Táblázatkezelés alapjai

BMEEPAG0203Bevezetés az alkalmazott informatikába3. előadás2009. március 9.

Fejér Tamás – Strommer László

BME Építészmérnöki karÉpítészeti Ábrázolás Tanszék

Mikor használjunk táblázatkezelőt?

Táblázatkezelő:egy táblázatba gyűjthető adatok sorrendezése, keresése, szűrése, csoportosításaha függvényt/változást kívánunk vizsgálni/szemléltetni.ha különböző változatokat kívánunk kipróbálni (What-If Analysis).

Táblázat szövegszerkesztőben: kifinomultabb, jobban formázható, képletek nagyon korlátozottan használhatók.

Adatbázis: nagy mennyiségű, struktúrált adat tárolása, feldolgozása,rugalmatlan, adatok bevitele, módosítása, keresése csak előre megírt programon keresztül lehetséges (pl. Neptun), vagy programozási ismeretet igényel (sql).

Az Excel ablakaExcel fájl (xls) – munkafüzet

tartalma tetszőleges számú munkalapegy munkalap 256 – betűkkel jelölt – oszlopból és 65536 sorszámozott sorból áll

A cella neve az oszlop betűje és a sor száma, pl. F8

aktív cella

munkalapok

lapváltó gombok

képlet-sor (szerkesztőléc)

kijelölt tartomány,oszlop,sor

név mező

Tartalom: statikus/dinamikus

statikusszöveg-állandó (max. 32 767 karakter, pl.: Bevétel:),szám-állandó, konstans (max. 15 számjegy, pl.: 1234, 1,23, 2005.10.24),művelet(ek)et, és függvény(eke)t tartalmazó képlet(pl.: =2^8, =GYÖK(2), =PI()).

dinamikusolyan képlet, melynek eredménye függ egy másik cella tartalmától (pl. =A1+1), vagy más változótól (pl. az aktuális dátumtól: =MA()),

Eredmény: szám/szöveg

Akár statikus, akár dinamikus, a cella tartalma (eredménye) lehet:szám • (formázás nélküli cellában) jobb oldalra lesz igazítva,és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg).logikai érték • speciális „érték”, lehet IGAZ (TRUE), vagy HAMIS (FALSE) (kiértékeléskor 1, vagy 0), (formázás nélküli cellában) középre lesz igazítva,és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####" jelenik meg).szöveg • minden, ami nem minősül az előzők egyikének, szövegként kerül eltárolásra (pl. 1 cm), (formázás nélküli cellában) balra lesz igazítva,és (optikailag) átnyúlhat a szomszéd cellába, amennyiben az üres(ha nem fér el a szöveg, csonkul).hibaüzenet • pl. nullával való osztás (#ZÉRÓOSZTÓ! , #DIV/0!), érvénytelen hivatkozás (#HIV! , #REF!), szám helyett szöveges argumentumra történőhivatkozás (#ÉRTÉK! , #VALUE!), nem létező névre való hivatkozás, vagy bármely föl nem ismert szöveg (#NÉV?, #NAME?), egy függvény vagy képlet hiányzó értéke (#HIÁNYZIK, #N/A) esetén.

CellaformátumA cella formázása Formátum • Cellák (Format • Cells):

Igazítás (Alignment):szöveg vízszintes és függőleges helyzete,írásirány, ill. írás elforgatási szöge,többsoros cellatartalom (sordobás: Alt + Enter),automatikus betűméret-csökkentés,ill. cellaegyesítés.Betűtípus (Font): betűk stílusa, mérete, színe, (+pl. felső/alsó index), vagy választható az alapértelmezésű "Normál" stílus.Szegély/Mintázat (Border/Patterns): cella (ill. tartomány) szegélyénekszínevonaltípusa, vastagsága, ill. hátterének színe és mintázata adható meg.

Természetesen van mód stílus és sablon (template) használatára is.Itt nincs stílus-hierarchia és -öröklődés, viszont szabályozható, hogy a stílus mely fönti formázási opciókra (pl. csak a számformátumra) vonatkozzon.

