1. Informe de Gestión 2016 -2019 - Contraloria de Casanare

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Telefax (098) 635 4700 – 01 8000 910 770 Calle 9 19-58 Yopal Casanare, [email protected] www.contraloriacasanare.gov.co

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Tabla de contenido

1. DATOS GENERALES: ...................................................................................................................2

2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN. ............................................................2

CUMPLIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO “CONTROL FISCAL COMPROMISO DE TODOS” 2016-2019 .2 PRINCIPALES LOGROS ...........................................................................................................................23

3. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS ..............................................................................................24

4. PLANTA DE PERSONAL: ...........................................................................................................29

5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS: ..............................................................................31

6. OBRAS PÚBLICAS .....................................................................................................................31

7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES ..........................................................................................31

INGRESOS .........................................................................................................................................31 GASTOS ............................................................................................................................................32

8. CONTRATACIÓN: .......................................................................................................................34

9. REGLAMENTOS Y MANUALES ................................................................................................36

10. CONCEPTO GENERAL: ...............................................................................................................37

10.1. RECOMENDACIONES............................................................................................................39

11. FIRMAS ........................................................................................................................................39

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ACTA DE INFORME DE GESTIÓN

(Ley 951 de marzo 31 de 2005)

1. DATOS GENERALES:

A. NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE QUE ENTREGA: Antonio José Ortega Santos

B. CARGO: contralor departamental

C. ENTIDAD (RAZÓN SOCIAL): Contraloría Departamental de Casanare

D. CIUDAD Y FECHA: Yopal, 22 de enero de 2020

E. FECHA DE INICIO DE LA GESTIÓN: 29 de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2019

F. CONDICIÓN DE LA PRESENTACIÓN: retiro __x__ separación del cargo ______ ratificación

G. FECHA DE RETIRO, SEPARACIÓN DEL CARGO O RATIFICACIÓN: 31 de diciembre de 2019

2. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN.

En el presente informe se presenta la gestión adelantada en el periodo del 29 de enero de 2016 al 31 de diciembre de 2019 en la Contraloría Departamental de Casanare por cada lineamiento, procesos, recursos, planta de personal, programas, estudios y proyectos, obras públicas, ejecuciones presupuestales, reglamentos, manuales, procesos de apoyo y procesos de evaluación.

Cumplimiento del Plan Estratégico “CONTROL FISCAL COMPROMISO DE TODOS” 2016-2019

El plan del Plan Estratégico “CONTROL FISCAL COMPROMISO DE TODOS” 2016-2019, se encuentra estructurado mediante las siguientes líneas estratégicas :

1. Control Fiscal. 2. Responsabilidad fiscal. 3. Participación ciudadana. 4. Valoración de costos ambientales. 5. Talento Humano.

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6. Adquisición de bienes y servicios. 7. Gestión documental. 8. MECI- Calidad. 9. Control Interno.

Como herramienta estratégica para el cumplimiento del Plan Estratégico “CONTROL FISCAL COMPROMISO DE TODOS” 2016-2019, el contralor implementó el proyecto denominado: “Diseño, documentación, implementación, mantenimiento, evaluación y mejora del Sistema de Gestión Integral” con base en los modelos ISO 9001:2015 y MIPG de manera integrada, quedando certificado en calidad bajo los requisitos de la norma ISO 9001:2015 en Diciembre 31 de 2019 por ICONTEC Intenacional, tal como se demuestra en el cerificado No. SC-CER737374 otorgado por el organismo de certificación.

Con base en el plan estratégico se definió el direccionamiento estratégico conformado por Visión, Política de calidad, y Objetivos de calidad, tal como se muestra en la siguiente gráfica:

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Estos objetivos cuentan con indicadores de gestión estratégicos con los cuales se determina el desempeño del Sistema de gestión, plasmados en el cuadro de mando estratégico, como se presenta en el anexo 1 adjunto.

A partir del direccionamiento estratégico, se crea la estructura organizacional de procesos en donde se eestablecen los procesos necesarios para el logro de los objetivos estratégicos, estos procesos son:

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Cada proceso cuenta con un líder quien dirige y controla el logro de su objetivo, que a su vez se encuentra articulado con los objetivos estratégicos y el plan estratégico, como se muestra a continuación:

TIPO DE PROCESO PROCESO

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS RELACIONADOS

LÍNEA ESTRATÉGICA

LÍDER DE PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO

ESTRATÉGICOS Gestión Directiva Todos los objetivos Todas Contralor

Definir el direccionamiento estratégico de la entidad, comunicarlo a los niveles pertinentes, provisionar recursos que permita el

desempeño institucional.

MISIONALES

Gestión de Responsabilidad

Fiscal 2, 3 y 4 Responsabilidad

Fiscal

Director Técnico de

Responsabilidad Fiscal

Realizar actuaciones administrativas oportunas

que permitan la efectividad en el resarcimiento al daño

causado al patrimonio público.

Gestión de Vigilancia Fiscal 2, 4 y 5 Control Fiscal

Director Técnico de Vigilancia

Ejercer la vigilancia fiscal de las entidades y particulares

que manejan recursos públicos, que permita la

calidad y el cumplimiento de la gestión fiscal a través de la

ejecución del PGA y la oportunidad en la elaboración

de informes técnicos.

Participación Ciudadana y

Comunicaciones 2, 6 Participación

Ciudadana Contralor

Promover el ejercicio del control social a la gestion

publica, fortalecer la participacion ciudadana en el Departamento de Casanare,

y atender de manera oportuna las PQR

APOYO

Gestión de Talento Humano 7 Talento Humano Director

Administrativo

Administrar el talento humano de la Contraloría

durante el ingreso, la permanencia y el retiro, que

permita el desempeño y bienestar de los servidores

públicos.

Gestión Administrativa y

Financiera Todos los objetivos

Adquisición de Bienes y Servicios

Gestión

Documental

Director Administrativo

Administrar los recursos necesarios para el

funcionamiento de la contraloría departamental a través del cumplimiento en el plan de mantenimiento, el

desempeño de los proveedores y la aplicación

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TIPO DE PROCESO PROCESO

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS RELACIONADOS

LÍNEA ESTRATÉGICA

LÍDER DE PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO

de las disposiciones para la gestión documental,

proporcionando información financiera que cumpla con los principios y normas de

contabilidad pública prescritos por la CGN.

EVALUACIÓN Control Interno de Gestión Todos los objetivos

MECI – Calidad

Control Interno Vicecontralor

Acompañar los procesos de la Entidad en el seguimiento y mejora continua, realizar

las auditorías internas al SG y orientar la aplicación del pensamiento basado en

riesgos a través del plan de acción de control interno,

que permita el cumplimiento del MIPG.

Con respecto al desempeño de los procesos, se presenta en el anexo 2, los cuadros de mando con los resultados de los indicadores de cada uno, evidenciándose el cumplimiento de sus objetivos.

Cada una de las anteriores líneas se despliega en estrategias las cuales se articularon con los procesos del sistema de gestión integral dando origen a los planes de acción de cada proceso, los cuales se presentan de manera consolidada a continuación:

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LÍNEA ESTRATÉGICA ESTRATEGIA

OBJETIVO DE CALIDAD

RELACIONADO ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA RECURSOS RESULTADO

CONTROL FISCAL

Fortalecer la formulacion estrategica del Plan General de Auditoria anual, durante el cuatrienio, en terminos de su estructura, procesos y resultados esperados de acuerdo a las herramientas disenadas para tal efecto; atendiendo la competencia en cuanto a la fuente de los recursos, capacidad operativa, y los riesgos propios de cada entidad sujeto de control fiscal, dando especial relevancia a la aplicacion del sistema de Evaluacion del sistema de control interno de las entidades auditadas y la evaluacion de la formulacion y ejecucion de los planes de mejoramiento. Para lo cual sera fundamental el enlace con las oficinas de control interno de gestion de cada entidad.

