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1. Controle de exercício

Para realizar lançamentos e emitir relatório o módulo Contabil obriga a criação de exercícios, que na verdade representam os anos de atividade da empresa. Confira algumas dicas sobre este controle.

1.1. Criação de novo exercício

A criação de um novo exercício pode ser realizada a qualquer momento, mesmo sem ter encerrado o exercício anterior. Para realizar a criação siga abaixo:- Acesse o menu Utilitários / Seleção e Exercício - Clique na opção Criar novo Exercício- Para que os cadastros sejam copiados, marque o exercício anterior ao lado esquerdo da tela.- Informe o ano do exercício- Clique no botão Confirmar para criar a base.- Automaticamente será habilitada a tela de parâmetros, feche essa tela.- Retornando na tela de seleção, marque o exercício desejado e bom trabalho.

Imagem 1 – Tela de seleção de Exercício

Imagem 2 – Tela de Criação de Exercício

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1.2. Exclusão de exercício

Da mesma forma que criado um exercício também pode ser excluído a qualquer momento, veja a seguir como realizar este processo, porem antes realize um backup e tenha a certeza que este exercício pode realmente ser excluído.

- Acesse o menu Utilitários / Seleção e Exercício e selecione outro exercício da empresa.- Acesse o menu Lançamentos / Partida dobrada e confira se o exercício em uso não é o exercício a ser excluído.- Agora para excluir, acesse o menu Utilitários / exclusão de exercício, marque o que deseja excluir e confirme.

Imagem 3 – Tela de Exclusão de Exercício

1.3. Encerramento de exercício

Após concluir os lançamentos do ano é necessário encerrar o saldo e transferir para o ano seguinte.

- Acesse o menu Utilitários / Encerramento do Exercício- Informe a data de encerramento (Ex: 31/12/2012)- Confira a conta e o histórico de encerramento e confirme.

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Imagem 4 – Tela de encerramento do Exercício

1.4. Abertura de exercício

Para realizar a abertura do próximo exercício e a transferência dos saldos, não há necessidade de criar ou acessar o exercício a ser aberto, apenas siga os passos:

- Acesse o menu Utilitários / Abertura de exercício, dentro do mesmo exercício que foi encerrado- Informe a data de abertura (Ex: 01/01/2013)- Confira a conta e o histórico de abertura e confirme.- Realizando esse processo automaticamente o sistema vai criar o exercício aberto, copiar os cadastros do exercício anterior e transferir o saldo necessário para controle dos exercícios.

Imagem 5 – Tela de Abertura de Exercício

2. Empresa modelo

Junto com o sistema Office encaminhamos em todos os módulos uma empresa modelo que contem alguns cadastros que facilitam a utilização do sistema. Confira abaixo quais são esses cadastros e como utiliza-los.

2.1. Dados da empresa modelo

Nossa empresa modelo contem sempre um exercício com os cadastros atualizados, recentemente adicionamos o exercício 2013 que contem o cadastro completo e atualizado do Plano de contas, parâmetros e os totalizadores da DRE, DFC, DVA e DRA.

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2.2. Duplicação de dados da empresa modelo

Para utilizar esses cadastros da empresa modelo:

- Acesse o menu Utilitários / Duplicar informações.- Informe o código da empresa modelo e a frente no campo Ano base informe o exercício 2013- Marque abaixo a(s) empresa(s) para aonde deseja duplicar e a frente selecione o exercício de cada empresa. ** Atenção: Caso a empresa já contenha lançamentos não é recomendado a duplicação do cadastro do plano de contas e parâmetros.- Ao lado direito marque as opções de duplicação conforme a imagem 6.- Confirme a duplicação dos dados.

Imagem 6 – Tela de duplicação de informações

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3. Parâmetros da empresa

Para que o contabil funcione corretamente, seus relatórios impressos com saldo correto é necessários que as configurações da empresa estejam correto, para isso, no menu utilitários temos a opção Parâmetros da empresa. Confira abaixo alguns campos importantes desta tela.

Imagem 7 – Tela dos Parâmetros da empresa

3.1. Mascara do plano de contas

Mascara da empresa modelo: 123344555

Conta de 1º grau: 100000000Conta de 2º grau: 110000000Conta de 3º grau: 110100000Conta de 4º grau: 110101000Conta de 5º grau: 110101001

E esta conta: 210108089 é de __________

3.2. Tipo de Fechamento

Este campo determina o saldo a ser impresso no balanço patrimonial e outros que não possuem período, somente data de emissão.

