10.DOE-GESTION 2ª Jornada 2010. Metodología de

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10.DOE-GESTION 2ª Jornada 2010. Metodología de Investigación del DOE - Gestión de proyectos

de escritura e investigación con JIRA

Juan Antonio Marin-Garcia

Universidad Politécnica de Valencia

Al terminar el taller el alumno habrá…

Conocido las características básicas del software para gestión de tareas (issue tracking) y proyectos (project management).

Conocido diferentes alternativas de Software para Conocido diferentes alternativas de Software para realizar estas actividades

Visto un ejemplo de “parametrización” adaptada a los proyectos de escritura académica

Practicado con el Software JIRA todas las etapas de la producción de un artículo colaborativo

Juan Marí[email protected]

RengineeringOperationsGroupWorkLogisticsExcellence

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Partes en la sesión

Parte 1: Gestión de proyectos o informes Jira como Gestor de tareas colaborativas

Parte 2: JIRA para proyectos de publicación científicacientífica Visión general Aplicación práctica

Parte 3: despliegue de objetivos - Hoshin académico De la estrategia a la acción con JIRA



Objetivo

Línea argumental del taller Quiero que la gente que trabaje conmigo entienda lo que le

pido a los foros y los gestores de tareas Como lo que les voy a contar a ellos puede ser interesante

para otros grupos, lo he hecho en abierto.C li l bj ti d it l h j d Como voy a cumplir los objetivos descritos en la hoja de inscripción y vosotros os habéis inscrito con esa información, nadie saldrá defraudado.

Así que captad el fondo y no os quedéis solo en la superficie del lenguaje o con los ejemplos que voy a usar. Haced un esfuerzo por adaptar esto a vuestros contextos particulares.

A quien interesará El curso está pensado para todas aquellas personas que

i t tú l b ti t l d itJuan Marí[email protected]


interactúan colaborativamente en el proceso de escritura de… Comunicaciones académicas (artículos, congresos, tesis...)

y necesitan gestionar las tareas On-line (abrir tareas y hacer un seguimiento de qué está completado y

qué está pendiente)

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Funciones que necesito en mi grupo

TICs de soporte

Competencias Grupo Virtual-

l b ti• Wiki• Foros• Gestores de

tareas

•Edición concurrente y simultánea de documentos•Comentar o debatir ideas o modificar propuestas• Soporte-Resolverse dudas mutuamente (know-how)

• Bitácora de trabajo –traza de

colaborativo



trabajo –traza de las tareas que hace

cada persona en cada momento-

•Conocer tareas, eventos y

disponibilidad de los demás

Cuando hablo de grupo… me refiero a

Una “federación” de grupos y mini-grupos ad-hoc (9 grupos de 2-3 personas) con los que tengo algún artículo en marcha: 26 personas en total

Colaboradores ACTUALES

I-Grhup

Doctorandos

IP

Otros

ECTS

HPM

ROGLE IEMA Esporádicos



IP HPM

UA

UPV

UMH

Con participación ACTIVA de TODOS los FIRMANTES

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Herramientas

Foros Moodle (o confluence) (hay miles de programas para esto) Lo principal Para poder localizar entradas fácilmente

el indentado Nos ayuda a mantener una agrupación lógica y que esté todo

ordenadod b d d A mi me gusta tener en un debate todo un proyecto de tesis

(que agrupa varios proyectos de escritura) Es más difícil de navegar, pero ESTA TODO JUNTO (puedo

incluso imprimirlo) Si se indenta bien no es muy incómodo de leer.