Verificar el cumplimiento de la

gestión fiscal de conformidad con la legislación vigente. Lograr beneficios del control fiscal. Aumentar el nivel de satisfacción de

las partes interesadas en el

control fiscal.

Elaborar y adoptar el procedimiento -

PGA. Elaborar el PGA anualmente, de acuerdo con el procedimiento establecido.

Líder de Proceso - Enlace -

Profesionales del Proceso.

Profesionales Contratados SGI.

Marzo de 2019 Económicos,

humanos, técnicos.

Procedimiento PGA - Adoptado.

Vigilar y controlar la gestion de resultados en el manejo de las finanzas publicas. (Fuentes de generacion de ingresos y su orientacion eficiente al gasto publico - control fiscal a las politicas de financiacion).

Elaborar el informe de las Fnanzas del

Departamento (Informe

Macrofiscal).

Líder del Proceso - Profesionales del

Proceso - Contralor.

Noviembre de 2019

Económicos, humanos, técnicos.

Informe de las Finanzas Públicas presentado a la

Asamblea Departamental.

Ejercer la funcion fiscalizadora a traves de la ejecucion de los proyectos y metas incluidos en el Plan General de Auditoria (PGA), relacionados con el control a la contratacion publica, metas del grupo de reaccion inmediata, control del medio ambiente, control financiero presupuestal y contable , evaluacion del sistema de control interno y en general, todos los programas y proyectos de los Planes de Desarrollo de los municipios sujetos de control, los dema s planes de las entidades descentralizadas, que con un criterio selectivo, sean objeto del control fiscal, adicionalmente la capacitacion a los sujetos de control.

Revisar, actualizar y adoptar el

procedimiento: Proceso Auditor.

Ejecutar las auditorias previstas en el Plan General

de Auditorías – PGA 2019

Líder de Proceso - Enlace -

Profesionales del Proceso.

Profesionales Contratados SGI.

Marzo de 2019 (actualización del procedimiento)

Durante la vigencia 2019, de acuerdo con la programación.


Procedimiento Proceso Auditor -

Adoptado.

Informes de Auditoría.

Mejoramiento del proceso auditor a traves de su ajuste y adaptacion a las necesidades propias de cada modalidad de auditoria, la capacidad operativa institucional, acompanado de la formulacion de programa de capacitacion para los funcionarios intervinientes en dicho proceso en temas propios del control fiscal, de modo que se garantice el ejercicio de la funcion auditora de manera responsable e integral.

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OBJETIVO DE CALIDAD


Operatividad del Grupo de reaccion inmediata: Teniendo en cuenta que en la Contraloria Departamental de Casanare se encuentra creado el Grupo de Reaccion inmediata (GERI), investido con las facultades de policia judicial previstas en el articulo 10 de la Ley 610 de 2000 el cual actuara dentro de cualquier proceso misional de la entidad con la debida diligencia y cuidado en la conservacion y cadena de custodia de las pruebas que recauden en aplicacion de las funciones de policia judicial en armonia con las disposiciones del Codigo de Procedimiento Penal en cuanto sean compatibles con la naturaleza de las mismas. Estas potestades deben observar las garantias constitucionales previstas en el articulo 29 de la Constitucion Politica. Se promovera su capacitacion y operatividad, de modo que actue de manera inmediata para atender situaciones que por su importancia o impacto requieren evaluacion inmediata y celeridad para entregar resultados oportunos.

Desarrollar auditorías Express,

cuando sea requerido.

Líder de Proceso, Profesionales del

Proceso.

Cuando sea requerido


Informe de Auditoría.

Generar y consolidar beneficios del control fiscal, producidos por la Contraloria Departamental de Casanare, en ejercicio de su funcion fiscalizadora, los cuales deben ser cuantificados y calificados, y que se derivan de los ahorros, recuperaciones reales y potenciales generados por el proceso auditor, proceso de responsabilidad fiscal y jurisdiccion coactiva (hacer efectivas sus decisiones y una oportuna y juiciosa defensa judicial ante la jurisdiccion contenciosa administrativa, de los fallos con responsabilidad fiscal emitidos por la contraloria), intervencion de grupo de reaccion inmediata, seguimiento a la ejecucion de los planes de mejoramiento suscritos por las entidades auditadas, los cuales redundan finalmente en el mejoramiento de la gestion de los sujetos de control.

Realizar la cuantificación de los

recursos públicos recuperados en desarrollo del

proceso auditor.

Profesionales del Proceso. Permanente


Informe de auditoría.

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OBJETIVO DE CALIDAD


Ejercer especial vigilancia y control al uso de los recursos naturales y su impacto en el medio ambiente: Consiste en la elaboracion y presentacion del informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del ambiente e informe sobre el estado de las finanzas de las entidades del departamento a nivel central y descentralizado ante la Honorable Asamblea Departamental.

Verificar el cumplimiento de la gestión ambiental de conformidad con la legislación vigente.

Elaborar el informe del estado de los

recursos naturales y su impacto en el medio ambiente.

Líder del Proceso - Profesionales del

Proceso - Contralor.

Noviembre de 2019


Informe del estado de los

recursos naturales y su impacto en el

medio ambiente presentado a la

Asamblea Departamental.

Apoyo y fortalecimiento a la rendicion de la Cuenta Fiscal por parte de las entidades sujeto de control fiscal a la Contraloria Departamental de Casanare a traves del Sistema de Auditoria SIA, especialmente para la vigencia 2016, en atencion al cambio en las administraciones lo que implica la presencia de personal nuevo.

Verificar el cumplimiento de la gestión fiscal de conformidad con la legislación vigente.

Realizar el apoyo técnico a través de

las TIC's, a la rendición de la cuenta fiscal a través del SIA

Observa.

Profesional de Sistemas. Permanente


Cargue adecuado de la

información.

VALORACIÓN DE COSTOS

AMBIENTALES

Inclusion del factor ambiental en la realizacion de auditorias, con el fin de verificar el cumplimiento de los Planes de Desarrollo en cuanto a este componente.

Verificar el cumplimiento de la gestión ambiental de conformidad con la legislación vigente.

Analizar la gestión ambiental durante el desarrollo de las

auditorías, de acuerdo con el

PGA.



Informes de Auditoría.

RESPONSABILIDAD FISCAL

De manera prioritaria, el fortalecimiento de la capacidad operativa de la Direccion de Responsabilidad Fiscal la cual esta encargada de adelantar los procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo, siendo indispensable el incremento del personal adscrito a la misma, dado que en la actualidad cuenta con un gran cumulo de procesos pero con insuficiencia de personal para darle el tramite oportuno y agil a efectos de producir los resultados esperados.

Recuperar el recurso público objeto del daño.

Lograr beneficios del control fiscal.

Aumentar el nivel de satisfacción de


control fiscal.

Esta estrategia se cumplió en 2016. Ordenanza 020 de

2016.

No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

Formular y ejecutar un plan de trabajo para el tramite expedito de la gran cantidad de procesos tanto de responsabilidad fiscal como de cobro coactivo existentes, evitando de esta manera dilaciones procesales, vencimiento de terminos, y la

Aperturar los procesos de RF a partir de hallazgos con alcance fiscal

de los Procesos de

LÍder de Proceso Profesionales del

Proceso Vigencia 2019 Humanos y

tecnológicos Autos de apertura.

