คู่มือการใช้งานระบบ e-filing สช.สตูล

คานา

เอกสารฉบบน � เปนเอกสารในลกษณะของคมอการใชงานระบบรบ-สงหนงสอ

อเลกทรอนกส (E-Filing) สานกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล ซ�งระบบน �ถกสรางข �นเพ�อใช

รบ-สงหนงสอ ระหวางสานกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล และสถานศกษาในสงกด คมอฉบบ

น �ไดจดทาเพ�อแนะนาวธการใชงานตาง ๆ ในระบบ อาท เชน การสงหนงสอ การรบหนงสอ รวมไป

ถงแนะนาขอจากด และเง�อนไขตาง ๆ ของการรบ – สง หนงสอ นอกจากน �น คมอฉบบน �ยงแนะนา

ข �นตอนการตดต �งโปรแกรมท�จาเปนตองานเอกสาร น�นคอ โปรแกรม PDF Creator และแนะนา

การแปลงเปน PDF ไฟลอกดวย

สานกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตลจดทาคมอการใชงานฉบบน �เพ�อมอบใหแก

ผใชงานระบบ ไดแก บคลากรสานกงานการศกษาเอกชน และบคลากรของสถานศกษาในสงกด

สานกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตลหวงเปนอยางย�งวาคมอฉบบน �จะเปน

ประโยชนสาหรบผใชงานในระบบไดเปนอยางด หากมขอผดพลาดประการใด สานกงานการศกษา

เอกชนจงหวดสตล ขออภยมา ณ โอกาสน �ดวย

กลมนโยบายและแผน

สานกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล

สารบญ

เร�อง

ความตองการของระบบ……………………………..………………………………….……

การเขาใชระบบ………………………………………………………………………………

การสงหนงสอ………………………………………………………………………………..

การรบหนงสอ……………………………………………………………..…………………

การดรายช�อผใช……………………………………………………………………………..

รจกไฟล PDF…………………………………………………………………………………

ข �นตอนการตดต �งโปรแกรมเปดไฟล PDF (Foxit Reader)………………………………….

ข �นตอนการตดต �งโปรแกรมแปลงไฟล PDF (PDFCreator)…………………………………

ข �นตอนการแปลงไฟลดวยโปรแกรม PDF Creator..……...…………………………………

หนา

1

1

3

10

11

12

13

16

20

คณะผจดทา

คมอการใชงานระบบ E-Filing สานกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล

1

1. ความตองการของระบบ

ความตองการของระบบ ในท�น �หมายถง การใชงานระบบ E-Filing สานกงานการศกษาเอกชน

ในหนวยงานดงกลาวจะตองมคณสมบต ดงน �

- มเคร�องคอมพวเตอรท�สามารถเช�อมตออนเตอรเนตได

- มเคร�องพมพ หรอเคร�องแสกนเอกสาร

- มบคลากรท�มความสามารถในการใชงานคอมพวเตอร อนเตอรเนต ระบบ

E-Filing และพมพงานได

- มซอฟตแวรท�จาเปนสาหรบการใชงานกบระบบ E-Filing ไดแก

o โปรแกรมเวบบราวเซอรสาหรบเปดหนาเวบเพจ เชนIE หรอ FireFox

เปนตน

o โปรแกรมสาหรบเปดอาน และสรางเอกสาร ไดแก Microsoft Word,

Excel และ Powerpoint

o โปรแกรมสาหรบอาน หรอสรางไฟล PDF เชน Acrobat Reader Foxit

PDF Creator หรออ�น ๆ

2. การเขาใชระบบ

วธการเขาใชระบบ E-Filing สานกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตล ดงน �

2.1 เปดโปรแกรมเวบบราวเซอร เชน Internet Explorer (IE) หรอ FireFox ) แลวพมพ

ช�อ www.efiling.opes.go.th ลงในชอง address แลวกด Enter จากน �นจะปรากฎ

ดงรปท� 1

รปท � 1 แบบฟอรม login


2

2.2 พมพ username และ password (ท�ทางสานกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตลได

กาหนดใหไวแลว) ลงในฟอรมดงรปท� 2 แลวกดป ม เขาสระบบ

รปท � 2 แสดงการกรอกขอมล username และ password

กรณ username และ password ท�ใสไมถกตอง ระบบจะแสดงกลองขอความสแดง

เขยนวา “username และ password ผด” (ดงรปท� 3) ใหผ ใชทาการพมพ username และ

password ท�ถกตองลงใน ฟอรม แลวกด ป มเขาสระบบอกคร �ง

รปท � 3 แสดงการขอความกรณใส username และ password ผด


3

เม�อ username และ password ถกตอง ระบบจะเขาสหนาหนงสอเขา ดงรปท� 4

รปท � 4 แสดงหนาแรกเมอ � login เขาสระบบสาเรจ

3. การสงหนงสอ

3.1 ใหผใชคลกเลอกท� เมนสงหนงสอ จากน �นจะปรากฎแบบฟอรมสงหนงสอ ดงรปท� 5

รปท � 5 แสดงแบบฟอรมสาหรบสงหนงสอ

3.2 ใหผใชทาการกรอกขอมลดงตอไปน �ลงในแบบฟอรม


4

3.2.1 ขอมลเลขท�หนงสอ (เปนสวนท�จาเปนตองกรอกทกคร �งท�ทาการสง)

3.2.2 ขอมลช�อเร�อง (เปนสวนท�จาเปนตองกรอกทกคร �งท�ทาการสง)

3.2.3 เร�องโดยยอ (สวนน �ผสงอาจจะไมกรอกกได)

