Embed Size (px)
Citation preview
GARIS PANDUAN PENGURUSAN
MAJLIS/PROGRAM
Pejabat Pendaftar &
Pusat Transformasi, Pengurusan Strategik dan Risiko
November/2015
KANDUNGAN 1.0 Pengenalan 1.1 Tujuan 1.2 Latar Belakang
1.3 Kandungan dan Garis Panduan
1.4 Terminologi dan Glosari 1.5 Tanggungjawab
2.0 Dasar TATIUC Mengenai Pengurusan Majlis 2.1 Pihak Pengurusan TATIUC
2.2 Protokol
2.3 Majlis 2.4 Pengurusan Media
3.0 Pengurusan Majlis TATI Universiti College 3.1 Perancangan Majlis 3.2 Penilaian 3.3 Penyediaan Kertas Cadangan 3.4 Pemilihan Tempat 3.5 Atur Cara Majlis 3.6 Bacaan Doa 3.7 Penyediaan Senarai Jemputan 3.8 Kad Jemputan 3.9 Back Drop 3.10 Pakaian 3.11 Penyediaan Atur Cara Pentadbiran 3.12 Susunan Keutamaan 3.13 Susunan Tempat Duduk 3.14 Penyediaan Buku Program 3.15 Cenderahati 3.16 Penyambut Tetamu 3.17 Pengacara Majlis 3.18 Publisiti dan Pemasaran Program 3.19 Penjenamaan 3.20 Keselamatan dan Trafik 3.21 Susunan Bendera 3.22 Raptai Majlis 3.23 Post-mortem
4.0 Pengurusan Media 4.1 Kenyataan Media (Press Release) 4.2 Penyediaan Kenyataan Media 4.3 Jemputan Media 4.4 Publisiti Dalam Kampus
4.5 Penyedian Press Kit
4.6 Pengurusan Media (Majlis Universiti College) 4.7 Penafian Melalui Media 4.8 Memastikan Kehadiran Media 4.9 Publisiti Media 4.10 Publisiti tanpa melalui JKKPC 4.11 Fotografi 5.0 Lampiran Surat Jemputan Kepada Tetamu Kehormat Borang Sinopsis Majlis Jadual Perancangan/Gerak Kerja Senarai Semak Borang Penilaian Majlis Kertas Kerja Aktiviti Atur Cara Kad Jemputan Kad Jawapan Jemputan Jenis Pakaian Atur Cara Pentadbiran Bunting dan Kain Rentang Saiz Kain Rentang dan Back Drop Kenyataan Media Surat Jemputan Media Senarai Perkhidmatan
Senarai Ahli Pengurusan
1.0 PENGENALAN 1 1.1 TUJUAN 1.1 Tujuan
Garis Panduan Pengurusan Majlis bertujuan untuk :
i. Menyediakan panduan dan kaedah mengenai pengurusanmajlis TATI University College. ii. Memaklumkan ketetapan Pihak Pengurusan tentang garis panduan sesuatu majlis rasmi. iii. Menyediakan maklumat tentang isu-isu yang perluditimbangkan oleh Pusat Tanggungjawab apabila
merancang majlis atau program bagi pihak TATI University College. senarai Pusat Tanggungjawab, kemudahan dan sumber-sumber dalam TATI University yang boleh dirujuk semasa pengurusan majlis . Garis panduan ini direkabentuk khas untuk pengurusan majlis di TATIUC dan manual ini tidak melibatkan majlis yang dikendalikan oleh pelajar. Maklumat yang disediakan dalam garis panduan ini adalah sebagai panduan asas dan boleh diubahsuai dengan merujuk kepada kesesuaian sesuatu majlis tertentu tertakluk kepada kebenaran pihak pengurusan. 1.2 LATAR BELAKANG
TATI University College adalah sebuah institusi pengajian tinggi yang dimiliki sepenuhnya oleh Kerajaan Negeri Terengganu. Misi penubuhan TATI University College adalah menjadi untuk menjadi sebuah Universiti berteraskan Industri melahirkan teknokrat dan professional berkemahiran tinggi serta bersahsiah dengan teknologi terkini. Perlaksanaan majis atau program merupakan satu elemen yang boleh meningkatkan reputasi sebuah IPT diperingkat kebangsaan mahupun antarabangsa. Memandangkan program atau majlis IPT seperti seminar, persidangan, syarahan umum, konvokesyen atau lawatan tetamu kenamaan dari dalam dan luar negara banyak melibatkan tetamu-tetamu kenamaan maka semua majlis atau program TATI University College perlu dilaksanakan dengan profesional bagi memberikan impak yang positif kepada citra TATI University College. 1.3 KANDUNGAN DAN GARIS PANDUAN
Garis Panduan Pengurusan Majlis ini mengandungi perkara-perkara berikut sebagai rujukan jabatan di TATIUniversity College, iaitu:
i. Dasar TATI University Mengenai Pengurusan Majlis ii. Pengurusan Majlis dan Protokol iii. Pengurusan Media dan Publisiti iv. Kemudahan dan Perkhidmatan
1.4 TERMINOLOGI DAN GLOSARI
LPT : Lembaga Pengarah TATIUC PPT : Pihak Pengurusan TATIUC R : Rektor P : Pendaftar PK : Pengurus Kewangan JKKPC : Jabatan Komunikasi Korporat,Promosi dan Citra JPPH : Jabatan Pembangunan dan Pengurusan Harta TPSR : Pusat Transformasi, Pengurusan Strategik dan Risiko MoU : Memorandum Persefahaman MoA : Memorandum Perjanjian
1.5 TANGGUNGJAWAB Pejabat Pendaftar dan Pusat Transformasi, Pengurusan Strategik dan Risiko bertanggungjawab terhadap
garis panduan dan penyelengaraan kandungan serta memastikan garis panduan ini dikemukakan kepada semua fakulti, jabatan, pusat serta unit sebagai rujukan dalam pengendalian majlis TATI University College. Semua pihak berkenaan perlu mengikut garis panduan yang telah ditetapkan selepas mendapat kelulusan Mesyuarat Eksekutif TATIUC.
2.0 DASAR TATIUC MENGENAI PENGURUSAN MAJLIS 2.1 Pihak Pengurusan TATI University College:
(a) Tanggungjawab pelaksanaan majlis TATI University College yang melibatkan Menteri dan Orang Kenamaan hendaklah dikendalikan oleh Pejabat Pendaftar. (b) Bahan penerbitan pada skala kecil bagi tujuan majlis rasmi seperti buku tertib cara konvokesyen juga dikendalikan oleh Pejabat Pendaftar. (c) Sebarang bahan penerbitan yang dikeluarkan oleh Fakulti/Jabatan/Pusat/Unit yang berkenaan semasa Majlis Rasmi TATI University College perlu mendapat kelulusan daripada Ketua Fakulti/Jabatan/Pusat/Unit berkenaan serta Timbalan Rektor atau Pendaftar bergantung kepada majlis yang perlu dilaksanakan. Bersetuju supaya sebarang bahan penerbitan yang dikeluarkan (d) Setiap fakulti/jabatan/pusat/seksyen/unit yang bercadang menganjurkan majlis rasmi dan melibatkan tetamu kenamaan mestilah mematuhi prosedur berikut :Pusat Tanggungjawab semasa Majlis Rasmi UPM hendaklah
i. Surat jemputan kepada tetamu kenamaan atau VVIP mestilah ditandatangi oleh Rektor. Sekiranya Rektor tidak dapat berbuat demikian atas tugasan luar rasmi surat jemputan tersebut boleh ditandatangani oleh Timbalan Rektor atau Pendaftar.
(Contoh Surat Jemputan Kepada Tetamu Kehormat: Sila rujuk lampiran 1)
ii. Namun begitu sekiranya tetamu kenamaan tersebut melibatkan mana-mana Menteri Kabinet atau
DYMM, surat jemputan tersebut hendaklah ditandatangani oleh Rektor sahaja. iii. Sinopsis sesuatu program atau majlis hendaklah dimajukan kepada JKKPC untuk tujuan hebahan.
Sinopsis tersebut mestilah mengandungi nama majlis, objektif, tarikh, masa, tetamu kehormat, nama institusi sekiranya melibatkan institusi serta gambar-gambar berbentuk formal untuk kegunaan promosi.
(Contoh Borang Sinopsis Majlis: Sila rujuk lampiran 2)
iv. Pemilihan tarikh majlis atau program hendaklah dirujuk kepada Pejabat Pendaftar bagi mengelakan
pertembungan tarikh majlis. Fakulti/Jabatan/Pusat/ Unit perlu membuat perancangan penetapan tarikh, masa dan tempat majlis dengan mengambil kira faktor-faktor berikut :
a. Tarikh dan masa yang sesuai bagi tetamu jemputan b. Tarikh dan masa yang sesuai untuk kehadiran Rektor, Timbalan Rektor dan Pendaftar. c. Implikasi perbelanjaan d. Kesesuaian tarikh tetamu utama yang lain e. Hari kuliah, cuti semester dan minggu peperiksaan f. Tarikh cuti bagi hari kelepasan am atau cuti perayaan
2.2 PROTOKOL
Sebagai sebuah IPT yang telah lama bertapak didalam industri, TATI University College perlu melaksanakan pelbagai majlis yang boleh menjana reputasi positif di hati masyarakat. Oleh itu,nilai profesionalisma yang lebih tinggi hendaklah diamalkan semasa merancang serta melaksanakan program/majlis di atas kapasiti TATI University College. Aspek protokol hendaklah dipatuhi dan diberi perhatian sewajarnya terutama apabila melibatkan kehadiran DYMM, Menteri-Menteri Kabinet, Lembaga Pengarah TATIUC, Canselor, tokoh-tokoh korporat, kedutaan asing, tetamu-tetamu kenamaan lain dan pihak media. Di antara aspek protokol tersebut termasuklah susunan keutamaan, susunan tempat duduk, panggilan hormat, pengacaraan majlis, atur cara majlis, penyambut tetamu dan lain-lain yang berkaitan. Amalan protokol TATI University College akan membantu dalam usaha membentuk pendekatan strategik terhadap hubungan dengan pihak luar dan seterusnya mendapat liputan media yang berkesan terhadap sesuatu majlis bagi membantu memantapkan citra. Protokol dalam konteks TATI University College boleh ditafsirkan sebagai peraturan-peraturan dalam amalan atau peraturan-peraturan dalam pelbagai majlis rasmi atau tidak rasmi yang dianjurkan oleh TATI University College. Antara contoh amalan protokol dalam perlaksanaan majlis adalah susunan aturcara, keutamaan, tempat duduk, urusan surat-menyurat atau perhubungan rasmi dalam hal ehwal berkaitan.
2.3 MAJLIS
Majlis boleh ditakrifkan sebagai perhimpunan awam bagi tujuan pendidikan, perayaan, sosial, politik, sukan, pemasaran, reunion, kebudayaan dan sebagainya. Kebiasaannya majlis di klasifikasikan berdasarkan kepada saiz, jenis dan kontek majlis.
a. Majlis Rasmi
Majlis Rasmi TATI University College ialah majlis yang dianjurkan oleh mana fakulti/jabatan/pusat/unit TATIUC yang dibiayai dari peruntukan kewangan TATI University College. Majlis ini dijalankan dengan mengikut peraturan protokol dan tatacara yang khusus. Majlis Rasmi TATIUC boleh dibahagikan kepada dua jenis iaitu :
i. Majlis Rasmi (Beristiadat) iaitu majlis rasmi yang mana sebahagian besar acaranya merupakan
penghormatan yang diberikan kepada status tetamu kehormat tersebut (contohDYMM Sultan Terengganu) atau status majlis berkenaan. Contoh majlis rasmi (beristiadat) TATI University College ialah Majlis Konvokesyen. Di antara ciri-ciri penghormatan beristiadat yang perlu dilaksanakan dalam majlis ini ialah perarakan besar, lagu Negaraku, lagu Selamat Sultan dan lagu Citra Warisan TATIUC, pakaian jubah konvokesyen, pembawa cokmar, perarakan, pengurniaan diploma dan ijazah dan lain-lain yang berkaitan.
ii. Majlis Rasmi (Tidak Beristiadat) iaitu majlis yang tidak melibatkan ciri-ciri istiadat yang dikaitkan
dengan Tetamu Kehormat. Bagaimanapun pendekatan pengendalian majlis, atur cara, jemputan, buku program, penyambut tetamu, pakaian dan susunan keutamaan hendaklah mengikut protokol. Contoh majlis rasmi (Tidak Beristiadat) ialah Majlis Perutusan Rektor, Majlis Perasmian Karnival Kerjaya, Majlis Pelancaran Penerbitan TATIUC, Majlis Makan Malam Tahunan, Majlis MoU/MoA, Majlis Pembukaan dan Penutup Minggu Haluan Siswa dan lain-lain.
b. Majlis Tidak Rasmi
Majlis Tidak Rasmi TATIUC ialah majlis yang dianjurkan secara sederhana iaitu tidak banyak melibatkan amalan protokol dan konsep majlis pada kebiasaannya berbentuk santai atau tidak formal. Contoh majlis tidak rasmi TATIUC termasuklah Sambutan Hari Keluarga, Majlis Ramah Mesra, Majlis Perpisahan dan lain-lain.
2.4 PENGURUSAN MEDIA
Semua urusan dan perhubungan dengan pihak media bagi sesuatu majlis yang dianjurkan hendaklah dibuat melalui JKKPC.
3.0 PENGURUSAN MAJLIS TATI UNIVERSITI COLLEGE Pengurusan Majlis melibatkan tiga (3) perkara utama yang penting iaitu Perancangan, Pelaksanaan dan Penilaian. Bagaimanapun, terdapat juga majlis di mana aktiviti penganalisaan perlu dijalankan sebelum sesuatu perancangan dibuat. Dalam proses membentuk perancangan, pelaksanaan dan penilaian, adalah bagi penganjur untuk mengetahui konsep pengurusan majlis yang merangkumi tindakan Sebelum Majlis (pre-event), Semasa Majlis (at-event) dan Selepas Majlis (post-event). Perkara yang perlu diambil kira ketika proses perancangan majlis :
1. Objektif (kenapa majlis tersebut diadakan) - Why 2. Apakah aturcara atau program yang akan dijalankan – What 3. Bila (When) 4. Penglibatan/Peserta atau jemputan - Who 5. Bagaimana perlaksanaan dibuat - How
Perkara ini dapat membantu perlaksana mengenalpasti taraf dan saiz majlis kendalinya serta peruntukan kewangan yang diperlukan.
