IFAU- Microsoft Word 2007€¦ · Öppna . MS Word 2007 Skrivregler 10 2 Skrivregler 2.1 Stor bokstav vid myndigheter och partier • Endast namn börjar med stor bokstav i löpande

Handbok Microsoft Word 2007

Detta är en bok från Consensis AB Tryckta böcker kan beställas från

Consensis AB 021-444 01 93

[email protected] www.consensis.se

Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej helt eller delvis mångfaldigas!

© Consensis AB Tel 0221–193 00 www.consensis.se

Artikelnummer 8902 Reklamtryckeriet i Köping 2008

MS Word 2007

3

Innehåll 1 Handbokens pedagogik 9

2 Skrivregler 10 2.1 Stor bokstav vid myndigheter och partier 10 2.2 Förkortningar 10 2.3 Använd ska – inte skall 11 2.4 Uppräkning i text 11 2.5 Datum 11 2.6 Tankestreck 11 2.7 Tal 11 2.8 Hänvisningar 12 2.9 Referenser i text 12 2.10 Genitiv 12 2.11 Principer för referenslistan 13 2.12 Övrigt 14

3 Miljön i Word 15 3.1 Office-knappen 16 3.2 Verktygsfältet Snabbåtkomst 16 3.3 Flikar, grupper och kommandon 16 3.4 Statusfältet 18 3.5 Dynamisk förhandsgranskning 19 3.6 Dokumentvyer 19 3.7 Reglaget Zoom 20 3.8 Verktygsfältet Mini 20 3.9 Alternativknappar - Smarta etiketter 21 3.10 Arbeta med högerklick 21

4 Markera text 22 4.1 Markera med mus 22 4.2 Använda markeringskolumnen 22 4.3 Markera med tangentbordet 24 4.4 Sammanhållen och splittad markering 24

5 Mallar 26 5.1 Typografi – formatmallar 26

MS Word 2007

4

5.2 Teckensnitt 26 5.3 Formatmallar 26 5.4 Skrivyta 27 5.5 Specikation av dokumenttypernas layout 27

6 Personlig profil 29 6.1 Ange personliga uppgifter 29 6.2 Flera personliga profiler 31 6.3 Ta bort en personlig profil 31

7 Använda mallarna 32 7.1 Sökvägar – tillgång till mallarna 32 7.2 Skapa dokument baserat på mall 33 7.3 Fylla i dokumentuppgifter 34

8 Rapporter 39 8.1 Produktion och publicering av rapporter 39 8.2 Att tänka på när du skriver en rapport 39 8.3 Skapa ny rapport 41

9 Rapportmallens uppbyggnad 42 9.1 Börja skriva på sidan 3 (udda sida) 42 9.2 Innehållsförteckning 43 9.3 Titelsida 44 9.4 Sidnumrering 45 9.5 Sidfot 45 9.6 Omslag 46 9.7 Formatmallarnas inställningar 46

10 Skapa nytt dokument 48 10.1 Skapa dokument baserat på en mall 48 10.2 Spara dokument 49

11 Skriva in text på rätt sätt 51 11.1 Använda formatmallar – ett måste 51 11.2 Arbeta enklare med tangentbordskommandon 52 11.3 Radbrytning 52 11.4 Hålla samman text - hårda blanksteg och bindestreck 52

MS Word 2007

5

11.5 Alltid göra dynamiska hänvisningar 53 11.6 Stavningskontroll 53 11.7 Avstavning 55 11.8 Avstava manuellt – mjuka bindestreck 56 11.9 Kombinationstecken – ü é à ô ñ 56 11.10 Infoga symboler 57 11.11 Växla gemener - versaler 58

12 Formatera text och stycken 59 12.1 Teckenformat 59 12.2 Styckejustering 59 12.3 Punktlista, Numrerad lista och Flernivålista 60 12.4 Hämta format 62

13 Tabbar och indrag 63 13.1 Infoga olika sorters tabbar 63 13.2 Indrag 64

14 Tabeller 67 14.1 Tabellens delar 67 14.2 Infoga tabell 68 14.3 Tabellverktyg – Design och Layout 70 14.4 Att skriva i tabellen 71 14.5 Att markera i tabellen 72 14.6 Radhöjd och kolumnbredd 72 14.7 Infoga rader och kolumner 74 14.8 Ta bort rader och kolumner 74 14.9 Hindra att en rad delas över en sidbrytning 75 14.10 Upprepa radrubrik 75 14.11 Justering 76 14.12 Stödlinjer 77 14.13 Tabbar och indrag i en tabell 77

15 Automatisk formatering och korrigering 78 15.1 Autoformat 78 15.2 Autokorrigering 79

16 Klipp ut, kopiera och klistra in 80

MS Word 2007

6

16.1 Klistra in special 80 16.2 Korrigera format 81

17 Sidhuvud och sidfot 83 17.1 Infoga sidhuvud och sidfot 83 17.2 Sidnumrering 85 17.3 Annorlunda förstasida 85 17.4 Flera olika sidhuvuden och sidfötter 87 17.5 Udda och jämna sidor 88

18 Innehållsförteckning 89 18.1 Uppdatera innehållsförteckningen 90

19 Beskrivning – tabell, figur etc 92 19.1 Infoga beskrivning 92 19.2 Uppdatera beskrivningar 93 19.3 Infoga figur/tabell/formelförteckning 94 19.4 Uppdatera figurförteckning 95

20 Hänvisning – korsreferens 96 20.1 Infoga korsreferens 97

21 Fotnot 99 21.1 Infoga fotnot 100 21.2 Ändra inställningar 100 21.3 Redigera fotnot 101 21.4 Flera likadana fotnoter 101 21.5 Radera fotnoter 101

22 Avsnitt 102 22.1 Nästa sida 102 22.2 Löpande 102 22.3 Jämn sida eller Udda sida 102 22.4 Infoga avsnittsbrytning 103 22.5 Ta bort avsnittsbrytning 104

23 Sidlayout - utskriftsformat 105 23.1 Ändra marginaler 105 23.2 Liggande sidlayout 106

MS Word 2007

7

23.3 Sidbrytning 107

24 Infoga bilder 108 24.1 Infoga bild från fil 108 24.2 Infoga bild från ClipArt 109 24.3 Ändra storlek på bild 110 24.4 Flytta bilden 110 24.5 Rotera bild 111

25 Spåra ändringar - granska 112 25.1 Aktivera/inaktivera Spåra ändringar 112 25.2 Inställningar för visning 113 25.3 Visa ändringar 114 25.4 Bläddra mellan ändringar 115 25.5 Acceptera/ignorera ändring– säkerställa att alla

ändringar är borta 116 25.6 Varna om det finns ändringar i dokumentet 117 25.7 Kommentarer 117

26 Data från andra program 119 26.1 Infoga kalkyl eller diagram från Excel 120 26.2 Infoga bild från PowerPoint 121

27 Tangentbordskommandon 123

MS Word 2007

8

MS Word 2007 Handbokens pedagogik

9

1 Handbokens pedagogik IFAU:s målsättning med mallarna är att säkerställa organisationens dokumentprofil för samtliga dokument samt underlätta för användare.

Avsikten med handboken är att såväl interna som externa skribenter ska få en enkel handledning till hur IFAU:s mallar används. Även vissa funktioner i Word är beskrivna. Särskilt avsnittet ”Skriv rätt” på sidan 51 är värdefullt för att undvika redigering i efterhand.

Handboken är skriven för Word 2007.

Det finns också ett avsnitt om IFAU:s skrivregler, se sidan 10.

Handboken ska användas som en uppslagsbok, t.ex. första gången du ska använda mallsystemet eller när du ska utföra en speciell funktion. De mest grundläggande kommandona i Word tas inte upp utan det förutsätts att du har kunskap om detta.

Menyer, menyval och knappar i verktygsfält är markerade med fet stil. När inget annat anges ska du alltid använda vänster musknapp för klick.

T.ex. ”Välj Arkiv, Öppna.” eller ”Klicka på knappen Öppna.”

Tangenter är skrivna med versaler och fet stil, t.ex. ENTER.

När två eller flera tangenter ska tryckas ned samtidigt skrivs de ihop med ett plustecken, t.ex. SKIFT+ENTER.

Olika moment i funktioner är skrivna i punktform t.ex.

Markera texten. Välj Redigera, Kopiera.

Öppna

MS Word 2007 Skrivregler

10

2 Skrivregler

2.1 Stor bokstav vid myndigheter och partier • Endast namn börjar med stor bokstav i löpande text. Vi

följer Språkrådets regler: • Centrala myndigheters namn skrivs med stor bokstav:

Finansdepartementet, Konsumentverket. • De politiska partiernas namn skrivs med stor bokstav:

Centern, Socialdemokraterna. Även i sammansättningar används stor bokstav: Folkpartiledaren.

• Regeringen, riksdagen och dess utskott skrivs med liten bokstav: finansutskottet och riksdagens utrikesnämnd.

2.2 Förkortningar • Använd punkter när ett ord eller en ordgrupp förkortas

genom en avbrytning. Vid avbrytning behålls alltid den första bokstaven och därutöver så många som tydligheten fordrar. Exempel: t.ex. (till exempel), adr. (adress), bl.a. (bland annat), forts. (fortsättning).

• Använd inte punkt när ett ord förkortas genom sammandragning. Vid sammandragning behålls alltid första och sista bokstaven i ordet, ibland också någon eller några mellanliggande bokstäver. Exempel: dr (doktor), nr (nummer), jfr (jämför).

• Skriv förkortningar på företag, organisationer och dylikt som är namn och som uttalas som ord med versal begynnelsebokstav: Ikea, Stim.

• Skriv de förkortningar som uttalas bokstav för bokstav genomgående med versaler: TCO, ABB, LKAB.


11

2.3 Använd ska – inte skall • Använd formen ska i stället för skall.

2.4 Uppräkning i text • "Använd siffror eller små bokstäver inom parentes vid

uppräkning i text, t.ex. (1), (2), (3)..."

2.5 Datum • Skriv ut datum i löpande text: den 20 november 2002. I

brevhuvuden skriver man: 2002-11-20. • Vid årtalsperiod inom samma århundrade skriv enligt

följande: 1982–84. Om sekelskifte skriv dock: 1999–2001. Använd tankestreck mellan årtalen enligt nedan.

2.6 Tankestreck • Tankestreck, ibland kallat ”pratminus” är längre än ett

bindestreck och betyder bland annat ”från … till” eller ”mellan … och”: 15–17 november, klockan 6–9. För att få ett tankestreck tryck på tangenterna ctrl+numeriskt minus. Det numeriska minuset är det minustecken som du normalt hittar längst till höger på ditt tangentbord.

2.7 Tal • I svenskan använder vi decimalkomma och inte punkt i

decimaltal. Tusental markeras med mellanslag: 15 375,27. Använd hårt blanksteg för att hålla samman talet (ctrl+skift+blanksteg), se på sidan 52.


12

2.8 Hänvisningar • Vid sidhänvisningar anges dessa i sin helhet, t.ex.

s. 733–746, s. 11, s. 12–13. Kom ihåg att använda funktionen Korsreferens. Det innebär att Word uppdaterar med korrekt sidhänvisning om dokumentet förändras. Se på sidan 97.

2.9 Referenser i text • Parentetiskt: ”(Johansson 1986)” eller ”(Johansson

1996; Larsson och Liljeberg 2004; Svensson 2006)”. • I direkt anföring: ”Johansson (1986) menar att …” eller

”Johansson och Lundgren (1986) samt Svensson (2001) menar att …”

• Vid referens i text till två författare, använd och: Set och Sylvester (1991). Vid referens till tre eller fler författare, skriv Sylvester m.fl. (1991).

• Hänvisningar till referenser ser i princip likadana ut oavsett tryckt eller elektroniskt medium.

2.10 Genitiv • Vid initialförkortningar anges genitiv med kolon och s:

EG:s direktiv. Vid förkortningar som bildar ett utläsbart ord används inget kolon: Unicefs julmärken.


13

2.11 Principer för referenslistan

Tidskriftsartiklar Korpi, W. (1990), "Halkar Sverige efter? Vår ekonomiska tillväxt och produktivitet i jämförande belysning", Ekonomisk Debatt, årg. 18, nr 5, s. 421–432.

Böcker Cecchini, P. (1998), Europas inre marknad, SNS Förlag, Stockholm.

