Embed Size (px)
Citation preview
1
1. Desarrollo Organizacional
1.1. Desarrollo Organizacional 1.1.1. Antecedentes del desarrollo organizacional
El desarrollo Organizacional ha sido una de las preocupaciones centrales de las teorías de la administración. El concepto inicial en inglés de Organization Development fue popularizado luego como D.O.1
• Beckhard2 define Desarrollo Organizacional así: “un esfuerzo planeado que abarca toda la organización, administrado desde arriba, para aumentar la eficiencia y salud de la organización a través de intervenciones planeadas en los procesos organizacionales, usando conocimientos de la ciencia del comportamiento”
• Blake y Mouton3 (1969) lo visualizan como “un plan de conceptos y estrategias tácticas y técnicas para sacar una corporación a una situación que constituye una excelencia” para ello desarrollan la Grid o rejilla para el liderazgo, que constituye un modo sistemático para alcanzar la excelencia.
1 Ampliación: Su origen se sitúa según Hornstein en 1924, cuando se desarrolló un estudio de Psicología aplicada en la Fábrica de Hawthorne de la Wester electric company de los Estados Unidos, aunque el movimiento teórico avanzó ampliamente a partir del en el año 1962 como un conjunto de ideas del hombre, la organización y el ambiente que busca crecimiento y desarrollo de las organizaciones, en los últimos años ha evolucionado hasta convertirse en un proceso por excelencia para lograr la eficacia, eficiencia y competitividad de la organización. 2 Referencia: BECKHARD, Richard Desarrollo Organizacional. Estrategias y Modelos Mexico Fondo Educativo Interamericano 1973. (1969) 3 Referencia: BLAKE, Robert, MOUNTON Jane y ALLEN Robert. Cómo trabajar en equipo. Una teoría para impulsar la productividad de su equipo empresarial. Bogotá - Colombia, Norma S.A. 1989.
2
• Por su parte Hornstein y Burke4 (1971) lo describen como “un proceso de creación de una cultura que institucionalice el uso de diversas tecnologías sociales para regular el diagnóstico y el cambio de comportamiento entre personas, entre grupos, especialmente los comportamientos relacionados con la toma de decisiones, la comunicación y la planeación de la organización.”
¿Cuáles son las características del desarrollo organizacional?
Para la comprensión de lo que ello significa es importante partir de la concepción de la Organización como sistema, es decir como “un conjunto de partes interdependientes que interactúan”5 y abierto, en tanto que se convierte en un transformador de insumos en productos y resultados, mediante su cadena de valor6.
La Organización vista como sistema está integrada por dos grandes subsistemas: El técnico y El humano. Sin embargo los tres sistemas básicos son:
• Gerencial: mediante el cual se define la estructura, la toma de decisiones, las estrategias de comunicación e información y los elementos generales de la administración: planeación, organización, dirección, coordinación y control.
• Técnico: contempla los procesos, operaciones y variables tecnológicas.
4 Referencia: La definición es citada porACHILLES DE FARI, F. Desarrollo organizacional: enfoque integral, Editorial Limusa, 1995. 5 Referencia: ACHILLES DE FARI, F. Desarrollo organizacional: enfoque integral, Editorial Limusa, 1995. 6 Ampliación: Algunas características del desarrollo organizacional D.O. son: 1) Proceso dinámico y continuo, 2) Uso de estrategias, métodos e instrumentos para optimizar la relación entre personas y grupos, 3) Continuo perfeccionamiento y renovación de sistemas.
3
• Social: que abarca el tema del comportamiento humano individual o de
grupo a nivel interno (emociones, expectativas, motivos, percepciones) y a nivel externo (acciones, reacciones y omisiones).
1.1.2. Razón de ser de las organizaciones
Es necesario recordar la premisa sobre la razón de ser de una organización: Ser capaz de generar valor continuamente para los clientes actuales y futuros, y que opere en óptimas condiciones de calidad y productividad.
Este es el objetivo del desarrollo organizacional. Facilitar que los elementos claves de funcionamiento de la organización se coordinen efectivamente y logren los resultados propuestos en términos de calidad para los clientes y partes interesadas, para la estrategia corporativa, para los inversionistas, su equipo de trabajo y los proveedores. Para ello es necesario desarrollar estrategias que permitan su constante evaluación de su calidad, de su funcionamiento, de su efectividad. Los modelos creados en D.O incluyen herramientas diagnóstico y de acción, habilidades interpersonales y gerenciales.
Tradicionalmente el desarrollo organizacional D.O. se orientó fundamentalmente a la estrategia humana, a su forma de operar internamente, al clima y la cultura que permiten la generación de un compromiso con la estrategia. Posteriormente abordó, mediante análisis y ejecución, los elementos claves de toda organización: La Estrategia, los procesos del negocio, la estructura y las personas, con el propósito de optimizar el desempeño de los sistemas, al servicio de los objetivos estratégicos que se propone la organización, en el marco del mejoramiento continuo, para responder a las necesidades de cambio que se identifiquen, tanto a nivel interno como externo de la organización.
El desarrollo organizacional también implica el análisis de la conexión existente entre la estructura de la organización con los otros sistemas dentro de ella, con el fin de crear un sistema sinérgico único cuyo resultado será mucho más que la suma de sus partes.
1.1.3. Descripción de los elementos claves para el D.O.
La estrategia…
• Hace referencia a lo que la empresa quiere lograr mediante el desarrollo de su misión, que le resulta valioso, retador, implica mejoramiento o es de alto impacto.
4
• Está relacionada con los objetivos a largo plazo que quiere desarrollar y requiere de la participación de los miembros de su organización para lograrlo.
• Por ello se busca que la organización esté alineada y sea coherente con la
estrategia, esto significa que las actividades que se realizan en su interior se focalizan hacia el logro de los objetivos que la organización se ha propuesto alcanzar.
Peter Drucker7 citado por Armstrong, es el primero, en su libro “La Gerencia de empresas”8 en 1954, en destacar la importancia de los objetivos corporativos al decir: “Los objetivos son necesarios en toda área en la que el desempeño y los resultados afecten directa y vitalmente la supervivencia y la prosperidad de la empresa. Un objetivo, una meta, un blanco, sirven para determinar qué acción acometer hoy para obtener resultados mañana.”
La estructura
Determina la distribución del poder dentro de la organización, si es jerárquico, descentralizado, o distribuido.
La Estructura hace referencia al marco en el que se desenvuelve la organización y realiza sus procesos o actividades, incluye la división de tareas, las líneas de coordinación y comunicación entre las partes. Los procesos definen el flujo y dirección de la información dentro de la organización en un esquema vertical u horizontal.
La manera como se combinen y organicen la estructura y los procesos determinan formas organizativas diferentes diseñadas para responder a necesidades particulares del negocio, adaptarse a los entornos y a las estrategias.
Talento humano
El otro elemento clave es el de personas o talento humano de la organización; que requiere estar motivado y comprometido con lo que la organización quiere lograr; por esto las políticas del personal, el plan de incentivos y compensación son fundamentales en la estrategia de retención y atracción del personal, fundamental para el desarrollo organizacional.
Los procesos
7 Referencia: ARMSTRONG, Michael. Gerencia de Recursos Humanos Fondo editorial Legis Bogotá 1991 8 Ampliación: Drucker diseñó un modelo de gestión al que llamó gerencia o administración por objetivos. Objetivo para Drucker es un propósito, una misión para un periodo determinado, definido de tal forma que pueda ser medido bajo parámetros cuantitativos (tiempo, dinero, unidades, porcentajes, etc.), que se pueda controlar para replantear las acciones de futuras metas, propósitos o misiones, de este modo introdujo la metodología SMART para lograr la validez en su definición. S específico, M medible, A Factible R retador y T en el tiempo.
5
Los procesos identifican la forma como la organización realiza lo que se ha propuesto.
Definen el método, los insumos, los recursos, la infraestructura, la maquinaria., en suma toda la cadena de entrega que se requiere para prestar un servicio o generar un producto.
Por último, la combinación, articulación y dinámica dada por estos cuatro elementos determina los recursos y capacidades de la organización, su rendimiento y su cultura.
La Norma de calidad ISO 9000 define proceso como “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman elementos de entrada en resultados”.
