107- Informe Final Subachoque Vigencia 2009

Nuestra Misin: Vigilar la gestin sobre el manejo de los recursos pblicos generando una cultura de control fiscal inspirada en principios morales y ticos

INFORME DE AUDITORA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Especial

MUNICIPIO DE SUBACHOQUE, CUNDINAMARCA SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES, SGP VIGENCIA 2009

CGR-CDSS-No.107 Noviembre de 2010Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 8 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


INFORME DE AUDITORA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Especial MUNICIPIO DE SUBACHOQUE, CUNDINAMARCA SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES, SGP

Contralora General de la Repblica

Sandra Morelli Rico

Vicecontralor (E.)

lvaro Miguel Navas Patrn

Contralor Delegado Sector Social (E.)

Javier Alonso Lastra Fuscaldo

Directora de Vigilancia Fiscal (E.)

Elisina Ortega Consuegra

Coordinadora Subsector

Margarita X. Pardo Rodrguez

Supervisor

Carlos Alberto Martnez Bernal

Equipo de auditora

Mara Esther Uribe Moreno (Lder) Ivn Daro Conejo Rodrguez Javier Leonardo Abello

Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


TABLA DE CONTENIDO

1. HECHOS RELEVANTES ...................................................................................... 4 2. CARTA DE CONCLUSIONES ............................ Error! Marcador no definido. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA................ Error! Marcador no definido.0 3.1. PRESUPUESTO .................................................................................................... 100 3.1.1. Ingresos.................................................................................................................. 100 3.2. SISTEMA DE CONTROL INTERNO .................................................................... 18 3.3. SALUD ..................................................................................................................... 19 3.3.1. Rgimen Subsidiado ............................................................................................... 19 3.3.2. Salud Pblica .......................................................................................................... 22 3.4. EDUCACION .......................................................................................................... 24 3.5. TRANSPORTE ESCOLAR ..................................................................................... 25 3.6. AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BSICO .................................................. 26 3.7. PROPSITO GENERAL......................................................................................... 27 3.7.1. Asistencia Tcnica Agropecuaria .......................................................................... 29 3.7.2. Deporte .................................................................................................................... 30 3.7.3. Cultura ..................................................................................................................... 31 3.7.4. Fonpet ...................................................................................................................... 32 3.7.5. Gestin Ambiental .................................................................................................. 32 3.8. ASIGNACIONES ESPECIALES ............................................................................ 33 3.8.1. Alimentacin Escolar ............................................................................................. 33 3.9. ATENCIN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA ....................................... 34 3.10. OTRAS TRANSFERENCIAS RECIBIDAS POR EL MUNICIPIO ...................... 34 3.11. POBLACION VULNERABLE ............................................................................... 34 3.11.1. Programa Familias en Accin .............................................................................. 34 3.11.2. Poblacin Desplazada ............................................................................................ 36 3.12. ARCHIVO ................................................................................................................ 36 3.13. RENDICIN DE LA CUENTA .............................................................................. 37 3.14. TRAMITE DE QUEJAS .......................................................................................... 37 4. ANEXOS ................................................................................................................. 38



1. HECHOS RELEVANTES

El Municipio de Subachoque pertenece a la Regin Sabana Occidente del Departamento de Cundinamarca, est conformado por las veredas de Guamal, Pradera, Unin, Rincn Santo, Santa Rosa, Tobal, Cascajal, Altania, Llanitos, Pramo, Pantano de Arce, Valle, Canica Alta, Canica Baja, Galdmez, La Cuesta, Santuario, Las Pilas, Tibagota, la Yeguera y Subachoque Centro. Segn los parmetros definidos por la Ley 617 de 2000, el municipio se clasifica en sexta categora. Las principales actividades socioeconmicas del Municipio de Subachoque son la agricultura, la ganadera y el sector micro-empresarial. Segn la proyeccin realizada por el DANE en el ao 2008, Subachoque en el presente cuenta con una poblacin de 13.041 habitantes, de los cuales 5.001 hacen parte del rea urbana y 8.040 viven en el sector rural. Los sectores educacin y salud en el municipio no se encuentran certificados. Segn la informacin de la Oficina del Sisbn, el municipio tiene una cobertura del 90% de aseguramiento en salud. El rgimen contributivo conformado por 7.041 personas y el subsidiado 5.210 ms. Lo anterior est sustentado mediante la certificacin del Ministerio de Proteccin Social y la base de datos de la Gobernacin de Cundinamarca. De los 13.041 habitantes que actualmente registra el DANE en sus cifras, 4.903 estn sisbenizados en el nivel 1 y 2, y 4.388 afiliados a las EPS-S en Rgimen Subsidiado. La prestacin de los servicios bsicos en salud y de consulta externa son realizados por el Centro de Salud ubicado en el casco urbano. Los puestos de salud de las Inspecciones de la Pradera y el Guamal, son habilitados para la atencin de primer nivel de servicios de salud a toda la poblacin. El municipio cuenta con dos Instituciones Educativas Departamentales: la Institucin Educativa Departamental Ricardo Gonzlez, compuesta por tres sedes urbanas y 10 rurales y la Institucin Educativa Departamental La Pradera, que cuenta con 7 sedes ubicadas en la zona rural, que garantizan los tres niveles de formacin (Preescolar, bsica y media).Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


Los recursos de alimentacin escolar tuvieron una poblacin beneficiada 1.424 nios de primaria, con 209.328 raciones suministradas en las diferentes sedes de las IED del municipio. Para la vigencia auditada, el servicio de acueducto del municipio tena una cobertura del 100%, beneficiando en el rea urbana a 7.016 usuarios y en sector rural a 1.176 ms, mientras que para alcantarillado en la zona rural no se cuenta con ningn tipo de cobertura.



84111-

Doctor LUIS ROBERTO LATORRE LPEZ Alcalde Municipal Subachoque, Cundinamarca

Con fundamento en las facultades otorgadas por el artculo 267 de la Constitucin Poltica, la Contralora General de la Repblica practic Auditora Gubernamental con Enfoque Integral en la modalidad Especial a los Recursos del Sistema General de Participaciones, Fosyga, Etesa y Regalas transferidos por la Nacin al Municipio de Subachoque en la vigencia 2009 en la asignacin, destinacin, distribucin y ejecucin de conformidad con lo establecido en la Ley 715 de 2001, modificada por la Ley 1176 de 2007. La Auditora incluy la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se hubieran realizado de conformidad con las normas legales, estatutarias y procedimentales aplicables. As mismo, se evalu la efectividad del Control Interno aplicado por la administracin, en desarrollo de los procesos realizados con dichos recursos. Es responsabilidad de la Administracin Municipal el contenido de la informacin suministrada a la Contralora General de la Repblica para su anlisis. La responsabilidad de la Contralora General de la Repblica consiste en producir un informe que contenga el concepto sobre el examen practicado. El Alcalde Municipal de Subachoque rindi la informacin de los recursos del SGP por la vigencia fiscal 2009 dentro de los plazos previstos en las Resoluciones Orgnicas 5544 de 2003 y No. 6113 de 2010, encontrndose que sta contena la totalidad de las operaciones realizadas por la administracin con las distintas fuentes de financiacin, pese a que slo deba contener lo relativo a las transferencias de la Nacin. La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas de Auditora Gubernamental Colombianas, compatibles con las Normas Internacionales de Auditora y siguiendo las polticas y procedimientos de Auditora Gubernamental con Enfoque Integral, prescritos por la Contralora General de la Repblica, consecuentes con las de general aceptacin; lo cual requiri la planeacin y ejecucin del trabajoNuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


acorde con ellas para que el examen proporcionara una base razonable para fundamentar las conclusiones y el concepto emitidos. La Auditora incluy el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan los procesos auditados y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y anlisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contralora General de la Repblica. ALCANCE DE LA AUDITORA Para desarrollar la presente actuacin se evaluaron entre otros aspectos: el proceso presupuestal y financiero, la contratacin y la gestin, en lo relacionado con los recursos asignados a travs del Sistema General de Participaciones, SGP, Fosyga, Etesa, transferidos al Municipio de Subachoque para la vigencia 2009. La evaluacin financiera incluy la verificacin de las apropiaciones de ingresos y gastos, las disponibilidades y registros presupuestales relacionados con el gasto. As como el registro de las operaciones y manejo contable, de los recursos transferidos por la nacin al municipio en la vigencia 2009. La evaluacin y revisin documental se enmarc en la administracin central, que agrupa las diferentes dependencias: como Planeacin, Financiera y Presupuestal, Tesorera, Salud (Rgimen Subsidiado y Salud Publica), revisndose diferentes contratos en cada uno de los sectores, de la seleccin obtenida de acuerdo a su cuanta o umbral, teniendo en cuenta la materialidad de cada componente. Se examinaron los mecanismos de control aplicados en desarrollo de los procesos que involucran recursos del SGP, Fosyga y Etesa, para establecer si garantizan la eficiente y eficaz administracin y manejo de los recursos dispuestos a travs del SGP. En el trabajo auditor no se presentaron limitantes que afectaran el alcance de la auditora. Durante el proceso auditor se dieron a conocer algunos de los hallazgos al municipio, las respuestas dadas por la administracin fueron analizadas y tenidas en cuenta en la elaboracin del presente informe.



