204

9.3.4. Порядок витребування документівсоціально-правового характеру для громадянУкраїни, іноземних громадян та осіббез громадянства

9.3.4.1.Архів виконує запити соціально-правового характеру,що надходять від Департаменту консульської служби Мініс-терства закордонних справ України, дипломатичних представ-ництв України, юридичних осіб іноземних держав та безпосе-редньо від заявників – громадян України, що проживають за їїмежами, іноземців та осіб без громадянства, що проживали абонавчалися в Україні.

9.3.4.2. Запит виконується у формі архівної довідки, копії(витягу), що оформлюється або переоформлюється архівом напідставі документів, що зберігаються безпосередньо в архіві, вархівних підрозділах навчальних закладів, підприємств, установі організацій (про освіту, трудовий стаж, заробітну плату тощо),за даними військкоматів, органів прокуратури, Служби безпекиУкраїни та Міністерства внутрішніх справ України (про участьв бойових діях, військову службу, репресії, реабілітацію тощо).

9.3.4.3. Оформлені та переоформлені архівні довідки, ко-пії(витяги), а також негативні відповіді надсилаються до Держ-комархіву України для подальшого пересилання заявникам абоюридичним особам у встановленому порядку.

У разі особистого звернення до архіву громадян України, щопроживають за її межами, іноземців або осіб без громадянствадовідка може видаватися безпосередньо заявнику у порядку,викладеному у п. 9.3.2.5 цих Правил.

Архівні довідки, копії (витяги), що пересилаються за кордон,підлягають легалізації у Департаменті консульської службиМЗС України, якщо інше не передбачено міжнародними дого-ворами України.

9.3.4.4. Реквізити бланку, на якому оформлюється довідка(копія, витяг), зазначаються українською і англійською мовами.Текст довідки подається державною мовою України. Якщо до-відку переоформлено на підставі довідки або документів архів-ного підрозділу юридичної особи, зазначаються назви, номери ідати усіх документів-підстав. Діловодство щодо виконання та-ких запитів ведеться окремо від загального діловодства архіву.

9.3.4.5. Якщо основні документи про трудовий стаж відсутні,архівну довідку може бути складено на підставі протоколу по-казань свідків, оформленого довідкою юридичної особи.

205

Архівна довідка про освіту, що надсилається за кордон, маємістити відомості з диплома і додатка до нього. Якщо заявник незакінчив навчальний заклад, складається “академічна” довідка.

9.3.4.6. Для громадян, які виїздять з України на постійне(тимчасове) проживання, замість окремих видів документів(трудових книжок, військових квитків, посвідчень особи) архівоформляє відповідні архівні довідки.

9.4.Інформаційне обслуговування користувачіву секторі користування документами архіву

9.4.1. З метою інформаційного обслуговування користувачівв архіві функціонує сектор користування документами з від-повідним технічним обладнанням – дільниця інформаційно-по-шукових систем, дільниця видавання документів, читальний зал,зал для читання мікрокопій, зали для прослуховування або пе-регляду аудіовізуальних документів, тимчасове сховище. Роз-порядок роботи сектору користування документами встановлю-ється наказом керівництва архіву, виходячи із кількості відві-дувачів та інших чинників.

9.4.2. Порядок роботи користувачів з документами відкри-того доступу, що належать державі та територіальним громадам,права та обов’язки користувачів визначаються правиламикористування документами архіву, які затверджуються керів-ництвом архіву на підставі відповідного порядку користуваннядокументами НАФ, що встановлюється Держкомархівом Украї-ни. Користування документами обмеженого доступу, з особли-вими умовами доступу та таких, що є об’єктами авторського ісуміжних прав, права інтелектуальної власності, здійснюєтьсяу порядку, зазначеному в пп. 9.1.3–9.1.5 цих Правил.

Архів ознайомлює користувачів з правилами та розпорядкомроботи сектору користування документами, переліками інфор-маційних послуг, що надаються безкоштовно та за плату, інфор-мацією про вартість платних послуг, порядок їх надання та оп-лати, а також повідомляє користувачів про підстави і період об-меження доступу, видавання і копіювання документів.

9.4.3. Відвідування сектору користування документами, оз-найомлення користувачів з довідковим апаратом архіву і на-дання фізичним особам для користування документів, що на-лежать державі та територіальним громадам, здійснюється без-оплатно.

206

9.4.4. Оформлення осіб для користуваннядокументами архіву

9.4.4.1. Фізичні особи, що мають намір користуватися доку-ментами архіву за власною ініціативою, заповнюють заяву-ан-кету (додаток 52). Особи, що мають намір користуватися доку-ментами архіву від імені юридичної особи (виконання службо-вого доручення, проведення планового наукового дослідження),разом із заявою-анкетою подають документ (лист), що підтвер-джує їх повноваження. Користувача, який недостатньо володіємовою документів, може супроводжувати перекладач, якийоформляється як окремий користувач.

9.4.4.2. Дозвіл на роботу з документами за заявленою темоюдається керівництвом архіву на один рік від часу оформленнякористувача. За заявою користувача цей дозвіл може бути про-довжено. У разі обрання нової теми роботи користувач оформ-ляє нову заяву-анкету.

9.4.4.3. На підставі оформленого дозволу і документа, щопосвідчує особу, користувачеві видається перепустка до секторукористування документами архіву.

9.4.4.4. На кожного користувача документами започаткову-ється справа користувача, в якій групуються: заява-анкета з ре-золюцією керівника архіву про надання дозволу або про відмовуу дозволі на роботу з документами, заяви щодо продовженнястроків користування, замовлення на видавання описів і доку-ментів (додаток 44), на копіювання документів (додаток 53),повідомлення у зміні анкетних даних, листування з користу-вачем.

Справи користувачів реєструються у журналі реєстраціїкористувачів та їх справ і зберігаються у секторі користуванняпротягом роботи користувача та одного року після її закінчення,а потім долучаються до архівного фонду архіву. Дозволяєтьсяведення обліку користувачів в автоматизованому режимі.

9.4.5. Організація роботи користувачівз документами архіву

9.4.5.1. Архів на підставі замовлення у певній кількості та навизначений строк (див. пп. 7.4.1.3, 7.4.1.5, 7.4.1.6) надає корис-тувачеві за темою його роботи копії документів з фонду корис-тування, а в разі їх відсутності – оригінали документів, довідко-

207

вий апарат до них, видання з бібліотечного фонду архіву, а такожу виключних випадках за згодою керівництва архіву – обліковідокументи (справи фондів, реєстри описів).

Підставою для відмови в доступі можуть бути обмеження,викладені в пп. 9.1.2–9.1.5 цих Правил. Оригінали унікальнихта особливо цінних документів може бути видано за згодою ке-рівництва архіву у виключних випадках (спеціальне досліджен-ня зовнішніх ознак тощо).

9.4.5.2. Користувач зобов’язаний запобігати пошкодженнюдокументів, не виносити їх із читального залу, не робити в нихпозначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, роз-міщених безпосередньо на архівних документах; під час роботиз аудіовізуальними, електронними документами дотримуватисявимог поводження з цими документами та апаратурою.

Під час отримання документів, описів, друкованих виданькористувачі мають перевіряти їх стан у присутності працівникаархіву, повідомляючи про всі виявлені пошкодження, відсут-ність аркушів, неправильну нумерацію тощо. Після завершенняроботи користувача працівник сектору користування перевіряєстан документів (копій) і у разі виявлення пошкоджень складаєвідповідний акт. Реставрація документів, пошкоджених з виникористувачів, здійснюється за їх рахунок. (див. п. 9.1.9).

9.4.5.3. Під час роботи користувач має право одержувати кон-сультації працівників архіву щодо змісту і місцезнаходження до-кументів, а також щодо документів, які зберігаються в іншихархівах.

9.4.5.4. Під час роботи з документами користувач має правоз дозволу керівництва архіву користуватися технічними засо-бами, що полегшують його роботу (мікрокалькулятор, порта-тивний комп’ютер, диктофон тощо) за умови, що вони не завда-ють шкоди документам і не заважають іншим користувачам.

9.5. Видавання документів у тимчасовекористування за межами архіву

9.5.1. В окремих випадках як виняток з огляду на особливостівикористання документної інформації (експонування на вис-тавках, підготовка факсимільних видань, здійснення порівняль-ного джерелознавчого аналізу, судово-слідчої дії, інтенсивне тер-мінове використання великого обсягу інформації з конкретною

208

виробничою метою тощо) оригінали документів видаються утимчасове користування за межами архіву.

9.5.2. Як правило, документи у користування поза архівомнадаються юридичним особам, заснованим на державній формівласності. Документи з фондів юридичних осіб, заснованих наприватній формі власності, та з фондів особового походженняможе бути передано у тимчасове користування їх колишнімвласникам.

9.5.3.У запиті зазначається обґрунтування необхідностінадання документів у тимчасове користування, термін, на якийбажано передати документи, а також дається гарантія забезпе-чення збереженості документів та їх вчасного повернення. Ви-давання документів у тимчасове користування за межами архівуздійснюється у порядку, зазначеному в пп. 7.4.1.4, 7.4.3.4 цихПравил.

9.6. Експонування документів на виставках

9.6.1. Виставка документів – це художньо оформлена добіркаархівних документів певної тематики, призначена для публічноїдемонстрації.

Виставки документів можуть бути стаціонарними, пересув-ними, тимчасовими, постійно діючими, а також організованимиархівом самостійно або спільно з бібліотеками, музеями, іншимиустановами.

Виставки документів організовуються як на комерційній, такі некомерційній основах. Проведення виставок доцільно супро-воджувати рекламними акціями, залученням засобів масової ін-формації, поширенням прес-релізів.

9.6.2. Підготовка виставок здійснюється, як правило, на пла-новій основі, з урахуванням календаря історичних дат і подій,рішень та доручень органів вищого рівня.

Виставки організовуються на підставі наказів керівництваархіву, участь у міжнародних виставках здійснюється на підставіугод про співробітництво з архівними службами, іншими уста-новами іноземних держав.

9.6.3. Під час підготовки виставки розробляються тематичніплани (концепції), де визначаються структура та зміст розділіввиставки. У разі підготовки виставок на комерційній основі абона замовлення іншої організації складається кошторис витрат.

209

На підставі тематичних планів здійснюється виявлення тавідбір документів, ілюстративного матеріалу, друкованих ви-дань, художніх творів, музейних предметів. До всіх відібранихматеріалів складаються підтекстівки, що містять назву докумен-та (експоната), короткі анотації, пошукові дані, інформацію проспосіб відтворення та автентичність. До іншомовних матеріалівдодається переклад або розгорнута анотація змісту.

9.6.4. Створення виставки передбачає розроблення тематико-експозиційного плану та ескізного проекту художньо-оформлю-вальних робіт, проекти яких розглядаються науково-методич-ною радою архіву.

Тематико-експозиційний план містить назви розділів (підроз-ділів) виставки, перелік відібраних для експонування докумен-тів та матеріалів, відповідно систематизованих.

Ескізний проект являє собою план (графічне зображення) ек-спозиції виставки, розміщення стендів, вітрин, експонатів.

9.6.5. Документи на виставках експонуються, як правило, увигляді копій, муляжів. На стаціонарній виставці можуть корот-кочасно експонуватись, як виняток, і оригінали документів. Напересувних виставках документи експонуються лише у виглядіфото- та електрографічних копій.

9.6.6. У разі експонування оригінали документів розміщу-ються у засклених вітринах, що замикаються і опечатуються.Вітрини розміщуються на відстані від опалювальної системи,обладнуються спеціальними шторками з цупкого матеріалу длязахисту документів від впливу сонячних променів. У приміщен-ні, де влаштовується виставка, підтримується температурно-во-логісний режим, що забезпечує збереженість документів.

Видавання оригіналів документів для експонування за межа-ми архіву оформляється актом видавання документів у тимча-сове користування за межами архіву (додаток 35) і супровод-жується страхуванням документів (див. п. 7.8). Юридична особа-отримувач несе відповідальність за збереження документів. Ар-хів здійснює контроль за дотриманням режиму їх експонування.

9.6.7. Підготовлені архівом виставки можуть тиражуватисяу вигляді комплектів копій документів, тематичних добірок (див.п. 9.2.3.4), розміщуватися на сайтах архівних установ та іншихюридичних осіб в мережі Інтернет. На базі виставок можуть про-водитися конференції, “круглі столи” та інші інформаційні за-ходи.

210

9.7. Оприлюднення документів архівуу засобах масової інформації

9.7.1. Оприлюднення документів у засобах масової інфор-мації має на меті інформування широкої громадськості про складі зміст документів, їх цінність як історичних джерел і здійсню-ється архівом самостійно або разом з редакціями газет, журналів,телевізійних і радіокомпаній за попереднім погодженням з нимитематики робіт, їх обсягів і строків виконання.

9.7.2. Оприлюднення документів та їх інформації у періодич-них масових виданнях та електронних засобах масової інфор-мації здійснюється у формах тематичних, наукових, науково-популярних, рекламно-інформаційних статей, добірок докумен-тів, документальних нарисів, тематичних журнальних і газетнихрубрик, репортажів, інтерв’ю, кореспонденцій та інформацій проподії архівного життя тощо.

9.7.3. У радіо- і телевізійних програмах архівна інформаціяможе бути використана у формі тематичної бесіди, хроніки, ін-формації, репортажу, інтерв’ю, прес-конференції, рекламногоблоку тощо. Документи архіву можуть бути оприлюднені у ху-дожніх, художньо-публіцистичних, науково-популярних, доку-ментальних фільмах.

9.7.4. На значні за обсягами ефірного часу передачі архів над-силає до відповідної редакції (студії) творчу заявку із зазначен-ням мети й змісту передачі та переліком документів, інформаціюяких передбачено використати. Спільно з редакцією (студією)складається сценарний план і режисерський сценарій, який по-годжується з керівництвом архіву. Представники архіву берутьучасть у попередніх переглядах чи прослуховуваннях.

9.7.5. Тексти підготовлених архівом статей, передач тощо за-тверджуються керівництвом архіву. На примірниках, що зали-шаються в архіві, зазначаються пошукові дані оприлюдненихдокументів.

9.8. Демонстрація документів і/або оприлюдненняархівної інформації під час проведенняінформаційних заходів

9.8.1. Заходами, спрямованими на оприлюднення інформаціїпро склад і зміст документів НАФ, діяльність архівних установ,є організація “днів відкритих дверей”, презентацій, зустрічей згромадськістю, конференцій користувачів, лекцій, уроків для

211

школярів, семінарів та практичних занять для студентів, екскур-сій тощо.

9.8.2. Інформаційні заходи складаються, як правило, з вис-тупів працівників архіву, користувачів, фондоутворювачів, ін-ших осіб з повідомленнями про прийняті та виявлені документи,демонстрації кінофільмів, діапозитивів, слайдів, прослуховуван-ня фонодокументів, експонування виставок, демонстрування ок-ремих документів тощо.

9.8.3. Підготовка заходу починається з визначення теми таінформаційної нагоди, складу аудиторії, часу і місця його про-ведення. Розробляється програма заходу, в якій визначаєтьсятематика виступів, склад документів, призначених для оприлюд-нення, тривалість та порядок проведення заходу, надсилаютьсязапрошення, повідомлення для засобів масової інформації.

9.8.4. Екскурсії, що проводяться архівом, можуть бути огля-довими (про склад і зміст фондів та основні напрями діяльностіархіву) і тематичними (про фонди та документи певної тема-тики).

До програми “днів відкритих дверей”, “Днів архівів” включа-ються оглядові екскурсії, консультації з питань роботи архіву.

9.8.5. Конференції користувачів організовуються з метою їхінформування про роботу архіву, склад і зміст його документів(у тому числі розсекречених, щойно прийнятих на зберігання),порядок обслуговування у секторі користування та послуги, щонадаються архівом. Проведенню таких конференцій може пе-редувати анкетування (опитування) користувачів, а також от-римання пропозицій і побажань щодо поліпшення роботи архіву.

9.9. Публікаційна діяльність архіву

9.9.1. Види документальних публікацій

9.9.1.1. За цільовим призначенням, специфікою виявленнядокументів, їх відбору до друку, прийомів передавання текстута складу науково-довідкового апаратувирізняються науково-академічний, науково-критичний та популярний типи докумен-тальних видань.

Науково-академічне видання має дати необхідний матеріалдля всебічного наукового дослідження. Його мета – подати пов-ний текст документів максимально відповідно до оригіналу, ви-світлити їх історію, зовнішні ознаки, а також встановити їх місцесеред інших історичних джерел.

212

Науково-критичне видання відрізняється від науково-акаде-мічного тим, що не має за мету автентично відтворити оригінали,у ньому більше уваги звертається на історію джерел, їх побуту-вання, наявність різних їх редакцій.

Популярне видання призначено для поширення історичнихзнань і популяризації документів серед широкого кола читачів.Його метою є полегшення сприйняття текстів історичних доку-ментів. До цього типу видань належать також навчальні збірни-ки і хрестоматії.

9.9.1.2. Залежно від складу документів документальні видан-ня можуть бути пофондовими, тематичними, включати доку-менти одного різновиду чи однієї особи.

Пофондове видання складається з документів одного фонду(колекції) або його окремої частини.

Тематичне видання включає різноманітні документи з певноїтеми, незалежно від місця їх зберігання чи фондової належності.

Видання документів одного різновиду містить документи лишеодного номіналу чи жанру (протоколи, звіти, листи) незалежновід їх фондової належності.