3.2.4 ขอมลผรบหนงสอ (เปนสวนท�จาเปนตองกรอกทกคร �งท�ทาการสง) ในสวนขอมล

ผรบ ผสงสามารถสงเปนรายหนวยงาน หรอเปนรายกลมกได ในระบบ E-Filing

สานกงานการศกษาเอกชนจงหวดสตลไดจดกลมท �งหมด 4 กลม ไดแก

กลมสวนกลาง

กลมโรงเรยนเอกชนสอนสามญ

กลมโรงเรยนเอกชนสอนศาสนาควบคสามญ

กลมโรงเรยนเอกชนนอกระบบ

ในสวนท�จาเปนตองกรอกทกคร�งท�ทาการสง หากเม�อใดผสงลม หรอไมกรอก

ขอมล ระบบจะไมดาเนนการสงหนงสอให และระบบจะแสดงขอความเตอนใหผใชระบขอมล

ในสวนท�ยงไมไดกรอก

3.2.5 ตวอยางการกรอกขอมลลงในแบบฟรอม

รปท � 6 ตวอยางการกรอกแบบฟอรมเพอสงหนงสอราชการผานระบบ � E-Filing ทถ� กตอง


5

จากตวอยางการสงหนงสอในรปท� 6 จะเหนไดวาเปนการสงหนงสอใหกบผ รบเปนราย

หนวยงาน ไมไดสงเปนรายกลม ดงน �นหากผใชมความประสงคจะสงหนงสอใหกบหนวยงานท�อยใน

กลมเดยวกนท �งหมด ผใชสามารถเลอกทาเคร�องหมายถกท�ช�อกลมไดทนท โดยไมตองทาการเลอก

ทละหนวยงาน

3.2.6 ตวอยางการแจงเตอนขอความกรณไมไดกรอกขอมลช�อเร�อง

รปท � 7 หนาแสดงขอความแจงเตอนกรณไมไดระบชอเรอง� �

3.2.7 ตวอยางการแจงเตอนขอความกรณไมไดกรอกขอมลเลขท�หนงสอ

รปท � 8 แสดงขอความแจงเตอนกรณไมไดระบเลขทหนงสอ�


6

3.2.8 ตวอยางการแจงเตอขอความกรณไมไดระบช�อผรบหนงสอ

รปท � 9 แสดงขอความแจงเตอนกรณไมไดระบชอผรบหนงสอ�

3.3 ใหผใชทาการสงหนงสอ หรอเอกสารแนบ ดงน �

3.3.1 เลอกประเภทหนงสอ หรอเอกสารแนบ

3.3.2 จากน �นระบหมายเลขหนาของหนงสอ หรอเอกสารแนบท�สง

3.3.3 เลอกไฟลท�ตองการสง โดยคลกป มเรยกด หรอ Browse

รปท � 10 แสดงหนาสาหรบสงไฟลหนงสอราชการ และเอกสารแนบ


7

3.3.4 แลวกดป มสงเอกสารแนบ จะปรากฎรายการไฟลแนบท�สงแลว ดงรป 11

รปท � 11 หนางแสดงรายการไฟลหนงสอราชการ หรอเอกสารแนบทไดทาการสงแลว�

เง�อนไขในการสงหนงสอ และเอกสารแนบ มดงน �

- หนงสอ หรอเอกสารแนบท�สงแตละคร �งจะตองมขนาดของไฟลไมเกน 4 MB

- การสงหนงสอ และเอกสารแนบสามารถทาไดหลายคร �งตามตองการ

- การสงหนงสอ และเอกสารแนบ ตองระบหมายเลขหนาทกคร �ง โดยสามารถ

พมพเปนขอความกได ตวอยางการกรอกขอมล เชน 1 , 1-5 หรอ ทกหนา

กได หากไมกรอกขอมลสวนน �ผ ใชไมสามารถทาการสงหนงสอ และเอกสาร

แนบได

- ไฟลหนงสอ หรอเอกสารแนบ ชนดไฟลท�สามารถสงได ไดแก ไฟลภาพ (เชน

.jpeg .png .gif .bmp) ไฟลเอกสาร จาก Microsoft Word หรอ Microsoft

Excel และไฟล PDF


8

3.3.5 เม�อไมมการสงเอกสารแนบแลว ใหกดป มเสรจส �นการสงเอกสาร จากน �นจะปรากฎหนา

หนงสอออก ดงรปท� 12

รปท � 12 หนาตางหนงสอออก (หนงสอราชการทสงออกใหกบหนวยงานอน ๆ� � )

รายละเอยดหนาหนงสอออก มดงน �

- รายช�อหนงสอท�สงไปแลวท �งหมด พรอมวนท� และเวลาท�สงหนงสอ

- รายการจานวนผมสทธรบหนงสอ คอ จานวนหนวยงานท�ไดสงหนงสอไป� ให

- จานวนหนวยงานท�รบ คอ สวนท�แสดงวามหนวยงานท�ไดเปดเอกสารท�สงไป

แลวเทาไหร

- จานวนหนวยงานท�ยงไมไดรบ คอ สวนท�แสดงวาหนงสอท�สงแลวมหนวยงาน

ท�ยงไมไดเปดอาน

- เมนดหนงสอ ผใชสามารถทราบรายละเอยดการสงหนงสอ เชน รายช�อผ ท�รบ

หนงสอแลว (เปดอานเอกสารแลว) รายช�อผ ท�ยงไมไดรบเอกสาร(ยงไมไดเปด

เอกสาร)และอ�นๆดงรปท� 13


9

รปท � 13 หนาตางแสดงรายละเอยดหนงสอทสง�

- เมนแกไข ผใชสามารถทาการแกไขการสงหนงสอท�สงไปแลวได ดงรป เชน

แกไขผรบ แกไขเอกสารท�สงไปแลว

- เมนลบ ใชสาหรบลบรายการการสงหนงสอ และเอกสารแนบท �งหมด ออก

จากหนาหนงสอออกของผสง และออกจากรายการหนงสอเขาขอผรบดวย

เชนกน เม�อกดเมนลบ จากปรากฏดงรป 14

รปท � 14 หนาตางแสดงขอความยนยนการลบหนงสอสงเมอเลอกเมนลบ�


10

4. การรบหนงสอ

ข �นตอนการรบหนงสอ ดงน �

4.1 เลอกเมน หนงสอเขา จะปรากฎดงรป 15 กรณท�มหนงสอเขามาใหม และยงไมไดเปดอาน

จะม icon new กระพรบแสดงข �น

รปท � 15 หนาตางหนงสอเขา

4.2 เลอกเมนดหนงสอเพ�อดรายละเอยดเอกสาร และเอกสารแนบหนงสอเขาท�สงมา ดงรป 16

รปท � 16 แสดงรายละเอยดหนงสอเขา (หนงสอทสงมา� )