CONCEPTO SOBRE EL ANLISIS EFECTUADO La Contralora General de la Repblica, como resultado de la Auditora adelantada a los recursos del Sistema General de Participaciones, Fosyga y Etesa, concepta que la Administracin Municipal cumpli parcialmente con los principios de eficiencia, eficacia, economa, equidad en los procesos auditados por el ente de control, entre otras por las siguientes razones: Se estableci que los rendimientos financieros generados por el manejo de los recursos en los sectores de Salud y Agua Potable en las cuentas bancarias asignadas para estos sectores, no fueron incorporados en su totalidad. Se encontraron diferencias entre lo reportado en la ejecucin activa y la ejecucin pasiva, en lo correspondiente al sector de Propsito General, por valor de $5.9 millones. El aplicativo o programa que administra el presupuesto no est debidamente estructurado, toda vez que no permite conocer de manera agrupada la ejecucin de gastos correspondiente a Sistema General de Participaciones. Se contraviene el Artculo 91 de la Ley 715 de 2001, ya que se evidenci que el municipio a pesar de tener las cuentas bancarias para el manejo de los recursos del Sistema General de Participaciones y propios, ha realizado el pago de algunos compromisos del SGP de un sector con cuentas de recursos de otro sector, configurndose una presunta unidad de caja. Se suscribieron compromisos y fueron cancelados con recursos del Sistema General de Participaciones, SGP, que por el concepto del gasto, no corresponden a las especificaciones permitidas en la Ley 715 de 2001, y las orientaciones para la programacin y ejecucin de los recursos del SGP. De los recursos de Alimentacin Escolar, el municipio destina ms del 20% a compra de menaje, pese a lo contemplado en el artculo 18 de la Ley 1176 de 2007. Se observaron debilidades en los mecanismos de control Interno. RELACIN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditora, se establecieron trece (13) hallazgos administrativos, de los cuales seis (6) tienen presunto alcance disciplinario y uno (1) con presunto alcance penal.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad debe elaborar o ajustar el plan de mejoramiento, con acciones y actividades que permitan eliminar las causas de los hallazgos detectados y comunicados durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El plan de mejoramiento debe ser entregado a la Contralora Delegada para el Sector Social, dentro de los quince (15) das hbiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la Resoluciones Orgnicas 5872 de 2007.y 6099 de 2009

Bogot, D. C.,

JAVIER ALONSO LASTRA FUSCALDOContralor Delegado para el Sector Social (E.)



3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1 PRESUPUESTO

3.1.1. IngresosDe acuerdo con los documentos Conpes, y tal como se observa en el cuadro 1, para el 2009 le fue asignado al Municipio de Subachoque por recursos del Sistema General de Participacin, Fosyga y Etesa $3.741.1 millones, de los cuales $2.778.5 millones fueron asignados por Sistema General de Participaciones, incluidos $39.8 millones de Fonpet, sin situacin de fondos. Por Fosyga y Etesa al municipio le fueron asignados y girados $881.4 millones y 41.5 millones respectivamente.CUADRO No. 1 ASIGNACION PRESUPUESTAL DE INGRESOS MUNICIPIO DE SUBACHOQUE CUNDINAMARCA VIGENCIA 2009 (Valores en Millones de Pesos)PARTICIPACION Y DESTINACION CONPES 121-122-123125-126-127128 251.0 251.0 742.5 374.8 1.344.4 52.2 39.1 537.9 675.3 39.8 19.2 EJECUCION ACTIVA SUBACHOQUE DIFERENCIA Dic-0814.9 14.9 51.0 34.6 103.8

2009 236.1 236.1 691.5 340.2 1.201.0 47.7 35.8 495.5 622.0 17.0

TOTAL 251.0 251.0 742.5 374.8 1.304.7 52.2 39.2 537.9 675.3 19.2 (39.8) (39.8) -

EDUCACION CALIDAD SALUD AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO PROPOSITO GENERAL DEPORTE CULTURA LIBRE DESTNACION LIBRE INVERSION FONPET ASIGNACIONES ESPECIALES (alimentacin escolar) ATENCION INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA TOTAL ASIGNACION SGP FOSYGA

4.5 3.4 42.4 53.4 2.1

46.5 2.778.5 881.4

206.5

46.4 2.532.3 881.4 41.6 3.455.3

46.5 2.738.9 881.4 41.6 3.661.9

(39.8)

ETESA 41.6 TOTAL ASIGNACION SGP, FOSYGA Y ETESA 3.741.1 Fuente: Ejecucin presupuestal Municipio de Subachoque



Como se muestra en el Cuadro N 1, el sector de Propsito General es el rubro que mayor volumen de recursos tiene asignados al recibir $1.344.4 millones. La informacin sobre la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos para la vigencia 2009 que fue contrastada con los documentos Conpes 121, 122, 123, 125, 127 y 128, estableci que para el Municipio de Subachoque fueron destinados un total de $2.778.5 millones, los cuales se distribuyeron as: para el sector Educacin se destinaron 251 millones, equivalentes al (9,03%); en Salud, $742.5 millones que equivalen al (26,72%); en Agua Potable y Saneamiento Bsico, $374.8 millones que corresponden al (13.49%); en lo referente al Propsito General se apropiaron $1.344.4 millones, correspondientes al (48.39%); en las Asignaciones Especiales se establecieron $19.2 millones equivalentes al (0.69%) y en Atencin Integral a la Primera Infancia $46.4 millones, que corresponden al (1.67%), para un total del 100% del presupuesto ejecutado.

En el proceso auditor se verific la incorporacin de los recursos del SGP al presupuesto de manera oportuna, as como, el ingreso de los recursos girados por los diferentes Ministerios a las cuentas bancarias del municipio, destinadas para cada uno de los sectores, sin observar debilidades en dicha incorporacin.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


Hallazgo (1) Incorporacin Rendimientos Financieros Al verificar la incorporacin de recursos al presupuesto municipal, se estableci, que los rendimientos financieros generados por el manejo de los recursos en los sectores de Salud y Agua Potable, en las cuentas bancarias asignadas para estos sectores, no fueron incorporados en su totalidad al presupuesto, qued pendiente la suma de $5.81 millones. Razn por la cual, no se evidenci el uso total de stos, lo que limit la capacidad de respuesta del sector y subsector e inobserv el prrafo segundo del artculo 91 de la Ley 715 de 2001, el cual estipula: Los rendimientos financieros de los recursos del Sistema General de Participaciones que se generen una vez entregados a la entidad territorial, se invertirn en el mismo sector para el cual fueron transferidos. As mismo, con la no incorporacin oportuna y en debida forma de los recursos del presupuesto, se incurri en las prohibicin establecida en el numeral 3 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002, cuando dispone como obligacin del funcionario competente: Formular o decidir oportunamente y cumplir las normas que regulen el manejo de recursos pblicos o afectos al servicio pblico. Con la omisin descrita no se cuenta con informacin verdica de los recursos con que cuenta el municipio en los sectores mencionados, lo que afecta las decisiones que deba tomar en este sentido. De acuerdo con la respuesta de la Administracin Municipal, se incorporaron los rendimientos financieros por medio del Decreto Municipal 056 de agosto 02 de 2010. Situacin que genera un beneficio del proceso auditor respecto a las acciones del mejoramiento contino establecidas por la Administracin Municipal. Hallazgo (2) Informacin Presupuestal Al realizar la verificacin del presupuesto vigencia 2009, informacin que fue reportada por la administracin, se evidenci que se presentan diferencias entre lo reportado como ingresos en la ejecucin activa y lo apropiado, segn la ejecucin pasiva. En lo correspondiente al sector de Propsito General, existi una libre inversin por valor de $5.9 millones. Lo anterior genera incertidumbre de la informacin entregada y se incurre en la prohibicin establecida en el numeral 26 del artculo 48 de la Ley 734 de 2002, que indica que: no llevar en debida forma los libros de registro de la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos ni los de contabilidad financiera.



CUADRO No. 2 EJECUCIN ACTIVA Y PASIVA (Valores en millones de pesos)EJECUCIN ACTIVA (INGRESOS) EJECUCIN PASIVA DIFERENCIA (APROPIACIN DE GASTOS)

CONCEPTO

TOTAL SGP EDUCACIN SALUD ALIMENTACIN ESCOLAR ATENCIN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BSICO PROPSITO GENERAL

2.738.8 251.0 742.5 19.2 46.4 374.9 1.304.7

2.732.9 251.0 742.5 19.2 46.4 374.9 1.298.8 -

5.9

5.9

Fuente: Ejecucin presupuestal Subachoque

3.1.2 Gastos Para la vigencia 2009, la Administracin Municipal apropi recursos por $2.774.8 millones, para cubrir los gastos de inversin que fueron programados, ejecutndose un total de $2.338.9 millones.

