Organizacija raščlanjivanja i grupiranja radnih zadataka

Davor Filipović, univ. spec. oec.

Raščlanjivanje i grupiranje zadataka• Raščlanjivanje: razdvajanje (dekompozicija)

poslovanja (ukupnog zadatka) na posebne zadatke i na pojedinačne

• Grupiranje: sjedinjavanje (spajanje) zadataka na radna mjesta i organizacijske jedinice nižeg i višeg ranga

• U okviru klasične teorije organizacije raščlanjivanjem zadataka bavila se teorija departmentalizacije

Dubina raščlanjivanja upravno je proporcionalna s veličinom organizacije

Načela raščlanjivanja Erich Kosiol

•Prema izvršenju (zadatcima i funkcijama)•Prema objektu (predmeti, proizvodi,

potrošači, teritorij)•Prema rangu (izvršni zadatci, zadatci

odlučivanja)•Prema fazi (zadatci planiranja, izvršenja,

kontrole)•Prema svrsi (primarni – iz osnovne

djelatnosti i sekundarni – iz administrativnih djelatnosti)

Načela grupiranja• Za Kosiola su ista kao kod raščlambe• Rezultat su radna mjesta i organizacijske

jedinice (odjeli, pogoni, službe, sektori)• Najprije se povežu istorodni, zatim srodni

(slični), a na kraju različiti, ali međusobno ovisni zadatci. Oni se dodjeljuju pojedinačnim nositeljima

• Logike povezivanja: ▫Cilj organizacijske jedinice, proces u kojem se

odvija djelatnost, zadovoljavanje potrošača ili postupanje s materijalom, prostor (Gulick)

▫Sličnost poslova, tijesna povezanost poslova, najveća uporabljivost, posebni interesi, natjecateljstvo, autonomija i koordinacija (Koontz i O’Donnell)

Organizacija funkcija – raščlanjivanje ukupnog zadatka na posebne•Opća reprodukcijska shema ima dvije

temeljne funkcije (proizvodnju i promet): Novac-Roba-Proizvodnja-Roba1-Novac1

•Suvremena je shema nešto šira:

Novac

Istraživanje i studij proizvoda

Razvoj

Briga o kadrovima

Nabava

Proizvodnja

R1 N1

Pojam poslovne funkcije

•Skup povezanih poslova kojima se na najsvrhovitiji način obavlja poseban zadatak poduzeća (poslovi ne moraju uvijek biti srodni, ali moraju biti logično povezani)

•Prvu klasifikaciju dao je Fayol, a pojedini autori navode i više od 20 funkcija

•Porter je definirao primarne i potporne funkcije

•Moguća podjela: istraživanje i studij proizvoda, razvoj, proizvodnja, kadrovi, nabava, prodaja, financije i računovodstvo

•Suvremene funkcije: marketing, R&D, CRM, HRM, ICT, PR, kontroling, sigurnost

PRIMARNE FUNKCIJE:UNUTARNJA LOGISTIKA, PROIZVODNJA, MARKETING I PRODAJA, VANJSKA LOGISTIKA, SERVIS

POTPORNE FUNKCIJE:NABAVA, FINANCIJE, RAZVOJ TEHNOLOGIJE, UPRAVLJANJE LJUDIMA, MENADŽMENT, STRATEGIJSKO PLANIRANJE

POSLOVNI PROCES

Podjela poslovnog procesa na funkcije po M. Porteru

Organizacijske jedinice i poslovne f-je

ORGANIZACIJSKA JEDINICA - a

ORGANIZACIJSKA JEDINICA - b

ORGANIZACIJSKA JEDINICA - c

ORGANIZACIJSKA JEDINICA - d

POSLOVNA FUNKCIJA - A

POSLOVNA FUNKCIJA - B

POSLOVNA FUNKCIJA - D

POSLOVNA FUNKCIJA - E

Organizacija radnih mjesta

•Prostorno ograničen dio organizacije na kojem se nalazi sva potrebna oprema i svi potrebni materijalni inputi i gdje jedan ili više izvršitelja izvršavaju pojedinačan zadatak

•Čimbenici radnog mjesta: čovjek, oprema, predmeti rada, prostor i radni uvjeti

•Radni zadatak ono što radnik mora izvršiti obavljajući posao (posao=aktivnost ili niz aktivnosti kojima se postiže radni zadatak)