3.1 PERANCANGAN MAJLIS 3.1.1 SEBELUM MAJLIS (PRE EVENT)
Tindakan yang perlu dibuat Sebelum Majlis (pre-event) ialah penyediaan :
a. Kertas Cadangan dan Objektif b. Peruntukan Kewangan c. Kenalpasti tugas dan tanggungjawab jawatankuasa d. Perancagan/Gerak Kerja e. Pelan Pemasaran Majlis (Event Marketing Plan) f. Senarai Semak (Checklist)
Keberkesanan pelaksanaan sesuatu majlis adalah bergantung kepada keupayaan menghasilkan perancangan yang baik, fungsi setiap ahli jawatankuasa yang jelas dan tepat serta mempunyai senarai semak (checklist) yang lengkap. Bentuk atau cara pelaksanaan sesuatu majlis juga banyak bergantung kepada kehendak jawatankuasa yang di bentuk, taraf majlis, jenis majlis, atur cara majlis, taraf tetamu kehormat, tempat dan saiz sesuatu majlis. Contoh semasa proses pelaksanaan ialah: mesyuarat jawatankuasa penganjur, penyediaan senarai jemputan, kad jemputan, tempahan menu jamuan, pelan susun atur tetamu, pelantikan juruacara majlis, pelantikan pembaca doa, penyediaan buku program, aktiviti promosi, back drop, penyediaan atur cara pentadbiran, teks ucapan tetamu kenamaan, penyambut tetamu dan lain-lain. Perhatian kepada aspek pemantauan (dengan menggunakan senarai semak) supaya semua perancangan dapat dilaksanakan dengan baik. Aktiviti pemantauan termasuklah urusan perbelanjaan, mematuhi tarikh akhir (deadline), menepati objektif majlis, protokol, sumber dan lain-lain yang berkaitan.
(Contoh Perancangan/Gerak Kerja: Sila rujuk lampiran 3) (Contoh Senarai Semak: Sila rujuk lampiran 4)
3.1.2 SEMASA MAJLIS (AT-EVENT)
Antara tindakan yang perlu dibuat Semasa Majlis ialah:
a. Memastikan semua petugas mengambil peranan dan tempat bertugas masing-masing b. Buku Pentadbiran Atur Cara c. Memastikan kehadiran Juruacara Majlis d. Memastikan kehadiran Pembaca Doa e. Menyediakan Lagu Negaraku, Terengganu (Selamat Sultan) dan TATIUC (jika perlu) f. Senarai tetamu jemputan khas yang lengkap g. Kedudukan tetamu kehormat dan tetamu jemputan khas mengikut susunan protokol
(termasuk tagging) h. Cenderahati atau hadiah (jika ada) i. Sistem audio yang lengkap j. Menyediakan bilik menunggu k. Tempat jamuan (sekiranya ada) l. Tempat press conference (sekiranya ada) m. Kebersihan tandas dan tempat majlis n. Penyambut tetamu dan pengiring (sekiranya perlu) o. Buku program p. Air minuman di atas rostrum dan lain-lain yang berkaitan.
3.1.3 SELEPAS MAJLIS (POST-EVENT)
Tindakan yang perlu dibuat Selepas Majlis ialah:
a. Penilaian majlis b. Post-mortem c. Surat penghargaan dan terima kasih d. Laporan majlis (termasuk laporan perbelanjaan dan pendapatan) e. Keratan akhbar (sekiranya ada) f. Salinan Rekod rakaman video atau liputan media g. Album gambar h. Laporan ringkas untuk promosi dan media sosial
3.2 PENILAIAN
Majlis yang telah selesai dilaksanakan perlu dinilai berdasarkan kepada objektif penganjurannya. Penilaian ini termasuklah aspek pengurusan majlis atau penilaian penceramah (jika berkaitan). Kaedah penilaian boleh dibuat melalui borang soal-selidik atau temubual bersama audien atau kumpulan sasaran yang berkait rapat dengan objektif sesuatu majlis. Hasil daripada penilaian tersebut hendaklah dibentangkan dan dibincangkan dalam mesyuarat post-mortem jawatankuasa berkenaan bagi mengenal pasti kelemahan yang boleh diperbaiki dan ditingkatkan untuk penganjuran majlis seumpamanya pada masa akan datang.
(Contoh Borang Penilaian Majlis: Sila rujuk lampiran 5) 3.3 PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN
Kertas cadangan majlis atau program yang disediakan mestilah mengandungi perkara-perkara berikut :
a. Tujuan
Nyatakan tujuan kertas ini disediakan iaitu memohon pertimbangan dan kelulusan untuk mengadakan program/aktiviti/majlis. Kelulusan dibuat oleh Pihak Pengurusan TATI University College atau Ketua Pusat Tanggungjawab bergantung kepada jenis dan klasifikasi aktiviti.
b. Latar Belakang
Maklumat majlis atau program secara menyeluruh yang disokong oleh :
i. Pekeliling perkhidmatan/perbendaharaan yang berkaitan ii. Peruntukan perlembagaan iii. Keputusan mesyuarat Pihak Pengurusan/Fakulti/Jabatan/Pusat/Unit dan lain-lain
c. Maklumat Majlis/Program
i. Nama aktiviti ii. Tarikh iii. Masa iv. Tempat v. Atur Cara vi. Senarai dan Jumlah Jemputan vii. Senarai Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Kerja beserta senarai tugas masing-masing dan
pengurus acara yang bertanggungjawab pada hari program atau majlis berlangsung viii. Pihak luar yang terlibat (jika perlu) ix. Kumpulan sasaran (jika perlu) x. Kaedah pelaksanaan (jika perlu)
d. Objektif dan Matlamat Majlis/Program
Nyatakan objektif majlis/program yang akan diadakan.
e. Justifikasi Majlis/Program
Nyatakan justifikasi majlis/program yang akan diadakan.
f. Impak Majlis/Program
Berikan kenyataan mengenai impak yang dijangkakan hasil daripada pelaksanaan majlis/program yang akan di adakan.
g. Implikasi Sumber
Nyatakan implikasi sumber kewangan, anggaran perbelanjaan, fizikal, sumber manusia dan lain-lain berkaitan.
h. Tarikh Kelulusan dan Syor Jawatankuasa/Bahagian yang Berkaitan
Nyatakan perakuan, syor, maklum balas Ketua Pusat Tanggungjawab / Jawatankuasa / Bahagian yang terlibat yang mana berkenaan.
i. Syor
Nyatakan syor ke atas majlis/program untuk pertimbangan dan kelulusan Pihak Pengurusan TATI University College atau mana-mana yang berkenaan.
3.4 PEMILIHAN TEMPAT
Penentuan tempat majlis perlu dibuat lebih awal kerana tempat majlis ada kaitan dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Memandangkan kebanyakan acara dan majlis TATIUC diadakan di dalam kampus, kebanyakan tempat di dalam kampus boleh dibuat tempahan melalui Jabatan Pembangunan dan Pengurusan Harta (JPPH). Semasa membuat pemilihan tempat, perkara-perkara berikut perlu diberi pertimbangan :
a. Diketahui umum dan mudah dituju b. Mempunyai ruang legar yang luas c. Kemudahan audio visual dan keperluan teknikal d. Kemudahan bilik menunggu VVIP, tempat sembahyang, tandas dan tempat letak kenderaan yang
mencukupi e. Kemudahan bilik sidang media, tempat orang kurang upaya, tempat jamuan, pentas, dan lain-lain yang
berkaitan Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada jenis majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat, penggunaan protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai. 3.5 ATUR CARA MAJLIS
Atur cara majlis adalah urutan acara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.00 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara menyediakan atur cara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutan. Lepas itu diletakkan masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara. Susunan acara majlis hendaklah mengikut amalan biasa seperti contoh berikut :
8.40 pagi Ketibaan pelajar dan staf 8.45 pagi Ketibaan Rektor 9.00 pagi Ketibaan Tetamu Kehormat 9.05 pagi Bacaan Doa 9.10 pagi Ucapan Aluan oleh Rektor 9.25 pagi Ucapan Perasmian oleh Tetamu Kehormat 9.50 pagi Upacara Perasmian 9.55 pagi Jamuan Ringan 10.25 pagi Tetamu Kehormat meninggalkan majlis 10.30 pagi Bersurai
Jarak masa ketibaan di antara para tetamu biasa dengan Tetamu Kehormat hendaklah tidak terlalu lama iaitu dalam lingkungan 30 minit.
(Contoh Atur Cara Majlis: Sila rujuk lampiran 6)
Ucapan
Ucapan sebolehnya hendaklah dihadkan kepada 3 orang sahaja dengan di mulai oleh ucapan tuan rumah dan diakhiri dengan ucapan oleh Tetamu Kehormat. Jangka masa bagi ucapan adalah seperti berikut : Ucapan Pertama (Penganjur Majlis/Program/Tuan Rumah) 5-7 minit Ucapan Kedua (Tetamu Khas/Rektor/Timbalan Rektor/Pendaftar) 8-10 minit Ucapan Perasmian (Tetamu Kehormat/Perasmi Majlis) 20 – 25 minit Sekiranya Ucapan Perasmian merupakan satu ucapan dasar (keynote address) 50 – 60 minit
Panggilan hormat (salutation) dihadkan kepada 3 orang tetamu paling kanan sahaja.
Lagu Negaraku, Lagu Selamat Sultan Terengganu dan Lagu TATIUC
Dalam usaha memperkukuhkan “semangat patriotisme” dan “semangat cintai dan kasih TATI University Collge”, maka semua majlis rasmi mestilah dimulakan dengan nyanyian lagu Negaraku, lagu Selamat Sultan Terengganu dan lagu TATI University Collge. Bagaimanapun terdapat sesetengah majlis yang tidak perlu nyanyian lagu berkenaan berdasarkan kepada kesesuaian tempat dan jenis majlis seperti Majlis Makan Malam Bersama Canselor. Sekiranya tetamu kehormat ialah DYMM Sultan Terengganu lagu negeri Terengganu perlu dimainkan. Lagu Negaraku, lagu Selamat Sultan Terengganu dan lagu TATIUC dinyanyikan sebelum bacaan doa dalam sesuatu majlis. 3.6 BACAAN DOA
Bagi memberkati sesuatu majlis, adalah wajar bacaan doa diadakan. Bacaan doa hendaklah dilaksanakan seperti berikut:
i. Doa hendaklah diadakan di awal majlis ii. Doa hendaklah ringkas, padat serta kandungannya berkaitan dengan majlis dan tidak
merendahkan martabat mana-mana golongan yang hadir. iii. Doa dibaca dalam Bahasa Melayu dan Arab bagi majlis peringkat universiti dan kebangsaan.
Bagi majlis peringkat antarabangsa di mana terdapat ramai perwakilan luar negeri, doa boleh dibaca dalam Bahasa Inggeris atau Arab.
iv. Doa hendaklah dibacakan di rostrum di atas pentas atau ruangan khas yang disediakan v. Doa tidak perlu dibaca dalam majlis yang dihadiri oleh tetamu pelbagai agama dan Negara.
Khidmat Pembaca Doa untuk majlis rasmi boleh didapati dengan mengemukakan surat permohonan kepada Pegawai Agama Daerah Kemaman. 3.7 PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
Bagi setiap majlis rasmi TATIUC hendaklah disediakan senarai jemputan. Senarai jemputan dibahagikan kepada 5 bentuk senarai, iaitu:
i. Ringkasan senarai ii. Senarai nama jemputan (terperinci) iii. Senarai mengikut susunan keutamaan (mengikut pangkat dan gelaran) iv. Senarai jawapan kehadiran v. Senarai hadir
Ringkasan Senarai
Tujuan untuk menyediakan senarai ringkas adalah supaya kita dapat mengetahui kategori tetamu, bilangan dan peringkat tetamu. Dengan adanya senarai ringkas ini, perancangan tempahan jamuan, anggaran perbelanjaan, jumlah ahli jawatankuasa kerja, tempat letak kenderaan serta pelan susun atur di dalam dewan atau lokasi majlis.
Senarai Nama Jemputan
Senarai nama jemputan adalah maklumat terperinci mengenai tetamu-tetamu utama menyenaraikan nama-nama tetamu yang dijemput ke sesuatu majlis. Senarai tetamu ini dibuat mengikut kategori. Jika dalam kategori tetamu kehormat, terdapat 2 orang menteri, maka nama 2 orang menteri yang akan dijemputtersebut hendaklah ditulis dengan maklumat terperinci yang mengandungi butiran seperti berikut :
a. Nama penuh, gelaran dan darjah kebesaran yang disandang b. Nama isteri c. Jawatan atau pangkat d. Alamat pejabat e. Nombor telefon pejabat dan rumah f. Alamat rumah g. Nama setiausaha sulit dan nombor telefon
Senarai Mengikut Susunan Keutamaan
Penyediaan senarai mengikut susunan keutamaan ini hendaklah mengikut panduan dari Susunan Keutamaan Persekutuan atau Negeri yang berkenaan. Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci, memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan seperti berikut contoh berikut :
a. PM Dr. Mohd Zamri bin Ibrahim (R) b. Dr. Rosliza binti Ramli (TRA) c. Tuan Haji Shahidan bin Embok (P)
Senarai Jawapan Kehadiran
Senarai jawapan kehadiran adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta merta ditanda sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir. Dengan ini kita dapat mengetahui dan mengemaskini maklum balas tetamu yang menjawab hadir atau tidak hadir atau tetamu yang belum memberi sebarang jawapan. Senarai Hadir Senarai hadir mengandungi senarai nama tetamu jemputan yang menjawab hadir sahaja. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akan menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugas-tugas sambutan. Nombor kerusi tetamu atau kedudukan tetamu biasanya tercatit dalam senarai ini (jika perlu).
3.8 KAD JEMPUTAN
Kad Jemputan hendaklah mengandungi butiran berikut :
a. Logo TATI University College b. Nama Majlis c. Penganjur atau yang menjemput d. Ruang nama jemputan e. Tarikh f. Tempat Majlis g. Masa Majlis Bermula h. Pakaian i. Nombor Telefon Urus Setia Majlis
Maklumat tambahan boleh dimasukkan di sebelah belakang kad jemputan atau secara berasingan seperti :
Atur cara majlis Kad Jawapan Pelan tempat majlis Pelekat kereta (sekiranya ada)
(Contoh Kad Jemputan: Sila rujuk lampiran 7)
3.9 BACK DROP
Backdrop bagi sesuatu majlis hendaklah dalam Bahasa Melayu. Backdrop dalam Bahasa Inggeris atau Bahasa-bahasa lain boleh digunakan sekiranya perasmian tersebut bertaraf antarabangsa dan sesuai digunakan bagi aktiviti berkenaan. Darjah-darjah kebesaran tetamu kehormat yang merasmikan sesuatu majlis tidak perlu dicatitkan pada backdrop. Contoh backdrop ialah seperti berikut:
(Contoh Back Drop/Bunting: Sila rujuk lampiran 10)
MAJLIS PERASMIAN PAMERAN PENYELIDIKAN 2015
Oleh
Y.B. GHAZALI BIN TAIB Pengerusi Jawatankuasa Pendidikan, Sains, Teknologi dan Tugas-Tugas Khas Negeri/ADUN Ajil
Pada
SELASA, 10 JUN 2015
DI DEWAN CANSELORI TATI UNIVERSITY COLLEGE
Tiga buah “rostrum” perlu disediakan. “Rostrum” ucapan diletakkan di kiri dan kanan pentas untuk ucapan Tetamu Kehormat dan sebuah lagi untuk tuan rumah dan pemidato lain serta bacaan doa (jika ada). Manakala “rostrum” juruacara diletakkan di tempat khas yang sesuai berhampiran dengan pentas. Jambangan bunga tidak diletakkan di atas “rostrum” kerana ia boleh menghalang pemandangan mereka yang berucap. 3.10 PAKAIAN
Kebiasaannya, jenis-jenis pakaian yang dipakai ke majlis rasmi adalah:
Dark Lounge Suit
Black Tie
Batik
White Tie atau Tail Coat
Pakaian Kebangsaan
Pakaian Kebangsaan Hitam
Pakaian Kerja
Pakaian yang sesuai
Pakaian Sopan
Pakaian Bebas Jenis pakaian atau dress code yang menjadi amalan TATIUC (bergantung kepada jenis majlis) ialah seperti berikut :
Lounge Suit dan bersongkok (contoh majlis rasmi yang dihadiri oleh DYMM Sultan Terengganu) Lounge Suit (majlis rasmi) Batik (majlis rasmi, kebiasaannya pada waktu malam) Pakaian kerja
(Contoh Pakaian ke Majlis/Program Rasmi: Sila rujuk lampiran 8)
3.11 PENYEDIAAN ATUR CARA PENTADBIRAN
Atur Cara pentadbiran merupakan satu dokumen yang mengandungi susunan acara yang ditulis dengan lebih terperinci termasuk panduan serta nama petugas yang bertanggungjawab melaksanakan sesuatu kerja yang telah ditetapkan. Tujuan menyediakan atur cara pentadbiran, antaranya sebagai :
i. Panduan semua pegawai yang terlibat ii. Panduan untuk menentukan majlis berjalan mengikut peraturan dan protokol yang sesuai dan betul iii. Mengawal masa iv. Panduan kepada mereka yang menjalankan tugas v. Rekod pelaksanaan sesuatu majlis.
