1 Time Management Pascal Engels Senior Consultant

1

Time ManagementTime Management

Pascal EngelsSenior Consultant

2

InhoudstafelInhoudstafel

Deel 1 – Natuurlijke voorkeuren

Deel 2 – Time Management

Deel 3 – Tijdrovers en tijdbespaarders

Deel 4 – Self management

Deel 5 - Communicatie

3

Deel 1 – Natuurlijke voorkeurenDeel 1 – Natuurlijke voorkeuren

4

UitgangspuntenUitgangspunten

Iedereen heeft even veel tijd – niet “even weinig”

Verloren tijd komt niet meer terug

Stoppen met het verzinnen van excuses waarom we geen tijd hebben

We kunnen ons tijdsgebruik zelf in eigen handen nemen als we dat maar aandurven

5

Enkele cijfersEnkele cijfers(bron: Personal Productivity Challenge van Microsoft Office – 2004)(bron: Personal Productivity Challenge van Microsoft Office – 2004)

Op een gemiddelde werkweek van 45 uur, zijn we 17 uur niet productief

We vergaderen gemiddeld 5,6 uur per week

69 % zegt dat vergaderingen niet productief zijn

Slechts 34 % gebruikt een agenda

We krijgen gemiddeld 42 e-mails per dag

Redenen voor een mindere productiviteit: onduidelijke doelstellingen, gebrek aan communicatie, geen prioriteiten

6

Natuurlijke voorkeuren – Ook in het Natuurlijke voorkeuren – Ook in het omgaan met onze tijd en met die van omgaan met onze tijd en met die van anderenanderen

MBTI

• Mezelf en anderen beter leren kennen

• Leren hoe de eigen sterktes en de sterktes van anderen te verzilveren

• Het toevoegen en vermeerderen van vlakken waar ik soms naast kijk of vlakken die voor mezelf niet gemakkelijk toegankelijk zijn

7

De 8 MBTI voorkeurenDe 8 MBTI voorkeuren

Waaruit haalt het individu zijn energie ?

• Extraversion - Introversion

Hoe neemt het individu informatie op ?

• Sensing - Intuition

Hoe neemt het individu beslissingen ?

• Thinking - Feeling

Hoe richt het individu zijn leven in ?

• Judging - Perceiving

8

Sterke kanten

- Actie, de taken snel afhandelen

- Graag verschillende zaken tegelijkertijd

- Geen (minder) last van interrupties

Potentiële problemen

- Reageren dikwijls te snel

- Ongeduldig

- Laten zich verstrooien

Sterke kanten

- Concentratie en focus

- Ronden een taak helemaal af

- Denken na over tijd en eisen


- Moeilijkheden om te starten

- Moelijkheden om te eindigen

Extraversion - IntroversionExtraversion - Introversion

9

Sterke kanten

- Houden alle details bij

- Aandacht voor de onderdelen of de stappen

- Gaan gestructureerd met hun tijd om


- Nemen onvoldoende afstand om te zien wat werkelijk belangrijk is

- Beschouwen iets als af als alle details verwerkt zijn

Sterke kanten

- Zien tijd als iets flexibel

- Gaan ervan uit dat alles mogelijk is

- Kunnen veel taken tegelijk aan


- Moeilijkheden om zich te focussen op het objectief

- Plaatsen teveel vraagtekens

- Kunnen zich overweldigd voelen door de vele mogelijkheden

Sensing - IntuitionSensing - Intuition

10

Sterke kanten

- Duidelijke doelstellingen

- Analyseren en beoordelen taken

- Kunnen zich afzijdig houden

- Ontwikkelen structuren om de zaak aan de gang te houden


- Kunnen de tijd die anderen nodig hebben verwaarlozen

- Moeilijkheden om de onderbrekingen te beheersen (TJ : verveling - TP : excuus om andere dingen te doen)

