1. SLIDE JPA – Sistem Penilaian Prestasi Dalam Perkhidmatan Awam

SISTEM PENILAIAN

PRESTASI DALAM

PERKHIDMATAN AWAM

Bahagian Perkhidmatan

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

TAKLIMAT

BHG. 1

PENGENALAN

BHG. 2

SKT

BHG. 3

PYD/PPP/PPK/PPSM/

KJ

BHG. 4

LNPT

BHG. 5

RUMUSAN

BAHAGIAN PERTAMA

PENGENALAN

IT/HRMIS URUSETIA KATEGORI KJ

INSTRUMEN INSTITUSI OUTPUT SUBJEK

PENILAIAN PRESTASI

“Performance appraisal is a process of evaluating or

judging the way in which someone is functioning. It

involves a systematic evaluation of employees by his or

her supervisor or some other qualified person who is

familiar with the overall employees performance”.

(Coens & Jenkins, 2000)

SISTEM PENILAIAN PRESTASI

Suatu sistem untuk merancang, melaksana, mengurus

dan menilai pencapaian prestasi anggota dan matlamat

organisasi dalam tempoh satu tahun

OBJEKTIF

JUDGEMENTAL

DEVELOPMENTAL

JUDGEMENTAL Fokus penilaian untuk menilai

pencapaian bagi tujuan ‘reward

and sanction’ - HISTORICAL

DEVELOPMENTAL

Fokus penilaian untuk

mengenalpasti kekuatan dan

kelemahan bagi tujuan

peningkatan prestasi - FUTURE

OBJEKTIF

PERATURAN

P.U.(A) 1/2012

PP 4/2002

SPP 5/2007 SPP 2/2009

SPP 3/2009

P.U.(A) 1/2012

Peraturan-peraturan pegawai awam

Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan

Penamatan perkhidmatan

(*Pindaan terhadap P.U.(A) 176/2005)

PERKARA 27 (4)

Pergerakan Gaji tahunan seseorang pegawai

hendaklah berasaskan pencapaian kerja

tahunan pegawai itu atau apa-apa syarat

lain yang ditentukan oleh Yang di-Pertuan

Agong dari semasa ke semasa

P.U.(A) 1/2012

PEKELILING

PERKHIDMATAN BIL 4

TAHUN 2002

Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia

Bagi Anggota Perkhidmatan Awam

Persekutuan

PERKARA 50

Pergerakan Gaji Biasa ialah pergerakan gaji

daripada matagaji semasa ke matagaji

berikutnya di Peringkat yang sama tertakluk

kepada syarat mencapai prestasi yang

memuaskan dan diperakukan oleh Ketua

Jabatan.

PP 4/2002

LAMPIRAN A2 : Panduan Pelaksanaan Sistem

Penilaian Prestasi Pegawai

Perkhidmatan Awam Malaysia

PP 4/2002

LAMPIRAN A3 : Panduan Penyediaan Sasaran Kerja

Tahunan (SKT)

PP 4/2002

SURAT PEKELILING

PERKHIDMATAN BIL 5

TAHUN 2007

Panduan Pengurusan Pejabat

PERKARA 2.7

Penilaian Prestasi merupakan sebahagian

daripada sistem pengurusan personel

yang penting yang boleh digunakan untuk

membantu setiap pegawai meningkatkan

prestasi kerja masing-masing.

SPP 5/2007

Sebaliknya jika penilaian prestasi

seseorang pegawai tidak diuruskan

dengan sistematik, ia boleh MEMBERI

KESAN NEGATIF KEPADA PRESTASI

PEGAWAI yang berkenaan. Oleh itu,

setiap Ketua Jabatan perlu memastikan

penilaian prestasi pegawai di bawah

tanggung jawab mereka disediakan

mengikut prosedur yang ditetapkan.

PERKARA 2.8

Kaedah Penilaian prestasi perlu mempunyai

ciri-ciri seperti berikut :

i. Setiap pegawai yang dinilai hendaklah

ditetapkan sasaran kerja yang perlu dilaksana

dan dicapai dalam sesuatu tahun penilaian.

Ini penting untuk membolehkan prestasi

pegawai diukur dengan lebih objektif;

SPP 5/2007

PERKARA 2.8 (sambungan)

ii. Penilaian prestasi dilaksanakan secara

berterusan dan bukan secara bermusim;

iii. Ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai

yang dinilai dari segi tahap prestasi yang

perlu dicapai hendaklah dimaklumkan kepada

pegawai yang dinilai dengan jelas; dan

SPP 5/2007

PERKARA 2.8 (sambungan)

iv. Pegawai Penilai hendaklah memberi peluang

dan bersedia mendengar pandangan yang

diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan

dengan prestasinya

SPP 5/2007

SURAT PEKELILING

PERKHIDMATAN BIL 2

TAHUN 2009

Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian

Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam

Malaysia

(MARKAH 90% PERLU DIBERIKAN ULASAN)