Hallazgo (3) Ejecucin Presupuestal Al observar en la ejecucin pasiva del municipio el total de lo apropiado por rubro vs lo comprometido, se evidencia un bajo porcentaje de ejecucin as:



CUADRO No. 3 EJECUCIN PRESUPUESTAL VIGENCIA 2009 (Cifras en millones de pesos)CONCEPTO EJECUCIN ACTIVA TOTAL APROPIADO TOTAL % COMPROMISOS EJECUCIN

TOTAL SGP EDUCACIN Mantenimiento y mejoramiento de la calidad SALUD Rgimen subsidiado Salud Pblica ASIGNACIONES ESPECIALES Alimentacin escolar ATENCIN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BSICO Asignacin PROPOSITO GENERAL Deporte

2.738,8 251,0 251,0 742,5 694,7 47,8 19,2 19,2

2.732,9 251,0 251,0 742,5 694,7 47,8 19,2 19,2

2.310,5 205,6 205,6 742,3 694,5 47,8 19,2 19,2

84,55% 81,91% 81,91% 99,98% 99,97% 100,05% 100,11% 100,11%

46,5

46,5

28,4

61,01%

374,8 374,8 1.304,8 52,2

374,8 374,8 1.298,8 52,2 39,2 1.207,4

190,1 190,1 1.125,0 49,7 38,1 1.037,2

50,70% 50,70% 86,62% 95,25% 97,21% 85,90%

Cultura 39,2 Libre destinacin 1.213,4 - Libre inversin

Fuente: Ejecuciones presupuestales Subachoque



Llama la atencin que del Sector Educacin se apropiaron $251.01 millones, de los cuales, se comprometieron $205.60 millones correspondiente al 81,91%; de los recursos de Atencin Integral a la Primera Infancia se aplicaron $46.49 millones, de los cuales, se comprometieron $28.36 millones correspondientes a 61%; de la participacin de Agua Potable y Saneamiento Bsico se destinaron $374.84 millones y se ejecutaron $190.05 millones, es decir un 50.7% y del rubro de Propsito General se apropiaron $1.298,8 millones y se comprometieron $1.125.0 millones correspondiente al 86.6% de la ejecucin. Es decir, que la ejecucin presupuestal de los recursos del Sistema General de Participaciones transferidos por el Gobierno Nacional al municipio de Subachoque, se acerc al 84.55%, siendo contradictoria esta baja ejecucin de los recursos del SGP con el objeto del gasto cuyo fin es la satisfaccin de las necesidades bsicas de la poblacin en general.

Hallazgo (4) Aplicativo de Presupuesto El aplicativo o programa que administra el presupuesto no est debidamente estructurado, toda vez que no permite conocer de manera agrupada la ejecucin de gastos correspondiente al Sistema General de Participaciones por cada una de las fuentes de financiamiento, ya que en los mismos cdigos se incluye ejecucin de gastos de Fosyga, Etesa, Recursos del balance, SGP entre otros, dificultando la consulta a nivel desagregado por fuente de recursos, generando de esta manera incertidumbre sobre la informacin reportada.

Hallazgo (5) Unidad de Caja (D) Se evidenci que el municipio, a pesar de tener las cuentas bancarias para el manejo de los recursos del Sistema General de Participaciones y propios, ha realizado el pago de algunos compromisos del SGP de un sector con cuentas de recursos de otro sector, como se pudo evidenciar en los siguientes contratos: Contrato de Prestacin de Servicios No. 060 de 2009, para la realizacin del foro educativo municipal Innovacin Pertenencia y Competitividad: Educacin Completa Subachoque 2009, por valor de $5.5 millones, con un plazo de ejecucin de tres das. Contrato de Prestacin de Servicios N. O58 de 2009, cuyo objeto es la prestacin de servicios para la impresin de planos, plotter y demsNuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


servicios de copiado e impresin para proyectos de inversin, en este contrato las fuentes de financiacin fueron: RP Libre destinacin $100.000; SGP PG Otros Sectores $1.400.000; REC/BCE RP Libre Destinacin $1.500.000; SGP PG Agua Potable $1.500.000 y SGP PG Agua Potable $1.500.000; no obstante se evidenci que todo se pag por la cuenta de Propsito General No.3463630876-4. El municipio en su primera respuesta segn oficio 100.3.1 3550 CAOMS de agosto 05 de 2010, argumenta que los recursos se sacaron de la cuenta de Propsito General, ya que para 2009 al municipio le corresponde por libre destinacin $537.96 millones y contaba con recursos en bancos, razn por la cual efectuaron ese giro por dicha cuenta. Para la CGR, es evidente que se est realizando unidad de caja con los recursos del SGP por cuanto $3 millones estaban imputados a recursos de Agua Potable y Saneamiento Bsico y debieron sacarse por la cuenta correspondiente. Contrato de Consultora 005 de 2009, cuyo objeto es la consultora para el diagnstico de la prestacin y operacin de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, en las zonas rurales del Municipio de Subachoque, en este contrato la fuente de financiacin es SGP PG Agua Potable por $13.500.000, no obstante se evidenci que el pago se realiz por la cuenta de Propsito General. Contrato de Consultora 006 de 2009, cuyo objeto es la consultora para la revisin y actualizacin del plan de saneamiento y manejo de vertimientos PSMV del casco urbano, inspeccin de la Pradera y centros poblados de Galdamez y Llanitos del Municipio de Subachoque, en este contrato la fuente de financiacin es SGP Agua Potable, no obstante se evidenci que el pago se realiz por la cuenta de Propsito General. Contrato de Consultora 009 de 2009, cuyo objeto es la Consultora para el Diseo de la planta de tratamiento de Agua Potable para el embalse Pantano de Arce II, del Municipio de Subachoque, en este contrato la fuente de financiacin es SGP Agua Potable, no obstante se evidenci que el pago se realiz por la cuenta de Propsito General. En estos tres ltimos contratos, el municipio en su primera respuesta oficio 100.3.1 3550 CAOMS de agosto 05 de 2010, argumenta: Es de aclarar que aunque los pagos se efectuaron por la cuenta corriente 3463630876-4, en el momento se estn efectuando los reintegros por cuanto los recursos existen en nuestra cuenta de ahorros 34638748241 Agua Potable.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


El municipio realiz mediante contrato de compraventa No. 001 de 2009, sector Propsito General, la adquisicin de dos vehculos tipo tracto camin con sistema de levante a la empresa Industrias Ivor S.A Casa Inglesa, de la siguiente forma: $ 10.000.000 $ 30.000.000 $ 21.000.000 $249.500.000 $ 39.500.000 $190.000.000 $540.000.000

REC/BCE SGP LIBRE ASIGNACIN REC/BCE SGP PG OTROS SECTORES REC / BCE IMPTO VEHCULOS REC/BCE RP LIBRE DESTINACIN REC/BCE SOBRETASA A LA GASOLINA REC/BCE RECURSOS DEL CRDITO. TOTAL

Al verificar el comprobante de egreso se observ que el total del pago se realiz de la cuenta corriente nmero 3463630876-4 de Bancolombia, correspondiente a SGP Propsito General. El municipio en su primera respuesta, segn oficio100.3.1 3550 CAOMS de agosto 05 de 2010, argumenta que para la compra de los dos vehculos se efectuaron traslados bancarios por valor de $440.00 millones, de la cuentas de fondos comunes y de ahorro empresarial del municipio, con anterioridad al giro del cheque y que el resto se cancel por la cuenta de Propsito General. Si bien es cierto, se trasladaron esos recursos, para la CGR no es claro el porqu se efectu el traslado, ya que el pago se debi efectuar proporcional atendiendo al origen de los recursos gastados. Por lo anterior, para la CGR es claro que se est realizando unidad de caja con los recursos del SGP, a pesar que se devuelvan los recursos a las cuentas respectivas. Con relacin a los recursos del SGP la normatividad vigente, en desarrollo del precepto constitucional que define el uso de los recursos para la financiacin de los servicios bsicos de educacin, salud, agua potable y saneamiento bsico, establece su manejo como una excepcin al principio de unidad de caja, contemplado por el Decreto 111 de 1996. De igual forma, el artculo 91 de la Ley 715 de 2001, prohbe expresamente hacer unidad de caja con estos recursos, para lo cual dispone: Los recursos del Sistema General de Participaciones no harn unidad de caja con los dems recursos del presupuesto y su administracin deber realizarse en cuentas separadas de los recursos de la entidad y por sectores. Igualmente, por su destinacin social constitucional, estos recursos no pueden ser sujetos de embargo, titularizacin u otra clase de disposicin financiera.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


Esta norma tiene como propsito garantizar que los recursos de SGP solamente puedan ser utilizados para los fines previstos por la Constitucin y la Ley, y no para atender otras prioridades de las entidades territoriales. Asimismo, la disposicin de su administracin tiene como objeto evitar que los recursos asignados para cada sector y componente del SGP se utilicen, as sea de manera transitoria o temporal, para atender el pago de obligaciones de otro sector diferente a la destinacin efectuada por la Ley. De esta manera, debe darse un manejo separado de cuentas para cada tipo de componente del SGP, se deben girar a las cuentas separadas por sector que deben garantizar la destinacin especfica de los recursos, razn por la cual, se debe llevar el respectivo control contable y manejo independiente de las cuentas del municipio correspondientes a los fondos comunes. As, es claro que el municipio no puede utilizar recursos de destinacin especfica de un sector para atender el pago de obligaciones en un sector diferente o para atender gastos corrientes de la administracin ni siquiera en forma temporal. Hallazgo con presunto alcance disciplinario.

