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« ND » lorsque la donnée est indisponible (tout champ vide est analysé comme une donnée manquante)
Mot suivi d’une * : Précision et/ou définition dans le lexique se trouvant à la fin du document
RAPPORT ANNUEL D’ACTIVITE MEDICALE DE L’EHPAD situation au 31 décembre 2016
Année RAM :
Médecin coordonnateur :
Adresse mail du médecin coordonnateur :
1. Présentation de l’établissement
1.1. Données administratives
Nom de l’établissement :
FINESS juridique :
FINESS géographique (s) :
Rue : Code postal : Commune : Téléphone 1 : Téléphone 2 : Mél établissement :
Statut
Public
Privé non lucratif Privé lucratif
Tarif
Partiel Global
Habilitation Aide Sociale
Oui Non
1.2. Capacité de la structure
Nombre de lits autorisés :
Nombre de lits installés :
Nombre de lits d’hébergement temporaire :
Nombre de lits en unité Alzheimer sécurisée :
Nombre de lits UHR :
Nombre de places d’accueil de jour :
Nombre de places installées PASA :
1.3. Faits marquants
Ce qui s’est passé d’important dans l’année écoulée :
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1.4. Particularités architecturales
Avez-vous … ? non oui
Secteur d’hébergement temporaire (individualisé et géographiquement localisé)
Secteur Accueil de jour (individualisé et géographiquement localisé)
Secteur Unité Alzheimer sécurisé
Espace intérieur de déambulation aménagé
Espace extérieur de déambulation aménagé fermé
Espace extérieur non fermé accessible et aménagé
Espace de type Snoezelen
1.5. Locaux de soins Proposition que oui/non comme en LR ?
Avez-vous … ? Absent Existant et adapté
Existant et non adapté
Bureau médical
Le bureau médical est-il partagé? oui non
Infirmerie ou salle de soins
Salle de kinésithérapie
Espace sécurisé réservé aux médicaments
Commentaires sur Intérêts / Limites / Ce qu’il reste à faire :
3
1.6. Ressources humaines rémunérées au 31 décembre de l’année du rapport
Personnels salariés jour + nuit ETP présents sur le
terrain
Nombre ETP budgétés (convention)
Médecin coordonnateur (si aucun mettre
0 à ETP pourvus)
Ensemble des Infirmiers (y compris
infirmier coordonnateur)
Infirmier coordonnateur (si aucun mettre
0 à ETP pourvus)
Aide-soignant / Aide Médico-Psychologique diplômés
Combien parmi eux sont Assistants en Gérontologie ?
Auxiliaire faisant fonction * d’AS ou AMP
Agent de Service Attention : ne pas
comptabiliser ici les agents faisant fonction d’AS pris en compte ci-dessus)
Le médecin coordonnateur a-t-il une activité de médecin traitant au sein de l’établissement ? oui non
Personnel présent la nuit
Nombre de professionnels présents la nuit (présents une nuit donnée, si aucun mettre 0) :
- Infirmiers sur place :
- Infirmiers en astreinte :
- Aides-soignants diplômés :
- Veilleurs / agent de service :
Autres personnels intervenants
Professionnels libéraux ?