Caso deseje emitir um balanço do 1º trimestre, não precisa encerrar ele, basta preencher como trimestral neste campo e emitir o relatório com data de 31/03.

No final do ano, volte o campo para Anual e emita como 31/12.

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Anual: Exercício de 01/01 a 31/12Trimestral: Encerramentos a cada três meses: 01/01 a 31/03 – 01/04 a 30/06 – 01/07 a 30/09 – 01/10 a 31/12Mensal: Encerramento todo final de mês

3.3. Configuração para relatórios

Os campos Expressão a imprimir, Entidade Filantrópica possibilitam a alteração na descrição dos relatórios de balanço, DRE e DLPA.

3.4. Iniciais do plano de contas

Utiliza grupo de receita e despesas: Informe como SIM somente quando o grupo de resultado estiver separado em dois grupos, como o da empresa modelo 2013 que as contas de receita começam com o numero 4 e as despesas começam com 3. Caso o grupo de resultado contenha apenas um grupo (ex: 9) este campo deve ficar como NÃO.

3.5. Personalização da tela do plano de contas

Importante salientar que a tela de plano de contas pode mudar conforme o desejo do usuário, para isso altere o campo Estilo da tela do plano de contas e confira.

Imagem 8 – Tela de cadastro do Plano de contas no estilo Clássico

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Imagem 9 – Tela de cadastro do plano de contas no estilo Office

3.6. Lucro e Prejuízo Acumulado

O relatório de DLPA também depende dos parâmetros para ser impresso corretamente, acesse essa tela, clique na aba Lucro e prejuízo acumulado e preencha cada campo com sua determinada conta, pois o saldo impresso no relatório é o saldo da conta que esta neste campo.

A empresa modelo 2013 já esta configurada com algumas contas.

4. Cadastros

4.1. Cadastro de Históricos

O histórico é um cadastro não obrigatório dentro do office, porem quando utilizado pode facilitar o lançamento, sem a necessidade de ter que digitar os dados do lançamento no campo de complemento.

Opção disponível no menu CADASTRO / HISTORICOS.

* Cadastro presente na empresa modelo

Imagem 10 – Tela de cadastro dos Históricos

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4.2. Cadastro de Centro de Custo

O centro de custo não é um cadastro muito utilizado no office, porem recomendado para quem trabalha com filiais e centraliza os lançamentos todos nas filiais.

4.3. Cadastro do Plano de contas

Recomendamos que o plano de contas seja duplicado da empresa modelo, para posteriormente ser alterado.

O cadastro de novas contas deve seguir a mascara do plano que esta disponível nos parâmetros e citada do item 3.1 deste documento.

Campos importantes do cadastro de plano de contas:Superior: Deve ser informado sempre o código da conta de grau inferior.Código reduzido: Campo que pode ser preenchido pelo usuário para facilitar no momento do lançamento.Tipo: Sintética para contas de 1º a 4º grau e analítica apenas para contas de 5º grau.As contas sintéticas não podem ser utilizadas nos lançamentos

5. Lançamentos

O sistema possui varias formas de lançamentos, vamos destacar abaixo a Partida dobra e a Partida simples.

5.1. Lançamentos Partida dobrada

Lançamento apenas para uma conta devedora e uma conta credora, alem das datas, históricos, complemento e valor.

- Acesse o menu Lançamentos / Partida dobrada- Clique em NOVO- Informe Data, Documento- Selecione a Conta devedora e Credora- informe o Histórico ou preencha o campo Complemento disponível abaixo- Informe o Valor do lançamento- Clique no disquete para salvar o lançamento.

Dicas Importantes:

- Utilize o campo LOTE para informar uma descrição comum dos lançamentos, sendo assim, no momento de manutenção será possível pesquisa apenas os lançamentos com o lote desejado.

- Utilize o botão FIXAR na barra de botões, para fixar e pulas campos que não deseja preencher.

- Para Reorganizar os lançamentos acesse o menu UTILITARIOS / REORGANIZAR LANÇAMENTOS.

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Imagem 11 – Tela de lançamentos de Partida Dobrada

5.2. Lançamentos Partida simples

O lançamento de Partida Simples é utilizado quando se tem um débito para vários créditos ou um crédito para vários débitos, sendo assim, informe os dados pedidos primeiramente, selecione o Tipo de Movimento (Ex: Debito-selecionando essa opção, você estará realizando um lançamento de um Debito para Vários créditos), informe a conta correspondente ao tipo e o valor total do lançamento.