Atur cara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut :
i. Masa
ii. Keterangan yang merupakan urutan acara yang terperinci iii. Pegawai yang bertanggungjawab atau penyelaras
(Contoh Atur Cara Pentadbiran: Sila rujuk lampiran 9)
Semua majlis rasmi TATIUC hendaklah mempunyai atur cara pentadbiran yang lengkap dan dibentangkan kepada jawatankuasa induk mana-mana majlis yang berkenaan sebagai persetujuan pelaksanaan majlis berkaitan. Untuk menyediakan atur cara pentadbiran, sila dapatkan nasihat daripada Pejabat Pendaftar. 3.12 SUSUNAN KEUTAMAAN
Dari segi amalan protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaanyang telah diluluskan dari masa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang berkenaan. Susunan keutamaan yang digunakan sekarang ialah Susunan Keutamaan Persekutuan yang ke-20 telah digazet dan mula berkuatkuasa pada 22 Januari 1998 melalui P.U. (B) 29.Susunan keutamaan ini mengandungi 70 kategori. Tujuan susunan keutamaan adalah untuk :
i. menyusun tempat duduk bagi pelbagai majlis formal ii. menyusun atur cara pelbagai majlis iii. menyusun bendera-bendera negeri di Malaysia iv. tertib ketibaan tetamu kenamaan dalam majlis formal v. tertib kepulangan tetamu kenamaan dalam majlis formal vi. penyampaian ucapan
Susunan Keutamaan TATIUC
Pelaksanaan majlis rasmi dihadiri oleh pelbagai tetamu kenamaan dari dalam atau luar. Kebiasaannya, susunan keutamaan majlis rasmi TATIUC yang dihadiri oleh Canselor adalah seperti berikut :
i. Canselor ii. Menteri Pengajian Tinggi Malaysia iii. Lembaga Pengarah TATI University Collge iv. Lembaga Pentadbir TATI University Collge v. Rektor vi. Timbalan Rektor vii. Pendaftar viii. Barisan Pengurusan TATI University College
Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks ucapan, teks juruacara dan lain-lain lagi. 3.13 SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Tetamu yang paling hampir sekali dengan tetamu kehormat adalah tetamu yang terkanan sekali. Dengan erti kata lain, seorang tetamu dalam majlis kekananannya diukur dari dekat jauhnya ia duduk dengan tetamu kehormat. Kedudukan tersebut boleh dalam keadaan bersebelahan ataupun bersetentang. Biasanya kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu utama. Contohnya, susunan tempat duduk di atas pentas bagi bilangan tetamu lima orang.
4 2 1 3 5
No. 1 - tetamu yang paling kanan No. 2 - tetamu kedua kanan No. 3 - tetamu ketiga kanan No. 4 - tetamu keempat kanan No. 5 - tetamu kelima kanan
3.14 PENYEDIAAN BUKU PROGRAM
Buku Program merupakan salah satu dokumen yang menunjukkan sesuatu program itu telah dilaksanakan. Ia hendaklah disimpan dan direkodkan oleh pihak penganjur. Ia juga merupakan dokumen sejarah bagi sesuatu majlis rasmi terutamanya majlis yang berkaitan dengan pelancaran produk atau perasmian bangunan dan sebagainya. Bagaimanapun, tidak semua majlis memerlukan penyediaan buku program. Adakalanya, risalah juga sudah memadai sebagai rujukan tetamu dalam majlis. Buku program yang disediakan bagi semua majlis rasmi TATIUC yang melibatkan tetamu-tetamu kenamaan
hendaklah disemak oleh ketua penganjur dan mendapat kelulusan Pejabat Pendaftar sebelum diedarkan dan dicetak kepada tetamu. Tiga salinan buku program mestilah dihantar ke Perpustakaan TATI University College selepas majlis/program berlangsung.
Panduan Umum Penyediaan Buku Program
a. Muka hadapan
Logo TATIUC Nama program/aktiviti/majlis Tarikh/masa Tempat Tetamu Kehormat Penganjur
b. Kata Aluan Penaung/Penasihat/Tetamu Kehormat (jika ada) c. Kata Aluan Rektor d. Kata Aluan Pengerusi Jawatankuasa Induk e. Penerangan/Maklumat/perkara yang ingin diketengahkan tentang program/aktiviti/majlis/anugerah f. Atur Cara Majlis g. Senarai jawatankuasa h. Lagu TATIUC dengan nama penulis lagu dan lirik i. Lain-lain
muka surat penghargaan (jika perlu) Lagu Negaraku dan (Selamat Sultan) Terengganu tidak perlu dimasukkan dalam Buku
program Pastikan tulisan tidak terlalu kecil Pastikan ejaan yang betul dan perkataan Bahasa Inggeris dicondongkan (italic) Penggunaan warna korporat TATIUC dalam mereka bentuk buku program amat digalakkan.
Buku Program untuk Tetamu Kehormat dan tetamu khas hendaklah diletakkan terlebih awal di atas meja kecil. Sekiranya Tetamu Kehormat itu ialah SPB Yang di-Pertuan Agong dan SPB Raja Permaisuri Agong, 2 orang penyampai Buku Program hendaklah disediakan. Buku Program tersebut diletakkan di atas dulang dan disampaikan. Sekiranya YAB Perdana Menteri dan isteri turut hadir, perkara yang sama hendaklah dilakukan. Penyediaan buku program mestilah mengikut peraturan protocol terutamanya susunan ucapan alu-aluan. Sebagai contoh, sekiranya majlis berkenaan dihadiri oleh tetamu kehormat bertaraf Menteri atau Timbalan Menteri, maka susunan ucapan alu-aluan dalam buku program ialah seperti berikut:
i. Ucapan Alu-aluan Menteri ii. Ucapan Alu-aluan Rektor iii. Ucapan Alu-aluan Pengerusi Jawatankuasa Penganjur
Jika tetamu kehormat ialah Rektor, susunan ucapan alu-aluan dalam buku program ialah seperti berikut :
i. Ucapan Alu-aluan Rektor ii. Ucapan Alu-aluan Ketua Penganjur seperti dekan atau pengurus iii. Ucapan Alu-aluan Pengerusi Jawatankuasa Program
Jika tetamu kehormat ialah Menteri dan program berkenaan diadakan secara kerjasama dengan agensi lain (di lokasi agensi berkenaan), susunan ucapan alu-aluan dalam buku program ialah seperti berikut:
i. Ucapan Alu-aluan Menteri ii. Ucapan Alu-aluan Ketua Agensi berkenaan iii. Ucapan Alu-aluan Rektor iv. Ucapan Alu-aluan Pengerusi Jawatankuasa Program
Jika tetamu kehormat ialah Menteri dan program berkenaan diadakan secara kerjasama dengan agensi lain (lokasi ialah TATIUC), susunan ucapan alu-aluan dalam buku program ialah seperti berikut:
i. Ucapan Alu-aluan Menteri ii. Ucapan Alu-aluan Rektor iii. Ucapan Alu-aluan Ketua Agensi berkenaan iv. Ucapan Alu-aluan Pengerusi Jawatankuasa Program
Semua maklumat dan kandungan yang dimasukkan dalam buku program mestilah tepat dan ringkas. Sila semak ejaan secara berulang kali dan penganjur perlu memastikan penggunaan bahasa yang betul dan tepat bagi mengelak sebarang kesilapan yang boleh menjejaskan imej TATIUC. 3.15 CENDERAHATI
Pemberian cenderahati kepada Tetamu Kehormat tidak digalakkan. Walau bagaimanapun sebagai tanda kenang-kenangan, cenderahati yang tidak mahal harganya atau barang-barang yang dihasilkan sendiri oleh TATIUC adalah dibenarkan. Cenderahati boleh disampaikan dalam 2 keadaan :
i. penyampaian dalam majlis; ii. penyampaian dalam bilik semasa acara minuman ringan sebelum atau selepas majlis;
Jika penyampaian dibuat dalam majlis, ia hendaklah diadakan pada akhir acara misalnya selepas menyampaikan hadiah atau sebelum berangkat ke bilik jamuan. Penyampaian cenderahati hendaklah dengan cara yang sopan. Cenderahati hendaklah diletakkan di atas dulang beralas. Pembawa dulang cenderahati pula hendaklah berpakaian sesuai dan cenderahati akan disampaikan oleh Tuan Rumah. TATIUC menggalakkan pemberian cenderahati yang berbentuk produk TATIUC/lambang TATIUC/ produk-produk yang melambangkan negeri Terengganu seperti batik, tembaga dan sutera tertakluk kepada kewangan semasa. Selain itu, produk hasil kreativiti pensyarah atau pelajar yang melambangkan keunikan dan ketinggian ilmu amat digalakkan untuk ditonjolkan sebagai cenderahati kepada tetamu. Buku atau hasil penerbitan yang sesuai juga boleh digunakan sebagai cenderahati kepada tetamu kenamaan. 3.16 PENYAMBUT TETAMU
Buat masa ini TATI University College tidak mempunyai kumpulan penyambut tetamu khas dan terlatih bagi mengendalikan aktiviti sambutan untuk pelbagai jenis majlis. Namun begitu bagi setiap majlis/program kesesuaian penyambut tetamu perlu dipertimbangkan bagi melancarkan perjalanan majlis/program. Jumlah penyambut tetamu yang digunakan adalah bergantung kepada jenis majlis dan juga jumlah jemputan untuk sesuatu majlis. Penyambut tetamu memainkan peranan yang penting dalam melancarkan perjalanan majlis dan mereka bertindak sebagai barisan hadapan yang membawa imej TATI University College semasa berlangsungnya sesuatu majlis. Antara tugas penyambut tetamu ialah :
i. menyambut ketibaan tetamu ii. mengedarkan buku program iii. mengiringi tetamu iv. petunjuk tempat duduk v. membantu tetamu dalam pelbagai perkara semasa majlisberlangsung.
Bagi melaksanakan fungsinya dengan lebih berkesan, Penyambut Tetamu mestilah mengetahui perkara-perkara asas seperti atur cara majlis, susunan tempat duduk, pintu masuk, pintu keluar, tempat rawatan, kawasan yang diperuntukkan untuk tetamu, tempat-tempat penting (tandas, tempat jamuan dan lain-lain), senarai tetamu yang dijemput, senarai tetamu kenamaan dan juga memakai pakaian yang sesuai serta mudah dikenali oleh tetamu. Semua penyambut tetamu hendaklah tiba di tempat majlis satu jam sebelum tetamu pertama tiba. Mereka perlu melaporkan diri kepada Ketua Penyambut Tetamu majlis tersebut dan menyemak tempat duduk jemputan terutama tempat duduk VVIP. Semua tetamu jemputan perlu disambut dengan hormat dan memberikan buku program majlis berkenaan serta mengiringi mereka ke tempat duduk yang dikhaskan. Salam hormat boleh diberi dengan senyuman atau memberi salam. Jika terdapat pertanyaan, jawablah dengan tertib dan sopan. Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera rujuk perkara tersebut kepada penyelaras atau ketua majlis/program. Penganjur boleh memohon bantuan Pejabat Pentadbiran bagi mendapatkan bantuan Penyambut Tetamu dalam menjayakan sesuatu majlis/program. 3.17 PENGACARA MAJLIS
Pengacaraan majlis/program adalah injap penting yang bukan sekadar berfungsi sebagai orang yang membuat pengumuman, tetapi juga berperanan mengendalikan sesuatu majlis hingga selesai dengan baik. Justeru pemilihan serta perlantikan pengacara majlis/program perlu dibuat dengan teliti. Tiga tugas utama pengacara majlis adalah untuk :
i. mengawal majlis ii. membuat pengumuman dan
iii. memberi panduan kepada tetamu atau kepada yang mengambil bahagian Ciri-ciri Pengacara Majlis yang berkualiti adalah seperti berikut :
i. mempunyai suara yang lunak atau sedap didengar ii. tidak gemuruh iii. pandai menulis teks juruacara iv. berpengetahuan dalam protokol majlis dan etiket sosial
Pemilihan Pengacara Majlis mestilah mendapat persetujuan Jawatankuasa Penganjur. Kad atau kertas yang digunakan untuk teks juruacara ialah berukuran setengah A4 kertas taip biasa. Satu muka surat bagi satu pengumuman, jika ada lima pengumuman mestilah ada lima muka surat. Kandungan teks juruacara mengandungi butiran berikut:
i. Nama majlis ii. Muka surat iii. Bilangan pengumuman iv. Panduan (CUE) v. Masa vi. Pengumuman (ANN)
Format Teks Juruacara Majlis……………. Muka Surat (1) Masa CUE ANN (1) 0900 ………………………. ……………………. ………………………. ……………………. ………………………. ……………………. Teks juruacara majlis mestilah diluluskan dalam mesyuarat Jawatankuasa Penganjur dan bagi Majlis berprestij seperti konvokesyen teks juruacara mestilah disemak dalam Mesyuarat Jawatankuasa Seranta dan diluluskan dalam Jawatankuasa Induk Konvokesyen TATI University College. 3.18 PUBLISITI DAN PEMASARAN PROGRAM
Aktiviti promosi dan publisiti yang berkesan dan strategik adalah amat penting dalam menjayakan sesuatu majlis. Pemilihan kaedah sama ada menggunakan flyer, media elektronik atau cetak, poster atau kombinasi yang bersesuaian adalah tertakluk kepada objektif sesuatu majlis serta peruntukan kewangan yang diluluskan. Iklan adalah kaedah yang digunakan bagi hebahan atau mempromosi sesuatu aktiviti/program/majlis rasmi yang hendak dilaksanakan. Ianya boleh dibuat menggunakan media cetak atau elektronik. Paparan iklan melalui bunting dan kain rentang yang jelas bagi memudahkan pihak-pihak yang terlibat atau orang ramai mendapat maklumat dan mengambil maklum mengenai majlis yang dilaksanakan. Adalah diingatkan pengisian matlumat menggunakan perkataan yang terlalu panjang pada bunting atau kain rentang boleh menjejaskan penyampaian. Iklan melalui bunting dan kain rentang bagi menghebah atau mempromosi majlis hendaklah dibuat secara terang dan jelas serta reka bentuk dan pemilihan warna yang sesuai. Bunting dan kain rentang yang digantung di dalam kawasan kampus mestilah diturunkan selewat-lewatnya seminggu selepas tarikh majlis diadakan. Manakala iklan yang digantung diluar kawasan adalah tertakluk kepada kelulusan pihak berkuasa yang berkenaan.
