9
1. PENDAHULUAN PT. Buana Centra Swakarsa adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa dan mempunyai 5 core business yaitu: transportation, warehouse, packaging, freight forwarding dan railway. PT. Buana Centra Swakarsa yang sering dikenal masyarakat sebagai BCS-Logistics mempunyai kantor pusat di Jl. Raya Merak Km. 115 Cilegon Banten dan mempunyai beberapa site di Jawa dan Bali. Pada jurnal ini, secara khusus penulis membahas tentang sistem order (pemesanan) unit kendaraan dari kustomer di bidang bisnis transportasi. BCS-Logistics mempunyai berbagai moda transportasi darat yaitu: trailer bulk, trailer flat bed, dump truck, light truck CDD, tronton bulk dan tronton flat bed. Order dari kustomer yang diterima oleh marketing akan dieksekusi oleh pihak operasional transport. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan pihak operasional transport terdiri dari pengurus dan fleet. Tugas dari pengurus untuk melakukan perencanaan plotting unit kendaraan dan driver sesuai dengan order yang diterima oleh marketing. Fleet bertugas untuk merealisasikan perencanaan itu dan memastikan bahwa unit kendaraan dan driver yang sudah ditentukan siap untuk berangkat. Apabila jumlah unit kendaraan yang diminta oleh kustomer tidak mencukupi seharusnya pihak operasional menginformasikan kepada pihak marketing. Tapi pada kenyataannya informasi seperti ini tidak otomatis didapatkan oleh pihak marketing. Mereka harus bertanya dulu ke pihak operasional tentang ketersediaan unit kendaraan untuk memenuhi order dari kustomer. Selama ini komunikasi antara marketing dan operasional belum mampu menjawab berapa ketersediaan unit kendaraan pada suatu waktu, berapa unit yang sudah dialokasikan atau plotting untuk memenuhi customer request dalam rentang waktu tertentu. Misalnya dua hari atau tiga hari ke depan berapa unit kendaraan yang sudah dialokasikan atau berapa yang available serta order untuk kustomer mana saja yang sudah dialokasikan. Walaupun komunikasi antara marketing dan operasional sudah dilakukan melalui beberapa media seperti email, WhatsApp dan telepon, tetapi masih sering terjadi permasalahan karena ketidakakuratan data dan sistem pencatatan yang tidak baku. Adapun permasalahan yang paling sering muncul adalah mengenai ketidaksinkronan pengetahuan atau data antara marketing dan operasional tentang jumlah unit kendaraan yang tersedia. Sering pihak marketing merasa malu kepada kustomer karena sudah menjanjikan ketersediaan unit kendaraan, tapi pada saat unit kendaraan diperlukan ternyata tidak tersedia. Adapun kesanggupan pengadaan unit kendaraan oleh marketing berdasarkan komunikasi yang dilakukan dengan operasional sebelumnya. Tentu saja permasalahan ini menimbulkan konflik internal antara marketing dan operasional. Selain itu, image atau citra perusahaan di mata kustomer menjadi tidak baik, karena tidak mampu memberikan pelayanan yang maksimal. Selama ini belum ada suatu sistem yang dapat memberikan data secara online kepada semua pihak yang berkepentingan, baik pihak marketing, operasional transport bahkan para middle atau top management. Selain itu, marketing tidak tahu status dari sebuah unit kendaraan, apakah sudah mendapat surat tugas , sudah menerima uang jalan operasional atau sudah kembali dari kustomer. Jika status unit kendaraan sudah ada surat tugas, berarti driver nya dapat mengambil Uang Jalan Operasional (UJO) ke kasir. Jika sudah mendapat UJO, maka driver dapat segera berangkat. Setelah berangkat dan tiba di kustomer, maka unit kendaraan akan melakukan bongkar muatan dan kembali dari kustomer menuju pool BCS- Logistics. Dari pihak manajemen, hal ini menjadi kendala dalam hal menentukan kebijakan- kebijakan strategis untuk melakukan perluasan pasar atau mencari pasar baru. Hal ini disebabkan, mereka tidak mengetahui secara persis berapa rata-rata armada atau unit kendaraan yang tersedia pada suatu saat. Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis dan tim IT (Information & Technology) BCS- Logistics bermaksud membangun sebuah sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status unit kendaraan tersebut. Sistem aplikasi ini sub system dari Sistem Customer Order (Trucking). Sebelumnya di BCS-Logistics sudah dibangun Sistem Customer Order (Trucking). Selain sistem aplikasi matriks visualisasi yang akan dibangun, banyak modul lain yang dimiliki oleh sistem Customer Order (Trucking), diantaranya interface dengan sistem GPS (Global Positioning System), sub system Monitoring, sub system pembutan surat jalan. Penulis tidak akan membahas sub system tersebut pada tulisan ini. Dengan adanya sistem matriks visualisasi ini, semua pihak berkepentingan dapat secara cepat mengetahui jumlah ketersediaan unit kendaraan pada suatu waktu, jumlah unit kendaraan yang sudah plotting atau dialokasikan pada rentang waktu tertentu tanpa perlu melakukan komunikasi yang rumit. Jika sistem aplikasi sudah tersedia, maka pihak

