Должностная папка Офис-менеджераthm.su/media/upload/pdf/2015-06-15-091006-4202.pdfОфис - менеджер Продукт поста: Функционирующий

Последняя редакция: 30.03.2016

Должностная папкаОфис-менеджера

Ф.И.О.

Офис - менеджер

Продукт поста: Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами иснабжённый всем необходимым

Название поста


Цель компании

Создать удобный сервис для организации стажировки и отдела повышения квалификации, длятого, чтобы ответственные за эти области могли быстро организовывать свою работу и обучениеперсонала!

Цель поста

Организация коммуникационных систем, введение в действие установленных маршрутов, длятого чтобы все сообщения обрабатывались быстро и правильно. Распределениекорреспонденции до места назначения, быстрая обработка. Обеспечение жизнедеятельностиофиса.

К какому отделу относится

2 отдел Коммуникаций

Список обязанностей

Прием входящих звонков и распределение их по назначению●

Встречать посетителей компании●

Поддержание в работоспособности все средства коммуникации в компании●

Сортировка и регистрация входящих документов●

Оформление и подписание договоров с клиентами и поставщиками●

Отправка актов клиентам●

Отправка и получение документов по почте●

Подготовка различных документов по запросу руководителя●

Ведение табеля рабочего времени●

Курьеры и уборщица, контроль их работы●

Обеспечение канцелярией●

Заправка и покупка картриджей●

Продукт поста

Функционирующий офис, с организованными коммуникационными системами и снабжённыйвсем необходимым

Статистика поста

Нормальная деятельность, если по всем обязанностям хорошее положение дел.

ЧП и ниже - при возникновении чрезвычайных ситуаций.



Должностная инструкцияСтруктура отделения

Взаимосвязь с производственным циклом отдела



Прием входящих звонков и распределениеих по назначениюОфис-менеджер должен находится на своем рабочем месте, чтобы незамедлительно отвечать навходящие звонки и распределять их по назначению.



ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ

Все входящие звонки приняты и направленны нужным сотрудникам.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:1. Переключить телефонный звонок на нужного сотрудника.

2. Записать информацию, для того, чтобы после передать все конкретному сотруднику, аименно:

название компании●

ФИО звонившего●

контактный номер телефона●

краткое описание ситуации, вопрос, др.●

3. В случае, если вы отлучились с рабочего места в момент поступления звонка на телефон,обязательно перезвоните и узнайте причину звонка. После проделайте либо действие 1, либодействие 2.

Встречать посетителей компанииОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТ

Посетители, с уделённым вниманием, направленные к нужным сотрудникам.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:



1. Необходимо встречать всех посетителей пришедших в компанию.

2. Уточнить цель посещения офиса.

3. Предлагать кофе или чай, по их желанию. Подавать к горячим напиткам угощения.

4. Выяснить у сотрудника, к которому пришёл посетитель, о том, куда проводить гостя.

5. Проводить гостя в нужное место либо предупредить о необходимости подождать нужногосотрудника.

6. Поддерживать в наличии угощения для посетителей:

чай черный●

чай зеленый●

кофе●

молоко●

лимон●

сахар●

десерт ●

Поддержание в работоспособности всесредства коммуникации в компанииОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТВсе коммуникационные средства компании, в работающем состоянии.




1. Контролировать наличие денежных средств на балансе сотовой связи,CRM - системы и чтобы во время был оплачен интернет.

Это очень важно, для того, чтобы поддерживать в рабочем состоянии коммуникационные линиикомпании.

И своевременно подавать на фин.план(ФП) ЗРС с данными о необходимости пополнения балансаили внесении оплаты по счету.

2. Контроль работы "Трех корзин"

Важно еженедельно инспектировать работу "Трех корзин".

Обходить все рабочие места штатных сотрудников и проверять - соответствует ли правилам (см.Оргполитика) наполнение лотков сотрудников, чтобы все три лотка были подписаны:

входящие;●

отложенные;●

исходящие.●

Если наблюдается несоответствие - нужно в письменной форме уведомить данного сотрудника иРуководителя отдела инспекции и докладов.

Для того, чтобы данного сотрудника направили в отдел обучения, для изучения работы Трехкорзин, после чего он сумеет уладить и настроить правильную работу корзин на своем рабочемместе.



Сортировка и регистрация входящихдокументовОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТВсе входящие документы отсортированы и переданы нужным получателям.