(Contoh Bunting dan Kain Rentang: Sila rujuk lampiran 10) 3.19 PENJENAMAAN
Logo merupakan salah satu komponen imej dalam membentuk strategi berkesan bagi memperkenalkan TATI University College di peringkat kebangsaan dan juga antarabangsa. Oleh itu, penggunaan logo TATI University College hendaklah dibuat secara konsisten dalam semua bahan promosi termasuk bahan bercetak dan elektronik. Mempromosikan imej korporat TATIUniversity College seperti logo, warna, moto dan lain-lain secara konsisten adalah tanggungjawab semua pihak penganjur majlis/program di TATI University College terutamanya melalui pelaksanaan sesuatu majlis. Semasa menggunakan logo, sila pastikan kesesuaian penggunaan bahan, rekabentuk bahan dan lain-lain yang boleh membantu meningkatkan imej TATI University College. 3.20 KESELAMATAN DAN TRAFIK
Pengurus Majlis/Program hendaklah memaklumkan kepada Pejabat Pendaftar Bahagian Keselamatan secara bersurat mengenai majlis/program yang akan dilaksanakan. Maklumat yang perlu dikemukakan hendaklah mengandungi :
i. Nama majlis
ii. Tarikh, masa dan tempat iii. Senarai nama VIP, jenis dan warna kenderaan serta nomborplat kenderaan (tetamu luar) iv. Keperluan pengiring atau outriders (sekiranya perlu)
Matlumat mengenai keperluan tempat letak kenderaan tetamu perlu diberikan sekiranya majlis/program melibatkan ramai jemputan luar. Berikan matlumat setepat mungkin mengenai jumlah tempat letak kenderaan bagi tetamu kenaman yang akan hadir ke sesuatu majlis/program. Penganjur majlis/program juga boleh memohon penyediaan papan tanda bagi majlis/program yang akan dijalankan. 3.21 SUSUNAN BENDERA
Sekiranya, sesuatu majlis rasmi melibatkan pengibaran bendera, maka susunan bendera hendaklah mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Susunan bendera adalah mengikut susunan keutamaan negeri dan susunan keutamaan negeri adalah mengikuti susunan keutamaan Duli Yang Maha Mulia Raja danYang Terutama Yang Di Pertua Negeri. Jika berlaku pertukaranSeri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong atau Duli Yang Maha Mulia Raja yang memerintah negeri atau Tuan Yang Terutama Negeri, maka susunan bendera juga berubah. Pada masa ini, susunan keutamaan Negeri dan wilayah adalah seperti berikut :
i. Malaysia ii. Negeri Kedah iii. Negeri Sembilan iv. Negeri Pahang v. Negeri Kelantan vi. Negeri Johor vii. Negeri Perak viii. Negeri Perlis ix. Negeri Selangor x. Negeri Terengganu xi. Negeri Sarawak xii. Negeri Pulau Pinang xiii. Negeri Sabah xiv. Negeri Melaka xv. Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur xvi. Wilayah Persekutuan Labuan xvii. Wilayah Persekutuan Putrajaya
Pada asasnya, peraturan menyusun bendera adalah mengikut prinsip susunan tempat duduk sama ada bilangannya ganjil atau genap. Jika disusun dengan cara sebaris, ia hendaklah bermula dari kiri ke kanan. Sekiranya bendera disusun bermula dari tengah, susunan hendaklah berasaskan prinsip susunan tempat duduk, iaitu yang di tengah merupakan yang terkanan sekali, manakala yang sebelah kanannya ialah kedua terkanan dan sebelah kirinya pula yang ketiga terkanan. 3.22 RAPTAI MAJLIS
Kejayaan sesuatu majlis/program bergantung kepada persediaan yang dibuat. Justeru itu raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan atau kerap diadakan. Tujuan raptai diadakan adalah:
i. Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawab ii. Untuk menentukan urutan majlis iii. Untuk menentukan jangka masa yang tepat iv. Untuk memperbaiki kelemahan jika ada v. Untuk menyelaras acara vi. Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat
3.23 POST-MORTEM
Post-mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya untuk majlis yang akan datang. Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang. Oleh yang demikian kebijaksanaan ketua penganjur dalam menangani isu berhubung kait amat perlu bagi keharmonian organisasi.
4.0 PENGURUSAN MEDIA Perhubungan, pengurusan dan publisiti media perlu dirancang dan dilaksanakan dengan teliti. Oleh itu, penglibatan Jabatan Komunikasi Korporat, Promosi dan Citra perlu di ambilkira dalam merancang dan mempromosikan program seperti persidangan, bengkel, seminar, lawatan kenamaan, syarahan awam, mengendalikan temuduga kepakaran dan menyediakan berita, kenyataan media dan lain-lain yang berkaitan.
i. Kenyataan Media ii. Penyediaan Kenyataan Media iii. Jemputan Media iv. Publisiti Dalam Kampus v. Penyediaan Press Kit vi. Pengurusan Media vii. Penafian Melalui Media viii. Memastikan Kehadiran Media ix. Publisiti Media x. Publisiti Tanpa Melalui JKKPC xi. Fotografi
4.1 KENYATAAN MEDIA (PRESS RELEASE)
Merupakan suatu kenyataan ringkas yang disediakan untuk menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti, perkhidmatan, produk, pencapaian, individu dan lain-lain) yang berguna, tepat dan menarik untuk sebaran media. 4.2 PENYEDIAAN KENYATAAN MEDIA
Setiap penganjur yang mengendalikan sebarang pengurusan majlis dan aktiviti boleh mempromosikan maklumat kepada media massa melalui kenyataan media. Kenyataan media perlu mempunyai struktur seperti berikut :
Kepala surat TATIUC, nama, alamat, nombor telefon, alamat web. KENYATAAN MEDIA (PRESS RELEASE) dalam huruf besar. Nama pegawai yang boleh dihubungi. IMMEDIATE RELEASE OR RELEASE DATE (semua dalam huruf besar)
Tajuk hendaklah ditulis dalam huruf besar dan dihitamkan (ringkas dan menarik perhatian) Kandungan kenyataan media kebiasaannya mengandungi jawapan kepada soalan siapa, apa, di mana,
bila dan kenapa serta bagaimana (teori 5W + 1H) bergantung kepada jenis program atau majlis. Maklumat dalam perenggan ini mesti berbentuk informatif yang boleh menarik perhatian media.Perenggan yang terakhir mempunyai ringkasan kenyataan dan maklumat perhubungan dengan jelas seperti nama, nombor telefon dan e-mel, sekiranya pihak media ingin mendapatkan maklumat lanjut mengenai sesuatu program.
Sila nyatakan sumber atau quote nama pegawai yang bertanggungjawab terhadap sesuatu program dalam kenyataan media tersebut. Jika tiada nama pegawai, pihak media akan menggunakan quote "jurucakap TATIUC berkata……. "
Selang-selikan penggunaan kata ganti nama seperti Aizat berkata, beliau berkata, katanya dan menurutnya pada setiap rangkap.
Menyediakan versi dua bahasa dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris untuk memudahkan akhbar kedua-dua jenis bahasa. Sebagai contoh, terjemahan Bahasa Melayu perlu dibuat untuk abstrak Syarahan Inaugural atau kajian mengenai produk yang memenangi sesuatu pertandingan.
Gambar (sekiranya perlu) harus dihantar melalui e-mel dalam fail yang berasingan daripada fail e-mel kenyataan media. Kualiti gambar akan terjejas jika dihantar melalui fail Word.
Kenyataan media boleh dihantar melalui faks atau e-mel. Kenyataan media juga berfungsi bagi kemudahan wakil media yang tidak menghadiri majlis/program
untuk keperluan siaran akhbar mereka pada keesokan harinya. Selaraskan kaedah permulaan kenyataan media seperti berikut “KIJAL, 1 April – (Disusuli dengan berita) Fakta paling penting hendaklah ditulis pada dua atau tiga rangkap teratas dan ia saling berkaitan. Fakta yang tidak penting ditulis pada rangkap-rangka purutan terbawah (konsep piramid terbalik). Tulis ejaan sesuatu nama untuk penggunaan kali pertama seperti TATI University College, disusuli
(TATIUC). Rangkap berikutnya hendaklah menggunakan nama singkatan TATIUC sahaja. Kaedah ini boleh digunakan untuk pertubuhan atau organisasi yang lain.
Tajuk perlu berfakta, bukan nama sesuatu majlis. Contohnya, ITEX iktiraf 18 penyelidik TATIUC, bukannya TATIUC Mengikuti Majlis ITEX.
Gunakan petikan dialog yang menarik seperti struktur contohini: “Kita mahu menjadikan TATIUC sebagai sebuah universiti kemahiran bertaraf antarabangsa,” kata Rektor TATIUC.
Kenyataan media yang baik ialah dibuat dalam bentuk berita. Nama jawatan perlu ditulis sebelum namanya. Gugurkan perkataan Yang Berbahagia, Yang Berhormat atau seumpamanya. Selaraskan pangkat Dato’ kepada Datuk. Rangkap akhir biasanya mengandungi latar belakang sesuatu maklumat berita. Contohnya, majlis APC
diadakan pada setiap tahun sejak tahun…….serta dianjurkan oleh……
Ayat perlu ringkas, padat dan tidak membazir.
Contoh:
Tidak dinafikan hasil penyelidikan Dr. Zahid ini telah membawa dan membuat anjakan paradigma tahap penyelidikan Fakulti Komputer, Media dan Pengurusan Teknologi ke arah penyelidikan berpretasi tinggi serta mengukuhkan kajian Fakulti Komputer, Media dan Pengurusan Teknologi sebaris dengan Pusat Pengajian Tinggi yang lain.
Ia sepatutnya ditulis:
Penyelidikan Dr. Zahid telah meningkatkan tahap penyelidikan fakulti itu yang berprestasi tinggi, sebaris dengan Pusat Pengajian Tinggi yang cemerlang di luar sana.
Jika rangkap mengandungi maklumat yang kompleks, ia perlu dimudahkan dengan membuat tafsiran
baru, Kecuali dialog.
Elakkan daripada menggunakan tanda koma yang banyak atau kata penghubung seperti dan, serta dalam satu ayat.
Kenyataan Media bukan teks ucapan, tesis dan jurnal. Bahasanya perlu terus dan ringkas. Kenyataan media tidak memerlukan gaya bahasa indah seperti : dengan kata lain, ini akan menimbulkan, justeru itu, sewajarnya, berdasarkan faktor tersebut dan seumpamanya.
Elakkan penggunaan ayat pasif seperti: Melalui anugerah itu Dr. Amran membuktikan kemampuan TATIUC, kerana ia sukar difahami. Gunakan ayat aktif seperti: Dr. Amran membuktikankemampuan TATIUC melalui anugerah itu.
Gunakan teknik dua ayat digabungkan menjadi satu ayat dengan menggunakan perkataan “yang” dan “dan” kerana satu ayat mewakili satu rangkap.
Rangkap sebaik-baiknya mempunyai tiga hingga empat baris serta tidak mengandungi lebih daripada lima baris.
Kenyataan media juga dibuat sebaik selesai sesuatu majlis (selewat-lewatnya sehari) untuk :
Kemudahan wakil media yang tidak menghadiri majlis/program untuk keperluan siaran akhbar mereka.
Supaya tidak lupa segala maklumat
Supaya berita tidak “basi”
(Contoh Kenyataan Media: Sila rujuk lampiran 11) 4.3 JEMPUTAN MEDIA
Penganjur perlu menghantar maklumat mengenai sesuatu majlis atau aktiviti kepada Jabatan Komunikasi Korporat, Promosi dan Citra sebulan sebelum program bermula. Maklumat yang dihantar dalam bentuk surat perlu mengandungi perkara berikut:
Penganjur meminta bantuan hebahan media daripada JKKPC mengenai sesuatu program. Tujuan program diadakan. Tarikh, masa dan tempat berlangsungnya program. Nama perasmi yang telah mengesahkan kehadirannya. Nama pegawai yang boleh dihubungi. Tentatif program. Maklumat tambahan (jika berkaitan).
Sebarang perubahan hendaklah dimaklumkan kepada JKKPC. Jemputan media yang berkesan ialah menyertakan sekali dengan kenyataan media. JKKPC akan menghantar jemputan seminggu sebelum majlis/program sebelum program bermula melalui faks dan e-mel kepada pertubuhan media seperti Berita Harian, Utusan Malaysia, Harian Metro, Kosmo, Sinar Harian, New Straits Times, The Star, The Sun, Malay Mail, TV3, RTM, TV9, Astro, ntv7, 8TV Bernama, Sin Chew Jit Poh, Nanyang Siang Pau, Oriental Daily News, China Press, Guang Ming Daily dan Tamil Nesan.
(Contoh Surat Jemputan Media: Sila rujuk lampiran 12) 4.4 PUBLISITI DALAM KAMPUS
Penganjur yang tidak berminat menjemput wakil media membuat liputan, sekurang-kurangnya menjemput wakil JKKPC yang bertanggungjawab mengendalikan buletin dan berita di laman web TATIUC untuk membuat liputan.
Sekiranya Penganjur terlupa menjemput JKKPC, Penganjur masih boleh memberikan publisiti mengenai program yang telah berakhir dengan mengirim laporan, berita atau kenyataan media dalam dua bahasa iaitu Bahasa Melayu dan Inggeris kepada JKKPC. JKKPC akan menentukan sama ada nilai berita sesuatu program itu perlu dihantar ke media massa, laman web TATIUC atau Sinergi TATIUC. Jika fakulti/jabatan/pusat/unit menyertai atau menghadiri program yang dianjurkan oleh pihak luar dan mendapat pengiktirafan dalam sesuatu majlis (dalam negara), adalah disarankan makluman dan jemputan kepada wakil JKKPC untuk membuat liputan supaya kejayaan warga TATIUC dipromosikan melalui media massa, Sinergi TATIUC dan laman web TATIUC.
