© i2s Zürich, 2003 – . Zielorientiertes Vorgehen Kontinuierliches Change Management Das richtige ERP-System ausgewählt und produktiv

© i2s Zürich, 2003 – www.i2s-consulting.com


Zielorientiertes VorgehenKontinuierliches Change Management

Das richtigeERP-Systemausgewählt

undproduktiv

Mit Garantie zum Erfolg!

GlobalisierungKernkompetenzenKundenorientierung

IT-InfrastrukturInternetDatenbank

ProzessorganisationKooperationenWertschöpfung

Welches ERP-Systempasst zu mir?





Welches ERP-Systempasst zu mir?

Ziel: Konformität erreichen

UnternehmensstrategieUnternehmensstrategie

GeschäftsstrategieGeschäftsstrategie InformatikstrategieInformatikstrategie

GeschäftsprozesseGeschäftsprozesse InformatikprozesseInformatikprozesse





• Applikations-portfolio

• SOLL-Prozesse

• System-design

• Lösungs-portfolio

• Feinauswahl• Detail-

spezifikation• Referenzen• Kosten-

bewertung• ggf.

Prototyping

• Investitions-plan

• Implemen-tationsplan

• Vertrags-abschluss

• Konditionen/Garantien

• Projekt-organisation

• Casting

• Systemab-grenzung

• IST-Prozesse• Bewertung• Operat. Ziele• Vorauswahl-

wahl (Killer-Kriterien)

• Vorgehensplan• Zeit-/Ress.plan • Kickoff Mgmt.• Strategische

Ziele

Projekt-vorbereitung

Situations-analyse

Basis-konzept

System-auswahl

Vertrags-verhandlung


• SOLL-Prozesse

• System-design




bewertung• ggf.

Prototyping






• Casting





Ziele

Projekt-vorbereitung

Situations-analyse

Basis-konzept

System-auswahl

Vertrags-verhandlung

problemorientiert

strategiekonform

Die richtigen Tools

Erprobtes Vorgehen

it-matchmaker.ch©i2s accelerators©

Der richtige Partner


IT Innovation - Herausforderung für KMU

europa3000

®



Welches ERP-System passt zu mir?

ProzessorganisationTeamstrukturenWertschöpfung


Problem Nr. 1: Den richtigen Partner finden


Problem Nr. 2: Ein zuverlässiges Projekt sicherstellen


Typische Verfahren der Software-Auswahl

„Freie Suche“Man sucht in der Breite ...... in Fachzeitschriften, im Internet, in Marktübersichten, auf Messen und auf Fachveranstaltungen ...... und findet dort eine Vielzahl von Anbietern und Lösungen, ...... ohne zu wissen, was diese leisten können und was man braucht!“

„Persönliche Empfehlung“Man fragt einen guten Bekannten ...... nach der Software-Lösung, die er erfolgreich eingeführt hat, ...... und weiss dann nur, welche Software bei ihm passt! “

„Gezielte Analyse“Man formuliert die eigenen Anforderungen im Pflichtenheft ...... und recherchiert gezielt den Software-Markt!“„Auf dieser Basis spricht man gezielt ausgewählte Anbieter an ...... und analysiert anhand vergleichbarer Angaben, wer als Partner in Frage kommt!“


Dauer der ERP-Auswahl & -EinführungM

onate

0

5

10

15

20

25

30

Empfehlung Freie Suche Analyse

Implementierung

Endauswahl

Vorauswahl

Quelle: Trovarit


ERP-Evaluationen – Die Probleme in der Praxis

Unzureichend definierte Anforderungen Inkonsistenz der Geschäfts- und IT-Strategie Der Kunde weiss nicht, was er will (unklare Aufgabenabgrenzung) Der Kunde weiss nicht, was er erwarten kann (unzureichendes

Marktverständnis) Fixierung auf singuläre Themen (z.B. Technologie, Controlling, Oberfläche,

etc.) Falsche Vorstellungen vom Markt

Zahlreiche Vorurteile gegenüber Anbietern Hohe Erwartungen an Anbieter Inkonsistentes Entscheidungsverhalten