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OBJETIVO DE CALIDAD


operancia de fenomenos juridicos como la caducidad y la prescripcion.

Control Fiscal y Participación

Ciudadana, y la CGR que cumplan con los requisitos de

ley. Imputar o archivar los procesos de RF

dentro términos establecidos en la ley 610 de 2000 (

modificado ley 1474 de 2011)



tecnológicos

Auto de imputación o

auto de archivo.

Verificar que en todos los procesos

se cumplan los términos procesales

(caducidad y/o prescripción).



tecnológicos

Pocesos con caducidad y/o procesos con prescripción.

Implementar un procedimiento que permita fomentar una correcta coordinacion entre las direcciones de vigilancia y responsabilidad fiscal, con el fin de que las pruebas recaudadas y las actividades desplegadas por la primera, sirvan de sustento suficiente a la segunda para la generacion de autos de apertura en los procesos ordinarios y autos de apertura e imputacion en los procesos verbales, evitando con ello un elevado indicador de archivo de procesos y archivo de indagaciones preliminares, genera ndose asi una gestion cada vez ma s eficaz, eficiente y un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.

Documentar e implementar los procedimientos

aplicables al proceso.

Lider de Proceso Enlace

Profesionales Contratados SGI

Abril de 2019 Económicos,

humanos, tecnológicos.

Procedimientos documentados y

adoptados.

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OBJETIVO DE CALIDAD


Fortalecer el talento humano adscrito a la Direccion de Responsabilidad a traves de la formulacion de un plan de capacitacion en temas relacionados con los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdiccion coactiva, como quiera que, en la medida que el personal profesional y tecnico se encuentre capacitado se tendra la posibilidad de tramitar los procesos no solo en oportunidad y agilidad requerida sino con la calidad y eficacia necesaria.

Gestionar la inclusión de temas

de formación asociados a la

Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción

Coactiva, con el proceso Gestión de Talento Humano, dentro del PIC.

Líder de Proceso Marzo de 2019 Humanos y tecnológicos

PIC - Talento Humano.

Llevar acabo seguimiento constante a los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdiccion coactiva con el fin de encontrar dificultades en el proceso y aplicar las respectivas acciones de mejoramiento.

Realizar seguimiento y medición del

proceso a través de los indicadores de

gestión.

Líder de Proceso Enlace Vigencia 2019 Humanos y

tecnológicos

Cuadros de mando

diligenciados.

Continuar con la implementacion del proceso verbal surtidos a partir de hallazgos, quejas y dema s medios de conocimiento siempre que se constituyan los elementos necesarios para su tramitacion conforme a lo previsto en la ley 1474 de 2011.

Documentar el implementar el procedimiento: Proceso Verbal.






adoptados.

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OBJETIVO DE CALIDAD


Gestionar la suscripcion de convenios con las universidades presentes en el municipio de Yopal que cuenten con facultad de derecho (Unitropico – Unisangil) a efectos de que los estudiantes realicen su pasantia o consultorio juridico en la Direccion de Responsabilidad Fiscal, de modo que se obtenga un beneficio en doble via como es, de una parte, contar con el apoyo calificado para adelantar labores de sustanciacion dentro de los procesos de responsabilidad fiscal y cobro coactivo indispensables para el tra mite de los mismos, y de otra se promueva entre los estudiantes el aprendizaje de esta area del derecho que en la actualidad no esta prevista dentro de los pensum academicos, pero que resulta de gran importancia en el ejercicio de la profesion de abogado, dado que se amplia el campo de accion laboral y se forman profesionales mejor capacitados.

Esta estrategia se cumplió en 2017 No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

Mejorar en el procedimiento de ubicacion de los bienes pertenecientes a los responsables o presuntos responsables de dano patrimonial con el fin de amparar el debido resarcimiento de los dineros publicos al momento de generar las correspondientes medidas cautelares.


aplicables: ubicacion de los

bienes pertenecientes a los

responsables o presuntos

responsables de dano patrimonial.

Líder de Proceso Enlace

Profesionales del Proceso

Abril de 2019 Humanos y tecnológicos


adoptados.

Gestionar con las entidades del orden nacional que tengan a su cargo el manejo de bases de datos, la suscripcion de convenios a efectos de obtener con mayor agilidad y oportunidad, informacion relacionada con los implicados que permitan su comparecencia al proceso.

Solicitar a la DIAN, superintendencia de notariado y registro y Consejo Superior

de la Judicatura.

Líder de Proceso Contralor Agosto de 2019

Económicos, humanos,

tecnológicos.

Solicitar Convenio con el Consejo Superior de la Judicatura para la inclusión en el registro nacional de emplazados.

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OBJETIVO DE CALIDAD


Desarrollar actividades de cobro persuasivo para motivar el pago de los deudores.

Esta estrategia se cumplió en 2018 No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Gestionar el control social a la gestión pública a tavés de acompañamientos a veedurías ciudadanas 1.

Aumentar la cobertura del

control social a la gestión fiscal en el departamento de

Casanare. Aumentar el nivel de satisfacción de


control fiscal.

Realizar apoyo legal y de promoción de la vigilancia a veedurías ciudadanas que lo requieran. Promover la creación de 3 veedurias ciudadanas. Participar en la promoción y creación de 3 veedurias ciudadanas y hacer seguimiento a las diferentes actividades de control social que se desarrollen durante el año. 1.

Contralor - Profesional adscrito al Despacho

Durante la vigencia

Humanos, técnicos.

Gestion pública con un efectivo control social a

través de veedurías apoyadas

legalmente

Ejecutar capacitaciones a la ciudadanía, sujetos de control y funcionarios públicos encaminadas al fortalecimiento de la administración público y el control fiscal. 2

Organizar cuatro (4) jornadas de capacitación para la ciudadanía en temas relacionados con el control fiscal, control social y participación ciudadana. Apoyar la organización de las capacitaciones en el


Durante la vigencia


cuatro (4) jornadas d

capacitación para la ciudadanía en

temas relacionados con el control fiscal, control social y participación ciudadana.

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OBJETIVO DE CALIDAD


marco de la comisión regional de moralización de la administración pública, asi como en la rendición de cuentas a la ciudadanía y alianzas estratégicas. 10% 2

Organizar ocho (8) jornadas de capacitación para funcionarios públicos en temas relacionados con el control fiscal


ocho (8) jornadas de capacitación

para funcionarios públicos en

temas relacionados con el control fiscal

Realizar un (01) seminario para entidades sujetas de control en temas de fortalecimiento de control fiscal


un (01) seminario para entidades

sujetas de control en temas

de fortalecimiento de control fiscal

Promover encuentros ciudadanos con veedores, juntas de acción comunal y comunidad en general para promocionar el control social

Realización de dos (2) encuentros ciudadanos que promuevan la participación ciudadana


Durante la vigencia

Humanos, Técnicos.

dos (2) encuentros

ciudadanos que promuevan la participación ciudadana

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OBJETIVO DE CALIDAD


Realizar una (1) audiencia de rendición de cuentas a los ciudadanos


una (1) audiencia de rendición de cuentas a los ciudadanos

Proyectar el Plan de Medios de Comunicación que publicite las acciones adelantadas por al entidad

Elaborar, implementar y socializar el plan de promoción y divulgación de los medios de participación ciudadana. Documentar el procedimiento de comunicación, adoptarlo y divulgarlo.


