1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val › download › 18.7655a1c016d90b9314d9d4… · 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val 1 1 1 Administrera val

A Verksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess , D

Handlingstyp

Kommentarer

D=Diarium/V=Verksamhetssyst.

Gallras/ Bevaras Sekretess (§)

A B C D

1 DEMOKRATI OCH LEDNING

1 1 Politiska partier och val1 1 1 Administrera val

1 1 1 1 Hantera valkretsar och valdistrikt

Kartor och kodförteckningar för valdistrikt Registreras D Bevaras

Statistik, underlag Registreras D Bevaras

Förslag till ny valkretsindelning Registreras D Bevaras

Register över valdistrikt Gallras vid

inaktualitet

1 1 1 2 Hantera val- och förtidsröstningslokaler

Register över val och förtidsröstningslokaler Gallras vid

uppdatering

Inspektionsrapport över val och förtidsröstningslokaler Registreras D Bevaras

Bokningslista vallokaler Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras vid

inaktualitet

1 1 1 3 Hantera valmaterial

Inventeringslista valmaterial Gallras vid uppdatering Gallras vid

inaktualitet

Beställningslista valmaterial Gallras efter mandatperioden Gallras vid

inaktualitet

Följesedel leverans valmaterial Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras vid

inaktualitet

Packlistor Gallras vid uppdatering. Den underskrivna

listan för respektive val/förtidsröstningslokal

gallras när valet vunnit laga kraft

Gallras vid

inaktualitet

Körschema transport till vallokaler Gallras vid

inaktualitet

Oanvänt valmaterial Gallras enligt Valmyndighetens/Valnämndens

instruktioner

Gallras vid

inaktualitet

1 1 1 4 Rekrytera, förordna och arvodera röstmottagare

Inbjudan, tidigare röstmottagare Ett exemplar av inbjudan bevaras resten

gallras

Gallras vid

inaktualitet

Intresseanmälningar/spontanansökningar Gallras när valet

vunnit laga kraft

Förordnande av röstmottagare, delegeringsbeslut Registreras D Bevaras

Meddelande om förordnande/ej förordnande Gallras när valet

vunnit laga kraft

Meddelande/information till röstmottagare Ett exemplar av inbjudan bevaras resten

gallras

Gallras vid

inaktualitet

Register över röstmottagare Gallras vid uppdatering Gallras vid

inaktualitet

1 1 1 5 Utbilda röstmottagare

Register över kurser Gallras vid uppdatering Gallras vid

inaktualitet

Inbjudan, utbildning Ett exemplar av inbjudan bevaras resten

gallras

Gallras vid

inaktualitet

Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec

om förtidsröstningen och om dubblettröstkort

Bevaras

Närvarolistor Gallras vid

inaktualitet

Utbildningsmaterial, valmyndigheten Gallras vid uppdatering Gallras vid

inaktualitet

Lokala instruktioner Arbetssätt, processer m.m. Bevaras

1 1 1 6 Informera om val

Kommunikationsplan Registreras D Bevaras

1 1 2 Genomföra val Allmänna val och folkomröstning - Ta emot

och räkna röster

Genomföra förtidsröstning

Anvisningar och utildningsmaterial (särskilt för röstmottagare

och kommunala bud) från Valmyndigheten (och Länsstyrelsen)

som enbart gäller ett val Kan förstöras när valet vunnit laga kraft, ex.

rutin för förtidsröstning, checklista.

Gallras vid

inaktualitet

Dagrapport röstmottagningsställe Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras vid

inaktualitet

Kvitto hämtning röster på röstmottagningsställe Gallras efter mandatperioden Gallras efter

mandatperioden

Ifyllda väljarförteckningar Gallras efter mandatperioden Gallras efter

mandatperioden

Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras efter mandatperioden Gallras efter

mandatperioden

Kvitton avseende röster som tagits emot från posten Gallras efter mandatperioden Gallras efter

mandatperioden

Postfullmakter Registreras D Bevaras

Genomföra institutionsröstning

Schema för institutionsröstning Gallras efter

mandatperioden

Dagrapport röstmottagningsställe Gallras när valet

vunnit laga kraft

Ifyllda väljarförteckningar Gallras efter

mandatperioden

Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras efter

mandatperioden

Hantera ambulerande röstmottagning

Bokningsliggare, ambulerande röstmottagning Gallras när valet

vunnit laga kraft

Genomföra valdag

Kvittens röstlängd Gallras efter

mandatperioden

Röstlängder Bevaras

Beslut om rätt att ändra/göra tillägg i röstlängd Registreras D Bevaras

Tillägg i röstlängden Registreras D Formella beslut från

Länsstyrelsen Registreras och förs in i

röstlängden p g a rättsäkerheten om rösträtt.

Bevaras

Kvitton leveranser från posten Gallras efter

mandatperioden

Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikten Gallras efter

mandatperioden

Valdistriktets schema valdagen Gallras efter

mandatperioden

Loggbok Bevaras

Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se anmärkning

Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras efter

mandatperioden.

Sparas under

valperioden

Omslag med tomma ytterkuvert från godkända budröster Sparas under valperioden Gallras vid

inaktualitet

Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler Kan förstöras efter valet. Gallras vid

inaktualitet

Protokoll valdistrikt Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se anmärkning

Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se anmärkning

Omslag med röster Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se anmärkning

Närvarolistor Gallras efter 2 år

Ankomstlista valnatten Gallras vid

inaktualitet

Tillägg i röstlängden Diarieförs och förs in i röstlängden Bevaras

Genomföra onsdagsräkning

Annonsmanus onsdagsräkning (tid och plats) Gallras vid

inaktualitet

Brevröster, för sent inkomna Sparas under valperioden. Gallras efter

mandatperioden

Handlingar rörande rekrytering av rösträknare Bevaras

Sammanställning förtidsröster Sparas under valperioden. Se anmärkning

Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se anmärkning

Protokoll valnämndens preliminära rösträkning Lämnas till Länsstyrelsen Se anmärkning

Röstkort Kan förstöras efter valet. Se anmärkning

Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Se anmärkning

1 1 3 Folkinitiativ Folkomröstning

Begäran genomföra folkomröstning Registreras D Bevaras

Namnlistor Registreras D Bevaras

Rapport antal röstberättigade*) Registreras D Bevaras

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras

Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D Bevaras

1 1 4 Partistöd

Ansökan Registreras D Bevaras

Uträkning av partistöd Registreras D Bevaras

Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D Bevaras

Skriftlig redovisning inkl. granskningsintyg Registreras D Bevaras

1 2 Politiskt beslutsfattande1 2 1 Politiska beslut Det sammanhängande protokollet.

Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet.

Protokoll Bevaras

Protokollsanteckningar Bevaras

Reservation Bevaras

Uppropslistor/ närvarolistor Se anmärkning

Omröstningslistor/voteringslistor Ingår i protokollet. Bevaras

Ljud- och bildupptagningar Bevaras

Besluts- underlag/ utredning Se anmärkning

Laglighetsprövning Se anmärkning

Förvaltningsbesvär Se anmärkning

1 2 2 Offentlig dialog

Anteckningar från möten Dialogmötesanteckningar tillhör i

normalfallet ett ärende/akt ex. översiktsplan,

kommunens framtida utveckling

Se anmärkning

Medborgarförslag

Medborgarförslag Registreras D Bevaras



1 2 3 Redovisa delegation

Delegationsbeslut Registreras D Bevaras

Delegationslista Registreras D Bevaras

1 2 4 Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Tillsättning och arbete i

beredning/styrgrupp med uppdrag att

utreda särskild fråga

Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Registreras D Bevaras


Protokoll, protokollsliknande anteckningar Bevaras

Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Registreras D Bevaras

1 2 5 Tillsätta och entlediga förtroendevalda (Valärende) Val av ledamöter, ersättare,

ombud, revisorer, överförmyndare

Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning från

Länsstyrelsen

Registreras D Bevaras

Förslag från valberedningsnämnden/gruppledaren Registreras D Bevaras

Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf/nämnd Registreras D Bevaras

Lagakraftbevis från Länsstyrelsen Registreras D Bevaras

Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Registreras D Bevaras

Begäran hos Länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i KF Registreras D Bevaras

Underrättelse från länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i KF Registreras D Bevaras

1 2 6 Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag,

fullmäktigeberedning

Motioner, interpellationer och frågor. Alla

som har intiativrätt i KF.

1 2 6 1 Motion Registreras D Bevaras


Tjänsteskrivelse/Yttrande Registreras D Bevaras

Protokollsutdrag/Beslut nämnd Registreras D Bevaras

1 2 6 2 Interpellation Registreras D Bevaras

Protokollsutdrag/beslut Kf Registreras D Bevaras

Yttrande/svar Registreras D Bevaras

1 2 6 3 Fråga Registreras D Bevaras

Protokollsutdrag/beslut Registreras D

1 2 7 Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden,

redovisning av ej färdigberedda motioner, ej

verkställda beslut, medborgarinitiativ mm,

genomföra dialoger mellan tjänstemän och

politiker, information mellan tjänstemän

och politiker

Rapporter och anmälningsärenden i KS Registreras D Bevaras

Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda

beslut mm i KS


Rapporter och anmälningsärenden i KF Registreras D Bevaras

Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda

beslut m.m. i KF


Anteckningar från genomförda dialoger (hearing) mellan

tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och

politiker

Minnesanteckning Gallras vid

inaktualitet

1 3 Verksamhetsledning1 3 1 Styrande dokument På olika nivåer, kommunfullmäktige, nämnd,

bolag, chefsnivå. Taxor och avgifter. Ex

policy, reglemente, bolagsordning, direktiv,

gallringsbeslut, klassificeringsstruktur,

riktlinje

Delegeringsordning Registreras D Bevaras

Återkallande av delegering Registreras D Bevaras

Beslut om vidaredelegering Registreras D Bevaras


Protokollsutdrag/beslut Registreras D Bevaras

Reglemente Registreras D Bevaras

Planer, verksamhetsledning Registreras D Bevaras

Styrande dokument, övergripande nivå Registreras D Bevaras

Styrande dokument, på nämnd/bolagsnivå Registreras D Bevaras

Handlingsprogram Registreras D Bevaras

Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Bevaras

Lathundar Gallras när ny version upprättats. Gallras vid

inaktualitet

Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Gallras vid

inaktualitet

1 3 2 Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation,

förvaltningsorganisation, attest- och

utanordningsbehörighet, delegation av

ansvar/arbetsuppgifter

Organisationsplan/beskrivning Registreras D Bevaras


Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnd Registreras D Bevaras

Attest- och utanordningsbehörigheter Registreras D Bevaras

Attestregister Bevaras

Delegationer rörande övergripande ansvar Registreras D T.ex. verksamhetschefernas

delegation till ersättare vid ledighet.

Bevaras

1 3 3 Leda det interna arbetet

Protokoll/anteckningar Registreras D. T ex interna

verksamhetskonferenser,

personalkonferenser, rektorsmöten/

ledningsmöten, råd och kommittéer.

Bevaras

1 3 4 Samverka med personal och fackliga organisationer

Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Registreras D Bevaras

Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Registreras D Bevaras

Protokoll Löneöversyn Registreras D Bevaras

Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Registreras D Bevaras

Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare

och arbetstagare

Registreras D. Protokollsutdrag från tex

central samverkansgrupp bör ligga i alla

ärenden som samverkas, tex när

styrdokument tas, budget, omorganisationer,

lönesättning mm.

Bevaras

Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och

arbetstagare (SVG)


Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller

SVG

Bevaras

Protokoll/anteckningar från arbetsplatsträffar/

arbetslagsmöten

(APT). Om de innehåller beslut som inte finns

någon annanstans måste de bevaras annars

kan de gallras efter 2 år.

Gallras efter 2 år

Kallelse med bilagor Gallras vid

inaktualitet

1 4 Planering och uppföljning av verksamheten

1 4 1 Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter,

bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning

1 4 1 1 Budget

Mål och vision Kan ingå i budgeten Bevaras

Preliminära budgetramar Arbetsmaterial Gallras vid

inaktualitet

Preliminär beräkning statsbidrag, kommunalekonomisk

utjämning m.m.

Arbetsmaterial Gallras vid

inaktualitet

Tjänsteskrivelser Registreras D Bevaras

Investeringsplan Registreras D Bevaras

Verksamhetsmål och äskanden Registreras D Bevaras

Budget, antagen Registreras D Bevaras

Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Registreras D Bevaras

Synpunkter från de fackliga företrädarna Registreras D Bevaras

Förslag, budget, oppositionen Registreras D Bevaras

Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Gallras vid

inaktualitet

Beslut statsbidrag Registreras D. Enbart som en del av

budgeten. Själva ansökan om statsbidrag och

beslutet finns under 2.5.2

Bevaras

Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Registreras Bevaras

Redovisningsräkning, Skatteverket Gallras efter 5 år

Beslut från Skatteverket om utjämning Gallras efter 5 år

Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Gallras efter 5 år

Budget, arbetsmaterial Excel Gallras vid

inaktualitet

Budgetuppföljning, rapporter Registreras D Bevaras

Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Registreras V Bevars

1 4 1 2 Bokslut

Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Bevaras

Delårsrapport kommunen, kommunalförbund, kommunala

bolag


Årsredovisning kommunen, kommunalförbund, kommunala

bolag


Revisionshandlingar Registreras D Bevaras

Protokollsutdrag från kommunalförbund och kommunala bolag Registreras D. Kommunkoncern Bevaras

Resultatöverföring Registreras D Bevaras


Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Registreras D Bevaras

Årsbokslut Registreras D Bevaras

Årsbokslutsbilaga*) Bevaras

Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukning över varor och

tjänster

Bevaras

Årsrapporter/verksamhetsberättelser Registreras D Bevaras

1 4 2 Begära ökat anslag/tilläggsbudget Registreras D

Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Registreras D Bevaras

Beslut/protokollsutdrag Registreras D Bevaras

1 5 Kvalitetsledning Ska användas av alla verksamhetsnivåer

1 5 1 Kvalitetsstyra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy

och kvalitetsmål.

Direktiv gällande ledningssystemet Se 1.3.1 Styrande dokument. Se kommentar

Granskning av ledningssystem, resultat av Registreras D Bevaras

Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Gallras vid

inaktualitet

Kvalitetsdokument T.ex. KKiK. Registreras D Bevaras

Mål för kvalitetsarbetet Se 1.3.1 Styrande dokument. Se anmärkning

Åtgärdsplaner Se 1.3.1 Styrande dokument. Se anmärkning

Rapporter, uppföljningar Registreras D Bevaras


Uppföljning av mål Avser inrapporterad uppföljning på

verksamhetsnivå. Registreras D

Bevaras

Uppföljning av verksamhet och kvalitét Avser dokumenterade uppföljningar.

Registreras D

Bevaras

Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Avser sammanställningar för rapportering till

verksamheten. Registreras D

Bevaras

Sammanställning av synpunkter på verksamhetsnivå Registreras D Bevaras

1 5 2 Mäta verksamhetskvalitet

1 5 2 1 Intern kontroll

Intern kontrollplan Registreras D Bevaras

Händelse- och riskanalys Registreras D Bevaras

Beslut om riskkvalificering Registreras D Bevaras

Rapporter, uppföljning Registreras D Bevaras

Protokollsutdrag/beslut Registreras D

Bevaras

Avvikelserapporter Registreras D Bevaras

Dokumentation Registreras D Bevaras

1 5 2 2 Tillsyn i egen regi

Tillsynsrapport/Inspektionsrapporter Registreras D Bevaras

Begäran om yttrande Registreras D Bevaras


Beslut Registreras D Bevaras

Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Registreras D Bevaras

1 5 2 3 Enkät

Enkät, upprättad Registreras D Bevaras. 1 ex bevaras

tillsammans med

sammanställningen

Sammanställning Registreras D Bevaras

Enkätsvar, inkomna Gallras efter 2 år

1 5 2 4 Statistik

Statistik, allmän av betydelse Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik

gallras vid inaktualitet

Se kommentar

Statistik, verksamhetsspecifik Statistik av betydelse för verksamheten

bevaras. Övrig statistik gallras vid inaktualitet

Se kommentar

1 5 3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsspecifika planer och

uppföljningar. T ex planer utifrån den

fastställda budgeten med tillhörande

uppföljningar.

Verksamhetsplan

Registreras D

Bevaras

Uppföljningar av rutiner, dokumentation Avser uppföljnin av t.ex. arbetsrutiner.

Registreras D

Bevaras


Protokollsutdrag/Beslut Registreras D Bevaras

Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från

fortlöpande uppföljning av verksamheten

Protkoll och utvärdering bevaras och

registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock

först efter att nästföljande granskning

genomförts. Registreras D

Bevaras

Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Registreras D Bevaras

Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Avser dokumentation och utvärderingar från

fortlöpande uppföljning av verksamheten.

Registreras D

Bevaras

1 5 4 Synpunkter/förslag och klagomål

1 5 4 1 Felanmälan

Anmälan om fel Registreras V. Kan registeras i diarium eller i

speciellt verksamhetssystem för

felanmälningar

Gallras efter 2 år

Redovisning av åtgärd Registreras V Gallras efter 2 år

1 5 4 2 Synpunkter/Klagomål

Synpunkter/klagomål av betydelse för verksamheten Registreras D. Avser skriftliga synpunkter till

verksamheten.