Számformátum • kategóriák

A cella megjelenési formátumaFormátum • Cellák (Format • Cells)panel, Szám (Number) lap:

Általános (General): a programáltal megfelelőnek ítélt formátumSzám (Number): adott tizedesjegypontosságú számkijelzésDátum/Idő (Date/Time):egészrésze a napokat jelöli (1 = 1900.01.01.),tört része az időt (óra, perc, mp, pl. 0,5 = 12:00:00).Egyéni (Custom): egyedi formátum, pl. értékfüggőformázás:pl. egy dinamikus képlet kiszámolja a zh-átlagot, ennek eredménye egy szám, mely ha 4,5-nél nagyobb, "Jeles" jelenik meg.

Számformátum • egyéni fomátumkód

A szám kijelzésének pontossága (alapesetben)nem befolyásolja a tovább-számolást.Tizedes-jel (".", ill. ",") és listaelválasztó jel(",", ill. ";") a Windows beállításai szerint.

A megjelenés alapesetben előjel-függő, és max. négy szakaszból áll:"Pozitív szám";"Negatív szám";"Nulla";"Nem szám (szöveg)".Számjegy-kódok: a # kód hely(iérték)én csak az értékes jegy jelenik meg (kivéve pl. 0,012 & 0,## => 0,01), a 0 kód helyén minden.A % százzal szorozva (0,01 & 0,0#% => 1,0%), a szóköz ezerrel osztva (12345 & #,0# " eFt" => 12,35 eFt) jeleníti meg a számot.Megadható feltétel (értékhatár), pl.: [<2], a megjelenítés színe pl.: [Piros],és elé- v. hozzátoldható szöveg, pl.: # ###,00#" km".

Cellahivatkozás • A1/R1C1 stílusok

A műveletet vagy függvényt tartalmazó képlet mindig műveleti jellel (=, +, -) kezdődik, és hivatkozhat más cellákra.A cella-hivatkozási stílus kétféle lehet (Eszközök • Beállítások panel, Általános lap (Tools • Options panel, General lap)):A1 stílus

Az oszlopokat betű, a sorokat szám jelöli – ez az elterjedtebb.R1C1 (S1O1) stílus

Az oszlopokat és a sorokat is szám jelöli.A képletben a hivatkozás történhet• egyetlen cellára (pl. C5, ill. SO[1]),vagy tartományra, ami lehet• téglalap alakú terület (pl. C6:D7, ill. S[1]O[1]:S[2]O[2]),• oszlop, vagy oszlopok (pl. C:C, C:D, ill. O[1], O[1]:O[2]),• ill. sor, vagy sorok (pl. 6:6, 6:8, ill. S[1], S[1]:S[2]).

Sok munka takarítható meg, ha több cellába azo-nos képlet vihető be (másolható át).relatív hivatkozás

a hivatkozott cellának az aktuális cellához viszonyított helyzetét jelzi (pl. A1, ill. SO[-1]) –másoláskor ezt "viszi tovább".

abszolút hivatkozása hivatkozott cella mindig ugyanaz lesz (pl. $C$1, ill. S1O3).

vegyes hivatkozásA hivatkozásnak vagy csak az oszlopa,vagy csak a sora kötött (pl. B$1*$A2,ill. S1O*SO1).

Cellahivatkozás • abszolút, relatív, vegyes

Cellahivatkozás • nevek használataA képlet olvashatóbbá tételének érdekében hivatkozáskénthasználhatunk neveket is.Név megadható a Beszúrás • Név > Név megadása(Insert • Name > Define) parancs panelén, vagy(előbb a cellá(k)ra állva) a név mezőbe írva.

Ha egy cellát elnevezünk (pl. C1=>"ÁFA”), neve mindig abszolút hivatkozásként hasz-nálható (pl. =A1*ÁFA).Ha egy oszlopot (függ.tartományt) elneve-zünk (pl. A:A=>"Nettó"), neve vegyes ($A1) hivatkozásként mindig a tartománynak az adott cella sorába esőcelláját jelöli (pl. =Nettó*ÁFA). (Ugyanez persze sorokra is átfordítható.)Tartományra vonatkozó függvénynél (pl. SZUM) a tartományt jelöli!Elnevezett sorok és oszlopok metszéke is hivatkozható, szóközzel elválasztva a neveket, pl. =Január Bevétel.