Para que os lançamentos realizados no menu Lançamentos / Partida simples sejam devidamente transferidos para os relatórios e demonstrativos é necessário primeiro a transferência para a Partida dobrada.

Para isso, é necessário o preenchimento de uma conta transitória no menu Utilitários / Parâmetros da empresa, na aba Configurações de contas, porem ao contrario do que se imagina essa conta não fica com saldo no final do período, desde que os lançamentos sejam realizados corretamente.

Confira abaixo um exemplo de lançamento e as telas de exemplo desses lançamentos:

Foi realizado um lançamento de partida simples, com um debito (conta caixa) no valor de R$ 2.000,00 e três créditos (clientes) totalizando também R$ 2.000,00.

Ao salvar este lançamento simples o Office faz 4 lançamentos de partida dobrada conforme a imagem 2.

O primeiro lançamento é debitada a conta caixa conforme informado no lançamento partida simples e creditada a conta transitória no valor de R$ 2.000,00

Nos demais lançamentos é creditada a conta de cliente informada e debitada a conta transitória com os valores informados no partida simples.

Ao termino dos lançamentos a conta transitória teve R$ 2.000,00 de débito e R$ 2.000,00 de crédito, ou seja, ficando com saldo 0,00.

Se o lançamento de partida simples não conter o mesmo valor de débito e crédito, ai sim corre o risco da conta transitória fica com saldo no final.

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Imagem 12: Tela de cadastro do lançamento partida simples

Imagem 13: Tela de pesquisa dos lançamentos realizados no partida dobrada:

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5.3. Lançamento Programado

O lançamento programado permite o preenchimento automático das contas devedoras e credoras a partir do preenchimento do histórico do lançamento, para isso, é necessário acessar o cadastro do histórico e preencher os campos devedora e credora do quadro programado.

- Para configurar, acesse o menu CADASTRO / HISTÓRICOS- Seçecione o histórico desejado- Preencha as contas devedora e credora no quadro programado.- Salve o cadastro do Histórico;- Acesse o menu Lançamentos / Programado;- Clique em NOVO;- Informe Data, Documento;- informe o Histórico;- As contas devedora e Credora serão preenchidas automaticamente;- Informe o Valor do lançamento;- Clique no disquete para salvar o lançamento;

Imagem 14 – Tela de lançamentos Programados

5.4. Lançamento Rápido Anual

Possibilita um único lançamento de uma despesas que a empresa terá o ano todo (EX: Aluguel, empréstimo)

Informe o dia, ano, devedora, credora,histórico e preencha o valor de cada mês.

Ao salvar o sistema gera automaticamente lançamentos de partida dobrada para os meses informados.

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Imagem 15 – Tela de lançamentos Rápido Anual

5.5. Lançamentos diversos Créditos e débitos

Para que os lançamentos realizados na tela de diversos (Débitos e Créditos) sejam devidamente transferidos para a Partida dobrada é necessário o preenchimento de uma conta transitória no menu UTILITARIOS / PARÂMETROS DA EMPRESA, na aba Configurações de contas, porem ao contrario do que se imagina essa conta não fica com saldo no final do período, porem desde que os lançamentos sejam realizados corretamente.

Veja nas telas abaixo um exemplo de lançamento de diversos e as imagens com este exemplo.

Foi realizado um lançamento com dois débitos (conta caixa) no valor de R$ 1.000,00 e conta banco no valor de R$ 1.000,00 e quatro créditos (clientes) totalizando também R$ 2.000,00.

Ao salvar este lançamento de diversos (Débitos e crédito), o office faz 6 lançamentos de partida dobrada conforme a imagem 2.

O primeiro lançamento é debitada a conta caixa conforme informado no lançamento de diversos e creditada a conta transitória no valor de R$ 1.000,00, o mesmo acontece com a conta banco, que também é debitada, tendo como crédito a conta transitória no valor de R$ 1.000,00.

Nos demais lançamentos é creditada a conta de cliente informada no lançamento de diversos e debitada a conta transitória.

Ao termino dos lançamentos a conta transitória teve R$ 2.000,00 de débito e R$ 2.000,00 de crédito, ou seja, ficando com saldo 0,00.

Se o lançamento de diversos (débitos e créditos) não conter o mesmo valor de débito e crédito, ai sim corre o risco da conta transitória fica com saldo no final.

