Click here to load reader
Upload
vuanh
View
214
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Politeknik Citra Widya Edukasi
BAB X
MANAJEMEN PERKEBUNAN
1. PENDAHULUAN
Pada saat ini, kata manajemen begitu populer di masyarakat. Namun apa
sebenarnya pengertian manajemen itu sendiri orang selalu memberikan
pengertian yang berbeda-beda. Untuk itu dalam mempelajari manajemen
perlu kita ketahui tentang pengertian manajemen, defenisi manajemen dan
gunanya pendefenisian manajemen.
Secara sederhana istilah Manajemen diartikan sebagai USAHA YANG DILAKUKAN UNTUK MEMANFAATKAN SUMBER DAYA YANG DIMILIKI UNTUK MENCAPAI SASARAN TERTENTU. Dalam hal ini
yang dimaksud dengan sumber daya adalah segala sesuatu yang dimiliki dan
menjadi aset organisasi/perusahaan yaitu manusia, mesin dan peralatan,
teknologi, bahan dan dana.
Untuk mengetahui apa yang arti sebenarnya, beberapa pakar di bidang
manajemen memberikan pengertian, karena pengertian manajemen pada
umumnya saling berbeda-beda antara satu dengan yang lainnya, tetapi selalu
terdapat unsur-unsur kesamaannya. Beberapa pakar di bidang manajemen
mencoba memberikan pengertian dari manajemen itu :
Jhon D. Millet =>> proses memimpin dan melancarkan pekerjaan dari orang-orang yang terorganisir secara formal sebagai kelompok untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
George R. Terry =>> proses tertentu yang terdiri atas merencanakan, mengorganisasi, menggerakkan dan mengawasi. Keseluruhan proses itu dijalankan secara berurutan dalam rangka usaha mencapai sasaran yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan perantaran orang lain.
Pakar lain (anonymous) =>> suatu proses yang dimanfaatkan seorang pemimpin suatu organisasi untuk memanfaatkan sumber-sumber yang dikuasai untuk mencapai tujuan secara ekonomis, efisien dan efektif.
Perkebunan sebagai salah satu usaha agribisnis tidak bisa lepas dari
penerapan prinsip ekonomi dalam mempertahankan dan mengembangkan
eksistensinya. Prinsip ekonomi yang dimaksud adalah memaksimalkan
keuntungan dengan penggunaan sumber daya seminimal mungkin.
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 75
Politeknik Citra Widya Edukasi
Dalam hal ini perusahaan dihadapkan dengan sumber daya yang terbatas
dan harus dikelola dengan efisien. Di sinilah diperlukan prinsip atau perilaku
manajemen agar tidak terjadi pemborosan sumber daya yang tersedia.
Tidak seorang pun menyukai pemborosan pikiran, tenaga, waktu, materi
dan biaya serta kegagalan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Oleh karena
itu sebaiknya selalu menganut perilaku manajemen, yang selalu
memperhatikan perencanaan atau pemikiran, pengaturan atau persiapan,
dan pemantauan terhadap pelaksanaan untuk mengetahui apakah hasilnya
sudah sesuai dengan yang dikehendaki sebagaimana yang direncanakan
sebelumnya.
2. RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKEBUNAN KELAPA SAWIT
Saat ini, kelemahan dalam manajemen kebun di Indonesia cukup banyak
untuk diperhatikan. Kelemahan tersebut ada pada pengelolaan sumber daya
alam, SDM maupun sumber dana. Sumber daya alam memang sangat
mendukung pertumbuhan kelapa sawit. Namun kekurangannya perlu
diimbangi agar tercapai produksi yang optimal.
Baru sebagian kecil kebun yang benar-benar dapat menggali potensi
tersebut. Kekurangan timbul karena kultur teknis yang dipakai menyimpang
dari yang dianjurkan. Misalnya karena ingin menghemat biaya, pupuk yang
dianjurkan ditukar dengan yang murah tetapi mutunya kurang baik atau dosisi
yang dianjurkan dikurangi. Diberikan hanya satu kali setahun bahkan ada
yang tidak memupuk. Pemberantasan hama kurang mendapat perhatian,
penyisipan terlambat dilakukan dan teras, tapak kuda, benteng dan sistem
pencegah erosi lainnya kurang memadai, demikian juga dengan drainase.