SURAT PEKELILING

PERKHIDMATAN BIL 3

TAHUN 2009

Borang Penilaian Prestasi Khas Bagi

Pegawai Perkhidmatan Awam

Menentukan penempatan dan bidang kerjaya yang

sesuai dengan potensi pegawai;

Menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk

kenaikan pangkat, pinjaman dan pertukaran

sementara;

Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk

pergerakan / anjakan gaji;

PRINSIP ASAS DAN TUJUAN PENILAIAN

Menentukan penganugerahan khidmat cemerlang

(PPC/APC), darjah kebesaran serta surat

penghargaan;

Mengenal pasti dan merancang keperluan latihan;

dan

Memberi kaunseling bertujuan memperbaiki dan

mempertingkat prestasi serta motivasi pegawai

PRINSIP ASAS DAN TUJUAN PENILAIAN

(2) PENETAPAN RANCANGAN KERJA BAHAGIAN (DIS/JAN)

(3) PENETAPAN SKT PYD (JAN)

(4) PELAKSANAAN KERJA & PENGESANAN

(JAN-JUN)

(5) KAJIAN SEMULA PERTENGAHAN TAHUN (JUN-JULAI)

(6) PELAKSANAAN KERJA & PENGESANAN

(JULAI-DIS)

(1) PERANCANGAN KERJA TAHUNAN (DIS/JAN)

(7) PENYEDIAAN LNPT (JAN-FEB)

(8) PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

(FEB-APRIL)

(9) PENYAMPAIAN KEPUTUSAN PRESTASI & PENYIMPANAN

BORANG LNPT (APRIL)

BERDASARKAN SPP BIL. 2 TAHUN 2009

BAHAGIAN KEDUA

PENYEDIAAN & PENGENDALIAN SKT



SASARAN KERJA TAHUNAN

Garis panduan dalam bentuk aktiviti / projek yang

disediakan oleh PYD untuk dilaksanakan dalam tahun

semasa selaras dengan strategi dan perancangan kerja

jabatan dan mempunyai petunjuk prestasi;

PERANCANGAN TAHUNAN

Perancangan tahunan di peringkat Organisasi/ Agensi

PERANCANGAN KERJA TAHUNAN Rancangan tindakan kerja tahunan Kerja Tahunan yang

perlu dilaksanakan di peringkat Jabatan/ Bahagian/

Cawangan/ Unit selaras dengan Perancangan Kerja

Tahunan;

AKTIVITI / PROJEK Aktiviti/ Projek yang hendak dilaksanakan oleh pegawai

bagi tahun yang dinilai selaras dengan Perancangan

Tahunan dan Perancangan Kerja Tahunan; dan

PETUNJUK PRESTASI

Kuantiti, kualiti, masa dan kos atau kombinasi bagi

setiap satu aktiviti/ projek.

Menetapkan Sasaran Kerja Tahunan

KEPENTINGAN

GAMBARAN KERJA

Sebenar PYD

KEPENTINGAN SKT

PENILAIAN HASIL

Bantu Pegawai Penilai

menilai hasil kerja

Pegawai Yang Dinilai

(PYD)

KEPENTINGAN SKT

PENILAIAN YANG

Objektif , adil dan

telus

KEPENTINGAN SKT

PERFORMANCE

CONTRACT

Antara PYD dan

PPP

KEPENTINGAN SKT

MEMBANTU

MENCAPAI VISI

DAN MISI

Organisasi dan

jabatan

KEPENTINGAN SKT

Penyediaan SKT bermula dengan Perancangan

Tahunan Organisasi/ Agensi;

Perlu berlandaskan kepada perancangan strategik

Organisasi/ Agensi yang mengandungi visi, misi,

objektif dan strategi pelaksanaan program

Organisasi/ Agensi; dan

Perlu disediakan selewat-lewatnya pada awal

bulan Januari tahun penilaian.

PENETAPAN SKT

PERLU

DIBINCANGKAN

ANTARA PYD DAN

PPP

PENENTUAN

AKTIVITI /

projek

PENENTUAN AKTIVITI / PROJEK

Senarai projek/ aktiviti perlu sesuai dengan

Perancangan KerjaTahunan;

Aktiviti/ Projek bagi kumpulan perkhidmatan mestilah

bersesuaian dengan peranan dan bidang tugas

kumpulan perkhidmatan.

PETUNJUK

prestasi

PETUNJUK PRESTASI

MERUJUK KEPADA KUANTITI, KUALITI, MASA DAN KOS dan Setiap aktiviti/ projek perlu sekurang-kurangnya mempunyai satu petunjuk prestasi