Marzo Humanos, Técnicos.

plan de promoción y

divulgación de los medios de participación ciudadana

implementado y socializado

Formular y adoptar el plan de comunicación interna. Elaborar el plan de comunicación interna, adoptarlo y divulgarlo.

plan de comunicación

interna formulado, adoptado y socializado

Proyectar el Plan de Promoción y Divulgación de los medios de Participación Ciudadana

Elaborar, implementar y socializar el plan institucional de promocion y divulgación de medios


Marzo Humanos, técnicos.

plan institucional de promocion y divulgación de

medios implementado y

socializado

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OBJETIVO DE CALIDAD


Atender y tramitar denuncias, quejas y derechos de petición allegados a la entidad en términos de ley. 3

Atención oportuna de denuncias, quejas y derechos de petición. Atender oportunamente las quejas o denuncias presentadas por la ciudadanía y partes interesadas, de acuerdo al procedimiento establecido en la entidad. 60% 3


Durante la vigencia

Humanos, técnicos.

Denuncias y derechos de

peticion atendidos de

manera oportuna

Suscribir convenios con instituciones educativas o de la sociedad civil para promocionar el control social

Realizar una (1) alianza estratégica para la promoción del control social y

participación ciudadana.


Durante la vigencia

Económicos, humanos, técnicos

un (1) convenio para la

promoción del control social con

acciones de actualización y seguimiento

Realizar actualización y seguimiento al proceso de control social

Humanos, técnicos.

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OBJETIVO DE CALIDAD


Actualizar los medios electrónicos que disponga la entidad (página web, Facebook, twitter, etc) como medio de promocion del ejercicio de control fiscal.

Disenar, documentar e implementar el sistema de gestion de calidad y control interno de la entidad.

Actualización de la página web institucional y demás medios electrónicos que disponga la entidad (Facebook, twiter, etc). 4.Coordinar con sistemas la actualización de la página web y redes sociales del ente de control para mantener informada la ciudadanía en el marco del principio de transparencia y publicidad de nuestras actuaciones. 10% 4 5. participar activamente en la implementación del sistema de gestión de calidad ISO9001:2015 MIPG en el proceso en el cual interviene. 10% 5.

Contralor - Ingeniero de Sistemas

Durante la vigencia

Humanos, técnicos.

Página web institucional y demás medios

electrónicos institucionales actualizados

Apoyar el manejo de la información institucional en la implementación de la estrategia Gobierno en linea

Contralor - Ingeniero de Sistemas

manejo de la información

institucional en la implementación de la estrategia

Gobierno en

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OBJETIVO DE CALIDAD


Gobierno digital cuando se le requiera

Línea apoyada

Atender y tramitar denuncias, quejas y derechos de peticion allegados a la entidad, en terminos de ley.

Dar respuesta oportuna a los

trámites, denuncias, quejas y derechos

de petición aplicables al

proceso Gestión de Vigilancia Fiscal.



Informes Técnicos.

ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO

HUMANO

Fortalecer el nivel de competencias de los funcionarios de la Contraloria, buscando obtener un mejor desempeno, para lo cual se formulara un plan de capacitacion dirigida a todo el personal, en temas

de interes para la Entidad.

Mejorar el nivel de desempeño de los

servidores públicos.

Formular y ejecutar el plan institucional

de formación y capacitación PIC -

2019. Realizar seguimiento de su

cumplimiento.

Lider de Proceso

Formulación (Marzo de 2019) Ejecución (2019)

Seguimiento Permanente.


tecnológicos.

Registros de asistencia a las actividades de

formación.

Implementar y ejecutar el plan de bienestar social, que favorezca el desarrollo integral de los

servidores, asi como el mejoramiento de su calidad de vida.

Formular y ejecutar el plan de bienestar

- 2019. Realizar seguimiento de su

cumplimiento.

Lider de Proceso

Formulación (Marzo de 2019) Ejecución (2019)

Seguimiento Permanente.


tecnológicos.

Registros de las actividades de

bienestar.

Coordinar con las diferentes direcciones la evaluacion de desempeno y de competencias laborales de los funcionarios de carrera administrativa y/o aquellos que aplique.

Proporcionar formación a todos los procesos en:

uso de la plataforma para evaluación de

desempeño y nueva legislación aplicable.

Lider de Proceso Febrero de 2019 Humanos y tecnolóogicos

Registros de Formación.

Orientar la implementación de

la evaluación del

Líderes de proceso y servidores

Febrero de 2019 Humanos y tecnolóogicos

Cargue de la información en la

plataforma.

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OBJETIVO DE CALIDAD


desempeño, en la nueva plataforma

de la CNSC.

públicos de carrera.

Realizar el estudio tecnico y reorganizacion administrativa de la Contraloria Departamental de Casanare, que se ajuste a las necesidades de la entidad.

Esta estrategia se realizó en el año

2016. No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

Implementar el Sistema de Gestion de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de conformidad con el Decreto 1072 de 2015 y normas que lo sustituyan o reglamenten.

Continuar con el plan de trabajo para la implementación

del SG SST, durante la vigencia 2019.

Lider de Proceso 2019 Económicos,


Sistema de Gestión

Implementado.

ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Realizar la adquisicion de bienes y servicios, teniendo en cuenta el Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Servicios.

Lograr una ejecución

presupuestal eficiente.


relacionados con la adquisición de

bienes y servicios.






adoptados.

Actualizacion del inventario institucional de bienes inmuebles de la entidad.

Esta estrategia se realizó en 2016. No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

Realizar el aseguramiento de los bienes y dema s garantias necesarias para el normal desarrollo de la entidad.


relacionados con los recursos físicos.

Lider de Proceso Abril de 2019 Económicos,



adoptados.

Realizar contrato de pólizas para

aseguramiento de bienes y personas.

Líder de Proceso Enlace Febrero de 2019


tecnológicos. Pólizas vigentes.

Cumplir con las obligaciones financieras, tributarias, contractuales y de nomina exigidas por ley.


requeridos.






adoptados.

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OBJETIVO DE CALIDAD


Presentar de forma oportuna con informacion confiable, los informes propios del proceso institucional.

Presentar de forma confiable y oportuna

los informes requeridos por el

proceso.

Lider de proceso, enlace y

profesionales del proceso

2019 Humanos y tecnolóogicos

Informes presentados

oportunamente.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Formular y ejecutar el programa de gestion documental en cumplimiento al art. 21 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el acuerdo 5 de 2013 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacion.

Todos los objetivos

Realizar el programa de gestión documental

Lider de proceso Octubre de 2019 Económicos,


Pograma de gestion

documental

Elaborar los instrumentos archivisticos para la gestion documental, conforme al articulo 8 del Decreto Nacional No.2609 de 2012, unificado en el Decreto 1080 de 2015, del Ministerio de Cultura.

Elaborar e implementar la tabla

de valoración documental.

Continuar con la implementación de

las Tablas de Retención

Documental.

Lider de proceso y enlace

Diciembre de 2019


tecnológicos.

Tabla de Valoración

Documental Aprobada por el

Consejo Depatamental de

Archivo e instritas en el

Archivo General de la Nación.

Desarrollar e implementacion de los procesos archivisticos, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y Decretos No.2609 de 2012 y No. 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura.


relacionados con los procesos

archivísticos.



Mayo de 2019 Económicos,



adoptados.

Organizacion del fondo acumulado y elaboracion de las Tablas de Valoracion Documental, TVD.

Completar el inventario

documental en estado natural.

Líder de Proceso Enlace Abril de 2019 Humanos y

tecnológicos

Inventario Documental en Estado Natural

Realizar capacitacion a los funcionarios sobre la normatividad archivistica y metodologias a utilizar en la organizacion de los diferentes documentos generados en cada direccion.