Adalah di ingatkan JKKPC perlu menekan aspek pemakaian mengikut kesesuaian majlis sekiranya JKKPC menjemput wakil media untuk membuat liputan mengenai TATI University College. Ini adalah bagi menjaga serta memastikan etika kod berpakaian dipatuhi dalam sesuatu majlis/program. 4.5 PENYEDIAAN PRESS KIT
Press Kit kebiasaannya berupa paper bag/folder TATIUC, perlu disediakan oleh pihak penganjur dengan mendapatkannya daripada JKKPC untuk mengisi semua bahan seperti di bawah :
i. Buku Atur Cara atau Buku Program atau Pamplet dan lain-lain risalah yang mengandungi perjalanan dan penerangan sesuatu majlis/program
ii. Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk memberi ucapan seperti yang terkandung dalam atur cara majlis.
iii. Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (kebiasaannya lewat diterima). Pihak urusetia perlu memastikan (menghubungi pegawai kanan menteri) mengenai teks ucapan menteri. Teks itu akan disampaikan terus kepada wakil media sekiranya tidak sempat dimasukkan ke dalam press kit.
iv. Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan Press Release bagi program yang diadakan. v. Pihak TATIUC menggalakkan semua penganjur supaya memasukkan risalah mengenai TATIUC dan
program akademik yang ditawarkan dalam kit tersebut. vi. Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media yangmembuat liputan dengan memasukkannya
ke dalam press kit. vii. Menyediakan tag nama yang mengandungi tanda nama "Press” kepada wakil media jika program
tersebut berkaitan dengan bengkel atau seminar yang berlangsung lebih daripada sehari. viii. Bagi majlis yang dihadiri menteri, penganjur disaran menyediakan 20 press kit berbanding 10 press
kit bagi majlis yang tidakdihadiri menteri. ix. Press kit perlu diberi kepada semua wakil media sama ada wartawan dan juru gambar akhbar,
majalah, televisyen, radio dan media alternatif.
4.6 PENGURUSAN MEDIA
Pihak penganjur perlu memastikan perkara-perkara berikut semasa majlis perasmian atau pelancaran sesuatu program:
i. Menyediakan tempat pendaftaran wakil media di kawasan yang strategik (tempat laluan utama). ii. Memastikan wakil media menulis nama, syarikat media mereka, nombor telefon, e-mel dan bekas
untuk meletakkan kad nama mereka (ia penting jika terdapat sebarang maklumat penting yang tidak sempat diberitahu sebaik sahaja wakil media meninggalkan majlis).
iii. Tempat duduk wakil media dikhaskan di barisan hadapan (tidak sebaris dengan tetamu kehormat atau tetamu khas) bagi memudahkan mereka membuat liputan.
iv. Menyediakan tempat press conference yang sesuai tertakluk kepada permintaan media (tidak semestinya di tempat berlangsungnya majlis).
v. Mendapatkan pandangan setiausaha akhbar menteri sama ada perlu press conference atau tidak
(Kadangkala menteri tidak mahu membuat PC kerana jadualnya yang ketat). vi. Menyediakan pelajar, pensyarah, penyelidik yang telah dihubungi lebih awal supaya pihak media
dapat menemubual mereka (sekiranya aktiviti melibatkan kejayaan individu). vii. Menyediakan tempat jamuan yang sesuai untuk wakil media dalam majlis berkenaan (dengan
mendapat nasihat JKKPC). viii. Berbincang dengan kumpulan jurugambar wakil media jika terdapat permintaan khas untuk sesi
fotografi bersama tetamu jemputan, sebelum maklum balas mereka disampaikan kepada pengacara majlis.
ix. Wakil Penganjur di unit promosi perlu mencatat isi penting yang tiada dalam teks ucapan seseorang perasmi atau tetamu jemputan bagi tujuan maklumat media.
x. Memastikan kehadiran pegawai daripada penganjur bersama-sama Rektor semasa Press Conference sekiranya terdapat pertanyaan wakil media yang lebih terperinci atau berkaitan perangkaan.
xi. Memastikan Bahagian Keselamatan telah memberitahu pengawal yang bertugas di beberapa pintu masuk supaya memberi kerjasama kepada wakil media yang akan datang membuat liputan pada hari tersebut.
4.7 PENAFIAN MELALUI MEDIA
Proses penafian melalui media diselaraskan oleh JKKPC. Bagaimanapun, penganjur memainkan peranan penting dalam membantu proses-proses berkenaan. Penafian melalui media dibuat apabila TATIUC telah diberi laporan yang salah oleh pihak media dan pihak lain. Justeru JKKPC dan penganjur disarankan supaya:
i. Menjalankan siasatan terhadap setiap pihak terlibat. ii. Mendapatkan maklumat dan kepastian daripada wartawan dan sumber yang terlibat sebelum
membuat keputusan. iii. Menghubungi pengarang sesuatu meja untuk memberitahu keadaan sebenar. iv. Mengirim kenyataan penafian kepada semua media setelah diperakui oleh Rektor.
4.8 MEMASTIKAN KEHADIRAN MEDIA
Berikut adalah panduan umum apabila menghubungi editor media melalui telefon bagi memastikan kehadiran wakil media dalam sesuatu majlis:
i. Minta disambungkan ke meja pendidikan (untuk majlis yangtidak dihadiri menteri/timbalan menteri) atau disambungan ke meja berita (untuk majlis yang dihadiri menteri)
ii. Perkenalkan diri: “Saya Khairil dari JKKPC TATIUC. Saya ingin tahu sama ada (nama media: contoh Berita Harian) akan cover assignment TATIUC malam ini/esok atau tidak”.
iii. (Jika mereka bertanya lanjut tentang majlis/tempat/kehadiranVIP/menteri, pastikan anda mempunyai maklumat terperinci untuk menjawab)
iv. Jika mereka tidak mendapat maklumat, katakan, ”Pihak kami telah faks pada (tarikh) yang lalu dan akan mengirim semula faks sebentar lagi”.
v. “Boleh saya tahu sebab (nama media) tidak cover?”(jika mereka tidak membuat liputan) vi. ”Terima Kasih” (setelah mendapat jawapan)
4.9 PUBLISITI MEDIA
Publisiti yang diberi oleh wakil media kepada majlis TATIUC terbahagi kepada empat situasi. Penganjur sewajarnya memahami situasi berkenaan untuk mengelak harapan terlalu tinggi terhadap liputan media.
a. Program Yang Tidak Dihadiri Menteri
Luasnya liputan media (kehadiran wakil media) dalam program anjuran bergantung kepada betapa besarnya impak nilai berita sesuatu program anjuran mereka.
b. Program Yang Dihadiri Menteri
Kehadiran ramai wakil media dalam sesuatu program bukanlah ukuran pentingnya majlis atau aktiviti tersebut. Barangkali kehadiran wakil media didorong oleh kehadiran Menteri atau Timbalan Menteri hingga mereka berminat untuk bertanya isu selain daripada program anjuran.
c. Program Kerjasama Media (Penganjur Bersama)
Kerjasama Penganjur dengan media selaku penganjur bersama digalakkan kerana program tersebut dijamin mendapat liputan meluas media sebelum dan selepas program. Bagaimanapun kelemahan kaedah kerjasama ini ialah tiada wakil media lain yang berminat untuk membuat liputan.
d. Sidang Akhbar (Press Conference)
Sidang Akhbar kebiasaannya dibuat sekiranya terdapat sesuatu penjelasan isu atau pengumuman. Contohnya untuk mengumumkan kemenangan pelajar TATIUC dalam pertandingan kemahiran diperingkat antarabangsa. Jumlah kehadiran media tidak dapat dijangka kerana bergantung kepada nilai berita di sebalik isu atau pengumuman tersebut.
4.10 PUBLISITI TANPA MELALUI JKKPC
Setiap Penganjuran majlis/program perlu meminta bantuan JKKPC untuk liputan media kerana JKKPC berperanan sebagai pusat media TATIUC. Publisiti tanpa bantuan JKKPC akan menyebabkan:
i. Jemputan media tidak menyeluruh ii. Kekurangan pengalaman penganjur mengendalikan perhubungan media boleh menjejaskan imej TATIUC
di kalangan pengamal media.
4.11 FOTOGRAFI
Bagi wakil penganjur yang mengambil gambar menggunakan kamera kompak di majlis luar yang melibatkan individu TATIUC tanpa kehadiran jurugambar JKKPC, gambar tersebut harus memenuhi beberapa kriteria di bawah :
i. Ketinggian subjek pada paras mata (Eye Level) ii. Gambar mesti rata (level) iii. Gambar luas (Wide Shot) iv. Gambar berkumpulan (Group photo) v. Medium Shot dan Mark Shot vi. Frame line tidak terkena fizikal subjek (full body) vii. Menggunakan saiz besar iaitu L dan JPEG serta beresolusi tinggi viii. Keterangan gambar (Caption) ix. Shot individu penting dalam majlis x. Shot majlis perasmian dan penutup xi. Gambar candid peserta dan pemberi ucapan
Lampiran 1
Contoh : Surat Jemputan Kepada Tetamu Kehormat
Rujukan Kami :TATIUC/100/99.bhg.18 (36) Tarikh : 30 Mei 2015 Y.B. Dato’ Seri Haji Idris bin Jusoh Menteri Pengajian Tinggi Malaysia Kementerian Pengajian Tinggi Aras 7, Blok E3, Parcel E Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62502 PUTRAJAYA Y.B. Dato’ Seri, JEMPUTAN SEBAGAI TETAMU KEHORMAT MAJLIS PENUTUPAN PAMERAN REKA CIPTA, PENYELIDIKAN DAN INOVASI TATI UNIVERSITY COLLEGE
Dengan segala hormatnya saya merujuk perkara di atas. 2. Sukacita saya menarik perhatian Y.B. Dato’ Seri bahawa TATI University College akan mengadakan Pameran Reka Cipta, Penyelidikan dan Inovasi (PRPI) 2015 pada 29-31 Julai 2015, bertempat di Dewan Al-Farabi, TATI University College. Tujuan PRPI ini diadakan adalah untuk mempamerkan pencapaian penyelidikan, inovasi dan reka cipta yang berkualiti dan berimpak tinggi serta mengenalpasti produk penyelidikan yang boleh dikomersialkan. Majlis ini juga adalah sebahagian daripada usaha untuk memberi galakan dan meningkatkan budaya aktiviti R&D sejajar dengan pengiktirafan yang diberikan oleh kerajaan kepada TATI University College sebagai salah sebuah Kolej Universiti berkemahiran tinggi di negara ini. 3. Untuk pengetahuan Y.B. Dato’ Seri, PRPI 2015 akan melibatkan pameran inovasi dan penyelidikan dalam pelbagai kluster seperti Teknologi. Semua penyertaan penyelidik TATIUC dalam PRPI ini akan dipertandingkan mengikut kluster dan kategori pertandingan yang telah ditetapkan. Dengan tema “Memartabatkan Penyelidikan Berkualiti”, PRPI kali ini dijangka berupaya memberi rangsangan yang lebih membanggakan terhadap kemajuan TATIUC dalam bidang penyelidikan. 4. Sehubungan itu, saya dengan besar hati dan penuh takzimnya menjemput Y.B. Dato’ Seri sebagai tetamu kehormat dalam Majlis Penutupan PRPI TATIUC 2015 yang akan diadakan pada 31 Julai 2015, jam 3.00 petang, bertempat di Dewan Al-Farabi, TATIUC. Pihak TATIUC juga memohon kesudian Y.B. Dato’ Seri untuk menyampaikan ucapan perasmian penutupan dan seterusnya menyempurnakan penyampaian kepada para pemenang PRPI 2015. Kesudian dan jasa baik Y.B. Dato’ Seri menerima jemputan ini amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih. Sekian, terima kasih. "MEMACU TEKNOLOGI TERKINI DEMI KEHIDUPAN LESTARI” “TRANSFORMASI TERENGGANU BAHARU”
Yang Menurut Perintah, (PROF. MADYA DR. MOHD ZAMRI BIN IBRAHIM)
Rektor TATIUC College s.k Fail
Lampiran 2
Contoh : Borang Sinopsis Majlis
Nama Penganjur : Nama Majlis : Tarikh : Masa : Tempat :
Objektif
1. 2. 3. 4.
Tema (jika ada)
Cadangan Tetamu Kehormat (nama, jawatan dan alamat)
Jumlah Jemputan
Senarai Jemputan
Pengurus Majlis (Nama, jawatan dan nombor telefon)
Lampiran 3
Contoh : Jadual Perancangan/Gerak Kerja
Jadual Tindakan Kerja Majlis Konvokesyen TATIUC Kali Ke-9, 2015
Bil Tindakan APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPT. OKTOBER
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 J.K.Jemputan,Sambutan & Protokol (Jab.HEPA & Perpustakaan) -Kenalpati senarai jemputan -Rekabentuk kad jemputan -Edaran kad jemputan -Pengesahan kad jemputan -kursus protocol -Seat tag -Protokol majlis Jemputan Majlis Makan Malam bersama Canselor
2 J.K Rakaman & Dokumentasi Audio visual (Jab.GMK) -Rakaman gambar aktiviti pesta & konvo -Rakaman video majlis konvo -Persembahan video majlis konvo -Gambar graduan terima skrol -Audio video sepanjang majlis konvo
3 J.K Persediaan Tempat (JPPH & PPFPP) -Tapak Pesta konvo -Dewan konvo -Tempat makan malam -Tempat jamuan VIP -Tempat jamuan jemputan -Rostrum dan siaraya/TV diluar dewan konvo
Lampiran 4
Contoh : Senarai Semak (Checklist)
Bil. Perkara Butiran Kerja Tarikh Kerja Siap
Tindakan Status
1. Perancangan Majlis i) Kertas Kerja ii)Pelantikan Ahli Jawatankuasa iii) Jadual Perancanga(timeline) iv) Peruntukan Kewangan
2.
Sediakan Tempat Majlis
i) Buat tempahan tempat untuk majlis ii)Lawat tempat majlis untuk menentukan kemudahan dan keperluan yang disediakan. iii) Hantar surat/ borang dan dapatkan pengesahan tempahan tempat acara
3.
Sediakan Tempat Jamuan
i) Buat tempahan tempat untuk jamuan ii) Lawat tempat majlis untuk menentukan kemudahan dan keperluan yang disediakan. iii) Hantar surat/ borang dan dapatkan pengesahan tempahan tempat jamuan iii) Lantik katerer yang bersesuaian iv) Tetapkan menu
4.
Lantikan : -Pembaca doa -Pengacara Majlis -Petugas (contoh: penyambut tetamu)
i) Kenalpasti pembaca doa dan pengacara majlis ii) Sedia surat lantikan iii) Edar surat lantikan iv) Membuat pengesahan v) Libatkan semasa raptai
5.
Jemputan dan Protokol
i) Sedia senarai jemputan majlis serta draf kad jemputan majlis ii) Sediakan kad atau surat jemputan secara surat atau kad iii) Edar surat atau kad jemputan iv) Dapatkan pengesahan kehadiran dan sediakan senarai tetamu yang hadir v) Dapatkan nasihat susunan kekananan tetamu daripada Bahagian Istiadat, JPM atau pihak Istana (jika perlu)
vi) Tentukan susunan tempat duduk tetamu kehormat dan tetamu majlis v) Sediakan tanda nama (tagging) di kerusi/ meja makan vi) Semakan akhir sebelum majlis berlangsung
6.
Penyediaan Teks i) Ucapan Tetamu Kehormat
Bincang dengan JKKPC dan pejabat Pendaftar untuk sediakan draf teks ucapan ii) Dapatkan input teks ucapan iii) Sediakan draf teks ucapan iv) Kemukakan teks ucapan kepada tetamu kehormat untuk semakan dan pembetulan v) Sediakan teks ucapan yang terkini (final) kepada tetamu kehormat
7.
Penyediaan teks pengacara majlis
i) Semak teks pengacara majlis
8.
