POLTICAS DE CLASIFICACIN DE

LA INFORMACIN EN EL ESTADO

CAT. OPP/CAG/2011-10

NOVIEMBRE DE 2011

Equipo

AG Claudia GRIONI (Coordinadora)

AG Manuel BORGES

AG Juan DEBARNOT

AG Hugo GONZLEZ

AG Gustavo REIJA

Este documento fue producido por integrantes del Area Temtica Manejo y Control de la Informacin en el Estado del Observatorio de Polticas Pblicas del Cuerpo de Administradores Gubernamentales de la Jefatura de Gabinete de Ministros en el ao 2011. Las opiniones expresadas corresponden pura y exclusivamente a los autores, y de ninguna manera, bajo ninguna circunstancia, podrn ser interpretadas como que establecen una posicin oficial del Editor.

El Observatorio de Polticas Pblicas del Cuerpo de Administradores Gubernamentales inici sus actividades en el ao 2002 en jurisdiccin de la Coordinacin General del C.A.G., sus documentos son publicados en el sitio WEB oficial de la Secretara de Gabinete de la Jefatura de Gabinete de Ministros. AG Lic. V. Daniel Piemonte Coordinador General del Cuerpo de Administradores Gubernamentales AG Ing. Guillermo J. Alabs Coordinador Ejecutivo del Observatorio de Polticas Pblicas

POLITICAS DE CLASIFICACION DE LA INFORMACION

EN EL ESTADO

CAT.OPP/CAG/2011-10 2

INDICE

INTRODUCCIN

1. LEGISLACIN NACIONAL SOBRE CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN

2. PLAZOS DE RESGUARDO DE INFORMACIN CLASIFICADA

3. NECESIDAD DE CONTAR CON UN PLAN DE CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN

GENERAL

4. MATRIZ DE DECISIN PARA PROCEDER A LA CLASIFICACIN

5. CICLO DE LA INFORMACIN

6. CADUCIDAD DE LA INFORMACIN RESTRINGIDA

7. CONTROL DE LA INFORMACIN CLASIFICADA

8. DIRECTIVAS GENERALES

9- INSTRUCCIONES GENERALES PARA EL USO DE LOS EQUIPOS Y RESGUARDO DE

DOCUMENTACIN EN SOPORTE ELECTRNICO

10- OFICINAS, MANEJO DE LOS EQUIPOS, SISTEMAS INFORMTICOS Y CIFRADO

11. EXPERIENCIA COMPARADA

BIBLIOGRAFA

ANEXOS

CAT.OPP/CAG/2011-10 3

INTRODUCCIN

Los avances en la tecnologa de la informacin, han propiciado un proceso de cambio desde

finales de la dcada del sesenta, pasando: primero, de un entorno de acceso a la

informacin fundamentalmente selectivo y minoritario y en el que el papel era el formato

preponderante, tanto para el almacenamiento como para el transporte de la informacin;

despus, al momento actual en donde el entorno de acceso a la misma se caracteriza por su

inmediatez y universalidad, siendo el formato electrnico el predominante.

El actual entorno trae como consecuencia la necesidad de aplicar criterios de seguridad de

la informacin, en donde se considera que para alcanzar un grado razonable de proteccin,

adems de preservar la confidencialidad de aquella que esta fuera del alcance pblico, es

primordial, tambin, preservar la integridad y la disponibilidad de toda la informacin,

independientemente de la categora en la que fuera clasificada.

Comenzamos analizando la evolucin histrica de la legislacin nacional vinculada con el

tema que nos ocupa. El mencionado anlisis nos permite ver cmo se han ido ampliando los

criterios de clasificacin, abarcando aspectos relacionados con la defensa nacional, con la

preservacin de recursos histricos y culturales en general, para ir acercndose a

cuestiones referidas al derecho a la informacin y a la seguridad en el manejo de los datos

personales de los ciudadanos.

1. LEGISLACIN NACIONAL SOBRE CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN

Mediante la presentacin cronolgica de normas nacionales vinculadas con clasificacin de

la informacin y un breve anlisis de su contenido, pretendemos destacar cules son los

objetivos y la importancia del tema, cules los derechos y obligaciones involucrados, como

tambin aportar a lo relacionado con plazos y operatoria de clasificacin y desclasificacin.

Tratamos, en definitiva, de mostrar las respuestas que ha ido encontrando la legislacin

nacional a las preguntas: Qu clasificar?, por qu clasificar?, quin es responsable de

clasificar?, cunto tiempo rige la clasificacin?, quin est autorizado a acceder a la

informacin clasificada? Y, luego, las preguntas vinculadas con el proceso inverso: Porqu

desclasificar?, quin desclasifica?, etc.

Destacamos para empezar que, como en muchos otros aspectos de la realidad histrica, la

revisin de los antecedentes nos confirma que primero surge la necesidad de la clasificacin

CAT.OPP/CAG/2011-10 4

y, luego, con alguna demora y en pasos sucesivos, aparecen normas que pretenden regular

los distintos aspectos vinculados con esa clasificacin.

La primera ley secreta fue sancionada en el ao 1891, durante la presidencia de Carlos

Pellegrini1, sin embargo, recin en el ao 1950, el Decreto 1.568, establece las primeras

normas para la clasificacin de documentacin originada en distintas reas de gobierno2.

Por otra parte, aunque el Cdigo Penal3 constituye la primera legislacin pblica que hace

referencia al tema de documentos secretos, reprimiendo la revelacin u obtencin de

secretos polticos o militares, nada especifica acerca del procedimiento para su clasificacin,

ni acerca de los responsables de esa tarea.

Asimismo, el Cdigo de Comercio de la Repblica Argentina4, en su Ttulo II De las

obligaciones comunes a todos los que profesan el comercio, Captulo III De los libros de

comercio, establece en su artculo 67: Los comerciantes tienen obligacin de conservar

sus libros de comercio hasta diez aos despus del cese de su actividad y la documentacin

a que se refiere el artculo 44 durante diez aos contados desde su fecha. Los herederos del

comerciante se presume que tienen los libros de su autor, y estn sujetos a exhibirlos en la

forma y los trminos que estara la persona a quien heredaron. Cabe sealar que la

documentacin referida son los documentos contables que respaldan las anotaciones en los

libros de comercio, y de los cuales deben surgir con claridad los actos de gestin y situacin

patrimonial del comerciante.

1.1 LEY 11.723 (ao 1933)

Ley de propiedad intelectual (texto actualizado)

Establece que el derecho de propiedad de una obra cientfica, literaria o artstica,

comprende para su autor la facultad de disponer de ella, de publicarla, de ejecutarla, de

representarla y exponerla en pblico, de enajenarla, de traducirla, de adaptarla o de

autorizar su traduccin y de reproducirla de cualquier forma. Gozan de la proteccin de la

1 VIGLIECA, Olga. El ilimitado oficio de ocultar. El estado secreto. Diario Clarn, publicado el 16 de abril del

2000.

2 NAZAR, Mariana: La accesibilidad documental y sus limitaciones legales: los documentos secretos en la Argentina. Recuperado en noviembre 2 de 2011, disponible en: www.accesolibre.org/descargas/pdf/1173386818.doc

3 El primer Cdigo Penal Argentino fue sancionado en el ao 1886 y comenz a regir el 1 de mayo de 1887.

4 Sancionado por Ley 2.637 (ao 1890).

CAT.OPP/CAG/2011-10 5

citada ley, entre otras, las obras cientficas y literarias, comprendiendo los escritos de toda

naturaleza y extensin, entre ellos los programas de computacin fuente y objeto; las

compilaciones de datos o de otros materiales; los impresos, planos y mapas, etc. La ley

regula el depsito legal en algunos de sus artculos, pero de modo deficiente, debido al difcil

equilibrio entre el derecho de autor (que protege sus derechos intelectuales), y el depsito

legal (que intenta asegurar el desarrollo de la coleccin de publicaciones nacionales).

Para materializar la accin gubernamental, la Ley crea el Registro Nacional de Propiedad

Intelectual. Establece las funciones del rgano creado, vinculadas especialmente con el

registro de obras y de la propiedad intelectual de dichas obras y, al mismo tiempo, las

responsabilidades de sus autoridades en la necesaria tarea de clasificacin y de

intervencin en los eventuales conflictos de intereses.

Esta ley establece diversos plazos de vigencia de derechos de propiedad intelectual, entre

los cuales se destacan: La propiedad intelectual sobre sus obras corresponde a los autores

durante su vida y a sus herederos o derechohabientes hasta setenta aos contados a partir

del 1 de enero del ao siguiente al de la muerte del autor (Artculo 5); La propiedad

intelectual sobre sus interpretaciones o ejecuciones fijadas en fonogramas corresponde a

los artistas intrpretes por el plazo de setenta aos contados a partir del 1 de enero del ao

siguiente al de su publicacin. Asimismo, la propiedad intelectual sobre los fonogramas

corresponde a los productores de los fonogramas o sus derechohabientes por el plazo de

setenta aos contados a partir del 1 de enero del ao siguiente al de su publicacin

(Artculo 5 bis); Los herederos o derechohabientes no podrn oponerse a que terceros

reediten las obras del causante cuando dejen transcurrir ms de diez aos sin disponer su

publicacin. Tampoco podrn oponerse los herederos o derechohabientes a que terceros

traduzcan las obras del causante diez aos despus de su fallecimiento. En estos casos, si

entre el tercero editor y los herederos o derechohabientes no hubiera acuerdo sobre las

condiciones de impresin o la retribucin pecuniaria, ambas sern fijadas por rbitros.

(Artculo 6); La propiedad intelectual de las obras annimas pertenecientes a instituciones,

corporaciones o personas jurdicas, durar 50 aos contados desde su publicacin.

(Artculo 8); Para las obras fotogrficas la duracin del derecho de propiedad es de veinte

aos a partir de la fecha de la primera publicacin (Artculo 34). El consentimiento a que

se refiere el artculo 31 para la publicacin del retrato no es necesario despus de

transcurridos veinte aos de la muerte de la persona retratada. Para la publicacin de una

carta, el consentimiento no es necesario despus de transcurridos veinte aos de la muerte

del autor de la carta (Artculo 35).