Konsep Smart

PETUNJUK PRESTASI

Spesifik dan tidak terlalu umum P E C I F I C

E A S U R E A B L E

PETUNJUK PRESTASI

Boleh diukur

C H I E V E A B L E

PETUNJUK PRESTASI

Boleh dicapai

E A L I S T I C

PETUNJUK PRESTASI

Realistik

I M E B O U N D

PETUNJUK PRESTASI

Mempunyai tempoh masa

BAHAGIAN KETIGA

PENENTUAN PEGAWAI PENILAI,

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

DAN PERANAN PPSM

KJ

INSTRUMEN SUBJEK INSTITUSI OUTPUT

IT/HRMIS URUSETIA KATEGORI

UNTUK MENILAI PRESTASI, SISTEM

PENILAIAN PRESTASI MENETAPKAN TIGA

PERINGKAT PENILAIAN IAITU:

i. PEGAWAI PENILAI PERTAMA (PPP)

ii. PEGAWAI PENILAI KEDUA (PPK)

iii. PANEL PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA (PPSM)

LNPT

SYARAT PENENTUAN PPP DAN PPK

PYD

PPP

PPK


Pegawai Penilai Pertama (PPP) ialah

PEGAWAI ATASAN ATAU PENYELIA

YANG TERDEKAT KEPADA PYD dan

mempunyai hubungan kerja secara

langsung atau yang mengawasi

kerjanya.

+ +

41

44

48

52 PEGAWAI PENILAI PERTAMA



Pegawai Penilai Kedua (PPK) IALAH

PEGAWAI ATASAN YANG TERDEKAT

KEPADA PPP DAN MEMPUNYAI

HUBUNGAN KERJA DENGAN PYD.

(Jika hanya terdapat satu peringkat

penyeliaan, maka penilaian bolehlah

dibuat oleh PPP sahaja)

+ +

41

44

48

52 PEGAWAI PENILAI KEDUA



Mempunyai HUBUNGAN

KERJA DAN PENYELIAAN

secara langsung di antara

PYD dan PPP


TIADA HUBUNGAN

KEKELUARGAAN terdekat

di antara PYD dan PP/PPK


TEMPOH PENYELIAAN

TIDAK KURANG DARIPADA

6 BULAN dalam tahun

penilaian


PYD yang diselia oleh lebih

daripada seorang PPP dalam

tempoh masa yang berbeza

dan tidak ada pegawai kanan

lain yang layak membuat

penilaian, MAKA PPP YANG

PALING LAMA TEMPOH

PENYELIAANNYA

BOLEHLAH MEMBUAT

PENILAIAN KE ATAS PYD


Jika tiada PPP yang layak

menilai kerana TEMPOH

PENYELIAANYA KURANG 6

BULAN dalam tahun yang

dinilai, penilaian dibuat oleh

pegawai yang lebih tinggi

jawatannya yang terdekat dan

mempunyai hubungan kerja

dengan PYD


Jika LNPT tahunan tidak

disediakan oleh PPP TELAH

BERSARA, MELETAK

JAWATAN ATAU TIDAK

DAPAT DIKESAN, laporan

prestasi PYD hendaklah

disediakan oleh PPK.


Gred PPP TIDAK

SEMESTINYA lebih tinggi

daripada gred PYD

GRED UD41

DAN KEATAS

PENGARAH HOSPITAL

GRED UTAMA C PYD GRED LEBIH TINGGI DARIPADA PPP


PAKAR PSIKIATRI

KETUA JABATAN PSIKIATRI

GRED KHAS B

PEGAWAI PERUBATAN

GRED N22

(KUP)

PPP BERADA DI GRED YANG SAMA DENGAN PPP


KETUA PEMBANTU TADBIR

GRED N22 (HAKIKI)

PT/PO

GRED N17 PT/PO


Bolehkah pegawai yang

menanggung kerja menjadi

PPP?

N52

N54

PPP ADALAH PEGAWAI YANG MENANGGUNG KERJA


PENGARAH SUMBER MANUSIA

N48 KETUA PENOLONG

PENGARAH

TIMBALAN PENGARAH

SUMBER MANUSIA ( Kosong dan ditanggung oleh

Pegawai Gred N48 )

PEGAWAI YANG MENANGGUNG KERJA TIDAK LAYAK MENILAI

Pegawai akan dinilai oleh Pengarah Sumber Manusia Gred N54

TANGGUNGJAWAB

PPP dan PPK “ With great power comes great responsibility ”

TANGGUNGJAWAB PPP DAN PPK

PPP HENDAKLAH

MENETAPKAN DAN

MENENTUKAN PROGRAM

TINDAKAN DAN

RANCANGAN kerja bagi

bahagian/unit/aktiviti di bawah

tanggungjawabnya selaras

dengan dasar, rancangan dan

strategi Jabatan


PPP dan PPK

HENDAKLAH

MENETAPKAN

PETUNJUK PRESTASI

BAGI SETIAP

AKTIVITI/PROJEK


PP HENDAKLAH

MENYELIA KERJA YANG

dijalankan oleh PYD melalui

pengawasan dan bimbingan

yang berterusan


PPP HENDAKLAH

BERBINCANG DENGAN

PYD MENGENAI

KEMAJUAN KERJA DI

PERTENGAHAN TAHUN

dan pada AKHIR TAHUN


PPP DIKEHENDAKI

MEMBUAT PENILAIAN,

MEMBERI ULASAN DAN

PERAKUAN YANG SESUAI

SERTA MEMAKLUMKAN

PRESTASI setelah

membincangkannya dengan

PYD


Sekiranya terdapat

PERBEZAAN PENILAIAN

YANG KETARA, khususnya

yang menyebabkan markah

keseluruhan (purata) jatuh ke

tahap yang tidak memuaskan

(bawah 80%), PPK

HENDAKLAH MENYATAKAN

ALASAN PERBEZAAN DAN

MEMAKLUMKAN KEPADA

PYD

LNPT


SASARAN KERJA

Ketua Jabatan BERPERANAN

MENGGEMBELENG SUMBER

di bawah kawalannya iaitu

sumber manusia, kewangan,

peralatan dan teknologi secara

optimum untuk mencapai

objektif organisasi.


