Đ ẠO / TẬ Ấ Ề HỆ THỐ ẢN LÝ CH T ƯỢ Ạ Ả ƯỚ TRAININGthienthu.weebly.com/uploads/4/8/6/9/4869850/taphuanhethongquanlychatlu... · QMS in participating WWM companies

Ministry of Construction – 37 Le Dai Hanh Str. – Hai Ba Trung District – Ha Noi – Viet Nam

Tel: 84-4-3974 0938 Fax: 84-4-3974 0939 Email: [email protected] Website: http://www.wastewaster-vietnam.org

Dự án GTZ TA số: 07.2023.5-001.00 Project GTZ TA No: 07.2023.5-001.00

Tài liệu dự án: QMS 002 Project Document No: QMS 002 Phát hành lần 1 Edition: 01

ĐÀO TẠO / TẬP HUẤN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNGTẠI CÁC CÔNG TY QUẢN LÝ NƯỚC THẢI VÀ

SỞ TÀI NGUYÊN & MÔI TRƯỜNG TRAINING /

COACHING ON QUALITY MANAGEMENT SYSTEM IN PARTICIPATING WASTEWATER MANAGEMENT

COMPANIES AND DONRES (Báo cáo cuối cùng/ Final Report)

Hà Nội, tháng 8 năm 2010- Hanoi, August 2010

Bộ Xây Dựng – Hà Nội Ministry of Construction – Hanoi

Hợp tác với in cooperation with

Tổ chức Hợp tác Kỹ thuật Đức (GTZ) Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH

Hỗ trợ Kỹ thuật của GTZ do Tư vấn GFA thực hiện Technical Assistance on behalf of GTZ by GFA Consulting Group & Associates

QMS in participating WWM companies

Người liên hệ Your contact

with GFA Consulting Group GmbH

Gudrun Krause

Fax +49 (40) 6 03 06169

Email: [email protected]

Địa chỉ Address

GFA Consulting Group GmbH

Eulenkrugstraße 82 D-22359 Hamburg

Germany

Người chuẩn bị

This report was prepared by

Đinh Đăng Minh/Dinh Dang Minh Tiến sĩ Edzard Ruehe/ Dr. Edzard Ruehe

Người phê duyệt

Approved by:

Mr. Frank Pogade Cố vấn trưởng/Chief Technical Advisor


1

Mục lục

1. Các cụm từ viết tắt ........................................................................................................................... 3 2. Bối cảnh/Cơ sở ................................................................................................................................ 5

2.1. Giới thiệu về Dự án QLNT........................................................................................................... 5 2.2. Cơ sở của Hệ thống Quản lý Chất lượng .................................................................................. 7

3. Giải thích từ ngữ ............................................................................................................................ 10 4. Quy trình thiết lập HTQLCL ........................................................................................................... 11

4.1 Các hội thảo đào tạo................................................................................................................ 11 4.2 Tập huấn.................................................................................................................................. 12 4.3 Chính sách nội bộ về Hệ thống Quản lý Chất lượng ................................................................ 12 4.4 Thiết lập HTQLCL .................................................................................................................... 12 4.5 Sổ tay hướng dẫn HTQLCL ..................................................................................................... 12 4.6 Kiểm soát Tài liệu của HTQLCL............................................................................................... 13

5. Các kết quả chính thu thập được ................................................................................................. 14 5.1 Phòng thí nghiệm của Sở TNMT Bắc Ninh ............................................................................... 14 5.2 Phòng thí nghiệm Sở TNMT Hải Dương ................................................................................. 14 5.3 Công ty Quản lý và Phát triển HTĐT Vinh................................................................................ 14 5.4 Công ty Cấp thoát nước Bắc Ninh............................................................................................ 15 5.5 Công ty Quản lý CTĐT Hải Dương........................................................................................... 15 5.6 Công ty CTN Trà Vinh............................................................................................................... 16 5.7 Công ty Công trình đô thị Sóc Trăng......................................................................................... 16 5.8 Công ty CTN Cần Thơ ............................................................................................................. 17

6. Kiến nghị......................................................................................................................................... 17 6.1 Kiến nghị về việc soạn thảo Quy trình tác nghiệp chuẩn.......................................................... 17 6.2 Các phòng thí nghiệm của Sở TNMT....................................................................................... 18 6.3 Công ty Quản lý & Phát triển HTĐT Vinh ................................................................................. 19 6.4 Công ty CTN Bắc Ninh............................................................................................................. 19 6.5 Công ty CTN Trà Vinh.............................................................................................................. 19 6.6 Công ty CTN Cần Thơ ............................................................................................................. 19 6.7 Công ty Công trình đô thị Sóc Trăng........................................................................................ 20 6.8 Công ty Quản lý CTĐT Hải Dương........................................................................................... 20

7. Phụ lục:........................................................................................................................................... 20


2

Table of Contents 1. List of abbreviations ........................................................................................................................ 3 2. Background/ Rationale .................................................................................................................... 5

2.1. Introduction of WWM Project ...................................................................................................... 5 2.2. QMS Rationale.......................................................................................................................... 7

3. Definitions....................................................................................................................................... 10 4. QMS Establishment Process......................................................................................................... 11

4.1 Training Workshops ................................................................................................................. 11 4.2 Coaching.................................................................................................................................. 12 4.3 Internal Policy on Quality Management System....................................................................... 12 4.4 QMRs establishment................................................................................................................ 12 4.5 QMS Manual ............................................................................................................................ 12 4.6 QMS Documentation Control ................................................................................................... 13

5. Main results gathered .................................................................................................................... 14 5.1 DONRE Laboratory Bac Ninh................................................................................................... 14 5.2 DONRE Laboratory Hai Duong ............................................................................................... 14 5.3 WW Company Vinh.................................................................................................................. 14 5.4 WW Company Bac Ninh .......................................................................................................... 15 5.5 WW Company Hai Duong ........................................................................................................ 15 5.6 WW Company Tra Vinh ........................................................................................................... 16 5.7 WW Company Soc Trang ........................................................................................................ 16 5.8 WW Company Can Tho ........................................................................................................... 17

6. Recommendations ......................................................................................................................... 17 6.1 Hints regarding SOP Development .......................................................................................... 17 6.2 DONRE Laboratories ............................................................................................................... 18 6.3 Vinh Company ......................................................................................................................... 19 6.4 Bac Ninh Company .................................................................................................................. 19 6.5 Tra Vinh ................................................................................................................................... 19 6.6 Can Tho ................................................................................................................................... 19 6.7 Soc Trang ................................................................................................................................ 20 6.8 Hai Duong................................................................................................................................ 20

7. Annexes:......................................................................................................................................... 20


3

1. Các cụm từ viết tắt / List of abbreviations

AD : Asset Documentation

BNWSDSC : Bac Ninh Water Supply and Drainage/Sewerage Company

COD : Chemical Oxygen Demand

CTWSDSC : Can Tho Water Supply and Sewerage/Drainage Company

CV : Curriculum Vitae

DONRE : Department of Natural Resources and Environment

HDUPWMC : Hai Duong Urban Public Works Management Company

LAN : Local Area Network

O&M : Operation & Maintenance

ODA : Overseas Development Assistance

PLOC : Planning, Leading, Organizing, Control

QA : Quality Assurance

QC : Quality Control

QMR : Quality Management Representative

QMS : Quality Management System

QMS : Quality Management System

SEAWUN : South East Asia Water Utility Network

SOP : Standard Operational Procedure

SOP : Standard Operation Procedure

STUPWC : Soc Trang Urban Public Works Company

TSS : Total Suspended Solids

TV WSDSC : Tra Vinh Water Supply and Drainage/Sewerage Company

VINHCIDMC : Vinh City Infrastructure Development and Management Company

WWM : Wastewater Management

WWM Project : Waste Water Management in Provincial Centres


4

LHSTS : Lập hồ sơ tài sản

CTy CTN BN : Công ty Cấp thoát nước Bắc Ninh

COD : Nhu cầu Oxy hóa học

CTy CTN CN : Công ty Cấp thoát nước Cần Thơ

SYLL : Sơ yếu lý lịch

Sở TNMT : Sở Tài Nguyên & Môi Trường CTy QLCTĐT HD : Công ty Quản lý Công trình Đô thị Hải Dương

LAN : Mạng cục bộ

VH & BD : Vận hành & Bảo dưỡng

ODA : Hỗ trợ Phát triển chính thức

PLOC : Lập kế hoạch, Lãnh đạo, Tổ chức, Kiểm soát

ĐBCL : Đảm bảo chất lượng

KSCL : Kiểm soát Chất lượng

ĐDQLCL : Đại diện Quản lý chất lượng

HTQLCL : Hệ thống Quản lý chất lượng

SEAWUN : Mạng lưới các cơ quan về nước khu vực Đông Nam Á

SOP : Quy trình tác nghiệp chuẩn

Cty CTĐT ST : Công ty Công trình đô thị Sóc Trăng

TSS : Tổng lượng chất rắn lơ lửng

Cty CTN TV : Công ty Cấp thoát nước Trà Vinh

Cty QL&PT HTĐT Vn : Công ty Quản lý và Phát triển Hạ tầng đô thị Vinh

QLNT : Quản lý nước thải

Dự án QLNT : Dự án Quản lý nước thải tại các tỉnh lỵ


5

2. Bối cảnh/Cơ sở

2.1. Giới thiệu về Dự án QLNT

“Quản lý nước thải và chất thải rắn tại các tỉnh lỵ Việt Nam” là chương trình ODA do Chính phủ cộng hòa liên bang Đức tài trợ, chương trình gồm hai module chính, module Hợp tác Tài chính (HTTC) do ngân hàng Tái thiết Đức (KfW) và Chính phủ Việt Nam đồng tài trợ, module Hợp tác Kỹ thuật (HTKT) do Cơ quan Hợp tác Kỹ thuật Đức (GTZ) và Cơ quan Phát triển Đức (DED) phối hợp với Bộ Xây dựng (MOC) cùng thực hiện.

2. Background/ Rationale

2.1. Introduction of WWM Project

The project “Waste Water and Solid Waste Management in Provincial Centres” is an ODA program sponsored by the German Government, containing two main modules, namely Financial Cooperation (FC), jointly financed by the German Development Bank (KfW) and the Government of Vietnam (GoV), and Technical Cooperation (TC), implemented by German Technical Cooperation Agency (GTZ) and the German Development Service (DED), in close cooperation with the Ministry of Construction (MOC).