CAT.OPP/CAG/2011-10 6

1.2 DECRETO 1.568 (ao 1950)

Establece, unifica y define normas comunes para la clasificacin y tratamiento de la

documentacin originada en los Ministerios Secretaras de Estado de Defensa Nacional,

Ejrcito, Marina y Aeronutica como Secreto, Confidencial, Reservado o Pblico5.

Se trata de la primera norma que encar, de manera amplia e integral, la cuestin de la

clasificacin de documentacin pblica.

1.3 LEY 15.930 (ao 1961)

Funciones del Archivo General de la Nacin

Establece que el Archivo General de la Nacin tiene la finalidad de reunir, ordenar y

conservar la documentacin que la ley le confa, para difundir el conocimiento de las fuentes

de la historia argentina.

Le asigna las funciones de:

a) Mantener y organizar la documentacin pblica y el acervo geogrfico y snico, perteneciente al Estado Nacional, y que integren el patrimonio del Archivo, o la documentacin privada que le fuera entregada para su custodia, distribuyndola en las secciones que se estimen ms adecuadas para su mejor ordenamiento tcnico.

b) Ordenar y clasificar con criterio histrico dicha documentacin y facilitar la consulta de sus colecciones.

c) Inventariar, catalogar y divulgar los documentos que estn bajo su custodia. d) Publicar repertorios y series documentales para la difusin de los documentos que

poseen reconocido valor. e) Difundir por cualquier otro medio el conocimiento del material existente en el Archivo. f) Preparar un inventario de los fondos documentales que se refieran a la historia de la

Repblica. g) Obtener copias del documental conservado en los archivos oficiales de las provincias

o del extranjero, en cuanto interese para el estudio de la historia nacional y entregarles a su vez, copia del material que conserve y rena.

Determina las atribuciones del Archivo General y, asimismo, la obligacin de las otras reas

de gobierno de poner a su disposicin la documentacin que tengan archivada, reteniendo

la correspondiente a los ltimos treinta aos, salvo la que por razn de Estado, deban

conservar.

Considera documentos histricos a los fines de la Ley:

5 NAZAR, Mariana. Op. Cit.

CAT.OPP/CAG/2011-10 7

a) Los de cualquier naturaleza relacionados con asuntos pblicos, expedidos por

autoridades civiles, militares o eclesisticas, ya sean firmados o no, originales,

borradores o copias, como as tambin sellos, libros y registros y, en general, todos

los que hayan pertenecido a oficinas pblicas o auxiliares del Estado y tengan una

antigedad no menor de treinta aos.

b) Los mapas, planos, cartas geogrficas y martimas con antigedad de por lo menos

cincuenta aos.

c) Las cartas privadas, diarios, memorias, autobiografas, comunicaciones y otros actos

particulares y utilizables para el conocimiento de la historia patria.

d) Los dibujos, pinturas y fotografas referentes a aspectos o personalidades del pas.

e) Los impresos cuya conservacin sea indispensable para el conocimiento de la

historia argentina, y

f) Los de procedencia extranjera relacionados con la Argentina o hechos de su historia,

similares a los enumerados en los incisos anteriores.

Por su parte, en 1990, la Ley 23.820 ampli las competencias del Archivo General de la

Nacin, estableciendo en su artculo primero: Compete al Archivo General de la Nacin la

recuperacin de la memoria audiovisual del pueblo Argentino, debiendo detectar y conservar

documentacin flmica y televisiva. A su vez, el artculo segundo establece que: A los

efectos de lo dispuesto en el artculo anterior, las emisoras de televisin de todo el pas

debern enviar trimestralmente al Archivo General de la Nacin copia de las notas

periodsticas que hayan difundido por ese medio. El Archivo duplicar las copias que, a su

juicio, posean valor histrico. Todas las copias debern ser reintegradas a la mayor

brevedad, a las respectivas emisoras.

1.4 DECRETO 1.759 (ao 1972)

Reglamentacin de Ley de Procedimiento Administrativo

Establece cuestiones vinculadas con la competencia de los rganos del estado, facultades

de sus autoridades y definicin de las distintas instancias del trmite administrativo.

Clarifica lo relacionado con la identificacin y dems formalidades de los trmites y escritos

incluidos en ellos. Dispone los criterios relativos a las formas de notificacin,

diligenciamiento y publicidad de las distintas instancias de los procedimientos

administrativos.

CAT.OPP/CAG/2011-10 8

Detalla los conceptos y formalidades de las pruebas, apreciacin de las pruebas, informes,

dictmenes, testigos, resolucin y conclusin del procedimiento.

Finalmente, profundiza sobre el rgano competente, recursos, rectificacin de errores, actos

administrativos de alcance general y proyectos de leyes.

1.5 LEY 20.744 (ao 1976)

Establece, en su artculo 143, plazos de conservacin de documentos, estableciendo lo

siguiente: El empleador deber conservar los recibos y otras constancias de pago durante

todo el plazo correspondiente a la prescripcin liberatoria del beneficio de que se trate. El

pago hecho por un ltimo o ulteriores perodos no hace presumir el pago de los anteriores.

1.6 DECRETO 232 (ao 1979)

Conservacin de archivos de la Administracin Pblica

Hace referencia a la necesidad de poner orden y coordinacin en todo lo referente a la

situacin de los diversos archivos de la administracin pblica nacional, especialmente en

materia de conservacin de documentos, su microfilmacin y su destruccin.

Tiene en cuenta que la Ley 15.930 no prev plazos de guarda ni la posibilidad, admitida por

la ciencia archivstica moderna, de destruccin de los papeles intiles y que, por otra parte,

no existen normas generales que establezcan los criterios para la guarda, temporaria y/o

definitiva de los documentos ni que prevean los casos en que puedan ser destruidos, ni que

determinen a quienes compete la responsabilidad de decidir esa destruccin.

Considera que esta situacin puede conducir a la prdida de documentos valiosos, tanto

desde el punto de vista del inters del Estado como desde la perspectiva de la investigacin

de la historia u otras disposiciones cientficas.

Decreta, entonces, que los Ministerios y Secretaras de Estado (administracin centralizada

y descentralizada, empresas y sociedades del Estado, servicios de cuentas especiales y

obras sociales), debern someter previo a todo trmite, a la consideracin de la Secretara

General de la Presidencia de la Nacin (Subsecretara de la Funcin Pblica) todo proyecto

de medidas a proponer o dictar segn el caso sobre sus respectivos archivos y que se

relacionen con el descarte de documentos, su microfilmacin, conservacin y/o traslado.

CAT.OPP/CAG/2011-10 9

Y, tambin, que la Secretara General de la Presidencia de la Nacin (Subsecretara de la

Funcin Pblica) requerir, en cada caso, el dictamen de la Direccin General del Archivo

General de la Nacin respecto de los proyectos antes mencionados.

1.7 DECRETO 1.571 (ao 1981)

Plazos de conservacin de documentos

Destaca la necesidad de uniformar los plazos mnimos de conservacin de todos los

documentos relativos a la administracin del personal de la Administracin Pblica Nacional,

como as tambin a aquellos documentos de control de la documentacin en general.

Establece una distincin entre los documentos que cumplen una funcin administrativa,

llamados operativos y aquellos que son creados en cumplimiento de los objetivos del

organismo, denominados sustantivos, a efectos de lograr una eliminacin sistemtica de los

que no merezcan ser conservados.

Posibilita la eliminacin racional y sistemtica de documentos que carezcan de valor

permanente, mediante la adopcin de una tabla de plazos mnimos de conservacin de los

documentos de personal y de control.

Finalmente, faculta a los seores Ministros y Secretarios de la Presidencia de la Nacin para

designar a los integrantes de las Comisiones de Seleccin Documental y para ordenar por

Resolucin la eliminacin de los documentos desafectados.

El Decreto incluye entre los documentos de personal a tres tipos documentales:

expedientes, actuaciones o trmites internos y formularios.

Se transcribe a continuacin la tabla de plazos mnimos de conservacin de estos tres tipos

de documentos:

- Accidente de trabajo sin causa judicial: tres aos desde el reintegro del agente, o

declaracin de incapacidad, sin reintegro.

- Accidente de trabajo con causa judicial: un ao desde la finalizacin de la causa

judicial por perencin de instancia o por sentencia final.

- Asignacin de funciones: un ao desde la finalizacin de las funciones asignadas.

- Cesantas: permanente.

CAT.OPP/CAG/2011-10 10

- Comisiones de servicio: un ao desde la finalizacin de la comisin, diez aos desde

su cumplimiento si hay lugar a indemnizacin.

- Desarraigo: un ao desde el consentimiento y efectivizacin del acto administrativo.

- Embargos: un ao desde el cese del embargo.

- Exoneracin: permanente.

- Fallecimiento: un ao desde la denuncia del fallecimiento.

- Franquicias (por estudios, maternidad, incapacidad): un ao desde la franquicia.

- Justificacin de inasistencias: un ao desde la fecha de justificacin.

- Legajos de personal: permanente.

- Licencia anual ordinaria: un ao desde que fue concedida.

- Licencias especiales: cinco aos desde la finalizacin de la licencia.

- Licencias extraordinarias (excepto para realizar estudios o investigaciones): un ao

desde la finalizacin de la licencia.

- Licencias extraordinarias para realizar estudios o investigaciones: permanente.

- Nombramientos: dos aos desde la fecha de resolucin del nombramiento.

- Partes de asistencia: un ao desde su fecha.

- Promociones: un ao desde el consentimiento del acto administrativo.

- Recursos administrativos: tres aos desde la notificacin de la resolucin o decreto.

- Reingresos: dos aos desde la fecha de la resolucin del nombramiento.

- Reintegro de haberes: un ao desde efectuado el reintegro.

- Renuncias: un ao desde su aceptacin.

- Renuncias condicionadas: un ao desde la cesacin de los servicios.

- Reubicacin y reencasillamiento: tres aos desde el consentimiento y efectivizacin

del acto administrativo.

- Sanciones disciplinarias (apercibimiento y suspensin que sean consecuencia de

sumario): un ao desde la fecha de sancin.

- Solicitud de empleo denegada: seis meses desde la fecha de notificacin de la

denegatoria al interesado.

- Subrogacin suplencias: un ao desde el fin de la subrogacin o suplencia.

- Sumarios (con consecuencias patrimoniales): diez aos desde la notificacin del acto

dispositivo.

- Sumarios (otros) cinco aos desde la notificacin del acto dispositivo.