Realizar actividades de formación en

normatividad archivística y

gestión de archivo.

Líder de Proceso Enlace Agosto de 2019


tecnológicos.

Registros de formación.

Realizar un convenio interadministrativo con el Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, para la organizacion del fondo acumulado de la Contraloria

Dar continuidad al convenio SENA

Líder de Proceso Enlace No Aplica No Aplica No Aplica

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OBJETIVO DE CALIDAD


Departamental, (archivos de 1995 a 2015). para la gestión de archivo.

Promover e instruir al interior de la entidad este programa para su implementacion.

Tomas las actividades anteriores.

No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

TECNOLOGÍA Elaborar plan estrategico de técnologias de la información Elaborar el PETI



Diciembre de 2019


tecnológicos.

Adopción e implementación

del PETI

CONTROL INTERNO

Fortalecer la ejecucion del Modelo Esta ndar de Control Interno MECI.

Todos los objetivos

Implementar la dimensión de

"Control Interno" del MIPG

Vicecontralor Profesionales

Contratados SGI

Septiembre de 2019


Dimensión Implementada.

Aplicar auditorias internas para el mejoramiento continuo y disminucion del riesgo.

Establecer e implmentar el plan

de auditorias para la vigencia 2019


Contratados SGI Vigencia 2019


Registros de Auditoría al SGI.

Emitir los informes a clientes externos establecidos en la Ley, de forma eficiente y oportuna.

Implementar las actividades del plan de acción de control interno 2019, en su rol: relación con entes externos.

Vicecontralor Vigencia 2019 Humanos, técnicos,

tecnológicos.

Informes Enviados.

Mejorar la gestion de control fiscal a traves de sus procesos: Vigilancia Fiscal y Responsabilidad Fiscal.

Apoyar la documentación y adopción de los procedimientos aplicables a los

procesos: "Gestón De Vigilancia Fiscal"

y "Gestión de Responsabilidad

Fiscal"


Contratados SGI Abril de 2019



adoptados.

Formular y actualizar las politicas de control interno de gestion

Elaborar e implementar el plan de acción de control

Vicecontralor Vigencia 2019 Económicos,

humanos, técnicos.

Plan de acción de control interno implementado -

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SC-CER 737374


OBJETIVO DE CALIDAD


interno. Registros.

Presentacion y elaboracion del plan anual anticorrupcion y de atencion al ciudadano que contenga la estrategia de lucha contra la corrupcion y de atencion al ciudadano.

Elaborar y presentar el plan anual

anticorrupción y atención al ciudadano.


Contratados SGI Febrero de 2019

Humanos, técnicos,

tecnológicos.

Plan anual anticorrupción

2019

MECI-CALIDAD

Actualizar, ejecutar y mantener el Sistema de Gestion de Calidad. Implementar el

sistema de gestión integral de calidad y

control interno



Septiembre de 2019


Certificado ISO 9001:2015

Disenar, documentar e implementar el sistema de gestion de calidad y control interno de la entidad bajo los para metros de la norma NTCGP: 1000:2009, ISO 9001:2014

Evaluar el sistema de gestion de calidad al interior de la entidad.

Realizar seguimiento a la

matriz denominada ""Sistema de

gestión integral de calidad y control

interno".



Diciembre de 2019

Humanos y tecnológicos.

Matriz de seguimiento ISO 9001:2015 MIPG

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SC-CER 737374

Con respecto al plan de acción consolidado, se logró un cumplimiento de sus actividades del 95%, tal como se presenta en el anexo 3.

Principales logros

De la gestión adelantada en el periodo 2016-2019, se resaltan los siguientes logros:

1. Diseñar e implementar del Sistema de Gestión Integral de calidad y Control Interno para la Contraloría Departamental de Casanare, como una herramienta estratégica para la gestión y desempeño de la entidad, obteniéndose la correspondiente certificación por parte del organismo de certificación de tercera parte ICONTEC.

2. Descongestión de un importante número de procesos en la dirección de responsabilidad fiscal.

3. Fortalecimiento de la Planta de Personal con la creación de 7 empleos del nivel profesional y 1 empleo del nivel asesor que corresponde a la oficina asesora de jurídica, que permiten atender las necesidades misionales de la entidad.

4. Promoción de la participación ciudadana mediante jornadas de capacitación descentralizadas dirigidas a las comunidades.

5. Fortalecimiento de las capacidades laborales de los servidores de la Contraloría mediante la implementación del Plan Institucional de Capacitación y Formación PIC y la cooperación de la Auditoria General de la República –AGR.

6. Mejoramiento de la infraestructura física (edificio sede) de la Contraloría). 7. Organización técnica del Archivo de la entidad. 8. Ejecución equilibrada del presupuesto de Ingresos y Gastos. 9. Beneficios de control fiscal $ 3.407.388.793. 10. Recursos públicos recuperados por: Fallos de responsabilidad fiscal, pagos por cesación, por

jurisdicción de cobro coactivo y multas de procesos sancionatorios 2016-2019 $ 561.319.339.

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3. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS

A. Recursos Financieros: Vigencia 2019

CONCEPTO VALOR

Vigencia fiscal año 2019 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre Activo total $ 5.350.739.040

• Corriente $ 561.029.429

• No corriente $ 4.789.709.611

Pasivo total $ 1.042.390.842

• Corriente $ 501.364.566

• No corriente $ 541.026.276

Patrimonio $ 4.308.348.198

CONCEPTO VALOR

Vigencia fiscal año 2019 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre. Ingresos operacionales $ 3.714.101.838 Gastos operacionales $ 3.785.818.728

Costos de venta y operación $ Resultado operacional $ (71.716.890) Ingreso extraordinario $ 6.096.218 Gastos extraordinarios $ 26.130 Resultado no operacional $ (65.646.802) Resultado neto $ (65.646.802)

B. Bienes Muebles e Inmuebles

CONCEPTO VALOR

Vigencia fiscal año 2019 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre. Terrenos $ Edificaciones $ 3.932.280.000 Construcciones en curso $ Maquinaria y equipos $ 46.830.554 Equipos de transporte, Tracción y Elevación $ 221.400.000

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CONCEPTO VALOR

Equipos de comunicación y computación $ 201.484.083 Muebles, enseres y equipos de oficina $ 203.198.000 Bienes muebles en bodega $ 49.758.293 Redes, líneas y cables $ Plantas, ductos y túneles $ Otros conceptos $ 1.600.000

Recursos Financieros: Vigencia 2018

CONCEPTO VALOR “millones de pesos”

Vigencia fiscal año 2018 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre. Activo total $ 5.179.529.360

• Corriente $ 466.511.649

• No corriente $ 4.713.017.711

Pasivo total $ 803.986.660

• Corriente $ 477.951.333

• No corriente $ 326.035.327

Patrimonio $ 4.375.542.700



Costos de venta y operación - Resultado operacional $ ( 325.407.304) Ingreso extraordinario $ 2.731.343 Gastos extraordinarios $ 1.842.924 Resultado no operacional $ ( 324.518.885) Resultado neto $ ( 324.518.885)

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CONCEPTO VALOR

Vigencia fiscal año 2018 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre.