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Imagem 16: Tela de lançamentos Diversos créditos / diversos débitos

Imagem 17: Tela de pesquisa dos lançamentos realizados no partida dobrada:

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5.6. Consulta Saldo

Tela para consulta de saldo das contas cadastradas.

Informe o numero da conta desejada para consulta.

Imagem 18 – Tela de Consulta Saldo

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6. Relatórios

6.1. Relatório Balanço Patrimonial

O balanço patrimonial possibilita a impressão do balanço simples contendo apenas o Ativo e passivo e a impressão do Balancete de verificação, que contem alem do ativo, passivo as conta de resultado.

Um dos problemas que mais ocorre na emissão do balanço é não bater o ativo com o passivo e na maioria das vezes a causa do problema é a mesma, o saldo do Lucro e Prejuizo acumulado que é totalizado na DRE e impresso no balanço através do patrimônio liquido no passivo. Para que este saldo seja impresso, acesse o cadastro da conta de 1º grau do grupo de resultado (EX: 30000000) e no campo superior informe o código da conta de resultado de exercício do patrimônio liquido, ou seja, a mesma conta a ser utilizada nos parâmetros para encerramento do exercício.

6.1.1. Balanço patrimonial comparativo

Alem da impressão simples o sistema, também possibilita a impressão do balanço no modo comparativo, possibilitando a comparação do exercício atual com o exercício anterior.

Para realizar este processo, marque a opção COMPARATIVO disponível na tela de impressão do balanço.

** Caso não localizar a opção recomendamos a atualização do sistema.

6.2. DRE - Demonstrativo de resultado

Relatório que apresenta o saldo das contas de resultado do plano de contas, seguindo as configurações dos parâmetros.

A emissão deste relatório também depende dos totalizadores, no item 2.2 deste documento é recomendada a duplicação destes totalizadores da empresa modelo, visando assim facilitar o cadastro. Mesmo que o plano de contas utilizado em sua empresa não seja igual ao da empresa modelo recomendamos a duplicação, pois fica fácil remover as contas incorretas e adicionar as corretas.

Realize esta duplicação e confira abaixo como funciona o cadastro.

Para o cadastro de totalizadores do plano de contas que o resultado é divido em dois grupos o cadastro é mais simples, desde que aproveitado o cadastro de totalizadores da empresa modelo. Duplique e siga as instruções abaixo:- Acesse o menu RELATORIOS /DEMONSTRATIVO DE RESULTADO e clique em TOTALIZADORES.- Clique no botão Primeiro registro para ir até o totalizador (900000)- Este totalizador é sintético, avance até um totalizador analítico (901001)- Clique em Contas- Dentro deste totalizador, verifique as contas adicionadas e confira se estão corretas. Caso as contas informadas não existam no plano de contas, clique em remover todas para excluir.- Ao lado direito, verifique a estrutura do plano de contas, selecione a conta de 4º grau que pertença a este grupo e clique em Adicionar.

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- Adicione as contas em todos os totalizadores analíticos.- Salve o cadastro e emita os relatórios.

SEM O CADASTRO DE TOTALIZADORES NÃO É POSSIVEL EMITIR A DRE.

ANTES DE EMITIR CONFIRA A ESTRUTURA DO PLANO DE CONTAS.

6.2.1. DRE - Demonstrativo de resultado comparativo

A DRE pode ser impressa tambem no modo comparativo, possibilitando a comparação do exercício atual com o exercício anterior. Para realizar este processo, marque a opção COMPARATIVO disponível na tela de impressão do balanço.

** Caso não localizar a opção recomendamos a atualização do sistema.

6.3. DFC - Demonstrativo de Fluxo de caixa

A DFC também depende do cadastro de totalizadores, porem este mais simples do que a DRE, duplique as informações da empresa modelo.

A diferença com a DRE é que nesta não é encaminhadas as contas, apenas os totalizadores. Depois de duplicar siga abaixo para concluir o cadastro.

- Acesse o menu RELATORIOS / DFC, clique em totalizadores.- Selecione um dos totalizadores (EX: 901001)- Clique sobre o botão Contas- Selecione ao lado direito a conta do plano de contas que representa este totalizador e clique em adicionar.- Realize o mesmo processo para os demais totalizadores e salve o cadastro.- Emita novamente a DFC e confira os valores.

* Não é permitido adicionar contas aos totalizadores SINTETICOS.

