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Manual universitario autorizado para efectuar eventos
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1
Universidad Jurez Autnoma de Tabasco
Direccin de Comunicacin y Relaciones Pblicas
Manual de Protocolo Universitario
2
DIRECTORIO GENERAL
DR. JOS MANUEL PIA GUTIRREZ
Rector
DRA. DORA MARA FRIAS MRQUEZ
Secretaria de Servicios Acadmicos
DR. WILFRIDO MIGUEL CONTRERAS SNCHEZ
Secretario de Investigacin, Vinculacin y Posgrado
M.A. RUBICEL CRUZ ROMERO
Secretario de Servicios Administrativos
L. C. P. MARINA MORENO TEJERO
Secretaria de Finanzas
M.E. ERASMO MARN VILLEGAS
Director de Comunicacin y Relaciones Pblicas
LIC. MARCELA ALEJANDRA ARIAS ORTIZ
Jefa del Departamento de Relaciones Pblicas
LIC. GERARDO DE LA CRUZ VASCONCELOS
MIE. LETHZAYDE CERN MEDINA
Colaboradores
3
COLEGIO DE DIRECTORES
DR. ROBERTO FLORES BELLO
Director de la Divisin Acadmica de Ciencias Agropecuarias
DR. GERARDO DELGADILLO PION
Director de la Divisin Acadmica de Ciencias Bsicas
MTRA. ROSA MARTHA PADRN LPEZ
Directora de la Divisin Acadmica de Ciencias Biolgicas
MTRA. MARIA DEL CARMEN ANCONA ALCOCER
Directora de la Divisin Acadmica de Ciencias Econmico
Administrativas
MTRO. ALEJANDRO JIMNEZ SASTR
Director de la Divisin Acadmica de Ciencias de la Salud
DR. LENIN MENDEZ PAZ
Director de la Divisin Acadmica de Ciencias Sociales y
Humanidades
MTRO. ROBERTO CARRERA RUIZ
Director de la Divisin Acadmica de Educacin y Artes
DR. CANDELARIO BOLAINA TORRES
Director de la Divisin Acadmica de Ingeniera y Arquitectura
MTRO. EDUARDO CRUCES GUTIRREZ
Director de la Divisin Acadmica de Informtica y Sistemas
MTRA. TERESA RAMN FRAS
Directora de la Divisin Acadmica Multidisciplinaria de
Comalcalco
MTRA. SANDRA AGUILAR HERNNDEZ
Directora de la Divisin Acadmica Multidisciplinaria de los Ros
DR. JOS MANUEL VSQUEZ RODRGUEZ
Encargado de Despacho de la Divisin Acadmica
Multidisciplinaria de Jalpa de Mndez
4
ndice
Exposicin de Motivos ..6
Captulo I. Aspectos Generales del Protocolo7
1.1 Definicin de Protocolo...8
1.2 Clasificaciones respecto al protocolo.9
1.3 Elementos necesarios del protocolo10
1.3.1 rganos Universitarios....10
1.3.2 Simbologa y ceremonial.11
1.3.3 Direccin de Comunicacin y Relaciones Pblicas.11
Captulo II. Protocolo por tipo de evento, acto y ceremonia de la
universidad..12
2.1 Eventos Universitarios..14
2.1.1 Inauguraciones..15
2.1.2 Conferencias16
2.1.3 Presentacin de Libro..17
2.1.4 Presentacin de obras artsticas18
2.2 Actos Universitarios21
2.2.1 Acreditaciones22
2.2.2 Colocacin de la primera piedra23
2.2.3 Firma de convenios 24
2.2.4 Inauguraciones con Cortes de listn..25
2.2.5 Visitas protocolares26
2.2.6 Rueda de prensa..27
2.3 Ceremonias Universitarias.28
2.3.1 Informe de Actividades...29
2.3.2 Toma de posesin..30
2.3.3 Graduaciones de Licenciatura y Posgrado....31
2.3.4 Entrega de Grados Honorficos (Honoris Causa)32
2.3.5 Homenajes Cvicos.33
2.3.6 Fiesta Mexicana Universitaria...34
2.3.7 Aniversarios de Natalicios y Luctuosos...35
5
2.3.8 Entrega de Reconocimientos Institucionales (Entrega de
Mrito Acadmico y Cientfico)..36
2.3.9 Entrega de Reconocimientos Institucionales (Premio
Institucional a la Mejor Tesis) ...37
2.3.10 Entrega del Premio Nacional Malinalli.38
2.3.11 Entrega del Premio Juchimn de Plata 39
Captulo III. Organizacin de eventos, actos y ceremonias universitarias..41
3.1 Planeacin del evento (pre- evento) ..42
3.2 Desarrollo del evento.45
3.3 Despus del evento (post- evento)..46
Glosario
Referencias
6
Introduccin
El objetivo del Manual de Protocolo Universitario es brindar orientacin a la
comunidad universitaria sobre los elementos que se requieren para homologar la
realizacin de eventos y ceremonias de la Universidad Jurez Autnoma de
Tabasco sin importar la sede.
Para comprender la trascendencia del protocolo, es ineludible visualizar a la
Universidad como un ente unificado y con identidad compartida entre quienes
realizan actividades de diversa ndole y en donde participan las autoridades, los
acadmicos, los administrativos y los alumnos.
La realizacin de eventos y ceremonias no conlleva solamente a que un rea o
Divisin Acadmica los organice, sino que cada uno tiene implcita una
comunicacin que recibe la comunidad que participa. Ante ello, se pone en
dinamismo la convivencia y la apreciacin de la cultura, pero ante todo una
unificacin de criterios que hacen posible la institucionalidad.
En este tenor, se debe tener especial cuidado en la imagen que proyecta la
Universidad Jurez Autnoma de Tabasco, tanto con la poblacin en general y con
la comunidad universitaria. Puesto que la institucionalidad debe ser reflejo de que
un evento o ceremonia sea llevado a cabo con puntualidad, calidez y calidad.
7
Captulo I
Aspectos Generales del Protocolo
8
DEFINICIN DE PROTOCOLO
Segn la Real Academia de la Lengua Espaola (RAE), la palabra protocolo significa:
regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o por
costumbre. Ante esta definicin Snchez (2009) realiza dos precisiones. La
primera sobre la naturaleza oficial que recae sobre lo diplomtico. La segunda
sobre las fuentes o modos de creacin del protocolo que es la costumbre y el
derecho. A partir de esto, se entiende que el protocolo va ms all de simples
reglas de urbanidad y que su sentido viene a reflejar la cultura de quienes la hacen
posible, es decir la manifestacin del respeto en la comunicacin entre los seres
humanos (Snchez, 2009, p. 22).
El protocolo puede definirse de la siguiente manera: El conjunto de normas, usos
sociales, y costumbres que determinan cul es el orden de celebracin o
realizacin de un determinado acto o evento, bien sea de naturaleza pblica o
privada (Snchez, 2009, p. 23).
