はじめてガイド Zoho CRM - Zoho - Cloud Software …“の一冊でサクサクわかるはじめてガイド Zoho CRM CRMをこれから始める人にも、挫折したことのある人にも、イメージをつか

この一冊でサクサクわかる

はじめてガイドZoho CRM

CRM をこれから始める人にも、挫折したことのある人にも、イメージをつかみ設定が進む！手を動かしながら理解が深まる！現場で活きる、実践につながる Zoho CRM運用の基礎が身につきます。

ゾーホージャパン株式会社　監修

初期設定がサクッと終わる困ったときの対処法もわかる

©ZOHO Japan Corporation. All Rights Reserved.

ⅰ

どのようなビジネスにも共通していることがあります。それは『お客さま』の存在です。

お客さま無くしてビジネスは成り立ちません。営業を強化するヒントも、売上を伸ばすカギも、

お客さまを中心とした営業プロセスの中にあります。

Zoho CRM は、営業プロセスを最適化するツールです。

　　　　　・新規のお客さまをうまく開拓できていない　　　　　・フォローアップが不十分　　　　　・現場の営業効率やスキルに問題がある

本書を活用し、今日から Zoho CRM の運用をサクサクすすめ、営業プロセスの最適化でこうした課題を解決していきましょう。

ゾーホージャパン株式会社スタッフ一同

はじめに


本書は、これから Zoho CRM をお使いになるユーザーの皆さまがスムーズに使い始められることを目的として作成しています。管理者編とユーザー編に区別し、それぞれ必要となる初期設定手順や機能概要を解説しています。Zoho CRM を組織に導入する場合、まず社内で導入を進める管理者を決め、自社の導入目的や運用に合わせた状態に準備してから社内に展開しましょう。

ⅱ

はじめてガイドの使い方

導入の進め方

管理者編ユーザー編

初期設定

ユーザー追加

社内展開

データ登録

データ分析

業務効率化

運用・改善

管理者編


ページの構成

ⅲ

章タイトル

説明文：章内でご紹介する機能についてシンプルに説明しています。

画面キャプチャーと操作方法

小タイトル：章内の説明の項目です。

チェックポイント：ここでは多くのお客さまがつま

ずきやすいポイントをご紹介し

ています。

ステップ

1

1 ：操作手順の項目です。

：連続した操作手順の項目です。

管理者編

ユーザー編

：管理がメインで設定する項目です。

：ユーザーが運用時に使用する項目です。


目次

１章 ▶ アカウントを登録しよう登録ページにアクセスする　P01　　アカウントを登録する　P01 　　

アカウント登録を認証する　P02　　組織情報を設定する　　P02

Zoho CRM にサインインする　P02

招待メールを確認する　P03　　アカウントを登録する　P03　　

Zoho CRM にサインインする　P04　　パスワードを忘れたら　P04

画面構成について（ビュー）　P05　　画面構成について（詳細画面）　P07

地域情報を変更する　P08　　姓名のフォーマットを変更する　P08

メール署名を設定する　P08　　メール連携を設定する　P09

組織情報を管理する　P10　　会計年度を設定する　P10

新しいユーザーを招待する（管理者の操作）　P11

新しいユーザーを招待する（招待されたユーザー側の操作）　P11

▶ 役職と権限について　P12

▶ 権限を設定しよう　標準の権限を編集する　P13　　新しい権限を設定する　P13

▶ 役職を設定しよう　標準の役職名を変更する　P14　　新しい役職を作成する　P14　

　ユーザーに役職と権限を割り当てる　P14

P01

2 章 ▶ 画面の見方を理解しよう

3 章 ▶ 個人設定を変更しよう

4 章 ▶ 組織を設定しよう

5 章 ▶ ユーザーを招待しよう

6 章 ▶ 権限と役職を設定しよう

P05

P08

P10

P11

P12

ⅳ

管

ユ・・・ユーザー編

・・・管理者編

管ユ

管ユ

管ユ

管

管

管

管理者

ユーザー

ユ


ⅴ

8 章 ▶ Web フォームを作成しようWeb フォームを作成する　P25　　Web フォームを設定する　P26

Web サイトに組み込む　P27

▶ ワークフローによる自動化で業務を効率化する　P28

▶ ワークフローを設定しよう　ワークフローを新規作成する　P29　　

　ワークフローのルールを設定する（実行するタイミング）　P29

　ワークフローのルールを設定する（実行条件）　P29

　ワークフローのルールを設定する（実行するアクション）　P30

　ワークフローのルールを保存する　P30

P25

9 章 ▶ ワークフローを設定しよう P28

▶ タブと項目のカスタマイズについて　P15▶ タブをカスタマイズしよう　タブ名を変更する　P16　　使用しないタブを非表示にする　P16　　

　タブの表示順序を変更する　P16　タブを管理する　P17

▶ 項目をカスタマイズしよう　項目を編集する　P18　　項目の配置を変更する　P19　　

　使わない項目を非表示にする　P19　　非表示にした項目を再度追加する　P19　　

　新しい項目を追加する　P19

▶ セクションをカスタマイズしよう　セクション名を変更する　P21　　セクションの設定を編集する　P22

　新しいセクションを追加する　P22

▶ レイアウトをカスタマイズしよう　新しいレイアウトを作成する※エンタープライズプランのみ　P23　

　レイアウトのステータスを変更する　P23　　レイアウトを管理する　P24　

7 章 ▶ タブと項目をカスタマイズしよう P15

▶ データの登録方法　P31

▶ 1 件ずつデータを登録する　データを登録する　P32　　データを複製する　P32

▶ データをまとめてインポートする　ファイル形式を確認する　P33　　ファイルサイズを確認する　P33

10 章 ▶ データを登録しよう P31

管

管

管

ユ


ⅵ

　レコード件数を確認する　P34　　禁則文字を確認する　P34

　必須項目を確認する　P34　　チェックボックスのデータを確認する　P35

　選択リストのデータを確認する　P35　　日付 / 日時のデータを確認する　P35

　担当者を確認する　P35　　データをインポートする　P36

　項目を関連付ける　P37　　インポート履歴を確認する　P37

▶ タブを理解しよう　P38

▶ 見込み客タブを使ってみよう　見込み客を登録する　P41　　メモを登録する　P41　　メールを送信する　P41

　ステータスを更新する　P42　　見込み客を変換する　P42　　データを名寄せする　P42

　タイムラインを確認する　P43

▶ 取引先タブを使ってみよう　取引先を登録する　P44　　メモを登録する　P44　　データを名寄せする　P44

　タイムラインを確認する　P45

▶ 連絡先タブを使ってみよう　連絡先を登録する　P46　　メモを登録する　P46　　メールを送信する　P46

　データを名寄せする　P47　　タイムラインを確認する　P47

▶ 商談タブを使ってみよう　商談を登録する　P48　　ステージと次のアクションを更新する　P48

　確度と売上の期待値を確認する　P48　　タイムラインを確認する　P49

　商談レポートを確認する　P49

▶ 活動タブを使ってみよう　活動を登録する　P50　　他のタブから活動を登録する　P50

　自分の予定をカレンダーで登録する　P50　　他のユーザーと予定を共有する　P51

▶ キャンペーンタブを使ってみよう　キャンペーンを登録する　P52　　データを関連付ける　P52

11 章 ▶ タブを使ってみよう P38

12 章 ▶ ビューを作成しよう作成するビューを考える　P53　　ビューを作成する　P53　　フィルター設定をする　P54

表示項目を選択する　P54　　アクセス権限を設定する　P55　　お気に入りを設定する　P55

フィルターを利用する　P55

メールテンプレートを作成する　P56　　URL を挿入する　P57

差し込み項目を挿入する　P57　　テンプレートを保存する　P57

メールテンプレートを利用する　P58　　メールテンプレートの効果測定をする　P59

P53

13 章 ▶ メールテンプレートを使おう P56

6

ユ

ユ

ユ


送信対象を選択する　P60　　送信するテンプレートを選択する　P60

レポートタブにアクセスする　P61　　フィルターを使用して特定期間のレポートを表示する　P61

レポートをエクスポートする　P62　　定期レポートを作成する　P62

ユーザー登録をする　P63　　ユーザー登録を認証する　P63　　パスワードを設定する　P64

相談内容を入力する　P64　　相談内容を確認する　P65　　相談への返信を確認する　P65

ヘルプページをお気に入りに登録する　P66　　ブログページをチェックする　P66

新しく招待したユーザーでログインすると、データが見えません

ユーザーを招待するとエラーになります

データをエクスポートすると文字化けします

不要な項目が多いです

Zoho CRM のアクセス制限をかけることはできますか？

ユーザーを削除した場合はどのようになりますか？

解約する場合は、データのエクスポートはできますか？

データのインポートは、ワークフローで設定できますか？

14 章 ▶ 一括メール送信をしよう

15 章 ▶ レポートを確認しよう

16 章 ▶ サポート窓口を活用しよう（有料プランのみ）

17 章 ▶ さいごに

18 章 ▶ よくあるご質問

P60

P61

P63

P66

P67

ⅶ

ユ

ユ

管

管ユ


管理者編

アカウントを登録しよう

Zoho CRM を利用するには、社内で CRM の導入・運用を推進する担当者が、はじめに組織のアカウントを作成する必要があります。まず、管理者として組織のアカウントを作成しましょう。ここでは、プロフェッショナルプランの 15 日間試用アカウントへの登録方法をご紹介します。

Zoho の Web サイトから、CRM のページ (https://www.zoho.jp/crm) へアクセスします。画面を下に少しスクロールすると、「今すぐ登録」というボタンが画面右上に表示されるので、こちらをクリックしましょう。

登録ページにアクセスするステップ

1

ステップ

2 アカウントを登録する

1

Zoho CRM の「プロフェッショナルプランの15 日間お試し登録」のページが表示されたら、以下の情報を入力しましょう。

・お名前・会社名・電話番号・メールアドレス・ご希望のパスワード入力が終わったら「登録」をクリックします。

1 章 ▶ アカウントを登録しよう

15 日間無料お試しには制限事項があります。詳細は以下をご確認ください。URL：https://www.zoho.jp/crm/15trial-limitation.html