IMPORTANTE

Ao adicionar, por exemplo a conta Vendas de mercadorias ao totalizador da receita de vendas, o saldo a ser impresso no relatório pode não bater com o saldo impresso no razão desta conta, pois na DFC o saldo impresso compreende apenas as movimentações desta conta com a conta CAIXA, ou seja, as vendas a prazo utilizando por exemplo a contra partida Duplicatas a receber não vai alimentar este saldo

6.4. DVA - Demonstrativo do valor adicionado

A DVA é outro relatório que também depende do cadastro de totalizadores, porem também mais simples do que a DRE e bem parecido com a DFC.

Duplique as informações da empresa modelo para ter acesso ao cadastro padrão dos totalizadores. Após duplicar:

- Acesse o menu RELATORIOS / DVA, clique em totalizadores.- Selecione um dos totalizadores (EX: 901001)- Clique sobre o botão Contas

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- Selecione ao lado direito a conta do plano de contas que representa este totalizador e clique em adicionar.- Realize o mesmo processo para os demais totalizadores e salve o cadastro.- Emita novamente a DVA e confira os valores.

* Não é permitido adicionar contas aos totalizadores SINTETICOS.

6.5. DRA - Demonstrativo de Resultado Abrangente

A DRA é outro relatório que também depende do cadastro de totalizadores, porem também mais simples do que a DRE e bem parecido com a DFC.

Duplique as informações da empresa modelo para ter acesso ao cadastro padrão dos totalizadores. Após duplicar:

- Acesse o menu RELATORIOS / DRA, clique em totalizadores.- Selecione um dos totalizadores (EX: 400001)- Clique sobre o botão Contas- Selecione ao lado direito a conta do plano de contas que representa este totalizador e clique em adicionar.- Realize o mesmo processo para os demais totalizadores e salve o cadastro.- Emita novamente a DRA e confira os valores.

* Não é permitido adicionar contas aos totalizadores SINTETICOS.

6.6. Notas Explicativas

Diferente dos demais relatórios do office, este não utiliza informações do sistema, ou seja, criamos esta opção de impressão, apenas para que seja possível adicionar manualmente ou via CRTL+C o texto a ser impresso.

Acesse o menu RELATORIOS / NOTAS EXPLICATIVAS, adicione o texto desejado e para não perder, clique no botão adicionar texto disponível no cabeçalho da pagina.

Após salvar realize a impressão.

6.7. Encadernar livros

Esta opção possibilita a impressão das demonstrações contábeis de uma única vez, controlando automaticamente a numeração das paginas.

- Acesse o menu RELATORIOS / ENCARDENAR LIVROS- Informe as datas desejadas.- Marque cada opção que deseja imprimir e informe a frente de cada um a ordem a ser impressa. - Antes de emitir, coloque em vídeo e confira se esta ok.

7. Utilitários

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7.1. Travar e destravar lançamentosApós concluir os lançamentos de um determinado período, por este menu é possível travar

alterações, novos lançamentos, exclusão dentro deste período. Acesse esta opção, informe o período e confirme.

7.2. Manutenção do plano de contas

O plano de contas disponível na empresa modelo no exercício 2012, segue a mascara 12334455 e com isso, possibilita apenas o cadastro de 99 contas de 5º grau em cada grupo de 4º.

Grupo de 4º grau: 2201010Contas que poderão ser cadastradas: 22010101, 22010102, 22010103 ....... 22010199

Esta opção de manutenção de plano de contas possibilita exatamente alterar a mascara do plano de forma a cadastrar mais contas no plano de contas. Veja abaixo como cadastrar:

Na instrução abaixo a mascara vai ser alterada de 12334455 para 123344555, aonde a conta que possui numero 11010199 vai ser alterada para 110101099 possibilitando o cadastro da conta 110101100

- Antes de fazer o processo, faça um backup completo da empresa.- Acesse o menu UTILITÁRIOS / MODIFICAR ESTRUTURA, o sistema apresenta a tela com a seguinte apresentação: Aumentar o digito ____ na _____ casae preencher com numero ____- Informe no primeiro campo qual digito deseja acrescentar a mascara. Se deseja adicionar mais um digito de 5º grau informe 5- No campo seguinte qual casa será alterada. Conte na mascara atual aonde vai ficar o novo digito (EX: 7)- Informe o numero que será adicionado no codigo das contas já cadastradas no plano de contas neste novo digito. (EX: 0)A nova estrutura deve ficar: 12344555- Confirme a alteração e confira como ficou o plano de contas.

Em caso de problemas recomendamos a restauração do backup.