El protocolo tambin puede sintetizarse como un conjunto de lneas de actuacin
ante una situacin concreta, al respecto, dicha situacin o circunstancia puede
hacer que haya diferentes tipos de protocolo y que se presenten variaciones en las
actuaciones, por lo cual se hace necesario especificar que en este documento se
est refiriendo al protocolo universitario.
El protocolo universitario o tambin denominado acadmico- puede definirse
como aquel que tiene como mbito especfico las ceremonias que se realizan en las
universidades. En este caso ms adelante se ampliarn aquellos elementos que
integran el protocolo de esta Institucin.
Para la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco el protocolo es: El conjunto de
normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos, costumbres y
tradiciones de los pueblos, rigen la celebracin de los actos oficiales y, en otros
muchos casos, la celebracin de actos de carcter privado que toman como
referencia todas estas disposiciones (UJAT, 2011).
9
CLASIFICACIONES RESPECTO AL PROTOCOLO
Por su naturaleza y objetivo, es importante dejar en claro que se entiende una
distincin entre la ceremonia y el evento. Segn el Manual de Ceremonias de la
Universidad Autnoma del Estado de Hidalgo (s.f.).
La ceremonia es el acto pblico o privado al cual se le aplica un protocolo
establecido, definido y determinado, pero ante todo bajo solemnidad institucional,
que debe llevarse a cabo de la misma manera indistintamente de la sede, sin
improvisaciones o modificaciones.
El evento es el acto pblico o privado que puede ser carcter acadmico o no
acadmico, interno o externo llevado a cabo de forma ocasional o cclica, para el
cual se desarrolla una orden del da expresamente diseado bajo la naturaleza de
su objetivo.
No obstante, para la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco, en el Reglamento
sobre los Smbolos Representativos de la UJAT (2011), se especifica lo siguiente:
Evento Universitario: Todo suceso importante y programado, ya sea de
ndole social, acadmica, artstica o deportiva, motivado por la
celebracin o divulgacin de un acontecimiento o hecho trascendente.
Acto Universitario. Las reuniones de carcter acadmico y no
acadmico que requieran de una formalidad mnima y son organizados
directamente por la unidad gestora de los mismos. Quienes estn a
cargo de estos actos podrn solicitar la asesora de la Direccin de
Relaciones Pblicas y Difusin, as como la revisin previa de
invitaciones, publicaciones, impresos, libretos y otros, con el propsito
de guardar las normativas vigentes relacionadas con la imagen
institucional.
Ceremonias. Aquellos actos que, sin ser solemnes, involucran a toda la
comunidad universitaria o a una o ms de sus unidades, con
instituciones externas, y requieren de formalidad protocolaria. Las
ceremonias institucionales sern organizadas por la unidad que
corresponda, con apoyo de la Direccin de Relaciones Pblicas y
Difusin, y las invitaciones sern suscritas por el Rector, quien podr
delegar esta responsabilidad.
10
ELEMENTOS NECESARIOS DEL PROTOCOLO
Los rganos universitarios
Para el ptimo seguimiento del protocolo universitario es elemental que las
personas que se dedican a realizar esta labor tengan conocimiento de los rganos
que componen la casa de estudios, el nombre de cada una de las personas que lo
integran y el rea administrativa encargada de otorgar seguimiento a la imagen
institucional.
Los rganos de gobierno para fines de protocolo- pueden ser de dos tipos:
Colegiados. Se refiere a un grupo selecto que por normativa ocupan un cargo y un
puesto con autoridad para tomar decisiones dentro de la Universidad. En la
Universidad Jurez Autnoma de Tabasco existen dos el H. Consejo Universitario y
el Consejo Tcnico de la Universidad.1
Unipersonales. Son las personalidades que ocupan una actuacin central en la vida
universitaria. Su carcter de presencia en los eventos es individual. Por ejemplo: el
Rector, el Secretario de Servicios Administrativos, el Secretario de Servicios
Acadmicos, etc.
Tener conocimiento sobre quienes son dichas personalidades y el lugar que
ocupan en la universidad ayuda a estructurar de manera ms eficiente la
realizacin del protocolo, por ejemplo en saber el orden de presentacin o el
acomodo en el presdium. Hay casos particulares cuando hay personalidades
invitadas de fuera de la Universidad y para su tratamiento deber consultarse tales
casos de manera puntual2.
1 Para conocer los nombres de quienes lo integran, se recomienda estar actualizado 2 Se recomienda atender lo especificado en visitas protocolarias dentro de este manual .
11
La simbologa y ceremonial
La mayora de las Universidades constituyeron sus identidades en emblemas que
surgieron de estandartes de agrupaciones o gremios por disciplina o rea del
conocimiento, por lo que era comn que contarn con algn smbolo que las
identificara. Esto fue uno de los inicios del protocolo universitario y que se
mantienen hasta la fecha.
En el caso de la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco los smbolos
universitarios son los siguientes: el escudo universitario, el Juchimn, la bandera
nacional, la bandera universitaria, el himno universitario y los escudos de las
Divisiones Acadmicas3.
Direccin de Comunicacin y Relaciones Pblicas
La Direccin de Comunicacin y Relaciones Pblicas tiene entre sus objetivos el de
promover la identidad y la imagen de la universidad, por tal motivo una de sus
tareas es cuidar el protocolo en la realizacin de los diversos eventos de la
Universidad.
Dado que es una Direccin que organizacionalmente es de apoyo a Rectora, su
vinculacin con ella es cercana, as como su relacin con cada una de las reas
administrativas y las Divisiones Acadmicas. Ante ello, se debe considerar que
segn la definicin de protocolo involucra a la comunidad universitaria, pues se
trata de trabajar en la cultura y por la cultura. Es por ello la labor del protocolo
implica la cooperacin de toda la comunidad universitaria.
El compromiso esencial de la Direccin de Comunicacin y Relaciones Pblicas es
cuidar la imagen y la presencia de la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco, as
como la figura de su Rector en diversos escenarios, tanto ante la comunidad
universitaria como con la poblacin en general.
3 Todo lo referente a estos smbolos puede consultarse en: Universidad Jurez Autnoma de Tabasco (2011)
Compendio Universitario de Escudos, Logos, Marcas, Registros y Smbolos Representativos, Tabasco, Mxico. UJAT; y el Reglamento sobre los Smbolos Representativos de la UJAT (2011); o bien, consultar su sntesis en el catlogo de smbolos universitarios. Las especificaciones sobre identidad grfica de la imagen universitaria aparecen en el Manual de Identidad Grfica de la Universidad.
