Microsoft Office 業務に役立つ！活用術Word 2013　ビジネス文書_業務効率アップ

（自治体）

Microsoft Office 業務に役立つ！活用術

M

目 次健康診断のお知らせ（案内文）を効率的に作成する....................................................1

Lesson1.段落書式を設定する...............................................................................2 配置の変更（右揃えと中央揃え）................................................................3 インデントの設定（字下げ・左右インデント・ぶら下げインデント）.............3 箇条書きと段落番号の設定..........................................................................5 行間隔の変更.............................................................................................7

Lesson2．文字書式を設定する.............................................................................8 文字書式の設定..........................................................................................8

Lesson3．差し込み印刷を活用する......................................................................9 差し込み文書の作成...................................................................................9

申込書を（表）を効率的に作成する........................................................................12Lesson4．表を作成・編集する...........................................................................13

表の作成と編集........................................................................................13Office Web Apps を利用する................................................................................18

Lesson5．Word Web App を利用する................................................................18

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健康診断のお知らせ（案内文）を効率的に作成する

案内状やお知らせ文などは、多くの場合 Word を利用して作成します。これらの文書は、

読み手に重要なポイントが伝わるように工夫することが大切です。Word 2013 を使うと、

スピーディな作業で読み手が分りやすい文書にすることができます。

＜完成例＞

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Lesson1.段落書式を設定する

「段落書式」を効果的に設定すると、案内状やお知らせ文を読みやすくすることができ

ます。段落書式には、中央揃え・右揃えなどの配置、インデント、タブ、箇条書き、行間

隔などがあります。

段落書式は、［ホーム］タブや［ページレイアウト］タブの［段落］グループにあるボ

タンや［段落］ダイアログボックスを使用して設定します（インデントやタブは、ルー

ラーを使って設定することもできます）。

はじめに、Word の編集作業をしやすくする設定を行いましょう。

［ホーム］タブの［段落］グループにある［編集記号の表示/非表示］　　　を「オン」

にすると、全角スペースやタブなどの編集記号が表示されます。

また、［表示］タブの［ルーラー］チェックボックスを「オン」にしてルーラーを表示

するとインデントやタブ位置を確認できます。

［ホーム］タブの［段落］グループ

［ページレイアウト］タブの［段落］グループ

ルーラー

インデントマーカー

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配置の変更（右揃えと中央揃え）

・文書の定型の形式に合わせて、日付と発信者をまとめて右揃えにします

・文末の「お問い合わせ先」にも右揃えを設定します（［F4］キーの活用）

・表題（タイトル）を中央揃えにします

① 1 行目の左余白にマウスポインタを移動

し、クリックします。

② ［Ctrl］キーを押しながら 3 行目の左余白

でクリックします。

③ ［ホーム］タブの［右揃え］　　　をク

リックします。

④ ［Ctrl］＋［End］キーを押し、文末の「お

問い合わせ先…」の行にカーソルを移動し

て［F4］キーを押します。

※ ［F4］キーは、直前のコマンド（命令）を

繰り返すときに使います。

⑤ 表題「骨粗しょう症予防検診のご案内」

の行にカーソルを移動し、［ホーム］タブ

の

［中央揃え］　　　をクリックします。

インデントの設定（字下げ・左右インデント・ぶら下げインデント）

・「舞黒市では…」から「…ご予約ください。」までの段落を 1 文字、字下げします

・「お願い…」で始まる段落に左右のインデントを各 2 文字に設定します

・「お願い…」で始まる段落に 4 文字のぶら下げインデントを設定します

① 「舞黒市では…」の行の左余白にマウスポ

インタを移動し、「…ご予約ください。」

の行

までドラッグして選択します。

② ［ホーム］タブの［段落］の［ダイアログ

ボックス起動ツール］　　をクリックしま

す。

③ ［段落］ダイアログボックスの［最初の

行］の▼をクリックし、［字下げ］を選択

します。

［Ctrl］キー+クリック

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④ ［幅］が「1 字」であることを確認し、

［OK］をクリックします。

⑤ 選択した段落の 1 行目の先頭が、1 文字分

字下げされました。

⑥ ル ー ラ ー の ［ 1 行目の イ ン デ ン ト マ ー

カー］が１字の位置に移動したことを確認

します。

⑦ 「お願い…」で始まる段落にカーソルを移

動します。

※ 「お願い…」で始まる段落であれば、どこ

でも構いません。

⑧ ［ページレイアウト］タブの［左インデン

ト］と［右インデント］ボックスに「２」

字と設定します。

⑨ 「お願い…」で始まる段落が左右とも２文

字分内側に調整されました。

⑩ ［ページレイアウト］タブの［段落］の

［ダイアログボックス起動ツール］　　を

クリックします。

⑪ ［段落］ダイアログボックスの［最初の

行］の▼をクリックし、［ぶら下げ］を選

択します。

⑫ ［幅］を「4 字」に設定し、［OK］をク

リックします。

⑬ 「お願い…」で始まる段落の２行目以降の

先頭が、4 文字分字下げされました。

⑭ ルーラーの各インデントマーカーの位置を

確認します。

Skill UP：段落内で改行する「お願い…」で始まる段落の「ご不便を…」の位置から改行したいが、段落を変えず

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にぶら下げインデントの設定を活かしたいという場合は、段落内改行を活用します。