Sterke kanten

- Hun prioriteit ligt bij de andere mensen

- Geven anderen de ruimte om hun doelen te bereiken

- Spannen zich enorm in voor wat zij belangrijk vinden


- Riskeren om te veel tijd te spenderen aan het verzamelen van ‘persoonlijke’ gegevens en zich af te vragen hoe die beslissing overkomt

- Andere personen zijn belangrijker dan het objectief op zich

Thinking - FeelingThinking - Feeling

11

Deze voorkeuren hebben een heel directe en heel opvallende relatie met time management

Judging en Perceiving zijn allebei manieren om werk te organiseren en de taken uit te voeren

De meeste time managementsystemen richten zich graag op de Judging-wijze en zien Perceiving als een gebrek

aan time management

Judging - PerceivingJudging - Perceiving

12

Sterke kanten

- Georganiseerd en gestructureerd

- Houden van lt- en kt-planning

- Maken hun werk af

- Houden een agenda bij

- Ontwikkelen routines waarmee ze tijd sparen


- Moeilijkheden om de onderbrekingen te sturen

- Moeilijkheden tot delegeren

Sterke kanten

- Prioriteit ligt bij de andere

- Geven anderen de ruimte om hun doelen te bereiken

- Spannen zich enorm in voor wat zij belangrijk vinden


- Moeilijkheden met het accepteren van te strikte tijdsbestek

Judging - PerceivingJudging - Perceiving

13

Deel 2 – Time ManagementDeel 2 – Time Management

14

Richt zich op methoden

Om via een efficiënte én effectieve weg

Gedrag en energie optimaal aan te wenden

Om zo bepaalde doelen te bereiken

Binnen de beschikbare tijd

En rekening houdend met onvoorziene zaken

Eén van de vele definitiedefinities

15

Effectiviteit en efficiëntieEffectiviteit en efficiëntie

Effectiviteit

WAT

De juiste taken uitvoeren -> Taakomschrijving

De juiste resultaten bereiken -> Objectieven

Ben ik bezig met de juiste dingen of doe ik een ander zijn/haar werk

Organisatieprobleem

Efficiëntie

HOE

Hoe organiseer ik mij het best

Verlies ik tijd

Kan het eenvoudiger

Kan ik delegeren

Is time management-probleem

De juiste taken uitvoeren De taken juist uitvoeren

16

FFundamentenundamenten van time management van time management

Taakomschrijving en objectieven

Taken en opdrachten

Prioriteiten

Planning

Werkafspraken

Werkomgeving

17

Taakomschrijving en objectievenTaakomschrijving en objectieven

Organisatieniveau

Teamniveau

Persoonlijk niveau

Korte termijn

Lange termijn

Zijn ze SMART ?

• Specifiek

• Meetbaar

• Aanvaardbaar

• Realistisch (ook qua deadlines)

• Tijdsgebonden

Absolute basisvoorwaarde voor Time Management

Waar moet ik naartoe ? ? ?

18

Taken en opdrachtenTaken en opdrachten

Afgesproken

objectieven

Activiteiten =

alles wat ik doe

tijdens de werkuren

19

actieondernemen

actieondernemen

plannenplannen niets doenniets doen

delegerendelegeren

dringend

Prioriteiten Prioriteiten

nietbelangrijk

belangrijk

nietdringend

A

B

C

D

Do

Do (later)

Delegate

Dump

20

““Neen, …” leren zeggenNeen, …” leren zeggen

Impuls

Zin om neen te zeggen

Slow down

• Mag ik neen zeggen?

• Kan ik neen zeggen?

• Hoe ga ik neen zeggen?