Trong khi module HTTC tập trung vào xây dựng cơ sở hạ tầng quản lý nước thải và chất thải rắn tại sáu tỉnh lỵ hiện tại (trong tương lai sẽ mở rộng lên đến 12 tỉnh lỵ) ở Việt Nam, thì moduel HTKT gồm hai hợp phần, đó là Hợp phần “Tăng cường Năng lực cho bộ Xây dựng” (Hợp phần HTKT 1) và Hợp phần “Tăng cường năng lực Quản lý nước thải” (Hợp phần HTKT 2) còn được gọi là “Dự án QLNT”.

Whereas the FC module focuses on the provision of new infrastructure facilities for wastewater and solid waste management in currently six (in future up to twelve) provincial cities in Vietnam, the TC module consists currently of two components, namely “Capacity Development for the MOC” (TC Component 1) and “Capacity Development for Wastewater Management” (TC Component 2), also referred to as the “WWM“.

Hợp phần HTKT 2 bắt đầu triển khai vào tháng 2 năm 2005. GTZ và Bộ XD đã cùng nhau thống nhất mở rộng giai đoạn đầu tiên của hợp phần này từ thời gian dự kiến ban đầu là 3 năm đến cuối tháng 1 năm 2008 kéo dài thêm sáu tháng đến cuối tháng 7 năm 2008. Theo đó, dự kiến giai đoạn hai của hợp phần HTKT 2 kéo dài từ tháng 8 năm 2008 đến tháng 7 năm 2011. Ngoài ra, các cơ quan đối tác tham gia dự án cũng đã thống nhất sẽ thực hiện “Hợp phần HTKT 3” trong giai đoạn hai của module HTKT, trong đó tập trung vào “Tăng cường năng lực Quản lý chất thải rắn” (QLCTR) tại ba tỉnh lỵ.

The TC Component 2 commenced in February 2005. GTZ and the MOC mutually agreed to extend the first phase of the component, which was planned for a three-year period until the end of January 2008, for six month until the end of July 2008. Consequently, the duration of the second TC phase is scheduled for the period August 2008 until July 2011. Additionally, it was agreed between the partners to introduce, during the second phase the so-called “TC Component 3”, focusing on “Capacity Development for Solid Waste Management” (SWM) in up to three urban centres.”

Cho đến nay, Hợp phần HTKT 2 – Dự án QLNT, đã hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan chính quyền địa phương và các công ty quản lý nước thải (QLNT) tại tỉnh lỵ ở Việt Nam, gồm các thành phố Bắc Ninh, Hải Dương, Vinh, Cần Thơ, Sóc Trăng và thị xã Trà Vinh. Các hoạt động của Dự án QLNT tập trung vào tăng cường năng lực cho các cơ quan cung cấp dịch vụ thoát nước ở các tỉnh,

Until date, the TC Component 2 - WWM, provides technical support to local governments and public wastewater companies (WWC) in six provincial urban centres in Vietnam, including the cities of Bac Ninh, Hai Duong, Vinh, Can Tho, Soc Trang and Tra Vinh. The WWM component activities focus on capacity building for provincial public wastewater service providers, comprising


6

bao gồm các vấn đề về thể chế và tổ chức, cũng như các vấn đề hoạt động khác như quản lý tài chính, quản lý quan hệ khách hàng và sự tham gia của cộng đồng, quản lý tài sản và quản lý nguồn nhân lực. Ngoài ra, trong tâm của Dự án QLNT là hỗ trợ việc xây dựng các điều kiện khung thuận lợi về công tác thể chế tại cấp chính quyền địa phương để tăng cường công tác quản lý nước thải một cách hiệu quả và hữu hiệu.

institutional and organizational perspectives, as well as operational fields, such as financial management, customer relations management and community participation, asset management and human resources management. Furthermore, WWM focus is supporting the establishment of favourable institutional framework conditions at local government level for fostering effective and efficient wastewater management.

Ngoài ra, dự án QLNT cũng hỗ trợ sáu Sở Tài nguyên & Môi trường (TNMT) để tăng cường năng lực quan trắc nước thải và nước mặt. Trong thời gian đánh giá tiến độ thực hiện module HTKT vào tháng 10 năm 2007, tại hội thảo tham vấn các bên liên quan, các bên liên quan đã thống nhất với nhau sẽ lồng ghép “mô hình vệ sinh phi tập trung” vào các hoạt động HTKT ở giai đoạn II. Kinh nghiệm thu được trong quá trình thực hiện dự án đã được báo cáo lên cấp quốc gia để điều chỉnh các chính sách quốc gia cho ngành quản lý nước thải.

In addition, technical support is provided to six provincial Departments of Natural Resources and Environment (DONRE) for enhancing their capacities on effluent and surface water monitoring. During a TC project progress review in October 2007 it was agreed during a stakeholder workshop to integrate the subject of “decentralized sanitation” into the TC activities of phase II. The experiences gained during the project implementation are channelled back to the national level for adjusting national sector framework policies.

Kết quả là, các chỉ số cho giai đoạn II của Hợp phần HTKT 2 (08/2008 đến 07/2011) được thiết lập như sau: Chỉ số I: Các công ty quản lý nước thải vận hành theo các nguyên tắc thương mại phù hợp với Luật Doanh nghiệp và Nghị định 88/2007/NĐ-CP, doanh thu từ phí nước thải bù đắp được ít nhất toàn bộ các chi phí VH&BD (Ghi chú: Chỉ số này được điều chỉnh và khác so với chỉ số ban đầu mà GTZ trình Bộ Kinh tế và Phát triển Đức BMZ). Chỉ số II: Các hệ thống thoát nước được duy tu theo chương trình kiểm tra và duy tu bảo dưỡng đã được thống nhất. Chỉ số III: Tại các khu vực dự án ở các đô thị thuộc chương trình, ít nhất 60% các hộ gia đình đấu nối vào hệ thống thoát nước được thông báo về quyền và nghĩa vụ của họ trong công tác quản lý nước thải (kết quả khảo sát). Chỉ số IV: Các cấp ra quyết định và các cơ quan

As a result, the indicators for phase II of TC Component 2 (08/2008 until 07/2011) are formulated as follows: Indicator I: The wastewater companies operate according to commercial principles in line with the Law on Enterprises and Decree 88/2007/ND-CP and revenues from wastewater tariffs cover at least the O&M costs in full. (Note: This indicator was adjusted and slightly differs from the GTZ offer to the BMZ.) Indicator II: The wastewater installations are maintained in accordance with the agreed inspection and maintenance program Indicator III: In the project areas of the towns under the program, at least 60% of the households that are connected to the sewerage system are informed about their rights and obligations in wastewater management (survey results). Indicator IV: Relevant decision-makers and


7

chuyên môn được thông báo về các phương án quản lý nước thải phi tập trung và chấp nhận các phương án đó. Chỉ số V: Các Sở Tài Nguyên & Môi Trường (TNMT) tại các tỉnh tham gia dự án tiến hành quan trắc nước mặt và nước thải xả vào các vùng tiếp nhận theo quy định hiện hành (Ghi chú: chỉ số này không được đề cập trong báo cáo của GTZ trình BMZ). Module HTTC và HTKT được thực hiện dựa trên thỏa thuận hợp tác chính thức giữa GTZ, KfW và DED và được Bộ Hợp tác kinh tế và Phát triển Cộng hòa Liên Bang Đức (BMZ) tài trợ.

technical departments are informed of the various options for decentralized wastewater management and endorse them. Indicator V: The Departments of Natural Resources and Environment (DONRE) in the participating provinces monitor surface water and effluent discharge into receiving water bodies in accordance to prevailing regulations (Note: this indicator is not mentioned in the GTZ offer to the BMZ). The FC and TC modules are implemented on the basis of a formal co-operation agreement, mutually agreed between GTZ, KfW and DED and supported by the German Federal Ministry for Economic Co-operation and Development (BMZ).

2.2. Cơ sở của Hệ thống Quản lý Chất lượng

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) là một quyết định chiến lược của ban lãnh đạo công ty. Công tác thiết kế và thực hiện HTQLCL của một tổ chức chịu ảnh hưởng bởi các nhu cầu khác nhau, các mục tiêu cụ thể và các dịch vụ cung cấp, các quy trình áp dụng và quy mô, cơ cấu của tổ chức. Sự đồng bộ của Hệ thống QLCL được lựa chọn cũng chịu ảnh hưởng với các yếu tố này. Ban lãnh đạo cao nhất của mỗi công ty phải quyết định xem liệu họ có muốn thực hiện toàn bộ Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 hay chỉ một phần, có nghĩa là một số thành phần của tiêu chuẩn này. Trong giai đoạn sau, ban lãnh đạo thậm chí có thể lựa chọn các thành phần của tiêu chuẩn này để áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty như đã được trình bày trong Hướng dẫn ISO 9004.

Trong bất kỳ trường hợp nào, nên bắt đầu thực hiện với một số thành phần và liên tục thực hiện cùng với việc cải tiến Hệ thống QLCL.

Việc áp dụng các nguyên tắc quản lý chất lượng không chỉ đem lại những lợi ích trực tiếp mà còn góp phần quan trọng vào việc quản lý chi phí và rủi ro. Chú ý tới công tác quản lý lợi ích, chi phí và rủi ro là điều rất quan trọng đối với công ty, khách hàng của công ty và các bên liên quan như chủ

2.2. QMS Rationale

The adoption of a quality management system (QMS) is a strategic decision by the top management of a company. The design and implementation of a company’s QMS is influenced by varying needs, particular objectives, the products and services provided, the processes employed and the size and structure of the organization.

The comprehensiveness of the QMS chosen is also influenced by these factors. The top management of each company has to decide if they want to implement the whole ISO 9001 QMS or only a part, i.e. some elements, out of this standard. In a later stage the management could even opt for more performance improvement as described in the guideline ISO 9004.

In any case it is recommended to start the implementation with some elements and to proceed continually with improvement of the QMS.

