คมอการใชงานระบบ MIS : ระบบงบประมาณ งานพฒนาระบบสารสนเทศ สำนกคอมพวเตอร มหาวทยาลยมหาสารคาม

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-1

ส า ร บ ญ

ก าหนดขอมลพนฐาน ..................................................................... 4

แหลงเงนงบประมาณ ......................................................................................................................................... 4

แผนงาน ............................................................................................................................................................ 5

งาน/โครงการ .................................................................................................................................................... 6

กจกรรม ............................................................................................................................................................ 6

หมวดรายจาย ..................................................................................................................................................... 7

หนวยงาน .......................................................................................................................................................... 9

กองทน ............................................................................................................................................................ 10

ประเภทรายจายตามงบประมาณ ........................................................................................................................ 10

เรมตนใชงานในปงบประมาณ ........................................................................................................................... 11

การเปด/ปดปงบประมาณ ............................................................... 11

การจดท าแผนประมาณการ ............................................................. 12

ประมาณการรายรบ .......................................................................................................................................... 14

ประมาณการรายจาย ......................................................................................................................................... 14

การอนมตเงนงบประมาณ ............................................................... 15

อนมตเงนงบประมาณ ....................................................................................................................................... 15

การโอนเงน ปรบ หรอลดเงนงบประมาณ ............................................... 17

เอกสารอางองการเคลอนไหวงบประมาณ .......................................................................................................... 18

การเคลอนไหวงบประมาณ ............................................................................................................................... 19

การคนหาขอมลงบประมาณ .............................................................................................................................. 20

การท ารายการเคลอนไหวงบประมาณเปนชด ..................................................................................................... 21

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-2

C H A P T E R 4

ระบบงบประมาณ

งานงบประมาณ เปนระบบงานแรกของระบบ MIS การท างานของระบบจะเปนสวนเรมตนใหระบบงานอนๆ น าขอมลไปใช หวใจหลกของระบบงานงบประมาณนคอการวางแผน และการตดตามควบคมการท างานใหเปนไปตามแผนทวางไว

การท างานของระบบงบประมาณจะเรมตนจากการประมาณการรายจายเงนรายได,เงนงบประมาณ การเคลอนไหว โอน/ยายงบประมาณ การจดสรรเงน ตลอดจนการควบคมการใชจายเงน การดแลจดการการผกพนเงน และการสรปผลการใชจายเงน งานในระบบงบประมาณมกจกรรมทเกยวของตามขนตอนดงน

กจกรรม ค าอธบาย ก าหนดขอมลพนฐาน ท าการบนทกขอมลพนฐานทจ าเปนกอนทจะเรมตนจดตงรายการ

งบประมาณ เชน ขอมลหนวยงาน,แผนงาน,งาน/โครงการ,กจกรรม,

กองทน, แหลงเงน, ผงบญช, หมวดรายจาย เปนตน

การเปด/ปดปงบประมาณ บนทกและเปลยนแปลงขอมล เมอตองการปดปงบประมาณเดม และขนปงบประมาณใหม

การจดท าแผนประมาณการรายรบ,รายจาย และงบกลาง

บนทกรายการประมาณการรายรบทคาดวาจะไดรบ และประมาณการรายจาย จากหนวยงานตางๆ ทขออนมต

การโอนเงน ปรบ หรอลดเงนงบประมาณ

ท ารายการปรบลดทงจากภายในและภายนอก รวมทงการโยกยายเงนงบประมาณระหวางปงบประมาณ

การอนมตเงนงบประมาณ เปนการท าแผนปฏบตการประจ าป เพอท าการควบคมการใชงบประมาณของกองทน, แผนงาน, และหนวยงาน ใหเปนไปตามแผนทวางไว

รายงานและการตดตามการใชเงน

ออกรายงานการใชจายเงน เพอควบคมและตดตามผลการใชจายเงนใหเปนไปตามแผนและนโยบายทวางไว

4 4

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-3

ดงแสดงไดจากแผนภาพการท างาน ดงน

เมอ LOG IN เขาสระบบงบประมาณแลวจะเหนเมนหลกในการท างานดงรป

เตรยมขอมลพนฐาน

เตรยมขอมลตงตนปงบประมาณ

ปรบลด/อนมตงบประมาณภายใน

ขอตงงบประมาณรายรบและรายจาย

เสนอสงป.พจารณาปรบลดงบประมาณ

ปรบลด/อนมตตามสงป.

อนมตงบประมาณ

รบเงนรายได

งปม.