Expliciete bedenktijd

Impliciete bedenktijd

- Herformuleren

- Open vragen

- Gesloten vragen

• Rambo/bulldozer: neen, want

• Sloef/slaaf: ja, tegen de zin

• Gladde paling: ja, maar … niet nu

• Partnership: neen, want, maar, …

21

Planning van de Planning van de werkdagwerkdag in functie van in functie van het eigen bioritme het eigen bioritme

08.00 09.00

Planning

12.00

A-taken

14.00 16.00

C-taken B-taken

17.00

Buffer

22

Tips voor een prima agendaTips voor een prima agenda

Ik heb mijn agenda altijd bij mij en ik berg hem altijd op dezelfde plaats op

Ik beheer mijn tijd met één centraal instrument en ik hou er ook geen dubbele agenda op na

Ik noteer altijd alle nodige gegevens (contactpersoon, adres, …)

Ik noteer niet alleen wanneer de afspraak begint maar ook wanneer die eindigt en uiteraard plan ik ook tijd in voor de verplaatsingen tussen twee afspraken

Ik schrijf met potlood. Aanpassingen zijn schering en inslag en gommen is beter dan schrappen

Ook mijn dagelijkse 'to do'-lijstje noteer ik in mijn agenda

Ik plan ook wat tijd in voor mezelf. Voor taken die flink wat concentratie vergen, blokkeer ik tijd in mijn agenda

Ik plan ruime overgangen tussen mijn diverse bezigheden

23

Waarheden als koeien . . .Waarheden als koeien . . .

“Tijd plannen is tijd sparen”

“ When you fail to plan, you plan to fail”

“Elke onderbroken taak is minder doeltreffend en vraagt meer tijd, dan wanneer er onafgebroken aan gewerkt wordt”

Zorg voor een goed data-beheer: namen, telefoonnummers, adressen, . . .

Communiceer uw planning tijdig naar de collega’s (bv. electronische agenda)

Eén ding is belangrijk : het systeem moet werken !

24

Algemeen

• Evalueer geregeld bestaande werkafspraken

op hun actualiteit en giet ze in procedures

• Efficiëntere werkprocedures = tijdwinst !

• Durf bestaande manieren van werken

veranderen

• Geef creativiteit een kans

WerkafsprakenWerkafspraken

Time Management

=

Kwaliteitszorg

25

Opstelling bureaumateriaal Waar staat/ligt alles ?

Let op voor die “leuke” post-its

Ruim elke avond op

(betekent niet noodzakelijk “clean desk”)

Hou enkel de lopende dossiers op uw bureau

Werkomgeving – De werkpostWerkomgeving – De werkpost

26

In functie van belangrijkheid

• Constant nodig

• Geregeld nodig

• Niet meer nodig

Ook hanteerbaar voor de collega's !

Verwijder documenten als u ze niet meer nodig heeft

Transparantie van papier – bestanden op pc - mailbox

Werkomgeving – KlassementsysteemWerkomgeving – Klassementsysteem

27

““5S”: dé oplossing5S”: dé oplossing

5S: Dé methode om orde en netheidte creëren en te behouden

Orde creëren Netheid creërenOrde en netheid

behouden

SEIRI

Verwijder overbodige

Selecteren

SEITON

Geef alles een plaats

Structureren

SEISO

ReinigInspecteer

Schoonmaken

SEIKETSU

Vermijd vervuiling

Standaardiseren

SHITSUKE

Heb disciplineVerbeter

Standhouden

28

Mijn eigen time managementMijn eigen time management

Vul voor u zelf de vragenlijst in en ontdek uw eigen sterke en te verbeteren punten op vlak van

• Taakbewaking

• Overwerktheid

• Planning

• Ordelijkheid

• Efficiëntie

• Prioriteiten stellen

• Uitstellen

29

Deel 3 – Tijdrovers en tijdsbespaardersDeel 3 – Tijdrovers en tijdsbespaarders

30

TijdroversTijdrovers

Tijdrovers opsporen

• Hou een lijstje bij en noteer wanneer en waardoor je gestoord wordt

• Rangschik naar belangrijkheid

• Werk eerst de grootste weg

• Onvoorspelbaarheid is geen excuus !

