2011-04-29

1 (20)

Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: 08-193791 Stockholms universitet Studentavdelningen 106 91 Stockholm

Universitetsvägen 10A, plan 3 Telefax: 08-168006 www.su.se E-post: anders.lundholm@studadm.su.se

Mattias Wickberg Byrådirektör Studentavdelningen

1 Handläggning i NyA, HT 2011

I detta dokument finner du information om systemkrav och inloggning samt beskrivning av hur handläggningen kan/bör gå till vid arbete ute på institutionerna.

1.1 Vad är nytt sedan förra året?

Det erbjuds inför HT2011 fler möjligheter till handläggning vid institutionerna:

1. handläggning som ”vanligt”, dvs att ni granskar handlingarna som finns för de sökande i kön och rapporterar tillbaka till antagningen medelst Excel-listor. Se mer under kap. 4.3.

2. beslut och meritvärdering ”on-line”, dvs institutionerna lägger själva in uppgifterna i NyA-systemet. Se mer under kap. 4.4.

1.2 Gammalt

Om institutionen så önskar så får ni även bedöma sökande som saknar Engelska B (om det kravet finns). Detta måste dock meddelas Antagningen (klicka så öppnas standard e-post normalt) i rimlig tid.

2 Systemkrav

Se till att den dator du använder uppfyller följande (rekommenderade) krav:

• CPU – Intel P4 minst 2 GHz

• RAM – minst 512 Mb

• OS – Windows 2000 el Windows XP

• Nät – minst 10Mb

• Bildskärm – LCD 20" el CRT 21" med upplösning 1280x1024

• Internet: www.antagning.se/expert

2 (20)

• Läs instruktionerna på www.antagning.se/expert vad avser Java och se till att rätt version är installerad på din dator. I regel är det inte den allra nyaste versionen. (SWUPKI - certifikat kan du hoppa över.)

3 Komma igång / introduktion

Inloggningen sker i två steg:

1. Klicka länk https://www.antagning.se:443/expertclient/nya.jnlp Följande fönster visas:

Inloggningsuppgifterna i detta steg är gemensamma för alla NyA-användare.

Användarnamn: nya

Lösenord: wqrivarap

2. Följande fönster visas:

3 (20)

Ange det användarnamn du fått tilldelat och välj Stockholms universitet i rullistan för organisation. Klicka på Logga in.

3. När NyA startat, tryck F11 eller välj i menyn Handlägga - Ärende.

4. Välj HT2011. Klicka OK.

5. Följande visas:

4 (20)

6. Ange personnummer/anmälningsnummer för sökande i antagningsomgången under fliken Person längst upp till vänster, och tryck tab.

7. Information som visas under fliken Anmälan för den sökande:

- Uppgift om person, adress m.m.

- Information om grundläggande behörighet för grundnivå. (Denna information saknar relevans i Mastersantagningen och är i de flesta fall angiven som Grundläggande behörighet för grundnivå saknas.)

- Visar även Grundläggande behörighet på avancerad nivå om sådan finns. Ex.

o Grundläggande behörighet för avancerad nivå

o GBAEX Examen, grundnivå 180 hp/motsv.

o Baserad på: REGEX Registrerad utländsk/äldre svensk examen 2008-06-30

5 (20)

o Gäller fr.o.m.: 2009-06-01

o Meritens ursprungsland: UKRAINA

- Tjänsteanteckningar. Under denna post finns ibland anteckningar som har gjorts vad avser den sökandes utbildning som styrkt den grundläggande behörigheten för avancerad nivå; land, lärosäte etc. Detta gjordes tidigare antagningsomgångar och visas endast för återsökande. I dagsläget läggs inga sådana anteckningar in i systemet. Motsvarande information visas numera på meriter-fliken.

- Information om anmälan. Visar även ev. meddelande som skall gå ut till den sökande.