Видання документів однієї особи містить документи, що від-дзеркалюють її життя та діяльність, незалежно від виду доку-ментів та місця їх зберігання.

9.9.1.3 Форми публікації документів:– друкована: корпус, серія, збірник, моно видання, альбом,

буклет, плакат, публікація у періодичному виданні та такому,що продовжується, додатки до наукових праць;

– публікації на плівкових носіях: мікрофільм, мікрофіша,кіно- та відеофільм, магнітоальбом;

– електронна: дискета, компакт-диск, база даних у мережі Ін-тернет тощо.

Великі за обсягом публікації можуть складатися з томів, ви-пусків, частин.

9.9.2. Підготовка документальних публікацій

9.9.2.1. Підготовка документальних публікацій передбача-ється планом науково-видавничої роботи архіву (див. п. 2.2.2)і включається до річного і перспективного планів науково-ви-давничої роботи Держкомархіву України.

9.9.2.2. Якщо документальна публікація готується декілько-ма юридичними особами-співвиконавцями, між ними уклада-

213

ється видавнича угода, де зазначається провідна юридична осо-ба, обсяги і строки робіт, виконуваних співвиконавцями.

Для підготовки документальної публікації залежно від її ха-рактеру наказом керівника провідної юридичної особи створю-ється редакційна колегія, до складу якої включаються представ-ники усіх співвиконавців та колектив упорядників.

9.9.2.3. Редколегія розробляє і затверджує план-проспект ви-дання, формує колектив упорядників, затверджує графік роботи,методичні документи з підготовки видання, разом з упорядни-ками вирішує питання виявлення та відбору документів, прин-ципи їх систематизації, затверджує відібрані документи для вне-сення до видання, зміст його науково-довідкового апарату, а та-кож макет видання в цілому; несе відповідальність за змістовийта науковий рівень публікації.

9.9.2.4. Практичну роботу з підготовки видання здійснюєколектив упорядників. Для здійснення керівництва колективомупорядників, контролю за виконанням графіку роботи з членівредколегії може призначатися відповідальний упорядник.

9.9.2.5. У плані-проспекті міститься обґрунтування необхід-ності підготовки видання, його наукової актуальності та прак-тичного значення, типу, виду, форми видання, визначаютьсяособливості методики виявлення, відбору, передавання тексту,археографічного оформлення документів, примірної структури,обсягу, складу науково-довідкового апарату.

План-проспект складається до початку виявлення докумен-тів. До нього може додаватися хроніка історичних подій.

9.9.2.6. З метою кращої організації та уніфікації роботи упо-рядники складають інструкцію або археографічну пам’ятку. Вній дається характеристика і список друкованих джерел з темивидання, перелік архівів та фондів, що підлягають вивченню,визначаються особливості виявлення та відбору документів, їхархеографічного оформлення, складання науково-довідковогоапарату.

9.9.3. Виявлення, відбір, передавання текстудокументів, створення науково-довідковогоапарату документальної публікації

9.9.3.1. Роботі з виявлення документів передує складанняповної бібліографії за темою видання, на підставі якої визнача-ється коло документів, що має бути вміщено у виданні.

214

Виявлення документів проводиться за генетичною вертикал-лю (вивчення системи довідкового апарату та облікових доку-ментів) та логічною горизонталлю (ознайомлення з міжфондо-вими покажчиками, тематичними оглядами, базами даних).

Відомості про кожний виявлений документ заносяться накартки встановленого зразка. Під час попереднього відбору до-кументів для друку робляться позначки щодо внесення їх доосновного складу чи використання їх інформації у примітках,хроніці, таблицях тощо.

9.9.3.2. Відбір документів для публікації здійснюється запринципами науковості, історизму та об’єктивності і проводить-ся у два етапи: попередньо – у ході виявлення (за переліками,картками), і остаточно – за копіями документів. Для публікаціївідбирається, як правило, основний текст документа.

9.9.3.3. Передавання змісту документа у публікації здійсню-ється відповідно до типу і виду видання із збереженням йогостилістичних та мовних особливостей.

9.9.3.4. Археографічне оформлення документа передбачаєскладання заголовка документа, встановлення його дати, скла-дання легенди (контрольно-довідкових відомостей).

9.9.3.5. Склад науково-довідкового апарату видання та йогозміст залежать від типу, виду й форми публікації. До науково-довідкового апарату входять: передмова, примітки, покажчики,хроніка подій, список скорочень, термінологічний словник, бі-бліографічний список, перелік опублікованих документів, змісттощо.

9.9.4. Довідкові видання

9.9.4.1. Завдання довідкових видань – подати інформаціюпро склад та зміст документів НАФ, окремих архівів, груп фон-дів, фондів та колекцій. Вони можуть бути путівниками, довід-никами, каталогами, покажчиками, оглядами, проспектами, бук-летами тощо (див. п. 8.2).

9.9.4.2. Підготовка довідкового видання здійснюється на тихсамих засадах, що й документального видання.

215

Р о з д і л 10

Науково-дослідната методична робота архіву

10.1. Науково-дослідна робота архіву (НДР)

Науково-дослідна робота архіву (НДР) — це здійсненняархівом наукових досліджень і науково-інформаційної діяль-ності, результати яких спрямовані на удосконалення архівноїсправи та діловодства. Архіви здійснюють наукові дослідженняв галузі архівознавства, археографії, документознавства та іншихспеціальних галузей історичної науки, а також – природничих,економічних, юридичних, технічних наук із проблем, пов’язанихіз забезпеченням збереженості документів, інформатизацією ар-хівної справи, економічним аналізом діяльності архівів тощо.

10.1.1. Основними формами науково-дослідної работи архіву є:– наукові дослідження, результати яких втілюються в нау-

кових монографіях, доповідях, статтях, аналітичних оглядах,публікаціях документів, довідниках, базах даних, нормативнихдокументах;

– рецензування наукових праць і методичних розробок з пи-тань архівної справи та діловодства;

– обговорення теоретичних і прикладних проблем розвиткуархівної справи та діловодства на засіданнях науково-дорадчихорганів;

– організація і участь в наукових заходах (семінарах, конфе-ренціях, симпозіумах, засіданнях круглих столів та ін.);

– організація роботи постійно діючих науково-методичнихсемінарів;

– підготовка і видання наукових та науково-популярнихперіодичних видань.

10.1.2. Архів веде науково-дослідну роботу на плановій ос-нові самостійно або спільно з іншими (як головна організаціячи співвиконавець) архівними, науковими установами, навчаль-ними закладами. Архіви можуть також здійснювати ініціативні

216

наукові дослідження із залученням позабюджетних коштів.Спільна участь у розробленні наукових тем регламентуєтьсявідповідними угодами.

Головна організація — відповідає за розроблення теми в ці-лому, готує за узгодженням із співвиконавцями організаційно-методичні документи щодо порядку роботи над темою, коорди-нує роботу співвиконавців, надає їм методичну допомогу, здій-снює контроль за ходом підготовки ними матеріалів, узагальнюєпредставлені матеріали, виконує основні етапи дослідження те-ми, оформлює підсумкові матеріали, складає науковий звіт.

Співвиконавець досліджує частину теми з самостійним нау-ковим значенням або готує вихідні аналітичні матеріали (експе-риментальні дані), залучається до обговорення, рецензування,експериментального впровадження результатів дослідження.

10.1.3. Основними етапами розроблення наукової теми є:– передпроектне обстеження;– розроблення та затвердження організаційно-методичних

документів з теми;– виявлення, аналіз, узагальнення матеріалів, формування

наукових висновків;– обговорення, рецензування та експериментальне впровад-

ження результатів;– доопрацювання за результатами рецензування або експе-

риментального впровадження;– оформлення підсумкових документів.Передпроектне обстеження передбачає ознайомлення із ста-

ном досліджуваної проблеми, формування вихідної джерельноїбази, вивчення літератури з проблеми і укладання бібліографії,підготовку пропозицій щодо організації дослідження.

Організаційно-методичні документи затверджуються керів-ництвом головної організації і включають програму дослідженняабо технічне завдання, план-проспект, координаційний план.

Технічне завдання відображає:– підставу для проведення робіт,– мету, завдання, вихідні дані для проведення робіт;– етапи виконання робіт;– основні вимоги до їх виконання;– спосіб реалізації результатів;– перелік документації, що надається після закінчення етапів

робіт;

217

– порядок розгляду і приймання результатів;– техніко-економічне обґрунтування.Програма дослідження складається для тих тем, для яких не

передбачено розроблення технічного завдання. Вона характе-ризує питання, пов’язані з організацією дослідження: підставудля розроблення теми, її актуальність, мету та завдання, хроно-логічні та географічні межі дослідження, вимоги до розроблення,основні параметри підсумкового документа, етапи роботи, тер-міни виконання.

План-проспект складається для тем, результатом досліджен-ня яких є наукова доповідь, аналітичний огляд, довідник тощо.Він має репрезентувати основну концепцію і структуру майбут-ньої праці в цілому, коротко розкривати основний зміст кожногорозділу або етапу роботи.

Координаційний план складається у разі розроблення темикількома установами і фіксує види роботи кожного співвико-навця.

10.1.4. Тема вважається закінченою, якщо підсумкові доку-менти розглянуті й затверджені в установленому порядку.

10.1.5. Науково-дослідні роботи, що виконуються архівом забюджетні кошти, підлягають обов’язковій державній реєстраціїта обліку.

Реєстрація робіт, що проводяться із залученням позабюд-жетних коштів, відбувається на умовах грантодавців і не є обо-в’язковою.

10.1.6. Наукові заходи з актуальних проблем архівної справита документознавства проводяться архівом за узгодженням ізДержкомархівом України з обов’язковою реєстрацією їх в Укра-їнському інституті науково-технічної та економічної інформації(УкрІНТЕІ).

Для підготовки і проведення наукових заходів в архіві нака-зом директора формується оргкомітет, який визначає місце і часпроведення заходу, склад учасників, розробляє програму, інфор-мує зацікавлені організації та установи про його проведення,розглядає прийняті підсумкові рекомендації та направляє їх доГалузевого центру науково-технічної інформації (ГЦНТІ).

По одному примірнику виданих матеріалів конференції, крімобов’язкової розсилки, надсилаєтьсяється до НДБ ЦДА таГЦНТІ.

218

10.1.7. Наукові та науково-популярні періодичні та продов-жувані видання, засновниками яких є архіви, згідно з ЗакономУкраїни “Про друковані засоби масової інформації (пресу) вУкраїні”, підлягають обов’язковій реєстрації в органах виконав-чої влади, визначених Кабінетом Міністрів України.

Підготовка цих видань здійснюється редколегією та призна-ченою наказом директора архіву особою. Члени редколегії бе-руть участь у розробленні концепції, формуванні та розширенніавторського колективу, науковому редагуванні текстів.

Чергові числа видання (по одному примірнику), крім обов’яз-кової розсилки, направляються до ГЦНТІ та НДБ ЦДА.

10.2. Методична робота архіву

Методична робота архіву — це розроблення і вдосконален-ня архівних технологій та впровадження їх у практику. Мето-дична робота спрямована на створення раціональних прийомівта методів конкретних робіт і ведеться на основі результатів нау-кових досліджень та узагальнення досвіду практичної діяльнос-ті. Її організація покладається на методиста.

10.2.1. Основними формами методичної роботи архіву є:– укладання методичних посібників;– підготовка повідомлень з методичних питань;– обговорення та вирішення методичних питань на засідан-

нях науково-дорадчих органів, методичних семінарах, нарадах;– вивчення і узагальнення набутого досвіду;– надання консультативно-методичної допомоги.10.2.2. Методичні посібники створюються на основі норма-

тивних і методичних документів Держкомархіву України, нау-кових розробок УНДІАСД та центральних державних архівів.Різновидами методичних посібників є робочі інструкції, мето-дичні вказівки, методичні рекомендації, пам’ятки, схеми класи-фікації документів, методичні листи, номенклатури справ, схемисистематизації документної інформації, історичні довідки дофондів, огляди окремих ділянок роботи з метою узагальненнята поширення передового досвіду тощо.

Методичні посібники конкретизують загальні методичніположення і визначають особливості роботи. У посібнику ви-значаються цілі, основні завдання, методи і послідовність про-ведення робіт, що підкріпляються конкретними прикладами, а

219

також способи впровадження та очікуваний ефект, може пода-ватисяь розрахункова частина.

Текст викладається у чітких формулюваннях з використан-ням загальновживаної термінології, без повторів і загальних роз-думів. Структура посібника включає назву, анотацію, загальніположення (вступ), основні розділи, список використаних дже-рел і літератури, додатки (за необхідності).

10.2.3. Етапами підготовки методичних посібників є: розроб-лення плану, підготовка проекту, рецензування і обговореннянауково-дорадчими органами, доопрацювання проекту згідно іззауваженнями і пропозиціями, остаточне оформлення проектуі затвердження посібника керівництвом архіву.

10.2.4. Затверджений примірник методичного посібника пе-редається до служби науково-технічної інформації архіву длявпровадження в практику роботи. Методичні посібники, щомають галузеве значення, направляються до ГЦНТІ.

10.2.5. Архів згідно з рішенням своєї науково-методичноїради може використовувати в роботі методичні посібники, підго-товлені іншими архівами.

10.2.6. Методичні посібники загальногалузевого або міжга-лузевого значення, підготовлені державними архівами, розгля-даються Методичною комісією Держкомархіву України.

10.3. Архів як науково-методичний центрЦентральні державні архіви України, Державний архів в

Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, містКиєва і Севастополя є відповідно центральними та регіональ-ними науково-методичними центрами з питань архівної спра-ви та діловодства.

10.3.1. Виконання архівом функцій науково-методичногоцентра передбачає:

– організацію стажування працівників архівів за різними на-прямами робіт, а також із питань впровадження результатів нау-кових;

– проведення наукових заходів за участю інших архівів;– виконання обов’язків координаційних центрів з науково-

дослідних робіт, підготовки збірників документів і науково-до-відкової літератури про склад і зміст профільних архіву доку-ментів, що зберігаються в інших архівних установах;

– надання методичної та консультативної допомоги з про-фільних питань;

220

– вивчення методичної забезпеченості головних напрямківроботи в архівах;

– участь у підготовці та впровадженні нормативних і мето-дичних документів загальногалузевого значення;

– узагальнення і поширення набутого досвіду роботи;– створення та організацію діяльності науково-методичних

кабінетів.

10.4. Науково-методична рада

Для обговорення питань організації, основних напрямів тарезультатів науково-дослідної і методичної роботи створюєтьсянауково-методична рада.

Склад науково-методичної ради та положення про неї затвер-джуються директором архіву на основі типового положення,затвердженого Держкомархівом України.

10.4.1. Основними завданнями науково-методичної ради є:– визначення основних проблем наукової і методичної роботи

з усіх напрямів діяльності архіву, розгляд та оцінка результатівцієї роботи;

– розгляд питань впровадження досвіду роботи архівів танормативно-методичних посібників, сприяння підвищеннюякості архівних робіт;

– розгляд питань видавничої роботи архіву.10.4.2. Науково-методична рада розглядає плани науково-

дослідної і методичної роботи та плани впровадження науковихі методичних розробок архіву, програми досліджень, звіти пророзроблення науково-дослідних тем, обговорює проекти загаль-нодержавних і галузевих нормативно-правових актів та посіб-ників, рекомендує до затвердження, друку, впровадження абовисунення на конкурс науково-методичних розробок, іншихпраць, виконаних працівниками архіву, схвалює тематичні і те-матико-експозиційні плани документальних виставок, розгля-дає інші питання науково-методичної та видавничої роботи.

10.5. Впровадження результатівнауково-дослідної роботи

Впровадженню підлягають нормативні і методичні докумен-ти, затверджені Держкомархівом України, підготовлені УНДІАСД,архівами, іншими юридичними особами, необхідні для діяль-

221

ності архівів. Зазначені документи впроваджуються на основірічного плану впровадження, що затверджується керівництвомархіву.

10.5.1. Впровадження поділяється на експериментальне (якодин з етапів розроблення теми) і практичне. Експериментальне(дослідне) впровадження є початковою стадією впровадження,що забезпечує підтвердження основних положень розроблюва-ної теми до її завершення.

Практичним впровадженням є затвердження, видання (ти-ражування), введення в дію нормативних актів і методичних до-кументів; використання положень і висновків теоретичних таприкладних досліджень у науково-дослідній, методичній тапрактичній роботі архіву.

10.5.2. Документи нормативного характеру вводяться в діюнаказом Держкомархіву України, керівника архіву.

У разі необхідності для роз’яснення положень впроваджува-них документів та визначення сфер їх застосування проводятьсяметодичні наради, семінари-практикуми.

10.6. Служба науково-технічної інформації(СНТІ) архіву

Інформаційне забезпечення основних напрямків діяльностіархіву здійснює служба науково-технічної інформації (СНТІ)архіву, що є складовою частиною галузевої системи науково-технічної інформації.

10.6.1. Виконання функцій СНТІ архіву наказом директорапокладається на методиста або одного з працівників бібліотекиархіву.

10.6.2. Завданнями СНТІ архіву є:– вивчення інформаційних потреб працівників архіву;– комплектування, зберігання, облік, опрацювання та систе-

матизація матеріалів довідково-інформаційного фонду;– ведення довідково-пошукового апарату довідково-інфор-

маційного фонду;– регулярне інформування працівників архіву про склад і

зміст довідково-інформаційного фонду;– вивчення матеріалів науково-технічної інформації та під-

готовка рекомендацій щодо впровадження профільних досяг-нень науки, техніки і передового досвіду в практику роботи ар-хіву;

222

– своєчасне направлення до ГЦНТІ завершених розробок, щомають загальногалузеве значення;

– підготовка документів для державної реєстрації науково-дослідних робіт архіву;

– надання допомоги працівникам архіву в депонуванні руко-писів в УкрІНТЕІ.

