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INTRANET AEMOL® CONSULTING 1 – PÁGINA ÍNDICE Accediendo bajo el perfil de Administración tendremos acceso a todos los menús de la Intranet, existiendo otros dos perfiles posibles: - Agente: reservado a los comerciales, desde el cual podrán acceder y gestionar las

visitas que les han sido concertadas, y gestionar los presupuestos presentados, pero exclusivamente accediendo a sus visitas y a los presupuestos de sus clientes potenciales.

- Phonist: para el personal de telemarketing, teniendo acceso a las visitas concertadas para todos los comerciales, pero no así al listado de presupuestos presentados por los mismos.

Una vez empecemos a introducir y realizar visitas, tendremos una apariencia similar a la que sigue: Administración

Agente- Comercial

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Phonist - Telemarketing

Vemos que la Intranet se estructura teniendo a mano izquierda todos los menús, en la parte central la información relativa a citas concertadas, pendientes, notas… y en la parte superior izquierda siempre habrá un acceso que nos llevará a la página principal, en la que estamos actualmente Al Índice 2 –CONOCIMIENTO Apartado en el que se han agrupado por materia ciertas dudas que tendían a repetirse o información relativa bien a formación, bien a sanciones o a la propia Protección de Datos, toda ella de interés para el franquiciado.

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3 –CUENTAS DE FRANQUICIA Muestra el estado en el que se encuentran las operaciones (Protecciones de Datos o Cursos vendidos) entre la franquicia y la central.

4 – EMPRESA Es donde debéis introducir los datos de empresa de la franquicia, vuestros datos de empresa o empresario.

5 –USUARIOS Os permitirá crear accesos a la Intranet para los trabajadores que bien porque se encarguen de concertar citas (Phonist), bien porque sean quienes realicen las visitas comerciales (Agente), deban utilizar la Intranet:

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Pasos para dar de alta un nuevo usuario:

1- Nuevo Usuario 2- Cubrir los campos con el nombre del trabajador, el Usuario (nombre dado para

acceder a la aplicación), el teléfono (para que aparezca visible en la página inicial) y la contraseña (con la que accederá a la aplicación)

3- Tipo: marcar si se trata de un AGENTE, PHONIST o ADMIN, en función del trabajo que vaya a desempeñar y de los menús a los que se desea tenga acceso.

4- Puede Presupuestar: este permiso es el que posibilitará al nuevo usuario poder sacar presupuestos, o tener que esperar a que se los imprimar la persona que si pueda sacarlos, imprimirlos.

5- Grabar: para guardar los datos arriba consignados y dar por creado el nuevo usuario.

6- Edir: cuando un usuario ya está creado y se desea cambiar algún dato, consultar su usuario y/o contraseña o simplemente pasarlo a INACTIVO.

6 – CONCERTAR CITA Menú que nos va a permitir acceder a los prospectos (fichas de clientes) y poder concertar las citas para los agentes.

Listados: una vez ya hemos introducidos datos de empresas en la Intranet (pues de partida los ficheros estarán vacíos), podemos acceder a esas empresas sacando listados bien por Código Postal, bien por Ciudad o por Actividad (aconsejable guardar un índice

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de actividades para facilitar después su localización pues realiza búsquedas “exactas”, es decir, Administrador no es lo mismo que Administración) Búsqueda directa: puede ser por nombre de la empresa o por teléfono, aquí también la búsqueda es “exacta” por lo que a la hora de guardar prospectos (fichas de empresas) los teléfonos deben introducirse sin puntos, comas, guiones ni espacios.

Aparecerá la relación de las empresas que cumplan la búsqueda marcada. Cada palabra subrayada encierra una opción, así para acceder al prospecto de esta empresa simplemente tendremos que dar a Llamar, para cambiar los datos de la empresa debemos situarnos encima de su nombre y pulsar:

Cambiaremos los datos que queremos rectificar y pulsaremos Grabar datos, accediendo al prospecto de la empresa (el mismo al que accedemos al pulsar Llamar en la pantalla anterior.

- Datos Prospecto: resumen de los datos de la empresa, modificables todos aquellos

que están subrayados pero únicamente constará dicho cambio si se guarda la cita.