SASARAN KERJA

• Menentukan arah

haluan, matlamat dan

Sasaran Kerja Tahunan

(SKT);

• Memastikan sistem

kerja yang berkesan

bagi mencapai SKT yang

ditetapkan;


SASARAN KERJA

• Mendapatkan komitmen

daripada segenap lapisan

pegawai melalui gaya

pengurusan penyertaan

(participative

management);

• Memberi penekanan

kepada pembangunan

kerjaya pegawai.


SASARAN KERJA

• Merangka rancangan

kerja tahunan jabatan/

bahagian/ cawangan/ unit

bersama dengan ketua

bahagian dan cawangan/

unit;


SASARAN KERJA

• Menetapkan petunjuk

prestasi bagi setiap aktiviti/

projek jabatan yang akan

dijadikan asas pencapaian

kerja bagi semua bahagian

dan cawangan/ unit.

Petunjuk prestasi yang

ditetapkan hendaklah

munasabah serta boleh

dicapai dan diukur;


SASARAN KERJA

• Mengadakan sistem

penyelarasan, pemantauan

dan kajian semula bagi

memastikan kerja yang

dijalankan mengikut

jadual;

• Menentukan supaya

pegawai penilai

menyediakan LNPT untuk

PYD mengikut peraturan;


SASARAN KERJA

• Mengarahkan pegawai

penilai yang akan bertukar

ke jabatan lain, bersara

atau meletak jawatan

menyediakan LNPT bagi

PYD di bawah seliaannya

(jika tempoh penyeliaan

tidak kurang 6 bulan);


SASARAN KERJA

• Mengarahkan PYD yang

akan bersara dan yang

diberi pelepasan untuk

dilantik ke jawatan lain

melengkapkan borang

LNPT jika tempoh

perkhidmatan dalam tahun

penilaian tidak kurang 6

bulan; dan


SASARAN KERJA

• Memastikan penilaian

prestasi pegawai yang

dilantik pada

penghujung tahun

(selepas 1 Julai)

disediakan apabila

tempoh sebenar

perkhidmatan mereka

genap 6 bulan.

LNPT

TANGGUNGJAWAB PPSM

APC

PPSM HENDAKLAH

DITUBUHKAN di peringkat

Kementerian/ Agensi/ Jabatan

TANGGUNGJAWAB PPSM KEANGGOTAAN PPSM

Dianggotai SEKURANG-KURANGNYA

2 ORANG iaitu Ketua Setiausaha (KSU)

Kementerian/ Ketua Jabatan sebagai

Pengerusi dan Timbalannya sebagai ahli


PPSM yang dipengerusikan oleh Ketua

Jabatan HENDAKLAH TERDIRI

DARIPADA PEGAWAI JUSA ATAU

GRED KHAS- (jika tiada, lantikan

boleh dibuat dikalangan pegawai lain

dari kementerian yang

bertanggungjawab ke atas jabatan

berkenaan).


PPSM BOLEH MENAMBAH AHLINYA

yang difikirkan perlu bagi mencapai

keputusan yang lebih tepat; dan

Pengerusi hendaklah LEBIH TINGGI

GREDNYA (termasuk gred memangku)

dari PYD.

Fungsi dan kuasa

Panel Pengurusan Sumber

Manusia (PPSM)

TANGGUNGJAWAB PPSM

MENGESAHKAN

MARKAH PYD. sekiranya

terdapat dan terbukti

keraguan PPSM BOLEH

MENGUBAH MARKAH

PYD

TANGGUNGJAWAB PPSM

mengelakkan berlaku

PENGANIAYAAN

TERHADAP PYD untuk

memastikan penilaian

adalah teratur

TANGGUNGJAWAB PPSM

Mengesyorkan

PENEMPATAN YANG

BERSESUAIAN berdasarkan

potensi yang ditunjukkan oleh

pegawai,

TANGGUNGJAWAB PPSM

Mengesyorkan

KAUNSELING bagi tujuan

meningkatkan produktiviti

pegawai

TANGGUNGJAWAB PPSM

Menentukan KELAYAKAN

UNTUK PERGERAKAN

GAJI, PINGAT atau lain-lain

perkara yang sesuai

TANGGUNGJAWAB PPSM

Menentu dan merancang

KEPERLUAN LATIHAN

PEGAWAI dalam

organisasi

Keputusan Panel Pembangunan

Sumber Manusia adalah MUKTAMAD

kecuali jika dapat dibuktikan keputusan

itu telah dibuat berasaskan kepada

maklumat yang salah.