Avhandlingar Skedinger, P. (1991), Essays on wage formation, employment and unemployment, doktorsavhandling, Nationalekonomiska institutionen, Uppsala universitet.

Samlingsverk Wise, D. (1987), ”Individual retirement accounts and saving”, i Feldstein, M. (red.), Taxes and capital formation, University of Chicago Press, Chicago.

Utredningar och delar av utredningar SOU 1978:60, Arbetsmarknadspolitik i förändring, Expertgruppen för utredningsverksamhet i arbetsmarknadsfrågor (EEA).

SOU 1990:21, Den elintensiva industrin under kärnkrafts-avvecklingen, betänkande från El 90.

Svensson, L.E.O. (1989), ”Finansiell integration, resurs-fördelning och penningpolitik” i Svensk ekonomi och Europa-integrationen, Bilaga 5, Långtidsutredningen 1990, Allmänna Förlaget, Stockholm

Statistiska källor Ams, Arbetsmarknadsstatistik, olika nummer.


14

Propositioner Regeringens proposition (1977/78:51), Energisparplan för befintlig bebyggelse.

Uppsatser, forskningsrapporter, opublicerade manuskript m.m. Thimrén, C. och A. Vredin (1978), ”Den offentliga sektorns expansion”, C-uppsats vid Handelshögskolan i Stockholm.

Erixon L. (1990), "Produktivitetsproblemet", opublicerat manuskript, Produktivitetsdelegationen, Stockholm.

Haaland, I. (1990), ”Comparative advantage and terms of trade”, Discussion paper 03/90, Norska handelshögskolan, Bergen.

Webbdokument Karlgren, J. (2006), Informationshantering – introduktion. Hämtat från http://www.svenska,sics.se. Publicerat 22 april 2006. Hämtat 12 augusti 2006.

Signerade tidningsartiklar Calmfors, L. (1991), ”Vi måste kunna sänka lönerna”, Dagens Nyheter, 21 mars 1991.

Osignerade tidningsartiklar Dagens Nyheter (1999), "Finland tvingades att devalvera", 15 november 1999.

Två eller fler författare Mansfield E., M. Schwartz och S. Wagner (1981) "…

2.12 Övrigt För övriga skrivregler, se skriften Svenska skrivregler som givits ut av Språkrådet.

MS Word 2007 Miljön i Word

15

3 Miljön i Word Det mest uppenbara i Word 2007 är det nya utseendet med flikar, grupper, kommandon och dialogruteikoner samt nytt filformat.

När du arbetar i kompatibilitetsläge (dokumentet har formatet 97-2003) kan du inte utnyttja en del nya funktioner i Word. Vissa funktioner har då de gamla dialogrutorna som du känner igen.

Om du arbetar i 2007-läge (dokumentet har formatet 2007, till exempel när du startat ett nytt dokument och ännu inte sparat det) har du tillgång till nya funktioner och vissa dialogrutor och menyer har nytt utseende.

Statusrad Dokumentvyer Zoom-reglage

Officeknapp

Snabbåtkomst

Menyfliksområde


16

3.1 Office-knappen Längst upp till vänster finns Office-knappen. Den ersätter menyn Arkiv. Där finns alla funktioner för att hantera filer.

3.2 Verktygsfältet Snabbåtkomst Till höger om Office-knappen finns verktygsfältet Snabbåtkomst. Genom att klicka på listpilen längst till höger på verktygsfältet kan du välja vilka kommandon du vill visa.

3.3 Flikar, grupper och kommandon Med menyflikarna visas de vanligaste kommandona längst fram, så att du slipper navigera till olika delar av programmet när du ska utföra vanliga kommandon.

Flikar

Flikarna innehåller olika grupper.


17

Fliken Start är den flik som är aktiverad när du startar Word. Här finns de vanligaste kommandona.

Grupper

Detta är gruppen Tecken. Gruppen innehåller kommandon.

Kommandon

I gruppen Tecken finns till exempel kommandot Fet.

Dialogruteikon

För att nå ytterligare kommandon och funktioner kan du klicka på dialogruteikonen som sitter längst ned till höger i gruppen. Då visas en dialogruta eller ett åtgärds-fönster som du säkert känner igen från tidigare version av Word.


18

Dialogrutan Tecken

Visa/dölja menyflikar

När du vill ha mera skärmyta för ditt dokument kan du enkelt dölja menyfliksområdet.

Gör så här: Dubbelklicka på den aktiverade fliken. Nu döljs grupperna, endast fliknamnen syns.

När du vill visa grupperna igen dubbelklickar du bara på den flik du vill aktivera. Vid ett klick visas flik tillfälligt.

3.4 Statusfältet Statusfältet visas längst ned. Till vänster ser du vilken sida som är aktuell samt det totala antalet sidor, antalet ord samt språk. Genom att högerklicka på statusfältet kan du i en meny välja vad som ska visas.


19

3.5 Dynamisk förhandsgranskning När du ska formatera på olika sätt kan du förhandsgranska dynamiskt. Det betyder att du kan peka på olika alternativ och texten visas formaterat så du kan se resultatet innan du bestämmer dig.

På bilden nedan visas de olika färgerna i texten när du för pekaren över färgerna.

3.6 Dokumentvyer Till höger på statusfältet visas val för olika dokumentvyer. Den vanligaste vyn är Utskriftslayout som är placerad längst till vänster.


20

3.7 Reglaget Zoom Längst ned till höger finns reglaget Zoom. Du kan klicka på plus eller minus eller dra i handtaget för att förändra storleken på visningen.

För att visa dialogrutan Zooma ska du klicka på procentsatsen (180% på bilden).

3.8 Verktygsfältet Mini Om du snabbt vill formatera text men fliken Start inte är aktiverad för tillfället så kan du använda Verktygsfältet Mini. Det går mycket snabbare. Gör så här:

Markera den text du vill formatera och peka sedan på den markerade texten.

1 Verktygsfältet Mini visas nedtonat. Om du pekar på det framträder det tydligare, så att du kan klicka på något av dess formateringsalternativ. Det visas också om du gör en högerklick med musen.


21

3.9 Alternativknappar - Smarta etiketter Med alternativknappar får du hjälp att utföra funktioner på ett enklare sätt än tidigare. Till exempel om du klistrar in text så visas knappen Inklistringsalternativ där du kan välja hur texten ska klistras in.

När något autokorrigerats visas knappen Alternativ för autokorrigering där du kan välja olika alternativ för korrigeringen.

3.10 Arbeta med högerklick Det finns olika sätt att arbeta: med kommandon i grupperna, flikar, tangentbordskommandon samt snabbmenyer som man når genom att högerklicka.

När du markerar något och gör en högerklick presenteras en meny med vad som är möjligt utifrån den givna situationen. Det är ett effektivt sätt att arbeta på.

I exemplet är en bild markerad. I menyn finns då de alterna-tiv som hör samman med bildhantering.

MS Word 2007 Markera text

22

4 Markera text Det finns olika sätt att markera text i Word. När man markerar text använder man sig av musen eller tangent-bordet. Man kan också kombinera dessa metoder.

4.1 Markera med mus Markera genom att dra muspekaren över texten Detta sätt är det vanligaste sättet och fungerar i så gott som alla program. Placera pekaren i början av texten du vill markera. Håll ned vänster musknapp och dra pekaren till slutet av texten, släpp upp knappen. Om det är mycket text du ska markera, mer än du ser på skärmbilden, är det bättre att använda sig av nedanstående metod.

4.2 Använda markeringskolumnen Utrymmet till vänster om texten kallas för markerings-kolumnen, se nedan. Den används för att på ett enkelt och snabbt sätt markera text.

När muspekaren befinner sig i texten visas muspekaren som ett stort I. När muspekaren befinner sig i markerings-kolumnen ser den ut som en pil som pekar in mot texten.

Markeringskolumn


23

För att markera Gör du så här Ett ord Dubbelklicka på ordet. En mening Placera pekaren i meningen, håll ned

CTRL och klicka.

En rad Placera pekaren i markeringskolumnen till vänster om raden så att en högerriktad pil visas. Klicka när du ser pilen.

Ett stycke Placera pekaren i markeringskolumnen till vänster om stycket och dubbelklicka.

Flera rader eller stycken

Placera pekaren i markeringskolumnen till vänster om raderna/stycket så att en högerriktad pil visas, och dra sedan uppåt eller nedåt.

Hela dokumentet Håll ned tangenten CTRL och klicka i markeringskolumnen.

Släcka en markering

För att släcka en markering klickar du någonstans i texten eller trycker på en piltangent.

Markera objekt

Välj Start, Redigering, Markera. I menyn som visas väljer du Markera objekt.


24

4.3 Markera med tangentbordet När man markerar text med tangentbordet gör man så här:

1 Placera markören där markeringen ska börja. 2 Håll ner tangenten SKIFT. 3 Utöka markeringen med hjälp av piltangenterna,

eventuellt i kombination med CTRL. Se Tangentbordskommandon på sidan 123 för mer information om hur du kan kombinera olika tangenter för effektivare markering.

För att markera hela dokumentet använder man tangentkombinationen CTRL+A.

4.4 Sammanhållen och splittad markering Det finns också olika typer av markeringar i Word. En sammanhållen markering innebär att den markerade texten ligger i en följd medan en splittad markering innehåller text eller objekt som inte ligger intill varandra.

Sammanhållen markering (kontinuerlig)

Markera text genom att:

1 Placera markören i början på texten.

2 Håll ned tangenten SKIFT.

3 Flytta markören till slutet av texten. Snabbast genom att använda kortkommandon för att flytta insättnings-punkten.


25

Splittad markering (diskontinuerlig)

Möjligheten att kunna göra en splittad markering finns sedan Word 2002. Observera att det bara är möjligt genom att använda musen vid markering samt att det bara går att markera objekt av samma typ, t.ex. flera textstycken eller flera flytande grafiska objekt.

Markera text genom att

1 Markera första texten eller bilden.

2 Håll ned tangenten CTRL.

3 Markera nästa text eller bild.

Genom att hålla ned tangenten CTRL kan du fortsätta att markera som många texter eller bilder du vill.

Observera att bilder som är i nivå med text, d.v.s. ej flytande, behandlas som text och inte som bilder. De ska därför markeras på samma sätt som text.

MS Word 2007 Mallar

26

5 Mallar Det finns ett antal olika dokumenttyper. Av dessa är tre externa dokument med logo och adressuppgifter i sidfoten: brev, fax och så kallat IFAU-dokument. Dessa dokument-typer baseras alla på samma typografi för att designprofilen ska bli genomgående för hela organisationen. En annan dokumenttyp är externa rapporter.

5.1 Typografi – formatmallar Nedanstående typografi gäller för alla mallar med undantag för rapporter.

5.2 Teckensnitt Arial används för rubriker. För löpande text används Times New Roman.

5.3 Formatmallar Nedanstående formatmallar ska användas i alla IFAU:s dokument med undantag för rapporter. Det finns redan inbyggt extra avstånd efter formatmallarna så du får inte infoga extra blankrader (trycka ENTER) efter rubriker. Detta för att säkerställa att rubrikerna alltid hänger ihop med efterföljande text.

MS Word 2007 Mallar

27

Se sidan 42 för instruktioner som gäller rapporter.

5.4 Skrivyta Skrivytan är 13,5 cm oavsett vilken mall som används med undantag för rapporter. Detta för att möjliggöra kopiering mellan dokument utan efterredigering.

5.5 Specikation av dokumenttypernas layout Nedan specificeras layouten för varje dokumenttyp i de fall den avviker från grundprofilen.

Normal.dot Normal.dot är den mall som ligger som grund för nya dokument när man inte väljer en specifik mall. Normal.dot är anpassad till ovanstående layout vad gäller skrivyta (marginaler vänster 4 cm och höger 3,5 cm) och formatmallar.

MS Word 2007 Mallar

28

Brevmall Det är olika uppgifter i sidhuvudet på första sidan och resterande sidor. Vid start av nytt dokument kan man välja om de olika variabla uppgifterna som dokumenttyp, handläggare, direkttelefon etc ska infogas eller ej. Det är också möjligt att skriva in en annan handläggare (inklusive e-post och telefon) än standard samt om logo och adressuppgifter på första sidan ska infogas.

Fax I faxmallen kan man välja om personlig information (direkttelefon samt e-postadress) ska infogas.

IFAU-dokument IFAU-dokument används för alla dokument som kräver ett mera officiellt (förtryckt) utseende men som inte har någon adressat. IFAU-dokumenten fungerar som brevmallen med undantag för mottagaruppgifter.