Permite que convierta un “hilo” en un “debate” (función split) Ejemplo de unan buena indentación y de una mala indentación

Pantallazo en visión de hilo y en visión completa anidada Si una entras se puede asociar a varios hilos o debates, se pone en el

más lógico y se colocan Links a los otros debajo de “ver también” TAGS o Keywords (en moodle hay que emular esto pues no tiene esta

funcionalidad)Juan Marí[email protected]


funcionalidad) Elegir etiquetas que tengan sentido y no den falsos positivos Teclearlas exactamente

WIKI Confluence (aún en fase de pruebas) pues integra blog y gestión de repositorio de documentos Alternativa: google Docs Todo lo demás tiene muy limitado el acceso concurrente de verdad

Ejemplo de mala indentación

Los Titulos no tienen suficiente información (keywords o tags emuladas) para identificar el hilo que buscamos

Las hay peores: Las hay peores: Que se responda anidado cosas que no tienen nada que

ver (responder siempre el último mensaje)



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Pero necesito algo más…

Para gestionar las tareas pendientes Saber lo que hemos hecho y lo que no y que no se nos

pasen por alto tareas ni plazos Cuando somos varios los que podemos hacer alguna de

las tareas.

Comentario de usuarioJuan Marí[email protected]


utilizar la herramienta del JIRA además de documentar todo el proceso ayuda a tener las tareas claras y con las fechas que tocan.

Opiniones sobre JIRA (gestores de tareas en general)

Lo que gusta1. Supongo que cuando aprenda a

utilizarlo será la única manera de gestionar proyectos.

2. Organización de las tareas. Queda claro quién es el responsable de una tarea y cuándo acaba.

3. Es una herramienta útil para la ó

Lo que no gusta (pero que se puede resolver con “un poco” de “parametrización”) Me parece que es bastante poco

userfriendly Saturación de información. Creo que es un complemento a la

comunicación oral o reuniones queporganización y seguimiento de tareas, sobre todo cuando existen muchas abiertas

4. Creo que es una buena herramienta de gestión de proyectos, una manera de coordinar diferentes personas en un mismo proyecto y que los interesado vean los avances

5. "Sus posibilidades de configuración, para un mejor seguimiento de las tareas en las que intervienes.

6. Permite una organización del trabajo de forma sencilla y práctica.

7 Permite tener una agenda actualizada

comunicación oral o reuniones que se deben seguir teniendo, y no que determinadas tareas se asignen solo por esta plataforma.

Falta un recordatorio por tarea (de acuerdo a la urgencia en el tiempo) que llegue al correo.

Lo que no gusta (y la plataforma no puede evitar) A priori sin usarlo puede resultar un

poco tedioso. falta de auto-disciplina.

Te machaca mucho cuando no lo llevas al día y eso agobia...



7. Permite tener una agenda actualizada en tiempo.

8. La posibilidad de jerarquizar las tareas.9. -La reapertura de tareas y la

""etiquetización"" de las mismas de acuerdo a varias variables.

10.Actualmente lo utilizo y no imagino que podría estar usando como reemplazo....

llevas al día y eso agobia... Por qué no se usa más

no tiene sentido darle más uso si no lo utilizamos todos los del grupo

No saber cómo usarlo. Porque actualmente no lo necesito,

me basto con una planificación tradicional.

Por falta de tiempo para contestar desde el PC de casa, en el trabajo no puedo acceder a la dirección.

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ÍJuan Marí[email protected]


¿SEGUÍS NECESITANDO ESTE TALLER?



DUDAS O COMENTARIOS DE LO VISTO HASTA AHORA

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Alternativas a JIRA

Tenéis una lista amplia en: http://en.wikipedia.org/wiki/Issue_tracking_system

La elección no es fácil (depende de tus gustos: apariencia, potencia y lenguaje de base que necesitas: unos están en PHP, otros en Java….)Yo he optado por JIRA (muy barato para 10 usuarios Yo he optado por JIRA (muy barato para 10 usuarios, ONGds y soft Libre)

Otras opciones Bugzilla. Muy potente y versátil (pero poco “bonito” el interface).