The application of quality management principles not only provides direct benefits but also makes an important contribution to managing costs and risks. Benefit, cost and risk management considerations are important for the company, its customers and other interested parties as the owner. These considerations on overall


8

sở hữu. Xét trên phương diện hiệu quả hoạt động của công ty, việc quan tâm đến công tác quản lý lợi ích, chi phí và rủi ro có thể ảnh hưởng đến:

• Sự hài lòng của khách hàng

• Kết quả hoạt động

• Chi phí thông qua việc sử dụng hiệu quả và hữu hiệu các nguồn lực

• Sắp xếp các quy trình sao cho đem lại kết quả tốt nhất

• Nhận thức và động lực làm việc của cán bộ, nhân viên theo mục đich và mục tiêu của tổ chức, cũng như sự tham gia vào quá trình cải tiến liên tục

• Sự tin tưởng của các bên liên quan vào hiệu quả và năng lực của tổ chức

• Khả năng tạo ra giá trị cho công ty

Để lãnh đạo và điều hành một tổ chức thành công, cần quản lý tổ chức đó một cách hệ thống và rõ ràng.

Hệ thống QLCL ISO 9001 dựa trên tám nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản. Các nguyên tắc này cũng là cơ sở để thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng khác.

performance of the organization may impact:

• Customer satisfaction

• Operational results

• Costs through effective and efficient use of resources

• Alignment of processes which will best achieve desired results

• Understanding and motivation of employees towards the organization’s goals and objectives, as well as participation in continual improvement

• Confidence of interested parties in the effectiveness and efficiency of the organization

• Ability to create value for the company

To lead and operate an organization successfully, it is necessary to manage it in a systematic and visible manner.

The QMS ISO 9001 is based on eight basic quality management principles. These principles should also be the basis for other quality management systems implemented.

1. Hướng tới khách hàng

2. Người đứng đầu

3. Sự tham gia của người dân/cán bộ công ty

4. Phương pháp tiếp cận theo quá trình

5. Phương pháp tiếp cận theo hệ thống trong công tác quản lý (các quá trình có liên quan đến nhau)

6. Cải tiến liên tục

7. Phương pháp ra quyết định dựa trên sự kiện

8. Các mối quan hệ cùng có lợi với các nhà cung cấp

1. Customer focus

2. Leadership

3. Involvement of people / employees

4. Process approach

5. System approach to management (interrelated processes)

6. Continual improvement

7. Factual approach to decision making

8. Mutually beneficial supplier relationships

Việc áp dụng thành công tám nguyên tắc này của một tổ chức sẽ đem lại lợi ích cho các bên liên quan, như tăng lợi nhuận, tạo giá trị và tăng cường sự ổn định.

Successful use of the eight management principles by an organization will result in benefits to interested parties, such as improved monetary returns, the creation of value and increased


9

Cần lưu ý rằng Hệ thống QLCL phải có ảnh hưởng đối với toàn bộ công ty. Đây không phải là một hệ thống áp dụng giới hạn ở khâu sản xuất, cung cấp dịch vụ hoặc đơn thuần là quản lý.

Với định hướng này, Dự án QLNT đã thống nhất với toàn bộ 6 tỉnh tham gia dự án sẽ thực hiện các hoạt động đào tạo và tập huấn để hỗ trợ thực hiện Hệ thống QLCL. Các hoạt động này sẽ được sử dụng là cơ sở để xây dựng các phương thức quản lý mới trọng nội bộ tổ chức và thiết lập các điều kiện mới để đạt được Chứng chỉ ISO theo quy định của Việt Nam và quốc tế.

stability.

It has to be mentioned that the QMS should affect the whole company. It is not a system which is restricted to production, service provision or the management alone.

In this direction, the WWM Project has agreed with all 6 participating Companies to provide training and coaching to facilitate the implementation of a Quality Management System. These activities will be used as basis for creating new ways of internal management and new conditions for obtaining an ISO Certificate according to Vietnamese and international regulations.

6 Công ty được hỗ trợ gồm:

1. Công ty Cấp thoát nước Bắc Ninh

2. Công ty Quản lý Công trình đô thị Hải Dương

3. Công ty Quản lý và Phát triển HTĐT Vinh,

4. Công ty Cấp thoát nước Cần Thơ,

5. Công ty Cấp thoát nước Trà Vinh,

6. Công ty Công trình Đô thị Sóc Trăng.

Chức năng của các công ty này như sau:

- Quản lý tài sản của hệ thống thoát nước và đảm bảo các hoạt động thoát nước,

- Cung cấp dịch vụ thoát nước cho khách hang bao gồm thu gom, vận chuyển và xử lý nước thải.

Cùng với 6 công ty, các Sở TNMT tại tỉnh tham gia dự án cũng được dự án hỗ trợ để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của họ. Trong ngành thoát nước, Sở TNMT chịu trách nhiệm quan trắc nước thải từ các hộ xả thải trực tiếp xả ra môi trường và kiểm tra hoạt động của các trạm xử lý nước thải. Với trọng tâm này, dự án đã soạn thảo hướng dẫn và thực hiện nhiều khóa đào tạo, hội thảo và tập huấn tại toàn bộ 6 Công ty và các Sở TNMT, đây là một phần trong các hoạt động tăng cường năng lực của Dự án QLNT:

The 6 Companies are:

1. Bac Ninh Water supply and Drainage/ Sewerage Company,

2. Hai Duong Urban Public Works Management Company,

3. Vinh City Infrastructure Development and Management Company,

4. Can Tho Water supply and Drainage/Sewerage Company,

5. Tra Vinh Water supply and Drainage /Sewerage Company,

6. Soc Trang Public Works Company.

The functions of those companies are:

- Managing wastewater assets and ensuring drainage operations,

- Providing wastewater services to customers including wastewater collection, transportation and treatment.

In parallel with the 6 companies, DONREs in 6 cities were also supported by the project to improve their quality management systems. In the wastewater sector, DONREs are responsible for monitoring waste water effluents from direct dischargers and controlling the performance of waste water treatment plants. In this focus, the project has prepared a guideline and implemented a series of training workshops, seminars and coaching sessions in all 6 Companies and DONREs, being part of the WWM Project’s capacity building activities:


10

3. Giải thích từ ngữ

Hệ thống Quản lý Chất lượng: là một hệ thống được thiết lập, được tài liệu hóa, được thực hiện và được duy trì, bao gồm các quy trình cần thiết cho HTQLCL, các bước thực hiện của quy trình, đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực, giám sát, đo lường và phân tích các quá trình và cải tiến liên tục các quá trình này.

Định hướng theo khách hàng: có nghĩa là các hoạt động của Công ty phải được định hướng để đáp ứng được những mong đợi của khách hàng bằng cách xác định các yêu cầu của khách hàng nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Phương pháp tiếp cận theo quá trình: là việc áp dụng một hệ thống các quá trình/quy trình/trong một tổ chức, cùng với việc xác định những quá trình này và quản lý chúng. Một công ty phải xác định và quản lý nhiều hoạt động liên quan đến nhau để hoạt động có hiệu quả. Những hoạt động có liên quan đến nhau sẽ chuyển các yếu tố đầu vào thành kết quả đầu ra và sử dụng các nguồn lực. Thông thường thì kết quả đầu ra từ một quá trình sẽ lại tạo ra các yếu tố đầu vào cho quá trình tiếp theo.

Phương pháp ra quyết định dựa trên sự kiện: là các quyết định hiệu quả dựa trên việc phân tích

3. Definitions

Quality Management System: means an established, documented, implemented and maintained system of identified processes needed for a QMS, determined sequences of processes, assurance of availability of resources, monitoring, measuring and analyzing of the processes, and continual improvement of these processes.

Customer Focus: means that the Company's activities are directed to meet customer expectations by identifying customer requirements to enhance customer satisfaction.

Process Approach: means the application of a system of processes within an organization, together with the identification and interactions of these processes, and their management. A company has to identify and manage numerous linked activities to work effectively. These linked activities transform inputs into outputs and uses resources. Often the output from one process directly forms the input to the next.

Factual Approach to Decision Making: means effective decisions based on the analysis of data and information.

Established: A procedure / rule / plan /etc. has been developed and approved by the


11

thông tin và số liệu.

Được thiết lập: Một quy trình/quy định/kế hoạch/v.v... được ban lãnh đạo/giám đốc công ty soạn thảo và phê duyệt.

Được tài liệu hóa: là hình thức dưới dạng văn bản của một chính sách, quy trình hoạt động chuẩn (SOP), chỉ dẫn công việc, hồ sơ v.v...

Được thực hiện: Công ty hoạt động theo một thỏa thuận nội bộ.

Duy trì: Cập nhật quy trình/quy định/kế hoạch v.v... theo nhu cầu và quy trình đã thống nhất.

Các điều kiện được kiểm soát: Làm việc với các quy trình đã được tài liệu hóa, đo lường, ghi chép, đánh giá và biện pháp khắc phục. Cung cấp sản phẩm và dịch vụ: Cung cấp các dịch vụ hoặc sản phẩm sau khi đã được kiểm tra chất lượng bởi chuyên gia có trình độ năng lực

management/director of the company.

Documented: Written evidence of a policy, standard operation procedure (SOP), work instruction, record, etc.

Implemented: Company acts in according to an internal agreement.

Maintaining: Updating of a procedure / rule / plan /etc. in accordance to needs and agreed procedure.

Controlled conditions: Working with documented processes (SOPs), measuring, recording, evaluation, corrective action.

Release activities: Provision of services or products after quality control by qualified personal.

4. Quy trình thiết lập HTQLCL

4.1 Các hội thảo đào tạo

Chuẩn bị và Thực hiện Đào tạo về HTQLCL

Tài liệu đào tạo về HTQLCL đã được soạn thảo cho các khóa đào tạo một này tại sáu tỉnh tham gia dự án.

Khóa đào tạo này được tổ chức tại toàn bộ sáu tỉnh tham gia dự án. Trọng tâm của khóa đào tạo này bao gồm:

1. Vai trò của người chịu trách nhiệm về HTQLCL trong công ty, hay còn gọi là Đại diện QLCL (QMR)

2. Sổ tay hướng dẫn Quản lý chất lượng

3. Hệ thống kiểm soát tài liệu

Khóa đào tạo gồm có phiên làm việc nhóm để xác định đại diện quản lý chất lượng và hệ thống kiểm soát tài liệu.