MS Word 2007 Personlig profil

29

6 Personlig profil Mallsystemet uniForm ger dig möjligheten att skriva in dina personliga uppgifter som till exempel namn, telefonnummer, e-postadress. Detta kallas för din personliga profil. Dessa uppgifter sparas och hämtas fram när du skapar ett nytt dokument baserat på någon av mallarna. Dina uppgifter infogas sedan på rätt plats i dokumentet. Detta spar tid och minimerar risken för eventuella felskrivningar.

Det är möjligt att ha flera personliga profiler och att växla mellan dessa när dokument skapas.

6.1 Ange personliga uppgifter Välj Personlig profil i gruppen uniForm mallsystem på fliken IFAU.


30

Fyll i dina personliga uppgifter och klicka på knappen Spara och stäng.


31

6.2 Flera personliga profiler Det finns möjlighet att infoga fler än en personlig profil. Detta är användbart om man skriver många dokument åt någon annan eller om man har en delad tjänst.

För att infoga ytterligare en personlig profil gör du så här:

1 Välj Personlig profil i gruppen uniForm mallsystem på fliken IFAU.

2 Klicka på knappen Ny. 3 Nu visas en helt tom dialogruta där du kan skriva in

profilen. 4 Om det är denna profil som du oftast kommer att

använda kryssar du i rutan Använd som standard. 5 Klicka på knappen Spara och stäng.

6.3 Ta bort en personlig profil För att ta bort en personlig profil gör du så här:

1 Välj Personlig profil i gruppen uniForm mallsystem på fliken IFAU.

2 Välj profilen i listrutan Profil. 3 Klicka på knappen Ta bort. 4 Klicka på knappen Ja för att bekräfta borttagningen.

5 Klicka på knappen Spara och stäng.

MS Word 2007 Använda mallarna

32

7 Använda mallarna

7.1 Sökvägar – tillgång till mallarna För att du ska få tillgång till mallarna ska sökvägarna i din dator vara rätt inställda. Man kan likna sökvägar med pekare som visar var mallarna ligger lagrade. IT-ansvarig har ställt in sökvägarna i din dator, men skulle du behöva ändra dem så ska det vara inställt enligt nedan.

Klicka på Officeknappen och sedan på knappen Word-alternativ.

Välj Avancerat i menyn till vänster. Bläddra sedan längst ned. Där hittar du knappen Sökvägar.

Nu visas dialogrutan Sökvägar. Här ställer in tre sökvägar enligt nedan.

1 På rad 3 finns sökvägen för Dokumentmallar. Den ska peka på mappen: H:\IFAU-mallar

2 På rad 4 finns sökvägen för Dokumentmallar för arbetsgrupp. Den ska peka på mappen: N:\

3 På rad 7 finns sökvägen för Autostart. Den ska peka på mappen: N:\ Autostart


33

7.2 Skapa dokument baserat på mall I Word når du mallarna via kommandot Mallar i gruppen uniForm mallsystem på fliken IFAU.


34

Under valet Alla mallar i menyn hittar du organisationens samtliga mallar. Observera att antalet mallar förmodligen skiljer sig från dem du ser i din dialogruta. Markera önskad mall och klicka på OK.

7.3 Fylla i dokumentuppgifter När du valt en mall visas en dialogruta (undantag är rapportmallen som du kan läsa om på sidan 42). Här skriver du in eller väljer vilken information som ska infogas i dokumentet. Dialogrutans innehåll varierar från mall till mall, men arbetssättet är det samma.


35

1 När du valt mallen Brev visas denna dialogruta.

2 Flera av dina kontaktuppgifter infogas som förvalda.

Du har möjlighet att bocka av de uppgifter du inte vill ska infogas i brevet.


36

3 Om du har flera personliga profiler kan du växla mellan dessa genom att välja i listrutan Profil.

4 Ange sedan dokumentuppgifterna. Om du ska skriva ett dokument på engelska, väljer du Engelska i fältet Språk. Då infogas datumet med engelskt datumformat, ledtexter skrivs på engelska, adressuppgifterna i sidfoten infogas med engelskt format för telefonnummer.

Du kan välja en Dokumenttyp i listan, skriva in en egen eller lämna fältet Dokumenttyp tomt.

I dialogrutan fylls automatiskt dagens datum i, men du har möjlighet att ändra.

Du ska själv skriva in ett diarienummer vid Dnr.

Du kan i fälten Ert datum respektive Er beteckning skriva uppgifter från mottagaren.


37

5 Fyll sedan i mottagarens adress. Använd så många adressrader som du behöver.

6 Du kan välja om Logotypen ska vara i färg eller

svart - vit (förvalt).

7 Valet Infoga sidfot gör att adressuppgifter infogas i

dokumentets sidfot. Du kan också välja att i sid-huvudet ha med sidnummer eller ej genom valet Infoga sidnummer.

8 När du är klar klickar du på knappen OK. Nu hamnar

uppgifterna på rätt plats i dokumentet. 9 Markören placeras nu på den plats där du ska skriva

brevets ärendemening. Formatmallen Rubrik 1 är förvald så det är bara att börja skriva. Skriv in önskad text och tryck ENTER. Word byter nu automatiskt till formatmallen Brödtext. Formatet Brödtext är det format du ska använda för den löpande texten. När du vill ha en ny rubrik trycker du på tangenten ENTER och väljer en av rubrik-formatmallarna ur formatmallslistan.

Det finns redan inbyggt extra avstånd före och efter format-mallarna så du får inte infoga extra blankrader


38

(trycka ENTER) till exempel före och efter rubriker eller mellan stycken.

Tips! Använd tangenten TABB för att hoppa mellan de olika fälten i dialogrutan. SKIFT+TABB hoppar bakåt.

Enklare arbeta med tangentbordskommandon Det är snabbare att arbeta med tangentbordskommandon och du skonar din arm om du arbetar mindre med musen. Se sidan 123 för vanliga kortkommandon.

MS Word 2007 Rapporter

39

8 Rapporter

8.1 Produktion och publicering av rapporter Redan innan du börjat skriva rapporten bör du planera hur spridningen av rapporten ska ske. Eftersom tryckning sker i svart/vitt tryck bör du tänka på det när du skapar dina bilder, diagram etc. Bilder och diagram som skapats i färg blir inte bra i svart/vitt tryck. Använd prickar eller ränder i stället för raster när du ska fylla t.ex. staplar i diagram.

Varje rapport ska innan den publiceras

• Faktagranskas av berörd part. • Seminariebehandlas vid IFAU och i normalfallet minst

en annan akademisk miljö. • Vara granskad av en intern och extern referee samt

godkänd av ansvarig redaktör. • Presenteras på en intern presskonferens några dagar

innan rapporten ges ut. Detta gäller endast om det ska skrivas ett pressmeddelande.

• Gärna vara presenterad vid någon vetenskaplig konferens eller workshop.

8.2 Att tänka på när du skriver en rapport • Sammanfattning/Abstract på titelsidan ska ge en snabb

bild av rapportens frågeställning och resultat. • Det inledande och avslutande avsnittet i uppsatsen ska

ge en mycket god bild av rapportens frågeställning och resultat. Tänk på att dessa två avsnitt är det som folk oftast läser först och att de eventuellt kan förmå läsaren att läsa vidare.


40

• Innehållet i uppsatsen ska utgöra en berättelse som utgår ifrån en klar frågeställning, inte bara en mekanisk redovisning av resultat baserat på exempelvis en enkät eller känslighetsanalys.

• Välj JEL-koder och sökord med omsorg (gäller endast working paper).

• Skriv endast första ordet i engelska titlar med versal. • Använd gärna punktuppställningar för att framhäva

viktig information och när en mening blir lång därför att den innehåller uppräkningar.

• Tabeller, figurer och fotnoter placeras löpande i texten. • Den/de rader i tabellen som innehåller kolumnrubriker

ska markeras som rubrikrad (Tabell, Upprepa radrubriker).

• Använd funktionen Infoga Beskrivning för tabell och figurrubriker, se sidan 92.

• Använd det färdiga tabellformatet för att få en tabell med korrekt format. Gör så här: * Välj formatmallen Tabellstart för att få rätt teckensnitt och teckenstorlek. * Välj Tabell på fliken Infoga. Markera antalet kolumner och rader som du vill bygga tabellen av. Nu visas Tabellverktyget med flikarna Design respektive Layout. Markera din tabell och klicka på tabellformatet IFAU_Tabell.

• Använd inte indragen text efter tabeller och figurer. • Börja referenslistan på en ny sida.


41

Att tänka på när du skriver en svensk version av ett working paper

• Då rapporten är en svensk nerbantad version av ett working paper bör den skrivas, vad gäller abstraktionsnivå och omfång, med tanke på publicering i Ekonomisk Debatt eller Arbetsmarknad & Arbetsliv.

8.3 Skapa ny rapport När man skriver rapporten är det viktigt att basera det nya dokumentet på IFAU:s rapportmall. Mallen innehåller förvalda format för att underlätta för dig, t.ex. teckensnitt och storlek på rubriker med flera. Mallen kan nås på vanligt sätt i Word.

I Word når du mallen från menyn Mallar i gruppen uniForm mallsystem på fliken IFAU.

MS Word 2007 Rapportmallens uppbyggnad

42

9 Rapportmallens uppbyggnad

9.1 Börja skriva på sidan 3 (udda sida) Rapportmallen är uppbyggd med titelsida, en innehållssida samt en sida där du ska börja skriva din text. Första rubriken ska alltid börja på en udda sida (högersida) Om innehållsförteckningen endast täcker sidan 2 ska du börja skriva på sidan 3. Där finns anvisningen [Klicka och skriv första rubriken]. Går innehållsförteckningen över flera sidor får du själv göra fasta sidbrytningar (CTRL+ENTER) så att första rubriken hamnar på en udda sida.

Fältet [Klicka och skriv första rubriken] är formaterat med formatmallen Rubrik 1. När du skriver rubriken och trycker på tangenten ENTER byter Word automatiskt till formatmallen Brödtext för nästa stycke.

När du trycker ENTER nästa gång byter Word till formatmallen Brödtext med indrag, se exempel nedan.

Som du ser av ovanstående exempel ska första stycket efter en rubrik inte ha något indrag medan följande stycken ska ha ett förstaradsindrag.

Brödtext

Brödtext med indrag


43

Formatet Brödtext och Brödtext med indrag är de format du ska använda för den löpande texten.

När du vill ha en ny rubrik trycker du på tangenten ENTER och väljer en av rubrikformatmallarna ur formatmallslistan (eller använder kortkommandon).

Det finns inbyggd luft före formatmallarna i rapportmallarna. Du ska därför INTE infoga några blankrader (trycka ENTER) till exempel före rubriker. Detta för att underlätta vid skapandet av tillgängliga PDF-filer.

• Gör ingen blankrad före rubriker. • Gör ingen blankrad mellan rubrik och brödtext. Läs mera om formatmallarna i avsnittet Använda formatmallar – ett måste, på sidan 51.

9.2 Innehållsförteckning Ändra inte innehållssidan genom att själv skriva innehålls-förteckningen. Det ligger en kod på sidan som automatiskt genererar innehållsförteckningen med förvalt format.

Ett felmeddelande visas på innehållssidan. Bry dig inte om detta. Det försvinner när du uppdaterar innehålls-förteckningen.


44

Uppdatera innehållsförteckning

Du uppdaterar enklast genom att högerklicka på innehålls-förteckningen och i snabbmenyn välja Uppdatera fält. Första gången du gör detta uppdateras innehålls-förteckningen omgående. Från och med andra gången får du en fråga om det är hela tabellen du vill uppdatera. Du ska välja alternativet Uppdatera hela tabellen för att även ändrad text ska uppdateras.

Markera enligt nedan och klicka OK.

9.3 Titelsida På titelsidan finns också så kallade klicka-och-skriv-fält där du ska skriva in information. Skulle texten i Samman-fattningen bli längre än en sida så skapas en ny sida före innehållsförteckningen.


45

9.4 Sidnumrering Det är genomgående sidnumrering i dokumentet. Sidnumreringen börjar på titelsidan. Detta är inget som du ska ändra.

9.5 Sidfot I sidfoten finns ett klicka-och-skriv-fält för att lägga in rapporttiteln. Är titeln lång ska du förkorta den. Rapportmallen har olika udda och jämna sidor. Det innebär att det finns två sidfötter, en för udda sidor och en för jämna sidor. Gör så här för att skriva titeln i sidfoten.