Projektiranje radnih mjesta

•Usklađivanje čimbenika radnog mjesta s ciljem postizanja optimalnog učinka uz minimalno naprezanje radnika – načela:▫Rad što više mehanizirati▫Racionalan redoslijed utvrditi unaprijed▫Obavljati samo propisan rad, bez

nepotrebnih poslova▫Povezati s ostalim radnim mjestima▫Usavršavati radni zadatak

Organizacijska pravila

• Stroj treba postaviti tako da omogući maksimalnu preciznost• Pokretni dijelovi stroja moraju imati dovoljno mjesta i u

najnepovoljnijem položaju• Radno mjesto mora biti opremljeno i zaštićeno po

standardima• Sve potrebno mora se na vrijeme dostaviti (alat, materijal,

dokumentacija)• Prostor za smještaj i odlaganje materijala i alata• Zabrana držanja nepotrebnih predmeta• Čovjek mora imati položaj u kojem se najmanje napreže• Radna dokumentacija mora biti dostupna bez uporabe ruku• Položaj komandnog uređaja ne smije tražiti naporne pokrete

Procjena radnih mjesta

•Izrađuje se radi svrhovitije organizacije rada, izbora adekvatnih materijalnih čimbenika, vođenja kadrovske politike i pravilnijeg nagrađivanja pojedinaca (vrednovanje rada, sistematizacija radnih mjesta)

•Popis i opis radnih mjesta•Analiza i stupnjevanje radnih mjesta•Bodovanje, rangiranje radnih mjesta

Analiza radnih mjesta1. Pisani opis radnog mjesta s uporabom simbola za radni proces

(operacija, kontrola, transport, zadržavanje, zastoj, kombinacija)2. Analiza rada i proučavanje metoda3. Ispitivanje tehnološke opremljenosti radnog mjesta i razvoj novih

pomoćnih sredstava4. Proučavanje procesa u pojedinostima, primjenom gotovih

podataka o simultanim pokretima i sinkronizaciji rada čovjek-stroj

5. Proučavanje potrebnog radnog vremena6. Ocjenjivanje analize

Poslovne funkcije

•Uspješnost odvijanja svakog poslovnog procesa ovisi o djelotvornosti organizacije njegovih poslovnih funkcija.

•Ukupan zadatak svakog poduzeća realizira se posredovanjem poslovnih funkcija, kao sredstvom i načinom ostvarivanja posebnih zadataka u poduzeću.

Funkcija istraživanja i studija razvoja •Istraživanja se u prvom redu obavljaju

zbog potrebe razvoja novih proizvoda i poboljšanja starih.

•Razvoj proizvoda ne dolazi preko noći – potreban je sustavan i dugotrajan rad.

•Sam postupak istraživanja novog proizvoda različit je zbog različitosti u djelatnostima koje poduzeća obavljaju (npr. bankovni proizvodi i farmaceutski).

Funkcija istraživanja i razvoja

•Najvažnije faze u istraživanju proizvoda:▫Ideja o novom proizvodu – može se

generirati na raznim mjestima od poduzeća, kupaca, istraživačkih instituta, konkurenata….

▫Preliminarno istraživanje – odnosi se na prikupljanje detaljnih tehničkih i ostalih podataka o proizvodu, izrađuju se skice ili crteži. U ovoj fazi bitno je provjeriti je li novi proizvod patentno zaštićen kako bi se izbjegli gubitci novaca i vremena.

Funkcija istraživanja i razvoja

•Najvažnije faze u istraživanju proizvoda:▫ Pretprojektiranje odnosno laboratorijsko

istraživanje – ovisno o karakteru proizvoda,

▫ Razvoj plana proizvodnje – određuje se tehnološki proces s odgovarajućom dokumentacijom i specifikacijama vremena i materijala potrebnog za izradu proizvoda (plan kooperacije).

▫ Poluindustrijska proizvodnja – služi za uočavanje nedostataka, kontrolu i eventualne izmjene vezane za proizvodnu tehnologiju i materijale.

Funkcija istraživanja i razvoja

•Najvažnije faze u istraživanju proizvoda:▫Konačno ispravljanje i oblikovanje

proizvoda – obavljanje posljednjih ispravaka u tehnici i tehnologiji proizvodnje, materijalu i obliku proizvoda.