- Sumarios (cuando se produce cesanta o exoneracin): permanente.

- Tarjetas de control de asistencia o planillas de asistencia: un ao desde la

finalizacin del ao calendario en el que se registr la tarjeta.

- Ttulos habilitantes: un ao desde la fecha de la resolucin.

CAT.OPP/CAG/2011-10 11

- Traslados y permutas: un ao desde la fecha de consentimiento y efectivizacin del

acto administrativo.

En cuanto a los documentos de control, el decreto incluye dos tipos documentales: tarjetas y

formularios.

Para estos dos tipos de documentos establece los siguientes plazos mnimos de

conservacin:

- Comprobantes de correspondencia certificada: seis meses desde su fecha.

- Fichas de trmite de expediente o actuacin: permanente.

- Hojas de ruta: hasta el ingreso de la documentacin en el archivo central.

- Planillas de control de remitos de documentos: un ao desde la ltima fecha incluida

en la planilla.

- Remitos de documentos: dos aos desde la fecha del remito.

El decreto establece en su Anexo I las pautas, definiciones y procedimientos para su

aplicacin, cuyo texto se transcribe a continuacin:

A) Pautas:

Esta tabla se refiere solamente a los originales de los documentos en ella incluidos. Las

copias de los mismos pueden ser destruidas sin solicitar su desafectacin, salvo en el caso

de copias de substitucin (aquellas reproducciones que reemplazan al original cuando ste

no existe y forman parte de la archivala del organismo).

Las copias de substitucin debidamente autenticadas tendrn el mismo valor que el original

(en el caso de Resoluciones y Disposiciones); si carecieran de autenticacin debern

preservarse igualmente, pero slo servirn de principio de prueba por escrito.

Las Resoluciones o Disposiciones originales recadas en los expedientes o en las

actuaciones comprendidas en esta Tabla, debern ser reemplazadas por copias

debidamente autenticadas; cuando correspondiera la intervencin del Tribunal de Cuentas

de la Nacin, el reemplazo se efectuar despus de la intervencin y antes de la

prosecucin del trmite que correspondiere. Con los originales se constituirn series

ordenadas numrica y cronolgicamente. Una serie corresponder a Resoluciones y otra a

Disposiciones. Todos estos documentos originales tienen el mismo valor permanente y

debern ser conservados adecuadamente; por consiguiente no debern ser incluidos en las

solicitudes de desafectacin.

CAT.OPP/CAG/2011-10 12

Los Legajos de Personal donde debern registrarse todos los datos que constituyan la

memoria sobre la actividad desarrollada por el agente pblico y agregarse los currculum

vitae y declaraciones juradas que cada agente presentare, tambin son de guarda

permanente, sin perjuicio de que ellos puedan contener documentacin transitoria.

Las Fichas de Trmite de Expedientes y Actuaciones son de guarda permanente (salvo

desafectacin del Archivo general de la Nacin), an cuando correspondieren a documentos

desafectados.

Esta tabla indica los plazos mnimos durante los cuales debern ser conservados los

documentos en los organismos. Ello implica que los mismos podrn ser guardados por ms

tiempo que el aqu establecido, siempre que se justificare con razones bien fundadas ante

las autoridades del mismo organismo. Estos plazos mnimos se debern contemplar en dos

etapas desde el punto de vista de la utilidad del documento: la primera, es la ms activa del

documento (perodo de utilizacin de ata frecuencia); durante el transcurso los documentos

debern ser conservados en la oficina productora. Cada organismo deber considerar la

frecuencia de consulta conforme a un patrn establecido y a sus propias necesidades. En la

segunda etapa, que es la menos activa, o inactiva del documento, ste no se utiliza en

forma frecuente, no justificndose que ocupe espacio en la oficina productora. Por tanto, los

documentos debern trasladarse a un nico depsito perteneciente al organismo (archivo

central) perfectamente ordenados y clasificados. Siendo el perodo de guarda inferior a dos

(2) aos no ser necesario efectuar el traslado antes mencionado.

Los plazos de conservacin aqu establecidos tienen en cuenta los valores intrnsecos de la

informacin contenida en los documentos, contemplndose los aspectos administrativos,

legales y fiscales (valores primarios) que sealan el tiempo de conservacin precaucional. El

fin de este plazo precaucional permite a los organismos solicitar ante el Archivo General de

la Nacin, la desafectacin correspondiente del presente anexo. Salvo indicacin en

contrario, los plazos de conservacin son expresados en aos, no debiendo coincidir

necesariamente con el ao calendario, sino que se consideran para ello los perodos de 12

(doce) meses a partir de la ltima fecha del documento o de la actuacin o expediente, en

que est integrado.

B) Definiciones

b.1. Documentos de personal: son todos aquellos relativos a los agentes pblicos,

producidos o recibidos por un organismo pblico donde el empleado ocupa un cargo. Esta

CAT.OPP/CAG/2011-10 13

clasificacin incluye: expedientes, legajos de los agentes, fichas de control de asistencia,

planillas de control de asistencia, formularios, etc.

b.2. Documentos de control: son aquellos que sirven de prueba de los trmites o actos

realizados. Abarcan planillas de control de giro de documentacin, comprobantes de la

correspondencia certificada, formularios completos de remitos de documentacin, fichas de

trmite de expedientes o actuaciones.

C) Procedimientos

c.1. De la formacin de la Comisin de Seleccin Documental: de acuerdo a lo dispuesto por

el artculo 2 primer prrafo, deber ser designada una Comisin de Seleccin Documental.

La misma estar integrada por un abogado, un contador o licenciado en administracin, un

administrativo y un archivero. Este ltimo funcionario podr ser reemplazado por el Jefe del

Departamento Mesa de Entradas, Salidas y Archivo o el Jefe del Archivo Central si lo

hubiera.

c.2. De los documentos incluidos en esta Tabla: una vez vencidos los plazos de

conservacin precaucional indicados, se deber proceder de la siguiente forma:

c.2.1. Llenado y remisin por duplicado al Archivo General de la Nacin de los formularios

de Solicitud de Desafectacin y el de Inventario de Solicitud de Desafectacin.

c.2.2. Una vez desafectada la documentacin por el Director General del Archivo General de

la Nacin, quien podr disponer la reserva de algunas piezas documentales en carcter de

muestreo, o de una serie o subserie completa, asignndoles valor permanente, los

funcionarios indicados en los artculos 2 y 3 debern ordenar la eliminacin de los

documentos desafectados, mediante el acto administrativo correspondiente.

c.2.3. Cumplidos estos actos, se proceder a separar la documentacin eliminable y se

cotejar con el Inventario de Desafectacin a los efectos de su eliminacin, con intervencin

y contralor, de la Comisin de Seleccin Documental. Se agruparn por separado aquellas

piezas documentales que deban conservarse, sea por muestreo o asignacin de carcter

permanente atados, mediante el acto a otras que la Comisin por s considere de guarda

permanente debiendo fundamentarlo debidamente.

c.2.4. Se suscribir el acta de eliminacin, firmando la misma la Comisin de Seleccin

Documental.

CAT.OPP/CAG/2011-10 14

c.2.5. Se asentar en las Fichas de trmite de expediente o actuacin el nmero de acta de

eliminacin.

c.2.6. Se proceder a la destruccin del material documental correspondiente por medio de:

c.2.6.1. Trituracin y eliminacin o venta de la masa de papel triturado.

c.2.6.2. Venta de los documentos en el estado en que se encuentra, con cargo de ser

convertido en inutilizable.

c.2.6.3. Otras formas de destruccin que garantice la no utilizacin de la documentacin

como tal.

c.2.7. Los documentos denominados en esta tabla como de control, se eliminarn sin

solicitar su desafectacin.

c.3. De los responsables: El Jefe del Departamento de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo

o en su defecto el Jefe del Archivo Central ser responsable de cumplimentar lo indicado en

c.2.2.; c.2.3.; c.2.4.; c.2.5.; c.2.6.; y c.2.7. Los responsables debern controlar adems, que

la documentacin que se solicita desafectar, sea la comprendida en esta Tabla y que sus

plazos precaucionales hayan finalizado.

c.4. De los documentos no comprendidos en esta Tabla: para los documentos operativos o

sustantivos no incluidos en esta Tabla deber procederse de la siguiente forma:

c.4.1. Toda la documentacin anterior al ao 1916 posee valor permanente y no se puede

solicitar su desafectacin. La posterior a esta fecha es susceptible de ser desafectada.

c.4.2. La documentacin indicada en 3.4.1. in-fine recibir el mismo tratamiento establecido

en c.2.1.; c.2.2.; c.2.3.; c.2.4.; c.2.5.; c.2.6.; y c.3, pero siguiendo el procedimiento prescripto

por el Decreto N 232/79.

En su Anexo II, el decreto reglamenta el Inventario de Solicitud de Desafectacin y el

Instructivo para su llenado, como as tambin el Instructivo para la Solicitud de

Desafectacin, y el modelo de Acta de Eliminacin y el Instructivo para su llenado.

CAT.OPP/CAG/2011-10 15

1.8 DECRETO 333 (ao 1985)

Normas para elaboracin, redaccin y diligenciamiento de proyectos de actos y

documentacin administrativo

Con la recuperacin de la democracia, tras el ltimo periodo dictatorial, se considera

imprescindible adecuar los instrumentos reguladores de los organismos que integran el

Gobierno de la Nacin, en cuanto a su funcionamiento y a la gestin y trmite de sus actos,

eliminando toda referencia a mecanismos, instituciones o reparticiones extraas al orden

jurdico establecido por la Constitucin Nacional.

En su artculo 3, dispone la sustitucin del punto 8 del "Reglamento para Mesa de

Entradas, Salidas y Archivo" 6 por el siguiente: "Registrar con carcter de "secreto" o

"reservado" la documentacin que las autoridades competentes, de acuerdo a las normas

que reglamentan la materia, hubieran considerado como tales".

Adems de detallar las cuestiones de forma, diseo y dimensiones de los distintos tipos de

documentos manejados por la administracin del estado, establece en su Anexo, con

relacin a aquellos clasificados como secretos o reservados, que ser el Subsecretario del

rea donde se inicie la tramitacin de la documentacin administrativa, o el titular del ente,

en su caso, quienes podrn mediante decisin fundada y previo asesoramiento del servicio

jurdico correspondiente, asegurarle carcter de secreto o reservado con estricta sujecin

a lo que, sobre el particular, establezcan las normas en vigor.