Välj Infoga, Sidfot, Redigera sidfot. Du kommer till sidfoten.

Markera rapporttiteln och skriv titeln, förkorta vid behov.

För att komma till nästa sidfot ska du klicka på knappen Nästa avsnitt. Du kommer då till andra sidfoten. Fyll i titeln på samma sätt som punkt 3.

Klicka på knappen Stäng sidhuvud/sidfot för att växla till den vanliga skrivytan.


46

Tips! Du kan också dubbelklicka på sidfoten för att öppna den för redigering.

9.6 Omslag Omslaget med information om IFAU samt förteckning över publikationer finns i separata mallar. Detta sammanfogas till en enhet av den som skapar pdf-fil av rapporten.

9.7 Formatmallarnas inställningar

Rapporter

Nedan redovisas de formatmallar som vanligen används i rapportmallen. Observera att när man kopierar text kan få med andra formatmallar. Läs mer om detta och hur man korrigerar felaktiga formatmallar se sidan 81.


47

Skrivyta – tryckformat

De svenska rapporterna trycks i ett format mindre än A4. De skrivs i formatet A4 men med breda marginaler (överkant 4,5 cm, nederkant 5,5 cm, vänster- och högermarginal 4,3 cm. Skrivytan är 12,4 cm.

MS Word 2007 Skapa nytt dokument

48

10 Skapa nytt dokument När du startat Word väljer du Office, Nytt. I dialogrutan Nytt dokument är Tomt dokument markerat. Du kan dubbelklicka på Tomt dokument eller klicka på knappen Skapa.

10.1 Skapa dokument baserat på en mall Du når mallarna från dialogrutan Nytt Dokument som visas när du väljer Office, Nytt. Genom att klicka på valet Mina mallar når du organisationens mallar, se nästa sida.


49

Här markerar du den mall du vill använda och klickar på knappen OK.

Ett nytt dokument skapas baserat på den mall du valde.

10.2 Spara dokument När du vill spara ditt dokument väljer du Office, Spara som, Word-dokument. Word 2007 har ett helt nytt format och dokumenten får filtypstillägget .docx.

Kompatibelt med tidigare versioner

Vill du att dokumentet ska kunna användas i tidigare versioner av Word så väljer du alternativet Word 97-2003-dokument.


50

Om det är första gången du sparar dokumentet måste du ange namn och plats för dokumentet i dialogrutan Spara som.

Klicka på knappen Spara.

MS Word 2007 Skriva in text på rätt sätt

51

11 Skriva in text på rätt sätt När man skriver in text ska man göra det på ett sätt som minimerar redigering i efterhand samt låter Words funk-tioner göra en del av arbetet, t.ex. automatisk innehålls-förteckning, automatisk formatering av text, automatisk numrering av fotnoter, tabellrubriker etc.

11.1 Använda formatmallar – ett måste Att använda formatmallar är ett måste för att funktioner som innehållsförteckning, hänvisningar etc ska fungera. Det är även en hjälp att formatera texten.

Vilka format som är tillgängliga syns i gruppen Format. Du kan också välja att visa fönstret Formatmallar genom att klicka på dialogruteikonen i gruppen Format.

Gör så här för att använda en formatmall:

1 Placera markören i det stycke du vill formatera (eller markera flera stycken).

2 Välj formatmall i gruppen Format eller i åtgärdsfönstret Formatmallar.

Dialogruteikon


52

11.2 Arbeta enklare med tangentbordskommandon Det är snabbare att arbeta med tangentbordskommandon och du skonar din arm om du arbetar mindre med musen. Vill du lära dig mer om kortkommandon, se sidan 123.

11.3 Radbrytning Det är viktigt att INTE trycka på tangenten ENTER vid varje radslut när man skriver en löpande text. Låt Word bryta raderna. Radernas längd anpassas till dokumentets marginaler och eventuella indrag. När texten sedan redigeras anpassas automatiskt radbrytningarna.

Om du vill bryta en rad, men inte skapa ett nytt stycke, använder du tangentkombinationen SKIFT+ENTER. En manuell radbrytning skapas. Det innebär att den nya raden hör till samma stycke som tidigare rad. Om du har kommandot Visa/dölj ¶ i gruppen Stycke intryckt ser du radbrytningen som en pil som pekar till vänster.

En styckebrytning (ENTER) ser ut som ett spegelvänt P.

Visa/Dölj ¶

Ny rad

Nytt stycke

11.4 Hålla samman text - hårda blanksteg och bindestreck Ibland kan de automatiska radbrytningarna hamna så att de felaktigt delar ett uttryck om uttrycket innehåller blanksteg eller bindestreck (t.ex. förkortningar och datum), se exempel på nästa sida.

Så här kan det bli vid en förkortning: t ex Eller kanske en summa med tusentalsavskiljare: 2 000 kr Man ska använda sig av hårda blanksteg eller bindestreck för att se till att uttryck inte delas.


53

Ett hårt blanksteg får du med tangentkombinationen CTRL+SKIFT+BLANKSTEG. Om du har kommandot Visa/dölj intryckt ser du det hårda blanksteget som en liten cirkel istället för punkten som markerar ett vanligt mellanslag.

Ett hårt bindestreck får du med tangentkombinationen CTRL+SKIFT+BINDESTRECK. Om du har knappen Visa/dölj intryckt ser du det hårda bindestrecket som ett förlängt bindestreck. Observera att skillnaden inte syns vid utskrift.

11.5 Alltid göra dynamiska hänvisningar När du gör hänvisningar till olika ställen i texten ska du inte själv skriva sidnummer utan istället göra dynamiska ”pekare”, se Hänvisning – korsreferens på sidan 96.

11.6 Stavningskontroll Med hjälp av funktionen Stavning och grammatik kan du kontrollera stavningen i dokumentet. Ordlistan som finns i Word är inte fullständig, du måste korrekturläsa, men det är ändå till viss hjälp.


54

Röd, vågig understrykning Som standard är stavningskontrollen påslagen under tiden du skriver in text. Felstavade ord får en röd, vågig understrykning. Du kan högerklicka på ett felstavat ord för att få rättningsförslag. Andra språk Du kan utföra stavningskontroll på en mängd språk under förutsättning att du har aktuell ordlista. Engelsk och svensk ordlista finns i den svenska språkversionen. Word identifierar språk automatiskt så du behöver normalt inte göra någon inställning. Starta stavningskontroll 1 Du startar stavningskontrollen genom att välja

Granska, Språkkontroll, Stavning och grammatik. 2 I dialogrutan nedan visas de felstavade orden i tur och

ordning markerade med röd text.

3 Markera ett alternativ i rutan Förslag och klicka på

knappen Ändra för att rätta till det felstavade ordet. Eller Klicka på knappen Ignorera en gång för att låta ordet stå kvar som det står.


55

11.7 Avstavning Använd alltid en bekräftad avstavning (du får vara med och bestämma) eftersom den automatiska ibland gör en felaktig avstavning.

Vänta med avstavning

Bäst är att vänta med avstavning tills dokumentet är färdig-redigerat. I annat fall måste du avstava om dokumentet om du gör ändringar som påverkar radbrytningarna.

Engelska

Det går också bra att avstava engelsk text under förut-sättning att den programfunktionen installerats. Word kommer att meddela om funktionen behöver installeras.

Starta avstavning

1 När du skrivit klart sätter du igång avstavningen genom att välja Sidlayout, Utskriftsformat, Avstavning.

2 I menyn ska du välja Manuellt. Word startar avstavningen.

3 Word föreslår vilka ord som ska avstavas och var i

ordet avstavningen bör ske. Klicka på Ja för att godkänna förslaget, eller på Nej för att hoppa över ordet. Vill du avstava ordet på annan plats än det Word föreslår så flyttar du den svarta markeringen genom att


56

klicka med muspekaren eller använda piltangenter.

11.8 Avstava manuellt – mjuka bindestreck Använd mjuka bindestreck för att styra var ord ska avstavas. Om du använder ett vanligt bindestreck och ordet vid redigering hamnar inne i raden finns bindestrecket kvar och du får ta bort det manuellt till skillnad mot ett mjukt binde-streck som döljs automatiskt om det hamnar inne i en rad. Att avstava på detta sätt ska du bara göra vid enstaka tillfällen. Enklast avstavar du genom att, när du skrivit klart, använda funktionen Avstavning, se avsnitt 11.7. Word sätter alltid in mjuka bindestreck när du kör avstavnings-funktionen.

Infoga mjukt bindestreck

Du infogar ett mjukt bindestreck genom att trycka på tangentkombinationen CTRL+BINDESTRECK.

Visa mjukt bindestreck

Om du har kommandot Visa/dölj ¶ i gruppen Stycke intryckt ser du det mjuka bindestrecket som ett vanligt bindestreck med ett litet lodrätt streck i slutet.

Visa/dölj ¶ Mjukt bindestreck

11.9 Kombinationstecken – ü é à ô ñ När du till exempel vill skriva ett s.k. tyskt ü, ska du trycka först på tangenten med prickarna, inget syns men när du


57

sedan trycker på tangenten U visas det som ü. Så fungerar även de andra kombinationstecknen som finns på tangent-bordet.

11.10 Infoga symboler Alla tecken finns inte på tangentbordet, men med funktionen Symbol kan du infoga en mängd olika tecken.

Så här infogar du en symbol i din text:

1 Placera markören där du vill infoga symbolen.

2 Välj Infoga, Symboler, Symbol. 3 Markera det tecken du vill ha och det infogas. Välj Fler

symboler om du vill ha ett annat tecken.

4 Dialogrutan Symbol visas. Markera ett tecken och

klicka på knappen Infoga.


58

5 Klicka på knappen Stäng för att stänga dialogrutan.

Tips! Välj i första hand (normal text) vid Teckensnitt. Symbolen följer då den omgivande textens formatering och risken för fel vid konvertering till pdf-fil minskar. Finns inte symbolen du söker i normal text så får du välja ett annat teckensnitt.

11.11 Växla gemener - versaler Ibland händer det att man skriver med tangenten CAPS LOCK intryckt av misstag och allt text blir versal (stora bokstäver). Gör så här för att slippa skriva om texten:

1 Markera texten som du vill växla.

2 Håll ner tangenten SKIFT och tryck på tangenten F3 upprepade gånger tills du fått det resultat du önskar. Det finns 3 olika lägen: versaler, gemener, inledande versal. Välj Start, Tecken, Ändra skiftläge för flera alternativ.

MS Word 2007 Formatera text och stycken

59

12 Formatera text och stycken

12.1 Teckenformat Du kan formatera tecken antingen genom kommandon i gruppen Tecken som finns på fliken Start eller i dialogrutan Tecken som visas när du klickar på dialogruteikonen i gruppen Tecken.

Markera först den text du vill formatera och ange sedan formatet genom att klicka på kommandon eller välja i dialogruta. A B C D E

F G H I J K L M N A Teckensnitt H Understruken B Teckenstorlek I Genomstruken C Öka teckenstorlek J Nedsänkt D Minska teckenstorlek K Upphöjd E Radera formatering L Ändra skiftläge F Fet M Överstrykning med färg G Kursiv N Teckenfärg

12.2 Styckejustering Du kan formatera stycken antingen genom kommandon i gruppen Stycke som finns på fliken Start eller i dialogrutan Stycke som visas när du klickar på dialogruteikonen i gruppen Stycke.

Dialogruteikon


60

Markera först det/de stycken du vill formatera och ange sedan formatet genom att klicka på kommandon eller välja i dialogruta.

A B C D E F G

H I J K L M N

A Punktlista H Vänsterjustera B Numrerad lista I Centrera C Flernivålista J Högerjustera D Minska indrag K Marginaljustera E Öka indrag L Radavstånd F Sortera M Skuggning G Visa alla/Visa dölj

dolda tecken N Kantlinje

12.3 Punktlista, Numrerad lista och Flernivålista Det finns två olika sätt att skapa listor. Obs! Om man vill göra en lista av text som redan finns måste man markera texten först.

Det enklaste sättet är att använda sig av kommandon i gruppen Stycke. Gör så här:

1 Markera texten som ska bli en lista (om texten redan skrivits) eller placera markören där listan ska börja.

2 Klicka på någon av kommandonen Punktlista, Numrerad lista eller Flernivålista i gruppen Stycke.

Dialogruteikon Dialogruteikon


61

3 När du klickar på någon av listorna får du senast använda utseende.

4 Vill du påverka listans utseende ska du klicka på listpilen till höger på kommandot. Nedan ser du valen i punktlistan. Här kan du välja ur biblioteket ett antal redan definierade punkter eller valet Definiera ny punkt längst ned.

