Visoka tehnika kola strukovnih studija Zvean

Mr Danijela Zubac

MSc Bojan Stojetovi

Osnovni pojmovi u upravljanju projektima

I deo osnovni pojmovi

Po emu se projekti razlikuju od ostalih poslovnihaktivnosti

Definicija projekta ta jeste projekat, a ta nije Osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekat,

uesnici u projektu, rukovodilac projekta, projektnitim, sponzor (investitor) projekta, ulagai, naruitelj,korisnici, resursi, vreme i kvalitet

ta je proizvod projekta, odnosno projektnatvorevina

Trougao prilagoavanja

ta je PROJEKAT?

Projekat = aktivnost s unapred utvrenim:

jasnim i ostvarivim ciljem

konanim trajanjem

raspoloivim resursima (ljudi, vreme, finansijska sredstva)

eljenim nivoom kvaliteta konanog proizvoda

Razlika projekata i ostalih

aktivnosti

Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unapedzadanom predloku NISU projekti.

Primeri rutinskih poslova: pisanje mesenog izvetaja,reavanje predmeta upravnog postupka,raunovodstveni obraun, plaanje rauna

Primeri projekata: organizacija nekog posebnogdogaaja, izgradnja zgrade, proirenje elektro mreeza novoizgradjeni stambeni blok, ...

to su PROGRAMI?

Program = skup povezanih projekata

usklaeno upravljanje pojedinim projektima

koristi vee od zbira koristi odvojenih projekata

ta je CILJ projekta?

Cilj projekta je NETO

ega pre realizacije projekta NIJE BILO,

ega bez projekta NE BI bilo,

vredno ulaganja u projekt.

Dobro postavljeni ciljevi su:

Jasno odreeni (opisani)

Merljivi

Dostini

Ostvarivi

Vremenski uokvireni

ta su to RESURSI projekta?

Sve to koristimo u projektu da bismo ostvarili eljeni cilj ... Ljudi

Sredstva (materijalna, nematerijalna, novana, ...)

Vreme

Projekt se ne moe uspeno zavriti ako resursi nisu osigurani ili raspoloivi kad su potrebni!

Uesnci projekta

Naruioc(i) projektaSponzor(i) projektaUlaga(i) u projektRukovodioc(i)

projekta/projekata/programa

PROJEKTNI TIM - lanovi timaOsobe zaduene za realizaciju pojedinih

aktivnosti u okviru projekta.

Naruioci projekta Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za

proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje

Odreuju cilj projekta.

Fizika ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove)koja:

postavlja zahteve za izvrenjem projekta

odobrava rezultate projekta

pokriva trokove projekta

koristi se rezultatima projekta

razlikujemo internog i eksternog naruioca:

interni pripada istoj instituciji-ustanovi kao i rukovodioc

projekta

Rukovodioc projekta zaduen za komunikaciju sa sponzorima i

ulagaima

odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bi se projekt uspeno zavrio, odnosno kako bi se ciljevi projekta ostvarili u eljenom vremenu i u okviru unaprijed utvrenog prorauna projekta.

Za voenje projekta potrebno je imati: Komunikacijske vetine

Strunost u predmetnom podruju projekta

Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji

Sponzor projekta

osoba koja svojim autoritetom i mogunostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekat i

pomae rukovodiocu projekta u uspenoj realizaciji projekta

najvaniji saveznik rukovodioca projekta

razlikujemo internog i eksternog sponzora:

interni radi u istoj ustanovi kao i rukovodilac projekta

eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi

Ulagai

svi oni koji u projekt ulau potrebne resurse: ljude, sredstva, novac

osobe (pojedinci ili ustanove)

kojima je u interesu uspena realizacija projekta

koji aktivno uestvuju u realizaciji projekta

koji ulau resurse s kojima raspolau u projekat s ciljem njegove uspene realizacije

ulagae (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebno identifikovati u toku pripreme projekta

Nadzor projekta uspostavlja se zbog:

praenja realizacije projekta

davanja saglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta

izdavanja konane potvrde kako su rezultati projekta (tvorevine) u skladu sa poetnim zahtevom naruioca

nije odvojen nego integralan deo aktivnosti na projektu i traje tokom itavog projekta

Vremenski okvir projekta

Projekt mora imati unapred odreen (zadan)poetak i kraj!

Vremenski kraj projekta odreen je eljama naruiocaprojekta.

Potovanje vremenskih rokova pri realizaciji projektajedna je od kljunih mera njegove uspenosti.

Nakon to je utvren moe se menjati samo uzsaglasnost naruioca i svih ulagaa u projekat!