Tại tất cả các khóa đào tạo, trừ khóa đào tạo ở Hải Dương, cán bộ của các phòng thí nghiệm thuộc Sở TNMT cũng tới tham dự.

Quy trình hoạt động cho các Phòng thí nghiệm của các Sở TNMT

Quy trình lấy mẫu COD, pH, Nitrate, Photpho, tổng chất rắn lơ lửng đã được soạn thảo, rà soát và thảo luận với chuyên gia, tư vấn trong nước.

4. QMS Establishment Process

4.1 Training Workshops

Preparation and Conducting QMS Training

The QMS training material has been prepared for one-day trainings in all six provinces.

Training was conducted in all six provinces. The focus of the training was on

4. the importance of a responsible person for the QMS company, a so called Quality Management Representative (QMR)

5. the quality management manual

6. the document control system

The training included group work to define the quality management representative and the document control system.

In all trainings, except for the one in Hai Duong, staff from DONRE laboratories joined also the training.

SOPs for DONRE Laboratories

The SOPs for COD, pH, Nitrate, Phosphate, TSS, Settleable Solids and sampling have been developed, reviewed and discussed with the local consultants.


12

Bản tin của dự án QLNT

Một bản tin của dự án QLNT đã được soạn thảo và lưu hành vào tháng 2/2009, trong đó nhấn mạnh đến các hoạt động của HTQLCL và kết quả của các hoạt động đạt được cho tới nay.

WWM Newsletter

A WWM newsletter was developed and circulated in February 2009, highlighting activities and results of QMS activities so far.

4.2 Tập huấn

Tổ chức các chuyến công tác thăm và làm việc với Sở TNMT

Dự án đã tổ chức các chuyến công tác tới các Sở TNMT Bắc Ninh và Hải Dương, bao gồm cả các phòng thí nghiệm. Hệ thống QLCL của các phòng thí nghiệm cũng được đánh giá, tập trung vào công tác lấy mẫu, xử lý mẫu, xác định mẫu, phân tích DO và BOD, ghi chép kết quả.

Quy trình hoạt động của các phóng thí nghiệm thuộc Sở TNMT

Quy trình xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp và kiểm soát chất lượng đã được thiết lập để phân tích pH, DO, COD và BOD.

Tổ chức các chuyến thăm và làm việc với các Công ty

Chuyên gia về HTQLCL của đự án đã đến thăm và làm việc với các công ty tại 6 tỉnh tham gia dự án, đánh giá và thảo luận tình hình thực hiện HTQLCL với ban lãnh đạo các công ty.

4.2 Coaching

Conducting Visits to DONRE

Visits to Donres in Bac Ninh and Hai Duong have been conducted. The laboratories have been visited. The QMS of the laboratories have been assessed with focus on the sampling handling, sample identification, analysis of DO and BOD, recording of results.

SOPs for DONRE Laboratories

SOPs for method validation and quality control have been developed for pH, DO, COD and BOD analysis.

Conducting Visits to Companies

The companies in all 6 cities have been visited and the status of the QMS implementation has been reviewed and discussed with the management of the companies.

4.3 Chính sách nội bộ về Hệ thống Quản lý Chất lượng

Cùng với các chính sách nội bộ khác, các công ty đã soạn thảo chính sách quản lý chất lượng. Chính sách này đã được ban hành và phổ biến cho cán bộ công ty như một định hướng hoạt động.

4.4 Thiết lập HTQLCL

Mỗi công ty đã bổ nhiệm một đại diện trong ban lãnh đạo để thực hiện chính sách quản lý chất lượng và thực hiện các hoạt động liên quan đến quá trình đảm bảo chất lượng. Thường những người này là Phó giám đốc (phụ trách kỹ thuật) của các công ty (xem danh sách Đại diện QLCL).

4.3 Internal Policy on Quality Management System

In line with other internal policies, the companies have prepared their own quality management policies. These policies were promulgated and disseminated among staff as an orientation of performance.

4.4 QMRs establishment

Each company has nominated a representative of management to implement the quality management policy and carry out activities related to the process of quality assurance. They are normally in the same time Vice directors of companies (technical) (see list of QMRs).

4.5 Sổ tay hướng dẫn HTQLCL

Để tăng cường năng lực cho lãnh đạo các công ty

4.5 QMS Manual

For enhancing capacity of companies’


13

trong việc soạn thảo sổ tay hướng dẫn HTQLCL, tư vấn dự án soạn thảo tài liệu hướng dẫn chung có tiêu đề là “Sổ tay hướng dẫn Hệ thống quản lý Chất lượng” vào tháng 12 năm 2008. Với sự hỗ trợ của tư vấn dự án, các công ty đã soạn thảo ra Sổ tay hướng dẫn HTQLCL riêng cho từng công ty dựa trên mẫu chung của dự án.

management in compiling QMS manual, the project team has prepared an outline for a document named “Quality Management System Manual” on December 2008. With the support from the consultants, the companies have prepared their own QMS Manual based on the Template developed by the consultants.

4.6 Kiểm soát Tài liệu của HTQLCL

Để bắt đầu thiết lập HTQLCL, điều quan trọng đầu tiên là mỗi Công ty phải thiết lập Quy trình kiểm soát tài liệu và Số tham chiếu của Tài liệu. - Quy trình kiểm soát tài liệu: Các tài liệu yêu cầu cho HTQLCL này cần được kiểm soát. Để đảm bảo rằng phiên bản chỉnh sửa của các tài liệu luôn có sẵn ở nơi làm việc, toàn bộ các tài liệu phải được đánh số tài liệu, số lần chỉnh sửa và ngày chỉnh sửa, và toàn bộ tài liệu được đăng lý vào sổ lưu tài liệu bao gồm cả nơi nhận tài liệu. Công tác kiểm soát tài liệu phải được quy định trong “Quy trình Kiểm soát tài liệu”. - Số tài liệu: Số tài liệu là một số để nhận dạng tài liệu, số phiên bản và ngày chỉnh sửa và số lưu tài liệu. - Thiết lập việc phê duyệt tài liệu

Quy trình công việc phải được thực hiện như sau:

1. Viết/Chỉnh sửa tài liệu (chịu trách nhiệm: Phòng/ban)

2. Rà soát tài liệu (Chịu trách nhiệm: trưởng phòng chịu trách nhiệm rà soát các quy trình kỹ thuật, Phó giám đốc chịu trách nhiệm rà soát các quy trình quản lý)

3. Phê duyệt tài liệu (chịu trách nhiệm: giám đốc)

4. Đăng ký vào danh mục tài liệu được phê duyệt

5. Sao chụp quy trình theo số lượng yêu cầu

6. Đóng dấu mầu vào tài liệu

7. Phân phát tài liệu mới trong khi thu hồi phiên bản cũ (Chịu trách nhiệm các bước từ 4 đến 7: Phòng hành chính)

4.6 QMS Documentation Control

To start the establishment of QMS, it is very important that firstly, each Company has to establish Document control Standard Operational Procedure (SOP) and Document ID. - Document control SOP: Documents required by this QMS are controlled. To ensure that the actual revision of documents will always be at the workplace, all documents are uniquely defined by a number, revision number, and date, and the all documents are registered including their place of distribution. The document control has to be defined in a “Document Control – Standard Operational Procedure”. - Document ID: Document ID is a number defining uniquely the document, revision number and date and is registered.

- Establishment of Authorization of Documents

The workflow shall be implemented as follows:

1. Write / Revise document (Responsible: in Department)

2. Review Document (Responsible: Department head for technical procedures, Vice Director for Admin procedures)

3. Authorization (Responsible: Director)

4. Registration in master list

5. Photocopy of amount of SOP needed

6. Unique colored stamp

7. Distribution of new document while drawing back old revision (Responsible for 4 to 7: Administrative Department)


14

5. Các kết quả chính thu thập được

5.1 Phòng thí nghiệm của Sở TNMT Bắc Ninh

Mặc dù phòng thí nghiệm của Sở TNMT Bắc Ninh đã thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 17025, nhưng vẫn còn nhiều vấn đề liên quan đến đảm bảo chất lượng cần được cải tiến. Báo cáo về chuyến công tác có thể được tham khảo ở Phụ lục 8.

Những hạn chế:

• Có vẻ như việc thực hiện HTQLCL được tiến hành vì mục đích kiểm toán nhiều hơn là vì mục đích kiểm soát các quá trình.

• Mẫu không được kiểm tra: các mẫu không được nhận dạng rõ ràng và không được xử lý theo tiểu chuẩn

• Hiện tại, không có nhiều hoạt động kiểm soát chất lượng được thực hiện. Chuyên gia dự án đã tư vấn phòng thí nghiệm nên bắt đầu với một số hoạt động Kiểm soát chất lượng.

5.2 Phòng thí nghiệm Sở TNMT Hải Dương

Phòng thí nghiệm của Sở TNMT Hải Dương có một hệ thống kiểm tra, nhận dạng mẫu và ghi chép kết quả tốt.

Phòng thí nghiệm này là phòng thí nghiệm tốt nhất được sử dụng để xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp và thực hiện các biện pháp kiểm soát chất lượng và trở thành phòng thí nghiệm tiêu chuẩn cho các phòng thí nghiệm khác noi theo.

Chuyên gia dự án đã tư vấn cho phòng thí nghiệm về các phương pháp Kiểm soát chất lượng trong quá trình phân tích DO và BOD. Các kết quả phân tích này sẽ được các tư vấn trong nước tiếp tục sử dụng.

5. Main results gathered

5.1 DONRE Laboratory Bac Ninh

Although the laboratory of DONRE Bac Ninh has implemented a quality management system in accordance to ISO 17025, there are still many issues regarding quality assurance which should be improved. The report of the visit can be found in appendix 8.

Shortcomings:

• It seems that the implementation of the QMS is more done for the auditor than for the purpose of controlling the processes.

• Samples are not controlled: they do not have a clear identification and samples are not handled in accordance to standards.

• Currently not much is done regarding quality control. The laboratory has been advised to start with some QC activities

5.2 DONRE Laboratory Hai Duong

Laboratory Hai Duong has a satisfactory system for sample control and identification and recording of results.

This laboratory is the best one to be used to perform the method validation and QC measures and become the benchmark for the other laboratories.

