MANUAL MUTU PT INDO KONSTRUKSI

Sejarah DokumenDaftar Isi1 Umum2 Referensi dan Definisi

2.1Referensi2.2Definisi

3 Profil Perusahaan4 Sistem Manajemen Mutu

4.1Umum4.2Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Umum4.2.2 Pengendalian Dokumen4.2.3 Pengendalian Rekaman

5 Tanggung Jawab Manajemen5.1Komitmen Manajemen5.2Fokues Pelanggan5.3Kebijakan Mutu5.4Perencanaan

5.4.1 Sasaran Mutu5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

5.5Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang5.5.2 Wakil Manajemen5.5.3 Komunikasi Intern

5.6Tinjauan Manajemen5.6.1 Umum5.6.2 Masukan Tinjauan5.6.3 Keluaran Tinjauan

6 Manajemen Sumber Daya6.1Penyediaan Sumber Daya6.2Sumber Daya Manusia6.3Prasarana6.4Lingkungan Kerja

7 Realisasi Produk7.1Perencanaan Realisasi Produk7.2Proses Berkaitan dengan Pelanggan

7.2.1 Penetapan Persyaratan berkaitan dengan produk7.2.2 Tinjauan Persyaratan berkaitan dengan produk7.2.3 Komunikasi Pelanggan

7.3Desain dan Pengembangan7.3.1 Perencanaan, Desain dan Pengembangan

7.4Pengadaan7.5Produksi dan Penyediaan Jasa

1

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan jasa7.5.2 Pengawetan Produk

7.6Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran8 Pengukuran, Analisa dan Perbaikan

8.1Umum8.2Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan pelanggan8.2.2 Audit Internal8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

8.3Pengendalian Produk Tidak Sesuai8.4Analisis Data8.5Perbaikan

8.5.1 Perbaikan yang Berkelanjutan8.5.2 Tindakan Koreksi8.5.3 Tindakan Pencegahan

9 Lampiran10 Sejarah Dokumen

2

1 Umum

Manual Mutu ini merupakan kerangka kerja bagi PT INDO KONSTRUKSI dalam

menerapkan sistem manajemen mutu berdasarkan stnadar internasional ISO

9001:2000 bagi bsnis perusahaan

2 Referensi dan Definisi

2.1 Referensia) ISO 9001:2000 – Quality Management System : Requirements.b) Undang-undang Nomor 18 Tahun 1999 tentang Jasa Konstruksic) Surat Keputusan Direksi PT INDO KONSTRUKSI No. 007/DIR/2002 Tentang

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 di PT INDO KONSTRUKSI

2.2 Definisi

a) Sistem Manajemen Mutu adalahb) Direksi adalahc) Manajerd) Pemberi Kerja adalah

3

3 Profil Perusahaan

4

4 Sistem Manajemen Mutu

4.1 Umum

PT INDO KONSTRUKSI telah menetapkan rangkaian proses bisnis perusahaan yang telah diidentifikasi dan telah ditetapkan kriterianya sebagai dokumen sistem mutu yang ditetapkan, didokumentasikan, diterapkan, dipelihara dan secara terus menerus ditingkatkan keefektifannya. Rangkaian proses bisnis tersebut dibuat dalam diagram sebagai berikut :

Untuk memenuhi kelancaran terselengarakannya setiap kegiatan proses bisnis tersebut perusahaan telah menyediakan sumberdaya yang cukup dan informasi yang jelas serta kebutuhan sistem manajemen yang pasti untuk mendukung pemantauan operasi proses yang terkait dengan bisnis perusahaan tersebut.

4.2 Persyaratan Dokumentasi

4.2.1 Umum

Untuk mencapai kesesuaian persyaratan sistem manajemen mutu, maka PT INDO

KONSTRUKSI telah menetapkan dan memelihara dokumen sistem mutu yang harus

diterapkan secara konsisten oleh semua jajaran PT INDO KONSTRUKSI yang terkait.

Agar penggunaan dokumen sistem mutu mudah dikendalikan dan tidak terjadi

kerancuan penerapan, maka telah diatur sesuai dengan hyrarkhi sebagai mana berikut :

A. KEBIJAKAN MUTU dan SASARAN MUTU, yaitu pernyataan terdokumentasi yang

ditetapkan oleh Direksi PT INDO KONSTRUKSI yang harus dimengerti dan

dipahami oleh semua karyawan.