Penyediaan Buku Program/ Atur cara
i) Sediakan draf buku program/ atur cara ii) Dapatkan pengesahan semakan akhir daripada pejabat Pendaftar sebelum cetakan iii) Cetak buku program
9.
Buku Gerak Kerja Pentadbiran
i) Sediakan buku gerak kerja pentadbiran ii) Buat salinan buku gerak kerja pentadbiran yang mencukupi dan edar kepada ahli-ahli Jawatankuasa yang berkenaan untuk tujuan raptai majlis iii) Kemaskini sekiranya ada pindaan selepas raptai majlis dan edar semula untuk tujuan majlis
10.
Penyediaan Hadiah/ Cenderahati / Gimik
i) Semak koleksi cenderahati sedia ada yang bersesuaian, jika tiada ii) Tempah cenderahati yang bersesuaian iii) Sediakan gimik (contoh: mock up cek) untuk penerima jika ada iv) Penerimaan tempahan
11.
Penyediaan Peralatan Audio Visual
i) Tentukan keperluan peralatan audio visual untuk majlis. ii) Buat lawatan tapak untuk memastikan kelengkapan audio visual sedia ada. iii) Sekiranya tidak lengkap, dapatkan pembekal luar. iv) Buat pemeriksaan audio visual sebelum majlis
12.
Kemudahan Logistik
i) Sediakan senarai keperluan logistik • Papan penunjuk arah
• Pengiring keselamatan • Tempat meletak kereta • Tempahan kenderaan • Peralatan menandatangani (meja, alas meja, pen, blotter, dulang cenderamata) • Hiasan • Backdrop • dan sebagainya (mengikut keperluan majlis) ii) Hantar surat/ borang permohonan keperluan logistik kepada JPPH berkaitan iii) Pastikan keperluan telah diterima dan berada dalam keadaan baik untuk digunakan iv) Pastikan keperluan diatur mengikut kedudukan semasa majlis berlansung
13.
Persembahan (Jika Perlu)
i) Kenal pasti jenis persembahan yang sesuai ii) Dapatkan persetujuan daripada Pejabat Pendaftar iii) Kenal pasti dan hubungi pihak yang akan membuat persembahan iv) Dapatkan pengesahan dan persetujuan untuk membuat persembahan v) Kenal pasti keperluan persembahan vi) Sediakan keperluan persembahan (termasuk ketika raptai dan sepanjang majlis berlangsung)
14.
Penyediaan Persembahan Multimedia/ Video (Jika Perlu)
i) Kenal pasti konsep persembahan multimedia/ video yang perlu disediakan ii) Dapatkan persetujuan daripada Pejabat Pendaftar iii) Kenalpasti dan lantik pelaksana persembahan multimedia/ video sama ada di peringkat dalaman TATIUC atau pembekal luar iv) Bincang keperluan persembahan multimedia/ video bersama pelaksana dalaman atau pihak pembekal luar seperti skrip, storyboard, dll. v) Memantau persediaan persembahan multimedia/ video vi) Mengadakan pra-tonton persembahan multimedia/ video kepada Pejabat Pendaftar untuk kelulusan. vii) Pastikan persembahan multimedia/video yang telah dipersetujui siap untuk ditayang semasa raptai dan majlis.
15.
Rakaman Fotografi atau Video
i) Kenalpasti jurufoto atau/dan juruvideo bertugas untuk merakamkan foto/ video ii) Berikan taklimat kepada jurufoto atau/dan jururakam bentuk fotografi/video untuk dirakamkan (bagi jurufoto/ jururakam luar)
16.
Publisiti dan Media
i) Ambil tindakan urusan publisiti dan media
17.
Pameran (jika perlu)
i) Tentukan tema pameran dan dapatkan persetujuan Pejabat Pendaftar ii) Ambil tindakan untuk perkara berikut : a) Sediakan ruang pameran yang bersesuaian b) Pastikan keperluan pameran dan sediakan spesifikasi pameran c) Lantik syarikat pembekal keperluan pameran (jika perlu)
d) Pastikan syarikat pembekal menyediakan keperluan pameran mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan e) Pastikan peserta bersedia sebelum pameran bermula
18.
Raptai
i) Tetap tarikh untuk raptai majlis ii) Maklum kepada Pejabat Pendaftar maklumat raptai iii) Jemput pihak yang terlibat dengan majlis iv) Jalankan raptai mengikut susunan dalam buku gerak kerja cara pentadbiran
19.
Post-mortem
Tetap tarikh untuk post mortem
Lampiran 5
Contoh : Borang Penilaian Majlis
BORANG MAKLUMBALAS : PENILAIAN PENGURUSAN MAJLIS
MAJLIS : TARIKH :
Dengan menggunakan skala di bawah, sila buat penilaian anda pada ruang berkenaan. Nilaian:
Sangat Tidak Memuaskan
Tidak Memuaskan Sederhana Memuaskan Sangat Memuaskan
1 2 3 4 5
Bahagian 1:
Bahagian 1 ; Pengurusan Majlis Pengurusan Majlis
1. Pencapaian objektif majlis ( ) 2. Pengisian dan atur cara majlis ( ) 3. Konsep Majlis ( ) 4. Makanan dan Minuman ( ) 5. Gimik Pelancaran (jika ada) ( ) 6. Pemilihan Tempat ( ) 7. Kemudahan yang disediakan di tempat majlis ( ) 8. Penyambut Tetamu ( ) 9. Juruacara Majlis ( ) 10. Alat pandang dengar ( ) 11. Kehadiran tetamu ( ) 12. Tempat letak kenderaan ( ) 13. Publisiti ( ) 14. Buku Program ( ) 15. Pengurusan keseluruhan majlis ( ) Cadangan-cadangan lain untuk menambahbaik majlis ini. 1. ______________________________________________________________ 2. ______________________________________________________________ 3. ______________________________________________________________ ”TERIMA KASIH ATAS KERJASAMA YANG TELAH DIBERIKAN”
Lampiran 6
Contoh : Atur Cara Majlis
TENTATIF MAJLIS MAKAN MALAM BERSAMA CANSELOR
8.00 mlm : Ketibaan dif-dif jemputan
Ketibaan dif-dif Kehormat
Ketibaan YB Ghazali bin Taib
(Pengerusi Lembaga Pengarah TATIUC) Ketibaan YB Haji Bazlan bin Abd.Rahman
(Pengerusi Lembaga Pentadbir TATIUC)
8.20 mlm : Ketibaan Y.Bhg Tan Sri Dato’ Ir. Dr. Wan Abd Rahman
bin Wan Yaacob (Canselor TATIUC)
: Bacaan Doa
8.25 mlm : Ucapan Aluan oleh Y.Bhg Prof. Madya
Dr. Mohd Zamri bin Ibrahim (Rektor TATIUC)
8.35 mlm : Tayangan Video Korporat TATIUC
: Pelancaran Pra Pelan Strategik TATIUC 2016-2020
9.00 mlm : Jamuan Makan Bermula
9.30 mlm : Majlis Bersurai
Lampiran 7
Contoh : Kad Jemputan
Dengan segala hormatnya mempersilakan
Y.Bhg. Tan Sri Dato` IR.(DR) Wan Abdul Rahman bin Haji Wan Yaacob
Ke
Majlis Menandatangani Memorandum Persefahaman
di antara
TATI University College dengan Universiti Teknologi Mara (Terengganu)
Pada
2 September 2015 (Selasa), Jam 11.00 pagi di Hotel UiTM Terengganu
Semoga kehadiran Y.Bhg. Tan Sri / Puan Sri / Datuk / Dato! / Datin / Prof. / Tuan / Puan akan memeriahkan majlis dan diucapkan terima kasih.
Sila jawab sebelum: 15 Ogos 2015 Pakaian: Batik Pejabat Pendaftar : 09-8601000 atau Faks: 09-8635863
Atur Cara
10.30 pagi :
Ketibaan Para Jemputan
10.50 pagi :
Ketibaan Dif-Dif Jemputan
11.00 pagi :
Ketibaan Y. Bhg. Tan Sri Dato` IR.(DR) Wan Abdul Rahman bin haji Wan Yaacob Canselor, TATIUC
:
Bacaan Doa
:
Ucapan Y. Bhg. Profesor Madya Dr. Mohd Zamri bin Ibrahim, Rektor, TATIUC
:
Ucapan Y. Bhg. Profesor Madya Dr.Abdol Samad bin Nawi Rektor, Universiti Teknologi Mara (Terengganu)
:
Majlis Menandatangani Memorandum Persefahaman (MoU)
:
Penyampaian Cenderahati
:
Jamuan Makan Tengah hari
:
Bersurai
Contoh Kad Jawapan Jemputan
Pejabat Pendaftar
Pengesahan Kehadiran
Majlis Menandatangani Memorandum Persefahaman
di antara
TATI University College dengan Universiti Teknologi Mara (Terengganu)
Pada
2 September 2015 (Selasa), Jam 11.00 pagi di Hotel UiTM Terengganu
Saya ..........................................................................................................................
........................................................................................ (Cop Rasmi/Nama Jabatan)
Hadir Tidak hadir
Sila jawab sebelum 15 Ogos 2015 (Isnin) kepada Pejabat Pendaftar atau berhubung terus di talian : 09 - 8601000 atau hantar kad jawapan melalui no.faks : 09-8635863
Lampiran 8
Contoh : Pakaian Ke Majlis/Program Rasmi akaian K
Kurung Moden Kurung Moden Kebaya Moden
Batik (Lengan Panjang)
Batik (LenganPanjang)
Kebaya Nyonya
Baju Kebangsaan Baju Kebangsaan (Kurung)
Pakaian Kasual
Lounge Suit Black Tie
Lampiran 9
Contoh : Aturcara Pentadbiran
MAJLIS KONVOKESYEN KALI KE-SEMBILAN TARIKH : 10 OKTOBER 2015 (SABTU) MASA : 9.00 PAGI TEMPAT : DEWAN CANSELOR, TATIUC
7.45 pagi Petugas / urusetia dan penyambut tetamu tiba. Pasukan Koir/Gamelan tiba
Juruacara Majlis tiba. Buku cenderamata diedarkan. Semakan / ujian akhir.
1. PA System dan pendawaian 2. Susunan tempat duduk pentas 3. Susunan tempat duduk pelajar / pegawai / akademik / VIP 4. Hiasan Pentas 5. Pameran 6. Jamuan
9.00 pagi Ketibaan para graduan, kakitangan TATI University College dan orang ramai:
Persembahan video korporat TATI University College Perarakan Akademik dan graduan bersedia.
(Que
Persembaha
n)
Penayangan
video
korporat
(Que AJK
Graduan&
Akademik)
9.15 pagi Ketibaan Dif-dif Kehormat.
Ahli-ahli Lembaga Pengarah TATI University College Ahli-ahli Lembaga Pentadbir TATI University College Wakil – wakil Universiti
[AJK
Perarakan
Besar/
Protokol/FM]
Persediaan Graduan, Perarakan Graduan dan Pegawai Akademik : Juruacara Majlis mengumumkan:
“PERARAKAN MASUK PARA GRADUAN” Muzik gamelan dimainkan Para graduan berarak masuk dan mengambil tempat duduk masing-masing, dengan susunan: 1. Bachelor 2. Diploma Setelah semua graduan mengambil tempat duduk Muzik gamelan berhenti Juruacara Majlis mengumumkan : “SIDANG HADIRIN YANG DIHORMATI SEKALIAN” “TATI UNIVERSITY COLLEGE MENGUCAPKAN SELAMAT DATANG KE MAJLIS KONVOKESYEN KAMI KALI KESEMBILAN “ “DI SINI MAJLIS INGIN MEMAKLUMKAN BEBERAPA PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN” “PERTAMA, SUKACITA MENDAPAT KERJASAMA PARA HADIRIN YANG MEMBAWA TELEFON BIMBIT SUPAYA TIDAK MENGAKTIFKAN TELEFON BIMBIT MASING-MASING”
“KEDUA, PARA HADIRIN TIDAK DIBENARKAN BANGUN MENINGGALKAN TEMPAT DUDUK UNTUK MENGAMBIL ATAU MERAKAM GAMBAR DI DALAM DEWAN INI SEPANJANG MAJLIS BERLANGSUNG.” “KETIGA, SUKACITA MENDAPAT KERJASAMA PARA HADIRIN SEKALIAN SUPAYA MENGIKUTI MAJLIS INI DARI AWAL HINGGA AKHIR. PARA HADIRIN TIDAK DIBENARKAN MENINGGALKAN DEWAN SEBELUM MAJLIS TAMAT KECUALI ATAS URUSAN YANG TIDAK DAPAT DIELAKKAN. UNTUK MAKLUMAN, PARA HADIRIN BOLEH MENGGUNAKAN TANDAS YANG BERADA DI SEBELAH KIRI DAN KANAN DI LUAR DEWAN DENGAN MENGGUNAKAN PINTU KELUAR SEBELAH KIRI DAN KANAN DI TINGKAT ATAS DEWAN.” “KEEMPAT, POHON KERJASAMA PARA HADIRIN UNTUK BERDIRI SEMASA PERARAKAN MASUK DEWAN PEGAWAI AKADEMIK DAN PERARAKAN BESAR SERTA SEMASA PERARAKAN KELUAR DEWAN” “KELIMA, SEBAGAI LANGKAH KESELAMATAN SEKIRANYA BERLAKU PERKARA KECEMASAN, POHON KERJASAMA PARA HADIRIN - MENINGGALKAN DEWAN MELALUI PINTU KECEMASAN YANG BERDEKATAN DENGAN
KADAR SEGERA - TIDAK PANIK DAN MENDENGAR ARAHAN DARIPADA KAKITANGAN TATIUC YANG
BERTUGAS - JANGAN MENGGANGGU ATAU MENGHALANG LALUAN KELUAR - BERKUMPUL DI KAWASAN LAPANG SETELAH KELUAR DARIPADA DEWAN.” “KEENAM, DI AKHIR MAJLIS, POHON PARA HADIRIN BERDIRI SEHINGGA PERARAKAN BESAR DAN AKADEMIK KELUAR DEWAN.” Juruacara Majlis mengumumkan : “PERARAKAN AKADEMIK MASUK KE DEWAN. PARA HADIRIN MOHON BERDIRI”
Muzik gamelan dimainkan Para pegawai akademik berarak masuk dan mengambil tempat duduk masing-masing. Setelah semua pegawai akademik mengambil tempat duduk. Muzik gamelan berhenti Juruacara Majlis mengumumkan : “ PARA HADIRIN DIPERSILAKAN DUDUK” Pengurus acara mengemaskini kehadiran ahli perarakan besar. Persembahan lagu instrumental dan slide aktiviti pelajar ditayangkan sehingga perarakan besar bersedia untuk masuk ke Dewan Canselor.