Terrenos - Edificaciones $ 3.932.280.000 Construcciones en curso - Maquinaria y equipos $ 46.830.554 Equipos de transporte, Tracción y Elevación $ 221.400.000 Equipos de comunicación y computación $ 201.484.083 Muebles, enseres y equipos de oficina $ 197.398.000 Bienes muebles en bodega - Redes, líneas y cables - Plantas, ductos y túneles - Otros conceptos $ 56.600.000



Vigencia fiscal año 2017 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre Activo total $ 2.246.574.000

• Corriente $ 1.473.063.000

• No corriente $ 773.511.000


• Corriente $ 748.907.000

• No corriente -

Patrimonio $ 1.497.667.000



Costos de venta y operación - Resultado operacional $ 361.488.000 Ingreso extraordinario $ 8.637.000

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Gastos extraordinarios $ 1.962.000 Resultado no operacional $ 368.163.000 Resultado neto


CONCEPTO VALOR

Vigencia fiscal año 2017 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre. Terrenos - Edificaciones $ 1.291.993.000 Construcciones en curso - Maquinaria y equipos $ 8.505.000 Equipos de transporte, Tracción y Elevación $ 301.104.000 Equipos de comunicación y computación $ 374.944.000 Muebles, enseres y equipos de oficina $ 631.332.000 Bienes muebles en bodega - Redes, líneas y cables - Plantas, ductos y túneles - Otros conceptos $ 507.181.000



Vigencia fiscal año 2016 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre. Activo total $ 2.169.840.000

• Corriente $ 1.231.777.000

• No corriente $ 938.063.000


• Corriente $ 824.488.000

• No corriente -

Patrimonio $ 1.345.352.000

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Costos de venta y operación - Resultado operacional $ 230.277.000 Ingreso extraordinario $ 123.100.000 Gastos extraordinarios $ 250.655.000 Resultado no operacional $ 102.722.000 Resultado neto $ 102.722.000



Vigencia fiscal año 2016 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre. Terrenos - Edificaciones $ 1.291.993.000 Construcciones en curso - Maquinaria y equipos $ 8.505.000 Equipos de transporte, Tracción y Elevación $ 301.104.000 Equipos de comunicación y computación $ 374.944.000 Muebles, enseres y equipos de oficina $ 593.735.000 Bienes muebles en bodega - Redes, líneas y cables - Plantas, ductos y túneles - Otros conceptos $ 488.282.000

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4. PLANTA DE PERSONAL:

Al inicio de la vigencia fiscal 2016, se encontraba una planta de personal conformada por 30 servidores públicos. El alto número de hallazgos y trasladados producto de la ejecución del Plan General de Auditorias, denuncias trasladadas por la Oficina de Participación ciudadana y actividades propias del proceso de responsabilidad fiscal, conllevaba a una alta carga laboral, razón por la cual la entidad en los últimos años vinculaba personal a través de plantas temporales, dando como resultado una mayor eficiencia en su ejercicio misional. La nueva administración concluye la razonabilidad de mantener estos empleos en forma permanente, a través de una modernización de la estructura organizacional, lo que implicó la modificación de la planta de empleos, escala salarial y reasignación de funciones.

Durante el segundo semestre de 2016, la entidad adelanto el estudio de la reestructuración administrativa, realizando el levantamiento de las cargas de laborales, bajo los lineamientos y la metodología emitidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP. La estructura existente desde el año 2012, sufre algunas modificaciones, siendo esta siendo ésta, la creación de la Oficina Asesora Jurídica, lo que implica una formalización a las funciones que de hecho ya venían cumpliéndose desde el Despacho del Contralor, por los empleos adscritos allí, así como otras que venían ejecutándose desde el Despacho del Vice contralor. Se centralizan, entonces, las funciones jurídicas en la nueva dependencia con los empleos requeridos para ello.

Se crean dos (2) cargos para ingenieros; un (1) profesional con perfil en ingeniería civil, y un (1) profesional en ingeniería ambiental, cuya labor se enmarca en la atención el gran número de procesos de responsabilidad fiscal, hallazgos y denuncias ciudadanas que versan sobre calidad, sobrecostos en la contratación de obras públicas y en temas ambientales.

Se crean tres (3) cargos para abogado, cuya labor se enmarque en la sustanciación de procesos, repartiendo la carga de trabajo, de tal forma que cada empleado adscrito a esta Dirección, tuviera un número de procesos razonable, entendiéndose esta, como la capacidad de atender los procesos garantizando los principios de eficacia y eficiencia en los procesos misionales del ente de control.

Se crea un cargo de técnico administrativo, con el fin de agilizar y dar cumplimiento con las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, con el objetivo de ejecutar la gestión documental de la Entidad, mediante la aplicación de las directrices, metodologías y normas establecidas en materia archivística, con la finalidad de facilitar la conservación, consulta y uso de la información.

De igual forma, se ajusta y modifica el manual de funciones teniendo en cuenta la normativa vigente en la materia, la definición tanto de una nueva estructura organizacional como la de la nueva planta de empleos.

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Con la nueva reestructuración, aprobada mediante Ordenanza No.022 de 2016, la planta de empleos quedó conformada por 37 servidores públicos.

Es de señalar, que los empleos de carrera administrativa fueron provistos en las vigencias fiscales 2015 y 2016, mediante lista de elegibles de la Comisión Nacional del Servicio Civil, según Acuerdo No. 433 del 02 de octubre de 2013 y convocatoria No. 256 de 2013.

En la oferta pública de empleos de la Comisión Nacional de Servicio Civil, se encuentran registrados 15 empleos que se encuentran provistos a través de nombramiento en provisionalidad, para lo cual, la entidad canceló a la CNSC la suma de $49.000.000, quedando pendiente por pagar 1 empleo del nivel técnico, debido a que el servidor público titular de este que encontraba en carrera administrativa renunció al empleo en el mes de noviembre de 2019, posterior al pago realizado por la entidad.

Detalle de la planta de personal de la Entidad.

CONCEPTO TOTAL NÚMERO DE CARGOS DE

LA PLANTA

NÚMERO DE CARGOS

PROVISTOS

NÚMERO DE CARGOS

VACANTES

Cargos de libre nombramiento y remoción: A la fecha de inicio de la gestión 5 4 1 A la fecha de retiro 6 4 2 Separación del cargo o ratificación Variación porcentual Cargos de carrera administrativa: A la fecha de inicio de la gestión 25 25 0 A la fecha de retiro 31 31 0 Separación del cargo o ratificación Variación porcentual

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5. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS:

NO APLICA

6. OBRAS PÚBLICAS

NO APLICA

7. EJECUCIONES PRESUPUESTALES

De conformidad con la normatividad vigente, las Contralorías Departamentales derivan sus ingresos de un porcentaje de los Ingresos Corrientes de Libre Destinación transferidos por el respectivo Departamento, y de las Cuotas de Auditaje a cargo de los sujetos de control.

Para el caso de la Contraloría Departamental de Casanare, el porcentaje de transferencia de ingresos por parte del Departamento es del 3,7% de sus Ingresos Corrientes de Libre destinación, mientras que el valor de las Cuotas de Auditaje corresponde al 2% del valor de los ingresos totales de las entidades vigiladas.

A su vez, los gastos de las contralorías están destinados exclusivamente a sostener su funcionamiento, y están conformados por los Servicios Personales, Gastos Generales y Transferencias.

Anualmente la Asamblea Departamental, mediante Ordenanza expide el presupuesto general de rentas y recursos de capital y de apropiaciones del Departamento de Casanare para la vigencia fiscal del 1º de Enero al 31 de diciembre, en dicha ordenanza se incluye el presupuesto de la Contraloría. Una vez el Departamento expide el decreto de liquidación del presupuesto, el ente de control procede a la respectiva liquidación mediante acto administrativo.