เงนงบประมาณทอนมตใหใชได

ประมาณการรายได

งบประมาณการรายจายประจ าป(งบแผนดน)

งบประมาณทไดรบการอนมต

ค าขอตงงบประมาณรายจาย

งบประมาณแผนเดน /

รายไดทไดรบอนมต

เงนงบประมาณแผนดน

รายไดจากระบบลงทะเบยน

สงป.

งบประมาณทน าไปใชแยกเปนกองทน,แผนงาน,หนวยงาน

ประมาณการรายจายเงนรายได

ขอมลตงงบประมาณรายรบ

และรายจาย

จ านวนเงนอนมต

พรบ.

บญช

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-4

ก าหนดขอมลพนฐาน กอนการเรมจดท างบประมาณประจ าป ผใชจ าเปนตองก าหนดขอมลพนฐานบางสวน เพอใชในการขอตงงบประมาณการรายรบและรายจายได เชน หนวยงาน หมวดรายจายเปนตน ซงจะมดงน

แหลงเงนงบประมาณ

แหลงเงนสามารถแบงออกเปนประเภทดงน

รหส ประเภทเงน ค าอธบาย 1 เงนแผนดน เงนอดหนนจากรฐบาล 2 เงนรายได เงนรายไดจากการจดการศกษา การด าเนนการ และรายไดอนๆ

3 เงนอปถมภ เงนกองทนทไดรบอนมตจดตงจากสภามหาวทยาลย เพอน าผลประโยชนมาใช

และแบงสถานะการโอนยายเปน

รหส ประเภทเงน N โอนยายไมได Y โอนยายได

ในการบนทกแหลงเงน ผใชจะตองก าหนดรหสแหลงเงน ชอแหลงเงน และรหสบญช(รายได) กรณทเปนเงนอปถมภตองก าหนดจ านวนเงนเรมตน หนวยงานทรบดแล วตถประสงค และวนทของกองทนดวย

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-5

ในการก าหนดรหสบญชนน ผใชจ าตองระบรหสบญชหมวดรายไดใหกบแตละแหลงเงนเพอออกรายงานเปรยบเทยบประมาณการรายรบกบรายไดทเกดขนจรง เชน เงนอดหนนจากรฐ อาจก าหนดเปน 40100000000

: รายไดเงนอดหนนจากรฐบาล

ผใชสามารถคนหารหสบญชไดโดยไปทชองรหสบญช จะสงเกตเหนขอความวา "ใช Space Bar ในการคนหา รหสบญช" ท Status Bar ดานลางของหนาตาง เมอผใชกด [Space Bar] จะมหนาตางปรากฏขนดงรป ผใชสามารถใสเงอนไขในการคนหาและกด {คนหา} ได เมอตองการเลอกรหสบญชใดกตาม ใหผใชเลอนเคอรเซอรไปทระเบยนทตองการแลวดบเบลคลก จะขนแถบสด า และปดหนาตางนน ดงรป

แผนงาน

แผนงาน เปนเปนอกมตหนงของระบบ 3 มต ใชเมอมการเพมหรอแกไขเปลยนแปลงขอมลของแผนงาน

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-6

งาน/โครงการ

เมอก าหนดแผนงานแลว ผใชจ าเปนตองเพมขอมลงานโครงการโดยระบแผนงานทงาน/โครงการนนๆ สงกด ในระบบหากกลาวถงมตแผนงานแลวจะระบรหสงาน/โครงการแทน ใชท ารายการเมอมการเพมแกไขเปลยนแปลงขอมลงาน/โครงการ ผใชจ าเปนตองเลอกแผนงานตนสงกดทตองการท ารายการ เมอเลอกแลวระบบจะแสดงขอมลงาน/โครงการทอยภายใตแผนงานนนทงหมด แลวจงท ารายการทตองการตอไป

กจกรรม

นอกจากการก าหนดแผนงาน งาน/โครงการในการจดสรรเงนแลว ยงตองก าหนดกจกรรมทจะน าเงนไปใชตามเกณฑการขออนมตงบประมาณแบบใหมดวย โดยแบงออกเปนกจกรรมหลกและกจกรรมรอง

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-7

หมวดรายจาย

หมวดรายจายในระบบงบประมาณก าหนดไวเพอแบงกลมงบประมาณออกเปนหมวดๆ ตามประเภทของหมวดรายจาย ซงมดงน

