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The International Association of Lions ClubsDistretto 108 Yb Sicilia
Governatore Prof. Avv. Gianfranco AmentaAnno Sociale 2013 – 2014
“Partecipare per cooperare alla crescita”
La formazione come “antidoto” alla crisi dell’associazionismo.
Un progetto Lions.
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TemaCome organizzare
e gestire riunioni efficaci
Svolgimento:
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Riunioni efficaciLa riunione è uno strumento di
comunicazione, uno scambio di informazioni tra più persone per raggiungere INSIEME un obiettivo comune.
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Riunioni efficaciPer essere efficace una riunione
richiede una attenzione sistemica sia a livello dei contenuti sia a quello
delle relazioni.
In caso contrario ..
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Riunioni efficaci
La riunione è complessivamente MENO EFFICIENTE ma notevolmente PIÙ EFFICACE di altre modalità di comunicazione interpersonale: e-mail, telefono, colloqui, piccoli sottogruppi, …
IMPORTANTE
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Riunioni efficaciPerché le riunioni sono
importanti?Portano i problemi all’attenzione di tutti migliorando la comunicazione;Aumentano il senso di partecipazione e di appartenenza;Permettono la condivisone delle informazioni e la ricerca del consenso sulle decisioni;Favoriscono l’interdipendenza positiva non essendo spesso sufficiente la semplice collaborazione tra appartenenti allo stesso gruppo;Creano – appunto – un gruppo e, quindi, sinergia.
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Riunioni efficaciUna riunione per essere efficace deve centrale due
obiettivi:
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Riunioni efficaciUna riunione per essere efficace deve centrale due
obiettivi:OBIETTIVI ESPLICITI operativi:I risultati che ci si aspetta da una riunione nei suoi risvolti operativi
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Riunioni efficaciUna riunione per essere efficace deve centrale due
obiettivi:
OBIETTIVI ESPLICITI psicologici:
Legati alle componenti psicologiche nelle
relazioni tra i partecipanti
ed ai loro rapporti interpersonali.
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Riunioni efficaci
Stabilire l’obiettivo, il “dove si vuole arrivare”, è fondamentale per l’efficacia di una riunione e, per essere tale, deve rispondere ad alcuni requisiti che agiscano come SCORTA sul percorso delle scelte aiutandoci ad evitare di sprecare il tempo della riunione in dibattiti inutili .
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Riunioni efficaci
SCORTA: iniziali degli aggettivi che caratterizzano un vero obiettivo:
-Specifico;-Concreto;-Ottenibile;-Riscontrabile;-Tempificato;-Avvincente.
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Riunioni efficaci
Ricordarsi che:
Un obiettivo troppo difficile non genera impegno;
Un obiettivo troppo facile può annoiare.
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Riunioni efficaciPrerequisiti di una riunione
Nell’organizzare una riunione bisogna rispondere a tre domande:
1) Perché?2) Per chi?3) Quanto costa (tempo e
denaro)?
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Riunioni efficaciPrerequisiti di una riunioneCultura del costo riunione
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Riunioni efficaciFasi di una
riunioneUna riunione si compone di diverse fasi:
1) Preparazione2) Apertura3) Svolgimento4) Conclusione5) Dopo
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Riunioni efficaciFasi di una
riunionePreparazione 1
1)Definire l’obiettivo: stabilire qual è il risultato atteso, cosa si vuole conseguire;
2)Predisporre un ordine del giorno ed attenersi strettamente allo stesso;
3)Definire il tempo di inizio e quello della fine, il tempo da dedicare per i vari interventi o a disposizione dei partecipanti;
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Riunioni efficaciFasi di una
riunionePreparazione 2
4)Aspetti logistici quali prenotazione della sala, strumentazione tecnica necessaria, spostamenti, confort (eventuali coffee-break);
5)Aspetti organizzativi quali lettera/mail di convocazione, richiesta di conferma, prenotazioni varie;
6)Preparazione documentazione necessaria da inviare anticipatamente ai partecipanti.