Tijdrovers bestrijden

• Hoe in de toekomst opvangen

Zelf aanpassen -> Van jezelf afhangend

Via de organisatie -> Van het systeem afhangend

31

Tijdrovers en hun aanpakTijdrovers en hun aanpak

Telefoons - Delegeren

- Antwoordapparaat inschakelen en terugbellen

- Voor “veelbellers” ander kanaal voorzien

Familie - Meer tijd voor hen voorzien -> Plannen

- Anticiperen

Zelf te laat beginnen - Meer zelfdiscipline

- Meer orde hebben

- Dwingende afspraken voorzien

- Duur van activiteiten beter inschatten

- Buffermomenten voorzien

- Activiteiten voorbereiden

- Agenda (leren) gebruiken

Vergaderen - Zie deel 5

32

Tijdrovers en hun aanpakTijdrovers en hun aanpak

Te veel werk hebben - Meer delegeren

- Minder en efficiënter vergaderen

- Plannen, prioritiseren, neen zeggen

Te veel willen afwerken - Minder detailistisch zijn

- Niet te perfect willen afwerken

Vaak afgeleid worden - Deur dicht doen

- Met je rug naar de deur zitten

Onverwachte bezoekers - Ontvangen buiten uw eigen bureel

- Blijven staan, niet gaan zitten

33

Plannen

• Plannen is NOOIT tijdverlies !

• Geeft zicht op de benodige tijd en brengt rust

• Laat tijdrovers uw planning niet verstoren

• Besteed 2/3 van uw tijd aan uw A- en B-taken

• Zoek uw eigen manier van tijdsindeling

Schrijf u in in uw werkomgeving

• Delegeer waar mogelijk Alle partijen worden er beter van !

• Bekijk geregeld uw kantoorinrichting

TijdsbespaardersTijdsbespaarders

34

Hou je eigen gestelde deadlines realistich

Doe aan auto-controle: hoeveel werkt u écht / wanneer levert u toegevoegde waarde

Bereid uw gesprekken voor (wat moet ik te weten komen en welke vragen ga ik daarvoor stellen) zodat ze efficiënt en snel verlopen

Neem geregeld tijd voor . . . tijd (time out !)

Ons lichaam heeft geregeld rust nodig: pauzes en vakanties zijn nodig

TijdsbespaardersTijdsbespaarders

35

Deel 4 – Self managementDeel 4 – Self management

36

U draagt zelf de verantwoordelijk voor

uw eigen tijdplanning en tijdsgebruik =

ZELFMANAGEMENT !

- U hebt uw tijd in eigen handen

- U moet zelf keuzes maken

Van time management naar self Van time management naar self managementmanagement

37

Centrale sturing

wat wil men van mij

Zelfsturing

wat wil ik zelf

De grote uitdaging !Self

management

38

Mijn Mijn sselfelf management-management-balansbalans

Mijn job

Mijn familie

Mijn hobby’s

Hoe is mijn work-life balance ?

39

Deel 5 - CommunicatieDeel 5 - Communicatie

40

Het communicatieprocesHet communicatieproces

Omgeving en context

Zender OntvangerBoodschap

Feedback

via kanaal

41

Communicatie om samen te winnenCommunicatie om samen te winnen

Samenwerkingsbenadering

een manier om de dagelijkse problemen in verband met de taak positiever en efficiënter

te benaderen

De uitgetrokken tijd zo goed mogelijk gebruikenDe uitgetrokken tijd zo goed mogelijk gebruiken

42

Resultaten van een efficiënte Resultaten van een efficiënte communicatiecommunicatie

Meer informatie en informatie die begrepen wordt

Betere resultaten

Hoge aanvaardingsgraad

Grotere motivatie

Betere relaties • Bijzondere aandacht voor

• Vergaderen

• E-mail

43

Vergaderen - DefinitieVergaderen - Definitie

Een efficiënte vergadering is een groep mensen die –

goed voorbereid - doelgericht en op een systematische

manier een oplossing vindt voor een welomschreven

bestaand probleem

44

Tijd is kostbaar. Daarom:Tijd is kostbaar. Daarom:

Voorbereiding

• Keuze van het juiste soort vergadering

• Keuze van de juiste deelnemers in functie van hun verwachte inbreng

• Voorzitter kent zijn rollen als procesbewaker, inhoudsbewaker, moderator en evenwichtsbrenger

• Secretaris is aangeduid als verslaggever

• Deelnemers weten wat hun boodschappen en eraan gekoppelde doelen zijn

• Er is een gestructureerde agenda en hij is tijdig verstuurd

• Plaats en moment van vergaderen zijn goed gekozen

45

Tijd is kostbaar. Daarom: (Cont’d)

Deelnemen

• Vergadering verloopt gestructureerd en procesmatig

• Er worden regelmatig samenvattingen gegeven

Sluiten

• Er is een samenvatting van de besprekingen

• Er worden beslissingen genomen

• Er is een actieplan

Wie - doet wat - tegen wanneer ! ! !

46

De overtuigende vergaderingDe overtuigende vergadering

Stap 1 – Beschrijving van nu-situatie en probleemdefiniëring

• Exacte beschrijving/definiëring van het aan te pakken probleem

• Van fundamenteel belang om tot een effectieve oplossing te komen

• Situatie waar men tijd voor moet nemen

• Elke deelnemer moet akkoord zijn met de probleemdefiniëring en moet het probleem op dezelfde manier zien en begrijpen

Stap 2 – Zoeken naar de oorzaak

• Zoeken naar het waarom van het probleem

• Definieer één oorzaak die zal aangepakt worden

47


Stap 3 – Zoeken naar oplossingen Brainstorming

Stap 4 – Opstelling criteria

• De groep stelt samen criteria op waaraan de oplossing moet voldoen

Stap 5 – Keuze van de oplossing

• Aangebrachte ideeën toetsen aan de criteria

• Aanduiding van een “oplossing-eigenaar”

48


Stap 6 – Opstelling een actieplan

• Opgemaakt door de oplossing-eigenaar

Stap 7 – Uitvoering

• Vergadergroep niet meer betrokken

Stap 8 – Evaluatie van de oplossing

Stap 9 – Bijsturing en standaardisering

49

Gouden vergader-regelsGouden vergader-regels

1. Vergader alleen als het nodig is

2. Beter één probleemfacet dan een groot probleem

3. Zoek goede elementen in elk voorstel

4. Er is altijd wel meer dan één oplossing

5. Er is geen reden waarom één oplossing dé oplossing is

6. Blijf bij het onderwerp

7. Hoe langer iemand praat, hoe minder de anderen luisteren

8. Vat regelmatig samen

9. Zwijgers hebben ook meningen

10. Actie ! ! !

50

E-mailE-mail

Kies betekenisvolle titels

Hou het kort

Beperk het aantal attachments

Beperk u tot de essentie

Reageer snel

Maak afspraken over lengte, copies en prioriteit

Laat e-mails uw time management niet in de war brengen. Lees ze één keer en DOE er iets mee

Let op: gebruik memo’s en e-mail nooit als middel om persoonlijke communicatie te vermijden

51

E-mailE-mail

Tips

• Berichten lezen op een tijdstip dat je de tijd hebt deze te verwerken

• Onderneem onmiddellijk actie of plan een actie

• Klasseer of verwijder de mail, bewaar de gegevens van de afzender

• Stel een bericht op volgens interne standaarden; schrijf bij voorkeur in het mailbericht zelf; wees (ultra) kort

• Selecteer zorgvuldig de bestemmelingen

• Klasseer, bijvoorbeeld voor opvolging

52

Uw vragenUw vragen

Documents

1 Time Management Pascal Engels Senior Consultant