Bevaras

Synpunkter/klaomål av tillfällig eller ringa betydelse Registreras V Gallras vid

inaktualitet



1 5 5 Anmälan enligt lag

Anmälan om missförhållande Registreras D Bevaras

Anmälan om kränkande behandling Registreras D Bevaras

Utredning/rapport Registreras D Bevaras



1 5 6 Forum för samråd T.ex. rådet för funktionshinderfrågor,

brottsförebyggande rådet

Protokoll/minnesanteckningar Registreras D Bevaras

Protokoll eller minnesanteckningar från lokala

samverkansgrupper


Skrivelser från representanter i samråd Registreras D Bevaras

1 5 7 Juridiska handlingar

Rättsprocesser

Domar Bevaras

Domar för kännedom Vid inaktualitet

Kallelser till förhandlingar Vid inaktualitet

Tjänsteanteckningar av vikt Bevaras

Tjänsteanteckningar, rutinmässiga Vid inaktualitet, dock

senast vid

arkivläggning

Stämningsansökningar Bevaras

Yttranden, egna Bevaras

Yttranden från motpart Bevaras

Fullmakter Bevaras

Förelägganden Vid inaktualitet

Protokoll Bevaras

PM, promemorior Bevaras

Korrespondens av vikt Bevaras

Korrespondens, rutinmässig Korrespondens som ej tillför sakuppgift. Vid inaktualitet

Underlag för framställt krav Bevaras

Rådgivning Vid inaktualitet

Överklagande av beslut


Besvärshänvisning Registreras D Bevaras

Inkommen överklagan Registreras D Bevaras

Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid Vid inaktualitet

Beslut från högre instans Registreras D Bevaras

Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Vid inaktualitet

Nämndens yttrande till högre instans Vid inaktualitet

Besked från högre instans att deras beslut överklagats i rätt tid Vid inaktualitet

JO-anmälan Registreras D Bevaras

Avtal Registreras under 2.6.4 Förvalta avtal

Avtal/ kontrakt av principiell betydelse Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning

Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning

Komplettering av avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning

1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan1 6 1 Omvärldsbevakning

Omvärldsanalyser Registreras D Bevaras

Redovisningar från externa projekt och utredningar Registreras D Bevaras

Redovisningar från studiebesök och konferenser Bevaras

1 6 2 Projekt

1 6 2 1 Förstudier



Direktiv Registreras D Bevaras

Plan Registreras D Bevaras

Utvärdering Registreras D Bevaras

Sammanställning Registreras D Bevaras

1 6 2 2 Projekt

Ansökan om att inleda projekt/projektansökan Registreras D Bevaras

Beslut om inledande av projekt Registreras D Bevaras

Avtal Se anmärkning

Anteckningar från möten Se anmärkning

Beslutsförteckningar Registreras D Bevaras

Projektanvisningar Registreras D Bevaras

Projektdirektiv Registreras D Bevaras

Projektplan Registreras D Bevaras

Korrespondens Registreras D Bevaras

Deltagarförteckningar Bevaras

Teknisk plan Bevaras

Resursplan Registreras D Bevaras

Tidplan Registreras D Bevaras

Utvärderingar Registreras D Bevaras

Delrapporter Registreras D Bevaras

Förteckning över styrgruppens medlemmar Registreras D Bevaras

Styrgruppens protokoll Registreras D Bevaras

Broschyrer och annat egenproducerat material Bevaras

Tidningsannonser Bevaras

Hemsidor Se anmärkning

Budget Registreras D Bevaras

Bokföringsplan Registreras D Bevaras

Revisionshandlingar Registreras D Bevaras

Ansökningar och beslut om utbetalningar Registreras D Bevaras

Ekonomisk slutredovisning Registreras D Bevaras

Slutrapporter Registreras D Bevaras

Handbok Registreras D Bevaras

Enkät Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se anmärkning

Fakturor Gallras efter 10 år

Intervjuer Räknas som arbetsmaterial och underlag för

sammanställning och slutrapport

Gallras efter 2 år

efter projektets slut

Meddelanden Gallras efter 2 år

Månadsrapporter - ekonomi Registreras D Gallras efter 2 år

Observationsanteckningar Gallras efter 2 år

efter projektets slut

Underlag för budgetberäkning Gallras efter 10 år

1 6 2 3 EU-projekt

Innan projektet startar

Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Registreras D Bevaras

Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Registreras D Bevaras

Projektansökan Registreras D Bevaras

Projektbeslut Registreras D Bevaras

Fördjupad projektplan Registreras D Bevaras

Partnerskapsavtal Se anmärkning

Samverkansavtal Se anmärkning

Kontrakt Se anmärkning

Korrespondens av vikt Registreras D Bevaras

Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets

problembeskrivning


Underlag och uträkningar Registreras D Bevaras

Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Registreras D Bevaras

Under projektets gång Registreras D

Ansökan om utbetalning Registreras D Bevaras

First Leval Control Certificate Registreras D Bevaras

Lägesrapporter Registreras D Bevaras

Korrespondens Registreras D Bevaras

Information om partners och underleverantörer Bevaras

Information om deltagare Bevaras

Avtal Registreras D Bevaras

Partnerskapsavtal Registreras D Bevaras

Protokoll från styrgrupps- och projektmöten Registreras D Bevaras

Avsiktsförklaring Registreras D Bevaras

Revisionsintyg Registreras D Bevaras

Rapporter Registreras D Bevaras

Plan Registreras D Bevaras

Pressklipp etc Registreras D Bevaras

Pressmeddelanden Registreras D Bevaras

Strategi-/handlingsplan Registreras D Bevaras

Uppdragsbeskrivning Registreras D Bevaras

Marknadsförings- och informationsmaterial Registreras D Bevaras

Hemsida externt/intranät Bevaras

Information av allmän karaktär Gallras vid

inaktualitet

Föreskrifter och regler Gallras vid

inaktualitet

Dagböcker (projektdagböcker) Gallras vid

inaktualitet

Arbetsplaner, tidsplaner Gallras vid

inaktualitet

Arbetstidsredovisning Gallras vid

inaktualitet

Friställningsintyg för offentliget anställd personal (ERUF) Gallras vid

inaktualitet

Avräkningsplan för förskott Gallras vid

inaktualitet

Fullmakter för projektledaren Gallras vid

inaktualitet

Deltagarrapportering till SCB Gallras vid

inaktualitet

UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier,

biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning,

traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material,

förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning

för projektet

Gallras vid

inaktualitet

Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material

som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts).

Gallras vid

inaktualitet

SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m

fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om

projektet.

Gallras vid

inaktualitet

KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig

karaktär

Gallras vid

inaktualitet

Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter,

plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning

gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen

Gallras vid

inaktualitet

Kopior av VERIFIKATIONER t ex

Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och

boardingcards

Gallras vid

inaktualitet

Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN Original finns i huvudmannens

ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior

av annons, sökandeförteckning,

anställningsavtal, ansökan,

rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter

sista tidpunkt för revision.

Gallras vid

inaktualitet

Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL Original i huvudmannens personaldossié.

Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för

revision.

Gallras vid

inaktualitet

Utdrag ur LÖNELISTA Gallras vid

inaktualitet

Uppgifter om kopiatoranvändning/

beräkning av indirekta kostnader

Gallras vid

inaktualitet. Gallras

TIDIGAST efter sista

tidpunkt för revision.

UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling,

anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering,

anbudsförteckning/anbudsöppningsprotokoll, antaget anbud,

utvärderings-protokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering

Original finns i huvudmannens

ärendehanteringssystem och ska registeras

under 2.6 Inköp och försäljning. Kopior gallras

TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.

Gallras vid

inaktualitet

Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör Original i huvudmannens diarium och ska

registreras under 2.6.4 Förvalta avtal. Kopior

ska gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för

revision.

Gallras vid

inaktualitet

Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN

Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten

och möten med ekonomer/kommunikatörer

Gallras vid




PROJEKTPLANER kring varje aktivitet Gallras vid




DOKUMENTATION KRING/FRÅN ARRANGEMANG OCH

AKTIVITETER

Gallras vid

inaktualitet

Rekryteringsärenden Registreras D Bevaras

Budget med kalkyler Registreras D Bevaras

Ekonomisk redovisning Registreras D Bevaras

Verifikationer Se anmärkning

Bank- och postgirobetalningar Se anmärkning

Ekonomiska transaktioner Se anmärkning

Administrativa kostnader Se anmärkning

Dokumentation om resor och boende Se anmärkning

Lönekostnader Se anmärkning

Underlag för pension och försäkringar (PO – 55,658%) Se anmärkning

Upphandlingsärenden Registreras D Bevaras

Avsluta projektet Registreras D

Beslut om avslut Registreras D Bevaras

Information om projektresultat/avslutat projekt Registreras D Bevaras

Utvärderingsplan Registreras D Bevaras

Korrespondens av vikt Registreras D Bevaras


Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Registreras D Bevaras

Revision av projektet Registreras D

Revisionsärende Registreras D Bevaras

1 6 3 Samverka externt

Samverkansavtal Ska registreras under 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning

Överenskommelse Registreras D Bevaras

Minnesanteckningar Registreras D Gallras efter 2 år

Protokoll Registreras D Bevaras i

värdkommunen.

1 6 4 Utveckla verksamheten Politiskt initierade verksamhetsutredningar

ex. omorganisation, driftsform för

verksamhet. OBS! Om utredningen behandlas

av en politisk beredning hamnar det under

1.2.4

1 7 Allmänna handlingar och arkiv Enskilda arkiv och samlingar; se

10.4 Enskilda arkiv1 7 1 Post och postöppning

Rutiner för postöppning Rutiner för infödesprocesser Se anmärkning

Postöppningsfullmakt Se anmärkning

1 7 2 Lämna ut allmänna handlingar

Inkommen begäran ta del av allmän handling Ej registreras! Gallras vid

inaktualitet

Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Registreras D. I ärenden som överklagas ska

begäran om att ta del av allmän handling

bevaras annars kan de gallras vid inaktualitet.

Bevaras


Kopior av utlämnade handlingar I ärenden som överklagas ska kopior på de

utlämnade handlingarna bevaras annars kan

de gallras vid inaktualitet.

Gallras vid

inaktualitet

Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Registreras D Bevaras

Beslut/dom från kammarrätten Registreras D Bevaras

1 7 3 Redovisa information Diarieföring/registrering av allmänna

handlingar, arkivförteckning,

dokumenthanteringsplan, beskrivning av

myndighetens allmänna handlingar

Postlista Gallras vid

inaktualitet

Handlingskort Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med

ärendet så länge ärendet bevaras på papper.

Bevaras

Ärendekort Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med

ärendet så länge ärendet bevaras på papper.

Bevaras

Ärendelista Tas ut på papper en gång om året. Bevaras

Arkivbeskrivning Registreras D Bevaras

Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Registreras D Bevaras

Arkivförteckning Uppdateras löpande. Krävs inte på myndighet

om dokumenthanteringsplanen hålls aktuell

utan förs av arkivmyndighet över

överlämnade handlingar/information.

Bevaras

Klassificeringsstruktur Se 1.3.1. Styrande dokument. (Övergripande

beslutas av Sydarkivera, från nivå 4 beslutar

Kommunstyrelsen. (Gäller

förbundsmedlemmar)

Se anmärkning

Dokumenthanteringsplan/Informationsplan Se 1.3.1. Styrande dokument. (Beslutas i

samråd med Sydarkivera. Gäller

förbundsmedlemmar)

Se anmärkning

1 7 4 Vårda och förvara arkiv

Arkivtillsyn Se 1.8.2 Tillsyn från tillsynsmyndighet Se anmärkning

Arkivhandböcker Se 1.3.1. Styrande dokument. Se anmärkning

Katastrofplaner Registreras ej, Se 1.3.1. Styrande dokument. Se anmärkning

Leveransreversal/leveranskvitto

Mikrofilmer/mikrofiche Bevaras

Intern utlåningsliggare för enskilda ärenden och handlingar Gallras vid

inaktualitet

Avtal om utlån från arkivmyndigheten av överlämnat

arkivmaterial som behövs i verksamheten.

Ska registreras under 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning

Avtal om deponering av arkivmaterial hos arkivmyndigheten Ska registreras under 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning

Avtal om hjälp av arkivmyndigheten med gallring hos en

myndighet

Ska registreras under 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning

1 7 5 Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv

Avtal om mikrofilmning/digitalisering Se anmärkning

Avtal rörande skanning Se anmärkning

Avtal rörande utlån av material till annan myndighet/enskild Ska registreras under 2.6.4 Förvalta avtal. T

ex journaler, protokoll, bygglov m.m.

Se anmärkning

Avtal om publicering av arkivinformation Ska registreras under 2.6.4 Förvalta avtal. T

ex avtal med Riksarkivet om NAD.

Se anmärkning

Digitaliserad information (databaser) Bevaras

1 7 6 Hantera arkivleveranser

Riktlinjer för leveranser av arkiv Se 1.3.1. Styrande dokument. Kan ingå i

arkivhandbok.

Se anmärkning

Leveransreversal/leveranskvitto Bevaras hos arkivmyndigheten och den

verksamhet som överlämnar handlingar.

Bevaras

1 7 7 Avhända allmänna handlingar Permanent överförande av handlingar till

andra myndigheter eller enskilda organ än

arkivmyndigheten. Kräver KF-beslut.

Begäran om övertagande av handlingar Registreras D Bevaras


Protokollsutdrag/beslut om avhändande Registreras D Bevaras

1 7 8 Överlämna allmänna handlingar för förvaring Tidsbegränsat lån eller förvaring av

handlingar enligt avtal

Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring

externt

Lag (2015:602) om överlämnande av

allmänna handlingar för förvaring

Bevaras

Avtal om lån/förvaring av handlingar Ska registreras under 2.6.4 Förvalta avtal. T

ex skannade eller mikrofilmade journaler och

verifikationer som förvaras på annan plats.

Se anmärkning

Gallringslistor/gallringsrapport Se 1.3.1. Styrande dokument Bevaras

1 7 9 Gallra allmänna handlingar

Gallringsplan i dokumenthanteringsplan Se 1.3.1 Dokumenthanteringsplan Se anmärkning

Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Registreras D Bevaras

Gallringsbeslut, särbeslut Registreras D Bevaras

Gallringslistor Registreras D Bevaras

Gallringsrapport Registreras D Bevaras

1 8 Tillsyn och Revision

1 8 1 Revision och granskning

Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Registreras D Bevaras

Begäran om yttrande Registreras D Bevaras



Beslut från revisionen Registreras D Bevaras

1 8 2 Tillsyn från tillsynsmyndighet JO, skolinspektionen, socialstyrelsen, externa

revisorer, arkivmyndighet. Återkommande

reguljära inspektioner.

Meddelande om förestående inspektion Registreras D Bevaras

Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Registreras D Bevaras

Underrättelse om inkommen anmälan Registreras D Bevaras

Begäran om uppgifter/yttrande Registreras D Bevaras



Beslut/dom Registreras D Bevaras

Åtgärdsplan Registreras D Bevaras

Register över ansvariga Bevaras

1 9 Remisser, undersökningar och statistik

1 9 1 Externa remisser

Remiss/begäran om yttrande Registreras D Bevaras



Beslut från remitterande organ Registreras D Bevaras

1 9 2 Externa undersökningar Ex. externa enkäter

Enkäter, inkomna Registreras och bevaras om de är av vikt

annars gallras vid inaktualitet

Se kommentar

Enkätsvar, avgivet Registreras och bevaras om de är av vikt

annars gallras vid inaktualitet

Se kommentar

1 9 3 Statistik till andra myndigheter

Begäran om uppgifter Gallras vid

inaktualitet

Lämnade uppgifter 1 arkivex av den egna organisationens

sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga

gallras vid inaktualitet

Se kommentar

1 10 Hantera kommunens varumärke Gäller även kommunala bolag.

1 10 1 Kommunvapen

Beställning av kommunvapen Registreras D Bevaras

Förslag från Riksarkivet, Statsheraldikern Registreras D Bevaras



Begäran om yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Registreras D Bevaras

Yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Registreras D Bevaras

Ansökan om registrering hos PRV Registreras D Bevaras

Registreringsbevis från PRV Registreras D Bevaras

Förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Registreras D Bevaras

Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Registreras D Bevaras

1 10 2 Grafisk profil

Riktlinjer för grafisk profil Se 1.3.1. Styrande dokument Se kommentar

Förslag till grafisk profil Registreras D Bevaras



1 10 3 Varumärke

Registrering av varumärke Registreras D Bevaras



Ansökan om registrering hos PRV Registreras D Bevaras

Registreringsbevis från PRV Registreras D Bevaras

Förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Registreras D Bevaras

Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens

varumärke


1 10 4 Utmärkelser Ex. kulturpris, byggnadspris och idrottspris.

Som kommmunen som huvudman delar ut

Nomineringar Registreras D Bevaras


1 10 5 Flaggning

Instruktion för flaggning Se 1.3.1. Styrande dokument Se anmärkning

1 11 Representera

1 11 1 Evenemang och avtackningar


Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter Registreras D Bevaras

Förslag evenemangsaktiviteter Bevaras

Meddelande antagen aktivitet till evenemangsplan Bevaras

Evenemangsplan Registreras D Bevaras

Inbjudan, gäster Registreras D Bevaras

Representationslistor och registreringsförteckningar Registreras D Bevaras

Dokumentation från evenemang, tackbrev och

ordförandekorrespondens


Förtjänsttecken (motsv.) Av förtjänsttecken framtagna för kommunens

räkning bevaras ett "arkivexemplar" (T.ex.

standar). Registreras D

Se anmärkning

Representationsgåvor Av gåva speciellt framtagen för kommunens

räkning bevaras ett "arkivexemplar". (T.ex.

föremål försett med kommunvapen)

Se anmärkning

1 11 2 Vänortsutbyte


Avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning

Presentationsmaterial från vänorter Registreras D Gallras vid

inaktualitet

Inbjudningar Registreras D Bevaras

Tackbrev Registreras D Bevaras

Dokumentation från vänortsbesök Registreras D Bevaras

Gåvor till kommunen För gåvor över ett visst värde kan behov

finnas av registering för att vid förfrågan veta

var gåvan befinner sig.

Registreras D

A Verksamhetsområde, B-C

Processgrupp/huvudprocess , D

Handlingstyp

Kommentarer


Gallras/ Bevaras Sekretess (§)

2 INTERN SERVICE 2 1 Mötesadministration

2 1 1 Mötesplanering

Sammanträdesplanering (kalender) Registreras D Bevaras


Beställningar av fika och lokaler Gallras vid

inaktualitet

2 1 2 Genomföra möten

Kallelse/ärendelista/föredragningslista med

beslutsunderlag (kopior av de ärenden som

tas upp på mötet)

Gallras efter

sammanträde

Kallelse/ärendelista/föredragningslista Får gallras om protokollet

innehåller en ärendeförteckning

annars måste de bevaras.

Se kommentar

Kungörelse Gallras efter 2 år

Inkallelselistor, ersättare Gallras efter 2 år

Justeringsanslag

Digitala justeringsanslag

Gallras efter 2 år

2 2 Administration av

förtroendevalda2 2 1 Registrera förtroendevalda

Förtroendemannaregister Bevaras

Samtycke enligt PuL/Dataskyddsförordning Se 1.12.2 Samtycken

Beställning av användarkonto Se 2.11.2 Förvalta IT-system

Sekretessförbindelse Gallras 2 år efter

inaktualitet

Medgivande öppna post

Se 1.7.1 Post och postöppning

Avtal lån av surfplatta/dator Gallras vid inaktualitet och

tillhör 2.6.4 Förvalta avtal.

2 2 2 Ersättning och arvoden till

förtroendevalda

Arvodeslista/lönelista Bevaras

Arvoden, sammanställning över utbetalda Gallras efter 2 år

Arvodesunderlag (närvarolistan,

förrättningsrapporter, inkomstuppgifter,

reseräkningar etc.)

Gallras efter 10 år

Transaktionsfil Gallras efter 2 år

2 2 3 Utveckla förtroendevaldas kompetens

Protokollsutdrag/beslut Registeras D Bevaras

Inbjudan till externa kurser och konferenser

för förtroendevalda

Gallras vid

inaktualitet

Interna utbildningar för nya

förtroendevalda

Inbjudan, kursmaterial och

deltagarlista.

Bevaras

2 2 4 Avtacka/hedra förtroendevalda

Riktlinjer för gåvor Se anmärkning

Register över gåvor Gallras vid

inaktualitet

Beslut om utdelade gåvor Registreras D. Registreras om

överstiger visst värde.

Bevaras

2 3 Informera och kommunicera

internt2 3 1 Internt informationsmaterial

Informationsmaterial Avser information till

allmänheten framtagen i en

bestämd beslutsprocess i form

av t.ex broschyr, skrivet eller

kopierat blad, textdokument på

hemsida, portal etc. med allmän

eller specifik (ej individuell)

information. 1 arkivexemplar av

broschyr etc. bevaras.

Bevaras

Broschyrer Ett exemplar av varje ska bevaras.Bevaras

Kataloger eller annat informationsmaterial

kring bl.a kursutbud och tjänster, interna

Ett exemplar av varje ska bevaras.

