-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 1
1. Pogramul PharmAccess
Programul social iniiat de fundaia non-profit PharmAccess mpreun
cu INFOtreat este destinat ajutorrii pacienilor (din toate
categoriile sociale) s acceseze facil i la un cost rezonabil
medicamentele necesare tratamentelor prescrise/recomandate de catre
medici. n acest scop PharmAccess pune la dispoziia pacienilor care
se nroleaz n acest program, la indicaia unui medic, un card de
identificare. INFOtreat este o companie care asigur ntreaga
infrastructur, precum i suportul logistic necesar derulrii
programului PharmAccess. INFOtreat asigur ndeplinirea n bune
condiii a proceselor aprute ca urmare a acordrii unor beneficii de
ctre productorii de medicamente n scopul reducerii contribuiei
personale la plat din partea pacienilor. INFOtreat asigur i ntreg
procesul logistic privind emiterea i operarea cardurilor
pacienilor.
2. Procedura de lucru pentru farmacii in cadrul Programului
PharmAccess Procedura este destinata stabilirii unui mod de lucru
pentru farmaciile care au aderat la programul PharmAccess prin care
se acorda reduceri de co-plata oferite de producator si consta in
urmatorii pasi: La eliberarea unei prescripii medicale, medicii
specialiti sau de familie informeaz pacienii cu privire la
beneficiile programului. De asemenea, pacientii pot sa fie
informati direct de farmacii. Pacientii completeaza formularul si
isi dau acceptul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal de
ctre INFOtreat. Pacientii se prezint la farmacie cu reeta medical
nsoita de formularul de nscriere in Program sau gasind un formular
in farmacie, completeaza datele sale personale si semneaza
formularul. Farmacistul oprete formularul, verificandu-l ca e
completat si semnat si detaeaz cardul temporar dup efectuarea
tranzaciei, nmnandu-l pacientului. Lunar, farmaciile vor trimite la
INFOtreat formularele colectate de la clienti, in vederea emiterii
cardului permanent ce va avea aceeai serie cu cel temporar.
Tranzaciile efectuate de pacient vor rmne n istoric de la prima
operaiune fie ca se va utiliza cardul permanent, fie cel temporar.
Pe baza formularului, se va inrola pacientul in Programul
PharmAccess, eliberandu-i-se cardul definitiv care ii va fi trimis
acasa. In cadrul procesului de operare cu cardul, exista doua
operatiuni pe care le efectueaza farmacia:
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 2
A. Inregistrarea tranzactiei
B. Generarea de rapoarte privind tranzactiile
A. Inregistrarea tranzactiei
Exista 3 moduri de inregistrare a tranzactiei, in functie de
modul de interfatare a softului de gestiune-contabilitate din
farmacie cu aplicatia INFOtreat si in functie de conexiunea
Internet disponibila pe fiecare calculator de pe care se emit
prescriptii medicale:
a. Farmacia lucreaza on-line (conexiune Internet activa pe toate
statiile de lucru):
Dupa introducerea numarului de card, se verifica automat si fara
interventia farmacistului validitatea cardului, lista de produse
active si reducerile de coplata curente.
a1. in momentul eliberarii prescriptiei (la salvarea bonului)
informatiile inscrise in softul farmaciei sunt transmise fara
interventia personalului farmaciei si catre platforma INFOtreat.
Modul de lucru este cel specific fiecarui tip de soft, in
conformitate cu instructiunile de lucru ale acestor producatori de
soft. a2. tranzactiile sunt raportate din meniul programului de
farmacie, specific fiecarui tip de soft, in conformitate cu
instructiunile de lucru ale acestor producatori de soft.
b. Farmacia lucreaza off-line:
Farmacia isi actualizeaza dimineata, la inceperea programului de
lucru, fisierul de carduri active si lista de produse curenta
(inclusiv reducerile de co-plata). Farmacia lucreaza local intr-un
software care are dezvoltata o interfata automata cu sistemul
INFOtreat (software de la un producator de software sau software
propriu, avand dezvoltata aceasta interfata de lucru).
