Приоритетна ос I „Добро управление“

BG051PO002/13/1.1-07ПРОЕКТ: „ОПТИМИЗАЦИЯ НА СТРУКТУРАТА И

ПОДОБРЯВАНЕ НА ЕФЕКТИВНОСТТА НА АДМИНИСТРАЦИЯТА НА ОБЩИНА СВОГЕ“

Този документ е създаден по проект № 13-11-23/ 02.09.2013г.„Оптимизиране на структурата и подобряване на ефективността на администрацията на община Своге“ . Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд.

Проекта се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет“, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд.


Приоритетна ос I „Добро управление“

Подприоритет1.1„Ефективна структура на държавната администрация“

Бюджетна линия BG 051PO002/13/1.1-07

* Oбща стойност на проекта: 88 317,84лв.

* Продължителност на проекта: 12 месеца


ОБЩА ЦЕЛ НА ПРОЕКТА:

Оптимизиране на структурата и осигуряване на по-ефективно функциониране на администрацията на Община Своге


Специфични цели

Оптимизиране на структурата на администрацията на Община Своге;

Подобряване на работните процеси за повишаване на ефективността и ефикасността;

Оптимизиране на структурата на общинската администрация за избягване на дублиращи се функции.


Планирани дейности

Дейност 1 Организация и управление на проекта

Предвидената дейност се основава на необходимостта от изграждането на ефективен механизъм за координация и управление на проекта, който да осигурява успешното реализиране на предвидените дейности и ефективното разходване на средства.


Екипът за управление ще има също така функции за съблюдаване и гарантиране на публичното и прозрачно разходване на средствата по проекта от външните изпълнители, както и за спазването на принципите на доброто финансово управление.


Дейност 2 Подготовка на тръжна документация

Провеждането на обществени поръчки е задължително условие за законосъобразното изпълнение на проекта. За провеждането на процедурите по ЗОП е необходимо да се подготви тръжната документация. За тази цел е избран изпълнител, който качествено и професионално да изготви документациите.


Извършване на функционален анализ в администрацията на Община Своге съгласно единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация

Една от основните цели поставени от правителството в областта на административната реформа е оптимизация на администрацията. Основното за постигане на поставената цел е определянето на баланса в една администрация между структурата, човешки ресурси и работни процеси, за да се осигурят по-добри резултати в дейността.


Дейност 3

Анализът е необходим, за да се идентифицират основните предложения за модернизация на администрацията. При изготвянето на функционалния анализ ще се използват стандартни методи и похвати от социологически изследвания-изготвяне на въпросници, провеждане на интервюта, анкети, определяне на фокус-групи, анализ на документи.


Дейност 3

Извършването на функционалния анализ на община Своге ще се осъществи чрез прилагане на Единната методология за функционален анализ при следните етапи: Планиране и подготовка Провеждане на функционалния анализ Анализ на данните и приключване на функционалния

анализ Наблюдение и мониторинг на изпълнението на анализа


Дейност 4 Изготвяне на стратегия за оптимизация на администрацията, работните процеси и актуализиране на нормативната база в Община Своге

В следствие на анализа ще бъдат идентифицирани проблемните звена в администрацията ще се инициира анализ на съществуващите методологии, процедури и вътрешни правила и текущото състояние на процесите в общината-нивото на организираност, ефикастност, дублирани операции, обмен на информация вътре и вън в структурата. В рамките на дейността ще се изготви стратегия за оптимизация в следствие на приоритетите и политиките на общината.


Ще се извърши актуализация и на вътрешно-нормативната база, която води до дублиращи се функции и операции ( напр. вътрешни правила за работа, длъжностни характеристики, длъжностното разписание, методологиите, заповеди за работни процеси и т.н.) .


Заедно с функционалния анализ, от съществено значение за увеличаване на производителността, за намаляване на разходите и за постигане на по-голяма динамика в дейността на Община Своге е анализа на работните процеси и изготвянето на стратегия на база анализа.