5 För att få en ny punkt i listan trycker du ENTER.

6 För att avsluta listan kan du trycka ENTER två gånger eller klicka på kommandot.

För att sänka en punkt en nivå placerar du markören direkt efter listsymbolen och trycker TABB.

För att höja en punkt en nivå placerar du markören direkt efter listsymbolen och trycker SKIFT+TABB.


62

12.4 Hämta format En bra funktion är att du kan hämta en formatering av en befintlig text och sedan applicera formatet på en annan text.

1 Placera markören i den text eller det ord som du vill hämta formatet ifrån.

2 Klicka på kommandot Hämta format i gruppen Urklipp.

3 Markören visar nu en pensel. ”Måla” den text du vill applicera formatet på genom att klicka och håller ner vänster musknapp och sedan dra markören över den aktuella texten.

4 När du är klar släpper du upp musknappen och markören återgår till sitt normala läge.

Låsa Hämta format

Om det är flera ställen i ett dokument som du vill applicera ett format på kan du låsa funktionen Hämta format så att du slipper göra om samma förfarande gång på gång.

1 Placera markören i den text eller det ord som du vill hämta formatet ifrån.

2 Dubbelklicka på kommandot Hämta format i gruppen Urklipp.

3 Markören visar nu en pensel. ”Måla” den text du vill applicera formatet på genom att klicka och håller ner vänster musknapp och sedan dra markören över den aktuella texten. Gör detta på alla ställen du vill använda det hämtade formatet.

4 När du är klar klickar du en gång på kommandot Hämta format för att låsa upp funktionen.

MS Word 2007 Tabbar och indrag

63

13 Tabbar och indrag

13.1 Infoga olika sorters tabbar Det finns ett flertal olika typer av tabbar att välja på. De vanligaste typerna är:

Vänsterställd Texten börjar vid tabbens position och fortsätter åt höger.

Centrerad Radernas mittpunkt justeras rakt under varandra vid tabbens position.

Högerställd Texten slutar vid tabbens position och höger-marginalen är rak.

Decimaltabb Kommatecknen i texten justeras rakt under varandra vid tabbens position.

Gör så här för att infoga en tabb i texten:

1 Placera markören i det stycke där du vill infoga tabben (eller markera styckena om samma tabb ska användas i flera stycken).

2 Klicka på Tabulatorväljaren tills den visar rätt typ av tabb. Den finns längst till vänster på linjalen, se bilden.


64

3 Klicka på den övre linjalen vid den position du vill ha tabben. En tabbsymbol visas på linjalen.

4 Använd TABB-tangenten för att använda tabben (hoppa med markören till tabben).

Tips! Om man trycker TABB i en tabell hoppar ju markören till nästa cell i tabellen. För att använda en tabb i en tabellcell använder man tangentkombinationen CTRL+TABB.

13.2 Indrag Man kan också göra olika indrag på texten.

De vanligaste typerna är: vänsterindrag, förstaradsindrag, hängande indrag och högerindrag. På linjalerna kan man se och ändra indragen med hjälp av indragssymbolerna.

Vänsterindrag När man använder vänsterindrag blir alla rader i stycket indragna.

Förstaradsindrag

Hängande indrag

Vänsterindrag

Högerindrag


65

Det enklaste sättet att göra ett vänsterindrag är att dra i den rektangelformade indragssymbolen i linjalen:

Man kan också ändra i dialogrutan Stycke. Klicka på dialogruteikonen i gruppen Stycke för att visa dialogrutan.

Förstaradsindrag När man använder förstaradsindrag blir styckets första rad indragen medan resten av raderna börjar i marginalen.

Det enklaste sättet att göra ett förstaradsindrag är att dra i den övre triangelformade indragssymbolen i linjalen:


Hängande indrag När man använder hängande indrag börjar styckets första rad i marginalen medan resten av raderna blir indragna.


66

Det enklaste sättet att göra ett hängande indrag är att dra i den nedre triangelformade indragssymbolen i linjalen:


Högerindrag När man använder högerindrag slutar alla rader i stycket där indragssymbolen är placerad.

Det enklaste sättet att göra ett högerindrag är att dra i den högra triangelformade indragssymbolen i linjalen:


MS Word 2007 Tabeller

67

14 Tabeller En tabell kan liknas med ett rutnät. Varje ruta kallas cell och i cellerna kan du skriva in text och lägga in bilder. Innehållet i varje enskild cell behandlas som ett eget stycke och kan alltså formateras på samma sätt som ett vanligt stycke med indrag, tabbar och formatmallar.

14.1 Tabellens delar När man arbetar med tabeller finns det vissa beteckningar som kan vara bra att känna till.

En cell är den minsta delen i en tabell.

En rad är de celler som ligger bredvid varandra.

De celler som ligger rakt under varandra kallas för en kolumn.

Gränsen mellan cellerna kallas för Kolumngräns, Radgräns eller Cellgräns beroende på sammanhanget.

Radgräns

Cell

Rad

Kolumn Kolumngräns


68

Dolda tecken i tabellen

I tabeller finns, i likhet med ett vanligt stycke, även dolda tecken.

Cellslutstecknet är motsvarigheten till stycketecknet i en vanlig text och Radslutstecknet visar var varje rad slutar.

För att dessa tecken ska vara synliga måste kommandot Visa/dölj ¶ vara intryckt.

För att Flytthandtaget och Storlekshandtaget ska visas måste du hålla muspekaren över tabellen.

14.2 Infoga tabell Infoga en tabell med lämpligt antal rader och kolumner genom att:

1 Välj Infoga och Tabell i gruppen Tabeller. Menyn Infoga tabell visas.

Flytthandtag

Cellslutstecken

Radslutstecken

Storlekshandtag


69

2 Här kan du markera hur många kolumner och cellrader du önskar genom att dra med musen över det antal kolumner och cellrader du önskar. Lägg märke till att exempel visas på skrivytan när du drar över cellerna. När du släpper upp musknappen infogas tabellen.

3 Du kan också välja Infoga tabell för att skriva in

värdena i en dialogruta.


70

14.3 Tabellverktyg – Design och Layout När du skapat en tabell och markören är placerad i tabellen visas Tabellverktyg med flikarna Design och Layout.

På menyfliken Design är funktioner för format samlat. Till exempel kantlinjer, fyllfärger och snabbformat. På menyfliken Layout är funktioner för att infoga eller ta bort rader/kolumner, höjd eller bredd, sammanfoga celler, dela celler o.s.v.

Rita tabell

1 Välj Infoga, Tabeller, Tabell, Rita tabell. Muspekaren ändrar utseende till en penna och du kan börja rita upp din tabell.

2 Rita upp tabellens ytterkanter genom att dra med musen med vänster musknapp nedtryckt.

3 Fortsätt med att rita in rader och kolumner på samma

sätt.

4 För att stänga av funktionen trycker du på

tangenten ESC.


71

Redigera tabell med ritverktyg

Med hjälp av verktyget Rita tabell i gruppen Rita kantlinjer på fliken Design kan du rita upp en tabell på fri hand.

1 Placera markören i tabellen och välj Design, Rita kantlinjer, Rita tabell. Nu kan du komplettera din tabell med ytterligare cellgränser.

Radera cellgräns

Mad hjälp av verktyget Radera kan man sudda ut cellgränser. Gör så här:

1 Placera markören i tabellen och välj Design, Rita kantlinjer, Radera. Muspekaren ändrar utseende till ett radergummi och du kan börja radera cellgränser

2 Dra med radergummit över den/de cellgränser du vill radera.

14.4 Att skriva i tabellen När du skriver in text i tabellen kan du trycka på tangenten TABB för att flytta markören till nästa cell. När du står i sista cellen och trycker på tangenten TABB skapas en ny tabellrad.


72

14.5 Att markera i tabellen Det finns några olika sätt att markera i en tabell.

För att markera en cell klickar du i cellens vänsterkant då pekaren visas som en diagonal, svart pil.

Om du vill markera en hel rad klickar du till vänster om raden. Muspekaren visas då som en diagonal, vit pil.

För att markera en hel kolumn klickar du ovanför kolumnen då muspekaren visas som en nedåtriktad, svart pil.

För att markera flera intilliggande celler drar du med musen över de celler du vill markera.

14.6 Radhöjd och kolumnbredd Det enklaste sättet att ändra radhöjd eller kolumnbredd i en tabell är att dra i tabellens rad- respektive kolumngränser.

Obs! Var noga med att inga celler är markerade. Om en cell är markerad när du drar i rad-/kolumngränsen förändras bara den cellen.


73

1 Håll musen över den gränslinje du vill flytta. Muspekaren blir då en dubbelriktad pil.

2 Dra gränsen till önskad position.

Tips! För att få olika resultat när man drar i cellgränserna kan man använda en eller flera av knapparna CTRL, ALT och SKIFT.

Anpassa kolumnbredd efter text

Genom att dubbelklicka på en kantlinje anpassas kolumn-bredden till texten i kolumnen. Kolumnerna till höger om kantlinjen förändras inte.

Fördela höjd/bredd

I Word finns en funktion som gör det enkelt att se till att flera rader eller kolumner har samma höjd/bredd. Gör så här: 1 Markera de rader/kolumner du vill förändra. 2 Klicka på Fördela höjd mellan rader eller Fördela

bredd mellan kolumner i gruppen Cellstorlek på fliken Layout.


74

14.7 Infoga rader och kolumner För att få flera rader sist i en tabell placerar man markören i den sista cellen och trycker på TABB-tangenten. Vill man däremot ha en ny rad eller kolumn mitt inne i tabellen gör man så här: 1 Markera lika många rader/kolumner som du vill infoga. 2 Välj ett av alternativen i gruppen Rader och kolumner

på fliken Layout, se nedan. Obs! Tänk på att lika många rader/kolumner infogas som du har markerat. Dessutom får de nya raderna/kolumnerna samma utseende som den närmsta raden/kolumnen i markeringen vad gäller t.ex. antal kolumner/rader, kantlinjer och mönster.

14.8 Ta bort rader och kolumner För att ta bort en eller flera rader/kolumner gör du så här:

1 Markera de rader eller kolumner du vill ta bort.

2 Välj Ta bort i gruppen Rader och kolumner på fliken Layout, se ovan.

3 Du kan också högerklicka när du markerat och välja ur snabbmenyn.


75

14.9 Hindra att en rad delas över en sidbrytning Ibland händer det att en tabell delar sig över en sidbrytning. Om delningen sker mitt i en tabellrad blir texten svårläst och osammanhängande.

För att förhindra att en tabellrad delas över en sidbrytning gör man så här:

1 Markera den/de rader som ska påverkas.

2 Högerklicka och välj Tabellegenskaper i snabbmenyn.

3 Växla till fliken Rader.

4 Ta bort krysset framför Dela rad över sidbrytning.

5 Klicka på knappen OK.

14.10 Upprepa radrubrik När du arbetar med en mycket lång tabell kommer den att delas upp på flera sidor. Du kan justera tabellen så att tabell-rubrikerna visas på varje sida.

Upprepade tabellrubriker visas bara i utskriftslayout eller när dokumentet skrivs ut.

För att rubriken ska visas på varje sida gör du så här:

1 Markera rubrikraden eller raderna. Markeringen måste innefatta tabellens första rad.


76

2 Högerklicka och välj Tabellegenskaper i menyn. Byt till fliken Rader.

3 Klicka för Upprepa som rubrikrad högst upp på

varje sida. 4 Klicka på knappen OK.

14.11 Justering Förutom vanlig justering (vänster, centrerat och höger) kan man i tabeller välja att justera cellinnehållet vertikalt (överkant, mitten och underkant). Du hittar de olika justeringsalternativen i gruppen Justering på fliken Layout. Hur texten justeras av de olika valen syns ganska tydligt i respektive justeringssymbol (se bilden nedan).

Exempel:

Högerjustera mot överkant Cellinnehållet hamnar i cellens övre, högra hörn.


77

14.12 Stödlinjer Om tabellen inte har några kantlinjer syns cellgränserna ändå med hjälp av s.k. stödlinjer. Dessa kan man välja att dölja eller visa.