Dupa introducerea numarului de card, se verifica automat si fara
interventia farmacistului validitatea cardului, lista de produse
active si reducerile de coplata curente. Tranzactiile sunt
raportate la finalul zilei din meniul programului de farmacie,
specific fiecarui tip de soft, in conformitate cu instructiunile de
lucru ale acestor producatori de soft. Aplicatia farmaciei
genereaza un fisier XML la momentul salvarii bonului stocat local
care se va raporta periodic, de obicei la sfarsitul programului, pe
portalul INFOtreat. Formatul este cel de mai jos:
-
file:///C:/Users/tedyl.INFOTREAT/AppData/Local/Microsoft/lucian/AppData/Local/Microsoft/Windows/Users/bogdand/AppData/Local/Temp/notesC7A056/ModelRaportare.xml
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 3
- 3336 676 1987-11-18 9910000000034999 Art02 2 210 fake-date 1
Medic Test CT 100
- 3337 677 2011-01-23 9910000000034999 Art02 2 210 fake-date 1
Medic Test CT 100
Pe https://portal.infotreat.ro, se vor efectua urmatoarele
operatiuni:
Apasa Incarca fisierul
Browse pentru a cauta fisierul respectiv.
Apasa Incarca.
Actualizarea fisierelor si raportarea tranzactiilor se face doar
daca exista o conexiune Internet activa pe calculatorul de pe care
se executa aceste operatii.
c. Farmacia lucreaza intr-un software propriu care nu este
interfatat/interconectat cu
platforma software INFOtreat.
file:///C:/Users/tedyl.INFOTREAT/AppData/Local/Microsoft/lucian/AppData/Local/Microsoft/Windows/Users/bogdand/AppData/Local/Temp/notesC7A056/ModelRaportare.xmlfile:///C:/Users/tedyl.INFOTREAT/AppData/Local/Microsoft/lucian/AppData/Local/Microsoft/Windows/Users/bogdand/AppData/Local/Temp/notesC7A056/ModelRaportare.xmlhttps://portal.infotreat.ro/
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 4
Se utilizeaza aplicatia proprie pentru gestionarea reducerilor
de co-plata si se introduce manual fiecare tranzactie pe un site-ul
web securizat al INFOtreat (presupune existenta unui acces la
Internet de pe calculatorul de pe care s eraporteaza tranzactiile).
Responsabilitatea efectuarii unui calcul corect al reducerii de
coplata in sistemul propriu informatic revine farmaciei dar si pe
site-ul INFOtreat cand se raporteaza tranzactia (se poate opera in
paralel) se afiseaza si calculul reducerii de coplata.
Instructiunile de lucru de utilizat de aceste farmacii este
detaliat mai jos, punctul 3.
Nota:
1) toate tranzactiile se vor raporta pana la data de sfarsit a
lunii, astfel incat sa poata fi incluse in raportul final, extras
in vederea emiterii facturii de catre farmacie.
2) Furnizorii software care au dezvoltat deja o interfata
automata intre sistemul farmaciei si platforma Infotreat sunt:
Softeh, Winsoft, Pharmec, Setrio, Totalsoft, KlasAbove, Micropharma
cat si alte software care au realizat interfatarea.
Urmatoarele precizari sunt valabile indiferent de modul de
inregistrare a tranzactiei:
Accesul la aplicatia cu carduri a INFOtreat se face un mod
securizat, prin utilizarea unui certificate digital, Farmacia fiind
rpunztoare de modul de pastrare si gestionare a datelor de
conectare: utilizator, parol.
Farmacia citeste folosind cititorul de cod de bare de pe card
sau, in lipsa acestuia, introduce in aplicatie numarul scris sub
codul de bare
Farmacia verifica in aplicatie statusul (starea) cardului, fie
daca utilizeaza o aplicatie on line, fie, prin descararea zilnica a
unui fisier de pe portal. Daca pacientul si-a epuizat cantitatea
acordata cu reducere pe o perioada de 3 luni, cardul se inactiveaza
pe SKU-ul respectiv.