INGRESOS

INGRESO

CONCEPTO DE INGRESO VALOR PRESUPUESTADO (En millones de pesos)

VALOR RECAUDADO (En millones de pesos)

PORCENTAJE DE RECAUDO

Vigencia fiscal año 2019, comprendida entre el día 01 del mes Enero y el día 31 del mes diciembre. PRESUPUESTO DE INGRESOS 3.806 3.504 92.90 Transferencias de la Gobernación 2.873 2.633 92.76

Cuotas de Auditaje 933 871 93.35

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INGRESO




Vigencia fiscal año 2018, comprendida entre el día 01 del mes Enero y el día 31 del mes diciembre.

PRESUPUESTO DE INGRESOS 3,687 3,545 96% Transferencias de la Gobernación 2,839 2,633 93%

Cuotas de Auditaje 933 871 93%

INGRESO




Vigencia fiscal año 2017, comprendida entre el día 01 del mes Enero y el día 31 del mes diciembre. PRESUPUESTO DE INGRESOS 3,513 3,513 100% Transferencias de la Gobernación 2,723 2,723 100% Cuotas de Auditaje 790 790 100%

INGRESO

CONCEPTO DE INGRESO VALOR

PRESUPUESTADO (En millones de pesos)



Vigencia fiscal año 2016, comprendida entre el día 01 del mes Enero y el día 31 del mes diciembre.

PRESUPUESTO DE INGRESOS 3,005 2,924 97% Transferencias de la Gobernación 2,576 2,502 97% Cuotas de Auditaje 429 422 99%

GASTOS

GASTOS

CONCEPTO VALOR

PRESUPUESTADO (Millones de pesos)

VALOR EJECUTADO (Millones de pesos)

PORCENTAJE DE EJECUCION

Vigencia fiscal año 2019 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre. PRESUPUESTO DE GASTOS 3.806 3.716 98% GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 3.806 3.716 98%

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GASTOS

CONCEPTO VALOR PRESUPUESTADO (Millones de pesos)



Vigencia fiscal año 2018 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre. PRESUPUESTO DE GASTOS 3,687 3,560 97% GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 3,687 3,560 97%

GASTOS




Vigencia fiscal año 2017 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre. PRESUPUESTO DE GASTOS 3,513 3,425 98% GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 3,513 3,425 98%

GASTOS




Vigencia fiscal año 2016 comprendida entre el día 01 del mes enero y el día 31 del mes diciembre.

PRESUPUESTO DE GASTOS 3,005 2,673 89%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 3,005 2,673 89%

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8. CONTRATACIÓN:

Se ejecutó el Plan Anual de Adquisiciones de bienes y servicios de cada vigencia, garantizando el normal funcionamiento de la entidad. Los procesos de contratación se realizaron de acuerdo a la normatividad vigente, Ley 80 de 1993, 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015, guías de Colombia Compra Eficiente y el Manual de contratación de la entidad. Los procesos más importantes están relacionados con el mantenimiento de la infraestructura de la entidad.

Las modalidades contratación más usadas por el ente de control, se encuentra en primer lugar la mínima, en segundo la contratación directa y en tercer la directa, procesos que fueron publicados oportunamente en el SECOP I.

En la vigencia fiscal 2017, la entidad realizó el proceso de mantenimiento y remodelación del tercer piso del edificio, incluyendo cambio de puertas y ventanas, suministro e instalación de red eléctrica, suministro e instalación de ductos para red de datos, telefónica y eléctrica; remodelación de sanitarios; demolición de paredes; pulida y desmanche de pisos; aplicación de pintura impermeabilizante en las fachadas posterior y laterales, entre otras. En el segundo piso, ampliación del archivo central de la entidad. De igual forma dichas instalaciones fueron dotadas con aires acondicionados, muebles y equipos de oficina, reubicando en este piso a los funcionarios de la Dirección Técnica de Responsabilidad Fiscal.

En la vigencia fiscal de 2018, se realizó el cambio de la cubierta del edificio, cambio del sistema de bombeo, mantenimiento de la unidad sanitaria ubicada en el archivo central, mantenimiento de la cocina del piso 4 y se habilitó un punto de cafetería en el piso 2.

Para la vigencia 2019, se realizó el mantenimiento de las zonas comunes, aires acondicionados y red contra incendios.

A continuación, se relaciona en resumen los contratos suscritos por vigencia, modalidad y tipo de contratación:

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

OBJETOS CONTRACTUALES

N° DE CONTRATOS EN PROCESO

N° DE CONTRATOS EJECUTADOS

VALOR TOTAL

Vigencia fiscal año 2019 comprendida entre el día 01 del mes enero y el 31 de diciembre Contratación directa Prestación de servicios 9 9 $ 195,446,550

Mínima cuantía Prestación de servicios 15 15 $ 246,962,965 Suministro 3 3 $ 35,745,300 Seguros 1 1 $ 22,167,955

Selección Abreviada Suministro 2 2 $ 104,040,643

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N° DE CONTRATOS EN

PROCESO


VALOR TOTAL

Vigencia fiscal año 2018 comprendida entre el día 01 del mes enero y el 31 de diciembre Contratación directa Prestación de servicios 6 6 $ 84,347,760


Selección Abreviada Obra púbica 1 1 $ 187,944,470 Suministro 1 1 $ 217,492,050



N° DE CONTRATOS EN

PROCESO


VALOR TOTAL

Vigencia fiscal año 2017 comprendida entre el día 01 del mes enero y el 31 de diciembre

Contratación directa Prestación de servicios 1 1 $ 660,000 Convenio 1 1 $ 90,000,000

Mínima cuantía

Prestación de servicios 10 10 $ 152,139,802 Suministro 3 3 $ 30,403,000 Compra 1 1 $ 20,602,000 Seguros 1 1 $ 18,035,260

Selección Abreviada Obra púbica 1 1 $ 225,000,000 Suministro 2 2 $ 334,885,015



N° DE CONTRATOS EN

PROCESO


VALOR TOTAL

Vigencia fiscal año 2016 comprendida entre el día 01 del mes enero y el 31 de diciembre

Contratación directa Prestación de servicios 2 2 $ 4,626,400

Convenio 1 1 $ 146,602,047


Selección Abreviada Suministro 2 2 $ 228,728,084

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9. REGLAMENTOS Y MANUALES

La Contraloría Departamental de Casanare por efectos de la implementación del sistema de gestión integral de calidad y control interno ISO 9001:2015 y MIPG, tiene una estructura documental por procesos con el fin de asegurar que la información se mantiene actualizada y controlada frente a cualquier cambio o deterioro, para el efecto, diseñó una herramienta en INTRANET, en la cual se ubica en carpetas la información de cada proceso, a manera de ejemplo, de la siguiente manera:

1. Caracterización del proceso. 2. Información documentada:

2.1. Procedimientos, 2.2. Documentos internos 2.3. Documentos externos.

3. Listados maestros. Documentos y Registros. 4. Riesgos y oportunidades. 5. Formatos. 6. Cuadro de mando. 7. Acciones. 8. Revisión por la dirección.

DENOMINACIÓN DEL REGLAMENTO

y/o MANUAL DESCRIPCIÓN

N° RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN

FECHA DE ADOPCIÓN O

VIGENCIA

Manual de contratación

Por medio del cual se actualiza y adopta el manual de contratación 116 17/05/2017

Reglamento del Comité de Contratación

Por la cual se conforma el Comité de Contratación 085 05/04/2017

Delegación aprobación de pólizas de los procesos de contratación

Por la cual se delegó en la Dirección Administrativa, la facultad de aprobación de las garantías que se constituyan con ocasión de los diferentes procesos contractuales.