Képletek • műveletek, függvények

Más cellák tartalmával (operátorok segítségével) műveletek végezhetők:pl. =2*A1+B2^2-C3/2&" +ÁFA". Végrehajtás balról jobbra, precedencia szerint:– hivatkozási operátorok: : (tartomány-), szóköz (metszet-) ; (egyesítő operátor),– matematikai műveleti operátorok: - (negáció, pl. -1), %, ^, * és /, + és -(kivonás), – szövegösszefűző operátor: &,– összehasonlító operátorok: =, <, >, <=, >=, <>.Összetettebb feladatokra függvényeket alkalmazhatunk, pl. =SZUM(A1:C123), =ÁTLAG(A1;B2:C3) (ez két argumentum!)

A függvény neve után mindig kell zárójel,még ha nincs is argumentuma (=FV())!Neve beírás után nagybetűsre változik!A függvények egymásba ágyazhatók.Függvények beírását segíti aBeszúrás • Függvény (Insert • Function)parancs panelje (Shift + F3).

Függvény beszúrásaFüggvény beszúrása panelből:

A kategóriák közül választva kattintsunk a függvényre, (alul megjelenik a formátum).A megjelenő panel rovataiban megadhatjuk,vagy megmutathatjuk a paramétereket.Példa:=HA( MOST() > Határidö;

"máris késö!";"jó lesz sietni!")

Függvény-argumentumok típusai

Az argumentumok olyan értékek, melyeket a függvények műveletek

végrehajtásához használnak. Típusuk a függvénytől függ.lehet szám, szöveg, logikai érték,lehet cellahivatkozás,lehet tömb (akkor használjuk, ha egy képletnek több eredményt kell visszaadnia: pl. tömbtartomány olyan cellák tartománya, melyek képlete közös. Ezekre nem térünk ki),lehet hibaérték (pl. #HIÁNYZIK)

lehet másik képlet, ill. függvény is (a függvények „egymásba ágyazhatók”), pl. =HA(MAX(A1;A2);IGAZ;HAMIS)

Szövegformázás

a táblázatkezelő nem szövegszerkesztő –hosszabb szöveg egységes kezelésére, tördelésére alkalmatlan

a formázási lehetőségek szűkebbek, kivitelezésük nehézkesebba cellákba kötött hosszúságú szöveg kerülheta cellák közti szöveg-átvitel nehézkes

alkalmas viszont (főként rövidebb szöveg esetén) pl. számítási eredmény, illetve számítás vagy egyéb feltétel függvényében változó tartalom megjelenítésére

Szövegformázás • statikus szöveg

karakter-szintű szövegformázásra csak statikus szöveg esetén van mód(Formátum • Cellák (Format • Cells) panel, Betűtípus (Font) lap):

a beállított formázás csak a végeredményen látható

mivel a stílusok cella-szinten vannak értelmezve, csak egyedi formázásra van mód, melynek átvitele más cellába nehézkessordobás: [Alt] + [Enter](igazítás: cellán belül,a kijelölés közepére,vagy cellaegyesítéssel)

hosszabb szöveg beírásához érdemes lehet szövegdobozt beszúrni

Szövegformázás • számérték

amennyiben a cella eredménye számérték, lehetőség van tartalom-függőmegjelenítésre (az érték változtatása nélkül):

feltételes formázás(betűtípus, szegély, és mintázat) megadásával(Formátum • Feltételes formázás(Format • Conditional Formatting))

egyedi számformátum megadásával,(max. 3 számtartományban) pl.:[>=4,5][Kék]"Jeles";[<2][Piros]"Bukik";"Megfelelt";"Hiba!"