Merila uspenosti projekta rok

trokovi

kvalitet

Trougao prilagoavanja

KVALITET

TROKOVI VREME

Upravljanje projektima podrazumeva vetinu balansiranja resursima (kako bi se eljeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoraenja dozvoljenih trokova) kao i prilagoavanje promenama u stvarnom okruenju.

Trgovanje merilima uspenosti elite li skratiti vrijeme realizacije projekta a

zadrati nepromenjen kvalitet proizvoda (ciljaprojekta), trokovi mogu da rastu.

elite li skratiti vreme realizacije projekta a neuveavati ukupne trokove projekta, kvalitetkonanog proizvoda (cilja projekta) moe biti niiod unapred dogovorenog.

elite li sniziti trokove, a ostvariti cilj projekta unepromenjenom vremenu, kvalitet konanogproizvoda (cilja projekta) moe biti nii od unapreddogovorenog.

Rezime I dela Projekti su vremenski ograniene aktivnosti sa

jasno postavljenim ciljem i utvrenimraspoloivim resursima

Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti. Uesnici u projektu mogu biti: ulagai, naruitelj,

rukvodioc projekta, projektni tim, sponzorprojekta, korisnici.

Upravljati projektom znai raspolagati resursimaprojekta tako da se zadani ciljevi ostvare uzadanom vremenu sa eljenim nivoom kvaliteta.

Menjanje uslova u kojima se projekat odvijapovlai za sobom redefinisanje raspoloivihresursa (Trougao prilagoavanja)

II DEO

kako dobro opisati ciljeve projekta ...

ta su preduslovi za uspeh projekta ...

Ciljevi projekta trebaju biti

S SPECIFIC SPECIFINI

M MEASURABLE MERLJIVI

A ACHIVEABLE & AGREED UPONDOSTINI I

USAGLAENI

R REALISTIC REALISTINI

T TIME-ORIENTED VREMENSKI ODREENI

kolski primer: JFK i Mesec

Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961

Cilj ove nacije je da do kraja ove dekade spusti oveka na Mesec i sigurno ga vrati na Zemlju

Koje od SMART karakteristika dobro definisanog cilja moemo prepoznati?

Zato projekti ne uspevaju?

Nejasni ili neusklaeni ciljevi

Komunikacioni problemi unutar tima ili izmeu ulagaa

Probijanje rokova - ne zavre se na vreme (ili se uopte ne zavre)

Nedovoljni resursi i nedovoljna podrka sponzora

Loa procena rizika

Upravljanje projektima poveava verpvatnou uspenog zavretka projekta zato je to skup znanja i vetina koja je potrebno stei!

Jason Hiner, TechRepublic1

5 glavnih razloga za neuspeh projekata:

Neuspeh promene kulture poslovanja

Nedostatak posveenosti projektu

Neuspesi iz prolih projekata

Neodgovarajue planiranje

Alati koriste, ali nisu reenje sami po sebi

http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894

John McCormick, Baseline

NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPEVAJU,

NEGO LJUDI!

http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/

David Garrett: 8 razloga zbog

kojih projekti ne uspevaju

irina zadatih aktivnosti

Nepotenje/prevara

Loa komunikacija

Nedovoljno tani prorauni

Zaboravljeni korisnici

Sponzor koji nestaje

Manjak planiranja

Dobra stara via sila

http://www.certmag.com/print.php?in=1394

12 zlatnih pravila za uspene projekte, 1. deo

1. ostvariti konsenzus ulagaa oko ciljeva projekta (pre poetka rada na projektu)

2. izabrati najbolji mogui tim

3. odravanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije

4. realistina procena potrebnih resursa

5. realistian vremenski plan aktivnosti na projektu

12 zlatnih pravila za uspene projekte, 2. deo

6. ne izlaziti izvan opsega projekta

7. voditi rauna o ljudima

8. stalna podrka sponzora

9. spremnost na promene i inovacije

10. dobra meusobna komunikacija

11. stalno praenje i procenjivanje opasnosti (rizika)

12. potencijal za - voenje

Rezime II dela...

Cilj projekta utvruje se na samom poetku projekta. Dobro opisan cilj je specifian, merljiv, dogovoren, realistian i vremenski uokviren

Za neuspjeh projekta uvek postoje konkretni uzroci

Za uspeh projekta kljuna je otvorena komunikacija izmeu ulagaa u projekt

III DEO

ta unapredjujemo primenom upravljanja projektima...

Kako izgleda projektni ciklus...

Koje su faze u izvoenju projekata...