10.6.3. Довідково-інформаційний фонд СНТІ – це сукупністьпервинних і вторинних джерел інформації та довідково-пошуко-вого апарату до них.

10.6.4. Робота СНТІ здійснюється згідно із затвердженим ди-ректором архіву положенням, розробленим на основі типовогоположення, затвердженого Держкомархівом України.

223

Р о з д і л 11

Інформатизація архівної справи

11.1. Інформатизація архівної справиІнформатизація архівної справи – це комплекс організа-

ційних, науково-методичних та технологічних заходів, що забез-печують створення за єдиними методологічними і методичнимизасадами взаємопов’язаних інформаційних технологій в архівнійсправі, формуванні національних архівних інформаційних ре-сурсів.

11.1.1. Основними завданнями інформатизації архівноїсправи є:

– вдосконалення управління архівною справою та національ-ними архівними інформаційними ресурсами;

– оптимізація експертизи цінності документів, формуванняНАФ, описування, обліку документів;

– забезпечення широкого доступу до документної інформації;– забезпечення збереженості документів та зберігання інфор-

мації.11.1.2. Засобом реалізації інформатизації архівної справи є

комп’ютеризація – програмно-технічнологічне і матеріально-технічне забезпечення технологічних процесів за допомогоюелектронної обчислювальної техніки.

11.1.3. Основними етапами інформатизації архівної спра-ви є:

– обладнання архівних установ відповідними технічними тапрограмними засобами, комп’ютеризація управлінських функ-цій Держкомархіву України та архівів;

– комп’ютеризація комплектування архівів та централізова-ного обліку документів, створення в електронній формі системиархівних довідників, інших баз даних;

– комп’ютеризація на єдиних засадах процесів комплекту-вання, описування, обліку, створення довідкового апарату в кож-ному архіві;

224

– представлення національних архівних інформаційних ре-сурсів у мережі Інтернет;

– використання комп’ютерних технологій для страховогокопіювання документів, формування повнотекстових баз даних;

– створення електронних копій документів для фонду корис-тування.

11.1.4. Координацію, супровід, методичне і програмно-тех-нічне забезпечення інформатизації архівної справи здійснюютьДержкомархів України та УНДІАСД.

11.2. Комп’ютеризація управлінських функцій

11.2.1. Комп’ютеризація управлінських функцій Держком-архіву України здійснюється за напрямами:

– створення локальних мереж для управління архівною спра-вою;

– створення баз даних для централізованого обліку архівнихресурсів та їх використання, а також Державного реєстру націо-нального культурного надбання.

11.2.2. Комп’ютеризація управлінських функцій архіву здій-снюється за напрямами:

– управління архівом та архівною справою і діловодством узоні його комплектування;

– створення локальних мереж;– створення облікових тематичних баз даних.11.2.3. Вибір програмних засобів для створення таких баз да-

них зумовлюють завдання реалізації управлінських функцій ар-хіву. Програмні продукти мають відповідати вимогам їх ліцен-зування та уніфікації на рівні системи архівних установ, забез-печуватися пакетом протоколів узгоджень і погоджуватисяДержкомархівом України.

11. 3. Комп’ютеризація обліку документів НАФ

11.3.1. З метою комп’ютеризації централізованого держав-ного обліку документів НАФ створюють центральні бази даних.

Інформаційною основою центральних баз даних є паспортиархівів, Центральний фондовий каталог (див. п. 6.1.1).

11.3.2. Для здійснення централізованого державного облікудокументів культурної спадщини України, що знаходяться закордоном, та документів іноземного походження, що стосуються

225

історії України (архівної Україніки), створюється відповідна ба-за даних.

11.3.3. Облікові бази даних формуються у взаємозв’язку з ін-шими інформаційними базами даних, що є в архіві, і повинні бутисумісними з відповідними обліковими базами даних державної ар-хівної установи вищого рівня.

Наступність облікових баз даних і традиційних основних об-лікових документів забезпечується використанням у цих базахреквізитів основних облікових документів.

11.3.4. Облікові бази даних заповнюються на підставі облі-кових документів архіву. Для забезпечення однозначності запов-нення й ведення облікової бази даних розробляється інструкція,що визначає зміст кожного реквізиту та організацію ведення цихбаз.

Узагальнені показники документів централізованого держав-ного обліку, а також вихідні показники, необхідні для їх отри-мання, входять до обов’язкових реквізитів облікових баз даних.

11.3.5. У плановому порядку здійснюється заповнення облі-кової бази даних за станом на 01.01 року, наступного за звітним.Надалі ведеться оперативне внесення змін до облікових доку-ментів та до облікової бази даних.

11.4. Комп’ютеризований довідковий апарат11.4.1. Комп’ютеризований довідковий апарат – це структу-

рована сукупність взаємозв’язаних і взаємодоповнюваних ін-формаційних баз даних різних рівнів та довідкових баз даних,які забезпечують тематичний і адресний пошук архівної інфор-мації, виведення її на екран дисплею, паперовий носій та у файл.

11.4.2. Інформаційною основою комп’ютеризованого довід-кового апарату є архівні документи, справи, описи, фонди, ар-хівні та інші довідники, словники, енциклопедії.

11.4.3. До складу комп’ютеризованого довідкового апаратувходять інформаційні бази даних трьох рівнів: національного,центрального, місцевого.

Національні бази даних містять інформацію про документиНАФ, що знаходяться в усіх архівних установах та приватнихзібраннях в Україні, а також про документи архівної Україніки.

Центральні бази даних містять інформацію про документи,що підлягають зберіганню в державних архівах, іншу зведенуінформацію, необхідну для управління архівною справою.

226

Бази даних місцевого рівня включають фондові та предметно-тематичні бази даних. Фондові бази даних дають інформаціюпро фонди, описи, справи, документи, що зберігаються в архіві.Предметно-тематичні бази даних створюються для подокумент-ного пошуку інформації з окремої теми (предмета).

11.4.4. Для представлення актуальної інформації архівнихдовідників створюються гіпертекстові та повнотекстові бази да-них.

11.4.5. Для надання користувачеві вичерпної інформації прооб’єкт, його перейменування, паралельні назви, абревіатури,псевдоніми, прізвиська (для фізичних осіб) створюють довідковіабо авторитетні бази даних різних рівнів.

11.4.6. Комп’ютеризований довідковий апарат передбачає су-місність всіх баз даних за технічним, програмним, інформацій-ним забезпеченням і засобами доступу до них.

Сумісність досягається використанням однотипної комп’ю-терної техніки та ліцензованих багатофункціональних системуправління базами даних, операційних мережевих систем, про-грамних систем створення та підтримки повнотекстової та гіпер-текстової інформації.

Технічні та програмні засоби повинні мати стандартні інстру-менти для роботи в локальних та глобальних комп’ютерних ме-режах і забезпечувати пошукові інтерфейси в базах даних різнихрівнів.

Інформаційну сумісність комп’ютеризованого довідковогоапарату повинна забезпечити метабаза баз даних різних рівнів.Метабаза містить такі дані: назва автономної бази даних, її обсягв документах (записах), місцезнаходження, автор та організація-власник, умови доступу, перелік пошукових термінів, тематичнаспрямованість бази даних. Спільні дані, які використовуютьсяв різних базах даних, повинно бути уніфіковано за їх типом, наз-вою (ідентифікатором), довжиною та семантикою.

11.4.7. Пошукові засоби комп’ютеризованого довідковогоапарату забезпечують доступ, відбір та виведення релевантноїінформації на запит, який надійшов до будь-якої відкритої базиданих з комп’ютера, підключеного до мережі цього довідковогоапарату.

227

11.5. Порядок комп’ютеризаціїдіяльності архіву

11.5.1. Комп’ютеризація діяльності архіву здійснюється шля-хом розроблення і експлуатації інформаційної системи, що ба-зується на використанні комп’ютерних засобів опрацюваннявеликих обсягів документної інформації.

11.5.2. Створення інформаційної системи архіву передбачаєрозроблення технічного завдання, інформаційного забезпечен-ня, програмного забезпечення, експлуатаційної документації.

11.5.2.1. У технічному завданні вказуються призначення і ме-та створення інформаційної системи, вимоги до системи в ціло-му, функцій, які вона повинна виконувати, інформаційного, про-грамного, технічного, лінгвістичного та організаційного забезпе-чення, документації на систему, склад і зміст робіт зі створенняінформаційної системи та терміни їх виконання, виконавці.

11.5.2.2. Під час розроблення інформаційного забезпеченнявизначається склад, структура і способи організації баз даних вінформаційній системі, вимоги до інформаційної сумісності ізсуміжними інформаційними системами, використання уніфіко-ваних документів і класифікаторів, що застосовуються в архіві,склад та структура вихідних форм документів.

11.5.2.3. Програмне забезпечення інформаційної системирозробляється для використання на комп’ютерах стандартноїконфігурації і має базуватися на типових пакетах прикладнихпрограм. Програмне забезпечення повинно давати можливістьвиконувати операції введення, коригування, реорганізації, збе-реження, експорту та імпорту даних, представлених в текстовихформатах, пошуку інформації за запитами користувачів та її ви-ведення на екран дисплею, на паперовий носій або у файл, за-хисту інформації від несанкціонованого доступу та її переда-вання в локальну комп’ютерну мережу архіву, інші галузеві ін-формаційні системи та мережу Інтернет.

11.5.2.4. До складу експлуатаційної документації інформа-ційної системи входять загальне описання системи та техноло-гічні інструкції для введення і коригування даних, пошуку тавиведення інформації, збереження (копіювання, архівування тавідновлення після збоїв) баз даних.

11.5.3. Інформаційна система вводиться в експлуатацію на-казом директора архіву, в якому визначається адміністратор сис-теми, інші працівники, що забезпечують її експлуатацію.

228

Адміністратор (програміст) відповідає за працездатність йцілісність інформаційної системи, проводить необхідні модифі-кації програмного та інформаційного забезпечення і технології.

11.6. Представлення архівної інформаціїв мережі Інтернет

11.6.1. Для представлення інформації про систему архівнихустанов і національні архівні інформаційні ресурси Держком-архівом України, іншими архівними установами та архівамистворюються і підтримуються відповідні веб-сайти або сторінкина сайтах (порталах) інших юридичних осіб.

11.6.2. Авторські права на інформацію, подану на веб-сайтах,визначаються відповідно до законодавства про авторське правоі суміжні права.

11.6.3. Регламент веб-сайтів затверджується Держкомархі-вом України.

11.6.4. Обов’язковими елементами структури веб-сайту ар-хіву є історична довідка, дані про склад і зміст фондів, перелікта характеристика основних фондів, інформація про унікальніта особливо цінні документи, характеристика довідкового апа-рату, відомості про режим роботи архіву і читального залу тапорядок доступу до документів.

11.6.5. Веб-сайт вводиться в експлуатацію наказом директораархіву.

ДОДАТКИ

Додаток 1до пп. 2.3.3; 5.4.1; 6.3.4;

6.4.9; 6.6.4.2; 8.2.4.7.

202

К о д и

формидокумента

установи-укладача

Назваархівної установи

№

(місце складання)

ПАСПОРТАРХІВНОЇ УСТАНОВИ

на 01.01.00

Ін-декси

Назви розділів іпоказників

Один.виміру

Державні архіви

областей

Архівнівідділи

райдержадміні-страцій

і міськихрад

Пояс-нення

1 2 3 4 5 6

1 Приміщення

1.1 Кількість приміщеньспеціально збудованих

пристосованихбудівлябудівля

1.2 Місткість приміщень

1.2.1 спеціально збудованихпристосованих

од. зб.од. зб.

1.3 Об’єм архівосховищаплоща архівосховища

куб. мкв. м

1 2 3 4 5 61.4 Площа відокремлених

архівосховищстрахового фонду

кв. м

1.5 Протяжністьстелажного обладнання

загальна протяжністьстелажних полиць

у т.ч. дерев’янихпог. мпог. м

1.5.1 Ступінь заповненнястелажного обладнання

відсоток

1.6 Робочі приміщення

кількість кімнатплоща

кімнатакв. м

1.7 Читальний зал(кількість кімнат)

площакількість місць

кімната

кв. м місце

1.8 Лабораторіямікрофільмування тареставрації документів

кількість кімнатплоща

кімнатакв. м

1.9 Приміщення, зайнятістороннімиорганізаціями

кількість кімнатплоща

кімнатакв. м

2 Види й обсяг документів

2.1 Документи з паперовоюосновою

2.1.1 Управлінські документи

2.1.1.1 Фондів всьогов т.ч. фондів періоду

незалежності

фондфонд

Продовження додатка 1

Продовження додатка 1

1 2 3 4 5 6

2.1.1.2 Одиниць зберіганнявсього

в т.ч.: періодунезалежності

од. зб.од. зб.

унікальних од. зб.доку-мент

2.1.1.3 Одиниць зберігання,внесених до описів

усьогов т.ч. періодунезалежності

од. зб.од. зб.

2.1.1.4 Закартоновано одиницьзберігання

од. зб.

2.1.1.5 Створено страховийфонд на:

одиниць зберіганнявсього

в т.ч. періодунезалежності

од. зб.од. зб.

2.1.1.6 Мікрофотокопійстрахового фонду

од. обл.кадр

2.1.1.7 Мікрофіш страховогофонду

од. зб.кадр

2.1.1.8 Мікрофотокопій імікрофіш, що надійшлиз інших архівів

кадр

2.1.2 Документи особовогопоходження

2.1.2.1 Фондів всьогов т.ч. періодунезалежності

фондфонд

Продовження додатка 1

1 2 3 4 5 6

2.1.2.2 Одиниць зберіганнявсього

в т.ч.: періодунезалежності

од. зб.од. зб.

унікальних од. зб.доку-мент

2.1.2.3 Одиниць зберігання,внесених до описів

усього

в т.ч. періодунезалежності

од. зб.

од. зб.

2.1.2.4 Закартоновано одиницьзберігання

од. зб.

2.1.2.5 Створено страховийфонд на одиницьзберігання

од. зб.

2.1.2.6 Мікрофотокопійстрахового фонду

од. обл.кадр

2.1.2.7 Мікрофіш страховогофонду

од. зб.кадр

2.1.3 Наукова-технічнадокументація

2.1.3.1 Комплексів документів комп-лекс

2.1.3.2 Одиниць збе ріг ання всьогов т.ч.: внесених до описів

од. зб.од. зб.

унікальних од. зб.доку-мент

2.1.3.3 Закартоновано одиницьзберігання

од. зб.

Продовження додатка 1

1 2 3 4 5 6

2.1.3.4 Створено страховийфонд на одиницьзберігання

од. зб.

2.1.3.5 Мікрофотокопійстрахового фонду

од. обл.кадр

2.1.3.6 Мікрофіш страховогофонду

од. зб.кадр

2.2 Кінодокументи

2.2.1 Одиниць обліку всьогов т.ч. внесених до описів

од. обл.од. обл.

2.2.2 Одиниць зберіганнявсього

в т.ч.: внесених до описів

од. зб.

од. зб.

унікальних од. зб.доку-мент

2.2.3 Одиниць зберіганнястрахового фонду

од. зб.

2.3 Фотодокументи

2.3.1 Одиниць зберіганнявсього

в т.ч.: внесених до описівод. зб.од. зб.

унікальних од. зб.доку-мент

фотоальбомів од. зб.

2.3.2 Одиниць зберіганнястрахового фонду

од. зб.

2.4 Фонодокументи

Продовження додатка 1

1 2 3 4 5 6

2.4.1 Одиниць обліку всьогов т.ч. внесених до описів

од. обл.од. обл.

2.4.2 Одиниць зберіганнявсьогов т.ч.: внесених до описів

од. зб.од. зб.

унікальних од. зб.доку-мент

грамофоннихзвукозаписівз них внесених до описів

од. зб.од. зб.

2.4.3 Одиниць зберіганнястрахового фонду

од. зб.

2.5 Відеодокументи

2.5.1 Одиниць обліку всьогов т.ч. внесених до книг

описів

од. обл.од. обл.

2.5.2 Одиниць зберіганнявсього

в т.ч.: внесених до описівод. зб.од. зб.

унікальних од. зб.доку-мент

2.5.3 Одиниць зберіганнястрахового фонду

од. зб.

2.6 Машиночитанідокументи

2.6.1 Одиниць зберіганнявсього

в т.ч. внесених до описівод. зб.од. зб.

2.7 Документи з особовогоскладу

Продовження додатка 1

1 2 3 4 5 6

2.7.1 Одиниць зберіганнявсього

в т.ч. внесених до описівод. зб.од. зб.