Professionnels salariés ? (mettre 0 à ETP
pourvus si aucun)
ETP pourvus ETP budgétés (convention)
Psychologue oui non
Kinésithérapeute oui non
Ergothérapeute oui non
Diététicienne oui non
Dentiste oui non
Orthophoniste oui non
Psychomotricien oui non
Animateur oui non
Éducateur sportif spécialisé PA oui non
Pédicure oui non
Si autres intervenants, préciser lesquels
Nombre de médecins généralistes intervenant dans l’EHPAD :
Dont nombre de médecins généralistes ayant signé le contrat type avec l’EHPAD :
4
Nombre de kinésithérapeutes libéraux intervenant dans l’EHPAD :
Dont nombre de kinésithérapeutes libéraux ayant signé le contrat type avec l’EHPAD :
Autres professionnels ayant contractualisé : oui non
Si oui, préciser :
1.7. Soins bucco-dentaires
Les résidents ont-ils accès à des soins dentaires, relevant d’un chirurgien-dentiste :
- au cabinet dentaire ? oui non
- au sein de l’Ehpad ? oui non
Un bilan bucco-dentaire est-il proposé dans les premiers mois d’entrée en Ehpad et réalisable par un chirurgien-dentiste ? oui non
Y a-t-il un fauteuil dentaire installé dans votre EHPAD ? oui non
1.8. Circuit du médicament
Disposez-vous d’une pharmacie à usage intérieur (PUI) ? oui non
Existe-t-il une liste préférentielle de médicaments ? oui non
Les piluliers sont principalement préparés (cocher une seule case) :
Dans l’EHPAD par les infirmièr(e)s
Dans l’EHPAD par un pharmacien d’officine
Dans une PUI (dans ou hors Ehpad)
En dehors de l’EHPAD dans une officine de ville
Autre – Préciser :
Commentaires sur Apports / Limites / Besoins :
5
2. Mouvements annuels des résidents
NOUVELLES ENTREES en HP
Nombre total d’entrées en HEBERGEMENT PERMANENT(HP)
Répartition par sexe des entrants (Effectifs)
Femmes
Hommes
Lieu de séjour avant entrée en Ehpad (Effectifs)
Domicile
Établissements de santé (court séjour, SSR,
USLD)
Autre EHPAD
Autre établissement médico-social (ESAT,
FAM..)
Origine géographique des entrants (Par référence au dernier domicile) (Effectifs)
Même département
Autre département d’Occitanie
Hors Occitanie
Age moyen d’entrée
SORTIES en HP
(hors décès)
Vers le domicile (Nb)
Vers un autre Ehpad (Nb)
Vers un autre établissement d’hébergement (USLD, FAM, MAS…) (Nb)
DECES en HP Nombre total de décès en HP
Lieu du décès (Effectifs)
En EHPAD
Au domicile
En établissements de santé (court séjour, SSR, USLD)
Nombre de décès pour une durée de séjour de moins de 6 mois
HOSPITALISATIONS
Nombre de résidents hospitalisés (hors HAD)
Nombre de résidents ayant bénéficié d’une HAD
Nombre total d’hospitalisations dans l’année
Dont Nb d’hospitalisations via un service d’urgence
Dont Nb d’hospitalisations de nuit * (survenues entre 20h et 8h,
hors hospitalisations programmées)
Dont Nb de réhospitalisations dans les 72h suivant une sortie d’hospitalisation
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PRISE EN CHARGE EN COLLABORATION AVEC DES SERVICES OU DES EQUIPES MOBILES SPECIALISES DE LA REGION (Interventions
sur site ou sur consultations)
Nombre de résidents ayant bénéficié de la mobilisation du réseau territorial ou de l’équipe de soins palliatifs (soins palliatifs,
douleur, maladie chronique)
Nombre de résidents ayant bénéficié de la mobilisation des services psychiatriques ou équipes de psychiatrie
Nombre de résidents ayant bénéficié de la mobilisation d’une équipe mobile gériatrique
AUTRE PRISE EN CHARGE
Nombre de résidents différents admis dans l’année en hébergement temporaire
Nombre de résidents différents admis en PASA
Nombre de résidents différents relevant de soins en UHR
Nombre de résidents différents ayant pu bénéficier d’une entrée en UHR
Commentaires sur :
- le profil des entrants de l’année :
- le profil des personnes qui ont fait une demande d’admission et n’ont pu être admis :
- la mobilisation des équipes spécialisées :
- les admissions en PASA et UHR :
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3 Population hébergée en hébergement permanent (HP) (renseignée à partir de GALAAD)