B. MANUAL MUTU, yaitu kerangka kerja yang menjelaskan secara garis besar tentang

penerapan sistem manajemen mutu di PT INDO KONSTRUKSI.

C. PROSEDUR dan INSTRUKSI KERJA, yaitu petunjuk kerja bagi setiap kegiatan

yang diperlukan bagi penerapan setiap proses keja untuk memenuhi ketentuan

sistem manajemen mutu di PT INDO KONSTRUKSI.

D. Peraturan dan perundangan lainnya yang terkait dengan proses kerja PT INDO

KONSTRUKSI untuk memastikan bahwa proses bisnis dapat dikendalikan secara

efektif baik di kantor pusat maupun di poyek.

5

E. REKAMAN, yaitu bukti kerja tertulis yang harus dikelola dan dikendalikan secara

efektif.

4.2.2 Manual Mutu

4.2.3 Pengendalian Dokumen

Untuk memenuhi ketentuan sistem manajemen mutu PT INDO KONSTRUKSI telah

menetapkan dan mengatur pengendalian dokumen sistem mutu yang harus digunakan

secara konsisten, agar tidak terjadi penggunaan dokumen yang salah bagi setiap unit

di kantor pusat maupun proyek. Pengendalian dokumen sistem mutu diatur dalam

Prosedur Pengendalian Dokumen No. PD-IK-01

4.2.4 Pengendalian Rekaman

Semua bentuk rekaman yang timbul dari kegiatan sistem manajemen mutu harus ditetapkan, dipelihara dan disimpan dengan baik untuk membuktikan kessesuaian menerapkan sistem manajemen mutu secara efektif. Rekaman harus selalu dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil.Untuk menetapkan kendali yang diperlukan dalam identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pemusnahan rekaman diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman No. PD-IK-02

6

5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen Manajemen

Direksi PT INDO KONSTRUKSI telah memberikan bukti komitmennya terhadap pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu dan secara terus menerus memperbaiki tingkat keefektifannya, yaitu dengan :

a. Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku dalam bentuk Surat Edaran, Majalah Perusahaan dan dalam rapat-rapat perusahaan.

b. Telah menetapkan KEBIJAKAN MUTU PT INDO KONSTRUKSI yang sudah dipampang di dinding-dinding agar semua karyawan sadar dan memahami.

c. SASARAN MUTU ditetapkan berdasarkan target-target yang ditentukan dalam Rapat Tahunan Pemegang Saham, dan terget setiap manajer unit di kantor pusat dan masing-masing proyek.

d. Direksi selalu aktif memimpin Rapat Tinjauan Manajemen Perusahaan.e. Sumber daya telah dipastikan tersedia untuk menjamin efektifitas terselenggaranya

kegiatan memenuhi proses bisnis perusahaan.

5.2 Fokus Pelanggan

Direksi PT INDO KONSTRUKSI selalu memastikan bahwa persyaratan pelanggan telah dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memperhatikan kesesuaian kontrak dan spesifikasi teknis dengan pemberi kerja serta peraturan dan perundangan yang berlaku.

5.3 Kebijakan Mutu

Direksi PT INDO KONSTRUKSI telah menetapkan KEBIJAKAN MUTU yang sesuai dengan yisi dan misi perusahaan dengan pernyataan sebagai berikut :

KEBIJAKAN MUTU tersebut telah dikomunikasikan dengan menempelkan di ruang rapat dan ruang kerja dan akan ditinjau secara berkala setiap tahun.

5.4 Perencanaan

5.4.1 Sasaran Mutu

7

Direksi PT INDO KONSTRUKSI memastikan bahwa SASARAN MUTU telah ditetapkan

berdasarkan target yang secara umum telah ditetapkan dalam Rapat Tahunan

Pemegang Saham, dan ditetapkan pula pada masing-masing manajer unit di kantor

pusat dan proyek. Sasaran mutu terukur dan harus ditetapkan oleh Direksi pada

dokumen tersendiri di luar Manual Mutu ini..

5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Direksi PT INDO KONSTRUKSI telah memastikan bahwa :

a. Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan untuk melaksanakan tindakan-

tindakan untuk memenuhi proses bisnis yang telah ditetapkan termasuk pencapaian

sasaran mutu.

b. Apabila terjadi perubahan pada sistem manajemen mutu, maka kaji ulang

keterpaduannya harus selalu dilakukan agar tidak terjadi kesimpangsiuran dalam

penerapan sistem manajemen mutu perusahaan.