Pentru cardul activ, farmacia acorda pacienilor reducerea
contribuiei personale la plat, dar NU o va acorda si pentru cel
inactiv. De asemenea, Farmacia poate acorda si discounturi
suplimentare ctre pacient, dar acestea nu vor fi suportate de
productori
3. INSTRUCTIUNI DE LUCRU PENTRU INREGISTRAREA TRANZACTIILOR
PENTRU FARMACIILE CARE AU O APLICATIE PROPRIE DE GESTIONARE A
CO-PLATII NEINTERFATAT cu INFOTREAT
Dupa primirea contractului original, semnat in 2 exmplare de
catre INFOtreat, farmaciile primesc un certificatul digital, cu
user (nume utilizator) si parola pa adresa de e-mail furnizata in
contract. Farmaciile care nu au un soft interconectat cu cel al
INFOtreat trebuie sa instaleze certificatului digital inainte de
operare, pe baza procedurii de instalare primite, accesul in
platform INFOtreat se
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 5
face DOAR de pe statiile cu certificat instalat. Se recomanda ca
inregistrarile tranzactiilor cu cardul sa se efecteze fie la
momentul vinderii produsului, fie o data, la sfarsitul zilei. Pasii
urmati sunt:
Se acceseaza platforma INFOtreat la adresa
https://portal.infotreat.ro
Se introduce userul si parola certificatului digital instalat pe
fiecare statie de lucru, in ecranul din figura 1.
Fig. 1. Acces aplicatie Se va desfasura ecranul general cu
meniul INFOtreat
https://portal.infotreat.ro/
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 6
Fig 2. Meniul INFOreat
A. Se apasa butonul Rapoarte, apoi Rapoarte tranzactii, aparand
meniul de mai jos :
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 7
Fig 3 Rapoarte tranzactii Se apasa Adauga inregistrare noua,
completand rand pe rand toate campurile obligatorii, cele cu
marcate cu *
Fig 4. Adaugare tranzactie
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 8
Se introduce numarul cardului. Daca numarul este gresit, va
aparea un mesaj de eroare la salvare.
Indiferent daca e reteta simpla sau compensata
Se selecteaza categoria de asigurat, in conformitate cu
reteta.
Se alege data de raportare desfasurand calendarul
Se completeaza cu numar bon, numar reteta, tip reteta
Nume medic, codul SIUI al Casei de Asigurari Se apasa Adauga
medicament,
Fig 5. Selectie medicament
Se alege medicamentul cu concentratia dorita din lista Pentru
medicamentele date cu retete simple (cash), nu este necesar a
selecta decat medicamentul si cantitatea Pentru medicamentele cu
reteta compensate, se va selecta obligatoriu si lista de
medicamente, A,B,C conform retetei
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 9
Se completeaza cantitatea in unitati terapeutice
(comprimate).
Pentru ca in loc de valoare 0 sa apara reducerea de co-plata
(Red. Co-plata), trebuie sa se
salveze inregistrarea apasand pep e bifa verde din stanga
inregistrarii, moment in care se va afisa reducerea calculata, asa
cum se va acorda pacientului, cu TVA 9% inclus.
Fig 6. Afisarea reducerii de co-plata
Apoi se apasa Saveaza inregistrarea , finalizand inregistrarea
sau Anuleaza, stergand-o.
Nota: Daca se doreste a se inregistra tranzactia in alta data
decat cea curenta, se apasa data inregistrarea, selectandu-se data
dorita. Nu se vor alege date din lunile pentru care raportarea a
fost inchisa, riscul fiind ca tranzactia sa fie invalidata cu data
incorecta Daca se doreste a se inregistra inca un medicament pe
aceeasi reteta, se apasa Adauga medicament, fara a mai fi necesar a
se completa toate campurile, exceptand cele din linia de
medicament. Daca se doreste a se sterge un medicament trecut
eronat, se apasa Sterge medicament.