- Information per sökalternativ. Under denna post visas vilken utbildning som sökts och om den sökande är behörig/obehörig. Alternativ som sökts vid Stockholms universitet är gråmarkerade för att lättare kunna hittas.

- Åtgärdsöversikten. Nere i vänster hörn finns Åtgärdsöversikten. Därunder framgår vilka s k åtgärdskoder som sitter på anmälan/sökalternativ/person. Dessa uppgifter saknar relevans för ert arbete på institutionen men är det sätt på vilket Sektionen för Antagning och Högskoleprov kan fånga upp och fördela de ärenden som skall handläggas. Det går även här att koppla en fördefinierad åtgärdskod till ett anmälningsalternativ. Mer om detta under handläggning nedan.

- Under fliken Meriter framgår ev. gymnasiala meriter men även information om nivån på Engelskan. Skall alltid vara ok för personer i ärendekön. Även uppgifter om den sökandes Akademiska meriter som registrerats och/eller hämtats från Ladok framgår här.

- Under fliken Dokument finns samtliga handlingar som skickats in till VHS inskannade. Det är denna flik som i regel är viktigast för handläggning på institutionen för HT2011.

- Under fliken Beslut finns inmatningsfält för meritvärde och behörighet. Dessa funktioner sköts av Sektionen för Antagning och Högskoleprov när vi får tillbaka uppgifter från er.

4 Handläggning i HT2011

Institutionen utser en ”samordnare” som är kontaktperson v.v. antagningen i samtliga frågor om handläggning i NyA - systemet. Denna samordnare kommer att tilldelas en högre behörighet än övriga vid institutionen eftersom han/hon även i viss mån kommer att handlägga i systemet. De tidigare utdelade tittbehörigheterna kommer att finnas kvar.

6 (20)

Institutionerna söker själva fram de ärenden som skall handläggas genom att arbeta i s.k. ärendeköer. Ärendeköerna kommer att definieras av Antagningen och varje institution kommer att få en eller flera köer att arbeta i. En kö per anmälningsalternativ om inte annat meddelas. Befintliga köer finner ni här http://people.su.se/~wickb/Koer/

4.1 Vilka sökande kommer upp i ärendekön - Masterpr ogram?

Institutionerna har möjlighet att välja mellan att (1) enbart bedöma sökande som har kunskaper motsvarande Engelska B (om det kravet finns), eller (2) bedöma även sökande som saknar Engelska B (om det kravet finns).

- (1) De ärenden som finns i ärendekön avser sökande som sökt en utbildning vid institutionen och som antingen är:

o Grundläggande behöriga på avancerad nivå OCH har kunskaper motsvarande Engelska B.

eller

o Har minst 150 dokumenterade poäng, har styrkt att de har pågående studier på sista terminen OCH har Engelska B.. Dessa sökande har således ingen examen ännu men kan antas ha möjlighet att bli klara med sina examina till registrering. Det går inte att alltid att utläsa under fliken meriter hur många poäng den sökande har eftersom det i systemet alltid anges 150 poäng för de utländska sökande i denna kategori även om de skulle ha flera. Det kan vara värt att notera detta inför t.ex. meritvärdering.

- (2) De ärenden som finns i ärendekön avser sökande som sökt en utbildning vid institutionen och som antingen är:

o Grundläggande behöriga på avancerad nivå (oavsett nivå på engelska.)

eller

o Har minst 150 dokumenterade poäng, har styrkt att de har pågående studier på sista terminen (oavsett nivå på engelska.)

o Observera att institutioner som arbetar enligt (2) inte får något stöd från Antagningen när det gäller att bedöma kunskaper i engelska.

7 (20)

4.2 Vilka sökande kommer upp i ärendekön – Kurser med urval efter kvantitet och kvalitet

4.2.1 Grundnivå

Den grundläggande behörigheten är alltid kontrollerad innan ärendet hamnar i kön.

Särskilda behörighetskrav avseende gymnasiala krav (En B) är alltid granskade om inte annat är överrenskommet.