Totalmente gratis: https://bugzilla.mozilla.org/ Track+ (gratuito hasta 5 usuarios o universidades o ONGDS o

open source): http://www.trackplus.com/index.html Es potente, pero no tanto como JIRA… puestos a pagar un precio similar, prefiero JIRA (y ambos ofrecen un programa similar de opciones de Free license).



Trac. Super sencillo y gratuito. http://trac.edgewall.org/ demo en http://trac.edgewall.org/demo-0.12

Mantis. gratis super sencillo (limitadito, pero suficiente para muchos usuarios): http://www.mantisbt.org/

Redmine (http://www.redmine.org/). Gratuito y MUY Interesante, incluye wiki, foros y una buena gestión de documentos, pero el lenguaje de base es RUBY (necesario en el servidor donde lo instales). Es una buena opción si lo montas en un servidor LINUX.

JIRA



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Bugzilla



TRAC



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Redmine



¿Cuánto cuesta JIRA?



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Instalación

Instalación (suponiendo que ya dispones de la máquina o servidor) Ordenador Windows

Unas 2 horas de instalación desde cero. Descargar JIRA, JAVA y Postgres-SQL Configurar las tres aplicaciones

Ordenador Linux Ordenador Linux Unas 3 horas (porque soy mucho más torpe con este S.O.)

En Webs avanzadas UPV No he conseguido hacerlo (no debería ser difícil, pero mehace falta alguien

del ASIC que me explique algunas cosas que desconozco). Supongo que si dedicara 3-4 horas podría estar en disposición de empezar a instalarlo (otras 2-3 horas). Pero no dispongo de ese tiempo… si alguien lo hace y crea una guía de How To y me la quiere pasar, se lo agradeceré infinitamente.

Links para instalación Soft complementario (JAVA; PostgreSQL o MySQL –la base de datos no es

obligatorio que esté en el mismo servidor que JIRA-)Juan Marí[email protected]


Dragons Stage 1 - Install Java, PostgreSQL and Crowd JIRA:

Dragons Stage 2 - Install JIRA Otras aportaciones para linux:

http://www.samuray.net.ec/blog/2009/05/como-instalar-jira-3134-en-ubuntu-810.html

Mantenimiento Unas 10 horas al año

Visión de proyectos con JIRA

Voy a intentar “destriparos” la lógica interna de JIRA

Para este programa lo principal son las “incidencias” (tareas issues asuntos ) y todoincidencias (tareas, issues, asuntos…) y todo gira en torno a ellos

¿qué es un “ISSUE”? Una tarea o subtarea Un bug en Software Una solicitud (cualquier cosa que se os ocurra que se pueda



… (cualquier cosa que se os ocurra que se pueda asignar a alguien y “completar” o estar “pendiente”)

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Issues-1

Los hay de varios tipos (se personalizan)



Qué pinta tiene un ISSUE?

OJO: versión 4.0 en adelante (antes son un poco diferentes)

Se puede personalizar los campos de un issue (añadir eliminar cambiar orden )(añadir, eliminar, cambiar orden…)



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Issues-2

Las incidencias tienen diferentes tipos de prioridad y de “resoluciones” (todo ello personalizable a nivel de proyecto)



Issues-3

Las incidencias pueden pasar por diferentes estados (Status). Estos estados se pueden personalizar y pueden ser diferentes para cada tipo de incidencia o para la misma incidencia en “proyectos” distintos



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Workflow: transición entre estados

La incidencia pasa por varios estados durante su ciclo de vida (desde que la creas hasta que la cierras)



Cuando compensa definir un workflow?

Cuando creas muchas incidencias de un determinado tipo

Cuando esas incidencias tienen varios posibles estados y unos patrones previsibles oestados y unos patrones previsibles o configurables (esto es lo que yo uso para saber cuándo me interesa crear un “tipo”)

Si no se cumplen las dos condiciones anteriores Probablemente es más “eficiente” crear incidencias que

solo tienen los estados por defecto (abrir, en progreso, resuelto, cerrar y reabierto).