1. PENDAHULUAN pada saat unit kendaraan diperlukan ... · sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status

  • Upload
    others

  • View
    0

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: 1. PENDAHULUAN pada saat unit kendaraan diperlukan ... · sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status

1. PENDAHULUAN

PT. Buana Centra Swakarsa adalah sebuah

perusahaan yang bergerak di bidang jasa dan

mempunyai 5 core business yaitu:

transportation, warehouse, packaging, freight

forwarding dan railway. PT. Buana Centra

Swakarsa yang sering dikenal masyarakat

sebagai BCS-Logistics mempunyai kantor pusat

di Jl. Raya Merak Km. 115 Cilegon Banten dan

mempunyai beberapa site di Jawa dan Bali.

Pada jurnal ini, secara khusus penulis

membahas tentang sistem order (pemesanan)

unit kendaraan dari kustomer di bidang bisnis

transportasi. BCS-Logistics mempunyai

berbagai moda transportasi darat yaitu: trailer

bulk, trailer flat bed, dump truck, light truck

CDD, tronton bulk dan tronton flat bed.

Order dari kustomer yang diterima oleh

marketing akan dieksekusi oleh pihak

operasional transport. Dalam hal ini, yang

dimaksud dengan pihak operasional transport

terdiri dari pengurus dan fleet. Tugas dari

pengurus untuk melakukan perencanaan

plotting unit kendaraan dan driver sesuai

dengan order yang diterima oleh marketing.

Fleet bertugas untuk merealisasikan

perencanaan itu dan memastikan bahwa unit

kendaraan dan driver yang sudah ditentukan

siap untuk berangkat. Apabila jumlah unit

kendaraan yang diminta oleh kustomer tidak

mencukupi seharusnya pihak operasional

menginformasikan kepada pihak marketing.

Tapi pada kenyataannya informasi seperti ini

tidak otomatis didapatkan oleh pihak marketing.

Mereka harus bertanya dulu ke pihak

operasional tentang ketersediaan unit kendaraan

untuk memenuhi order dari kustomer.

Selama ini komunikasi antara marketing

dan operasional belum mampu menjawab

berapa ketersediaan unit kendaraan pada suatu

waktu, berapa unit yang sudah dialokasikan

atau plotting untuk memenuhi customer request

dalam rentang waktu tertentu. Misalnya dua

hari atau tiga hari ke depan berapa unit

kendaraan yang sudah dialokasikan atau berapa

yang available serta order untuk kustomer

mana saja yang sudah dialokasikan. Walaupun

komunikasi antara marketing dan operasional

sudah dilakukan melalui beberapa media seperti

email, WhatsApp dan telepon, tetapi masih

sering terjadi permasalahan karena

ketidakakuratan data dan sistem pencatatan

yang tidak baku.

