İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 2016 YILI RAPORUickontrol.sakarya.edu.tr/sites/ickontrol.sakarya.edu.tr/... · 2017-06-05 · 3-Akademik personel için ise 14.12.2015 tarihinde

İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI

2016 YILI RAPORU

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı İç Kontrol Şube Müdürlüğü

İÇ KONTROL İZLEME VE YÖNLENDİRME KURULU

İÇ KONTROL STANDARTLARININ İÇERİĞİNİN OLUŞTURULMASINA YÖNELİK ÇALIŞMA GRUPLARI

1 - KONTROL ORTAMI STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU

S.NO ADI SOYADI GÖREVİ STANDART ALT KRİTERİ KRİTERLERİN KAPSADIĞI FAALİYET

1 Muharrem YILMAZ Daire Başkanı -Etik değerler ve dürüstlük -Misyon, organizasyon yapısı ve görevler -Personelin yeterliliği ve performansı -Yetki devri

-Etik kuralların belirlenmesi, -Yetki devri yönergesinin hazırlanması, -Misyon ve Vizyonların belirlenmesi, -Organizasyon yapılarının oluşturulması ve görev tanımlarının yapılması. -Personelin işe yerleştirilmesi, eğitimi ve performans değerlendirmesi.

2 Emine BARUT Şube Müdürü 3 Beyhan KANTARCIOĞLU Şube Müdürü

2 - RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU


1 Mustafa YAZICI Daire Başkanı -Planlama ve programlama -Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi

-Stratejik Plan çalışmaları, -Bütçe performans programının hazırlanması, -Faaliyet Raporları

3 Erol ÇAM Uzman 4 Alev SEVİNÇLİ Şube Müdürü

S.NO ADI SOYADI GÖREVİ

1 Prof.Dr.Musa EKEN Rektör Yardımcısı 2 Prof.Dr. Kadir ARDIÇ Genel Sekreter 3 Prof.Dr.Kemal İNAT Ortadoğu Araştırmaları Merkezi Müdürü 4 Doç.Dr.Yasemin ÖZDEMİR İşletme Fakültesi Öğr.Üyesi.

3 - KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU

4 - BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU


1 Tolga GÜNGÖRSÜN Daire Başkanı -Bilgi ve iletişim -Raporlama -Kayıt ve dosyalama sistemi -Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

-Birimlerin web sayfalarının hazırlanması, -Mali raporların oluşturulması, -Kayıt ve dosyalama işlemlerinin yapılması, -Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemlerinin belirlenmesi.

2 M.Saki ARSLAN Avukat 3 Necat ER Şube Müdürü

5 - İZLEME STANDARTLARI ÇALIŞMA GRUBU


1 Feridun DAĞ Daire Başkanı

-İç kontrolün değerlendirilmesi -İç denetim

-Oluşturulan standartlar üzerinden İç Kontrolün etkinliğinin değerlendirilmesi, -İç denetçiler tarafından yapılacak denetim sonuçlarının değerlendirilmesi.

2 Melek TÜREL Şube Müdürü

3 Mehtap KARABAY YILMAZ Şube Müdür V.

4 Zuhal KARAGÜLLE Fakülte Sekreteri 5 Süleyman AVCI Daire Başkanı

NOT: Yukarıda belirtilen çalışma gruplarının yapacakları faaliyetler ile belirledikleri süreç ve öneriler Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığının koordinatörlüğünde konsolide edilecektir.

S.NO ADI SOYADI GÖREVİ STANDART ALT KRİTERİ KRİTERLERİN KAPSADIĞI FAALİYET 1 Fatma AYDIN Daire Başkanı -Kontrol stratejileri ve yöntemleri

-Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi -Görevler ayrılığı -Hiyerarşik kontroller -Faaliyetlerin sürekliliği -Bilgi sistemleri kontrolleri

-Yapılan faaliyetlerle ilgili süreçlerin belirlenmesi, prosedürlerin ve dokümanların oluşturulması, -Öğrenciye yönelik faaliyetler ile kurumun geneline yönelik faaliyetlerin sürekliliği anlamında alınması gereken tedbirler,

-Üniversitemiz faaliyetlerine ilişkin hazırlanan yazılımlar.

2 Mustafa EŞMELİ Daire Başkanı 3 Recep EREN Şube Müdürü 4 Serap MERT Şube Müdürü 5 Şuayip KAHYA Fakülte Sekreteri

Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem

Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri

İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma

Tarihi Açıklama

KOS1Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarınıbelirleyen kuralların personel tarafından bilinmesisağlanmalıdır.

Her yıl ,Strateji Geliştirme D.Bşk.tarafından İKS kapsamında yapılanfaaliyetlerle ilgili olarakbilgilendirme amaçlı e-bültenhazırlanarak tüm personeleelektronik ortamdagönderilmektedir.Aralık 2016ayında hazırlanan e-bültenelektronik ortamda akademik veidari tüm personele gönderilmişolup, aynı zamanda el kitabışeklinde bastırılarak tüm birimlerede dağıtılmıştır.

Göreve yeni başlayanpersonellere Hizmet içi eğitimprogramı kapsamında İKSeğitimi verilmektedir.Şubat2016 da oryantasyon eğitimlerikapsamında İç Kontrol eğitimiverilmiştir.

Eğitim Yılda 2 kez

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı

Personel Dairesi BaşkanlığıKOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel

tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir.

Tüm personele Kamu İç kontrol Standartları ve işleyişi hakkında bilgilendirme amaçlı organizasyon, toplantı, tanıtıcı doküman ve nitelikli eğitimler düzenlenmeye devam edilecektir.

e-bülten

1.1.1

SAKARYA ÜNİVERSİTESİİÇKONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI

1-KONTROL ORTAMI

Her yıl

Mevcut durum yeterli görülmekle birlikte etik konusu oryantasyon eğitimleri kapsamında verilmeye devam edilecektir..

1.3.1KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bukurallara uyulmalıdır.

1-Etik Kurulu tarafından akademikve idari personel ile öğrencilerinuymaları gereken kurallarıbelirleyen Etik İlke ve StandartlarıYönergesi Üniversitemiz websayfasında yayımlanmıştır.2- Hizmetiçi Eğitim Şub.Müd.tarafından etik konusu eğitimprogramına alınmış olup, MeslekiEtik İlkeleri ve YolsuzluklaMücadele eğitimi verilmektedir.3- Personel Dairesi Başkanlığınca ;yeni göreve başlayan Akademik veİdari personellere etik sözleşmesiimzalatılarak özlük dosyalarınakaldırılmaktadır.

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı,izleme Standartları

Grubu

Personel Dairesi Başkanlığı

KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sistemininuygulanmasında personele örnek olmalıdır.