5.5 Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang

Direksi PT INDO KONSTRUKSI memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang

telah ditetapkan berdasarkan Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tanggung

Jawab & Wewenang, yang telah disampaikan dalam Surat Penugasan kepada masing-

masing karyawan.

5.5.2 Wakil Manajemen

Direksi PT INDO KONSTRUKSI telah menunjuk Direktur Teknik yang secara

fungsional menjabat sebagai Manajemen Representative (Wakil Manajemen) yang

memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk :

a. Memastikan bahwa proses yang terkait dengan sistem manajemen mutu telah

ditetapkan, diterapkan dan dipelihara dengan baik dan konsisten di perusahaan.

b. Setiap bulan melaporkan kepada Direksi PT INDO KONSTRUKSI mengenai kinerja

penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan dan menyediakan segala

fasilitas untuk keperluan peningkatan sistem manajemen mutu tersebut.

8

c. Memastikan bahwa promosi kesadaran tentang persyaratan pelanggan kepada

seluruh karyawan telah dilaksanakan secara baik dan efektif, yaitu dengan

menyediakan pelatihan, kuesioner dan evaluasi kinerja personil.

d. Menjadi penghubung dengan pihak lembaga sertifikasi dan yang terkait dengan

sistem manajemen mutu.

5.5.3 Komunikasi Intern

Direksi PT INDO KONSTRUKSI telah memastikan bahwa proses komunikasi kepada seluruh karyawan telah dilakukan dengan baik yaitu dengan menerbitkan surat edaran dan buletin perusahaan yang memuat informasi penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan, disamping itu Direksi menerima kuisioner atau usulan-usulan dari karyawan mengenai keefektifan sistem manajemen mutu.

5.6 Tinjauan Manajemen

5.6.1 Umum

Direksi PT INDO KONSTRUKSI secara periodik setiap 3 (tiga) bulan mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen untuk meninjau kesesuaian, kecukupan dan keefektifan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan. Pembahasan di dalam Rapat Tinjauan Manajemen mencakup pengasesan peluang perbaikan dan keperluan perubahan pada sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.

Rekaman yang harus dipelihara adalah :1. Surat Undangan & Agenda Rapat Tinjauan Manajemen2. Daftar Hadir Rapat Tinjauan Manajemen3. Risalah Rapat Tinjauan Manajemen yang disahkan oleh Direksi..

5.6.2 Masukan Tinjauan

Materi pembahasan yang menjadi agenda dalam Rapat Tinjauan Manajemen mencakup informasi tentang : a. Hasil audit (baik audit mutu internal maupun audit lembaga sertifikasi) jika ada harus

dibahas dan diputuskan oleh Direksi.b. Umpan balik pelanggan, yaitu permintaan maupun keluhan dari pemberi kerja.c. Kinerja proses dan kesesuaian produk, yaitu permasalahan progres (kemajuan)

proyek) dan kendala-kendala yang dihadapi termasuk pencapaian mutu produk.d. Penetapan status tindakan koreksi dan pencegahan.e. Evaluasi tindak lanjut dari Rapat Tinjauan Manajemen yang lalu.f. Usulan perubahan yang menyangkut perbaikan dokumen sistem manajemen mutu.g. Saran-saran untuk melakukan perbaikan lainnya.

9

5.6.3 Keluaran Tinjauan

Risalah Rapat Tinjauan Manajemen mencakup keputusan untuk melakukan tindakan yang diperlukan yaitu :a. perbaikan keefektifan proses yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu.b. Perbaikan pada produk yang dipersyaratkan dalam spesifikasi teknis yang telah

ditetapkan proyek.c. Pemenuhan sumber daya yang diperlukan bagi perbaikan.

6 Manajemen Sumber Daya

6.1 Penyediaan Sumber Daya

Untuk keperluan operasional perusahaan PT INDO KONSTRUKSI telah menetapkan dan menyediakan sumber daya yang cukup untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan secara terus menerus memperbaiki keefektifannya dalam rangka usaha memenuhi persyaratan pelanggan. Secara umum sumber daya yang dimaksudkan adalah penyediaan finansial yang cukup, termasuk pengelolaan untuk mendapatkan dan menggunakan keuangan. Pengelolaan keuangan dilakukan oleh Manajer Keuangan.