Tambin establece, en el mencionado Anexo, todas las cuestiones formales que se deben

cumplir en el diseo y tramitacin de la documentacin clasificada como secreta o

reservada.

1.9 CONSTITUCIN NACIONAL (ao 1994)

Preservacin del patrimonio cultural

La Carta Magna, en su artculo 41, establece que las autoridades deben proveer a la

preservacin del patrimonio cultural de la Nacin, aclarando que corresponde a sta dictar

las normas que contengan los presupuestos mnimos de proteccin, y a las provincias, las

necesarias para complementarlas.

6 Aprobado por Decreto 759/1966.

CAT.OPP/CAG/2011-10 16

1.10 DECISIN ADMINISTRATIVA 43 (ao 1996)

Valor jurdico y probatorio de documentacin

Con el objetivo de instrumentar la puesta en vigencia de las normas que otorgan valor

jurdico y probatorio a la documentacin existente que se incorpore al Archivo General de la

Administracin, mediante la utilizacin de tecnologa que garantice la estabilidad,

perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de guarda fsico de la mencionada

documentacin, se hace necesario determinar cuestiones como mbito de aplicacin y

definicin de conceptos involucrados.

Al mismo tiempo, precisa los requisitos de carcter general, los relacionados con los

documentos en particular y con el soporte a utilizar en la redaccin, produccin o

reproduccin de aqullos y, asimismo, determina los procedimientos respaldatorios de la

reproduccin de documentos en soporte electrnico u ptico, su verificacin, registro y

anulacin de originales, como as tambin las medidas a adoptar con relacin a los

documentos de propiedad de terceros.

Define procedimientos de anulacin y destruccin de originales, una vez reproducidos en

soporte electrnico u ptico indeleble, tomando la previsin con relacin a Todo original

cuyo contenido sea considerado de inters social o histrico en los trminos de la Ley N

15.930 y sus Decretos Reglamentarios, para los cuales establece que no podrn ser

destruidos total o parcialmente. Estipula, finalmente, que el inters social o histrico deber

ser determinado en todos los casos por los funcionarios que sean responsables legales de

la documentacin, mediante Resolucin fundada.

La Decisin Administrativa tiene un amplsimo mbito de aplicacin, ya que es aplicable a

todos los organismos comprendidos por la Ley 24.156 de Administracin Financiera y de los

Sistemas de Control del Sector Pblico Nacional.

En el Captulo II la norma establece las definiciones de Documentacin Financiera;

Documentos de Personal; Documentos de Control (en estos dos ltimos casos guarda

similitud con los establecidos por el ya analizado Decreto 1571/81, aunque agrega ms

documentos, adems de que el citado decreto no inclua a los documentos financieros);

Original; Copia; Autenticacin; Copia autenticada; Copia de sustitucin; Copia de

resguardo; Archivo; Conservacin; Soporte electrnico u ptico indeleble.

CAT.OPP/CAG/2011-10 17

En el Captulo V se establecen los requisitos en cuanto al soporte:

El soporte utilizado para la redaccin, produccin o reproduccin de documentos

deber garantizar su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad. Por

ello, la tecnologa utilizada deber conllevar la modificacin irreversible de su estado

fsico, de modo que no sea posible el borrado ni la sobreescritura de la informacin

en l registrada.

En el soporte utilizado deber ser grabado un cdigo de identificacin indeleble,

legible externamente a simple vista, que permita su identificacin y diferenciacin

con el resto de los utilizados, y proteja de una eventual alteracin dolosa del

contenido, sirviendo adems, a los efectos de las registraciones y actas previstas en

esta reglamentacin.

Si se decidiera asegurar la pertenencia del soporte con un Sello o Cdigo especfico

de la Administracin Pblica Nacional, este Sello o Cdigo deber ser tambin

indeleble utilizndose la tecnologa adecuada para tal fin.

Si el soporte electrnico u ptico indeleble presentara imperfecciones que pudieran

dar lugar a errores de almacenamiento o reproduccin de los documentos, deber

ser descartado y dejarse constancia de su inutilizacin en el Acta respectiva.

Slo podrn ser utilizados soportes que garanticen el resguardo de la informacin

por un lapso no menor a los TREINTA (30) aos. A tal fin se exigir del proveedor

del soporte la indicacin, bajo su responsabilidad, de las condiciones ptimas para la

conservacin fsica, para la estabilidad del soporte y su legibilidad y reproducibilidad

al plazo de TREINTA (30) o ms aos. El funcionario responsable deber asegurarse

que tales condiciones sean respetadas sin excepciones.

En el Captulo VIII, titulado Del Registro se establece que toda reproduccin efectuada de

acuerdo a las normas establecidas por la Ley 24.624 y la reglamentacin deber ser

registrada. Con tal objeto, el organismo de aplicacin llevar un Registro que ser

intervenido por la autoridad investida de tal competencia, mediante Disposicin dictada por

el Contador General de la Nacin.

La norma establece que Las registraciones debern conservarse por el rgano Rector,

durante los CINCO (5) aos posteriores, sin perjuicio de su digitalizacin, cuando ello fuere

conveniente. Las Actas digitalizadas debern conservarse por el funcionario designado al

efecto por Disposicin del Contador General de la Nacin, hasta UN (1) ao despus de

transcurrido el plazo de prescripcin de la guarda atribuida a los documentos reproducidos

en soporte electrnico u ptico indeleble.

CAT.OPP/CAG/2011-10 18

El Captulo X se refiere al supuesto de los Documentos de Terceros, y establece:

a) La documentacin de propiedad de terceros que se haya remitido para su archivo,

podr ser destruida luego de transcurrido el plazo que se fija en el inciso siguiente,

contado desde que ha sido puesta a disposicin de aqullos, mediante una

publicacin genrica en el Boletn Oficial, por el trmino de DOS (2) das. La

publicacin en el Boletn Oficial contendr las caractersticas de la documentacin, el

plazo durante el cual podr ser reclamada su devolucin o conservacin, y el lugar al

que debe concurrirse para solicitar la entrega o conservacin.

b) A los efectos previstos en el inciso anterior, fjase el plazo de TREINTA (30) das

corridos, contados a partir del da siguiente de la ltima publicacin en el Boletn

Oficial, para que los titulares de los documentos se presenten para retirar los mismos

o solicitar su conservacin. La documentacin que se entregue al interesado deber

llevar un sello o marca que indique la fecha en que el mismo ha sido reproducido en

soporte electrnico u ptico indeleble, y el nmero de cdigo de identificacin

indeleble del soporte en donde se encuentre reproducido el documento. Transcurrido

el plazo mencionado sin que los interesados hayan reclamado la devolucin o la

conservacin de la documentacin, caducar todo derecho a objetar el

procedimiento al cual fuere sometida y el destino posterior dado a la misma,

pudiendo ser destruida con los recaudos previstos para tal fin.

En el Captulo XI De la Destruccin se establece que la eliminacin de los documentos

deber ser practicada por cualquier medio que asegure su destruccin total o parcial, de

modo que no puedan ser utilizados los datos o la informacin contenida en ellos. En el inciso

d) del Captulo se dispone que Todo original cuyo contenido sea considerado de inters

social o histrico en los trminos de la Ley 15.930 y sus Decretos Reglamentarios, no podr

ser destruido total o parcialmente. El inters social o histrico deber ser determinado en

todos los casos por los funcionarios responsables legalmente de la documentacin mediante

Resolucin fundada.

Finalmente, el Captulo XII De la Conservacin y Seguridad dispone:

a) Los documentos originales en soporte electrnico u ptico indeleble deben

conservarse en archivos de seguridad adecuadamente protegidos de los agentes

atmosfricos y biolgicos que pudieran afectarlos por el plazo legal establecido,

siendo responsabilidad de los funcionarios a cargo de la guarda el procurar los

medios y las tcnicas ms apropiadas para el cumplimiento de tal fin. Se

CAT.OPP/CAG/2011-10 19

considerarn archivos adecuadamente protegidos los que cumplan con las normas

nacionales e internacionales establecidas al respecto.

b) El rgano Rector dispondr de un archivo de seguridad adecuadamente protegido

de los agentes atmosfricos y biolgicos donde se conservarn los documentos

originales en soporte electrnico u ptico indeleble. Al mismo tiempo, se grabarn

DOS (2) copias de resguardo; una de ellas, ser depositada en un archivo de

seguridad con las caractersticas mencionadas, en una entidad pblica escogida al

efecto, distinta al rgano rector, y la otra, se utilizar para el manejo diario. El

Secretario de Hacienda determinar mediante la Resolucin pertinente cul ser la

entidad pblica en la que se conservar la primera copia de resguardo a que se hace

mencin en el presente prrafo. Esta copia de resguardo podr utilizarse como copia

de sustitucin, en el caso de destruccin, parcial o total de su original.

1.11 LEY 25.326 (ao 2000)

Ley de Proteccin de Datos Personales

Disposiciones Generales. Principios generales relativos a la proteccin de datos. Derechos

de los titulares de datos. Usuarios y responsables de archivos, registros y bancos de datos.

Control. Sanciones. Accin de proteccin de los datos personales.

La Ley de Proteccin de los Datos Personales busca garantizar el derecho al honor y la

intimidad de las personas, como as tambin al acceso a la informacin que sobre las

mismas se registre, cualquiera sea el medio de registro o tratamiento de los datos. Se aplica

en relacin a datos personales asentados en archivos, registros, bancos de datos, u otros

medios tcnicos de tratamiento de datos, pblicos o privados destinados a dar informes.

El derecho que se trata de proteger no es slo el de la intimidad, sino algo que posee mayor

profundidad que en el derecho anglosajn se denomina "privacy" y que se ha castellanizado

como "privacidad". Lo que se busca es proteger aspectos de la personalidad que

individualmente no tienen mayor trascendencia pero que, al unirse con otros, pueden

configurar un perfil determinado de las personas. Ante dicha posibilidad surge el derecho de

sus titulares a exigir que los datos permanezcan en el mbito de su privacidad. 7

7Tans, Gustavo Daniel.: HABEAS DATA Y AHORA QU?. Recuperado en Octubre 23 de 2011, disponible en en:http://www.protecciondedatos.com.ar/doc1.htm.