El D.O. no es una ciencia nueva, más bien tiene un nuevo enfoque, el sistémico, que permite comprender y profundizar en la organización, más allá de sus estructuras aisladas, desde la visión holística de ellas, como un todo, en el que cada parte tiene una responsabilidad única y necesaria que atender, que requiere ser optimizada, y que a la vez es necesario fortalecer la articulación y coordinación efectiva de sus componentes.
Antecedentes Normativos en Colombia.
En primer lugar la Carta Magna señala en 1991 en sus artículos 209 y 269 sobre la función administrativa, los principios que rigen la función pública y sobre el control interno, la orientación del servicio público y la obligación de implementar mecanismos de control interno para garantizar su eficacia. Posteriormente se expidió la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, mediante la cual se determina claramente la responsabilidad al interior de las diferentes entidades del Estado en la materia.
Más adelante se expidió la Ley 489 de 1998 que en el marco de los principios constitucionales de la función pública dispone las políticas de desarrollo administrativo que contemplan los programas de mejoramiento continuo, adaptación de nuevos enfoques para la gestión de calidad, metodologías para medir la productividad, como la identificación de apoyos administrativos para optimizar la atención efectiva a los usuarios y optimizar la capacidad administrativa y el desempeño institucional.
Con la sanción de la Ley 872 de 2003, se comunicó la responsabilidad de cada entidad de la Rama ejecutiva del poder público, de desarrollar, implementar, revisar y perfeccionar el sistema de Gestión de Calidad, y con la expedición del Decreto Reglamentario No. 4110 de 2004, se dio vida jurídica a la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública – NTCGP 1000:2004. Estas normas significan para Colombia la decisión política hacia una clara orientación de la cualificación del desempeño público,
6
mediante una herramienta que permita una gestión sistemática y transparente con el apoyo del enfoque basado en procesos.
Mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 (Departamento Administrativo de la Función Pública, 2006), con el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para la implementación y mantenimiento de un Sistema de Control interno en las entidades obligadas. Como dicta la norma “El Modelo Estándar de Control Interno que se establece para las entidades del Estado proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado”. También mediante circular 003 de 2005 el Consejo Asesor del gobierno en Control interno, impartió los lineamientos generales para implementar el MECI.
El Decreto 4485 de 2009 adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009, en respuesta a los cambios dados de las normas técnicas internacionales de calidad, y a la necesidad de integrar la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública con el Sistema de Control Interno, en cada uno de sus elementos, con el fin de armonizarlos.
El documento COMPES 3649 fija la política nacional del servicio al ciudadano, que propone como objetivo central contribuir a la generación de confianza y satisfacción de la ciudadanía con los servicios prestados por la Administración Pública Nacional y los particulares y define estrategias para su desarrollo.
Ahora el Decreto 2482 de 2012 adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en desarrollo de cinco políticas: Gestión Misional y de Gobierno; Transparencia, Participación y Servicio al ciudadano; Gestión del Talento Humano; Eficacia Administrativa y Gestión Financiera. La Modernización del Estado es uno de los elementos contemplados en la política de Eficacia Administrativa que da vía a las entidades públicas para lograr el ideal de organización que se requiere, para responder con mayor efectividad a las necesidades y expectativas de la ciudadanía, inspirada en organizaciones que trasciendan la administración pública actual, hacia derroteros retadores e inspiradores que requiere con urgencia el país.
ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.
7
ARTÍCULO 269. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.
El enfoque por procesos, es uno de los principios fundamentales en los que se basan las Normas ISO. Este enfoque plantea que “un resultado deseado se alcanza más eficientemente, cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso”
La búsqueda de un enfoque que permitiera mayor efectividad en la gestión pública en Colombia, traducido en eficiencia administrativa, mejoramiento del servicio al ciudadano y transparencia, llevó al país a una serie de reglamentaciones que han orientado la transformación de las organizaciones del Estado hacia el enfoque organizacional y de gestión de calidad.
Todas las normas anteriores, han dispuesto el marco jurídico con el cual se espera que el Estado se desarrolle y se modernice, han entregado políticas, herramientas, metodologías, mecanismos, instrumentos para el mejoramiento continuo, el fortalecimiento institucional y la modernización de las instituciones acorde con las teorías vigentes de la administración.
1.2. Adopción del Modelo Integrado de Gestión en el Ministerio TIC
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, desde el año 2006 inició el proceso de implementación del Modelo de gestión que le facilitara el diseño organizativo y ejecución en cumplimiento de las altas expectativas de mejoramiento de su gestión. Como lo describe el Manual de estrategia y procesos (…) “durante las vigencias 2006, 2007, 2008 y 2009, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones, adoptó (bajo la Resolución 2678 de 2006), documentó e implementó el Modelo Integrado de Gestión- MIG como una herramienta de Gestión y Control, que involucra el Sistema de Control Interno, el Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Desarrollo Administrativo, orientado a lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio.” (…).
A finales del año 2009 fue certificado el Sistema de Gestión de la Calidad con base en criterios nacionales e internacionales bajo las normas NTCGP 1000:2004 e ISO 9001:2008.
En el 2010 como resultado de la reestructuración administrativa sustentada con la Ley 1341 de 2009 se ajustó el MIG de acuerdo a las nuevas exigencias. Y a partir
8
del 2011 bajo la dirección del Sr. Ministro Diego Molano Vega se ajustó el enfoque existente a un enfoque sistémico que permita articular los niveles estratégicos, tácticos y operacionales del Plan Vive digital.
Mediante Resolución 001083 del 6 de mayo de 2013 se adoptó el Modelo Integrado de Gestión (MIG) y se conformó el Comité del Modelo Integrado de gestión (CMIG), de esta forma se incorporan las exigencias normativas en materia de desarrollo administrativo para el óptimo funcionamiento de la entidad, en sintonía con los últimos desarrollos teóricos administrativos a nivel mundial.
1.3. Desarrollo Organizacional en el Ministerio TIC - Modelo Integrado de Gestión (MIG)
El Modelo Integrado de Gestión MIG es la estrategia que utiliza el Ministerio TIC para fomentar el Desarrollo Organizacional, es decir es la forma como la entidad responde a las exigencias y retos del desarrollo administrativo para las entidades públicas en Colombia.
El MIG es una herramienta gerencial que promueve el fortalecimiento de la gestión; su diseño, implementación y mejora, permite cumplir con los sistemas de desarrollo administrativo, gestión de calidad y control interno, que se incluyen transversalmente en las políticas señaladas en el Decreto 2482 de 2012 y las demás Leyes y Decretos ya señalados en el título de antecedentes normativos en Colombia. Adicionalmente incorpora las instancias, responsabilidades y los mecanismos de evaluación y control para la toma de decisiones oportuna en pro del cumplimiento de los objetivos.
Como lo señala la Resolución 001083 de 2013, su implementación permitirá dar cumplimiento integral a los requisitos establecidos por las normas y políticas vigentes en materia de desempeño institucional promovidas por el Estado.
2. Dimensiones que Constituyen el Modelo Integrado de Gestión
2.1. Presentación
A continuación se explican cada una de las dimensiones del MIG y sus elementos constitutivos, de conformidad con la Resolución 001083 del 6 de mayo de 20139 mediante la cual el Ministerio TIC adopta el Modelo Integrado de Gestión.
9 Referencia: Resolución Interna del Ministerio TIC No. 001083 del 6 de mayo de 2012
9
2.2. Estrategia 2.2.1. Descripción de la dimensión
La dimensión de estrategia incluye las políticas de: Gestión Misional y de Gobierno, y Gestión Financiera.
La Estrategia es la dimensión que direcciona la gestión del Ministerio TIC, es orientadora y visionaria, permite focalizar la labor hacia un propósito retador y atractivo. Mediante la Estrategia se aclara qué es lo que quiere lograr la organización.
La Gestión Misional y de Gobierno que realiza el Ministerio comprende el diseño, implementación y seguimiento del plan estratégico sectorial e institucional, abarca la definición de Misión, Visión, Valores, Principios, Plan institucional, ecosistema digital, planes de acción, Balance Score Card y el modelo de Control y Seguimiento estratégico, utilizado para monitorear las metas de gobierno, responsabilidad de la entidad.
La Gestión Financiera comprende la programación y ejecución presupuestal asociada a la estrategia, el Programa Anual Mensualizado de Caja, y la formulación del Plan Anual de Adquisiciones entre otros.
Ley 152 de 1994 artículos 26 y 29. Actualmente el plan Vive Digital del Ministerio TIC, que responde a la Planeación del Plan de Desarrollo Nacional Prosperidad para Todos.