3.2

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Hallazgo (6) Sistema de Control Interno Durante el desarrollo de la auditora, se evidenciaron deficiencias en los mecanismos de Control Interno, que afectan a toda la administracin, hacemos mencin de manera particular a los procesos que involucran recursos del Sistema General de Participaciones, sealndose las siguientes: La Ley 87 de 1993, establece como funcin de la Oficina de Control Interno, fomentar en la organizacin la formacin de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misin institucional. En este sentido, se evidenci que no se han implementado mecanismos de sensibilizacin y de prctica que faciliten el ejercicio del autocontrol y el fortalecimiento del Sistema de Control Interno, por cuanto existen debilidades en las diferentes reas auditadas que involucran los recursos del Sistema General de Participaciones como son entre otras: ejecucin presupuestal y contractual.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


En cumplimiento del artculo tercero de la Resolucin No. 036 del 13 de febrero de 2009, la Alcalda de Subachoque estableci las polticas de administracin del riesgo y adopt el Mapa Institucional de Riesgos. La CGR evidenci debilidades en la identificacin de los riesgos, lo cual genera dificultades para que los responsables de los procesos puedan enfrentar sus causas y de esta manera, proteger y asegurar los recursos ante eventos internos y externos que pueda afectarlos e impliquen prdidas o incumplimiento del propsito institucional. Igualmente, se evidencia una ausencia de monitoreo lo cual genera debilidades al aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. SALUD

3.3

El municipio de Subachoque no est certificado en Salud, por lo tanto no recibe los recursos para prestacin de servicios a la poblacin pobre no asegurada. El artculo 57 de la Ley 715 de 2001, el literal b) del artculo 13 de la Ley 1122 de 2007 y la resolucin 3042 de 2007, establecen que las entidades territoriales debern organizar un Fondo Local de Salud, como una cuenta especial del presupuesto, separada de las dems rentas de la entidad territorial y con unidad de caja al interior del mismo, conservando un manejo contable y presupuestal independiente y exclusivo, que permita identificar el origen y destinacin de los recursos de cada fuente. El municipio de Subachoque constituy el Fondo Local de Salud, cumpliendo con la normatividad vigente. 3.3.1 Rgimen Subsidiado Segn datos de la Oficina del Sisbn, con base en la certificacin del Ministerio de la Proteccin Social y la base de datos de la Gobernacin de Cundinamarca, el municipio muestra una cobertura del 90% de aseguramiento en salud, en los dos (2) regmenes, contributivo 7.041 y subsidiado 5.210 personas. De los 13.041 habitantes que actualmente registra el DANE en sus cifras, 4.903 personas estn sisbenizadas en el nivel 1 y 2, y 4.388 personas afiliados a las EPS-S en Rgimen Subsidiado. Durante la vigencia 2009 el municipio contrat la administracin de los recursos del rgimen subsidiado para una poblacin de 5.698 afiliados atendidos o carnetizados, de los cuales 4.376 corresponden a continuidad y 1.322 a ampliacin, tal como se muestra en el cuadro 4.



CUADRO NO. 4 CONTRATACIN EPSSNUMERO DE CONTRATO 200800501 200800701 200900100 200900200 200900300 200900400 200900500 No. AFILIADOS DEL CONTRATO 1.217 14 88 3.402 487 3 487 MODALIDA DEL CONTRATO AMPLIACION AMPLIACION AMPLIACION CONTINUIDAD CONTINUIDAD AMPLIACION CONTINUIDAD FECHA DE TERMINACION 31/03/2010 31/03/2010 31/03/2010 31/03/2010 31/03/2010 31/03/2010 31/03/2010 MONTO DEL CONTRATO (Continuidad + Ampliacin) $ 481,06 $ 6,38 $ 23,97 $ 445,73 $ 25,08 $ 0,40 $ 65,18

TIPO DE SUBSIDIO

FECHA DE INICIO

PLENO PLENO PLENO PLENO PARCIAL PLENO PLENO

01/04/2009 01/01/2009 01/04/2009 01/10/2009 01/10/2009 01/10/2009 01/10/2009

Fuente: Informacin suministrada por la Secretaria de Desarrollo Social del Municipio

Los recursos asignados al Rgimen Subsidiado durante la vigencia 2009 provienen del SGP $742,5 millones, Fosyga $639,37 millones, Etesa $15 millones, rentas cedidas $8,3 millones y SGP vigencias anteriores $9,6 millones para un total de $1.414.7 millones. La administracin ha venido cancelando oportunamente a las EPS-S, las facturas derivadas de los contratos suscritos para el aseguramiento de la poblacin afiliada al Rgimen Subsidiado. De otra parte, los informes de interventora reflejan que la EPS Convida tiene suscritos contratos con la ESE de Subachoque, para la atencin de primer nivel de complejidad ambulatorio, urgencias y segundo nivel con el Hospital de Madrid, no obstante, en los mismos no se observa el estado de cartera morosa de ms de 360 das que la EPS Convida le adeuda a la IPS Hospital Santa Matilde. Hallazgo (7) Cuentas por Pagar de EPS a IPS La relacin de pagos del ao 2009 que el municipio de Subachoque realiza a la EPS Convida segn los contratos Nos. 200800300, 200900100, 200900200, muestran que la Administracin Municipal es diligente y oportuna en efectuarlos, dichos contratos en conjunto suman $694.4 millones, sin embargo, llama la atencin que en los informes de interventora no se evidencia seguimiento al estado de cartera que presenta la EPS a la IPS Hospital Santa Matilde de Madrid, por cuanto segn estado de cuenta suministrado por el municipio la EPS Convida adeuda a la IPS un valor de 40 millones a julio de 2010, de los cuales 7.2 millones son cartera de ms de 360 das; 4.3 millones son de 180 a 360 das; 4.1 millones son de 90 a 180 das y 24.3 millones corresponden a cartera corriente; esta situacin puede generar limitantes respecto al acceso de los usuarios al servicioNuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


prestado por la IPS, al no recibir los pagos en su oportunidad. Se est incumpliendo lo establecido en la Ley 1122 de 2007 artculo 13 literal d) sobre trmite de facturas. (Pago a los 30 das posteriores a la recepcin si no hay glosa). De otra parte, al analizar las bases de datos del Sisbn y Rgimen Subsidiado, no se detectaron inconsistencias significativas lo que permite determinar que la administracin municipal lleva un adecuado seguimiento y control sobre los procesos de focalizacin mediante el Sisbn. Hallazgo (8) Liquidacin de Contratos (D) En los contratos de salud, rgimen subsidiado, que se relacionan en el cuadro No. 5, suscritos en las vigencias 2007, 2008 y 2009 con EPS CONVIDA, an no se ha realizado la respectiva liquidacin dentro de los trminos establecidos en los mismos y en la ley. Este hecho no permite tener claridad sobre los saldos a favor o en contra de la entidad territorial, lo cual es contrario a lo establecido en el artculo 68 del Acuerdo 415 de 2009, en cual establece: la liquidacin del contrato deber efectuarse a ms tardar cuatro (4) meses finalizado el perodo contractual. Las Entidades Territoriales responsables de la operacin del Rgimen Subsidiado que no se encuentren en cobertura superior, no podrn acceder a recursos de ampliacin de cobertura sin cumplir este requisito. No obstante, la administracin municipal en su respuesta, segn oficio No. 100.3.1. 4342 COAMS del 29 de septiembre de 2010, manifiesta que: en la actualidad el municipio se encuentra adelantando el proceso de liquidacin con la EPS CONVIDA de las vigencias anteriores, pendientes de liquidar y adjunt el acta de liquidacin de los contratos 200700200 y adicionales los cuales fueron liquidados el 18 de febrero de 2010. De otra parte, en mesa de trabajo final el da 7 de octubre, el municipio aport nuevas pruebas, anex actas de liquidaciones de contratos, con el fin de desvirtuar el hallazgo; sin embargo, ste se mantiene porque realizada la revisin de las respectivas actas, se evidenci que no estaban firmadas. Hallazgo con presunto alcance Disciplinario.



CUADRO NO. 5 CONTRATOS SIN LIQUIDAR

NUMERO DE CONTRATO 200700100 200700101 200700102 200700200 200700201 200700202 200700300 200700301 200700400 200700401 200700500 200700501 200700700 200800100 200800101 200800200 200800201 200800202 200800300 200800301 200800302 200800400

No. AFILIADOS DEL CONTRATO 2.589 2.589 2.589 2.000 2.000 2.000 29 29 371 371 177 177 189 3 3 2.000 1.513 1.513 3.355 3.355 3.658 303

MODALIDA DEL CONTRATO CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD AMPLIACION CONTINUIDAD AMPLIACION CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD AMPLIACION CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD CONTINUIDAD AMPLIACION

TIPO DE SUBSIDIO PLENO PLENO PLENO PARCIAL PARCIAL PARCIAL PLENO PLENO PLENO PLENO PLENO PLENO PLENO PLENO PLENO PARCIAL PARCIAL PARCIAL PLENO PLENO PLENO PLENO

FECHA DE INICIO 01/04/2007 01/07/2007 01/10/2007 01/04/2007 01/07/2007 01/10/2007 01/07/2007 01/01/2008 01/07/2007 01/01/2008 01/07/2007 01/10/2007 01/12/2007 01/04/2008 01/04/2009 01/04/2008 01/10/2008 01/04/2009 01/04/2008 01/01/2009 01/04/2009 01/04/2008

FECHA DE TERMINACION 30/06/2007 30/09/2007 31/03/2008 30/06/2007 30/09/2007 31/03/2008 31/12/2007 31/03/2008 31/12/2007 008 30/09/2007 31/03/2008 31/03/2008 31/03/2009 30/09/2009 31/03/2009 31/03/2009 30/09/2009 31/12/2008 31/03/2009 30/09/2009 31/03/2009

Fuente: Informacin suministrada por la Secretaria de Desarrollo Social del Municipio

3.3.2 Salud Pblica El Municipio de Subachoque incluy en el Plan de Desarrollo como objetivo sectorial lo siguiente: Mejorar la calidad de vida de la poblacin y el mejoramiento del estado de salud en general, propendiendo por una poblacin sana, a travs del incremento de la cobertura del rgimen subsidiado y contributivo.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