Suja’
Suja’
9.50 pagi
Ketibaan Yang Berhormat Ghazali bin Taib, Pengerusi Lembaga Pengarah TATI University College
Disambut oleh: Yang Berbahagia Prof. Madya Dr. Mohd Zamri bin Ibrahim Rektor TATI University College Ahli – ahli Lembaga Pengarah TATI University College Ahli – ahli Lembaga Pentadbir TATI University College Yang Berbahagia Dr. Rosliza binti Ramli Timbalan Rektor (Akademik dan Pengantarabangsaan) Yang Berusaha Tuan Hj. Shahidan bin Embok, Pendaftar TATI University College ; Ketibaan Yang Berbahagia Tan Sri Dato Ir (Dr.) Hj. Wan Abdul Rahman bin Wan Yaacob, Canselor TATI University College
Disambut oleh: Yang Berbahagia Prof. Madya Dr. Mohd Zamri bin Ibrahim Rektor TATI University College Ahli – ahli Lembaga Pengarah TATI University College Ahli – ahli Lembaga Pentadbir TATI University College Yang Berbahagia Dr. Rosliza binti Ramli Timbalan Rektor (Akademik dan Pengantarabangsaan) Yang Berusaha Tuan Hj. Shahidan bin Embok, Pendaftar TATI University College ;
9.55 pagi Para isteri dif-dif kehormat diiring ke Dewan Canselor untuk mengambil tempat duduk.
(Que
Protokol)
10.00
pagi
Perarakan Besar Masuk Ke Dewan :
Sebaik sahaja Yang Berbahagia Canselor beredar dari bilik rehat, perarakan besar bersedia bergerak masuk ke Dewan Canselor. Perarakan besar bersedia di pintu masuk utama. (Qari bersedia di belakang pentas)
Susunan Perarakan Masuk : (Seperti susunan pentas)
Pembaca Doa; Haji Hafizuddin bin Hassan (Imam Masjid Kijal) Dekan-Dekan; Yang Berusaha Tuan Hj. Shahidan bin Embok Pendaftar TATI University College ; Yang Berbahagia Dr. Rosliza binti Ramli Timbalan Rektor (Akademik dan Pengantarabangsaan) Wakil-wakil dari institut pengajian tempatan; Ahli – ahli Lembaga Pengarah TATI University College; Ahli – ahli Lembaga Pentadbir TATI University College ; Yang Berbahagia Prof. Madya Dr. Mohd Zamri bin Ibrahim Rektor TATI University College Yang Berhormat Haji Bazlan bin Abdul Rahman Pengerusi Lembaga Pentadbir TATI University College ; Yang Berhormat Ghazali bin Taib Pengerusi Lembaga Pengarah TATI University College; Pembawa Keris Panjang; Yang Berbahagia Tan Sri Dato Ir (Dr.) Hj. Wan Abdul Rahman bin Wan Yaacob Canselor TATI University College; Juruacara Majlis mengumumkan :
“PERARAKAN BESAR MASUK KE DEWAN. PARA HADIRIN, MOHON BERDIRI” Muzik gamelan dimainkan Perarakan Besar berarak masuk dan mengambil tempat di atas pentas. Yang Berbahagia Tan Sri Dato Ir (Dr). Hj. Wan Abdul Rahman bin Wan Yaacob terus berdiri. Pembawa Keris Panjang meletakkan keris, turun dari pentas dan berdiri mengadap ke arah pentas. Muzik gamelan berhenti Juruacara Majlis mengumumkan : “POHON KERJASAMA PARA HADIRIN TERUS BERDIRI UNTUK LAGU NEGARAKU.” Lagu “Negaraku” dimainkan diiringi bersama kumpulan koir
Setelah selesai Lagu “Negaraku”. Juruacara Majlis mengumumkan : “MAJLIS MENGUCAPKAN TERIMA KASIH DAN HADIRIN DIPERSILAKAN DUDUK. GRADUAN MOHON KEKAL BERDIRI UNTUK MENYANYIKAN LAGU TATIUC CITRA WAWASAN”.
Yang Berbahagia Tan Sri Dato Ir (Dr). Hj. Wan Abdul Rahman bin Wan Yaacob mengambil tempat duduk. Pembawa Keris Panjang mengambil tempat duduk. Lagu “TATIUC CITRA WAWASAN” dimainkan diiringi bersama kumpulan koir GRADUAN DIPERSILAKAN DUDUK
(Que
Perarakan
Besar
Que
Persembaha
n)
10.15
pagi
Pembukaan Majlis “ASSALAMUALAIKUM WARAHMATULLAHI WABARAKATUH” “YANG BERBAHAGIA TAN SRI DATO IR (DR). HJ. WAN ABDUL RAHMAN BIN WAN YAACOB, CANSELOR TATI UNIVERSITY COLLEGE” “YANG BERHORMAT GHAZALI BIN TAIB, PENGERUSI LEMBAGA PENGARAH TATI UNIVERSITY COLLEGE” “YANG BERHORMAT HAJI BAZLAN BIN ABDUL RAHMAN, PENGERUSI LEMBAGA PENTADBIR TATI UNIVERSITY COLLEGE” “SEMUA YANG BERBAHAGIA AHLI-AHLI LEMBAGA PENGARAH TATI UNIVERSITY COLLEGE” “SEMUA YANG BERBAHAGIA AHLI-AHLI LEMBAGA PENTADBIR TATI UNIVERSITY COLLEGE” “YANG BERBAHAGIA . PROF MADYA DR. MOHD ZAMRI BIN IBRAHIM, REKTOR TATI UNIVERSITY COLLEGE” “YANG BERBAHAGIA DR. ROSLIZA BINTI RAMLI TIMBALAN REKTOR (AKADEMIK DAN PENGANTARABANGSAAN)” TATI UNIVERSITY COLLEGE “YANG BERUSAHA TUAN HAJI SHAHIDAN BIN EMBOK, PENDAFTAR TATI UNIVERSITY COLLEGE” “WAKIL WAKIL UNIVERSITI WAKIL WAKIL JABATAN DEKAN DEKAN PARA AKADEMIK PARA GRADUAN SERTA PARA IBUBAPA” “SYUKUR ALHAMDULILLAH, DENGAN LIMPAH DAN KURNIANYA, PADA HARI INI KITA DIHIMPUNKAN DI DALAM DEWAN SERBA INDAH, UNTUK MERAIKAN GRADUAN, YANG TELAH BERJAYA MENAMATKAN PENGAJIAN, DALAM BIDANG MASING MASING. MUDAH MUDAHAN ILMU YANG DIPEROLEH, DAPAT DIMANFAATKAN UNTUK AGAMA, BANGSA DAN NEGARA. SEBELUM MAJLIS DITERUSKAN, MARILAH SAMA-SAMA KITA HAYATI KALAMULLAH MENERUSI FIRMANNYA DALAM SURAH AL-BAQARAH, AYAT 164 HINGGA 166. MAJLIS MEMPERSILAKAN”.
“FIRMAN ALLAH SUBHANAHU WA TA’ALA YANG DIPERDENGARKAN TADI DIALUNKAN OLEH PELAJAR TAHUN 2 PROGRAM DIPLOMA IN INDUSTRIAL AUTOMATION ENGINEERING (ELECTRONIC & INSTRUMENTATION), SAUDARA MUHD FARID BIN CHE ANUAD”.
Pengajaran yang boleh diambil dari bacaan sebentar tadi ialah:- 1) Bumi yang dihuni manusia dan apa yang tersimpan didalam tidak akan
pernah habis baik didarat mahupun di laut. 2) Langit dengan planet dan bintang-bintangnya semua berjalan dan
bergerak menurut tatatertib dan aturan Ilahi. Tidak ada yang menyimpang dari aturan-aturan itu.
3) Pertukaran malam dan siang dan perbezaan panjang dan pendeknya pada beberapa negeri kerana perbezaan lokasinya, kesemuanya itu membawa faedah dan manfaat yang amat besar bagi manusia.
4) Kapal yang belayar dilautan untuk membawa manusia dari satu negeri ke negeri yang lain untuk membawa barang-barang perniagaan adalah bertujuan untuk memajukan ekonomi.
5) Allah Subhanahuata’ala menurunkan hujan dari langit sehingga dengan air hujan itu bumi yang telah mati dan lekang dapat menjadi hidup dan subur, dan segala macam haiwan dapat pula meneruskan kehidupannya.
6) Pergerakan dan pusaran angin dari suatu tempat ke tempat yang lain adalah tanda dan bukti bagi kekuasaan Allah dan kebesaran Rahmatnya bagi manusia.
7) Ringkasnya, semua rahmat yang diciptakan Allah termasuk apa yang tersebut dalam ayat 164 ini perlu difikirkan dan direnungkan bahkan dibahas dan diteliti supaya meresap keimanan yang mendalam dalam kalbu, dan untuk memajukan ilmu pengetahuan yang juga membawa kepada pengakuan akan keesaan dan kebesaran Allah.
Suja
BACAAN SURAH AL-BAQARAH, 164-166
10.20
pagi
Juruacara Majlis mengumumkan; “PARA HADIRIN YANG DIHORMATI SEKALIAN, MAJLIS BEREHAT SEKETIKA”.
Yang Berbahagia Canselor dan Pendaftar TATI University College mengambil tempat duduk. Juruacara Majlis mengumumkan; “SAMBIL BEREHAT SIDANG HADIRIN SEKALIAN AKAN DIHIBURKAN DENGAN PERSEMBAHAN 3 BUAH LAGU OLEH KUMPULAN KOIR, DIPERSILAKAN”.
Pelajar akan membuat persembahan koir sehingga selesai. 1. Putra Putri 2. Sayang Di Sayang 3. Anugerah
Husna
Husna
(Que Lagu
ke-2-
sekreteriat)
Juruacara Majlis mengumumkan; “MAJLIS MENYAMBUNG SEMULA UPACARA PENGANUGERAHAN DIPLOMA”. “SEKALI LAGI MAJLIS MEMPERSILAKAN YANG BERUSAHA PENDAFTAR MENGIRINGI YANG BERBAHAGIA CANSELOR UNTUK MENYAMPAIKAN DIPLOMA-DIPLOMA KEPADA GRADUAN. DENGAN SEGALA HORMATNYA MAJLIS MEMPERSILAKAN.” Yang Berusaha Tuan Hj. Shahidan bin Embok mengiringi Yang Berbahagia Canselor ke hadapan pentas bagi menyambung upacara menyampaikan Diploma-diploma. Juruacara Majlis mengumumkan; “MAJLIS MEMPERSILAKAN ENCIK ZAINAL ARIFFIN BIN SELAMAT, DEKAN, FAKULTI TEKNOLOGI KEJURUTERAAN PEMBUATAN, BAGI MENGUMUMKAN PENGANUGERAHAN DIPLOMA KEPADA GRADUAN. DENGAN SEGALA HORMATNYA DIPERSILAKAN.” En. Zainal Ariffin bin Selamat, Dekan, Fakulti Teknologi Kejuruteraan Pembuatan bangun lalu menuju rostrum mengumumkan : “Penganugerahan Diploma kepada graduan Tahun 2015 bagi program: DIPLOMA IN MANUFACTURING ENGINEERING – (TOOL AND DIE MAKING)”;
Suja’
Suja’
Husna
(Que
Persembaha
n)
11.15
pagi
Penganugerahan Pelajar Terbaik Juruacara Majlis mengumumkan; “UNTUK MENGUMUMKAN PENERIMA ANUGERAH KECEMERLANGAN AKADEMIK, MAJLIS MENJEMPUT YANG BERBAHAGIA IR. DR. MOHD HABIR BIN IBRAHIM, DEKAN, PUSAT PENGAJIAN PERSEDIAAN DAN AM. DENGAN SEGALA HORMATNYA DIPERSILAKAN.” “MAJLIS JUGA MEMPERSILAKAN YANG BERUSAHA PENDAFTAR MENGIRINGI YANG BERBAHAGIA REKTOR TATI UNIVERSITY COLLEGE UNTUK MENYAMPAIKAN ANUGERAH KECEMERLANGAN AKADEMIK KEPADA PARA GRADUAN. DENGAN SEGALA HORMATNYA DIPERSILAKAN.” Y.Bhg. Ir. Dr Mohd Habir bin Ibrahim, Dekan, Pusat Pengajian Persediaan Dan Am, bangun lalu menuju ke rostrum mengumumkan : 1. Pelajar Terbaik Bachelor of Manufacturing Engineering Technology (Tooling) With
Honours MUHD FARID BIN OMAR
“MAJLIS MENGUCAPKAN RIBUAN TERIMA KASIH KEPADA YANG BERBAHAGIA REKTOR ATAS PENYAMPAIAN ANUGERAH PELAJAR TERBAIK SETIAP PROGRAM”. “MAJLIS JUGA MENGUCAPKAN RIBUAN TERIMA KASIH KEPADA YANG BERBAHAGIA IR. DR. HABIR BIN IBRAHIM ATAS PENGUMUMAN PENERIMA ANUGERAH KECEMERLANGAN AKADEMIK.”