İKS sürecini anlatmaya yönelikStrateji Geliştirme DairesiBaşkanlığınca idari birimyöneticilerine seminer verilmişolup, Akademik birimyöneticilerine de GenelSekreter tarafındanbilgilendirme yapılmıştır. 2015yılı iç kontrol standartlarıözdeğerlendirme anketisonuçlarına göre iç kontrolsisteminin kurum genelindeyayılımına ilişkin sıkıntı olduğugözlenmiş,İdarenin yöneticilerinden personelleriniİç Kontrol sistemi konusundagündemli toplantılarlabilgilendirmeleri istenmiştir

1.2.1

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı tarafından Eğitim Hizmetleri Şube Müdürlüğü ile koordineli olarak tüm personele yönelik İç Kontrol Standartları eğitimi verilecektir.

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı,İzleme Standartları

Grubu

Personel Dairesi Başkanlığı, Eğitim Yılda 2 kez

Yıllık

İdari Faaliyet Raporu websayfasında yayımlanmaktadır.Stratejik Plan ve Performans Programıweb sayfamız aracılığıyla kamuoyunaduyurulmaktadır.İç ve dış denetim mekanizmasıişletilmektedir.Stratejik Plan çerçevesinde belirlenenamaç ve hedeflere yönelik ölçümler SYBSüzerinden yapılmaktadır.

1-İdari ve akademik personelehizmet içi eğitim, görevde yükselmeeğitimleri ve diğer çeşitli eğitimlerverilmektedir.

2-Akademik personelin yurtiçi veyurtdışı çalışmalarıdesteklenmektedir. (BAP,TUBİTAK,ERASMUS, YAYIN TEŞVİK projeleri)

3-İdari personel Erasmusprogramından yararlanmaktadır.

4-Her yıl yapılan çalışanmemnuniyeti anketi ,Öneri/İstek/Şikayet uygulaması ilepersonelin görüş ve düşüncelerialınmakta , iyileştirmeye açıkalanlarla ilgili eylem planlarıyapılmaktadır.

5-İdari personele , görevdeyükselme ve unvan değişikliğisınavı yapılmaktadır.

Mevcut durum yeterli görülmüştür.İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerdoğru, tam ve güvenilir olmalıdır.

1-Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığıncadenetim raporları gözden geçirilmekte veriskli görülenler Ön mali kontrole tabitutulmaktadır..Ayrıca denetim sonuçları İçDenetim Birimi tarafından ilgili birimleregönderilmekte ve tespit edilen hata veeksiklikler ilgili birim tarafındangiderilmektedir. 2- KYS kapsamında iç tetkikçiler tarafındanyapılan tetkiklerle, faaliyetlere ilişkineksiklikler tespit edilerek giderilmesisağlanmaktadır.

1.5.1 İzlemedeStrateji Geliştirme Dairesi

Başkanlığı,İzleme Standartları Grubu

1.4.1 Yıllık

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı, Stratejik Planlama ve Kalite Yönetim Sistemleri Şube

Müdürlüğü

Tüm BirimlerYılı itibariyle güncelleme yapılacaktır.

Mevcut durum korunmaktadır.

KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirliksağlanmalıdır.

KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşitdavranılmalıdır.

KOS 1.6

Web de duyuru

KOS2

Misyon, organizasyon yapısı ve görevler:İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelingörev tanımları yazılı olarak belirlenmeli,personele duyurulmalı ve idarede uygun birorganizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

Mevcut durum yeterli görülmüştür.


1-İdari faaliyetlerle ilgili olarakKYS kapsamında süreçlerbelirlenerek birim proseslerihazırlanmış; yetki vesorumluluklar belirlenerekgörev tanımları yapılmıştır.2- Ayrıca Akademik ve İdarisüreçler tanımlanarak süreçlerel kitabı hazırlanmış, SüreçlerSBYS ye entegre edilmiştir.

İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli,duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesisağlanmalıdır.

Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idarebirimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılıolarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır.

Sakarya Üniversitesi’nin tüm çalışanlarının katılımı ile ilk kez 2003 yılında belirlenen misyonu paydaşlardan gelen görüşler dikkate alınarak değiştirilerek ile 2013 yılı Mayıs ayında üniversite Senato’su tarafından onaylanmıştır. Güncellenen misyonumuz ve vizyonumuz Üniversitemiz web sayfasında yayımlanmıştır.

KOS 2.1

KOS 2.2




KOS 2.4

İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temelyetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik veuygun raporlama ilişkisini gösterecek şekildeolmalıdır.

2547 sayılı Yüksek ÖğretimKanunu ile Yükseköğretimle ilgiliamaç ilkeler belirlenmiş ve bütünyükseköğretim kurumlarının ve üstkuruluşlarının teşkilatlanma,işleyiş,görev, yetki vesorumlulukları ile eğitim-öğretim,araştırma, yayım, öğretimelemanları, öğrenciler ve diğerpersonel ile ilgili esasları birbütünlük içindedüzenlemiştir.Ayrıca 5018 SayılıKanun ve ikincil mevzuatlarıylaKamu Mali Yönetimi ve kontrolsürecindeki sorumlular vesorumlulukları ve raporlamasüreçleri belirlenmiştir.

KOS 2.5

İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bugörevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayangörev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personelebildirilmelidir.

İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve bunabağlı olarak fonksiyonel görev dağılımıbelirlenmelidir.

1-Yeni göreve başlayan yada görevideğişen personllere görevleri KaliteYönetim Sistemi kapsamında tebliğedilmektedir.

2-Stratejik Plan kapsamında SüreçYönetim Modeli benimsenerekorganizasyon şemasına uygunolarak görev ve yetkilertanımlanmıştır.

2547 sayılı Kanun ve StratejikPlan gereği ÜniversitemizTeşkilat Şemaları oluşturulmuşve görev dağılımlarıyapılmıştır.

KOS 2.3


Mevcut durum korunmaktadır.İzlemede

İzlemede


Grubu


GrubuKOS 2.7

İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesindehassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli vepersonele duyurmalıdır.

Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunuizlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır.

1-Birim faaliyetlerinin takibiaçısından , Üniversitemiz İdari veAkademik birimleri tarafından Yıllıkİş Planları hazırlanarak birimlerinweb sayfalarında yayınlanmaktaolup,birimler iş planlarıdoğrultusunda aylık periyotlarlafaaliyet raporlarınıhazırlamaktadırlar.Ayrıca İdaribirimler tarafından her hafta haftalıkfaaliyet raporu hazırlanarak GenelSekreterliğe gönderilmektedir.2- KYS kapsamında,birimfaaliyetlerinin değerlendirilmesiamacıyla 6 aylık periyotlarla KYSsorumlusu (Genel Sekreter)başkanlığında İdari birimyöneticileri ile koordinasyontoplantısı yapılmaktadır.

