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Manual de desempeño especificando procesos
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SISTEMA DE MEDICION Y DIRECCIONAMIENTO DEL DESEMPEÑO
PARA PERSONAL DE GRUPO EMPRESAS HUALPEN
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INVITACION A GERENCIAS, SUB GERENCIAS, JEFATURAS Y SUPERVISORES
En nuestra nueva edición de medición y dirección del Desempeño de las empresas del grupo Hualpen para ejecutivos, administrativos, conductores y personal de taller, queremos enfocarnos en el propósito central que es establecer compromisos de desempeño entre Gerencias, Jefaturas, supervisores y Colaboradores, tanto a mediano como a largo plazo. Todo esto enmarcado en nuestra estrategia de recursos humanos y sus políticas a desarrollar.
Para poder evaluar a nuestro personal es fundamental establecer parámetros de medición objetivos y ponderables, las competencias organizacionales y también las competencias diferenciadoras propias de cada cargo. Lo cual, no resta también el medir aspectos subjetivos que si bien quedan a criterio de las jefaturas y/o supervisores, la empresa debe ser responsable y madura para ponderarlas.
Por todo esto les solicito tomen las medidas necesarias para que esta instancia sea realizada en la forma seria y más responsable posible ya que esta información nos permitirá mejorar las brechas encontradas y aprovechar de mejor forma nuestros recursos invertidos en capacitacion a través de nuestros planes anuales.
El cumplimiento de las metas y objetivos, así como la adecuada forma de cumplirlas, nos permitirán ser una empresa más rentable y competitiva, generando un valor agregado a nuestro capital humano bajo la concepción de que este capital tan preciado por nuestra empresa pueda generar a su vez una ventaja competitiva empresa a nivel de industria.
Finalmente, en su calidad de ejecutivos, jefaturas y supervisores, a partir de diciembre del 2012 los invito a ser parte activa y fundamental en este proceso que nuevamente la empresa comenzará a implementar, como también hagan participe y comprometan a sus colaboradores directos en cuanto a la evaluación y compromiso con sus subordinados.
Carlos Elgueta Matamala Gerente RRHH
Grupo Empresas Buses Hualpen
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OBJETIVOS
El sistema de medición y direccionamiento de desempeño tiene como propósitos fundamentales:
1. Evaluar el desempeño y productividad de todos los trabajadores de la empresa durante el periodo calendario.
2. Generar objetivos y compromisos a mediano y largo plazo entre la Jefatura y colaborador respecto a cuales serán los estándares de desempeño que se deben mejorar, dado la evaluación producida; teniendo presente las acciones que se acordaran para lograrlos.
3. Mejorar la comunicación vertical Informando a colaboradores las metas y objetivos estratégicos propuestos por la empresa para el próximo periodo.
4. Para la empresa, conocer los estándares de desempeño y grados de cumplimientos de las metas del personal.
5. Desarrollar un plan de capacitaciones anual acorde a las reales necesidades de competencias organizacionales, competencias diferenciadoras y habilidades técnica/profesional de cada cargo, con lo cual se optimizarán los recursos basado en una distribución individual de los fondos de capacitacion.
6. Generar una ventaja competitiva para la empresa basado en el valor agregado que el capital humano de la empresa adquiera, dado el desarrollo de habilidades individuales de cada cargo.
7. Establecer potenciales candidatos dentro de la organización para un posible desarrollo de carrera interno dentro del grupo y también para poder detectar a personal idóneo para
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la sucesión en cargos estratégicos para la empresa. Lo anterior, en función de la medición de sus competencias.
ETAPAS DEL PROCESO DE EVALUACION Y DIRECCION DEL DESEMPEÑO
El sistema de evaluación de desempeño para colaboradores de nuestra empresa esta segmentado en dos grandes grupos de cargos:
A.- Nivel Ejecutivo y Administrativo.
B.- Nivel Operacional.
Para el sistema de Evaluación y Dirección del Desempeño del primer grupo de cargos ejecutivos y administrativos, el proceso consta de cinco etapas:
Etapa 1.- Auto Evaluación del ColaboradorEtapa 2.- Evaluación de la gerencia y/o jefatura y/o SupervisorEtapa 3.- Entrevista de dirección de desempeño y fijación de objetivos con Jefatura.Etapa 4.- Control de los objetivos propuestos.Etapa 5.- Auditoria de RR.HH. en el control de cumplimientos de objetivos y detección de necesidades de capacitacion por persona según las competencias evaluadas con déficit.
Para el sistema de Evaluación y Dirección del Desempeño del primer grupo de cargos operacionales, el proceso consta de cuatro etapas:
Etapa 1.- Evaluación de la Jefatura y/o Supervisor.Etapa 2.- Entrevista de dirección de desempeño y fijación de objetivos con Jefatura.Etapa 3.- Control de los objetivos propuestos.Etapa 4.- Auditoria de RR.HH. en el control de cumplimientos de objetivos y detección de necesidades de capacitacion por persona según las competencias evaluadas con déficit.