7.3. Troca de contas nos lançamentos

Com as frequentes alterações de plano de contas é comum que uma determinada conta seja utilizada no lançamento e posteriormente devido a troca do cadastro ela tenha sido trocada por outra. Para alterar os lançamentos que possuem esta conta é que foi disponibilizado este menu, veja como utilizá-lo

- Antes de fazer o processo, realize um backup completo da empresa.- Acesse o menu UTILITARIOS /TROCA DE CONTAS NOS LANÇAMENTOS- Informe se a seleção será realizada por lançamento ou por data- Informe abaixo os dados de pesquisa (EX: DATA: 01/01 a 31/01)

- Caso todos os lançamentos seja apenas de um histórico, informe o código.

- Informe o tipo de conta a ser alterado (Devedora ou Credora)- Preencha o código da conta que esta no momento nos lançamentos.- Informe abaixo o código da nova conta que será preenchida nos lançamentos - Confirme a troca.

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7.4. Copiar contas entre empresas

Opção de duplicação de contas de uma empresa para outra, sem ter que duplicar todo o plano de contas. Veja a seguir.

- Antes de fazer o processo, realize um backup completo da empresa.- Acesse o menu UTILITARIOS / DUPLICAR CONTAS ENTRE EMPRESAS- Selecione as contas que deseja duplicar- No rodapé da tela informe a empresa eo exercício de destino.- Confirme a duplicação.

Nas ultimas versões foram realizadas algumas melhorias no sistema Office visando otimizar a utilização e facilitar alguns processos do dia-a-dia. Confira abaixo o que foi alterado e em cada módulo e como utilizar essas ferramentas:

Instruções para Integração Contabil

FiscalContabilização dos Lançamentos Fiscais

1- Cadastro de Códigos Contábeis

- Acesse o modulo Empresa, clique no menu CADASTRO / CODIGOS CONTABEIS

- Clique no botão NOVO, informe o código e nome desejado e selecione a opção Fiscal.

Podemos citar como exemplo um código de Venda:

- Na linha VALOR CONTABIL selecione primeiramente a conta Devedora do plano de contas

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- No campo de Conta Credora selecione a conta referente ao cliente (Venda)

- Caso possua vários clientes cadastrados dentro do sistema Fiscal e dentro do contábil cada um tenha sua conta no plano de contas, informe apenas um asterisco dentro do campo Conta Credora, pois o sistema ira utilizar nesse campo a conta que estará informada dentro do cadastro do cliente no modulo fiscal, ou seja, você informa a devedora normalmente e no momento que lançar esse código dentro de uma saída o sistema ira substituir o asterisco pela conta que esta dentro do cadastro do cliente informado no ato do lançamento.

Para contabilização de Entrada, há possibilidade de realizar o mesmo processo com relação as contas.

2- Preenchimento do código nos lançamentos

Dentro das telas de lançamentos informe o código Contábil referente ao lançamento e salve.Outra possibilidade é adicionar o código contabil no cadastro do CFOP para que os códigos sejam preenchidos automaticamente.

3- Geração de Contabilização

Acesse o menu ARQUIVO MAGNETICOS / GERA CONTABILIZAÇÃO, informe o período desejado, selecione o livro, informe o processo NORMAL e caso a empresa contenha o mesmo numero dentro do Office peça os lançamentos direto na contabilidade e a pré-visualização desses lançamentos, confirme e verifique os lançamentos que serão efetuados dentro do sistema Office.

Contabilização dos Impostos

1- Cadastro de Códigos Contábeis

- Acesse o modulo Empresa, clique no menu CADASTRO / CODIGOS CONTABEIS

- Clique no botão NOVO, informe o código e nome desejado e selecione a opção IMPOSTOS.

- Na linha Impostos informe a conta Credora e Devedora referente ao Imposto cadastrado.

2- Geração dos Impostos

2.1. EMPRESA SIMPLES: No caso de empresa Simples você somente informa esse código contábil dentro do imposto gerado (Ex: DARF SIMPLES) e no momento de realizar a contabilização o sistema utilizará como base a data de Pagamento.

2.2. EMPRESA NORMAL: Para contabiliza o Darf normal você deve acessar o modulo Fiscal, clicar no menu CADASTRO e selecionar a opção formulas e Tributos, dentro dessa janela informe o código contábil correto para cada um dos tributos.