3 Кількість і стандовідкового апарату

3.1 Описів на документивсього

з них виданоописопис

У тому числі на:3.1.1 Управлінську

документацію всьогов т.ч. видано

описопис

3.1.2 Документи особовогопоходження всього

в т.ч. виданоописопис

3.1.3 Науково-технічнудокументацію всього

в т.ч. виданоописопис

3.1.4 Кінодокументи всьогов т.ч. видано

описопис

3.1.5 Фотодокументи всьогов т.ч. видано

описопис

3.1.6. Фонодокументи всьогов т.ч. видано

описопис

3.1.7 Відеодокументи всьогов т.ч. видано

описопис

3.1.8 Електронні документивсього

в т.ч. видано

описопис

3.2 Карток усьогоз них включених до

каталогів

карткакартка

У тому числі:3.2.1 Тематичних карток

усьогоз них включених до

каталогів

карткакартка

У тому числі на:

Продовження додатка 1

1 2 3 4 5 6

3.2.1.1 Управлінськудокументацію всьогов т.ч. включених до

каталогів

карткакартка

3.2.1.2 Документи особовогопоходження всьогов т.ч. включених до

каталогів

карткакартка

3.2.1.3 Науково-технічнудокументацію всьогов т.ч. включених до

каталогів

карткакартка

3.2.1.4 Кінодокументи всьогов т.ч. включених до

каталогів

карткакартка

3.2.1.5 Фотодокументи всьогов т.ч. включених до

каталогів

карткакартка

3.2.1.6 Фонодокументи всьогов т.ч. включених до

каталогів

карткакартка

3.2.1.7 Відеодокументи всього

в т.ч. включених докаталогів

картка

картка

3.2.1.8 Електроннідокументи всього

в т.ч. включених докаталогів

карткакартка

3.2.2 Карток на документи зособового складу всього

в т.ч. включених докаталогів

карткакартка

3.3 Пройшли тематичнерозроблення фондів

всьогоодиниць зберігання

фондод. зб.

У тому числі:

Продовження додатка 1

1 2 3 4 5 6

3.3.1 Управлінськоїдокументації

фондіводиниць зберігання

фондод. зб.

3.3.2. Док у м е нті в особ овог опох одж е нн я

фондіводиниць зберігання

фондод. зб

3.3.3 Науково-технічноїдокументації

фондіводиниць зберігання

фондод. зб.

3.4 Закаталогізованиходиниць облікукінодокументів

од. обл.

3.5 Закаталогізованиходиниць зберіганняфотодокументів

од. зб.

3.6 Закаталогізованиходиниць облікуфонодокументів

од. обл.

3.7 Закаталогізованиходиниць облікувідеодокументів

од. обл.

3. 8 Закаталогізованиходиниць зберіганняелектронних документів

од. зб.

3. 9 Підготовлено оглядіввсього

в т.ч. виданихоглядогляд

У тому числі:3.9.1 Тематичних оглядів

всьогов т.ч. виданих

оглядогляд

3.9.2 Фондових оглядіввсього

в т.ч. виданихоглядогляд

Продовження додатка 1

1 2 3 4 5 6

3.10 Підготовленопутівників, буклетів та

інших довідників задокументами архіву

всьогов т.ч. виданих

довідникдовідник

3.11 Обсяг інформації,введеної до електроннихбаз даних

3.11.1 Аркушів фондів аркуш

3.11.2 Карток фондів картка

3.11.3 Відомості з особовогоскладу

к-тьпрізвищ

3.11.4 Кількість картокфільмового каталогу(укладених для банкуданих)

картка

3.12 Кількість картоккаталогу

складених картоквведених до банку даних

карткакартка

3.13 Кількість баз данихоб’єм баз даних

од.Мгбайт

4 Кількість видань уфондах науково-довідкової бібліотекиархіву

4.1 Книг і брошур усьогов т.ч. заінвентаризовано

од.од.

4.2 Журналів:

4.2.1 Річних комплектівжурналів

комп.

4.2.2 Номерів журналівв т.ч. заінвентари-

зовано

од.од.

Продовження додатка 1

1 2 3 4 5 6

4.3 Річних підшивок газетусього

в т.ч. заінвентаризовано

підшив-ка

підшив-ка

4.4 Спеціальних видань(карти, креслення,

листівки, плакати тощо)всього

в т.ч. заінвентаризованоод.од.

4.5 Дублетного й обмінногофонду

од.

5 Кадри

5.1 Штатна чисельністьбюджетних працівників

у т. ч. кількістьвакантних посад

од.од.

5.1.1 Держслужбовців особа

5.2 Чисельністьпрацівниківгоспрозрахунковихпідрозділів

од.

Керівник архівноїустанови ______________________________________________ (підпис розшифрування підпису)

Дата

МП

Форма паспорта архівної установи

Формат А4 (210х297)

Додаток 2до пп. 2.3.3; 5.4.3; 6.1.1

202

К о д и

формидокумента

установи-укладача

Назваархівної установи

№

(місце складання)

ЗВІТпро стан і обсяг документів

Національного архівногофонду, що зберігаються в

архівних підрозділахпідприємств, установ і

організацій та приватнихархівних зібраннях

на 01.12.00

У зоні комплектування

№з/п

Назви показниківдержавних

архівів

архівних відділіврайдержадміні-

страцій і міськихрад

1 2 5 6

1 К і л ь к і с т ь ус т ан ов – дж е р е л ко м - п ле к т у в а н н я ар х і в н и х ус т ан ов у пр ав лі н сь к о ю док у м е н т ац і є ю (чи се ль н ик ом – за г а л ь н а кі л ь - к і с ть , зн а м е н н и к о м – кі л ь к і ст ь у ст ан ов , що маю ть зв е д е н і но- м е н к ла ту р и сп р а в , по г о д же н і за р х і в н и м и ус т ан ов ам и)

Продовження додатка 2

1 2 5 6

2 Кількість установ, що маютьізольовані приміщення архів-них підрозділів

3 Кількість установ, що повністюописали документи постійногозберігання та схвалили описина ЕПК архівної установи

4 Кількість установ, архівні під-розділи яких мають штатнихпрацівників

5 Кількість штатних працівників,що працюють в архівних під-розділах

6 Кількість справ постійного збе-рігання в архівних підрозділах(чисельником – загальна кіль-кість, знаменником – кількістьсправ, внесених до описів,схвалених ЕПК)

7 Кількість справ постійного збе-рігання, що знаходяться в архів-них підрозділах понад вста-новлені строки

8 Кількість справ із особовогоскладу в архівних підрозділах(чисельником – загальна кіль-кість справ, знаменником – кі-лькість справ, внесених до опи-сів, схвалених ЕПК)

9 Кількість установ, що збері-гають науково-технічні архіви іє джерелами комплектуванняархівних установ

Продовження додатка 2

1 2 5 6

10 Кількість одиниць зберіганнянауково-технічної документації,що зберігаються у науково-технічних архівах та іншихпідрозділах установ

11 Кількість установ, що збері-гають аудіовізуальні архіви і єджерелами комплектування ар-хівних установ, у тому числі:- кіноархіви- фотоархіви- фоноархівивідеоархіви

12 Кількість од. зберігання аудіові-зуальних документів, що збері-гаються в архівних підрозділах,в т.ч.:а) кінодокументівб) фотодокументівв) фонодокументівг) відеодокументів

13 Кількість рукописних відділівб і б лі от е к і му з е ї в, що зб е р і г аю т ь документи постійно

14 Кількість од. зберігання, щозберігаються в рукописних від-ділах бібліотек і музеїв (чисель-ником – од. зберігання, знамен-ником – їхні крайні дати)

15 Кількість приватних архівнихзібрань, в яких зберігаються до-кументи НАФ

___________________________________________________________________________ (посада укладача підпис розшифрування підпису)

Дата

Форма звіту про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, щозберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та

приватних архівних зібраннях

Формат А4 (210х297)

Продовження додатка 2

1 2 5 6

16 Кількість документів НАФ, щозберігаються в приватних архів-них зібраннях

Додаток 3до п. 2.3.3

202

К о д и

формидокумента

установи-укладача

Назва архівної установи

ЗВІТпро мережу місцевих архівних

установна 01.01.00

Кількість архівних установ

Назви архівних установ діючих утворе-них

ліквідованих

1 2 3 4

Архівні відділирайдержадміністрацій

Архівні відділи міськрад

Міські архіви

в т. ч. постійного зберіганнядокументів

Трудові архіви

Всього

Керівник архівної установи _______________________________ (підпис розшифрування підпису)

Дата

Форма звіту про мережу місцевих архівних установ

формат А4 (210х297)

Додаток 4до п. 2.7.1

Кодекс етики архівістів

Прийнято XIII сесієюГенеральної Асамблеї Міжнародної ради архівів

(Пекін, 6 вересня 1996 р.)

ВСТУП

А. Кодекс етики архівістів покликаний встановити високі стан-дарти поведінки для професії архівіста. Він має знайомити осіб,які обрали професію архівіста, з цими стандартами, нагадуватидосвідченим архівістам про їхні професійні обов’язки та утвер-джувати у суспільстві авторитет професії.

B. Термін «архівісти», використовуваний в цьому Кодексі, по-ширюється на всіх, хто займається контролем, опікою, зберіган-ням архівних документів та управлінням архівами.

C. Слід переконувати вищі органи та архівні служби обиратиполітику й практику, які б сприяли виконанню цього кодексу.

D. Кодекс має на меті встановлення етичних норм, якими по-винні керуватися архівісти, й не передбачає специфічних рішеньщодо конкретних проблем.

E. Принципи супроводжуються коментарями; принципи та ко-ментарі в цілому складають Кодекс етики.

F. Впровадження Кодексу залежить від готовності архівних ус-танов та професійних асоціацій його виконувати. Це може від-буватися у формі підвищення кваліфікації, створення механізмудля прийняття рішень у разі сумнівів, для розслідування неетич-ної поведінки і, за умови доцільності, – для застосування санкцій.

КОДЕКС1. Арівісти повинні захищати цілісність архівних

документів і тим самим гарантувати, що вонизалишатимуться й надалі надійними свідками минулогоПріоритетним обов’язком архівістів є забезпечення цілісності

документів, переданих під опіку й на зберігання. Під час вико-

нання цього обов’язку вони повинні поважати законні, однакіноді суперечливі права та інтереси работодавців, власників,суб’єктів і споживачів інформації, минуле, сучасне й майбутнє.Об’єктивність і незаангажованість архівістів є мірилом їхньогопрофесіоналізму. Вони повинні протидіяти будь-якому тиску,спрямованому на маніпулювання відомостями з метою затаю-вання або викривлення фактів.

2. Архівісти повинні здійснювати експертизу цінності,відбір архівних документів і роботу з ними в їхісторичному, правовому й адміністративному контексті,з урахуванням принципу походження документів,зберігаючи й оприлюднюючи справжні взємозв’язкиміж документами

Архівісти мають діяти згідно з усталеними принципами йпрактикою. Архівісти повинні виконувати свої обов’язки і функ-ції відповідно до архівних принципів, які регулюють створення,функціонування та управління документами у діловодстві (утому числі електронними та мультимедійними), відбір доку-ментів і комплектування ними архівів, охорону, зберігання йконсервацію документів, їх систематизацію, описування, публі-кацію і надання у користування. Архівісти повинні проводитиекспертизу цінності документів неупереджено, спираючись підчас прийняття рішень на досконале знання адміністративнихвимог і політики комплектування своєї установи. Вони повиннісистематизувати й описувати документи, відібрані для зберіган-ня, відповідно до архівних принципів (а саме: принципу поход-ження і принципу неділимості фонду) й прийнятими стандар-тами настільки швидко, наскільки це можливо. Архівісти повин-ні придбавати документи відповідно до цілей і можливостей сво-їх установ. Вони не повинні прагнути купувати документи абоприймати їх, якщо це може створити загрозу цілісності або без-пеці документів; вони повинні співпрацювати з метою забезпе-чення зберігання цих документів у найвідповіднішому сховищі.Архівісти повинні співпрацювати щодо повернення переміще-них архівів.

Продовження додатка 4

3. Архівісти повинні зберігати автентичність документівпід час упорядкування, зберігання та користування

Архівісти не повинні припускати зменшення архівної цінностідокументів, включаючи електронні або мультімедійні докумен-ти, в процесі архівної роботи з експертизи цінності, системати-зації та описування, а також під час консервації та користування.Будь-яке вилучення документів має здійснюватися на підставіретельно розроблених методів і критеріїв. Заміна оригіналів до-кументів іншими їхніми форматами повинна відбуватися з ура-хуванням юридичної, сутнісної та інформаційної цінності до-кументів. Під час тимчасового вилучення зі справи документівобмеженого доступу необхідно інформувати про це користувача.

4. Архівісти повинні забезпечувати постійну доступністьі відкритість архівних документів

Архівісти повинні відбирати документи для зберігання абознищення так, щоб насамперед зберегти основне свідчення ді-яльності особи або установи, які створили і зібрали документи,але враховуючи при цьому й змінні дослідницькі потреби. Ар-хівісти повинні знати, що придбання документів сумнівного по-ходження, хоч і таких, що мають інтерес, може спричиняти не-законну комерційну діяльність. Вони повинні співпрацювати зіншими архівістами та правоохоронними органами, до компе-тенції яких входить затримання і судове переслідування осіб,підозрюваних у крадіжці архівних документів.

5. Архівісти повинні документувати і вміти обгрунтуватисвою діяльність з архівними документами

Архівісти повинні обстоювати нормативні правила зберіган-ня документів упродовж всього їхнього життєвого циклу і спів-працювати з фондоутворювачами в питаннях прийняття новихформ документів і запровадження нової практики управлінняінформацією. Вони повинні не лише займатися комплектуван-ням документами, але й дбати про те, щоб робота з поточноюінформацією передбачала процедури, які сприятимуть збереже-ності цінних документів. Архівісти під час проведення перего-ворів з уповноваженими особами, які здійснюють передаваннядокументів, або з власниками документів повинні прагнути до-

Продовження додатка 4

сягнення справедливих рішень, що грунтуються на повномурозумінні (наскільки це прийнятно) таких чинників: повнова-жень на передавання, дарування або продаж; фінансових угод ізиску; планів на опрацювання документів; авторського права іумов доступу. Архівісти повинні постійно зберігати справу, якадокументує надходження, консервацію і всю проведену архівнуроботу.

6. Архівісти повинні сприяти максимально широкому доступудо архівних документів і забезпечувати неупередженеобслуговування всіх користувачів

Архівісти повинні створювати як загальний, так і спеціальнийдовідковий апарат на всі документи, що перебувають у них назберіганні. Вони повинні всім пропонувати неупереджене кон-сультування і використання всіх можливостей для надання зба-лансованого асортименту послуг. Архівісти повинні відповідативвічливо і з готовністю надати допомогу щодо всіх обґрунтова-них запитів про свої фонди і сприяти їх якнайширшому вико-ристанню відповідно до політики установи, забезпечення збере-женості фондів, правових засад, індивідуальних прав і домовле-ностей про дарування. Вони повинні роз’яснювати потенційнимкористувачам доцільні обмеження і неупереджено застосо-вувати їх. Архівісти не повинні припускатися необгрунтованихобмежень доступу і використання, але можуть пропонувати чиприймати як умову комплектування чітко встановлені обмежен-ня на визначений період часу. Вони повинні чесно дотримува-тися і неупереджено виконувати всі угоди, укладені під часпридбання документів, але в інтересах лібералізації доступуповинні заново проводити переговори про умови [доступу] за-лежно від обставин.

7. Архівісти повинні поважати інтереси як доступу,так і захисту таємниці приватного життя і діятив межах відповідного законодавства

Архівісти повинні дбати про захист корпоративних та осо-бистих інтересів [громадян] так само, як і враховувати мірку-вання національної безпеки, не знищуючи інформацію, особливоу випадку електронних документів, де поновлення і знищенняє усталеною практикою. Вони повинні поважати право приват-

Продовження додатка 4

ної власності осіб, які передали документи або відомості прояких у них містяться, особливо тих, хто не має права голосу всправі використання і зберігання документів.

8. Архівісти повинні використовувати висловлену їм довірув загальних інтересах і уникати використання свогостановища для нечесного задоволення своїхабо чужих потреб

Архівісти повинні утримуватися від дій, які шкодять їхнійпрофесійні честі, об’єктивності та неупередженості. Вони неповинні прагнути для себе фінансової чи будь-якої іншої вигодина шкоду установам, дослідникам або колегам. Архівісти не по-винні особисто збирати оригінали документів або брати участьу будь-яких комерційних операціях з документами. Вони по-винні уникати дій, які могли б спровокувати зіткнення інтересіву суспільстві. Архівісти можуть використовувати фонди, якізберігаються в їхніх установах, для особистих досліджень і пу-блікацій, проводячи цю роботу на тих самих засадах, що й іншідослідники цих фондів. Вони не повинні розкривати або вико-ристовувати інформацію, отриману в результаті роботи з доку-ментами обмеженого доступу. Вони не повинні плутати особистідослідницькі чи публікаторські інтереси з дорученими їм про-фесійними або адміністративними обов’язками. Під час роботиз фондами у своїх установах архівісти не повинні використову-вати у своїх цілях наявні у них відомості про неопублікованізнахідки дослідників без попереднього інформування дослід-ників про наміри архівіста скористатися цими відомостями.Вони можуть робити огляди і готувати коментарі до праць іншихз їхньої тематики, включаючи праці, що грунтуються на інфор-мації документів, які зберігаються в їхніх установах. Архівістине повинні дозволяти представникам інших професій заважатиїм виконувати свою роботу і обов’язки.

9. Архівісти повинні удосконалювати свою професійнумайстерність, систематично й постійно поглиблюючисвої архівні знання і оприлюднюючи результатисвоїх досліджень та досвід роботи

Архівісти повинні прагнути до удосконалення професійноговзаєморозуміння та обміну досвідом, робити особистий внесок

Продовження додатка 4

у розвиток професійного знання і забезпечувати особам, якінавчаються, чи підлеглим відповідні умови навчання й роботидля компетентного виконання їхніх функцій.