รหส ประเภท ค าอธบาย 1 หมวดรายจาย เปนหมวดเงนทใชในการประมาณการรายจาย 2 หมวดรายได เปนหมวดเงนทใชในการประมาณการรายไดและรบรายได 3 งบกลาง เปนเงนทตงไวใชเมอจ าเปนและฉกเฉน

หมวดรายจายหลก และหมวดรายจายยอย

รหสหลก หมวดรายจายหลก รหสยอย หมวดรายจายยอย A เงนเดอนและคาจางประจ า AA เงนเดอน AB คาจางประจ า B คาจางชวคราว B คาจางชวคราว C คาตอบแทน ใชสอย และวสด CA คาตอบแทน CB คาใชสอย CC คาวสด D คาสาธารณปโภค D คาสาธารณปโภค E คาครภณฑ ทดนและสงกอสราง EA คาครภณฑ EB ทดน สงกอสราง F เงนอดหนน F เงนอดหนน G รายจายอน G รายจายอนๆ H งบส ารอง H งบส ารอง

หมวดเงนรายได

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-8

รหส ชอ

10 รายไดเงนอดหนนรฐบาล 20 รายไดเงนอดหนนจากแหลงอน 30 รายไดจากการจดการศกษา 40 รายไดจากการใหบรการวชาการ

50 รายไดจากการบรหารสนทรพย 60 รายไดจากการบรจาค 80 ดอกเบยรบและรายไดจากการลงทน 90 รายไดอน

งบกลาง

รหส ชอ

1 เงนเบยหวดบ าเหนจบ านาญ

2 เงนชวยเหลอการศกษาบตร 3 เงนชวยเหลอคารกษาพยาบาล 4 เงนชวยเหลอบตร 5 เงนกองทน กบข และกสจ.

6 เงนขวญถง 7 เงนชวยเหลอพเศษขาราชการและลกจางตายในราชการ

ผใชตองระบประเภทงบของหมวดรายจายดวยวาเปน

รหส ประเภทงบ ค าอธบาย 1 งบด าเนนการ เปนแผนงานทแสดงกจกรรมของมหาวทยาลย โดยแสดงเปนตวเงนทง

รายไดและรายจาย เชน คาตอบแทน เงนเดอน เปนตน

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-9

2 งบลงทน เปนแผนงานทแสดงกจกรรมของมหาวทยาลย โดยแสดงเปนตวเงนทางดานรายจายเพอประโยชนของมหาวทยาลยในอนาคต

3 งบกระแสเงนสด เปนแผนงานทแสดงกจกรรมของมหาวทยาลย โดยแสดงเปนตวเงนเกยวกบการหมนเวยนของเงนสด ซงรวมถงการรบและการจาย

นอกจากขอมลตางๆเหลานทผใชตองระบแลว ยงมล าดบทเปนขอมลส าคญทตองก าหนด เพอประโยชนในการออกรายงานตามหมวดรายจาย โดยใสเลขเรยงล าดบหมวดรายจายยอยทตองการใหออกในรายงานไมแยกกองทน ทเปนแบบตาราง 2 มต เชน รายงานสรปงบประมาณตามหมวดรายจายหลก เปนตน

หนวยงาน

เปนอก 1 มต ของงาน 3 มต ซงหนวยงานของมหาวทยาลยสามารถแบงออกเปนระดบได 3 ระดบ ดงน

1. คณะ / ส านก / สถาบน

2. ภาควชา / กอง

3. สาขาวชา / แผนก

และสามารถก าหนดสถานะของหนวยงานไดดงน

รหส ระดบของหนวยงาน

10 โครงการจดตง 20 เปด 30 ปด

ในระดบ ภาควชา/กอง และสาขาวชา/แผนก ผใชจะตองก าหนดรหสหนวยงานตนสงกด ซงกคอรหสหนวยงานในระดบ คณะ/ส านก/สถาบน และภาควชา/กอง ตามล าดบ

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-10

กองทน

ในระบบการด าเนนงานของสถาบนอดมศกษาในทาง 3 มต มตหนงทกลาวถงคอ มตกองทน เพอแบงประเภทการจดสรรเงนทนเพอใชในการด าเนนตามพนธกจของสถาบนอดมศกษา เมอเตรยมขอมลกองทนแลวจะน าขอมลนไปใชในงานงบประมาณรวมกบขอมลพนฐานอนๆ อก

ประเภทรายจายตามงบประมาณ

ในการจดท าแผนรายจายงบประมาณจ าเปนตองมประเภทรายจายเพอออกสรปรายการออกเปนหมวดๆ แยกตามประเภท และสะดวกตอการเรยกใชงาน