Gör så här för att dölja eller visa stödlinjerna:

1 Välj Tabellverktyg, Layout. I gruppen Tabell finns kommandot Visa Stödlinjer. Genom att klicka på kommandot kan du aktivera eller avaktivera valet Visa stödlinjer.

14.13 Tabbar och indrag i en tabell Liksom i ett vanligt stycke kan man använda sig av indrag och tabbar för att positionera texten, se Tabbar och indrag på sidan 63. Enda skillnaden är att man trycker CTRL+TABB för att använda en tabb eller hängande indrag. Om man bara trycker på TABB-tangenten hoppar markören till nästa cell.

Tänk också på att varje kolumn/cell har sin egen linjal. Det innebär att du måste markera den kolumn/cell som du vill infoga en tabb eller ett indrag i.

På bilden ser du att det är den aktuella cellens linjal som är aktiv (har indragssymboler).

MS Word 2007 Automatisk formatering och korrigering

78

15 Automatisk formatering och korrigering

15.1 Autoformat Funktionen Autoformat formaterar snabbt bland annat rubriker, punktlistor och numrerade listor, kantlinjer, numreringar m.m. Internet-, nätverks- och e-postadresser formateras som hyperlänkar.

Att citattecken blir korrekt formaterade är bra, men det är inte alltid man vill ha webbadresser formaterade som hyperlänkar (blå och understrukna). Med alternativknappar kan du lätt välja hur autokorrigeringen ska fungera, se nedan.

Knappen Alternativ för autokorrigering visas vid text när en autokorrigering har gjorts.

1 Knappen visas först som en liten, blå ruta när du håller muspekaren över texten som är autokorrigerad.

2 När du pekar på rutan ändras den till en knapp. Klicka på pilen till höger så visas listan. Som du ser kan du välja hur exemplet webbadress ska formateras för denna gång eller för framtiden.

Du kan även via valet Ange autoformatalternativ gå till dialogrutan Autokorrigering, där du kan göra inställningar för hur funktionen Autokorrigering ska fungera i fortsättningen.

MS Word 2007 Automatisk formatering och korrigering

79

15.2 Autokorrigering Funktionen Autokorrigering identifierar och korrigerar skrivfel, felstavade ord och felaktiga versaler.

Om du till exempel skriver ”dte” plus ett blanksteg, ersätts det du skrivit med ”det”. Du kan också använda Autokorrigering när du snabbt vill infoga symboler som ingår i den inbyggda listan med autokorrigeringsposter.

Funktionen är bra, men ibland blir det inte som man tänkt sig. Till exempel brukar vi i Sverige ange partitillhörighet genom att efter personens namn skriva partiets begynnelse-bokstav inom parentes. Skriver du till exempel ”(c)” kommer det automatiskt att korrigeras till copyright-tecknet ©.

1 Knappen Alternativ för autokorrigering visas vid text när en autokorrigering har gjorts. Knappen visas först som en liten, blå ruta när du håller muspekaren över texten som är autokorrigerad.

2 När du pekar på rutan ändras den till en knapp. Klicka på pilen till höger så visas listan. Som du ser kan du välja hur exemplet (c) ska hanteras för denna gång eller för framtiden

Du kan även via valet Ange alternativ för Autokorrige-ring gå till dialogrutan Autokorrigering, där du kan göra inställningar för hur funktionen Autokorrigering ska fungera i fortsättningen.

MS Word 2007 Klipp ut, kopiera och klistra in

80

16 Klipp ut, kopiera och klistra in Kommandon för att flytta eller kopiera text eller format finns i gruppen Urklipp på fliken Start. Gör så här:

1 Markera den text som du vill flytta/kopiera.

2 Klicka på Klipp ut eller tryck CTRL+X på tangentbordet. Notera att texten ”försvinner”.

eller om du istället vill kopiera texten

Klicka på Kopiera eller tryck CTRL+C på tangentbordet.

3 Ställ markören där du vill klistra in texten.

4 Klicka på knappen Klistra in eller tryck CTRL+V på tangentbordet. Notera att texten klistras in.

16.1 Klistra in special Ibland kan man behöva påverka textens format i samband med att man klistrar in.

1 Klicka på listpilen vid Klistra in och välj Klistra in special.


81

2 I dialogrutan Klistra in special kan du välja med vilket format du vill klistra in texten.

16.2 Korrigera format När du kopierar text från ett dokument till ett annat får du förutom texten även med dig formatmallar. I Word finns en bra funktion som låter dig välja hur du vill att texten ska klistras in. Naturligtvis gäller detta arbetssätt även när du kopierar inom ett och samma dokument.

1 Kopiera texten i källdokumentet, växla till måldoku-mentet (ditt dokument).

2 Välj Klistra in eller tangenterna CTRL+V.

3 Din text klistras in i dokumentet och under texten visas knappen Inklistringsalternativ.

4 När du pekar på knappen visas en pil till höger, klicka på den så visas en lista där du kan välja hur informatio-nen ska klistras in i dokumentet.


82

Vilka alternativ som visas beror på vilken typ av innehåll som du klistrar in, vilket program som du klistrar in i från samt formatet på texten där du ska klistra in innehållet.

Bevara källformatering behåller den formatering texten hade i källdokumentet.

Matcha målformatering låter texten anta den formatering som gäller för stycket där text klistras in.

Bevara endast text rensar bort eventuella bilder, länkar etc och texten antar den formatering som gäller för stycket där texten klistras in.

Ange standard vi inklistring öppnar dialogrutan Word-alternativ där man kan ändra standard.

Observera att du kan växla mellan olika alternativ så länge knappen Inklistringsalternativ syns. Den försvinner när du fortsätter med något annat, t.ex. skriver in text.

MS Word 2007 Sidhuvud och sidfot

83

17 Sidhuvud och sidfot I varje dokument finns något som kallas sidhuvud och sidfot. Sidhuvudet finns i området runt den övre marginalen på sidan och sidfoten runt den nedre marginalen. Det som står i sid-huvudet eller sidfoten skrivs normalt ut på alla sidor i dokumentet. Det kan t.ex. vara sidnumrering, företagets logotyp eller dagens datum.

När sidhuvud eller sidfot är öppet visas Verktyget för Sidhuvud och sidfot och fliken Design se nedan.

17.1 Infoga sidhuvud och sidfot Gör så här för att infoga information i sidhuvudet och sidfoten:

1 Välj Infoga. I gruppen Sidhuvud/sidfot väljer du Sidhuvud.

2 I menyn som visas kan du välja Redigera sidhuvud för

att få ett helt tomt sidhuvud. Väljer du Tomt längst upp i menyn så infogas ett skrivfält i sidhuvudet.


84

3 Du kommer till sidhuvudet och fliken Design på

Verktyget för Sidhuvud och sidfot visas, se ovan. Skriv in och formatera text som vanligt.

4 Växla till sidfoten genom att klicka på Gå till sidfot i gruppen Navigering.


85

5 Skriv in och formatera text som vanligt. Klicka på Stäng sidhuvud/fot i gruppen Stäng.

Du kan naturligtvis gå direkt till sidfoten genom att i gruppen Sidhuvud/sidfot välja Sidfot.

17.2 Sidnumrering Klicka på Sidnummer i gruppen Sidhuvud/sidfot. I menyn kan du välja Aktuell position för att infoga sidnumret vid markörens placering.

17.3 Annorlunda förstasida Som standard är sidhuvud och sidfot lika på alla sidor. Ibland vill man att första sidan ska skilja sig från övriga sidor i dokumentet. Gör så här för att få en annorlunda förstasida:

1 Välj Annorlunda förstasida i gruppen Alternativ på fliken Design i Verktyget för Sidhuvud och sidfot.


86

2 Du kan också gå via fliken Sidlayout och klicka på

dialogruteikonen i gruppen Utskriftsformat. Kryssa för Annorlunda förstasida på fliken Layout och klicka OK.

Om du redan angivit sidhuvud och/eller sidfot i dokumentet tas dessa bort från sidan 1, men stannar kvar på övriga sidor i dokumentet. Du kan nu ange annat innehåll på första sidans sidhuvud och sidfot eller välja att lämna tomt.


87

17.4 Flera olika sidhuvuden och sidfötter Genom att skapa avsnitt (kan liknas med dokument i dokumentet) har du möjlighet att ha flera olika sidhuvuden och sidfötter. Läs på sidan 102 om hur du skapar avsnitt.

Växla mellan olika sidhuvuden och sidfötter

1 Information om vilket avsnitt du befinner dig i samt om sidhuvudet eller sidfoten är kopplat till föregående sidhuvud/-fot visas när sidhuvudet/-foten är aktiverad, se nedan.

2 För att växla mellan avsnitt ska du välja Föregående eller Nästa avsnitt i gruppen Navigering som finns på fliken Design i Verktyget för Sidhuvud och sidfot.

Stänga av koppling mellan sidhuvuden och sidfötter

1 Stäng av kopplingen till det föregående avsnittet genom att klicka på Länka till föregående i gruppen Navigering som finns på fliken Design i Verktyget för Sidhuvud och sidfot.

Aktuellt avsnitt Kopplat till föregående


88

2 Texten Samma som föregående är nu borta. Du kan nu

redigera aktuellt sidhuvud/-fot utan att tidigare sidhuvud/-fot påverkas.

Obs! Tänk på sidhuvudet/-foten i att alla efterkommande avsnitt fortfarande påverkas om du inte stängt av kopplingen till föregående sidhuvud/-fot i dem.

17.5 Udda och jämna sidor När man har inställningen Olika udda och jämna sidor så finns det två olika sidhuvuden och sidfötter i varje avsnitt, en för jämna sidor och en för udda. Vilket sidhuvud eller sidfot du befinner dig på visas i sidhuvudets eller sidfotens informationstext.

Det innebär att man måste ändra sidhuvudet och sidfoten på båda sidorna. För att gå mellan de olika sidhuvudena eller sidfötterna ska du välja Föregående eller Nästa avsnitt i gruppen Navigering som finns på fliken Design i Verktyget för Sidhuvud och sidfot. Förutsättningen för att du ska ha åtkomst till sidhuvudena och sidfötterna är att du skapat två sidor i det aktuella avsnittet.

MS Word 2007 Innehållsförteckning

89

18 Innehållsförteckning När man skriver större dokument bör man låta Word göra en automatisk innehållsförteckning. Om man skriver in inne-hållsförteckningen själv är risken stor att den blir inkorrekt när dokumentet redigeras. En förutsättning för att man ska kunna skapa automatiska innehållsförteckningar är att rubrikformatmallarna använts i dokumentet, se Använda formatmallar – ett måste på sidan 51.

Så här skapar du en automatisk innehållsförteckning:

1 Placera markören där du vill ha innehållsförteckningen.

2 Växla till fliken Referenser och välj Innehålls-förteckning i gruppen Innehållsförteckning.

3 I menyn som visas kan du markera vilken typ av innehållsförteckning du vill ha och innehålls-förteckningen infogas eller klicka på valet Infoga innehållsförteckning i menyn om du vill skapa en egen layout för innehållsförteckningen.


90

4 I dialogrutan Innehållsförteckning kan du anpassa utseendet på innehållsförteckningen genom att ändra de olika alternativen i dialogrutan. Du ser hela tiden resultatet i rutan Förhandsgranska.


18.1 Uppdatera innehållsförteckningen När dokumentet redigerats är det viktigt att komma ihåg att uppdatera innehållsförteckningen så att eventuella föränd-ringar i sidnumreringen även kommer med i där.


91

1 När innehållsförteckningen är markerad visas val för att förändra eller uppdatera innehållsförteckningen ovanför förteckningen (Obs endast för formatet 2007).

Du kan också klicka på Uppdatera tabell som finns i gruppen Innehållsförteckning på fliken Referenser för att uppdatera.

Du kan också högerklicka på innehållsförteckningen och välj Uppdatera fält i snabbmenyn eller markera och tryck på tangenten F9.

2 Välj alternativet Uppdatera hela tabellen för att även

ändrad text ska uppdateras.


MS Word 2007 Beskrivning – tabell, figur etc

92

19 Beskrivning – tabell, figur etc En beskrivning är en numrerad etikett, till exempel ”Figur 1,” som du kan lägga till för en tabell, figur, formel eller ett annat objekt. Du kan välja olika etiketter och sifferformat för olika slags objekt, exempelvis ”Tabell II” och ”Formel 1-A.” Om du senare lägger till, tar bort eller flyttar dina beskrivningar kan du enkelt uppdatera hela numreringen på en gång.

