11

Зголемување на личната ефикасност

Проф. д-р Александра СтоилковскаАсс. м-р Гордана Серафимовиќ

Делегирање

•Кому каква задача ќе доделиме

•Пренесување на надлежности

•Не го ослободува менаџерот од одговорноста

Делегирањето се учи!

Распределба на задачите

•Морам лично да ги сработам,

•Би требало лично да ги сработам, но при тоа можат други да ми помагаат,

•Можам лично да ги сработам, но можат и други ако им дадам можност,

•Треба подредените да ги работат, а јас (менаџерот) можам да помогнам во случај на итност и

•Мораат подредените да ги сработат.

Предуслови за успешно делегирање

Успешно делегирање Неуспешно делегирање

Желба да се биде менаџер Немање желба за менаџирање

Работи со подредените Работи сам

Заинтересиран за заедничкиуспеси

Заинтересиран за сопствениуспеси

Ориентација кон резултати Ориентација кон позиција

Ги подучуваат подредените на работни вештини

Ги кријат „тајните на занаетот“ од подредените

Подредените се значаен ресурс

Подредените се тука за одржување позиција

Подредените се соработници Подредените се конкуренција

Демократски стил Авторитарен стил

Видови делегирање

делегирање

Консензуалнохоризонтално

Консензуалнохоризонтално

Обратнокон надредените

Традиционалнокон подредените

Прифаќање

Делумно прифаќање

Предности на делегирањето

Предности за менаџерот Предности за вработените

Поголема продуктивност Зголемена мотивираност

Повеќе време Зголемување на одговорноста

Почит од вработените Прифаќање на предизвиците

Елиминирање на малиформалности одобренија, потписи...

Желба за професионален развој

Обучување на замена Поголемо искуство

Шанси за промоција Авторитет на своето работно место

Квалитетното делегирање придонесува за:

•Сеопфатен развој

•Однапред направен план за работа

•Зголемување на мотивацијата

•Унапредување на работата на тимот

•Подобрување на заедничката изведба

Со делегирањето се постигнува:

•Заштеда на време

•Користење на експерти

•Развој на компетенциите на поединци

•Зголемување на мотивацијата

•Зацврстување на лидерската позиција

•Подобрување на лидерските способности на менаџерот

Зошто менаџерите не делегираат?

•Заради непостоење на:•Задача која треба да се делегира•Личност на која може да се делегира•Подготвеност да се делегира

•Недовербата во изведбата на подредените

•Не знаат да делегираат (обука)

•Се плашат од реакцијата на вработените•Додека делегирам-ќе завршам сам!

Индикатори за тешкотии при делегирањето

•Чести прекини на работата на тимот во текот на денот.•Менаџерот работи повеќе часови во текот на денот од неговите подредени,•Носи работа дома за да работи ноќе и преку викенди,•Има заостанатa електронска пошта,•Работното биро му е претрупано со документи,•Постојано брза да ги запази роковите и се наоѓа под постојан притисок и стрес,•Никогаш нема време за разговор со кадарот или колегите,•Подредените постојано мораат да бараат одобрување за да извршат било каква активност

Однесување на подредените при неделегирање

- Не се под контрола на претпоставениот,- Не преземаат никакви активности без да

добијат одобрение од претпоставениот,- Бараат совет од претпоставениот повеќе

отколку што е тоа нормално.- Никој од нив не би можел да го замени или

наследи претпоставениот,- Никој не би работел ако не ги „бутка“

претпоставениот,- Ретко имаат нови идеи.

Последици во организацијата

- Никој не знае кои се приоритетите,- Стратешкото планирање е запоставено,

- Постои постојана конфузија околу описот на работите и преклопувањето на надлежностите,

- И најмалку важните одлуки ги донесува највисокото ниво на менаџери,

- Критиките се чести, а пофалбите ретки,- Статусот на луѓето зависи од хиерархијата,

а не од резултатите,-Не постои визија и мисија

-Не се реагира на промените- Претерана формализација

Чекори при делегирањето

1. Определување што се делегира2. Определување на крајниот резултат3. Одредување кому ќе се делегира4. Опишување на очекуваниот резултат5. Објаснување зошто е важна задачата6. Определување на точното време за извршување7. Определување на приоритетноста8. Определување на опсег на слобода9. Договор за потребни ресурси10. Потврда за разбраноста на задачата11. Поставување на контролни пунктови12. Барање резултати13. Обезбедување на повратна информација

Причини за одбивање на делегирањето

•страв од неуспех, •страв од критика за слабиот резултат, •слаба мотивација за работа, •непостоење на атмосфера на работа и соработка, •немање доверба во сопствените способности, •карактерна дефанзивност, •непостоење доверба во менаџерот дека во случај на несакана ситуација ќе застане во нивна одбрана, •навикнати се да работат под постојан надзор, а не самостојно на делегирана задача итн.

Што ако делегирањетосе одбие?

•Да се воведат награди и казни•Да се усогласат очекувањата од исходот•Да се провери компетентноста на личноста•Постои ли доверба во менаџерот•Дали се дадени насоки или можност за стекнување со знаења•Дали на делегирањето се гледа како можност за кариерен развој

Формулар за следење на извршувањето

Име ____________  Работно место ___________

Дата Опис на работата Прегледдата

Одреден термин

Коментар

Што откако ќе се направи грешка?

•Да се најде начин за исправање•Да не се бара виновникот•Да им се овозможи на на вработените сами да најдат решение•Откако ќе се обезбеди решение се бара причината

•Работниците треба да го разберат проблемот•Да се почувствуваат безбедни за да се вратат на работа•Да се одбегне повторување на грешката

Предвидување на грешката

•Да се охрабрат вработените откривање на грешките

•Да се реагира со пофалби и награди за откривањето

•Да се провери потребата од обука

Совети за успешно делегирање

•Воспоставете релација на доверба•Поставете критериуми и стандарди•Дајте детални напатствија•Препуштете ја работата на подредените

•Потврдете го лидерот во себе•Подгответе се за прифаќање на грешки•Следете го процесот•Пофалувајте•Не дозволувајте да дојде до обратно делегирање

Времето е највредната работа која

човекот може да ја потроши!

St. Ignatius Theophorus,Biskup Antioch

Благодарам за вниманието!