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PROCESO DE EVALUACION Y DIRECCION DEL DESEMPEÑO
Este proceso comenzará en los meses de diciembre de cada año y será liderado por el departamento de RR.HH. de la empresa.
A.- Nivel Ejecutivo y Administrativo.
Etapa 1.- Auto Evaluación del Colaborador: Con esto comienza la etapa formal de evaluación de desempeño.
Paso 1: Leer hoja de “Instrucciones”. Anexo 1
Paso 2: Completar los campos de hoja “Evaluación de desempeño”, y autoevaluarse. Anexo 2
Esta hoja presenta los siete factores de evaluación, las cuales también están asociadas a su nivel de responsabilidad dentro de la organización y por las cuales deben autoevaluarse en relación al grado de cumplimiento de sus objetivos.
Paso 3: Una vez realizada la autoevaluación, debe entregar esta información a su supervisor y acordar la fecha en la cual se realizará la “entrevista de Dirección de desempeño” para entregar resultados y comprometerse a cumplir objetivos individuales de acción. Anexo 3Esta fecha debe ser comunicada al departamento de RR.HH. para su control.
Etapa 2.- Evaluación de la jefatura y/o Supervisor: Aquí el supervisor debe evaluar el desempeño de sus colaboradores respecto a los factores de evaluación.
Paso 1: Leer hoja de “Instrucciones”. Anexo 1
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Paso 2: Completar los campos de hoja “Evaluación de desempeño”. Anexo 2
Esta hoja presenta los siete factores de evaluación planteadas, las cuales también están asociadas a su nivel de responsabilidad dentro de la organización y por las cuales debe evaluar en relación al grado de cumplimiento de sus objetivos.
Etapa 3.- Entrevista de dirección de desempeño
Esta es la etapa más relevante del proceso de Evaluación y Dirección del Desempeño, por cuanto el supervisor y colaborador se reúnen y analizan el desempeño de este último, fundamentan sus apreciaciones y se fijan los objetivos de mejoras si corresponde, dependiendo de la nota de evaluación.
La entrega de resultados no debe superar los siete días, desde la evaluación de la Jefatura y/o Supervisor.
En esta reunión deberán:
Paso 1: Supervisor entrega los resultados finales de la evaluación a su colaborador: hoja “Evaluación de desempeño”. Anexo 2
Explicando los aspectos fundamentales de la evaluación, sus impresiones del resultado y las mejoras a implementar.
Paso 2: Colaborador tiene la opción de preguntar sus inquietudes para aclarar sus dudas. Esto significa que el supervisor estará obligado a responder asertivamente las consultas.
Paso 3: Si se fijan objetivos por mejorar, la Jefatura y/o Supervisor deberán nuevamente reunirse con su colaborador de acuerdo a la fecha fijada previamente entre ambos. Con todo, la fecha no debe superar los 3 meses de plazo a contar de la entrega de resultados.En esta etapa se fijación de objetivos con Jefatura: Se deben Completar los campos de hoja “Cumplimiento de Objetivos”. Anexo 3Esta fecha debe ser comunicada al departamento de RR.HH. para su control.Ambos completaran la hoja “Cumplimiento de objetivos” en la cual, deben establecer objetivos de corto plazo para mejorar las competencias que pudieron arrojar déficit. Lógicamente si la evaluación es con un resultado superior, se debe omitir esta etapa. Como parámetro cualquier competencia que arroje un resultado inferior a 85%, estarán obligados a fijar objetivos de mejora.
Paso 4: Supervisor entrega hoja de “Cumplimiento de Objetivos” ” para que trabajador firme una copia y quede registro de entrega de la misma.
Paso 5: Supervisor envía evaluación final al departamento de recursos humanos junto con la hoja de cumplimientos de objetivos para poder controlar el proceso realizado y los objetivos acordados entre las partes y con ello ponderar y retroalimentar con datos tangibles los resultados.
Etapa 5.- Control de los objetivos propuestos: Si persiste déficit en algunas competencias, se reunirán nuevamente las partes para medir el cumplimiento de objetivos. Se fijaran nuevamente
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nuevos objetivos, los cuales, para su cumplimento, no deben superar los 3 meses, a contar de la revisión de primeros cumplimiento de objetivos.
Etapa 6.- Auditoria de RR.HH. en el control de cumplimientos de objetivos y detección de necesidades de capacitacion por persona según las competencias evaluadas con déficit.
B.- Nivel Operacional.
Etapa 1.- Evaluación de la jefatura y/o Supervisor: Aquí el supervisor debe evaluar el desempeño de sus colaboradores respecto a los factores de evaluación.