チェックポイント

30 秒

1 分


2

管理者編

ステップ

３アカウント登録を認証する

アカウント登録をしよう

登録したメールアドレス宛に、[ 件名 :Zoho にようこそ !] というメールが届きます。本文に記載された URL へアクセスし、登録時に設定したパスワードを入力しましょう。

ステップ

5 Zoho CRMにサインインする

Zoho の Web サイトから、CRM のページ (https://www.zoho.jp/crm) へアクセスし、画面右上に表示されている「サインイン」ボタンをクリックします。サインイン画面が表示されたら、メールアドレスとパスワードを入力し、

「サインイン」をクリックしましょう。

この操作を行わず登録から 30 日経過すると、認証 URL が無効となります。忘れずに認証しましょう！


CRM にはじめてアクセスすると、組織情報の更新画面が表示されます。表示内容に従って入力し、「保存」をクリックしましょう。

ステップ

4 組織情報を更新する


1 分

1 分

30 秒


ユーザー編

アカウントを登録しよう（CRM に招待されたら）

管理者から、お使いのメールアドレス宛に CRM への招待メールが届きます。「CRM のアカウントに招待されました」というメールを受信したら、本文内の「今すぐ参加」をクリックしましょう。

招待メールを確認するステップ

1

ステップ

2 アカウントを登録する

Zoho のアカウント登録画面が表示されたら、お名前、ご希望のパスワードを入力し、「アカウントの作成」をクリックしましょう。少し待つと CRM の画面に切り替わります。

チェックポイント招待メールが届くまで、サービスサイトなどからサインアップしないように注意しましょう。別の組織アカウントで登録されてしまいます。また、登録したパスワードは、今後 CRM へサインインする際に使用します。忘れないように管理しましょう。

3


10 秒

30 秒


ユーザー編

アカウントを登録しよう（CRM に招待されたら）

Zoho の Web サイトから、CRM のページ (https://www.zoho.jp/crm) へアクセスし、画面右上に表示される「サインイン」ボタンをクリックします。サインイン画面が表示されたら、メールアドレスとパスワードを入力し、「サインイン」をクリックしましょう。

Zoho CRMにサインインする（このステップは自動で省略されることがあります）

パスワードを忘れたら

Zoho の Web サイトから、CRM のページ (https://www.zoho.jp/crm) へアクセスし、画面右上に表示されている「サインイン」へ移動します。サインイン画面が表示されたら、「パスワードを忘れた」をクリックします。パスワードリセットのページが表示されたら、登録したメールアドレスと、画面に表示されている文字を入力し、「問い合わせ」をクリックしましょう。パスワードの再設定に関するメールが登録したメールアドレス宛に届きます。届いたメールを開き、再設定を進めてください。

ステップ

4

ステップ

3

4


30 秒

1.5 分


管理者編

ユーザー編

ここでは、Zoho CRM の画面構成や用語をご紹介します。まずはこの基本を、実際の Zoho CRM を見ながらしっかりと理解していきましょう。

1 画面構成について（ビュー）

画面の見方を理解しよう

この画面は、Zoho CRM の基本となる「ビュー」です（見込み客のタブを開いています）。

12３

４

５

３．フィルター

データを分類して格納する場所です。このタブを切り替えることで、必要な情報へスムーズにアクセスできます。タブは自社の業務プロセスや用途に応じてカスタマイズが可能です。

ビューで表示した一覧をさらに絞り込みたいときに使用します。絞り込む条件を指定すると、データを検索し一覧で表示します。　をクリックすると、表示 / 非表示を切り替えられます。

タブに登録されているビューを選択し、該当するデータ一覧で表示します。たとえば、自分が担当しているお客さまリストなど、条件を設定して該当するデータ一覧を作成できます。

２．ビュー

１．タブ

名称概要

※カスタマイズ状況によっては、表示されるボタンや見た目が異なる場合がございます。

5


1.5 分


管理者編

ユーザー編


4. グローバルナビ検索ボックス

５．ツール

概要名称

設定画面に移動します。

ゲーミフィケーション

セールスシグナル

データの作成

カレンダー

メール通知

設定

新しいデータの作成

インポートボタン

ツールボタン

CRM 内すべてのデータからキーワード検索を実行できます。検索結果をタブ別に分類して表示します。

営業チームの健全な競争を促進するゲーム機能です。スコア獲得を楽しみながら営業活動が行えます。

自分が担当しているお客さまのアクション ( メールの受信や開封状況など ) をリアルタイムで通知します。

見込み客や連絡先、商談などタブを自由に選択し、データを追加できます。

カレンダーを表示します。お客さまとの商談や、社内会議などの予定を CRM の活動タブに登録しておくと、このカレンダー上からスムーズに確認できます。

CRM に登録している連絡先からメールを受信した際、通知を表示します。※別途メール連携の設定が必要です。

選択中のタブへデータを追加します。クリックすると、データを作成する画面が表示されます。※4. グローバルナビの「データの作成」はどのタブにも自由に登録できますが、これは選択中のタブにデータを追加します。

Microsoft Excel などの外部ファイルを使用し、選択中のタブへデータを一括インポートします。.xls 形式、.csv 形式、.vcf 形式のファイルをインポート可能です。

選択中のタブ内のデータに対し、一括で処理を行う機能です。削除やデータ更新のほか、メール配信なども可能です。Zoho シートビューを使用すると表計算シート形式でデータを表示・編集できます。 6



下図は、Zoho CRM のデータの登録情報を確認できる詳細画面です（見込み客のタブで「中本仁」のデータを表示しています）。

1 画面構成について（詳細画面）


４．関連リスト活動や商談など、関連付けられているデータを表示します。

３．メモ

基本的な情報を確認できます。ここへ表示する項目は、カスタマイズも可能です。

データと関連付けてメモを保存できます。打ち合わせの議事録や連絡先の特記事項などを記録することで、担当者の引き継ぎ時にも役立ちます。

登録情報のすべてをここで確認できます。「詳細を表示」・「詳細を隠す」を選択し、必要に応じて表示 / 非表示を切り替えられます。

２．詳細情報

１．概要

名称概要

管理者編

ユーザー編

5. 関連リストへのリンク

データを閲覧・追加する際に、画面をスクロールしなくても、リストをクリックするだけで移動できます。また、「タイムライン」では、データの更新履歴を閲覧できます。

7


1

2

３

４

5

1.5 分


管理者編

ユーザー編

言語やタイムゾーン、姓名の表示順などをユーザーごとに設定できます。Zoho CRM を始めたら、まずは個人設定を変更しましょう。

地域設定を変更する

個人設定を変更しよう　　

「設定」→「個人設定」へ移動し、「地域情報」というセクションの　　をクリックします。こちらでは、言語、日付・時刻のフォーマット、タイムゾーンを変更できます。

「設定」→「個人設定」に移動し、「氏名フォーマット」というセクションへ進みます。Zoho CRM内の姓名の表示順は、この設定に基づいて表示されます。日本人名でお客さまデータを登録する際は、ドラッグ＆ドロップで左図の並び順に変更しましょう。

姓名のフォーマットを変更する２

1

タイムゾーン時間の地域を設定します。日本は日本標準時(JST)です。

時刻のフォーマット

Zoho CRMの画面に表示される言語を設定します。

12 時間表示/ 24 時間表示を選択できます。

日付の表示形式を選択します。日本に設定すると、年 / 月 / 日時 : 分 : 秒(yyyy / mm / dd HH:mm:ss の形式)で表示されます。

日付フォーマット

言語

編集メニュー概要

メール署名を設定する3

「設定」→「個人設定」に移動し、「メール用署名」というセクションの　をクリックします。設定画面が表示されるので、署名を入力し「保存」をクリックしましょう。

8


設定した通貨通貨の設定をします。

30 秒

30 秒

1 分


管理者編

ユーザー編

メール連携を設定しよう

CRM 上から直接お客さまにメールの送信・管理ができますが、メール連携を設定すると、さらに受信したメールも CRM 上で管理できるようになります。メール連携の方法は、「IMAP」と「POP3」の 2 種類があります。

メール連携を設定する1

チェックポイントGmail をお使いの場合、あらかじめお使いの Google アカウントで IMAP/POP の有効化設定を行い、「安全性の低いアプリの許可」を「有効」にする必要があります。Google アカウントにログインし、「アカウント」→「ログインとセキュリティ→「接続済みのアプリとサイト」から「安全性の低いアプリの許可」を「有効」に設定しましょう。

「設定」→「メールの設定」へ移動します。「よく使われる IMAP 連携」に、ご利用中のメールクライアントが表示されていたらクリックし、表示内容に従って設定しましょう。ご利用のメールクライアントが表示されていない場合または

POP3 連携をする場合は、「独自メールの連携」から POP3 または IMAP 連携を選択し、表示内容に従って入力し設定します。

9


2 分


管理者編

チェックポイントZoho CRM で発行する請求書やお客さま向けに配信するメールは、この組織情報の設定を元にデータが作成されます。登録がないと、表記の崩れや正しい時間に通知・メールが配信されない場合があるので注意しましょう。

Zoho CRM では、住所や通貨、タイムゾーン、ロゴ、会計年度など組織の属性を設定できます。初期設定時はアカウント作成の際に登録した情報が適用されています。こちらで設定する組織のタイムゾーンは、ワークフロー ( 処理の自動化 ) などの設定に反映されるので正しく登録しましょう。

「設定」→「組織情報」に移動し、変更したいセクションの　　をクリックします。こちらでは、組織の基本情報、住所情報、会社のロゴなどを変更できます。

ステップ

1 組織情報を管理する

ステップ

2 会計年度を設定する

「設定」→「組織情報」→「会計年度」に移動し、会計年度の開始月、会計年度の基準をそれぞれ選択します。会計年度を設定すると、すべての売上予測やレポートなどへ反映されます。