① 「ご不便を…」の「ご」の左側にカーソル

を移動します。

② ［Shift］+［Enter］キーを押します。

③ 「…しています。」の後ろに段落内改行記

号の「↓」が表示され、ぶら下げインデン

トの位置に改行されたことを確認します。

※ ［Enter］キーで改行すると段落が変わっ

てしまうので、前段落に設定した段落書式

が引き継がれます。

箇条書きと段落番号の設定

段落の先頭に記号や番号を付けると、重要な箇所を読みやすくすることができます。

箇条書きや段落番号など使用することが多い書式は、マウスポインタをリボンまで

移動せずミニツールバーから設定することができます。

・「日時…」から「場所…」の段落の先頭に任意の記号（行頭文字）を設定します

・「問診…」から「健康相談…」の段落の先頭に「1.2.…」の段落番号を設定します

① 「日時…」から「場所…」の段落を範囲選

択します。

② 選択範囲の近くに表示されるミニツール

バーの［箇条書き］の▼　　　をクリック

します。

③ 任意の記号をクリックします。

2010 からミニツールバーのボタンでも設定前

に結果がプレビューされるようになりまし

た。

④ 選択した段落の先頭に選択した記号が設定

されたことを確認します。

⑤ 「問診…」から「健康相談…」の段落を範

囲選択します。

⑥ ミ ニ ツ ー ルバー の ［ 段 落 番 号 ］ の ▼

をクリックします。

⑦ 「1.2.…」の段落番号を設定します。

⑧ 選択した段落の先頭に「1.2.…」の段落番

［Shift］+［Enter］キー

ミニツールバー

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号が設定されたことを確認します。

Skill UP：タブとリーダーを設定する［Tab］キーを利用して文字列の位置を揃える機能を「タブ」といいます。タブで配

置される文字の位置や種類を変更したり、間隔に「…」などのリーダーを設定するこ

とができます。

「問診…」から「健康相談…」の段落にあらかじめ設定したタブの位置を「 10 字」

の位置に変更し、「…」のリーダーを設定して、項目と説明をより読みやすくします。

① 「問診…」から「健康相談…」の段落を選

択します。

② ［ホーム］タブの［段落］の［ダイアログ

ボックス起動ツール］　　をクリックしま

す。

③ ［段落］ダイアログボックスの［タブ設

定］

　　　　　　　　をクリックします。

④ ［タブとリーダー］ダイアログボックスの

［タブ位置］に「10」と入力します。

⑤ ［リーダー］の(5)をクリックし、［OK］

をクリックします。

⑥ タブ位置が 10 字に変更され、「…」の

リーダーが設定されたことを確認します。

※ ルーラーに左揃えのタブ記号 　が 10 字の

位置に設定されています。

行間隔の変更

・箇条書きと段落番号を設定した箇所の行間隔を 1.5 行に変更設定します

① 「日時…」から「場所…」の段落を範囲選

「→」の位置には、あらかじめ［Tab］キーでタブを設定している

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択し、［Ctrl］キーを押しながら「問診