The laboratory has been advised regarding QC measures for DO and BOD analysis. These results shall be followed up by the national consultants.

5.3 Công ty Quản lý và Phát triển HTĐT Vinh

1. Chính sách chất lượng đã được soạn thảo và được giám đốc phê duyệt vào cuối tháng 9 năm 2009.

2. Công việc soạn thảo quy trình đã được triển khai.

3. Các trưởng phòng đã được giao nhiệm

5.3 WW Company Vinh

1. The quality policy was developed and approved by the Director at the end of September 2009.

2. An SOP employment has been developed.

3. Head of departments have been assigned


15

vụ soạn thảo bản mô tả công việc và hoàn thành vào cuối tháng 9 năm 2009.

4. Việc soạn thảo quy trình thực hiện hệ thống tiền lương và khen thưởng đã được hoàn thành vào tháng 9 năm 2009.

5. Trước đây không có quy trình kiểm soát tài liệu. Việc soạn thảo quy trình này đã được hoàn thành vào cuối tháng 10 năm 2009, gồm cả biểu mẫu danh mục tài liệu tổng thể được kiểm soát và mẫu chung cho tất các Quy trình.

6. Sau khi quy trình kiểm soát tài liệu được soạn thảo, Quy trình đầu tiên đã được đưa vào danh mục các quy trình.

to develop job descriptions until end of September 2009.

4. The development of an SOP for salary and incentive system was completed in September 2009.

5. Document control procedure did not exist before. The development of this document was completed at the end of October 2009, including master list form sheet and general lay-out for all SOPs.

6. After the documents control procedure is developed, the first SOP has been directly registered in the master list.

5.4 Công ty Cấp thoát nước Bắc Ninh

1. Đại diện Quản lý Chất lượng đã được thiết lập.

2. Chính sách chất lượng đã được soạn thảo.

3. Công ty sẽ ký hợp đồng với một tư vấn trong nước để thực hiện HTQLCL trong lĩnh vực cấp thoát nước.

4. Kiến nghị nên xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng tổng hợp.

5. Tư vấn được ký hợp đồng sẽ hỗ trợ công ty soạn thảo chính sách chất lượng, sổ tay hướng dẫn quản lý chất lượng và quy trình kiểm soát tài liệu dựa trên mẫu của dự án QLNT.

6. Các hoạt động của tư vấn về đào tạo và soạn thảo quy trình sẽ được thực hiện như trước đây.

7. Sau khi thực hiện các quy trình, tư vấn của dự án QLNT sẽ tiến hành kiểm tra để rà soát các quy trình và ghi chép kết quả.

5.4 WW Company Bac Ninh

1. QMR has been established. 2. Quality policy has been established. 3. The company will contract a national

consultant for implementation of QMS in the water business area.

4. It is recommended that one integrated quality management system be developed.

5. The contracted consultant will support the company regarding the quality policy, quality manual, and document control procedure based on the templates developed by WWM project.

6. The activities of the WWM consultant regarding training and development of SOPs will be conducted as before.

7. After implementation of the SOPs the consultant of WWM will conduct an audit to review SOPs and recording.

5.5 Công ty Quản lý CTĐT Hải Dương

1. Đại diện QLCL đã được thiết lập.

2. Chính chất chất lượng đã được soạn thảo và được phê duyệt.

3. Sổ tay chất lượng đã được soạn thảo vào 2010.

4. Quy trình kiểm soát tài liệu sẽ được soạn thảo dựa trên mẫu của dự án cung cấp

5.5 WW Company Hai Duong

1. QMR has been established.

2. Quality policy has been established and signed.

3. Quality manual has been established by 2010.

4. SOP Document control will be developed based on the template provided by


16

vào tháng 9/2009. Quy trình này sẽ bao bồm mẫu quy trình và danh mục tài liệu.

5. Sau khi xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình này cùng chính sách chất lượng và danh mục tài liệu tổng thể sẽ được xác định là các tài liệu đầu tiên trong danh mục tài liệu.

6. Các quy trình và kế hoạch hoạt động năm (tháng, tuần) phải tách rời nhau vì các quy trình không thay đổi theo mục tiêu kế hoạch.

09/2009. This will include the lay-out of the procedures (template) and the document master list.

5. After the establishment of the document control procedure, this procedure, the quality policy and the master list will be recorded as first documents in this master list.

6. SOPs and yearly (monthly, weekly) working plans should be separated since SOPs are not changed in accordance to planning objectives.

5.6 Công ty CTN Trà Vinh

1. Đại diện QLCL đã được thiết lập. 2. Chính sách chất lượng đã được soạn

thảo và được tư vấn dự án rà soát lại. 3. Sổ tay QLCL được thực hiện từ tháng

10/2010. 4. Các quy trình phát triển nguồn nhân lực,

kế toán/tài chính, lập kế hoạch, quy trình hoạt động của phòng quản lý thất thoát nước, trạm xử lý nước sạch và nước thải đã được soạn thảo.

5. Dự án đã tư vấn cho công ty trong việc soạn thảo sổ tay chất lượng và quy trình lập hồ sơ.

6. Công ty sẽ chỉnh sửa quy trình kiểm soát tài liệu, lập biểu mẫu và sẽ đưa quy trình này vào danh mục tài liệu.

7. Công ty sẽ đưa ba tài liệu đầu tiên vào danh mục tài liệu theo quy trình kiểm soát tài liệu: chính sách chất lượng, quy trình kiểm soát tài liệu và danh mục tài liệu tổng thể.

5.6 WW Company Tra Vinh

1. QMR has been established. 2. Quality policy has been established and

reviewed by the consultants. 3. QM manual has been implemented since

10/2010. 4. SOPs have been developed related to

HRD, accounting/financing, planning, water loss department, water treatment plant, and wastewater.

5. Consultancy has been provided regarding the quality manual and the documentation SOP.

6. The company will revise the document control SOP, will develop a form sheet for form sheets and will put the document master list into it.

7. The company will register the first 3 documents in the master list in accordance to the document control SOP: quality policy, document control SOP and the master list itself.

5.7 Công ty Công trình đô thị Sóc Trăng


thảo và được tư vấn dự án rà soát lại. 3. Sổ tay QLCL sẽ được thực hiện kể từ

tháng 10/2010. 4. Dự án đã tư vấn cho công ty trong việc

soạn thảo sổ tay chất lượng và quy trình lập hồ sơ.

5. Công ty đã soạn thảo Quy trình kiểm soát tài liệu và mẫu danh mục tài liệu tổng thể.

5.7 WW Company Soc Trang


reviewed by the consultants. 3. QM manual has been implemented since

10/2010. 4. Consultancy has been provided regarding

the quality manual and the documentation SOP.

5. The company has developed the document control SOP and a form sheet


17

6. Công ty sẽ đưa ba tài liệu đầu tiên vào danh mục tài liệu theo Quy trình kiểm soát tài liệu: chính sách chất lượng, Quy trình kiểm soát tài liệu và danh mục tài liệu tổng thể.

7. Công ty đang mong đợi nhận được sự hỗ trợ của dự án để xây dựng các bản mô tả công việc và các Quy trình khác (kỹ thuật).

for the master list. 6. The company will register the first 3

documents in the master list in accordance to the document control SOP: quality policy, document control SOP and the master list itself.

7. The company is looking for support regarding the development of job descriptions and other SOPs (technical).

5.8 Công ty CTN Cần Thơ


thảo và được tư vấn dự án rà soát lại. 3. Sổ tay QLCL đã được thực hiện. 4. Dự án đã tư vấn cho công ty trong việc

soạn thảo sổ tay QLCL và Quy trình lập hồ sơ.

5. Công ty đã soạn thảo Quy trình kiểm soát tài liệu và mẫu danh mục tài liệu tổng thể.

6. Công ty sẽ đưa ba tài liệu đầu tiên vào danh mục tài liệu tổng thể theo Quy trình kiểm soát tài liệu: chính sách chất lượng, Quy trình kiểm soát tài liệu và danh mục tài liệu tổng thể.

7. Công ty đã soạn thảo các Quy trình vận hành và bảo dưỡng. Các quy trình này phải được đưa vào mẫu Quy trình và tách ra thành các bộ quy trình riêng theo mục đích sử dụng hoặc thành các quy trình riêng.

8. Các biểu mẫu liên quan đến quy trình phải được xác định.

5.8 WW Company Can Tho


reviewed by the consultants. 3. QM manual has been implemented. 4. Consultancy has been provided regarding

the quality manual and the documentation SOP.

5. The company has developed the document control SOP and a form sheet for the master list.

6. The company will register the first 3 documents in the master list in accordance to the document control SOP: quality policy, document control SOP and the master list itself.

7. The company has formalized technical SOPs for operation and maintenance. The SOPs should be transferred into the SOP template and split into bundles in accordance to use or into separate SOPs.

8. The form sheets related to the SOPs have to be identified.

6. Kiến nghị

6.1 Kiến nghị về việc soạn thảo Quy trình tác nghiệp chuẩn

Các cuộc họp thảo luận và kết quả thảo luận tại một số công ty đã cung cấp thông tin đầu vào cho việc soạn thảo Quy trình tác nghiệp chuẩn:

Quy trình quản lý cần có sơ đồ mô tả các bước thực hiện công việc.

Quy trình kỹ thuật thường dễ áp dụng hơn nếu chỉ có chữ mà không có sơ đồ.

Các quy trình phải bao gồm toàn bộ những thông tin cần thiết và các biểu mẫu cần áp

6. Recommendations

6.1 Hints regarding SOP Development

Discussion and results in some of the companies have provided some input regarding SOP development:

Administrative procedures should have a flow diagram to visualize the activity flow.

Technical procedures, especially to be used in the field, are often easier to use if they focus on text only without flow diagram.

The procedures should mention all


18

dụng.

Quy trình kỹ thuật càng ngắn gọn càng tốt và được viết bằng ngôn ngữ đơn giản.

Sổ tay hướng dẫn không cần thiết phải là một bộ phận của Quy trình tác nghiệp chuẩn nhưng Quy trình tác nghiệp chuẩn lại cần dựa trên sổ tay hướng dẫn.

Quy trình có thể được minh họa bằng hình ảnh để giải thích rõ hơn. Hình ảnh có thể bao gồm cả những điển hình tốt và xấu.