組織を設定しよう

10

4 章 ▶ 組織を設定しよう

30 秒

30 秒


管理者編

管理者アカウントのみ CRM に登録されている状態では、役職と権限の設定を変更できません。まずはユーザーを招待してから設定を変更しましょう。各ユーザーに設定した役職と権限は、後から変更が可能です。■「役職」の設定初期状態では「CEO( 最高経営責任者 )」または「マネージャー」のみ選択可能です。 ■「権限」の設定初期状態では「管理者 ( すべての操作が可能 )」または「標準ユーザー ( 管理者権限をもたない )」のみ選択可能です。

「設定」→「ユーザー」に移動し、「新しいユーザーの追加」をクリックします。追加したいユーザーの姓、名、メールアドレスを入力し、必要に応じて役職・権限の設定をしましょう。「保存」をクリックすると、招待したユーザーのメールアドレス宛に招待メールが送信されます。

2 人以上のユーザーで CRM を利用する場合、管理者が他のユーザーを招待する必要があります。ここではユーザーの招待方法をご紹介します。

ステップ

1 新しいユーザーを招待する（管理者の操作）

ステップ

2 新しいユーザーを招待する（招待されたユーザー側の操作）

招待メールを受信したら、本文内の「今すぐ参加」をクリックします。Zoho アカウントの作成画面が表示されるので、表示内容に従って情報を入力しましょう。「アカウントの作成」をクリックすると Zoho CRM の画面に移行し、 Zoho CRM への招待が承認されます。

ユーザーを招待しよう


11

5 章 ▶ ユーザーを招待しよう

ユーザー編

1 分

3 分


管理者編

チェックポイント権限と役職の機能を利用するには、次の条件を満たす必要があります。・有料プランを利用していること

・ Zoho CRM に 2 ユーザー以上追加していること

「役職」では、ユーザーごとに各データへのアクセス権限を設定できます。通常は、自分が担当者であるデータのみを表示するため、担当以外のデータにはアクセスできませんが、組織階層を定義し、役職を設定することで、自分の部下のデータにもアクセスできるようになります。デフォルトでは、「CEO( 最高経営責任者 )」という役職が利用できます。この役職を割り当てられたユーザーは全てのデータにアクセスできます。また、役職に関係なく、全ユーザーがすべてのデータにアクセスできるようにする場合は、「設定」→「セキュリティ設定」→「データの共有設定」から、組織のデフォルトの権限設定の「デフォルトのアクセス設定」を「組織内共有（表示 / 編集 / 削除可能）」に変更します。

役職とは？

「権限」は、ユーザーごとにデータ操作に制限をかけたいときに設定します。 Zoho CRM では、タブ、項目別に操作権限の設定が可能です ( 例 : データの閲覧のみ、データの編集も可能にする等 )。デフォルトでは、全ての機能・データの操作設定が可能な「管理者」権限と、一般的な機能・操作が可能な「標準」権限があります。

Zoho CRM を複数のユーザーで使用する際に、役職と権限の設定ができます。

権限とは？

権限と役職について

12

6 章 ▶ 役職と権限を設定しよう


管理者編

「設定」→「セキュリティ設定」→「権限設定」に移動し、編集したい権限を開きます。表示するタブや、各タブで許可したい操作にチェックを入れて保存しましょう。

1 標準の権限を編集する

2 新しい権限を設定する

「設定」→「セキュリティ設定」→「権限設定」に移動し、「新しい権限設定」をクリックします。表示内容に従って入力し、「作成」をクリックしましょう。権限の設定画面が表示されるので、設定を変更します。

権限を設定しよう

設定できる権限がカテゴリごとに異なります

権限可否をクリックで設定します

クリックすると、操作権限を設定できます

13


5 分

1 分


管理者編

チェックポイント■「上司」の設定上司として役職を設定すると、上司のユーザーは配下のユーザーのデータにアクセスできるようになります。■「同じ役職のユーザーにデータを共有」の設定チェックを入れると、同じ役職のユーザーのデータを閲覧できるようになり、担当者同士でデータ共有をスムーズに行えるようになります。

1 標準の役職名を変更する

3 ユーザーに役職と権限を割り当てる

2 新しい役職を作成する

「設定」→「セキュリティ設定」→「役職」に移動し、「新しい役職」をクリックします。表示内容に従って情報を入力し、「保存」をクリックしましょう。

役職を設定しよう

「設定」→「セキュリティ設定」→「役職」に移動し、名称を変更したい役職にカーソルを合せます。をクリックし、変更が完了したら「保存」をクリックしましょう。

「設定」→「ユーザー」に移動し、対象のユーザーをクリックすると、右側に詳細情報が表示されます。氏名の横にある　をクリックすると編集画面が開きます。割り当てたい役職と権限をそれぞれ選択し、「保存」をクリックしましょう。

14


30 秒

1 分

30 秒


初期設定では、主要なタブはすべて画面上に表示されています。タブごとの項目も、様々な用途を想定してたくさんの項目が用意されています。しかし、会社や CRM の利用用途によって、使用するタブや項目は様々です。すべてのタブ・項目が必要とは限らず、またはすべての機能を使いこなす必要はありません。

まずは、自社で使用するタブと項目を決めて、使いやすくカスタマイズしましょう。

タブと項目のカスタマイズについて　

管理者編

カスタマイズって必要？

使うタブを決める不要なタブは非表示にする項目を整理する

まずはタブごとに何ができるのかを知り、どのタブが必要でどのタブが必要ないかを考えましょう。

さいごに、タブの中の項目を整理しましょう。タブごとに様々な種類の項目が用意されています。まずは今ある項目を整理し、必要に応じて追加しましょう。

必要なタブが決まったら、不要なタブは非表示に設定しましょう。

▶　P38 へ ▶　P16 へ ▶　P18 へ

15

7 章 ▶ タブと項目をカスタマイズしよう


タブ名を変更する

タブをカスタマイズしよう　　　　

使用しないタブを非表示にする２

1

「設定」→「タブ」に移動し、編集するタブ名にカーソルを合わせます。　　が表示され、カーソルを合わせるとメニューが表示されるので、「名前の変更」をクリックします。入力画面では、複数形と単数形という 2 種類が必須入力項目として表示されます。こちらは英語での利用を想定した

標準機能 ( 例 :Students,Student) のため、日本語で利用する場合は、複数形・単数形の項目両方に同じ名称を入力してましょう。完了したら「保存」をクリックします。

「設定」→「タブ」に移動し、「タブの並び替え」をクリックします。「選択したタブ」の欄に表示されているタブのみ、画面に表示されるので、使用しないタブを「未選択のタブ」の欄に移動し、「保存」をクリックしましょう。

管理者編

タブの表示順序を変更する3

「タブの並び替え」画面で、「選択したタブ」右側の矢印をクリックすると表示順序が入れ替わります。上から順に表示されますので、並べ替えが完了したら「保存」をクリックしましょう。

16


30 秒

30 秒

30 秒


管理者編

見込み客の変換の関連付け（見込み客タブの場合のみ表示されます）

見込み客として登録されたお客さまデータは、取引先・連絡先タブへ移動（変換）されます。その際、関連付けられた項目の内容が取引先、連絡先、商談のデータに自動で引き継がれます。

項目の依存関係の設定

編集内容が実際にどのように表示されるかを確認します。

タブ内の 2 つの選択項目を関連付け、依存関係を設定し、親項目の値に応じて表示させる子項目の値を変更します。( 例 :「県」の値に応じて「市区町村」の値を変更する ) ※設定は、親 / 子ともに項目の種類が「選択リスト」であることが条件です。

タブへのアクセス権限を設定します。タブのアクセス権限

プレビュー

設定項目概要

4 タブを管理する

編集するタブによって表示される内容は異なりますが、ここでは「見込み客」タブの設定項目で表示でされる内容をご紹介します。

「設定」→「タブ」に移動します。一覧から、レイアウト情報を確認したいタブ名にカーソルを合わせ、　　をクリックします。

タブをカスタマイズしよう

項目の値を一括で置き換えられます。たとえば、販売商品の名前が変わったときに、以前の名称で登録されたデータを一括で新しい商品名に書き換えることが可能です。

17


30 秒


管理者編　　　　　　

値の重複を許可しない

有効にすると、他のデータですでに登録されている値を入力したとき、データを保存できません。メールアドレス、パスポート番号、学生番号、商品コードなど、一意な値を入力する項目に設定します。

値の置換項目の値を一括で置き換えられます。たとえば、販売商品の名前が変わったときに、以前の名称で登録されたデータを一括で新しい商品名に書き換えることが可能です。

プロパティの編集

必須入力の項目にするかどうかを設定します。必須項目にすると、データ登録時に項目が未入力の場合、保存ができません。

項目名の編集や選択リストの項目を定義するなど、項目の基本設定をします。

項目に対する閲覧・編集権限を設定します。権限の設定

必須項目にする

編集メニュー概要

1 項目を編集する

「設定」→「タブ」に移動し、一覧からカスタマイズしたいタブをクリックします。編集画面が表示されたら、項目にカーソルを合わせて、　をクリックすると、項目に応じて設定可能な編集メニューが表示されます。終了したら「レイアウトの保存」をクリックします。

項目をカスタマイズしよう

編集エリア

選択リスト

項目

Zoho CRM では、タブごとに項目をカスタマイズできます。下図は、「見込み客」タブの項目のカスタマイズ画面です。

18


1 分


管理者編


2 項目の配置を変更する

「設定」→「タブ」に移動し、一覧からカスタマイズしたいタブをクリックします。配置場所を変更したい項目をドラッグ & ドロップで移動します。終了したら「レイアウトの保存」をクリックしましょう。

3 使わない項目を非表示にする

「設定」→「タブ」に移動し、一覧からカスタマイズしたいタブをクリックします。非表示にしたい項目にカーソルを合わせ　　をクリックすると、確認画面が表示されるので「はい、項目を削除します」をクリックしましょう。終了したら「レイアウトの保存」をクリックします。