12
Captulo II
Protocolo por tipos de eventos, actos y
ceremonias de la Universidad
13
CLASIFICACIN INSTITUCIONAL DE EVENTOS, ACTOS Y CEREMONIAS
* La Clasificacin que aparece en el esquema corresponde a lo establecido en Reglamento
sobre los Smbolos Representativos de la UJAT (2011).
Inauguraciones de eventos de divulgacin cientfica nacionales e internacionales (talleres, jornada, congresos, simposiums, mesas redondas, foros, etc)
Inauguraciones de eventos culturales, academicos y administrativos (Semana de Jurez, Ful Tabasco, jornadas, talleres, congresos, simposiums, exposiciones, etc)
Conferencias cientficas, culturales y acadmicas
Presentaciones de libro
Aniversario de la Universidad
Gallo Universitario
Tradicional Carrera Atltica
Eventos Universitarios
Acreditaciones
Firmas de Convenio
Corte de listn
Actos Universitarios
Informe de Actividades
Presentacin del Plan de Desarrollo Institucional
Toma de Protesta
Graduaciones de Licenciatura y Posgrado
Entrega de Grados Honorficos (Honoris Causa)
Ceremonias Cvicas (aniversarios, luctuosos, fiestas patrias
Reconocimientos Institucionales (mrito acadmico, mrito cientfico, premio institucional mejor tesis, etc.)
Premio Nacional Malinalli
Juchimn de Plata
Ceremonias
14
Eventos Universitarios
15
INAUGURACIONES DE EVENTOS UNIVERSITARIOS
SECUENCIA
Bienvenida a cargo del maestro de ceremonia
Presentacin del Presdium
Himno universitario
Palabras de Bienvenida a cargo del Director de Divisin o
responsable de la inauguracin
Intervencin de exposicin de motivos
Mensaje universitario e inauguracin a cargo del Rector
Himno Nacional
Despedida
Foto del Recuerdo (opcional)
COLOCACIN DE PRESIDIUM
Preside la ceremonia
1.- Rector
2.- Invitado especial (ya sea algn representante de gobierno o alguien externo)
3.- Secretario de la universidad vinculado al evento
4.- Director de Divisin o rea
5.- Profesor responsable del evento
* (Se sugiere que sea de 5 a 7 personas en el presdium no ms)
* Al ser de 7 personas ser a consideracin de quin organiza el evento (por
ejemplo podra ser otro secretario de la UJAT, Presidente del CDEUT, Presidente de
la Junta de Gobierno, etc.)
16
CONFERENCIAS
SECUENCIA
Bienvenida a cargo del maestro de ceremonia
Presentacin del Rector en caso que no forme parte de Presdium
Presentacin del Presdium
Desarrollo de la Conferencia
Sesin de preguntas
Entrega de reconocimiento y obsequio institucional a cargo de la
autoridad universitaria que se encuentre en el evento
Invitacin de foto del recuerdo con autoridades y Presdium
Despedida
Invitacin a coffe break (opcional)
17
PRESENTACIN DE LIBRO
SECUENCIA
Bienvenida a cargo del maestro de ceremonia
Presentacin del rector en caso que no forme parte de Presdium
Presentacin del presdium (comenzar con los presentadores y quien
modera al final)
Desarrollo de la Presentacin
Despedida
Invitacin de foto del recuerdo con autoridades y Presdium
Invitacin a coffee break
COLOCACIN DE PRESIDIUM
La presentacin puede estar a cargo de una o ms personas. Muchas veces es el
mismo autor o alguna personalidad invitada para hacer referencia al autor o al
contenido de la obra.
En el caso de que a la presentacin asista el Rector o alguna de las autoridades
superiores de la Universidad, podrn hacer comentarios sobre el significado de la
obra para la Institucin.
Si a la presentacin asiste el Rector este deber ocupar el centro del panel junto al
autor. Los dems invitados habrn de acomodarse de acuerdo a la jerarqua o a la
participacin de cada uno en el evento.
18
PRESENTACIN DE MUESTRAS DE ARTE
SECUENCIA
Bienvenida
Breve resea de las obras y sus artistas
Discurso del Rector o autoridad universitaria
Corte de Listn Inaugural
Recorrido por la galera
Brindis
COLOCACION DE PRESIDIUM
Preside la ceremonia
1.- Rector
2.- Persona encargada del evento ya sea de la UJAT o externa
3.- Presidenta de la Junta de Gobierno
4.- Secretarios de la UJAT
5.- Presidente del Patronato Universitario
6.- Presidente de la Fundacin UJAT
7.- Presidente del CDEUT
La presentacin de muestras de arte de preferencia se recomienda hacerlas de
noche para ofrecer a los asistentes un brindis adecuado a la ocasin.
19
GALLO UNIVERSITARIO
(Semana de Jurez)
SECUENCIA
Llegada de los contigentes
Animacin del evento
Llegada del Rector
Recepcin del Gobernador
Bienvenida y presentacin de autoridades
Entrega de Globos
Arenga por los maestros de ceremonia
Salida del contingente, disparo de confeti y se sueltan globos
Llegada del Contingente al lugar destino
Arenga por el maestro de ceremonia
Presentacin del Presidium
Himno Universitario
Mensaje del Rector
Declamacin o recital a Jurez
Discurso sobre Jurez
Mensaje del Gobernador
Himmno Nacional
Disparo de Bazuca
Despedida
COLOCACION DEL CONTINGENTE
1. Gobernador Constitucional del Estado de Tabasco 2. Rector de la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco 3. Primera Dama del Estado 4. Secretaria de Servicios Acadmicos 5. Secretario de Investigacin, Posgrado y Vinculacin 6. Secretario de Servicios Administrativos 7. Funcionarios de Gobierno presentes 8. Directores de Divisin 9. Contingente por Divisin Acadmica en orden alfabtico
Nota. La trayectoria del Gallo se determina en la planeacin del evento y ser difundida con el croquis correspondiente.
20
CARRERA ATLTICA UNIVERSITARIA
(SEMANA DE JUREZ)
SECUENCIA
(SALIDA)
Animacin del maestro de ceremonia
Bienvenida
Disparo de salida a cargo del Rector
Salida de los competidores
Inicio de carreras infantiles
Premiacin
Toma de fotografas
(META)
Animacin del maestro de ceremonia
Recepcin de competidores
Bienvenida
Mensaje del Rector (opcional)
Premiacin por categoras
o Juvenil (varonil y femenil)
o Estudiante UJAT (varonil y femenil)
o Profesor UJAT (varonil y femenil)
o Silla de ruedas
o Dbiles Visuales
o Invidentes
o Veterano (varonil y femenil)
o Master (varonil y femenil)
Nota. No hay colocacin del presdium al momento de la premiacin. Al Rector le
corresponde slo premiar la categora master.