2.2.2. Gestión Misional y de Gobierno
Direccionamiento estratégico: ¿Hacia dónde va?
10
Misión
Este concepto describe en términos concretos, claros y diferenciadores la razón de ser de una empresa. Describe qué hace y para qué. Como señala Serna cada Organización es única, tiene características que la diferencia de todas las demás empresas y esta identidad es la que se transmite en la redacción de la Misión.
Misión Ministerio TIC
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones promueven el acceso, uso efectivo y apropiación masivos de las TIC, a través de políticas y programas, para mejorar la calidad de vida de cada colombiano y el incremento sostenible del desarrollo del país.
Visión
Identificar la misión de una empresa no es suficiente, hace falta conocer lo que ella aspira a lograr en un plazo de futuro, los sueños y aspiraciones que pretende alcanzar de forma que se planteen en forma inspiradora, retadora y posible. La Visión es un conjunto de ideas que promueven un marco de referencia de lo que la empresa es y quiere lograr a futuro.
DAFP, Guía de modernización de entidades públicas, Bogotá 2009. La visión señala el rumbo, es el lazo que une el presente con el futuro.
SERNA, Humberto, Gerencia Estratégica, 3R editores, Bogotá, 1997.
Visión Ministerio TIC
En el 2014, Colombia es un referente internacional dado el alto impacto de penetración y utilización efectivas de las TIC, debido a los procesos innovadores, tanto a nivel sectorial como institucional, que incentiva el Ministerio TIC.
Principios y Valores
Identifican la forma como se ha de realizar la gestión para el cumplimiento de la Misión y la Visión. Están relacionados con el marco de actuación, que provee un foco axiológico que inspira y regula la vida de la organización. Los principios son el conjunto de creencias a los que se les da valor, que la organización profesa y pueden ser de carácter técnico, económico, estético, social, político y religioso.
Para que la Organización sea coherente con su credo, ha de definir operacionalmente su aplicación en el desempeño cotidiano de la organización y de los cargos.
Principios del Ministerio TIC
11
• Mercado y Estado: "El Mercado hasta donde sea posible, el Estado hasta donde sea necesario"1: Promover el desarrollo del sector privado para expandir infraestructura y ofrecer servicios.
• Masa Crítica: Incentivar de forma integral la oferta y la demanda de servicios digitales para alcanzar una masa crítica.
• Normatividad: Reducir barreras normativas e impositivas para facilitar el
despliegue de infraestructura y oferta de servicios de telecomunicaciones.
• Recurso del Estado: Priorizar los recursos del Estado en inversiones de capital Coherencia Institucional: El Gobierno dará Ejemplo.
Valores
Los valores son ideas que guían el pensamiento hacia la acción. Es la forma como las personas se comportan en el desarrollo de su desempeño de gestión. Los valores son fundamentos claros de la cultura organizacional.
Valores del Ministerio TIC
La tecnología es un factor vital para el desarrollo económico y social de nuestro país. En coherencia con lo anterior, los valores fundamentales son:
• Innovar. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Ministerio TIC) se entiende por innovar el desarrollo permanente de las capacidades personales y colectivas que permiten la generación, transmisión y validación del conocimiento aplicado con un claro referente social y con impacto en la realización del trabajo cotidiano de manera distinta y efectiva.
• Inspirar. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Ministerio TIC) se entiende inspirar como la capacidad tanto individual como grupal de integrar y convocar alrededor de objetivos comunes mediante acciones enmarcadas en los propósitos institucionales.
• Ejecutar. En el Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (Ministerio TIC) se entiende ejecutar como la actitud personal y colectiva de cumplimiento fiel de los compromisos y obligaciones en los términos que se acuerden y requieran.
• Ser Transparente. En el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (Ministerio TIC) se entiende ser transparente como la honestidad en todas las acciones, producto de la coherencia, congruencia e
12
integridad en todos y cada uno de los comportamientos de los individuos y los grupos10.
Objetivos globales.
Son aquellos resultados que las organizaciones aspiran a lograr para hacer real la Misión y Visión.
Objetivos del Ministerio
Los siguientes objetivos han sido promulgados por la ley 1341 de 2009.
• Diseñar, formular, adoptar y promover las políticas, planes, programas y proyectos del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en correspondencia con la Constitución Política y la ley, con el fin de contribuir al desarrollo económico, social y político de la Nación, y elevar el bienestar de los colombianos.
• Promover el uso y apropiación de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones entre los ciudadanos, las empresas, el gobierno y demás instancias nacionales como soporte del desarrollo social y económico y político de la Nación.
• Impulsar el desarrollo y fortalecimiento del sector de la Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, promover la investigación e innovación, buscando su competitividad y avance tecnológico conforme al entorno nacional e internacional.
• Definir la política y ejercer la gestión, planeación y administración del espectro radioeléctrico y de los servicios postales y relacionados, con excepción de lo dispuesto en el artículo 76 de la Constitución Política.
Promesa de Valor
Es la oferta que la empresa hace al mercado, con miras a lograr total satisfacción de sus expectativas y necesidades. Es un compromiso empresarial en el que mezcla servicios, productos, beneficios y valores que han sido elegidos en la estrategia competitiva, y que generan en las partes interesadas una atracción hacia la organización.
Surgen de profundizar en lo que los clientes desean, lo que los motiva y con lo que se logra fidelidad.
Promesa de Valor del Ministerio TIC
• Brindar a todos los interesados acceso oportuno, permanente y en línea a datos confiables, convergentes y de calidad relacionados con el sector TIC.
10 GTH-TIC-MA-001 Carta de Valores Organizacionales del MinTIC_v2
13
• Ser una institución del Estado Colombiano en la que las personas desean trabajar dadas sus características de alto nivel de competitividad y excelente ambiente laboral.
2.2.3. Planeación estratégica
El direccionamiento estratégico es fundamental, sin embargo es un sueño, para hacerlo realidad requiere ejecutarse; por ello será necesario la definición y compromiso objetivo mediante el diseño de los planes de actuación organizacional. Los planes están conformados por una serie de actividades y metas estratégicas, que al realizarse por las distintas dependencias de la Organización, podrá alcanzar aquello que se ha propuesto.
El plan que condensa los propósitos de la entidad a un plazo determinado es el Plan estratégico, los planes de acción se formulan para cada una de las vigencias contempladas en el plan estratégico.
Planeación estratégica
• Planeación estratégica: La planeación incluye los mecanismos de control y seguimiento como el cuadro de mando integral y mapa de riesgos. Todo ellos forman parte de esta dimensión.
• Plan Sectorial: De acuerdo a las prioridades del gobierno, los lineamientos misionales y sectoriales y el marco fiscal normativo las entidades cabezas del sector y las entidades adscritas diseñan el Plan Sectorial y los Planes Estratégicos Institucionales.
• Plan Vive Digital: Es el actual plan estratégico del Ministerio TIC, que
busca alcanzar la prosperidad democrática, mediante la reducción de la pobreza, aumentar la competitividad del país, gracias a la apropiación y uso de la tecnología. Los objetivos son la masificación del internet, apropiación de la tecnología, creación de empleos directos e indirectos.
Las metas para lograr la masificación del internet son: Triplicar el número de municipios conectados a la autopista de la
información. Conectar a Internet al 50% de las MIPYMES y al 50% de los
hogares. Multiplicar por 4 el número de conexiones a Internet.
Ecosistema digital Es un modelo de oferta y demanda para el mercado digital. La oferta contempla la infraestructura y los servicios y la demanda proviene de los usuarios que usan las aplicaciones. Del ecosistema digital se derivan una serie de objetivos y de planes que permiten realizar la gestión que se propone para alcanzar las metas propuestas. (Ver Plan Vive Digital) Herramientas
14
Planes de acción de las áreas:
Para lograr la efectividad del plan estratégico del Ministerio TIC, se proponen planes de acción, por parte de todas las dependencias de modo que se detallan las estrategias, e iniciativas relacionadas y el plan de acción que se deriva, que constituye la contribución al plan estratégico de la Organización. Estos Planes de acción son el compromiso de las dependencias con la participación de los equipos de trabajo, que además facilitan la gestión, control y monitoreo. Las iniciativas se logran mediante la formulación de planes, programas y proyectos; algunas de las más destacadas son: Mi pymes Digital, Vive Digital Regional, Notaria Digital, Internet Sano, Telecentros y Centros de información, Tecnología para la inclusión, Cultura Digital, TIC para personas con discapacidad Fortalecimiento de la Radio Comunitaria y de Interés Público, Formación en TIC, Uso Responsable de TIC, Hogar Digital, Apoyo a la Masificación de Terminales, TIC y Educación (desarrollo de aplicaciones que impacten el sector educativo), Teletrabajo, apoyo en la generación de comercio electrónico para el comercio agropecuario, entre otros más. En total el Plan vive Digital reúne 81 iniciativas con programas y proyectos específicos para su ejecución.