Infoga beskrivning finns på fliken Referenser i gruppen Beskrivningar.

19.1 Infoga beskrivning För att infoga en beskrivning gör man så här:

1 Markera objektet (tabell, grafik, diagram, formel etc) som du vill lägga till en beskrivning till.

Valbar etikett

Text som skrivs av dig

Word numrerar automatiskt


93

2 Välj Referenser, Beskrivningar, Infoga beskrivning. Dialogrutan Beskrivning visas.

Standardinställningen i Word är att beskrivningen består av en etikett följt av en siffra. Dessa inställningar går att ändra under knappen Numrering. T.ex. kan man lägga till kapitel-nummer eller välja att ersätta siffran med en bokstav.

3 Under listpilen i rutan Etikett väljer du vilken typ av etikett du vill ha (figur, tabell eller formel).

4 Efter figurnumret i rutan Beskrivning kan du skriva in och komplettera med mera text.


19.2 Uppdatera beskrivningar Om du infogar en ny beskrivning uppdateras numreringen automatiskt. Om du tar bort eller flyttar en beskrivning måste du däremot uppdatera beskrivningarna manuellt. Gör så här:

1 Om du vill uppdatera en specifik beskrivning markerar du den. Om du vill uppdatera alla beskrivningar markerar du hela dokumentet. Observera att alla fält uppdateras d.v.s. även korsreferenser, fotnoter och innehållsför-teckning.


94

2 Högerklicka på markeringen och klicka sedan på Uppdatera fält på snabbmenyn eller tryck på tangenten F9.

19.3 Infoga figur/tabell/formelförteckning Har du flera figurer, tabeller etc i dokumentet är det bra att infoga en figurförteckning i dokumentet. Villkoret för att kunna infoga en figurförteckning är att du infogat beskrivning enligt ovan. Gör så här: 1 Välj Referenser, Beskrivningar,

Infoga figurförteckning.

2 Du anger vid Etikett vilken typ av förteckning du vill

infoga.


95

3 Med inställningar enligt bilden kommer det att infogas en figurförteckning med etiketten Figur, numrering, text samt sidhänvisning.


19.4 Uppdatera figurförteckning För att uppdatera en förteckning gör du så här: 1 Markera förteckningen. 2 Högerklicka på markeringen och välj Uppdatera fält i

snabbmenyn eller tryck på tangenten F9. 3 I dialogrutan Uppdatera figurförteckning ska du

markera Uppdatera hela tabellen för att eventuellt ändrad text ska uppdateras. Klicka OK.

MS Word 2007 Hänvisning – korsreferens

96

20 Hänvisning – korsreferens

När du gör en hänvisning till ett ställe i dokumentet ska du använda en så kallad korsreferens. Skriver du själv sid-numret är det stor risk att det ställe du hänvisar till senare hamnar på en annan sida och du får göra en hel del efter-redigering.

Korsreferenser är dynamiska länkar (pekare). När du använder funktionen korsreferens kommer alltid hän-visningen att vara korrekt hur än dokumentet förändras.

Du kan hänvisa till rubriker, fotnoter, tabeller, figurer, slutkommentar, formel eller bokmärken som du infogat.

Funktionen Korsreferens finns i gruppen Beskrivningar på fliken Referenser.


97

20.1 Infoga korsreferens

1 Välj Referens, Beskrivningar, Korsreferens.

Nu visas dialogrutan Korsreferens. Dialogrutan kan vara öppen så länge du behöver. Du kan växla mellan dokumentet och dialogrutan utan att behöva stänga rutan varje gång du infogar något.

2 Välj vilken typ av objekt du vill referera till vid Referenstyp.

3 Vid Referera till väljer du vad som ska visas.

4 Vid Till rubrik väljer du exakt vad du vill referera till. ”Till rubriken” varierar beroende på vad som valts i ”Referera till”.

5 Klicka på knappen Infoga och sedan på knappen Stäng.

Hyperlänk

När du klickar på en hyperlänk förflyttas du till det ställe länken pekar på. Du känner igen en hyperlänk genom att


98

muspekaren ser ut som en liten hand när du håller den över länken.

För att infoga en korsreferens som hyperlänk ska rutan Infoga som hyperlänk i dialogrutan Korsreferens vara ikryssad.

Fotnot

När du refererar till en fotnot kan du välja på normalstor eller liten siffra. För att få den ”lilla” siffran ska du välja Fotnotsnummer (formaterad).

På sidan – ovan/nedan

Du kan till sidnumret lägga till texten på sidan eller ovan/nedan. Det innebär att om det du refererar till finns längre ned på samma sida så kommer det att stå nedan i hänvisningen. Om det du refererar till finns på annan sida (eller hamnar på annan sida vid redigering) så kommer det att stå på sidan i hänvisningen. Gör så här för att lägga till funktionen:

1 Kryssa i rutan Inkludera ovan/nedan i dialogrutan Korsreferens.

MS Word 2007 Fotnot

99

21 Fotnot Fotnoter och slutkommentarer används vanligtvis i utskrivna dokument och innehåller beskrivningar, kommentarer eller referenser för text i ett dokument.

En fotnot eller en slutkommentar består av två samman-länkade delar - referenstecknet och motsvarande nottext. När du lägger till, tar bort eller flyttar slutkommentarer eller fotnoter som är numrerade automatiskt, omnumreras referenstecknen.

Fotnoter visas längst ner på den sida där referenstecknet finns och slutkommentarer visas vanligtvis sist i dokumentet.

När du infogar fotnoter i utkastläge öppnas ett fotnotsfönster för att skriva in fotnotstexten. I utskriftslayoutläge flyttas markören till läget för fotnoten. Det är enklare att arbeta i utskriftslayoutläge.

När du infogar en fotnot i texten kommer det att markeras i texten enligt nedan. Standardinställningen är att en siffra markerar fotnoten.

CAD (Computer Aided Design)1

Som standard skrivs fotnoten ut längst ned på sidan. Fotnoten separeras från löptexten med en linje, se nedan.

1 datorstödd konstruktion

MS Word 2007 Fotnot

100

21.1 Infoga fotnot Gruppen Fotnot finns på fliken Referenser.

Gör så här för att infoga en fotnot:

1 Välj Referenser, Fotnoter, Infoga fotnot. 2 Fotnoten infogas och du kan skriva fotnotens

text.

21.2 Ändra inställningar 1 Klicka på dialogruteikonen i gruppen Fotnoter.

2 Dialogrutan Fotnoter och slutkommentarer visas. Gör de inställningar som önskas.

3 Klicka på knappen Infoga om du vill infoga en fotnot

eller knappen Använd om du förändrat inställningarna.

MS Word 2007 Fotnot

101

21.3 Redigera fotnot Att redigera en fotnot är enklast i utskriftslayoutläge. Gå till det ställe på sidan där fotnotstexten finns och redigera.

21.4 Flera likadana fotnoter När du vill ha flera fotnotsreferenser på en sida som refererar till samma fotnotstext ska du inte infoga flera fotnoter. Infoga istället en korsreferens till fotnoten, se Hänvisning – korsreferens på sidan 96.

Kom ihåg att välja Fotnotsnummer (formaterad) för att få den ”lilla” siffran.

21.5 Radera fotnoter Att ta bort fotnotstexten raderar inte fotnoten. Fotnots-tecknet finns fortfarande kvar i dokumentet. Du ska istället radera fotnotstecknet. Då tas även texten bort. Markera tecknet och tryck sedan på tangenten DELETE eller BACKSTEG, se exempel. CAD (Computer Aided Design)1 Fotnotstecken

MS Word 2007 Avsnitt

102

22 Avsnitt Man kan likna ett avsnitt vid ett dokument i dokumentet. För att kunna ändra utskriftsformat, som t.ex. stående eller liggande sidlayout, sidhuvud och sidfot eller marginaler, för endast en del av ett dokument måste du infoga avsnitts-brytningar för att skapa nya avsnitt i dokumentet. Det finns fyra olika typer av avsnittsbrytningar.

22.1 Nästa sida En avsnittsbrytning av typen Nästa sida används när du vill att det nya avsnittet ska börja överst på en sida. Det kan t.ex. vara användbart om man vill skapa en liggande sida (se sidan 106) i ett dokument bestående utav stående sidor.

22.2 Löpande En löpande avsnittsbrytning innebär att det nya avsnittet börjar på samma sida, d.v.s. direkt efter avsnittsbrytningen. Den kan t.ex. användas då du vill ha olika antal spalter efter varandra i en text, t.ex. en ingress följt utav en text uppdelad i två spalter, se bild nedan:

22.3 Jämn sida eller Udda sida Ibland kanske du vill att ett nytt avsnitt ska börja på närmast följande sida med jämt eller udda sidnummer. T.ex. kan det vara lämpligt om man skriver en bok och vill att ett nytt


103

kapitel ska börja på en udda (höger) sida. Word lägger då vid behov till en tom sida före det nya avsnittet.

22.4 Infoga avsnittsbrytning Gör så här för att infoga en avsnittsbrytning:

1 Placera markören där du vill infoga avsnittsbrytningen.

2 Välj Sidlayout och gruppen Utskriftsformat. 3 Klicka på Brytningar. I menyn som visas kan du

markera önskad brytningstyp.


104

22.5 Ta bort avsnittsbrytning Tänk på att en avsnittsbrytning styr utskriftsformatet i den text som finns före avsnittsbrytningen. Tar du bort en avsnittsbrytning, blir föregående text en del av nästa avsnitt och får därmed samma format. Du tar bort en avsnitts-brytning på följande sätt:

1 Placera markören precis före avsnittsbrytningen.

2 Tryck på tangenten DELETE.

MS Word 2007 Sidlayout - utskriftsformat

105

23 Sidlayout - utskriftsformat Utskriftsformat är den layout som på något sätt är knuten till hela sidans layout. Du hittar Utskriftsformat på fliken Sidlayout.

23.1 Ändra marginaler Klicka på Marginaler och välj Anpassade marginaler i menyn eller klicka på dialogruteikonen i gruppen Utskriftsformat. Dialogrutan Utskriftsformat visas. Här finns inställningar för topp, botten, vänster och höger marginal.


106

23.2 Liggande sidlayout Att ändra till liggande sidlayout är enkelt. Välj Sidlayout, Utskriftsformat, Orientering och välj Stående eller Liggande i menyn. Detta ändrar vanligen hela dokumentet till liggande format.

Lite krångligare kan det vara när endast en eller några sidor i ett dokument ska vara liggande.

1 Se till att markören är placerad i det avsnitt som ska ändras, (se sidan 102 hur man skapar avsnitt). Vilket avsnitt som är aktuellt visas till vänster på statusraden (längst ned i programmet) under förutsättning att du gjort den inställningen i statusraden, se sidan 18.

2 Välj Sidlayout, Utskriftsformat, Orientering och välj Stående eller Liggande i menyn. Som standard ändras endast aktuellt avsnitt.

Nu ändras formatet till liggande i det markerade avsnittet. Lägg märke till att Word även ändrat marginalerna. Det mått som tidigare var vänster-marginal är nu överkant.

För att sedan ändra tillbaka till stående måste du skapa en ny avsnittsbrytning och ändra pappersformat. Följ punkterna 1-2, men välj Stående i menyn.


107

23.3 Sidbrytning Om du vill infoga en vanlig sidbrytning gör du på följande sätt.

1 Placera markören där du vill infoga sidbrytningen.

2 Välj Sidlayout, Utskriftsformat, Brytningar. Markera Sida.

3 Nu infogas en fast sidbrytning. Du kan se sidbrytningen

om du har Visa alla aktiverad.

Tips! Du kan också använda snabbkommandot CTRL+ENTER.

MS Word 2007 Infoga bilder

108

24 Infoga bilder Funktionen Infoga bilder finns i gruppen Illustrationer på fliken Infoga.

24.1 Infoga bild från fil 1 Välj Infoga, Illustrationer, Bild.

2 Dialogrutan Infoga bild visas. Markera den bild du vill infoga.

3 Klicka på knappen Infoga.

Hur du ändrar storlek och flyttar bilden kan du läsa om nedan.


109

24.2 Infoga bild från ClipArt I ClipArt finns bilder som du kan infoga i dina dokument. Gör så här:

1 Välj Infoga, Illustrationer, ClipArt. 2 Åtgärdsfönstret visas nu och du kan ange vad du söker

efter i fältet Sök efter.

3 Klicka på knappen Sök.

4 Nu visas resultatet av sökningen. Klicka på listpilen till

höger om den bild du vill infoga och välj Infoga i menyn.