Bevaras

Verksamhetens historia Bevaras

Pressklipp Bevaras

Kalender Gallras vid

inaktualitet

2 3 2 Intern webb

Handböcker/interna rutiner 1 ex sparas vid större

förändringar

Se anmärkning

Dokumentbibliotek Gallras vid

inaktualitet

Webbsidor I normalfallet bevaras inte

interna webbsidor utan endast

undantagsvis. För mer

information kontakta

Sydarkivera

Gallras vid

inaktualitet

2 3 3 Projekt- och samarbetsytor på webben

Samarbetsytor Gallras vid

inaktualitet

Projektytor Gallras vid

inaktualitet

Dokumentbibliotek Gallras vid

inaktualitet

2 3 4 Direktkommunikation med medarbetare

Massutskick via e-post eller sms,

informationsträffar

Gallras vid

inaktualitet

Material från interna informationsträffar Gallras vid

inaktualitet

2 4 Ekonomiadministration2 4 1 Kontoplan/gällande ekonomimodell

Användare i ekonomisystemet Raindance Bevaras

Systemdokumentation

Excel

Bevaras

2 4 2 Leverantörsreskontra

Avstämning leverantörsskuld Excel Gallras efter 2 år

Fakturahanteringssystem Raindance Bevaras

Fellistor Utforskarn Gallras efter 1 år

Leverantörsfakturor, elektroniska och

digitaliserade Raindance

Bevaras

Leverantörsfakturor, inkomna på papperRaindance


Leverantörsregister

Raindance

Bevaras

Leverantörsreskontra, utgående Dfiles Gallras efter 5 år

Leverantörsreskontra, kvittens Dfiles Gallras efter 5 år

Underlag för utbetalningar

Raindance


Utbetalningsjournaler Gallras efter 10 år

2 4 3 Kundreskontra

Avstämning kundfodran Excel Gallras efter 2 år

Faktureringsunderlag, manuell hantering Raindance Gallras efter 5 år

Fellistor Raindance Bevaras

Inbetalningsjournal Raindance Gallras efter 10 år

Inbetalningsunderlag, plus- eller bankgiro BGC Gallras efter 10 år

Filöverföring/integrering mellan försystem

Dfiles

Gallras efter 5 år

Kundfakturor, elektroniska och

digitaliserade Raindance

Bevaras

Kundfakturajournal

Raindance

Gallras efter 5 år

Kundregister Raindance Bevaras

Kundreskontra, utgående Raindance Bevaras

Kundreskontra, ingående Dfiles Gallras efter 5 år

Manuella fakturor och kassakvitton Raindance Gallras efter 10 år

Medgivandeblankett autogiro Idata Se anmärkning

Utskriftsfil för fakturor Idata Gallras vid

inaktualitet

Anmälan e-faktura Idata Se anmärkning

2 4 4 Anläggningsreskontra

Anläggningsregister Raindance Bevaras

Värdejustering av anläggningar

(bekräftelse)

Raindance Gallras efter 10 år

Avskrivningar, avskrivningsbekräftelse Raindance Gallras efter 10 år

2 4 5 Fakturera internt

Underlag Raindance Gallras efter 2 år

Interdebitering/kostnadsfördelning Raindance Gallras efter 10 år

Bokföringsorder Raindance Gallras efter 10 år

2 4 6 Löpande bokföring/redovisning

Grundboksposter Raindance Bevaras

Huvudboksposter Raindance Bevaras

Koncernredovisning Excel Bevaras

Avstämningslistor/underlag Excel Gallras efter 2 år

Plus- och bankgirolistor Dfiles Gallras efter 5 år

Plusgiro och bankgiro, bevakningslistor

Dfiles

Gallras efter 2 år

Plusgiro och bankgiro, fellistor Dfiles Gallras efter 2 år

Verifikationsrapporter, löpande redovisning Raindance Gallras efter 10 år

2 4 7 Ekonomiska anspråk

Betalningspåminnelser

Raindance

Bevaras

Inkassojournal Visma Collector/Raindance Bevaras

Inkassoärenden

Raindance

Se anmärkning

Filöverföring/integrering mellan ekonomi-

och inkassosystem

Dfiles

Se anmärkning

Konkursbesked Visma Collector/Raindance Se anmärkning

2 4 8 Taxering och skatteredovisning

Ansökningar och beslut, omprövning av

arbetsgivaravgifter Personec


Fastighetsdeklarationer Gallras efter 10 år

Skattedeklarationer, moms och

arbetsgivaravgift


Skattedeklarationer, slutlig skatt Gallras efter 10 år

Skatterevision, underlag för Gallras efter 6 år

Kontoutdrag Skatteverket Gallras vid

inaktualitet

2 4 9 Utbetalningar

Bankutbetalning Raindance Gallras efter 10 år

Bankuttag till kontantkassa Raindance Gallras efter 10 år

2 4 10 Inbetalningar

Bankinsättningar Raindance Gallras efter 10 år

2 4 11 Kontantkassa

Kassarullar Gallras efter 2 år

Redovisning av kassa Raindance Gallras efter 10 år

Babs-kvitton, kassakvitton Raindance Gallras efter 10 år

2 5 Finans- och skuldförvaltning

2 5 1 Förvalta finanser

Kapital och värdepapper Gallras efter 10 år

Fondredovisningar Gallras efter 10 år

Låneförteckningar Excel Gallras efter 10 år

2 5 2 Inkommande bidrag

Statsbidrag Registreras D Bevaras

Uppgifter om bidragskriterier Bevaras

Redovisning av statsbidrag Bevaras

2 5 5 Borgen

Ärenden om kommunal borgen Registreras D Bevaras

2 5 6 Utdelningar och koncernbidrag

Avkastningskrav Registreras D Bevaras

2 5 7 Ägartillskott

Beslut om ägartillskott Registreras D Bevaras

2 6 Inköp och försäljning

2 6 1 Genomföra upphandlingBeslut om upphandling/beslut om att delta i

samordnad upphandlingRegistreras D Bevaras OSL 19 kap 3 §

FFU/förfrågningsmaterial - arbetsmaterial Gallras vid

inaktualitet

FFU/förfrågningsmaterial - färdigställt,

AnnonsRegistreras i TED, även i D Gallras vid

inaktualitet

OSL 19 kap 3 §

Öppningsprotokoll Registreras D Bevaras OSL 19 kap 3 §

Prövningsprotokoll Registreras D Bevaras OSL 19 kap 3 §

Tilldelningsbeslut Registreras D Bevaras OSL 19 kap 3 §

Anbud, inte antaget Bevaras OSL 19 kap 3 §

Anbud, antaget Registreras D Bevaras under

avtalstid

OSL 19 kap 3 §

Upphandlingsrapport Registreras D Bevaras under

avtalstid

OSL 19 kap 3 §

Avtal (ramavtal, tjänstekontrakt,

varukontrakt, entreprenadkontrakt)

Registreras D Bevaras OSL 19 kap 3 §

Beslut att avbryta upphandling Registreras D Bevaras

Ansökan om överprövning och yttranden Registreras D Bevaras

2 6 2 Avropa från ramavtal

Förfrågningsunderlag/Upphandling-

sdokument vid avrop från ramavtal,

förnyad konkurrensutsättning


2 6 3 Genomföra direktupphandling

Förfrågningsunderlag/upphandling-

sdokument direktupphandling


Offerter Gallras vid

inaktualitet

Orderbekräftelse Gallras efter 2 år

Garantibevis Gallras vid

garantitidens

upphörande

Produktdokumentation Gallras vid

inaktualitet

2 6 4 Förvalta avtal

Avtal av vikt Registreras D Bevaras

Avtal/kontrakt Registreras D Gallras två år efter

avtalets utgång

Komplettering av avtal Registreras D Gallras två år efter

avtalets utgång

2 7 Personaladministration2 7 1 Rekrytera personal

Annons Registreras D Bevaras

Intresseanmälningar Gallras vid inaktualitet

Sammanställning över sökande Registreras D Bevaras

Ansökningar, ej erhållen tjänst Gallras efter 2 år

Utlåtande från rekryteringskonsult Gallras vid inaktualitet

Ansökningshandlingar från antagen Bevaras

2 7 2 Anställa personal

Anställningsavtal Förvaras i personalakt. Gäller

både tillsvidareanställning och

tillfälliga anställningar

Bevaras

Introduktionsplan för medarbetare Förvaras i personalakt Bevaras

Checklista

Förvaras i personalakt

Gallras vid

inaktualitet

Informationsmaterial


Gallras vid

inaktualitet

Beställning av användarkonto Se 2.11.2 Förvalta IT-system Se anmärkning

Beställning av passerkort Se 5.5.1 Skydda byggnader och

egendom

Se anmärkning

Beställning av tjänsteID-kort Se 5.5.1 Skydda byggnader och

egendom

Se anmärkning

IT-försäkran


Gallras 2 år efter

inaktualitet

Mobiltelefonavtal Förvaras i personalakt Gallras efter 10 år

Fullmakt för postöppning Förvaras i personalakt eller hos

den som är ansvarig att öppna

posten.

Gallras vid

inaktualitet

Tystnadsplikt Förvaras i personalakt om den

finns. Kopia hos verksamheten.

Gallras efter 2 år

Kvittenser för nycklar Se 5.5.1 Skydda byggnader och

egendom

Se anmärkning

Registerutdrag enligt kontroll för arbete

inom skola/förskola

Se anmärkning

Registerutdrag enligt kontroll för arbete

med barn med funktionsnedsättning

Se anmärkning

Registerutdrag enligt kontroll för arbete -

hem för vård eller boende som tar emot

barn

Se anmärkning

Registerutdrag enligt kontroll för övrigt

arbete med barn/kontakt med barn

Se anmärkning

2 7 3 Bemanning och ledigheter

Ansökan om tjänstledighet längre än 6

månader


Ansökan om tjänstledighet kortare än 6

månader

Gallras efter 2 år

Beviljad tjänstledighet Bevaras

Ansökan om semesterledighet Gallras vid

inaktualitet

Meddelanden från försäkringskassan Gallras vid

inaktualitet

Semesterlistor Gallras vid

inaktualitet

2 7 4 Administrera anställningar

Ändra anställningsform Registreras D Bevaras

Bisysslor Gallras vid

inaktualitet

Intyg Se anmärkning

Betyg Bevaras

2 7 5 Personalhälsa

Personalhälsovårdsjournal Bevaras

Rehabiliteringsutredning Registreras D Bevaras OSL kap 39 § 1

Arbetsförmågebedömning, test och

arbetsprövning, rapport

Registreras D Bevaras OSL kap 39 § 1

Behandlingskontrakt Registreras D Bevaras OSL kap 39 § 1

Resultat från behandling, rapport Registreras D Bevaras OSL kap 39 § 1

Läkarutlåtande Registreras D Bevaras OSL kap 39 § 2

Sjukanmälan Registreras D Gallras efter 2 år

Omplaceringsutredning Registreras D Bevaras OSL kap 39 § 2

Beslut om omplacering Registreras D Bevaras

Anmälan om arbetsskada till

Försäkringskassan

Registreras D Bevaras OSL kap 39 § 1-

2

Utredning om arbetsskada Registreras D Bevaras OSL kap 39 § 1-

2

Anmälan till AFA (TFA-KL) Registreras D Bevaras

Beslut om sjukersättning Registreras D Bevaras OSL kap 39 § 2

Beslut om rehabiliteringsersättning Registreras D Bevaras

Beslut om livränta Registreras D Bevaras

Anmälan om diskriminering, trakasserier

eller kränkande behandling


Handlingsplan Registreras D Bevaras

"Särskilt högriskskydd" Ansökning om

ersättning för kostnader


"Särskilt högriskskydd" Beslut från

Försäkringskassan om ersättning första

dagen


2 7 6 Utbilda och utveckla personal

Medarbetarsamtal/

utvecklingssamtal

Gallras när nytt

dokument är

upprättat

Lönesamtal Gallras när nytt

dokument är

upprättat

Studieintyg Bevaras

Kompetensutvecklingsplan Bevaras

Arbetsbeskrivning Bevaras

2 7 7 Disciplinåtgärder för personal

Kallelse Gallras vid

inaktualitet

Dokumentation om misskötsamhet Registreras D Bevaras

MBL-protokoll Registreras D Bevaras

Underlag inför disciplinär åtgärd Registreras D Bevaras

Yttrande inför disciplinär åtgärd Registreras D Bevaras

Beslut om disciplinär åtgärd ex skriftlig

varning


Polisanmälan Se anmärkning

2 7 8 Uppvakta personal

Riktlinjer för gåvor Se anmärkning

Beslut om utdelade gåvor Registreras D Bevaras

Sammanställningar över aktuell personal Gallras vid

inaktualitet

Inbjudan Gallras vid

inaktualitet

Register över gåvor Gallras vid

inaktualitet

2 7 9 Avsluta anställning

Arbetsgivarintyg Gallras efter 2 år

Beslut om avgångsvederlag Registreras D Bevaras

Uppsägning på egen begäran Registreras D Bevaras

Ansökan om uppsägning i samband med

pension


LAS-handlingar, ej genomförda Registreras D Gallras efter 2 år

LAS-handlingar, genomförda Registreras D Bevaras

Varsel och beslut om uppsägning p.g.a.

arbetsbrist


Varsel och beslut om uppsägning p.g.a.

personliga skäl


Varsel och beslut om avsked Registreras D Bevaras

MBL-protokoll Registreras D Bevaras

Tjänstgöringsintyg/betyg, kopia Bevaras

Ansökan om företrädesrätt Registreras D Gallras vid

inaktualitet

Dödsfallsintyg Registreras D Bevaras

Anmälan om dödsfall Registreras D Bevaras

TGL-KL, beslut vid dödsfall Registreras D Bevaras

2 8 Systematiskt arbetsmiljöarbete

2 8 1 Arbetsmiljö-/skyddsrond

Arbetsmiljörond APT/Arbetsmiljörond

fastighet/Allergirond

Gallras vid

inaktualitet

Riskbedömning Gallras vid

inaktualitet

Handlingsplan Gallras vid

inaktualitet

2 8 2 Utreda arbetsmiljö Registreras D

Beslut från arbetsmiljöverket Registreras D Bevaras

Överföring av arbetsmiljöuppgifter Gallras när ny

ansvarig har utsetts

Översyn av arbetsmiljöarbete Registreras D Bevaras

Konsekvensanalys av arbetsmiljöeffekter Registreras D Bevaras

Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Se 1.5.2 Mäta

verksamhetskvalitet

Se anmärkning

Sammanställning av tillbud, olycksfall och

arbetsskador

Se 1.5.2 Mäta

verksamhetskvalitet

Se anmärkning

Utredning av inomhusklimat Registreras D Bevaras

2 9 Löneadministration2 9 1 Registrera tjänstgöring och lön

Lönelistor Bevaras

Personalförteckningar Gallras vid

inaktualitet

Arvoden Gallras efter 2 år

Ersättningar Se 1.5.2 Mäta

verksamhetskvalitet

Gallras efter 2 år

Förskottsanmälan Gallras efter 2 år

Löneunderlag Ex. kvitto på personliga utlägg,

reseräkningar. Om underlaget

är momspliktigt får det inte

gallras förrän efter 10 år annars

kan underlagen gallras efter 2

år.

Se anmärkning

Flextidsrapporter Gallras efter 2 år

Arbetstidsscheman Gallras vid

inaktualitet

Retroaktiva löner Gallras efter 2 år

Läkarintyg Gallras efter 2 år

Sjukanmälan till Försäkringskassan Gallras efter 2 år

Kontrolluppgifter Till Skatteverket för

pensionsberäkning.

Bevaras

Löneavdrag Gallras efter 2 år

Skatter Gallras efter 10 år

2 9 2 Beräkna lön, arvoden och ersättningar

Övertidsjournal/rapporter Gallras efter 3 år

Semesteromställningslistor Gallras vid

inaktualitet

Facklig tid, sammanställningar Se även 1.3.4 Samverka med

fackliga organisationer

Gallras efter 2 år

Personalstatistik Se 1.5.2 Mäta

verksamhetskvalitet

Se anmärkning

Lönefördelningsbok/bokföringsorder Gallras efter 2 år

Avstämningslista Gallras efter 2 år

2 9 3 Verkställa lön, arvoden och ersättningar

2 9 4 Kontrollera och genomföra avstämningar

inför löneutbetalning

Kontrollistor/Signallistor Gallras efter 2 år

Avstämningslistor Gallras efter 2 år

Bankkvittens Gallras efter 2 år

2 9 5 Rapportera kontrolluppgifter

Underlag för kontrolluppgifter Gallras efter 10 år

Kontrolluppgifter Till Skatteverket för

pensionsberäkning.

Bevaras

2 9 6 Utmäta lön

Utmätning i lön Gallras efter 10 år

2 9 7 Återkräva lön

Återbetalda löneskulder Gallras efter 2 år

2 10 Pension2 10 1 Pensioner

Ansökan om pension Registreras D Bevaras

Pensionsbrev, beslut om pension Registreras D Bevaras

Matrikelutdrag som rör pension Bevaras

AFA-beslut Gallras vid

pensionsavgång

Pensionslösningar avtal om särskilda Bevaras

Pensionsunderlag och beslut,

aktualiseringar

Bevaras

Signallistor/rättelselistor Gallras efter 2 år

Återkrav av pension Gallras efter 10 år

2 10 2 Rapportera till pensionsmyndighet

Kontoutdrag KPA Gallras efter 10 år

Premier rapporterade till PV Gallras efter 2 år

2 11 IT och telefoni2 11 1 Införa IT-system

Utredning/underlag Registreras D Bevaras

Kravspecifikation Registreras D Bevaras

Förstudie Se 1.6.2 Projekt Se anmärkning

Avtal med leverantör Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning

Korrespondens med leverantör Registreras D Bevaras

Leveransgodkännande Registreras D Bevaras

Inbjudan till utbildning Bevaras

Internt utbildningsmaterial Bevaras

Rutin för införande av system Se anmärkning

2 11 2 Förvalta IT-system

Behandlingshistorik och

systemdokumentation (verksamhet,

förståelse och teknisk dokumentation)

Bevaras

Behörighetsuppgifter Beställningar och annan

hantering av behörigheter till

system

Dokumentation om metoder och verktyg

för verksamhetssystem

Bevaras

Förvaltningsplan för system Registreras D Bevaras

Informationsklassning Bevaras

Riskanalys för system Registreras D Bevaras

Roll- och ansvarsbeskrivningar Bevaras

Rutinbeskrivningar Bevaras

Rutiner för kontroller Bevaras

Rutiner för versionshantering Bevaras

Rutiner för utvärderingar Bevaras

Installationsmanualer

Gallras vid

inaktualitet

Licensförteckning

Gallras vid

inaktualitet

Programlicens

Gallras vid

inaktualitet

Systemloggar, förändringar i systemet Här krävs kontroll mot

lagstiftning m.m. Vissa

verksamheter måste spara

loggar i 10 år, ex hälso- och

sjukvård och ekonomi.

Se anmärkning

Systemloggar, In- och utloggningsstatistik Gallras efter 1 år

SITHS-kort Se 5.5.3 Informationssäkerhet Se anmärkning

2 11 3 Teknisk infrastruktur

Dokumentation om teknisk infrastruktur

Se 5.5.3 Informationssäkerhet

Bevaras

Systemuppbyggnad/ blueprints Bevaras

Flödesscheman Bevaras

Beroenden/ relationer Bevaras

Register över teknisk utrustning Uppdateras kontinuerligt

2 11 4 Telefoni och växel

Dokumentation för telefoni, växelsystem Bevaras

Beställning av telefoni Gallras vid

inaktualitet

Blankett för beställning Gallras när

anställningen har

upphört

Uppgifter om telefon kopplad till

anställning

Gallras när

anställningen har

upphört

Korrespondens Gallras vid

inaktualitet

2 11 5 Support/helpdesk

Hantering av frågor, felanmälningar och

andra ärenden som rör telefoni och it.