Hal ini akan berpengaruh langsung terhadap pertumbuhan dan produksi
tanaman. Disamping itu, sebagian disebabkan karena kurang akurasinya
pengamatan sewaktu membuat studi kelayakan. Lahan dikatakan datar
ternyata terjal atar berawa sehingga pembuatan jalan sulit dilakukan.
Tata ruang dan teknologi yang direkomendasikan tidak sesuai dengan
keadaan di lapangan. Selain itu, perencanaan yang telah disusun tidak dapat
dilaksanakan karena berbagai sebab sehingga berpengaruh terhadap
rencana lainnya. Gangguan alam seperti kekeringan atau kebanjiran
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 76
Politeknik Citra Widya Edukasi
sebelumnya tidak diperhitungkan serta gangguan hama, terutama hewan liar
cukup banyak memerlukan perhatian.
Dibidang sumber daya manusia, juga banyak memerlukan perhatian baik
sewaktu membangun proyek maupun sesudahnya (terutama di daerah
pengembangan) masalah sumber daya manusia sangat penting. Bukan saja
jumlahnya terbatas tetapi juga keterampilan yang kurang sehingga
produktifitasnya rendah, partisipasi kurang, sosial budaya setempat belum
dapat menerima kultural baru, perselisihan lahan serta kemampuan dari
pemborong lokal sebagai mitra usaha yang masih terbatas.
Pembangunan perkebunan membutuhkan ketersediaan dana yang
berkesinambungan. Jadwal kerja yang sudah ditetapkan harus dapat dibiayai.
Penundaan satu pos akan mengakibatkan mata rantai pekerjaan lain menjadi
macet dan akan menimbulkan biaya tinggi. Oleh karena itu, maka
manajemen pembiayaan harus mendapat perhatian.
Bagi kebun yang telah berproduksi masalah pokok sangat tergantung
pada tenaga pemanen, jalan/transportasi, pabrik pengolahannya, kondisi
tanaman dan kapasitas panen. Masalah transportasi sangat bergantung pada
kondisi jalan dan iklim.
Masalah pabrik merupakan masalah penting karena pembangunannya
sering terlambat. Masalah teknis tidak banyak, tetapi masalah pengadaan
dana sering menjadi penghambat. Terlambatnya pembangunan pabrik akan
sangat merugikan pengusaha secara finansial maupun moril. Dampaknya
akan sangat luas sekali karena akan mengurangi kepercayaan masyarakat
kepada pengusaha. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tugas dari
manajer puncak dalam pengambilan keputusan sangat penting. Keterbatasan
pengalaman maupun pengetahuan manajer dapat diatasi jika mau
memanfaatkan tenaga ahli baik sebagai penasihat, konsultan maupun
sebagai second opinion.
Lingkup manajemen perkebunan sangat luas dengan berbagai ragam dan
kondisi. Manajemen dituntut agar dapat berbuat berbagai hal seperti berikut :
1) Mengelola sumber daya alam sebaik-baiknya sehingga
mendapatkan hasil yang optimal secara berkesinambungan tanpa
menimbulkan pencemaran.
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 77
Politeknik Citra Widya Edukasi
2) Mengelola sumber daya manusia yang jumlahnya
mencapai ratusan orang, meningkatkan produktivitas, menciptakan
kondisi yang serasi, menanamkan rasa memiliki dan mampu menggiring
untuk bersama-sama mencapai tujuan atau sasaran yang telah
ditetapkan. Dalam hal ini manajemen harus dapat membagi tugas masing-
masing lini.
3) Mengelola sumber dana yang terbatas sehingga semua
rencana dapat berjalan sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
4) Mampu melihat perobahan yang terjadi baik di dalam
maupun diluar yang berasal dari berbagai pihak serta harus dapat
mengantisipasi dan menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi.
5) Harus dapat menjalin kerjasama yang sebaik-baiknya
dengan pihak ketiga apakah sesama usahawan, mitra usaha, instasi
pemerintah, penyandang maupun calon pembeli.
6) Manajemen harus memilki satu sistem administrasi yang
dapat menjamin tersedianya data dan informasi yang ”up to date” dan
akurat guna mendukung pengambilan keputusan.