Quy trình cũng cũng có thể bao gồm các ký hiệu như ký hiệu về mối nguy hiểm hoặc ký hiệu về những vấn đề môi trường cần quan tâm.

Những quy trình kỹ thuật được niêm yết công khai và để ngoài trời, vì thế cần phải được bảo vệ để tránh thấm nước.

Trong tất cả các quy trình, cần có một phần về “các tài liệu liên quan”. Phần này gồm một danh sách các tài liệu liên quan như Quy trình quản lý liên quan, Các quy trình kỹ thuật khác, các Biểu mẫu áp dụng để ghi chép.

recording necessary and the form sheets used.

The technical procedure should be kept as short as possible with simple language.

Manuals should not be part of the SOPs, but the SOPs should be based on the manuals.

They can be supported by pictures for better explanation. The pictures could show good and negative examples as well.

The procedures could also contain signs as for danger or environmental concerns.

The lamination of technical procedures that are posted in the open air could be considered to make them water-proof.

It should be considered to put a chapter into all SOPs on “related documents”. That should contain a list of related documents such as the related Administrative Procedure, other Technical Procedures, Form Sheets used for recording.

Quản lý tài sản

Cần tiến hành kiểm soát hồ sơ đối với các hồ sơ quản lý tài sản (danh mục tài sản, bản vẽ hoàn công v.v…) dựa trên các file mềm. Điều đó có nghĩa là chỉ có các file mềm mới là tài liệu được kiểm soát. Toàn bộ các tài liệu in ra sẽ chỉ có hiệu lực trong ngày được in ra hoặc tính hiệu lực của tài liệu phải được xác nhận lại. Cần phối hợp với việc thực hiện hệ thống hồ sơ tài sản/GPS mà các công ty đang tiến hành.

Asset Management

It should be considered to make the document control for the asset management documents (inventories, as-built-drawings, etc.) based on soft files. That would mean that only the soft files are controlled documents. All printouts would be valid only for the day printed or the validity of the document has to be confirmed again. Coordination with the ongoing implementation of GPS / asset documentation system is required.

6.2 Các phòng thí nghiệm của Sở TNMT

Cần thực hiện các hoạt động đầu tiên liên quan đến việc xác nhận giá trị sử dụng của phương pháp và kiểm soát chất lượng cho phòng thí nghiệm của Sở TNMT Hải Dương (và có thể cả phòng thí nghiệm của Sở TNMT Bắc Ninh). Phòng thí nghiệm của Sở TNMT Hải Dương là phòng thí nghiệm tốt nhất trong công tác đảm bảo chất lượng, cán bộ nhân viên làm việc hăng hái nhiệt tình nhất. Do vậy, cần sử dụng phòng thí nghiệm để thực hiện các hoạt động Đảm bảo

6.2 DONRE Laboratories

It is advisable to conduct the first activities regarding method verification and quality control with the laboratory Donre Hai Duong (and probably the laboratory in Bac Ninh also). The laboratory of Donre Hai Duong is the most developed one regarding quality assurance and has the most motivated staff. Therefore this laboratory should be used to perform QA activities and to collect relevant results (e.g. values for analysis of reference material, standard deviations


19

Chất lượng và thu thập các kết quả liên quan (như các giá trị để phân tích chất đối chiếu, độ lệch tiêu chuẩn cho các quá trình). Các kết quả này có thể được sử dụng làm tiêu chuẩn cho các phòng thí nghiệm khác.

of processes). These results can then be used as benchmark in the other laboratories.

6.3 Công ty Quản lý & Phát triển HTĐT Vinh

Các quy trình tác nghiệp chuẩn và các biểu mẫu đầu tiên đã được đưa vào danh mục tài liệu tổng thể theo quy trình kiểm soát tài liệu.

Tất các các quy trình khác, sổ tay hướng dẫn, các biểu mẫu và các tài liệu khác có liên quan đến chất lượng phải được đăng ký vào danh mục tài liệu tổng thể ngay sau khi hoàn thành.

6.3 Vinh Company

The first SOPs and form sheets have been registered in the master list in accordance to the document procedure.

All other SOPs, manuals, form sheets and other documents relevant to quality shall be registered as well after finalization.

6.4 Công ty CTN Bắc Ninh

Việc soạn thảo các quy trình tác nghiệp chuẩn sẽ được thực hiện như trước đây. Nhưng việc đăng ký các quy trình sẽ được thực hiện theo hệ thống kiểm soát tài liệu. Công ty CTN Bắc Ninh sẽ kết hợp cùng với tư vấn để triển khai hoạt động này theo một hệ thống tích hợp với hoạt động xử lý nước sạch.


6.4 Bac Ninh Company

Development of the SOPs will be performed as before. But the registration of the SOPs will be done under the document control system. Bac Ninh will develop with the contracted consultant in an integrated system with the water treatment business area.


6.5 Công ty CTN Trà Vinh

Các quy trình và các biểu mẫu đầu tiên sẽ được đăng ký vào danh mục tài liệu tổng thể vào 2010 theo quy trình kiểm soát tài liệu.

Tất các các quy trình khác, sổ tay hướng dẫn, các biểu mẫu và các tài liệu khác có liên quan đến chất lượng phải được đăng ký vào danh mục tài liệu tổng thể ngay sau khi hoàn thành

6.5 Tra Vinh

The first SOPs and form sheets will be registered in 2010 in the master list in accordance to the document procedure.


6.6 Công ty CTN Cần Thơ


Tất các các quy trình khác, sổ tay hướng dẫn, các

6.6 Can Tho


All other SOPs, manuals, form sheets and other


20

biểu mẫu và các tài liệu khác có liên quan đến chất lượng phải được đăng ký vào danh mục tài liệu tổng thể ngay sau khi hoàn thành.

documents relevant to quality shall be registered as well after finalization.

6.7 Công ty Công trình đô thị Sóc Trăng



6.7 Soc Trang



6.8 Công ty Quản lý CTĐT Hải Dương



6.8 Hai Duong



7. Phụ lục:

1. Kế hoạch thực hiện HTQLCL (ví dụ) 2. Chính sách chung về HTQLCL 3. Bản mô tả công việc cho Đại diện QLCL 4. Danh sách các Đại diện QLCL của 6 công ty 5. Quy trình Lập Hồ sơ Tài sản, Kiểm soát tài

liệu

7. Annexes:

6. QMS Implementation plan (Example) 7. Generic Policy on QMS 8. Job description for QMRs 9. List of QMRs in 6 Companies 10. SOPs for AD, Document control


21

Annex 1

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA CÔNG TY CẤP THOÁT NƯỚC TRÀ VINH

PLAN OF QMS IMPLEMENTATION OF TRA VINH WSDS COMPANY

1. Nội dung của Hệ thống Quản lý chất lượng sẽ được thực hiện

Hệ thống QLCL được thực hiện trên cở sở ISO

9001. Các yếu tố cần thiết của hệ thống sẽ do

Công ty lựa chọn. Nói chung HTQLCL sẽ bao

gồm ít nhất là: chính sách QLCL, sổ tay chất

lượng, các tài liệu như các quy trình tác nghiệp

chuẩn (SOP), các chỉ dẫn công việc và biểu mẫu,

các phép đo lường, đánh giá, sửa chữa. Có thể

hoàn chỉnh hơn theo yêu cầu quản lý chất lượng

sâu.

Nếu muốn thực hiện hệ thống quản lý chất lượng

chuẩn ISO 9001 và muốn có chứng chỉ, Công ty

sẽ sử dụng HTQLCL cơ sở này làm bước 1 trên

đường thực hiện ISO 9001 hoàn chỉnh.

Việc thực hiện HTQLCL phải được thực hiện

đồng bộ ở tất cảc các khâu lien quan đến khách

hang và sản phẩm: ban lãnh đạo, bộ phận chăm

sóc khách hang, vận hầnh và bảo dưỡng, quản lý

tài sản, quản lý nguồn nhân lực và mua sắm vật

tư. HTQLCL sẽ bao gồm ít nhất việc thiết lập các

Quy trình tác nghiệp chuẩn (SOP), các phép đo

lường, các biểu mẫu và số liệu, cách đánh giá và

sửa sai.

Công ty sẽ phải cử ra một đại diện quản lý chất

lượng hoặc một chức danh tương tự để đảm bảo

được việc thực hiện và duy trì Hệ thống quản lý

chất lượng.

1. Content of the QMS to be implemented

The QMS to be implemented is based on ISO

9001. Relevant elements of ISO 9001 will be

selected by the company. In general the QMS will

consist at least of quality policy, quality manual,

documents as standard operation procedures,

work instructions and form sheets, records,

measurements, evaluation, corrective action. It

can be completed by more in depth quality

management requirements.

If the company wants to implement the quality

management standard ISO 9001 and wants to get

certified it can use this basic QMS as the first step

on the way to a complete implementation of ISO

9001.

The implementation of the QMS should be

performed in all customer and product relevant

departments as: top management, customer care

unit (CCU), operation and maintenance, asset

management, human resource management

(HRM), and purchasing. The QMS will include at

least development of Standard Operation

Procedures (SOP), measurements, form sheets

and records, evaluation and corrective action.

A quality management representative (QMR) or

similar name should be established to ensure the

implementation and maintenance of the quality

management system.


22

2. Lịch thực hiện HTQLCL/Schedule of QMS implementation

1. Hội thảo ban đầu/Awareness workshop 4/2008

2. Thiết lập đại diện QLCL/Establishment of the QMR 12/2008

3. Xây dựng chính sách QLCL/Development of quality policy 12/2008

4. Đào tạo về Hệ Thống Quản lý chất lượng/Training on quality management system

4/2009

5. Xây dựng các tài liệu: SOP, chỉ dẫn công việc và biểu mẫu/Development of documents as SOPs and work instructions and form sheets

12/2009

6. Thực hiện các hoạt động tại Cty bao gồm cách đo lường, ghi chép số liệu và đánh giá/Implementation of activities in companies including measurements, records and evaluation

12/2009

7. Thiết lập quá trình kiểm soát/Establishment of Auditing process

12/2009

8. Kiểm soát nội bộ/Internal audit 4/2010

9. Rà soát quản lý chất lượng/Quality Management review 5/2010

Chi tiết về kết quả cần đạt, các hoạt động và lịch thực hiện có thể xem trong Ma trận kế hoạch dự án More details of results, activities and schedule can be found in the project planning matrix.