Adapun permasalahan yang paling sering

muncul adalah mengenai ketidaksinkronan

pengetahuan atau data antara marketing dan

operasional tentang jumlah unit kendaraan

yang tersedia. Sering pihak marketing merasa

malu kepada kustomer karena sudah

menjanjikan ketersediaan unit kendaraan, tapi

pada saat unit kendaraan diperlukan ternyata

tidak tersedia. Adapun kesanggupan pengadaan

unit kendaraan oleh marketing berdasarkan

komunikasi yang dilakukan dengan operasional

sebelumnya. Tentu saja permasalahan ini

menimbulkan konflik internal antara marketing

dan operasional. Selain itu, image atau citra

perusahaan di mata kustomer menjadi tidak

baik, karena tidak mampu memberikan

pelayanan yang maksimal.

Selama ini belum ada suatu sistem yang

dapat memberikan data secara online kepada

semua pihak yang berkepentingan, baik pihak

marketing, operasional transport bahkan para

middle atau top management. Selain itu,

marketing tidak tahu status dari sebuah unit

kendaraan, apakah sudah mendapat surat tugas ,

sudah menerima uang jalan operasional atau

sudah kembali dari kustomer. Jika status unit

kendaraan sudah ada surat tugas, berarti driver

nya dapat mengambil Uang Jalan Operasional

(UJO) ke kasir. Jika sudah mendapat UJO,

maka driver dapat segera berangkat. Setelah

berangkat dan tiba di kustomer, maka unit

kendaraan akan melakukan bongkar muatan dan

kembali dari kustomer menuju pool BCS-

Logistics.

Dari pihak manajemen, hal ini menjadi

kendala dalam hal menentukan kebijakan-

kebijakan strategis untuk melakukan perluasan

pasar atau mencari pasar baru. Hal ini

disebabkan, mereka tidak mengetahui secara

persis berapa rata-rata armada atau unit

kendaraan yang tersedia pada suatu saat.

Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis

dan tim IT (Information & Technology) BCS-

Logistics bermaksud membangun sebuah

sistem aplikasi yang mampu memberikan

informasi akurat tentang ketersediaan unit

kendaraan pada waktu tertentu beserta status

unit kendaraan tersebut. Sistem aplikasi ini sub

system dari Sistem Customer Order (Trucking).

Sebelumnya di BCS-Logistics sudah dibangun

Sistem Customer Order (Trucking). Selain

sistem aplikasi matriks visualisasi yang akan

dibangun, banyak modul lain yang dimiliki oleh

sistem Customer Order (Trucking), diantaranya

interface dengan sistem GPS (Global

Positioning System), sub system Monitoring,

sub system pembutan surat jalan. Penulis tidak

akan membahas sub system tersebut pada

tulisan ini.

Dengan adanya sistem matriks visualisasi

ini, semua pihak berkepentingan dapat secara

cepat mengetahui jumlah ketersediaan unit

kendaraan pada suatu waktu, jumlah unit

kendaraan yang sudah plotting atau

dialokasikan pada rentang waktu tertentu tanpa

perlu melakukan komunikasi yang rumit. Jika

sistem aplikasi sudah tersedia, maka pihak

Page 2: 1. PENDAHULUAN pada saat unit kendaraan diperlukan ... · sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status

manajemen dapat secara cepat mengetahui

ketersediaan unit kendaraan pada suatu saat dan

dapat melakukan koordinasi segera dengan

pihak operasional trasnport. Walaupun

sebenarnya sistem aplikasi matriks visualisasi

yang dimaksud merupakan konsumsi pada level

operasional, akan tetapi dengan adanya sistem

ini, pihak manajemen dapat melakukan kontrol

secara lebih detail.

2. METODE PENELITIAN

Dalam membangun sistem aplikasi matriks

visualisasi, penulis dan tim IT BCS-Logistics

menggunakan metode penelitian sebagai

berikut:

a. Untuk pengumpulan data

dipergunakan metode observasi atau

penelitian kasus / lapangan dan

wawancara dengan user.

b. Untuk pengembangan aplikasi

perangkat lunak menggunakan metode

penelitian kualitatif yaitu prototype

karena user tidak tahu persis proses

dan output seperti apa yang mereka

butuhkan. Sementara tim pengembang

aplikasi (IT) juga belum tahu pasti

program aplikasi seperti apa, misalnya

user interface dan report seperti apa

yang akan dikembangkan untuk

memenuhi kebutuhan user.