3. PERANAN MANAJEMEN DALAM PERKEBUNAN Manajemen agribisnis khususnya perkebunan, sudah ada di Indonesia
sejak berpuluh tahun yang lalu ketika perkebunan-perkebunan besar dibuka
oleh bangsa asing. Manajemen tentunya disesuaikan dengan kebutuhan
serta kondisi waktu itu dan perobahan yang timbul. Apa yang diterapkan
sekarang adalah modifikasi dari konsep terdahulu ditambah dengan teori-
teori baru yang sebelumnya tidak ada dan perangkat teknologi yang lebih
canggih seperti komputerisasi dan komunikasi.
Manajemen bermanfaat bukan hanya untuk perusahaan atau organisasi,
melainkan juga untuk semua kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu agar
berhasil dengan baik. Perilaku manajemen tidak hanya mengatur yang telah
ada, tetapi juga mampu memecahkan persoalan dan mencarikan jalan
keluarnya.
Dalam tugas sehari-harinya, manajemen akan menghadapi sumber daya
alam yang sewaktu-waktu dapat berubah dan harus mampu
menyesuaikannya. Diperlukan pula perhatian khusus karena bekerja pada
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 78
Politeknik Citra Widya Edukasi
areal yang luas. Manajemen perkebunan harus mampu menghimpun
kelompok yang terdiri atas puluhan sampai ribuan pekerja dalam berbagai
tingkat keahlian. Sumber daya manusia ini tidak terlepas dari masalah sosial dan budaya yang beragam.
Perkebunan merupakan pelaksana prinsip industrialisasi dibidang
pertanian. Adanya kemajuan teknologi yang terus menerus membuat
manusia lebih diminta berperanan setapak demi setapak berpindah dari sumber energi menjadi pemikir.
Tugas pembinaan sumber daya manusia adalah mengembangkan potensi
yang ada serta bagaimana mengurangi dan meniadakan hambatan-
hambatan terhadap terealisasinya kegiatan manajemen.
Pada tingkat estate dan mill, seorang Asisten sebagai base-level
management, pada dasarnya adalah manager di divisinya. Oleh karena itu
Asisten diharapkan mampu menerapkan dasar kegiatan manajemen dalam
melaksanakan tugasnya sehari-hari untuk mencapai tujuan perusahaan.
4. FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada
dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh
manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
Manajer =====>>>> Mengelola fungsi-fungsi ====== >>>> Tujuan | | |
Perencanaan Organisasi Pelaksanaan Pengawasan
Perencanaan (Planning)
Kegiatan seorang manajer adalah menyusun rencana. Menyusun rencana
berarti memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki,.
Agar dapat membuat rencana secara teratur dan logis, sebelumnya harus
ada keputusan terlebih dahulu sebagai petunjuk langkah-langkah selanjutnya.
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 79
Politeknik Citra Widya Edukasi
Pengorganisian (Organizing)
Pengorganisasian atau organizing berarti menciptakan suatu struktur dengan
bagian-bagian yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga hubungan antar
bagian-bagian satu sama lain dipengaruhi oleh hubungan mereka dengan
keseluruhan struktur tersebut.
Pengorganisasian bertujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi
kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Selain itu, mempermudah manajer dalam
melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk
melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
Menggerakkan (Actuating)
Menggerakkan atau Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan
agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai
dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating
artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan
sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai
tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah
kepemimpinan (leadership).
Pengawasan (Controling)
Pengawasan merupakan tindakan seorang manajer untuk menilai dan
mengendalikan jalannya suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya
tujuan yang telah ditetapkan.
5. SARANA MANAJEMEN
Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana
(tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang
ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6 M, yaitu men, money, materials,
machines, method, dan markets.
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 80
Politeknik Citra Widya Edukasi
Man (SDM)
Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.
Money (uang/dana)
Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.
Materials (bahan)
Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
Machines (mesin)
Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
Methods (metode)
Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.
Market (pasar)
Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti.
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 81
Politeknik Citra Widya Edukasi
Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.
Dengan lebih sederhana, seorang Asisten estate dan mill harus mampu
melakukan berbagai kegiatan untuk menjamin seluruh sumber daya yang
dimiliki (dalam kontrolnya) dapat digunakan untuk mencapai tujuan/target
secara efektif dan efisien. Kegiatan-kegiatan ini disebut sebagai PROSES MANAJEMEN.