4 非表示にした項目を再度追加する

「設定」→「タブ」に移動し、一覧からカスタマイズしたいタブをクリックします。選択リスト下部にある「使っていない項目」の中から追加したい項目を選択し、ドラッグ & ドロップで編集エリアの設置したい場所に移動します。終了したら「レイアウトの保存」をクリックしましょう。

「設定」→「タブ」に移動し、一覧からカスタマイズしたいタブをクリックします。表示された選択リストの中から新しく追加したい項目をドラッグ & ドロップで移動します。項目名や詳細情報を設定し、「レイアウトの保存」をクリックしましょう。

５新しい項目を追加する

19


１分

１分

１分

3 分


管理者編

項目の種類


概要

他のタブに存在する、関連データを表示する項目です。

一行

複数行

メール

電話

選択リスト

複数選択

日付

日時

数字

オートナンバー

通貨

小数

パーセント

長整数※

チェックボックス

URL

数式※

ルックアップ

文字を入力 / 管理する項目です ( 最大 225 文字まで )。使用例 : 氏名、ふりがな、商品の型番

文章を入力 / 表示する項目です ( 小 :2,000 文字あるいは大 :32,000 文字 )。※大を選択すると、この情報を元にした検索やビューの抽出、レポート表示はできません。使用例 : 詳細情報、その他コメント

電話番号を入力 / 表示する項目です。※電話連携を設定すると、Zoho CRM からこの項目に入力した番号に電話をかけられます。

年月日と時分秒を入力 / 表示する項目です (yyyy / mm / dd HH:mm:ss 形式 )。※日付の形式は、ユーザーのタイムゾーンの設定に従って変更されます。

整数を入力 / 表示する項目です ( 最大 9 桁 )。使用例 : 参加人数、訪問回数

メールアドレスを入力 / 表示する項目です。@ の抜け漏れなど、入力されたメールアドレスデータの不備をチェックします。

選択肢を設定し、値を 1 つ選択 / 表示する項目です。

選択肢を設定し、複数の値を選択 / 表示する項目です。

年月日を入力 / 表示する項目です (yyyy / mm / dd 形式 )。※日付の形式は、ユーザーのタイムゾーンの設定に従って変更されます。

Zoho CRM が自動で一意の整理番号を割り振る項目です。項目の作成、編集時に接頭語や接尾語、開始番号を指定できます。使用例 : 請求書番号

金額を入力 / 表示する項目です (16 桁 / 小数点以下を含む )。小数点以下の桁数や切り捨て、繰り上げなどの処理方法を設定します。

数字を入力する項目です (16 桁 / 小数点以下を含む )。

% を入力 / 表示する項目です（最大 5 桁 / 数字とピリオド含む）。

整数を入力 / 表示する項目です ( 最大 18 桁 )。

真偽値を入力 / 表示する項目です。使用例：同意チェック

URL を入力 / 表示する項目です。

他の項目の値をもとに、数式で計算した結果を表示する項目です。※Zoho CRM では、端数計算に「銀行まるめ」を採用しています。

20


※プロフェッショナルプラン及びエンタープライズプランでのみ追加可能な項目です。


管理者編

1 セクション名を変更する

「設定」→「タブ」に移動し、一覧からカスタマイズしたいタブをクリックします。変更したいセクションの「セクション名」にカーソルを合わせるとセクション名を編集できます。終了したら「レイアウトの保存」をクリックしましょう。

Zoho CRM では、項目のグループをセクションと呼びます。セクションを新しく追加したり、配置を変更することでさらに使いやすくカスタマイズしましょう。

セクションをカスタマイズしよう

セクション名の変更

セクション

21


セクションの設定※セクション名のエリアにカーソルを　合わせると表示されます。

１分


管理者編

チェックポイント■セクションのレイアウトセクション内の項目を、1 列で表示するか /2 列で表示するかを選択します。■タブキーの移動方向タブキーの移動方向を設定します。左から右：タブキーをクリックすると、左から右の項目へ移動します。上から下：タブキーをクリックすると、上から下の項目へ移動します。■削除セクションを削除します。削除したセクション内にある項目は「使っていない項目」へ移動します。

2 セクションの設定を編集する

「設定」→「タブ」に移動し、一覧からカスタマイズしたいタブをクリックします。セクションの編集エリアにカーソルを合わせ、　をクリックすると、編集メニューが表示されます。設定の変更が終了したら「レイアウトの保存」をクリックしましょう。

3 新しいセクションを追加する

「設定」→「タブ」に移動し、一覧からカスタマイズしたいタブをクリックします。項目の選択リスト下部にある「新しいセクション」を、編集エリア内の追加したい場所にドラッグ & ドロップで移動しましょう。セクション名や設定を編集・項目追加し、終了したら「レイアウトの保存」をクリックします。

セクションをカスタマイズしよう

22


１分

3 分


管理者編

1 新しいレイアウトを作成する

「設定」→「タブ」に移動し、カスタマイズしたいタブ名をクリックしてください。編集画面右上にある「新しいレイアウトの作成」をクリックすると、レイアウトの作成画面が表示されます。セクションや項目を編集し、完了したら「レイアウトの保存」をクリックしましょう。レイアウトの権限設定画面に切り替わるので、割り当てたい権限を選択し「保存」をクリックします。

2 レイアウトのステータスを変更する

「設定」→「タブ」に移動し、レイアウト情報を確認したいタブ名をクリックします。レイアウトが複数登録されている場合、レイアウトのリストが表示されます。「ステータス」配下にあるボタンをクリックすると、レイアウトの有効 / 無効が切り替わります。

レイアウトをカスタマイズしよう（エンタープライズプランのみ）

23

商材やユーザーの部署 / 役職によっては、見たいデータや、チームで共有したい情報が異なるでしょう。Zoho CRM は、データ入力画面のレイアウトを複数作成でき、利用シーンに応じて自在に使い分け可能です。（※エンタープライズプラン以上）


チェックポイントワークフロー、API、Web フォームは標準レイアウトのみ対応しています。これらの設定では、標準レイアウトにある項目のみ利用が可能です。

5 分

1 分


管理者編

レイアウトをカスタマイズしよう（エンタープライズプランのみ）

見込み客変換の関連付け（見込み客タブの場合のみ表示されます）

見込み客として登録されたお客さまデータは、取引先・連絡先タへ移動 ( 変換 ) されます。その際、関連付けられた項目の内容も取引先、連絡先、商談のデータへ自動で引き継がれます。

項目の依存関係の設定

レイアウト名を変更します。

タブ内の 2 つの選択項目を関連付け、依存関係を設定し、親項目の値に応じて表示させる子項目の値を変更できます。( 例 :「県」の値に応じて「市区町村」の値を変更する ) ※設定は、親 / 子ともに項目の種類が「選択リスト」であることが条件です。

レイアウトのセクション、項目を編集します。レイアウトの編集

レイアウトを複製して新しく作成します。レイアウトの複製

レイアウトを削除します。レイアウトの削除

レイアウトごとに権限を設定します。レイアウトの権限

名前の変更

詳細項目概要

「設定」→「タブ」に移動します。レイアウト情報を確認したいタブ名にカーソルを合わせ、　をクリックします。レイアウトごとに、権限の設定や編集ができます。対象のレイアウトにカーソルを合わせると、　　が表示されるのでクリックします。※一つのタブに対し、レイアウトを追加できる上限は３件です。※「活動タブ」にはレイアウトを追加できません。

エンタープライズプラン以上をご利用で、タブに複数レイアウトが設定されている場合

24

3 レイアウトを管理する


3 分


管理者編

チェックポイント項目の設定編集エリア内の項目にカーソルを合わせると　が表示されます。クリックすると項目の設定を変更できます。■隠し項目項目を Web フォーム内に表示させるかを設定します。たとえば、Web サイトの資料ダウンロードフォームとして使用する場合、「見込み客のデータ元」項目を隠し項目に設定し、初期値を「Web からのダウンロード」に設定しておくことで、CRM にデータが登録される際、自動で登録元が反映されます。■必須項目入力必須にするかどうかを設定します。■ヘルプリンク入力例として表示するテキストや機能説明ページの URL を設定します。

ステップ

1 Webフォームを作成する

Zoho CRM は Web サイトに組み込んだフォームから送信されたデータを、見込み客、連絡先、お問い合わせとして自動登録できます。たとえば、資料ダウンロードやお問い合わせ用に、Zoho CRM で作成した Web フォームを組み込み、自動で見込み客タブにデータを取り込めます。

Web フォームを作成しよう

「設定」→「Web フォーム」に移動します。Web フォームから送信されたデータの登録先となるタブを選択し、「Web フォームの作成」をクリックしましょう。フォームの作成画面が表示されるので、フォームに設置したい項目をドラッグ & ドロップで追加します。終了したら「次のアクション」をクリックします。

25

8 章 ▶ Web フォームを作成しよう

5 分


見込み客の担当者に通知

担当者の割り当て

移動先のページの URL

フォームを設置する Web ページの URL を入力します。複数のページに同じフォームを設置する場合は「*」を入力します。

（例）お問い合わせや資料ダウンロードページなど

フォームを設置する URL

フォーム名

概要項目

ステップ

２ Webフォームを設定する

Web フォームの詳細を設定する画面が表示されます。表示内容に従って入力し、「保存」をクリックしましょう。


フォームの設定

通知

フォームの名称を入力します。

データの送信後に表示するページの URL を入力します。

（例）お問い合わせ送信後のお礼ページなど

CRM にデータが登録された時に、どのユーザーに担当者を割り当てるかを設定します。

登録の承認

訪問者の追跡

データの入力内容を、送信者にメールで通知するかを設定します。

送信の確認

データが送信された際に、担当者にメールで通知する場合に設定します。

Zoho セールス IQ という Web トラッキングサービスと連携した場合に設定できます。有効にすると、フォームを送信した際の Webサイト上の行動履歴が CRM に登録され、以後サイトにアクセスする度に行動がトラッキングされます。

送信されたデータを自動で CRM に追加せず、都度確認し登録する場合に設定します。

管理者編

26


5 分


ステップ

3 Webサイトに組み込む

「ステップ 2　Web フォームを設定する」が完了すると、Web フォームの組み込みコードが発行されます。コード形式を選択すると、下にコードが生成されますのでコピーし、Web サイト上で設置したい場所に組み込みましょう。