Sebelum melakukan pembahasan lebih

lanjut, berdasarkan hasil wawancara dengan

user, penulis merasa perlu menjelaskan secara

singkat hal - hal yang menjadi permasalahan

bagi marketing untuk mengetahui secara tepat

dan cepat tentang ketersediaan unit kendaraan:

a. Ketidaksinkronan pengetahuan antara

marketing dan operasional mengenai

jumlah unit kendaraan yang tersedia

(available) pada suatu waktu.

b. Ketidaktahuan marketing tentang status

order, apakah order tersebut sudah

diproses oleh operasional atau belum.

Hal ini berkaitan dengan status unit

kendaraan apakah sudah

mempunyai surat tugas, apakah sudah

mendapatkan uang jalan operasional

atau sudah kembali dari kustomer.

c. Tidak ada tools atau alat bantu yang

dapat memvisualisasikan tentang

kebutuhan unit kendaraan pada suatu

waktu tertentu

Seperti yang sudah dijelaskan pada sub bab

sebelumnya, maka permasalahan hanya akan

membahas tentang bagaimana marketing dapat

melakukan input data order. Selanjutnya data

order itu diproses oleh pengurus transport

dalam membuat perencanaan plotting unit

kendaraan dan driver. Perencanaan itu

dieksekusi oleh fleet dengan melakukan input

data plotting unit kendaraan dan driver pada

sistem aplikasi yang dibangun. Sehingga

dihasilkan output dari sistem adalah berupa

matriks visualisasi plotting unit kendaraan.

Pembahasan tidak mencakup sistem lain

yang ada pada marketing, seperti quotation,

intelijen pemasaran maupun operasi pemasaran,

monitoring atau tracking unit kendaraan,

pembuatan surat tugas. Selain itu, pembahasan

juga tidak mencakup proses penentuan status

unit kendaraan seperti: pembuatan surat tugas,

pemberian uang jalan operasional kepada driver

yang membawa unit kendaraan tersebut serta

proses unit kendaraan kembali dari kustomer.

Perubahan status unit kendaraan tersebut

dilakukan pada modul lain dari sistem informasi

yang ada. Namun output dari modul tersebut

mampu memberikan informasi status unit

kendaraan pada matriks visualisasi yang

dimaksud.

Walaupun goal atau tujuan dari

pengembangan sistem ini adalah untuk

membuat visualisasi berupa matriks plotting

unit kendaraan, akan tetapi ruang lingkup

pengembangan sistem mencakup beberapa hal

lain yaitu pembuatan screen untuk input order,

pembuatan screen untuk melakukan plotting

unit kendaraan dan driver, serta pembuatan

matriks untuk visualisasi plotting unit. Untuk

selanjutnya, penulis cukup menulis unit untuk

istilah unit kendaraan.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Adapun hasil yang diharapkan dari

implementasi sistem visualisasi plotting unit

kendaraan dapat penulis uraikan sebagai

berikut:

a. Untuk mempermudah user baik

marketing maupun operasional

transport atau pihak-pihak lain yang

berkepentingan misalnya pihak

manajemen, dalam melihat jumlah unit

yang dialokasikan pada waktu tertentu.

b. Untuk mempermudah user melihat unit

kendaraan sudah dialokasikan untuk

order kustomer mana saja.

c. Untuk memberikan pengetahuan

kepada user, berapa unit kendaraan

yang available pada waktu tertentu.

d. Untuk mempermudah user mengetahui

berapa total unit yang sudah

dialokasikan untuk memenuhi order

tertentu dan berapa yang belum

dialokasikan sesuai dengan order.

e. Memperlancar komunikasi dan

koordinasi yang lebih baik antara

marketing dan operasional transport.

f. Mengetahui status unit kendaraan yang

sudah plotting apakah sudah mendapat

surat tugas, apakah sudah menerima

Page 3: 1. PENDAHULUAN pada saat unit kendaraan diperlukan ... · sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status

uang jalan operasional dan apakah

sudah kembali dari kustomer.

3.2 Hasil Analisa Dan Perancangan Sistem

Untuk mengetahui proses dan data yang

diperlukan oleh user dalam pengembangan

aplikasi ini, maka penulis terlebih dahulu

berdiskusi dengan user, baik marketing maupun

pihak operasional transport. Di bawah ini

adalah alur proses untuk pembuatan matriks

plotting unit. Yang menjadi perhatian adalah

bagan yang diberi kotak merah.