Mejoramiento de la calidad de la prestacin del servicio mediante el control especialmente por medio de la interventora del rgimen subsidiado, la ejecucin del plan de intervenciones colectivas y la promocin social. Fortalecer la familia como eje de cohesin social, a partir de la generacin de proyectos dirigidos a elevar las condiciones de desarrollo humano en todas las edades y la proteccin de los grupos vulnerables con nfasis en la infancia y la adolescencia Dentro de los programas a desarrollar de acuerdo al Plan de Desarrollo se encuentran: Salud con calidad, responsabilidad y cumplimiento, donde se incluyen: Optimizacin del aseguramiento de la poblacin Gestin de mejoramiento y desarrollo de prestacin de servicios de salud. Formulacin y ejecucin del plan de salud pblica de intervenciones colectivas. Prevencin, vigilancia y control de riesgos profesionales. Emergencias y desastres. Poltica para la Infancia y la Adolescencia. Proteccin a Grupos Vulnerables. Las estrategias a seguir por parte del municipio segn el Plan de Desarrollo son: Buscar potenciar la afiliacin al aseguramiento en salud en el municipio, a travs de la promocin de la afiliacin al Sistema General de Seguridad Social en Salud, la identificacin y priorizacin de la poblacin a afiliar, la gestin y utilizacin eficiente de los cupos del Rgimen Subsidiado, la adecuacin tecnolgica y recurso humano para la administracin de la afiliacin en el municipios, la celebracin de los contratos de aseguramiento, la administracin de bases de datos de afiliados, la gestin financiera del giro de los recursos, la interventora de los contratos del Rgimen Subsidiado y la vigilancia, inspeccin y control a los recursos destinados al aseguramiento. Gestionar el mejoramiento de la prestacin y desarrollo de servicios a travs de la accesibilidad, calidad, eficiencia en la prestacin de los servicios de salud y sostenibilidad financiera de las IPS pblicas. Formulacin e implementacin del plan de salud pblica de intervenciones colectivasNuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


La promocin social focalizar los menores beneficiarios de los hogares dando cobertura a la poblacin pobre y vulnerable. Realizar la prevencin, vigilancia y control de riesgos profesionales. Realizar capacitacin en salud ocupacional al interior de la empresa privada. Seguimiento y control a la salud ocupacional en la empresa privada. Articulacin con el comit de prevencin y atencin de desastres para identificacin y la priorizacin de los riesgos, su mitigacin, superacin y fortalecimiento institucional. Durante la vigencia 2009, el municipio realiz directamente y contrat las actividades relacionadas con Salud Pblica y de Promocin y Prevencin con la ESE Santa Matilde de Madrid. El Plan de Atencin Bsica del municipio de Subachoque incluy las actividades en cumplimiento de las acciones consideradas como prioritarias dentro de las cuales cabe destacar: apoyo y prevencin del cncer uterino, desarrollo del Plan de Atencin Bsica, apoyo y manejo alimentario de la poblacin vulnerable, nutricin, promocin de estilos de vida saludable, PAI, enfermedades inmunoprevenibles de la infancia, actividades de promocin y prevencin en materia de salud sexual y reproductiva, actividades de promocin y prevencin de la salud mental y reduccin del impacto de la violencia sobre la salud. Se verific que el municipio desarroll el Plan de Atencin Bsica PAB 2009 y Plan de Intervenciones Colectivas, PIC, Programa gestin en Salud Pblica con base en los recursos del Sistema General de Participaciones, mediante contrato Interadministrativo No. 002 de 2009, con la ESE Santa Matilde de Madrid por valor de $54.5 millones se contrat el Plan de Intervenciones Colectivas. En la revisin y anlisis del Contrato Interadministrativo No. 002 de 2009, se evidenci que en el momento de su liquidacin, el da 30 de diciembre de 2009, haba un saldo a favor del municipio de $2.43 millones por una suma que se le pag de ms al contratista. La mencionada suma fue reintegrada el da 5 de agosto al municipio por parte del contratista, lo cual se configura como un beneficio del presente proceso auditor. 3.4 EDUCACION El Municipio de Subachoque no est certificado en educacin, razn por la cual ejerce sus competencias de conformidad con lo establecido en el numeral 6.2 delNuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


artculo 6 de la Ley 715 de 2001. El municipio cuenta con 2 instituciones educativas as: Institucin Educativa Departamental Ricardo Gonzlez con 3 sedes urbanas y 10 rurales y la Institucin Educativa Departamental La Pradera cuenta con 7 sedes ubicadas en la zona rural. CUADRO N 06 DISTRIBUCIN DE LA POBLACIN ESCOLAR Oficial Transicin Bsica Primaria Bsica Secundaria Media Total Urbana 70 501 700 299 1.570 Rural Total 129 199 673 1.174 234 934 69 368 976 2.546

Fuente: Secretara de Desarrollo Social-Municipio de Subachoque

3.5

TRANSPORTE ESCOLAR

El servicio del transporte escolar que implement el Municipio de Subachoque en 2009, se realiz a travs de un Convenio Interadministrativo con el Departamento de Cundinamarca y bajo la modalidad de bonos redimibles. El artculo 22 del Decreto 174 de 2001, que regula el transporte escolar y seala que dicho servicio slo podr contratarse con empresas de transporte legalmente habilitadas para esta modalidad, con sujecin a un contrato escrito que establezca las condiciones que deben cumplir las partes para tal fin. De otra parte, aunque el convenio suscrito con la gobernacin proporcion los recursos para el pago del servicio de transporte en el segundo semestre de 2009, no se destinaron recursos para la financiacin de la movilizacin de la poblacin estudiantil en el primer semestre. Situacin contradictoria porque mientras que no se garantiz este beneficio para la poblacin escolar, por otra parte, se evidenci que los recursos de la participacin de educacin no se ejecutaron en su totalidad. En este sentido, es necesario tener presente que el artculo 15, pargrafo 2 de la Ley 715 de 2001 y la Directiva 04 de 2003 del Ministerio de Educacin Nacional, establecen que: Los municipios no certificados podrn destinar recursos de la participacin en educacin al pago de transporte escolar, cuando las condicionesNuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


geogrficas lo requieran para garantizar el acceso y la permanencia en el sistema educativo de nios pertenecientes a los estratos ms pobres.... Es de resaltar, que el ente territorial, Municipio de Subachoque cofinanci el convenio 127 de fecha 31 de marzo de 2009, suscrito con la Secretara de Educacin de Cundinamarca, prestando el servicio en el vehculo OIB 476 a diario en la rutas de difcil acceso (Pantano de Arce, Pramo y borde de carretera, Institucin Educativa Departamental Ricardo Gonzlez) desde el inicio del ao hasta el final permitiendo el acceso y permanencia de los estudiantes de estas veredas. Por ltimo, se evidenci que el pago de los bonos se realiz a los padres de familias, previa certificacin de asistencia por las instituciones educativas, en el mes de diciembre y no en los meses en que se estaba realizando el desplazamiento de los escolares.

3.6

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BSICO

De conformidad con lo dispuesto por el artculo 78 de la Ley 715 de 2001, los recursos de la participacin de Propsito General, forzosa inversin para Agua Potable y Saneamiento Bsico, deben destinarse especficamente para: Financiacin de inversiones en infraestructura. Cubrir los subsidios que se otorguen a los estratos subsidiables de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 142 de 1994. Lo dispuesto en la Ley 1176 de 2007. La poblacin cubierta por el municipio para agua en el rea rural y urbana es del 100% de la misma; en cuanto a la calidad de agua, la Secretara de Salud de Cundinamarca a travs, de su laboratorio seccional, mensualmente hace el anlisis tanto fsico como bacteriolgico de las aguas para consumo humano en la poblacin, lo cual ha determinado que la calidad del agua es aceptable. No obstante, se observ que en dos (2) de los informes presentados por el municipio la muestra de agua se clasifica en un nivel de riesgo medio por cuanto presenta valores coliformes y de aluminio que la apartan de los criterios aceptables desde el punto de vista fsico qumico, microbiolgico y especiales segn la Resolucin No. 2115 del 2007 del MPS.



En cuanto al servicio de alcantarillado, en el rea urbana, el cubrimiento es del 100%, mientras que en la zona rural no hay cubrimiento alguno. Subsidios Durante la vigencia 2009 el municipio realiz una apropiacin de gastos de 45.1 millones para subsidios de los estratos subsidiables correspondiente al 12,04% del total del rubro Agua Potable y Saneamiento Bsico, el pargrafo 2 del artculo 11 de la Ley 1176 de 2007, el cual establece que por lo menos se debe destinar el 15% para este concepto. Sin embargo, es preciso aclarar que con lo asignado se cubrieron los subsidios de los estratos 1 y 2. Pese a esta situacin, el municipio logr el correspondiente equilibrio entre subsidios y contribuciones, por tal motivo, no necesita la administracin hacer el total de la apropiacin de que trata la normatividad expuesta.