Gallras vid

inaktualitet

2 12 Fordon och materiel2 12 1 Förråd och lager

Förrådssystem/förråds- och inköpssystem

(eventuellt i urval)

Bevaras

Inventarieförteckning Gallras efter 10 år

Inventarieförteckningar, månadsvis Gallras efter 2 år

Inventeringar, löpande Gallras efter 2 år

Inventeringar, månadsvis Gallras efter 2 år

Inventeringar, årsrapport Gallras efter 10 år

Inventeringslistor Gallras efter 2 år (ej

månad 12 år, 13)

Förrådsbehållning, listor Gallras efter 2 år

Förrådskörningar Gallras efter 2 år

Förrådslistor Gallras efter 2 år

Förrådsrapporter Gallras efter 2 år

Förrådsredovisningar, listor Gallras efter 2 år

Förrådsrekvisitioner/beställningar/kundord

erunderlag

Gallras efter 2 år

Förrådsuttag, listor Gallras efter 2 år

Lagerbok Gallras efter 2 år

Lagerrapport Gallras efter 2 år

Lagervärde per kostnadsställe, listor Gallras efter 2 år

Lagervärdeslistor Gallras efter 2 år

Lånelistor Gallras efter 2 år

Omsättning i förråd, listor över Gallras efter 2 år

Rapportlistor, förråd Gallras efter 2 år

Rapportlistor, kassation Gallras efter 2 år

Redovisningslistor, lagerhållning Gallras efter 2 år

Packlistor, förråd Gallras vid

inaktualitet

2 12 2 Fordon Se 5.6.2. Försäkra egendom

Fordonsplan/register över fordon Revideras

fortlöpande

Körjournal/färdskrivarblad Gallras efter 2 år

Kvitton, bränsle och tillbehör Gallras efter 10 år

Besiktningsprotokoll Gallras efter 2 år

Inventeringlistor per bil Gallras vid

inaktualitetInstruktioner per fordon Gallras när fordonet

inte ägs av

kommunen/

bolaget/förbundet

längre

Registreringsbevis Gallras när fordonet

inte ägs av

kommunen/

bolaget/förbundet

längre

Årssammanställning Registreras D Bevaras

2 12 3 Utrustning och inventarier

Besiktningsprotokoll, logistik Gallras 2 år efter

avtalstiden utgång

Garantihandlingar Gallras när

garantin/avtalet har

gått ut

Antalsstatistik per artikel Gallras efter 2 år

Artikar med negativt saldo, månadslista Gallras efter 2 år

Artiklar med överlager Gallras efter 2 år

Beställningar, listor Gallras efter 2 år

Beställningar, beställningsbekräftelser Gallras efter 10 år

Bokföringsjournaler, förråd Gallras efter 10 år

Bokföringsjournaler, listor Gallras efter 2 år

Debiteringslistor, listor Gallras efter 2 år

Följesedelslistor Gallras efter 2 år

Följesedlar Gallras efter 2 år

Förbrukningslistor Gallras efter 2 år

Förbrukningsrapporter Gallras efter 2 år

Kassationslistor

Gallras efter 2 år (ej

månad 12 år, 13)

Kassationsrapporter Gallras efter 2 år

Kassationsrapporter, årsrapport Gallras efter 10 år

Materialinventarium Gallras efter 2 år (ej

månad 12 år, 13)

Materiallistor Gallras efter 2 år

Registreringsunderlag för inventering Gallras efter 2 år

Reklamationer Gallras efter 2 år

Rekvisitioner Gallras efter 2 år

Rekvisitioner, kopior Gallras vid

inaktualitet

Rekvisitioner, listor Gallras efter 2 år

2 13 Interna servicefunktioner2 13 1 Tryckeri och repro

Beställningar Gallras vid inaktualitet

Loggar Gallras vid

inaktualitet

Pliktexemplar till KB 1 ex av allt tryck skickas till KB

från tryckeriet. Förvaras hos

Kungliga Biblioteket, Stockholm

2 13 2 Lokalbokningar

Bokningar Gallras vid

inaktualitet

2 13 3 Transportmedelsbokningar


inaktualitet

2 13 4 Vaktmästarservice


inaktualitet

Felanmälningar Gallras efter 2 år

Åtgärdsrapporter Gallras efter 2 år

Statistik Se anmärkning

2 13 5 Posthantering

Avtal med posten Se anmärkning

Kvittenser, rek.brev Gallras efter 10 år

Kvittenser, paket Gallras efter 10 år

Kvittenser, värdeförsändelser Gallras efter 10 år

Frankering Gallras efter 10 år

Kvittens Gallras efter 10 år

2 13 6 Lokalvård

Mätningar, städområden Se anmärkning

Städscheman Gallras vid

inaktualitet

Städinstruktioner Gallras vid

inaktualitet

Uppföljningar Registreras D Bevaras


Processgrupp/huvudprocess , D Handlingstyp

Kommentarer


Gallras/ Bevaras Sekretess (§) Informations-

säkerhetsklassning

1=Lindrig skada

2=Kännbar skada

3=Allvarlig skada

4=Skada för rikets

säkerhet,

samhällsviktig

funktion

Förvaringsplats/registrer-

ing (verksamhetssystem,

verksamhetsnära arkiv för

digital information

och/eller närarkiv eller

mellanarkiv för papper)

Ansvar (nämnd,

förvaltning/avdelning)

Original/kopia

(analogt eller

digitalt, avvikelser

markeras)

Sortering (vid analog

arkivering)

Till slutarkiv (när

informationen inte

längre behövs i

verksamheten)

Anmärkning

A B C D

3 SAMHÄLLSSERVICE

3 1 Borgerliga ceremonier 3 1 2 Borgerlig vigsel

3 1 2 1 Förättare

Förslag på vigsel- och registreringsförrättare

samt val av vigsel- och registreringsförrättare

Bevaras Ingår oftast i Kommunfullmäktiges protokoll.

Vigsel-/registreringsförrättare, förteckning

över

Tillhandahålls av Länsstyrelserna.

Lista kan även tillhandahållas av

kommunen

Gallras vid

inaktualitet

Tillhandahålls av Länsstyrelserna. Lista kan även tillhandahållas

av kommunen

Vigsel-/registreringsförrättare, förordnande

av

Tillhandahålls av Länsstyrelserna.

Lista kan även tillhandahållas av

kommunen

Se kommentar Tillhandahålls av Länsstyrelserna

Information på kommunens hemsida Sparas i samband med att

kommunens hemsida arkiveras.

Se kommentar Sparas i samband med att kommunens hemsida arkiveras.

3 1 2 2 Förberedelse vigsel

Anmälan, vigsel/partnerskap Till kommunen, blankett fås ofta

från kommunen

Gallras vid

inaktualitet

Till kommunen, blankett fås ofta från kommunen

Bekräftelse av anmälan (med

förrättningsdatum)

Till de berörda Gallras vid

inaktualitet

Till de berörda

Bevis, vigsel/registrering Till de berörda som får original.

Kopia kan om önskas bevaras hos

kommun

Se kommentar Till de berörda som får original. Kopia kan om önskas bevaras

hos kommun

Fakturering av förrättningen, kommunens Se anmärkning Till de berörda i de kommuner där ceremonin inte är

kostnadsfri. Klassificering under 2.4.6 Löpande bokföring

Fakturering av förrättningen, förrättarens Se anmärkning Till Länsstyrelsen. Klassificering under 2.4.6 Löpande bokföring

Sammanställning av årets vigslar Bevaras

Formulär/ceremonitext Bevaras Orden, ofta publicerade på kommunens webbplats, fastslås i

förordningen §§ 4-7

Intyg hindersprövning Lämnas till kommunen, fås från

Skatteverket

Gallras efter 2 år Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket

Intyg vigsel Lämnas till kommunen, fås från

Skatteverket

Gallras efter 2 år Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket

Tids-/datumbokning Ingår ofta i Anmälan, vigsel/

partnerskap

Gallras efter 2 år Ingår ofta i Anmälan, vigsel/ partnerskap

Tolk, namn och adress Lämnas till kommunen om tolk

behövs. Ingår ofta i Anmälan,

vigsel/partnerskap

Gallras vid

inaktualitet

Lämnas till kommunen om tolk behövs. Ingår ofta i Anmälan,

vigsel/partnerskap

Vittnenas namn och adress Om de två vittnena inte

tillhandhålls av kommunen. Ingår

ofta i Anmälan,

vigsel/partnerskap

Gallras vid

inaktualitet

Om de två vittnena inte tillhandhålls av kommunen. Ingår ofta i

Anmälan, vigsel/partnerskap

Önskat förrättningsdatum Gallras vid

inaktualitet

Ingår ofta i Anmälan, vigsel/ partnerskap

Överenskommelse med förrättaren Gallras vid

inaktualitet

Till exempel om annan plats (s k privat vigsel)

Vigselprotokoll OBS endast kopior. Originalen

skickas till länsstyrelsen

Bevaras OBS endast kopior. Originalen skickas till länsstyrelsen

Underrättelse till Skatteverket Gallras efter 2 år

3 1 3 Borgerlig begravning

Förordnande av begravningsombud Bevaras Ingår oftast i Kommunfullmäktiges protokoll.

Förslag till begravningsombud Gallras vid

inaktualitet

3 2 Konsumentstöd och rådgivning 3 2 1 Konsumentrådgivning

Statistisk sammanställning Se 1.5.2 Mäta

verksamhetskvalitet

Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

3 2 2 Budget- och skuldrådgivning

Statistisk sammanställning Ljungby kommun Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

3 2 3 Skuldsanering

Statistisk sammanställning Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

3 2 4 Energi- och klimatrådgivning

Kundregister Gallras vid

inaktualitet

Statistisk sammanställning Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Årsrapport för energirådgivning Registeras D Bevaras

3 3 Medborgarservice Ex kontaktcenter Ex kontaktcenter

3 3 1 Hantera frågor

Rutinmässiga förfrågningar Gallras vid

inaktualitet

Rutinmässiga svar och hänvisningar Gallras vid

inaktualitet

3 3 2 Vägledning och service Samhällsinformation. Tolkförmedling. Hemvändare.

Medborgarskap. Integration

3 3 2 1 Tolkförmedling Tolkstöd kan i många fall ske genom upphandling av tolkföretag

och då sköts tjänsten via företagets webbsida

Riktlinjer för tolkstöd Se 1.3.1 Styrande dokument Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument

Avtal om tolkstöd Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Register över tillgängliga tolkar Gallras vid

inaktualitet

Ansökan om tolkstöd Gallras vid

inaktualitet

Beslut om tolkstöd Gallras vid

inaktualitet

3 3 2 4 Integration

3 3 3 Verka för folkhälsa Folkhälsoråd m.m.

Projekthandlingar Se 1.6.2 Projekt Se anmärkning Se 1.6.2 Projekt

Dokumentation om folkhälsoarbetet Registeras D Bevaras

3 3 4 Verka för mångfald Jämställdhet m.m.

Jämställdhetsplaner Se1.3.1 Styrande dokument. Se anmärkning Se1.3.1 Styrande dokument.

Dokumentation om jämställdhetsarbetet Registeras D Bevaras

3 4 Extern information och

kommunikation

3 4 1 Ge kommuninformation

Webbplats Bevaras regelbundet genom

Sydarkivera. Kontakta

Sydarkivera för mer information.

Bevaras Bevaras regelbundet genom Sydarkivera. Kontakta Sydarkivera

för mer information.

Informationsmaterial Ett exemplar av varje

informationsmaterial bevaras, t

ex kommunkartor,

informationsbroschyrer m.m.

Övriga handlingar gallras vid

Bevaras Ett exemplar av varje informationsmaterial bevaras, t ex

kommunkartor, informationsbroschyrer m.m. Övriga handlingar

gallras vid inaktualitet.

Bloggar, extern webbplats Om man upptäcker inlägg som

innehåller sekretessbelagd

information ska dessa

omedelbart tas bort samt tas om

hand för diarieföring och

Gallras vid

inaktualitet

Om man upptäcker inlägg som innehåller sekretessbelagd

information ska dessa omedelbart tas bort samt tas om hand

för diarieföring och handläggning. För bevarande av sociala

media kontakta Sydarkivera så sköter de bevarandet.

Tidning - egen produktion för extern

publicering

Ett exemplar av varje ska bevaras. Bevaras Ett exemplar av varje ska bevaras.

Publikationer 1 exemplar av varje ska bevaras i

kronologisk ordning

Bevaras 1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning

E-pliktsexemplar Ett exemplar av alla de filer som

vänder sig till allmänheten och

som finns på webbsidan och som

ersatt ex. broshyrer ska levereras

till KB

Ett exemplar av alla de filer som vänder sig till allmänheten och

som finns på webbsidan och som ersatt ex. broshyrer ska

levereras till KB

Verksamhetens/kommunens historia

Om man ställer samman sin

verksamhets/kommuns historia

och den publiceras externt i något

sammanhang hör den till 3.4.1 Ge

kommuninformation

Bevaras

Om man ställer samman sin verksamhets/kommuns historia och

den publiceras externt i något sammanhang hör den till 3.4.1 Ge

kommuninformation

Meddelanden till allmänheten Registeras D Bevaras. T ex

eldningsförbud,

avstängningar av

gator, vägar, VA m.m.

T ex eldningsförbud, avstängningar av gator, vägar, VA m.m.

3 4 2 Evenemang och aktiviteter för

kommuninvånare

Till exempel ta emot ansökningar och hantera utdelande av

svenska flaggor, välkomnande för nyinflyttade, studiebesök hos

kommunens verksamheter

Ansökningar om evenemang Bevaras

Beslut om anordnande eller deltagande Bevaras

Inbjudningar till evenemang Bevaras

Dokumentation Bevaras

3 5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv

och föreningar3 5 4 Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet

Ansökan om lotteritillstånd Registreras D Bevaras

Delegationsbesut om lotteritillstånd Registreras D Bevaras

3 6 Arbetsmarknad och sysselsättning

3 6 1 Stöd för anställbarhet och personlig

utveckling

Anställningsbeslut Bevaras Ska förvaras i personakt

Arbetsintyg, skriftliga omdömen Bevaras Ska förvaras i personakt

Beslut från Arbetsförmedlingen avseende

bidrag (nytt eller omprövning)

Bevaras Ska förvaras i personakt

Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för

bidrag (nytt eller omprövning) inklusiver

handlingsplan

Bevaras Ska förvaras i personakt. T.ex. handlingsplan,

överenskommelser, utredningar

Betyg, intyg över genomgångna utbildningar Bevaras Ska förvaras i personakt. Se även 7.13.1

Arbetsmarknadsutbildningar

Anvisning, remiss från arbetsförmedling,

socialtjänst

Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd

Avisering om utbetalt belopp Gallras efter 2 år

Bekräftelse av anställning till

Arbetsförmedlingen

Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd

Förstadagsintyg Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd

I vissa situationer kan arbetsgivaren begära att man lämnar

sjukintyg från första dagen om man är frånvarande och inte

efter sju dagar.

Korrespondens med placeringsenhet

(arbetsgivare)

Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd

Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Gallras efter 2 år

Statsbidrag för olika åtgärdsformer Gallras efter 10 år T.ex. underlag. ansökningar, utbetalning, avstämning.

Gallringsfristen gäller räkenskapsmaterial, granskningsmaterial

kan gallras efter 2 år.

Uppföljning Gallras 2 år efter

avslutad åtgärd

3 6 2 Samordna insatser för arbetsmarknad och

sysselsättning

Arbetsträning. Arbetspraktik. Utbildning. Datortek. Etc.

Samarbete med myndigheter, organisationer

och arbetslivet.

Registreras D Bevaras Avser hela ärendet. Kan handla om ex. inbjudningar,

samarbetsavtal, överenskommelser och protokoll från möten

Verksamhetsbeskrivningar Bevaras

3 7 Näringsliv 3 7 1 Näringslivslots

Näringslivsprogram Se anmärkning Se 1.3.1. Styrande dokument.

Anteckningar Bevaras


Kontaktlista Gallras vid

inaktualitet

Egenproducerat material Bevaras

Redovisningar av genomförda aktiviteter Bevaras

3 7 2 Företagsträffar

Anteckningar Bevaras


Kontaktlistor Gallras vid

inaktualitet

Inbjudningar Bevaras


Företagsmässor/utställningar Bevaras

Företagsregister Gallras vid

inaktualitet

3 7 3 Marknader

Ansökan om plats Gallras vid

inaktualitet

Anteckningar angående platsnyttjare (firmans

namn, organisationsnummer, adress,

platsnummer m.m.)


Platsnyttjarens F-skattebevis Gallras efter 10 år

Karta över försjäljarnas platser Gallras efter 10 år

Dokumentation Bevaras Ex. sommarmarknader

Kontaktlistor Gallras vid

inaktualitet

Inbjudningar Bevaras


Egenproducerat material Bevaras

3 8 Turism3 8 1 Främja turism

Mässor Bevaras

Turismstrategi Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument

Årsredovisning för turismföreningar Registreras D Bevaras

Handlingsplan för turismutveckling Registreras D Bevaras

Statistik Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

3 8 2 Förmedla boende

Förteckning över privatbostäder för uthyrning Gallras vid

inaktualitet

Stugkatalog Se anmärkning 1 ex bevaras vid papperstryck

Bokningsregister Gallras vid

inaktualitet


3 8 3 Turistpaket

Sammanställning/broschyr över erbjudna

turistpaket

Se anmärkning 1 ex bevaras.

3 8 4 Guidning

Broschyrer Bevaras 1 ex bevaras.


3 8 5 Turistbyrå och turistinformation Turistvärdar

Förteckning över souvenirer och leverantörer Gallras vid

inaktualitet

Försäljning av fiskekort Gallras vid

inaktualitet

Förteckning över uthyrningscyklar Gallras vid

inaktualitet

E-tjänster, biljettförsäljning och förmedling Gallras vid

inaktualitet

3 9 Stiftelser, fonder och donationer Stiftelser egen juridisk person

3 9 1 Stiftelser

Ansökan och beslut om utbetalning Registreras D Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Förteckning över fördelning av premier och

stipendier

Registreras D Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Villkor för premier och stipendier, t.ex.

urkunder


Huvudbok Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Bokslut, inkl. revisionsberättelse Registreras D Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Verifikationer Gallras efter 10 år Närarkiv/slutarkiv

Ansökan om permutation Registreras D Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Anmälan till Länsstyrelsen för registrering av

stiftelsen


3 9 2 Gåvor

Ansökningshandlingar Registreras D Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Protokoll Registreras D Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Villkor för premier och fonder, t.ex. urkunder Registreras D Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Beslut med motiveringar Registreras D Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Fondförteckning Registreras D Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Huvudbok Bevaras Närarkiv/slutarkiv

Ansökan och beslut om utbetalning Registreras D Bevaras Närarkiv/slutarkiv

3 10 Bidrag och sponsring till externa

aktörer

3 10 1 Bidrag och sponsring till organisationer etc. T.ex. socialt verksamma organisationer, byalag, friskolor och

kommuner/myndigheter



Ärende rörande bidrag till fristående skolor

m.m.


Överenskommelser om interkommunal

ersättning


3 10 2 Bidrag och sponsring till enskilda Ej bistånd. T ex byggnadsvårdsdbidrag




Handlingstyp

Kommentarer


Bevaras/gallras Sekretess (§) Informations-

säkerhetsklassning

1=Lindrig skada

2=Kännbar skada

3=Allvarlig skada

4=Skada för rikets

säkerhet,

samhällsviktig

funktion

Förvaringsplats/regist

rering

(verksamhetssystem,

verksamhetsnära

arkiv för digital

information och/eller

närarkiv eller

mellanarkiv för

papper)

Ansvar (nämnd,

förvaltning/avde

lning)

Original/kopia

(analogt eller

digitalt,

avvikelser

markeras)

Sortering

(vid analog

arkivering)


informationen

inte längre behövs

i verksamheten)

Anmärkning

A B C D

4 SAMHÄLLSBYGGNAD4 1 Lantmäteri och kartarbete 4 1 1 Fastighetsbildning Alla typer av förrättningar. Ex. nybyggnadskarta,

lägenhetsregister

Ansökan om förrättning

Begäran att upprätta karta samt staka ut gränser Registreras D Bevaras Ansökan från privatpersoner skickas inte via

kommunen utan går direkt till Lantmäteriet.