Nombre de résidents présents :
Au 1er janvier de l’année du rapport
Au 31 décembre de l’année du rapport
Nombre de résidents présents à la date de la coupe réalisée dans l’année :
Nombre d’hommes (GALAAD)
Nombre de femmes (GALAAD)
Age moyen de la population dans l’EHPAD (GALAAD)
Nombre de moins de 60 ans (GALAAD)
Nombre de 60-69 ans (GALAAD)
Nombre de 70-79 ans (GALAAD)
Nombre de 80-89 ans (GALAAD)
Nombre de 90-99 ans (GALAAD)
Nombre de 100 ans et plus (GALAAD)
A partir du dernier GMP réalisé
Nombre de GIR1 (GALAAD)
%
Nombre de GIR2 (GALAAD)
%
Nombre de GIR3 (GALAAD)
%
Nombre de GIR4 (GALAAD)
%
Nombre de GIR5 (GALAAD)
%
Nombre de GIR6 (GALAAD)
%
Dernier GMP validé : Date de validation (format MM/AAAA) : __/____
Dernier GMP réalisé : Date de réalisation (format MM/AAAA) : __/____
Nombre de résidents ayant un projet de vie individualisé :
Nombre de résidents pour lesquels le projet de vie a été réalisé pour la première fois ou réactualisé, au cours de l’année écoulée :
Commentaires sur l’évolution par rapport à l’année précédente et sur les tendances évolutives :
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4. Besoins de soins (renseignés à partir de PATHOS)
Dernier PMP validé : Date de validation (format MM/AAAA) : : __/____
Dernier PMP réalisé : Date de réalisation (format MM/AAAA) : : __/____
Résidents ayant besoin de soins médico techniques importants (SMTI)
(Renseigner à partir du dernier PMP validé)
Nombre :
% :
Besoin global de soins calculé à l’aide du GMPS *
Commentaires
5. Activité médicale (incluant les indicateurs GDR) – Résidents en HP
La fiche de liaison d’urgence est-elle :
- opérationnelle ? oui non
- accessible au personnel présent la nuit ? oui non
5.1. Hospitalisations – A renseigner avec l’aide de la direction – au 31/12 de l’année du rapport
Nombre de jours d’hospitalisation complète* de résidents en hébergement permanent : Nombre de journées réalisées dans l’exercice pour les résidents en hébergement permanent (côté hébergement, inclus les absences pour hospitalisations) :
5.2. Prévention de la dénutrition - au 31/12 de l’année du rapport
Une pesée mensuelle de tous les résidents sur 3 mois consécutifs est-elle mise en place
au sein de l’Ehpad ? oui non
Un protocole de prise en charge des patients dénutris est-il mis en place
au sein de l’Ehpad? oui non
Parmi les résidents présents au 31/12, nombre de résidents ayant présenté, au cours de l’année :
- Une dénutrition simple * :
- Une dénutrition sévère * :
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5.3. Suivi des chutes - au 31/12 de l’année du rapport
Une évaluation du risque de chutes est-elle mise en place au sein de l'EHPAD ? oui non
Parmi les résidents présents, nombre de résidents différents ayant chuté au moins une fois au cours de
l’année écoulée :
Nombre de chutes au cours de l’année écoulée :
Nb de chutes ayant entrainé une hospitalisation complète (> 24 h) au cours de l’année écoulée :
5.4. Benzodiazépines - au 31/12 de l’année du rapport
Parmi les résidents présents, nombre de résidents ayant une prescription de BZD ½ vie courte :
Parmi les résidents présents, nombre de résidents ayant une prescription de BZD ½ vie longue :
Parmi les résidents présents, nombre de résidents ayant une prescription de BZD de plus d’un mois :
5.5. Prise en charge de la douleur et de la fin de vie - au 31/12 de l’année du rapport
Parmi les résidents présents, nombre de résidents ayant eu, au cours de l’année, au moins une évaluation de la
douleur avec une échelle validée* et tracée dans le dossier :
Parmi les résidents présents et en capacité de désigner une personne de confiance :
- nombre de résidents ayant désigné une personne de confiance :
- nombre de résidents n’ayant pas souhaité désigner une personne de confiance :
Sur les 5 DERNIERS DECES, combien ont fait l’objet d’une décision de limitation ou d’arrêt des traitements en rapport avec une fin de vie ?