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-11

เรมตนใชงานในปงบประมาณ

เมอเรมปงบประมาณใหม ผใชตองเปลยนคาเรมตนทส าคญไดแก ปงบประมาณส าหรบเปนคาเรมตนใหการท างานในหนาจอตางๆ ปงบประมาณและแหลงเงนทจะใชในการลงบญชเมอรบรายไดจากระบบลงทะเบยน ดงตวอยางในรปจะแบงออกเปน 2 สวน ซงจะยงมคาเดมทเกบไว หากผใชตองการเปลยนแปลง กสามารถใสคาใหมท Text Box หรอ Combo Box แลวกด {Process} ใหสงเกตคาเดมมการเปลยนแปลงตามคาใหมหรอไม

ผใชสามารถเรยกใชงานโปรแกรมนไดโดย

1. เลอก “ ขอมลระบบ” จากกลมเมนดานซายมอ

2. เลอกหวขอ “เรมตนใชงานในปงบประมาณ”

การเปด/ปดปงบประมาณ การเปด/ปด ปงบประมาณเปนการเตรยมขอมลตงตนปงบประมาณ เพอบอกวาในปนจะไดรบเงนจากแหลงเงนใดบาง เรมใชและปดเมอใด หากไมไดมการก าหนดแหลงเงนใดในปงบประมาณนนๆ จะไมสามารถขอตงงบ,

อนมตงบ และอนๆ ไดเลย หากพยายามจะกระท าการระบบจะฟองขอผดพลาดขนมา

ผใชสามารถเรยกใชงานโปรแกรมนไดโดย

1. เลอก “ ขอมลงบประมาณ” จากกลมเมนดานซายมอ

2. เลอกหวขอ “เปด/ปด ปงบประมาณ”

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-12

การท างานเปด/ปด ปงบประมาณมขนตอนดงตอไปน

ระบปงบประมาณทอยดานบนขวาของหนาจอ หากมการก าหนดขอมลการเปด/ปด ปงบประมาณจากแหลงเงนใดในปงบประมาณนนแลวระบบจะแสดงขอมลดงกลาว

ระบแหลงเงนงบทจะไดรบ, วนทเรมใช และวนทสนสดการใชเงน

ระบสถานะของแหลงเงน วายงใชงานอยหรอปดงวดไปแลว ดงน

รหส สถานะของแหลงเงน การท างาน 1 ระหวางงวด สามารถแกไข เพมเตมหรอลบรายการในค าของบประมาณไดและ

สามารถใชเงนงบประมาณได 2 ปดงวด ไมสามารถแกไขรายการในงบประมาณโดยตรงได แตยงคงสามารถใช

เงนทคงเหลออยได

การจดท าแผนประมาณการ มหาวทยาลยมรายไดสวนใหญเพอทจะมาใชในงานบรหารมหาวทยาลยจาก 2 แหลงดวยกน คอเงนงบประมาณจากรฐบาล(งบประมาณแผนดน) และเงนรายไดจากการจดการศกษา(งบเงนรายได) ซงการไดมาซงเงนอดหนนจากรฐบาลนนมหาวทยาลยตองจดท าแผนประมาณการรายจายเพอน าไปใหกบรฐบาลพจารณาอนมต และในทางทจะน าเงนรายไดมาใชในงานของมหาวทยาลยกตองจดท าแผนการใชเงนเชนกน ขนตอนนหนวยงานคณะเปนสวนงานทตองรบผดชอบในการเพมขอมลเขาไปเมอไดขอมลนนมา กองแผนงานจะท าหนาทพจารณาอนมต/ปรบลดภายใน ตามความเหมาะสมกอน แลวสงตอเพอใหรฐบาลพจารณาอกตอหนงใน

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-13

กรณของเงนงบประมาณแผนดน และยงมงบอกประเภทหนงซงไดมาจากเงนอดหนนจากรฐบาลแตเปนเงนทไมไดระบจ านวนทขอไว เพราะเปนเงนทน ามาใชจายในจ าเปนและกรณฉกเฉน งบประเภทนเรยกวา งบกลาง

ผใชสามารถเรยกใชงานโปรแกรมนไดโดย

1. เลอก “ ขอมลงบประมาณ” จากกลมเมนดานซายมอ

2. เลอกหวขอ “แผนประมาณการ”