Paso 1: Leer hoja de “Instrucciones”. Anexo 1
Paso 2: Completar los campos de hoja “Evaluación de desempeño”. Anexo 2
Esta hoja presenta los siete factores de evaluación planteadas, las cuales también están asociadas a su nivel de responsabilidad dentro de la organización y por las cuales debe evaluar en relación al grado de cumplimiento de sus objetivos.
Etapa 3.- Entrevista de dirección de desempeño
Esta es la etapa más relevante del proceso de Evaluación y Dirección del Desempeño, por cuanto el supervisor y colaborador se reúnen y analizan el desempeño de este último, fundamentan sus apreciaciones y se fijan los objetivos de mejoras si corresponde, dependiendo de la nota de evaluación.
La entrega de resultados no debe superar los siete días, desde la evaluación de la Jefatura y/o Supervisor. En esta reunión deberán:
Paso 1: Supervisor entrega los resultados finales de la evaluación a su colaborador: hoja “Evaluación de desempeño”. Anexo 2
Explicando los aspectos fundamentales de la evaluación, sus impresiones del resultado y las mejoras a implementar.
Paso 2: Colaborador tiene la opción de preguntar sus inquietudes para aclarar sus dudas. Esto significa que el supervisor estará obligado a responder asertivamente las consultas.
Paso 3: Si se fijan objetivos por mejorar, la Jefatura y/o Supervisor deberán nuevamente reunirse con su colaborador de acuerdo a la fecha fijada previamente entre ambos. Con todo, la fecha no debe superar los 3 meses de plazo a contar de la entrega de resultados.En esta etapa se fijación de objetivos con Jefatura: Se deben Completar los campos de hoja “Cumplimiento de Objetivos”. Anexo 3Esta fecha debe ser comunicada al departamento de RR.HH. para su control.Ambos completaran la hoja “Cumplimiento de objetivos” en la cual, deben establecer objetivos de corto plazo para mejorar las competencias que pudieron arrojar déficit. Lógicamente si la
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evaluación es con un resultado superior, se debe omitir esta etapa. Como parámetro cualquier competencia que arroje un resultado inferior a 85%, estarán obligados a fijar objetivos de mejora.
Paso 4: Supervisor entrega hoja de “Cumplimiento de Objetivos” ” para que trabajador firme una copia y quede registro de entrega de la misma.
Paso 5: Supervisor envía evaluación final al departamento de recursos humanos junto con la hoja de cumplimientos de objetivos para poder controlar el proceso realizado y los objetivos acordados entre las partes y con ello ponderar y retroalimentar con datos tangibles los resultados.
Etapa 5.- Control de los objetivos propuestos: Si persiste déficit en algunas competencias, se reunirán nuevamente las partes para medir el cumplimiento de objetivos. Se fijaran nuevamente nuevos objetivos, los cuales, para su cumplimento, no deben superar los 3 meses, a contar de la revisión de primeros cumplimiento de objetivos.
Etapa 6.- Auditoria de RR.HH. en el control de cumplimientos de objetivos y detección de necesidades de capacitación por persona según las competencias evaluadas con déficit.
ANEXO 1
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ANEXO 2
DIA MES AÑO
PARTE I
Datos del TrabajadorNombre completo:
Cargo:Área de Trabajo
Datos del Jefe/SupervisorNombre completo:
Cargo:Área de Trabajo
Periodo de EvaluaciónAño
Desde: Hasta:FACTORES Puntaje
1. Calidad de Trabajo y Servicio La función que ejecuta y el servicio que entrega satisface plenamente los requerimientos de los clientes y usuarios, conduciendo eficientemente, de manera oportuna, con móvil limpio y ordenado, y ajustado a los estandares requeridos.
2. Relaciones Interpersonales Grado en que su actitud y forma de relacionarse con usuarios, supervisores y colegas contribuye a un ambiente laboral de cordialidad y respeto y trabajo en equipo.
3. Iniciativa Acciones eficaces realizadas en el puesto de trabajo en forma autonoma y con mínima supervisión. Elige alternativas ante una emergencia en el servicio.
4. Cooperación Grado de colaboración que su desempeño contribuye al trabajo en equipo y disposición positiva para acepatar las instrucciones y solicitudes del supervisor.
5. Asistencia y Puntualidad Grado en que el trabajador asiste regularmente a su trabajo, cumple los horarios y esperas técnicas establecidos por los clientes.
6. Conocimientos Técnicos Tiene conocimientos demostrados de conducción, de mecánica básica, de legislación aplicable al móvil y de tránsito y carreteras, aplicados para un correcto desempeño.
7. Seguridad y Medio Ambiente Realiza sus trabajos de acuerdo con los requerimientos de Seguridad y Medioambiente establecidos en la Política Integrada de la empresa en términos de contenido.
Suma Total
ANEXO 3
ANEXO 4
