Bulletin des ARAPL N° 70 - 2035 - mars 2011

06 - Frais de véhicules

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6.13 - chamP d’aPPlication de l’oPtion

 � véhicules concernés par le barème Bnc ❚ sources : (doc. adm. 5 G-2354, § 36 à 38, 15 sept. 2000)

le mode de déduction forfaitaire, selon le barème BNc, ne concerne que les véhicules de tourisme et les deux-roues motorisés dont le professionnel est :

z propriétaire, que le véhicule soit ou non affecté au patrimoine professionnel (v. 6.07) ; z locataire dans le cadre d’un contrat de location d’une durée supérieure à trois  mois ou de crédit-bail à condition impérative que les loyers ne soient pas portés en déduction.

iMPortant - les modalités d’option et les conditions d’application du barème forfaitaire BNc sont identiques que le professionnel opte pour un véhicule de tourisme ou pour un deux-roues motorisé (moto, scooter, motocyclette). seuls diffèrent les barèmes applicables qui tiennent compte de la nature du véhicule.

nouveau - Par ailleurs, à compter de l’imposition des revenus de l’année 2010, doivent également pouvoir bénéficier de ce mode de déduction les véhicules  classés  dans la catégorie N1, dont la carte grise mentionne «véhicule utilitaire» mais  qui sont  affectés au transport de personnes et de leurs bagages ou biens (l. fin. 2011 n° 2010-1657, 29 déc. 2010, art. 24).en effet, sont visés ici les véhicules dits « à usage multiples » qui ont pu être affectés au transport de personnes et de leurs bagages ou de leurs biens tout en conservant sur la carte grise la mention « véhicule utilitaire ». cette mention leur permettait d’éviter la fiscalité désavantageuse applicable aux voitures particulières (limitation de l’amortissement, taxe sur les véhicules de société, etc.). les modifications apportées par la loi de finances pour 2011, qui remplacent la notion de «voiture  particulière» par celle de «véhicule de tourisme»,  permettent désormais de tenir compte de l’affectation réelle de cette catégorie de véhicule et non plus de la seule mention « véhicule utilitaire » figurant sur la carte grise. ainsi, lorsqu’ils ont été affectés au transport de personnes, il nous semble que malgré la mention « véhicule utilitaire », le mode de déduction des frais selon le barème forfaitaire BNc devrait être autorisé. il n’en est évidemment pas de même pour les véhicules affectés au transport de marchandises qui doivent être traités comme des véhicules utilitaires et donc exclus du barème. Toutefois, en l’absence de confirmation par l’administration, les professionnels qui utiliseront le barème forfaitaire BNc pour des véhicules classés dans la catégorie N1 devront porter ce choix à la connaissance de l’administration par une mention spéciale dans leur déclaration.

 � véhicules concernés par le barème Bic ❚ sources : (doc. adm. 5 G-2354, § 19 à 24 et § 47 à 53, 15 sept. 2000)

le barème Bic d’évaluation forfaitaire des frais de carburant ne peut s’appliquer qu’aux seuls véhicules faisant l’objet d’un contrat de crédit-bail, leasing ou de location de longue durée et pour lesquels les professionnels ont déduit les loyers.

les professionnels utilisant ce type de contrat sur plusieurs véhicules doivent de façon uniforme soit déduire les loyers et opter pour l’évaluation forfaitaire des frais de carburant (barème Bic), soit ne pas déduire les loyers et utiliser le barème foraitaire BNc. il n’est pas possible d’utiliser le barème Bic pour l’un des véhicules loués et le barème BNc pour les autres véhicules loués.

iMPortant - en cas d’utilisation de plusieurs véhicules, l’un appartenant au professionnel, l’autre faisant l’objet d’une location longue durée (utilisation à des fins professionnelles d’une voiture et d’un scooter par exemple), le professionnel peut, au choix :

- déduire les frais réels pour les deux véhicules ; - utiliser le barème forfaitaire « BNc » pour les deux véhicules sous réserve de ne pas porter en déduction les loyers du véhicule loué ;

- utiliser le barème « BNc » pour le véhicule dont il est propriétaire et, pour le véhicule loué, déduire les loyers dans certaines limites et utiliser le barème Bic pour la déduction des dépenses de carburant.

Toutefois, dans tous les cas, l’option pour le barème forfaitaire Bnc entraîne option pour le barème Bic pour les véhicules loués dont les loyers sont déduits. il n’est donc pas possible de déduire les frais réels d’un véhicule loué et simultanément opter pour le barème forfaitaire BNc pour les véhicules détenus en pleine-propriété (et inversement).

 � véhicules exclus des barèmes Bnc et Bic ❚ sources : (doc. adm. 5 G-2354, § 36 à 38, 15 sept. 2000)

certains véhicules ne peuvent en aucun cas donner lieu à une déduction forfaitaire. sont ainsi exclus : z les véhicules utilitaires (y compris les véhicules classés n1 et affectés au seul transport de marchandises) et les poids lourds ;

z les véhicules de tourisme et les deux-roues motorisés lorsqu’ils sont : - prêtés ou mis gracieusement à la disposition du professionnel, - ou pris en location de courte durée (inférieure ou égale à trois mois).