El Balance Scorecard
Es un sistema de monitoreo y control, llamado cuadro de mando integral (CMI), que permite al Ministerio TIC, la articulación de las diferentes iniciativas del plan estratégico institucional, conocer su avance en la ejecución, a partir de la medición de los indicadores previamente definidos, y como consecuencia de su análisis llegar al proceso de toma de decisiones. Mediante este tablero de comando se logra identificar el estado del sistema de gestión del Ministerio TIC, el avance de sus procesos, proyectos y programas, esto permite visualizar una fotografía general del sistema en la que se consigna los resultados que se han alcanzado. Se convierte en una herramienta de control y evaluación necesaria para la dirección y el liderazgo organizacional, para la toma de decisiones, con oportunidad, con el análisis y la comprensión del sistema y las posibilidades en el marco normativo, y en función del cumplimiento de los fines de la organización y del Estado, al servicio de la ciudadanía.
Mecanismos de reporte Mediante los cuales se informa el avance de las metas de gobierno
del Plan de desarrollo vigente, que sean de responsabilidad de la entidad Los indicadores y metas que se definen como estratégicos
15
son incluidos en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno, para su monitoreo permanente por parte de la Presidencia de la República y del Departamento Nacional de Planeación
Herramienta gerencial desarrollado por los economistas Robert
Kaplan y David Norton en 1992, con la idea de hacer medible los avances de gestión de las empresas.
Presidencial 021 de 2011, toda la información se deberá actualizar mensualmente, a más tardar el día 10 de cada mes
2.2.4. Gestión financiera
Responde a la política de gestión financiera que está orientada a programar controlar y registrar las operaciones financieras de acuerdo a los recursos disponibles de la entidad. También forman parte de esta dimensión la gestión realizada a través de la consolidación de la programación presupuestal, el programa anual mensualizado de caja, los proyectos de inversión y el plan anual de adquisiciones.
• Programación y Ejecución Financiera: Surtido el proceso de aprobación de presupuesto por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, conforme a los requisitos previos, de presentación del anteproyecto, establecidos por la Dirección General de Presupuesto Público Nacional y la Dirección de Inversiones y Finanzas públicas del Departamento de Planeación, y una vez aprobada la Ley Anual de Presupuesto se inicia la ejecución presupuestal de acuerdo a las normas vigentes. Esta programación del presupuesto asegura los recursos que el Ministerio utilizará en la vigencia para su funcionamiento como para los proyectos de inversión.
• Plan Anual Mensualizado de Caja – PAC: Es elaborado por los diferentes órganos responsables del presupuesto nacional. Constituye un instrumento en el cual se define el monto máximo mensual de la cuenta Nacional y el monto máximo mensual de los recursos de las entidades, disponibles para pagos.
• Seguimiento a los proyectos de Inversión: Mediante el sistema unificado
de Inversión Pública se incorpora toda la información correspondiente a las actividades realizadas en el ciclo del proyecto de inversión. La información permitirá reflejar los avances físicos, financieros, cronológicos y regionales, y conocer el estado del proyecto frente a los objetivos definidos.
• Plan Anual de Adquisiciones: Es un instrumento de planeación financiera
y presupuestal, que permite conocer la naturaleza estratégica de las compras. Incluye las compras y servicios que requiere la entidad con cargo a recursos de funcionamiento y de inversión.
2.3. Cultura
16
2.3.1. Descripción de la dimensión Cultura
La dimensión Cultura responde a la política de Gestión del Talento Humano que se orienta hacia el desarrollo y cualificación de los servidores públicos en cumplimiento del principio del mérito para la provisión de los empleos, el desarrollo de las competencias, la vocación de servicio, la aplicación de estímulos, y una gerencia de resultados.
Comprende el Modelo de Gestión humana Ministerio TIC que incluye seis componentes de gestión:
• Conocimiento • Competencias • Compromiso • Relaciones • Productividad • Liderazgo
Esta dimensión reconoce a las personas como la parte fundamental en la consolidación de las demás dimensiones del modelo integrado de gestión. A través de ella se integran la innovación productiva, la concertación efectiva, y el pensar y el actuar sistémico como bases primordiales de su estructura. El modelo busca la alineación del proyecto de vida de las personas con la visión de la organización.
Son parte de esta dimensión el plan estratégico de Gestión humana, el plan anual de vacantes, plan de capacitación, plan de bienestar social e incentivos, mecanismos de provisión de los empleos, la inducción, la evaluación del desempeño laboral y los acuerdos de gestión.
2.3.2. El Modelo de Gestión Humana Ministerio TIC y sus seis componentes.
Gestión del Conocimiento
Las organizaciones desarrollan su gestión gracias al conocimiento que tienen y circula en su interior. El conocimiento es un factor de eficacia institucional, sin el cual no es posible realizar con éxito la misión organizacional. Por ello, gestionar el conocimiento11 es una estrategia fundamental del talento humano que facilita alcanzar los retos que la organización se impone.
Se sabe que el conocimiento está en las personas y en la medida en que la organización ejecute estrategias para que este conocimiento se identifique, comparta, trasmita, aplique y actualice puede fomentar su inteligencia.
11 Referencia: Nonaka (1998) es la, “capacidad de la empresa para crear conocimiento nuevo, diseminarlo en la organización e incorporarlo en productos, servicios y sistemas.
17
El aprendizaje organizacional es una práctica definitiva en la gestión del conocimiento, que debe fomentarse institucionalmente para crear una cultura de aprendizaje que conduzca al desarrollo e innovación.
Gestión de Competencias
Cuando el talento humano de la organización tiene un nivel de desarrollo de las competencias que le conducen a un desempeño efectivo, la estrategia de la organización puede alcanzar los resultados esperados. Por esta razón la gestión de las competencias12 es una tarea estratégica de la Organización. Se parte entonces de un supuesto básico: para hacer bien lo que la Organización se propone es necesario que la gente, responsable de la gestión, tenga las competencias indicadas para lograrlo.
Gestión del Compromiso
Se puede tener todos los elementos claves constitutivos de la organización, sin embargo nada se realizaría sin el compromiso de las personas que la integran. Esta es la principal preocupación de la gerencia, lograr el compromiso del talento humano.
Para Ramón Rivera (2009) el compromiso es una profunda y amplia conexión de las personas con la Organización, es un deseo genuino de ir sobre las expectativas que la compañía tiene de cada empleado. Esto ayuda a las compañías a alcanzar sus metas y ser exitosas.
El compromiso es un resultado en el que ambas partes, personas y organización tienen importante responsabilidad; el tema del cuidado y de la generación de ambientes apropiados es una tarea de la Organización y al mismo tiempo, las personas solo pueden responder con verdadera pasión y voluntad, haciendo suyos los proyectos de la organización, cuando internamente han asumido su vida y sus proyectos personales.
Si se quiere mejorar la productividad y la competitividad es necesario gestionar el compromiso de las personas13.
Gestión de las Relaciones
Las organizaciones se mueven por las relaciones entre las personas, por el afecto que se da entre ellas y por la comunicación que permite ejecutar y crear las realidades que se proponen.
12 Referencia: Conjuntos de conocimientos, habilidades, disposiciones y conductas que posee una persona, que le permiten la realización exitosa de una actividad”. Rodríguez y Feliú, 13 Referencia: ARMERO De Dueñas Joaquín, Productividad y compromiso (+)
18
Gestión de la Productividad
La gestión organizacional se orienta al logro de resultados, al cumplimiento de las metas y objetivos que la Organización se plantea.
Las personas son el principal socio estratégico de la organización, por esta razón es preciso crear sistemas que permitan movilizar su potencial en la dirección que se requiere, de lo contrario las capacidades y esfuerzos se perderán.
Gestión del Liderazgo
El liderazgo es un concepto unido al desarrollo y avance de las organizaciones. En el momento actual y de acuerdo a las demandas existentes, se requiere un liderazgo transformador, que más allá de influenciar, promueva el desarrollo del potencial de las personas y la generación de un compromiso real, basado en la convicción.