23

Phụ lục 2/ Annex 2

CHÍNH SÁCH CHUNG VỀHỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (HTQLCL) GENERIC POLICY ON QUALITY MANAGEMENT SYSTEM (QMS)

(Ban hành kèm theo Quyết định số………/QĐCTN ngày ….….,

Của công ty về việc phê duyệt Chính sách nội bộ)

(Promulgated with Decision No………/QD/CTN dated ….….,

of ……….Company on the approval of the Internal Policy)

1. Căn cứ pháp lý

Căn cứ: • Luật lao động nước Cộng hòa xã hội chủ

nghĩa Việt Nam; • Các quy định hiện hành về tiền lương và

tiền công; • Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của

Công ty theo Quyết định số …..ngày …. ; • Điều lệ hoạt động của Công ty; • Tuyên bố chính sách của Giám đốc Công

ty, bao gồm Sứ mệnh, Tầm nhìn và Giá trị trong Kế hoạch Phát triển Công ty (KHPTCT) ngày.......và mục tiêu, chiến lược, và hoạt động trong kế hoạch đó.

2. Giải thích từ ngữ

Hệ thống Quản lý Chất lượng: là một hệ thống được thiết lập, được tài liệu hóa, được thực hiện và được duy trì, bao gồm các quy trình cần thiết cho HTQLCL, các bước thực hiện của quy trình, đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực, giám sát, đo lường và phân tích các quy trình và cải tiến liên tục các quá trình này.

Định hướng theo khách hàng: có nghĩa là các hoạt động của Công ty phải được định hướng để đáp ứng được những mong đợi của khách hang bằng cách xác định các yêu cầu của khách hàng nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Phương pháp tiếp cận theo quá trình: là việc áp dụng một hệ thống các quá trình/quy trình/trong một tổ chức, cùng với việc xác định những quá trình này và quản lý chúng. Một công ty phải xác định và quản lý nhiều hoạt động liên quan đến nhau để hoạt động có hiệu quả. Những hoạt động có liên quan đến nhau sẽ chuyển các yếu tố đầu vào thành kết quả đầu ra và sử dụng các nguồn lực. Thông thường thì kết quả đầu ra từ một quá

1. Legal basis

Pursuant to: • Labor Code of Social Republic of Vietnam; • Prevailing Government regulations on labor

and wages; • Functions, tasks and powers assigned to

the Company by local Decision No ….. dated …. ,

• Charter and Working Regulation of company

• The Director’s Policy Statement, including the Company Mission, Vision and Values specified in the Company’s Cooperate Development Plan (CDP) dated …… and the goals, strategies, and activities described therein.

2. Definitions

Quality Management System: means an established, documented, implemented and maintained system of: identified processes needed for a QMS, determined sequences of processes, assurance of availability of resources, monitoring, measuring and analyzing of the processes, and continual improvement of these processes.

Customer Focus: means that the Company's activities are directed to meet customer expectations by identifying customer requirements to enhance customer satisfaction.

Process Approach: means the application of a system of processes within an organization, together with the identification and interactions of these processes, and their management. A company has to identify and manage numerous linked activities to work effectively. These linked activities transform inputs into outputs and uses resources. Often the output from one process directly forms the input to the next.


24

trình sẽ lại tạo ra các yếu tố đầu vào cho quá trình tiếp theo.

Phương pháp ra quyết định dựa trên sự kiện: là các quyết định hiệu quả dựa trên việc phân tích thông tin và số liệu.

3. Mục tiêu của chính sách

Mục tiêu chính của HTQLCL là đảm bảo tất cả các quá trình liên quan đến chất lượng được thực hiện một cách có kiểm soát nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm và dịch vụ.

4. Phạm vi và Điều kiện áp dụng

Chính sách này được áp dụng cho tất cả các phòng ban và các đơn vị liên quan đến chất lượng dịch vụ. Phạm vi áp dụng của chính sách này được quy định chi tiết trong sổ tay chất lượng (Quy trình số...).

5. Nội dung chính sách

5.1 Các nguyên tắc định hướng

Chất lượng là mục tiêu chính của công ty và là yếu tố quan trọng nhất dẫn đến sự thành công về mặt kinh tế của công ty; do vậy việc áp dụng một HTQLCL vô cùng quan trọng. HTQLCL dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau về quản lý chất lượng:

1. Định hướng theo khách hàng

2. Lãnh đạo

3. Sự liên quan của người dân/cán bộ nhân viên

4. Phương pháp tiếp cận theo quá trình

5. Phương pháp tiếp cận theo hệ thống trong công tác quản lý (các quá trình liên quan đến nhau)

6. Cải tiến liên tục

7. Phương pháp ra quyết định dựa trên sự kiện

5.2 HTQLCL

Công ty thực hiện hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) dựa trên phương pháp tiếp cận theo quá trình. Mục đích của việc thực hiện HTQLCL là duy trì chất lượng dịch vụ và tận dụng các cơ hội để cải tiến HTQLCL và chất lượng.

Factual Approach to Decision Making: means effective decisions based on the analysis of data and information.

3. Policy Objectives

The main objectives of Quality Management System (QMS) are to ensure that all quality relevant processes are performed in a controlled way to ensure a certain quality of products and services.

4. Scope and Conditions of Application

This internal policy is applied to all departments and units relevant for the quality of the services. The scope of the quality policy is defined in detail in the quality manual (SOP No….)

5. Policy Contents

5.1 Guiding Principles

Quality is a predominant corporate objective and most critical to the Company’s economic success; hence, the application of a quality management system (QMS) is paramount. The QMS is based on following basic quality management principles.

8. Customer focus

9. Leadership

10. Involvement of people / employees

11. Process approach

12. System approach to management (interrelated processes)

13. Continual improvement

14. Factual approach to decision making

5.2 QMS

Company is implementing a quality management system (QMS) based on process approach. Aim of implementing the QMS is to maintain a certain quality of services and to utilize opportunities for improvement regarding the QMS and the quality.

5.3 Responsibility

Top management is responsible for the quality


25

5.3 Trách nhiệm

Lãnh đạo cao nhất của công ty chịu trách nhiệm về chính sách này và hệ thống quản lý chất lượng.

5.4. Tuân thủ các yêu cầu

Công ty cam kết đảm bảo sẽ tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành và các yêu cầu khác.

5.5. Sự hài lòng của khách hàng

Công ty cố gắng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Công ty tiến hành điều tra mức độ hài lòng của khách hàng để đánh giá mức độ cần thiết của các hoạt động cải tiến.

5.6. Phát triển nhân sự

Công ty đánh giá nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng để thực hiện các nhiệm vụ của công ty. Do vậy, Công ty cam kết sẽ tuyển dụng các cán bộ, nhân viên có đủ năng lực và nâng cao năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên thông qua đào tạo thích hợp. Công tác phát triển nhân sự được trình bày chi tiết hơn trong CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC (HRD).

5.7 Cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng Công ty cam kết sẽ rà soát chính sách chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng một cách thường xuyên để đảm bảo nâng cao hiệu quả của HTQLC.

6. Trách nhiệm thực hiện

Giám đốc Công ty đã bổ nhiệm một Đại diện Quản lý Chất lượng (QLCL). Đại diện QLCL chịu trách nhiệm chung về việc thực thiện HTQLCL.

Trưởng các phòng/ban chịu trrách nhiệm thực hiện HTQLCL.

Đại diện QLCL chịu trách nhiệm ban hành và phổ biến chính sách này cho toàn bộ các phòng/ban và đơn vị thuộc Công ty và giám sát việc thực hiện chính sách này.

Trưởng các phòng/ban chịu trách nhiệm thực hiện chính sách này, đảm bảo từng thanh vviên trong phòng đều hiểu và áp dụng các nguyên tắc của chính sách trong từng công việc thường nhật.

Trưởng các phòng/ban có trách nhiệm xem xét việc thực hiện chính sách này và đệ trình ban giám đốc Công ty chỉnh sửa chính sách này hàng

policy and quality management system.

5.4 Compliance with Requirements

The Company is committed ensuring that it will comply with applicable legal and other requirements.

5.5 Customer Satisfaction

Company strives to fulfill customer requirements. Company performs regularly customer satisfaction surveys to evaluate necessity for improvements.

5.6 Staff Development Company sees it’s personal as important factor in performing its tasks. Therefore Company is committed to ensure recruitment of qualified personal and to enhance the competence of staff by adequate training. Staff development is described in more detail in the POLICY ON HUMAN RESOURCES MANAGEMENT (HRD).

5.7 Improvement of Quality Management System The company is committed to review the quality policy and the quality management system regularly to ensure improvements of the effectiveness of the QMS

6. Implementing Responsibilities

The Company Director has appointed a Quality Management Representative (QMR). The QMR has the overall responsibility for the implementation of the QMS.

The responsibility for the implementation of the QMS in each department is with the department heads.

The QMR shall promulgate and disseminate this policy to all departments and units of the Company and should monitor the subsequent applications of the policy.

The Heads of the Departments are in charge of implementing this policy, assuring that each employee within the Department is familiar with the policy and applies the principles of the policy in their daily work.

The Heads of the Departments shall review this policy annually and submit recommendations to company management before management review for appropriate revisions, if any.


26

năm cho phù hợp (nếu cần thiết)

Trưởng các phòng/ban có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban, tổ đội và cá nhân khác có liên quan trong công ty thực hiện chính sách này, đảm bảo áp dụng đúng chính sách vào việc thực hiện công việc.

Các phòng bàn chức năng khác trong Công ty có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ Đại diện QLCL thực hiện chính sách này.

Chính sách này cần được thực hiện tuân thủ theo bản Quy trình tác nghiệp chuẩn (SOP) đã được duyệt.

7. Hiệu lực thi hành

Chính sách này có hiệu lực vào ngày được Giám đốc Công ty ký phê duyệt. Các chính sách trước đây trái với chính sách này đều bị bãi bỏ.

GIÁM ĐỐC

The Heads of the Departments shall coordinate with other relevant functional departments, organizations and persons assuring the rightful application of the policy.