Szövegformázás • képlet

képlet formázásakor nincs lehetőség az eredmény karakterenkénti formázására (csak a teljes cellára vonatkozó opciók (igazítás, szegély- és mintázat… stb.) alkalmazhatók), mégis van mód a tartalom változtatására:

számítás vagy egyéb feltétel függvényében változótartalommal, pl.:=HA( ZhÁtlag >= 4,5;"Jeles";

HA( ZhÁtlag < 2;"Elégtelen";"Megfelelt"))

számítási eredmény, vagy egyéb adat átvételével, pl.:képlet:="Még "&Hatarido-Datum&" nap van hátra."eredmény:Még 25 nap van hátra.

Adatkezelés

a táblázatkezelő nem adatbáziskezelő – nagy mennyiségű adat biztonságos tárolására alkalmatlan

a tábla korlátozott mérete miatt kizárt pl. a BME összes hallgatója adatainak tárolásanehézkes (csak a lap jelszavas védelmével oldható meg) pl. az egyes adatok módosításának jogosultsági szinthez kötéseés gyakorlatilag megoldhatatlan a változtatások naplózása

alkalmas viszont (főként kisebb mennyiségű adat esetén)adatok (különböző szempontok szerinti) gyors rendezéséreadott feltételeknek megfelelő adatsorok kiszűrésére származtatott adatok előállításáradiagramok készítésére

(adat)mezőnumerikus vagy szöveges adatot tartalmazó tároló

(adat)rekordegy objektumhoz tartozó különböző típusú adatmezők

Adatkezelés • mező, rekord

Asimov Isaac Alapítvány Foundation 1951

Herbert Frank Dűne Dune 1965

Pohl Frederik Az átjáró Gateway 1977

Zsoldos Péter Ellenpont

Douglas Garry Hegylakó Highlander 1986

Adatkezelés • szövegfájl import

(szinte minden adatot előállító programnak van szöveges adatmentési lehetősége)a rekordok általában a sorok, elválasztásuk kódkarakterekkel történik

CR (Cariage Return = kocsivissza) CHR(13)LF (Line Feed = soremelés) CHR(10)CR + LF CHR(13)+CHR(10)

a mezők általában oszlopok,elválasztásuk történhet

adott karakterszám utántabulátor (Tab)szóköz (Space)vessző (Comma)pontosvessző (Semicolon)egyéb

Adatkezelés • rendezés

adatok rendezésekor (Adatok •Sorba rendezés (Data • Sort))

a rendezni kívánt rekordok összes mezője ki kell le-gyen jelölvea rendezési szem-pontok sorrendjét helyesen kell be-állítsuk (egyidejű-leg három szem-pont adható meg)

Adatkezelés • szűrésadatok szűrésekor (Adatok • Szűrő • AutoSzűrő (Data • Filter • AutoFilter))

kijelölt cellák alatti (egybefüggő) tartomány szűrhetőa mezők szűrése kombinálható (pl. „Tisza” kezdetű, ≥10 000 város)

Adatkezelés • keresési tábla

rekordok valamilyen tulajdonság szerinti osztályozására használhatók keresési függvények (VKERES (HLOOKUP), ill. FKERES (VLOOKUP))

válaszható pontos egyezés keresése, vagy tartományba sorolása feladat (bonyo-lultabban) megold-ható feltételvizsgá-lattal is

a városok nagyságszerinti kategóriákbasorolása

Adatkezelés • számlálásvalamely feltételnek megfelelő mezők (illetve az ilyen mezőkkel bírórekordok) megszámlálására használható a feltételes összegzés függvény (DARABTELI (COUNTIF))

a feladat (pl. új mezők segítségével) megoldható feltételvizsgálattal is

az egyes város-nagysági kategóriákszámossága

Adatkezelés • feltételes összegzésvalamely feltételnek megfelelő mezők rekordjának akár ugyanazon, akár más mezőjének összegzésére használható a feltételes összegzés függvény(SZUMHA (SUMIF))

a feladat (pl. új mezők segítségével) megoldható feltételvizsgálattal is

az egyes város-nagysági kategóriákbaeső városok összesítettlakosságszáma

Adatkezelés • további adatoklekérdezhető természetesen adott tartomány legkisebb (MIN (MIN)) illetve legnagyobb (MAX (MAX)) értéke, átlaga (ÁTLAG (AVERAGE)), darabszáma (DARAB (COUNT)), és összege (SZUM (SUM)) is