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- Calendario Agentes: todas las citas que sean concertadas (al margen del motivo) ocuparán un espacio en este calendario, visible para que telemarketing pueda conocer en tiempo real la disponibilidad horaria de cada uno de los agentes (además de un espacio en la página índice). Cuando reservemos horas (menú que veremos a continuación) también ocuparán espacio en este calendario.

- Historial Prospecto: muestra cada una de las citas que se han grabado bajo este número de teléfono. Si además la cita se concierta para llevar presupuesto, hace mención abreviada a cada uno de los presupuestos que se han generado para esta empresa y número de teléfono.

- Datos Llamada: a la hora de concertar una cita hay que cubrir cada uno de los apartados que aparece con los datos de la misma, teniendo en cuenta dos aspectos, uno el Resultado y otro el Motivo.

Resultado Concertada: cuando quedamos en pasar a ver al cliente, al margen del motivo. Resultado Llamar: para que nos aparezca una anotación en la página índice dentro de “Citas para Llamar”, empleado especialmente por telemarketing como recordatorio de llamadas pendientes. Resultado Descartado: cuando se quiere dejar una anotación en la ficha del cliente pero no concertar cita. Esa anotación irá en el apartado Notas y simplemente se dará después a Grabar.

Concertada Motivo Presupuesto: en la primera visita al cliente solemos concertar ya la cita como presupuesto, necesitando conocer únicamente el número de ordenadores con acceso a datos personales de la empresa. Ello nos permite no sólo que el cliente además de recibir información del servicio tenga además una oferta económica, sino también mejorar la gestión de los clientes visitados (mediante el menú de Prestos sin decisión).

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Concertada Motivo Contacto: posteriores visitas al cliente una vez ya tiene el presupuesto, sea por volver a visitar para nueva explicación, rehacer el presupuesto, firmar la operación… Concertada Motivo Entrega: una vez vendida la PD, realizada la documentación pertinente y lista para ser entregada al cliente, se concertará esa cita como Entrega de la documentación. Una vez seleccionado el resultado, el motivo y demás datos de la llamada, Grabaremos la cita. Importante: es conveniente escribir en “Notas” aquellos datos de la llamada, o de la cita, que sean importantes para que el comercial tenga en cuenta a la hora de visitarles. 7 – RESERVAR HORAS Como su nombre indica, para reservar horas en el calendario de agentes que aparece en el prospecto de empresa, generalmente por cuestiones personales.

8 – STAT CITAS Estadísticas del personal de telemarketing, accesibles exclusivamente bajo el perfil de Administración. 9 – PRESTO BUSCAR Permite realizar búsqueda de un presupuesto ya creado, bien por nombre bien por teléfono. Esta búsqueda se realizará cuando queramos rehacer un presupuesto ya impreso o volver a imprimir uno ya existente. Así es posible utilizar esta opción para anular uno ya sacado. 10 – PRESTOS SIN ENTREGAR Muestra la relación de presupuestos que ya se han impreso, pero que aún no han sido entregados a la empresa, bien porque aún no ha llegado la fecha de la cita, bien porque no ha sido posible y queda pendiente. 11 – PRESTOS SIN DECISIÓN Relación de presupuestos que han sido entregados. Cada comercial tendrá acceso al listado de clientes que él ha visitado, nunca jamás al del resto, es el administrador el que tendrá acceso a todos los presupuestos presentados que están a la espera de decisión.

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Podemos actualizar las notas (según vamos haciendo el seguimiento del cliente) y pasarlo a presupuesto rechazado, de largo plazo o Aceptado (el administrador es el único que puede dar un presupuesto como aceptado, evidentemente con la hoja de pedido debidamente firmada por el cliente).

12 – PRESTOS LARGO PLAZO Relación de presupuestos de empresas que no dicen que no, pero que alargan su decisión en el tiempo. Revisar con menor frecuencia que los “Prestos sin decisión” pero no dejar caer en el olvido. 13 – PRESTOS RECHAZADOS Destino final de aquellos presupuestos presentados que al final resultan denegados. 14 – PRESTOS ACEPTADOS Relación de clientes de la empresa, visible sólo por el administrador. 15 – NUEVO PRESTO Para sacar un nuevo presupuesto por nombre de empresa o por teléfono, sin necesidad de estar asociado a ninguna cita concertada, simplemente sacar presupuesto. 16 – PRESTOS POR HACER Relación de presupuestos pendientes de impresión. Se debe seleccionar el deseado y pulsar sobre él, entrando entonces en la siguiente pantalla:

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Pasos:

1- Borrar este presupuesto: lo eliminará sin más. 2- Cliente: si deseáis cambiar algún dato de la empresa cliente potencial. 3- 0.00 situarse sobre el precio unitario y pulsar para que nos aparezca un cuadro

donde introducir el precio en función del número de ordenadores, según el baremo fijado o el margen en el que os mováis, y aceptar.