(Peraturan 16, Lampiran A2; Pekeliling

Perkhidmatan Bil. 4/2002)

Urus setia

Panel Pengurusan Sumber

Manusia (PPSM)

TANGGUNGJAWAB URUS SETIA PPSM

SISTEM PENILAIAN

TERATUR

Memastikan sistem

pelaksanaan dilaksanakan

mengikut jadual yang

ditetapkan

BORANG MENCUKUPI

Memastikan borang diedarkan

kepada semua pegawai yang

dinilai (bagi mereka yang tidak

menggunakan HRMIS)


ANALISIS PRESTASI

Menganalisis prestasi

keseluruhan PYD yang terlibat

dan menyediakan laporan serta

syor untuk pertimbangan PPSM


TINDAKAN SUSULAN

Mengambil tindakan susulan ke

atas syor dan keputusan PPSM

seperti pergerakan gaji,

mengadakan latihan,

penempatan, bimbingan dan

kaunseling kepada PYD


PENYIMPANAN REKOD

Mengemukakan semua

borang LNPT kepada pihak

berkuasa yang menyimpan

dalam tempoh sebulan

selepas PPSM membuat

keputusannya


Menentu dan merancang

KEPERLUAN LATIHAN

PEGAWAI dalam

organsasi


BAHAGIAN KEEMPAT

BORANG LNPT



TERDAPAT LIMA JENIS BORANG Terdapat lima (5) jenis borang berasaskan kumpulan

seperti berikut dan warna-warna tertentu:

1) JPA (Prestasi) 1/2002 - Kump. Pengurusan Tertinggi (JUSA)

2) JPA (Prestasi) 2/2002 - Kump. Tertinggi (Gred Khas)

3) JPA (Prestasi) 3/2002 - Pengurusan Dan Profesional

4) JPA (Prestasi) 4/2002 - Sokongan I

5) JPA (Prestasi) 5/2002 - Sokongan II

* Bagi maksud panduan ini, Sokongan I ialah pegawai yang kelayakan masuknya ialah

Diploma/STPM/SPM atau setaraf dan Sokongan II ialah yang kelayakan masuknya

ialah SRP/PMR dan ke bawah atau yang setaraf dengannya.

Aspek

Penilaian Pengurusan

& Profesional

Kumpulan Sokongan Kump Peng. Tertinggi

WAJARAN MARKAH (%)

Kepimpinan

Penghasilan Kerja

Ilmu Pengetahuan &

Kepakaran

Ilmu Pengetahuan &

Kemahiran

Kualiti Peribadi

Kegiatan & Sumbangan

JUMLAH

JUSA Gred

Khas I II

60 15

50 50 50

50

5 5 5 5 5

25 25 20

25 20 20 30 35

100 100 100 100 100

- - - -

-

- - -

-

-

- -

ASPEK YANG DINILAI

BAHAGIAN KELIMA

CIRI-CIRI PENILAIAN YANG EFEKTIF

CIRI – CIRI PENILAIAN YANG ADIL, OBJEKTIF DAN TELUS

Berterusan

sepanjang tahun

Berdasarkan pencapaian

kerja sebenar

Tidak pilih kasih

PYD adalah aset yang

boleh dimajukan

Tidak dibuat secara

tergesa-gesa

Tidak dipengaruhi oleh

prestasi tahun sebelum

Tidak terlalu lenient

Tidak mengambil jalan

mudah dengan memberi

markah dalam lingkungan

pertengahan sahaja Tidak memberi perhatian

terhadap perkara yang

baru berlaku yang boleh

mempengaruhi penilaian

ADIL,

OBJEKTIF

dan TELUS

PENILAIAN HARUSLAH

Mengambil kira aktiviti / projek yang telah dinyatakan

oleh PYD dalam Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan

Kajian Semula Pertengahan Tahun

Mengiktiraf kegiatan dan sumbangan PYD di luar tugas

rasmi.

Mengikut setiap bahagian penilaian dalam

borang LNPT

SKALA PEMARKAHAN

B A H A G I A N P E R K H I D M A T A N , J P A

SKALA PENILAIAN

1 -2 3 -4 5-6 7 -8 9 -10

SKALA:

SANGAT RENDAH

SANGAT LEMAH

TIDAK AKTIF

RENDAH

LEMAH

KURANG AKTIF

SEDERHANA

SEDERHANA AKTIF

TINGGI

BAIK

AKTIF

SANGAT TINGGI

CEMERLANG

SANGAT AKTIF


Aspek

Penilaian Pengurusan

& Profesional

Kumpulan Sokongan Kump Peng. Tertinggi

WAJARAN MARKAH (%)

Kepimpinan

Penghasilan Kerja

Ilmu Pengetahuan &

Kepakaran

Ilmu Pengetahuan &

Kemahiran

Kualiti Peribadi

Kegiatan & Sumbangan

JUMLAH

JUSA Gred

Khas I II

60 15

50 50 50

50

5 5 5 5 5

25 25 20

25 20 20 30 35

100 100 100 100 100

- - - -

-

- - -

-

-

- -

SKALA PENILAIAN MENGIKUT

KUMPULAN PERKHIDMATAN

B A H A G I A N P E R K H I D M ATA N , J PA

SKALA PENGHASILAN KERJA (WAJARAN 50%)

TAHAP SKALA PENJELASAN

Sangat Tinggi

Tinggi

Sederhana

Rendah

Sangat Rendah

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Hasil kerja sentiasa melebihi tahap maksimum yang telah ditentukan.