Adatkezelés • egyéb információka munkalap helyéről, ill. pl. a nyomtatás (képernyőmentés) idejéről szóló információk megjelenítése igen hasznos lehet a későbbi visszakereséskor (CELLA("filename") (CELL ("filename")), ill. MOST()/MA() (NOW()/TODAY()))

Gyakrabban használt függvények 1

Dátum és idő függvények, pl.:MOST() (NOW) • aktuális dátum és időpontInformációs függvények, pl.:CELLA("filename") (CELL) • cellára vonatkozó információk (pl. mentési hely)Szöveges függvények, pl.:NAGYBETŰS(…) (UPPER) • szöveg betűinek nagybetűsre alakításaKISBETŰ(…) (LOWER) • szöveg betűinek kisbetűsre alakításaBAL(…;n) (LEFT), JOBB(…;n) (RIGHT) • szöveg első/utolsó n számú karaktereMatematikai és trigonometriai függvények, pl.:SZUM(…) (SUM) • argumentumok összeadása (üres, ill. szöveges cella értéke 0)SZUMHA(…) (SUMIF) • adott tartomány adott kritériumnak megfelelő celláinak összegzése – vagy azok sorába eső másik oszlop értékeinek összegzéseGYÖK(…) (SQRT) • szám négyzetgyökeABS(…), INT(…) , PI() • szám abszolútértéke, egészrésze, ill. Pi értéke (15 jegyig)SIN(…), COS(…), TAN(…) • radiánban mért szög szögfüggvényeiRADIÁN(…) (RADIANS), FOK(…) (DEGREES) • átváltás fok és radián között

Gyakrabban használt függvények 2

Statisztikai függvények, pl.:MIN(…), MAX(…) • értékhalmazban szereplő legkisebb/legnagyobb számÁTLAG(…) (AVERAGE) • argumentumok számtani középértéke MÉRTANI.KÖZÉP(…) (GEOMEAN) • argumentumok mértani középértéke DARAB(…) (COUNT) • számok(at tartalmazó cellák) száma az argumentumban DARAB2(…) (COUNTA) • értékek (nem üres cellák) száma az argumentumban DARABTELI(…) (COUNTIF) • tartomány adott feltételnek megfelelő celláinak számaMátrix (keresési és hivatkozási) függvények, pl.:FKERES(…) (VLOOKUP ) • adott érték sorának keresése egy tartomány bal oldali oszlopában, majd e sor adott oszlopában lévő érték visszaadása eredményül(tartományban keresés csak növekvő sorban!)VKERES(…) (HLOOKUP ) • ugyanaz vízszintes tartomány esetébenHOL.VAN(…) (MATCH) • adott elemnek egy tömbben elfoglalt relatív pozíciójaOFSZET(…) (OFFSET) • egy hivatkozástól adott sor és oszlop távolságra lévő(adott sor- és oszlopszámú) hivatkozás létrehozása

Gyakrabban használt függvények 3

Logikai függvények, pl.:IGAZ () (TRUE), HAMIS() (FALSE) • igaz, ill. hamis logikai érték mint eredményNEM(…) (NOT) • logikai érték ellentétét képzi (hamisból igaz, és viszont) ÉS(…) (AND) • igaz, ha a vizsgált feltételek mindegyike igaz VAGY(…) (OR) • igaz, ha a vizsgált feltételek legalább egyike igaz HA(feltétel;igaz_ág;hamis_ág) (IF) • adott logikai feltétel kiértékelésének eredményétől függően egyik vagy másik értéket adja eredményül(további elágazások létrehozásához egymásba ágyazható)

Copyright

© BME Építészmérnöki Kar Építészeti Ábrázolás Tanszék

Strommer László, Fejér Tamás, 2009.