3.7

PROPSITO GENERAL

A este sector fueron asignados para la vigencia 2009 $1.340,7 millones encontrando en su ejecucin las siguientes situaciones: Hallazgo (09) Gastos Ejecutados Propsito General, Otros Sectores (D y P) Se suscribieron compromisos y fueron cancelados gastos con recursos del Sistema General de Participaciones, SGP, Propsito General, Otros Sectores, que por el concepto del gasto, no corresponden a las especificaciones permitidas en la Ley 715 de 2001, artculo 76 y las orientaciones para la programacin y ejecucin de los recursos del SGP, tal como se observa en los siguientes casos: 1. Contrato de Prestacin de Servicios No. 038 del 2009, para la organizacin y realizacin de la celebracin da de la niez del Municipio de Subachoque, por valor de $9 millones. 2. Situacin similar se evidencia en el contrato de prestacin de servicios No. 049 de 2009, para la prestacin del servicio de vigilancia, en la modalidad sin armas, para el Hogar Mltiple Puerta del Sol, del ICBF, del Municipio de Subachoque, por valor de $13.9 millones, cuyo objeto se desliga de las orientaciones del DNP y lo sealado en la Ley 715 de 2001, artculo 76 para este sector. 3. Igualmente, se destinaron recursos para celebrar el contrato de prestacin de Servicios No.097 de 2009, para la prestacin de servicios para laNuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


produccin y realizacin de una cua radial de 20 segundos, con jingle musical, con pata de cierre de 5 segundos que incluya composicin musical original en estudio de grabacin, locutor profesional de audio para la reproduccin radial y emisin de 54 cuas de 20 segundos, en emisora candela, olmpica estreo y meloda estreo, por valor de $ 9,9 millones. 4. Se destinaron recursos para pagos realizados por concepto de indemnizaciones a trabajadores oficiales, realizados segn comprobantes de egreso as: Comprobante de Egreso 2009001099 del 22 de diciembre de 2009, por valor de $1.5 millones. Comprobante de Egreso 2009001098 del 22 de diciembre de 2009, por valor de $5.293 millones. Comprobante de Egreso 2009001097 del 22 de diciembre de 2009, por valor de $2 millones. Comprobante de Egreso 2009001094 del 22 de diciembre de 2009, por valor de $1.7 millones. Comprobante de Egreso 2009001093 del 22 de diciembre de 2009, por valor de $1.6 millones. Comprobante de Egreso 2009001092 del 22 de diciembre de 2009, por valor de $3.5 millones. Comprobante de Egreso 2009001089 del 22 de diciembre de 2009, por valor de $3.2 millones. Con los recursos de la Participacin de Propsito General de forzosa inversin, no es posible financiar gastos de funcionamiento, tal como lo establece el artculo 3o de la Ley 617 de 2000 financiacin de gastos de funcionamiento de las entidades territoriales. Los gastos de funcionamiento de las entidades territoriales deben financiarse con sus ingresos corrientes de libre destinacin, de tal manera que estos sean suficientes para atender sus obligaciones corrientes, provisionar el pasivo prestacional y pensional; y financiar, al menos parcialmente, la inversin pblica autnoma de las mismas. Hallazgo con presunto alcance Disciplinario y Penal.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


En la mesa de trabajo final, el municipio aport como prueba para que se retirara el hallazgo relacionado con el contrato 049 de 2009, la circular No. 000108 del 22 de mayo de 2009, de la Gobernacin de Cundinamarca. Realizada la revisin de la respectiva circular, el hallazgo se mantiene por cuanto dicha circular aplica para los gastos relacionados con el componente de educacin. Para la CGR el gasto realizado con este contrato no era posible efectuarlo por el componente de propsito general otros sectores, por cuanto no est autorizado por la Ley 715 de 2001. De otra parte, con relacin a las indemnizaciones pagadas por el municipio con recursos de SGP de forzosa inversin del componente de propsito general otros sectores, la CGR mantiene el hallazgo en consideracin a lo establecido en el artculo 3 de la ley 617 de 2000, que prohbe financiar gasto de funcionamiento con recursos de forzosa inversin. Con relacin a la norma citada por el Municipio de Subachoque para justificar dicho gasto, es decir, artculo 71 de la ley 617, dicho artculo no es aplicable al municipio, por cuanto es requisito que la entidad est en un programa de saneamiento, lo cual no es el caso de Subachoque, tal como se reafirma con el decreto reglamentario 192 de 2001. Por ltimo, la ley 715 de 2001, no autoriza en el componente de Propsito General, otros sectores este tipo de gasto.

3.7.1. Asistencia Tcnica AgropecuariaLa asistencia tcnica agropecuaria prestada por el municipio est enfocada a la asociacin de pequeos y medianos productores en el sector rural, como por ejemplo la Asociacin de Productores de Papa Criolla (Asocriolla), Cooperativa de Fruticultores de Subachoque (Cofrasub) y la Cooperativa de Recoleccin y Acopio de Leche (Sucolac), adems de programas de mejoramiento de pradera, huerta casera, ponedores en piso, programas de sanidad animal y cultivos alternativos. Otro de los programas que se est desarrollando en el municipio es el mejoramiento gentico de la raza bovina por medio de tcnicas como la inseminacin artificial y transferencia de embriones a pequeos productores. Hallazgo (10) Nmina Umata (D) Se comprometieron recursos e hicieron giros por $88.4 millones, para cancelar los gastos de nmina inherentes a la misma, de los funcionarios pertenecientes a la Umata (entre ellos el Director), pese a que estos conceptos de gasto no estn contemplados dentro de las autorizaciones o usos determinados en los acpitesNuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


correspondientes de la Ley 715 de 2001, artculo 76 numeral 76.3, otros sectores, restando capacidad de respuesta a este sector. De otra parte, se incurri en la prohibicin sealada en el artculo 34 de la Ley 734 de 2002, numeral 3. Hallazgo con presunto alcance Disciplinario. Luego de revisar los documentos aportados por el municipio la CGR mantiene el hallazgo, por cuanto los pagos realizados por el municipio por concepto de salarios y dems emolumentos no son un gasto que deba cubrir el municipio con recursos de SGP de forzosa inversin, mxime si se tiene en cuenta la estructura de la planta de personal y las funciones que cumple el Director de la Umata. Lo cual se reafirma al tenor de lo estipulado en la ley 617 de 2000, artculo 75, "Libertad para la creacin de dependencias. Sin perjuicio de las competencias que le han sido asignadas por la ley a los departamentos, distritos o municipios estos no estn en la obligacin de contar con unidades administrativas, dependencias, entidades, entes u oficinas para el cumplimiento de las siguientes funciones: desarrollo de poltica de vivienda de inters social, defensa del medio ambiente y cumplimiento de las normas en materia ambiental, atencin de quejas y reclamos, asistencia tcnica agropecuaria, promocin del deporte, trnsito mujer y gnero, primera dama, informacin y servicios de la juventud y promocin, casas de la cultura, consejeras, veeduras o aquellas cuya creacin haya sido ordenada por otras leyes() Las unidades administrativas, dependencias, entidades, entes u oficinas a que se refiere el presente artculo solo podrn crearse o conservarse cuando los recursos a que se refiere el artculo tercero de la presente ley sean suficientes para financiar su funcionamiento. En caso contrario las competencias debern asumirse por dependencias afines..." En conclusin, para la CGR, este gasto no se debi realizar por SGP forzosa inversin de Propsito General, Otros Sectores porque no est contemplado en la Ley 715, e igualmente, est prohibido por el artculo 3 de la Ley 617 del 2000.

3.7.2

Deporte

Los recursos del Sector Deporte, segn la Ley 715, artculo 76 numeral 76.7 pueden ser invertidos en: Planear y desarrollar programas y actividades que permitan fomentar la prctica del deporte, la recreacin, el aprovechamiento del tiempo libre y la educacin fsica en su territorio. Construir, administrar, mantener y adecuar los respectivos escenarios deportivos.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


Cooperar con otros entes deportivos pblicos y privados para el cumplimiento de los objetivos previstos en la ley. . El municipio en la vigencia 2009 recibi $52.2 millones invirtindolos en: Prestacin de servicios en instructores de escuelas de formacin deportiva. Estudios y diseos para construccin de cubiertas deportivas. Transferencias al Instituto Municipal para la Recreacin y el Deporte.

3.7.3 CulturaLos recursos del Sector Cultura, segn el artculo 76, numeral 76.8 de la Ley 715 pueden ser invertidos en: Fomentar el acceso, la innovacin, la creacin y la produccin artstica y cultural en el municipio. Apoyar y fortalecer los procesos de informacin, investigacin, comunicacin y formacin, y las expresiones multiculturales del municipio. Apoyar la construccin, dotacin, sostenimiento y mantenimiento de la infraestructura cultural del municipio y su apropiacin creativa por parte de las comunidades; y proteger el patrimonio cultural en sus distintas expresiones y su adecuada incorporacin al crecimiento econmico y a los procesos de construccin ciudadana. Apoyar el desarrollo de las redes de informacin cultural y bienes, servicios e instituciones culturales (museos, bibliotecas, archivos, bandas, orquestas, etc.), as como otras iniciativas de organizacin del sector cultural. Formular, orientar y ejecutar los planes, programas, proyectos y eventos municipales teniendo como referencia el Plan Decenal de Cultura. El municipio en la vigencia 2009 recibi $39.1 millones invirtindolos en: Prestacin de servicios en las escuelas de formacin artstica. Prestacin de servicios en la Banda Sinfnica.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


Prestacin de servicios para la organizacin y realizacin de eventos. Hallazgo (11) Gasto sector Cultura (D) Fueron comprometidos y cancelados con recursos de Cultura, gastos que contravienen lo establecido en el artculo 76 numeral 76.8 de la Ley 715 de 2001 y las orientaciones del DNP; como en el siguiente caso: Contrato de prestacin de servicios No. 005 de 2009, cuyo objeto es la realizacin y organizacin de un evento cultural a realizarse en el Parque la Ferrera de la Pradera del Municipio de Subachoque por valor de $3.5 millones, con una duracin de un da a partir de la legalizacin del mismo. No obstante, se evidenci que de acuerdo a la cuenta de cobro presentada por el contratista el concepto dice una presentacin artstica cultural del da 31 de enero de 2009, en el parque de la Ferrera, La Pradera, Subachoque, en un horario de 6:00 p.m a 11:00 p.m, con el grupo la orquesta la reforma, la cual la integran 12 personas y un sistema de sonido LandRaiy con capacidad requerida micrfonos, conexiones, acorde al evento cultural. Igualmente, se incurri en la prohibicin expresa del artculo 34 de la Ley 734 de 2002 numeral 3. Hallazgo con presunta incidencia Disciplinaria

3.7.4 FonpetAl Municipio de Subachoque para la vigencia 2009, de acuerdo a los documentos Conpes, le fueron asignados $39.7 millones para amparar los pasivos pensionales de sus empleados, recursos sin situacin de fondos. Igualmente la CGR pudo corroborar que los recursos se encuentran debidamente contabilizados.