▫U razvijenim poduzećima obično se prije donošenja odluke o stalnom početku proizvodnje održi čitav niz savjetovanja sa zainteresiranima za proizvod. Na ovaj način se također mogu ispraviti mnogi nedostatci proizvoda.

Funkcija istraživanja i razvoja

•TROŠKOVI PROIZVODNJE – najvažniji dio funkcije istraživanja.

•Novi proizvod osim kvalitete i dobrog dizajna mora zadovoljiti i troškovnu stranu tj. troškovi proizvodnje ne smiju premašiti kritičnu granicu koja bi značajno utjecala na prodajnu cijenu i na taj način onemogućila prodaju.

•Troškovi istraživanja od 2% - 3% prihoda društva.

Razvojna funkcija

•U modernoj teoriji organizacije je jednako važna kao i sve druge funkcije u poduzeću.

•Mora omogućiti da se pri utvrđivanju, a još više pri provođenju poslovne politike, pronađu najpovoljnija rješenja i to ne samo na temelju postojećih materijalnih, ljudskih i drugih resursa koje poduzeće ima na raspolaganju, nego i na temelju tendencija koje se očekuju.

Razvojna funkcija

•Razvojna služba vodi računa da poduzeće svoj razvoj temelji na najmodernijim i najekonomičnijim postrojenjima ili tehnološkim procesima – vodi računa o budućnosti poduzeća.

•U definiranju razvoja neophodno je provesti istraživanje tržišta kako bi se saznale relevantne činjenice vezane za asortiman proizvoda, konkurenciju, dobavljače, kupce…(Porter – 5 sila).

Razvojna funkcija

•Studija razvoja – tehničko tehnološki i ekonomski zadaci, programski i operativni zadaci.

•Tehničko tehnološki zadaci – obuhvaćaju zadatke praćenja, projektiranja i svrhovite primjene najnovijih proizvodno-tehnoloških i organizacijskih rješenja.

•Ekonomski zadaci – obuhvaćaju modele financiranja i kontrole troškova, a sve u cilju postizanja najpovoljnijih rezultata.

Razvojna funkcija

•Programski zadaci – ispitivanje postojećeg proizvodnog i tehnološkog procesa (da bi se utvrdili i otklonili eventualni nedostaci)

•Operativni zadaci – konkretizacija cjelokupnog ili etapnog plana razvoja kroz ugovaranje postrojenja i radova, te naposljetku njihove uporabe.

Razvojna funkcija

• Zbog važnosti funkcije razvoja bilo bi poželjno da se razvojna funkcija u većim poduzećima organizira kao samostalna služba.▫ Razvojna služba trebala bi obuhvatiti:

Poslove programiranja (strateška marketinška istraživanja, praćenje tehničkih i znanstvenih dostignuća u cilju njihova korištenja, izbor najpovoljnijeg tehnološkog procesa, istraživanje ekonomskih uvjeta),

Građevinsku skupinu (izrada projekata i uređenje prostora, razrada idejnih rješenja, pribavljanje dokumentacije i potrebnih dozvola)

Razvojna funkcija

•Skupinu za strojeve i postrojenja (specifikacija potrebnih strojeva, izbor dobavljača opreme, izbor montažera i nadzor njihova rada, puštanje u pogon),

•Ekonomsko-financijska skupina (ispitivanje ekonomske opravdanosti investicija u razvoj).

Funkcija upravljanja ljudskim resursima•Ima važne i odgovorne zadatke zbog toga

što se oni kreću oko čovjeka kao proizvodnog čimbenika.

•Ti zadaci se definiraju i provode na osnovi određene politike upravljanja ljudskim potencijalima koje su odredili organi društva (uprava), osobito zadaci koji se odnose na planiranje, obrazovanje, uvjete rada i nagrađivanje.