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06 - Frais de véhicules

6.14 - modalités et Formalité de l’oPtion

 � date de l’option en comptabilité ❚ sources : (doc. adm. 5 G-2354, § 9, 15 sept. 2000)

l’option pour le mode d’évaluation des frais forfaitaires doit être exercée a priori, c’est-à-dire dès le 1er  janvier de l’année d’imposition (1er janvier N pour la déclaration des revenus perçus l’année N). elle peut être reconsidérée au 1er janvier de chaque année suivante.ainsi, les professionnels qui souhaitent retenir ce mode de déduction forfaitaire doivent comptabiliser les frais réels couverts par le barème retenu, dès le 1er  janvier, dans le poste « prélèvements personnels » ou « compte de l’exploitant » du livre-journal des recettes et des dépenses ou encore ne pas les avoir comptabilisés, en cas de paiement au moyen d’un compte personnel.

iMPortant - la comptabilisation des frais exposés au cours de l’année d’imposition dans le poste frais de voiture vaut renonciation à l’option pour la déduction forfaitaire  (ce, 28 juill. 2000, n° 185432) et  (ce, 28 juill. 2000, n° 186190).

 � Formulation de l’optionl’option prise en comptabilité au 1er janvier de l’année est formalisée sur la déclaration no 2035 à deux endroits :

z en cochant la case figurant sous la ligne 23 « frais de véhicules » de l’annexe no 2035 a ; z en fournissant le détail du calcul de la déduction des frais forfaitaires dans le tableau cadre 7 de l’annexe no 2035 B. le montant de la case a de ce tableau doit correspondre au montant déduit ligne 23.

6.15 - caractère gloBal de l’oPtion et incidencesl’option pour la déduction forfaitaire des frais de voiture et des deux roues motorisés a un caractère global et annuel.

iMPortant - il en résulte que le professionnel qui opte pour le barème forfaitaire s’engage pendant au moins une année à ne pas utiliser dans le cadre de son activité professionnelle un véhicule pour lequel l’application du barème forfaitaire est exclue (véhicule utilitaire, location de courte durée si les loyers sont déduits). ainsi, si un professionnel vend en cours d’année un véhicule de tourisme pour lequel il a opté pour le barème forfaitaire BNc et fait l’acquisition, au cours de cette même année, d’un véhicule utilitaire (exclu par définition de l’application de ce barème BNc), le barème forfaitaire BNc ne pourra s’appliquer qu’au seul véhicule pour lequel l’option avait été prise au 1er janvier et sous réserve qu’aucun frais ne soit comptabilisé pour le nouveau véhicule utilitaire. À compter de la période d’imposition suivante, le professionnel ne pourra plus opter pour le barème forfaitaire BNc mais il pourra déduire les frais réels concernant ce nouveau véhicule.

elle s’applique à tous les véhicules utilisés à titre professionnel. en conséquence, ne peuvent pas bénéficier de la déduction forfaitaire les professionnels qui :

z ont changé de véhicule en cours d’année et comptabilisé les frais réels au poste « frais de voiture » du 1er janvier de l’année d’imposition jusqu’à la date de changement (ces professionnels doivent obligatoirement déduire les frais réels pour leur nouveau véhicule) ;

z utilisent plusieurs véhicules et qui ont comptabilisé les frais réels pour au moins un de ces véhicules ; z utilisent une voiture de tourisme ou un deux roues et un véhicule d’un autre type exclu du régime de déduction forfaitaire (véhicule utilitaire, véhicule mis gracieusement à sa disposition, véhicule pris en location de courte durée) ;

dans l’hypothèse où un professionnel a dû, suite à un évènement imprévisible (accident, panne immobilisant le véhicule), louer pendant une période courte (moins de 3 mois) un autre véhicule (véhicule de tourisme, scooter ou moto de remplacement), les frais  liés au véhicule loué temporairement ne peuvent pas être déduits de manière forfaitaire selon le barème BNc. Par ailleurs, en principe, l’administration n’admet pas au cours d’une même année, la déduction de frais forfaitaires et de frais réels de véhicules. ceci étant, les frais de location du véhicule (et les autres frais réels d’utilisation attachés à ce véhicule de dépannage) peuvent à notre sens être déduits pour leur montant réel, au titre des dépenses à caractère imprévisible lesquelles ne sont pas comprises dans le barème. ces frais réels sont à mentionner dans l’annexe 2035 B, au pied du tableau 7 dans la case « frais réels non couverts par les barèmes kilométriques ». dans cette hypothèse, nous recommandons au professionnel de joindre une mention expresse à sa déclaration.

z exercent en société, lorsque les frais de voiture déduits au niveau de la société sont retenus pour leur montant réel.

dans cette situation, les associés doivent obligatoirement déduire les frais réels au titre des frais de véhicules qu’ils supportent personnellement.

iMPortant - Quel que soit le mode de déduction des frais de véhicules retenus, les professionnels peuvent rembourser à leurs employés salariés des indemnités kilométriques.

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