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 10
Pentru medicamentele la care discountul se acorda in functie de
categoria de asigurat si lista de medicamente, ca de exemplu la
Symbicort si Atacand, in cazul in care aceste campuri nu sunt
selectate corect, sistemul nu va putea calcula reducerea de
co-plata, astfel incat discountul va apare cu valoare 0. Daca
exista date eronate, tranzactia se salveaza ca fiind invalida in
baza de date, avertizand farmacistul in privinta erorii aparute. De
exemplu, daca se dubleaza o tranzactie existenta deja, va apare ca
Exista o tranzactie identica raportat
RAPOARTELE PRIVIND TRANZACTIILE
Indiferent de softul folosit, farmacia va putea vizualiza
tranzactiile efectuate si transmise la INFOtreat, accesand
securizat interfata web a aplicatiei INFOtreat, la adresa
www.infotreat.ro Raportarea poate fi efectuata:
1. Pentru a verifica tranzactiile inregistrate in sectiunea
Rapoarte tranzactii
2. Pentru a obtine raportul lunar cu informatiile necesare
emiterii facturilor - in sectiunea Rapoarte Facturi Farmacii
In cazul 1 , verificarea tranzactiilor: se seteaza intervalul
dorit (data de inceput si data de sfarsit), locatia (numai cei care
au drepturi in aplicatie pot sa vizualizeze toate locatiile din
lantul lor), se apasa pe butonul Filtreaza si apoi pe butonul
Raportare tranzactii. Va apare ecranul anterior din fig 3, cu
campurile afisate: numar card, medicament, cantitate (in unitati
terapeutice), data tranzactiei, numar bon, discountul cu TVA-ul de
9%, asa cum se acorda pacientului, numar reteta. Nota: Daca
tranzactiile au fost incarcate cu fiserul xml (cazul b), nu vor fi
vizibile imediat, ci a doua zi, intrucat operatiunile efectuate se
vor decodifica si se vor transfera in Tranzactii in cursul noptii.
In cazul 2., se doreste a se obtine raportul privind tranzactiile
valide pe care aplicatia le cumuleaza fara TVA, gata de a fi
utilizate de farmacia in facturarea lunara. Se apasa butonul
Rapoarte facturi farmacii. Apare ecranul de mai jos:
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 11
Fig. 7. Rapoarte facturi farmacii
Se alege data de inceput si data de sfarsit a perioadei pentru
care se doreste raportarea, pentru facturi o luna calendaristica,
adica 1-30(31) ale lunii anterioare.
Se alege status tranzactie VALIDA
Se apasa Filtreaza, altfel nu se vor selecta in mod corect
tranzactiile dintr-o luna. Se vor afisa toate tranzactiile din
perioada respectiva cu: numar card, data tranzactie, medicament
(SKU), numar de unitati terapeutice, valoare compensata. Va apare
suma totala validata (Total fara TVA), TVA si Total cu TVA 24%
Farmacia factureaz serviciile sale ctre INFOtreat, cu 24% TVA, n
prima zi calendaristic a lunii urmatoare celei pentru care s-au
furnizat serviciile. Farmacia transmite facture ctre INFOtreat prin
e-mail la adresa [email protected] sau prin fax la numrul de
fax: 021-301.74.95, n termen de cel mult 5 zile lucrtoare de la
emiterea facturii, urmand ca sa trimita factura prin posta la
INFOtreat, plata fiind conditionata de existent facturii fizice in
original in termen de cel mult 15 zile calendaristice de la
emitere.
Modul de calcul al facturii emise de catre Farmacie este automat
realizat de catre aplicatie, prin inmultirea numrului de uniti
terapeutice vndute pe fiecare SKU cu reducerea de co-plat fr TVA
per unitate. In factura se va mentiona: Servicii conform
contractului numarul., luna.. Se va trece valoarea totala fara TVA
in rubrica respectiva, apoi TVA-ul de 24% si suma totala.
Plata se va efectua de catre INFOtreat in contul bancar pe care
Farmacia l-a mentionat pe contract.
-
PROCEDURA DE LUCRU
A FARMACIILOR IN PROGRAMUL PHARMACESS
Page 12
In cazul situatiile speciale de folosire peste limita acordata
de producator pentru un tratament de 3 luni tranzactiile se vor
invalida de catre sistem sau nu vor ajunge deloc in aplicatia
INFOtreat, daca softul de farmacie este interconectat cu
INFOtreat.
Farmacia va permite conform contractului verificarea
tranzactiilor specifice impreuna cu INFOtreat astfel:
pentru retetele compensate - verificarea cu borderoul depus la
CNAS si cu Zfiscal (reteta si
bon fiscal sa fie identice cu cele din INFOtreat) pentru
retetele simple - verificare doar Z fiscal - cu posibilitatea
verificarii elementelor de
bon in sistemul informatic cu care opereaza (bon fiscal) Pentru
informatii suplimentare: Telefon: 021-9566 (Call center, tarif
normal) e-mail: [email protected]
mailto:[email protected]