Related functional departments of the Company shall cooperate and support the QMR in implementing this policy.

This policy shall be implemented in accordance with established Standard Operation Procedures (SOP).

7. Implementation Effect

This policy will be effective from the date and day of signature by the Company’s Director. Previous policies that are contrary to this policy will be automatically revoked.

DIRECTOR


27

Phụ lục 3/ Annex 3 Bản mô tả công việc Đại diện Quản lý Chất lượng (ĐDQLCL) Job Description Quality Management Representative (QMR)

Trách nhiệm và quyền hạn: Đại diện QLCL có trách nhiệm đảm bảo các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì. Đại diện QLCL phối hợp với các phòng/ban khác trong việc thiết lập, thực hiện và duy trì HTQLCL. Đại diện QLCL có quyền quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối HTQLCL và trực tiếp tiếp nhận thông tin liên quan đến HTQLCL từ tất các các phòng/ban và đơn vị thuộc công ty. Điều này bao gồm cả công tác kiểm soát nội bộ thường xuyên và kiểm tra đột xuất khi cần thiết, đi thăm làm việc và kiểm tra các phòng, ban và trao đổi thông tin với các phòng, ban thông qua các cuộc họp và văn bản/trao đổi bằng lời. Đại diện QLCL phụ trách phòng quản lý chất lượng. Báo cáo lên Lãnh đạo cao nhất (Giám đốc/Ban giám đốc) về hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và nhu cầu cần cải tiến. Công tác báo cáo được thực hiện ít nhất một năm một lần trong đợt đánh giá của ban lãnh đạo nhưng sẽi được thực hiện bất kỳ lúc nào nếu Đại diện QLCL cho rằng cần thiết. Đảm bảo nâng cao nhận thức của toàn bộ cán bộ, nhân viên trong công ty về các yêu cầu của khách hàng. Đại diện QLCL thực hiện công tác kiểm soát tài liệu, gồm các hoạt động sau: • Duy trì tài liệu • Phân phát tài liệu • Đảm bảo tất các tài liệu được soạn thảo

theo tiêu chuẩn quy định.

Trên đây là những chỉ dẫn chính. Ban lãnh đạo công ty có thể đưa ra bất kỳ chỉ dẫn, yêu cầu hoặc nhiệm vụ nào.

Responsibilities and Authorities: Ensuring that processes needed for the quality management system are established, implemented and maintained. He is coordinating the establishment, implementation and maintenance of the QMS with the other department. The QMR has the authority to manage, monitor, evaluate and coordinate the QMS and to get any information related to the QMS direct from all parts of the company. This includes conducting internal audits on regular basis and additional audits whenever needed, visits and checks in the departments and divisions and communicating to the departments and divisions by meetings and in written / oral form. He is responsible for the quality management department. Reporting to Top Management (Director / Directors) on the performance of the quality management system and any need for improvement. The reporting is done at least once a year in the management review but shall be conducted at any time when the QMR thinks it is necessary. Ensuring the promotion of awareness of customer requirements throughout the organization. The QMR conduct document control which includes: • To maintain the documents • To distribute the documents • To ensure that all documents are in

accordance with the required standard (s).

The above mentioned is a main guidelines. Any other direction, request or task by management could be given from time to time.


28

Phụ lục 4/ Annex 4

Danh sách Đại diện Quản lý Chất lượng của 6 công ty

List of Quality Management Representative of 6 Companies

STT/ No.

Công ty/ Company

Họ và tên/ Name of QMR

Chức danh/

Position

1

Công ty CTN Bắc Ninh

Bac Ninh WS&DSC

NGUYEN DUC SAU

PHÓ GIÁM ĐỐC VICE DIRECTOR

2

Công ty Quản lý CTĐT Hải

Dương Hai Duong UPWMC

TRAN DAI HAI


3

Công ty Quản lý & Phát

triển HTĐT Vinh Vinh CIDM

DINH TIEN DUNG


4

Công ty CTN Trà Vinh

Tra Vinh WS&DSC

NGUYEN VAN QUY


5

Công ty CTN Cần Thơ

Can Tho WS&DSC

PHAN THI THIEN


6

Công ty CTĐT Sóc Trăng

Soc Trang UPWC

VUONG VAN VIET



29

Annex 5 Kiểm Soát Tài liệu Quy Trình Tác nghiệp Chuẩn (biểu mẫu)

SOP Document Control (template)

1. Khái quát chung 1. General

Tài liệu được đề cập ở đây được dùng để chỉ dẫn ai làm việc gì đó. Các bảng số liệu kỹ thuật cũng thuộc phạm trù này.

Documents meant here are to instruct somebody to do something. Technical data sheets are also in this category.

Kiểm soát hồ sơ được đề cập trong Quy trình kiểm soát hồ sơ.

Record control is discussed in record control procedure.

Có 1 cán bộ chuyên lưu giữ tài liệu. Người lưu giữ tài liệu chịu trách nhiệm quản lý tài liệu. Trong trường hợp những người khác hoặc các phòng ban khác có lilên quan đến Quy trình Kiểm soát tài liệu thì cán bộ quản lý tài liệu sẽ điều phối công việc theo Quy trình và sẽ tiến hành công tác kiểm soát tài liệu theo Quy trình mới hoặc sửa đổi Quy trình hiện hành.

Documents have a document holder. This person is responsible for the document. In case other persons or departments are involved in the procedure he will coordinate the work on the procedure and will approach document control for a new procedure or for a revision of an existing procedure.

Các tài liệu được kiểm soát phải được đóng dấu mầu ghi rõ là “tài liệu được kiểm soát”. (Có thể sử dụng một loại giấy đặc biệt để in tài liệu, loại giấy này do bộ phận kiểm soát tài liệu quản lý dung để in tài liệu)

Controlled documents are such, which have colored stamp “controlled document” on it. (Alternative use paper with water sign or color, which is controlled by document control function)

2. Nhận dạng tài liệu 2. Document Identification

Mỗi tài liệu sẽ được nhận dạng theo tên tài liệu, số tham chiếu, lần sửa đổi và ngày bắt đầu.

Each document is identified by its name, its ID number, its revision number and the date of commencement.

Những mục như tên, số tham chiếu, lần sửa đổi sẽ xuất trên mỗi trang cũng như số thứ tự trang và tổng số trang của tài liệu. Vì vậy, những mục này nên được đặt tại phần đầu hoặc cuối trang của tài liệu.

The name, number, revision number should appear on each page, as should page and total number of pages of the document. Therefore these items should be placed in the header or footer of the document.

3. Số tham chiếu của tài liệu 3. Document ID number

Số tham chiếu sẽ được lấy theo hệ thống để loại trừ khả năng 2 tài liệu có cùng số tham chiếu. Ngoài số tham chiếu của tài liệu thì thông tin về loại tài liệu cũng cần thiết (như P chỉ tài liệu thuộc loại Quy Trình, WI chỉ tài liệu thuộc loại Chỉ dẫn công việc, F chỉ tài liệu thuộc loại biểu mẫu, TS chỉ tài liệu thuộc loại tài liệu kỹ thuật…). Thông tin về Phòng ban chịu trách nhiệm cho Quy trình đó cũng có thể được đưa vào (như: PR là Phòng Sản xuất, MA là Phòng Duy tu & Bảo dưỡng, HRD là Phòng Nhân sự, MAR là Phòng Maketing, PUR là Phòng Mua sắm v.v…).

The number should follow a system which does exclude the possibility to find two documents with the same number. Beside a number it could include information on the type of document (e.g. P for procedure, WI for work instruction, F for formsheet, TS for technical sheet, etc.). It can have also information on the department responsible for the procedure (e.g. PR production, MA maintenance, HRD for HRD, MAR for marketing, PUR for purchasing, etc.).


30

Số tham chiếu của tài liệu sẽ bao gồm cả chữ và số

P-PR-1,

P-PR-2

P-PR-1-F1

Or

P-F1

P-1

P-2

The ID number of the document will be a combination of letters and numbers.

P-PR-1,

P-PR-2

P-PR-1-F1

Or

P-F1

P-1

P-2

Kiến nghị các công ty nhỏ nên sử dụng hệ thống tham chiếu tài liệu mà không cần thông tin xác định về phòng/ban chịu trách nhiệm Quy trình.

The system without identification of the department is recommended for small companies.

4. Danh mục tài liệu tổng thể 4. Document Master List

Tất cả tài liệu gửi đi sẽ phải được đăng ký vào trong danh mục tài liệu tổng thể, gồm các thông tin như: số tham chiếu, lần sửa đổi mới nhất, ngày sửa đổi mới nhất, cán bộ quản lý tài liệu và người nhận tài liệu.

All documents distributed are registered in a document master list with ID number, latest revision number, latest revision date, document holder, and distributed to whom.

5. Quy trình lập tài liệu mới và thay đổi tài liệu 5. Process for establishment of new documents and for changing of documents

• Lập tài liệu mới/xem xét tài liệu cũ (cán bộ quản lý tài liệu)

• Develop new/review old document (doc holder)

• Gửi cho Bộ phận kiểm soát tài liệu để đăng ký (cán bộ quản lý tài liệu)

• Send to document control function for registration (doc holder)

• Cho số tham chiếu, lần sửa đổi của tài liệu mới, thay đổi lần sửa đổi đối với tài liệu cũ (Bộ phận kiểm soát tài liệu)

• Give ID number, revision number for new doc, change revision number for existing document (doc control)

• In tài liệu và yêu cầu các Phòng ban ký nhận • Print document, and ask for signature from departments

• Ký nhận (các phòng ban) • Signature (departments)

• Phôtô theo số lượng yêu cầu. • Photocopy in required number

• Dùng con dấu mầu để đánh dấu là “tài liệu đã kiểm soát”

• Mark as “controlled document” with colored stamp

• Gửi tài liệu cho các phòng/ban liên quan • Distribute to defined departments

• Trong trường hợp sửa đổi tài liệu mới thì phải thu hồi tất cả các bản sửa đổi trước đây bằng cách sử dụng biểu mẫu…

• In case of new document revision take all old revisions of document back using form sheet ….

• Đăng ký tất cả các tài liệu gửi đi vào danh mục tài liệu tổng thể.

• Register all distributed documents in document master list


31