Funkcija upravljanja ljudskim resursima

Analiza radnih mjesta

Planiranje Pridobivanje Odabir

Profesionalna orijentacija

Izobrazba Razvoj karijere Uvođenje u posao

Napredovanje KreativnostMotivacijaPrekid radnog odnosa

Informiranje Otkrivanje rukovodnih potencijala

Ocjenjivanje uspješnosti

Funkcija upravljanja ljudskim resursima•Zadatke funkcije upravljanja ljudskim

resursima realizira odgovarajuća služba.•Služba najčešće obavlja sljedeće poslove:

▫Plan i analiza,▫Radni odnosi (radnici se izabiru na osnovi

sistematizacije radnih mjesta, a pri izboru se mora pažljivo postupati i birati samo najbolje – ljudske kvalitete),

▫Nagrađivanje (procjenom rada sustavno raditi na pronalaženju najboljih i stimulativnih oblika plaćanja),

Funkcija upravljanja ljudskim resursima

▫Socijalna pitanja (rješavanje socijalnih, zdravstvenih i sličnih problema zaposlenika u cilju stvaranja bolje radne i društvene atmosfere u poduzeću),

▫Društveni standard (poslovi organiziranja prehrane, smještaja, prijevoza na posao kao i organiziranje slobodnog vremena za zaposlenike – vrtići, kina, teretane, saune – Google)

▫Obrazovanje (magisteriji, doktorati, seminari, certifikati).

Nabava

•Poslovna funkcija kojoj je zadatak kontinuirana opskrba potrebnim sirovinama, reprodukcijskim materijalom određenih vrsta, dimenzija, kvalitete koji se u procesu proizvodnje stalno i postupno troše.

•Funkcija i djelatnost poduzeća i drugih poslovnih subjekata koja se brine o opskrbi materijalima, opremom, uslugama i energijom potrebnima za realizaciju ciljeva poslovnog sustava.

Nabava OSIGURATI HARMONIČAN TIJEK PROIZVODNOG

PROCESA PRAVODOBNOM I EKONOMIČNOM NABAVOM POTREBNOG REPRODUKCIJSKOG MATERIJALA, SIROVINA I OSTALOG, ALI UKLJUČUJE I NJIHOVO PREUZIMANJE, SKLADIŠTENJE I IZDAVANJE

Nabava u užem smislu (operativni zadaci)

Nabava u širem smislu(operativni + strategijski zadaci)

Nabava u užem smislu• Primanje, ispitivanje i objedinjavanje zahtjeva za nabavu

dobivenih od pojedinih organizacijskih jedinica• Promatranje i praćenje tržišta nabave• Izrada i postavljanje upita dobavljačima• Primanje, ispitivanje i ocjena ponuda dobavljača• Vođenje pregovora sa dobavljačima• Izbor najpovoljnije ponude i naručivanje• Praćenje tokova isporuke i koordinacija svih izravnih veza sa

dobavljačima• Prijem i ispitivanje pošiljke• Kontrola računa• Reklamacija• Vođenje evidencija i datoteka nabave

Nabava4 osnovna elementa o kojima treba voditi

računa u svim navedenim zadacima:a) kvalitetab) kvantitetc) rokovi isporuked) CIJENA

Ugovorena cijena ovisi o načinu plaćanja, visini rabata, transportnim troškovima, načinu pakiranja i vraćanju ambalaže, rokovima isporuke…

Nabava u širem smislu1. stohastičko i determinističko istraživanje

potreba2. izbor sustava nabavljanja3. izračunavanje ekonomičnih količina

nabave i normativa zaliha4. istraživanje tržišta nabave, praćenje

trendova ponude, potražnje i cijena5. analiza organizacije nabave6. odlučivanje o politici nabave7. suradnja kod razvoja novog proizvoda,

donošenje investicijskih odluka, organizacije zbrinjavanja otpada

NabavaDecentralizacija:Predmetna ili prostorna decentralizacija se

koristi

…u org. jedinicama gdje je prednost koristiti pojedinačnu opskrbu;

…ako nabavu mogu obavljati samo specijalisti koji dobro poznaju tehnologiju proizvodnje;

…ako zbog svojstava materijali nisu povoljni za opskrbu s vlastitih zaliha;

…ako bi zbog nepovoljnog prostornog položaja nastali veliki troškovi nabavljanja;

NabavaDecentralizacija:

manji troškovi, bolji odnosi sa lokalnim tržištem, veća fleksibilnost

_ nema ekonomije obujma, veći opći troškovi, konkurencija među pojedinim službama

Najčešća je kombinacija centralizirane i decentralizirane organizacije nabave.

Nabava

N ab ava P rod a ja S k lad iš te Tran sp ort

K om erc ija ln a s lu zb a

Nabava

P rip rem a n ab ave N ab ava u zem lji U voz P rip rem an je m ate rija la S k lad iš te

O d je l n ab ave

Proizvodna funkcija

• Ima zadatak da u skladu sa strukturom i karakterom osnovnih sredstava, strukturom zaposlenih i njihovim radnim iskustvom proizvodi određenu vrstu proizvoda koja treba zadovoljavati kvalitativne i kvantitativne norme uz što manje troškove.

