02-FTE002091

Initial Risk Assesment dan Rencana Mitigasi (technical + financial aspect)

Disusun oleh : Hafidz Erwin KurniawanNPP : F/AK-TE/0020/91Email address : h a f i d z e k @yahoo.co.idHP : 082138380019

I. PENGERTIAN

Initial risk assessment dan rencana mitigasi merupakan langkah awal dalam pengendalian resiko.

Dimana kita sebagai pelaksana proyek terlebih dahulu harus mengidentifikasi semua resiko baik dari

sisi finansial maupun dari sisi teknis dalam setiap item pekerjaan yang diberikan oleh owner.

Sehingga di dalam dokumen tender kontrak yang kita ajukan ke owner telah berisi semua rencana

mitigasi apabila resiko yang sebelumnya kita identifikasi dan perkirakan terjadi selama proses

pelaksanaan proyek berlangsung.

II. TUJUAN

Mempelajari apa itu intial risk dan mitigasi.

Mampu membuat ringkasan teknis dokumen kontrak

Melakukan identifikasi terhadap initial risk beserta mitigasinya sesuai yang tertera dalam dokumen

kontrak

DA

1.

✓

III. ANALISA

TA PROYEK / RESUME

Nama Proyek : PEKERJAAN PENYELESAIAN PEMBANGUNAN GEDUNG MAPOLDA SUMBARdi Jln. Sudirman No. 55, Padang

2. Jenis Kontrak : As Built, Non JO Unit P rice 3. Pemilik Proyek : Kepolisian Negara Republik Indonesia Bagian Sumbar/ Pemerintah 4. Nilai Pagu Proyek : Rp. 88,080,000,000,- 5. Sumber Dana : Pemerintah 6. Uang Muka : ada, diwujudkan dalam bentuk pembayaran sebesar 20% dari nilai

kontrak disertai dengan jaminan bernilai sama 7. Konsultan : PT. Daya Cipta Dianrancana 8. Data Teknis :

a. Jumlah Lantai

4,00 Lantai

b. Jenis bangunan Gedungc. Luas bangunan ± 20,160 m²

9. Scope Pekerjaan Konstruksi : - Pekerjaan Persiapan- Pekerjaan struktur - Pekerjaan arsitektur- Pekerjaan mekanikal & elektrikal

10. Bentuk Keikutsertaan : Tunggal, tidak menggunakan kerjasama operasi 11. Sistem Penilaian Lelang : - Lelang bebas 12. Evaluasi terhadap Owner :

a. Reputasi - baikb. Kondisi Keuangan - baikc. Kerjasama sebelumnya - belum pernah

13. Peserta Tender : 14. Jangka Waktu Kontrak :

a. Waktu Pelaksanaan455275

hari hari

b. Waktu Pemeliharaan15. Jaminan² :

180 ha r i

a. Jaminan Pembayaran Rp.b. Jaminan Pelaksanaan Rp.

17.616.000.0004.404.000.000

c. Jaminan Pemeliharaan Rp. 4.404.000.000 16. Retensi : 5% dari nilai kontrak 17. Cara Pembayaran Konstruksi : Termin

- Pembayaran termin I sebesar 25 % dari nilai kontrak disertai perhitungan prestasi kerja

- Pembayaran termin II sebesar 25% dari nilai kontrak disertai perhitungan prestasi kerja

- Pembayaran termin III sebesar 25% dari nilai kontrak disertai perhitungan prestasi kerja

- Pembayaran termin IV sebesar 20% dari nilai kontrak disertai perhitungan prestasi kerja

- Pembayaran termin V sebesar 5% dari nilai kontrak disertai perhitungan prestasi kerja

18. Cara Pemby Pemeliharaan : Menyerahkan jaminan pemeliharaan sebesar 5 % 19. Collection Period : Realisasi pembayaran dilakukan paling lambat 7 (tujuh)

hari kerja setelah tagihan dan kelengkapannya diserahkan

KO

1.