11

5. ดรายช�อผใช

เม�อผใชคลกเมนรายช�อผใช จะแสดงรายช�อผใช หรอ ช�อหนวยงานในระบบ E-Filing

สานกงานการศกษาเอกชนท �งหมด โดยรายช�อผใชจะถกแสดงตามกลม ดงรปท� 17

รปท � 17 หนาตางแสดงรายชอผใชงานในระบบ � E-Filing ทงหมด�

ในหนามการรายงานจานวนเขาใชระบบและการเขาระบบคร �งลาสดของผใชแตละคน

เพ�อใหเราสามารถตรวจสอบไดวาผรบเอกสารไดเขามาในระบบลาสดเม�อใด


12

6. รจกไฟล PDF

ในโลกยคดจทล หลายส�งหลายอยางไดถกแปรเปล�ยนใหเปนอเลกทรอนกส จากหนงสอท�ถอ

อานกนอยางคนเคยในรปกระดาษกไดกลายเปนส�อ อเลกทรอนกสกนมากข �น ส�งท�เราเคยเรยกวา

“book” “paper” “document” กลายเปน “e-book” “e-paper” และ “e-document” โดยเฉพาะอยาง

ย�งเอกสารท�มใหอานหรอ download กนผานเวบน �น ปจจบนพบวานยมจดทาเปนไฟลแบบ PDF บน

เวบไซตแทบทกแหงจะพบมไอคอน PDF ท�เปนสญลกษณบงบอกใหรวาไฟลน �นตองเปดดวย Adobe

Reader ซ�งเปนโปรแกรมท�เราสามารถ download มาใชไดฟรสาหรบผอานท�ไมคอยรจกคนเคยกบ

PDF บทความน �จะชวยใหทานรจกกบ PDF มากย�งข �น ทานจะไดคนพบคาตอบสาหรบคาถามท�วา

ทาไมตองทาเอกสารเปนเปน e-document แบบ PDF?

เอกสาร PDF (Portable Document Format) เปนเอกสาร e-Book (Electronics Book)

รปแบบหน�ง ท�ไดรบความนยมอยางสงในปจจบน โดยเฉพาะการนาเสนอผาน WWW โดยเปนรปแบบ

ของเอกสารท�พฒนาโดย http://www.adobe.com/products/acrobat/main.html เน�องจากเอกสาร

ลกษณะน � มรปแบบ และการจดหนากระดาษ เหมอนเอกสารตนฉบบทกประการ มขนาดไฟลไมโตมาก

นก ทางานขามระบบ (Cross Platform) ได ทาใหเอกสารน �เปนอสระจากซอฟตแวร ฮารดแวร และ

ระบบปฏบตการ (OS) กลาวคอ เอกสาร PDFสรางไดท �งจากเคร�องคอมพวเตอรระบบ Macintosh และ

PC และสามารถเรยกดรวมกนไดน�นเอง

6.1 เอกสาร PDF คออะไร?

Portable Document Format (PDF) คอไฟลประเภทหน�งในถกสรางมาจากโปรแกรม Adobe

Acrobat หรอโปรแกรมประเภท PDF Creater ตวอ�นๆ เหมาะสาหรบการทาเอกสารตวอยาง, ใบเสนอ

ราคา, Manual, Sample Picture หรอเอกสารอ�นๆ ปจจบนเปนท�นยมมากในการทา e-Document หรอ

e-Paper ตางๆ เน�องจากไฟลท�ไดมคณภาพสง ไมผดเพ �ยนจากตนฉบบ และผ ท�นาไฟล PDF ไปใชงาน

กไมสามารถแกไขตนฉบบของเราไดดวย ถงแมวาในปจจบนจะมโปรแกรมออกมาใหม เพ�อท�จะแปลง

ไฟล PDF กลบไปเปนไฟลในรปแบบเดมกตาม แตจากการทดลองใชงานแลวพบวา ใชไดกบเอกสาร

ภาษาองกฤษเทาน �น สาหรบภาษาไทยยงไมสามารถใชงานไดครบ นอกจากน � ยงรองรบการอานขอมล

ผานทาง web page ไดดวย

6.2 เอกสาร PDF ตางจากเอกสารอ�นๆ อยางไร?