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Riunioni efficaciFasi di una
riunioneApertura (parte iniziale della riunione) 1
·Iniziare definendo chiaramente l'obiettivo dell'incontro e fissando il limite di tempo da rispettare;·Presentare tutti gli argomenti in agenda, in modo che vengano compresi;·Discutere all’inizio i punti che richiedono maggiore impegno, iniziare dai punti che uniscono i partecipanti;·Iniziare la discussione stimolando il coinvolgimento di tutti partecipanti;
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Riunioni efficaciFasi di una
riunioneApertura (parte iniziale della riunione) 2
·Chiedere il contributo degli altri membri, facendo però attenzione che nessuno prenda il sopravvento;·Incoraggiare l'espressione dei diversi punti di vista, evitando i commenti troppo bruschi;·Permettere il disaccordo tra i partecipanti ed il contraddittorio, ma evitando che l'atmosfera diventi troppo calda;
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Riunioni efficaciFasi di una
riunioneSvolgimento (parte centrale della riunione)· Presidiare la metodologia/processo di lavoro
stabiliti;·Regolare la comunicazione: far intervenire, garantire l’ascolto, integrare, limitare, allargare …;·Evitare dispersioni, non soffermarsi su argomenti secondari o al di fuori dell’ordine del giorno;·Gestire rapporti-comportamenti problematici o conflittuali;·Se la discussione si prolunga eccessivamente su di un argomento, ricordare ai partecipanti che sono lì per trarre delle conclusioni e prendere delle decisioni.
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Riunioni efficaciFasi di una
riunioneConclusione (parte finale della riunione)
· Chiudere all’ora stabilita ;·Sintetizzare ciò che è stato definito;·Rilevazione di eventuali punti ancora aperti;·Se è necessario un ulteriore incontro, concordare con i partecipanti sul suo argomento e su che cosa i partecipanti devono fare prima che questo abbia luogo.
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Riunioni efficaciFasi di una
riunioneDopo
VERBALE(report analitico degli interventi e/o report sintetico delle conclusioni);TRASFERIMENTO(comunicazione a terzi, responsabilizzazione);ATTUAZIONE(utilizzo output nel lavoro, momenti di supervisione dell’attuazione altrui);EVENTUALE FOLLOW-UP.
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Riunioni efficaciFasi di una
riunioneIl verbaleIl verbale deve essere chiaro e sintetico,
scritto correttamente e contenere:· Descrizione della riunione;·Descrizione dei temi discussi e degli interventi;·Descrizione delle decisioni prese;·Impegni assunti dai vari partecipanti con i tempi di esecuzione;·Elenco delle persone cui è inviato il verbale;·Data della eventuale successiva riunione.
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Riunioni efficaciFasi di una
riunione
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Riunioni efficaci
La verità è che la maggior parte delle riunioni
sono inefficaci e – perciò – la gente pensa che siano
inutili!
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Riunioni efficaciPerché molte riunioni sono
inefficaci?
Coinvolgono troppe persone che parlano troppo;·Non producono decisioni;·Dominate da poche persone con una forte personalità;·Si ottengono indicazioni generiche o semplici raccomandazioni;·Investono troppo tempo su banalità che possono essere risolte altrimenti.
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Riunioni efficaciCosa può rovinare una
riunione?
·Arrivare e iniziare in ritardo, oppure aspettare la presenza di tutti i partecipanti mancando di rispetto a coloro che sono arrivati puntuali;·Non prevedere e/o non comunicare l’ora di chiusura;·Invitare i partecipanti all’ultimo momento;·Organizzare una riunione con un obiettivo poco chiaro;·Non comunicare in anticipo l’o.d.g.;·Non preparare, per tempo, gli argomenti da discutere ed il materiale a supporto della discussione.
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Riunioni efficaciCosa può rovinare una
riunione?
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Riunioni efficaciIl
Partecipante
Anche per chi partecipa a una
riunione ci sono delle regole
da seguire per rendere efficace
la riunione!
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Riunioni efficaciIl
Partecipante (1)
·Verificare la propria disponibilità e avvisare tempestivamente in caso contrario;·Leggere attentamente l’o.d.g.;·Prepararsi sugli argomenti da trattare;·Eliminare ogni potenziale azione di disturbo (telefonini; ipad; …);·Ascoltare attentamente gli interventi altrui, astenendosi da commenti personali inutili e fuori luogo.