Hasil kerja kerap kali menemui tahap maksimum yang telah ditentukan.

Hasil kerja sentiasa menemui tahap maksimum yang telah ditentukan.

Hasil kerja kadangkala menemui tahap maksimum yang telah ditentukan.

Hasil kerja sentiasa melebihi tahap minimum yang telah ditentukan.

Hasil kerja kadangkala melebihi tahap minimum yang telah ditentukan.

Hasil kerja kerap kali menemui tahap minimum yang telah ditentukan.

Hasil kerja kadangkala menemui tahap minimum yang telah ditentukan.

Hasil kerja kerap kali di bawah tahap minimum yang telah ditentukan.

Hasil kerja sentiasa di bawah tahap minimum yang telah ditentukan.


SKALA PENGETAHUAN & KEMAHIRAN (WAJARAN 25%)


Sangat Tinggi

Tinggi

Sederhana

Rendah

Sangat Rendah

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Mempunyai pengetahuan dan kemahiran/kepakaran yang sangat luas dan mendalam dalam bidang tugasnya, diakui kemahiran/kepakarannya serta sentiasa menjadi sumber rujukan dalam/luar organisasi.

Mempunyai pengetahuan dan kemahiran/kepakaran yang luas dalam bidang tugasnya, serta kerapkali menjadi sumber rujukan dalam/luar organisasi.

Mempunyai pengetahuan dan kemahiran/kepakaran yang mencukupi dalam bidang tugasnya.

Kurang mempunyai pengetahuan dan kemahiran/kepakaran yang asas dalam bidang tugasnya dan perlu diberi bimbingan oleh pegawai atasannya.

Tidak mempunyai pengetahuan dan kemahiran/kepakaran asas dalam bidang tugasnya dan memerlukan tunjuk ajar.


SKALA KUALITI PERIBADI (WAJARAN 20%)


Sangat Tinggi

Tinggi

Sederhana

Rendah

Sangat Rendah

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Sentiasa menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi dengan cemerlang.

Menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi dengan baik.

Menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi dengan memuaskan.

Kurang menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi.

Tidak menghayati dan melaksanakan ciri-ciri kualiti peribadi.


Sangat Aktif

9-10 I. Sangat aktif dalam pelbagai kegiatan persatuan/ program/ aktiviti sukan atau lain-lain aktiviti luar dan memegang jawatan kepimpinan utama atau yang setaraf; atau

II. Memberi sumbangan kreatif seperti penemuan-penemuan baru/ hasil kreatif yang memberi manfaat.

Aktif 7-8 i. Aktif dalam pelbagai kegiatan persatuan/ program/ aktiviti sukan atau lain-lain aktiviti luar samada sebagai AJK, pemain atau sebagainya yang merupakan penggerak kepada aktiviti; atau

ii. Memberi sumbangan kreatif seperti penemuan-penemuan baru/ hasil kreatif yang memberi manfaat.

Sederhana Aktif

5-6 Sederhana aktif dalam kegiatan persatuan/ program/ aktiviti sukan atau lain-lain aktiviti luar dan terlibat sebagai Ahli Jawatan Kuasa (AJK), pemain atau yang setaraf.

Kurang Aktif

3-4 Kurang Aktif dalam kegiatanpersatuan/ program/ aktiviti sukan atau lain-lain aktiviti luar dan hanya terlibat sebagai ahli biasa atau sebagainya

Tidak Aktif 1-2 Tidak aktif melibatkan diri atau memberi sumbangan dalam aktiviti-aktiviti persatuan/ program/ sukan atau lain-lain aktiviti luar.

Tiada Aktiviti

0 Tiada sebarang aktiviti disenaraikan

SKALA PENGLIBATAN PEGAWAI DILUAR TUGAS RASMI (5%)

Prestasi pegawai berdasarkan jumlah

Markah yang diperolehi

KATEGORI PENCAPAIAN



CEMERLANG

Memiliki kualiti kepimpinan yang cemerlang dalam memastikan

fungsi dan objektif organisasi tercapai.

Penghasilan kerja yang cemerlang dan sentiasa melebihi standard

yang ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam

bidang tugas dan diakui serta sentiasa menjadi pakar rujuk.