สาหรบ ทานท�เคยทารายงานโดยใชโปรแกรม MS Word ไมวาจะรนไหนกตาม ปญหาท�จะพบ

บอยท�สดอยางหน�งคอ เม�อเรานาไฟลงานท�ทาจากเคร�องหน�งไปเปดอกเคร�องหน�ง หรอนาไปเปดกบ

โปรแกรมคนละรนกน การแสดงผลออกมาทางหนาจอ หรองานท� พมพออกมาจะไมเหมอนกน


13

โดยเฉพาะในเร�องของรปแบบท�เราจดไว และแบบตวอกษร และท�สาคญคอ ถาเคร�องท�เราไปเปดอาน

ไฟลน �น ไมมฟอนตสวยๆ อยางท�เราออกแบบไว (ใชฟอนตแบบพเศษท�มเฉพาะในเคร�องเราเทาน �น)

เอกสารน �น กจะกลายเปนตวอกษรประหลาดๆ เตมไปหมด เราอาจจะเหนเอกสารท�อานไมเปนภาษาก

ได ซ�งเราตองเสยเวลามาจดแตงใหมอก ดงน �น เม�อเราจดแตงเอกสารตนฉบบใหหรหราอลงการตามใจ

ชอบแลว กควรแปลงไฟลดงกลาวน �นใหเปนเอกสาร PDF เพ�อนาไปใชงานอ�นๆ ตอไป

6.3 เอกสาร PDF มประโยชนอยางไร

โดย ปกตแลวเอกสาร PDF จะแกไขไมได ดงน �นเอกสารบางอยางเชน คมอ, เอกสารแนะนา

สนคาหรอบรการ, แบบฟอรมตางๆ ท�เอาไวใหลกคาดาวนโหลด, เอกสารท�มกจะตองสงแฟกซใหลกคา

บอยๆ ตลอดจนเอกสารอ�นๆ ท�เราจะตองแนบไปกบอเมล เพ�อใหผ รบนาไปเปดดไดเทาน �น แตไม

อนญาตใหนาไปแกไข เอกสารเหลาน �จงควรทาเปน PDF

7. ข �นตอนการตดต �งโปรแกรมเปดไฟล PDF (Foxit Reader)

7.1 ดาวโหลดโปรแกรม Foxit Reader จาก http://efiling.opes.go.th/FoxitReader30_enu.msi

หรอจากหนาแรกของหนาเวบ e-filing โดยคลกท�ลงคดงภาพ

7.2 จะปรากฏหนาตางดงภาพใหคลกท�ป ม save เพ�อบนทกไฟล เม�อคลกแลวโปรแกรมจะ

แสดงหนาตางใหเรากาหนดวาจะ save ไฟลไวท�ไหน ใหกาหนดท�เกบไฟลแลวกดป ม save


14

7.3 เม�อปรากฏหนาตางดงภาพใหรอสกคร เน�องจากอยในข �นตอนดาวนโหลดโปรแกรม ให

สงเกตท�แถบสเขยว ซ�งจะบอกสถานะวาขณะน �ดาวนโหลดไปแลวเทาไหร

7.4 เม�อดาวนโหลดโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลว ใหดบเบ �ลคลกท� FoxitReader30_enu.msi

7.5 จะปรากฏหนาตางตดต �งโปรแกรม ดงรปท� 7.5.1 ใหคลกท�ป ม next เม�อปรากฏหนาตาง

ดงรป 7.5.2 ใหคลกท�ป ม I Agree แลวคลกป ม next

รปท� 7.5.1 รปท� 7.5.2


15

7.6 ใหคลกป ม next ในหนาตางดงรปท� 7.6.1 และ 7.6.2

รปท� 7.6.1 รปท� 7.6.2

7.7 เม�อปรากฏหนาตางดงภาพ แสดงวาตดต �งโปรแกรมเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกป ม close