管理者編

27


チェックポイントWeb フォームのボタンのデザインを変更したい場合など、Web フォームのデザインや動作の変更はユーザー自身でコードを編集する必要があります。参考ブログ：「5 つの編集でちょっとおしゃれな Web フォームをつくろう」　　　　　　https:/blogs.zoho.jp/link/webform-5point/

3 分


管理者編

ワークフローを設定しよう

Zoho CRM は、繰り返しやルーチンの作業を自動化できます。業務を効率化し、抜け漏れなくお客さまへのフォローを実現しましょう。例えば、以下のようなことができます。

・Web サイトからお問い合せや資料請求をした人に、メールでアプローチする・問い合わせから数日後にフォローメールを送信する。（※エンタープライズプランのみ）・見込み客が登録されたら、営業担当者に「電話でヒアリング」のタスクを追加する。ワークフローは以下の流れで設定をします。

ワークフローによる自動化で業務を効率化する

実行するタイミング実行条件実行する

アクション

ワークフローを実行するタイミングを選択します。

・データを操作したとき：

　- 作成

　- 編集

　- 作成 / 編集

　- 削除

・日付 / 日時

※エンタープライズプランのみ

実行するアクションを選択します。

・すぐに実行するアクション：

　- メール送信

　- タスクの登録

　- 特定項目の更新

　-Web 通知

・時間基軸のアクション

※エンタープライズプランのみ

ワークフローの実行条件を設定します。

・すべてのレコード：

　すべてのデータに対して

　実行されます。

・条件に一致するデータ：

　設定した特定の条件と

　一致するデータに対して

　実行されます。　

ここでは、Web サイトの資料ダウンロードを経由して見込み客が登録された際に、営業担当者に「電話でヒアリング」のタスクを追加するワークフローを作成してみましょう。

28

9 章 ▶ ワークフローを設定しよう


管理者編

ステップ

2 ワークフローのルールを設定する（実行するタイミング）

ステップ

1 ワークフローを新規作成する

「設定」→「ワークフロー」→「＋ルールの作成」をクリックします。今回は、Web サイトから資料ダウンロードされたお客さまに対して電話フォローをするタスクを作成するため、左のように設定しました。表示内容にしたがって入力したら「次へ」をクリックします。


ルールの設定画面が表示されます。ここでは実行するタイミングを選択します。今回は、資料ダウンロードされたお客さまのデータが CRM に登録されたタイミングでタスクを追加するため、データを「作成」した時を選択します。

ステップ

3 ワークフローのルールを設定する（実行条件）

次に、実行条件を選択します。今回は資料ダウンロードされたお客さまが対象なので、下記条件を指定します。設定内容 :「見込み客のデータ元」が「 Web からのダウンロード」の場合に実行する。

29


1 分

1 分

1 分


管理者編

最後に、実行するアクションを選択します。今回は電話フォローのタスクを自動で追加したいので、実行するアクションは「タスク」を選択し、既にあるタスクを適用する場合は選択、適用するタスクがない場合は新規でタスク内容を作成します。「保存して関連付け」をクリックしましょう。


ステップ

4 ワークフローのルールを設定する（実行するアクション）

ステップ

5 ワークフローのルールを保存する

確認画面に切り替わったら、「保存」をクリックしましょう。以上で設定は終了です。

30


3 分

1 分


ユーザー編

データの登録方法

チェックポイント以下のデータはインポートができませんので、ご注意ください。

・請求書・見積書・受注書・売上予測・テンプレート活動や添付ファイルは、「設定」→「インポート」→「データ移行ウィザード」を使用してインポートできます。

※他にも、Web フォームから送信されたお客さまデータを自動登録できます。（詳しくは P.25 をご確認ください）

さっそくデータを登録してみましょう。

データを登録しよう

1 件ずつデータを登録する各タブにデータを 1 件ずつ登録できます。また、既存データを複製して新しく登録することもできます。同じ取引先の別の担当者の情報を登録する際や、同じ内容のタスクをそれぞれ異なった商談に紐付けて登録する際に便利です。

データをまとめてインポートするMicrosoft Excel やテキストファイルで管理していたデータを一括で登録できます。

31

10 章 ▶ データを登録しよう


ユーザー編

さっそくデータを登録してみましょう。ここでは、見込み客タブを例に、データを登録します。

2 データを複製する

「見込み客タブ」をクリックします。複製するデータをクリックし、詳細画面を開きます。右上に表示される　　をクリックし、「複製」をクリックしましょう。複製画面が表示されるので、情報を更新し「保存」をクリックします。

データを登録しよう（１件ずつデータを登録する）

1 データを登録する

「見込み客タブ」をクリックします。まだ 1 件もデータが登録されていない場合は「見込み客の作成」に移動し、「新しいユーザーの追加」をクリックします。既にデータが入っていてリストが表示される場合は、画面右上に表示される「+」をクリックしましょう。作成画面が表示されるので、表示内容に従って情報を入力します。完了したら「保存」をクリックしましょう。

チェックポイントデータを複製する場合、関連リストやメモなど、データに関連付けられた情報は複製されませんのでご注意ください。

32


1 分

1 分


ユーザー編

.csv 形式のファイルを使用する場合、各項目がコンマで区切られている必要があります。メモ帳などのテキストエディターで .csv ファイルを開いて正しい形式になっているか確認しましょう。OpenOffice 等の表計算シートソフトを使用して .csv ファイルを作成した場合、コンマ区切りではなくタブ区切りになっている場合がありますのでご注意ください。また、文字コードが適切に設定されていないと、インポートされたデータが文字化けすることがあります。例 :Microsoft Excel で .csv ファイルを作成した場合 - インポート時に「Shift_JIS」を選択します。

.csv形式の場合

.xls 形式、.xlsx 形式のファイルを使用する場合、ファイルにグラフやフィルター、画像などが組み込まれていると予期せぬエラーが発生する場合があります。事前にこれらのオブジェクトが組み込まれていないことを確認しましょう。また、1 行につき 1 件のデータが登録されているかどうか、また、空白行 ( データが何も入力されてない行 ) が挿入されていないか確認しましょう。この空白行が挿入されていると、それ以降のデータが正しくインポートされない場合があります。

.xlsまたは.xlsx形式の場合

ステップ

1 ファイル形式を確認する

データを登録しよう（データをまとめてインポートする）

Zoho CRM では、次のファイル形式のデータをインポートできます。・Microsoft Excel(.xls 形式または .xlsx 形式 ) ・コンマ区切りテキスト (.csv 形式 ) ・vCard(.vcf 形式 )

ステップ

2 ファイルサイズを確認する

Zoho CRM ではファイルサイズが 5MB を超えるデータはインポートできません。 5MB を超える場合は、ファイルを分割しましょう。

33


1 分

30 秒


ユーザー編

.xls 形式、.xlsx 形式、.vcf 形式の場合、一度にインポートできるデータの上限件数は 1,500 件です。 1,500 件を超える場合は、ファイルを分割するか、.csv 形式を使用しましょう。. csv 形式のファイルをインポートする場合、利用しているプランに応じて、一度にインポートできるデータの件数の上限が異なります。 ※お使いのプランに関しては、Zoho CRM の管理者の方に確認しましょう。

ステップ

3 レコード件数を確認する


ステップ

4 禁則文字を確認する

インポートするファイルに次の文字データがないことを事前に確認しましょう。これらの禁則文字を含むファイルをインポートすると、エラーが発生します。

ステップ

5 必須項目を確認する

Zoho CRM で必須入力として設定された項目がある場合 ( 例 : 見込み客タブの場合、初期設定では「会社名」「姓」が必須項目になっています )、インポートするファイルに該当する項目値があることを確認しましょう。必須項目の値がないデータは、インポートされません。

スタンダードプラン

プロフェッショナルプラン

エンタープライズプラン

1 回のインポートにつき 10,000 件まで



二重引用符（ ” ）縦棒 ( ｜ ) 山括弧（ <> ）

34


30 秒

30 秒

30 秒


ユーザー編

チェックボックス項目のデータをインポートする場合、インポートファイルの該当の値を次のように変更しましょう。

ステップ

6 チェックボックスのデータを確認する


ステップ

7 選択リストのデータを確認する

選択リスト項目のデータをインポートする場合は、その項目値が Zoho CRM の項目の選択肢の値として登録されているか確認しましょう。

ステップ

8 日付/日時のデータを確認する

日付 / 日時のデータが「yyyy/MM/dd」、日時のデータが「yyyy/MM/dd HH:mm:ss」の形式になっていることを確認しましょう。

ステップ

9 担当者を確認する

インポートするデータの担当者は、自動的に自分に割り当てられます。他のユーザーに割り当てる場合は、インポートするファイルのデータ 1 件ずつに担当者のメールアドレスを記載してください。

チェックボックスが選択された状態

チェックボックスが選択されていない状態

True または 1（半角英数字）

False または 0（半角英数字）

35


30 秒

30 秒

30 秒

30 秒



データが重複していたらどうなるの？有料プランをご利用の場合は、データが重複した際にデータを上書きする処理を選択できます。

重複している項目の判別は何でしているの ?■「メールアドレス」で判別するZoho CRM に登録されているデータのメールアドレスと、インポートファイルのメールアドレスを照合し、データの重複を確認します。■「見込み客の ID」で判別するZoho CRM 内のデータをエクスポートし、再度インポートする場合のみ使用します。既存のデータ ID とインポートファイル側の ID を照合し、データの重複を確認します。

ユーザー編

見込み客タブを開き、「インポート」をクリックします。自分以外の担当者に割り当てる場合は、「組織の見込み客のインポート」をクリックします。インポートするファイルを選択し、重複データがあった場合の処理を選択します。”スキップ” または” 上書き” を選択する場合は、