6.2 Sumber Daya Manusia

6.2.1 Umum

Manajer SDM menjamin bahwa personil yang bertugas di setiap unit kerja sudah dinilai kompetensinya berdasarkan pendididan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai. Kriteria untuk penentuan kompetensi telah ditetapkan oleh Manajer SDM yang penilaiannya dapat dilakukan oleh Manajer unit.

Personil yang bekerja sebagai tenaga lepas maupun dari subkontraktor harus dinilai terlebih dahulu dan rekamannya disimpan di proyek.

6.2.2 Kompetensi, kesadaran dan pelatihan

Manajer SDM harus :a) Menetapkan kriteria kompetensi sesuai bidang tugasnya bagi setiap personil yang

diperlukan di unit kantor pusat maupun proyek.b) Membuat analisa kebutuhan pelatihan, merencanakan pelatihan dan penugasan

pelatihan bagi personil untuk memenuhi kriteria kemampuan yang ditetapkan.c) Melakukan evaluasi keefektifan pelatihan terhadap penugasan personil.d) Melakukan penilaian kinerja untuk memastikan personi sadar akan relevansi dan

pentingnya kegiatan mereka bagi pencapaian sasaran mutu.

Rekaman yang harus dipelihara adalah :1. Daftar kriteria kompetensi personil.

10

2. Analisa Kebutuhan Pelatihan3. Rencana Pelatihan Tahunan4. Laporan Penugasan Pelatihan5. Sertifikat Pelatihan atau Surat Keterangan Pelatihan6. Evaluasi Efektifitas Pelatihan7. Penilaian Kinerja Personil Tahunan8. Curriculum Vitae (Riwayat Personil)

6.3 Prasarana

PT INDO KONSTRUKSI telah menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang memadai untuk menunjang keefektifan pekerjaan, yaitu :a. Gedung kantor pusat yang layak di Jl Jend. Sudirman No. 151 Jakarta, dengan

pembagian ruang kerja yang nyaman dengan sistem pendingin, fasilitas toilet, dapur dan peralatan pemadam kebakaran yang cukup, agar karyawan betah bekerja.Kantor proyek, gudang dan workshop yang layak dan teratur rapih sebagai fasilitas pelaksanaan proyek.

b. Menyediakan peralatan kerja berupa meja kursi, almari, filing cabinet, komputer dan fasilitas lainnya untuk mencapai produktifitas optimal.

c. Jasa pendukung berupa kendaraan operasional, telepon 5 line hunting, facsimilie, email, radio komunikasi dengan proyek.

6.4 Lingkungan Kerja

PT INDO KONSTRUKSI telah menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang nyaman dan rapih di kantor pusat maupun proyek sesuai persyaratan kesehatan dan keselamatan kerja, terutama yang diperlukan untuk pencapaian kesesuaian persyaratan produk.

7 Realisasi Produk

7.1 Perencanaan Realisasi Produk

Sebelum pelaksanaan proyek, Manajer Pemasaran atau Manajer Proyek harus merencanakan dan mengembangkan proses pelaksanaan proyek dalam bentuk Rencana Mutu Proyek (Project Quality Plan). Rencana Mutu Proyek harus konsisten dengan persyaratan proses sistem manajemen mutu.

Rencana Mutu Proyek harus memuat :a) Sasaran mutu dan persyaratan bagi mutu produk sesuai spesifikasi teknis yang

telah ditetapkan dalam kontrak dengan pemberi kerja.b) Metoda kerja proyek yang menjelaskan urutan proses pelaksanaan dalam proyek

sejak persiapan hingga penyerahan,c) Daftar prosedur atau instruksi kerja yang diperlukan bagi pelaksanaan proyek.d) Daftar sumber daya, yang berupa ketersediaan peralatan, tenaga kerja dan material.

11

e) Daftar dan rencana kegiatan verifikasi, validasi, inspeksi dan tes terhadap produk yang spesifik dan keberterimaan produk untuk menjamin kesesuaian persyaratan spesifikai teknis.

Rekaman yang harus dipelihara adalah :1. Dokumen Rencana Mutu Proyek.