Entscheidungswege und –kompetenzen unzureichend definiert „Autismus“: Entscheidungskriterien sind unklar oder werden schlecht

dokumentiert, neue Informationen durch einen Anbieter führen zu veränderten Kriterien

„Reise nach Jerusalem“-Syndrom wer spät ins Rennen einsteigt, hat bessere Chancen

Mangelndes Projektverständnis Grundhaltung: Der Anbieter muss alles richten (auch die hauseigenen

Prozesse) Einführungsaufwand wird unterschätzt


5 Schritte für eine erfolgreiche Evaluation der richtigen Unternehmenssoftware:Mit Garantie zum Erfolg


Strukturiertes, transparentes Vorgehen


• SOLL-Prozesse

• System-design




bewertung• ggf.

Prototyping






• Casting





Ziele

Projekt-vorbereitu

ng

Situations-

analyse

Basis-konzept

System-auswahl

Vertrags-verhandlu

ng


IT Strategieentwicklung

Quelle: Strategic Alignment, Prof. Henderson

Ziel: Die Funktionalität der

Standard-Software unterstütztdie aus der

GeschäftsstrategieAbgeleiteten

Geschäftsprozesse.

ERP-Pflichtenheft






Drei Schritte zur ERP-Auswahl

Shortlistca. 6 ERP-Systeme

Favoriten2 ERP-

Systeme

i2s-Accelerators ©

it-matchmaker.ch©

Vorauswahl „Killerkriterien“

Feinauswahl Kernfunktionen

Endauswahl Kernprozesse

Schritt 1Schritt 1

Schritt 2Schritt 2

Schritt 3Schritt 3

AusgewähltesSystem

AusgewähltesSystem

®

Potentialüber 100 ERP-

Systeme

sch

nell

grü

nd

lich


Software-Auswahl – Einordnung in ein IT-Projekt

Organisationsanalyse (ggf. Reorganisation) Aufnahme der Ist-Organisation Ermittlung der Schwachstellen Definition des Sollkonzeptes Anpassung der Organisation an das Soll-Konzept

Softwareauswahl Anforderungsdefinition Vorauswahl Endauswahl

Implementierung Vorbereitende Maßnahmen Anpassung und Konfiguration der Software Schulungsmaßnahmen Implementierung im Pilotbereich Inbetriebnahme

Pro

jekt

managem

ent

Projekteinrichtung

Aufstellen desProjektteams

Definition vonMeilensteinen

Projektsteuerung

Projektcontrolling


Wie läuft dieSystemauswahl?


Systemauswahl

Vorauswahl- Bestimmung favorisierte Systeme- Bewertung mittels Killerkriterien

Feinauswahl- Aufarbeitung der Anbieterdokumentation- Vertiefung Anbieterkontakt- Durchführung Workshop mittels Prozessdrehbuch- Referenzbesuche- Dokumentation und zusammenfassende Bewertung,

Entscheidungsportfolio für Projekt-Steuerungsausschuss Prototyping und Versuchs-Betrieb

- Bewertung Versuchsbetrieb


Methoden zur Auswahl von Standardsoftware

AusgewähltesSystem

® Marktführer

(ca. 2-5)

FavorisierteSysteme (ca. 6)

New-Comer(ca. 1-3)

Branchen-Führer (ca. 2-5)

Endrunde(ca. 2)

Endauswahl/Prozessorientierte Anforderungen- Aufstellung eines Prozessdrehbuchs (Kritische Prozesse)- Durchführung von Workshops mit Anbieter (1-2 Tage)- Branchenreferenzen und Referenzbesuche

Vorauswahl/Grobanforderungen- Sichtung des geeigneten Angebots- Elimination anhand von ca. 10 Killer-Kriterien

Feinauswahl/Funktionale Anforderungen- Vorstellung der Anbieter (120 Präsentation)- Überprüfung der Referenzen- Überprüfung der Funktionalen Anforderungen (Aachener DB)


Ergebnisse Phase Systemauswahl

Anbieterdokumentation (Policies & Procedures für die Auswahl)

Versand Pflichtenheft I (Kurzportrait Anforderungen, via e-mail)

Pflichtenheft II (Funktionale Anforderungen) Pflichtenheft III (Prozesseorientierte Anforderungen,

Formulare, Datenstruktur, Drehbuch der kritischen Prozesse)

Bewertung der begutachteten Lösungen (stufenweise, i.d.R. in drei Stufen, analog Pflichtenheft)

Auswahlempfehlung


Wie läuft dieInformationssuche?