NB - Pour les DECES = ne sont concernés que les 5 derniers décès de résidents en hébergement permanent et en fin de vie et donc
survenus de façon « non soudaine »
5.6. Escarres - Pour l’année écoulée
Nombre d’escarres acquises, au-delà du stade d’érythème persistant (soit > au stade 2), dans l’Ehpad au
cours de l’année écoulée :
5.7. Evaluation cognitive et réexamens concertés - au 31/12 de l’année du rapport
Parmi les résidents présents, nombre de résidents ayant bénéficié d’une évaluation cognitive au cours de
l’année :
5.8. Neuroleptiques chez le malade Alzheimer
Enquête réalisée au cours de l’année du rapport soit en 2016
Se reporter dans l’onglet DOCUMENTS du portail à : « Enquete_NeuroleptiquesMA_Et_Score_de_risque »
Date de réalisation de l’enquête : ___/___/2016
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1/Parmi les résidents présents à la date de l’enquête :
[N0] = Nombre de résidents présentant une maladie d’Alzheimer ou apparentée (MA)* :
Dont :
[N1] = Nb de résidents (MA) ayant une prescription de neuroleptiques :
[N2] = Nb de résidents (MA) ayant une prescription de neuroleptiques de plus d’un mois :
2/ Au cours des 3 mois suivant la date du recueil des N0, N1 et N2 :
Nombre de résidents pour lesquels la prescription a fait l’objet d’un contact/échange (temps de
concertation) entre le médecin coordonnateur et le médecin prescripteur :
Parmi les résidents de la population N1 :
Parmi les résidents de la population N2 :
Nombre de résidents pour lesquels à l’issue de cet échange, la prescription a été confirmée et
argumentée par le médecin prescripteur :
Parmi les résidents de la population N1 :
Parmi les résidents de la population N2 :
5.9. Médicament et iatrogénie
Les médecins prescripteurs ont-ils, fourni par l’Ehpad, un accès actualisé au Vidal électronique ou à la
banque Claude Bernard lors de la rédaction de l’ordonnance ? oui non
Le logiciel utilisé permet-il une rédaction de l’ordonnance :
- par classes thérapeutiques ? oui non
- par dénomination commune internationale (DCI) ? oui non
Des erreurs médicamenteuses* ont - elles fait l’objet d’un signalement d’Evènement Indésirable Grave* au
cours de l’année ? oui non
Si oui, combien de fois dans l’année ?
Score de risque en Gériatrie – Effets indésirables médicamenteux
Enquête réalisée au cours de l’année du rapport soit en 2016
Se reporter dans l’onglet DOCUMENTS du portail à : « Enquete_NeuroleptiquesMA_Et_Score_de_risque »
Date de réalisation de l’enquête (calcul des scores de risque) : ___/___/2016
1/Parmi les résidents présents à la date du calcul des scores de risque :
Nombre de résidents dont le score est entre 0 et 1 (= risque faible) :
Nombre de résidents dont le score est entre 2 et 5 (= risque moyen) :
Nombre de résidents dont le score est entre 6 et 10 (= risque élevé) :
2/ Au cours des 3 mois suivant la date du calcul du score :
Parmi les résidents présentant un risque fort (score de 6 à 10) lors de l’évaluation, nombre de résidents
pour lesquels la prescription a été réévaluée par le médecin prescripteur :
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5.10. Prévention - au 31/12 de l’année du rapport
L’Ehpad a-t-il proposé une couverture vaccinale antigrippale aux soignants ? oui non
Un ou des résidents en HP ont-ils fait une tentative de suicide au sein de l’EHPAD ? oui non
Si oui, combien ?
L’Ehpad mène-t-il des actions collectives d’éducation pour la santé dans le champ de la nutrition
(alimentation et activité physique) ? oui non
Si oui, lesquelles ?