หนาจอแผนประมาณการรายรบและรายจาย สามารถท ารายงานไดทงเปนหนาจอปอนขอมล และหนาจอคนหาภายในตวดวย ในทนจะไดอธบายวธใชงานและฟงกชนตางๆ ในหนาจอโดยรวมไวกอน สวนขนตอนและวธใชงานโดยละเอยดจะกลาวในสวนตอไป

หนาจอประกอบดวย 3 สวนคอ สวนคนหา, สวนรายละเอยดของงบประมาณ และรายการเคลอนไหวของงบประมาณแตละรายการ สวนดานลางขวาจะสรปจ านวนเงนงบประมาณทขอและทไดรบอนมต

1. สวนคนหา ระบขอมลใน Combo Box ตามเงอนไขทตองการคนหา หรอหากตองการคนหาขอมลตาม ชองบประมาณและสามารถระบขอมลแบบ Like โดยใชเครองหมายดอกจน (*) แทนได เชนหากระบเงอนไขเปน ปงบประมาณ “2547” “น ามน*” ระบบจะแสดงผลรายการทมชองบประมาณทมค าวา “น ามน” และเปนงบประมาณป 2547 ทงหมด สวนเงอนไขทอยชอง “เลอกตาม” ดานขวามอ ใชส าหรบระบวาตองการดเฉพาะงบประมาณทงหมดทขอตง,งบประมาณทไดรบการอนมต หรองบประมาณทไมไดรบการอนมต

2. สวนรายละเอยดของงบประมาณ เมอแสดงรายละเอยดงบประมาณตามเงอนไขทระบดานบน และใชเพมขอมลประมาณการรายรบรายจาย หากสวนคนหาดานบนระบปงบประมาณ,แหลงเงน,กองทน,

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-14

แผนงาน,งาน/โครงการ,หนวยงาน,หมวดรายจายไวแลวเมอเพมรายการใหมระบบจะน าคาจากดานบนมาใสเปนคาเรมตนใหกบเรคคอรดใหมดวย

3. สวนรายการเคลอนไหวงบประมาณจะแสดงรายการเคลอนไหวทกระท ากบรายการงบประมาณทเลอกไวในสวนรายละเอยดของงบประมาณใชแสดงรายละเอยดขอมลไมสามารถท าการแกไขเพมหรอลบรายการได

โปรแกรมการจดท าแผนประมาณการรายรบและรายจาย มงานแยกงานเปน 3 งาน ดงน

ประมาณการรายรบ

ในระบบจ าเปนตองท าการประมาณการรายรบซง ตองประมาณการวาในงบประมาณทก าลงจะเรมตนคาดวาจะไดรบเงนจากแหลงเงนใด อยางละเทาใด ซงเงนทจะสามารถระบไดตงแตตอนตนคอเงนรายไดและเงนจากกองทนจดตงทใหเงนอดหนนกบมหาวทยาลยตางๆ อาทเชน กองทนพงษภญโญ กองทนกาญจนาเษกสมโภชน เปนตน สวนเงนทจะไดรบจากงบประมาณแผนดนยงจะไมสามารถระบไดจนกวาจะมมตคณะรฐมนตรวามหาวทยาลยจะไดรบงบประมาณเปนเงนเทาใด ซงการกระท าการใดๆ กบการประมาณการเงนรายรบนจะท าโดยเจาหนาทสวนกลางทมหนาทรบผดชอบในทนคอเจาหนาทของกองแผนงาน การก าหนดประมาณการรายรบนจ าเปนตองท า เพอตดตามการไดรบเงนจรง โดยหกลบเงนทไดรบจรงกบจ านวนเงนทประมาณการไว ขนตอนทตองท าในการประมาณการรายรบท าไดดงน

ปอนขอมลประมาณการรายรบจากแหลงเงนตางๆ 1. ระบปงบประมาณ,แหลงเงน,กองทน,แผนงาน,งาน/โครงการ,หนวยงาน และหมวดรายจาย ในกรณ

ของการท าประมาณแผนดน และระบปงบประมาณและแหลงเงนในกรณทเปนเงนรายได 2. ระบประเภทเปน “ I : ประมาณการรายได”

3. ระบประเภทรายการใน Datasheet เปน “O : รายการ”

4. ระบยอดขออนมตตามจ านวนทประมาณการวาจะไดรบ จ านวนเงนตองเปนจ านวนลบ (-)