「重複の確認項目」も忘れずに選択しましょう。「?」マークをクリックするとヘルプが表示され

ます。詳細情報を設定し、「次へ」ボタンをクリックしましょう。

ステップ

10 データをインポートする


36


2 分


ユーザー編

チェックポイントCRM の項目名とインポートするデータの項目名は、同一でなくても構いません。どの項目に関連するかが分かる項目名にしておくと関連付けの設定がスムーズです。


ステップ

11 項目を関連付ける

ステップ

12 インポート履歴を確認・取り消しする

「設定」→「インポート」→「インポートの履歴」をクリックすると、インポートの進捗や過去のインポート結果が表示されます。また、ファイル名の右にカーソルを合わせると「インポートの取り消し」が表示されます。クリックすると、誤ってインポートしたデータを削除することも可能です。

チェックポイントインポートから 30 日以内であれば、データは一括で削除できます。それ以上日数が経過した場合は、各タブのビューから削除する必要があります。

インポートするデータに問題がなければ、次のステップに進みます。インポートデータの項目と Zoho CRM の項目を関連付けます。必須項目を関連付けしていない場合や、データ形式が異なる項目を関連付けると、エラーとなるので注意しましょう。また、「組織の見込み客のインポート」を選択した場合は、データと見込み客の担当者の関連付けをしましょう。完了したら

「次へ」をクリックします。確認の画面が表示されるので、ミスや漏れをチェックします。問題なければ「インポート」をクリックしましょう。

37


2 分

1 分


ユーザー編

・決まった取引先との商談しか発生しない場合など、見込み客タブを利用しない運用でも問題ありません。

・自社のお客さまになってもらうため、担当者自身が効果的にフォローするにはステータス管理や情報入力が非常に重要です。

・業界 / 商品 / 地域など、顧客分析に必要な情報は必須入力に設定して管理するとよいでしょう。

自社の顧客になるかもしれない組織やお客さまの情報を登録するタブです。会社名、お名前、メールアドレスなどの名刺情報を 1 つのデータにまとめて管理できます。新規開拓のアクションから始まる組織では、見込み客タブを使うと便利です。また、見込み客タブに登録したお客さまとの商談が発生した場合は、取引先と連絡先にデータを変換して関連付けられます。データを二重登録する手間はかかりません。

1.　見込み客タブ

これまで商談が発生した組織に関する情報を管理するタブです。住所、業界、親取引先など取引先に関する情報を管理します。

タブを理解しよう

2.　取引先タブ


業界や業種、従業員数などを登録することで、取引先分類に役立ちます。取引先に対して複数の担当者がいる場合、複数の連絡先情報を取引先に関連付けて管理できます。また、支店や拠点が複数あり、別々の組織として集約・管理したい場合は、それぞれを取引先として登録する運用でもよいでしょう。


タブは、営業・マーケティング・サポート・在庫管理など、用途やプロセスに応じて分類されています。タブごとにどのようなデータを登録できるのか、見てみましょう。

38

11 章 ▶ タブを使ってみよう


ユーザー編

メールアドレス、住所、所属部署など取引先の担当者に関する情報を管理するタブです。連絡先タブは「取引先の担当者情報」、取引先タブは「連絡先の組織情報」という位置付けで、それぞれの情報と関連付けて管理できます。

3.　連絡先タブ

1 つの取引先に対し複数の担当者情報が紐づく際に、住所や電話番号が担当部署ごとに分かれることを想定し、連絡先タブは取引先タブと同様の情報が登録できるようになっています。担当者と連絡が取れるよう漏れなく入力しましょう。


総額とステージを入力すると、売上の期待値が自動的に算出されます。レポート集計により毎月の売上見込を集計したり、営業担当者ごとの営業進捗を把握できます。

商談の総額、完了予定日など商談に関する情報を管理するタブです。商談を取引先や連絡先に関連付けて管理するため、取引先 / 連絡先ごとに商談リストや売上を集計できるようになります。

4.　商談タブ



39



ユーザー編

展示会やセミナー、お得なキャンペーン情報のご案内など、自社が新規名刺や商談獲得のために行った施策を管理するタブです。期間や予実を管理できるほか、見込み客や連絡先・商談と関連付けて管理できます。

6.　キャンペーンタブ

自社が行ったマーケティング施策に対し、新規獲得目標だけではなく、実際に何件商談に発展したのかを知ることで、各施策の費用対効果 (ROI) が測れます。


予定、タスク、通話のデータを管理するタブです。見込み客や連絡先、商談など他のタブと関連付けて登録・管理ができるので、どのお客さま ( または商談 ) に対していつどんな活動をすべきか、また行ったのかを把握するのに役立ちます。

5.　活動タブ

従来の営業日報の代わりに、活動履歴をレポートで抽出して上長への報告に使用することで、データの二重登録や集計の手間を省けます。自社ではどんな使い方ができるのか、考えてみましょう。



予定

タスク

通話

訪問や会議などの予定を管理します。カレンダー表示が可能です。

タスクの件名や期限、ステータス、優先度などを管理できます。

通話の件名や種類、目的を管理します。

40



ユーザー編

3 メールを送信する

詳細画面の右上にある「メール送信」をクリックします。メール作成画面が表示されるので、内容を入力し「送信」をクリックしましょう。送信したメールは、関連リストに表示されます。

2 メモを登録する

見込み客に関する情報をメモに残します。やり取りした内容や、打ち合わせメモ、電話メモなど、備忘録として活用できます。

見込み客タブを使ってみよう

1 見込み客を登録する

「見込み客タブ」をクリックします。まだ 1 件もデータが登録されていない場合は「見込み客の作成」をクリックします。既にデータが入っていてリストが表示される場合は、画面右上に表示される「+」をクリックします。作成画面が表示されるので、表示内容に従って情報を入力します。完了したら「保存」をクリックしましょう。

チェックポイントリッチテキスト形式でメールを送信すると、開封状況を把握できます。また、 URL をハイパーリンクで挿入すると、クリックしたかも確認できます。※「開封状況」は受信者がメーラーで画像を非表示に設定していると確認できません。※「メールの解析」が「ON」になっていることを、「設定」→「メールの設定」→「メールの解析」から確認しましょう。 41


30 秒

30 秒

2 分


ユーザー編


4 ステータスを更新する

見込み客のステータスに変更があった場合、データを更新しましょう。見込み客ステータスの項目にカーソルを合わせると　が表示されるので、クリックします。新しいステータスを選択し、「保存」をクリックしましょう。

6 データを名寄せする

データが二重三重で登録されている場合に、複数のデータを統合させることができます。詳細画面の右上にある　をクリックし、「類似データの検索と統合」を選択します。検索条件を選択し、「検索」をクリックすると、条件に一致したデータがリスト表示されます。統合するデータにチェックを入れ、「次へ」をクリックし、統合の詳細を設定します。完了したら「統合」をクリックしましょう。一度に 3 つまでデータを統合できます。

5 見込み客を変換する

商談が発生した場合には、見込み客のデータを取引先・連絡先タブに変換します。見込み客の詳細画面右上にある「次のステップへ」をクリックします。同じ社名、またはメールアドレスの連絡先が既に存在する場合は、データを上書きするか選択できます。存在しない場合は、新規で追加されます。商談情報をその場で追加し関連付けすることもできます。※一度変換すると、元に戻せません。

42


30 秒

1 分

2 分


ユーザー編


7 履歴を確認する

お客さまとの過去から現在までの関係性を、時系列で確認できることも Zoho CRMのメリットの一つです。担当者の不在時や、新たに担当を引き継いだユーザーでも、Zoho CRM を利用することで今までのお客さまとのやりとりを知ることができます。

見込み客データの画面左に「履歴」という項目があります。これをクリックすると、CRM 上で行った操作やメモの履歴が時系列で表示されます。

43


1 分


ユーザー編


データが二重三重で登録されている場合に、複数のデータ同士を統合させることができます。詳細画面の右上にあるをクリックし、「類似データの検索と統合」を選択します。検索条件を選択し、「検索」をクリックすると、条件に一致したデータががリスト表示されます。統合するデータにチェックを入れ、「次へ」をクリックし、統合の詳細を設定します。完了したら「統合」をクリックしましょう。一度に 3 つまでのデータを統合できます。


取引先に関する情報をメモに残します。また、関連付けられた連絡先や商談のメモも集約して表示されます。やり取りした内容や、打ち合わせメモ、電話メモなど、備忘録として活用できます。

取引先タブを使ってみよう

1 取引先を登録する

「取引先タブ」をクリックします。まだ 1 件もデータが登録されていない場合は「取引先の作成」をクリックします。既にデータが入っていてリストが表示される場合は、画面右上に表示される「＋」をクリックしましょう。作成画面が表示されるので、表示に沿って情報を入力します。本社と支店、グループ会社など、関連する取引先が存在する場合は「親取引先」の項目で選択できます。完了したら「保存」をクリックしましょう。

44


1 分

30 秒

2 分


ユーザー編

取引先タブを使ってみよう


取引先データの画面左に「履歴」という項目があります。これをクリックすると、Zoho CRM 上で行った操作やメモの履歴が時系列で表示されます。

45


1 分


3 メールを送信する

詳細画面の右上にある「メール送信」をクリックします。メール作成画面が表示されるので、内容を入力し「送信」をクリックしましょう。送信したメールは、関連リストに表示されます。

ユーザー編


連絡先に関する情報をメモに残します。やり取りした内容や、打ち合わせメモ、電話メモなど、備忘録として活用できます。メモは複数登録できます。

連絡先タブを使ってみよう

1 連絡先を登録する

「連絡先タブ」をクリックします。まだ 1 件もデータが登録されていない場合は「連絡先の作成」をクリックします。既にデータが入っていてリストが表示される場合は、画面右上に表示される「+」をクリック、表示に沿って情報を入力してください。完了したら「保存」をクリックしましょう。

チェックポイント「取引先」項目横に表示される　をクリックすると、連絡先の所属する取

引先を選択して関連付けられます。取引先に登録されていない場合は「＋新しい取引先」をクリックして作成します。BtoC ビジネスで Zoho CRMを利用する場合は、取引先は設定不要です。