CAT.OPP/CAG/2011-10 20

Salvo que medien razones de inters general autorizadas por Ley, ninguna persona puede

ser obligada a proporcionar datos personales que revelen su origen racial y tnico, sus

opiniones polticas, sus convicciones religiosas, filosficas o morales, su afiliacin sindical e

informacin referente a su salud o vida sexual. La formacin de archivos, bancos o registros

que almacenen datos que revelen ese tipo de informacin -denominada sensible- queda

prohibida. La Ley establece que los datos personales que se recojan a los efectos de su

tratamiento deben ser ciertos, adecuados, pertinentes y no excesivos en relacin al mbito y

finalidad para los que se hubieren obtenido. Adems, no pueden ser utilizados para fines

distintos o incompatibles con los que motivaron su obtencin. Cuando no sean exactos,

deben actualizarse, suprimirse o sustituirse y si han dejado de ser necesarios o pertinentes

a los fines para los cuales fueron recolectados, deben ser destruidos. En cuanto a los datos

relativos a la salud, los datos de los pacientes slo pueden ser recolectados por los

establecimientos sanitarios y los profesionales mdicos responsables de su tratamiento,

siempre y cuando se respeten los principios del secreto profesional.

Como norma general, pueden tratarse datos personales de los usuarios cuando hubieren

prestado, por escrito o medio equiparable, su consentimiento libre, expreso e informado. No

ser necesario el consentimiento cuando los datos se obtengan de fuentes de acceso

pblico irrestricto (como las guas telefnicas), se recaben para el ejercicio de funciones

propias de los poderes del Estado o en virtud de una obligacin legal, se deriven de una

relacin contractual, cientfica o profesional con el titular de los datos y resulten necesarios

para su desarrollo o cumplimiento, o se trate de listados cuyos datos se limiten a registrar el

nombre, DNI, CUIT o CUIL, ocupacin, fecha de nacimiento y domicilio.

Todo archivo, registro, base o banco de datos deber inscribirse en el Registro que al

efecto habilite el organismo que sea designado como autoridad de control. Slo as la

formacin de archivos de datos ser lcita. Adems la ley exige que se adopten medidas

tcnicas y organizativas que garanticen la seguridad y confidencialidad de los datos

personales, de modo de evitar su adulteracin, prdida, consulta, tratamiento no autorizado

y que permitan detectar desviaciones de informacin. Los datos personales objeto de

tratamiento slo pueden ser cedidos a terceros para el cumplimiento de los fines

directamente relacionados con el inters legtimo del cedente y del cesionario y con el previo

consentimiento del titular de los datos, al que se le debe informar sobre la finalidad de la

cesin e identificar al cesionario o los elementos que permitan hacerlo. Es por ello que todo

sitio Web debe disear un sistema claro y efectivo que permita a los usuarios decidir si

aceptan, o no, que sus datos personales sean ingresados, por ejemplo, en bases de datos

para campaas de marketing, promocin y publicidad.

CAT.OPP/CAG/2011-10 21

1.12 LEY 25.520 (ao 2001)

Ley de Inteligencia Nacional

Prescribe, en su artculo 16, que "Las actividades de inteligencia, el personal afectado a las

mismas, la documentacin y los bancos de datos de los organismos de inteligencia llevarn

la clasificacin de seguridad que corresponda en inters de la seguridad interior, la defensa

nacional y las relaciones exteriores de la Nacin. El acceso a dicha informacin ser

autorizado en cada caso por el Presidente de la Nacin o el funcionario en quien se delegue

expresamente tal facultad, con las excepciones previstas en la presente ley. La clasificacin

sobre las actividades, el personal, la documentacin y los bancos de datos referidos en el

primer prrafo del presente artculo se mantendr aun cuando el conocimiento de las

mismas deba ser suministrado a la justicia en el marco de una causa determinada o sea

requerida por la Comisin Bicameral de Fiscalizacin de los Organismos y Actividades de

Inteligencia".

Al mismo tiempo, el artculo 17, dispone que "Los integrantes de los organismos de

inteligencia, los legisladores miembros de la Comisin Bicameral de Fiscalizacin de los

Organismos y Actividades de Inteligencia y el personal afectado a la misma, as como las

autoridades judiciales, funcionarios y personas que por su funcin o en forma circunstancial

accedan al conocimiento de la informacin mencionada en el artculo anterior debern

guardar el ms estricto secreto y confidencialidad. La violacin de este deber har pasible a

los infractores de las sanciones previstas en el Libro II Ttulo IX, Captulo II, artculo 222 y/o

223 del Cdigo Penal de la Nacin, segn correspondiere".

1.13 DECRETO 950 (ao 2002)

Reglamentacin de Ley de Inteligencia

Establece, en su artculo 3, que "La revelacin o divulgacin de informacin respecto de

habitantes o personas jurdicas, pblicas o privadas, adquirida por los organismos de

inteligencia con motivo del ejercicio de sus funciones, requerir inexorablemente de una

orden o dispensa judicial y la autorizacin prevista en el segundo prrafo del artculo 16 de

la Ley de Inteligencia, excepto cuando la intervencin del organismo se encuentre prevista

en una disposicin legal".

CAT.OPP/CAG/2011-10 22

1.14 DECRETO 1.172 (ao 2003)

Reglamentacin de Acceso a la Informacin Pblica

Aprubanse los Reglamentos Generales de Audiencias Pblicas para el Poder Ejecutivo

Nacional, para la Publicidad de la Gestin de Intereses en el mbito del Poder Ejecutivo

Nacional, para la Elaboracin Participativa de Normas, del Acceso a la Informacin Pblica

para el Poder Ejecutivo Nacional y de Reuniones Abiertas de los Entes Reguladores de los

Servicios Pblicos, Formularios de inscripciones, registro y presentacin de opiniones y

propuestas. Establcese el acceso libre y gratuito va Internet a la edicin diaria del Boletn

Oficial de la Repblica Argentina.

Con el objetivo de fortalecer la relacin entre el Estado y la Sociedad Civil, se propician

mecanismos destinados a aumentar la transparencia de los actos de gobierno, permitir

acceso igualitario a la informacin y ampliar la participacin de la sociedad en los procesos

decisorios de la administracin.

En su Anexo VII, reglamenta el acceso a la informacin pblica para el Poder Ejecutivo

Nacional.

El reglamento es de aplicacin en el mbito de los organismos, entidades, empresas,

sociedades, dependencias y todo otro ente que funcione bajo la jurisdiccin del Poder

Ejecutivo Nacional y su finalidad es permitir y promover una efectiva participacin

ciudadana, a travs de la provisin de informacin completa, adecuada, oportuna y veraz.

Establece que considera informacin, a los fines del mencionado reglamento, toda

constancia en documentos escritos, fotogrficos, grabaciones, soporte magntico, digital o

en cualquier otro formato y que haya sido creada u obtenida por los sujetos mencionados en

el prrafo anterior o que obre en su poder o bajo su control, o cuya produccin haya sido

financiada total o parcialmente por el erario pblico, o que sirva de base para una decisin

de naturaleza administrativa, incluyendo las actas de las reuniones oficiales.

Obliga a quienes tengan en su poder la informacin a prever su adecuada organizacin,

sistematizacin y disponibilidad, asegurando un amplio y fcil acceso. La informacin debe

ser provista sin otras condiciones ms que las expresamente establecidas en el mencionado

reglamento. Asimismo deben generar, actualizar y dar a conocer informacin bsica, con el

suficiente detalle para su individualizacin, a fin de orientar al pblico en el ejercicio de su

derecho.

Luego de detallar diversos requisitos y secuencias del procedimiento de solicitud de

informacin, establece las excepciones ante las cuales los sujetos a los que se requiera la

CAT.OPP/CAG/2011-10 23

informacin pueden exceptuarse de proveerla. Dichas excepciones se configuran cuando

una Ley o Decreto as lo establezca o cuando se cumpla alguno de los siguientes

supuestos:

a) Informacin expresamente clasificada como reservada, especialmente la referida a

seguridad, defensa o poltica exterior;

b) informacin que pudiera poner en peligro el correcto funcionamiento del sistema

financiero o bancario;

c) secretos industriales, comerciales, financieros, cientficos o tcnicos;

d) informacin que comprometa los derechos o intereses legtimos de un tercero

obtenida en carcter confidencial;

e) informacin preparada por los sujetos responsables de la informacin dedicados a

regular o supervisar instituciones financieras o preparada por terceros para ser

utilizada por aquellos y que se refiera a exmenes de situacin, evaluacin de sus

sistemas de operacin o condicin de funcionamiento o a prevencin o investigacin

de la legitimacin de activos provenientes de ilcitos;

f) informacin preparada por asesores jurdicos o abogados de la Administracin cuya

publicidad pudiera revelar la estrategia a adoptarse en la defensa o tramitacin de

una causa judicial o divulgare las tcnicas o procedimientos de investigacin o

cuando la informacin privare a una persona el pleno ejercicio de la garanta del

debido proceso;

g) cualquier tipo de informacin protegida por el secreto profesional;

h) notas internas con recomendaciones u opiniones producidas como parte del proceso

previo al dictado de un acto administrativo o a la toma de una decisin, que no

formen parte de un expediente;

i) informacin referida a datos personales de carcter sensible en los trminos de la

Ley N 25.326 cuya publicidad constituya una vulneracin del derecho a la

intimidad y al honor, salvo que se cuente con el consentimiento expreso de la

persona a que refiere la informacin solicitada;

j) informacin que pueda ocasionar un peligro a la vida o seguridad de una persona.

En cuanto a la informacin clasificada como parcialmente reservada, se debe permitir el

acceso a la parte de aquella que no se encuentre contenida entre las excepciones

detalladas.

Finalmente, designa a la Subsecretara para la Reforma Institucional y Fortalecimiento de la

Democracia, de la Jefatura de Gabinete de Ministros, como autoridad de aplicacin del

Reglamento y, por otra parte, a la Oficina Anticorrupcin del Ministerio de Justicia,

CAT.OPP/CAG/2011-10 24

Seguridad y Derechos Humanos, como organismo encargado de recibir, formular e informar

a las autoridades responsables, las denuncias que se formulen en relacin con el

incumplimiento del rgimen establecido.