21
Actos Universitarios
22
ACREDITACIONES
SECUENCIA
Bienvenida
Presentacin del Presdium
Himno Universitario
Palabras del Director de la Divisin Acadmica
Entrega de Reconocimientos y palabras por parte del Presidente del
Consejo Acreditador
Mensaje Universitario a cargo del Rector
Himno Nacional
Despedida del Presdium
Develacin de la Placa Conmemorativa
Toma de la Fotografa
COLOCACION DE PRESIDIUM
Preside la ceremonia
1.- Rector
2.- Representante del rgano acreditador
3.- Secretario Acadmico
4.- Director de Divisin
5.- Coordinador de Docencia
6.- Coordinador de la Licenciatura Acreditada
7.- Presidente del CDEUT
En este caso es un presdium abierto (no se utiliza la mesa de presdium).
La placa conmemorativa puede estar en el exterior donde se realice el acto y para
realizar su develacin se invita a pasar al frente a las autoridades universitarias y a
quien ellas consideren invitar.
La placa deber estar cubierta con un pao o cortinilla que permitan jalar en el
momento del descubrimiento.
23
COLOCACIN DE LA PRIMERA PIEDRA
SECUENCIA
Bienvenida
Explicacin del proyecto que tendr a lugar
Palabras del Rector, Director o personalidad invitada
Colocacin de la piedra
Toma de la Fotografa
Despedida
COLOCACIN DEL PRESIDIUM
En este caso es un presdium abierto (no se utiliza la mesa de presdium).
El acto de la colocacin de la primera piedra es un acto simblico que se celebra
con el inicio de una obra especial por su relevancia para la institucin o para la
sociedad en general. Se trata de un acto que pretende perpetuar informacin
acerca del momento en que dio inicio la obra, los actores responsables y su razn.
La placa conmemorativa puede estar en el exterior donde se realice el acto y para
realizar su develacin se invita a pasar al frente a las autoridades universitarias y a
quien ellas consideren invitar.
La placa deber estar cubierta con un pao o cortinilla que permitan jalar en el
momento del descubrimiento.
24
FIRMA DE CONVENIO
SECUENCIA
Bienvenida a cargo del maestro de ceremonia
Presentacin de presdium
Palabras de la persona con la que se firma el convenio
Firma de Convenio
Foto testimonial del documento firmado
Mensaje Universitario del Rector
Despedida
COLOCACIN DE PRESIDIUM
Las firmas de convenio usualmente se realizan en la sala de juntas de Rectora.
Como la mesa es muy amplia, esto hace que vare el nmero de integrantes del
presdium.
Cuando se firma convenio con universidades externas se van colocando de acuerdo
a los secretarios invitados y los Rectores.
En la mesa slo se sentarn los mximos representantes de las instituciones que
firman el convenio, segn la precedencia y la cantidad; el Rector va en medio y a
sus costados las autoridades con mayor rango que asistan segn sea el caso.
De parte de nuestra Universidad se presentan los secretarios que han sido
convocados pero no todos se sientan. Como ya se dijo, la composicin del
presdium, depende de la cantidad de personas presentes de la institucin con la
cual se va a firmar.
Cuando la firma de convenio se realiza fuera de la sala de juntas se les pide un
lmite de invitados a un total de siete para que estn cmodos entre ellos.
25
INAUGURACION CON CORTE DE LISTN
SECUENCIA
Bienvenida
Presentacin de autoridades
Explicacin del evento
Corte de listn
Recorrido (segn sea el caso)
COLOCACION DE PRESIDIUM
Preside la ceremonia
1.- Rector
2.- Persona encargada del evento ya sea de la UJAT o externa
3.- Presidenta de la Junta de Gobierno
4.- Secretarios de la UJAT
5.- Presidente del Patronato Universitario
6.- Presidente de la Fundacin UJAT
7.- Presidente del CDEUT
Dependiendo del acto, puede haber corte de listn para la inauguracin de
edificios e instalaciones, o igual para dar inicio a alguna exposicin. En estos casos,
es necesaria una breve explicacin de los aspectos del lugar o de la misma
exposicin.
Queda optativo para el Rector pronunciar un discurso con respecto a este acto
26
VISITAS PROTOCOLARES
SECUENCIA
Recepcin de la visita
Entrega de folletera (opcional)
Escolta de la visita al lugar correspondiente
Entrega de un presente
Recorrido por instalaciones de la Universidad (opcional)
Acompaamiento de la visita a su salida
Este tipo de visita pueden ser personalidades acadmicas, polticas, culturales o
cientficas que deseen conocer a la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco. En
este caso aplica tambin la visita de embajadores, ministros, directivos o personas
cuyos cargos representen vinculacin de la Universidad con diversos agentes.
Para atenderlos se recomienda averiguar previamente las condiciones del visitante,
esto es, si tiene alguna discapacidad, religin, gustos, costumbres, alimentacin,
idioma, entre otros. Es importante preguntar si tiene requerimientos especiales
durante su estancia.
La ubicacin del invitado ms importante siempre ser el lado derecho del Rector o
en su caso de la mxima autoridad presente.
La entrega del obsequio siempre deber hacerla la mxima autoridad presente en
el trayecto de la visita.
Si fuera necesaria la presencia de un traductor o interprete su acomodo ser de
modo que no interfiera entre la autoridad y la visita. Con el debido cuidado de
asistir a ambos segn se requiera.
En el caso de que haya un servicio de caf durante la estancia se ofrecer primero
a los visitantes y al final a los anfitriones.
Los anfitriones pueden solicitar a la Direccin de Comunicacin y Relaciones
Pblicas algn folleto, carpeta o trptico que contenga informacin relevante de la
Universidad para obsequiarla a los visitantes.