Beställning av förrättningsförberedelser Registreras D Bevaras

Förrättningskarta Registreras D Bevaras

Kallelse til sammanträde på Lantmäteriet Registreras D Bevaras

Förrättningsprotokoll (Lantmäteriets sammanträdesprotokoll) Registreras D Bevaras

Teknisk beskrivning (utstakningsdata) Registreras D Bevaras

Lantmäteriets beslut i form av ny förrättningskarta Registreras D Bevaras

Missiv, delgivningsbevis, anteckningar Gallras vid inaktualitet

4 1 2 Kartor och geografisk informationsverksamhet

Framtagning/uppdatering av karta

Mätdata Gallras 1

Flygbilder Gallras i kontaktkopior

3 Digitalt

Detta gäller både digitala bilder samt

kontaktkopior

Ortofotokartor Bevaras 4 KS Digitalt

Primärkarta/ baskarta Bevaras 3 KS Digitalt Den digitalt lagrade primärkartan är kommunens

storskaliga karta som detaljerat och med god

lägesnoggrannhet redovisar grundläggande

förhållanden på marken. Kartorna används främst

för detaljerad planering och projektering samt

som underlag till nybyggnadskartor,

förättningskartor/tomtkartor och

ledningsdokumentation. Kartan innehåller

fastighetsgränser (tomtgränser) och

fastighetsbeteckningar, gator med namn och

adresser, gång- och cykelvägar, byggnader, staket,

belysningsstolpar, höjdkurvor m.m.

Registerkartor/fastighetsindelningskartor Bevaras 2 KS Digitalt Registkartan redovisar aktuell fastighetsindelning

samt adresser. Tillhandahålls från Lantmäteriet

Stormnätskartor (mätpunkter) Bevaras 2 KS Digitalt Stormnätskarta redovisar var befintliga

mätpunkter och höjdfixar finns belägna i

kommunen

Översiktskartor Bevaras KS Digitalt Karta över gatunamn, adressnummer och

platsnamn. Grunddata. Tillhandahålls från

LantmäterietOmrådeskartor Bevaras KS Digitalt Kartor över församlingar, stadsdelar eller trakter.

Tillhandahålls från Lantmäteriet

Regelverkskartor Bevaras KS Digitalt Kartor över lokala trafikföreskrifter, valdistrikt,

lokala ordningsregler, hälsoskyddsföreskrifter

m.m.

Karta över fornlämningar och byggnadsminnen Bevaras KS Digitalt Grunddata. RAÄ tillhandahåller original

Kartor med naturvårdsförordnanden Bevaras KS Digitalt T ex naturreservat, landskapsskydd samt skogs-

,djur- och strandskydd. Grunddata.

Naturvårdsverket tillhandahåller original4 1 3 Namnsätta kvarter, gator och allmänna platser

4 2 Fysisk planering4 2 1 Hantera översiktsplaner Upprätta översiktsplan/fördjupning av

översiktsplan/tillägg till översiktsplan. Här ingår

även upphävande och överklagande.

4 2 1 1 Aktualisering Under varje mandatperiod

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras 2

Beslut i KS/KF om aktualisering (protokollsutdrag) Registreras D Bevaras 1 Diarieförs om det leder till ett beslut i

planförfarandet

Tjänsteskrivelse till länsstyrelsen Registreras D Bevaras 1

Yttrande från länsstyrelsen Registreras D Bevaras 1 Uppdraget kan bli en ny Översiktsplan

4 2 1 2 Framtagande av översiktsplan


Beslut om uppdrag (protokollsutdrag) Registreras D Bevaras 1

Fördialog/insamling underlag

Ska registreras om de leder till beslut i

planförfarandet.

a) enkäter 1

b) diskussionsforum 2

c) mötesanteckningar 2

d) samrådsförslag 1

e) skyddsobjekt 4

Tjänsteskrivelse (om samrådsuppdrag) Registreras D Bevaras 2

Beslut om samråd (protokollsutdrag) från KS Registreras D Bevaras 1

Samråd Registreras D Bevaras 1 Annonsering, missiv, informationsbrev

Sändlista Registreras D Bevaras 2

Yttrande/inkomna skrivelser under samrådstiden Registreras D Bevaras 2 Inkl. mötesanteckningar

Samrådsredovisning Registreras D Bevaras 2 Personuppgifter


Beslut om planutställning Registreras D Bevaras 1

Utställning Registreras D Bevaras 1

Sändlista Registreras D Bevaras 2

Yttrande/inkomna skrivelser Registreras D Bevaras 2 Yttrande från Länsstyrelsen

Särskilt utlåtande Registreras D Bevaras 2

Tjänsteskrivelse Registreras D Bevaras 1 Samt tillhörande handlingar

Beslut att anta planen (protokollsutdrag) från KF Registreras D Bevaras 2

Laga kraft Registreras D Bevaras 2 Om ingen överklagar

4 2 2 Hantera detaljplaner/områdesbestämmelser Här ingår även upphävande och överklagande,

områdesbestämmelser

4 2 2 1 Planuppdrag

Ansökan om planbesked eller planuppdrag Registreras D Bevaras 2

Tjänsteskrivelse med behovsbedömning Registreras D Bevaras 2

Beslut om planuppdrag Registreras D Bevaras 1

4 3 Hantera fastigheter Markområden och de byggnader som finns inom

området.

4 3 1 Förvärva fastighet Expropriation/inlösen, köp, lagfarter

Köpekontrakt Registreras D Bevaras

Lagfartshandlingar Registreras D Bevaras

Lantmäterihandlingar Registreras D Bevaras

Servitutsavtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Fastighetsregister Bevaras

Köp/försäljning av fastighet Registreras D Bevaras

Försäljningshandlingar Registreras D Bevaras

Fastighetstaxering Gallras efter 10 år

Försäkringshandlingar

Se anmärkning Se 5.6.2 Försäkra egendom Ekonomi

avd

hanterar

Besiktningsprotokoll Registreras D Bevaras

Avstyckningshandlingar Registreras D Bevaras

Avtal kring fastighet Se 2.6.4 Förvalta avtal

men kan gallras 2 år

efter avtalstidens

utgång

Se 2.6.4 Förvalta avtal men kan gallras 2 år efter

avtalstidens utgång

4 3 2 Mark och exploatering Markutvecklingsprojekt, utredningar

4 3 2 1 Exploatering

Avtal

Exploateringsvtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Garanti och borgensavtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Genomförandeavtal (föravtal, exploateringsavtal, markanvisning) Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Optionsavtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Förköp

Anmälan om förköp Registreras D Gallras efter 5 år

Kopior på köpehandlingar Registreras D Gallras efter 5 år

Förköpsavstående Registreras D Gallras efter 5 år Delegationsbeslut

Förvärv av fastighet, utövning av förköpsrätt

Tjänsteskrivelse till KS Registreras D Bevaras

Beslut från KS (protokollsutdrag) Registreras D Bevaras

Skrivelse med beslut att använda förköpsrätt skickas med

delgivning


Delgivningskvitto Registreras D Bevaras

Handlingar som skickas in till Inskrivningsmyndigheten Registreras D Bevaras Skrivelse samt kopior på delgivningskvitto

4 3 2 2 Expropriera mark

Köpekontrakt Se 2.6.4 Förvalta avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal

Köpebrev Registreras D Bevaras

Kartor Bevaras

Expropieringsavtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

4 3 3 Försälja fastighet Ex. Kommunal tomtkö

Fastighetsregister Bevaras

Uppdragsavtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal

Köpekontrakt med bilagor Se 2.6.4 Förvalta avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal

Tjänsteskrivelse

Registreras D

Bevaras

Skickas till KS tillsammans med köpekontrakt

Beslut (protokollsutdrag) samt köpekontrakt Registreras D Bevaras Beslutet från KS skickas till köparen tillsammans

med köpekontraktet. Ett påskrivet behålls av

kommunen i akten.

Verifikation på inbetalning Registreras D Bevaras

Köpebrev Registreras D Bevaras Skickas till köparen.

4 3 4 Byta fastighet Om man byter en fastighet mot en annan

fastighet i samband med ex. en omläggning av

väg. Markbytet sker genom fastighetsreglering

Överlåtelseavtal Registreras D Bevaras


Kvittens Registreras D Bevaras

Lantmäterihandlingar Registreras D Bevaras

Lagfartshandling Registreras D Bevaras

Överenskommelse Registreras D Bevaras

Miljö- och geotekniska undersökningar Registreras D Bevaras

Skuldebrev Registreras D Bevaras

4 3 5 Nyttjanderätt för fastighet Arrenden, tomträtt, nyttjanderätt av

fastighet/mark, servitut. OBS! fastighet och

mark är samma sak i lagstiftningen

4 3 5 1 Arrende

Ansökan om arrende Registreras D Bevaras

Arrendeavtal med bilagor Registreras D Bevaras Ex avtalskarta. Avtalskartan visar vilken fastighet

arrendet gäller.

Värdering Registreras D Bevaras Ligger till grund för arrendeavgiften. Ny värdering

görs inför nytt avtal

Uppsägning av arrende Bevaras Bevaras. Skickas till arrendator( i vissa fall med

delgivning). Uppsägning skickas minst 1 år innan

för bostadsarrende samt 6 månader för

lägenhetsarrende och anläggningsärende

Delgivningskvitto Registreras D Bevaras

Försäljning av byggnad på arrenderad mark I de fall som kommunen väljer att inte förvärva

byggnaden läggs förfrågan och andra handlingar i

ärendet på samma plats som arrendeavtalet.

Förfrågan från arrendator om kommunen vill förvärva byggnaden Registreras D Bevaras

Svar till arrendator i form av skrivelse Registreras D Bevaras

Köpekontrakt Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal


Avtal, övriga Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Ex tomträttsavtal, avtal gällande

förättningar och avtal med försvaret.

Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Ex tomträttsavtal, avtal gällande förättningar och

avtal med försvaret.

4 3 5 2 Servitut

Avtal (påskrivet) Skickas till Inskrivningsmyndigheten. Se

även 2.6.4 Förvalta avtal

Se anmärkning Skickas till Inskrivningsmyndigheten. Se även 2.6.4

Förvalta avtal

4 3 5 3 Utplåning av servitut

Ansökan skickas till Lantmäteriet Registreras D Bevaras Påskriven av alla parter

Bilagor Aktbilaga ex karta

Beslut från Lantmäteriet Registreras D Bevaras Beslut( om att utplåna servitut)

4 3 5 4 Nyttjanderätt tomt

4 3 6 Förvalta skogs- och lantbruksfastigheter

Skogsbruksplaner Registreras D Bevaras

Avtal med förvaltare Registreras på 2.6.4 Förvalta avtal. Registreras på 2.6.4 Förvalta avtal.

Årsredovisning

Registreras D

Bevaras

Innehåller vad som skett med skogen under ett år

samt samtliga verifikationer

Jakträttsupplåtelse


4 5 Byggnader och anläggningar4 5 1 Lokalbehov och förslag Beslut om pengar, upphandling i

styrelse/fullmäktige

Bostadsförsörjningsprogram Se 1.3.1 Styrande dokument Se 1.3.1 Styrande dokument

4 5 2 Byggprojekt Även besiktningar, garantier och säkerheter

Antagna anbud/offerter med tillhörande handlingar:

anbudsförfrågan, anbudsunderlag, anbudssammanställning m.m.

Se 2.6 Inköp och försäljning Se 2.6 Inköp och försäljning

Arkeologiska undersökningar, information rörande Registreras D Bevaras

Besiktningsprotokoll, kulturhistoriskt värdefulla byggnader Registreras D Bevaras

Delrapporter Registreras D Bevaras

Ekonomisk redovisning/budget Se 1.4 Planera och följa upp verksamheten Se 1.4 Planera och följa upp verksamheten

Entrepenadavtal/beställning Registreras D Bevaras

Fotografier,filmer Bevaras

Geotekniska grundundersökningar Registreras D Bevaras

Information rörande byggnader som p.g.a. sitt kulturhistoriska

värde inte får rivas eller förändras (byggnadsminnen etc.)

Registreras D

Bevaras

Information rörande projektplanering Registreras D Bevaras

Informationsmaterial egenproducerat Kan ingå som del i samrådsdokumentation

i en miljökonsekvensbeskrivning enligt

miljöbalken. Se 2.3.1 Internt

informationsmaterial

Se anmärkning Kan ingå som del i samrådsdokumentation i en

miljökonsekvensbeskrivning enligt miljöbalken. Se

2.3.1 Internt informationsmaterial

Korrespondens Registreras D om det tillför sakuppgift Bevaras Diareförs om det tillför sakuppgift

Modeller Bevaras

Planer, t.ex. riskanalys, sanerings- och miljöplaner m.m. Registreras D Bevaras

Program, broshyrer, affischer,annonser och övrigt

marknadsföringsmaterial

Se anmärkning Se 2.3.1 Internt informationsmaterial

Protokoll från sammanträden, byggmöten, projektmöten etc. Registreras D

Bevaras

Publikationer Se 3.4.1 Ge kommuninformation Se 3.4.1 Ge kommuninformation

Projektdagbok Bevaras

Ritningar, relationsritningar,plan-, fasad- och sektionsritningar

Bevaras

Slutbesiktningar Registreras D Bevaras

Slutrapport/besiktningsrapport Registreras D Bevaras

Tekniska beskrivningar av projektet Registreras D Bevaras

Pressklipp Bevaras

Uppdragshandlingar och projektdirektiv Registreras D Bevaras

Utlåtanden som inhämtats från utomstående Registreras D

Bevaras

Kan ingå som del i samrådsdokumentation i en

miljökonsekvensbeskrivning enligt miljöbalken

Utredningar och förstudier som ligger till grund för projektet Registreras D

Bevaras

Utvärderingar Registreras D Bevaras

Övrig dokumentation om projektet Diareförs om det tillför sakuppgift Bevaras Diareförs om det tillför sakuppgift

Avtal avseende byggprojekt Registreras D Bevaras

Ansökan och tillstånd för sprängning och för explosiva varor Registreras D Gallras vid inaktualitet

Besiktningsprotokoll Registreras D Gallras 10 årefter

garantitidens utgång

För byggnader som bedöms ha ett kulturhistoriskt

värde bör protokollet bevaras

Dokumentation avseende instruktioner för drift och underhåll Gallras vid inaktualitet

(Bevaras så länge

anläggningen är i drift)

Vid avslut av projekt bör dessa handlingar

överföras till drifts- och underhållsavdelning

Ekonomiska kalkyler Gallras 10 år efter


Icke antagna anbud Se 2.6 Inköp och försäljning Se 2.6 Inköp och försäljning

Information från leverantörer Gallras vid inaktualitet

Rutinmässig korrespondens Gallras vid inaktualitet

Sprängjournaler Gallras 10 årefter


Tidplan Gallras efter 2 år

Tjänsteanteckningar och underlag Gallras vid inaktualitet Som inte tillför sakuppgift

Övriga ansökningar och tillstånd Gallras vid inaktualitet

Konsulthandlingar Bevaras när de rör byggnader av

kulturhistoriskt värde som inte får

förändras eller rivas.

10 år efter


Bevaras när de rör byggnader av kulturhistoriskt

värde som inte får förändras eller rivas.

4 5 3 Anpassa för hyresgästerAvser

end. En

fastighet

Toffelma

karen 3

4 5 4 Uthyrning Även bostadsförmedling samt uthyrning av

bostäder till nyanlända

Hyreskontrakt Gallras 2 efter

upphörande

Felanmälan Gallras vid inaktualitet

Klagomål Se 1.5.4 Synpunkter och klagomål Se anmärkning Se 1.5.4 Synpunkter och klagomål

Nyckelkvittenser Se 5.5.1 Skydda byggnader och egendom Se anmärkning Se 5.5.1 Skydda byggnader och egendom

Hyresförhandlingar Registreras D Bevaras

Varningsbrev Gallras efter 2 år

Uppsägningar Gallras efter 2 år

Besiktningsprotokoll rörande uthyrning Gallras efter 2 år

Register över lås och nycklar Se 5.5.1 Skydda byggnader och egendom Se anmärkning Se 5.5.1 Skydda byggnader och egendom

Hyresregister Uppdateras löpande

4 5 5 Inhyrning

Avtal och kontrakt Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal.

4 5 6 Underhålla Reparationer, målning, tapetsering o dyl. Sådant

som inte ingår i den dagliga skötseln av

fastigheten.

4 5 7 Drift och skötsel Återkommande kontroller. Brandtillsyn,

ventilationskontroll, tillsyn av hissar, elrevision,

den dagliga skötseln

4 5 7 1 Kontroller av ventilation (OVK)Register över ventilationskontroller BevarasBesiktningsprotokoll Gallras när nytt

godkänt protokoll har

upprättatsFöreläggande från nämnden Gallras när ärendet

avslutats och tvist ej

pågår

4 5 7 2 Kontroller av hissar

Besiktningsprotokoll från kontrollorgan Registreras D Gallras när ärendet


pågår

Intyg från besiktningsorgan att brist åtgärdats Registreras D Gallras när ärendet


pågår

4 5 9 Dokumentera fastighet Ritningsmaterial och handlingar specifikt för de

egna fastigheterna och byggnaderna som

uppdateras löpande. Här hanteras även ev

tillstånd och registreringar som krävs för

fastigheter som myndigheter äger.

Ritningar, relationsritningar,plan-, fasad- och sektionsritningar Bevaras

Avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal. Nyttjanderättsavtal

eller arrendeavtal

Se 2.6.4 Förvalta avtal. Nyttjanderättsavtal eller

arrendeavtal

Ej utnyttjande pantbrev Bevaras

Energibesiktning Bevaras

Garantibesiktningar Bevaras

Gravationsbevis Bevaras

Information rörande förorenad mark Bevaras

Inskrivningsbevis Bevaras

Kvitto på köpeskillningen Bevaras

Köpeavtal, köpkontrakt, köpebrev Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Lagfartsbevis Registreras D Bevaras

Lantmäteriförrättningar Registreras D Bevaras

Protokoll skyddsrond Bevaras

Servitutavtal Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Slutbesiktningsprotokoll Registreras D Bevaras

Taxeringsbevis Bevaras

Vägsamfälligheter, handlingar rörande Registreras D Bevaras

Tillstånd/anmälan/registering Registreras D Bevaras Ex. miljöfarlig hantering, ny verksamhet

Överenskommelse/avtal om fastighetsreglering Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Fastighetsdeklaration Gallras 5 år efter ny

fastighetstaxering

Fastighetsförsäkringar Se 5.6.2 Försäkra egendom Se 5.6.2 Försäkra egendom

Fastighetstaxering Gallras 5 år efter ny

fastighetstaxering

Garantibrev Gallras 2 år efter

upphörande

Sotningsprotokoll Gallras vid inaktualitet

4 5 10 Externa fastigheter Fastigheter som ej tillhör kommunen. OBS!

Fastigheter definieras juridiskt som allt från

mark, skog, fornlämningar till byggnader.