I möjligaste mån så har Antagningen redan granskat även övriga särskilda behörighetskraven innan de hamnar i respektive ärendekö, men i det är lämpligt att även kontrollera behörigheten i samband med att ni gör meritvärderingen.

4.2.2 Avancerad nivå

Det finns inga krav om grundläggande behörighet.

Särskilda behörighetskrav avseende gymnasiala krav om En B är granskade om inte annat är överrenskommet.

I möjligaste mån så har Antagningen redan granskat även övriga särskilda behörighetskrav innan de hamnar i respektive ärendekö, men i det är lämpligt att även kontrollera behörigheten i samband med att ni gör meritvärderingen.

4.3 Process – utskrift

I de fall den som skall ta beslut inte har behörighet att titta i NyA så föreslås följande hantering:

1. Ange kod för ärendekön

8 (20)

2. Tryck tab

a. Uppgifter om antalet ärenden visas, max 30. För att få det exakta antalet, klicka på knappen Räkna ärenden.

b. Uppgifterna om den första sökandes (i kön) anmälan hämtas till visningsfönstret till höger under fliken Anmälan.

3. Välj fliken dokument.

9 (20)

a. Välj i rullisten ”Visa” huruvida du endast vill se de dokument den sökande skickat med sin anmälan denna antagningsomgång eller samtliga dokument den sökande någonsin bifogat någon anmälan, välj Samtliga antagningsomgångar. (Det senare är förvalt.)

b. Markera det dokument du vill öppna (raden markeras blå) och tryck Enter/Öppna. (Endast rader med dokumenttyp Komplettering innehåller för institutioner väsentliga uppgifter.)

c. Dokumentet öppnas.

d. Navigera i dokumentet enligt nedan:

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1 Skriv ut alla sidor. 2 Skriv ut aktuell sida. 3-4 Zooma in-ut. 5 Zooma så

hela sidan ryms på skärmen. 6 Bläddra en sida bakåt . 7 Gå till sida (skriv

sidnummer och tryck enter). 8 Bläddra en sida framå t. 9 Vrid sidan.

e. Utskriftshanteraren i Windows (motsv.) öppnas. Välj skrivare. Tyvärr så öppnas även den ”interna” skrivaren (på tyska) för ytterligare val. Det är bara klicka ok så skrivs sidorna ut.

4. Skriv ut samtliga handlingar som behövs för bedömningen, från dokumentfliken och meritfliken.

5. Ange Pnr i ditt Excel-ark.

6. Markera i åtgärdsöversikten (nedre vänstra hörnet) att institutionen har ärendet ”under kontroll” genom att klicka på Koppla åtgärdskoder.

10 (20)

11 (20)

7. I det fönster som öppnas välj sökalternativ.

8. Leta fram det sökalternativ som hör till din institution/den kö du jobbar i .

9. Under ”Koppla Åtgärdskod” - Ange åtgärdskod 39AK1, tryck tab. (benämning hämtas).

12 (20)

10. Välj lägg till.

13 (20)

11. Välj spara.

12. Välj ok.

13. Ärendet kommer nu inte att dyka upp i ärendekön igen.

14. Välj ”nästa” i huvudfönstret.

15. Gör om steg 3-14.

16. Handlägg ärendena på institutionen.

17. Ange sedan resultatet i din Excel-fil. Listan skall innehålla uppgifter om: personnummer, sökalternativ, Beslut om särskild behörighet, Beslut om placering, Meritvärde och gärna ett fält för anteckningar (t.ex. varför den sökande är obehörig) .

a. Beslut om behörighet. Notera i Excel-listan i kolumn BeslutBehörighet vad ni kommit fram till vad avser behörigheten. Giltiga värden är BE (Behörig) eller OB(Obehörig).

