1

Les agents comptables

d’université,

SIFAC et les responsabilités et

compétences élargies…

2

INTRODUCTION QUELQUES ELEMENTS STATISTIQUES SUR LES AGENTS COMPTABLES ET LE DEPLOIEMENT DE

SIFAC

3

Statut de l’Agent comptable d’EPSCP :

– Décret 2010 - 172 du 23 février 2010 modifiant le décret 98 – 408 du 27 mai 1998.

– Répartis en 3 catégories :• Catégorie 1 : 52• Catégorie 2 : 40• Catégorie 3 : les autres établissements.

4

Recrutement : – Inscription sur une liste d’aptitude.– Proposés après candidature et entretien par

le président de l’université à la nomination des deux ministres de tutelle.

– 71% sont issus de la « DGFIP » (ex « Trésor ») et 29% de l’AENES.

– 44 % sont également chefs des services financiers.

5

L’association des agents comptables :

106 adhérents, un forum permanent d’informations et d’échanges.

Interlocuteur des deux ministères de tutelle :• Carrière (statut, reclassement, listes d’aptitude,

cas individuels…).• Questions professionnelles : Avis et participation à

l’élaboration des textes réglementaires.

6

Deux manifestations annuelles :• Colloque de printemps :

– 2011 : Toulouse : « Patrimoine ».– 2010 : Paris : « Universités nouvelles dimensions ».– 2009 : Grenoble : « Nouveaux champs de métier de

l’agent comptable ».• Journée d’étude d’automne (Paris) :

– 2010 : Certification des comptes, retours croisés d’expérience, ACU et CAC (co-organisation avec la CNCC).

– 2009 : Le référentiel de contrôle interne paie des universités.

7

SIFAC : Système d’Information Analytique et Comptable.

• La « souche » : progiciel SAP.

• 2007 : 17 établissements participent autours de l’AMUE à la conception.

• 2008 : 8 établissements pilotes.

• 2009 : 32 implantations, 2010 : 28.

• 2011 : 24, puis 5 en 2012…

8

AVANTAGES ET INCONVENIENTS DU PASSAGE SIMULTANE A SIFAC ET

AUX RCE

9

Passage RCE/Sifac simultané : avantages et inconvénients

• Avantages– Mobilisation unique pour 2 objectifs ayant des points de

croisement– Levier pour accompagner le changement– Tolérance aux difficultés mieux acceptée par la communauté du

fait même de la prise de conscience de l’enjeu

• Inconvénients– Trop forte sollicitation des services financiers et comptables– Formation et sensibilisation des personnels aux nouveaux outils

et procédures sur 2 importants objectifs concomitants – Synchronisation délicate des systèmes d’information à réaliser

au 1er janvier (passage Nabuco/Sifac, Astre/Winpaie, paye à façon…)

10

Sifac et RCE à Lyon

Création d’un service central de paie rattaché à la DRH

intégration de toutes les composantes

Création de pôles de gestion financière et…comptableintégration « douce »périmètre variable

Ambition forte pour la modernisation avec des résultats mitigés

11

SIFAC ET LA NECESSITE DE PROCEDER A DES

REORGANISATIONS

12

Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de l’université de Metz

13

Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de l’université de la Méditerrannée

Trois rôles principaux :– Gestionnaire (niveau 3)

• répartis entre gestionnaires polyvalents (qui n’auront pas l’outil) • et les gestionnaires qualifiés SIFAC (dont les fonctions principalement

financière et l’expertise après formation permettront l’utilisation directe de l’outil)

– 4 Plates-formes mutualisées DAF déconcentrées • Chargée de réaliser les même actes de gestion sur SIFAC qu’un

gestionnaire autonome de niveau 3, mais pour le compte des gestionnaires polyvalents

• Chargée de coordonner les tâches de rectification et de régularisation• Chargée du conseil de premier niveau

– Service facturier unique (niveau 1)• placé sous la responsabilité de l'Agent Comptable : réception, saisie des

factures présentées par les fournisseurs et relation avec le fournisseur (incluant le contrôle du respect des conditions prévues aux marchés).

14

Cartographie des rôles – Relations

15

•Expérience des autres universités

•Travail à partir de l’audit de l’IGAENR : diagnostics puis plan d’actions

•Implication de toute la communauté universitaire (décideurs, cadres,

gestionnaires…) dans la modernisation de la GFC

•Ne pas faire un copier-coller de Nabuco

Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de l’Institut national polytechnique de Lorraine

•Mode projet avec différents échelons de propositions et de décisions (groupes de travail, comité de pilotage, équipe de gouvernance, Président)

•Communication permanente (réunion, amphi, lettre mensuelle…)

•Travail quotidien partenarial services ordonnateurs-agence comptable

•Ecriture et formalisation des nouveaux processus et procédures

16

17

•Bureau facturier à l’AC•Logiciel compatible avec SIFAC•Agrément SAP•Accord AMUE

Les préalables

•Mettre à disposition des gestionnaires ordonnateurs les factures numérisées•Améliorer l’efficience de la chaîne GFC•Limiter les photocopies

•Numérisation fulltext de masse des factures entrantes•Reconnaissance automatique /fournisseurs SIFAC/vidéocodage• Factures injectées dans une GED