Upravljanje projektima moe:

olakati ono to radimo.

unaprediti nain rada.

ubrzati postizanje ciljeva/rezultata.

sniziti trokove rada.

podstaknuti promenu.

Upravljanje prijektima je:

izazovno, inovativno, kreativno, stresno ...

Projektni ciklus - procesni model

Prihvaeni projektni planovi

Dovretak proizvoda

Potvrda o otklonjenim

neispravilnostima

Zavretak implementacije

Prihvaena Vizija / Opseg projekta

MSF

Osmiljanje

Planiranje

Realizacija

Provera (kontrola) i utvrivanje eventualnih

greaka

Projektni proizvod se

uvodi u upotrebu

Faze projekta POKRETANJE (iniciranje, osmiljanje)

Planiranje

Realizacija

Nadzor (kontrola)

Zatvaranje (zakljuivanje) projekta uvoenje projektnog reenja/proizvoda u upotrebu

Osnovna projektna dokumentacija

Temeljni projektni dokument izjava o viziji i opsegu projekta

Plan projekta

Izjava o ostvarenju opsega projekta

Odobrenje za uvoenje reenja/proizvoda u upotrebu

Dokument o zavretku uvoenja reenja/proizvoda u upotrebu (zavretku implementacije)

Zato se projekti pokreu?

Projekti se pokreu kako bi se pronalo reenje za odreeni problem ili potrebu naruioca projekta.

Reenje obuhvata sve potrebno za zadovoljenje potrebe rezultate projekta, uputstva za korienje rezultata i usluge podrke pri njihovom korienju.

Za pronalaenje reenja ne mora biti dovoljan samo jedan projekt, nego ih moe biti potrebno i vie.

Ishodita (polazita) projekata

Planirani projekti potjeu iz planiranog skupa/portfelja projekata usklaenog s prioritetima organizacije ili sustava

Neplanirani projekti nastaju kao odgovor na neoekivane promjene, probleme ili prilike

TIM MORA ZNATI RAZLOG POKRETANJA

PROJEKTA

Od ega se sastoji POKRETANJE projekta?

Utvrivanje ulagaa (uesnika projekta)

Odabir i priprema osnovnog projektnog tima

Izrada vizije

Utvrivanje reenja

Odreivanje opsega reenja

Utvrivanje osnova za kasnije promene

Osnovni projektni tim

Skup lanova tima koji zajedno s rukovodiocemprojekta radi na projektu od poetka do kraja.

Ostali lanovi projektnog tima ukljuuju se uprojektne aktivnosti povremeno i u zavisnosti od

potreba.

Svaki lan tima ima, u skladu sa svojimvetinama, znanjem i iskustvom - odreenuunapred zadanu ulogu u timu.

Module 5

Kompetencije i strunosti tima

Traene kompetencije i strunosti tima zavise od:

vrste projekta

specifinih podruja delatnosti u kojima se projekat odvija

Razliite definicije kompetencija znanje, vetine i nivoi rada potrebni za

delotvoran rad unutar zadanog podruja projekta

strunost mera sposobnosti sprovoenja zadataka povezanih s odreenom kompetencijom

Organizovanje osnovnog tima

ta je potrebno?

odrediti komplet vetina neophodnih za projekat

dodeliti uloge lanovima tima

lanovima tima objasniti uloge i odnose

proceniti spremnost tima

Definicija: SPREMNOST TIMA

kolektivna pripremljenost tima, merena strunostima, za uspeno izvrenje projekta

Izrada vizije Cilj izrade vizije: zajedniki pogled na ciljeve,

ogranienja i reenja (ishode) projekta

Fokus projektnog tima

jasno utvrditi problem, potrebu ili priliku

prikupiti poetne zahteve naruioca

utvrditi pristup reavanju problema

odrediti potrebne vetine (kompetencije) tima

definisati ciljeve, pretpostavke i ogranienja

postaviti osnovu za kasnije promene i revizije

Stvaranje zajednike vizije

2 pristupa stvaranju zajednike vizije: Viziju graditi na sastancima osnovnog tima ili

Prihvatiti viziju koju su timu kao deo projektnog zadatka dali sponzori

Vanost zajednike vizije tim dobija zajedniki smer delovanja

pojednostavljuje se i osigurava doslednost u donoenju odluka

vea motivisanost

ta je vizija? Neogranien pogled na reenje

Vizija, opseg i ciljevi Vizija je pogled na ono to tim eli postii

(neogranien projektnim ogranienjima)