006 03/01/2006

Manual específico de funciones y competencias laborales

Por la cual se ajusta el manual especifico de funciones y competencias laborales para los empleos de la planta de personal de la Contraloría Departamental de Casanare

064 25/02/2019

Manual de inducción y reinducción

Por el cual se adopta el manual de inducción y reinducción del Proceso Gestión del Talento Humano del Sistema de Gestión Integral de Calidad y control interno de la Contraloría Departamental de Casanare

260 12/07/2019

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DENOMINACIÓN DEL REGLAMENTO

y/o MANUAL DESCRIPCIÓN

N° RESOLUCIÓN DE ADOPCIÓN

FECHA DE ADOPCIÓN O

VIGENCIA

Manual de imagen corporativa

Por la cual se adopta el manual de imagen corporativa del proceso gestión directiva del sistema de gestión integral de calidad y control interno de la Contraloría Departamental de Casanare y se dictan otras disposiciones.

232 17/07/2019

Reglamento del Comité de Gestión y Desempeño

Por medio de la cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Contraloría departamental de Casanare

202 08/06/2019

Manual de gestión de calidad y control interno del sistema de gestión integral de calidad y control interno

Por la cual se adopta la primera versión del manual de gestión de calidad y control interno del sistema de gestión integral de calidad y control interno de la Contraloría Departamental de Casanare

423 17/12/2018

10. CONCEPTO GENERAL:

Dando cumplimiento a la Resolución No.533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación, se realizó la evaluación del sistema de información e interfaces y diagnosticó las necesidades del software contable, para el proceso de convergencia a las normas internacionales, evidenciando la necesidad de cambiarlo y adquiriendo lo módulos y licencias de uso de CONTABILIDAD, TESORERÍA, CONTROL PRESUPUESTAL, ALMACEN E INVENTARIOS Y NOMINA, con la firma STEFANINI SYSMAN.

La entidad realizó el proceso de depuración de Inventarios, detallando propiedad planta y equipo; identificando los elementos sobre los cuales tenía control y esperaba beneficio del potencial de servicio; avalúo técnico de la edificación; Identificación y estimación las vidas útiles; cálculo de deterioros de los bienes; deterioros acumulados contra la cuenta Impactos; análisis de activos depreciados que continúan prestando servicio a la entidad, valorizándolos y activándolos en el registro contable. Así mismo, se dio la baja de aquellos bienes que se encontraban obsoletos, actualización de los registros contables y ajustes de las diferencias en las cifras reconocidas contra la cuenta Impactos por la transición al Nuevo Marco de Regulación.

Se emitieron los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2018 (Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Cambios en el Patrimonio, y Notas a los Estados Financieros), conforme al Nuevo Marco Normativo. De igual manera se elaboró el manual de políticas contables.

En la vigencia fiscal 2019, se realizó una nueva depuración de inventarios teniendo en cuenta el procedimiento de baja de bienes del proceso de Gestión Administrativa y Financiera. Lo bienes fueron descargados de los inventarios y de la contabilidad de la entidad y entregados al Almacén

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Departamental, según Acta No.09 de fecha 13 de diciembre de 2019, suscrita por el Comité de Gestión y Desempeño.

Se diseñaron procedimientos con respecto a gobierno digital, transparencia y acceso a la información pública, encaminados al cumplimiento del Decreto 1082 de 2015, con lo cual se actualizó el sitio web institucional www.contraloriacasanare.gov.co, agregando secciones de interés para la comunidad como la consulta del estado de los procesos de responsabilidad fiscal. Adicionalmente, la entidad estableció y diseño políticas encaminadas a mantener la seguridad de la información y protección de datos personales almacenados por los diferentes sistemas de la entidad.

Se estableció y configuro un servidor de dominio en la entidad, el cual permite tener un mayor control sobre los equipos y usuarios de los equipos de cómputo, todo encaminado a salvaguardar los archivos digitales con los que cuenta la entidad para el desarrollo de las actividades diarias.

De los instrumentos archivísticos determinados por el Archivo General de la Nación, la entidad logro avanzar en la elaboración de las siguientes herramientas: PINAR, Tabla de Retención Documental - TRD, Tabla de Valoración Documental - TVD; Inventarios y cuadros de clasificación.

Se implementaron las Tablas de Retención Documental, la cuales se encuentran publicadas en la página web de la entidad y las series y subseries están registradas en la plataforma del Archivo General de la Nación, e inscritas en el Registro Único de Series Documentales del AGN, bajo el Numero TRD -140.

Se vincularon pasantes del SENA, a través de contratos de aprendizaje, quienes realizaron el inventario documental en estado natural, del Archivo Central y de otras oficinas de la entidad. Dicho proceso conllevó el cambio de carpetas y cajas, limpieza de material abrasivo, y organización en los respectivos archivadores rodantes y estantería de la entidad. Una vez clasificada la documentación en cajas y carpetas, las pasantes procedieron a realizar el inventario en estado natural del archivo central de la entidad, que consta de 19 módulos, 1.533 cajas, para un total de 6.820 carpetas, pertenecientes a: Despacho del Contralor, Despacho Vice-Contralor, Dirección Vigilancia Fiscal, Dirección Responsabilidad Fiscal, Dirección Administrativa y Oficina Jurídica.

La Tabla de Valoración Documental, fue aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeñó mediante Acta No.08 de fecha 21 de octubre de 2019 y Resolución No.387 del 29 de octubre de 2019. Está pendiente la aprobación de este instrumento archivístico por parte del Consejo Departamental de Archivo, para proceder a realizar la depuración del archivo central de la entidad.

Con base en los anteriores logros, puede concluirse que la Contraloría Departamental de Casanare, al término de mi gestión, queda consolidada como una entidad fortalecida, sin déficit presupuestal y con personal profesional, técnico y administrativo ampliamente capacitado en las áreas de su competencia, que le permitirán afrontar los nuevos escenarios del control fiscal conforme a lo señalado en el Acto Legislativo No. 04 de 2019 por medio del cual se reformó el régimen del control fiscal en Colombia.

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SC-CER 737374

10.1. Recomendaciones

- Tomar acciones para las oportunidades de mejora resaltadas en el informe de auditoría de otorgamiento de ICONTEC (anexo), con el propósito de fortalecer la gestión de la Entidad. Estas acciones deberán realizarse de conformidad con el procedimiento “mejora continua”, establecido por la Contraloría Departamental de Casanare dentro del proceso “Control Interno de Gestión”.

- Realizar seguimiento a la implementación de las acciones correctivas y su eficacia, presentadas a ICONTEC, como resultado de las no conformidades de auditoría de otorgamiento.

- Realizar las actividades de empalme, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de “gestión de empalme”, dentro del proceso “Gestión Directiva”.

- Realizar las actividades para el mantenimiento y mejora del sistema de gestión integral, que asegure su eficacia, de conformidad con lo establecido en el manual de gestión integral y el plan de acción de control interno.

- Continuar con la gestión de cada uno de los procesos, que permita el cumplimiento de sus objetivos y metas.

- Asegurar la integridad del sistema de gestión y su articulación con el nuevo plan estratégico 2020 – 2021.

- Realizar la depuración del archivo central de conformidad con la tabla de valoración documental previa aprobación por el Consejo Departamental de Archivo.

11. FIRMAS

FIRMA:

ANTONIO JOSÉ ORTEGA SANTOS FUNCIONARIO SALIENTE, RESPONSABLE (Titular o Representante Legal)

Documents

1. Informe de Gestión 2016 -2019 - Contraloria de Casanare