27
RUEDA DE PRENSA
SECUENCIA
Bienvenida
Presentacin de autoridades
Bienvenida y agradecimiento a la prensa a cargo del Rector
Explicacin de la informacin por el responsable del evento
Moderacin de la sesin de preguntas a cargo del Director de
Comunicacin y Relaciones Pblicas
COLOCACION DE PRESIDIUM
Preside la ceremonia
1.- Rector
2.- Persona encargada del evento ya sea de la UJAT o externa
3.- Director de Comunicacin y Relaciones Pblicas
28
Ceremonias Universitarias
29
INFORME DE ACTIVIDADES
SECUENCIA
Bienvenida a cargo del maestro de ceremonia
Presentacin del Presdium
Himno Universitario
Interviene el secretario del consejo divisional (quien lleva el
desarrollo del evento)
Video Institucional (tiempo sugerido 15min. Mximo)
Mensaje del Director de Divisin
Mensaje Universitario y clausura de la sesin solemne a cargo del
Rector
Himno Nacional
Despedida del Presdium
Nota: Cuando sea el caso que se cumpla el periodo de gestin del Director en
turno, se anexara en el programa entrega de RECONOCIMIENTO por su trabajo
COLOCACION DE PRESIDIUM
Preside la ceremonia
1.- Rector, Presidente Honorario del Consejo Divisional
2.- Director de la Divisin Presidente del Consejo Divisional
3.- Secretario del H. Consejo Divisional
4.- Vocal del H. Consejo Divisional
5.- Vocal del H. Consejo Divisional
6.- Vocal del H. Consejo Divisional
7.- Representante de los profesores ante el H. Consejo Divisional
8.- Representante de los Alumnos ante el H. Consejo Divisional
30
TOMA DE POSESIN
SECUENCIA
Bienvenida
Presentacin del presdium
Himno Universitario
Intervencin del Secretario de la Honorable Junta de Gobierno
Lectura, Entrega de Nombramiento y Toma de protesta al nuevo
Director(a) a cargo del Presidente de la Honorable Junta de Gobierno
Clausura a cargo del Dr. Jos Manuel Pia Gutirrez, Rector de la
Universidad Jurez Autnoma de Tabasco (este punto lo tiene que solicitar el
Presidente de la Honorable Junta de Gobierno)
Himno Nacional
Despedida del Presdium
Foto Oficial
COLOCACION DE PRESIDIUM
Preside la ceremonia
1.- Rector, Presidente Honorario del Consejo Divisional
Van todos los integrantes de la H. Junta de Gobierno
31
GRADUACIONES DE LICENCIATURA Y POSGRADO
SECUENCIA
Bienvenida a cargo del maestro de ceremonia
Presentacin del Presdium
Himno Universitario
Intervencin del egresado con el mejor promedio de la Generacin
Palabras del Director de la Divisin
Entrega de Constancias a egresados
Entrega de Constancias a egresados titulados (en caso de haberlos)
Entrega de Reconocimientos a los mejores promedios
Mensaje universitario a cargo del Rector (sino llegara a asistir aqu
intervendra el Director de la divisin)
Himno Nacional
Despedida
COLOCACIN DE PRESIDIUM
Preside la ceremonia
1.- Rector o representante
2.- Director de Divisin
3.- Coordinador de Investigacin y Posgrado
4.- Coordinador de Docencia
5.- Sociedad de Alumnos
32
ENTREGA DE GRADOS HONORFICOS
(HONORIS CAUSA)
SECUENCIA
Presentacin del Presdium
Himno Universitario
Lectura del Acta de la Sesin Ordinaria donde se acuerda otorgar el
Doctorado Honoris Causa a cargo del Secretario de Servicios Acadmicos y
Secretario del H. Consejo Universitario
Video alusivo a la trayectoria del Galardonado
Lectura de la Semblanza del Galardonado (designan a alguna
autoridad universitaria)
Investidura de Doctor Honoris Causa a cargo del Rector (Entrega de
Medalla y Titulo) (Simultneamente se interpreta el Himno Universitario
Gaudeamus Igitur a cargo del Coro Universitario Antonio Vivaldi)
Intervencin del Galardonado
Mensaje Universitario a cargo del Rector
Clausura de la Sesin del Honorable Consejo Universitario a cargo
del Rector de la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco (o el le sede la clausura
en caso de asistir el Sr. Gobernador)
Himno Nacional
Despedida
COLOCACIN DEL PRESIDIUM
En el centro de la mesa se coloca al Gobernador o Rector y a su derecha el Doctor
Honoris Causa, a la izquierda del Rector al presidente de la H. Junta de Gobierno de
la Universidad y subsecuentemente, los secretarios de la Universidad.
Debe decirse que esta investidura la recibe aquella persona que ha destacado por
sus mritos excepcionales en mbitos como: acadmicos, cientficos, culturales,
artsticos, sociales, polticos y econmicos. Adems de ser una autoridad en el
tema, motivo por el cual la distincin debe ser entregada por las mximas
autoridades de la Universidad.
33
HOMENAJES CVICOS
SECUENCIA
Entrega de la Bandera a la escolta a cargo del Rector
Honores a la Bandera
Himno Nacional
Presentacin de Autoridades
Juramento a la Bandera
Poema alusivo al evento
Mensaje Universitario a cargo de autoridad universitaria (designada
por el Rector)
Himno Universitario
Honores a la Bandera
Despedida de Autoridades
Para la interpretacin de los Himnos puede hacerse en audio o en vivo. Para el caso
de la Bandera de Mxico, se obliga la presencia de una escolta institucional o
divisional.
34
CELEBRACIN DEL 15 DE SEPTIEMBRE
(FIESTA MEXICANA UNIVERSITARIA)
SECUENCIA
Bienvenida
Presentacin del Presdium
Himno universitario
Honores a la bandera
Toque de firmes
Toque de entrada de banda; para honores a la bandera (Marcha de
Honor)
Colocacin de la escolta en el escenario
Lectura del Acta de Independencia
Baja del escenario el lector del Acta de Independencia
Se invita al rector al escenario para dar el grito de Independencia
Entrega el abanderado de la escolta, la bandera al Rector
Se dirige a donde se encuentra ubicada la campana, Toca la
campana
Grito de Independencia por Rector
Entrega el Rector la bandera a la escolta
Baja del escenario el rector y ocupa su lugar reservado
Himno Nacional a cargo de la Banda de Guerra y acompaa por un
profesor
Toque de firmes y en descanso
Desciende del escenario la escolta
Retiro de la escolta a rectora
Nota. Se presentan invitados especiales pero no hay presdium
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ANIVERSARIO NATALICIO
SECUENCIA
Bienvenida
Presentacin de autoridades
Himno universitario
Semblanza del Homenajeado
Intervencin especial referente al trabajo del homenaje
Mensaje Universitario
Himno nacional a cargo de la Banda de Guerra Universitaria
Despedida
ANIVERSARIO LUCTUOSO
SECUENCIA
Bienvenida
Presentacin de autoridades
Himno universitario
Semblanza del Homenajeado
Intervencin especial referente al trabajo del homenaje
Mensaje Universitario
Toque de silencio a cargo de la Banda de Guerra Universitaria
Guardias de honor y ofrendas florales
Himno nacional a cargo de la Banda de Guerra Universitaria
Despedida
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ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS INSTITUCIONALES
(Entrega de Mrito Acadmico y Cientfico)
SECUENCIA
Bienvenida
Presentacin del Presdium
Himno Universitario
Entrega de Reconocimiento a los Galardonados con el Reconocimiento al Mrito Acadmico
Entrega de Centenario a mejor puntaje de Mrito Acadmico
Palabras del Representante de Galardonados al Mrito Acadmico