2.6.1

2.7.1

1-KYS kapsamında hassasgörevlere ilişkin proseslerhazırlanmış ve görev tanımlarıyapılarak ilgili personellere tebliğedilmiştir. 2-Akademik ve İdari süreç akışlarıve performans göstergeleribelirlenmiş olup,SYBS üzerindenizlenmektedir. 3-Kullanılan tüm sistemlere girişkullanıcı adı ve şifresi ileyapılmaktadır. 4-Faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaküzere, hastalık, izin, sürekli olarakgörevden ayrılma gibi durumlarda,asıl görevli personelin yerinebakmak üzere nitelikli, yetkinpersonelin görevlendirilmesi içinbirirmlerde çalışan personellerarasında ikiz görevlendirmeyapılmaktadır.

KOS 2.6

KOS3

Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumusağlamalı, performansın değerlendirilmesi vegeliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır.

Öğretim elemanlarının atanma ve görevdeyükselme,akademik ünvanlarınkazanılması usulleri 2547 sayılı kanunadayanılarak çıkarılan yönetmeliklerlebelirlenmiştir.

İdari personelin görevde yükselmeleriyürürlükteki Atama ve Görevde YükselmeYönetmeliğine göre yapılmaktadır.

İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç vehedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelikolmalıdır.

İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin veetkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim veyeteneğe sahip olmalıdır.

1-Öğretim elemanları kadrolarına yapılacakatamaların usulleri, sözleşmeli olarak öğretimelemanı çalıştırabilme usulleri 2547 sayılıYükseköğretim kanunu ve ilgili yönetmelikleriyle2- İdari kadrolara yapılacak naklen ve açıktan atamausulleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ilebelirlendiğinden ayrıca her yıl Merkezi YönetimBütçe Kanunu ile kadroların kullanımına ilişkinesaslar belirlendiğinden insan kaynakları yönetimide ilgili mevzuat çerçevesinde yapılmaktadır.3- Personel Dairesi Başkanlığınca, ÜniversitemizSenatosunun 11.04.2013 tarihli kararı ile yürürlüğegiren İnsan Kaynakları Yönergesi kapsamında İnsankaynağı ihtiyaç analizleri yapılmakta ve birimlerlekoordineli olarak insan kaynağının optimumdağılımı sağlanmaktadır.

İdari personelin eğitim ihtiyacı ;çalışanların talepleri doğrultusunda veyürürlüğe giren SAÜ İnsan KaynaklarıYönergesi kapsamında, Personel DairesiBaşkanlığınca değerlendirilmektedir.Akademik personelise,İlgili Fak/Yüksekokul Yönetim KuruluKararı ve Rektörlük makamının oluru ileyurtiçi/yurtdışı Eğitim/Panel/Konferans/Sempozyuma katılmaktadır.

KOS 3.1

KOS 3.2



Hizmet içi eğitim şube Müdürlüğü tarafından 2016 yılında; -Oryantasyon eğitim Programı -Resmi Yazışma kur.ve elektronik -Belge Yönetim Sistemi -Microsoft office programları kursu -Basılı ve e-kaynakların etkin kullanımı ve Akademik referans programları -Bilimsel Araştırma Proje Yönetimi -4734 sayılı Kamu İhale mevzuatı- -5018 sayılı kanun -Toplumsal cinsiyet duyarlılığı -Kamu görevlileri sendikacılığı -Protokol ve Sosyal davranış kuralları -Engelllik bilinci -Kurum Kültür ve Aidiyeti -Motivasyon becerileri -Sivil savunma eğitimi -Telefonda konşma sanatı -Pozitif düşünme ve stres yönetimi -Kamu yönetici yetkinliklerinin artırılması -Güzel konuşma ve aksiyon -Etkili iletişim ve empati eğitimleri verilmiştir.


3.5.1 Yıllar itibariyle eğitimler verilmeye devam edecektir.

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı, İzleme Standartları

Grubu

KOS 3.4

KOS 3.5

Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için enuygun personel seçilmelidir.

Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme veyükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireyselperformansı göz önünde bulundurulmalıdır.

Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, buihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yılplanlanarak yürütülmeli ve gerektiğindegüncellenmelidir.

Yapılacak görevlendirme veatamalarda görevi üstlenecek kişininyeterliliği dikkate alınmaktadır.

Uygun personelin seçilmesi birimtalepleri doğrultusundagerçekleştirilmektedir.

1-Gerek akademik personel alımlarındagerekse idari personel atamalarında vegörevde yükselmelerinde 2547 ve 657sayılı Kanunların öngördüğü mevzuatlarçerçevesinde işlem yapılmaktadır.2-İnsan Kaynakları Yönergesi kapsamındaİdari personelin performansı yılda bir kezdeğerlendirilmekte olup , PerformansDeğerleme Sistemi başlıklı 13.mad.fbendinde "Bireysel PerformansDeğerlendirme sonucu “beklentinin çoküstünde” olan çalışanlar için görevdeyükselme ve unvan değişikliği sınavlarındaasgari şartları sağlaması kaydıyla önceliktanınır" ifadesine yer verilmiştir.3-Akademik personel için ise 14.12.2015tarihinde resmi gazetede yayımlananAkademik Teşvik Ödeneği Yönetmeliğikapsamında işlem yapılacaktır.

İnsan kaynakları Yönergesikapsamnda, her yıl Hizmet İçiEğitim Şube Müdürlüğütarafından personelin eğitimihtiyacı belirlenerek, personelinbilgilendirilmesi veyetiştirilmesine yönelikeğitimler düzenlenmekte,ihtiyaca ve personelintaleplerine göre belirleneneğitim konuları ve takvimiPersonel Dairesi Başkanlığınınweb sayfasındayayımlanmaktadır.

KOS 3.3 Mevcut durum yeterli görülmüştür.

Tüm Birimler, Personel Dairesi

BaşkanlığıEğitim Yıl sonu

KOS 3.8

Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlereatanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlükhakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemlihususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personeleduyurulmalıdır.

1-Personel istihdamı, yer değiştirme,üstgörevlere atanma,eğitim, performansdeğerlendirmesi, özlük hakları gibi insankaynakları yönetimine ilişkin önemlihususlar 2547, 2914, 657 sayılı kanunlarve bu kanunlara dayanılarak çıkarılmışyönetmeliklerle belirlenmiştir.PersonelDairesi Başkanlığının web sayfasında ilgilimevzuatın güncel olarak yayımlanmasısağlanmaktadır. 2-Birimlerden gelen taleplerdoğrultusunda İnsan KaynaklarıYönergesi revize edilerek tüm İdari birimyöneticilerine Genel sekreter tarafındanbilgilendirme yapılmıştır.Ayrıca,Yönergenin son hali Personel DairesiBaşkanlığının web sayfasındayayımlanmıştır.


KOS 3.6

KOS 3.7

Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğuyöneticisi tarafından en az yılda bir kezdeğerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personelile görüşülmelidir.