19
Parra14, describe en su libro a un líder efectivo como aquel que apoya a su gente, contagia de ánimo y entusiasmo, fortalece, entrena y facilita el desarrollo de las personas. El efecto que logra es que el potencial de las personas emerge, y con ello genera valor para ellas y para la Organización.
Se promueve el desarrollo del liderazgo participativo, en el que se reconozca la capacidad y el talento de cada persona en su campo específico de gestión, desde donde todos pueden ser líderes y se aborde de forma integral, de manera que se fortalezca el liderazgo a nivel personal y familiar.
2.3.3. Instrumentos claves de la dimensión Cultura
Plan estratégico de Recursos Humanos
Permite identificar las necesidades cualitativas y cuantitativas de los Recursos Humanos en la entidad, facilitando la coherencia de las políticas y prácticas con las prioridades institucionales.
Mediante la planeación también se gestiona el desempeño, para evaluar la contribución de los servidores públicos a la estrategia de la Organización en los seis componentes anteriormente mencionados.
El Sistema de Información de Gestión del Empleo público facilita la calidad de la planificación de los Recursos Humanos.
Plan Anual de Vacantes: Forma parte del Plan estratégico de RH, y permite la identificación de vacantes existentes en el Ministerio.
Plan institucional de Capacitación: Facilita la organización del proceso de capacitación de los servidores públicos por lo menos cada año, y debe estar articulado a la planeación de RH. Incluye los Proyectos de Aprendizaje en Equipo PAE.
Plan de Bienestar e incentivos: También hace parte del plan estratégico de RH, y participa en su elaboración la Comisión de Personal. El plan comprende dos áreas: Calidad de Vida laboral y la protección y servicios sociales15.
14 Referencia: PARRA, Ivan. Los modernos alquimistas Epistemología corporativa y gestión del conocimiento. Fondo editorial Universidad Eafit Medellín 2004 15 Decreto 1227 de 2004, comprende dos áreas, que son la Calidad de vida
20
2.4. Relación con grupos de Interés 2.4.1. Descripción general
Esta dimensión comprende los mecanismos de transparencia, participación y servicio al ciudadano, previstos por el Ministerio TIC para realizar la comunicación, el intercambio de información y la atención oportuna eficiente y veraz de las solicitudes de sus grupos de interés16 en pro de la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
2.4.2. Componentes que contempla la dimensión
Esta dimensión comprende los mecanismos de transparencia, participación y servicio al ciudadano, previstos por el Ministerio TIC para realizar la comunicación, el intercambio de información y la atención oportuna eficiente y veraz de las
16 Glosario: Stakeholders: Término usado por R. E Freeman para referirse a quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa. Práctica consistente.
21
solicitudes de sus grupos de interés17 en pro de la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
Son parte de esta dimensión:
• Lucha contra la Corrupción, a través de la previsión y la mitigación de los riesgos asociados a las políticas, programas, proyectos y procesos, en pro de la transparencia de la entidad para la prestación de sus servicios.
• Racionalización de Trámites. Pretende facilitar el acceso de los servicios que el Ministerio TIC ofrece a la ciudadanía, mediante el ejercicio de simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes. Acerca al ciudadano mediante la modernización, eficiencia y mejora de los procedimientos.
• Rendición de Cuentas. Es la expresión del control social, mediante el mecanismo de la participación ciudadana. Comprende acciones de información, diálogo e incentivos entre el Ministerio TIC y los grupos de interés, que se preocupan por la gestión y los resultados.
• Servicio al Ciudadano y al Operador, para garantizar a sus grupos de
interés el acceso por distintos canales a los trámites y servicios ofrecidos por el Ministerio TIC. Busca atender las necesidades reales y expectativas de la ciudadanía, haciendo accesible los servicios y trámites que el Ministerio TIC brinda, en sintonía con los principios de la información completa, clara, eficiente, transparente, consistente, de calidad y oportuna. Para fortalecer el servicio al ciudadano se identifican dos frentes de trabajo: la ventanilla hacia afuera y la ventanilla hacia adentro.
Para mejorar la gestión ventilla hacia dentro se propone:
• Arreglos institucionales. • Procesos y procedimientos internos innovadores. • Servidores públicos competentes y comprometidos.
Para mejorar la ventanilla hacia afuera se identifican los siguientes aspectos:
• Cobertura. • Cumplimiento. • Certidumbre.
2.4.3. Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano Ministerio - Fondo TIC
En cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, del Decreto 2482 de 2012, y de la directivas de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, en
17 Glosario: Stakeholders: Término usado por R. E Freeman para referirse a quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa. Práctica consistente.
22
la que promueve el Plan Anticorrupción como instrumento de prevención para el control de la gestión, el Ministerio - Fondo TIC, ejecuta el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Este es un producto de gran relevancia, correspondiente al primer componente de lucha contra la corrupción. Es un ejemplo de las acciones desarrolladas por el Ministerio TIC en la gestión de la Dimensión Relación con Grupos de Interés.
El objetivo del Plan es la gestión y control de acciones para fortalecer la imagen, credibilidad, confianza y transparencia de la gestión adelantada por el Ministerio – Fondo TIC ante sus grupos de interés. Para ello se propone el adecuado uso de los recursos, el cumplimiento de las funciones y el control de las acciones de corrupción.
El plan tiene cuatro componentes autónomos e independientes y se enfatiza en cada uno de ellos:
Metodología de riesgos de corrupción y acciones para su manejo. Contempla la elaboración del mapa de riesgo, como mecanismo de prevención de los riesgos de corrupción. Provee las alarmas y los mecanismos para controlarlos y evitarlos.
El Ministerio TIC al realizar este ejercicio de análisis del riesgo, identificó de forma transversal en los procesos, proyectos e iniciativas, unas temáticas de riesgo repetidas y con base en ello, definió también mecanismos de control de estos, asociadas a las líneas de acción, sobre los cuales se centraron los controles establecidos en el mapa de riesgos de corrupción; lo que permitió a la vez, definir acciones estratégicas que se adoptan en la ejecución de los procesos y se vuelven políticas de operación de la entidad.
Las temáticas de riesgo identificadas son:
• Contratación. • Estrategia. • Financiero. • Información. • Investigación y sanción. • Procedimientos internos. • Trámites y servicios.
Las temáticas de control externo identificadas son:
• Acompañamiento externo. • Actividades de apropiación. • Articulación entre las partes involucradas. • Control de operación. • Definición de roles y lineamientos. • Revisión a profundidad. • Revisión a sistemas de información.
23
• Revisión de capacidad de cumplimiento. • Revisión en campo. • Revisión Jurídica. • Revisión por instancias formales. • Supervisión de contratos.
Riesgo de corrupción es la posibilidad que por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una entidad y en consecuencia, del Estado para la obtención de un beneficio particular. (Modelo integrado de Planeación y Gestión PDF presentación)
Estrategias antitrámites
El Ministerio TIC estableció acciones para la organización de los trámites en las dos dependencias responsables de la atención a las solicitudes de los usuarios, teniendo en cuenta la organización de la información y el mejoramiento del flujo de la información tanto para el ciudadano como para el interior de la entidad.
De este modo se definieron las líneas de operación, de la entidad, bajo procesos transversales, apoyados con sistemas de información que soportan el flujo eficiente de los procesos. Así se construyó un cronograma de actividades para la vigencia de 2013 que incluyen los principales Hitos y las actividades correspondientes.
HITO ACTIVIDAD
Racionalización de trámites
Identificar trámites existentesActualización de trámites en el SUIT,
aprobados por el DAFP. Análisis Normativo
Inventario definitivo de trámites
Control y seguimiento a carteraRacionalización de trámites de la
Subdirección Financiera.Desarrollar y mantener los sistemas
de informaciónInteroperabilidad de los sistemas de
información
Apoyar el rediseño de los procesos de 3r nivel de criticidad
Diseñar las cadenas de valor de los procesos a intervenir.
Diseñar las cartas descriptivas de los procesos a intervenir.
Desarrollar los estudios de tiempo y costo.
Figura de la estrategia anticorrupción, tomada parcialmente del Plan Anticorrupción de la entidad.
24
Rendición de Cuentas
Rendición de Cuentas: Busca la transparencia de la gestión para lograr la adopción de los principios del buen gobierno.