3.7.5 Gestin AmbientalActualmente el Municipio de Subachoque se encuentra en proceso de implementacin del Sistema Integrado de Gestin Ambiental Municipal (SIGAM) con la Corporacin Autnoma Regional, CAR para su adopcin. En el ao 2009, el municipio celebr un convenio con la CAR, Regional Cundinamarca, cuyo objeto era contribuir con el saneamiento ambiental de las fuentes hdricas municipales que estn siendo afectadas por la entrega de vertimientos puntuales domsticos, no tratados previamente mediante la construccin de unidades sanitarias y pozos spticos rurales.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


En cuanto a la recoleccin de residuos peligrosos, la entidad manifiesta que viene dando cumplimiento al Decreto 2811 de 1974, Ley 253 de 1996, Ley 430 de 1998, Decreto 1220 de 2005 y la Resolucin 693 de 2007, relacionados con la prevencin y el control de la contaminacin ambiental por el manejo de plaguicidas, desechos y residuos peligrosos. Igualmente, el municipio viene dando cumpliendo con la obligacin que las personas que importan, producen y distribuyen, recolecten los embases. El da 8 de mayo de 2009, se realiz la primera jornada de recoleccin de residuos peligrosos en el municipio, iniciando el recorrido en la vereda Pantano de Arce, continuando por la vereda el Pramo, luego por la vereda los Llanitos, Subachoque Centro y prosigui va a la Pradera y el Guamal, esto se realiz en convenio con Fedepapa. En la vigencia 2009, el Municipio contrat los avalos y conservacin de predios de importancia hdrica y ecolgica por un valor de $60.6 millones, cuya fuente a travs SGP Propsito General, Otros Sectores. 3.8 ASIGNACIONES ESPECIALES

3.8.1 Alimentacin Escolar Para la ejecucin de los recursos con destinacin especfica a Alimentacin Escolar, durante la vigencia 2009 el municipio suscribi un contrato tripartito con el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Regional Cundinamarca (I.C.B.F.) y la Fundacin Vive Colombia, con el objeto de Aunar esfuerzos para brindar complementacin alimentaria y desarrollar acciones formativas y de promocin de estilo de vida saludables que contribuyan a mejorar el estado nutricional, por valor de $207.234 millones, de los cuales el ICBF $130.620, SGP $13.689, RP $62.924, para una cobertura de 1424 nios de los niveles 1 y 2 del Sisbn, es decir, para 209.328 raciones de comida. En la visita realizada a tres (3) restaurantes escolares, se evidenci que las condiciones sanitarias en relacin con la limpieza del menaje, del sitio de entrega de alimentos y las condiciones de almacenamiento estaban bien manejadas. Hallazgo (12) Compra de Menaje para Restaurantes Escolares (D) Con Contrato de Suministro No. 048 de 2009, el municipio adquiri dotacin de menaje y elementos afines con destino a los restaurantes escolares del municipio de Subachoque, por un valor de $10.5 millones.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


Si se tiene en cuenta que durante la vigencia 2009 recibi recursos totales por SGP para alimentacin escolar por valor de $19.2 millones, el mximo que poda destinar a este tipo de gasto (20%) equivale a $3,8 millones, tope que se super con la compra efectuada y se dej de destinar recursos para compra de alimentos y beneficiar a un mayor nmero de estudiantes de niveles 1, 2 y 3. Lo anterior incumple lo contemplado en el artculo 18 de la Ley 1176 de 2007. Hallazgo con presunto alcance disciplinario. 3.9 ATENCIN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA Para la vigencia 2009, el Municipio de Subachoque recibi recursos de SGP para la atencin a la primera infancia por $ 46.5 millones, de los cuales se ejecutaron $28.3 millones al adherirse el municipio al Convenio No. 929 de 2008 (MEN) 0026 de 2008 (Icetex), celebrado entre el Ministerio de Educacin Nacional y el Instituto de Crdito Educativo en el Exterior Mariano Ospina Prez, Icetex. El objeto del citado convenio es la constitucin de un Fondo de Administracin denominado Fomento a la Atencin Integral de la Primera Infancia para subsidiar la atencin integral a los nios y nias menores de cinco (5) aos y/o hasta su ingreso al grado obligatorio de transicin, en el marco de las obligaciones establecidas en el artculo 29 de la Ley 1098 de 2006. No obstante, se evidenci que el valor restante no se ejecut durante la vigencia 2009, por cuanto se determin la inversin en la construccin de la primera etapa del hogar comunitario en la inspeccin de la Pradera del Municipio de Subachoque, obra efectuada en la vigencia 2010. 3.10 OTRAS TRANSFERENCIAS RECIBIDAS POR EL MUNICIPIO El Municipio de Subachoque en la vigencia 2009, tuvo otras fuentes de financiacin como son Etesa $41.6 millones, Fosyga $881.4 millones y Regalas $2.4 millones. Las Regalas son recibidas por la explotacin de minas de carbn. Se determin que el municipio incorpor la totalidad de los recursos recibidos en la vigencia 2009. 3.11 POBLACION VULNERABLE

3.11.1 Programa Familias en Accin La poblacin beneficiaria y los criterios de elegibilidad del Programa familias en Accin son las familias con menores de edad, del nivel 1 del SISBEN, en situacin de desplazamiento o indgenas.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


En particular, la poblacin objetivo est constituida por las familias registradas en el Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficiarios para Programas Sociales, SISBEN, y clasificadas en el Nivel 1; las familias incluidas en el Registro nico de Poblacin Desplazada (RUPD), es decir, que tengan el reconocimiento de la situacin de desplazamiento forzado de acuerdo a las circunstancias de hecho previstas en el artculo 1 de la Ley 387 de 1997; y las familias incluidas en el Censo Indgena validado por el Ministerio del Interior. En el Municipio de Subachoque a 31 de diciembre de 2009, el programa Familias en Accin tena inscritas 165 familias en promedio por ciclo, es decir, una cobertura que supera a las 123 familias inscritas a 31 de diciembre de 2008. Esta misma tendencia se registra en los recursos liquidados que pasaron de $70 millones en 2008 a $86,9 millones en 2009. Como se muestra en el cuadro 7, las familias inscritas se clasifican en el nivel 1 del SISBEN y el programa no registra como beneficiarios a familias desplazadas o indgenas. CUADRO N. 7 FAMILIAS INSCRITAS EN EL PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIN 2008 y 2009P o b la c i n Sisben Nivel 1 Sisben Nivel 1 Sisben Nivel 1 Sisben Nivel 1 Sisben Nivel 1 P ro me d io 2008 Sisben Nivel 1 Sisben Nivel 1 Sisben Nivel 1 Sisben Nivel 1 Sisben Nivel 1 P ro me d io 2009 1-2009 2-2009 3-2009 4-2009 5-2009 Cic lo 1-2008 2-2008 3-2008 4-2008 6-2008 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Liq uid a d o 11.120.000,00 22.535.000,00 13.945.000,00 13.340.000,00 9.090.000,00 8.005.000,00 19.500.000,00 19.940.000,00 19.540.000,00 19.980.000,00 Fa milia s No. 126 124 126 122 119 123 111 181 179 179 174 165

$ 70.030.000,00

$ 86.965.000,00

Fuente: Tabla elaborada por la CGR, con informacin suministrada por el PFA

El presupuesto de subsidios liquidados en el Programa para la vigencia 2009, se ejecut en un 97,4% y alcanz los $84,7 millones. Estos recursos estuvieron destinados al pago de los subsidios de educacin (primaria y secundaria) y nutricin. Como se aprecia en el cuadro 8, las coberturas para los diferentesNuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


subsidios se incrementaron con respecto a 2008, siendo en promedio por ciclo de 99 nios que recibieron subsidio de nutricin, 105 el subsidio en educacin primaria y 121 para educacin secundaria. CUADRO No. 8 SUBSIDIOS COBRADOS EN EL PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIN2008 y 2009Cic lo 1-2008 2-2008 3-2008 4-2008 6-2008 1-2009 2-2009 3-2009 4-2009 5-2009 $ $ $ $ $ $ $ $ $ 22.260.000,00 13.625.000,00 12.900.000,00 8.955.000,00 7.900.000,00 19.120.000,00 19.810.000,00 18.520.000,00 19.310.000,00 Co b ra d o 98 94 89 81 72 87 68 116 107 104 101 99 N utric i n No. de nios $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Valor 7.200.000,00 12.900.000,00 6.600.000,00 6.500.000,00 5.700.000,00 4.600.000,00 9.300.000,00 8.900.000,00 8.800.000,00 9.300.000,00 86 85 87 88 88 87 68 105 116 117 118 105 P rima ria No. de nios $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Valor 1.185.000,00 3.690.000,00 2.460.000,00 2.490.000,00 1.260.000,00 885.000,00 3.180.000,00 3.420.000,00 3.360.000,00 3.300.000,00 88 86 86 86 85 86 92 120 131 132 131 121 Se c und a ria No. de nios $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ Valor 2.550.000,00 7.500.000,00 4.860.000,00 4.380.000,00 2.100.000,00 2.430.000,00 7.020.000,00 7.620.000,00 7.380.000,00 7.380.000,00