Performans değerlendirmesine göre performansıyetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeyeyönelik önlemler alınmalı, yüksek performansgösteren personel için ödüllendirme mekanizmalarıgeliştirilmelidir.

1-Akademik personelin performansı14.12.2015 tarihinde resmi gazeteyayımlanan Akademik Teşvik ÖdeneğiYönetmeliği kapsamındadeğerlendirilecektir. 2-İdari Personelin performansı ise SAÜİnsan Kaynakları Yönergesi kapsamındayılda bir kez değerlendirilerek personelDairesi Başkanlığına gönderilmekte veperformans sonuçları personel iledeğerlendirici arasında birebirgörüşülmektedir.

1-Akademik personelin performansı14.12.2015 tarihinde resmi gazeteyayımlanan Akademik TeşvikÖdeneği Yönetmeliği kapsamındadeğerlendirilecektir. 2-İdari personel de ; Performansıyetersiz bulunan personel için İnsankaynakları Yönergesi PerformansDeğerlendirme Sistemi başlıklı13.mad.2/e bendine göre , yüksekperformans gösteren personel içinise13.mad.2/f bendine göre işlemyapılacaktır.

3.6.1

3.7.1

Sistem İzlenmektedir Yıl sonu


Başkanlığı

2016 yılı performans değerlendirmesi yapılmış olup,değerlendirme sonucuna göre İnsan Kaynakları Yönergesinin ilgili maddeleri gereğince işlem yapılacaktır.

2016 yılı Bireysel Performans Değerlendirmeleri tüm birimler tarafından yapılarak Personel Dairesi Başkanlığına gönderilmiştir.


Grubu

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı, Kontrol Ortamı Standartları Grubu,İzleme

Standartları Grubu


Başkanlığı

Yıl sonuEğitim/Ödül

KOS4

Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrininsınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarakbildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riskidikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır.




Mevcut durum yeterli görülmüştür.KOS 4.2

KOS 4.3

KOS 4.4

KOS 4.5Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkinolarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli,yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi,deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır.

Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenenesaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarınıgösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli veilgililere bildirilmelidir.

Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumluolmalıdır.

Yürürlüğe giren Yetki Devri veİmza Yetkileri Yönergesindebelirlenen esaslara göre işlemyapılmaktadır.


Üniversitemiz Yetki Devri ve İmzaYetkileri Yönergesi Senato onayıylayürürlüğe girmiş olup uygulamalaryönerge dahilinde yapılmaktadır.Ayrıca mali konularla ilgili yetkidevri yasal mevzuata uygun şekildeyazılı olarak yapılmaktadır.


KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileribelirlenmeli ve personele duyurulmalıdır.

Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara ilişkin Yönetmelik gereğince Akademik ve İdari birimlerimiz tarafından hazırlanan Standartlar tablosunda İmza ve Onay mercileri belirlenerek birimlerin web sayfalarında yayınlanmış olup,değişiklik halinde gerekli güncellemeler yapılmaktadır.





Tarihi Açıklama

RDS5

Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini,amaç, hedef ve göstergelerini ve bunlarıgerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynaklarıiçeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı,faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunusağlamalıdır.

5.3.1

5.1.1

5.2.1

Stratejik Plan

Performans Programı

Yılı Bütçesi

Stratejik plan Kalkınma Bakanlığı,YÖK ve Milli Eğitim Bakanlığına gönderilecektir.

2018 yılı Bütçesini hazırlanması

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı,Risk Değerlendirme

Standartları Grubu



Stratejik Planlama ve Kalite Yönetim

Sistemleri Şube Müdürlüğü,

Stratejik Plan İcra Kurulu Üyeleri

Tüm Birimler

Tüm Harcama Birimleri

Şubat 2017

Yıllık

Yıllık 2018 yılı bütçesi Stratejik Plana ve Performans Programına uygun olarak hazırlanacaktır.

RDS 5.1

RDS 5.2

RDS 5.3

İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejikamaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak,performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmekamacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik planhazırlamalıdır.

İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleriile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef vegöstergelerini içeren performans programıhazırlamalıdır.

İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performansprogramlarına uygun olarak hazırlamalıdır.

2014-2018 Stratejik Planıgüncelleme çalışmalarıtamamlanmıştır.

2017 Bütçe Performans ProgramıBütçe Hazırlama Sürecine paralelolarak güncellenmiş ve ilgilikurumlara gönderilmiştir.AyrıcaStrateji Geliştirme DairesiBaşkanlığı web sayfasındayayımlanmıştır.

2017 Yılı Bütçe PerformansProgramı 2014-2018 yılı StratejikPlanına uygun olarak hazırlanmışolup, Bütçe Tasarısı ile beraberTBMM'ye gönderilmiştir.

2-RİSK DEĞERLENDİRME



Grubu

Stratejik Planlama ve Kalite Yönetim

Sistemleri Şube Müdürlüğü,

Stratejik Plan İcra Kurulu Üyeleri

RDS 5.6

RDS 5.4

RDS 5.5

İdarenin ve birimlerin hedefleri, spesifik, ölçülebilir,ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır.

Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik planve performans programıyla belirlenen amaç vehedeflere uygunluğunu sağlamalıdır.

Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idareninhedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli vepersoneline duyurmalıdır.

Stratejik Plandaki amaç ve hedeflerile kurumun performans hedeflerialtında her birimin kendi faaliyetplanları vardır ve Sonuçlar SYBSüzerinden takip edilmektedir.Ayrıca ISO Kalite Yönetim Sistemiçerçevesinde her birimin kendine aityıllık hedefleri mevcuttur.Buhedefler birim çalışanları ile birliktetespit edilmektedir.

Üniversitemizde bu amaçla ; 1-Yılda iki defayapılan Yönetim Gözden Geçirme toplantıları, heray yapılan Koordinasyon toplantısı,15 günde birdüzenlenen Başkanlar toplantısı,İdari birimlerinayda en az bir kez personelleri ile yaptıklarıgündemli toplantılar,Senato toplantıları,YönetimKurulu toplantıları, Bölüm Kurulutoplantıları,Eğitimle ilgili toplantılar,AkademikDeğerlendirme ve Kalite Geliştirmetoplantıları,SAÜDEK Kurul toplantıları,StratejikPlan yönetimiyle ilgili Stratejik Plan İcra Kurulutoplantıları,Stratejik Plan Birim Kalite Elçileritoplantıları,Süreç Yönetim toplantıları,PerformansSonuçları Değerlendirme toplantıları,Süreç GözdenGeçirme toplantıları, Eğitim-öğretim Güncellemetoplantıları,Akademik Bilgilendirmetoplantıları,Kalite Değerlendirme toplantılarıyapılmaktadır. 2-Birimlertarafından, hedef gerçekleşmeleri SYBS (StratejikYönetim Bilgi Sistemi) üzerinden takipedilmektedir.