110

24.3 Ändra storlek på bild 1 Markera bilden genom att klicka på den. Nu visas

handtagen.

2 För muspekaren över ett handtag. Muspekaren

ändrar utseende och du kan dra i handtaget. Bäst är att dra i hörnhandtagen, bilden ändras då proportionellt.

24.4 Flytta bilden För att fritt kunna flytta bilden oberoende av marginaler och text i dokumentet måste du ändra bildens inställningar.


111

1 Markera bilden och gör en högerklick på bilden. I snabbmenyn ska du välja Figursättning.

2 Välj i undermenyn Rektangulärt eller Tätt. Nu kan du

dra bilden till ny position.

Observera! I kompatibilitetsläge (97-2003) väljer du Formatera bild i snabbmenyn samt fliken Layout.

24.5 Rotera bild Genom att peka på den lilla gröna symbolen upptill på bilden och dra kan du rotera bilden.

MS Word 2007 Spåra ändringar - granska

112

25 Spåra ändringar - granska Denna funktion finns på fliken Granska och i gruppen Spårning.

När funktionen Spåra ändringar är påslagen sparas information om allt som ändras i dokumentet, t.ex. infogad, borttagen eller formaterad text.

25.1 Aktivera/inaktivera Spåra ändringar Gör så här för att aktivera eller inaktivera funktionen Spåra ändringar:

1 Välj Granska, Spårning, och kommandot Spåra ändringar.

1 Tryck ned tangenterna CTRL+SKIFT+E.

Välj sedan hur spårningen ska visas på skärmen (se Visa ändringar på sidan 114) och spara dokumentet.

Visa om funktionen är aktiverad

En indikator som visar om funktionen är aktiverad visas till vänster på statusraden (längst ned i programmet) under förutsättning att du gjort den inställningen i statusraden, se sidan 18.

Så här ser du om funktionen Spåra ändringar är på eller av:


113

25.2 Inställningar för visning Man kan välja på två olika utseenden på ändringar som visas i ett dokument; med pratbubblor eller utan pratbubblor. Pratbubblorna visas i marginalen.

Så här väljer man hur ändringar ska visas:

1 Välj Granska, Spårning.

2 Klicka på listpilen vid Spåra ändringar och välj Alternativ för Spåra ändringar i menyn.

3 Här kan du göra inställningar för hur ändringar och

kommentarer ska visas.


114

25.3 Visa ändringar När man använder funktionen Spåra ändringar kan man välja om och hur dessa ska visas i dokumentet. Välj Granska, Spårning och klicka på listpilen vid Visa för Granskning. Det finns fyra val i listrutan.

Observera! När du väljer Slutgiltig ser du inte ändringarna men de finns i dokumentet och kan när som helst visas igen. Du måste acceptera alla ändringar för att de ska försvinna.

Slutversion med markeringar Texten visas som den såg ut innan redigeringen med alla ändringar markerade. Vilken färg den markerade texten har beror på vem som gjort ändringen. Om det finns flera redigerare på samma dokument visas varje persons ändringar med en egen färg.

Slutgiltig Texten visas som den ser ut efter redigering. Ändringar markeras inte.

Ursprungsversion med markeringar Texten visas som den såg ut innan redigeringen med alla ändringar markerade. Vilken färg den markerade texten har beror på vem som gjort ändringen. Om det finns flera redigerare på samma dokument, visas varje persons ändringar med en egen färg.

Ursprunglig Texten visas som den såg ut innan redigeringen. Ändringar markeras inte.


115

Visa en persons ändringar

Om flera personer redigerat samma dokument kan det vara praktiskt att visa en persons ändringar i taget.

Gör så här för att välja vems/vilkas ändringar som ska visas:

1 Välj Granska, Spårning och klicka på listpilen vid Visa Markering.

2 Vid Granskare i menyn kan du markera vilken

granskares ändringar och kommentarer som ska visas.

3 Upprepa steg 1-2 för alla granskare du inte vill visa.

25.4 Bläddra mellan ändringar För att man ska kunna bläddra mellan ändringar och kommentarer måste ändringarna visas (se Visa ändringar på sidan 114).

Bläddra mellan ändringar och kommentarer med bläddringsknapparna Föregående och Nästa i gruppen Ändringar på fliken Granska.


116

25.5 Acceptera/ignorera ändring– säkerställa att alla ändringar är borta

Acceptera enstaka eller alla ändringar

Klicka på listpilen vid Acceptera för att välja i menyn.

Är det en enstaka ändring du vill acceptera så ska du placera markören i ändringen och klicka på Acceptera ändring i menyn.

Tips! Det går också bra att högerklicka på en ändring och välja Acceptera eller Ignorera från snabbmenyn.

Acceptera/ignorera en persons ändringar Om flera personer redigerat samma dokument kan det vara praktiskt att kunna acceptera en persons alla ändringar på en gång. Gör så här:


117

1 Välj att visa ändringar av en granskare (se Visa en persons ändringar på sidan 115).

2 Välj Acceptera alla ändringar som visas i meny Acceptera.

25.6 Varna om det finns ändringar i dokumentet Man kan ange att man vill ha ett meddelande om det finns spårade ändringar kvar i dokumentet när det sparas eller skrivs ut.

Välj Office-knappen, knappen Word-alternativ. I dialogrutan Word-alternativ ska du välja Säkerhets-center och klicka på knappen Inställningar för Säkerhetscenter. Bocka sedan för Varna innan…, se bilden.

25.7 Kommentarer Om man inte vill ändra i texten, men ändå göra en notering, kan man använda sig av kommentarer. Om pratbubblor används (se Inställningar för visning på sidan 113) visas kommentaren i en pratbubbla i marginalen:


118

Annars visas kommentaren som en liten färgad markering i eller runt text beroende på om någon text var markerad när kommentaren infogades.

Om du håller muspekaren över en kommentar visas kommentaren i en popup-ruta.

Infoga kommentar

Så här infogar du en kommentar:

1 Placera markören där kommentaren ska vara eller markera texten som kommentaren ska gälla.

2 Klicka på Ny kommentar i gruppen Kommentarer på fliken Granska.

3 Skriv in texten för kommentaren direkt i pratbubblan.

Redigera kommentar

1 Redigera texten för kommentaren i direkt i pratbubblan.

Ta bort kommentar

Gör så här för att ta bort en kommentar:

1 Högerklicka på kommentaren och välj Ta bort kommentar.

MS Word 2007 Data från andra program

119

26 Data från andra program Att kunna infoga data från andra program i dokument är en stor fördel, till exempel kalkyler och diagram från Excel och bilder från PowerPoint.

Det finns två sätt att göra det på. Det ena är länkning och det andra är inbäddning.

Länkning innebär att det finns en koppling mellan källfilen i t.ex. Excel och målfilen i Word. Om du ändrar i källfilen kommer också målfilen i Word att ändras. Detta är ett arbetssätt som bäddar för problem. Ditt dokument blir väldigt ”tungt” och du får dålig kontroll över ändringar i dokumentet.

Använd hellre inbäddning som innebär att informationen (t.ex. ett diagram) är ett objekt i Word-dokumentet. Om man ändrar i källfilen i Excel kommer ingen ändring att göras i Word-dokumentet. För att redigera diagrammet dubbel-klickar man på det. Man får då tillgång till de funktioner i Excel som rör diagram. När du redigerar diagrammet ändras inte källdokumentet i Excel.

När du klistrar in från Excel visas dessa alternativ för inklistring.


120

26.1 Infoga kalkyl eller diagram från Excel 1 Markera kalkylen eller diagrammet i Excel och välj

Start, Kopiera.

2 Växla till dokumentet i Word och klicka på listpilen vid Klistra in i gruppen Urklipp på fliken Start.

3 Välj Klistra in special i menyn.

4 Se till att Klistra in samt Microsoft Excel Kalkylbladobjekt är markerat i dialogrutan Klistra in special. Det betyder att det du kopierade blir inbäddat, se sidan 119. Detta format tar stor plats. Å andra sidan kan du alltid redigera Excel-objektet utan att ha tillgång till originalfilen och ska dokumentet senare konverteras till pdf-fil så blir filen mindre då.

Om du markerar Bild när du klistrar in så blir det en vanlig Word-bild när du dubbelklickar på det. Filen blir inte så stor men vill du redigera Excel-informationen måste du ha tillgång till Excel-filen. Skulle du skulle markera Klistra in länk blir kalkylen eller diagrammet länkat, se sidan 119. Detta rekommenderas inte.


121

26.2 Infoga bild från PowerPoint Du kan spara en PowerPoint-bild som ett bildobjekt för att infoga bilden i ett dokument. Gör så här:

1 Öppna den presentation som du vill skapa bilden från. Kontrollera att du är i bildvisningsläget och att aktuell bild visas. Du kan också vara i bildsorteringsläget med aktuell bild markerad.

2 Välj Office, Spara som, Andra format.

3 I dialogrutan Spara som ska du klicka på listpilen vid

Filformat och välja Windows-metafiler (*.wmf). Detta filformat ger bäst kvalitet.

4 Ange var du vill lagra filen samt filnamn.

5 Klicka på knappen Spara.

6 Du får en fråga om du vill spara den markerade bilden eller alla bilder i presentationen.


122

Vill du endast spara den markerade bilden svarar du Endast aktuell bild.

Vill du spara alla bilder svarar du Alla bilder. Svarar du Alla bilder, exporteras alla bilder i presenta-tionen och sparas i en egen mapp med namnet du gav filen. Varje bild i presentationen får då filnamnet Bild1, Bild2 o.s.v.

7 Sedan infogar du bilden som vanligt, se Infoga bild från fil på sidan 108. Bilden från PowerPoint infogas som ett vanligt bildobjekt i ditt dokument.

MS Word 2007 Tangentbordskommandon

123

27 Tangentbordskommandon Du skonar din arm och du kan utföra uppgifter snabbare om du använder kortkommandon, d.v.s. en eller flera tangenter som trycks ned och som motsvarar ett kommando. Om du t.ex. trycker på CTRL+F blir den markerade texten fet, vilket är samma resultat som fås av att klicka på kommandot Fet i gruppen Tecken.

Särskilt användbara är kommandona för formatmallar samt Spara. Uppdatera behöver du göra då och då för att innehållsförteckning, fotnoter, beskrivningar etc ska vara korrekt numrerade.

Tryck på För att

Bindestreck och blanksteg

CTRL+SKIFT+BLANKSTEG Skapa ett hårt blanksteg

CTRL+SKIFT+BINDESTRECK Skapa ett hårt bindestreck

CTRL+BINDESTRECK Infoga ett mjukt bindestreck

Teckenformatering

CTRL+F Göra bokstäver feta

CTRL+K Göra bokstäver kursiva

CTRL+U Göra bokstäver understrukna

Klippa ut – kopiera – klistra in

CTRL+C Kopiera markerad text eller objekt


124

Tryck på För att

CTRL+X Klippa ut markerad text eller objekt

CTRL+V Klistra in texten eller objektet

Brytningar

ENTER Infoga en styckebrytning

SKIFT+ENTER Infoga en radbrytning

CTRL+ENTER Infoga en sidbrytning

CTRL+SKIFT+ENTER Infoga en spaltbrytning

Spara

CTRL+S Spara aktivt dokument

Uppdatera

F9 Uppdatera markerade fält

Gå till

CTRL+G Gå till en sida, ett bokmärke, en fotnot, en tabell, en kommentar, en bild eller en annan plats

Ångra

CTRL+Z Ångra den senaste åtgärden

Flytta markören

HÖGERPIL Flytta ett tecken åt höger


125

Tryck på För att

VÄNSTERPIL Flytta ett tecken åt vänster

END Flytta till slutet av en rad

HOME Flytta till början av en rad

NEDPIL En rad nedåt

UPPIL En rad uppåt

CTRL+HÖGERPIL Flytta ett ord åt höger

CTRL+VÄNSTERPIL Flytta ett ord åt vänster

CTRL+NEDPIL Till slutet av ett stycke

CTRL+UPPIL Till början av ett stycke

CTRL+HOME Flytta till början av ett dokument

CTRL+END Flytta till slutet av ett dokument G86

Documents

IFAU- Microsoft Word 2007€¦ · Öppna . MS Word 2007 Skrivregler 10 2 Skrivregler 2.1 Stor bokstav vid myndigheter och partier • Endast namn börjar med stor bokstav i löpande