46


1 分

30 秒

2 分


ユーザー編

連絡先タブを使ってみよう

チェックポイントリッチテキスト形式でメールを送信すると、開封状況を把握できます。また、URL をハイパーリンクで挿入すると、クリック状況も確認できます。



画面左の「履歴」をクリックすると、 Zoho CRM 上で行った操作やメモの履歴が時系列で表示されます。

連絡先情報が二重三重で登録された場合に、複数のデータ同士を統合することができます。詳細画面の右上にある　をクリックし、「類似データの検索と統合」を選択します。条件を選択し、「検索」をクリックすると、一致するデータのリストが表示されます。統合するデータにチェックを入れ、「次へ」をクリックし、活かすデータ項目を選択します。完了したら「統合」をクリックしましょう。一度に 3 つまでのデータを統合できます。

47


2 分

1 分


ユーザー編

3 確度と売上の期待値を確認する

商談タブでは、商談の総額とステージに応じて「確度」と「売上の期待値」が自動で算出され

ます。

2 ステージと次のアクションを更新する

商談が一定条件に進んだらステージを変更しましょう。商談の詳細ページでステージにカーソルを合わせると　が表示されるので、クリックしましょう。ステージを選択し、「保存」をクリックします。同様に「次のアクション」もタスクとして随時更新しましょう。

商談タブを使ってみよう

1 商談を登録する

「商談タブ」をクリックし、画面右上に表示される「+」をクリックします。表示内容に従って商談に関するデータを入力しましょう。完了したら「保存」をクリックします。

48


1 分

1 分

1 分


ユーザー編

商談タブを使ってみよう


商談データの画面左に「履歴」という項目があります。クリックすると、Zoho CRM 上で行った操作やメモの履歴が時系列で表示されます。

5 商談レポートを確認する

登録した商談データを元に、商談の状況を集計・分析するレポートを作成できます。「レポート」タブをクリックし、左側のリストから「商談レポート」を選択します。

見たいレポートにアクセスし、情報を確認しましょう。営業会議等で最新データを手間なく確認できます。

49


1 分

3 分


ユーザー編

3 自分の予定をカレンダーで確認する

グローバルナビゲーションの　をクリックするとカレンダーが表示されます。登録された予定は、活動タブだけではなくカレンダー上でも予定を確認できます。カレンダー下の「日・週・月」から表示形式を選択すると、日付ごとに予定が表示されます。カレンダー上で予定を追加することも可能です。

2 他のタブから活動を登録する

見込み客や商談などのタブからも、活動を追加できます。追加したいデータの詳細画面を開き、画面を下にスクロールすると、「未完了の活動」という関連リストがあります。追加する活動名を選択し、内容を入力します。

活動タブを使ってみよう

1 活動を登録する

「活動タブ」をクリックし、画面右上に表示される「+○○」の中から登録する活動名をクリックします。表示される項目に沿ってデータを入力し、完了したら「保存」をクリックします。

50


1 分

1 分

1 分


ユーザー編

活動タブを使ってみよう

4 他のユーザーと予定を共有する

Zoho CRM は、自分の予定だけではなく、組織内の他のユーザーの予定も共有・確認できます。カレンダー左上の「自分の予定と通話」というメニューバーをクリックし、ユーザーやグループを選択すると、選択したユーザーやグループの予定が閲覧できます。

チェックポイントユーザー間で予定を共有するには、役職と権限の設定が必要です。予定が表示されない、または、選択リストで他ユーザーが表示されない場合は、管理者へデータの共有設定の状況を確認しましょう。

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1 分


ユーザー編

ステップ

2 データを関連付ける

見込み客・連絡先にキャンペーンを関連付けしましょう。データを関連付けたいキャンペーンの詳細画面を下にスクロールし、追加先を選択します。データの関連付けは、以下の 3 つの方法から選択できます。

・新規登録・既存データの関連付け・データインポート展示会などで獲得した大量の名刺データは、見込み客タブからインポートするのではなく、キャンペータブからインポートするとデータを自動かつ一括で関連付けられます。

キャンペーンタブを使ってみよう

ステップ

1 キャンペーンを登録する

「キャンペーンタブ」をクリックします。まだ 1 件もデータが登録されていない場合は「キャンペーンの作成」をクリックします。既にデータが入っていてリストが表示される場合は、画面右上に表示される「+」をクリックしましょう。作成画面が表示されるので、表示に沿って情報を入力します。

52


1 分

3 分


ユーザー編ステップ

2 ビューを作成する

それでは、ビューの作成をはじめましょう。「見込み客タブ」→「ビュー」をクリックし、「+ ビューの作成」を選択します。

ビューを作成しよう

ステップ

1 作成するビューを考える

まずはどのようなリストを作成したいのか考えましょう。商品別や地域別、展示会やセミナーに参加した人、3 ヶ月以上連絡を取っていない人のリストなど、用途は様々です。今回は、例として、今月 Zoho CRM に登録されてからまだ連絡を取っていない見込み客リストを作成します。

Zoho CRM では、Microsoft Excel のフィルター機能のように特定のデータを抽出し、リストを作成できます。ビューの作り方を理解し、用途に合わせた営業アプローチリストを作りましょう。

53

12 章 ▶ ビューを作成しよう

1 分

30 秒


ユーザー編

ステップ

4 表示項目を選択する

リストに表示したい項目を、「選択可能な項目」から「選択中の項目」へ、ドラッグ & ドロップで移動します。上から順に表示された項目が、リスト上では左から順に表示されるので、必要に応じてドラッグ & ドロップで表示順序を入れ替えましょう。

ステップ

3 フィルター設定をする

ビューの作成画面が表示されたら、リスト名を入力しフィルターの設定を行いましょう。フィルターは複数設定可能です。最初のフィルターを設定したら「+」をクリックし入力しましょう。今回の例では、フィルター条件を次のように設定しましょう。①　 “見込み客ステータス” が “次の値と等しい” “未連絡②　“登録日時” が “今月”


54


3 分

30 秒


ユーザー編


ステップ

5 アクセス権限を設定する

最後に、リストへのアクセス権限を設定します。ユーザーごと・グループごとなどの単位で共有できます。「保存」をクリックしたらリストの完成です。

ステップ

6 お気に入りを設定する

ビューの一覧で、左横に表示される「☆」をクリックすると、お気に入りとして登録されます。リスト上部に表示されるようになるので、よく使うリストは登録しておくと便利です。

ステップ

7 フィルターを利用する

リストの中から、さらに特定のデータを抽出する場合は、一覧画面左にあるフィルターを使用します。たとえば、フィルターの設定で「市区町村」に「次の値を含む」=「横浜」と設定し、「フィルターの適用」をクリックすると、「横浜市の見込み客データ」が表示されます。

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30 秒

30 秒

1 分


ユーザー編

メールテンプレートを使おう

ステップ

1 メールテンプレートを作成する

「設定」→「テンプレート」→「+ 新しいテンプレート」をクリックすると、「タブの選択」画面が表示されます。見込み客または連絡先どちらに送信するメールテンプレートなのかを選択し、「次へ」をクリックします。テンプレートの選択画面に切り替わるので、使用したいテンプレートがある場合は選択、なければ「白紙」を選択します。テンプレート名、件名、本文をそれぞれ作成しましょう。

よく送信するメール内容は、テンプレートとして作成しておくと便利です。例えば、お問い合わせへの返信やアポイントの打診、資料ダウンロードのお礼や打ち合わせのお礼など、基本となるテンプレートを登録しておくことでメール作成の手間が省けるだけでなく、一括メールやワークフロー機能を使った自動送信での利用も可能です。作成したテンプレートは、開封 / クリックの効果測定が可能です。※プランによってテンプレートの作成可能件数は異なります

3 本文の編集画面です。

2

上段：テンプレートの名前を入力します。下段：メールの件名を入力します。

本文に使用する項目を選択し、ドラック & ドロップで本文エリアに配置しましょう。

１

番号概要

4 メールに添付するファイルを選択します。（最大 3MB まで）

56

5 操作方法のガイドが表示されます。テンプレート作成画面の使い方がわからない場合はこちらをご覧ください。

13 章 ▶ メールテンプレートを使おう

5 分


ユーザー編

ステップ

3 差し込み項目を挿入する

メール本文内にハイパーリンクを挿入すると、 URL がクリックされたかどうかを効果測定できます。※「設定」→「メールの設定」→「メールの分析」から、「メールの分析」が「ON」になっていることを確認しましょう。

ステップ

2 URLを挿入する

本文のテキストで「#」を入力すると、項目の選択画面が表示されます。プルダウンのメニューでー差し込み項目に使用するタブ名を、項目の一覧からは使用したい項目を選択してください。たとえば、見込み客の「会社名」と「姓」の差し込み項目等を使用した場合、送信されたメールの本文は以下のようになります。


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（編集画面）　　　　　　　　　　　　　　　　　（受信した際の表示画面）


30 秒

30 秒


ユーザー編


ステップ

4 テンプレートを保存する

テンプレートの作成が完了したら「保存」をクリックし、保存先のフォルダを選択します。複数のテンプレートを登録する際、フォルダで分かりやすく整理できます。選択が完了したら

「保存」をクリックしましょう。

ステップ

5 メールテンプレートを利用する

保存したテンプレートをさっそく使ってみましょう。今回はメールテンプレートを使い、個別にメール送信する方法をご紹介しました。一括メールや自動メールで使用する場合の利用方法は、各章でご紹介します。

「見込み客タブ」を開き、送信する連絡先をクリックします。詳細画面右上に表示される「メール送信」をクリックすると、メール作成画面が表示されます。「テンプレートの追加」をクリックすると、テンプレートの選択画面が表示されます。対象のテンプレートを選択すると、件名と本文にテンプレート内容が表示されますので問題なければ、「送信」をクリックしましょう。

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30 秒

2 分


ユーザー編


ステップ

6 メールテンプレートの効果測定をする

メールテンプレートをリッチテキスト形式で作成した場合、開封やクリックなどが受信者側でどのくらい行われたかを効果測定できます。効果測定の方法は次の 3 種類あります。※「開封状況」は、受信者がメーラーで画像を非表示に設定していると確認できません。