ลงบญชตงประมาณการรบในระบบบญช

ประมาณการรายจาย

การปอนขอมลประมาณการรายจาย มขนตอนดงน

1. ระบรหสงบประมาณ ซงเปนรหสทเขาใจตรงกนเพองายตอการเรยกและคนหางบประมาณ

2. ล าดบทมไวส าหรบจดท าเปนหวขอรายการทจะออกรายงาน พรบ. เชน 1 ,1.1 , 1.2 เปนตน

3. ประเภทรายการ ม 2 ประเภท คอ

H : หวขอ ส าหรบรายการทเปนหวขอไมตองระบจ านวนเงน และถงแมจะระบระบบกจะไมน าจ านวนเงนนไปค านวณ

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-15

O : รายการ ใชระบในรายการทเปนรายการยอย ตองระบจ านวนเงนทขอตง ระบบจะน าจ านวนเงนทระบไปท าการค านวณในโปรแกรม

4. ระบชองบประมาณ,ป,แผนงาน,งาน/โครงการ,หนวยงาน,หมวดรายจายและอนๆใหถกตองครบถวน

เมอมการใชจายเงนไปในระหวางปงบประมาณ แลวมการเคลอนไหวงบเชน โอนยายงบประมาณ จะม Datasheet ทดานลางของหนาจอเพอแสดงความเคลอนไหวดงกลาวใหทราบทมาทไปของยอดเงน

การอนมตเงนงบประมาณ เมอผใชขอจดตงงบประมาณและมการอนมตภายในแลววาแตละหนวยงานสามารถใชเงนไดตามแผนงาน งาน/

โครงการใด หลงจากนน กองแผน(สวนกลาง)จะตองมาอนมตวงเงนทจะใหแตละหนวยงานสามารถใชไดอกครงโดยมาเพมรายการปรบจ านวนเงนอนมต อาจจะเพมวงเงนอนมตนทกๆไตรมาสกได เมอเพมวงเงนแลวหนวยงานตางๆจงจะน าเงนนไปท าใบขอซอ/จางได การท างานสวนนยงสามารถน าไปออกรายงานสรปงบประมาณทไดรบอนมตได

ผใชสามารถเรยกใชงานโปรแกรมนไดโดย

1. เลอก “ ขอมลงบประมาณ” จากกลมเมนดานซายมอ

2. เลอกหวขอ “อนมตเงนงบประมาณ”

อนมตเงนงบประมาณ

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-16

หนาตางนผใชจะเขาถงรายการไดโดยการเลอกเงอนไขทอยดานบนของหนาตาง เชน ปงบประมาณ แหลงเงน แลวรายการตามเงอนไขทก าหนดจะแสดงอยท Datasheet ซงผใชสามารถจดกลมเงนเพอการอนมตไดตามความตองการ เชน ตองการคมเงนเปนของแตละหนวยงาน หรอคมเปนหมวดรายจายของแตละหนวยงานโดยไมสนงาน/โครงการ เปนตน โดยเพมค าอธบายของแตละกลมแลวระบบจะสรางเลขอนมตให

นอกจากนยงแสดงจ านวนเงนงบประมาณในหลายๆสถานะ สามารถอธบายไดดงน

ขอมล ค าอธบาย การเคลอนไหว งบประมาณ เงนงบประมาณทไดจดสรรให มการเปลยนแปลงเมอมการโอนยาย/ปรบ/ลดเงน

งบประมาณ อนมต วงเงนทอนมตใหสามารถใชไดใน

ขณะนนๆ สามารถขยายวงเงนอนมตไดจากการเพมรายการใน Datasheet แจงรายละเอยดการอนมตเงน

% เปอรเซนตของจ านวนเงนอนมตเทยบกบงบประมาณ

กอนผกพน จ านวนเงนทหนวยงานตางๆท าใบขอซอ/จาง หรอท าใบยมเงนทดรอง ซงทงหมดนถอวาเปนเปนการกนเงนแลว

มการเปลยนแปลงเมออนมตใบขอซอ/จาง หรอใบยมเงนตางๆ

ผกพนแลว เงนทเกดจากการท าใบสงซอ/จาง มการเปลยนแปลงเมออนมตใบตรวจรบหรอตงหน

จายแลว เงนทจายจรงโดยงานการเงน มการเปลยนแปลงเมออนมตใบส าคญตางๆ เมอกดปม {ปรบหนาจอ} หนาจอจะเปลยนเปน ดงรป

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-17

เมอผใชแบงกลมการอนมตไดแลว ขนตอไปคอการจบคกลมเหลานนเขากบงบประมาณ โดยหนาจอทเหนจะแบงออกเปน 3 สวนคอ