4- Terminar e imprimir. 5- Accederéis entonces a una nueva pantalla donde aparece la oferta económica,

dar a imprimir.

6- Manual LOPD: para imprimir el dossier explicativo de los servicios ofrecidos.

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17 – STATS --- INFORMES Estadísticas del departamento comercial, por código postal, por agente… sólo accesible para el administrador. 18 – PAPELERÍA Acceso a los documentos necesarios para recabar los datos de Formación, de Protección de Datos… así como información de los servicios prestados. 19 – APARIENCIA Volvemos a retomar la página índice del principio para ver la parte central, de contenidos:

Avisos: son notas internas, “recordatorios” entre los usuarios de la Intranet. En amarillo están las notas recibidas y en gris las enviadas. Además al administrador le llegará una nota cada vez que se cada uno de los usuarios grabe un hecho significativo: solicitud de nuevo presupuesto, cita realizada, presupuesto rechazado, cambio en las notas… - Para crearlos:

o Situarse en Nuevo y pulsar o Seleccionar del listado el destinatario o Escribir el texto o Enviar.

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- Para borrarlos: dar a Enterad@!

Protecciones concertada cita entrega: una vez la documentación de Protección de Datos o de los cursos contratados esté en vuestro poder, debéis concertar una cita con “motivo entrega” para que quede reflejada dicha entrega, apareciendo bajo este epígrafe hasta que a Miguel le lleguen los albaranes confirmando que la empresa cliente ya tiene en su poder dicha documentación. Protecciones hechas pendientes entrega: según sale la documentación ya elaborada del departamento de producción de la central, se os informa a través de este epígrafe, estando estas empresas en disposición de ser llamadas para concertar la cita de entrega de dicha documentación (claro, una vez recibida por mensajero). Aceptados totales mensuales: resumen de las ventas de cada comercial mes por mes, indicándose el número de operaciones y el importe total de las mismas. Citas pendientes: las que van quedando atrás por la razón que sea, hay que recordar retomarlas para visitarlas. Cada comercial ve las propias, en este caso como administrador también tiene visitas concertadas. Citas concertadas: citas concertadas cuya fecha de visita aún no ha pasado, es decir, calendario de citas concertadas previsto. Cada comercial ve las propias, en este caso como administrador también tiene visitas concertadas. Citas para llamar: cita de resultado “llamar”, esta opción hace de la Intranet una herramienta de agenda efectiva especialmente cuando estamos operando con ella todo el día. Cada usuario ve las propias, exclusivamente. Citas todos agentes: como su nombre indica, es la relación de todas las citas que han sido concertadas para los agentes comerciales y que aún no se han realizado.

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¿Cómo dar por realizada una cita? Cada comercial debe mantener actualizada su partición de la Intranet, lo que significa que cada una de las citas que vaya realizando, tiene que hacerlo constar. Para ello lo único que debe hacer es pulsar en la cita correspondiente Hecha!

Le saldrá entonces un cuadro de texto donde puede, y debe, introducir el comentario de la cita en cuestión, cómo ha ido la visita. Hasta ese momento (y una vez impreso el presupuesto) dicho presupuesto estaba en el menú de “Prestos sin entregar”, una vez dando por realizada la visita, automáticamente el presupuesto pasará al menú de “Prestos sin decisión”. ¿Cómo cambiar los datos de una cita? Al final de cada una de las citas nos encontramos con Ver pulsamos, apareciendo:

Para cambiar la fecha será suficiente con situarnos sobre la nueva fecha y pulsar, aceptando en el cuadro de texto que nos aparece. Una vez cambiado damos a Cerrar

ventana y automáticamente se actualiza la página índice.