Стратегията за оптимизация на работните процеси е необходима, защото е решаващ фактор за развитието на администрацията за по-рационална организация ангажираща хора, оборудване, транспортни средства, информация и др. ресурси


Подобряването на работните процеси насърчава креативността и мотивираността на служителите, както и ефективността при изпълнение на служебните задължения. За да бъде постигната е необходимо работните процеси да бъдат детайлно анализирани и подобрени.


Общинската администрация извършва над сто отделни вида административни услуги, директно предоставени на представители на гражданите и бизнеса. Качеството на тези услуги е пряко свързано с ефективността на работните процеси, които произтичат в администрацията. Затова и провеждането на изследването ще има отражение върху удовлетвореността на крайните потребители на административните услуги.


Дейност 5 Изпълнение нa стратегията за действие и мониторинг на изпълнението

Дейността е част от цикъла по извършването на функционалния анализ и въвежда механизми за постигане на устойчивост на поставените от анализа цели и изведени резултати. Въвеждането в действие на препоръките ще създаде предпоставки за редовно наблюдение и преглед на напредъка по изпълнението на стратегията за действие и ще се превърне в обичайната част от дейностите за управление на изпълнението в администрацията.


Провеждане на информационна кампания за

заинтересованите страни,

свързани с извършвания функционален анализ

Тази дейност пряко кореспондира с хоризонталната политика на партньорство. В резултат на дейността ще бъде проведена среща-кръгла маса за обществено обсъждане на извършвания функционален анализ със заинтересованите страни. В събитието ще бъдат включени 50 участника-представители на гражданите и бизнеса.


Дейност 6

Дейност 7

Дейности за информация и публичност

Осъществяването на предвидените дейности за информация и публичност гарантира прозрачността на изпълнението на проект. Тя ще осигури информативността на всички заинтересованите страни за целите, дейностите и резултатите на проекта, както и за Оперативна програма „Административен капацитет“. Чрез дейността обществеността ще се осведоми за нормативните актове и стратегическите документи, които ще бъдат разработени по време на проекта.


Oчаквани резултати

Извършен функционален анализ с препоръки и план за организационна и структурирана оптимизация, идентифициране на силни и слаби страни на администрацията и препоръки за подобряване на ефективността и ефикасността и икономичността на общинската администрация;


Изготвена стратегия за оптимизация на работните процеси;

Актуализиране на устройствения правилник, длъжностното разписание, методологиите, процедурите, вътрешните правила и заповеди за работните процеси;

Внедрена стратегия за действие;


Извършен мониторинг на изпълнението на стратегията за действие;

Организирана среща – кръгла маса на заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ.


Целева група

В обхвата на целевата група, която активно ще се ползва от успешното реализиране на проекта са служителите на общинската администрация и служителите на кметствата на територията на община Своге.


За общинската администрация е наложително да се извърши функционален анализ с цел да се идентифицират силните и слабите страни, да се идентифицират проблемните процеси, което да доведе до повишаване на ефективността и ефикасността й.


Проектът ще допринесе за усъвършенстване на нормативната уредба стратегическите документи, което ще има значителен ефект на ниво политики.

Чрез проекта ще се подобри ефективността на общинската администрация чрез насърчаване на организационното развитие.


С изпълнението на проекта ще се постигне модел, при който работните процеси, функции, финансови и човешки ресурси ще бъдат интегрирани в единна система.


Всички основни разработени документи ще бъдат разпространени сред всички общински структури. Приемането на нормативните изменения и допълнения, нови правила, стандарти и процедури ще доведе до промяна и мултиплициращ ефект не само при целевите групи на проекта, но ще засегне и другите институции, тъй като ще се търси подобряване на работни процеси и оптимизиране на обществени дейности. Всички заинтересовани страни ще имат осигурен достъп до информационната база и резултатите на проекта.


Като резултат от оптимизацията на общинската структура не се цели съкращаване на щат в администрацията, а идентифициране на опорни точки, които да подобрят ефективността на администрацията и конкретни мерки за подобряването на нейната работа.


БЛАГОДАРИМ ВИ ЗА ВНИМАНИЕТО !!!


Documents

Приоритетна ос I „Добро управление“