สขาว (บนซาย) : กลมการอนมตทผใชเตรยมไว

สเขยว (บนขวา) : รายการงบประมาณทผไวกบเลขอนมตในชองสขาว

สเทา (ลาง) : รายการทงหมดทยงไมถกจดกลม โดยแสดงขอมลตามเงอนไขหนวยงานและหมวดรายจายทก าหนดไว

การท างานคอใหผใชเลอกรายการในเขตสเทาทตองการจบคแลวดบเบลคลกรายการนนจะยายไปอยทเขตสเขยว พรอมกบปรบยอดเงนในพนทสขาว หากจบคผดสามารถแกไขไดโดยดบเบลคลกรายการทผดจากเขตสเขยวรายการนนกจะกลบมาทเขตสเทาเหมอนเดม

เมอกดปม {ปรบหนาจอ} อกครงหนาจอจะเปลยนเปน ดงรป

การเพมวงเงนอนมตสามารถท าไดโดยแกไขในชอง “อนมต” สวนชองอนๆนนจะเปนยอดทไดมาจากการใชระบบไมสามารถแกไขได

การโอนเงน ปรบ หรอลดเงนงบประมาณ เมอหนวยงานจดท าค าขอตงงบประมาณแลว กองแผนงานจะเปนผพจารณาอนมตงบประมาณจากงบตงตนทขอไวไดดวยการท ารายการปรบ/ลดเงนงบประมาณ และในกรณทตองการโอนงบประมาณกสามารถใชหนาจอนไดโดยการท ารายการโอนเงนงบประมาณ ในโปรแกรมนจะรวมขอมล 2 สวน คอขอมลเอกสารทใชอางอง

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-18

ในการท ารายการเคลอนไหวกบงบประมาณและรายการเคลอนไหวงบประมาณ การเคลอนไหวงบประมาณไมวาจะเปนการปรบ/ลด หรอการโอน ตองไมท าการขามปงบประมาณ

ผใชสามารถเรยกใชงานโปรแกรมนไดโดย

1. เลอก “ ขอมลงบประมาณ” จากกลมเมนดานซายมอ

2. เลอกหวขอ “การเคลอนไหวงบประมาณ”

เอกสารอางองการเคลอนไหวงบประมาณ

ใชเพอเกบขอมลทส าคญของเอกสารทใชอางองในการท าการเคลอนไหวงบประมาณ ระบเลขทเอกสารดานบนของหนาจอ หากระบบพบวามรายการอยแลวจะแสดงรายละเอยดรายการให หากไมพบจะถอเปนการสรางรายการใหม สวนทตองระบขอมล

1. ประเภท คอประเภทของเอกสารอางอง

รหส ค าอธบาย 1 ปรบปรงขณะบนทก 2 การตดเงนภายนอก 3 การตดเงนภายใน 4 การโอน

2. สถานะ คอสถานะของเอกสารอางอง ซงจะมผลตอระบบจรงๆเมอมการปรบสถานะ เชน เมอปรบสถานะเปน S (Save) ระบบจะท าการปรบลดงบประมาณตามรายการ และหากปรบสถานะเปน V(Void) ระบบจะท าการยกเลกรายการเคลอนไหวทอางองถงเอกสารนนทงหมด

รหส ค าอธบาย

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-19

รหส ค าอธบาย W ท ารายการ (สถานะเรมตน)

S บนทก V ยกเลก

การปรบสถานะจะเรยงล าดบตาม W, S และ V หากพยายามท าการปรบสถานะขามขนตอนหรอผดจากขนตอนไป ระบบจะแสดงขอความผดพลาด เชน

การเคลอนไหวงบประมาณ

เมอระบขอมลเอกสารอางองขางบนแลวใหเพมขอมลรายการเคลอนไหวทเอกสารนนๆ สง โดยการท ารายการแยกเปน

รหส ค าอธบาย 10 ตงงบขอ 21 ตดลดภายในครงท 1 22 ตดลดภายในครงท 2 23 ตดลดภายในครงท 3 24 ตดลดภายในครงท 4 31 ตดลดจากทบวง ครงท 1 32 ตดลดจากทบวง ครงท 2 33 ตดลดจากทบวง ครงท 3 34 ตดลดจากทบวง ครงท 4 41 ตดลดจากการด าเนนการ ครงท 1