Entrega de reconocimiento a los Galardonados con el reconocimiento al mrito cientfico
Entrega de Centenario a mejor Puntaje de Merito cientfico al Dr. Lenin Arias Rodrguez
Palabras del Representante de Galardonados al Mrito Cientfico
Palabras Universitario a cargo Rector
Mensaje del Gobernador Constitucional del Estado de Tabasco
Himno Nacional
Despedida del Presdium
Invitacin para la toma de la fotografa
COLOCACIN DE PRESIDIUM
1. Gobernador Constitucional del Estado de Tabasco 2. Rector de la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco 3. Secretaria de Servicios Acadmicos 4. Secretario de Investigacin, Posgrado y Vinculacin 5. Secretario de Servicios Administrativos
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ENTREGA DE RECONOCIMIENTOS INSTITUCIONALES
(Premio Institucional a la Mejor Tesis)
SECUENCIA
o Bienvenida o Presentacin del Presdium o Himno Universitario o Bienvenida a cargo del responsable del evento o Entrega de reconocimiento a la mejor tesis: Autores (16
reconocimientos) y Directores de Tesis (26 reconocimientos) o Intervencin del representante de los egresado o Mensaje Universitario a cargo del Rector o Himno Nacional o Despedida del Presdium
COLOCACIN DE PRESIDIUM
1. Rector de la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco 2. Secretaria de Servicios Acadmicos 3. Secretario de Investigacin, Posgrado y Vinculacin 4. Secretario de Servicios Administrativos
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ENTREGA DEL PREMIO NACIONAL MALINALLI
SECUENCIA
Bienvenida
Presentacin de las autoridades
Video del Premio
Semblanza de galardonado 1
Entrega de la Presea a galardonado 1
Discurso del galardonado 1
Semblanza de galardonado 2
Entrega de la presea a galardonado 2
Discurso del galardonado 2
Semblanza de galardonado 3
Entrega de la presea a galardonado 3
Discurso del galardonado 3
Semblanza de galardonado 4
Entrega de la presea a galardonado 4
Discurso del galardonado 4
Mensaje de la Rectora
Mensaje del Representante del Poder Ejecutivo Estatal
Himno Nacional
Despedida
COLOCACIN DEL PRESIDIUM
1.- Ejecutivo del Estado 2.- Rector de la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco 3. Secretario de Servicios Acadmicos 4.- Secretario de Servicios Administrativos 5 - Secretario de Investigacin, Posgrado y Vinculacin
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ENTREGA DEL PREMIO JUCHIMN DE PLATA
SECUENCIA
Presentacin de autoridades
Himno Universitario
Video del Premio
Semblanza de galardonado 1
Entrega de la Presea a galardonado 1
Discurso del galardonado 1
Semblanza de galardonado 2
Entrega de la presea a galardonado 2
Discurso del galardonado 2
Semblanza de galardonado 3
Entrega de la presea a galardonado 3
Discurso del galardonado 3
Semblanza de galardonado 4
Entrega de la presea a galardonado 4
Discurso del galardonado 4
Semblanza de galardonado 5
Entrega de la presea a galardonado 5
Discurso del galardonado 5
Semblanza de galardonado 6
Entrega de la presea a galardonado 6
Discurso del galardonado 6
Semblanza de galardonado 7
Entrega de la presea a galardonado 7
Discurso del galardonado 7
Semblanza de galardonado 8
Entrega de la presea a galardonado 8
Discurso del galardonado 8
Semblanza de galardonado 9
Entrega de la presea a galardonado 9
Discurso del galardonado 9
Mensaje de la Rectora
Mensaje del Ejecutivo Estatal
Himno Nacional
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COLOCACIN DEL PRESIDIUM
1.- Ejecutivo del Estado 2.- Titular o representante del Secretario de Educacin Federal 3.- Rector de la Universidad Jurez Autnoma de Tabasco 4. Secretario de Servicios Acadmicos 4.- Secretario de Servicios Administrativos 5 - Secretario de Investigacin, Posgrado y Vinculacin 6.- Secretario de Finanzas
Nota: Cuando el titular de la Secretara de Educacin Federal no asista, su
representante ocupar el lugar despus del Rector.
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Captulo III.
Organizacin de eventos, actos y ceremonias
universitarias
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FASE DE PLANEACIN (pre-evento)
En orden de implementacin la organizacin previa del evento se
presenta de la siguiente manera:
1. La unidad responsable del mismo deber determinar fecha y hora de realizacin, y considerar si para el lugar donde se llevara a cabo el evento o ceremonia est disponible o se empalma con otro.
2. Reserva oportuna de espacios fsicos, estacionamientos, equipamientos y dependencias a utilizar.
3. Definir objetivo del evento, acto o ceremonia. 4. Considerar su planificacin con un plazo prudente,
que permita cumplir con los objetivos establecidos 5. Consulta de compromisos adquiridos por las
autoridades, cuya asistencia se considere pertinente al evento.
Una vez establecidas la fecha y hora de la ceremonia, la unidad
organizadora deber:
1. Determinar el listado de invitados, con base en el objetivo
y naturaleza del evento
2. En caso de que aplique, se deber enviar propsito de
invitacin por escrito a la autoridad invitada, especificando si ese
invitado har uso de la palabra y, si es as, sugerir la temtica a
tratar.
3. En caso que se desee invitar a autoridades de
gobierno (Presidente de la Repblica, Ministros, Senadores,
Diputados, etc.) la invitacin deber ser suscrita por el Rector.
4. Las invitaciones deben ser cuidadosamente
redactadas, y con el adecuado uso de marca institucional,
indicando telfono correspondiente para la confirmacin. Se
sugiere que sean previamente visadas por la Direccin de
Comunicacin y Relaciones Pblicas.
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5. El tiempo adecuado para la distribucin de
invitaciones es de 10 a 15 das hbiles como mnimo y estar a
cargo de la unidad organizadora as como la elaboracin de sobres
y etiquetas, adems del ensobrado y franqueo.
Paralelamente, la unidad organizadora tendr las siguientes
responsabilidades:
1.Determinar y reservar lugar de realizacin de la actividad, con base
en el objetivo de la ceremonia, acto o evento, as como de los
invitados. Es conveniente tener claridad sobre el nmero de invitados,
para ubicar el lugar ms adecuado, de modo que no quede gente de
pie o, por el contrario, los espacios queden vacos. Se recomienda
tener siempre un plan para garantizar el llenado del evento.
2.Establecer necesidad de amplificacin y equipos audiovisuales.
3.Informar a la Jefatura de Comunicacin de la Direccin de
Comunicacin y Relaciones Pblicas para la cobertura fotogrfica e
informativa del evento.
4.Cuando el evento, ceremonia o acto lo requiera (cuando asisten
personalidades) es preciso confirmar la asistencia/inasistencia de los
invitados
5.Contar con personal (edecanes) para atender la recepcin y
ubicacin de invitados.
6.Considerar maestro de ceremonia
7.Reservar estacionamientos para invitados
8.Preparar vocativos para autoridades
9.Confirmar la presencia de los convocados al evento.
10.Ordenar, revisar y disponer requerimientos finales: etiquetas, agua,
vasos, banderas, escenario u ornamentos.