Kurum Performans Hedefleri içinbelirlenen "PerformansGöstergeleri" bu amaca yönelikolarak belirlenmiştir.SYBSüzerinden izlenmektedir.Stratejiler,hedefler ve bunlara ilişkinperformans göstergeleri gerekligörüldüğü takdirde revizeedilmektedir.

5.4.1 İzlemede Mevcut durum korunmaktadır.

RDS6

Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi:İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç vehedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç vedış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacakönlemleri belirlemelidir.

RDS 6.2Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemeletkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir.

Risklerin Stratejik YönetimBilgi Sistemine entegreçalışmaları devam etmektedir.Risk planı girişleri SYBSüzerinden yapılacaktır.

6.2.1

Birimlerin süreç bazlı belirlemiş olduğu risklerin önleme faaliyetleinin gerçekleşmelerinin izlenmesi

Risk Yönetim Kurulu veStratejik Planlama ve Kalite

Yönetim Sistemleri Şube Müd.Tüm birimler

SAÜ Kurumsal Risk Yönetim

Planı01.12.2017

RDS 6.3Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerekeylem planları oluşturulmalıdır. Risk eylem planları mevcuttur. 6.3.1

2017 yılında tüm birimlerden süreç bazlı riskleri gözden geçirmeleri ve önceliklendirmeleri istenecektir.

Risk Yönetim Kurulu veStratejik Planlama ve Kalite

Yönetim Sistemleri Şube Müd.Tüm birimler

SAÜ Kurumsal Risk Yönetim

Planı01.12.2017

Mevcut durum yeterli görülmüştür.RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç vehedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir.

Kurumsal Risk Yönetimi Yönergesikapsamında tüm birimler, KurumsalRisk Yönetimi Tanımlama vePuanlama tablosu üzerindenrisklerini belirleyerek Risk YönetimKuruluna sunmuşlardır. Risktanımlama ve değer girişleri SYBSsistemi üzerinden takipedilmektedir.




Tarihi Açıklama

KFS7

Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve risklerikarşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerinibelirlemeli ve uygulamalıdır.

Akademik ve İdari süreçlertanımlanmış ve SYBS üzerindentakip edilebilmektedir.

İç denetçiler tarafından periyodikdenetimler yapılmakta ayrıcayapılan harcamalar yılı içindeSayıştay denetçileri tarafındanincelenmektedir.

İdari birimlerde uygulanmakta olanKalite Yönetim Sistemi kapsamındaTSE tarafından değerlendirmeleryapılmakta ayrıca Kalite YönetimBilgi Sistemi üzerinden faaliyetlerizlenmektedir.

Ön Mali kontrol faaliyetikapsamında ön mali kontrole tabi işve işlemlerin kontrolü yapılmaktadır

EBYS üzerinden gerekli kontrolleryaılabilmektedir.

3- KONTROL FAALİYETLERİ



KFS 7.1

KFS 7.2

Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol stratejive yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örneklemeyoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama,koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme,gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli veuygulanmalıdır.

Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol,süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri dekapsamalıdır.

İç denetçiler tarafından yapılan birim denetimleri ve iç tetkikçiler tarafından Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yapılan tetkikler ile faaliyetlere ilişkin eksikler tespit edilerek giderilmektedir. Ayrıca SAÜ Süreçler Kurulu tarafından süreçlere ilişkin riskler Risk Değerlendirme Standardı 6.3 maddesi kapsamında değerlendirilmektedir.

Muhasebe kayıtları Say 2000i programı,HYS ve E-bütçe sistemi üzerinden takipedilip raporlanmaktadır.

Taşınır Mal işlemleri,Maliye Bakanlığıncakurukan KBS sistemi içerisinde yer alanTKYS ile yapılmaktadır.

Otomasyon kullanıcılarına yetkileri yazılıolarak bildirilmektedir. Yetkilendirilenkişilerin IP ve kullanıcı adı ile sistemeerişim yetkisi tanımlanmaktadır.

Sunucuların güvenlikli bölgede (DMZ)tutularak yetkisiz kişilerin erişimiengellenmektedir.

SABİS ve SYBS sistemine girecekkullanıcılar, kullanıcı adı ve şifredoğrulaması yapılarak sistemegirmektedir.

Mezun öğrenci, emekli, istifa, vb. ayrılanpersonel resmi yazıyla Bilgi İşlem DairesiBaşkanlığına bildirilmekte kullanıcı yetkisideğiştirilerek,SABİS ve SYBS altındasınırlı hizmet verilmektedir.

Varlıkların güvenliğini sağlamakmaksadıyla devriye sistemiuygulanmaktadır. Bilgisayar programı veakıllı kalem tur kontrol sistemi ile devriyekontrolü denetlenmektedir.

Kampüs alanı, binaların içinde ve dışındabulunan 75 kamera ile 24 saat izlenmekteve görüntüler arşivlenmektedir.

Sivil Savunma Uzmanlığı olarak yangınsöndürme cihazları ile araç ve gereçlerinaltı aylık periyotlarla bakımı, kontrolü veonarımı sağlanmaktadır. AyrıcaÜniversitemizde İş Sağlığı ve GüvenliğiKoordinatörlüğü kurularak birimlerde İSGuzmanları görevlendirilmiş ve personellereİSG eğitimleri verilmiştir.


KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenenfaydayı aşmamalıdır.

Kontrol faaliyetleri için kullanılanprogramların yazılımları ( SABİSveSYBS) Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı veBilgisayar ve Bilişim Bilimleri Fakültesiişbirliği ile gerçekleştirildiğinden maliyetiçermemektedir.

KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünüve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır.


KFS8

Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi:İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri içingerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkindüzenlemelerihazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişiminesunmalıdır.

KFS 8.3Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı,mevzuata uygun ve ilgili personel tarafındananlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

SABİS (Web Tabanlı E-posta Servisi, Personel-Öğrenci- Akademik Bilgi Sistemi Servisi, WebTabanlı Form Gönderim - Anket Servisi), SYBS(Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi), gereksebirimlerimizin web sayfalarında prosedürler ve ilgilidökümanlar kapsamlı bir şekilde tüm personelinerişimine sunulmuştur.


KFS9

Görevler ayrılığı:Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlükve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile malikarar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması,kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personelarasında paylaştırılmalıdır.

KFS 9.2

Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığıilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerinyöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemlerialmalıdır.

Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevlerayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamayacağınailişkin risk bulunmamaktadır.


8.1.1 İzlemedeStrateji Geliştirme Dairesi


KFS 8.1

KFS 8.2

KFS 9.1

İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerihakkında yazılı prosedürler belirlemelidir.

Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya malikarar ve işlemin; başlaması, uygulanması vesonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır.

Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması,uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilereverilmelidir.