PROSES MANAJEMEN :
MAN MONEY METHOD
MATERIAL MACHINE MARKET
6. STRUKTUR ORGANISASI
Bisnis perkebunan adalah bisnis global, sehingga perilaku bisnis dan
dinamika perubahan lingkungan mau tidak mau harus menyesuaikan dengan
perkembangan global. Salah satu yang sangat berpengaruh terhadap bisnis
tersebut adalah struktur organisasi.
Guna terwujudnya struktur organisasi yang solid, diperlukan manajemen
strategi untuk menentukan strategi dan arah yang digunakan perusahaan
haruslah sesuai/cocok. Pengelolaan perusahaan yang baik merupakan satu
syarat penting bagi terciptanya kinerja perusahaan secara wajar.
Manajemen perkebunan memiliki tujuan tertentu yang ditelah ditetapkan
dalam program jangka panjang maupun jangka pendek. Tujuan tersebut ada
yang jelas dapat dihitung secara fisik, namun ada yang tidak dapat dihitung
dan perlu diketahui oleh semua pihak. Tujuan tersebut harus dapat dijelaskan
secara fisik dan didistribusikan pada setiap lini, pada setiap unit kerja bahkan
sampai kepada setiap individu. Pencapaian sasaran yang dinyatakan secara
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 82
TUJUAN
Politeknik Citra Widya Edukasi
kuantitatif akan mudah dilaksanakan. Sasaran tersebut dapat dibagi
berdasarkan waktu kerja misalnya harian, mingguan, bulanan, tahunan dan
lima tahunan.
Pada dasarnya pimpinan harus meneliti secara cermat struktur organisasi
yang sedang berjalan dan bertanya “apakah perusahaan memiliki organisasi yang tepat untuk mendukung strategi yang dibuat ?”
Organisasi merupakan salah satu factor terpenting dalam mencapai tujuan
perusahaan. Oleh karena organisasi diartikan sebagai kumpulan dari beberapa orang yang secara bersama-sama berusaha mencapai suatu tujuan. Tujuan tersebut hanya dapat tercapai dengan adanya pembagian
kerja. Jika suatu saat strategi dirubah maka perusahaan wajib untuk
merubah atau menyesuaikan struktur organisasinya agar cocok dengan
strategi yang baru.
Dalam struktur organisasi yang utuh terdapat jenjang organisasi yakni
tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas
serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam
fungsi tertentu. Dilihat dari jenjang organisasi dapat dibedakan atas tiga
macam, yaitu:
1. Struktur organisasi pipih (flat top organization), yaitu struktur
organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi antara 2 sampai
dengan 3 tingkat.
2. Struktur organisasi datar, yaitu struktur organisasi yang
melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 4 tingkat.
3. Struktur organisasi curam, yaitu struktur organisasi yang
melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 5 tingkat.
Struktur Organisasi Divisi
Dari ketiga macam struktur organisasi tersebut di atas, struktur organisasi
divisi yang ideal atau yang berlaku pada saat ini sesuai model struktur
organisasi pipih.
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 83
Politeknik Citra Widya Edukasi
Demi keberhasilan penerapan struktur organisasi, penting diperhatikan
“Kesatuan Perintah”. Kesatuan perintah adalah tiap pejabat hanya dapat
diperintah dan bertanggung jawab kepada seorang pejabat atasan tertentu.
Dalam struktur organisasi divisi, Mandor I hanya dapat diperintah oleh
Asisten dan bertanggung jawab kepada Asisten. Dalam buku “Management Analysis Concepts and Cases” :
Tidak ada orang dapat melayani dua kepala
Tidak ada anggota suatu organisasi dapat melapor kepada lebih dari
seorang atasan
Garis-garis saluran perintah dan tanggung jawab harus dengan jelas
menunjukkan dari siapa seorang pejabat menerima perintah dan kepada
siapa dia bertanggung jawab. Sebaliknya, harus jelas pula kepada siapa dia
melapor dan dari siapa dia memperoleh laporan.
Tidak adanya kesatuan perintah menimbulkan kebingungan dan keraguan
dari bawahan dan menimbulkan ketidakjelasan tanggungjawab. Sebab
apabila ada perintah Mandor I dan beberapa mandor, akan menimbulkan
pertanyaan perintah manakah yang harus didahulukan. Kepada siapa
karyawan tersebut bertanggung jawab, kepada atasan langsung atau pejabat
atasan tadi (contoh : antara mandor perawatan dan Mandor I), hal ini tidak
jelas berakibat kacaunya organisasi.