Actions collectives d’information : oui non
Ateliers cuisine : oui non
Ateliers en lien avec l’activité physique : oui non
Autres : oui non
Si « Autres », précision :
5.11. Risques infectieux
Utilisez-vous la liste des antibiotiques considérés comme "critiques" par l’agence nationale de
sécurité des médicaments et des produits de santé (ANSM) ? oui non
Sur l’année écoulée (au 31 décembre de l’année du rapport), combien avez-vous pris en charge
de résidents porteurs d'une bactérie multi résistante (BMR) ou d'une bactérie hautement résistante
émergente (BHRe) ? _____
Date de réalisation du dernier DARI du GREPHH réalisé (DARI : Document d'Analyse du Risque
Infectieux) : ___/____/_____
Pourcentage d'objectifs atteints au résultat global (poster) du DARI du GREPHH :
Un responsable de la démarche d’analyse selon le DARI est-il désigné au sein de l’Ehpad au 31
décembre ? oui non
Un comité de suivi du DARI est-il mis en place au 31 décembre ? oui non
Commentaires
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5.12. Divers
Les délais d’attente aux sonnettes (appel des résidents) :
- sont-ils objectivables ? oui non
- sont-ils évalués en interne ? oui non
6. Informatisation
Existe-t-il un dossier de gestion des soins informatisé ? oui non
Si oui, quel logiciel utilisez-vous :
1) Medicor
2) Titan
3) Netsoins* Netsoins est l’évolution de Brazil
4) PSI
5) Easysoins
6) Arcadys
7) Autre, précisez :
Quelles fonctionnalités du logiciel utilisez-vous :
Dossier médical oui non
Plan de soins oui non
Fiche de traitement oui non
Transmissions oui non
Êtes-vous satisfait de ce logiciel ? oui non
Si non, pour quelle(s) raison(s) : ........
Quel est le nombre de postes informatiques à disposition du personnel soignant :
Sont-ils facilement accessibles au personnel soignant salarié de l’établissement ? oui non
Sont-ils facilement accessibles au personnel soignant non-salarié de l’établissement ? oui non
Sont-ils installés en réseau ? oui non
Nombre de médecins généralistes saisissant les prescriptions médicales sur informatique :
L’Ehpad est-il équipé en télémédecine ? oui non
Si oui, l’utilisez-vous ? oui non
Commentaires
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7. Réunions Le médecin coordonnateur, organise-t-il ou participe-t-il à des réunions formalisées avec compte-rendu ou transmissions écrites : Systématiquement Quelquefois Jamais
- de pré admission
- pour projets de vie individuels
- avec équipe de soins
- de direction
- de conseil de vie sociale
- avec les praticiens libéraux
Commission de Coordination Gériatrique
Nombre de réunions dans l’année de la commission de coordination gériatrique :
Nombre de médecins traitants différents ayant participé à au moins une réunion de la commission de
coordination gériatrique au cours de l'année du rapport :
Commentaires sur Intérêts / Limites des réunions / Ce qui pourrait se faire
8. Formations Le médecin coordonnateur dispose-t-il d’une fiche de poste ? oui non
Est-elle en adéquation avec ses missions actuelles ? oui non
Quelle est la qualification du médecin coordonnateur :
Capacité gériatrie oui non
Diplôme universitaire de médecin coordonnateur oui non
Autre qualification oui non Préciser :
Etes-vous adhérent d’une association de médecins coordonnateurs ? oui non
Si oui, laquelle :
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Formations suivies par le médecin coordonnateur au cours de l’année :
en lien avec la FMC oui non
Capacité gériatrie oui non
DU de médecin coordonnateur oui non
DU soins palliatifs oui non
DU Alzheimer oui non
Autre formation suivie oui non Précisez :
A REMPLIR PAR L’IDEc –
- L’IDEc dispose-t-il/elle d’une fiche de poste ? oui non
- Est-elle en adéquation avec ses missions actuelles ? oui non
- Quelle formation a été suivie par l’IDEC en rapport avec sa fonction de coordination ?
- Quelles formations ont été suivies en cours d’année ?