1.15 DISPOSICIN ONTI 6 (ao 2005)

Poltica Modelo de Seguridad de la Informacin

La mencionada disposicin presenta como sus objetivos:

Garantizar que los activos de informacin reciban un apropiado nivel de proteccin.

Clasificar la informacin para sealar su sensibilidad y criticidad.

Definir niveles de proteccin y medidas de tratamiento especial acordes a su

clasificacin.

Define, en sus alcances, que la poltica propuesta se aplica a toda la informacin

administrada en el Organismo, cualquiera sea el soporte en que se encuentre.

En cuanto a las responsabilidades, establece que

Los propietarios de la informacin son los encargados de clasificarla de acuerdo con su

grado de sensibilidad y criticidad, de documentar y mantener actualizada la clasificacin

efectuada, y de definir las funciones que debern tener permisos de acceso a la informacin.

El Responsable de Seguridad Informtica es el encargado de asegurar que los lineamientos

para la utilizacin de los recursos de la tecnologa de informacin contemplen los

requerimientos de seguridad establecidos segn la criticidad de la informacin que

procesan.

Cada Propietario de la Informacin supervisar que el proceso de clasificacin y rtulo de

informacin de su rea de competencia sea cumplimentado de acuerdo a lo establecido en

la presente Poltica.

Se trata de una normativa que, en el captulo 5 de su Anexo Clasificacin y control de

activos, presenta una descripcin clara y ordenada de los conceptos de nuestro inters.

Establece, en el punto 5.1, que Los activos de informacin deben ser clasificados de

acuerdo a la sensibilidad y criticidad de la informacin que contienen o bien de acuerdo a la

CAT.OPP/CAG/2011-10 25

funcionalidad que cumplen y rotulados en funcin a ello, con el objeto de sealar cmo ha

de ser tratada y protegida dicha informacin.

Frecuentemente, la informacin deja de ser sensible o crtica despus de un cierto perodo

de tiempo, por ejemplo, cuando la informacin se ha hecho pblica. Estos aspectos deben

tenerse en cuenta, puesto que la clasificacin por exceso puede traducirse en gastos

adicionales innecesarios para el Organismo.

Las pautas de clasificacin deben prever y contemplar el hecho de que la clasificacin de un

tem de informacin determinado no necesariamente debe mantenerse invariable por

siempre, y que sta puede cambiar de acuerdo con una Poltica predeterminada. Se debe

considerar la cantidad de categoras a definir para la clasificacin dado que los esquemas

demasiado complejos pueden tornarse engorrosos y antieconmicos o resultar poco

prcticos.

La informacin adopta muchas formas, tanto en los sistemas informticos como fuera de

ellos. Puede ser almacenada (en dichos sistemas o en medios porttiles), transmitida (a

travs de redes o entre sistemas) e impresa o escrita en papel. Cada una de estas formas

debe contemplar todas las medidas necesarias para asegurar la confidencialidad, integridad

y disponibilidad de la informacin.

Por ltimo, la informacin puede pasar a ser obsoleta y por lo tanto, ser necesario eliminarla.

La destruccin de la informacin es un proceso que debe asegurar la confidencialidad de la

misma hasta el momento de su eliminacin.

En el punto 5.2, ampliando sobre clasificacin de la informacin, dispone que: Para

clasificar un Activo de Informacin, se evaluarn las tres caractersticas de la informacin en

las cuales se basa la seguridad: confidencialidad, integridad y disponibilidad.

A continuacin se establece el criterio de clasificacin de la informacin en funcin a cada

una de las mencionadas caractersticas:

Confidencialidad:

0 - Informacin que puede ser conocida y utilizada sin autorizacin por cualquier

persona, sea empleado del Organismo o no. PUBLICO.

1 - Informacin que puede ser conocida y utilizada por todos los empleados del

Organismo y algunas entidades externas debidamente autorizadas, y cuya

divulgacin o uso no autorizados podra ocasionar riesgos o prdidas leves para el

Organismo, el Sector Pblico Nacional o terceros. RESERVADA USO INTERNO.

CAT.OPP/CAG/2011-10 26

2 - Informacin que slo puede ser conocida y utilizada por un grupo de empleados,

que la necesiten para realizar su trabajo, y cuya divulgacin o uso no autorizados

podra ocasionar prdidas significativas al Organismo, al Sector Pblico Nacional o a

terceros. RESERVADA CONFIDENCIAL.

3 - Informacin que slo puede ser conocida y utilizada por un grupo muy reducido de

empleados, generalmente de la alta direccin del Organismo, y cuya divulgacin o

uso no autorizados podra ocasionar prdidas graves al mismo, al Sector Pblico

Nacional o a terceros. RESERVADA SECRETA.

Integridad:

0 - Informacin cuya modificacin no autorizada puede repararse fcilmente, o no

afecta la operatoria del Organismo.

1 - Informacin cuya modificacin no autorizada puede repararse aunque podra

ocasionar prdidas leves para el Organismo, el Sector Pblico Nacional o terceros.

2 - Informacin cuya modificacin no autorizada es de difcil reparacin y podra

ocasionar prdidas significativas para el Organismo, el Sector Pblico Nacional o

terceros.

3 - Informacin cuya modificacin no autorizada no podra repararse, ocasionando

prdidas graves al Organismo, al Sector Pblico Nacional o a terceros.

Disponibilidad:

0 - Informacin cuya inaccesibilidad no afecta la operatoria del Organismo.

1 - Informacin cuya inaccesibilidad permanente durante .............. (definir un plazo no

menor a una semana) podra ocasionar prdidas significativas para el Organismo, el

Sector Pblico Nacional o terceros.

2 - Informacin cuya inaccesibilidad permanente durante .............. (definir un plazo no

menor a un da) podra ocasionar prdidas significativas al Organismo, al Sector

Pblico Nacional o a terceros.

3 - Informacin cuya inaccesibilidad permanente durante .............. (definir un plazo no

menor a una hora) podra ocasionar prdidas significativas al Organismo, al Sector

Pblico Nacional o a terceros.

CAT.OPP/CAG/2011-10 27

Al referirse a prdidas, se contemplan aquellas mesurables (materiales) y no mesurables

(imagen, valor estratgico de la informacin, obligaciones contractuales o pblicas,

disposiciones legales, etc.).

Se asignar a la informacin un valor por cada uno de estos criterios. Luego, se clasificar la

informacin en una de las siguientes categoras:

CRITICIDAD BAJA: ninguno de los valores asignados superan el 1.

CRITICIDAD MEDIA: alguno de los valores asignados es 2.

CRITICIDAD ALTA: alguno de los valores asignados es 3.

Slo el Propietario de la Informacin puede asignar o cambiar su nivel de clasificacin,

cumpliendo con los siguientes requisitos previos:

Asignarle una fecha de efectividad.

Comunicrselo al depositario del recurso.

Realizar los cambios necesarios para que los Usuarios conozcan la nueva

clasificacin.

Luego de clasificada la informacin, el propietario de la misma identificar los recursos

asociados (sistemas, equipamiento, servicios, etc.) y los perfiles funcionales que debern

tener acceso a la misma.

En adelante se mencionar como informacin clasificada (o datos clasificados) a aquella

que se encuadre en los niveles 1, 2 3 de Confidencialidad.

En cuanto al rotulado de la informacin, aclara en el punto 5.3 que: Se definirn

procedimientos para el rotulado y manejo de informacin, de acuerdo al esquema de

clasificacin definido. Los mismos contemplarn los recursos de informacin, tanto en

formatos fsicos como electrnicos e incorporarn las siguientes actividades de

procesamiento de la informacin:

Copia;

Almacenamiento;

Transmisin por correo, fax, correo electrnico;

Transmisin oral (telefona fija y mvil, correo de voz, contestadores automticos,

etc.).

CAT.OPP/CAG/2011-10 28

1.16 LEY 26.388 (ao 2008)

Modificacin del Cdigo Penal

Sustituye el artculo 157 del Cdigo Penal, estableciendo penas de prisin hasta 2 aos e

inhabilitacin especial hasta cuatro (4) aos, para el el funcionario pblico que revelare

hechos, actuaciones, documentos o datos, que por ley deben ser secretos.

Tambin sustituye el artculo 157 bis del mismo Cdigo, estableciendo penas de prisin

hasta dos (2) aos a quien:

1. A sabiendas e ilegtimamente, o violando sistemas de confidencialidad y seguridad

de datos, accediere, de cualquier forma, a un banco de datos personales;

2. Ilegtimamente proporcionare o revelare a otro informacin registrada en un archivo

o en un banco de datos personales cuyo secreto estuviere obligado a preservar por

disposicin de la ley.

3. Ilegtimamente insertare o hiciere insertar datos en un archivo de datos personales.

Aclara que cuando el autor sea funcionario pblico sufrir, adems, pena de inhabilitacin

especial de hasta cuatro (4) aos.

1.17 DECRETO 1.137 (ao 2009)

Desclasificacin de informacin relacionada con derechos humanos

A modo de ejemplo, presentamos este decreto que desclasifica, respondiendo a una

solicitud judicial, cierta documentacin de inteligencia necesaria a los fines de llevar a cabo

una audiencia de debate oral en el marco de un proceso judicial por violaciones a los

derechos humanos durante la vigencia del terrorismo de Estado.

En este caso, el decreto releva de la clasificacin de seguridad "Estrictamente Secreto y

Confidencial" a la mencionada documentacin.

1.18 DECRETO 4 (ao 2010)

Desclasificacin de informacin relacionada con derechos humanos

CAT.OPP/CAG/2011-10 29

Relvase de la clasificacin de seguridad a toda documentacin e informacin vinculada

con el accionar de las fuerzas armadas en el perodo comprendido entre los aos 1976 y

1983.

La reiteracin de solicitudes judiciales del tipo mencionado en el punto anterior, dio origen a

la necesidad de adoptar una resolucin integral a la problemtica planteada.

Al mismo tiempo, la presente norma permite evidenciar la estrecha relacin entre poltica de

gobierno y clasificacin de documentacin, ya que en sus fundamentos se considera que la

clasificacin no puede daar la poltica actual del gobierno sobre Memoria, Verdad y

Justicia, se hace referencia tambin a la necesidad de establecer un lmite temporal a esa

restriccin, habiendo transcurrido ms de 25 aos de democracia, resulta inaceptable

clasificar informacin que impida el conocimiento de la historia reciente cercenando el

derecho de la sociedad a conocer su pasado, y el estado democrtico tiene que levantar el

secreto de la informacin que pueda favorecer al conocimiento integral de los hechos

vinculados con violaciones a los derechos humanos.