…」から「健康相談…」の段落をドラッグ

して選択します。

② ［ホーム］タブの［行と段落の間隔］の▼

をクリックし、［1.5］をクリックしま

す。

③ 選択した範囲の行間が広がったことを確認

します。

Skill UP：段落前の間隔をあける複数行の段落の前や後の間隔をあけると、文章の内容の区切りを明確にすることがで

きます。

・「骨粗しょう症は、…」と「検診の予定は、…」の段落の前の間隔を広げます

① 「骨粗しょう症は、…」の段落を選択し、

［Ctrl］キーを押しながら「検診の予定

は、…」の段落を選択します。

② ［ページレイアウト］タブの［前の間隔］

に［0.5］と設定します。

③ 選択した段落の前が広くなったことを確認

します。

※ 段落の間隔は行間隔とは異なり、同じ段落

の行間は広がりません。

Lesson2．文字書式を設定する

案内文書のタイトルや締切日、強調したい箇所には、文字書式を設定します。文字書式は、

［ホーム］タブやミニツールバーにあるボタン、あるいは［フォント］ダイアログボッ

クスを使用して設定します。

文字書式の設定

・タイトルの文字サイズを大きくし、書体を変更します

・「無料」に太字・下線を付けて強調します

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① タイトル「骨粗しょう症予防検診のご案

内」を範囲選択します。

② ミニツールバーの［フォントサイズ］と

［フォント］の▼をクリックし、タイトル

にふさわしいものを選択します。

③ 「無料」を範囲選択します。

④ ミニツールバーの［太字］と［下線］をク

リックします。

⑤ 選択した箇所に文字書式が設定されまし

た。

Skill UP：書式のコピー複数設定した書式をまとめて活用するには、書式のコピー /貼り付け機能を使用しま

す。

・「無料」に設定した書式を「8月 23 日（金）まで」にコピーし目立たせます。

① 「無料」の文字列を範囲選択し、［ホー

ム］タブの［書式のコピー/貼り付け］を

クリックします。

② マウスポインタが　　　に変わります。

③ 「8月 23 日（金）まで」をドラッグしま

す。

④ 選択した箇所に書式がコピーされます。

※ 複数の箇所に書式をコピーするときは、

［書式のコピー/貼り付け］をダブルクリッ

クします。

解除するときは、［Esc］キーを押しま

す。

Lesson3．差し込み印刷を活用する

案内状やお知らせを複数の方に送るとき、1件ずつ宛先を入力するのは大変です。そのよ

うなとき、「差し込み印刷」機能を活用すると、Excel のリストから氏名など挿入できま

す。宛名ラベルを作成するときにも活用できます。

差し込み印刷では、差し込み印刷に使用するひな形の文書（メイン文書）と差し込むデー

タのあるファイル（Excel の住所録など）が必要です。

ドラッグする

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データファイルの中から、女性だけ、40歳以上だけといった条件に該当する方だけを抽