Selepas selesai penyampaian anugerah, Yang Berbahagia Rektor dan Dekan PPPA mengambil tempat duduk. “MAJLIS SETERUSNYA MENJEMPUT TIMBALAN REKTOR (AKADEMIK & PENGANTARABANGSAAN) Y. BHG. DR. ROSLIZA BINTI RAMLI UNTUK MENGUMUMKAN PENERIMA ANUGERAH REKTOR, ANUGERAH PENGERUSI DAN ANUGERAH CANSELOR TATI UNIVERSITY COLLEGE. Penerima Anugerah Rektor akan naik ke pentas dan berdiri sepanjang profil dibaca. Juruacara Majlis mengumumkan; “BAGI MENYAMPAIKAN ANUGERAH REKTOR, MAJLIS MEMPERSILAKAN YANG BERUSAHA PENDAFTAR MENGIRINGI YANG BERBAHAGIA REKTOR TATI UNIVERSITY COLLEGE. DIPERSILAKAN”. Rektor berdiri untuk menyampaikan anugerah. Y. Bhg. Dr. Rosliza bt. Ramli bersedia di rostrum untuk mengumumkan penerima Anugerah Rektor. 2. Penerima Anugerah Rektor TATI University College Bagi Konvokesyen Kali
KeSembilan, Tahun 2015: MUHAMAD LUQMAN BIN MUHAMAD BAKRI
Pelajar akan berjalan untuk menerima anugerah. Selepas menerima hadiah, pelajar akan kembali ke tempat duduk . “MAJLIS MENGUCAPKAN RIBUAN TERIMA KASIH KEPADA YANG BERBAHAGIA REKTOR ATAS PENYAMPAIAN ANUGERAH ITU TADI.” Selepas selesai penganugerahan, Y. Bhg. Rektor mengambil tempat duduk. Y. Bhg. Dr. Rosliza bt. Ramli kekal di rostrum untuk mengumumkan penerima Anugerah Pengerusi. Penerima Anugerah Pengerusi akan naik ke pentas dan berdiri sepanjang profil dibacakan “TAHNIAH KEPADA PENERIMA ANUGERAH REKTOR. SETERUSNYA MAJLIS AKAN MENGUMUMKAN PENERIMA ANUGERAH PENGERUSI”. Pengerusi berdiri untuk menyampaikan anugerah. Y. Bhg. Dr. Rosliza bt. Ramli bersedia di rostrum untuk mengumumkan penerima Anugerah
Husna
Husna
Dr. Habir
Pengerusi. 3. Penerima Anugerah Pengerusi TATI University College Bagi Konvokesyen Kali
KeSembilan, Tahun 2015: SYED MUHAMMAD NAQIUDDIN BIN SYED AHMAD SHAUPI
Pelajar akan berjalan untuk menerima anugerah. Selepas menerima hadiah, pelajar akan kembali ke tempat duduk. “MAJLIS MENGUCAPKAN RIBUAN TERIMA KASIH KEPADA YANG BERHORMAT PENGERUSI ATAS PENYAMPAIAN ANUGERAH ITU TADI.” Selepas selesai penganugerahan, Yang Berhormat Pengerusi mengambil tempat duduk. Y. Bhg. Dr. Rosliza bt. Ramli kekal di rostrum untuk mengumumkan penerima Anugerah Canselor. Penerima Anugerah Canselor akan naik ke pentas dan berdiri sepanjang profil dibacakan “MAJLIS SETERUSNYA AKAN MENGUMUMKAN PENERIMA ANUGERAH CANSELOR”. DAPAT DILIHAT MELALUI USAHA DAN SUMBANGAN BELIAU SEBAGAI BENDAHARI KELAB INTELEK (2014) DAN SETIAUSAHA KELAB INTELEK (2012). Juruacara Majlis mengumumkan; “UNTUK MENYAMPAIKAN ANUGERAH CANSELOR KEPADA GRADUAN, MAJLIS SEKALI LAGI MENJEMPUT YANG BERUSAHA PENDAFTAR MENGIRINGI YANG BERBAHAGIA CANSELOR.” Canselor berdiri untuk menyampaikan anugerah. Y. Bhg. Dr. Rosliza bt. Ramli bersedia di rostrum untuk mengumumkan penerima Anugerah Canselor. 4. Penerima Anugerah Canselor TATI University College bagi Konvokesyen Kali
KeSembilan , Tahun 2015 NOOR AKMAL BINTI ABDUL WAHAB
Pelajar berjalan, untuk menerima anugerah. Selepas menerima hadiah, pelajar akan ke belakang pentas untuk siap sedia berucap. “MAJLIS MENGUCAPKAN RIBUAN TERIMA KASIH KEPADA YANG BERBAHAGIA CANSELOR ATAS PENYAMPAIAN ANUGERAH ITU TADI.” “MAJLIS JUGA MENGUCAPKAN RIBUAN TERIMA KASIH KEPADA YANG BERBAHAGIA TIMBALAN REKTOR (AKADEMIK & PENGANTARABANGSAAN), ATAS PENGUMUMAN PENERIMA ANUGERAH KECEMERLANGAN AKADEMIK.” Selepas selesai penganugerahan Yang Berbahagia Canselor dan timbalan Rektor Akademik & Pengantarabangsaan mengambil tempat duduk. “MAJLIS TURUT MERAKAMKAN UCAPAN TERIMA KASIH KEPADA PARA PENYUMBANG HADIAH-HADIAH KECEMERLANGAN” “MAJLIS SEKALI LAGI MENJEMPUT PENERIMA ANUGERAH CANSELOR, SAUDARI NOOR AKMAL BINTI ABDUL WAHAB UNTUK MENYAMPAIKAN UCAPAN WAKIL GRADUAN.” “MAJLIS MENGUCAPKAN TERIMA KASIH KEPADA WAKIL GRADUAN.” Wakil graduan duduk di sebelah Pembaca Doa sebaik sahaja selesai berucap.
Suja’
Suja’
Que
anugerah
rektor - HEA
Husna
11.30
pagi
Persembahan Ucapan oleh Pengerusi Lembaga Pengarah TATI UNIVERSITY COLLEGE: Juruacara Majlis mengumumkan : “MAJLIS SETERUSNYA MEMPERSILAKAN YANG BERHORMAT GHAZALI BIN TAIB, PENGERUSI LEMBAGA PENGARAH TATI UNIVERSITY COLLEGE UNTUK MENYAMPAIKAN UCAPAN. DENGAN SEGALA HORMATNYA DIPERSILAKAN.”
Pengerusi Lembaga Pengarah TATI University College bangun menyampaikan ucapan dan selesai hingga duduk kembali ke tempat asal. Juruacara Majlis mengumumkan : “MAJLIS MENGUCAPKAN TERIMA KASIH KEPADA YANG BERHORMAT PENGERUSI”
Husna
11.45
pagi
Bacaan Doa Selamat : Juruacara Majlis mengumumkan : “HADIRIN SEKALIAN, BAGI MEMOHON KEBERKATAN MAJLIS MARILAH SAMA-SAMA KITA MENGAMINKAN DOA YANG DIPIMPIN OLEH YANG BERBAHAGIA HJ. HAFIZUDDIN BIN HASSAN, IMAM MASJID KIJAL, KEMAMAN”. Al Ustaz membaca doa hingga selesai. Al Ustaz mengambil tempat duduk “MAJLIS MERAKAMKAN RIBUAN TERIMA KASIH.”
Suja’
* UCAPAN PENERIMA ANUGERAH CANSELOR
* UCAPAN YB PENGERUSI TATIUC
BACAAN DOA OLEH AL-USTAZ
11.50
pagi
Pengisytiharan Penangguhan Majlis Konvokesyen Kali KeSembilan TATI University College Juruacara Majlis mengumumkan: “MAJLIS MEMPERSILAKAN YANG BERUSAHA PENDAFTAR BAGI MENGIRINGI YANG BERBAHAGIA TAN SRI DATO’ IR (INGÉNIEUR) DR. HJ. WAN ABDUL RAHMAN BIN WAN YAACOB, CANSELOR TATI UNIVERSITY COLLEGE BAGI MENGISYTIHARKAN PENANGGUHAN MAJLIS KONVOKESYEN KALI KESEMBILAN. DENGAN SEGALA HORMATNYA DIPERSILAKAN.” Yang Berusaha Pendaftar TATI University College mengiringi Yang Berbahagia Canselor TATI University College ke rostrum dan menyerahkan teks Penangguhan Majlis Konvokesyen kepada Yang Berbahagia Canselor TATI University College. Yang Berbahagia Canselor TATI University College mengisytiharkan Penangguhan Majlis Konvokesyen : “BISMILLAHIRRAHMANIRRAHIM…SAYA DENGAN INI MENGISYTIHARKAN MAJLIS KONVOKESYEN INI DITANGGUHKAN.”
Selepas selesai pengisytiharan Penangguhan Majlis Konvokesyen, Yang Berbahagia Canselor dan Pendaftar TATI University College mengambil tempat duduk. “MAJLIS MENGUCAPKAN SEKALUNG PENGHARGAAN DAN TERIMA KASIH.”
Husna
11.55
pagi
Perarakan Keluar Dewan Juruacara Majlis Mengumumkan :
“PERARAKAN BESAR KELUAR DEWAN. PARA HADIRIN MOHON BERDIRI SEHINGGA PERARAKAN SELESAI” Pembawa keris panjang ke pentas mengambil keris panjang. Pembawa keris turun dari pentas. Apabila pembawa keris panjang bersedia; Muzik gamelan dimainkan Perarakan bermula Susunan Perarakan Keluar :
Pembawa Keris Panjang; Yang Berbahagia Tan Sri Dato Ir. (Dr )Hj. Wan Abdul Rahman bin Wan Yaacob Canselor TATI University College; Yang Berhormat Ghazali bin Taib Pengerusi Lembaga Pengarah TATI University College ; Yang Berhormat Haji Bazlan bin Abdul Rahman Pengerusi Lembaga Pentadbir TATI University College ; Yang Berbahagia Prof. Madya Dr. Mohd Zamri bin Ibrahim, Rektor TATI University College Ahli – Ahli Lembaga Pengarah TATI University College ; Ahli – Ahli Lembaga Pentadbir TATI University College ; Yang Berbahagia Dr Rosliza binti Ramli Timbalan Rektor (Akademik dan Pengantarabangsaan) Yang Berusaha Tuan Hj. Shahidan bin Embok, Pendaftar TATI University College; Dekan - Dekan; Pembaca Doa; Sebaik sahaja Pembaca Doa telah turun dari pentas; Juruacara Majlis mengumumkan : “PERARAKAN KELUAR PEGAWAI AKADEMIK” PARA HADIRIN MOHON BERDIRI SEHINGGA PERARAKAN SELESAI.
Setelah selesai pegawai akademik keluar dewan; Muzik gamelan berhenti
Suja’
(Que
Persembaha
n)
12.00
t/hari
Jamuan Ringan
Perarakan Besa menuju BilikVIP (Function Room 1). Sesi bergambar Perarakan Besar Majlis Bersurai
Lampiran 10 S
Contoh: BackDrop/Bunting
SAIZ “BACK-DROP”
TEMPAT SAIZ Dewan Besar Dalam Ukiran
159inci x 96inci / 13.25 kaki x 8 kaki 159inci x 96inci / 13.25 kaki x 8 kaki
SAIZ “BANNER”
Pintu Masuk Utama (2) Simpang Masuk GSO (Simpang Tiga) Depan Dewan Besar (2)
48inci x 144inci / 4 kaki x 12 kaki 360inci x 120inci / 30 kaki x 10 kaki 48inci x 144inci / 4 kaki x 12 kaki 159inci x 96inci / 13 kaki x 8 kaki
K-DROP”
SAIZ Lampiran 11
Contoh : Kenyataan Media
KENYATAAN MEDIA
Akhbar Sinar Harian/ 22 Jun 2015 KEMAMAN - Kolej Universiti Tati (TATIUC), sebuah institusi pengajian tinggi swasta milik kerajaan negeri Terengganu masih membuka peluang kepada pelajar lepasan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) untuk melanjutkan pelajaran bagi peringkat asasi dan diploma. Pengurus Jabatan Komunikasi Korporat, Promosi dan Citra TATIUC, Muhammad Syahrir Ahmad berkata, kemasukan bagi pelajar sesi 2015/2016 masih dibuka sehingga 23 Julai ini. "Kita menawarkan 13 program diploma dan tiga program asasi antaranya Diploma Kejuruteraan Eletrikal dan Eletronik, Diploma Kejuruteraan Kimia, Diploma Kejuruteraan Mekatronik, Asasi Kejuruteraan, Asasi Teknologi Maklumat dan Asasi Sains. "Bagi pelajar yang berminat, mereka boleh membuat permohonan secara atas talian menerusi laman web kami iaitu www.tatiuc.edu.my atau mereka boleh terus datang ke TATIUC untuk membuat permohonan," katanya kepada Bernama hari ini. Muhammad Syahrir berkata, seramai 457 pelajar lepasan SPM telah mendaftar di institusi berkenaan bagi sesi 2015/2016 sejak Sabtu lalu. - Bernama
Lampiran 12
Contoh : Surat Jemputan Media
ntoh Surat Jemputan Media
Rujukan Kami : TATIUC/99 Bhg 19 (34) Tarikh : 14 September 2015 Pejabat Harian Metro No 1107-U Jalan Pejabat 20200 Kuala Terengganu
Tuan, JEMPUTAN MEMBUAT LIPUTAN MAJLIS KONVOKESYEN TATIUC KALI KE-SEMBILAN
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas. 2. Adalah dimaklumkan Kolej Universiti TATI akan mengadakan Majlis Konvokesyen TATIUC kali ke Sembilan sebagaimana ketetapan berikut : Tarikh : 10 Oktober 2015 Masa : 9.00 pagi Tempat : Dewan Canselor, TATIUC 3. Sehubungan dengan itu, pihak tuan adalah dijemput untuk membuat liputan bagi majlis tersebut. Di lampirkan kad jemputan untuk perhatian pihak tuan. 4. Kerjasama darpada pihak tuan amat dihargai.
Sekian, terima kasih. “MEMACU TEKNOLOGI TERKINI DEMI KEHIDUPAN LESTARI” “TRANSFORMASI TERENGGANU BAHARU”
Yang menjalankan tugas, (SHAHIDAN BIN EMBOK)
Pendaftar s.k i- Rektor ii-Pengerusi JK Media dan Publisiti iii-Fail La
Lampiran 13
Senarai Perkhidmatan
Jabatan Perkhidmatan Telefon
Pejabat Pendaftar Seranta Jemputan tetamu kenamaan Jemputan Pegawai Utama Universiti Jemputan Media dan Publisiti Pengurusan Majlis Pakaian Penyambut Tetamu
09-8601000 samb. 1009
Unit Keselamatan
Outriders Penunjuk Arah Trafik/pengangkutan
09-8601000 samb. 1529
Pembangunan dan Pengurusan Harta
Persediaan Tempat/ Dewan Canselor/ Dewan Ibn Khaldun/Ibn Sina
09-8601000 samb. 1019
Pusat Perkhidmatan Teknologi Maklumat
Telecasting/ Website/Penyelarasan ICT
09-8601000 samb. 1123
Komunikaski Korporat,Promosi dan Citra
Publisiti/media 09-8601000 samb. 1020
Hal Ehwal Akademik Sekretariat/Jubah & Folder 09-8601000 samb. 1012
Kewangan Penajaan 09-8601000 samb. 1013
Pejabat TRA Buku Program 09-8601000 samb. 1098/1074
SENARAI AHLI PENGURUSAN TERTINGGI TATIUC :
1. Y. Bhg. Prof. Madya Dr. Mohd Zamri bin Ibrahim Rektor
2. Y. Bhg. Dr. Rosliza binti Ramli Timbalan Rektor (Akademik & Antarabangsa)
3. Y. Bhg. Tuan Haji Shahidan bin Embok Pendaftar
SENARAI PENGURUSAN TATIUC COLLEGE :
(1) Rektor (2) Timbalan Rektor (Akademik dan Antarabangsa) (3) Pendaftar (4) Dekan, Fakulti Teknologi Kejuruteraan Pembuatan (5) Dekan, Fakulti Teknologi Kejuruteraan Elektrik dan Automasi (6) Dekan, Fakulti Teknologi Kejuruteraan Kimia (7) Dekan, Fakulti Komputer Media dan Pengurusan Teknologi (8) Dekan, Pusat Pengurusan Persediaan dan Am (9) Pengurus Kewangan (10) Pengurus Perpustakaan (11) Pengurus Jabtan Hal Ehwal Akademik (12) Pengurus Jabatan Hal Ehwal Pelajar & Alumni (13) Pengurus Jabatan Perniagaan Dan Hubungan Industri (14) Pengurus Jabatan Pembangunan & Pengurusan Harta (15) Pengurus Jabatan Komukasi Korporat,Promosi dan Citra (16) Pengurus Jabatan Sumber Manusia (17) Ketua Pusat Pengajian Siswazah (18) Ketua Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (19) Ketua Pusat Pengurusan Bakat Akademik (20) Ketua Pusat Hal Ehwal Agama,Kerohanian dan Kebajikan (21) Ketua Pusat Pengurusan Fasiliti Pengajaran dan Pembelajaran (22) Ketua Pusat Transformasi,Pengurusan Strategik dan Risiko (23) Ketua Pusat Penjaminan Teknologi Maklumat (24) Ketua Pusat Penjaminan Kualiti
Penulis : Pejabat Pendaftar Pusat Transformasi, Pengurusan Strategik dan Risiko Rujukan : 1. Garis panduan amalan istiadat dan protokol dalam majlis rasmi kerajaan: Jabatan Perdana Menteri 2. Samsudin Wahab,2006. Mengurus Majlis dan Acara Rasmi: Publishing House. 3. UPM, Manual Pengurusan Majlis (2008)