7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan

7.2.1 Penetapan Persyaratan berkaitan dengan produk

Sebelum pelaksanaan proyek, Manajer Pemasaran dan atau Manajer Proyek harus menetapkan bahwa :a) Persyaratan teknis maupun non teknis (administrasi) dalam kontrak telah ditetapkan

bahwa perusahaan mampu menghasilkan produk yang dipersyaratkan, termasuk kesediaan waktu penyelesaian proyek dan kegiatan setelah penyerahan produk.

b) Persyaratan terkait lainnya, yang tidak ditetapkan dalam spesifikasi teknis maupun kontrak dengan pemberi kerja.

c) Peraturan dan perundangan maupun peraturan daerah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek termasuk produknya.

d) Persyaratan tambahan yang merupakan ketetapan perusahaan.

7.2.2 Tinjauan Persyaratan berkaitan dengan produkManajer Pemasaran dan atau Manajer Proyek harus mengkaji ulang persyaratan yang berkaitan dengan produk dalam sebelum komitmen perusahaan untuk menyampaikan penawaran harga kontrak pelaksanaan proyek.

Kaji ulang harus memastikan bahwa :a) Persyaratan yang diminta spesifikasi teknis telah ditetapkan.b) Adanya perbedaan persyaratan atau intepretasi yang berbeda terhadap persyaratan

telah diselesaikan.c) Perusahaan benar-benar mampu menyelesaikan proyek sesuai spesifikasi kontrak.

Rekaman yang harus dipelihara adalah :1. Kaji Ulang Persyaratan dan Spesifikasi2. Keputusan Ikut Tender Proyek

7.2.3 Komunikasi Pelanggan

Manajer Proyek harus menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk melakukan komunikasi dalam bentuk rapat-rapat proyek dan pertemuan asistensi dengan pemberi kerja atau yang mewakilinya, untuk menyampaikan :a) informasi mengenai produk pelaksanaan proyek.b) Pertanyaan, penjelasan mengenai kontrak, termasuk jika ada perubahannya.c) Umpan balik dari pemberi kerja, termasuk keluhan terhadap pelaksanaan proyek.

12

7.3 Desain dan PengembanganBagi jasa kontraktor sebagai penyedia jasa pelaksanaan konstruksi, maka klausul ini dikecualikan (permissible exlusion) atau diijinkan untuk tidak diterapan dalam sistem manajemen mutu perusahaan.

7.4 Pengadaan

7.4.1 Proses Pengadaan Manajer Logistik dan atau Manajer Proyek harus memastikan bahwa pengadaan sesuai dengan persyaratan pengadaan yang dispesifikasikan. Jenis dan jangkauan pengendalian terhadap pemasok dan produk yang diadakan harus bergantung pada pengaruh hasil produk proses berikutnya dan atau hasil produk akhir.

Proses pengadaan pemasok meliputi pemasok jasa subkontraktor, pemasok material dan penyedia tenaga kerja.

Manajer Logistik dan atau Manajer Proyek harus melakukan seleksi pemasok terlebih dahulu berdasarkan kriteria kemampuan yang ditetapkan perusahaan. Pemilihan pemasok harus berdasarkan hasil seleksi pemasok yang sudah ditetapkan dan harus dievaluasi ulang.

Rekaman yang harus dipelihara adalah :1. Seleksi Pemasok berdasarkan kriteria.2. Daftar Seleksi Pemasok.3. Evaluasi Pemasok.

7.4.2 Informasi Pengadaan

Manajer Logistik dan atau Manajer Proyek harus menyertakan infomasi ketentuan mengenai produk atau jasa yang dibeli pada surat pemesanan (purchase order), yaitu :a) Persyaratan kesesuaian produk atau jasa, termasuk prosedur, proses dan peralatan

yang digunakan.b) Persyaratan kualifikasi personil apabila diperlukan pengadaan jasa keahlian,c) Persyaratan sistem manajemen mutu bagi pemasok.

Kecukupan persyaratan pengadaan yang spesifik harus dipastikan sebelum

7.4.3 Verifikasi Produk yang DiadakanManajer Logistik dan atau Manajer Proyek harus menetapkan dan menerapkan inspeksi atau verifikasi untuk memastikan bahwa produk atau jasa yang diadakan memenuhi persyaratan yang spesifik.