3- Geração da Contabilização

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- Acesse o menu ARQUIVO MAGNETICOS / GERA CONTABILIZAÇÃO,- Informe o período desejado, selecione o livro (Ex:IMPOSTOS)- Informe o processo NORMAL e caso a empresa contenha o mesmo numero dentro do Office peça os lançamentos direto na contabilidade e a pré-visualização desses lançamentos- Confirme e verifique os lançamentos que serão efetuados dentro do sistema Office.

Folha – Contabilização simples1. Cadastros de Códigos Contabeis

- Acesse o modulo Empresa, clique no menu CADASTRO / CODIGOS CONTABEIS

- Clique no botão NOVO, informe o código e nome desejado e selecione a opção Folha.

- selecione a conta Devedora e Credora conforme o plano de contas cadastrados.

- Selecione o Histórico para contabilização.

- Em caso de Contabilização por centro de Custo selecione o código desejado.

A tela de cadastro do Código Contabil para integração Folha / Contabil, possui quatro campos para preenchimento, sendo cada um utilizado em seu determinado cálculo. Por exemplo, ao cadastrar um código de Férias Proporcionais, informe as contas dentro da linha Rescisão, em caso de Férias Gozadas preencha os campos referente a Férias.

2. Cadastro de Códigos de Operação

- Após cadastrar os códigos Contabeis, acesse o modulo Folha, selecione o menu Cadastros / Códigos de operação.

- Selecione o código de operação desejado e no rodapé da página, selecione o código Contábil referente ao movimento.

- Selecione a Natureza de movimentação do Código (Provento ou Desconto) Cálculos

Com o cadastro correto dos códigos, os cálculos devem ser realizados normalmente dentro do módulo Folha de Pagamento, ou seja, não ha nenhuma alteração especial para a contabilização.

3. Geração de Contabilização

- Acesse o menu Arquivos magnéticos / Integração Contábil.

- Informe a data de cálculo;

- Recomendamos que selecione positivamente as opções para Integração automática e pré-visualização dos lançamentos, para que ao confirmar o processo os lançamentos sejam listados e posteriormente transferidos automaticamente para o módulo Contábil.

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Obs.: Caso não deseje realizar o processo automático, selecione a opção Não, porem é necessário informar o destino do arquivo a ser gerado, arquivo este que deverá ser importado posteriormente pelo menu Útilitarios / Importar Lançamentos no módulo Contábil.

Folha – Contabilização por departamento

A integração entre os módulos Folha e Contábil pode ser efetuada por departamentos. Desta forma, você pode integrar cada um de seus departamentos de forma rápida, ágil e segura. A configuração para Integração Contábil por Departamento é efetuada em duas etapas.

1. Configuração

Na primeira etapa, assim como na contabilização simples, você deverá cadastrar as contas de Débito / Crédito. Quando a conta a ser debitada/creditada tiver que ser pega do cadastro dos departamentos, você deverá preencher esta conta com o código *D*.

EX: Código Contábil - Salários e Ordenados

Conta a Creditar - 11101001 (Caixa)

Conta a Debitar - *D* (Conta de Débito informada no cadastro do departamento de cada funcionário)

A função *D* poderá ser utilizada em qualquer campo (Conta Credora, Conta Deveroda, Histórico Padrão e Centro de Custo). Qualquer desses campos que estiverem preenchidos com a função *D* será substituido pelas informações correspondentes no cadastro dos departamentos.

2. Geração da Contabilização

A unica diferença na geração de contabilização é a opção de Contabilização por Departamento, que devido a configuração utilizada deve estar como SIM.

Integração Gestor / Contabil1- Cadastro de Códigos de integração Contábil- Acesse o módulo Financeiro- Acesse o menu Financeiro / Integração Contábil- Clique no botão NOVO, informe o código e nome desejado (EX: 1 - Vendas a Vista)

- Na linha PROVISÃO VALOR BASE informe o numero das contas devedoras e credoras, o Histórico padrão e Centro de custo para contabilização da provisão do lançamento.

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- O quadro retenção deve ser preenchido somente em casos em há retenção de valor no lançamento de contas a receber e pagar.

- No quadro Pagamento Valor, informe a conta devedora, credora, histórico e Centro de custo para contabilização do valor do pagamento.

- Para contabilizar Juros, multas, Desconto e a correção clique na aba Pagamento / Recebimento e preencha os campos com as contas desejadas.