Anmälan och beslut om att byggnad blivit kulturminnesmärkt Registreras D Bevaras Kommer från Länsstyrelsen för kännedom

Ansökan och beslut om bidrag till kulturminnesmärkt byggnads

ombyggnad/renovering

Registreras D Bevaras Kommer från Länsstyrelsen för kännedom

Beslut om tillstånd till ingrepp i fast fornlämning Registreras D Bevaras Kommer från Länsstyrelsen för kännedom

Avisering/underrättelse från lantmäteriet om förändrade

fastighetsenheter

Gallras efter 2 år

4 6 Gator, vägar och torg4 6 1 Planera gator och vägar Ex. gång- och cykelväg, gatubelysning, skyltning

Planer

Se anmärkning Se 1.5.3 Säkra och förbätta verksamhetskvalitet

Program Registreras D Bevaras

Utredningar Registreras D Bevaras

In- och utgående skrivelser

Registreras D om det är en skrivelse av vikt

och bevaras Gallras vid inaktualitet

Kartor Bevaras

Statistik

Se anmärkning Se 1.5.3 Säkra och förbätta verksamhetskvalitet

Yttranden Registreras D Bevaras


4 6 2 Anlägga gator och vägar

Anbud/offerter, ej antagna Se 2.6 Inköp och försäljning Se anmärkning Se 2.6 Inköp och försäljning


Projektering Registreras D Bevaras

Program Bevaras OBS! Arbetsprogram kan gallras

Geotekniska undersökningar Registreras D Bevaras

Avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Arkeologiska undersökningar Registreras D Bevaras

Överenskommelser

Registreras D

Gallras vid inaktualitet

Statistik Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Planer Registreras D Bevaras

Kontrakt Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal.


Månadsjournaler/ rapporter Gallras efter 2 år Bevaras om statistik ej görs för motsvarande

uppgifter

Anbud/offerter, antagna Se 2.6 Inköp och försäljning Se anmärkning Se 2.6 Inköp och försäljning

Kartor Bevaras

4 6 3 Underhålla gator och vägar Felanmälan, snöröjning, gatusopning, gång- och

cykelvägar

Månadsjournaler/ rapporter Gallras efter 2år Bevaras om statistik ej görs för motsvarande

uppgifter

Lokala ordningsföreskrifter Se 1.3.1 Styrande dokument Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument

Broliggare, dokumentation rörande broar Bevaras

Planer för gatubelysning, ombyggnader, drift och underhåll av

vägar

Bevaras

Trafikmätningar Bevaras

Besiktningsprotokoll efter sprängning, grävning Gallras efter 10 år

Flytt av fordon, dokumentation om Gallras efter 10 år

Tillstånd vid grävning Gallras 2 år efter

garantitidens utgång.

Beställning av återställning av schakt, grävning, asfalt, och dyl. Gallras efter 2år

4 6 4 Enskilda vägar

Avslagna ansökningar Registreras D Bevaras


Överklagande av beslut Registreras D Bevaras

Register över enskilda vägar Bevaras

Ansökan om bidrag med begärda dokument Registreras D Gallras efter 10 år

Beviljade ansökningar Registreras D Bevaras

4 6 5 Anmälan om tillstånd enligt ordningsföreskrifter Ex upplåtelse av allmän plats, grävtillstånd,

affischeringstillstånd, skyltar, tillfällig

övernattning, offentliga tillställningar,

eldningstillstånd

4 6 5 1 Grävningstillstånd

Ansökan Registreras D Gallras efter 5 år

Utredning Gallras vid inaktualitet


4 6 5 2 Upplåtelse av allmän plats




Tillståndsbevis Gallras efter 2 år

Polistillstånd Gallras vid inaktualitet

Kvitton Gallras efter 10 år

Lista över försäljare Gallras vid inaktualitet

Lista över platsfördelning Gallras vid inaktualitet

Lokal trafikföreskrift Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument

4 6 5 3 Affischeringstillstånd




4 6 5 4 Tillstånd för skylt




4 6 5 5 Offentliga tillställningar




4 6 5 6 Eldningstillstånd

4 6 5 7 Yttrande tillfällig övernattning Räddningstjänsten

Anmälan Registreras D Bevaras

Yttrande angående olika ansökningar Registreras D Bevaras

Kopia av beslut från myndighet Registreras D Bevaras

Yttrande offentliga tillställningar Registreras D

Anmälan Registreras D Bevaras

Yttrande angående olika ansökningar Registreras D Bevaras

Kopia av beslut från myndighet Registreras D Bevaras

4 6 6 Fysisk tillgänglighet


Program Registreras D Bevaras




Anmälningar Registreras D Bevaras

Avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Kartor Bevaras

Rapporter över åtgärder Registreras D Gallras efter 2 år

Kontrakt Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Avstängning av vägar i samband med byggnation Registreras D Bevaras

4 6 7 Parkering/parkeringsplatser Inkluderar även garage

4 7 Parker och grönytor4 7 1 Planera parker och grönytor Planera och anlägga parkområden och

planteringar, skötsel av grönytor, besiktning,

springbrunnar och vattenanläggningar. Även

hundrastgårdar och speciella hundlekplatser

ingår här.

4 7 2 Anlägga parker och grönytor

4 7 3 Förvalta parker och grönytor

Program Bevaras Arbetsprogram kan gallras


Anmälan om skadegörelse Se 5.7 Skade- och tillbudsrapportering Se anmärkning Se 5.7 Skade- och tillbudsrapportering



Beskrivningar/ kartor över planteringar och växtval Gallras vid inaktualitet

Anbud/offerter, ej antagna Se 5.7 Skade- och tillbudsrapportering Se anmärkning Se 2.6 Inköp och försäljning

Rapporter över åtgärder Vid inaktualitet



Avtal om parker och grönområden Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Överenskommelser

Överenskommelse av vikt registeras och

bevaras. Gallras efter 2 år Överenskommelse av vikt registeras och bevaras.


Kartor och ritningar Bevaras

Kontrakt Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Månadsjournaler/ rapporter Gallras efter 2 år Bevaras om statistik ej görs för motsvarande

uppgifter

Skötselplaner Gallras efter 2 år

4 8 Lekplatser Planera och anlägga lekplatser, skötsel och

funktionskontroll

4 8 1 Planera lekplatser



Kartor Bevaras

4 8 2 Anlägga lekplatser


Ritningar Bevaras

4 8 3 Förvalta lekplatser

Tillsynsprotokoll Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Rapporter över åtgärder Gallras efter 2 år

Skötselplaner

Gallras 2 år efter

upphörande

Felanmälan

Gallras 2 år efter

åtgärd

4 9 Trafik och kommunikationer4 9 1 Planera trafik

Medborgaförslag Se 1.2.2 Offentlig dialog Se anmärkning Se 1.2.2 Offentlig dialog

Synpunkt/klagomål Se 1.5.4 Synpunkter och klagomål Se anmärkning Se 1.5.4 Synpunkter och klagomål

Remisser Remisser och yttranden som hör till

verksamheten.

Remiss/begäran om yttrande Registreras D Bevaras 2

Yttrande/svar Registreras D Bevaras 2

Ta Planer

Ansökan "Ta plan" Registreras D Bevaras 3 Särskild blankett

Granskar/godkänner Registreras D Bevaras 3

Trafikanordningsplaner Registreras D Bevaras

4 9 2 Trafikföreskrifter och tillstånd Lokala trafikföreskrifter gällande gator och

vägar. Parkeringstillstånd, dispenser,

bortforsling av fordon mm

4 9 2 1 Trafikföreskrifter


Yttranden Registreras D Bevaras


Antagna föreskrifter Registreras D Bevaras

Tillfälliga lokala trafikföreskrifter Gallras efter 2 år eller

när föreskrift är

antagen

4 9 2 2 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade Bevaras för forskning. Allt utom beslutet

kan gallras om man vill 1 år efter beslutet

fattats. Tänk dock på att

parkeringstillstånd kan gälla i upp till 5 år.

Ansökan med foto Registreras D Bevaras OSL kap 26 § 1 3

Läkarintyg Registreras D Bevaras OSL kap 26 § 1 3

Begäran om kompletteringar

Registreras D

Bevaras

OSL kap 26 § 1 3 Kan gälla personlig kontakt, telefonkontakt,

läkarutlåtande

Beslut Registreras D Bevaras 3 Delegationsbeslut registreras och bevaras

Avslag och besvärshänvisning Registreras D Bevaras 3 Översändes tillsammans med avslagsbeslut.

Överklagande Registreras D Bevaras

4 9 2 3 Övervakning

Ansökan Registreras D Bevaras Ex. trafikövervakning/parkeringsövervakning

gjord av företag för kommunens räkning


Tillstånd Registreras D Bevaras

Avslag Registreras D Bevaras


Överklagande Registreras D Bevaras

4 9 2 4 Felparkering Sköts av polis och företag för kommunens räkning

Felparkeringsavgifter Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument

Statistik Gallras vid inaktualitet 1 Skickas till Transportstyrelsen

4 9 2 5 Flytt av fordon

Flytt av fordon, underlag för beslut Registreras D Gallras efter 10 år 3 Inkommer från polis och bevakningsföretag

Flytt av fordon, protokoll Registreras D Gallras efter 10 år 3

4 9 2

6 Nyttoparkeringstillstånd

Tillämpas

inte

Ansökan Registreras D Gallras efter 10 år 2

Beslut/kort Registreras D Bevaras 2

Avslag och besvärshänvisning Registreras D Bevaras 2

Överklagande Registreras D Bevaras 2

4 9 2 7 Transporttillstånd

Ansökan, utfärda transporttillstånd

Registreras D

Bevaras

2 Ansökan om transporttillstånd kommer från

åkerier

Beslut Registreras D Bevaras 2

Begäran om yttranden angående transport Registreras D Bevaras 2 Kommer från andra myndigheter

Yttrande Registreras D Bevaras 2

4 9 2

8 Tillfälliga parkeringstillstånd/dispenser 2

Tillämpas

inte

Ansökan om dispens Gallras efter 10 år 2

Beslut/kort Bevaras

4 12 Energiförsörjning El, gas, kyla och fjärrvärme. alternativ energi

4 12 1 Planera och utreda energiförsörjning

Energibesparing, handlingsplan 1.5.3 Säkra och förbättra

verksamhetskvalitet

Se anmärkning

1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet

Energiplanering 1.5.3 Säkra och förbättra

verksamhetskvalitet

Se anmärkning


Energiplaner med miljökonsekvensbeskrivning 1.5.3 Säkra och förbättra

verksamhetskvalitet

Se anmärkning


Fjärrvärme, årsrapport Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning Se anmärkning Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning

Klimatstrategier Se 1.3.1 Styrande dokument Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument

Miljöanalys, miljörapport Registreras D Bevaras

Pressklipp Bevaras

Taxor, fastställda Se 1.3.1 Styrande dokument Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument

Utredningar och rapporter Registreras D Bevaras

Övrig information av betydelse för ärende Registreras D Bevaras

Beredskapsplaner för energiförsörjning


Information rörande beredskapslagring Gallras efter 5 år

Katastrofplan



Kartor Bevaras

4 12 2 Producera energi

End från

sol-celler

Pilen 12

Intyg, återkommande besiktningar av produktion Registreras D Bevaras Fjärrvärme

Koncessionshandlingar Registreras D Bevaras Underlag kan gallras

Loggböcker Bevaras

Fotografier, dokumentation Bevaras

Miljödata från produktionsanläggningar Bevaras

Serviceprotokoll, kalibrireringsprotokoll Bevaras

Statistik från produktionsanläggningar Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Statistik övrig, egenproducerad, sammanställning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Strömavbrott sammansställning, information rörande Bevaras Underlag till sammanställningen gallras vid

inaktualitet

Tillstånd och beslut Registreras D Bevaras

Utredningar och rapporter Registreras D Bevaras

Kontrollbesiktningar för anläggningar rörande fjärrvärme Registreras D Gallras 10 år efter

upphörande

Underlag för koncessionsansökan Gallra efter 2 år

Anmälan komplement

Registreras D Gallras 10 år efter

upphörande

Ex pelletspanna

Besiktningsprotokoll efter sprängning, grävning Gallras efter 10 år

4 13 Kommunikationsnät Tv, radio, tele, webb, bredband

4 13 1 Planera och utreda nät för elektronisk kommunikation

Markvärderingsprotokoll Registreras D Bevaras

Koncessionshandlingar Registreras D Bevaras

Ledningsrättsavtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Slutbesiktningar Registreras D Bevaras

Projektplan Registreras D Bevaras

Genomförandeplan Registreras D Bevaras

Kommunikationsplan Registreras D Bevaras

Ansökan om finansiellt stöd Registreras D Bevaras

Markupplåtelseavtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Markanvisningar Registreras D Bevaras

Markavtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Fiberbeställning Bevaras

Avtal med entreprenörer Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Besiktningsprotokoll Bevaras

Informationsmaterial Se 3.4.1 Extern kommuninformation Se anmärkning Se 3.4.1 Extern kommuninformation

Löpande uppföljning/ loggbok Bevaras

Slutredovisning Registreras D Bevaras

Kartunderlag Bevaras

Kartor Bevaras

Ledningsritningar Bevaras

4 13 3 Förvalta kommunikationsnät Drift och underhåll med mera

Felrapporter Registreras D Bevaras

Uppföljningsrapporter Registreras D Bevaras

Garantibesiktningar Bevaras

Översiktskartor Registreras D Bevaras

Avbrottsrapport Gallras efter 5 år

Besiktningsprotokoll, övriga Gallras vid inaktualitet När ny besiktning utförts eller problem åtgärdats

Principschema Gallras vid inaktualitet T ex noder. Revideras fortlöpande.

Fiberkartor Gallras vid inaktualitet Revideras fortlöpande.

Förteckning över IP-adresser Gallras vid inaktualitet Revideras fortlöpande.

Skadeanmälningar Se 5.7 Skade- och tillbudsrapportering Se anmärkning Se 5.7 Skade- och tillbudsrapportering

4 13 4 Bygga ut kommunikationsnät

4 13 5 Ansluta till kommunikationsnät

Beställningsdokumentation Registreras D Gallras efter 2 år

Avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

4 14 Vatten och avlopp4 14 1 Planera och utreda vatten och avlopp Vattentäkter, verksamhetsområde för vatten-

och avloppsanläggning

Föreskrifter från myndigheter (som gäller den egna

verksamheten)


Informationsbroschyrer, egenproducerade Se 3.4.1 Ge kommuninformation Se anmärkning Se 3.4.1 Ge kommuninformation

Protokoll/minnesanteckningar från driftsmöten med

entrepenörer

Registreras D Bevaras Om de tillför sakuppgift

Skrivelser mellan fastighetsägare och VA-verk Registreras D Bevaras

Skyddsbestämmelser för vattentäkt Registreras D Bevaras

Tillståndsansökningar med beslut Registreras D Bevaras

Underhållsprogram Registreras D Bevaras

VA-plan Se 1.3.1 Styrande dokument. Rör

kommunens långsiktiga och strategiska VA-

planering. Se anmärkning

Se 1.3.1 Styrande dokument. Rör kommunens

långsiktiga och strategiska VA-planering.

VA-taxa Se 1.3.1 Styrande dokument. Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument.

Vatten och avloppsutredningar Registreras D Bevaras

Vattenmål. Avgjorda domar i vattendomstol, som rör de egna

vattentäkterna


Vattenskyddsområde, information rörande Registreras D Bevaras

Verksamhetsområde för allmän vatten- och avloppsanläggning 1.5.3 Säkring och förbättring av

verksamhetskvalitet Se anmärkning

1.5.3 Säkring och förbättring av

verksamhetskvalitet

Årsrapporter över vatten- och avloppsanläggningar Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning Se anmärkning Se 1.4.1 Mål- och ekonomistyrning


Ansökan om anslutning Registreras D Bevaras


Projektering och projekthandlingar Registreras D Bevaras

Analysresultat Bevaras

Rapporter över åtgärder Registreras D Bevaras

Statistik Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Planer Se 1.5.3 Säkra och förbättra

verksamhetskvalitet

Se anmärkning Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet

Avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Uppsägning Registreras D Bevaras

Incidentrapporter Registreras D Bevaras

Ansökningar om vattentäkt Registreras D Bevaras


Kartor Bevaras

Kontrakt Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal


Månadsjournaler/ rapporter Bevaras

Dokumentation, fotografier m.m. Bevaras

Ritningar Bevaras

Geotekniska grund- undersökningar Registreras D Bevaras

Externa utlåtanden Registreras D Bevaras

Handlingar rörande byggnadsminnen Diarieförs och bevaras om de berör

byggnadsminnen eller andra

kulturhistoriskt viktiga byggnader/platser.

Bevaras Diarieförs och bevaras om de berör

byggnadsminnen eller andra kulturhistoriskt

viktiga byggnader/platser.

Besiktningsprotokoll Registreras D Bevaras Bevaras när de rör byggnader som pga sitt

kulturhistoriska värde inte får förändras

Konsultavtal Ska registreras på 2.6.4 Förvalta avtal. Kan

gallras 10 år efter garantitidens utgång.

Se anmärkning Ska registreras på 2.6.4 Förvalta avtal. Kan gallras

10 år efter garantitidens utgång.

4 14 2 Producera dricksvatten Driva och förvalta vattenverk, kontrollera

dricksvatten och rapportera till

tillsynsmyndighet

Larm/Larmrapport Bevaras 3

Analysresultat av dricksvatten, externt Bevaras 3

Analyser, eget labb Bevaras 3

Driftjournaler för vattenverk Bevaras 2

4 14 3 Förvalta ledningsnät Drift och underhåll med mera

Anläggningsdokumentation gällande drift och underhåll Registreras D Bevaras

Besiktningsprotokoll, slut- och garantibesiktning Registreras D Bevaras

Ledningsavtal, tillstånd att korsa med VA-ledningar Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Ledningskartor Kan gallras vid mindre förändringar. Bör

dock bevaras med jämna intervall.

Bevaras Kan gallras vid mindre förändringar. Bör dock

bevaras med jämna intervall.

Loggböcker Bevaras

Läcksökning, rapporter Registreras D Bevaras

Vatten- och avloppregister Bevaras

Besiktningsprotokoll Gallras efter 10 år Till exempel sprängning, brunnsborrningar m.m.

Driftjournaler Gallras efter 10 år.

Larmrapporter SOS

Se 5.5.1 Skydda byggnader och egendom

Se anmärkning

Se 5.5.1 Skydda byggnader och egendom

Ledningsregister Gallras vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt.

Minnesanteckningar, protokoll från olika möten Om det inte tillför sakuppgift då ska de

bevaras

Gallras efter 2 år Om det inte tillför sakuppgift då ska de bevaras

Provnings- protokoll, vattenmätare Gallras vid inaktualitet

Register över vattenmätarbyten Gallras efter 5 år

Rörinspektioner Gallras vid inaktualitet

Underhållsprogram Gallras efter 2 år eller

tills ny gjorts.

Planerat underhåll

Ansökan om tillstånd för miljöfarlig verksamhet Registreras D Se anmärkning Se 6.1.1 Miljöfarlig hantering eller verksamhet

Miljörapporter Bevaras

4 14 4 Bygga ut ledningsnät

Servitutavtal Bevaras 2

Uppgifter om debiterade anläggningsavgifter Bevaras 2

Sprängtillstånd/ sprängupplags- tillstånd Bevaras 3

Besiktningsprotokoll, sprängning Bevaras 2

Schaktningstillstånd Gallras efter 1 år. 1

4 14 5 Ansluta till nät för vatten och avlopp Anslutning, ändring eller tillbyggnad av vatten

och avlopp

Ansökan Registreras V Bevaras 1 Förvaras i VA-akt per fastighet

Utredningar, enskilda servisanslutningar Registreras V Bevaras Förvaras i VA-akt per fastighet

In- och utgående skrivelser Bevaras

Förvaras i VA-akt per fastighet. Bör delas upp i typ

av skrivelse

Faktura, anläggningsavgifter Registreras V Bevaras 2 Förvaras i VA-akt per fastighet

Inbetalning, anläggningsavgift Registreras V Bevaras Förvaras i VA-akt per fastighet. Har bevisvärde

därför det bevaras.