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 84
Politeknik Citra Widya Edukasi
7. PEMBAGIAN KERJA DI DIVISI
Pada struktur divisi dalam pekerjaan lapangan, Asisten dibantu Mandor I.
Mandor I membawahi mandor dan krani dan pada lapisan terbawah adalah
karyawan/pekerja. Proporsi manajerial dan proporsi keterampilan Asisten,
Mandor I, Mandor, Krani dan Karyawan dapat digambarkan sebagai berikut.
Asisten sebagai komponen manajemen mempunyai proporsi manajerial
yang dominan dibandingkan mandor dan karyawan, namun harus memiliki
sedikit proporsi keterampilan. Asisten dituntut trampil agar dapat
memberikan contoh langsung di lapangan, misalnya teknik menyemprot.
Proporsi yang kurang lebih sama antara manajerial dan keterampilan
adalah pada Mandor I, Mandor dan Krani. Dalam sehari-hari Mandor I,
Mandor dan Krani bekerja dengan menerapkan unsur manajemen dan
keterampilan dalam porsi yang berimbang. Mandor I, Mandor dan Krani lebih
banyak berhubungan langsung dengan karyawan, sehingga perlu
memperagakan teknik bekerja pada karyawan.
Hal ini diperlukan mandor, agar prestasi kerja bisa tercapai dan tidak
menyimpang dari standar kerja. Proporsi unsur manajemen pada level divisi
dapat digambarkan pada tabel berikut.
Tabel 14. Proporsi Unsur Manajemen pada Level Devisi
Unsur Manajemen Personil Pelaksana
Perencanaan Asisten Kebun
Pengorganisasian Asisten Kebun Mandor I Mandor
Pelaksanaan Asisten Kebun Mandor I Mandor
Pengawasan Asisten Kebun Mandor I Mandor
Pembagian kerja sehari-hari dimulai setiap pagi pada kegiatan Morning
Call (ligkaran pagi) berdasarkan rencana kerja harian yang dibuat satu hari
sebelumnya. Mandor yang bertanggung jawab terhadap karyawan
mendistribusikannya sesuai dengan rencana kerja yang dibuat Asisten.
8. STRATEGI KERJA
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 85
Politeknik Citra Widya Edukasi
Pengertian dasar manajemen adalah usaha yang dilakukan untuk
memanfaatkan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai sasaran tertentu.
Dalam usaha mencapai sasaran diperlukan strategi kerja yang bisa
diterapkan disesuaikan dengan situasi dan kondisi di unit kerja. Agar berhasil
dalam menerapkan strategi kerja, pada umumnya dibutuhkan keterampilan,
teknik memberi perintah dan pemantauan hasil kerja berupa umpan balik.
8.1. Keterampilan
Ada tiga keterampilan yang perlu dimiliki oleh Asisten sebagai supervisor,
agar strategi kerja dalam proses manajemen berjalan dengan efektif yaitu:
1. Keterampilan TeknisKeterampilan teknis adalah pemahaman dan kecakapan melakukan aktivitas tertentu. Keterampilan ini meliputi pengetahuan dan pemahaman konsep, proses dan metode dalam suatu bidang tertentu. Keterampilan ini diperlukan untuk mengenali, menganalisis dan memecahkan masalah dalam bidang tertentu.
2. Keterampilan KonseptualKeterampilan konseptual adalah pemahaman dan kecakapan dalam menilai/melihat keterkaitan antar kegiatan dan antar unit serta menilai dampak dari keputusannya terhadap organisasi secara keseluruhan.
3. Keterampilan Sosial Keterampilan sosial adalah kemampuan untuk berhubungan dan berinteraksi dengan orang lain. Termasuk di dalamnya adalah kemampuan untuk mengekspresikan diri melalui tingkah laku dan ucapan sehingga dimengerti oleh orang lain. Juga mampu memahami tingkah laku orang lain.
Ketiga macam keterampilan di atas sesungguhnya dimiliki oleh siapapun
yang menjadi pimpinan unit dalam organisasi. Hanya saja ada perbedaan kadar keterampilan yang dibutuhkan. Bagi seorang supervisor,
keterampilan teknis dan manusiawi lebih banyak dibutuhkan daripada
keterampilan konseptual. Hal ini disebabkan oleh kegiatan seorang
supervisor yang sangat banyak terlibat dalam hal-hal teknis dan berhubungan
dengan manusia, dalam hal ini dengan bawahannya.