2. PLAZOS DE RESGUARDO DE LA INFORMACIN CLASIFICADA

2.1 NORMAS SUPRANACIONALES:

La Conferencia General de la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la

Ciencia y la Cultura (UNESCO), en su decimosexta reunin, celebrada en Pars, del 12 de

octubre al 14 de noviembre de 1970, aprob la Convencin sobre las Medidas que Deben

Adoptarse para Prohibir e Impedir la Importacin, la Exportacin y la Transferencia de

Propiedad Ilcita de Bienes Culturales.

Dicha convencin consider que los bienes culturales son uno de los elementos

fundamentales de la civilizacin y de la cultura de los pueblos, y que slo adquieren su

verdadero valor cuando se conocen con la mayor precisin su origen, su historia y su medio,

y que todo Estado tiene el deber de proteger el patrimonio constituido por los bienes

culturales existentes en su territorio.

En su artculo primero define lo que considera como bienes culturales, entre los cuales se

encuentran los bienes relacionados con la historia, con inclusin de la historia de las

ciencias y de las tcnicas, la historia militar y la historia social, as como la vida de los

dirigentes, pensadores, sabios y artistas nacionales, y los acontecimientos de importancia

nacional. Tambin se consideran bienes culturales los manuscritos raros e incunables,

CAT.OPP/CAG/2011-10 30

libros, documentos y publicaciones antiguas de inters especial (histrico, artstico,

cientfico, literario, etc.) sueltos o en colecciones.

En su artculo segundo establece que los Estados Parte de la Convencin reconocen que la

importacin, la exportacin y la transferencia de propiedad ilcitas de los bienes culturales

constituyen una de las causas principales del empobrecimiento del patrimonio cultural de los

pases de origen de dichos bienes, y que la colaboracin internacional constituye uno de los

medios ms eficaces para proteger sus bienes culturales respectivos contra todos los

peligros que entraan aquellos actos. Con ese objeto, los Estados Partes se comprometen a

combatir esas prcticas con los medios de que dispongan, sobre todo suprimiendo sus

causas, deteniendo su curso y ayudando a efectuar las reparaciones que se impongan.

En su artculo tercero declara ilcitas la importacin, la exportacin y la transferencia de

propiedad de los bienes culturales que se efecten infringiendo las disposiciones adoptadas

por los Estados Partes en virtud de la Convencin.8

En sus restantes artculos, veinte y seis en total, la Convencin establece todos los

compromisos y obligaciones que asumen los Estados Partes para la proteccin de su

patrimonio cultural.

2.2 LEGISLACIN ARGENTINA:

Como surge de lo expuesto en el Punto 1, la legislacin argentina en la materia se desarrolla

sobre normas y disposiciones aisladas, que se han sucedido inorgnicamente a travs del

tiempo. No existe una ley general que cubra todos los aspectos de la preservacin

documental, y menos an con amplios alcances en el plano jurisdiccional e institucional.

Vimos que la Constitucin Nacional establece que las autoridades debern proveer a la

preservacin del patrimonio cultural. Sin embargo, no existe en nuestra Carta Magna

ninguna referencia directa al resguardo de la informacin documental y bibliogrfica.

En las provincias, por su parte, existe legislacin aislada sobre creacin y regulacin de

archivos, pero slo algunas establecen mecanismos de funcionamiento y preservacin de la

informacin en forma efectiva.

8 Convencin sobre las Medidas que Deben Adoptarse para Prohibir e Impedir la Importacin, la Exportacin y

la Transferencia de Propiedad Ilcitas de Bienes Culturales 1970. Recuperado el 2 de noviembre de 2011,

disponible en http://portal.unesco.org/es/ev.php-

URL_ID=13039&URL_DO=DO_TOPIC&URL_SECTION=201.html

CAT.OPP/CAG/2011-10 31

La Constitucin de la Ciudad de Buenos Aires, en su artculo 32, garantiza la preservacin,

recuperacin y difusin del patrimonio cultural, cualquiera sea su rgimen jurdico y

titularidad, la memoria y la historia de la ciudad y sus barrios, sin mencionar a los

documentos en forma expresa.

2.2.1 LEGISLACIN PROVINCIAL

Habiendo desarrollado (en el Punto 1) la legislacin vigente en el orden nacional, veremos

algunos ejemplos de la que rige en el orden provincial.

2.2.1.1 PROVINCIA DE BUENOS AIRES:

El Decreto 3066/91fij el Rgimen General de Archivo para las actuaciones que tramitan

en la Administracin Pblica Provincial.

En su artculo segundo establece los siguientes Plazos de Archivo: inmediato; de 1, 2, 3, 4,

5 y 10 aos; indeterminado y especial.

a) Inmediato: las actuaciones de la Administracin Pblica Provincial, expedientes,

planillas, notas, etc. de carcter ordinario que por su contenido y objeto, no posean

trascendencia legal, jurdica o administrativa posterior y las que pudiendo tener

utilidad (constancias de asistencia, inasistencias, licencias, solicitudes de todo tipo,

sumarios sin sanciones, etc.) sean asentadas en fichas, diskettes u otros sistemas

que por sus caractersticas permitan guardar constancia fiel y detallada de ellas,

deben ser destruidas de inmediato una vez cumplida su finalidad.

b) De 1 a 10 aos: ser dispuesto por acto administrativo de cada Titular de la

Jurisdiccin, Reparticin u Organismo.

c) Indeterminado: la norma enuncia una extensa lista de actuaciones, entre las cuales

se destacan: memorias de labor; los documentos de valor cientfico y tcnico de

carcter permanente; los Convenios entre Organismos Pblicos o con Entidades

Privadas; los Contratos de Locacin de Obras y Servicios; toda actuacin donde

exista un inters pblico o de particulares comprometidos por un lapso no

determinable; las actuaciones que tuvieron valor histrico, jurisprudencial o

estadstico; los expedientes relacionados con Obras Pblicas; expedientes a travs

de los cuales se originen Programas o Proyectos Especficos del rea, leyes,

CAT.OPP/CAG/2011-10 32

reglamentaciones de leyes, etc.; los sumarios administrativos cuyo resultado haya

sido la aplicacin de sancin disciplinaria; accidentes de trabajo; certificado de

prefactibilidad; Cartas reversales, por cuanto estn ligadas a un Convenio de partes

y ste lleva tal plazo de archivo, etc.

d) Especial: los duplicados de rendiciones de cuentas y la documentacin no integrada

a las rendiciones originales, pero vinculada con las mismas por haber servido de

base para la liquidacin de afectaciones de fondos provinciales y la recaudacin de

ingresos percibidos y devengados, deben ser destruidos a partir de la fecha en que

quede firme el fallo dictado por el Honorable Tribunal de Cuentas. Cuando se trate

de rendiciones observadas por el Honorable Tribunal de Cuentas y recurridas ante la

Excelentsima Suprema Corte de Justicia, su destruccin deber operarse a partir de

la fecha en que la sentencia tenga carcter de definitiva.

El artculo sptimo de la norma establece que Previo a la destruccin de las actuaciones

administrativas, libros, publicaciones y toda otra documentacin, dispuesta de conformidad

con lo establecido en el presente decreto, deber darse intervencin al Archivo Histrico de

la Provincia a fin de que dictamine respecto de su valor histrico, bibliogrfico o estadstico.

Por nica vez y al solo efecto enunciativo, el decreto acompaa en su Anexo I un extenso

detalle de los plazos de archivo de todo tipo de actuaciones, estableciendo para cada una

de ellas el plazo de 1; 2; 3; 4; 5 10 aos.

2.2.1.2 PROVINCIA DE SANTA F:

El Decreto 1951/92 estableci los siguientes plazos de archivo de documentacin

administrativa:

a) Plazo mnimo de un ao desde su fecha de emisin y mximo de quince aos desde

su fecha de emisin, para la retencin de las copias de Leyes, Resoluciones,

Disposiciones, Decisiones, rdenes y Dictmenes.

b) Plazo mnimo de un ao desde su fecha y mximo de doce aos desde su fecha,

para la retencin de las copias de Decretos.

c) En lo que hace a Leyes y Decretos dichos plazos se aplicarn a las copias

facsimilares producidas a partir de 1943 y 1955 respectivamente.

d) Finalmente, el decreto establece que las copias de sustitucin, tendrn el mismo

valor que el original, siendo su conservacin permanente.

CAT.OPP/CAG/2011-10 33

El Decreto 224/99 estableci los plazos mnimos de conservacin de los documentos de

carcter contable producidos por las Direcciones de Administracin de las Jurisdicciones

dependientes del Poder Ejecutivo Provincial.

En su artculo primero, aprob un plazo mnimo de cinco aos para:

a) Expedientes de Rendiciones de Cuentas de Gastos;

b) Expedientes de Rendiciones de Cuentas de Sueldos, siempre que los mismos no

sean utilizados para extender Certificaciones de Servicios por existir otro soporte

documental que registre la informacin y que cuente con la firma del agente como

constancia de comprobante rendido. De darse esta situacin deber explicitarse en

el Inventario de Descarte indicado el tipo de soporte que la contiene, las fechas tope

y el responsable de su resguardo;

c) Comprobantes de Caja y Partes de Tesorera que producen y/o registran las

Direcciones de Administracin de cada Jurisdiccin y la Contadura y Tesorera

General de la Provincia;

d) Balances Mensuales de Movimiento de Fondos producidos por las Direcciones de

Administracin de cada Jurisdiccin.

El artculo tercero aprueba la conservacin permanente de las siguientes series

documentales: Presupuesto; Cuenta General del Ejercicio; Libros Contables exigidos por la

Ley de Contabilidad de la Provincia.

3. NECESIDAD DE CONTAR CON UN PLAN DE CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN

GENERAL:

La necesidad de contar con un plan de clasificacin de la informacin es diversa, sin

embargo todas ellas nacen de la demanda de otorgarle a la informacin un ordenamiento de

acuerdo a una serie de criterios, los cuales, al agruparlos, adquieren la forma de una suerte

de matriz de decisiones, a partir de la cual es posible etiquetar esa informacin de forma tal

de asignarle un determinado nivel de seguridad que asegure su integridad a lo largo de todo

el ciclo de vida de la informacin en cuestin, es decir, desde su produccin , pasando por la

transmisin/traslado, hasta alcanzar finalmente su decodificacin.