1. Отсортировать полученные документы:

Документы от клиентов:

счет-фактуры, акты - передать Бухгалтеру по работе с дебиторской задолженностью.●

договоры - зарегистрировать в Журнале движения договоров, положить в соответствующую●

папку.

Документы от поставщиков:

счет-фактуры, акты - Бухгалтеру по работе с кредиторской задолженностью.●

договоры - зарегистрировать в «Журнале движения договоров» и вложить в соответствующую●

папку с договорами.

Письма с налоговой - не вскрывая конвертов передать Бухгалтеру.



Оформление и подписание договоров склиентами и поставщикамиОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТОформленные договоры обработаны согласно правилам компании и помещены на отправку.

Полученные договоры, оформлены согласно установленным правилам.


1.О необходимости подписать договор с Клиентом, Менеджеры делаютзапись в «Журнале движения договоров».

К заявке обязательно должны быть подколоты реквизиты компании (проверяем указан ли e-mailи почтовый адрес компании).

Если реквизиты отсутствуют, то необходимо вернуть запрос обратно менеджеру (от которогопоступило поручение на создание договора).

На каждую услугу компании существует отдельный шаблон договора (файлы шаблоновподписаны в соответствие с названием услуги, находятся в папке Офис-менеджера - "Договор").

2. Оформление договора

а. Обязательные строки для заполнения:

Дата составления договора;●

Название компании/ ИП ФИО;●

На основании Устава/доверенности №_;●

срок действия договора;●

Реквизиты компании /ИП ФИО;●

б. После оформления, договор распечатывается в двойном экземпляре, подписывается уИсполнительного директора, ставится печать на последнем листе.



в. Сканировать договор и сохранить во 2 отдел коммуникаций в папку «Договоры», дополучения, подписанного со стороны Клиента или Поставщика.

г. Отправить скан на подпись контактному лицу на электронный адрес (указанный в карточкеклиента, прикрепленной к договору) и добиться его подписания.

д. Отметить в «Журнале движения договоров» дату отправления.

г. Подколоть к договорам листок с почтовым адресом и положить в лоток "Письма на отправку".

3. Оформление полученных договоров (сканированные)

а. Когда будет получен скан с подписью и печатью Клиента, сохранить его в папку«Договоры\Подписанные».

Проверить, чтобы на договоре стояла печать соответствующая реквизитам.

б. Отметить в «Журнале движения договоров» дату получения.

4. Оформление полученных договоров (оригиналы)

а. Зарегистрировать в "Журнале движения договоров".

б. Поместить в папки для хранения договоров.

Отправка актов клиентам1. Подписываем, ставим печати и сканируем акты.

2. Отправляем клиентам, указанным в актах. (Адреса берём в карточкахорганизаций).

3. Отправленные акты перемещаем в папку «Отправленные» (находится в папке«АКТЫ НА ОТПРАВКУ»). Для того, чтобы завтра, не отправить повторно.

Отправка и получение документов по



почтеОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТПисьма на отправку своевременно отправлены.

Полученные письма из а/я рассортированы и вручены получателям.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:Отправка и получение писем производится по вторникам.

Если по какой-либо причине, в очередной вторник не получилось осуществить, даннуюобязанность, то делаем её в следующий рабочий день.

1. Подготовка писем к отправке

а. Берём все письма к отправке из лотка "Письма на отправку".

б. Адреса на конвертах распечатываем в программе PS

Инструкция по работе в программе "PostScriptum":

1. Программа находится на сервере, с помощью сотрудника IT должен установить ее,ярлык на рабочий стол.

Запустить программу.

2. Занесение в программу названий организаций, адреса и индекса (если отсутствует впрограмме).

Данные брать из карточки организации прикрепленной к письму (см.Оргполитику).

При отсутствии карточки, вернуть документ и дать поручение предоставить адрес,ответственному за клиента менеджеру.

Письмо отложить до следующей отправки.

3. Если в PS уже ранее внесен почтовый адрес контрагента, то находим его через"Поиск".

4. Выделение флажками организаций (адресатов) и вывод на печать конвертов.

5. Можно формировать списки писем на отправку (в программе).



6. Класть чистые конверты в принтер и отправляем на печать.

в. Вкладывать в каждое письмо на отправку (кроме писем налоговой) материалы попродвижению, которые предоставляет руководитель отдела маркетинга и продвижения.

г. Подготовить доверенности на получение писем, бандеролей, посылок (за день) от компании.

2. Подготовка заказных писем

а. Отправлять по заявкам менеджеров.

б. За одну отправку не более 5 писем.