Kalite Yönetim Sistemi kapsamındafaaliyetler ve mali karar ve işlemler ileilgili yazılı prosedür ve proseslerbulunmaktadır. Ayrıca KYBS üzerindenizlenmektedir. Ayrıca, akademik ve idaribirimlerde EFQM Mükemmelik modelikriterleri uygulanmaktadır. SüreçYönetimi El Kitabı kapsamında Akademikve İdari Süreçlerde tanımlanmış veuygulamaya geçilmiştir. Grekligörüldüğünde revize edilmektedir.

Süreç Yönetimi El Kitabında Akademikve idari süreçlerin iş akışı tanımlanmıştır.Ayrıca Kalite Yönetim Sistemikapsamında da prosedürler belirlenmiştir.

Kuvvetler ayrılığı prensibine bağlıkalınarak standartta belirtilen faaliyetlerfarklı kişiler tarafından yerinegetirilmektedir.




KFS10Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerinprosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontroletmelidir.

İç denetçiler tarafından hazırlanandenetim programı vasıtasıylaperiyodik denetimler yapılmaktadır.

İş akış süreçlerinde yer alanpersonele paraf açılmaktadır.

ISO kapsamında iç tetkikçilertarafından tetkik yapılmaktadır.

KFS 10.2Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli veonaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi içingerekli talimatları vermelidir.

ISO Kalite Yönetim Sistemikapsamında tespit edilen hata veuygunsuzluklar uygunsuzluk tespitformu ile kayıt altına alınarakkişilere bildirim sağlanmakta vesonucunda KBYS üzerinden ilgilibirimlerce düzeltici ve önleyicifaaliyetler yapılmaktadır. Ayrıca,Elektronik Belge Yönetim Sistemiüzerinden de hatalı işlemler birimlerbazında raporlanmakta ve düzeltici/önleyici faaliyet başlatılmaktadır.


KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekildeuygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Mevcut durum yeterli görülmüştür.

KFS11Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerinsürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemlerialmalıdır.

KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personelgörevlendirilmelidir.

İzin dönemlerinde yöneticiler bazında mevzuatlarçerçevesinde usulüne uygun olarak yazılı bir şekildevekalet bırakılmakta olup , ayrıca EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi) üzerinden devekalet girişi yapılmaktadır..İdari personelin vekilolarak görevlendirilmesi ise İkiz görevlenirmeformu ile olmaktadır.


KFS 11.3

Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinindurumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir raporhazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personelevermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır.

Yetki Devri ve İmza YetkileriYönergesi kapsamında ,faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaküzere ikiz görevlendirme esaslarıbelirlenmiş olup, bu amaçla görevidevreden ve devralan personeltarafından doldurulmak ve raporedilmek üzere İkiz görevlendirmeformu oluşturulmuş ve tümbirimlerde uygulamayakonulmuştur.

İzlemedeStrateji Geliştirme Dairesi


Tüm Birimler Mevcut durum korunmaktadır.

KFS 11.1

Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarakgörevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş,yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstüdurumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyennedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır.

Faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaküzere, hastalık, izin, sürekli olarakgörevden ayrılma gibi durumlarda,asıl görevli personelin yerinebakmak üzere nitelikli, yetkinpersonelin görevlendirilmesi içinYetki Devri ve İmza YetkileriYönergesi kapsamında çeşitlihükümler başlığı altında İkizGörevlendirme esasları belirlenmişve tüm birimlerde uygulamayakonulmuştur .Buna göre tümbirimlerde , çalışan personellerarasında ikiz görevlendirmeyapılmaktadır.

11.1.1 İzlemedeStrateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı,İzleme Standartları Grubu

Tüm Birimler Mevcut durum korunmaktadır.

KFS12Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgisistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamakiçin gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir.

Üniversitemizde SABİS ( Sakarya ÜniversitesiBilgi Sistemi) , SYBS ( Stratejik Yönetim BilgiSistemi) ve EBYS ( Elektronik Belge YönetimSistemi) .KYBS ( Kalite Yönetim Bilgi Sistemi)otomasyon Programları kullanılmakta olup, herpersonel kendi kullanıcı adı ve şifresi ile erişimsağlamkatadır.

Sakarya Üniversitesi bilişim politikaları hazırlanmışve senetodan geçirilmiştir. (31.01.2008 tarih ve 297sayılı 4 nolu senato kararı).

Üniversitemizden dışarıya çıkışlarda IP-MACeşleştirmesi yapılarak internet çıkışlarıverilmektedir. Dışarıdan gelen kullanıcılarınkayıtları 3 ay süre ile tutulmaktadır.

Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenliğinisağlamak üzere güvenlik duvarları ve antivirüsprogramları satın alınmaktadır.

YÖK tarafından karma eğitimmodelinde (yarı internet-yarı örgüneğitim) pilot Üniversite seçilmişbulunmaktayız.

Adapazarı Meslek Yüksekokulubünyesinde internet destekli eğitimyapılmaktadır.

Uzaktan Eğitim Merkezi tarafındanders içerikleri otomasyon sistemiüzerinden hazırlanmaktadır.


Mevcut durum yeterli görülmüştür.KFS 12.3

Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişimkonusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata veusulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi vedüzeltilmesini sağlayacak mekanizmalaroluşturulmalıdır.

İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalargeliştirmelidir.

Birimler, Bilgi İşlem DairesiBaşkanlığı ile iş birliği içerisindeveri, bilgi girişi ve bunlara erişimkonusunda yetkilendirme işlemlerinihata ve usulsüzlükleri önleyecekşekilde yapmaktadırlar.

KFS 12.1Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğinisağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli veuygulanmalıdır.

KFS 12.2





Tarihi Açıklama

BİS13

Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarınınperformansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerininsağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumundaetkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygunbir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.

BİS 13.1İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimikapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemiolmalıdır.

Kurumumuzda İletişim Koordinatörlüğü kurularak Çalışma Usul ve Esasları belirlenmiştir.İletişim hizmetleri Koordinatörlük tarfından aşağıdaki iletişim araçları üzerinden sağlanmaktadır; 1-Üniversite haber portalı, 2-Sosyal medya araçları(Faacebook-Twıtter), 3-Üniversite haber sayfasındaki haber-duyurular, 4-Üniversite Kongre Merkezi etkinlik takvimi, 5-Kurum içi e-posta hizmeti, 6-Üniversite tanıtım günleri


BİS 13.2Yöneticiler ve personel, görevlerini yerinegetirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiyezamanında ulaşabilmelidir.

SABİS, SYBS, EBYS,KYBSotomasyon sistemleri ile birimlerdefarklı faaliyetlere ilişkinkullanılmakta olan otomasyonlar (e-bütçe uygulaması, SAY 2000imuhasebe modülü, Taşınır MalProgramı, Personel maaş programı,Bütçe performans programı v.s.) veKYS dokümanları, YÖDEK,Arşivler, Birim-Bölüm internetsayfaları, Kurum faaliyet raporlarıile ilgililerin bilgiye erişimisağlanmaktadır.