Apabila diperlukan verifikasi produk di tempat pemasok, maka pengaturan verifikasi harus dinyatakan dalam kontrak dengan pemasok, termasuk metoda penyerahan produk.

13

7.5 Produksi dan Penyediaan Jasa

7.5.1 Pengendalian Produksi dan Penyediaan jasaManajer Proyek harus mengendalikan pelaksanaan proyek sesuai perencanaan yang mencakup :a) menyediakan inormasi yang menguraikan karakteristik produkb) menyediakan instruksi kerja yang diperlukan bagi pelaksanaan proyek.c) Menyediakan perlatan yang diperlukan di proyek.d) Menyediakan peralatan ukur yang diperlukan di proyek.e) Melaksanakan pengukuran sesuai ketentuan yang dipersyaratkan.f) Menerapkan kegiatan penyerahan proyek dan masa pemeliharaan.

7.5.2 Validasi proses untuk Produksi dan Penyediaan Jasa. menjadi kenda

7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur

7.5.4 Kepemilikan PelangganManajer Proyek harus berhati-hati dengan barang milik pelanggan yang digunakan dalam proyek, baik itu material yang dipasang sebagai produk maupun peralatan yang digunakan untuk proyek. Barang milik pelanggan harus diidentifikasi, dilindungi dan dijaga agar tidak rusak.

Rekaman yang harus dipelihara adalah :1. Daftar Barang Milik Pelanggan.2. Berita Acara Penyerahan Barang Milik Pelanggan.

7.5.5 Pengawetan ProdukManajer Proyek harus memastikan bahwa poduk telah dikerjakan dipelihara dan diamankan dari kerusakan

7.6 Pengendalian Sarana Pemantauan dan PengukuranManajer Peralatan dan atau Manajer Proyek harus menetapkan pemantauan dan pengukuran yang perlu dilakukan di proyek, yaitu pengukuran panjang, pengukuran sudut, pengukuran beda tinggi, pengukuran berat, pengukuran tekanan dan pengukuran temperatur. Kesemua pengukuran tersebut memerlukan peralatan ukur untuk memberikan bukti kesesuian produk pelaksanaan proyek.

Manajer Proyek harus menetapkan proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dengan cara yang konsisten dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran.

Peralatan ukur harus dikalibrasi atau diverifikasi settiap periode tertentu untuk memastikan validitas peralatan yang siap pakai.

14

Apabila dalam suatu pekerjaan yang spesifik menggunakan alat ukur yang tidak terkalibrasi, maka kondisi, kapan dan posisi pekerjaan tersebut harus dicatat, agar dapat dilacak dikemudian hari apabila terjadi ketidaksesuaian produk.

Rekaman yang harus dipelihara adalah :1. Daftar pekerjaan yang memerlukan pengukuran.2. Daftar peralatan ukur yang digunakan di proyek.3. Sertifikat Kalibrasi atau keterangan verifikasi.4. Catatan penggunaan peralatan ukur yang tidak terkalibrasi

8 Pengukuran, Analisa dan Perbaikan

8.1 Umum

Seluruh fungsi dan unit PT INDO KONSTRUKSI harus merencanakan dan menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan yang diperlukan :

a) memperagakan kesesuaian produk di masing-masing unitnya,b) memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.c) terus menerus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu

Metoda-metoda yang digunakan untuk pengukuran, analisis dan perbaikan bergantung pada tingkat kebutuhan dimasing-masing unit, biasanya digunakan teknik statistik atau diagram.

8.2 Pemantauan dan Pengukuran

8.2.1 Kepuasan pelanggan

Untuk memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan dalam peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, maka Direksi dan Manajer Proyek PT INDO KONSTRUKSI harus menyampaikan kuisioner secara berkala pada progres proyek 25 %, 50 %, 75 % dan 100 % kepada pemberi kerja.

Hasil dari kuisioner tersebut akan dianalisis dan dijadikan sebagai salah satu unsur dalam pengukuran kinerja perusahaan

8.2.2 Audit Internal

Penyelenggaraan audit internal PT INDO KONSTRUKSI dilakukan dalam selang waktu setiap 6 (enam) bulan sekali untuk memastikan apakah sistem manajemen mutu : a) Telah memenuhi pengaturan yang direncanakan sesuai persyararatan satnadar ISO

9001:2000 dan pada persyaratan sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan perusahaan, dan

b) Telah diterapkan dan dipelihara secara efektif.