「設定」→「テンプレート」から対象のテンプレートをクリックします。プレビュー画面が表示されるので、「レポート＆ダッシュボード」をクリックすると、レポート画面が表示されます。テンプレートごとの効果測定が可能です。

テンプレート画面で確認する

「レポート」タブを開き、「メールのレポート」をクリックします。標準レポートが表示されるので、閲覧したいレポートをクリックしましょう。メールの効果を組織全体や担当者ごとに集計できます。

レポートで確認する

送信した連絡先の詳細画面を開きます。メールの関連リストを閲覧すると、メールに対するステータスが表示されます。連絡先ごとのメールへの反応を確認できます。

連絡先の詳細画面で確認する

59


2 分


ユーザー編

ステップ

2 送信するテンプレートを選択する

テンプレートと差出人を選択し、「送信」をクリックするとメールが送信されます。

一括メール送信を利用すると、複数のお客さまへ一度にメールを送信できます。展示会やセミナーのお礼メール、メールマガジン、新製品のご案内や各種お知らせなど、様々な用途に利用できます。 ※プランごとに送信可能件数は異なります

一括メール送信をしよう

ステップ

1 送信対象を選択する

まずは送信対象のリストを用意します。特定のリストに送信したい場合は、ビューを使ってリストを作成しましょう。見込み客または連絡先タブで、送信対象の連絡先を選択し、「メール送信」をクリックします。※一覧画面上で 1 度に送信できる件数の上限は 100 件です。これを超える場合は、ビューを切り替えて同様に送信できます。

60

14 章 ▶ 一括メール送信をしよう

3 分

30 秒


ユーザー編

ステップ

2 フィルターを使用して特定期間のレポートを表示する

ステップ

1 レポートタブにアクセスする

「レポートタブ」をクリックし、画面左に表示されるフォルダから「商談レポート」というレポートフォルダーを開きます。商談に関するレポートが表示されるので、

「ステージ別の進捗状況」というレポートをクリックしましょう。

レポートを確認しよう

「フィルター」と表示されているセクションをクリックし、項目の欄から「商談完了予定日」を選択し、その隣の欄で「今会計年度」を選択します。「フィルターの適用」ボタンをクリックすると、商談の完了予定日が今会計年度の商談データをすべて集計したレポートが表示されます。

Zoho CRM に登録されたデータを集計し、表やグラフで確認できます。各タブの標準レポートが用意されており、様々な角度からデータを確認し、今後の判断に役立てることができます。また、必要に応じてレポートをカスタマイズすることも可能です。今回は、商談タブの標準レポート「ステージ別の進捗状況」を使用して、各商談の進捗状況を見てみましょう。

61


1 分

1 分


ユーザー編

レポート詳細画面右上に表示される「エクスポート」をクリックすると、レポートデータをダウンロードできます。レポートを手元で加工したい時や印刷したい時などに利用できます。※「.xls 形式」・「.csv 形式」・「.pdf 形式」で出力できます。

繰り返し作成するレポートを通知したい場合は、Zoho CRM は定期レポートを作成します。設定した日時に、指定した人物にレポートをメールに添付して送信することができます。レポートタブを開き、画面左に表示されるフォルダから「定期レポート」を選択します。右上に表示される「新しい定期レポート作成」をクリックしましょう。表示内容に従って設定を進め、完了したら「予定」をクリックします。

レポートを確認しよう

ステップ

4 定期レポートを作成する

ステップ

3 レポートをエクスポートする

チェックポイント標準レポート以外にも新規にレポートを作成できます。作成方法は下記をご確認ください。FAQ:https://goo.gl/7U216q

62


1 分

1 分


管理者編

「サポート窓口」画面右上にある「ユーザー登録」をクリックし、登録ページへ移動します。名前・メールアドレス・画面に表示されている文字を入力し、「ユーザー登録」をクリックしましょう。

サポート窓口を活用しよう（有料プランのみ）

ユーザー登録を認証する

登録したメールアドレス宛に［【ゾーホージャパン】日本語サポート窓口の登録のご案内］というメールが届きます。本文に記載されたURL をクリックし、認証を完了させましょう。

Zoho CRM の有料プランをご利用の方は、日本語のメールサポートをご利用可能です。本書で分からないことは、「サポート窓口」に登録し、お問い合わせください。サポート窓口https://support.zoho.com/portal/jpzoho/homeまた、試用版をご利用の方は、「購入に関するお問い合わせ」窓口にお問い合わせください。購入に関するお問い合わせhttps://www.zoho.jp/purchase/inquiry.html

チェックポイントサポート窓口では、Zoho アカウントとは別に、ユーザー登録が必要です。

ユーザー登録をする

ステップ

2

ステップ

1

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管理者編

相談内容を入力する

サポート窓口の「問い合わせの送信」タブへ移動し、相談内容を入力して「送信」クリックします。「件名」とお使いの「Zoho サービス名」は必須項目です。

設定画面が表示されたら、ご希望のパスワードを入力します。入力が完了し、「登録」をクリックすれば、ユーザー登録は完了です。

パスワードを設定する

チェックポイント「サポート窓口」へサインインする際のメールアドレスとパスワードの組み

合わせは忘れずに保管しましょう！

ステップ

4

ステップ

3

64



管理者編

相談への返信を確認するステップ

6

修正の反映待ち

開発サイドに確認中

ゾーホージャパンの日本語サポートチームが現在対応しています。

グローバル本社Zoho Corporationの開発チーが修正を本番環境へ適用するのをお待ちいただいています。※対応完了までお時間をいただく場合があります。

グローバル本社Zoho Corporationの開発チームにて、詳細を調査しています。※回答までお時間をいただく場合があります。

追加情報待ち

対応中

ステータス概要

日本語サポートチームからの回答は、スレッド形式で左図のように表示されます。回答に対してさらに返信をする場合は、画面下の「返信の投稿」をクリックします。※登録したメールアドレス宛にも、日本語サポートチームからの返信がメールで届きます。

相談内容を確認する

サポート窓口の「自分のお問い合わせ」をクリックすると、これまでの問い合わせとその回答状況が一覧で表示されます。問い合わせをクリックすると、入力した内容を確認できます。対応状況のステータスは以下の通りです。

ステップ

5

お客さまへのご回答が完了しました。完了

お問い合わせ内容をより深く理解するため、お客さまからの情報をお待ちしています。情報をいただき次第、日本語サポートチームが対応を開始します。


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さいごに

Zoho CRM では、本書をはじめとした資料を多数ご用意しています。困ったときやトレーニングでご活用ください。また、有料プランをご契約中のお客さまには、サポート窓口もご用意しております。ここでは、より快適かつ効率的に Zoho CRM を活用できるよう、サポート情報をチェックし、サッと調べられる環境を作っていきましょう。

ブログページをチェックする

Zoho サービスをもっと使いこなし、ビジネスをぐーんとのばすノウハウをさまざまな視点からご紹介しています。Zoho サービスの新機能や連携などの情報はもちろん、専門家によるビジネスノウハウやお客さまの活用事例、サービス活用の小技など役に立つ情報をお届けします。Zoho Blog ‒ビジネスをもっと楽しく -https://blogs.zoho.jp/　

Zoho CRM に関する情報は以下のページに集約されています。困ったときはまずここにアクセスできるよう、下記 URL をお気に入りに登録しておきましょう。https://www.zoho.jp/crm/help/

ヘルプページをお気に入りに登録する

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17 章 ▶ さいごに

管理者編

ユーザー編


よくあるご質問

新しく招待したユーザーがログインすると、データが見えませんQユーザーごとに、閲覧できるデータを制限している可能性があります。管理者に役職や権限の設定内容を確認してください。

ユーザを招待するとエラーになりますQ招待されたユーザーが、すでに別の Zoho CRM 組織を作成している可能性があります。不要な組織を削除後、再度招待してください。

データをエクスポートすると文字化けしますQ文字コードを読み込めないことが原因である可能性があります。メモ帳などで出力ファイルを開き、文字コードを Shift-JIS などに変更して保存してから、再度お試しください。

不要な項目が多いですQ項目の表示 / 非表示は、項目とリンクの権限から設定できます。ニーズに合わせて変更してください。

Zoho CRMへのアクセス制限をかけることはできますか？QIP アドレス制限、2 段階認証それぞれでセキュリティレベルを高めることができます。

ユーザを削除した場合はどのようになりますか？Q削除したユーザーとしてユーザー情報が残りますが、ログインや閲覧ができなくなります。また、ユーザーを削除する場合は、そのユーザーが担当していたデータの新しい担当者を予め変更ください。

解約する場合は、データのエクスポートはできますか？Q各タブごとのデータは随時エクスポートができます。全データのエクスポートは月に 2 回まで無料で行えます（無料プランの場合、バックアップは有料オプションです）。

データのインポートは、ワークフローで設定できますか？Qデータのインポートは、データ操作の「作成」には当たらないので、ワークフローは起動しません。

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18 章 ▶ よくあるご質問


この一冊でサクサクわかる　はじめてガイド Zoho CRM2017 年 7 月改訂

発行元ゾーホージャパン株式会社〒231-0023　神奈川県横浜市中区山下町 207 番地 2　関内 JS ビル 901 号室

本文中に記載されている会社、ロゴ、製品の固有名詞は各社の商号、商標または登録商標です。本ガイドの記載内容は、2017 年 7 月現在のものです。記載されている内容は事前の予告なしに変更する場合があります。

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この一冊でサクサクわかるはじめてガイド

Zoho CRM

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はじめてガイド Zoho CRM - Zoho - Cloud Software …“の一冊でサクサクわかる はじめてガイド Zoho CRM CRMをこれから始める人にも、挫折したことのある人にも、イメージをつか

はじめてガイド Zoho CRM - Zoho - Cloud Software …“の一冊でサクサクわかるはじめてガイド Zoho CRM CRMをこれから始める人にも、挫折したことのある人にも、イメージをつか