2. Utilização de caracteres no lugar das contas

- Caso possua vários clientes ou fornecedores cadastrados dentro do sistema Gestor e dentro do contábil cada um tenha sua conta no plano de contas, informe apenas um asterisco dentro do campo aonde seria informado o código da conta no cadastro do código contábil de integração, pois o sistema ira utilizar nesse campo a conta que estará informada dentro do cadastro do cliente e no cadastro do Fornecedor, ou seja, você informa a devedora normalmente e no momento que lançar esse código em um movimento financeiro o sistema ira substituir o asterisco pela conta que esta dentro do cadastro informado no ato do lançamento.

- O mesmo processo pode ser realizado para as situações abaixo: Banco: Informe # no campo da conta e no cadastro do banco informe o numero da conta cadastrada no plano de contas.Conta Empréstimo / Conta da empresa: Informe $ no campo da conta e no cadastro da empresa informe a conta do plano de contas.Conta do departamento / Centro de Custo: Informe & no campo aonde seria informada a conta do departamento e no cadastro do Departamento informe o numero da conta do plano de contas.

3. Preenchimento automático do campo Centro de Custo

Caso utilize Centro de Custo, o sistema possibilita que o campo Centro de Custo na integração seja preenchido automaticamente com o código do departamento cadastrado no Gestor, para isso:

- Cadastre o departamento no gestor com o mesmo código do centro de custo cadastrado no contábil.- Dentro do cadastro do código de integração contábil no gestor selecione SIM na opção GERAR O CODIGO DO DEPARTAMENTO COMO CENTRO DE CUSTO?- Não é necessário preencher o campo C. CUSTO no cadastro do código de integração.

4- Preenchimento dos códigos contábeis no cadastro de Categoria

O código cadastrado no passo 1 deverá ser preenchido nos lançamentos de Contas a Receber, contas a Pagar e movimentação bancária, porem uma forma de preencher esse código nestes lançamentos de forma rápida é preenche-lo no cadastro das categorias que também são obrigatórias nestes lançamentos.

Este preenchimento no cadastro da categoria também possibilita a contabilização de lançamentos já realizados no ano, sem a necessidade de preencher em cada um desses lançamentos o código contábil.

- Acesse o menu Financeiro / Categoria- Selecione a categoria desejada (EX: Venda A vista)- Preencha o campo Contabil com o código cadastrado no passo 1 deste documento.- Salve a categoria.

5- Preenchimento do código contábil nos lançamentos

Conforme informado no item 4, o preenchimento do código contábil no lançamento deve ser realizado para contabilização, caso o código tenha sido preenchido no cadastro da categoria será automaticamente

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preenchido nos lançamentos, caso contrario, acesse os lançamentos de contas a receber, contas a pagar e movimentação bancaria e preencha o código contábil.

6- Geração do arquivo para integração

Depois de cadastrar os códigos, preenche-los no cadastro da categoria ou diretamente no lançamentos já será possível gerar o arquivo para contabilidade. Siga abaixo:-Acesse o modulo Empresa- Clique no menu Utilitários / INTEGRAÇÃO CONTABIL - informe o período desejado e a data de geração- No campo lançamentos selecione Individualizados - No campo Ação selecione a opção ANALISAR para emissão de um relatório de conferencia e a opção contabilizar para gerar o arquivo TXT.- No campo Relatório selecione a opção de relatorio desejado.- No campo Saida selecione a opção desejada para a opção analisar ( Video ou Impressora)- No campo Complemento selecione a opção desejada para preencher o campo complemento no lançamento contábil- No campo Contabilizar Pagamento por? selecione a opção Valor Pago ou Valor Total (Recomendado: Valor Pago) - No campo Utilizar o código contábil do? selecione a opção Lançamentos apenas quando o codigo contabil não tenha sido preenchido no cadastro da categoria. (Recomendado: Categoria - Veja item 4) - No campo Somente? selecione Nao contabilizados para gerar apenas os lançamentos que ainda não foram contabilizados. - Informe o caminho para geração do arquivo TXT- Confirme a geração do arquivo.- Antes de encaminhar o arquivo para o Escritório recomendamos que acesse o mesmo atraves do bloco de notas e confira os lançamentos.

7. Importação do arquivo no sistema Office Contabil

Ao receber o arquivo contábil, o escritorio deve:- Acesse o sistema Office / Contábil- Clique no menu Utilitários / Importar lançamentos- No campo Contabilizar selecione Financeiro- Desfazer contabilização anterior informe NÃO- Utiliza lançamento Varios creditos para varios debitos selecione NÃO- No campo LOTE recomendamos que informe uma palavra que vai identificar os lançamentos importados (EX: GES01 ) isso vai facilitar uma posterior exclusão ou alteração.- Confirme a importação;

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