в. Квитанции полученные на Почте России по заказным письмам крепить на листок и убиратьна хранение в папку "Учета заказных писем".

3. После того как все конверты напечатаны необходимо сделать следующее:

а. Распределение документов по конвертам. Ценные письма готовить в открытом виде,прилагая опись.

б. Каждое письмо необходимо взвесить, используя весы.

в. Приклеить соответствующую тарифу сумму марками.

4. Оформление заказа на покупку конвертов и марок

Необходимо контролировать наличие марок и конвертов. Поэтому после завершения обработки,очередной партии писем, определить сколько необходимо закупить ещё марок и какойстоимости.

Составить ЗРС на получение денег в отдел бухгалтерии.

После того, как фин.план одобрит и выделит деньги на покупку марок и конвертов, приочередном посещении Почты, купить марки.

Вернуть сдачу в кассу компании.

5. Отправка писем



а. Контроль наличия подписанного договора с Почтой России на абонентский ящик

Необходимо держать под контролем срок действия договора с Почтой России на абонентскийящик.

К моменту, когда срок действия будет завершен, нужно незамедлительно подписать новыйдоговор в нашем отделении почты, в трех экземплярах и оплатить годовое обслуживаниеабонентского ящика.

б. Готовые конверты относим на почту.

в. Простые письма сбрасывать на почте в ящик.

г. Заказные и с описью сдавать операционисту на почте.

д. Получить у операциониста квитанции и описи писем.

6. Обработка полученных квитанций

а. Отметить номера квитанций в файле «Квитанции отправленных писем» и прикрепляемквитанции и описи к листку «учета заказных писем».

б. Нажать кнопку «Сохранить как» и написать новое имя файла «Квитанции отправленныхписем _сегодняшняя дата.xlc».

в. Внести номера квитанций (те номера, по которым на сайте почты России можно отследитьотправление) и наименование получателя.

Дата Квитанция Получатель17.10.13 11512780151384 Технониколь17.10.13 11512780151385 Иванов А.А.

Инструкция по отправке писем через «EMS Russian Post»

1 вариант:

Необходимо пойти на «Почту России».1.Взять у оператора конверт и бланки для EMS отправлений.2.Заполнить бланки, запечатать документы в конверт.3.Передать все оператору и оплатить.4.



2 вариант:

Вызвать курьера по телефону 8-800-200-50-55 или заполнить заявку на сайте 1.http://www.emspost.ru/ru/get_courer/Передать документы курьеру и оплатить доставку. Стоимость отправления документов весом2.до 100 г из Иркутска в Белоруссию – 780 руб. Срок доставки 10-11 дней. Вызов курьерабесплатно.

Подготовка различных документов позапросу руководителяОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТВ срок изготовленные документы, в соответствии с запросом руководителя.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ:По запросу Руководителя подготавливать различные документы, такие как:

договора●

доверенности●

презентации●

отчеты●

информационные письма●

1. Обращаем внимание на срок, в течении которого нужно успеть выполнить задание.

2. Создаем необходимые документы.

3. Распечатываем либо отправляем по e-mail, в зависимости от запроса.

Ведение табеля рабочего времени



ОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТОформленный "Табель учета рабочего времени", переданный в бухгалтерию.


1. Табель учета рабочего времени применяется для контроля за соблюдением работникамирежима рабочего времени и начисления заработной платы.

Табель составляется 2 раза в месяц в одном экземпляре, 5 числа и 15 числа каждого месяца.

2. Берём шаблон табеля (в xls), находится в папке «Бланки».

3. Берём журнал "Переклички" за предыдущий месяц, у Руководителя отдела инспекции идокладов, и снимаем с него копию.

4. Заполняем табель.

Инструкция по заполнению:

а.Табель ведется в алфавитном порядке.

б. У каждого сотрудника свой табельный номер.

Если на какого-либо сотрудника, сейчас отсутствует номер, необходимо запросить уКадровика.

в. В 4 графе (см. Приложение 1 – 3) отведены 4 строки (по две за каждую половину месяца).Верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочеговремени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или не отработанноговремени (в часах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При заполнении первой половины месяца в столбце верхней строки за первый деньпроставляется буквенное условное обозначение (код), в столбце под ним (второй строки) –количество часов отработанного времени. Аналогично заполняются второй и остальные из 15



дней первой половины месяца. Точно также заполняется третья и четвертая строки за периодработы во второй половине месяца.

При заполнении табеля, нужно будет сверять данные по сотрудникам сжурналом "Переклички".