Gambar 1. Alur proses pembuatan

matriks plotting unit

Pada Gambar 1, proses berupa Matriks

Order Request menunjuk ke sistem matriks

visualisasi plotting unit dan driver. Dari diagram

tersebut dapat dilihat bahwa matriks visualisasi

merupakan output dari proses plotting unit dan

driver. Setelah marketing menerima order, maka

mereka akan input data ke sistem Customer

Order (Trucking). Data ini akan dilengkapi oleh

pihak fleet trasnport dengan melakukan plotting

unit dan driver sesuai kebutuhan order

marketing. Selanjutnya hasil plotting dapat

dilihat pada matriks visualisasi plotting unit dan

driver, sebagai sistem yang akan dikembangkan.

Dari hasil diskusi dengan user, diperoleh

rancangan visualisasi berupa matriks plotting

unit yang mereka harapkan untuk dapat

dikembangkan. Adapun rancangan matriks yang

dimaksud seperti terlihat pada gambar berikut:

Gambar 2. Matriks visualisasi plotting unit

Untuk penjelasan lebih lanjut, penulis

menggunakan gambar di atas untuk

menjelaskan beberapa hal yang terdapat pada

matriks.

Dari matriks dapat dilihat pengalokasian

atau plotting suatu unit untuk tanggal

tertentu. Misalnya unit A9066RM sudah

dialokasikan untuk suatu order pada tanggal

2,6,7 dan 8 Mei 2018. Artinya A9066RM

tidak dapat dipakai untuk memenuhi order

dari kustomer lain pada tanggal tersebut.

Pada tanggal tanggal 2 Mei 2018 unit

A9066RM sudah dialokasikan dengan

menggunakan kode BAH.1.U Arti dari kode

ini adalah

o Tiga huruf pertama kode kustomer,

BAH = Bahari Caraka Sarana

Indonesia, PT

o Satu angka berikutnya setelah

BAH menunjukkan jumlah ritase.

BAH.1 berarti A9066RM untuk

tanggal 2 Mei 2018 dialokasikan

bagi kustomer Bahari Caraka

Sarana Indonesia, PT sebanyak 1

rit.

o Satu huruf berikutnya memberikan

informasi tentang status unit : S

berarti sudah mendapat surat tugas,

U berarti sudah menerima uang

jalan operasional dan P berarti

sudah kembali dari kustomer

Secara singkat, kode BAH.1.U yang ada pada

unit A9066RM pada kolom 2 adalah: pada

tanggal 2 (current month and current year)

telah dialokasikan unit A9066RM untuk

memenuhi order dari Bahari Caraka Sarana

Indonesia, PT sebanyak 1 rit dan pada saat data

dilihat, status dari unit itu adalah sudah

mendapatkan Uang Jalan Operasional (UJO).

Hal ini berarti, untuk tanggal 2 unit A9066RM

tidak dapat dialokasikan untuk order lain,

harus dicari unit lain yang available. Dengan

demikian pihak marketing akan sangat terbantu

untuk memutuskan apakah menerima order dari

Page 4: 1. PENDAHULUAN pada saat unit kendaraan diperlukan ... · sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status

pihak kustomer atau tidak pada tanggal tersebut.

Mereka akan mengetahui secara pasti berapa

unit available pada hari atau tanggal itu.

Ada kalanya sebuah unit dialokasikan untuk

lebih dari satu ritase dalam satu hari.

Tergantung dari jarak dan lama tempuh. Kalau

jarak dekat misalnya dari pelabuhan Merak ke

Kawasan Industri Cilegon, sebuah unit dapat

dialokasikan 4 atau 5 rit dalam sehari. Tapi

kalau rute Cilegon ke Cikarang, dialokasikan 1

rit dalam sehari.