✓

20. Pekerjaan Tambah : dimungkinkan ada21. Eskalasi : Tidak ada22. Denda Keterlambatan : 1‰ (satu per mil), maks. 5 % (lima prosen) x Nilai Kontrak23. Force Major : tidak ada24. Penyelesaian Sengketa : (dinyatakan dalam kontrak)

NDISI SAAT INI

Proses konstruksi telah berjalan dengan progress >10%

2. Sudah melewati hold point 5%

ANALISA POTENSI RISIKO

No Kategori Penyebab Uraian Permasalahan Potensi Risiko Saran Mitigasi Keterangan

1. Sumber Daya Manusia

Ketidakcukupan Pengetahuan

Tenaga kerja lokal masih belum memiliki Pengetahuan dasar konstruksi

1. Hasil pekerjaan mutunya rendah

2. Hasil pekerjaan ditolak Owner

3. Penambahan biaya bongkar / pasang

1. Untuk tenaga kerja yang belum berpengalaman dapat diberikan penyuluhan / Training singkat mengenai dasar-dasar konstruksi.

Ketidakcukupan Keterampilan

Tenaga kerja lokal kurang terampil dan cekatan dalam mengerjakan konstruksi bangunan dengan ketelitian tinggi


2. Hasil pekerjaan ditolak Owner


4. Kapasitas produksi menurun5. Proyek Terlambat

1. Untuk tenaga kerja dengan keterampilan / berpengalaman rendah dapat diberikan Short course / training singkat mengenai teknik-teknik konstruksi, mengoperasikan peralatan, mengoptimalkan efisiensi kerja dll

2. Cari tenaga kerja yang lebih terampil dan cekatan dari luar daerah

Kelemahan Motivasi Tenaga kerja lokal masih dipengaruhi budaya setempat yang memandang sebelah mata padapekerjaannya dan kurangnya etos kerja

1. Etos kerja rendah sehingga tidak efisien

2. Kapasitas produksi menurun

1. Pada tiap-tiap kesempatan pertemuan (rapat, MRM, Kick-Off Meeting, Safety talk, morning talk dll) Berikan pengertian bahwa hasil kerja yang baik akan mempengaruhi kinerja terhadap diri sendiri dan peluang kesempatan untuk pekerjaan yang akan datang

Ketidaktaatan terhadap ketentuan / disiplin

1. Ketidaktaatan/ ketidakdisiplinan, terutama soal waktu akan mempengaruhi jumlah jam kerja dan secara langsung

1. Kapasitaskerja menurun

2. Proyek terlambat

3. Denda 1/1000 perhari dari sisa kontrak yang belum

1. Budayakan Disiplin Kerja dan Disiplin Waktu di setiap lini kegiatan proyek

2. Management proyek memberikancontoh yang baik bagi


akan menurunkan kapasitas kerja proyek sehingga berpotensi terlambat

dikerjakan, maksimum 10% bawahan

3. Optimalisasi sistem absensi, potong lembur darijumlah jamketerlambatan (reward-punishment)`

4. Optimalisasikegiatan Safety Talk dan Morning Talk

Ketiadaan Integritas/ nilai

1. Kekurangan nilai integritas

1. Tim proyek menjadi kurang solid dan lebih mengutamakan kepentingan pribadi

2. Efisiensi kinerja proyek dan manajemennya akan berkurang

3. Terjadi potensi pemanfaatan proyek oleh oknum-oknum tertentu untuk kepentingan diri sendiri (seperti peluang gratifikasi, suap, perilaku koruptif dll)

1. Lakukan mentoring dan konsultasi antara manajemen dengan staf untuk mendeteksi sedini mungkin potensi masalah dan penyelesaiannya

2. Lakukan Management Review Meeting secara teratur

3. Terbuka dengan masukan dan ide yang positifdariberbagai pihak

4. Terapkan prosedur komunikasi antar unit kerja dengan baik

5. Terapkan sistim Reward bagi yang berprestasi, Punishment bagi yang merugikan perusahaan

Ketidasesuaian Biaya 1. Terjadi penambahan biaya di luar estimasi seperti: Biaya pendatangan

tenaga ahli konstruksi ekspatriat (atas permintaan eksternal)

Biaya pengamanan

1. Muncul biaya tidak terduga

2. Overhead bertambah

1. Hitung dengan teliti, perhitungkan segala kemungkinan

2. Biaya atas risiko-risiko perlu ditingkatkan


lokasi kerja dan biaya bongkar alat/material

Pemogokan 1. Mengingat kondisi sosial, politik dan keamanan yang kurang stabil maka kemungkinan demonstrasi dan pemogokan buruh dapat terjadi