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11.Determinar si se llevar a cabo la realizacin de recepcin posterior
al evento (comida, cctel o banquete), y si ste requiere definir lugar,
banquetero y espacios que utilizar el contratado.
Tambin se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
Elaboracin de una ficha tcnica con los datos generales del evento,
esto es nombre, fecha, lugar, hora, nmero de asistentes, etc. En el
anexo de este documento se puede encontrar un ejemplo. Esto es muy
importante para determinar las necesidades de recursos humanos y
tcnicos para el buen desarrollo del evento.
Elaboracin del orden del da que habr de regir las acciones a seguir
acorde al protocolo por tipo de evento o ceremonia.
Cuando sea el caso de un evento donde asista algn invitado de lengua
distinta al espaol, debe preverse el espacio adecuado as como el
equipo necesario sea tcnico o de personal para la traduccin.
En caso de que un conductor, maestro de ceremonia o presentador lo
requiera se debe elaborar un guin que dirija el discurso, o bien, si es
el caso de quien preside o dirige alguna reunin o acto.
Es importante que los organizadores del evento proporcionen la debida
informacin a los invitados que son forneos, sobre todo en lo que
respecta a los lugares de hospedaje, alimentacin y traslado. Se
recomienda que alguno de los organizadores del evento se personalice
en el trato y seguimiento de las necesidades de los invitados.
Preparar los recursos grficos que el evento requiera, esto es: banners,
lonas, carteles, listones, invitaciones, personificadores o
reconocimientos segn sea el caso de cada evento, acto o ceremonia.
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Preparar los recursos simblicos que cada evento amerite, esto es la
Bandera Universitaria, la Bandera de Mxico, el himno universitario y
el Himno Nacional Mexicano. Cuando sea el caso de tener como
invitados embajadores de otros pases, se cuidar contar con la
bandera del pas invitado siempre y cuando el evento lo amerite.
Informar a la Direccin de Comunicacin y Relaciones Pblicas sobre el
evento y en su caso solicitar su asesora o apoyo para lograr una
adecuada difusin de la imagen del evento.
Cuando sea el caso de que el evento o ceremonia sea organizado por
un agente externo a la Universidad, se deber notificar por escrito a la
Direccin de Comunicacin y Relaciones Pblicas para cuidar los
detalles de apoyo y asistencia.
DESARROLLO DEL EVENTO
1.- Los responsables o coordinadores de eventos debern estar con una
hora o dos horas antes de anticipacin para revisar los pendientes o el
progreso de los requerimientos para cada evento.
2.- Notificar al personal de Relaciones Pblicas los cambios de ltima
hora sobre el evento.
3.- Cuidar que el lugar donde se lleve a cabo el evento cumpla con
ptimas condiciones de limpieza, seguridad y orden. No se permitir la
realizacin de eventos en espacios que no cumplan con estas
condiciones.
4.- Cada uno de los eventos, actos y ceremonias deben tener suficiente
pblico, por lo tanto debe cuidarse la debida asistencia para cada uno
de ellos.
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5.- La vestimenta del presdium y asistentes si es un evento, acto o
ceremonia. Se cuidar una ropa apropiada a la hora en la que se
realiza as como las condiciones del clima o de la infraestructura. Se
recomienda guayabera si es de da en un da caluroso o al aire libre y
formal de traje si es de noche. Las autoridades universitarias deben
portar el pin institucional para distinguirse.
6.- No deben colocarse en el espacio donde va el presdium objetos
que obstruyan las cmaras de video o fotogrficas o elementos que
puedan generar imgenes de poca calidad del evento. Por ejemplo
lonas de baja resolucin de impresin, fotografas viejas de estudiantes
o con baja resolucin, letras de unicel, etc.
7.- Es importante contar con edecanes de acuerdo a la naturaleza y
relevancia de cada evento. Es estrictamente obligatorio en los eventos
a donde asiste el Rector y se recomienda para aquellos eventos donde
asisten personalidades acadmicas, cientficas y culturales. Las
edecanes deben siempre portar el uniforme que las identifique y
deben evitar escotes profundos o faldas muy cortas.
AL TRMINO DEL EVENTO (Post- evento)
Al concluir el evento los responsables de la organizacin del evento
debern revisar la entrega del espacio, as como las condiciones de
limpieza y orden de los muebles e inmuebles, as como el desmontaje
de los elementos grficos y equipos que se hayan solicitado para la
realizacin. Tambin se deben retirar los materiales usados para
publicitar el evento.
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Glosario
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Agua. Se servir agua para los oradores que se ubiquen en el atril, en el
momento de su intervencin. Si el evento es de alto protocolo y se
tienen invitados de honor, se deber asignar un mesero o edecn para
atender la mesa principal. Cuando se utilicen botellas no debern llevar
etiquetas, por seguridad y para evitar publicidad, se sugiere el uso de
botellas de agua etiquetadas especialmente para la universidad.
Preferible evitar usar hielo, por la humedad que genera.
Banderas. Las banderas que deben tener todas las Divisiones
Acadmicas y espacios abiertos a visitas protocolarias dentro de la
Universidad Jurez Autnoma de Tabasco son la Bandera Nacional y la
Bandera Universitaria. La bandera institucional no puede ser de menor
tamao que otras banderas que la acompaan. Se sugiere que todas
las banderas sean de las mismas dimensiones y es obligacin que los
mstiles sean de la misma altura y tengan el mismo tope. Si es el caso
de que se cuente con la visita de personalidades extranjeras la
Direccin de Comunicacin y Relaciones Pblicas deber asesorar
sobre el uso de las banderas extranjeras.
Ambientacin. La primera impresin es muy importante, por eso todo
espacio fsico que vaya a ser utilizado debe estar en ptimas
condiciones de aseo y dotado con los elementos requeridos, segn la
clase, las caractersticas y las finalidades del acto: flores, msica,
mantelera, cristalera y menaje, entre otros.
Edecanes. Son las personas que auxilian y atienden a los invitados en
los eventos que se realizan.
Edecn de presdium. Es aquella persona que atender exclusivamente
a los invitados de honor. De acuerdo con el nmero de integrantes del
presidium ser el nmero de edecanes, generalmente no ms de dos:
La de mayor experiencia atender el lado derecho y la otra el
izquierdo.
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Edecn de sala. Es aquella persona que atender a los invitados de los
eventos institucionales en distintas actividades, como registro,
recepcin, acomodo y auxilio a invitados. El uso del uniforme
institucional para edecanes ser obligatorio.
Escenario. Es el espacio fsico donde se realiza la actividad, ubicacin
dentro de la sede, nombre del auditorio, aula, audiovisual, saln.
Guin. Es el texto que se escribe previo al evento o ceremonia para
guiar el discurso de quien tenga la palabra o dirija una actividad.