Beberapa nama kustomer dapat diketahui

dari kodenya seperti yang terlihat pada table

berikut:

Table 1. Kode kustomer

Penulis juga merasa perlu memaparkan

beberapa user’s requirement dan hasil analisa

sebagai berikut:

a. Jumlah unit yang dioperasikan dan diinput

pada sistem ini sebanyak 95 unit

kendaraan, yaitu hanya untuk : tronton flat

bed, trailer flat bed dan trailer bulk. Tidak

termasuk unit CDD dan dump truck. Hal ini

disebabkan karena sistem operasional

untuk tipe kendaraan tersebut berbeda.

Misalnya untuk dump truck, sudah jelas

plotting unit kendaraan dan driver setiap

hari tanpa harus input order customer

request dari marketing. Hal ini disebabkan

untuk transportasi dump truck terikat

dengan kontrak kustomer dalam jangka

waktu 2 atau 3 tahun. Sedangkan untuk

trailer, sistem operasional dapat bersifat

spots atau retail. Order dari kustomer

mungkin hanya 5 unit kendaraan untuk 1

bulan atau rentang waktu tertentu.

b. Sebelum unit berangkat, inspektor harus

melakukan inspeksi terhadap unit dan

driver, apakah unit layak beroperasi dan

apakah kesehatan driver cukup fit untuk

berkendara.

c. Marketing dapat input satu order (customer

references number) untuk beberapa tanggal,

tipe unit dan rute yang berbeda seperti

contoh berikut ini.

Gambar 3. Contoh input order marketing

Dari Gambar 3 di atas, marketing akan input

data order berupa nama kustomer, PIC

kustomer, nomor telepon, nomor order dan

cargo yang mau dibawa. Nomor order akan

auto generate oleh sistem dengan format

tertentu. Setelah input data kustomer, marketing

akan melanjutkan untuk input tanggal unit

dibutuhkan, tipe unit dan rute yang akan

ditempuh. Kolom UoM dapat terdiri dari ritase

atau tonase, sesuai dengan satuan tarif yang

sudah disepakati dengan kustomer.

d. Setelah marketing selesai input data order,

maka fleet dapat melakukan plotting unit

dan driver.

Gambar 4. Plotting unit dan driver

Berdasarkan data order yang sudah di-input

marketing, pihak fleet melakukan plotting unit

dan driver. Gambar 4 di atas adalah hasil

plotting unit oleh fleet untuk order tanggal 02-

05-2018 yang membutuhkan 10 rit dengan rute

dari pelabuhan Cigading ke Latinusa. Untuk

order tanggal 3,4,5 dan 6 Mei 2018, fleet dapat

melakukan hal yang sama.

e. Apabila sudah ada unit dan driver yang

dialokasikan untuk tanggal tertentu dan

ternyata jumlah unit nya masih kurang,

maka fleet dapat input jumlah unit yang

akan ditambah atau direvisi seperti tabel

berikut.

Gambar 5. Revisi plotting unit dan driver

Page 5: 1. PENDAHULUAN pada saat unit kendaraan diperlukan ... · sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status

f. Unit yang sedang dalam perbaikan, tidak

dapat dialokasikan untuk suatu order. Pada

sistem akan muncul message. Apabila

kerusakan hanya sedikit dan pihak inspektor

mengijinkan unit dapat dialokasikan, maka

saat melakukan plotting harus ada approval

dari supervisor atau manager operasional

transport.

Setelah melakukan diskusi dengan user dan

observasi ke lapangan, penulis segera membuat

rancangan user interface dan matriks visualisasi

seperti yang dibutuhkan oleh user. Sebelum

implementasi sistem, penulis melakukan

presentasi secara bertahap ke user yang dikenal

dengan metode prototype yaitu dengan

melakukan presentasi ke user setiap kali selesai

beberapa fungsi atau user interface dibuat.

Apabila ada perubahan, segera dilakukan

modifikasi program. Setelah itu, dilakukan lagi

presentasi sampai user benar-benar yakin

bahwa sistem sudah memenuhi requirement

mereka.

3.2 Data Flow Diagram

Pada pembahasan ini, akan dijelaskan

bagaimana alur data yang ada pada sistem yang

akan dikembangkan.

Sebelumnya, penulis perlu menjelaskan

bahwa pada sistem yang lain sudah terbentuk

beberapa master data seperti master data untuk

kustomer, nomor unit, driver, rute, dll.

