12. Bonner Microsoft-Tag für

Bundesbehörden

ECM mit SharePoint 2010

Agenda

• ALOS im Profil

• Die Rolle SharePoints im ECM Markt

• SharePoint oneARCHIVE Erfassen, betrachten und archivieren

in SharePoint 2010 aus einer Hand

– Markterfordernis

– Gesamtarchitektur

– Komponenten

• Archivierung

• Zertifizierung und rechtliche Rahmenbedingungen

• Bearbeitung und Anzeige

• Zusammenfassung

ALOS IM PROFIL

• 1958 gegründet

• Firmenzentrale in Köln

Systemhaus mit Schwerpunkt ECM:

• Beratung

• Prozessdesign

• Implementierung

• Support

• Fokus: Großer Mittelstand und Öffentlicher

Sektor

• Beteiligung an docuware

• SharePoint Competence Center

• document technology als value-add

Distributionsarm

• Inhabergeführtes Unternehmen

• Organisches Wachstum

• hochprofitabel

• 85 Mitarbeiter

• Microsoft Gold Certified Partner

Innovation mit Tradition

DIE ROLLE SHAREPOINTS IM ECM MARKT

Microsoft SharePoint 2010

Gartner, Magic Quadrant for

Enterprise Content Management

Die integrierte Plattform für

Informationsmanagement

Microsoft SharePoint 2010

Information Worker

Heute ist in vielen Unternehmen die Information „das“

Werkzeug zum Erfolg

Das Ziel ist:

Die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt

dem richtigen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen

Collaboration

Enterprise Content

Management

Portal

Informationsmanagement auf einer Plattform

Business Process

and Forms

Search

Business Intelligence

Die Verwaltung

Der Markt

Konsolidierung der Hersteller-Landschaft

Konvergenz von Themen und Technologien

ECM wird Teil der Infrastruktur

Infrastruktur-Anbieter beginnen den Markt zu

dominieren

Alternative Bezugs- und Bereitstellungsmodelle

(SaaS, Office 365)

Marktentwicklung

Kosten

sparen

Mehr

Effizienz System-

konsolidierung

Nutzung

getätigter

Investitionen

ERFASSEN, BETRACHTEN UND ARCHIVIEREN

IN SHAREPOINT 2010 AUS EINER HAND

Traditionelles ECM vs. SharePoint oneARCHIVE

3rd Party Storage Treiber

Traditionelles

Vorgangsbearbeitungssystem

Proprietäre

Integration

Office System

Proprietärer Client

Langzeit Storage

Komplexe Infrastruktur mit funktionalen

Redundanzen

Zahlreiche Schnittstellen

Proprietäre Clients mit eingeschränkter Nutzbarkeit

Hohe Kosten für Lizenzen, Einführung, Wartung

ECM Infrastruktur auf Basis von SharePoint 2010

Integrierte Komponenten für Erfassung, Anzeige,

Bearbeitung

Revisionssichere, zertifizierte SharePoint-

Archivierung

Beste Nutzerfreundlichkeit / Office Integration

Langzeit Storage

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oneECM im Überblick

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ARCHIVIERUNG

SharePoint Archivierung

Revisionssichere SharePoint Archivierung

• Neben dem eigentlichen Dokument werden zusätzlich sämtliche Metadaten in den übertragen.

• Die gesamte Archivierung wird über die Informationsverwaltungsrichtlinien des SharePoint

Servers gesteuert, wobei Ablageort, Prüfung und Art der Archivierung vorgegeben werden

können.

Konsolidierung und Content Integration

• Als intelligente Middleware verbindet SharePoint oneARCHIVE unterschiedliche Repositories,

Massenspeicher und Archivsysteme miteinander

• Bei Abfragen werden die Systeme als ein Speichersystem adressiert

Einfache systemübergreifende Suche

• Alle Dokumente sind aus SharePoint Server heraus suchbar (auch Volltext)

• Übernahme der Berechtigungen

• Anwender müssen die vertraute Microsoft-Welt nicht verlassen

Archivierung: Technische Highlights

Direkte Unterstützung von Langzeit-Storage Systemen (WORM Medien, Content Addressed Storage (NetApp, EMC Centera), Archivsysteme

Revisionssichere Formate (NCI Dokumente), Desaster Recovery

Zugriff auf externe Dokumente, Auto Migration

TIF / PDF / PDF-A Migration

Individuelle Auslagerung mit BLOB Manager API

Integration von SAP-Archiven

E-Mail Archivierung

Integration von unterschiedlichen DMS-Systemen / Vorgangsbearbeitungssystemen

Archivierte Versionshistorie

Bibliothek mit Vertragsdokumenten Archivieren eines Dokumentes

Archivierung von Dokumenten

Archivierungsinfos nach der Archivierung

Archivierung Ribbon Bar und Kontextmenu

bei der AdHoc Archivierung

(Mappen (DocumentSets) Unterstützung)

Archivierung Ribbon Bar und Kontextmenu

Archivierung Ribbon Bar und Kontextmenu

Archivierung inPlace Records Management

Dokumente werden nach der

Archivierung als Record markiert

Archivierung Retention (Aufbewahrungsfrist)

• Übernahme der Retention aus dem Repository

• Anmerkung: nach Ablauf der Retention kann das Dokument

automatisch oder manuell im Repository und im SharePoint

gelöscht werden

Archivierung Stubs (Platzhalter für archivierte Dokumente)

Volltextfähig – wird direkt aus dem Repository geladen

Wann ist SharePoint oneArchive sinnvoll?