10. Архівісти повинні сприяти забезпеченню збереженнясвітової документальної спадщини у співпраціз представниками своєї та інших професій

Архівісти повинні прагнути до розширення співпраці, уник-нення конфліктів з колегами по професії та вирішення проблем,що виникають, заохочуючи при цьому суворе дотримання ар-хівних стандартів та етичних норм. Архівісти повинні співпра-цювати з представниками споріднених професій на грунті взає-моповаги та взаєморозуміння.

Переклад з англійської

Продовження додатка 4

Дод

аток

5до

пп.

4.2

.6.2

; 4.

3.2.

2.

ЗА

ТВ

ЕРД

ЖУ

ЮК

ерів

ник

архі

вної

уст

анов

и__

____

____

____

____

____

____

____

__

Дат

а

(під

пис

розш

ифру

ванн

я п

ідпи

су)

СП

ИС

ОК

ДЖ

ЕР

ЕЛ

ФО

РМ

УВ

АН

НЯ

НА

Фу

зоні

ком

плек

тува

ння

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

__(п

овна

наз

ва а

рхів

ної у

стан

ови)

№№

з/п

Інде

ксус

тано

-ви

Наз

ва(н

айм

енув

ання

)ос

оби

Фор

ма

влас

ност

і на

доку

мен

ти

Зм

іст

ріш

ення

ЕП

К, д

ата

іно

мер

про

токо

луМ

ісце

збе

ріга

ння

доку

мен

тів

(арх

івна

уста

нова

, арх

івни

йпі

дроз

діл,

міс

цепр

ожив

ання

фі-

зичн

ої о

соби

, інш

е)

При

міт

ки

12

34

56

7

I. Ю

риди

чні о

соби

На

1 сі

чня

200_

_ р

оку

до с

писк

у вн

есен

о __

____

__ ю

риди

чних

осі

б,у

том

у чи

слі з

а ф

орм

ами

влас

ност

і:

держ

авна

_

____

____

____

_

к

омун

альн

а _

____

____

____

при

ватн

а

__

____

____

___

II. Ф

ізич

ні о

соби

На

1 сі

чня

200_

_ р

оку

в сп

исок

вне

сено

___

____

_ ф

ізич

них

осіб

Про

довж

ення

дод

атка

5

(пос

ада

пі

дпис

роз

шиф

рува

ння

підп

ису)

СХ

ВА

ЛЕ

НО

Про

токо

л за

сіда

ння

ЕП

Кар

хівн

ої у

стан

ови

____

____

___№

___

___

ПО

ГОД

ЖЕ

НО

Про

токо

л за

сіда

ння

ЦЕ

ПК

Дер

жко

мар

хіву

Укр

аїни

____

____

___

№ _

____

_

Дат

а

Фор

ма

спис

ку д

жер

ел ф

орм

уван

ня Н

АФ

у з

оні к

омпл

екту

ванн

я ар

хівн

ої у

стан

ови Ф

орм

ат А

4 (2

10х2

97)

Додаток 6

до пп. 4.2.7.6; 5.4.2; 6.3.3;6.4.5.1; 6.5.4; 8.2.3.1.

(назва архівної установи)

(назва фонду)

Фонд № _______

Опис № _______

(назва опису)

(крайні дати документів)

Титульний аркуш опису справ постійного зберігання юридичної особи

Формат А4 (210х297)

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________ (підпис розшифрування підпису)Дата

Продовження додатка 6

Назва юридичної особи

Фонд №______Опис №______справ постійного зберіганняза _________________ рік

Назва розділу (структурного підрозділу юридичної особи)

№№з/п

Індексспра-

ви

Заголовоксправи

(тому,частини)

Крайні датидокументів

справи(тому,

частини)

Кількістьаркушів у

справі (томі,частині)

Приміт-ки

1 2 3 4 5 6

До опису внесено ___________________________________ справ(числом і словами)

з № ______________ по № ______, у тому числі:

літерні №№ ____________________, пропущені №№___________

Укладач опису__________________________________________ (посада підпис розшифрування підпису)

Дата

Особа, відповідальна за архівний підрозділ __________________ (підпис розшифрування підпису)

Дата

СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕПКархівної установи_________ № _____

СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕКюридичної особи

___________ № ______

Форма опису справ постійного зберігання юридичної особи

Формат А4 (210х297)

Продовження додатка 6

Прийнято на державне зберігання _______________________ справ

з № ______________ по № _____, у тому числі:літерні №№ __________________, пропущені №№__________

Разом за цим томом опису прийнято на державне зберігання_______________________справ з № _______ по № ___________,

у тому числі: літерні №№ _________ , пропущені №№___________

Разом за цим описом прийнято на державне зберігання________________________ справ з № _______ по № __________,

у тому числі: літерні №№ __________ , пропущені №№__________

Зберігач фондів _________________________________________

Завідувач відділом (архівосховищем) ________________________

Дата

(числом і словами)

(числом і словами)

(числом і словами)

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

Форма опису справ постійного зберігання юридичної особи

Формат А4 (210х297)

Додаток 7

до пп. 4.2.7.6; 6.3.6.4; 6.5.2.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________ (підпис розшифрування підпису)Дата

Назва архівної установи

АКТ________ № _____ПРО ВИЛУЧЕННЯ ДЛЯ ЗНИЩЕННЯДОКУМЕНТІВ, ЩО НЕ ПІДЛЯГАЮТЬЗБЕРІГАННЮ

Для знищення відібрано документи фонду № _____ ___________

_________________________________________________________________________________

на підставі ______________________________________________

__________________________________________________________________________________

(назва

і категорія фонду)

(посилання на нормативно-методичні документи для

проведення експертизи)

№№з/п

Назви групдокументів та

їхні країні дати

№№описів

№№справ заописами

Кількістьсправ

Примітки

1 2 3 4 5 6

Разом ____________________________________справ

Кількість справ, їхні країні дати та стисла характеристика документів,що залишено на зберіганні _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(числом і словами)

Особа, що проводила відбір _________________________________

Завідувач відділу (архівосховища) ___________________________

Дата

Продовження додатка 7

(посада підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

Форма акта про вилучення для знищення документів,що не підлягають зберіганню

Формат А4 (210х297)

СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕПКархівної установи

___________№ ______

ПОГОДЖЕНОПротокол засідання ЦЕПКДержкомархіву України

___________ № ______

Документи передано ______________________________________

на утилізацію згідно з приймально-здавальною накладною ____ № ___

Зберігач фондів__________________________________________

Дата

Зміни в облікову документацію внесено__________________________________________________________________________________

Дата

(назва юридичної особи)

(підпис розшифрування підпису)

(посада підпис розшифрування підпису)

Додаток 8

до пп. 4.2.7.6; 6.3.6.4;6.5.2; 7.5.2.2.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________

Дата

Назва архівної установи

АКТ

___________№ _______

ПРО ВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ,ЩО НЕ СТОСУЮТЬСЯ ДАНОГОФОНДУ, АРХІВУ

У ході _____________________________________було

виявлено_______________________________________________

(назва роботи)

(у фонді, сховищі, робочому приміщенні)

Разом виявлено _________________________________справ

______________________________________________________

ДатаЗміни до облікових документів внесено:______________________________________________________

Дата

(числом і словами)

(посада підпис розшифрування підпису)

(посада підпис розшифрування підпису)

№з/п

Заголовок справи(документа)

Шифр(якщо є)

Передано за належністю(№ фонду цієї ж архівноїустанови або назва іншої

архівної установи)

1 2 3 4

Форма акта про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву

Формат А4 (210x297)

(підпис розшифрування підпису)

Дод

аток

9

до п

п. 4

.2.9

.3; 5

.4.2

; 6.3

.3; 6

.3.4

; 6.6

.1.

ЗА

ТВ

ЕРД

ЖУ

ЮК

ерів

ник

архі

вної

уст

анов

и, ю

риди

чної

осо

би__

____

____

____

____

____

____

____

__

Дат

а

(під

пис

розш

ифру

ванн

я п

ідпи

су)

АН

ОТ

ОВ

АН

ИЙ

ПЕ

РЕ

ЛІК

УН

ІКА

ЛЬ

НИ

Х Д

ОК

УМ

ЕН

ТІВ

НА

ЦІО

НА

ЛЬ

НО

ГО А

РХ

ІВН

ОГО

ФО

НД

У №

____

____

Фон

д №

____

____

_Н

азва

___

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

___

Пос

тійн

о зб

еріг

аєть

ся _

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

Тим

часо

во з

бері

гаєт

ься_

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

(по

вна

назв

а ар

хівн

ої у

стан

ови,

юри

дичн

ої о

соби

– в

ласн

ика

чи н

айм

енув

ання

фіз

ично

ї осо

би –

вла

сник

а)

(пов

на а

дрес

а ар

хівн

ої у

стан

ови,

юри

дичн

ої ч

и ф

ізич

ної о

соби

)

(по

вна

назв

а і а

дрес

а ю

риди

чної

осо

би –

дж

ерел

а ко

мпл

екту

ванн

я ар

хівн

ої у

стан

ови)

Тит

ульн

ий а

ркуш

ано

това

ного

пер

елік

у ун

ікал

ьних

док

умен

тів

Нац

іона

льно

го а

рхів

ного

фон

ду

Фор

мат

А4

(210

х297

)

№ з/п

№ опису

№ справи

№ документа (аркушів)

Заголовок справи(анотація документа)

Крайні дати документа(документів) справи

Кількість документівсправи (аркушівдоку-мента)

Юридична сила (оригі-нал, засвідчена копіятощо) та спосіб утво-рення (вид копіювання)

Мова документів(документа)

Фізичний стан доку-ментів (доку-мента)

№ од.зб. стра-ховогофонду

Від

омос

ті п

рост

раху

ванн

ядо

кум

енті

в(д

окум

ента

)

назва і адре-са страховоїкомпанії

страховийполіс (№,дата, сумаоцінки,умови тощо)

Вил

учен

ня з

числ

а ун

ікал

ь-ни

х до

ку-

мен

тів

НА

Ф

дата

підстава

Про

довж

ення

дод

атка

9

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

1

2

1314

15

Раз

ом д

о пе

релі

кувн

есен

о

____

____

____

____

____

____

_

спр

ав,

З н

их с

копі

йова

но д

ля

_

____

____

____

____

____

____

с

прав

,ст

рахо

вого

фон

ду

за о

писа

ми

спр

ав з

агал

ьног

о зб

еріг

ання

№№

____

____

_у

кіль

кост

і ___

____

____

_

(чис

лом

і сл

овам

и)у

том

у чи

слі_

____

____

____

_ до

кум

енті

в(ч

исло

м і

слов

ами)

(чис

лом

і сл

овам

и)у

том

у чи

слі_

____

____

____

_ до

кум

енті

в(ч

исло

м і

слов

ами)

(пос

ада

п

ідпи

с

р

озш

ифру

ванн

я пі

дпис

у)У

клад

ач п

ерел

іку

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

___

Про

довж

ення

дод

атка

9

СХ

ВА

ЛЕ

НО

Про

токо

л за

сіда

ння

ЕП

Кар

хівн

ої у

стан

ови

____

____

___№

___

___

ПО

ГОД

ЖЕ

НО

Про

токо

л за

сіда

ння

ЕК

юри

дичн

ої о

соби

____

____

___

№ _

____

_

Фор

ма

ано

това

ного

пер

елік

у ун

ікал

ьних

док

умен

тів

Нац

іона

льно

го а

рхів

ного

фон

ду Фор

мат

А3

(297

х420

)

Додаток 10

до пп. 4.2.9.3; 5.4.2; 6.3.3; 6.6.1.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи,юридичної особи________________________________

Дата

(підпис розшифрування підпису)

ПЕРЕЛІК ОСОБЛИВО ЦІННИХ ДОКУМЕНТІВНАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ №_______

Фонд № ______Назва_________________________________________________

Постійнозберігається_____________________________________________

(назва архівної установи, юридичної особи – власника або найменування

фізичної особи – власника)

(повна адреса архівної установи, юридичної чи фізичної особи)

Тимчасовозберігається_____________________________________________

(повна назва і адреса юридичної особи – джерела комплектування

архівної установи)

Форма титульного аркуша переліку особливо цінних документівНаціонального архівного фонду

Формат А4 (210х297)

Продовження додатка 10

Вибуття з числаособливо ціннихдокументів НАФ№

з/п

№фон-

ду

№опису

№справи

№од.зб.

страхо-вого

фонду дата під-става

1 2 3 4 5 6 7

Разом до переліку внесено за описами справзагального зберігання №№_______кількістю_____ _________________________справ,

з них скопійованодля страхового фонду _________________________справ,

(числом і словами)

(числом і словами)

СХВАЛЕНОПротокол засідання ЕПКархівної установи

___________№ ______

ПОГОДЖЕНОПротокол засідання ЦЕПКюридичної особи

___________ № ______

Форма переліку особливо цінних документівНаціонального архівного фонду

Формат А4 (210х297)

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник_____________________

Дата

Назва архівної установи

(назва органу державної влади)

Додаток 11

до п. 4.2.10.3.

(підпис розшифрування підпису)

АКТГРОШОВОЇ ОЦІНКИ ДОКУМЕНТІВНАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

__________№__________м._____________

Експертно-перевірна комісія (ЕПК) _________________________

на засіданні (протокол ______________№______) розглянуладокумент(и) НАФ для визначення грошової оцінки і встановила таке:

Власник документа(ів) (уповноважена ним особа) на дату грошовоїоцінки _________________________________________________

______________________________________________________

Мета оцінки документа(ів) _________________________________

______________________________________________________

Експертно-перевірна комісія на підставі вивчення питання стосовновартості документів НАФ, наданих для грошової оцінки, зазначає, щоза станом на ________ вартість документа(ів) становить:

(назва архівної установи)

(дата)

Продовження додатка 11

№з/п

Назва, вид документаРеквізити свідоцтва про

державну реєстраціюдокументів НАФ

Вартість,грн

1 2 3 4

Загальна вартість ________________________________________

Голова ЕПК_____________________________________________

Секретар ЕПК __________________________________________

Дата

(числом і словами)

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

Форма акта грошової оцінки документів Національного архівного фонду

Формат А4 (210х297)

Дод

аток

12

до п

. 4.3

.2.2

.

ЗА

ТВ

ЕРД

ЖУ

ЮК

ерів

ник

архі

вної

уст

анов

и__

____

____

____

____

____

____

____

__

Дат

а

(під

пис

розш

ифру

ванн

я п

ідпи

су)

СП

ИС

ОК

ЮР

ИД

ИЧ

НИ

Х О

СІБ

– Д

ЖЕ

РЕ

Л К

ОМ

ПЛ

ЕК

ТУ

ВА

НН

Я Д

ОК

УМ

ЕН

ТА

МИ

НА

Ф

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

__(п

овна

наз

ва а

рхів

ної у

стан

ови)

№№

з/п

Інде

ксус

та-

нови

Наз

ва ю

риди

чної

особ

и

Фор

ма

влас

ност

іна

док

у-м

енти

Фор

ма

при

йм

ання

доку

мен

тів

(пов

на,

вибі

рков

а)

Ная

вніс

тьау

діов

ізуа

ль-

них

і нау

ково

-те

хніч

них

доку

мен

тів

Зм

іст

ріш

ення

ЕП

К,

дата

і но

мер

прот

окол

уП

рим

ітки

12

34

56

78

На

1 сі

чня

200_

_ р

оку

до с

писк

у вн

есен

о __

____

__ ю

риди

чних

осі

б, у

том

у чи

слі з

а ф

орм

ами

влас

ност

і:де

ржав

на

_

____

____

____

ком

унал

ьна

___

____

____

__пр

иват

на

_

____

____

____

з

а ф

орм

ами

прий

ман

ня:

повн

а __

____

____

____

____

в

ибір

кова

___

____

____

____

____

____

____

____

____

____

___

__

____

____

____

____

___

____

____

____

____

____

__(п

осад

а ос

оби)

(під

пис)

(роз

шиф

рува

ння

підп

ису)

СХ

ВА

ЛЕ

НО

Про

токо

л за

сіда

ння

ЕП

Кар

хівн

ої у

стан

ови

____

____

___№

___

___

ПО

ГОД

ЖЕ

НО

Про

токо

л за

сіда

ння

ЦЕ

ПК

Дер

жко

мар

хіву

Укр

аїни

____

____

___

№ _

____

_

Фор

ма

спис

ку ю

риди

чних

осі

б –

дж

ерел

ком

плек

тува

ння

док

умен

там

и Н

АФ

Фор

мат

А4

(210

х297

)

Про

довж

ення

дод

атка

12

Дод

аток

13

до п

. 4.3

.2.2

.