г. В 5-й и 6-й графах суммируются отработанные дни и часы за первую, вторую половинымесяца (5 графа) и месяц в целом (6 графа).

д. Если сотрудник находится в отпуске, выходные дни не отмечаются, так как они входят вколичество календарных дней отпуска.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени приведены ниже:

8 – полный рабочий день (8 часов);●

0 – отсутствовал;●

БЛ – больничный лист;●

ОТ – ежегодный оплачиваемый отпуск;●

О – отгул;●

Я – работа в дневное время;●

Р – отпуск по беременности и родам;●

Н/Я – не явился на рабочее место;●

Х – уволен;●

ОК – уход за ребенком;●

У – учебный отпуск, сессия;●

ОЖ - Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет;●

ПР – прогул;●

В – выходные дни, праздничные нерабочие дни.●

5. Заполненный табель подписывается исполнительным директором и менеджером поперсоналу (см. Приложение 1 «обязательные строки для заполнения») и передается вбухгалтерию. 5 числа - табель не подписывать!

Курьеры и уборщица, контроль их работыКурьер1. Все полученные заявка на курьера регистрируются в Журнале заявок на курьера.

2. Подготовить доверенности, если нужно для получения чего либо для нашей компании.



3. Все зарегистрированные заявки кладутся во входящий лоток Курьеру в 12.00. И убедиться втом, что Курьер принял их к исполнению.

4. Обработка вернувшихся бланков (от Курьера).

Уведомить заказчиков о результатах доставки или "не доставки".●

Бланки положить в папку по курьерам.●

5.

Уборщица1. Контролировать наличие чистых бланков в кабинетах, которых моет полы уборщица. Для того,чтобы выполненную работу можно было фиксировать.

2. Если кабинеты не убираются, выяснять причину и делать соответствующую запись в бланке.

3. В начале каждого месяца подавать данные по работе уборщицы в отдел бухгалтерии дляначисления оплаты.

Обеспечение канцеляриейЗаказ канцелярииКанцелярия приобретается по необходимости, но не чаще 1 раза в месяц.

В течении месяца, фиксировать все запросы на канцелярию.

1 го числа составляем ЗРС о необходимых покупках.

Для утверждения список подаётся на финансовое планирование, которое проходит почетвергам.

После утверждения списка покупаем необходимую канцелярию, на утверждённую сумму.

Список, того, что можно заказывать:

штамп 3 строчный●



маркер●

карандаш простой●

ластик●

штрих●

ножницы●

линейка●

папки скоросшиватели●

бумага●

степлер●

калькулятор●

тетрадь●

ручки●

скрепки●

скобы●

лотки для бумаг●

почтовые конверты●

заправка для печати●

Заказ бумагиЗаказывать бумагу нужно в КанцЛидере (53-50-00), с доставкой.

Оплата по безналу.

Бесплатная доставка при заказе от 1000 рублей.

Поэтому совместно с бумагой заказываем одобренную канцелярию.

Всегда должна быть в наличии нераспечатанная коробка бумаги (5 упаковок).

Заправка и покупка картриджейОЖИДАЕМЫЙ РЕЗУЛЬТАТВо всех принтерах компании, всегда заправленные картриджи.



СМЕНА КАРТРИДЖАЕсли необходимо сменить картридж, то :●

1. Печатаем один лист, чтобы на нем отобразилось качество печати

2. Оборачиваем картридж этим листом и убираем в место хранения картриджей, такимобразом будет ясно в каком состоянии картридж.

Таким образом, все картриджы, которые нужно заправить, будут завёрнуты в такой лист,тем самым Заправщику будет видно, что именно с картриджем.

ВЫЗОВ МАСТЕРАВыяснить, требуется ли заправка картриджей в каком-либо офисе компании.●

Вызвать заправщика, сообщить ему какие принтеры заправлять.●

ПОКУПКА НОВЫХ КАРТРИДЖЕЙ1. Для покупки, подаём ЗРС на финплан.

2. Если не одобрили, выкручиваемся как можем, но принтеры должны печатать!!!)

3. После одобрения, покупаем, в Технопоинт http://technopoint.ru/

Для модели P1102 - подходит NV-PRINT CE285A - 610 р.●



Для модели M1005 - подходит CS-Q2612A - 530 р.●

Для модели M1212 - подходит CG-CE285A - 790 р.●

Documents

Должностная папка Офис-менеджераthm.su/media/upload/pdf/2015-06-15-091006-4202.pdfОфис - менеджер Продукт поста: Функционирующий