Mediante la rendición de cuentas el Ministerio y sus servidores informan, explican y comunican a la ciudadanía y sociedad civil, entidades públicas y entes de control, los resultados de su gestión y promueven el diálogo.
Para ello el Ministerio TIC definió la realización y control de las siguientes actividades para la vigencia de 2013.Mecanismo propuesto por la Presidencia de la República para lograr la eficiencia de la administración pública. COMPES 3654 de 2010.
Los principios son: Transparencia y rendición de cuentas, Gestión pública efectiva, participación y servicio al ciudadano, vocación por el servicio público, estrategias de lucha contra la corrupción.
Hitos Actividades
Comunicación Externa Rendición de cuentasImplementación de actividades de rendición de cuentas en el marco del
CONPES 3654 Comunicados elaborados
Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano
Con este componente el Ministerio TIC se propone facilitar la participación de la ciudadanía, a fin de que sea cada vez más visible su actuación pública en Colombia y a la vez, los colombianos ejerzan la oportunidad de la democracia participativa.
Los mecanismos desarrollados son:
• Caracterización de grupos de interés y servicios. • Estrategia de comunicación y monitoreo en las redes sociales. • Estrategia de comunicación sectorial. • Administración y mantenimiento del archivo del Ministerio TIC. • Información por los distintos canales de comunicación. • Capacitación de los servidores públicos.
25
Hito Actividad
Mejoramiento del servicio
Caracterización de servicios Caracterización de grupos de interés
Elaboración del inventario de información primaria y secundaria
Comunicación externa Proyectos audiovisuales
Comunicación digitalEstrategia de comunicación y
monitoreo de las redes sociales.
Envío boletín electrónico Comunicación sectorial Estrategia de comunicación sectorial
Administración y mantenimiento del archivo Ministerio TIC
Atención a las solicitudes de las dependencias.
Recepción de la documentación generada por cada dependencia
Clasificación y organización documentos y control de calidad.
Propuesta Manual operativo, políticas y procedimientos del centro de
documentación técnica.Capacitación de los servidores sobre el
proceso de gestión documental.
Apoyo a Gestión Documental
Información de ciudadanos en el front office, call center, línea gratuita.
Procedimiento a la notificación de actos administrativos de la entidad.
Atención al ciudadano
Plan Anticorrupción y atención al ciudadano
Propuesta de Manual de atención a grupos de interés.
Servidores públicos de PACO certificados en el servicio al cliente.
Notificaciones de actos administrativos del Ministerio TIC
Citación para la notificación de actos administrativos del Ministerio TIC
Notificación de actos administrativos personalmente, por edicto y/o por
aviso. Elaboración de ejecutorias de actos
administrativos. Recepción de los recursos de Ley.
26
Niveles o grados de participación en la gestión pública.
• Planeación participativa. • Control Ciudadano • Colaboración ciudadana en la ejecución • Información y consulta
Se busca que el ciudadano logre una participación más activa, hasta alcanzar su máxima expresión democrática de participación, que consiste en planear conjuntamente con las organizaciones públicas.
Los grupos de interés del Ministerio TIC son: Gobierno, Sector, Ciudadanía y Servidores Públicos.
Gobierno Sector Ciudadanía Servidores públicos
• Presidencia • Congreso • Entes territoriales • Contraloría • Procuraduría • Fiscalía
• Entidades adscritas • Proveedores de
redes y servicios • Medios de
comunicación • Comunidad
internacional • Comercializadores • Academia
• Usuarios de los productos y servicios de las TIC en el país.
• Población en situación de vulnerabilidad.
• Funcionarios públicos del Ministerio TIC
• Contratistas del Min TIC.
Figura Descripción de los grupos de interés del Ministerio TIC Plan Anticorrupción y atención al ciudadano Ministerio- Fondo TIC 2013.
27
2.5. Arquitectura Institucional 2.5.1. Descripción de la dimensión
Como optimizar el uso de recursos a fin de hacer del Ministerio TIC una organización moderna, innovadora, flexible y abierta al entorno con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado.
Para cumplir con este objeto es necesario trabajar en tres componentes:
• Procesos • Información • Tecnologías de la Información - TI
La articulación de estos tres componentes, permitirá en la entidad la implementación y el mantenimiento de buenas prácticas de Eficiencia Administrativa, que redunden en beneficios colectivos a través de la racionalización y sistematización de trámites internos y externos, procesos y procedimientos, la elaboración de documentos electrónicos y la reducción de consumo de papel por efecto del uso de las tecnologías, entre otros resultados.
28
2.5.2. Procesos
Las estrategias entorno a los Procesos18, tienen como objetivo hacer transversal el accionar de la entidad a partir de la identificación de los aportes de las dependencias en términos de generación de valor, para el cumplimiento de los objetivos estratégicos del Ministerio TIC. Su implementación en términos de “Gestión de la Calidad” prevé una orientación consciente hacia la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus grupos de interés, la claridad acerca de la interacción existente entre ellos, y la determinación de los recursos, roles y responsabilidades pertinentes para su desarrollo.
La forma como se diseña y organizan las actividades en función de los principales productos y servicios que se generan y agregan valor a la cadena de valor organizacional se denomina arquitectura de procesos.
El Ministerio TIC identificó, en el marco de las condiciones presentes, aquello realmente esencial de la institución, y eliminó aquello que no se requiere, que se duplica o que no responde a las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
El resultado de racionalizar, optimizar, simplificar y estandarizar la secuencia de actividades, con la posibilidad constante del rediseño de sus elementos, dio lugar a la construcción de su mapa de procesos.
El Ministerio TIC tiene un diseño organizacional de tipo matricial organizado por procesos diferenciados, de nivel directivo, misional, de apoyo y de evaluación.
Este tipo de diseño es que el Ministerio aplica para el desarrollo de su gestión institucional. Combina la organización funcional y por producto, consiste en el desarrollo de funciones de distinta naturaleza. Se enfocan al desarrollo de proyectos diversos que da lugar a la creación de nuevos productos. Es una estrategia muy útil para la adaptación al mercado.
Procesos Transversales
La Organización se ordena en sus procesos que generan valor con base en una participación transversal a la estructura. Los flujos de actividades incluyen la determinación de competencias sobre decisiones y control. Las actividades se orientan a lograr las metas del sistema de creación de valor para los clientes y obtención de utilidades para las partes interesadas.
18 Ampliación: Los procesos han existido siempre, sin embargo muchas veces no se han documentado, no están bien identificados, ni definido sus límites y alcance. La Norma de calidad ISO 9000 define proceso como “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman elementos de entrada en resultados “. Otra manera de definir proceso es una secuencia ordenada y repetitiva de actividades cuyo resultado satisface los intereses de cliente, es decir tiene valor para quien lo recibe. Valor entendido como aquello que se aprecia o estima, ya sea por los clientes, empleados, proveedores, accionistas, sociedad.
29
La transversalidad de los procesos permite identificar la participación de diferentes dependencias en un mismo proceso, que contribuyen con la entrega de insumos necesarios para su ejecución. Esta característica evidencia las dinámicas de construcción de valor de los distintos participantes, que trabajan cooperativamente para un propósito común y no aisladamente.
2.5.3. Mapa de procesos Ministerio TIC
El mapa de procesos del Ministerio es la representación gráfica, de las actividades que realiza el Ministerio en cumplimiento de sus objetivos estratégicos, permite diferenciar el aporte desde los diferentes niveles de la Organización y facilita en una sola vista integrar todos los elementos que constituye su sistema. Identifica y describe de modo general cada uno de los procesos que hacen parte del sistema, al igual que el nivel, la secuencia e interacción entre ellos.
30
En su parte izquierda se identifica una entrada: Necesidades y expectativas de los Usuarios. Hace referencia al punto de inicio, que incluye el conocimiento y diagnóstico, por parte de la entidad, de lo que requiere la población de clientes o partes interesadas a quienes la Organización dirige sus servicios, lo que le permite al Ministerio planear y organizar su gestión, de forma que dé respuesta efectiva; es claro que la razón de ser del Ministerio TIC son las partes interesadas.
El mapa tiene una clasificación de cuatro niveles de Macroprocesos:
• Estratégico: orientadores de la gestión en general, de responsabilidad de la alta dirección, en el que se identifican en total tres, Marco estratégico, Comunicación Estratégica y Cooperación Nacional e internacional.