Himnos. La postura correcta para escuchar y cantar los himnos es de
pie, con los brazos a lado y lado del cuerpo. Es importante sealar que
los himnos no se aplauden en ningn caso. Los himnos slo se
entonarn en el evento, acto o ceremonia que lo amerite segn lo
establecido en este manual.
Identificadores. Son las etiquetas adheribles o las hojas tamao media
carta, cuarto de carta o tamao de ficha bibliogrfica, en donde se
escribe el nombre de la persona que ocupar ese lugar, se colocan en
el respaldo de las sillas.
Iluminacin. Tambin hace parte de la ambientacin. Lo esencial es
disponer que las luces destaquen las reas ms importantes (mesa de
honor y otras), sin que se genere molestias. En casos especiales, se
debe coordinar lo necesario con personal tcnico, en lo relativo a
cmaras, video beam y otras ayudas audiovisuales.
Intervenciones. Se sugiere, como estndar, programar tres
intervenciones, teniendo en cuenta, como puntos de referencia, al
anfitrin, al organizador y al homenajeado o invitado especial. Si se
presenta la necesidad de otras intervenciones, se sugiere revisar, con la
Direccin de Comunicacin y Relaciones Pblicas el orden del da.
Invitaciones. Todo evento, se debe programar con antelacin, dado
que se presentan circunstancias particulares, que requieren de tiempo,
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en especial, aquellos actos que, para su desarrollo, se deben tramitar o
solicitar recursos financieros o humanos, entregar invitaciones y
adquirir o alquilar elementos adicionales, con los que cuenta la
Universidad.
Un caso excepcional son las invitaciones, donde se requiere una lista
de invitados de honor e invitados generales. Si los invitados vienen de
otras partes de la ciudad o del pas, se deben considerar las
condiciones de movilidad y de desplazamiento, para que, en lo posible,
se les facilite su asistencia: lugar del evento, medio de transporte,
requerimientos de hospedaje, hbitos alimenticios, acompaamiento y
traductor, entre otros aspectos. Se debe manejar el tiempo para hacer
llegar las invitaciones que, por regla general, no debe ser inferior a los
veinte (20) das, ni superior a los cuarenta y cinco (45). Si por motivos
de fuerza mayor, un evento se debe programar con pocos das, es
necesario buscar los mecanismos y las estrategias para que todos los
invitados se enteren y reciban la invitacin, por lo menos virtual,
mientras llega en formato fsico.
Maestros de ceremonia. Son las personas responsables de la
conduccin y desarrollo de cada uno de los distintos eventos que se
realicen en la universidad. Para serlo, ser requisito indispensable el
contar con experiencia en la conduccin y manejo de eventos, tener
buen timbre de voz, diccin, y la vestimenta a usar estar sujeta a lo
que marca el presente Manual.
Obsequios o presentes. En los eventos, que lo ameriten, quien debe
entregar el obsequio, en principio, es el anfitrin. Dependiendo de las
caractersticas del acto, se definir, previamente, el momento y las
modalidades de entrega de los obsequios y otros elementos
recordatorios o promocionales. Si se decide entregar souvenir a todos
los asistentes, debern ser el mismo o de similares caractersticas para
todos.
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Se deben clasificar los objetos de acuerdo con la jerarqua, as:
Altos dignatarios acadmicos, administrativos y diplomticos
Visitantes nacionales e internacionales y funcionarios de otras IES
Periodistas, estudiantes extranjeros y de intercambio con la UJAT y
proveedores, entre otros.
Orden del da. Es la lista enumerada de las acciones secuenciales que
van a realizarse dentro del evento o ceremonia. Se denomina tambin,
de esta manera, a la organizacin de las intervenciones, presentaciones
o etapas previstas para el desarrollo de los eventos, en funcin de los
objetivos trazados y del tiempo previsto para su duracin.
Generalmente, no es posible cerrar, en su totalidad un orden del da,
pues existe la posibilidad de ajustes o de cambios de ltima hora; sin
embargo, estos se deben evitar al mximo, procurando no dejar nada
al azar, ni siquiera, los imprevistos.
Personificadores. Es la hoja impresa donde se escribe el nombre y
cargo de la persona que preside la actividad, se coloca en un acrlico y
se ubica frente a la persona en la mesa o presdium
Pdium. Es el mueble de madera, acero o acrlico en el cual se instala
el micrfono con el que el maestro o maestra de ceremonias u
oradores pasan para dirigir sus palabras o mensaje.
Pre-evento. Es la fase de concepcin y de planteamiento de directrices,
en la cual, se definen los objetivos y los recursos humanos y
econmicos, as como las responsabilidades.
Post- evento. Es la fase de desmonte de la logstica del evento,
liquidacin y posterior evaluacin. Al finalizar el evento se debe saber
la distribucin de tareas para asegurar el traslado de los materiales
usados.
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Presentador. Es la persona quien lee un programa en actos
protocolarios y en espectculos.
Precedencia. Es la norma que determina el orden de colocacin y el
nombramiento de las personas segn su importancia y cargo.
Usualmente de emplea para la colocacin del presdium.
Presdium. Es la zona o rea en la cual se ubicarn las personas que
presiden la actividad, puede ser mesa larga y sillas, solo silla o incluso
pueden estar de pie.
Programa del evento. Es la lista de actividades que se desarrollarn a
lo largo de un periodo de tiempo.
Sede. Es el espacio fsico donde se localiza el escenario en el que se
realizar la actividad, direccin donde se ubica nombre del edificio
donde se debern reunir las personas que asisten al evento o
ceremonia.
Registro escrito, grfico y audiovisual. Es importante efectuar registros
de cada evento, que incluyan material fotogrfico y audiovisual, segn
sea el caso, as como piezas o material promocional utilizado, copias
del men de alimentos y bebidas ofrecidas con etiqueta y otros datos
que se consideren relevantes para la consolidacin, el estudio, el
mejoramiento.
Vocativo. Es el trmino o tratamiento que se utiliza para dirigirse a una
autoridad en un acto pblico o a travs de una comunicacin escrita u
oral, y que se establece de acuerdo a su rango al interior de una
institucin o formacin acadmica. En aquellos casos en que
determinada autoridad o personalidad tenga ms de un cargo,
corresponde utilizar siempre el vocativo de ms alto rango que le sea
aplicable.
53
REFERENCIAS
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Editorial Sntesis.
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54
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Protocolo de la Universidad de la Frontera. Recuperado el 19 de octubre de 2014 de:
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Responsables de Protocolo y Relaciones Institucionales de las Universidades Espaolas.
Asociacin para el estudio y la investigacin del protocolo universitario. Recuperado el 23
de noviembre de 2014 de:
http://www.protocolouniversitario.ua.es/recursos/ficheros/manual_para_la_organizacion
_de_actos_en_la_universidad.pdf