Memiliki kualiti peribadi yang cemerlang dan dijadikan contoh

ikutan.

berprestasi

BAIK

Berupaya mentadbir/ menyelia dengan baik dalam memastikan

fungsi dan objektif organisasi dipenuhi.

Penghasilan kerja yang baik dan sentiasa menepati standard

maksima yang ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam

bidang tugas dan menjadi sumber rujukan

Memiliki kualiti peribadi yang baik.

berprestasi

SEDERHANA

Berupaya mentadbir/ menyelia dengan sederhana dalam

memastikan fungsi dan objektif organisasi dipenuhi.

Penghasilan kerja yang sederhana dan menepati standard yang

ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang sederhana

dalam bidang tugas dan boleh memberi nasihat dalam bidang-

bidang kerja tertentu.

Memiliki kualiti peribadi yang sederhana.

berprestasi

KURANG MEMUASKAN

Penghasilan kerja yang kurang memuaskan dan seringkali tidak

mencapai standard minima yang ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ yang kurang memuaskan

untuk melaksanakan tugas

Memilikii kualiti peribadi dan tahap disiplin yang kurang

memuaskan

berprestasi

LEMAH

Penghasilan kerja yang lemah dan tidak mencapai standard yang

ditetapkan.

Kurang berpengetahuan dan kurang mahir dalam melaksanakan

tugas.

Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin di bawah tahap yang

diharapkan

berprestasi


KATEGORI PENCAPAIAN PRESTASI PEGAWAI

KATEGORI MARKAH PENJELASAN KATEGORI PENCAPAIAN

Cemerlang 90-100% Memiliki kualiti kepimpinan yang cemerlang dalam memastikan fungsi dan objektif organisasi

tercapai.

Penghasilan kerja yang cemerlang dan sentiasa melebihi standard yang ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam bidang tugas dan diakui

serta sentiasa menjadi pakar rujuk.

Memiliki kualiti peribadi yang cemerlang dan dijadikan contoh ikutan.

Baik 80-89.99% Berupaya mentadbir/ menyelia dengan baik dalam memastikan fungsi dan objektif organisasi

dipenuhi.

Penghasilan kerja yang baik dan sentiasa menepati standard maksima yang ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang tinggi dalam bidang tugas dan menjadi

sumber rujukan

Memiliki kualiti peribadi yang baik.

Sederhana 60-79.99% Berupaya mentadbir/ menyelia dengan sederhana dalam memastikan fungsi dan objektif

organisasi dipenuhi.

Penghasilan kerja yang sederhana dan menepati standard yang ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ kepakaran yang sederhana dalam bidang tugas dan

boleh memberi nasihat dalam bidang-bidang kerja tertentu.

Memiliki kualiti peribadi yang sederhana.

Kurang

Memuaskan

50-59.99% Penghasilan kerja yang kurang memuaskan dan seringkali tidak mencapai standard minima

yang ditetapkan.

Mempunyai pengetahuan/ kemahiran/ yang kurang memuaskan untuk melaksanakan tugas

Memilikii kualiti peribadi dan tahap disiplin yang kurang memuaskan

Lemah 49.99 ke

bawah

Penghasilan kerja yang lemah dan tidak mencapai standard yang ditetapkan.

Kurang berpengetahuan dan kurang mahir dalam melaksanakan tugas.

Memiliki kualiti peribadi dan tahap disiplin di bawah tahap yang diharapkan.

Penilaian Tidak Merujuk Kepada SKT -

Tidak Menilai Berdasarkan

Pencapaian Sebenar Pegawai

ISU PELAKSANAAN

LENIENCY:

KECENDERUNGAN PEMBERIAN

MARKAH YANG TINGGI

(Pemberian Markah 90% Ke Atas Dinyatakan Justifikasi

Yang Melayakkan PYD Menerima Penilaian Kategori

Cemerlang.

Sekiranya Tredapat Keraguan, Ppsm Perlu Dapatkan

Penjelasan Dari Pegawai Penilai)

ISU PELAKSANAAN

HALO EFFECT:

Memberi Markah Berasaskan

Kepada Tahun-tahun Lepas

ISU PELAKSANAAN

Pegawai Yang Sedang Cuti

(Cuti Sakit, Cuti Bersalin)

Diberi Markah Rendah Kerana

Tidak Melaksanakan Tugas

ISU PELAKSANAAN

CONTRAST EFFECT:

Prestasi Dibuat Dengan

Membandingkan Prestasi

Orang Lain

ISU PELAKSANAAN

Tidak Melaksanakan Penilaian

SKT Pada Pertengahan Tahun

ISU PELAKSANAAN

Memberi Markah Kepada Kegiatan

Luar Yang Tidak Disenaraikan

ISU PELAKSANAAN

Penilai Tidak Berbincang Dengan

PYD Dan Tidak Memaklumkan

Prestasi Kepada PYD

ISU PELAKSANAAN

Penilaian Berbeza-beza Mengikut

Cawangan Menyebabkan Markah

LNPT Pegawai Di Sesuatu

Cawangan Berbeza

-persaingan Untuk Kemajuan

Kerjaya

ISU PELAKSANAAN

Pegawai Yang Terkilan Dengan

Markah LNPT Tiada Tempat Untuk

Mengadu

– “Prinsip Right To Be Heard”