Opseg je onaj deo vizije projekta koji se na projektu moe ostvariti u okviru zadanih ogranienja.To je ukupnost konkretnih rezultata, proizvoda i usluga ostvarenih (pruenih) projektom

Ciljevi utvrena (eljena) postignua na kraju projekta ostvarena kroz konkretne aktivnosti na projektu

Kriterijumi uspeha faze pokretanja

Postignut je dogovor nosilaca interesa i tima o:

motivaciji za projekat

viziji reenja

opsegu reenja

konceptu reenja

timu i strukturi projekta

Dokumentovani su ciljevi i ogranienja

Obavljena je poetna procena rizika

Utvreni su postupci praenja i upravljanja promenom

Sponzori i/ili kljuni nosioci interesa dali su formalno odobrenje

Preduslovi za planiranje

Zavrena faza pokretanja, postignut dogovor tima i ulagaa:

O motivaciji za projekt

O viziji reenja

O opsegu reenja

O konceptu reenja

O timu i strukturi projekta

Dokumentovani su ciljevi i ogranienja

Obavljena je poetna procena rizika

Utvreni su postupci praenja i upravljanja promenom

Sponzori i/ili kljuni nosoci interesa dali su formalno odobrenje

to planiramo?Odgovore na kljuna pitanja!

Koje je sve zadatke potrebno obaviti?

Kako emo ostvariti pojedine zadatke?

Koliko nam je vremena potrebno?

Kako proveravamo jesmo li spremni za realizaciju i jesmo li na dobrom putu (ka cilju)

Fokus projektnog tima

prikupiti to vie informacija u to kraem vremenu

znati kada imamo dovoljno informacija za nastavak

aktivnosti

Planiranje i uspenost projekta

Planiranje smanjuje rizike jer omoguava

rano otkrivanje greaka

kontrolu trokova

poboljanje kvaliteta

Planiranje zahteva trud

potrebna je proaktivnost u planiranju

planiranje je proces

Procenjivanje vremena

Koristite metodu procenjivanja odozdo prema gore da biste odredili trajanje zadataka

Neka vam u procenjivanju pomognu iskustva sa prethodnih i pilot projekata

Diskretno dodelite dodatno vreme (za zatitu vlastitih ivaca) kao poseban zadatak

Greke rukovodioca projekata

Greke u komunikaciji: Ne komuniciraju dovoljno niti redovno

sa lanovima projektnog tima sa ulagaima u projekat

Ne razreuju sukobe u projektnom timu u zaetku iinterno, nego tek kada eskaliraju

Greke u planiranju: Krive (preoptimistine) procene vremena Loa ili nikakva procena rizika Loa procena potrebnih trokova

(inicijalno traeno daleko ispod stvarnih trokova na krajuprojekta)

este greke sponzora

Ukljuivanje u reavanje sukoba unutar

projektnog tima

(Savet: Ne arbitrirajte! Zavrit ete optueni za

favorizovanje ovog ili onog lana projektnog tima i

za razbijanje tima kao celine)

este greke sponzora

Davanje preporuka rukovodiocu kod odabira

lanova projektnog tima

(Savet: Izbegavati! Moe rezultirati paralelizmom

komunikacije rukovodioca i lanova projektnog

tima sa sponzorom!)

este greke sponzora Izostanak oekivane potpore rukovodiocu projekta

(Ne pretpostavljajte da se to podrazumeva. Ako

rukovodioc projekta to treba ili oekuje, dajte

mu/joj potrebne punomoi javno i pred svima!)

Gde gree lanovi projektnog tima

Olako prihvataju i preuzimaju obaveze bezprethodnog promiljanja o tome mogu li ih zaista iizvriti u zadanom (predvienom) roku

Ne smatraju potrebnim izvestiti rukovodioca iostale lanove projektnog tima o kanjenju sarealizacijom vlastitih zadataka

Line i druge obaveze su redovan izgovor iopravdanje kod kanjenja s realizacijom ovogovori o niskom prioritetu projektnih aktivnosti nalestvici poslova i zadataka

Dodatni uoeni problemi, 1.

Meusobno nepoverenje i sukobi lanovaprojektnog tima

Nadmetanje u projektnom timu, umesto saradnje

Drugaije miljenje doivljava se kao kritika

Kritika se doivljava apriorno negativno

Neslaganje se doivljava kao neprijateljstvo

Dodatni uoeni problemi, 2.

Ne vidi se zajednika odgovornost za uspeh

projekta

Umjesto reenja potekoa trai se krivca/krivce

(rezultat je naravno - konflikt)

Zajednika odgovornost za uspeh povlai i pravo

svih da prime (podele) priznanje za taj uspjeh