ЗА

ТВ

ЕРД

ЖУ

ЮК

ерів

ник

архі

вної

уст

анов

и__

____

____

____

____

____

____

____

__

Дат

а

(під

пис

розш

ифру

ванн

я п

ідпи

су)

СП

ИС

ОК

ЮР

ИД

ИЧ

НИ

Х О

СІБ

, В Д

ІЯЛ

ЬН

ОС

ТІ

ЯК

ИХ

НЕ

УТ

ВО

РЮ

ЮТ

ЬС

Я Д

ОК

УМ

ЕН

ТИ

НА

Ф,

у зо

ні к

омпл

екту

ванн

я

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

__(п

овна

наз

ва а

рхів

ної у

стан

ови)

№№

з/п

Інде

ксус

та-

нови

Наз

ва ю

риди

чної

особ

иФ

орм

а вл

асно

сті н

адо

кум

енти

Зм

іст

ріш

ення

ЕП

К, д

ата

і ном

ерпр

оток

олу

При

міт

ки

12

34

56

На

1 сі

чня

200_

_ р

оку

до с

писк

у вн

есен

о __

____

__ ю

риди

чних

осі

б, у

том

у чи

слі з

а ф

орм

ами

влас

ност

і:де

ржав

на

_

____

____

____

ком

унал

ьна

___

____

____

__пр

иват

на

_

____

____

____

Про

довж

ення

дод

атка

13

____

____

____

____

____

____

___

__

____

____

____

____

___

____

____

____

____

____

__(п

осад

а ос

оби)

(під

пис)

(роз

шиф

рува

ння

підп

ису)

СХ

ВА

ЛЕ

НО

Про

токо

л за

сіда

ння

ЕП

Кар

хівн

ої у

стан

ови

____

____

___№

___

___

Фор

ма

спис

ку ю

риди

чних

осі

б, в

дія

льно

сті я

ких

не у

твор

юю

ться

док

умен

ти Н

АФ Ф

орм

ат А

4 (2

10х2

97)

Дод

аток

14

до п

п. 4

.3.2

.6; 6

.3.4

.К

АР

ТК

АЦ

ЕН

ТРА

ЛІЗ

ОВ

АН

ОГО

ДЕ

РЖ

АВ

НО

ГО О

БЛ

ІКУ

ДО

КУ

МЕ

НТ

ІВ А

РХ

ІВН

ОЇ

УК

Р АЇН

ІКИ

1.К

раїн

а2.

Наз

ва а

рхів

у, й

ого

при

нале

жні

сть

3.Ш

иф

р до

кум

ента

4.Д

ата

ство

ренн

я до

кум

енті

в5.

Заг

олов

ок д

окум

ента

6.Н

азва

фон

доут

ворю

вача

7.О

бсяг

оди

ниці

обл

іку

8.Д

жер

ело

надх

одж

ення

9.М

ова

доку

мен

та

Фор

ма

карт

ки ц

ентр

аліз

ован

ого

держ

авно

го о

блік

у до

кум

енті

в ар

хівн

ої У

краї

ніки

(ли

цьов

ий б

ік)

Фор

мат

А5

(148

х210

)

Про

довж

ення

дод

атка

14

Фор

ма

карт

ки ц

ентр

аліз

ован

ого

держ

авно

го о

блік

у до

кум

енті

в за

рубі

жно

ї арх

івно

ї Укр

аїні

ки (

звор

отни

й бі

к)Ф

орм

ат А

5 (1

48х2

10)

10. К

орот

кий

зміс

т до

кум

ента

11. П

раво

вий

стат

ус д

окум

ента

12. У

мов

и до

ступ

у до

кум

ента

13.У

мов

и ре

прод

укув

ання

14.Ф

ізич

ні х

арак

тери

стик

и

15 П

рим

ітки

16.П

осад

а, п

ідпи

с ук

лада

ча к

артк

и, д

ата

та м

ісце

укла

данн

я

Додаток 15

до пп. 4.3.4.2; 6.3.6.4; 6.5.2;7.5.2.2; 7.5.7.3; 7.9.14.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________

Дата

Назва архівної установи

(підпис розшифрування підпису)

А К Т_______________№______

ПРО НЕВИПРАВНІ ПОШКОДЖЕННЯДОКУМЕНТІВ

Фонд № _______

Категорія _______________

Назва_________________________________________________

У фонді виявлено невиправно пошкодженими такі документи:

№опису

№справи(доку-мента)

Заголовокпошкодженого

документа(справи)

Крайнідати

Кіль-кість

аркушів

Характерта при-

чини по-шкоджень

1 2 3 4 5 6

Разом виявлено пошкоджених_______________ документів (справ)

Завідувач відділу ______________________________________

Зберігач фондів ______________________________________

(числом і словами)

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

Зазначені документи підлягають зняттю з обліку, оскільки ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Експерти ______________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Дата

Зміни до облікових документів внесено: ____________________________________________________________________________

Дата

Продовження додатка 15

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

Форма акта про невиправні пошкодження документів

Формат А4 (210х297)

Додаток 16

до пп. 4.3.4.3; 6.3.6.4;6.4.4.6; 6.14.6.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________

Дата

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник юридичної особи________________________________

Дата

(підпис розшифрування підпису) (посада підпис розшифрування підпису)

А К Т______________№ ____

ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯДОКУМЕНТІВНА ПОСТІЙНЕ ЗБЕРІГАННЯ

Підстава: Закон України “Про Національний архівний фонд та архівніустанови”

У зв’язку із __________________________________________

________________________________________________передає,

а _______________________________________________приймає

документи фонду №______назва__________________________________________________

_____________________________________за ___________ роки,

а також їх страхові копії та довідковий апарат до них:

(закінченням строків зберігання, ліквідацією юридичної особи, інше)

(назва юридичної особи)

(назва архівної установи)

№№з/п

Номериі назвиописів

Кількістьпримірників

кожногономеруопису

Кількістьсправ

(докумен-тів)

Кількістьстрахових

копійПримітки

1 2 3 4 5 6

Продовження додатка 16

Всього прийнято __________________________ справ (документів)

_____________________________________ од. зб. страхових копій

(числом і словами)

(числом і словами)

Передавання здійснив:__________________________

Дата

(посада підпис розшифрування підпису)

Приймання здійснив:__________________________

Дата

(посада підпис розшифрування підпису)

Зміни до облікових документів внесено___________________________________________________________

Дата

(посада підпис розшифрування підпису)

Форма акта приймання-передавання документів юридичної особина постійне зберігання

Формат А4 (210х297)

Дод

аток

17

до п

п. 4

.3.1

0; 7

.5.2

.1.

АР

КУ

Ш П

ЕР

ЕВ

ІРЯ

НН

Я №

___

____

___

НА

ЯВ

НО

СТ

І Т

А С

ТА

НУ

ДО

КУ

МЕ

НТ

ІВ

Фон

д №

___

_ ка

тего

рія

____

____

наз

ва__

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

Пер

евір

яння

про

води

ли _

____

____

___

_

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

_

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

_

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

(да

ти)

(пос

ада

пі

дпис

роз

шиф

рува

ння

підп

ису)

(пос

ада

пі

дпис

роз

шиф

рува

ння

підп

ису)

(пос

ада

пі

дпис

роз

шиф

рува

ння

підп

ису)

Літ

ерні

№№

Про

пущ

ені

ном

ери

№№

спр

ав (

од. з

б.),

що

потр

ебую

ть

№№ описів

Кількість справ (од.зб.)опису за обліко- вими доку-ментами

№№ невияв лених справ

внесені до опису, але невраховані у під-сумковому запису

не внесені до в опису, алевраховані у підсумковомузапису

враховані у підсумко-вому запису

не враховані у під-сумковому запису

Шифри справ, неправильноПідкладених до даного фонду

№№ справ, виданих у тимчасовекористування

кількість справ (описаних), що є внаявності

Тимчасові шифри неопрацьованих справ

дезинфекції

дезинсекції

реставрації

оправлення або підшивки

відновлення згасаючихабо слабоконтрастнихтекстів№ справ, документи яких маютьневиправні пошкодження

Примітки

12

34

56

78

910

1112

1314

1516

178

Про

довж

ення

дод

атка

17

Раз

ом: _

____

____

____

____

____

____

____

____

__ с

прав

*

Арк

уш с

клал

и___

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

_

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

___

Дат

а

* Даю

ться

уза

галь

нені

дан

і по

всіх

опи

сах

фон

ду і

граф

ах а

ркуш

а пе

реві

рянн

я (№

№ 2

–18

)

(чис

лом

і сл

овам

и)

(пос

ада

підп

ис р

озш

ифру

ванн

я пі

дпис

у)

(пос

ада

підп

ис р

озш

ифру

ванн

я пі

дпис

у)

Фор

ма

арку

ша

пере

віря

ння

наяв

ност

і і с

тану

док

умен

тів

фон

дуФ

орм

ат А

3 (2

97х4

20)

Додаток 18

до пп. 4.3.10; 6.3.6.4; 7.5.2.2.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________

Дата

Назва архівної установи

(підпис розшифрування підпису)

А К Т

___________________ №_______

ПЕРЕВІРЯННЯ НАЯВНОСТІІ СТАНУ ДОКУМЕНТІВ

Фонд №____________

Назва _________________________________________________

Перевіряння проводилось з ______________ по _______________

Перевірянням встановлено:

І. Внесено до описів ________________________справ (документів)

2. Не виявлено в наявності ___________________ справ (документів)

3. Мають літерні номери ______________________________справ,

з них:

(дата) (дата)

(числом і словами)

(числом і словами)

(числом і словами)

а) внесені до опису, але не врахованіу підсумковому запису

б) не внесені до опису, але врахованіу підсумковому запису

4. Пропущено номерів:

а) врахованих у підсумковомузапису

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

Продовження додатка 18

б) не врахованих у підсумковому запису

5. Неправильно підкладених справ,що належать до інших фондів

6. Разом з числа внесенихдо описів в наявності є

з них:а) потребують дезинфекції

і дезинсекції

б) невиправно пошкоджені

в) потребують ремонту

г) потребують оправленняабо підшивки

д) потребують відновлення згасаючихі слабоконтрастних текстів

е) мають у зовнішньому оформленнікоштовності

7. Не внесених до описів

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

______справ (документів)(числом)

8. Разом у фонді з числа внесених і не внесених до описів у наявностіє ______________________________________ справ (документів)

(числом і словами)

9. Характеристика умов зберігання документів______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Перевіряння проводили___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

Дата

(посада підпис розшифрування підпису)

(посада підпис розшифрування підпису)

(посада підпис розшифрування підпису)

Погоджено:Завідувач відділу______________________________________________________________________

Завідувач архівосховища______________________________________________________________

Дата

Продовження додатка 18

(посада підпис розшифрування підпису)

(посада підпис розшифрування підпису)

Форма акта перевіряння наявності і стану документів

Формат А4 (210×297)

Додаток 19

до пп. 5.4.4; 6.3.3;6.12.3; 6.12.8.1.

_________________________________________________________

ОПИС № ________СТРАХОВОГО ФОНДУ

Титульний аркуш опису страхового фонду

Формат А4 (210х297)

(Назва архівної установи)

Продовження додатка 19

№№од. зб.стра-хо-

вого

Дата

ко-пію-ван-ня

Кіль-кістькад-рів у

од. зб.

Відомості про справи, яківходять в одиницю

зберігання СФ При-міт-ки

Кількість справ,внесених до од. зб.

№№ справфон-ду

.

ра-зом

уні-к аль -них

особ-ливоцін-них

№№фон-дів

№№опи-сів

уні-к аль -них

особ-ливоцінн

их1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Разом до опису внесено_________________ од. зб. страхового фонду

на _________________________________________справ,

у тому числі скопійовано справ, віднесених до категорій: ____________________________________ унікальних

________________________________особливо цінних

___________________________________________________________________________

Форма опису страхового фонду

Формат А4 (210х297)

(числом і словами)

(числом і словами)

(числом і словами)

(числом і словами)

(посада підпис розшифрування підпису)

Дод

аток

20

до п

. 5.4

.7.

КА

РТ

КА

ОБ

ЛІК

У Р

ОБ

ОТ

И З

ЮР

ИД

ИЧ

НО

Ю О

СО

БО

Ю, В

ДІЯ

ЛЬ

НО

СТ

І Я

КО

ЇН

Е У

ТВ

ОР

ЮЮ

ТЬ

СЯ

ДО

КУ

МЕ

НТ

И Н

АФ

Наз

ва ю

риди

чної

осо

биА

дрес

а ю

риди

чної

осо

би, к

онта

ктни

й те

леф

он

№ з/п*

Інде

кс ю

риди

чної

особ

и*Д

ата

ство

ренн

я (р

еєст

раці

ї)ю

риди

чної

осо

биП

огод

жен

о но

мен

клат

уру

спра

в(д

ата

і ном

ер п

рото

колу

засі

данн

я Е

ПК

)

За

які р

оки

затв

ердж

ено

опис

и сп

рав

зос

обов

ого

скла

ду

За

які р

оки

затв

ердж

ено

опис

и сп

рав

трив

алог

о(п

онад

10

рокі

в)зб

еріг

ання

За

які р

оки

пого

джен

о ак

ти п

ро в

илуч

ення

для

знищ

ення

док

умен

тів,

що

не п

ідля

гаю

тьзб

еріг

анню

(да

та і

ном

ер п

рото

колу

засі

данн

я Е

ПК

)

При

міт

ки**

*Зап

овню

ють

ся в

ідпо

відн

о до

спи

ску

юри

дичн

их о

сіб,

в д

іяль

ност

і яки

х не

утв

орю

ють

ся д

окум

енти

НА

Ф**

Так

і гра

фи

друк

ують

ся т

акож

на

звор

оті к

артк

иФ

орм

а ка

ртки

обл

іку

робо

ти з

юри

дичн

ою о

собо

ю, в

дія

льно

сті я

кої н

е ут

ворю

ють

ся д

окум

енти

НА

Ф Фор

мат

А5

(148

х210

)

Дод

аток

21

до п

. 5.5

.5.

УК

РАЇН

А

КН

ИГА

дер

жав

ної р

еєст

раці

ї док

умен

тів

Нац

іона

льно

го а

рхів

ного

фон

ду

№ реє-

стра

-ці

ї

Дат

аре

єс-

трац

ії

Опи

сдо

ку-

мен

тів

Кіл

ькіс

тьдо

ку-

мен

тів

Кіл

ькіс

тьар

куш

ів(м

етрі

впл

івки

,хв

или

нзв

учан

ня)

Вла

сни

кдо

кум

ен-

тів

Міс

цезб

еріг

ан-

ня

Ум

ови

збер

іган

-ня

Сер

іяі №

реєс

тра-

цій

ного

свід

оцтв

а

Роз

пис-

ка в

одер

-ж

анні

реєс

тра-

цій

ного

свід

оц-

тва

При

-м

ітки

12

34

56

78

910

11

____

____

____

____

____

____

__

Фор

ма

книг

и де

ржав

ної р

еєст

раці

ї док

умен

тів

Нац

іона

льно

го а

рхів

ного

фон

дуФ

орм

ат А

4 (2

10х2

97)

Додаток 22

до пп. 5.5.6.

УКРАЇНАСВІДОЦТВО

про державну реєстрацію документівНаціонального архівного фонду

Документ(и)____________________________________________

______________________________________________________________________

_______________________________________________________,

що перебуває (перебувають) у власності _______________________

_____________________________________________________________________,

є складовою частиною Національного архівного фонду, про що в книзідержавної реєстрації документів Національного архівного фонду__________ року _________________ місяця ____________ числа

зроблено запис за № ______________________________________

Документ(и) зберігається (зберігаються) _____________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Місце реєстрації_________________________________________

______________________________________________________________________

Дата видачі “_____” ________________________ р.

м.п.Керівник архівної установи

Серія _________________ № _________________

Форма свідоцтва про державну реєстрацію документівНаціонального архівного фонду

Формат А4 (210х297)

назва зареєстрованого документа, кількість аркушів

або назва документа (опис, паспорт архіву тощо), яким зареєстровані документи

взято на державний облік

прізвище, ім’я, по батькові фізичної

особи, назва юридичної особи

адреса місця зберігання

умови зберігання

найменування

і місцезнаходження архівної установи

Додаток 23

до пп. 5.5.8.

ВІДБИТОК

штампа, який проставляється на документахНаціонального архівного фонду, що пройшли

державну реєстрацію, та їх описах

Діаметр штампа 2,4 сантиметра.

* Перші дві цифри – номер архівної установи, що провела державну реє-страцію документа Національного архівного фонду, за переліком архівних ус-танов, затвердженим Держкомархівом; другі дві цифри – номер книги дер-жавної реєстрації Національного архівного фонду; останні чотири цифри –номер запису реєстраційний номер) у книзі державної реєстрації документівНаціонального архівного фонду.

______________

Форма відбитку штампа, який проставляється на документахНаціонального архівного фонду, що пройшли державну реєстрацію,

та їх описахФормат А4 (210х297)

00.00.0000*

Додаток 24

до пп. 6.1.2; 6.3.6.4; 6.5.2.

ЗАТВЕРДЖУЮ(Керівник архівної (установи)-приймальника)_______________________

Дата

(підпис розшифрування підпису)

ЗАТВЕРДЖУЮ(Керівник архівної (установи)-здавальника)_________________________

Дата

(підпис розшифрування підпису)

А К Т_____________ № _____ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯДОКУМЕНТІВІНШІЙ АРХІВНІЙ УСТАНОВІ

Фонд №__________ назва_________________________________

Підстава: дозвіл Держкомархіву України, державногоархіву____________________№_______________________________________________________________

__________________________________________________здає, а

_______________________________________________приймає

документи названого фонду і довідковий апарат до нього:

(зміст рішення)

(назва архівної установи-здавальника)

(назва архівної установи-приймальника)

№№з/п

Номери іназвиописів

Кількістьпримір-

никівкожного

опису

Кількістьсправ

(од.зб.) такількістькаталож-

них к ар то к

Справафонду

(кількістьтомів тааркушів)

Примітки

1 2 3 4 5 6

Продовження додатка 24

№ фонду в архівній установі-приймальнику ___________________

Передавання здійснив:_______________________

Дата

(посада підпис розшифрування підпису)

Приймання здійснив:_______________________

Дата

(посада підпис розшифрування підпису)

Форма акта приймання-передавання документів іншій архівній установі

Формат А4 (210х297)

Додаток 25

до пп. 6.3.3; 6.4.2.1;6.13.2; 6.14.6.