15

Semua keseluruhan ketentuan audit internal dan penyelenggaraannya diatur dalam Prosedur Audit Mutu Internal No. PD.

8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses

Manajer Proyek PT INDO KONSTRUKSI menerapkan metode yang sesuai untuk pemantauan dan pengukuran proses pelaksanaan proyek, yaitu dengan melakukan rapat internal proyek yang setiap minggu membahas kemajuan progres proyek yang ditampilkan dalam bentuk barchart kurva-S.

Metode penggunaan barchart untuk memperagakan kemampuan proses, yaitu :a) pengendalian kemajuan progres proyek b) pengendalian peralatanc) pengendalian materiald) pengendalian tenaga kerjae) pengendalian kinerja subkontraktorf) pengendalian cashflow proyek

Apabila hasil yang direncanakan tidak tercapai harus dilakukan koreksi pada barchart dan tindakan koreksi secara fisik pada unsur-unsur yang memerlukan, untuk memasttikan kesesuaian produk.

8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk

Manager Proyek PT INDO KONSTRUKSI memantau dan mengukur karekteristik produk dalam pelaksanaan proyek untuk verifikasi bahwa persyaratan produk sesuai spesifikasi teknis telah dipenuhi dengan mengacu pada Rencana Mutu Proyek yang telah dibuat.

Penyerahan produk tidak dapat dilakukan sebelum semua permasalahan yang menjadi ketidaksesuaian terhadap Rencana Mutu Proyek belum diselesaikan secara memuaskan, kecuali ada keputusan lainnya dari pemberi kerja.

Rekaman yang harus dipelihara, yaitu :a) Dafar karekteristik produk yang dihasilkan.b) Daftar pengendalian pengendalian gambar kerja.c) Dokumen hasil inspeksi, tes dan uji material.

8.3 Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Direksi dan Manajer Proyek PT INDO KONSTRUKSI harus memastikan bahwa produk yang tdak sesuai persyaratan telah diidentifikasi dan dikendalikan, serta dipastikan dicegah terhadap pemakaian atau penyerahan yang tidak sengaja.

16

Pengawasan, tanggung jawab dan wewenang yang terkait dengan produk tidak sesuai diatur dalam Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai No. IND-PR-03

8.4 Analisis Data

Direksi dan para manajer PT INDO KONSTRUKSI harus menetapkan, menghimpun dan menganalis data yang sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu dan mengevaluasi dilakukannya perbaikan yang berkelanjutan terhadap keefektifan sistem manajemen mutu. Kesemuannya harus mencakup data yang dihasilkan dari pemantauan dan dari sumber yang relevan lainnya.

Analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan dengan :a) Data kepuasan pelangganb) Kesesuaian pada persyaratan spesifikasi teknis proyekc) Karakteristik dari kecenderungan proses dan produk termasuk peluang untuk

tindakan pencegahand) Kinerja Supplier dan Subkontraktor

8.5 Perbaikan

8.5.1 Perbaikan yang Berkelanjutan

Direksi dan para manajer PT INDO KONSTRUKSI secara terus menerus memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu dengan menggunakan acuan dan data dari :a) kebijakan mutu, b) sasaran mutu, c) hasil audit internal maupun audit eksternald) analisis datae) tindakan koreksi dan pencegahanf) rapat tinjauan manajemen.

8.5.2 Tindakan Koreksi

Direksi dan para manajer PT INDO KONSTRUKSI selalu melakukan tindakan koreksi sebagai upaya menghilangkan penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah terulangnya kesalahan terjadi. Tindakan koreksi harus menyangkut pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi.

Semua ketentuan yang terkait dengan keperluan tindakan koreksi diatur dalam Prosedur Tindakan Koreksi No. Dok. : IND-PR-05.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

17

Direksi dan para manajer PT INDO KONSTRUKSI harus menetapkan tindakan untuk menghindari potensi terjadinya ketidaksesuaian dalam penerapan sistem manajemen mutu, yaitu tindakan pencegahan.Tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh dari potensial ketidaksesuaian tersebut.

Semua ketentuan yang terkait dengan tindakan pencegahan diatur dalam Prosedur Tindakan Pencegahan No. Dok. : IND-PR-06.

9 Lampiran

9.1 Struktur Organisasi PT INDO KONSTRUKSI

18