Informationsquellen zur Auswahl von Standardsoftware

Informationsquellen Produkt-suche

Vor-selektion

Produkt- beurteilung

Konferenzen/Seminare/Tagungen

Herstellerinformationen

Ungeeignet Teilweise geeignet Gut geeignet

World Wide Web / Internet

Fachzeitschriften/Fachliteratur

Marktforschungsinstitute (z.B. Gartner)

Messen (z.B. Orbit, TopSoft, CeBIT)

Marktübersichten (z.B. ISIS-Report, Topsoft.ch)

Referenzen/Referenzbesuche

it-matchmaker.ch


Organisations-

strukturen

Stücklisten-verwaltung

Arbeitsplan-

verwaltung

Auftrags-abwicklung

Produktions-planung

Beschaffung

Lagerwesen

Beispiel einer ITM-Auswertung

Beispielhafter Vergleichzwischen zwei ERP/PPS-Leistungsprofilen und einem Anforderungsprofil:

Anforderungsprofil

Leistungsprofil

System B

Leistungsprofil

System A

• 7 Fragenbereiche im IT-Matchmaker

• Unterschiedliche Gewichtung durch Anwender bis auf Fragenebene

• unterschiedliche Erfüllungsgrade


IT-Matchmaker – Umfang Kriterienkataloge

Software-/Leistungs-

profil

Software-/Leistungs-

profil

19341934

901901

904904

13961396

10241024

10961096

10701070

16981698

Referenz-projekte

Referenz-projekte

289289

284284

257257

227227

264264

264264

251251

217217

ERP/PPSERP/PPS

KatalogAnwendungsbereich

SCMSCM

CRMCRM

WarenwirtschaftWarenwirtschaft

Instandhaltungsplanung- und steuerung

Instandhaltungsplanung- und steuerung

Service ManagementService Management

eShopseShops

Food & ProcessFood & Process

Anbieter-profil

Anbieter-profil

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135135

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135135

135135

Stand 07/2002:

AnzahlAnbieter

AnzahlAnbieter

139139

6565

163163

104104

5252

4949

3838

2525

AnzahlSoftware-Lösungen

AnzahlSoftware-Lösungen

140140

5858

161161

104104

5656

4747

3333

2525

Anbieter und SystemeAnbieter und Systeme

Anzahl KriterienAnzahl Kriterien


i2s – Der Partner bei der Systemauswahl


Anforderungen an einen externen Auswahlpartner

Unabhängigkeit von allen Systemanbietern

Umfassende Marktkenntnis Gute Methodenkenntnis Projekt-/Praxiserfahrung KMU-konformes Denken Netzwerk und Zugang zu Insider-

Informationen Gute Kontakte zu Systemanbietern


Warum ERP-Systemauswahl mit i2s?

Unabhängig und anbieterneutral Effizientes Team mit langjähriger Erfahrung Umsetzungserfahren Zielorientiert, pragmatisch, verständlich, transparent Partnerschaft mit den internen Mitarbeiter (Change

Management) Zugriff auf it-matchmaker.ch© - die führende Datenbank

im deutschsprachigen Raum State of the Art: direkter Kontakt zu den führenden

Forschungsinstituten und rege Vortragstätigkeit (BWI/ETH Zürich, FIR/RWTH Aachen, MIT, FH Brugg-Windisch)

„Kompetenz aus einer Hand“: Beratung von der Strategiebildung, über die Systemauswahl bis zur Umsetzungsbegleitung

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