Avtal utanför VO Registreras D Bevaras 2 Ska registeras på 2.6.4 Förvalta avtal. Förvaras i

VA-akt per fastighet

Förbindelsepunktkarta Bevaras 2 Förvaras i VA-akt per fastighet

Servitutavtal mellan fastighetsägare och VA-verket Registreras D Se anmärkning 2 Ska registeras på 2.6.4 Förvalta avtal. Förvaras i

VA-akt per fastighet

Skrivelser från och till fastighetsägare

Bevaras

Förvaras i VA-akt per fastighet. Bör delas upp i typ

av skrivelse

Avtal, industrianslutningar Registreras D Bevaras 2

Avtal, sprinkler Registreras D Bevaras 2

4 14 6 Försälja dricksvatten

Abbonentregister Se anmärkning 3 Uppdateras löpande

4 14 6 1 Stänga av vatten Bör meddelas Socialförvaltningen

Avstängningshot, meddelande om Registreras V Gallras efter 5 år 3

Bestridande av avstängning Registreras D Bevaras 3

Beslut av domstol Registreras D Bevaras 2

4 14 6 2 Vattenmätare

Uppgift om mätaravläsning Registreras V Gallras vid inaktualitet 1

Information om mätarbyte Registreras V Gallras vid inaktualitet 2

Mätarbyten Registreras V Gallras vid inaktualitet 2

4 14 7 Rena avloppsvatten Driva och förvalta reningsverk, kontrollera

avloppsvatten, rapportera till tillsynsmyndighet

Analysrapport för avlopp Gallras efter 2 år 2

Interna analyser Gallras efter 2 år 2

Driftjournaler Gallras efter 5 år 2

Anmäla/informera tillsynsmyndighet Se 1.8.2 Tillsyn Bevaras 2 Se 1.8.2 Tillsyn

Mijörapporter avlopp Registreras D Bevaras 1

Inrapportering i SMP, Svensk miljörapporteringsportal - Kommuner rapporterar in uppgifter i denna

portal för uppföljning av ex.tillsynsmyndighet

4 15 Avfall och återvinning4 15 1 Avfall

Avtal

Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal Avser

avtal

mellan

kommun

och

bolag.

Avfallsplan

Se anmärkning

Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet

Avfallsrapporter/miljörapporter Registreras D Bevaras

Besiktningsprotokoll, slutbesiktning Registreras D Bevaras

Beslut om sluten tank, lösningsmedel, brandfarlig vara

Se 6.1.1. Miljöfarlig hantering eller

anläggning

Se anmärkning Se 6.1.1. Miljöfarlig hantering eller anläggning

Deponiplan

Se 1.5.3 Säkring och förbättring av

verksamhetskvalitet

Se anmärkning Se 1.5.3 Säkring och förbättring av

verksamhetskvalitet

Driftjournaler, dagböcker Bevaras T.ex. över reningsverk, avloppsstationer

Kommunens organisation för transporter av miljöfarligt avfall Se 1.3.1 Styrande dokument.

Se anmärkning

Se 1.3.1 Styrande dokument.

Polisanmälningar, sammanställning Se 1.3.1 Styrande dokument. Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument.

Renhållningsordning

Se 1.5.3 Säkra och förbättra

verksamhetskvalitet

Se anmärkning

Se 1.5.3 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet

Renhållningstaxa Se 1.3.1 Styrande dokument. Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument.

Skadestånd, ersättning, information rörande Registreras D Bevaras

Tillståndsansökningar med beslut Registreras D Bevaras

Utredningar, inventeringar Registreras D Bevaras

Vattenanalyser Bevaras

Årsstatistik, avfallsmängder Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet Se anmärkning Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

Besiktningsprotokoll, övriga

Gallras vid inaktualitet T.ex. vid upprättande av ny besiktning.

Dagliga rapporter från vaktbolag Gallras efter 2 år

Detaljplane- och bygglovsremisser Se anmärkning Se 4.4.2 Bygglov

Driftspersonaldokumentation, ansvar för felavhjälpning Gallras vid inaktualitet

Driftinstruktioner till anläggningar Gallras vid inaktualitet

Förvaras så länge anläggningen är i drift

Driftsuppföljning, driftsdokumentation Gallras vid inaktualitet

Förvaras så länge anläggningen är i drift

Tekniska specifikationer Gallras vid inaktualitet

Redovisning, farligt avfall Gallras efter 10 år.

4 15 2 Renhållning

Ansökan och beslut om dispens från kärlplaceringsvillkoret Registreras D Bevaras

Dispenser från sop- och latrinhämtning Registreras D Bevaras

Entreprenörsavtal med utförare Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Uppsagda renhållningsavtal Se 2.6.4 Förvalta avtal Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal

Allmänna förfrågningar om avfallshantering Gallras vid inaktualitet

Anmälan och beslut om kompostering av matavfall Gallras efter 10 år. Innehåller anmälan, ritning, beskrivning och

skrivelse med beslut

Ansökan och beslut om upphåll i hämtning Gallras 2 år efter

uphörande

Innehåller ansökan och delegationsbeslut

Ansökan och beslut om dispens delad behållare Gallras 2 år efter

uphörande

Innehåller ansökan och delegationsbeslut

Ansökan och beslut om hämtning av matavfall Gallras efter 10 år. Innehåller ansökan och delegationsbeslut

Abonnentregister Gallras efter 2 år Under ständig bearbetning

Avtal om uppställning av container Gallras efter 2 år Efter utgången avtalstid

Beslut om föreläggande/ förbud Gallras efter 10 år.

Underlag till sammanställningar av rapportering från

samordningsentreprenör

Gallras efter 2 år

Sammanställningar bevaras

Uppsägning av hämtning och behandling Gallras efter 10 år.

Ändringsmeddelande om ändrad hämtning av entreprenör

Gallras efter 10 år.

Beställningar hämtningar med mera Gallras efter 10 år. Underlag till faktura

4 15 3 Sortering och återvinning

Entreprenörsavtal med utförare Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal


Återvinningscentral, återvinningsstation

4 16 2 Fiskodling

Ansökan om att starta fiskodling Registreras D Bevaras


4 16 3 Utplantera fisk

Ansökan om att få planera ut fisk Registreras D Bevaras


4 16 4 Reduktionsfiske

4 17 Sanering4 17 1 Marksanering Avs.

egna

fastigh.

4 17 2 Industrisanering

4 17 3 Fastighetsanering

Mögel, lukt, klotter, asbest, PCB

Avs.

egna

fastigh.

4 17 4 Brandskadesanering Avs.

egna

fastigh.

4 17 5 Kemikaliesanering Avs.

egna

fastigh.

4 17 6 Vattenskadesanering


Processgrupp/huvudprocess , D

Handlingstyp

Kommentarer



säkerhetsklassning

1=Lindrig skada

2=Kännbar skada

3=Allvarlig skada

4=Skada för rikets

säkerhet, samhällsviktig

funktion

Förvaringsplats/registrering

(verksamhetssystem,


digital information och/eller

närarkiv eller mellanarkiv för

papper)

Ansvar (nämnd,


Original/kopia

(analogt eller digitalt,

avvikelser markeras)

Sortering (vid

analog arkivering)


informationen inte

längre behövs i

verksamheten)

Anmärkning

A B C D

5 TRYGGHET OCH SÄKERHET

5 1 Skydd mot olyckor5 1 1 Insatser vid olyckor Räddningstjänsten

5 1 1 1 Övning

Ansökan om större övning Registreras D Bevaras Versamhetssystem Daedalos Ex tillsammans med länsstyrelse, landsting och

försvarsmakten

Elda hus MBN Gallras vid

inaktualitet

Övningsrapporter Registreras V Gallras på papper

efter 2 år och i

databas efter 10 år

Servern Vad man övat och vilka som varit med på övningarna.

Kan också heta aktivitetsrapport.

5 1 1 2 Utryckning

Blankett om bevakning om avslutande av

räddningsinsats/efterbevakning

Registreras D Bevaras Verksamhetssystem

Daedalos

Däri ingår även beslutet om avslutande av insats.

Beslut om ingrepp i annans rätt och

tjänsteplikt

Registreras D Bevaras Finns i händelserapporten

Resursförteckning Finns i händelserapporten

Insatsplanering Gallras vid

inaktualitet Verksamhetssystem Daedalos

Händelserapporter/insatsrapporter Registreras D Bevaras Verksamhetssystem Daedalos Ska sparas med bilagor

Underlag för insats/utryckningar Gallras efter 2 år. Bevaras? T.ex. delrapporter, tidrapport från SOS

Restvärdesräddning, rapport Registreras D Kopior gallras efter

2 år. Original efter

10 år Verksamhetssystem Daedalos

Ex bansanering och vägsanering, efterbevakning

5 1 2 Arbeta förebyggande mot olyckor

5 1 2 1 Tillstånd Brandfarlig och explosiv vara Registreras D


Verksamhetssystem

Daedalos/Mellanarkiv

Med brandfarliga varor avses brandfarliga gaser och

vätskor samt brandreaktiva varor, medan explosiva

varor omfattar explosiva ämnen, blandningar och

föremål. Tillstånd enligt LBE. Då tillkommer även

särskilda krav om utredning om risker, kompetens

och föreståndare. Även överföring och import av

explosiva varor är tillståndspliktig.

Ansökan Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Yttrande/utredning Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Beslut om tillstånd, med föreskrifter Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Register över tillstånd

Bevaras Verksamhetssystem


Förelägganden från nämnden

Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Utdrag ur register Gallras när ärendet

avslutats

Ex. polisregister

5 1 2 2 Tillsyn brandfarliga och explosiva varor

LBE

Ansökan


Verksamhetssystem


Beslut


Verksamhetssystem


Tillsynsprotokoll LBE * Vi andvänder

tjänsteanteckningar

Bevaras Verksamhetssystem


Lagen om brandfarlig och explosiv vara

Intyg Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Uppföljning av tillsyn Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Föreläggande Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Överklagande Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Yttrande Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Beslut från andra myndigheter Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Register över objektstillsyn Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


5 1 2 3 Tillsyn Lagen om olyckor LSO

Tillsynsprotokoll LSO * Vi andvänder

tjänsteanteckningar Bevaras

Verksamhetssystem

Daedalos/Mellanarkiv Lagen om skydd mot olyckor

Brandskyddsdokumentation Registreras D Verksamhetssystem

Daedalos/Mellanarkiv Se 5.5.2 Systematiskt brandskyddsarbete

Intyg Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Uppföljning av tillsyn Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Föreläggande Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


Överklagande Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem



Bevaras

Verksamhetssystem


Beslut från andra myndigheter Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem


5 1 2 4 Sotning

Ansökan Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem



Bevaras

Verksamhetssystem


Beslut Registreras D

Bevaras

Verksamhetssystem

Daedalos/Mellanarkiv Medgivande om "egensotning"

Avtal med entreprenör som ska sköta

sotningsverksamheten

Registreras D Bevaras Verksamhetssytem Evolution Se även 1.5.7 Juridiska handlingar

Föreläggande Bevaras Hos entreprenären

Meddelande om nyttjandeförbud Bevaras Hos entreprenären

Besiktningsprotokoll Bevaras Hos entreprenären

Register över behöriga kontrollanter Bevaras Hos entreprenären

Register över sotningsobjekt (kontrollbok)

Bevaras Hos entreprenären

5 1 2 5 Hantera risker kring bl.a. olyckor Rör brand, vattenolycka, översvämning, naturolycka,

farligt gods och trafik

Begäran om riskanalys


Verksamhetssystem

Daedalos

5 1 2 6 Automatlarm

Automatlarmsavtal Se 2.6.4 Förvalta avtal. Kan

gallras 2 år efter det att de löpt ut

Se anmärkning Dagarkiv

Uppsägning av automatlarmsavtal Se 2.6.4 Förvalta avtal. Kan

gallras 2 år efter det att de löpt ut

Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal. Kan gallras 2 år efter det att

de löpt ut

5 1 2 7 Utbilda

Offertförfrågan Bevaras

Avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Utbildningsbeskrivning Bevaras

Kursanmälan Gallras vid

inaktualitet

Deltagarlista Bevaras Mellanarkiv

Diplom Se anmärkning Original ges till deltagaren. Ex. sota själv,

brandskyddsutbildning

Certifikat Original ges till deltagaren. Ex.

Heta arbeten och Hjärt-

Lungräddning

Se anmärkning

Mellanarkiv

Original ges till deltagaren. Ex. Heta arbeten och Hjärt-

Lungräddning

5 1 3 Trafiksäkerhet

Trafiksäkerhetsplan Se Styrande dokument 1.3.1 Se anmärkning Se Styrande dokument 1.3.1

5 2 Krisberedskap5 2 1 Risker och sårbarhet

Risk- och sårbarhetsanalys RSA (SFS

2006:544)

Bevaras Se Styrande dokument 1.3.1

5 2 2 Planera krisledning

Ledningsplan (SFS 2006:544) Se anmärkning Se Styrande dokument 1.3.1

Beredskapsplaner på förvaltningar/bolag Se anmärkning Se Styrande dokument 1.3.1

Kriskommunikationsplan Se anmärkning Se Styrande dokument 1.3.1

5 2 3 Utbilda och öva i krisberedskap Utbildning och övning (SFS 2006:544)

Protokoll och anteckningar som upprättas

under övningen.

Gallras om

informationen finns

med i

slutrapporten.

Gallras om informationen finns med i slutrapporten.

Dokumentation från övning Gallras om

informationen finns

med i


Loggbok Gallras om

informationen finns

med i

slutrapporten.


Slutrapport Bevaras

5 2 4 Geografiskt områdesansvar Geografiskt områdesansvar (SFS 2006:544)

5 2 5 Rapportera krisberedskap Rapportera (SFS 2006:544)

5 2 6 Stöd vid kriser POSOM

Protokoll och anteckningar Bevaras

Kontaktlista Gallras vid

inaktualitet

Rutiner Se Styrande dokument 1.3.1 Se Styrande dokument 1.3.1

5 2 7 Vattensäkerhet Översvämningar och utsläpp

Anmälan om översvämning eller utsläpp Registreras D Bevaras

Dokumentation av insats Registreras D Bevaras

Uppföljning av insats Registreras D Bevaras

5 2 8 Kriskommunikation

Meddelande VMA (varningsmeddelande

allmänheten)


5 3 Höjd beredskap5 3 1 Skydd av befolkning

5 3 1 1 Skyddsrum

Ritningar över befintliga skyddsrum Bevaras

Skyddsrumsregister Se anmärkning Uppdateras löpande.

Beslut från länsstyrelsen om avveckling av

skyddsrum


Föreläggande gentemot fastighetsägare Registreras D Bevaras

Skyddsrumsbesked

5 3 2 Branddammar och krigsbranddammar

5 3 3 Varningssystem (VMA)

5 4 Hantera krissituationer5 4 1 Krisledningsnämnd

Planer Bevaras Se Styrande dokument 1.3.1

Organisationsschema Bevaras

Protokoll Registreras D Bevaras


Loggar Registreras D Bevaras

Uppföljningar Registreras D Bevaras


Dokumentation över ledningscentral Bevaras

Kontaktlistor

5 5 Skydd och säkerhet

5 5 1 Skydda byggnader och egendom Lås, larm och övervakning (kamera och vilt)

5 5 1 1 Skalskydd

Lås och larm

Fellarmrapporter (från SOS) Gallras efter 2 år

Förteckningar över larmnummer och

kontaktpersoner

Gallras vid

inaktualitet

Kvittenser för nycklar och passerkort,

behörigheter

till IT-system m.m.

Gallras efter 2 år

Förteckningar över tjänsteID-kort Gallras vid

inaktualitet

Larmlistor Gallras vid

inaktualitet

Larmplan för olika situationer Gallras vid

inaktualitet

Uppdateras kontinuerligt

Larmrapporter SOS Gallras vid

inaktualitet

Rapport om avvikelser av larm som inte

gått som de ska

Gallras vid

inaktualitet

Till SOS

5 5 2 Systematiskt brandskyddsarbete SBA

Brandskyddsriktlinjer Se 1.3.1 Styrande dokument Se anmärkning Se 1.3.1 Styrande dokument

Byggnads- och verksamhetsbeskrivning Registreras D Bevaras Består av byggnadsritning samt ett dokument som

visar byggnadens utformning, byggnadsmaterial samt

läge. För kulturhistoriskt värdefulla byggnader bör

dess kulturhistoriska värde beskrivas.

Brandbeskrivning Registreras D Bevaras En brandskyddsbeskrivning består av två delar; En

brandskyddsritning som visar det byggnadstekniska

brandskyddet samt brandskyddsinstallationer. Ett

särskilt dokument som beskriver hur dessa fungerar

och samverkar.

Riskinventering Registreras D Bevaras I samband med systematiskt brandskyddsarbete kan

riskkälla definieras som någonting (t ex ett ämne, en

aktivitet eller teknisk utrustning) som kan orsaka en

brand eller förvärra följderna av en brand.

Brandskyddsorganisation Gallras vid

inaktualitet

Brandskyddsorganisationen och dess uppgifter ska

vara kända av alla inom verksamheten.

Utbildning Gallras vid

inaktualitet

Finns i systemet Kontrollerat

Alla berörda ska vara utbildade, övade och ha

tillräcklig kunskap om de uppgifter de förväntas

utföra.

Brandskyddsregler Registreras D Bevaras


Ett eget regelverk över brandskyddet. Syftet med

reglerna är att tydliggöra vad som är tillåtet och inte

tillåtet inom verksamheten, för att förhindra

uppkomst och spridning av brand.

Kontrollsystem Gallras vid

inaktualitet


Regelbundna kontroller och underhåll ska

genomföras. Utrymningsvägar, rökluckor,

branddörrar och släckutrustning måste kontrolleras.

Uppföljning Registreras D


Uppföljning måste göras så att det i det systematiska

brandskyddsarbetet kontrolleras att man utfört det

man skulle, att man utvärderat och förändrat om det

behövts. Till uppföljning bör även finnas en

tillbudsrapportering där det framgår de brandtillbud

som har uppstått samt vilka åtgärder detta har

föranlett.

5 5 3 Informationssäkerhet

5 5 3 1 Informationssäkerhet (person)

Medgivande om tillgång till

verksamhetssystem för förmyndare

Registreras D Gallras 2 år efter att

de upphört att gälla

Ex. i samband med skolgång med myndiga barn eller

familjehem

5 5 3 2 Informationssäkerhet (skalskydd)

Informationssäkerhetspolicy Se anmärkning Se Styrande dokument 1.3.1

Införandeplan Registreras D Bevaras

Informationssäkerhetsinstruktioner Se anmärkning Se Styrande dokument 1.3.1

Underliggande policys Se anmärkning Se Styrande dokument 1.3.1

Informationssäkerhet IT, organisation Se anmärkning Se Styrande dokument 1.3.1

Kontinuitet- och driftsplaner Registreras D

Strategier och rutiner Se anmärkning Se Styrande dokument 1.3.1

Checklistor Bevaras

Utvärderingar Bevaras

Kontroll- och revisionsplaner Se anmärkning Se Styrande dokument 1.3.1

Revision- och kontrollresultat Registreras D Bevaras

Risk- och sårbarhetsanalys Registreras D Bevaras

Katastrofplan Registreras D Bevaras

Systeminventeringar Bevaras

Tele/radio, systemuppbyggnad Registreras D Bevaras

5 5 3 4 Informationssäkerhet (åtkomst till

information)

Dokumentation av behörighetsnivåer i IT-

system

Vid inaktualitet Uppdateras löpande.