CAT.OPP/CAG/2011-10 34

3.1 LA CLASIFICACIN COMO UN METAPROCESO

Definir a la clasificacin en estos trminos es pensarla como un proceso de procesos o,

dicho en otras palabras, es considerarla como un metaproceso. Es proceso en tanto existe

una serie de acciones que se suceden en el tiempo, de acuerdo a un protocolo existente.

Como veremos detalladamente en otros apartados de este documento, se establecen un

nmero finito de variables a partir de las cuales el material informativo es analizado y en

virtud de responder o no a ellos pasa a la categora siguiente de anlisis o es etiquetado, de

forma definitiva, en la categora presente.

Por lo tanto, el hecho de clasificar es un proceso en s, pero all no se agota la cuestin, ya

que por su parte la informacin posee un carcter procesual. No debemos olvidar este doble

aspecto a fin de verificar, en todo hecho clasificatorio, el respeto por los mltiples actos que

conforman la informacin, por un lado, y la clasificacin, por el otro.

3.2 OBJETIVOS

Una vez establecidos los conceptos de metaproceso y de complejidad como negacin de lo

simple o nico podemos esbozar algunos objetivos deseados en nuestra propuesta de plan

de clasificacin de la informacin:

Otorgar una matriz de decisiones que disminuya el carcter subjetivo de la

clasificacin.

Mensurar los posibles riesgos vitales y latentes de la informacin, en tanto activo

estratgico de la Nacin.

Agilizar la gestin de la informacin.

Consolidar su integridad a lo largo de todo el proceso.

Garantizar la accesibilidad a la informacin, de acuerdo a los niveles de seguridad

que posean quienes la requieran.

Posibilitar una difusin transparente de aquellos aspectos que el Estado considere

de inters pblico, tanto en lo referente a la ejecucin presupuestaria, como a

aquellas cuestiones que posean un valor historiogrfico o investigativo en general.

Generar una conciencia de todos los intervinientes acerca de la importancia de la

informacin como insumo bsico para la toma de decisiones administrativas,

operativas y polticas.

CAT.OPP/CAG/2011-10 35

Desarrollar una cultura institucional tendiente al resguardo y proteccin de la

informacin que permita su guarda y archivo de forma profesional y tcnica, a fin de

conservarla de forma adecuada y, a su vez, simplificar su acceso y disponibilidad

cuando sea requerida.

Por manejo de la informacin se entender el almacenamiento, custodia, elaboracin,

proceso, utilizacin, presentacin, reproduccin, acceso, transporte, destruccin o

transmisin de la misma, sea cual fuere el mtodo empleado.

4. MATRIZ DE DECISIN PARA PROCEDER A LA CLASIFICACIN

4.1 LOS CRITERIOS DE CLASIFICACIN

Los criterios de evaluacin son los parmetros a partir de los cuales se establecer la matriz

de decisiones. Segn la bibliografa tcnica no slo se deben tener en cuenta los posibles

riesgos que puedan afectar a la informacin, sino las distintas finalidades informativas que

se deseen preservar, en otros trminos, no es correcto pensar los criterios de clasificacin

exclusivamente bajo el concepto de amenaza, sino que es deseable tener una actitud

proactiva hacia el material y ver en l una autntica ventaja. Ser poseedor de informacin

implica una responsabilidad, claro est, pero por sobre todo representa una ventaja

estratgica, la posibilidad real y concreta de posibilitar que se tomen decisiones con un

nmero mayor de datos iniciales, lo cual es el procedimiento ms confiable hacia el objetivo

ltimo del manejo de la informacin en el mbito pblico: la certeza anticipada de la realidad

significativa o relevante.

El esquema en el cual se aplicarn los conceptos rectores o parmetros insistimos es un

marco abstracto, regido por una lgica binaria, en donde las opciones se representan por

ceros y unos, o sea, por nada (cero) y todo (uno). De esta forma desalojamos por completo

la posibilidad de ambigedades y forzamos a una actitud firme del agente interviniente

desde el comienzo de proceso. Resulta de vital importancia la forma en que acta el agente

elemento humano del sistema y, por obvia derivacin, subjetivo en las diferentes etapas y

acciones que conlleva el proceso.

A fin de definir el esquema de anlisis de la informacin que, al fin de cuentas, es el objetivo

fundamental de este apartado, podemos esbozar la siguiente descripcin. El esquema ha

sido concebido como una matriz de toma de decisiones o, lo que es equivalente, un modelo

terico a partir del cual se filtra el total de la informacin recibida (input) bajo cualquier forma

CAT.OPP/CAG/2011-10 36

de transmisin, ya sea sta oral, escrita, formal, informal, electrnica, etc. y, como producto

de un anlisis determinado (clasificacin), la informacin es ordenada categorialmente

(output). Las tres instancias fundamentales del proceso se sujetan a una misma lgica de

opciones totales la binaria como medio de desarticulacin de ambigedades semnticas

y, de esta forma, aportar un mayor grado de consistencia punto clave en todo constructo

terico al modelo.

4.2 PARMETROS Y CATEGORAS

Debemos distinguir dos conceptos que por cercanos se los suele confundir,

entremezclndolos en una sola realidad confusa e inexacta. Por un lado trabajaremos con

los parmetros y, por el otro, con las categoras. Los primeros son factores necesarios para

la toma de decisiones, los cuales permiten una valoracin de la informacin segn una

escala determinada; las segundas son nociones generales y abstractas que preexisten

independientemente de la realidad en este caso, los datos que contengan. Debemos

considerar a ambos como entidades a priori, sin embargo, los parmetros, forzosamente,

entrarn en contacto con la informacin, mientras que las categoras permanecern en un

nivel de generalidad y abstraccin que les permita ser homologables entre s.

Los parmetros o criterios generales tambin existen de forma previa a la informacin, pero

son criterios que entran con contacto con el insumo (la informacin) por lo que se generar

obligatoriamente un proceso de adaptacin entre insumo y parmetro. No obstante lo cual,

la objetividad del parmetro queda salvada en la unidireccionalidad de dicho contacto: la

informacin debe adecuarse al parmetro (con el mayor grado de acercamiento posible)

y nunca lo contrario, o sea, que el parmetro no podr adaptarse a la informacin en ningn

caso, ya que de ser esto as el parmetro dejara de ser un criterio general para

transformarse en una resolucin ad hoc.

En cambio, la preexistencia de las categoras es total y absoluta. Ellas, al no entrar en

contacto con el insumo (informacin), permanecen en otro nivel de operacin, a resguardo

de la subjetividad pero imposible de desterrar en su totalidad propia de la aplicacin de

los parmetros.

Por lo tanto, podramos decir que la aplicacin de parmetros es una accin directa sobre

una informacin dada que genera, como consecuencia, la pertenencia a una categora

determinada.

CAT.OPP/CAG/2011-10 37

4.2.1 Parmetros.

La matriz de toma de decisiones se ordenar en torno a dos parmetros fundamentales: Alto

Impacto y Bajo impacto. Toda informacin debiera ser sometida obligatoriamente en primer

lugar a un anlisis primario que consiste en un filtrado de la misma bajo estos dos

conceptos. Por impacto entendemos a cualquier factor que conlleve algn grado de

modificacin de la realidad o situacin previa al ingreso de la informacin analizada.

4.2.1.1 Alto Impacto: ser catalogada como tal aquella informacin que implique:

a) una amenaza estratgica a los intereses del Estado y, por tanto, de la Nacin;

b) un riesgo sobre las personas y los bienes que estn bajo la guarda del Estado;

c) un posible conflicto con naciones extranjeras u organismos internacionales

4.2.1.2 Bajo Impacto: ser catalogada como tal aquella informacin que no se encuentre

englobada en el parmetro antes mencionado y, por tanto, slo modifique estados

administrativos cuya relevancia no se encuentre comprendida en los tems del parmetro

precedente.

4.2.1.3 Definicin de los Criterios transversales:

Independientemente del nivel de impacto de la informacin, siempre se deber tener en

cuenta si sta ingresa dentro de lo sealado por la ley nacional, como informacin sensible.

Luego de tamizar la informacin por el primer nivel de anlisis (alto/bajo impacto) se deber

operar utilizando el segundo nivel de estudio, el cual gira en torno a un concepto bsico: el

de informacin sensible.

Segn estipula la ley 25326 conocida como ley de Habeas Data y sancionada por el

Honorable Congreso de la Nacin en el mes de octubre de 2000 se considerarn como

datos sensibles a los datos personales que revelan origen racial y tnico, opiniones

polticas, convicciones religiosas, filosficas o morales, afiliacin sindical e informacin

referente a la salud o a la vida sexual. Por lo tanto, toda informacin que ingres al Estado

CAT.OPP/CAG/2011-10 38

ser evaluada desde esta perspectiva, independientemente del nivel de impacto que posea,

a fin de establecer los lmites de su incumbencia.

Resultar de gran inters poder resaltar la importancia de este criterio, dado que de forma

permanente se receptan y tramitan datos que podran incluirse dentro del concepto de

sensible. No obstante lo cual, la gestin de dicha informacin por parte de los organismos

gubernamentales se encuentra amparada en el artculo 5, inciso 2, el cual excluye a las

siguientes circunstancias, relevndolas de la obligacin de la conformidad escrita de la

persona a la que ataen los datos, sin por ello caer en la ilicitud:

Inc. 2. No ser necesario el consentimiento cuando:

a) Los datos se obtengan de fuentes de acceso pblico irrestricto;

b) Se recaben para el ejercicio de funciones propias de los poderes del Estado o en virtud

de una obligacin legal;

c) Se trate de listados cuyos datos se limiten a nombre, documento nacional de identidad,

identificacin tributaria o previsional, ocupacin, fecha de nacimiento y domicilio;

d) Deriven de una relacin contractual, cientfica o profesional del titular de los datos, y

resulten necesarios para su desarrollo o cumplimiento;

e) Se trate de las operaciones que realicen las entidades financieras y de las informaciones

que reciban de sus clientes conforme las disposiciones del artculo 39 de la Ley 21.526.

Dado lo cual, se deber confrontar t