1. Kapasitas produksi terganggu

2. Proyekberhenti total (suspended atau stopped)

3. Penambahan biaya overhead dan potensi berkurangnya laba (akibat kondisi idle)

1. Upayakan musyawarah untuk mufakat dalam setiap penyelesaian pemogokan dengan perwakilan buruh

2. Optimalisasi penerapan ketentuan Force Majeure dalam kontrak (akibat kondisi sospol) untuk mendapatkan kompensasi ganti rugi dari Owner dan menghindari denda

3. Klaim asuransi untuk mengcoverganti rugi (apabila ada)

2. Cara Kerja Ketidaksesuaian Koordinasi / komunikasi

1. Instruksi sering tidak dapat diterima dengan baik oleh pekerja karena ketidaksempurnaan komunikasi

1. Pekerjaan tidak sempurna


3. Hasil pekerjaan ditolak MK/Owner



Dalam tim proyek perlu ada minimal 1 (satu) personal yang paham akan bahasa, budaya dan adat , sekaligus memiliki kapabilitas dalam berkomunikasi dan kemampuan negosiasi (memiliki kemampuan General Affair)

3. Penyediaan Barang dan Jasa (oleh Subkon / Vendor Lokal)

Ketidakmampuan rekan / mitra kerja

Adanya subkon / vendor / supplier yang belum diketahui reputasinya untuk penyediaan barang

dan jasa

1. Pekerjaan proyek terhambat karena Subkontraktor /vendor lokal tidak memiliki kemampuan atau kapabilitas kerja (tidak dapat memenuhi mutu, waktu dan ketepatan biaya)

1. Pelajari profil, performa dan pengalaman proyek dari calon perusahaan vendor / sup

2. Buat list dan filter opsi subkon / vendor yang berpotensi

dan berkredibilitas baik


2. Pekerjaan proyek terhambat karena Subkon / vendor lokal wanprestasi (ingkar, kabur dsb)

3. Terapkan dalam kontrak, Jaminan Pelaksanaan (dalam bentuk Bank Garansi) beserta ketentuan Sanksi kepada calon subkon lokal

4. Sarana / Prasaranaa. Alat Kerja

Ketidakcukupan jumlah

Peralatan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek tidak memadai (dari segi jumlah)


2. Potensi keterlambatan

1. Cari peralatan dari supplier lokal jika tidak ada segera cari dri luar sehingga jumlah peralatan terpenuhi

Kekuranghandalan Peralatan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek tidak memadai (dari segi pemenuhan spesifikasi pekerjaan)

1. Berkurangnya mutu pekerjaan


3. Potensi keterlambatan

1. Sampaikan kepemilik alat agar menyediakan alat yang handal dan sehat serta operator yang sudah berpengalaman

Kurangnya pengamanan aset

Peralatan yang disimpan di kantor kontraktor dapat terbawa oleh pekerja lokal (terlepas dari unsur kesengajaan)

1. Hilangnya peralatan sehingga berkurangnya jumlah aset proyek

2. Rusaknya peralatan sehingga berkurangnya nilai aset proyek

1. Kantor kontraktor beserta gudang Peralatan harus tertutup pagar proyek, rapat dan dijaga

2. Gudang alat harus diperiksa dan dicatat (log in log out)

3. Bag logistik melakukan kontrol berkala setiap alat yang keluar dan masuk gudang

5. Sosial, Politik dan Budaya

Gangguan Masyarakat Sekitar

Situasi sosial dan politik dapat mempengaruhi keberlangsungan proyek.