Sehingga dalam pembuatan sistem ini, ada link

data ke sub sistem lain yang sudah dibangun di

BCS-Logistics. Hal ini sangat memudahkan

user dalam menginput data dan secara sistem

data menjadi lebih terintegrasi antar satu sub

system dengan sub system lainnya.

Proses lebih detail dari DFD di atas dapat

dijelaskan pada DFD berikut ini:

Gambar 6a. DFD Master data

Proses diawali dengan marketin input data

order. Untuk melengkapi data order seperti

kustomer, rute, tipe unit dan jenis kargo, sistem

mengambil dari tabel master yang sudah ada.

Gambar 6b. DFD Input Order

Setelah input data, maka sistem akan

menampilkan inquery daftar order yang sudah

di-input.

Gambar 6c. DFD Plotting unit

Berdasarkan data order yang sudah diinput

oleh marketing, maka fleet akan melakukan

plotting unit dan driver. Sebelumnya sudah

dijelaskan bahwa unit yang masih dalam

perbaikan tidak boleh dialokasikan untuk order

tertentu. Pada saat fleet melakukan plotting unit,

maka sistem akan melakukan pengecekan

apakah unit ada dalam perbaikan atau tidak.

Jika dalam perbaikan dan dianggap unit masih

layak beroperasi, maka fleet menghubungi

supervisor atau manajer untuk melakukan

approval. Sistem akan ubah status unit

kendaraan menjadi tidak sedang dalam

perbaikan dan unit dapat beroperasi untuk

memenuhi suatu order.

Page 6: 1. PENDAHULUAN pada saat unit kendaraan diperlukan ... · sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status

DFD ini sebenarnya bukan merupakan

bagian dari sistem matriks visualisasi tapi

mempunyai kaitan yang erat dengan proses

plotting sehingga penulis merasa perlu untuk

membahasnya secara sepintas.

Gambar 6d. DFD Revisi unit

Unit yang sudah di-plotting untuk suatu order

masih dapat direvisi, misalnya ada penambahan

unit atau perubahan nama driver.

Gambar 6e. DFD Create matriks visualisasi

plotting unit dan driver

Sebagai hasil dari proses input data order dan

plotting unit adalah matriks visualisasi yang

merupakan output dari sistem yang akan

dikembangkan.

3.3 Implementasi Dan Pengujian

Sesuai dengan flow process dan data flow

diagram yang sudah dijelaskan pada sub bab

sebelumnya, maka dapat dilihat bahwa ada 2

table yang dipergunakan untuk membangun

sistem ini, selain dari beberapa table master

yang sudah terbentuk sebelumnya. Adapun

kedua table tersebut adalah sebagai berikut:

g. omc_kustomer_request

h. omc_kustomer_request_unit

Adapun struktur kedua table tersebut dapat

dilihat pada Gambar 7a dan Gambar 7b berikut.

Gambar 7a. Struktur table

omc_kustomer_request

Gambar 7b. Struktur table

omc_kustomer_request_unit

Akan tetapi pada Gambar 6d terdapat table

trans_transaksi_planning_detail yang pada

proses berikutnya diperlukan yaitu setelah

plotting unit dan driver maka dicetak surat

tugas sebagai bukti perintah bagi driver untuk

mengambil uang jalan operasional. Tetapi untuk

sampai ke tujuan yaitu pembentukan matriks

visualisasi plotting unit, cukup hanya 2 table.

Untuk implementasi dan pengujian, penulis

mengambil contoh data pada sub bab Hasil

Analisa Dan Perancangan Sistem. Terdapat

beberapa screen sebagai user interface bagi

marketing dan fleet dalam melakukan input

data, diantaranya adalah :

i. Add Customer Request

Gambar 8a. Screen add customer request

header – detail

Page 7: 1. PENDAHULUAN pada saat unit kendaraan diperlukan ... · sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status

Gambar 8b. Add customer request – header

Gambar 8c. Add customer request – detail

Pada Gambar 8c, data detail yang di-input

sebanyak 5 baris karena ada perbedaan tipe unit

dan rute. Sehingga pada daftar customer request

untuk field Cust, Reference Number 052018-

0001 terbentuk 5 baris data seperti gambar

berikut:

Gambar 8d. List customer request

Proses selanjutnya adalah melakukan plotting

unit dan driver oleh fleet. Plotting dilakukan ke

semua data ( 5 baris data ) sesuai dengan tipe

unit dan rute. Fleet akan melakukan proses

plotting satu per satu sesuai dengan rute yang

sudah ditetapkan marketing. Jika unit kendaraan

yang diperlukan sebanyak 10 rit, maka plotting

dilakukan terhadap 10 unit kendaraan karena

jaraknya jauh. Kalau jarak dekat bisa saja di-

plotting 2 unit masing-masing 5 ritase.