• Misional: relativos a la función específica del Ministerio TIC, por medio de los cuales ejecuta su razón de ser y está directamente relacionados con la Misión de la Organización, en total cuatro, Gestión del conocimiento del sector TI;, Planeación, formulación implementación y desarrollo de las políticas TIC; Acceso, uso y apropiación de las TIC; seguimiento y control de políticas TIC.
Macroprocesos que se desarrollan en cada uno de los temas centrales del Ministerio: Espectro, Tecnologías de la Información y Comunicaciones.
• Apoyo: con la responsabilidad de brindar soporte a través de entrega de herramientas, recursos y atención de necesidades para que todos los procesos de la organización puedan realizarse de forma adecuada, en total tres: Gestión de Recursos, Gestión Jurídica, Gestión de Atención a Grupos de interés.
• Evaluación: Permite conocer el estado de gestión de los procesos para la efectividad del sistema total. El macroproceso es Análisis y Mejora de la Gestión Interna.
Para un total de 11 macroprocesos organizacionales.
En la parte derecha se encuentra una salida: Políticas programas y servicios que promuevan el uso efectivo de las TIC en la vida cotidiana. Representa lo que el Ministerio aspira a entregar como producto de su gestión a la ciudadanía.
Despliegue de los Macroprocesos.
El mapa de despliegue de los macroprocesos presenta los procesos que corresponden a cada macroproceso, allí se enuncian los 20 procesos correspondientes al Ministerio TIC.
El Ministerio tiene implementado el sistema de gestión de calidad que fue certificado en 2009 con base en los criterios nacionales e internacionales, bajo las normas NTCGP 1000:2004 e ISO 9001:2008.
31
2.5.4. Información
Las estrategias a partir de la Información, fomentan la administración integral de la relación que poseen los procesos internos, los sistemas de información en los que se soportan, y la información que se genera.
Es necesario entonces, comprender la relación existente entre Procesos, Información y Tecnologías de la Información. La información es un elemento sustancial de los procesos, es la columna vertebral de toda la gestión organizacional desde su inicio a fin y esta puede ser usada, analizada y transformada si se encuentra disponible, y cumple con los requisitos para ser usada con seguridad y calidad. Por ello las Tecnologías de la Información significan un soporte esencial para que esta cumpla su misión, tanto para la gestión, como para el seguimiento, control y evaluación. De forma que pueda ser aprovechada internamente y comunicada hacia afuera de la organización. Esta relación se constituye en una clave articulación para la eficacia administrativa.
La información es un aspecto definitivo para las organizaciones, con ella, se puede tomar decisiones oportunas y acertadas, para lograr los resultados proyectados en su estrategia. Por ello, la inteligencia de los negocios, promueve el desarrollo de productos y servicios que permiten acceder a la información, de forma ágil y sencilla, para poder usarla, procesarla, analizarla y obtener la utilidad requerida.
32
Gestión de la Información.
La información en consecuencia, por una parte, es un activo fundamental del Ministerio, es la base sobre la cual es posible toda su actuación misional y de gobierno, y por otra parte es un deber de la entidad proveer a sus grupos de interés de posibilidades de acceso transparente y oportuno a la información que genera.
33
La gestión de la información, responde a los principios de trasparencia y máxima publicidad del servicio público, acorde con una Nación democrática, bajo el precepto de que toda información producida por el Estado es pública19. Este proceso20 permite la disposición permanente de la información, requerida por terceros, para que pueda ser conocida públicamente, revisada, analizada y cuestionada mediante estrategias de diálogo de doble vía.
¿Qué consideraciones tiene la gestión de la información en el Ministerio?
La gestión de la información en el Ministerio TIC contempla las siguientes actividades:
• Inicia en el contexto a nivel Nacional, e Internacional, sectorial y de gobierno, en lo relacionado con las tecnologías de la información y la comunicación; incluye los datos sobre los avances y desarrollos mundiales en estos aspectos; las condiciones actuales en Colombia, las exigencias de gobierno, políticas y normatividad existente, que el Ministerio TIC debe atender.
• Son fuentes de información los proveedores de redes y servicios, que permiten acceder a los datos de penetración de servicios en el país. A partir de esta información se planifica la generación de información sectorial y social y determina los datos necesarios para generar la información.
• Establece criterios de calidad para el reporte de la información de acuerdo a
las necesidades, tiempo, medio, revisiones, verificaciones y validaciones de la información.
• A partir de la ejecución de los programas, proyectos y procesos que dan vía a la atención de su Misión institucional y de gobierno, una base sólida sobre la que el Ministerio TIC da cumplimiento a las expectativas y necesidades de sus partes interesadas, se recibe y revisa la información relevante, los datos base, la forma como se captura, se gestiona, revisa, valida y ajusta.
• Se procesa, analiza y ajusta la información y finalmente se obtiene el insumo para la elaboración de reportes que se emiten y publican para el gobierno, las entidades de control, las empresas del sector, la ciudadanía en general, la alta dirección del Ministerio TIC, los diferentes procesos y servidores públicos; con el lleno de todos los requisitos de la información pública, de claridad, coherencia, consistencia, validez, confiabilidad, calidad, de forma oportuna, completa y transparente.
19 Ampliación: Se exceptúa aquella información que tiene alguna restricción normativa para su divulgación, reserva o conservación. 20 Glosario: GIS-TIC-CD-001 Gestión de la Información Sectorial y Social.V4
34
Gestión Documental.
La gestión documental hace parte de este proceso, es un elemento transversal ya que debe permitir el acceso a la información: la centralización de la información transaccional y la conservación ordenada de la misma, independiente del medio en que se genere, no solo en lo relativo a documentos físicos sino también en medio digital; de forma permanente, y no solo al final sino en cualquiera de los momentos del proceso.
Su intención es reconocer a la información como un valor institucional, parte fundamental de la gestión del conocimiento del Sector TIC, en pro de la transparencia y el acceso al que tiene derecho los grupos de interés del Ministerio TIC. Es uno de los aspectos fundamentales de la eficiencia administrativa.
Se entiende como gestión documental el conjunto de actividades de carácter técnico y administrativo, relacionada con la planeación, manejo y organización de documentos producidos y recibidos por la entidad, desde su origen hasta su destino final.
La documentación es pieza clave para la gestión de la organización, la gestión del conocimiento, la realización de trámites y servicios, lo que facilita la trazabilidad de las actuaciones y facilita la gestión administrativa.
Esta política es liderada en el Estado por el Archivo General de la Nación. Sus lineamientos son acordes a lo establecido en numerales particulares de normas técnicas complementarias como las de calidad ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000: 2009.
¿Cuáles son las etapas de la gestión documental?
35
• Planeación: En esta etapa se identifican de acuerdo a las necesidades y requisitos, los documentos, que la entidad requiere. Incluye su creación y diseño como su registro en la gestión documental.
• Producción: Es la elaboración de los documentos teniendo en cuenta su estructura y finalidad y con base en estudios que consideren cómo se producen, generan y gestionan y enfatizando en la simplificación de procesos y procedimientos.
• Gestión y trámite: Es el conjunto de actuaciones para el registro, actuación
o trámite, disposición, recuperación, acceso, control, hasta la resolución de asuntos.
• Organización documental: Mediante esta etapa se le da una identidad y
clasificación a la documentación, de acuerdo al sistema de gestión documental.
• Trasferencia documental: Es el conjunto de las operaciones que permiten
mover los documentos a través de las diferentes fases de archivos.
• Conservación documental: Es la selección de los documentos en cualquier etapa de archivo, con base en los criterios de conservación temporal, a largo plazo o eliminación de los documentos.
• Preservación documental: Es la aplicación de estándares para garantizar
la preservación de los documentos, en el tiempo, independiente de su medio, forma de registro o almacenamiento.
• Valoración documental: Es un proceso permanente que inicia desde la
planeación y pasa por todas las fases y permite valorar con criterios primarios y secundarios los documentos para determinar su destino final. Como requisito mínimo para la entidad incluye: Programa de gestión documental. Cuadro de clasificación documental. Tablas de retención documental. Inventarios documentales.
2.5.5. Tecnologías de la Información
Las estrategias en TI, que buscan planear estratégicamente los sistemas de información a través de su diseño, mantenimiento y mejora para apoyar la gestión de los procesos identificados para el Ministerio TIC, y soportar el flujo de la información que circula por las dependencias en términos de accesibilidad, disponibilidad, seguridad, confiabilidad y generación de conocimiento.