Hal tersebut antara lain:1. GangguanMasyaraka

t Sekitar

2. Kerusuhan Massal

3. Tindak Kriminal

1. Kapasitas produksi terganggu

2. Proyekberhenti total (suspended atau stopped)

3. Penambahan biayaoverhead dan hilang laba (akibat kondisi idle atau berhenti total)

1. Terapkan program CSR untuk deteksi dini dan pencegahan

2. Antisipasi keadaan darurat dengan simulasi evakuasi apabila terjadi kerusuhan massal

3. Optimalisasi penerapan ketentuanForce Majeure dalam kontrak (akibat kondisi sospol) untuk mendapatkan kompensasi


4. Keselamatan jiwa personel manajemen, staf dan pekerja

ganti rugi dari Owner dan menghindari denda

6. Kontraktual Lahan 1. Kondisi existing ada bangunan lama yang harus dibongkar

2. Bangunan existing ada yang masih aktif digunakan sebagai kantor

1. Jadwal Pelaksanaan terganggu (terutama apabila masuk lintasan kritis)

2. Penumpukan material terganggu

3. Peralatan dan manpower Idle

1. Pastikan bangunan existing segera dibongkar

2. Mengirim surat pengingat bila kondisi existing belum dibongkar keseluruhan

3. Buat pagar pengaman batas antara kantor dan lokasi pekerjaan sehingga aktifitas kantor tidak terganggu

Pembayaran System termyn

1. Menurut SSKK point O pembayaran dilakukan dengan cara termyn dengan ketentuan sbb :a. Uang muka 20 %b. Termyn I 25 %c. Termyn II 25 %d. Termyn III 25 %e. Termyn IV 20 %f. Termyn V 5 %

1. Pembayaran menunggu pencapaian prestasi fisik 25%, hal ini memberatkan Tim Proyek

2. Berisiko menimbulkan Cashflow Negatif

1. Dinegosiasikanagar turun dan/atau diusulkan dirubah menjadi MC

2. Segera dilakukan proses tagihan jika sudah mencapai progress yang ditentukan

Waktu pelaksanaan Sesuai penawaran waktu pelaksanaan 300 hari kalender, namun karena akhir pelaksanaan tidak boleh melewati tahun anggaran waktu kontrak menjdi 275 hari

Jadwal waktu pelaksanaan berkurang sehingga berpotensi terlambat

Tinjau ulang methode kerja untuk mempercepat pelaksanaan pekerjaan sehingga selesai sebelum akhir tahun


7. Methode Kerja Pekerjaan Struktur untuk bangunan gedung utama dan utara sudah dikerjakan

Kondisi kolom yang sudah dikerjakan tidak sejajar sesuai dengan gambar design

Perbaikan kolom (finishing) membutuhkan biaya yang besar

Buat surat dan usulan peninjauan harga satuan perapian kolom, balok dan dak


8. Financial Collect periode membutuhkan waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja

Owner harus mengajukan surat permintaan pembayatan (SPP) kepada Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar (PPSM) dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja

Pembayaran prestasi semakin terlambat.

Menyiapkan dokumen persyaratan penagihan pembayaran prestasi pekerjaan sebelum progress prestasi kerja tercapai

Eskalasi Peningkatan nilai dolar yang sangat tinggi terhadap rupiah akan membuat nilai dari harga satua item pekerjaan berubah.

1. Harga satuan dari item pekerjaan yang bersangkutan berubah

2. Cash flow tidak sesuai dengan rencana awal

1. Memasukan pasal eskalasi untuk perubahan harga satuan di dalam klausul kontrak apabila terjadi perubahan yang sangat signifikan terhadap kondisi harga di lapangan.

IV. KESIMPULAN

Semua pelaksana proyek atau kontraktor wajib membuat program intial risk assessment dan mitigasi

untuk diserahkan kepada owner, dengan menggunakan initial risk assesment beserta mitigasinya,

kontraktor dapat melakukan pencegahan terhadap resiko yang dimungkinkan akan terjadi selama

proses pelaksanaan proyek.

Dalam proyek penyelesaian pembangunan gedung mapolda ini terdapat delapan aspek risk

assessment yang dibuat yaitu, sumber daya manusia, cara kerja, penyediaan barang/jasa (sub

kontraktor), sarana dan prasarana, sosial politik budaya, kontraktual, metode kerja, serta dari aspek

finansial. Semua aspek risk assessment tersebut kemudian didedah kembali untuk dirinci lagi

penyebab permasalahan, kemudian akan didapatkan uraian permasalahan beserta potensi resikonya.

Dari uraian permasalahan dan potensi resikonya, kontraktor akan dapat melakukan tindakan mitigasi

untuk menghilangkan potensi resiko tersebut, sehingga proyek dapat berjalan lancer sesuai dengan

yang telah direncanakan dalam buku perencanaan proyek.

Disusun oleh Hafidz Erwin Kurniawan

F/AK-TE/0020/91 paraf

Mengetahui Sudiyat Miko Manager Engineering paraf

NILAI Materi Cara Penyusunan/Penulisan

Ketepatan Waktu

Paraf Penilai

Documents

02-FTE002091