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Riunioni efficaciIl
Partecipante (2)
·Rimani in silenzio se non hai niente di importante da dire;·Se non sei sicuro di quello che dici, evita di fare affermazioni quali "io credo che dovremmo fare questo...". Piuttosto fai una domanda al Presidente o agli altri membri, quale "Credete che sia il caso di fare questo?“· Sii preparato a discutere il tuo argomento fermamente, ma non insistere per una causa persa.
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Riunioni efficaciIl
Partecipante (3)
A volte è meglio tacere e sembrare stupidi che aprir bocca e togliere ogni dubbio.
OSCAR WILDE
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Riunioni efficaciIl
Partecipante (3)
Il Partecipante … deleterio
-Signore dell’ovvio;-Ritardatario;-Sussurratore;-Emarginato;-Interprete;-Saccente;-Antagonista;-Sipperò.
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Riunioni efficaciIl
Coordinatore
Può essere chi copre un ruolo a progetto;Può essere chi stabilisce la necessità di una
riunione e la convoca;Può essere qualcuno delegato a ciò da una
autorità;Può essere chi copre un ruolo istituzionale.
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Riunioni efficaci
Il Coordinatore
Rilevanza della posizione
ALTA
Preparazione sulla
materiaALTA
Rilevanza della posizioneBASSA
Preparazione sulla
materiaBASSA
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Riunioni efficaciIl
Coordinatore
1 - Legittimato
4 - Garante
2 - Plafonato
3 - Operativo
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Riunioni efficaciIl
dibattito
• Il Coordinatore deve gestire l’ordine degli interventi, concedendo la parola secondo le regole concordate;
• Il relatore, insieme al Coordinatore, sceglie se accettare domande anche durante la relazione o solo alla fine;
• Ammettere le domande durante la relazione porta a un clima più partecipativo e permette di chiarire subito dubbi e fraintendimenti;
• Ammettere le domande durante la relazione e’ rischioso in termini di gestione ottimale e di controllo del tempo.
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Riunioni efficaci
Condivisione
Rilevanza dei contenuti
ALTA
Spinta della motivazione
ALTA
Rilevanza di contenutiBASSA
Spinta della motivazione
BASSA
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Riunioni efficaciCondivision
e
1 – Spinta in avanti
4 - Concettualità
2 - Accaloramento 3 -
Stallo
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Riunioni efficaciIl
dissenso
Il dissenso in una riunione può essere di due tipi:
1)Dissenso relativo al contenuto;
2)Conflitto sul piano della relazione.
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Riunioni efficaciIl
dissenso
Dissenso relativo al contenuto:
IL CONFLITTO SUL CONTENUTO NON E’ NECESSARIAMENTE NEGATIVO E DI PATOLOGICO PUO’ INVECE ESSERE UNA INTERESSANTE DIALETTICA QUINDI UNA RISORSA.
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Riunioni efficaciIl
dissensoConflitto sul piano della relazione:
E’ QUESTO UN LIVELLO DELICATO DA GESTIRE PERCHE’ UNA RELAZIONE CONFLITTUALE CORRISPONDE A UNA SVALUTAZIONE DELL’ALTRO COME PERSONA O COME RUOLO ORGANIZZATIVO OPPURE E’ DOVUTA A DUELLI DI POTERE PIU’ O MENO ESPLICITI.
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Riunioni efficaciIl
dissenso
Per il coordinatore di una riunione è fondamentale saper riconoscere quale delle due tipologie di conflitto si verifica per decidere come gestirlo. Nel primo caso infatti può essere utile lasciarlo esprimere liberamente, guidandolo verso l’obiettivo; nel caso di un conflitto relazionale invece è necessario “contenerlo” perché non infici il raggiungimento stesso del risultato atteso.
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Riunioni efficaciFinale
1
… a volte va tutto bene!
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Riunioni efficaciFinale
2Lo sviluppo di ciascuno di noi come
gestore di riunioni è legato alla crescita personale: più cose impariamo, più
prestiamo attenzione agli altri, meglio possiamo svolgere questa funzione. E questa nostra possibilità di sviluppo è
potenzialmente infinita.
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Riunioni efficaci