Systemloggar Se anmärkning Ska finnas ett gallringsbeslut med lista på hur länge

olika loggar ska bevaras. Den ska vara beslutad av

styrelse/nämnd.

Systeminventeringar Bevaras

Systemsäkerhetsanalys Registreras D Bevaras

Rättighetsinformation Bevaras

SITHS-kort Gallras när

anställningen har

upphört

Tele/radio, systemuppbyggnad Registreras D Bevaras

Tillstånd från Post- och telestyrelsen -

tillåtna frekvenser


5 5 4 Säkerhetsskydd (SFS 1996:627)

Statusrapporter på säkerhetsutrustning Registreras D Bevaras Brandlarm, brandsläckare, överlevnadsdräkt m.m.

Yttrande om ansökt avlysning av

vattenområde


Säkerhets- och värdehandlingar.

Identifikationsordning

Gallras 2 år efter att

de upphört att gälla

5 5 5 Personskydd

5 5 6 Säkerhet för brukare

Register över innehavare av

trygghetstelefon/-larm

Gallras vid

inaktualitet

Larmloggar Gallras efter 2 år

Larmrapporter med register Gallras efter 5 år Uppgift om larmet noteras i personakt eller annat

system för uppföljning

5 5 7 Anmäla till polis

Polisanmälningar, allmänna Registreras D Bevaras

Polisanmälningar, rörande personal Registreras D Bevaras Förvaras i personalakt.

5 6 Försäkringar5 6 1 Försäkra personer Ansvar- och olycksfallsförsäkring. Person- och

egendomsskada som kan leda till skadestånd eller

vara skada som inte täcks av försäkring. Olycksfall

elever, arbetsmarknadspolitiska åtgärder, gode män

mfl.

Personförsäkringar, avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal. Se anmärkning Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Olycksfallsförsäkringar, avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal. Bevaras Närarkiv/slutarkiv Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Försäkringshandlingar, inaktuella Gallras efter 5 år Närarkiv/slutarkiv

5 6 2 Försäkra egendom Egna fastigheter eller utrustning, motorfordon

Kommunförsäkring Se 2.6.4 Förvalta avtal. Gallras efter 5 år Närarkiv/slutarkiv Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Sakförsäkringar, avtal Se 2.6.4 Förvalta avtal. Gallras efter 5 år Närarkiv/slutarkiv Se 2.6.4 Förvalta avtal.

Försäkringshandlingar, inaktuella Gallras efter 5 år Närarkiv/slutarkiv

5 7 Skade- och

tillbudsrapportering5 7 1 Ansvarsskada

Skadeanmälningar (skador, stölder och

ersättningar)

Bevaras Närarkiv

5 7 2 Egendomsskada


ersättningar)

Bevaras Närarkiv

5 7 3 Fordonsskada


ersättningar)

Bevaras Närarkiv

5 7 4 Tillbud

Arbetsskador/olycksfall eller fäolycksfall Registreras D Bevaras

5 8 Brottsförebyggande arbete 5 8 1 Samverka med polis

5 8 2 Mäta trygghet

5 8 3 Hantera stöd till brottsoffer


Handlingstyp

Kommentarer

D=Diarium/V=Ver

ksamhetssyst.


säkerhetsklassning

1=Lindrig skada

2=Kännbar skada

3=Allvarlig skada

4=Skada för rikets

säkerhet,

samhällsviktig

funktion

Förvaringsplats/registre

ring

(verksamhetssystem,

verksamhetsnära arkiv

för digital information



Ansvar (nämnd,


Original/kopia

(analogt eller

digitalt,

avvikelser

markeras)

Sortering (vid

analog arkivering)


informationen inte

längre behövs i

verksamheten)

Anmärkning

A B C D

6 MILJÖ OCH HÄLSOSKYDD6 8 Skyddsjakt6 8 1 Utnämna skyddsjägare Kommunala skyddsjägare

Avtal med skyddsjägare Registreras D Bevaras

Begäran om att se att de fått skottlossningstillstånd Se anmärkning Beslut av polisen

6 8 2 Anmälan om skyddsjakt Innehåller anmälan/ansökan samt ev. beslut

Anmälan om att skyddsjakt behövs Registreras D Bevaras


Processgrupp/huvudprocess , D Handlingstyp

Kommentarer

D=Diarium/V=Verksa

mhetssyst.


säkerhetsklassning

1=Lindrig skada

2=Kännbar skada

3=Allvarlig skada

4=Skada för rikets


funktion

Förvaringsplats/registrering

(verksamhetssystem,


digital information och/eller

närarkiv eller mellanarkiv

för papper)

Ansvar (nämnd,


7 SKOLA

7 8 Kommunal vuxenutbildning

7 8 1 Anta och placera i kommunal vuxenutbildning

Antagningskriterier Registreras D Bevaras

Ansökningshandlingar för intagna elever Gallras efter att eleven

avslutat sin skolgång

Ansökningshandlingar för ej intagna elever Gallras 1år efter

avslutad

reservintagning

Resultat av antagningsprov Gallras efter

antagningen

Protokoll med beslut om intagning Bevaras

Intagningslistor Gallras vid inaktualitet

Antagningsbekräftelser Gallras vid inaktualitet

Överförda kursbetyg Gallras efter

registerering

Utlåtanden från grundskolan avseende

hälsovård

Bevaras


pedagogiskt behov till speciallärare


Utlåtanden från grundskolan övrigt till kurator Registreras D Bevaras

Elevers program och yrkesval, ändringar Gallras efter terminens

slut

Ärenden om förtur etc. Registreras D Bevaras

Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Registreras D Bevaras

Ansökan om att få gå om årskurs eller

uppflyttning till högre årskurs


Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år

Byte av skola, ansökan Registreras D Bevaras

Förteckningar eller register över elever som är

folkbokförda i andra kommuner

Bevaras

Överklagande med bilagor Registreras D Bevaras

Intagningsstatistik, uppgifter som ger en

sammanfattning av intagningen.

Se 1.5.2 Mätning av

verksamhetskvalitet

Se anmärkning

7 8 2 Planera utbildning i kommunal vuxenutbildning

Kursplaner/ämnesplaner med betygskriterier Bevaras

Lokala handlingsplaner/arbetsplaner Registreras D Bevaras

Kurs- och ämneskonferenser Gallras efter läsårets

slut

Klass-/kursschema Bevaras

Lärarschema Gallras efter 3 år

Schema elev/sal Gallras efter läsårets

slut

Lektionsplanering Gallras vid inaktualitet

Läsårsdata Bevaras

Fotografier, samlade för att belysa den egna

verksamheten

Bevaras

Handlingar rörande lokala, indiviuella kurser och

projektarbeten


Handlingar rörande studieresor, skolresor och

lägerskolor


Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Gallras vid inaktualitet

Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök

eller andra kulturella aktiviteter


Handlingar rörande undervisningsprojekt av

särskild och/eller lokal betydelse


Rutinkorrespondens och andra handlingar med

innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig

befrielse från gymnastik


7 8 3 Följa upp utbildning i kommunal

vuxenutbildning

Se 1.5.3 Säkra och

förbättra

verksamhetskvalitet. 7 8 4 Närvaro i kommunal vuxenutbildning

Elevdokumentation

Elevkort/elevhistorik, innehåller uppgifter om

elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott

och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc)

Bevaras

Klasslistor/sammanhållen grupps

listor/kursdeltagarlistor. Bör innehålla uppgifter

om skola, läsår, klassbeteckning, lärare,

elevnamn, personnummer och adress

Bevaras

Skolkataloger Bevaras

Elevfotografier/skolkort Bevaras

Adresslistor Gallras vid inaktualitet

Protokoll från klasskonferenser Bevaras

Protokoll från klassråd Bevaras

Studieuppehåll och studieavbrott (ansökan och

beslut)

Registreras D Gallras efter 2 år.

Handlingar om studieavbrott, ändrat tillval,

flyttning, byte av program etc. (ansökan och

beslut)


Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller

annan frånvaro


Närvaro- och frånvarouppgifter Gallras vid inaktualitet

Varningar, indraget studiestöd, icke godkänd,

inget betyg alls


Anhörigblanketter Gallras vid inaktualitet

7 9 Särskild utbildning för vuxna 7 9 1 Anta och placera i särskild utbildning för vuxna

Antagningskriterier Registreras D Bevaras

Ansökningshandlingar för intagna elever Gallras efter att eleven

avslutat sin skolgång

Ansökningshandlingar för ej intagna elever Gallras 1år efter

avslutad

reservintagning

Resultat av antagningsprov Gallras efter

antagningen

Protokoll med beslut om intagning Bevaras

Intagningslistor Gallras vid inaktualitet

Antagningsbekräftelser Gallras vid inaktualitet

Överförda kursbetyg Gallras efter

registerering


hälsovård

Bevaras


pedagogiskt behov till speciallärare


Utlåtanden från grundskolan övrigt till kurator Registreras D Bevaras

Elevers program och yrkesval, ändringar Gallras efter terminens

slut

Ärenden om förtur etc. Registreras D Bevaras

Ärenden om utbildningsplats i annan kommun Registreras D Bevaras

Ansökan om att få gå om årskurs eller

uppflyttning till högre årskurs


Handlingar rörande val av skola Gallras efter 1 år

Byte av skola, ansökan Registreras D Bevaras

Förteckningar eller register över elever som är

folkbokförda i andra kommuner

Bevaras

Överklagande med bilagor Registreras D Bevaras

Intagningsstatistik, uppgifter som ger en

sammanfattning av intagningen.

Se 1.5.2 Mätning av

verksamhetskvalitet

Se anmärkning

7 9 2 Planera utbildning i särskild utbildning för

vuxna

Kursplaner/ämnesplaner med betygskriterier Bevaras

Lokala handlingsplaner/arbetsplaner Registreras D Bevaras

Kurs- och ämneskonferenser Gallras efter läsårets

slut

Klass-/kursschema Bevaras

Lärarschema Gallras efter 3 år

Schema elev/sal Gallras efter läsårets

slut

Lektionsplanering Gallras vid inaktualitet

Läsårsdata Bevaras

Fotografier, samlade för att belysa den egna

verksamheten

Bevaras

Handlingar rörande lokala, indiviuella kurser och

projektarbeten

Bevaras

Handlingar rörande studieresor, skolresor och

lägerskolor


Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter Registreras D Gallras vid inaktualitet

Handlingar rörande konsert- eller teaterbesök

eller andra kulturella aktiviteter


Handlingar rörande undervisningsprojekt av

särskild och/eller lokal betydelse


Rutinkorrespondens och andra handlingar med

innehåll av kortvarig betydelse, t.ex. tillfällig

befrielse från gymnastik


7 9 3 Följa upp utbildning i särskild utbildning för

vuxna

7 9 4 Närvaro i särskild utbildning för vuxna

Elevdokumentation

Elevkort/elevhistorik, innehåller uppgifter om

elevs studieplan, tillval, eventuellt studieavbrott

och skolgång (klasstillhörighet, skolor etc)

Bevaras

Klasslistor/sammanhållen grupps

listor/kursdeltagarlistor. Bör innehålla uppgifter

om skola, läsår, klassbeteckning, lärare,

elevnamn, personnummer och adress

Bevaras

Skolkataloger Bevaras

Elevfotografier/skolkort Bevaras

Adresslistor Gallras vid inaktualitet

Protokoll från klasskonferenser Bevaras

Protokoll från klassråd Bevaras

Studieuppehåll och studieavbrott (ansökan och

beslut)

Registreras D Gallras efter 2 år.

Handlingar om studieavbrott, ändrat tillval,

flyttning, byte av program etc. (ansökan och

beslut)


Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller

annan frånvaro


Närvaro- och frånvarouppgifter Gallras vid inaktualitet

Varningar, indraget studiestöd, icke godkänd,

inget betyg alls


Anhörigblanketter Gallras vid inaktualitet

7 9 5 Särskild utbildning för vuxna på grundläggande

nivå

7 9 6 Särskild utbildning för vuxna på gymnasial nivå


Handlingstyp

Kommentarer

D=Diarium/V=Verksamhe

tssyst.


säkerhetsklassning

1=Lindrig skada

2=Kännbar skada

3=Allvarlig skada 4=Skada

för rikets säkerhet,

samhällsviktig funktion

Förvaringsplats/registrerin

g (verksamhetssystem,


digital information



Ansvar (nämnd,


Original/kopia

(analogt eller


markeras)

Sortering (vid

analog arkivering)


informationen inte

längre behövs i

verksamheten)

Anmärkning

8 VÅRD OCH OMSORG

8 10 Bostadsanpassning Lagen om

bostadsanpassningsbidr

ag (2018:222). OBS!

Lagen om bostadsanpassningsbidrag (2018:222). OBS! Akterna kan bevaras av

forskningsskäl vilket Sydarkivera rekommenderar.

8 10 1 Ansöka om bostadsanpassningsbidrag

Ansökningsblankett Registreras D Gallras 10 år efter beslut 3

Intyg sakkunnig Registreras D Gallras 10 år efter beslut 3

Anbud/offerter Registreras D Gallras 10 år efter beslut 2

Anbudsförfrågan Registreras D Gallras 10 år efter beslut 2

Planritning Registreras D Gallras 10 år efter beslut 2

Fotografier Registreras D Gallras 10 år efter beslut 1

Fullmakt Registreras D Gallras 10 år efter beslut 2

Tjänsteskisser Registreras D Gallras 10 år efter beslut 2

Tjänsteanteckning Registreras D Gallras 10 år efter beslut 2

Orderbekräftelse Registreras D Gallras 10 år efter beslut 2

Faktura, kopia Registreras D Gallras 10 år efter beslut 2 Kommer in från entreprenör, fastighetsägare etc.

Delegationsbeslut bifall/avslag Registreras D Gallras 10 år efter beslut 3

Bygglov för bygglovpliktiga åtgärder Registreras D Gallras 10 år efter beslut 1 Kopia

Register över åtgärdade lägenheter och hus Bevaras 1

Statistiska sammanställningar Se 1.5.2 Mäta

verksamhetskvalitet

Se anmärkning 1 Se 1.5.2 Mäta verksamhetskvalitet

8 10 2 Ansöka om återställningsbidrag/återanpassning

Ansökan Registreras D Gallras 10 år efter beslut

Anbudsförfrågan Registreras D Gallras 10 år efter beslut

Anbud/offerter Registreras D Gallras 10 år efter beslut

Orderbekräftelse Registreras D Gallras 10 år efter beslut

Tjänsteanteckning Registreras D Gallras 10 år efter beslut

Beslut om återställningsbidrag Registreras D Gallras 10 år efter beslut

Beslut om återanvändning Registreras D Gallras 10 år efter beslut

Faktura, kopia Registreras D Gallras 10 år efter beslut


Handlingstyp

Kommentarer

D=Diarium/V=Verksamhets

syst.


säkerhetsklassning

1=Lindrig skada

2=Kännbar skada

3=Allvarlig skada

4=Skada för rikets


funktion

Förvaringsplats/regi

strering

(verksamhetssystem

, verksamhetsnära

arkiv för digital

information

och/eller närarkiv

eller mellanarkiv för

papper)

Ansvar (nämnd,


Original/kopia

(analogt eller


markeras)

Sortering (vid

analog arkivering)


informationen inte

längre behövs i

verksamheten)

Anmärkning

9 SOCIALT OCH EKONOMISKT STÖDRegister över flyktingar Bevaras Det går bra att ha register över flyktingar om kommunen

har ett behov av detta. Det strider inte mot lagen enligt

Socialstyrelsen.

Hyreskontrakt, uthyrning och förhyrning av bostäder för

nyanlända

Ska registeras på 4.5.4

Uthyrning. Kan gallras 2 år

efter kontraktstidens

utgång under förutsättning

att hyresskuld ej kvarstår

Se anmärkning Ska registeras på 4.5.4 Uthyrning. Kan gallras 2 år efter

kontraktstidens utgång under förutsättning att hyresskuld

ej kvarstår

Inventarieförteckningar för uthyrda bostäder Se 4.5.4 Uthyrning. Se anmärkning Se 4.5.4 Uthyrning.

Register över boende i genomgångsbostäder Se 4.5.4 Uthyrning.

Revideras löpande

Se anmärkning Se 4.5.4 Uthyrning. Revideras löpande

Uppsägning av bostadskontrakt Ska registreras på 4.5.4

Uthyrning. Kan gallras

efter 2 år efter ärendets

avslutande

Se anmärkning Ska registreras på 4.5.4 Uthyrning. Kan gallras efter 2 år

efter ärendets avslutande

Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis Ska registreras på 4.5.4

Uthyrning.

Se anmärkning Ska registreras på 4.5.4 Uthyrning.

9 5 Ekonomiskt bistånd Personakterna sorteras i personnummerordning och

levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista

anteckning. Personakten och samtliga handlingar däri

gallras 5 år efter sista anteckning. Födda 5, 15, 25

undantas från gallring för forskningens behov.

9 5 1 Försörjningsstöd

Ansökan om ekonomiskt bistånd 5 år/Bevaras 3 Blankett

Bilagor till ansökan/beslutsunderlag T.ex. uppgifter kostnader

för arbetsresor, kopior på

hyresavi, hemförsäkring,

lönespecifikation,

kontoutdrag, kopior på

räkningar,

anställningsavtal,

läkarintyg, "sökta jobb",

inbetalningar till

fackförening/a-kassa,

Se anmärkning 3 T.ex. uppgifter kostnader för arbetsresor, kopior på

hyresavi, hemförsäkring, lönespecifikation, kontoutdrag,

kopior på räkningar, anställningsavtal, läkarintyg, "sökta

jobb", inbetalningar till fackförening/a-kassa, redovisning

av skulder, barns tillgångar. Gallras efter 2 år under

förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter

om bilagan (typ av bilaga samt summa)

Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten 5 år/Bevaras 3

Utredning 5 år/Bevaras 3

Beslut 5 år/Bevaras 3

Fullmakt/avtal 5 år/Bevaras 3 Återkrav, förmedlingskonto, förskott förmån, god man

Samtycke 5 år/Bevaras 3

Registerkoll som underlag för beslut Handläggaren kan titta

men inte spara

Se anmärkning 1 Handläggaren kan titta men inte spara

Företagskoll, bilregister 5 år/Bevaras 1

Skriftlig information från andra aktörer 5 år/Bevaras 3 Beslut från Försäkringskassan om t.ex. förskott förmåner

Överklagan med bilagor 5 år/Bevaras 3

Yttrande 5 år/Bevaras 3

Dom 5 år/Bevaras 3

Handlingar som inte tillhör ett ärende och inte ger upphov till

ärende (kronologisk pärm - kronpärm) Gallras efter 5 år

9 5 2 Dödsboanmälan Inges till Skatteverket.

Förvaras i

personnummerordning

Inges till Skatteverket. Förvaras i personnummerordning

Ansökan Gallras efter 5 år 3

Utredning/beslut Gallras efter 5 år 3 Allt underlag som behövs för att se vilka tillgångar som

finns. Ex. kontoutdrag, faktura för begravning,

deklaration

Dödsboanmälan Gallras efter 5 år 1 Blir det ja så överförs ärendet till ekonomiskt bistånd. Om

förutsättningarna för dödsboanmälan ej är uppfylllda

hänvisas till bouppteckning. Själva dödsboanmälan inges

till Skatteverket.

Documents

1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val › download › 18.7655a1c016d90b9314d9d4… · 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val 1 1 1 Administrera val