36
Su implementación en la Entidad permite promover su utilización como una pieza clave para el mejoramiento continuo, la innovación organizacional y la preservación de la memoria institucional.
La implementación de planes de ajuste tecnológico, protocolos de IPv6, seguridad de la información y manejo de redes, entre otros, hacen parte de esta línea de acción.
Las Tecnologías de la Información son un soporte fundamental para la estrategia de información y comunicaciones de la Organización, fortalece la atención efectiva al ciudadano, la gestión administrativa y la entrega de resultados de su accionar en términos de reportes o informes requeridos.
La gestión de las tecnologías de la Información incluye las siguientes etapas21 y algunas de sus actividades centrales.
Planeación de la gestión TI
• Evalúa las tecnologías emergentes y decide cuáles de ellas se requiere implementar en el Ministerio.
• Identifica las necesidades y requerimientos del Ministerio y sus procesos, para la incorporación de soluciones tecnológicas para apoyarlos.
• Genera el PET, Plan estratégico de Tecnologías de la Información • Articula los planes y proyectos con programas de T.I. • Formula y evalúa políticas que definen las condiciones de operación.
21 GTI-TI.CDE-001 Carta descriptiva Gestión TI.
37
Gestión de los servicios TI
• Administra la capacidad de los servicios para garantizar que los recursos tecnológicos sean suficientes.
• Elabora el Modelo Integrado de seguridad. • Administra la infraestructura de hardware y software y su operación.
Desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información
• Desarrolla nuevos sistemas de información para dar respuesta a las necesidades de los procesos de la organización.
• Elabora y desarrolla planes de integración de los sistemas de información del Ministerio con otras entidades.
Gestiona la información
• Establece mecanismos para la recolección de la información y produce herramientas para la obtención y validación.
• Compila información para el análisis de los diferentes procesos.
2.6. Dimensión, Seguimiento, Control y Mejora 2.6.1. Descripción de la dimensión
La mejora continua de la gestión antes de ser una teoría administrativa es una apuesta por el mejoramiento y por la calidad. El Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno, tienen en común el interés por cualificar el servicio público, por ello sus métodos son complementarios. El Sistema de Gestión de Calidad busca el mejoramiento de la calidad mediante el exhaustivo cumplimiento de los requisitos, mientras que el MECI, busca el cumplimiento de la gestión en el marco de las normas constitucionales, legales vigentes y en atención a las metas y objetivos propuestos.
Medir es un paso necesario para controlar y mejorar, pues sin ello no es posible el análisis para la toma de decisiones. Sin embargo, será clave el análisis para identificar de qué modo se establece la mejora en el proceso, de tal manera que la nueva acción realmente impacte en los resultados. Por ello es importante identificar las causas que pueden ocasionar que los resultados no sean los esperados.
38
1. Esta filosofía tiene en su esencia la convicción de que todo puede ser mejorado en forma constante, la vida, el medio ambiente, el trabajo, las relaciones y que hoy los conocimientos, actitudes, herramientas y posibilidades, ofrecen unas condiciones específicas, que pueden ser cambiantes, lo que da lugar a nuevos estándares y mejora de la calidad.
2. Por ello se requiere la participación y disposición de todo el Ministerio TIC, para lograr de forma permanente la mejora continua.
3. El interés genuino de encontrar mejores maneras para lograr los
resultados, de abandonar las creencias y en ocasiones la arrogancia, de creer que lo que se hace en un momento bien también puede ser cambiado, son factores humanos claves que facilitan el mejoramiento.
4. Un valor asociado a esta forma de verse a sí mismo, sus actividades y
sus relaciones se fundamenta, en encontrar otras formas de hacer, que cualifiquen lo que se realiza en beneficio de la ciudadanía.
2.6.2. ¿Cómo saber que algo puede ser mejorado?
Al contar con un estándar, una meta o un propósito planteado y compararlo con el resultado que se obtiene de lo que se realiza, se establece una distancia que puede ser reducida. Esta observación requiere fuentes de datos objetivos que permitan identificar el comportamiento del proceso o el resultado obtenido.
Para la adecuada aplicación de esta dimensión al interior del Ministerio TIC, se consideran como elementos claves: la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien ejerza estos roles.
39
Control de la gestión
Cuando se habla de control lo que se busca principalmente es tener dominio sobre lo que ocurre en la ejecución de la gestión. El control es una función administrativa, esencialmente reguladora, que permite verificar o también constatar, medir o evaluar, si la actividad, proceso, o sistema, cumple sus objetivos o logra los resultados que se espera. La finalidad del control es la detección de errores, fallas o diferencias, en relación a un planteamiento inicial, para su prevención y/o corrección. Por tanto, el control debe estar relacionado con los objetivos inicialmente definidos, debe permitir la medición y cuantificación de los resultados, la detección de desviaciones y el establecimiento de medidas preventivas y correctivas. La detección de errores es fuente de aprendizaje y posibilita el mejoramiento continuo de la gestión. Para la ejecución del control del sistema de gestión se requiere establecer estándares, entendidos como criterios o normas que sirven de base para comparar los resultados de la evaluación. Es posible definir estándares de cantidad, calidad, tiempo y costos.
Los resultados de la etapa de control permiten determinar las acciones preventivas y correctivas para corregir las causas. En términos preventivos, es importante considerar que lo más significativo es encontrar maneras constructivas que permitan que los resultados finales cumplan con los parámetros definidos, y no sólo identificar y corregir los errores pasados.
• El seguimiento se refiere a la observación constante durante el desarrollo de las actividades, de modo que sea posible atender un cambio de dirección en caso de requerirse.
• La medición permite, un sistema objetivo para conocer el avance, desarrollo y resultados, de los procesos y actividades, y comparar con lo esperado para identificar el grado de desviación existente para la toma de decisiones o la formulación de planes de mejora o de calidad.
• La mejora es uno de los propósitos de estos sistemas, para alcanzar el ideal
de Estado que se desea. Existen muchas fuentes para que esta tenga lugar.
El Modelo Integrado de Gestión – MIG a partir de esta Dimensión, pretende promover estrategias de seguimiento y control para facilitar el cumplimiento de los objetivos generales y específicos del Ministerio TIC. Pretende ser un instrumento gestión que incluye el control, como parte fundamental de la mejora continua.
2.6.3. Mecanismos de seguimiento
El Ministerio TIC utiliza los siguientes mecanismos de seguimiento, en relación con su capacidad de autoevaluarse para detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones que orienten acciones oportunas de mejoramiento. Los principales mecanismos utilizados para el fortalecimiento de esta dimensión son: Autoevaluación de la Gestión, Autoevaluación del Control y Evaluación Independiente. Estos mecanismos pretenden hacer un control y seguimiento
40
efectivo a las políticas de desarrollo administrativo que forman parte de todas las dimensiones del MIG.
Autoevaluación de la gestión
Autoevaluación de la gestión, mecanismo a través del cual se controla la ejecución transversal de los procesos y su generación de valor, para el cumplimiento de las necesidades y expectativas previstas, aportando así al desarrollo de la misión del Ministerio TIC.
El Ministerio mediante los Comités Directivo CD y del Modelo Integrado de Gestión- CMIG, hace control de la Estrategia, a través de la ejecución de los procesos, la revisión de avances de metas e indicadores, para lo cual se apoya en los informes, reportes de información, Tablero de Mando Balance Score Card,
41
reporte del índice de Madurez22, provenientes de los Sistemas de Gestión de la Calidad y del MECI.
Autoevaluación del control
La reunión de grupos primarios es una práctica semanal de autoevaluación, que permite que cada jefe con su equipo de colaboradores, revise su accionar en tres perspectivas puntuales, Gestión, Procesos y Cultura.
Por otra parte la Evaluación del desempeño de todos los servidores públicos, es también una práctica de evaluación, mediante la cual cada Servidor puede identificar el nivel de cumplimiento de sus compromisos laborales que aportan a los procesos y a la estrategia del Ministerio TIC.
Evaluación independiente
Las metodologías en las que se fundamenta la evaluación independiente son las auditorías internas y externas, que son un examen sobre todo el funcionamiento administrativo en sus diferentes aspectos de planeación, gestión, evaluación, con los criterios normativos, legales y reglamentarios en los que se soporta la gestión pública.
22 Instrumento de reporte mediante el cual se consolidan las variables y actividades planteadas por las diferentes dependencias en relación con el Plan de Desarrollo Administrativo.
42