出することも可能です。

差し込み文書の作成

・「骨粗しょう症予防検診のご案内」の宛名に Excel の「健診用.xlsx」から 40歳以

上

の女性の氏名を「□様」の前に差し込みます。

※操作前に「健診用.xlsx」を開いて確認し、閉じておきましょう。

① 2 行目の「町田　順子」を削除します。

② ［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の

開始］をクリックし、［レター］をクリッ

クします。

③ ［宛先の選択］をクリックし、［既存のリ

ストを使用］をクリックします。

④ ［データファイルの選択］ダイアログボッ

クスの［ファイル名］に「健診用.xlsx」を

指定し、［開く］をクリックします。

⑤ ［テーブルの選択］ダイアログボックスの

内容を確認し、［OK］をクリックしま

す。

※ ［名前］に表示されているのは、ワーク

メイン文書

データファイル

差し込みフィールドを挿入表示される結果

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シート名です。

⑥ ［アドレス帳の編集］をクリックします。

⑦ ［差し込み印刷の宛先］ダイアログボック

スの［フィルター］をクリックします。

⑧ ［フィルターと並べ替え］ダイアログボッ

クスの［フィールド］の▼をクリックし、

［性別］をクリックします。

⑨ ［条件］が［と等しい］であることを確認

し、［値］に「女」と入力します。

⑩ 2 行目の左のボックスが［AND］であるこ

とを確認し、［フィールド］の▼をクリッ

クして、［年齢］をクリックします。

⑪ ［条件］の▼をクリックし、［>=］をク

リックします。

⑫ ［値］に「40」と入力し、［OK］をク

リックします。

⑬ ［差し込み印刷の宛先］ダイアログボック

スの［OK］をクリックします。

※ 設定した条件に一致しているレコードが表

示されていることを確認しましょう。

⑭ 2 行目の行頭にカーソルがあることを確認

し、［差し込みフィールドの挿入］をク

リック

して、［氏名］をクリックします。

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⑮ 2 行目に《氏名》と表示されたことを確認

し、［結果のプレビュー］をクリックしま

す。

⑯ 「町田　順子」と表示されたことを確認

し、［次のレコード］をクリックしながら

名前を確認します。

⑰ ［完了と差し込み］をクリックし、［文書

の印刷］をクリックします。

⑱ ［プリンターに差し込み］ダイアログボッ

クスの内容を確認します。

※ 印刷する場合は［OK］、印刷しないで閉じ

る場合は［キャンセル］をクリックしま

す。

［すべて］が選択されている場合、35枚印刷されます。

申込書を（表）を効率的に作成する

スケジュールの一覧を見やすくまとめたり、申込書を作成するときに項目をわかりやす

く区切るには、表を活用します。

Word 2013 には、表を作成・編集するための便利な機能が用意されています。

＜完成例＞

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Lesson4．表を作成・編集する

3 行×4列のような定形の表の作成は簡単ですが、申込書など記入文字数が項目によって

異なる場合は、不定形の表を作成することもよくあります。

表を作成した後に表示される［表ツール］を利用すると効率的に表の編集ができます。

表の作成と編集

・講習会申込書の 3 行目に以下の完成例を参考に、効率的な作業を意識して申込欄を

作成・編集しましょう（以下の操作手順は参考例です）。

① 講習会申込書（2 ページ）4 行目にカーソ

ルを移動します。

② ［挿入］タブの［表］をクリックし、3 行

2列の位置でクリックします。

※ ［表］のボックスをマウスでポイントす

ると、表が文書にプレビュー表示されま

す。

※ 表を挿入すると、［表］ツールの［デザイ

ン］タブと［レイアウト］タブが表示され

ます。

ここにあるボタンを使うと、効率的に表を

編集できます。

③ セルに画面ショットを参考に、項目を入力

します。

※ 表内の移動は、方向キー（［↓］キーな

ど）を使用すると便利です。［Enter］

キーを押すとセル内で改行されます。

④ 1列目と 2列目の境界線をポイントし、左

方向にドラッグします。

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⑤ 最下部の線をポイントし、下方向にドラッ

グします。

⑥ 　　（表の移動ハンドル）をクリックし、

表全体を選択します。

⑦ ［表］ツールの［レイアウト］タブの［高

さを揃える］をクリックします。

※ 3 行が同じ行高になりました。

⑧ 住所と電話番号の境界線をポイントし、下

方向にドラッグして住所欄を記入しやすい