_______________________________________________________

КНИГА ОБЛІКУНАДХОДЖЕНЬ ДОКУМЕНТІВ НА ПОСТІЙНЕ

ЗБЕРІГАННЯ

Том № _____________Почато ____________

Закінчено __________

Титульний аркуш книги обліку надходжень документівна постійне зберігання

Формат А4 (210х297)

(Назва архівної установи)

Про

довж

ення

дод

атка

25

№ ппД

ата

запи

-су

Наз

ва,

№ і

дата

доку

ме

нта,

за

яки

мпр

ий

-ня

тона

дход

-ж

ення

Наз

ваф

онду

Кра

йні

дати

доку

-м

енті

в

Кіл

ькіс

тьК

орот

кий

зміс

т і

хара

кте-

рист

ика

стан

удо

кум

ен-

тів

Наз

ваю

риди

чної

або

най

-м

енув

ання

фіз

ичн

оїос

оби

, від

якої

на-

дій

шли

до-

кум

енти

, та

її ад

реса

Прі

зви

ще

прац

івни

каар

хівн

оїус

тано

ви,

яки

йзд

ійсн

ив

при

йм

ання

№ фон

-ду

При

-м

ітки

спр.

док.

ар к.

12

34

56

78

910

1112

13

Раз

ом н

адій

шло

за

____

__ р

ік _

____

____

_ сп

рав

+ _

____

____

док

умен

тів

+ _

____

____

арк

ушів

, у т

ому

числ

і:ві

д ю

риди

чних

осі

б___

____

__ с

прав

, до

кум

енті

в ос

обов

ого

похо

джен

ня _

____

____

_ сп

рав

+ _

____

____

_до

кум

енті

в +

___

____

___

арку

шів

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

Фор

ма

книг

и об

ліку

над

ходж

ень

доку

мен

тів

на п

ості

йне

збер

іган

няФ

орм

ат А

3 (2

97х4

20)

(пос

ада

пі

дпис

роз

шиф

рува

ння

підп

ису)

Додаток 26

до пп. 6.3.3; 6.4.3.1; 6.5.7.

_________________________________________________________

СПИСОК ФОНДІВ

Том № _____________

Почато ____________

Закінчено __________

Титульний аркуш списку фондівФормат А4 (210х297)

(Назва архівної установи)

Продовження додатка 26

№фонду

Датапершогонадход-ження

Назва фонду

Колиш-ній

номерфонду

Категорія

Відміткапро

вибуття

При-мітки

1 2 3 4 5 6 7

За _______ рік надійшло:_______фондів, у тому числі ______ фондівюридичних осіб та _______________ фондів особовогопоходження _______________За _________ рік вибуло: ________ фондів, у тому числі __________фондів юридичних осіб та _________________фондів особовогопоходження

Разом на 01.01. ______________фондів з № _______ по № ______

в т.ч. номерів переданих _____________

вибулих _____________

об’єднаних_____________

вільних _____________

(числом і словами)

(посада підпис розшифрування підпису)

Форма списку фондівФормат А4 (2410х297)

Дод

аток

27

до п

п. 6

.3.3

; 6.4

.4.1

; 6.5

.3.

АР

КУ

Ш Ф

ОН

ДУ

Кра

йні

дат

и к

ожно

ї наз

виф

онду

Наз

ва ф

онду

Кат

егор

ія ф

онду

12

3 № ф

онду

Дат

а пе

ршог

она

дход

жен

няф

онду

Дат

а на

дси

ланн

яка

ртки

фон

ду д

оар

хівн

ої у

стан

ови

вищ

ого

рівн

я

Наз

ва д

ерж

авно

го а

рхів

у (і

ншої

арх

івно

їус

тано

ви а

бо П

ІБ о

соби

-вла

сни

ка)

там

ісце

знах

одж

ення

фон

дуК

оли

шні

й №

фон

ду

12

34

Про

довж

ення

дод

атка

27

Обл

ік н

еопи

сани

х до

кум

енті

в

Над

ходж

ення

Ви

бутт

яН

аявн

ість

(зал

иш

ок)

Під

став

аК

ільк

ість

Під

став

аК

ільк

ість

Дат

аза

пи-

су

Наз

вадо

ку-

мен

та

№до

ку-

мен

та

Дат

асп

рав

доку

-м

е нті

вар

-ку

-ш

ів

Наз

вадо

ку-

мен

та

№ до-

ку-

мен

-та

Дат

адо

ку-

мен

та

спра

вдо

-ку

-м

ен-

тів

ар-

ку-

шів

спра

вдо

-ку

-м

ен-

тів

ар-

ку-

шів

Над

ходж

ення

Виб

уття

Ная

вніс

ть(з

алиш

ок)

спра

в

Під

став

а

Дата запису

№ опису

№ тому опису

Роки

Наз

ва о

пису

або

анот

ація

доку

мен

тів

(хар

акте

-ри

стик

а)

Кількість справ

№ опису

№ тому опису

Роки

Назвадоку мента

№ документа

Дата документа

Кількість справ

За данимописом

За даним томомопису

По фонду в ці-лому

Обл

ік о

писа

них

доку

мен

тів

Про

довж

ення

дод

атка

27

Фор

ма

арку

ша

фон

дуФ

орм

ат А

4 (2

10х2

97)

Додаток 28

до пп. 6.3.3; 6.4.6.1; 6.5.6.

________________________________________________________

РЕЄСТР ОПИСІВ

Почато ____________________________

Закінчено __________________________

Титульний аркуш реєстру описів

Формат А4 (210х297)

(Назва архівної установи)

Про

довж

ення

дод

атка

28

Над

ходж

ення

Виб

уття

Фон

дК

ільк

ість

№ з/п

Дат

аза

пи-

су№

назв

а

Опи

с №

Том №

Наз

ваоп

ису,

том

у

Кра

йні

дати

доку

-м

енті

в

спра

вaр

ку-

шів

воп

ису

прим

ір-

никі

воп

ису

(том

у)

Дат

аза

пи-

су

Під

-ст

ава

Куд

иви

був

12

34

56

78

910

1112

1314

Фор

ма

реєс

тру

опис

івФ

орм

ат А

3 (2

97х4

20)

Дод

аток

29

до п

п. 6

.3.3

; 6.7

.1.

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

__

ІНВ

ЕН

ТА

РН

А К

НИ

ГА О

БЛ

ІКУ

ДО

КУ

МЕ

НТ

ІВ,

ЩО

МА

ЮТ

Ь У

ЗО

ВН

ІШН

ЬО

МУ

ОФ

ОР

МЛ

ЕН

НІ

АБ

О В

ДО

ДА

ТК

У Д

О Н

ИХ

МА

ТЕ

РІА

ЛЬ

НІ

ЦІН

НО

СТ

І

Поч

ато

____

____

____

____

_

Зак

інче

но _

____

____

____

__

Тит

ульн

ий а

ркуш

інве

нтар

ної к

ниги

обл

іку

доку

мен

тів,

що

маю

ть у

зов

ніш

ньом

у оф

орм

ленн

і або

в д

одат

ку д

о ни

х м

атер

іаль

ні ц

інно

сті

Фор

мат

А4

(210

х297

)

(наз

ва а

рхів

ної у

стан

ови)

Про

довж

ення

дод

атка

29

№ № пп

Дат

аза

пису

Фон

д№

Опи

с№

Спр

а-ва

№З

агол

овок

спра

ви

Опи

с зо

вніш

ньо-

го о

фор

мле

ння

спра

ви, д

одат

ка,

пред

мет

а

Мат

е-рі

алР

оз-

мір

(ваг

а)

Фіз

ичн

азб

ереж

е-ні

сть

Під

-пи

сП

ри-

міт

ки

12

34

56

78

910

1112

Раз

ом _

____

____

____

____

____

____

_ сп

рав

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

Фор

ма

інве

нтар

ної к

ниги

обл

іку

доку

мен

тів,

що

маю

ть у

зов

ніш

ньом

у оф

орм

ленн

і або

в д

одат

ку д

о ни

х м

атер

іаль

ні ц

інно

сті

Фор

мат

А4

(210

х297

)

(чис

лом

і сл

овам

и)

(пос

ада

п

ідпи

с

р

озш

ифру

ванн

я пі

дпис

у)

Додаток 30

до пп. 6.3.3; 6.12.3; 6.12.8.1.

______________________________________________________________

КНИГАОБЛІКУ НАДХОДЖЕНЬ

СТРАХОВОГО ФОНДУ ТА ФОНДУКОРИСТУВАННЯ

Том № ______________

Почато _____________

Закінчено ___________

Титульний аркуш книги обліку надходжень страхового фондута фонду користування

Формат А4 (210х297)

(Назва архівної установи)

Продовження додатка 30

Відомості профонд

користування(кількість)

Кільк.справ,внесе-них доод.зб.СФ

№№пп

Датанад-ход-жен-

ня

До-ку-

мент,за

якимпр ий-нятокопії

Датако-

пію-ван-ня

№№

фон

дів

№№

опи

сів

УД

ОЦ

Стра-ховийфонд

(кільк.од.зб.)

од.з

б. м

ікро

філ

ьм-м

у3-

го п

око-

лінн

я

од.з

б м

ік-р

офіл

ьму

2-го

пок

олін

ня

прим

ірни

ків

При-міт-ки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Разом надійшло за ___________рік ____________од.зб. страхового

та _________________________од.зб. фонду

скопійовано______________ справ, у тому числі

____________________ унікальних

особливо цінних

___________________________________________________________________________

Форма книги обліку надходжень страхового фонду та фонду користування

Формат А3 (297х420)

(числом і словами)

(числом і словами)

(числом і словами)

(числом і словами)

(числом і словами)

(посада підпис розшифрування підпису)

фонду

користування,

Додаток 31

до пп. 6.3.3; 6.11.1; 8.2.4.7.

АРКУШ-ЗАСВІДЧУВАЧ СПРАВИ № ______

У справі підшито і пронумеровано ______________ аркушів;у т.ч.: літерні аркуші ______________________; пропущені номери_____________ + аркушів внутрішнього опису __________

Особливості фізичного стану таформування справи №№ аркушів

1 2

(посада підпис розшифрування підпису)

Дата

Форма аркуша-засвідчувача справи

Формат А4 (210х297)

Додаток 32

до пп. 6.3.3.

ВНУТРІШНІЙ ОПИСДОКУМЕНТІВ СПРАВИ № _______

№№пп

Діловоднийіндекс Дата

Заголовокдокумента

№№аркушів

Приміт-ки

1 2 3 4 5 6

Разом _________________________________ аркушів документів

кількість аркушів внутрішнього опису ____________________ арк.

(числом і словами)

(числом і словами)

(посада підпис розшифрування підпису)

Форма внутрішнього опису документів справи

Формат А4 (210х297)

Дод

аток

33

до п

п. 6

.3.4

; 6.4

.9;

6.6.

4.1.

____

___

____

____

___

____

__ _

____

____

___

____

____

_ __

____

____

____

__ _

____

____

__(н

азва

арх

івно

ї уст

анов

и)

ВІД

ОМ

ОС

ТІ

ПР

О З

МІН

И У

СК

ЛА

ДІ

ТА

ОБ

СЯ

ЗІ

ФО

НД

ІВС

ТА

НО

М Н

А 0

1.01

.___

__р.

Над

ійш

лоВ

ибул

оЗ

агал

ьна

кіль

кіст

ь сп

рав

уф

онді

на

01.0

1.__

_р.

При

міт

ки

Опи

сано

спра

в№

№з/

п.№ фон

-ду

Наз

ва ф

онду

Ано

таці

ядо

кум

енті

вР

оки

Ано

таці

ядо

кум

енті

вР

оки

разом

т. ч. скопійовано

Не описано справ(документів, аркушів)

Під

став

а і

кіль

кісн

іпо

казн

ики

щод

око

жно

гона

дход

жен

няі в

ибут

тядо

кум

енті

в

12

34

56

78

919

11

Про

довж

ення

дод

атка

33

На

01.0

1.__

___

року

бул

о___

____

____

фон

дів,

___

____

____

спр

ав, _

____

___

доку

мен

тів,

___

____

____

арку

шів

За

рік

наді

йшло

___

____

____

___

фон

дів,

___

____

____

спр

ав, _

____

____

__до

кум

енті

в___

___

____

___а

ркуш

ів

вибу

ло _

____

____

____

___

фон

дів,

___

____

____

_ сп

рав,

___

____

____

__ д

окум

енті

в, _

____

____

__ар

куш

ів

На

01.0

1.__

___

року

є__

____

____

___

фон

дів,

___

____

___с

прав

, ___

____

__ д

окум

енті

в, _

____

____

_арк

ушів

Кер

івни

к ар

хівн

ої у

стан

ови

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

Від

пові

даль

ний

за о

блік

док

умен

тів

в ар

хівн

ій у

стан

ові_

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

___

Фор

ма

відо

мос

тей

про

змін

и у

скла

ді т

а об

сязі

фон

дів

архі

вної

уст

анов

и ст

аном

на

01.0

1.__

____

р.

Фор

мат

А4

(210

х297

)

(під

пис

розш

ифру

ванн

я пі

дпис

у)

(під

пис

роз

шиф

рува

ння

підп

ису)

Додаток 34

до пп. 6.3.4; 6.4.8; 6.6.4.2.

КАРТКА ФОНДУ

Дат

а пе

ршог

о н

адхо

джен

ня ф

онду

Дат

а вн

есен

няка

ртки

фон

ду д

оф

ондо

вого

кат

алог

у Держком-архів

України

Назва архівноїустанови або

назва юридич-ної чи найме-нування фі-

зичної особи –власника до-

кументів

Місцезна-ходження

фонду

Категорія

№ фонду

Крайні дати кожноїназви фонду

Назва фонду

Форма картки фонду (лицьовий бік) Формат А5 (148х210)

Роки

разом

унікальних

Описанихсправ

oсобливоцінних

разом

унікальних

Скопійованосправ

oсобливоцінних

справ

документів

Обс

я ф

онду

на

1 с

ічня

Неописаних

аркушів

Продовження додатка 34

Стислий зміст документів Крайні дати документів

Попередній № фонду _____________________________________

Примітки ______________________________________________

______________________________________________________

(посада підпис розшифрування підпису)

Форма картки фонду (зворотний бік)

Формат А5 (148х210)

Додаток 35

до пп. 6.3.6.4; 7.4.3.4; 9.6.6.

Назва архівної установи

А К Т_________________ № ________________

____________________________________

ВИДАВАННЯ ДОКУМЕНТІВУ ТИМЧАСОВЕ КОРИСТУВАННЯ

_________________________________

_________________________________

Підстава __________________________________________

_________________________________________________________________________________________

З якою метою видаються документи_______________________

_________________________________________________________________________________________

Видаються такі документи з фонду ________________________

_________________________________________________________________________________________

(місце складання)

(назва юридичної особи – отримувача,

поштовий індекс, адреса)

( номер і назва фонду)

№з/п

Опис№

Справа№

Заголовоксправи

Крайнідати

докумен-тів

Кіль-кістьарку-шів

При-мітки

1 2 3 4 5 6 7

Разом видаються ______________________________ справ

загальною кількістю_____________________________ аркушів

на термін до__________________________________________

(числом і словами)

(числом і словами)

(числом і словами)

Продовження додатка 35

Документи видано в упорядкованому стані, оправленими в обкла-динки, з пронумерованими аркушами й засвідчувальними написами.

Отримувач зобов’язується не надавати документи, отримані в тим-часове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі ко-пій, витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу архіву.

Отримувач зобов’язується повернути документи у термін, зазна-чений в акті.

Отримувача попереджено про відповідальність згідно з чинним за-коном у разі пошкодження або втрати документів, які видано.