Des séances de formation/d’information/d’évaluation des pratiques sont-elles réalisées par le
médecin coordonnateur et/ou l’infirmière coordonnatrice ? oui non
Des difficultés sont-elles rencontrées pour organiser ces séances ? oui non
Le médecin coordonnateur a-t-il été consulté pour établir le plan de formation ? oui non
Son avis a-t-il été suivi ? oui non
9. Synthèse
Points forts :
15
Points faibles : Spécificité ou particularité de votre EHPAD
Objectifs pour l’année à venir :
16
Rapport soumis à l’avis de la Commission de coordination oui non
Signatures
Médecin coordonnateur
Directeur
LEXIQUE
Absentéisme (selon l’ANAP) : Nombre de jours calendaires d’absence des effectifs réels (hors
formation)/Nombre total de jours calendaires d’absence des effectifs réels (hors formation)
Besoin global de soins : GMPS= (PMP validé *2,59) + GMP validé = groupe iso ressources moyen pondéré
soins = indicateur synthétique qui rend compte du niveau de perte d'autonomie moyen des personnes
hébergées dans l'établissement et de leurs besoins en soins
Dénutrition simple : Perte de poids supérieure ou égale à 5 % du poids du corps en un mois ou supérieure ou
égale à 10% en 6 mois ou IMC < 21 ou Albuminémie < 35g/l (selon HAS)
Dénutrition sévère : Perte de poids supérieure ou égale à 10 % du poids du corps en 1 mois ou ≥ 15% en 6
mois ou IMC < 18 ou Albuminémie < 30g/l ( selon HAS)
Echelle validée (douleur) : une échelle validée est une échelle sensible, reproductible, spécifique et fiable pour
le symptôme que l’on veut mesurer.
Equivalent temps plein (ETP) présents sur le terrain : correspond aux personnels physiquement présents
dans l’EHPAD sur le planning et sur le terrain.
Equivalent temps plein réel : Nombre d’ETP figurant au tableau des effectifs du compte administratif de N-
1(colonne C (réel) – Total Nombre d’équivalents temps plein)
Erreur médicamenteuse : l’erreur médicamenteuse est l'omission ou la réalisation non intentionnelle d'un acte
survenu au cours du processus de soins impliquant un médicament, qui peut être à l’origine d’un risque ou d’un
événement indésirable pour le patient (selon l’AFSSAPS).
Evénement indésirable grave (Ministère) :
décès inattendu, perte permanente d’une fonction ne résultant ni de l’évolution naturelle de la maladie,
ni du terrain du patient
au décours d’un acte de soins, hospitalisation en réanimation et/ou ré-intervention non programmée(s)
erreur de patient, erreur de côté.
Faisant fonction d’aide-soignant ou d’aide médico-psychologique (FFAS) : Agent non diplômé occupant un
poste d’AS ou AMP qui émarge sur la partie soins.
Hospitalisation complète : Hospitalisation d’une personne dans les unités hébergeant les patients pour une
durée généralement supérieure à 24h, avec nuitée (et par conséquent dans des lits, même si le séjour dure
moins de 24 h et la prise en charge plus de 12h).
Hospitalisation de nuit : Hospitalisation qui se produit entre 20h00 et 8h00, hors hospitalisation programmée.
Malades Alzheimer ou apparentés : sont des résidents accueillis en hébergement permanent pour lesquels la
maladie d’Alzheimer (ou apparentée) est à un stade de démence selon le diagnostic établi en consultation
mémoire ou par les médecins de l’Ehpad par la réalisation de tests validés selon les bonnes pratiques.
Personne de confiance ( selon article L1111-6 du Code de la santé publique)
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La personne de confiance est une personne désignée par écrit par la personne majeure, elle sera consultée au
cas où la personne, malade, serait hors d’état d’exprimer sa volonté et de recevoir l’information nécessaire à
cette fin. La personne de confiance peut être un parent, un proche ou le médecin traitant. Elle est révocable à
tout moment. Si le malade le souhaite, la personne de confiance l'accompagne dans ses démarches et assiste
aux entretiens médicaux afin de l'aider dans ses décisions.
Lors de toute hospitalisation dans un établissement de santé, il est proposé au malade de désigner une
personne de confiance dans les conditions prévues à l'article L1111-6. Cette désignation est valable pour la
durée de l'hospitalisation, à moins que le malade n'en dispose autrement.