ように広げます。

⑨ ［デザイン］タブの［罫線］をクリック

し、［罫線を引く］をクリックします。

⑩ マウスポインタが　　　の形になったこ

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＜設定例＞

とを確認し、「氏名」の右側のセルに縦に

2本の線を引いてセルを分割します。

※ 引き終わったら、［Esc］キーを押してマ

ウスポインタの形を戻します。

⑪ 作成したセルに「年齢」「才」と入力しま

す。

⑫ 1列目を選択し、［レイアウト］タブの

［両端揃え（中央）］をクリックします。

※ 列の選択は、列の最上部にマウスポインタ

を移動して　　の形になったらクリックし

ます。

⑬ 「年齢」のセルにカーソルを移動し、

［F4］キーを押します。

⑭ 「〒」のセルにカーソルを移動し、［レイ

アウト］タブの［両端揃え（上）］をク

リックします。

⑮ 「才」のセルにカーソルを移動し、［レイ

アウト］タブの［中央揃え（右）］をク

リックします。

⑯ 1列目を選択し、［ホーム］タブの［均等

割り付け］をクリックします。

⑰ 「年齢」のセルにカーソルを移動し、

［F4］キーを押します。

⑱ 表全体を選択し、フォントサイズを大きく

します。

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＜完成例＞

Skill UP：既存の表の活用Word では、作成済みの表の加工も簡単です。ここでは、申込書を作成する時間や手

間を軽減することを意識し、講習スケジュール表をコピーして活用します。

① 講習スケジュール（1 ページ）の表を選択

し、［ホーム］タブの［コピー］をクリッ

クします。

② 2 ページ 7 行目にカーソルを移動し、

［ホーム］タブの［貼り付け］をクリック

します。

③ 「開催日」のセルの左上をポイントして表

示されるガイドの　　をクリックします。

※ 挿入ガイドは 2013 からの機能です。

④ 挿入された列の項目欄に「参加希望」と入

力します。

⑤ 「参加希望」の列全体を選択し、［レイア

ウト］タブの［両端揃え（中央）］をク

リックします。

⑥ 表の右下にある□（表のサイズ変更ハンド

ル）をポイントし、右斜め下にドラッグし

ます。

※ 住民の方が記入しやすいように、行高を調

整

します。

⑦ 表内の任意のセルにカーソルを移動しま

す。

ドラッグ

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⑧ ［レイアウト］タブの［自動調整］をク

リックし、［ウィンドウサイズに合わせ

る］をクリックします。

⑨ 上の表と同じ幅に調整されました。

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Office Web Apps を利用する

SharePoint と合わせてご利用される場合は、SharePoint Online のチームサイトや、従

業員向けクラウドストレージ OneDrive for Business※ に保存されたドキュメントを

Web ブラウザーで作成、表示、編集できる、Office Web Apps を利用することができま

す。Office Web Apps には、Word、Excel、PowerPoint、OneNote があります。

Office Web Apps を利用するには、Office 365 にサインインし、ファイルをオンライン

に保存します。

※OneDrive for Business は、法人・団体向けに、管理者による一元管理が可能なクラウドス

トレージサービスを提供します。

Lesson5．Word Web App を利用する

① Office 365 にサインインします。

② Office 365 のポータル画面が表示されます。

③ 画面右上のメニューから OneDrive を選択します。

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④ 保存されている Wordファイルを選択します。

⑤ Word Web App が表示されます。

⑥ ［ドキュメントの編集］タブより［Word Web App で編集］を選択します。

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⑦ Microsoft Word Web App が表示されます。

⑧ 文字の入力、リボンのコマンドなどを利用して編集します。

Skill UP：Word Web App のリボンWord Web App で利用できる機能は以下のとおりです。

［ホーム］タブ

［挿入］タブ

［ページレイアウト］タブ

［表示］タブ

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