7.8 หลงจากตดต �งโปรแกรมเรยบรอยแลว เคร�องของทานจะสามารถเปดไฟล pdf ได โดยใช

โปรแกรม Foxit Reader


16

8. ข �นตอนการตดต �งโปรแกรมแปลงไฟล PDF (PDFCreator)

8.1 ดาวนโหลดโปรแกรม PDFCreator จาก http://efiling.opes.go.th/PDFCreator.exe แลว

ทาการตดต �งโดยการดบเบ �ลคลกท�ไอคอน PDFCreator.exe

8.2 จะปรากฏหนาตางใหเลอกภาษาในการตดต �งโปรแกรม ใหเลอกภาษา English จากน �น

คลกป ม OK

8.3 เม�อปรากฏหนาตางดงภาพ ใหคลกป ม Next หากตองการยกเลกการตดต �งใหคลกป ม

Cancel


17

8.4 เม�อปรากฏหนาตางดงภาพ ใหเลอก I accept the agreement แลวคลกป ม Next

8.5 เม�อปรากฏหนาตางดงภาพ ใหเลอก Standard installation แลวคลกป ม Next

8.6 เม�อปรากฏหนาตางดงภาพ เปนการต �งช�อ Printer name สามารถใชคาท�โปรแกรมตดต �ง

กาหนดไวใหไดเลย แลวคลกป ม Next


18

8.7 เม�อปรากฏหนาตางดงภาพ ใหคลกป ม Next

8.8 เม�อปรากฏหนาตางตดต �ง browser add on ใหคลกเคร�องหมายถกออก แลวคลกป ม

Next

8.9 เม�อปรากฏหนาตาง Select Components ใหคลกถกท� PDFCreator Browser Add On

ออก แลวคลกป ม Next


19



8.12 เม�อปรากฏหนาตางดงภาพ ใหคลกป ม install และเม�อปรากฏหนาตาง Completing

the PDFCreator Setup Wizard ถอเปนการส �นสดการตดต �งโปรแกรม


20

9. ข �นตอนการแปลงไฟล PDF ดวยโปรแกรม PDFCreator

โปรแกรม PDFCreator น �นมลกษณะการทางาน คอ จาลองตวโปรแกรมเปนเคร�อง printer

เพ�อใหผใชสามารถใชโปรแกรมตางๆ เชน word excel powerpoint ในการสรางไฟล pdf เพยงแค ส�ง

print เอกสารจากโปรแกรมน �นๆ แลวเลอก printer เปน PDFCreator โปรแกรมจะทาการแปลงเอกสาร

เปนไฟล pdf ใหโดยอตโนมต

9.1 เปดไฟลเอกสารท�ตองการ แลวส�ง print

9.2 เลอกเคร�อง printer เปน PDFCreator แลวเลอกหนาท�ตองการแปลงเปน pdf คลายกบ

การส�ง print เอกสารโดยท�วไป


21

9.3 จากน �นจะปรากฏหนาตางกาหนดรายละเอยดเก�ยวกบไฟล pdf ใหคลกป ม save

9.4 โปรแกรมจะแสดงหนาเพ�อใหเรากาหนดช�อไฟลและตาแหนงท�เกบไฟล pdf จากน �นคลก

ป ม save แลวรอสกคร เม�อโปรแกรมแปลงเสรจแลวโปรแกรมจะเปดไฟลท�แปลงเปน pdf

แลวข �นมา


ท�ปรกษา

1. นายดาลน นงอาหล รองผอานวยการสานกงานเขตพ �นท�การศกษาสตล

ปฏบตหนาท�ผอานวยการสานกงานการศกษาเอชนจงหวดสตล


1. นายมนตร มะสมน นกวชาการคอมพวเตอร

2. นางรอดยะฮ ยสา นกวชาการคอมพวเตอร

Documents

คู่มือการใช้งานระบบ e-filing สช.สตูล