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-20

รหส ค าอธบาย 50 โอนเงนภายในหมวดเดยวกน 51 โอนเงนตางหมวด 60 ปรบเพม 61 ปรบลด

เมอระบรหสท าการทจะท าการเคลอนไหวงบประมาณแลว ใหระบรหสงบประมาณทตองการท ารายการในชองรหสงบ หลงจากระบรหสใหยายเคอรเซอรไปทเรคอรดถดไปเพอระบจ านวนเงน หรอกดปม [Enter] หากพบรหสงบประมาณระบบจะแสดงชองบประมาณใหในชองถดไป แตหากใสรหสงบไมถกตองระบบจะแสดงขอความผดพลาดเตอน

หมายเหต

เมอท ารายการของเอกสารงบประมาณแตละตวเสรจแลว และตรวจสอบรายการจนถกตองตองปรบสถานะของเอกสารระบบจงจะน ารายการไปปรบลดงบประมาณตาม

การคนหาขอมลงบประมาณ

ในการระบรหสงบประมาณทจะท าการเคลอนไหวระบบจะมตวชวยใหคนหาขอมลงบประมาณทตองการได 2 วธ ไดแก

- ระบปทจะท ารายการ จากนนเลอกรหสประเภทคาใชจาย เมอเลอกรายการทง 2 แลว ระบบจะท าการกรองขอมลจากเงอนไขทระบไวใน combo box รหสงบประมาณ จากนนผใชกเลอกรหสงบทตองการ

- โดยการใชเคอรเซอรไปคลกทชองรหสงบ และเคาะแปน [Space Bar] ระบบจะแสดงหนาจอคนหาขอมลงบประมาณ หรออาจเรยกใชงานหนาจอคนหาขอมลงบประมาณไดจาก เมนคนหาขอมลงบประมาณกได

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-21

ในหนาจอการคนหางบประมาณน สามารถคนหาขอมลงบประมาณไดเฉพาะประมาณการรายจายทไดรบการพจารณาอนมตเทานน โดยมตวกรองขอมลอยดานบน เมอระบเงอนไขการคนหาแลวคลกทปม {คนหา} หรอ เคาะแปน [Enter] ระบบจะแสดงผลลพธใน Datasheet ดานลาง เมอตองการเลอกขอมลรายการใหดบเบลคลกทเรคคอรดนนๆ ระบบจะปดหนาจอคนหาและน าขอมลงบประมาณทไดใสในชองรหสงบประมาณให

การท ารายการเคลอนไหวงบประมาณเปนชด

เราสามารถเพมรายการเคลอนไหวงบประมาณเปนชดไดเพอความสะดวกไมตองคนหางบประมาณทละตวไดโดยการเลอกระบเงอนไขในสวนท ารายการเปนชด

วธใชงาน

1. ก าหนดวาตองการท ารายการกบเงนทงหมด หรอเปนรอยละของเงนทไดรบอนมต เมอตองการระบรอยละของจ านวนเงนใหคลกท Radio Button ชอง “ระบ” แลวชองขอมลรอยละจะสามารถปอนขอมลได

2. เลอก Check Box {กลบขว} เมอตองการใหจ านวนทจะท ารายการเปนลบ

3. กดปม {Process} หรอกดปม Alt+P

เมอคลกปมเพอท ารายการเปนชดแลว หากสถานะของเอกสารเปนสถานะทไมสามารถเพม หรอแกไขรายการไดระบบจะแสดงขอความผดพลาดดงน

ADVANCE VISION SYSTEMS: BUDGET 4-22

แตหากเอกสารนนยงมสถานะทสามารถเพมแกไขรายการได ระบบจะแสดงหนาจอท ารายการเคลอนไหวเปนชดขนมา

การก าหนดเงอนไขการท ารายการใหกบงาน/โครงการ การระบรหสท ารายการ หากตองการระบเปนแผนงาน 1 ทงหมดใหคยขอมลเปน “1*” หรอระบรหสทงหมดหากตองการระบเปนรายโครงการโครง แลวระบเงอนไขทจะท ารายการกบงบประมาณทตองการแลวคลกปม Process หรอกดแปน [Enter] ระบบจะท าการเพมขอมลงบประมาณทตรงตามเงอนไขทระบในหนาจอเคลอนไหวงบประมาณและปดหนาจอท ารายการเปนชดไป

หมายเหต

การระบจ านวนเงนทจะท ารายการตองตรวจสอบใหแนใจวาเปนจ านวนบวกจ านวนลบทถกตองแลว เพราะระบบจะคดเครองหมายทระบดวย