b. Beslut om erbjudande av plats/reservplacering. Notera i Excel-listan i kolumn BeslutPlacering vad ni kommit fram till vad avser den sökandes urvalsplacering. Giltiga värden är A (Erbjuds en plats) eller R (reserv). Om studenten ska antas med villkor, ange VI i kolumnen Anteckningar.

c. Ge ett Meritvärde (reservplacering). Notera i Excel-listan i kolumn Meritvärde det meritvärde den sökande skall konkurrera med i urvalet. Har ni under BeslutPlacering angivit att den sökande skall erbjudas plats (A) behöver inget värde anges här.

i. Giltiga värden är heltal mellan 1-9998

ii. Observera att urvalet sker i fallande skala, dvs. ju högre angivet värde, desto bättre placering för den sökande.

iii. Om det är två eller flera som har likvärdiga meriter och där det inte är av avgörande betydelse vem av dem som erbjuds en plats i första hand kan samma meritvärde anges. Då sker en lottning mellan dem vid behov.

14 (20)

18. När samtliga ärenden är handlagda skickas listan av samordnaren till Antagningen. Vi behöver uppgifterna senast den 5/7.

4.4 Process – ”direkthandläggning”

I de fall denna process är önskvärd, vänligen meddela Mattias Wickberg (wickb@mbox.su.se) att ni avser att följa denna rutin.

I de fall den som skall ta beslut och har behörighet att titta i NyA är densamme så föreslås följande hantering:

1) Ange kod för ärendekön

2) Tryck tab. Uppgifterna om den första sökandes (i kön) anmälan hämtas till visningsfönstret till höger under fliken Anmälan.

3) Granska meriterna

4) Välj beslutsfliken

15 (20)

5) Välj beslut ;

i) Bekräftad obehörighet om den sökande är obehörig

ii) Behörig om den sökande är behörig

iii) Behörig med villkor om det är så att ni anser att den sökande ännu inte riktigt är behörig men sannolikt kommer att uppfylla behörighetskraven vid en eventuell registrering.

iv) Reell kompetens eller Undantag kan användas om det är så att man anser att det är att föredra. Båda alternativen ger samma resultat som om ni angivit behörig.

16 (20)

Skillnaden är att det meddelas den sökande att reell kompetens beviljats eller att undantag medges för denna utbildning vid detta anmälningstillfälle.

6) Välj Spara.

7) Har du valt ”Bekräftad obehörighet” så är ärendet handlagt klart och har försvunnit ur kön. Har du valt något av de övriga besluten så aktiveras knappen ”Kör BM”.

17 (20)

8) Välj ”Kör BM”. Följande fönster visas:

9) Välj ok (det alternativ du håller på med är förvalt)

10) Nu ges möjlighet att lägga till Meritvärde:

Aktiveras

18 (20)

11) Välj urvalsgrupp:

a) INTI – välj denna om den sökande skall antas

b) INT – välj denna om de sökande (primärt) skall reservplaceras

c) DA/PG/ÖS skall INTE användas.

12) Ange det meritvärde den sökande skall ha

a) Om den sökande skall antas (INTI) så sätter du 9999

b) Om den sökande (primärt) skall reservplaceras (INT) så sätter du valfritt värde mellan 9998 – 1. Observera att urvalet sker i fallande skala, dvs. ju högre angivet värde, desto bättre placering för den sökande.

13) Nu aktiveras knappen ”Lägg till”

14) Välj ”Lägg till”

19 (20)

15) Nu aktiveras ”Ändra”, ”Ta bort” samt en kryssruta ”Släck åtg

16) Markera kryssrutan ”Släck åtg”. Genom att markera rutan tas ärendet bort ur ärendekön

17) Välj spara.

18) Välj nästa. Då hämtas uppgifterna om nästa sökande.

19) Starta om vid 3.

20 (20)

4.5 Frågor?

Är ni det minsta undrande, kontakta Antagningen så skall vi försöka hjälpa till. Hör i första hand av er till:

Mattias Wickberg; -3440 wickb@mbox.su.se