Видав документи

_________________________________

_________________________________

Дата

Керівник архівної установи,

що видала документи

_________________________________

Дата

Документи повернено вповному обсязі та збереженості

Прийняв документи

_________________________________

____________________________________

Дата

Отримав документи

_________________________________

_________________________________

Дата

Керівник юридичної особи,

що отримала документи

_________________________________

Дата

Здав документи

_________________________________

_____________________________________

Дата

(посада

підпис розшифрування підпису)

(посада

підпис розшифрування підпису)

підпис розшифрування підпису) підпис розшифрування підпису)

(посада (посада

підпис розшифрування підпису) підпис розшифрування підпису)

Форма акта видавання документів у тимчасове користуванняза межами архівної установи

Формат А4 (210х297)

Додаток 36

до пп. 6.3.6.4; 6.4.4.6;6.5.2; 7.5.2.2.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________

Дата

Назва архівної установи

(підпис розшифрування підпису)

А К Т

__________________№ _______

ПРО ТЕХНІЧНІ ПОМИЛКИВ ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТАХ

Фонд № _______Назва фонду: ___________________________________________

_______________________________________________________________________________________

У ході виконання ________________________________ виявлено

такі технічні помилки в записах:

(вид роботи)

Назва облікового документа Наявний напис Слід написати

1 2 3

Акт укладено

(посада підпис розшифрування підпису)

Дата

Зміни до облікових документів внесено:

(посада підпис розшифрування підпису)

Форма акта про технічні помилки в облікових документах

Формат А4 (210х297)

Дата

Додаток 37

до пп. 6.3.6.4; 6.4.4.6; 7.5.2.2.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________

Дата

Назва архівної установи

(підпис розшифрування підпису)

А К Т

__________________ №______

ПРО ВИЯВЛЕННЯ НЕОБЛІКОВАНИХДОКУМЕНТІВ

У ході _________________________________________________

було виявлено __________________________________________

________________________________________________________________________

такі документи:

(вид роботи)

(у сховищі, робочому приміщенні)

№з/п

Заголовок (назва)документа (документів)

Шифри(за наявності)

До якого фондумають бутифондовані

1 2 3 4

Разом виявлено ___________________________ документів (справ)

Акт укладено(числом і словами)

(посада підпис розшифрування підпису)

Дата

Зміни до облікових документів внесено:

(посада підпис розшифрування підпису)

Дата

Форма акта про виявлення необлікованих документівФормат А4 (210x297)

Додаток 38

до пп. 6.3.6.4; 6.5.2; 7.5.4.2.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________

Дата

Назва архівної установи

(підпис розшифрування підпису)

А К Т__________________ № _______

ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ,ПРИЧИНИ ВІДСУТНОСТІ ЯКИХДОКУМЕНТАЛЬНО ПІДТВЕРДЖЕНО

Фонд №_________

Категорія №_____Назва _________________________________________________

У результаті______________________________встановленовідсутність у фонді зазначених нижче документів. Причини їх відсут-ності документально підтверджуються, у зв’язку з чим вважаємо занеобхідне зняти з обліку:

Опи№

Справ№

Заголовокдокументів

(справи)

Крайнідати

Кіль-кість

аркушів

Причинивідсутності

(назва,номер і датадокумента)

1 2 3 4 5 6

Разом ____________________ справ, _______________документів(числом і словами) (числом і словами)

Зміст втрачених документів може бути частково відтворено такимидокументами: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Завідувач відділу _____________________________________

Завідувач архівосховища _______________________________

Старший зберігач фондів__________________________________

Зміни до облікових документів внесено:___________________________________________________________________________

Дата

Форма акта про невиявлення документів, причини відсутності якихдокументально підтверджено

Формат А4 (210x297)

Продовження додатка 38

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

(посада підпис розшифрування підпису)

Додаток 39

до пп. 6.3.6.4; 6.5.2; 7.5.4.3.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________

Дата

Назва архівної установи

(підпис розшифрування підпису)

А К Т_________________ №______

ПРО НЕВИЯВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ,ШЛЯХИ РОЗШУКУ ЯКИХ ВИЧЕРПАНО

Фонд №_________Категорія №_____Назва ________________________________________________

_______________________________________________________

У результаті ___________________________________________встановлено відсутність у фонді зазначених нижче документів. Заходищодо їх розшуку позитивних результатів не дали, у зв’язку з чимвважаємо за доцільне зняти з обліку:

Опи№

Справ№

Заголовокдокумента(справи)

Крайнідати

Кількістьаркушів

Можливіпричини

відсутності

1 2 3 4 5 6

Разом ___________________справ,________________документів(числом і словами) (числом і словами)

Зміст невиявлених документів може бути частково відтворенийтакими документами_________________________________________________________________________________________________________________

Завідувач відділу________________________________________

Завідувач архівосховища__________________________________

Старший зберігач фондів__________________________________

Дата

Зміни до облікових документів внесено:___________________________________________________________________________

Дата

Форма акта про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано

Формат А4 (210х297)

Продовження додатка 39

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

(посада підпис розшифрування підпису)

Додаток 40

до пп. 6.3.6.4; 7.5.4.4.

ЗАТВЕРДЖУЮКерівник архівної установи________________________________

Дата

Назва архівної установи

(підпис розшифрування підпису)

А К Т

________________№________

ПРО ЗАВЕРШЕННЯ РОЗШУКУДОКУМЕНТІВ

Комісія у складі

з ________________по ___________ провела перевіряння наявності

і стану документів

фонду № ______________________________________________

У ході перевіряння встановлено:

1. Документи фонду внесено до описів №№_________

2. До описів внесено ____________ справ, ____________документів

(посада підпис розшифрування підпису)

(посада підпис розшифрування підпису)

(посада підпис розшифрування підпису)

(дата) (дата)

(назва фонду)

(числом і словами) (числом і словами)

3. У наявності є________________справ, ____________документів

4. Не виявлено ________________ справ, ____________документів

У результаті розшуку з ____________ по _____________________

І. Знайдено _________________справ, ______________документів

2. Складено акти про невиявлення документів,причини відсутності яких документально підтверджено,на___________________справ, ___________________документів

3. Складено акти про невиявлення документів,шляхи розшуку яких вичерпано,на ___________________ справ, ___________________документів

У результаті проведеної роботи на ___________у фонді № _______

________________________________________________________________________________

у наявності є ________________ справ, _____________ документів

внесено до описів______________ справ, ____________ документів

Завідувач відділу ________________________________________

Завідувач архівосховища__________________________________

Старший зберігач фондів__________________________________

Дата

Зміни до облікових документів внесено_____________________________________________________________________________________

Продовження додатка 40

(числом і словами) (числом і словами)

(числом і словами) (числом і словами)

(дата) (дата)

(числом і словами) (числом і словами)

(числом і словами) (числом і словами)

(числом і словами) (числом і словами)

(назва фонду)

(числом і словами) (числом і словами)

(числом і словами) (числом і словами)

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

(підпис розшифрування підпису)

(посада підпис розшифрування підпису)

Форма акта про завершення розшуку документівФормат А4 (210x297)

Додаток 41

до пп. 7.3.1.3; 7.4.2.2.

Назва архівної установи

КАРТА-ЗАМІННИК ОДИНИЦІ ЗБЕРІГАННЯ

Фонд№ _____

Опис№ ______

Од.зб.№ ______

Куди абокому

видано

Датавидаван-

няі підписпраців-

ника

Позначкапро

повер-нення

1 2 3 4 5 6

Форма карти-замінника одониці зберігання

Формат А4 (210х297)

Додаток 42

до п. 7.3.2.3.

Назва архівної установи Фонд №_____________

Корпус _____________

Поверх (ярус)________

Архівосховище_______Кімната_____________

ФОНД № _________ назва _______________________________-

КАРТКА ПОФОНДОВОГОТОПОГРАФІЧНОГО ПОКАЖЧИКА

Опис№

Справиз №__до __№

Стелаж № Шафа № Полиця № Примітки

1 2 3 4 5 6

Форма картки пофондового топографічного покажчика (лицьовий бік)

Формат А6 (148×105)

1 2 3 4 5 6

Форма картки пофондового топографічного покажчика (зворотний бік)

Формат А6 (148x105)

Додаток 43

до п. 7.3.2.4.

Назва архівної установи

КАРТКА ПОСТЕЛАЖНОГОТОПОГРАФІЧНОГОПОКАЖЧИКА

Корпус______________

Поверх (ярус)________

Архівосховище_______Кімната_____________

СТЕЛАЖ № __________________________________________________

Шафа№

Полиця№

Фонд № Опис №Справи(од.зб.)

з №__до__№

Примітки

1 2 3 4 5 6

Форма картки постелажного топографічного покажчика (лицьовий бік)

Формат А5 (148х210)

1 2 3 4 5 6

Форма картки постелажного топографічного покажчика (зворотний бік)

Формат А5 (148х210)

Додаток 44

до пп. 7.4.1.3; 9.4.4.4.

Назва архівної установи

ЗАМОВЛЕННЯНА ВИДАВАННЯДОКУМЕНТІВ ДЛЯКОРИСТУВАННЯ

ДОЗВОЛЯЮвидавання документів

Керівник архівної установи________________________________

Дата

(підпис розшифрування підпису)

Прошу видати __________________________________________

для ___________________________________________________

такі документи:

(найменування, посада, № особової справи користувача

(мета роботи з документами: тематика, хронологічні межі)

№ ф

онду

№ о

пису

№ с

прав

и (д

окум

ента

)

Заг

олов

ок с

прав

и (

доку

мен

та)

Кра

йні д

ати

доку

мен

тів

Кіл

ькіс

ть а

ркуш

ів

Під

пис

кори

стув

ача,

що

під

твер

джує

отр

иман

ня н

им д

окум

енті

в дл

я к

орис

тува

ння

Під

пис

прац

івни

ка ч

и т

альн

ого

залу

, що

підт

вер-

дж

ує п

овер

ненн

я до

ку-

мен

тів

кори

стув

ачем

1 2 3 4 5 6 7 8

Форма замовлення на видавання документів для користування(лицьовий бік)

Формат А5 (148х210)

1 2 3 4 5 6 7 8

Замовник (підпис розшифрування підпису)

Форма замовлення на видавання документів для користування(зворотний бік)

Формат А5 (148х210)

Додаток 45

до пп. 7.4.1.3; 7.4.3.3.

ДОЗВОЛЯЮвидавання документів

Керівник архівної установи_________________________

Дата

(підпис розшифруванняпідпису)

Назва архівної установи

ЗАМОВЛЕННЯНА ВИДАВАННЯДОКУМЕНТІВ ДО РОБОЧИХКІМНАТ АБО ЛАБОРАТОРІЇ

Прошу видати __________________________________________

для ___________________________________________________

такі документи:

(посада підпис розшифрування підпису)

(мета роботи з документами)

№фонду

№опису

№спра-

ви(доку-мен-та)

Заголовоксправи

(документа)

Крайнідатидоку-

ментів

Кіль-кістьарку-шів

Підписпрацівника,

якийотримав

документи

1 2 3 4 5 6 7

Форма замовлення на видавання документів до робочих кімнат аболабораторії (лицьовий бік)

Формат А5 (148х210)

1 2 3 4 5 6 7

Працівник, що отримав документи______________________________________________________

Дата

(посада підпис розшифрування підпису)

Форма замовлення на видавання документів до робочих кімнат аболабораторії (зворотний бік)

Формат А5 (148х210)

Додаток 46

до п. 7.4.2.2.

Назва архівної установи

АРКУШ КОРИСТУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ

Фонд № ___________ Опис № _________ Справа № ___________

Заголовок справи________________________________________

_______________________________________________________________________

Форма аркуша користування документами

Формат А4 (210х297)

Датакорис-

ту-вання

Найменуваннякористувача

Характеркористування(копіювання,

перегляд, витягитощо)

Номериаркушів,

з якихзробленокопії, ви-тяги тощо

Підпискористу-

вача

1 2 3 4 5

Додаток 47

до п. 7.4.3.1.

___________________________________________________________________________

КНИГА ВИДАВАННЯ ДОКУМЕНТІВЗ АРХІВОСХОВИЩА

Почато ________________

Закінчено ______________

Титульний аркуш книги видавання документів з архівосховища

Формат А4 (210х297)

(Назва архівної установи)

Продовження додатка 47

№ з

/п

Дат

ави

дава

ння

Фон

д №

___

Опи

с №

___

Спр

а-ва

№__

_

Крайнідатидоку-

ментів

Комувидано

Підписособи,

щоотрима-

ла до-кументи

Датаповер-нення

Підписособи,

щоприйня-ла доку-

менти

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Форма книги видавання документів з архівосховища

Формат А4 ( 210x297)

Додаток 48

до п.7.5.2.4.

КАРТКА ОБЛІКУНЕВИЯВЛЕНИХ ДОКУМЕНТІВ

Назва архівної установи _______________Архівосховище №______________Фонд № _____ назва_________________ категорія №________

№ о

пису

№ с

прав

и(д

окум

ента

)

Заголовоксправи

(докумен-та)

Крайнідатидоку-

ментів

Кіль-кість

аркушіву справі(доку-менті)

Назвадокумента

(документів),що підтвер-

джує від-сутністьсправи

(документа)

Познач-ки про

хідрозшуку

Резуль-тати

розшуку

1 2 3 4 5 6 7 8

Форма картки обліку невиявлених документів

Формат А4 (210x297)

Додаток 49

до п. 8.2.4.5.

КАРТКА СИСТЕМАТИЧНОГО КАТАЛОГУ

Назва архівної установи

Індекс _____________________

Рубрика

Підрубрика

Зміст

Назва фонду

Ф. № ________ Оп. № ________ Спр. № ________ Арк. _______

Мова документа __________ Спосіб відтворення _____________

Дата події ________________

Місце події _______________

(посада підпис розшифрування підпису дата)

Форма картки систематичного каталогу

Формат А6 (105х148)

Додаток 50

до п. 8.2.4.5.

КАРТКА ПРЕДМЕТНОГО КАТАЛОГУ

Назва архівної установи

Назва предмету _____________________

Рубрика

Підрубрика

Зміст

Назва фонду

Ф. № ________ Оп. № ________ Спр. № ________ Арк. _______

Мова документа __________ Спосіб відтворення _____________

Дата події ________________

Місце події _______________

(посада підпис розшифрування підпису дата)

Форма картки предметного каталогу

Формат А6 (105х148)

Додаток 51

до п. 8.2.4.7.

_________________________________________________________

ЖУРНАЛ ОБЛІКУКОРИСТУВАННЯ КАТАЛОГАМИ

Початок ____________

Закінчення __________

Титульний аркуш журналу обліку користування каталогами

Формат А4 (210х297)

(Назва архівної установи)

Продовження додатка 51

№№з/п

Датакорис-

тування

Видката-логу

Тема дослі-дження, за-

питу

Відомості прокористувача

Наслідкизвернення докаталогу (по-

зитивний,негативний)

1 2 3 4 5 6

Форма журналу обліку користування каталогами

Формат А4 (210х297)

Додаток 52

до п. 9.4.4.1.

ДОЗВОЛЯЮкористування документами НАФ

Керівник архівної установи___________________________

Дата(підпис розшифрування підпису)

Назва архівної установи

ЗАЯВА-АНКЕТА КОРИСТУВАЧА

Прізвище ______________________________________________

Ім’я _________________________ По батькові _____________

Рік народження ________________________________________

Місце роботи, посада ___________________________________

______________________________________________________Освіта, науковийступінь, учене звання ___________________________________

______________________________________________________

Мета роботи __________________________________________

Використання документної інформації з комерційною метою _______

Адреса користувача: __________________________________

службова _____________________________________________

_______________________________ № телефону ____________

_______________________________ Факс ____________

_______________________________ E-mail: ____________

домашня ______________________________________________

_______________________________ № телефону ____________

Тема роботи, хронологічні межі ____________________________

_______________________________________________________

З Порядком користування документами архіву ознайомився (лась) і зобов’я-зуюсь їх виконувати.

Дата _____________

Форма заяви-анкети користувачаФормат А4 (210х297)

(підготовка статті, монографії, дисертації тощо)

(так, ні)

(підпис)

Дод

аток

53

до п

. 9.4

.4.4

.

ДО

ЗВ

ОЛ

ЯЮ

копі

юва

ння

доку

мен

тів

Кер

івни

к ар

хівн

ої у

стан

ови

____

____

____

____

____

____

___

Дат

а(п

ідпи

с

ро

зшиф

рува

ння

під

пису

)

Наз

ва а

рхів

ної у

стан

ови

ЗА

МО

ВЛ

ЕНН

Я

____

____

____

_ №

___

____

____

НА

КО

ПІЮ

ВА

НН

Я Д

ОК

УМ

ЕНТІ

В

Про

шу

виго

тови

ти к

опії

доку

мен

тів

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

для

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

_

таки

х сп

рав:

(прі

звищ

е, ін

іціа

ли к

орис

тува

ча)

(мет

а ро

боти

з д

окум

ента

ми,

хро

ноло

гічн

і меж

і)

Ном

ерф

онду

Рік

Ном

ероп

ису

Ном

ер с

прав

иН

омер

иар

куш

івС

посі

бві

дтво

ренн

яК

ільк

ість

нега

тиві

в

Роз

мір

та

кіль

кіст

ьпо

зити

вів

12

34

56

78

Ном

ерф

онду

Рік

Ном

ероп

ису

Ном

ер с

прав

иН

омер

иар

куш

івС

посі

бві

дтво

ренн

яК

ільк

ість

нега

тиві

в

Роз

мір

та

кіль

кіст

ьпо

зити

вів

12

34

56

78

Про

довж

ення

дод

атка

53

Най

мен

уван

ня т

а ад

реса

юри

дичн

ої о

соби

, яка

опл

ачує

зам

овле

ння

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

____

__

“___

_”__

____

____

____

200

р.

___

____

____

____

____

_

Від

міт

ка п

ро о

плат

у ва

ртос

ті з

амов

ленн

я __

____

____

____

“__

_” _

____

____

____

__ 2

00 р

.

___

____

____

___

При

йнят

о на

коп

іюва

ння

“

____

” __

____

____

_ 20

0 р

. ___

____

____

___

Вик

онан

о “_

___”

___

____

__ 2

00 р

.

Зам

овле

ння

одер

жав

“

____

”___

____

___

200

р.

____

____

____

____

____

____

____

___

(під

пис

зам

овни

ка)

(пі

дпис

бух

галт

ера)

( п

ідпи

с ви

кона

вця)

(під

пис

зам

овни

ка й

ого

повн

оваж

ного

пред

став

ника

або

пра

цівн

ика

архі

вної

уст

анов

и,як

що

зам

овле

ння

наді

слан

е по

што

ю)

Фор

ма

зам

овле

ння

на к

опію

ванн

я до

кум

енті

вФ

орм

ат А

4 (2

10х

297)