4-BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI

BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilirolmalıdır.

Üniversitemizde bilgilerin doğru,güvenilir,tam kullanışlı ve anlaşılabilirolması bakımından Muhasebe kayıtları Say2000i programı, HYS ve E-bütçe sistemiüzerinden takip edilipraporlanmakta,Taşınır Malişlemleri,Maliye Bakanlığınca kurukanKBS sistemi içerisinde yer alan TKYS ileyapılmaktadır.Ayrıca SYBS (StratejikYönetim Bilgi Sistemi ) üzerindenİdarenin faaliyet alanlarına ilişkin verilereulaşılabilmektedir.


BİS 13.4Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı vebütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkindiğer bilgilere zamanında erişebilmelidir.

Bu konuda E-bütçe uygulaması ve SYBS(Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi)üzerinden ; gerek performans programı,gerekse bütçe uygulaması ve kaynakkullanımına ilişkin bilgilereerişilebilmektedir.


BİS 13.5Yönetim Bilgi Sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğugerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analizyapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır.

Üniversitemizde SABİS (SakaryaÜniversitesi Bilgi Sistemi) ,SYBS(Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi) veEBYS (Elektronik belge yönetimsistemi) kullanılmakta olup,kullanıcılar kendi kullanıcı adı veşifreleri ile sisteme girerek gereklibilgi , belge ve raporalaraulaşmaktadır. Ayrıca, SYBS(Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi)kullanım kılavuzu SYBS sayfasındayayımlanmıştır.

13.5.1Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yapılan çalışmaları yürütmek üzere otomasyon programı hazırlanacaktır.

Stratejik Planlama ve Kalite Yönetim Sistemleri Şube

Müdürlüğü

Bilişim Fakültesi(SABİS

ekibi)

Otomasyon Programı 28.02.2016

KYBS (Kalite Yönetim Bilgi Sistemi) otomasyonu hazırlanarak yürürlüğe girmiş ve Stratejik Planlama ve Kalite Yönetim Sistemleri Şube Müdürlüğü tarafından kullanıma yönelik personellere eğitim verilmiştir.

BİS 13.6Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçlarıçerçevesinde beklentilerini, görev ve sorumluluklarıkapsamında personele bildirmelidir.

2014-2018 Stratejik Planı tüm personelin görüşleride alınarak hazırlanmış olup, gerek toplantılarlagerekse SYBS üzerinden tüm personelbilgilendirilmiştir.


BİS 13.7İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi; personelindeğerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerinisağlamalıdır.

Üst Yöneticinin de katılımıyla her yıl İdari personelile İdari personel toplantısı , Akademik personel ilede Akademik Kurul Toplantısı yapılmakta. Ayrıca,KYS kapsamında 6 ayda bir ,yapılan çalışmalarıdeğerlendirmek amacıyla İdari birim yöneticileriyleYönetimin Gözden Geçirme toplantısı ve her aydaKoordinasyon Toplantısı yapılmaktadır. Bununyanında, Üniversitemiz web sayfasındaöneri/istek/şikayet taleplerinin iletilebileceği sistemmevcuttur.


BİS14Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ilesonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusundaraporlanmalıdır.

BİS 14.1İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri,varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarınıkamuoyuna açıklamalıdır.

Üniversitemiz 2014-2018 StratejikPlanı Sttatejik Planlama ve KaliteYönetim Sistemleri Şubemüdürlüğünün sayfasındayayınlanmıştır.2017 yılı BütçePerformans Programı tasarısıhazırlanmıştır.

14.1.12017 yılı Bütçe Performans Programı Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı web sayfasında yayınlanacaktır.

Starteji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Duyuru Ocak 2017

BİS 14.2İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları,ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ilefaaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır.

Üniversitemiz bütçesi ilk altı aylıkuygulama sonuçları ve ikinci altı ayailişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerher yıl temmuz ayında web sayfasındayayınlanmak suretiyle kamuoyunaduyurulmaktadır.2016 yılı Bütçesi ile MaliDurum ve Beklentiler raporu StratejiGeliştirme Dairesi Başkanlığı websayfasında yayımlanmıştır.

14.2.1

2017 yılı Bütçesi ile Mali Durum ve Beklentiler raporunun Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı web sayfasında yayımlanması.

Starteji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Tüm Birimler Duyuru Temmuz 2017

BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyetraporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır.

Üniversitemiz faaliyet sonuçları vedeğerlendirmelerine ilişkin faaliyetraporu hazırlanarak her yıl mayısayında web sayfası üzerindenkamuoyuna duyurulmaktadır.2015yılı İdare faaliyet raporu websayfasında yayımlanmıştır.

14.3.1 2016 sonuç ve değerlendirmelerinin raporlanması ve web de yayımlanması

Stratejik Planlama ve Kalite Yönetim Sistemleri Şube

MüdürlüğüTüm Birimler Duyuru Mayıs 2017

BİS 14.4

Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay vedikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birimve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgilihazırlanması gereken raporlar hakkındabilgilendirilmelidir.

İdari süreçlerde, KYS kapsamındapersonelin görev ve faaliyetleribelirlenmiş olup , ayrıca Akademikve İdari Süreçler Süreç el kitabıhazırlanmıştır. Süreç tanımlamalarıve değer girişleri SYBS (StartejikYönetim Bilgi Sistemi) üzerindenyapılmaktadır.SYBS'nin kullanımıile ilgili personele eğitim verilmiştir.


BİS15

Kayıt ve dosyalama sistemi:İdareler, gelen ve gidenher türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği,sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel birsisteme sahip olmalıdır.

BİS 15.1Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakilerdahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyikapsamalıdır.

Kayıt ve dosyalama işlemleri EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemiüzerinden yapılmaktadır.


BİS 15.2Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı,yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir veizlenebilir olmalıdır.

Tüm birimlerin (akademik-idari)standart uygulamalar yapmasıamacıyla hazırlanan SAÜ Kayıt veDosyalama Yönergesi kapsamındaişlem yapılmakta olup ,ilgili yönergetüm birimlere yazı ile duyurulmuş ve HukukMüşavirliğinin web sayfasındayayımlanmıştır.Ayrıca EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi )üzerinden de kayıtlar tutulmakta vetüm personelin erişiminesunulmaktadır.


BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verileringüvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır.

Üniversitemiz bünyesinde kullanılanotomasyon sistemlerinde , kişiselşifreler ve kullanıcı hesaplarıkullanılmaktadır.


BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlarauygun olmalıdır.

Tüm birimlerde kayıt ve dosyalamaişlemleri , Devlet Arşiv HizmetleriHakkında Yönetmelik ile DevletArşivleri Genel MüdürlüğününStandart Dosya Planı uygulamasınagöre ve SAÜ Kayıt ve DosyalamaYönergesine göreyapılmaktadır.Ayrıca EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi)üzerinden de evrak takibiyapılabilmektedir.