8.2. Pemberian PerintahPemberian perintah diartikan sebagai usaha agar orang lain mau dan dapat
mengerjakan suatu tugas sesuai dengan apa yang kita harapkan. Beberapa
hal yang penting diperhatikan agar pemberian perintah dapat efektif adalah:
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 86
Politeknik Citra Widya Edukasi
1. Kesiapan penerima perintahKaryawan yang terlibat harus terlatih, terampil dan mampu secara fisik untuk melaksanakan apa yang diperintahkan. Hasil yang baik baru dapat dicapai bila pelaksana ‘mau’ mengerjakan apa yang diperintahkan. Perintah harus dirumuskan secara jelas mengenai apa dan bilamana tugas tersebut harus dilaksanakan.
2. Fakta di belakang suatu perintahDalam memberikan suatu perintah, tunjukkan atau perlihatkan fakta-fakta atau kondisi-kondisi yang menyebabkan perintah tersebut perlu dilaksanakan.
3. Nyatakan hasil yang diharapkanSebaiknya besaran tentang hasil yang diharapkan dapat ditentukan secara kuantitatif, misalnya dalam satuan waktu, jumlah dan lain-lain.
4. Tindak lanjut (Follow up)Memberikan perintah saja pada hakikatnya baru menyelesaikan separuh pekerjaan. Sesungguhnya yang lebih penting adalah separuh pekerjaan yang lain, yaitu mengikuti perkembangan pemberian perintah selanjutnya yaitu apakah perintah dilaksanakan sesuai dengan apa yang diharapkan.
Dalam melaksanakan strategi kerja sering sasaran tidak tercapai karena
terjadinya kesalahan dalam pemberian perintah. Beberapa hal yang sering
menghambat efektivitas pelaksanaan tugas antara lain adalah:
1. Bicara tidak tegas atau menggunakan kata-kata yang tidak
sepenuhnya mendukung arti perintah tersebut.
2. Susunan perintah tidak teratur dan sembarangan. Sebaiknya
diusahakan agar instruksi tersebut disusun dalam urutan yang logis
dan tidak membingungkan.
3. Terlalu cepat menganggap pelaksana sudah mengerti apa yang
diharapkan dari dirinya, padahal pada kenyataannya mungkin
pelaksana belum memahami tugas tersebut sepenuhnya.
8.3. Umpan BalikSebagai seorang supervisor, Asisten dalam bekerja harus menjalankan
fungsi pengendalian. Dengan melakukan pengendalian, maka kemungkinan
terjadinya penyimpangan di lapangan dapat diperkecil. Jika penyimpangan
tidak dapat dihindarkan lagi, maka resikonya dapat diperkecil. Salah satu alat
pengendalian terhadap tingkah laku bawahan adalah memberikan umpan
balik.
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 87
Politeknik Citra Widya Edukasi
Dalam mengambil tindakan terhadap bawahan atau karyawan, seorang
Asisten harus memeriksa terlebih dulu apakah penyimpangan terjadi karena
kekurangan pada karyawan atau karena hal-hal di luar kendali karyawan
tersebut. Asisten haruslah terus mendorong bawahan agar prestasinya
terpelihara atau ditingkatkan.
Setiap penilaian perlu mempunyai dasar terhadap mana prestasi kerja
dapat diukur/dibandingkan. Sasaran/standar perlu dirumuskan dengan jelas
sehingga Asisten mempunyai dasar untuk menilai secara objektif. Standar
hasil kerja merupakan suatu pernyataan mengenai apa (hasil) yang
diharapkan dari karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung
jawabnya seperti yang tercantum dalam uraian pekerjaan.
Dengan demikian standar hasil kerja yang diharapkan di lapangan
merupakan tolok ukur bagi Asisten dalam menilai hasil kerja
bawahan/karyawan, sekaligus merupakan sumber informasi yang sangat
membantu bagi karyawan untuk mengetahui taraf perkembangan dirinya
pada setiap saat.