Preparar informe Enviar informe

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Def Activ St-By Complet Cerrar

X X

Estados y transiciones de proyectos de escritura

Definición - X - - X

- - X X X

x x - - X

Activado

Stand-By



- - X X X

X X X - -

Completado

Cerrar

¿Qué es un proyecto para JIRA?

Proyecto= Una colección de incidencias Cada incidencia pertenece a un proyecto y solo a uno

Los proyectos pueden tener “componentes” que son agrupaciones “lógicas” de incidencias dentroson agrupaciones lógicas de incidencias dentro de una proyecto. Las incidencias no están obligadas a pertenecer a un

componente… pero si a un proyecto

Y varios proyectos similares pueden agruparse en una misma categoría.



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Arquitectura para mi caso

Categoría: Escritura y Publicaciones

Proyecto: Comunicaciones científicas (otro proyecto de esta categoría sería publicaciones docentes, por ejemplo)

Componentes• Tesis• Lineas de

investigación

Incidencia/Issue/asunto: podemos definir diferentes “Tipos” (cada tipo tienes “estados de transición” diferentes)



g

Versiones• Año natural

para memoria de actividad

de transición diferentes)

Tareas• Proyectos de escritura (pubxx)• Tarea• Mejora

Subtareas• Articulo s a revista• Articulo-s a congreso• Sub-task

Vista de la arquitectura en JIRA



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Hay que parametrizarlo todo?

NO Jira viene “de serie” con cosas definidas por defecto:

tipos, status, resolutions, prioridades… Si te vale, puedes empezar desde el primer día a

trabajar sin personalizar casi nada

PERO Conforme lo vas usando, si quieres sacarle provecho,

debes personalizar cosas…. Y eso implica invertir mucho, mucho, mucho tiempo

SugerenciaEmpieza con lo básico y anota todas las cosas que



Empieza con lo básico y anota todas las cosas que personalizarías. PERO NO LO HAGAS AÚN.

Cuando ya lleves 6-7 meses trabajando con JIRA, revisa las notas, ordénalas y haz la parametrización

Después de 12-15 meses, tendrás que hacer algunos retoques, pero te compensarán.




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Mostrar uso de JIRA

Por si se os olvida lo que voy a mostraros, tenéis estos vídeos a vuestra disposición Plataforma Jira: Introducción 55 s Plataforma Jira II 2 m, 42 sPlataforma Jira II 2 m, 42 s Plataforma Jira III 1 m, 58 s Plataforma Jira IV 9 m, 8 s Plataforma Jira V 7 m, 37 s



Plataforma JIRA-Gestión de tareas Funciones mostradas en los vídeos

http://158.42.200.201:8091/ Home y los “Dashboards” (tableros/paneles)

Seleccionar paneles disponibles Buscar y seleccionar como favoritos

Perfil de usuario: Acceso por link del nombrep Navegar por un proyecto

Filtros predeterminados en los paneles Navegar por un proyecto (componentes, versiones, tareas y

subtareas) Buscar incidencias Navegar incidencias: detalles, workflow, operaciones, ver cambios Seguimiento y votaciones de incidencias

Te permitirá recibir mensajes de los cambios/comentarios realizados en esa incidencia.



Crear/modificar incidencias Campos importantes

Asociarlos a un componente (tesis o similares) Proyectos de escritura Subtareas (actividades y envíos a revistas y congresos)

Fijar responsables y resparticipantes/autores cuando sea pertinente Workflow

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Dinámica

Date de alta en la plataforma si aún no estás http://158.42.200.201:8091/

En parejas, crea las “incidencias” correspondientes a las expectativas de vuestrascorrespondientes a las expectativas de vuestras parejas. En el PROYECTO “expectativas” no te preocupes por lo que hayan escrito otros, tu

cuelgas las tuyas y luego miras lo que han creado los demás.






Documents

10.DOE-GESTION 2ª Jornada 2010. Metodología de