BİS 15.5Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli,standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşivsistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir.

Gelen ve giden evrak kayıtlarıEBYS (Elektronik Belge YönetimSistemi ) üzerinden yapılmakta oluphem sistem üzerinde hemde ArşivYönetmeliğine uygun olarakarşivlenmektedir.


BİS 15.6

İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması,korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmişstandartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemioluşturulmalıdır.

Devlet Arşiv Hizmetleri HakkındaYönetmelik, EBYS (ElektronikBelge Yönetim Sistemi), SYBS(Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi,SABİS (Sakarya Üniversitesi BilgiSistemi),TKYS ve HYSkullanılmaktadır.


BİS16

16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklarınbildirilmesi:İdareler, hata, usulsüzlük veyolsuzlukların belirlenen bir düzen içindebildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleribelirlenmeli ve duyurulmalıdır.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklarınbildirilmesi için , SAÜ Hata,Usulsüzlük ve Yolsuzluk BildirimYönergesi yürürlüğe girmiş olupbuna göre işlemyapılmaktadır.Ayrıca, yasalmevzuatlar ve KYS kapsamındakiMüşteri Memnuniyeti Prosedürü ileÜniversitemiz web sayfasıüzerinden Öneri/İstek/Şikayet leralınarak ilgili birimlereyönlendirilmektedir.


BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklarhakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır.

Üniversitemizde bildirilen hata veusulsüzlükler ; Hata, Usülsüzlük veYolsuzluk Bildirim Yönergesikapsamında değerlendirilmektedir.


BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelehaksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır.

Hata, Usülsüzlük ve YolsuzlukBildirim Yönergesi gerekligüvenceyi sağlamaktadır.




İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Çıktı/ Sonuç Açıklama

İFS.17İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler içkontrol sistemini yılda en az bir kezdeğerlendirmelidir.

İyileştirme Eylem Planları Şubat 2017

Starateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı

Starateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı, İzleme Standartları

Çalışma Grubu

Üst Yönetici Raporu Şubat 2017

1-2016 yılı Kamu İç Kontrol Standartları Eylem Planı değerlendirme raporu hazırlanak Üst yöneticiye sunulacaktır. 2- İç Kontrol Sistemi Özdeğerlendirme anketi analizlerine göre tüm birimlerden iyileştirmeye açık alanları ile ilgili Eylem planları istenecektir.

İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel birdeğerlendirme yapma veya bu iki yöntembirlikte kullanılarak değerlendirilmelidir.

İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayankontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesive gerekli önlemlerin alınması konusunda süreçve yöntem belirlenmelidir.

Tüm birimler

Tüm birimler

Tüm birimlere 2016 yılı İç Kontrol Sistemi Özdeğerlendirme anketi uygulanmıştır.

İFS 17.1

İFS 17.2

5- İZLEME STANDARTLARI

17.1.1İç kontrol sisteminin işleyişine ilişkin 2017 yılı özdeğerlendirme anketi uygulanacaktır.

Anket Yıllık

1-2015 yılı Kamu İç KontrolStandartları Eylem Planıdeğerlendirme raporuhazırlanak Üst yöneticiyesunulmuştur. 2-İçKontrol Sistemini ölçmek vedeğerlendirmek amaçlı tümbirimlere İç KontrolÖzdeğerlendirme anketiuygulanarak anket analizleritamamlanmıştır.

17.2.1

İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticileringörüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep veşikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucundadüzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır.

İç kontrolün değerlendirilmesi sonucundaalınması gereken önlemler belirlenmeli ve bireylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

Şubat 2017


Çalışma Grubu

İyileştirme Eylem planları

Anket Kasım 2017

Akademik ve İdari birimyöneticileriyle yapılantoplantılarla, iç kontrolündeğerlendirilmesine ilişkingörüş ve talepler alınmaktadır.İç Kontrol Özdeğerlendirmeanketi yapılarak sistemdeğerlendirilmekte .Sayıştayraporları ve İç denetim raporlarıilgili birimler ile StratejiGeliştirme Dairesi Başkanlığıtarafından değerlendirilmektedir.

Tüm birimler

2016 yılı özdeğerlendirme anket çalışması sonucunda ortaya çıkan iyileştirmeye açık alanlarla ilgili olarak, tüm birimlerden iyileştirme eylem planları istenecektir.

Özdeğerlendirme çalışmasına devam edilecektir.

17.5.1

İç kontrolün değerlendirilmesine idareninbirimlerinin katılımı sağlanmalıdır.

Tüm birimlere , 2016 yılı İçKontrol SistemiÖzdeğerlendirme anketiyapılarak çalışanların sistemhakkındaki görüşleri alınmıştır.

17.3.1

İç kontrol sisteminindeğerlendirilmesi yapılırken,risk analizi de yapılarak eylemplanında öngörülmesinerağmen gerçekleştirilemeyenfaaliyetler gözden geçirilerekbunlarla ilgili düzeltici-önleyicieylem planları yapılmaktadır.



Çalışma GrubuTüm birimler

İFS 17.3

İFS 17.5

İFS 17.4

İFS18İç denetim:İdareler fonksiyonel olarakbağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.

İFS 18.2

İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulutarafından belirlenen standartlara uygun bir şekildeyürütülmelidir.

İFS 18.1

İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekligörülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı,uygulanmalı ve izlenmelidir.

Üst yönetici oluruyla İç DenetimBirimi Koordinatörlüğüncehazırlanan denetim programıkapsamında birimlerin faaliyetleriincelenmekte, düzenlenen raporlarve eksik görülen konularla ilgili,ilgili birimler tarafından eylemplanları hazırlanmakta veuygulanmaktadır ve İç DenetimBirimi Koordinatörlüğünceizlenmektedir. Yapı İşleri Teknikdairesi Başkanlığının doğrudantemin sürecinin denetimi sonucundadüzenlenen 25.06.2015 tarihli içdenetim raporu ilgili birime veStrateji Geliştirme DairesiBaşkanlığına gönderilmiş olup,yapılan denetim sonucundadüzeltme/iyileştirme gerekenhususlarla ilgili birimden gereklitedbirleri alması istenmiştir.

İç denetim faaliyeti, İç DenetimMevzuatına ve SakaryaÜniversitesi İç Denetim BirimiYönergesi 'ne uygun bir şekildehazırlanan plan ve programlarçerçevesinde düzenli olarakyürütülmektedir.



Documents

İÇ KONTROL STANDARTLARI EYLEM PLANI 2016 YILI RAPORUickontrol.sakarya.edu.tr/sites/ickontrol.sakarya.edu.tr/... · 2017-06-05 · 3-Akademik personel için ise 14.12.2015 tarihinde