Gambar 8e. Pengujian proses add customer

request

Gambar 8e, memperlihatkan hasil pengujian

input data untuk menambah customer request.

Hasil pengujian proses input dan simpan data

untuk header dan detail berhasil dengan baik.

ii. Plotting Unit Dan Driver

Gambar 9a. Plotting unit dan driver

Gambar 9a. adalah hasil plotting unit

berdasarkan customer request baris 1 yang di-

input marketing sesuai dengan Gambar 8c dan

Gambar 8d. Untuk kolom Kode Kustomer,

Tanggal, Tipe Unit, Cargo dan lainnya pada

Gambar 9a, akan muncul secara otomatis

berdasarkan hasil input data yang dilakukan

oleh marketing saat akan melakukan proses

plotting.

Gambar 9b. Pengujian proses plotting unit dan

driver

Page 8: 1. PENDAHULUAN pada saat unit kendaraan diperlukan ... · sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status

iii. Revisi Unit Kendaraan

Gambar 10. Revisi jumlah unit

Jika ada revisi, karena menurut hitungan fleet

kurang unit dari 3 menjadi 4, maka di-input

kekurangan unit pada kolom Qty Rev dan

lakukan proses plotting unit pada screen

PLOTTING REVISI. Semua field pada scree

tersebut sama dengan screen pada plotting unit

detail.

iv. Matriks Visualisasi

Gambar 11. Matriks visualisasi plotting unit dan

driver

Dari hasil plotting tersebut, maka dapat dilihat

matriks visualisasi booking unit dan driver

untuk tanggal 02-05-2018 seperti yang terlihat

pada Gambar 11. di atas.

4. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian sebelumnya, maka

penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan

sebagai berikut :

a. Matrks visualisasi plotting unit dan

driver serta komunikasi dan koordinasi

yang baik antara marketing dan

operasional transport sangat diperlukan

untuk mengetahui jumlah unit yang

available pada waktu tertentu.

b. Matriks visualisasi plotting unit dan

driver dapat memberikan informasi

kepada semua pihak khususnya

marketing untuk mengetahui progress

dari setiap request untuk unit kendaraan

c. Matriks visualisasi plotting unit dan

driver dapat memberikan informasi

kebutuhan unit pada tanggal tertentu.

Adapun saran yang dapat diberikan untuk

perbaikan atau improvement sistem ini adalah :

Mengembangkan fungsi pada sistem

sehingga marketing dapat mengetahui

status request akan unit untuk suatu

order by email. Hal ini penting karena

marketing mempunyai mobilitas yang

cukup tinggi, sehingga tanpa login ke

sistem aplikasi, mereka dapat dengan

cepat mengetahui status request unit

untuk suatu order dengan melihat

email.

Report secara mobile untuk diakses

oleh pihak manajemen

DAFTAR PUSTAKA

Prof. Dr. Sugiyono. 2016. Metode Penelitian

Kuantitatif Kualitatif dan R & D. Bandung:

Alfabeta

Shi Chuan. 2012. HTML5 Mobile Development

Cookbook Birmingham: Packt Publising

Lorna Mitchell, Davey Shafik, Matthew

Turland. 2011. PHP Master: Write Cutting-

edge Code. SitePoint Pty. Ltd.

Page 9: 1. PENDAHULUAN pada saat unit kendaraan diperlukan ... · sistem aplikasi yang mampu memberikan informasi akurat tentang ketersediaan unit kendaraan pada waktu tertentu beserta status

Larry Ullman.2007. Visual QuickPro Guide

PHP 5 Advanced. Berkeley : Peachpit Press