• Organizacija proizvodnje ovisi o karakteru proizvodnog odnosno tehnološkog procesa.

Proizvodna funkcija• Polazeći od organizacije proizvodnje

razlikuju se tri vrste proizvodnje:▫ Osnovna, pomoćna i sporedna;

Tri osnovna tipa proizvodnje:▫ Pojedinačna, serijska i masovna,

Dva osnovna načina:▫ kontinuirani i diskontinuirani.

Proizvodnja može biti centralizirana ili decentralizirana.

Proizvodna funkcija• U procesu proizvodnje nadzor proizvoda

ima krucialnu ulogu.

• Proizvodi moraju odgovarati utvrđenim standardima. Proizvodnja ispod utvrđenih standarda predstavlja gubitak za poduzeće pa je zadatak tehničkog nadzora:

▫ Uklanjanje defektnog materijala i zaustavljanje pogrešnog procesa rada,

▫ Nadzor kvalitativnog standarda procesa proizvodnje,

▫ Pružanje predodžbe o kvaliteti proizvoda zaposlenima.

Proizvodna funkcija• Tekuće i investicijsko održavanje –

bitno s aspekta budućeg poslovanja.

• Tekuće održavanje obično obavljaju zaposlenici iz procesa proizvodnje, dok se investicijsko održavanje povjerava specijaliziranim organizacijama.

• Osnivanje posebne službe za zaštitu na radu (zdravlje zaposlenika, temperatura, prašina, otrovi – radni uvjeti na potrebnoj razini).

Prodajna funkcija• Jedna od najvažnijih poslovnih

funkcija jer omogućuje da se proizvedeni proizvodi dostave kupcu.

• Naplatom isporučenih proizvoda poduzeće dobiva novac neophodan za obnavljanje procesa proizvodnje.

• Vitalna faza poslovanja o kojoj ovisi mogućnost održavanja kontinuiranog procesa reprodukcije.

Prodajna funkcija• Glavni zadaci:

▫ Prodaja robe,▫ Korektni odnosi s kupcima

(dogovaranje uvjeta plaćanja – kriza),▫ Post prodajni odnosi – zadovoljstvo

kupaca.

Priprema prodaje:▫ Istraživanje tržišta, marketing (tko je

kupac naših proizvoda)……

Prodaja

Financijska funkcija• Najvažnija poslovna funkcija poduzeća!

• Zadaci:▫ Analiza financijskih izvještaja;

Analiza uspješnosti - RDG (profitne marže, analiza troškova),

Plan za buduće razdoblje, Analiza novčanog toka (operativne,

investicijske i financijske aktivnosti), Projekcija novčanog toka, Ekonomska opravdanost projekata

(nabava novih strojeva, izgradnja novih pogona – NPV, IRR, PBP)

Potrebna razina radnog kapitala…….

Financijska funkcija• Najvažnija poslovna funkcija poduzeća!

• Zadaci:▫ Analiza financijskih izvještaja;

Analiza uspješnosti - RDG (profitne marže, analiza troškova),

Plan za buduće razdoblje, Analiza novčanog toka (operativne,

investicijske i financijske aktivnosti), Projekcija novčanog toka, Ekonomska opravdanost projekata

(nabava novih strojeva, izgradnja novih pogona – NPV, IRR, PBP)

Potrebna razina radnog kapitala…….

Pitanja1. Što je raščlanjivanje, a što grupiranje zadataka?2. Tko se u okviru klasične teorije organizacije bavio

raščlanjivanjem zadataka.3. Načela raščlanjivanja i grupiranja prema Kosiolu.4. Logika povezivanja zadataka prema Gulicku , te Koontz i

O’Donnell-u.5. Podjela poslovnog procesa na funkcije po M. Porteru.6. Organizacija radnih mjesta.7. Projektiranje radnih mjesta.8. Procjena i analiza radnih mjesta.9. Funkcija istraživanja i studija razvoja.10. Razvojna funkcija.11. Funkcija upravljanja ljudskim potencijalima.12. Nabava.13. Proizvodna funkcija.14. Prodajna funkcija.15. Financijska funkcija.