03. CMPC Reuniones

19-08-14

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Facultad de Psicologa Universidad del Desarrollo

DIPLOMADO HABILIDADES EJECUTIVAS

Programa diseado para CMPC Forestal

Octavio Puente O. DIPLOMADO HABILIDADES EJECUTIVAS

8:30-11:00 clases Break 20 minutos 11:20-13:00 clases 1 hora de almuerzo (mismo hotel) 14:00-16:00 clases Break 15 minutos 16:15-17:30 clases

Horarios


Reuniones Efectivas

Para qu reunirse? * Qu?

* Trazar negocios. * Construir conanzas.

* Quin? * Cundo? * Dnde?

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Cuando NO reunirse

1. El tema es un problema personal (mejor cara a cara).

2. No hay tiempo de para prepararla.

3. Existen otros medios ms ecientes (e-mail, telfono, memo).

4. El tema est decidido. 5. El grupo est molesto y

necesita distancia antes de enfrentar el conicto.


Cuntas personas?

1. 8 2. 18

3. 1800

1. Para resolver un problema o tomar una decisin.

2. Sesin de lluvia de ideas.

3. Para que se vuelvan locos de entusiasmo por un nuevo producto (es un show, no una reunin).


Presentacion del nuevo Ipad 2 (2/2/11)

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1. Cmo prepararse? 2. Decisiones en los grupos 3. Como dirigir una reunin? 4. Prepararse para los problemas 5. Cierre 6. Seguimiento

Reuniones Efectivas


Cmo prepararse?

1. Seleccione a los asistentes clave.

2. Invtelos personalmente, asegrese que sepan que usted es el que cita y que va a dirigir la reunin.

3. Asigne roles y tareas a cada asistente, asegurar sus asistencia y tendrn un rol activo.


Fecha, hora y equipos

* cundo? Revisar disponibilidad intranet.

* Dnde? Evaluar espacio libre de interrupciones.

* De qu forma? Disponer las mesas de forma que los participantes puedan verse y hablarse directamente promueve el dilogo y la participacin.

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Fijar la agenda

1. Propsito de la reunin. 2. Resultados u objetivos

deseados. 3. Quines son los

participantes. 4. Fecha, hora y lugar. 5. Duracin de la reunin.


Documento: Agenda de la reunin HERRAMIENTAS*PARA*DIRIGIR*REUNIONES*EFECTIVAS*

Agenda'de'la'reunin'Propsito:*

Objetivos:*

Tema:*

Asistentes:*

Lugar:*

Fecha*y*hora:*

Punto&de&la&agenda& Quin&& Tiempo&asigando&

* * *

*

Consejo: Comience con lo ms fcil y aumente la complejidad de los temas paulatinamente.


1. Lder: puede dirigir o no, pero debe aclarar roles, objetivos, lmites y alcances (es responsable del seguimiento).

2. Facilitador: gua al grupo a travs de la discusin, solucin de problemas y toma de decisiones (responsable de la logistica previa).

3. Redactor: registra puntos, ideas y decisiones (redacta las notas actas).

4. Colaborador: activamente ofrece ideas y mantiene ordenada la discusin.

5. Experto: Contribuye con su conocimiento sobre el tema tratado.

Roles y Responsabilidades

Consejo: Informe previamente a los asistentes del papel que desempearan y provea o solicite con tiempo la informacin necesaria.

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1. Preparar la reunin: a. Informar el propsito de la reunin. b. Entregar previamente informacin a los asistentes. c. Explicar cul ser el proceso para tomar la decisin. * Voto de la mayora. * Consenso * Decisin del lder.

Toma de decisiones


1. Comience con autoridad: a. Empiece y termine puntualmente. b. Presente los temas a discutir. c. Fije las reglas bsicas:

* Fijar un lmite de tiempo para cada tema. * Claricar quin tomar la decisin. * Regular las interrupciones.

d. Atngase a la agenda. e. Asegrese que los puntos de vista sean escuchados. f. Mantenga al grupo enfocado en el tema.

Cmo dirigir una reunin


Cierre

1. Resuma la reunin. 2. Registre los puntos

destacados. 3. Explicite los acuerdos y

responsabilidades.

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Consejos

1. Sea realista. 2. Est preparado. 3. Est listo para actuar. 4. Practique distintos roles:

* Roles: 1. Guardin de la agenda. 2. Abogado del diablo. 3. Constructor de

consensos. 4. Porrista. 5. Bufn. 6. Boomerang.


* Termine la reunin a tiempo o antes. * Cierre con los puntos acordados y las responsabilidades asignadas.

* Si es necesario je una nueva reunin.

Importancia del nal


Seguimiento

1. Desarrolle un plan de comunicacin y accin: qu decisiones y resultados especcos surgieron y qu tareas deben realizarse?

2. Quin es el responsable de estas tareas?

3. Cundo se deben completar las tareas? Plazos.

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