ISU PELAKSANAAN

RUMUSAN




Kepada

Pegawai

Kepada

Pihak

Pengurusan

KEPENTINGAN

PENILAIAN

PRESTASI

RUMUSAN Membantu

membangunkan

polisi-polisi sumber

manusia

Membantu

meningkatkan prestasi


RUMUSAN

Keberkesanan Sistem Penilaian Prestasi

PEMAHAMAN

PEMATUHAN PERATURAN

KOMITMEN KETUA JABATAN, PPSM, URUS SETIA PPSM, PYD DAN PEGAWAI PENILAI

• Effective performance appraisal can ensure that the

public sector meet its key performance as well as to

improve the management. If they are done well, their

benefits are great.

• Proper implementation of performance appraisal can

increase the employees commitment and

satisfaction at the workplace (Daley, 2002).

FAQ

SOALAN 1:

Seorang pegawai A telah Cuti Sakit bermula 01.02.2011

hingga 30.11.2011.

i) Adakah penilaian perlu di buat di akhir tahun 2011?

ii) Bagaimanakah dengan pergerakan gaji pegawai?

JAWAPAN : i) Tidak perlu kerana berkhidmat kurang 6 bulan.

ii) Pegawai layak dipertimbangkan pergerakan gaji

tahunan bergantung kepada keputusan PPSM

(berdasarkan prestasi tahun sebelumnya.)

SOALAN 2: Seorang pegawai B telah Cuti Belajar Bergaji Penuh di

sepanjang tahun 2011.

i) Perlukah pegawai mengisi borang LNPT?

ii) Bolehkah markah pegawai semasa Cuti Belajar

menggantikan markah LNPT?

iii) Bagaimanakah dengan pergerakan gaji pegawai?

JAWAPAN: i) Tidak perlu.

ii) Boleh bagi tujuan pergerakan gaji tahunan .

iii) Pegawai layak dipertimbangkan pergerakan gaji

tahunan bergantung kepada keputusan PPSM.

SOALAN 3:

Encik Ali telah memperolehi markah LNPT sebanyak

90% manakala Encik Abu memperolehi markah

sebanyak 88%.

i) Apabila keputusan APC diumumkan, Encik Abu telah

dipilih sebagai penerima APC dan bukannya Encik Ali?

JAWAPAN: Markah LNPT hanyalah salah satu aspek penilaian untuk

APC dan tidak semestinya mempunyai LNPT yang tinggi

sahaja. Pegawai perlu memenuhi lain-lain syarat yang

ditetapkan oleh PPSM untuk menerima APC.

SOALAN 4:

Encik Albert adalah Pengarah Gred JUSA C di A. Selaku

Ketua Jabatan, beliau ingin memantau penilaian prestasi

semua pegawai dalam Jabatannya.

i) Beliau berhasrat untuk menjadi PPK kepada semua

pegawai di Jabatannya walaupun tidak mempunyai

hubungan kerja secara langsung dengan pegawai.

Berikan pendapat anda.

JAWAPAN: Perkara tersebut tidak sepatutnya berlaku kerana

penentuan syarat untuk menjadi PPP / PPK perlu

mempunyai hubungan kerja secara langsung dengan

pegawai. Beliau boleh memantau prestasi pegawainya

secara keseluruhan melalui mesyuarat PPSM.

SOALAN 5:

Bagaimanakah dengan kedudukan penilaian LNPT

pegawai yang dilantik hujung tahun iaitu pada 1 Oktober

2011?

JAWAPAN: Pegawai perlu mengisi Borang LNPT tahun 2011 bagi

tujuan pergerakan gaji dan penilaian hanya boleh

dilaksanakan apabila pegawai genap 6 bulan berkhidmat

(bulan April 2012)

SOALAN 6:

Encik Samy mempunyai 5 pegawai dibawah seliaanya

yang bekerja dalam kumpulan dan melaksanakan tugas

yang sama. Wajarkah sekiranya setiap pegawai

mendapat markah yang sama?

JAWAPAN: Hanya kriteria penghasilan kerja sahaja yang boleh

diberi markah yang sama. Untuk kriteria lain, adalah

kurang wajar kerana setiap pegawai perlu dinilai secara

individu berdasarkan kepada kriteria yang ditetapkan

dalam Borang LNPT.

SOALAN 7:

i) Berapakah tempoh minimum penilaian bagi

seseorang pegawai?

ii) Dimanakah penilaian LNPT pegawai perlu dinilai

sekiranya pegawai bertukar 2 kali tempat kerja dalam

tempoh setahun?

JAWAPAN: i) Tempoh minimum ialah 6 bulan.

ii) Penilaian perlu dilaksanakan oleh PPP di mana

tempoh berkhidmat PYD yang paling lama.

Documents

1. SLIDE JPA – Sistem Penilaian Prestasi Dalam Perkhidmatan Awam