Umpan balik merupakan informasi yang diterima pelaksana mengenai
prestasi kerjanya. Orang akan lebih mudah meningkatkan atau memelihara
prestasinya bila mendapat umpan balik secara teratur. Sebagai
konsekuensinya, supervisor harus memberikan umpan balik yang segera dan
tepat mengenai prestasi bawahannya. Umpan balik sifatnya informal, sehari-
hari diberikan untuk tugas tertentu serta mempunyai tujuan akhir untuk
pengembangan pribadi.
Dalam memberikan umpan balik, Asisten memerlukan informasi baik yang
berasal dari pihak ketiga maupun dari karyawan sendiri. Dalam mencari
informasi ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu bertanya, mendengar dan menjawab dengan cara, sikap dan kata-kata yang baik.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memberikan umpan balik:
1. TujuanMemberikan umpan balik harus diyakini benar-benar untuk kebaikan bawahan dan bukan untuk menghilangkan kejengkelan.
2. Umpan balik positif dan negatifSelain untuk memberitahukan kekurangan bawahan, umpan balik dapat digunakan untuk hal-hal yang positif (kekuatan atau kelebihannya).
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 88
Politeknik Citra Widya Edukasi
3. Dapat diperbaikiUntuk umpan balik yang negatif, harus diketahui terlebih dahulu apakah kekurangan tersebut dapat diperbaiki atau tidak. Bila tidak dapat diperbaiki, umpan balik jangan diberikan.
4. Siap menerimaPerlu dipikirkan pemberian umpan balik tepat dengan mempertimbangkan keadaan emosional bawahan (tenang, gelisah, tergesa-gesa, marah dsb).
5. HubunganUmpan balik akan lebih efektif bila pemberi dan penerima sudah mengenal cukup baik.
6. AlternatifAda kemungkinan bila seseorang menerima umpan balik yang negatif, ia akan menanyakan tindakan perbaikannya kepada pemberi umpan balik. Dalam hal ini sebaiknya pemberi umpan balik sudah siap dengan beberapa alternatif yang mungkin dapat digunakan.
7. Non evaluatifPada umumnya tidak ada orang yang senang dinilai kekurangannya, maka umpan balik sebaiknya diberikan dalam bentuk yang non-evaluatif. Bila tidak mungkin dapat juga memberikan terlebih dahulu umpan balik yang positif. Biasanya orang akan lebih siap menerima umpan balik yang negatif setelah diberitahu mengenai hal-hal yang positif mengenai dirinya.
8. Satu per satuJanganlah memberikan umpan balik terlalu banyak pada suatu saat karena hal ini hanya akan membingungkan dan mungkin mematahkan semangat seseorang.
9. Kesempatan untuk berdiskusiMemberikan umpan balik yang positif maupun yang negatif, biasanya penerima menginginkan penjelasan lebih banyak. Berilah kesempatan.
9. SASARAN PENGEMBANGAN
Pengembangan Organisasi
Berbagai langkah untuk meningkatkan efektivitas organisasi yang
independen. adalah lebih difokuskan pada organisasi yang lebih ramping,
dinamis dan mampu menyesuaikan dengan perkembangan eksternal, serta
mampu mendukung pengambilan kebijakan yang cepat, tepat dan akurat.
Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)
Perkebunan-perkebunan sekarang telah dan terus mempersiapkan SDM
yang kompeten yang tidak saja memiliki kemampuan keilmuan dan
ketrampilan yang handal, tetapi juga integritas dan rasa tanggung jawab yang
tinggi dalam melaksanakan tugas. Tentu saja hal tersebut disertai dengan
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 89
Politeknik Citra Widya Edukasi
penyempurnaan sistem manajemen SDM yang ada agar lebih mendukung
pelaksanaan tugas.
Langkah-langkah peningkatan kualitas sumber daya manusia telah
dirumuskan dengan menyusun strategi pengembangan sumber daya
manusia yang ditempuh dengan menyempurnakan sistem penerimaan,
promosi, mutasi, dan pendidikan serta pelatihan. Di samping itu,
mengembangkan nilai-nilai yang sesuai dengan pencapaian tugas visi dan
misi yaitu melalui pengembangan budaya kerja yang sesuai dengan tuntutan
Undang-undang No. 23/1999 dan dapat diimplementasikan oleh seluruh
pegawai serta dapat meningkatkan kontribusi pencapaian kinerja.
Pengantar Ilmu Perkebunan Kelapa Sawit 90