Les objectifs

Une numérisation intelligente

•Rapprochement facture / commande•Validation et saisie automatique des factures dans SIFAC•Gestion des litiges et différences

Une interface avec SIFAC

La dématérialisation des factures fournisseurs au 01/01/11 à l’Institut national polytechnique de Lorraine

18

SIFAC en 2008 :

•Une décision du Président (en 2007)…Etablissement pilote, mais à moyen constant.•Une erreur : les meilleurs cadres étaient tous sur le projet •Une faiblesse majeure : un manque de communication en interne*Une nouvelle organisation financière (service facturier) toujours contestée*Pas de pôle de gestion (sauf pour l’UFR médicale)

Mais *Montée des compétences financières et comptables*Forte adhésion et implication des cadres financiers et comptables*Une traçabilité de la dépense*Une meilleure quantification du travail*Un accompagnement et une reconnaissance des cadres financiers (Politique des primes, concours…).

Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de Paris Diderot-Paris 7

19

RCE en 2009

*Un audit satisfaisant qui aboutit à la rédaction d’un référentiel de contrôle de paie (en collaboration avec Paris 1 et Paris 2).*Des préconisations…notamment pour ce qui concerne la gestion de la masse salariale*Choix : paie à façon  « intégrale »

Aujourd’hui :

*Une difficulté majeure : le déversement de la paie dans SIFAC*Toujours pas de calculateur de paie*Des délais de contrôle incompatibles avec les dates butoirs de remise de la paie à notre prestataire (RGF)*Une organisation financière à stabiliser

Sifac et la nécessité de procéder à des réorganisations : Exemple de Paris Diderot-Paris 7

20

AGENT COMPTABLE ET CHEF DES SERVICES FINANCIERS

L’Agent comptable chef des services financiers (Paris

Diderot)

4 grands pôles :

•Budget et contrôle qualité•Comptabilité générale •Comptabilité fournisseurs•Comptabilité clients

Le service des marchés publics et achats est dorénavant rattaché au DGS.

22

Lyon1: séparation ordonnateur/comptable depuis 2002

Organisation des Services Financiers en:• 4 pôles de gestion financière et…comptable•Un service budget et recettes •Un service marchés•Un service partenariat: Europe, ANR, Région

23

Atténuation:• service facturier et service fait valorisé• l’agent comptable reste souvent l’interlocuteur des laboratoires. • déclaration de TVA (délégation du Président)

• La dualité des fonctions : une question dépassée ?

• La « circulaire Parly du 8 avril 2002» organisait la dualité des fonctions.

• La Lolf n’évoque pas la séparation des ordonnateurs et des comptables. Il est simplement question de la place des comptables publics dans le nouvel édifice (article 31).

Services facturiers (article 35 du décret du 27 juin 2008) : – Service de traitement unique des factures, placé sous la

responsabilité de l’agent comptable. L’ordonnateur ne voit plus passer les factures.

– La constatation du service fait par l’ordonnateur va être automatiquement portée à la connaissance de l’agent comptable et vaudra signature électronique du mandat de paiement.

– Des écritures comptables sont donc générées directement par l’ordonnateur ( classe 6 à 4…).

– Le contrôle de l’agent comptable va donc s’alléger en aval, il va par contre s’étendre en amont au terme d’une analyse des risques partagée avec l’ordonnateur.

« Une fonction comptable partagée »

26

CERTIFICATION DES COMPTES

• La certification des comptes :Art. L712-9 du Code de l’Education : « Les

comptes de l’université font l’objet d’une certification annuelle par un commissaire aux comptes ».

Au titre de l’année 2009, 18 universités étaient concernées. A ce jour, 17 ont vu leur comptes certifiés, « avec réserves » (1 audit en cours) dont voici la teneur (liste établie en collaboration avec la Compagnie nationale des commissaires aux comptes).

-1- Corrections d’erreurs

-2- Patrimoine immobilier mis à disposition

-3- Immobilisations corporelles autres que patrimoine immobilier mis à disposition : Immobilisations en cours non justifiées

-4- Amortissements

-5- Provisions pour grosses réparations ne répondant pas aux critères de comptabilisation

-6- Subventions d’investissement

-7- Paie à façon-8- Passifs sociaux-9- Recherche et développement-10- Comptabilisation des produits-11- Séparation des exercices-12- Non apurement des comptes d’attente-13- Provisions pour risques et charges infondées

30

L’AGENT COMPTABLE CONSEILLER FINANCIER DU PRESIDENT

31

Participation aux instances (CA,

CS, CEVU, équipe de présidence, commissions sociales…)

Avis consultatif

Participation aux commissions

d’appel d’offres, aide à la rédaction

de documents pour les marchés

publics

Avis et aide à la rédaction des conventions et délibérations :

-à caractère financier -relatives aux rémunérations -en matière fiscale

Réalisation de l’analyse financière / explications

et transmissions régulières des

indicateurs financiers (trésorerie, FDR, BDFR,

CAF…)

Conseil pour les marchés publics

Aide au pilotage

Expert économique

Participe à l’amélioration des processus transverses; à l’organisation du contrôle interne ; à la cohérence du

système d’information

Aide dans la fiabilité des données

L’agent comptable : conseiller financier du Président