P ro me d io 2008 $ 57.740.000,00

$ 38.900.000,00

$ 11.085.000,00

$ 21.390.000,00

P ro me d io 2009 $ 84.660.000,00

$ 40.900.000,00

$ 14.145.000,00

$ 31.830.000,00

Fuente: Tabla elaborada por la CGR, con informacin suministrada por el PFA

3.11.2. Poblacin Desplazada El municipio est dando cumplimiento a la Sentencia T-025 de 2004 referente a la atencin a la poblacin desplazada. Mediante decreto 029 de 2004, fue creado el Comit Municipal para la Atencin a la Poblacin Desplazada por la Violencia, es de resaltar, que las personas que se registran como desplazadas en el municipio buscan inicialmente ayuda en educacin y salud y no en atencin bsica, lo cual se cubre con las Instituciones Educativas y con el Rgimen Subsidiado. Igualmente, por ser un municipio agrcola y ganadero a las personas desplazadas se les facilita conseguir un ingreso para su subsistencia. El Municipio de Subachoque viene presentando los informes requeridos por el Ministerio del Interior y de Justicia en cuanto al cumplimiento de la T-025 3.12 ARCHIVO La gestin documental es el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin, tomando como base los principios de archivstica del orden original y de procedencia.



Hallazgo (13) Deficiencia en el Sistema de Archivo Al verificar los contratos, se observa que no cuentan con formato nico de inventario documental, como lo precepta el artculo 26 de la Ley 594 de 2000, y el artculo 7 del Acuerdo 042 de 2002, del AGN. De otra parte, en algunos contratos se evidenci que la informacin que reposa en las carpetas est incompleta y no est organizada en orden cronolgico tal como lo precepta el numeral 3 del artculo 4 del acuerdo 042 del 2002. En su respuesta el municipio acepta la observacin y manifiesta que En el tema de gestin documental encontramos que en materia de contratacin efectivamente no se ha implementado el formato nico de inventario documental, el cual a partir de la fecha se adoptar en todas las dependencias, tal y como se observa en la fotocopia de la circular N 025 que suscribe la Secretaria General y de Gobierno. Que igualmente comenzamos a realizar la labor de organizar las carpetas de contratacin en orden cronolgico, siguiendo los lineamientos del Archivo Nacional.

3.13

RENDICIN DE LA CUENTA

De acuerdo a lo establecido en la Resolucin No. 6113 de 2010, los Gobernadores, Alcaldes y particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos provenientes del Sistema General de Participaciones y Fondo de Solidaridad y Garanta Fosyga, para los sectores de Salud, educacin y Propsito General, debern rendir informes sobre los recursos transferidos por la Nacin para estos sectores. El Municipio de Subachoque cumpli con esta norma durante la vigencia 2009 y la informacin rendida refleja la ejecucin de gastos, tal como fue observada en la visita realizada por la Contralora. 3.14 TRAMITE DE QUEJAS En el desarrollo del proceso auditor no se recibieron quejas o denuncias, la alcalda y personera del municipio certificaron que no han cursado quejas o reclamos de la ciudadana referente al manejo de los recursos transferidos para el Sistema General de Participaciones.



4. ANEXOS



Anexo 1 Cuadro de Hallazgos Codificado ENTIDAD AUDITADA : MUNICIPIO DE SUBACHOQUE, CUNDINAMARCA VIGENCIA : 2009 MODALIDAD AUDITORIA : ESPECIAL TRAZABILIDAD DE HALLAZGOS TIPO DE HALLAZGO N Cdigo . HALLAZGO A D F P Hallazgo Uno (1): Al verificar la incorporacin de recursos al presupuesto municipal, se detect que los rendimientos financieros generados por el manejo de los recursos en los sectores de Salud y Agua Potable en las cuentas bancarias asignadas para estos sectores, no fueron incorporados en su X 1 18 02 002 totalidad al presupuesto, quedando pendiente la suma de $5.81 millones. Razn por la cual no se evidenci el uso total de stos, limitando la capacidad de respuesta del sector y subsector y contraviniendo el prrafo segundo del artculo 91 de la Ley 715 de 2001 Hallazgo Dos (2): Al realizar la verificacin del presupuesto vigencia 2009, informacin que fue reportada por la administracin, se evidenci que se presentan diferencias entre lo reportado como ingresos en la ejecucin activa y lo apropiado segn la ejecucin pasiva, en lo correspondiente al sector de Propsito General, libre inversin por 2 18 02 006 X valor de $5.9 millones. Lo anterior genera incertidumbre de la informacin entregada y se incurre en la prohibicin establecida en el numeral 26 del artculo 48 de la Ley 734 de 2002 que indica que no llevar en debida forma los libros de registro de la ejecucin presupuestal de ingresos y gastos ni los de contabilidad financiera Hallazgo Tres (3): Al observar en la ejecucin pasiva del municipio el total de lo apropiado por 3 18 02 002 X rubro vs lo ejecutado se evidencia un bajo porcentaje de ejecucin.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


4

1801100

5

1704003

6

1901003 1902002 1902003

Hallazgo Cuatro (4): El aplicativo o programa que administra el presupuesto no est debidamente estructurado, toda vez que no permite conocer de manera agrupada la ejecucin de gastos correspondiente a Sistema General de Participaciones, por cada una de las fuentes de X financiamiento, ya que en los mismos cdigos se incluye ejecucin de gastos de Fosyga, Etesa, Recursos del Balance, SGP entre otros, dificultando la consulta a nivel desagregado por fuente de recursos, generando incertidumbre sobre la informacin reportada. Hallazgo Cinco (5): Se evidenci que el municipio, a pesar de tener las cuentas bancarias para el manejo de los recursos del Sistema General de Participaciones y propios, ha realizado el pago de X X algunos compromisos del SGP de un sector con cuentas de recursos de otro sector. Se contraviene el Artculo 91 de la Ley 715 de 2001. Hallazgo Seis (6): Durante el desarrollo de la auditora, se evidenciaron deficiencias a los mecanismos de Control Interno, que si bien afectan X a toda la administracin, hacemos mencin de manera particular a los procesos que involucran recursos del Sistema General de Participaciones.

7

Hallazgo Siete (7): La relacin de pagos del ao 2009, que el municipio de Subachoque realiza a la EPS Convida segn los contratos Nos. 200800300, 200900100, 200900200, muestran que la Administracin Municipal es diligente y oportuna en efectuarlos ; dichos contratos en conjunto suman $694.4 millones; sin embargo, llama la atencin que en los informes de interventora no se evidencia X 1405001 seguimiento al estado de cartera que presenta la EPS a la IPS Hospital Santa Matilde de Madrid, por cuanto segn estado de cuenta suministrado por el municipio la EPS Convida adeuda a la IPS un valor de 40 millones a julio de 2010, de los cuales 7.2 millones son cartera de ms de 360 das; 4.3 millones son de 180 a 360 das, Se est incumpliendo lo establecido en la Ley 1122 deNuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co


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2007, articulo 13, literal d) sobre trmite de facturas. (Pago a los 30 das posteriores a la recepcin si no hay glosa). Hallazgo Ocho (8): En los contratos de salud, rgimen subsidiado, que se relacionan en el cuadro No. 5, suscritos en las vigencias 2007, 2008 y 2009 con EPS CONVIDA, an no se ha realizado la respectiva liquidacin dentro de los trminos establecidos en los mismos y en la ley. Este hecho no permite tener claridad sobre los saldos a favor o en contra de la entidad territorial, lo cual es contrario a lo establecido en el artculo 68 del X 17 04 100 Acuerdo 415 de 2009 en cual establece la liquidacin del contrato deber efectuarse a ms tardar cuatro (4) meses finalizado el perodo contractual. Las Entidades Territoriales responsables de la operacin del Rgimen Subsidiado que no se encuentren en cobertura superior, no podrn acceder a recursos de ampliacin de cobertura sin cumplir este requisito.

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Hallazgo Nueve (9): Se suscribieron compromisos y fueron cancelados gastos con recursos del Sistema General de Participaciones, SGP, Propsito General, Otros Sectores, que por el X X 1802002 concepto del gasto, no corresponden a las especificaciones permitidas en la Ley 715 de 2001, artculo 76 y las orientaciones para la programacin y ejecucin de los recursos del SGP. Hallazgo Diez (10): Se comprometieron recursos e hicieron giros por $88.4 millones, para cancelar los gastos de nmina inherentes a la misma, de los funcionarios pertenecientes a la UMATA (entre ellos el Director), pese a que estos conceptos de gasto no estn contemplados dentro de las autorizaciones X X 1802002 o usos determinados en los acpites correspondientes de la Ley 715 de 2001, artculo 76, otros sectores, restando capacidad de respuesta a este sector. De otra parte, se incurri en la prohibicin proscrita por el artculo 34 de la Ley 734 de 2002 numeral 3.Nuestra Visin: Tener una administracin pblica, fundamentada en la eficiencia y la moralidad. Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co

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Nuestra Misin: Vigilar la gestin sobre el manejo de los recursos pblicos generando una cultura de control

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107- Informe Final Subachoque Vigencia 2009