Anbindung an Storage System

Skalierung: die SharePoint Library ist voll

Heterogene Archiv- / ECM-Landschaft

Heterogene Archiv- / ECM-Landschaft

SAP-Datenarchivierung

E-Mail Archivierung mit SharePoint

SharePoint oneArchive als Adapter

Entlastung der Datenbank

Konsolidierung / Einbindung von Fremdarchiven: SharePoint wird führendes System

Schlankes, kostengünstiges, revisionssicheres Archiv ohne komplexe Infrastruktur

SAP-link zertifizierte Archivierung (oneArchive zusammen mit SharePoint komplettes ECM-System)

Office / SharePoint integriertes Exchange Modul

Herausforderung So unterstützt oneArchive

ZERTIFIZIERUNG

Was heißt „ Zertifizierung“?

Die Bescheinigung oder Bescheinung als allgemeine „durch

Augenschein rechtsgültig bezeugte Bestätigung eines gewissen

Sachverhalts“ findet sich schon im Spätmittelalter in der

zunehmend deutschen Kanzleisprache.

Das Deutsche Rechtswörterbuch DRW führt etwa „er beschein

sein not dan als recht“ datiert 1337, „wen solckes … beschinet

und bewiset ist“ nach 1517, „seine unschuld … nicht beschienen

noch beygebracht“. 1559 steht „probation und bescheinung“ und

auch Grimms Deutsches Wörterbuch fixiert das Wort auf

lateinisch probatio, firmatio

Grundlagen der Zertifizierung

• Die gesetzliche Vorschriften des Handels- und Steuerrechts (§§ 238 ff.

HGB, §§ 140 ff. AO)

• Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

• Das BMF-Schreiben vom 7. November 1995 zu den zwei Grundsätzen

ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

• Das BMF-Schreiben betreffend die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur

Überprüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) vom 16. Juli 2001

• IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) RS FAIT 1 – "Grundsätze

ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie"

• IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) RS FAIT 3 – "Grundsätze

ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz elektronischer

Archivierungsverfahren"

• Der IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) Prüfstandard "Abschlussprüfung

bei Einsatz von Informationstechnologie" (IDW PS 330)

• Der IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer) Prüfstandard "Erteilung und

Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880)

• Die Vorschriften des Bundedatenschutzgesetzes

Grundlagen der Zertifizierung

Inhaltsverzeichnis

1 Auftrag und Auftragsdurchführung

1.1 Prüfungsauftrag

1.2 Maßstab zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit

1.3 Art und Umfang der Prüfungshandlungen

2 Zusammengefasstes Prüfungsergebnis und Softwarebescheinigung

3 Prüfungsergebnisse im Einzelnen

3.1 Beschreibung des Prüfungsgegenstandes

3.1.1 Darstellung der Komponenten

3.1.2 Darstellung der grundlegenden Funktionalität

3.1.3 Darstellung der verwendeten Testumgebung

3.2 Ablage, Speicherung und ordnungsmäßige Wiedergabe

3.2.1 Vollständigkeit und Zeitnähe der Archivierung

3.2.2 Unveränderlichkeit der Dokumente

3.2.3 Notwendige Protokollierungen

3.2.4 Indizierung und Abfrage

3.2.5 Langfristige Lesbarkeit/Wiederherstellbarkeit

3.3 Softwaresicherheit und Systemadministration

3.3.1 Zugriffsschutz

3.3.2 Datensicherungs- und Wiederanlaufverfahren

3.3.3 Tests

3.4 Dokumentation

Grundlagen der Zertifizierung

1.2 Maßstab zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit

Als Maßstab zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit wurden

• die gesetzlichen Vorschriften des Handels- und Steuerrechts (§§ 238 ff. HGB sowie §§ 140 - 148

AO),

• die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), • das BMF-Schreiben vom 7. November 1995

zu den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS),

• das BMF-Schreiben betreffend die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler

Unterlagen (GDPdU)“ vom 16. Juli 2001,

• die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der

Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz

von Informationstechnologie“ (IDW RS FAIT 1),

• die Stellungnahme des Fachausschusses für Informationstechnologie (FAIT) des Instituts der

Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim

Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren“ (IDW RS FAIT 3),

• der IDW-Prüfungsstandard „Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie“ (IDW PS

330) sowie

• der IDW-Prüfungsstandard „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS

880)zu Grunde gelegt.

Anzeige und Bearbeitung

• Schnelle und einfache Thumbnail

Vorschau von Dokumenten in

SharePoint

• Zero-Footprint Previewer bedeutet:

– Keine plugins

– Kein ActiveX

– Kein Java

– Keine Software downloads oder Updates

– Nichts wird auf Endanwender Rechner

installiert

Vizit Previewer

Schnelle und einfache Dokumenten Anzeige

Anzeige verschiedenster Dokumentenformate

Umfassende Ansichtsoptionen

Integierte Volltextsuche

Zusammenarbeit mit Anotationen

Dokumentenvergleich

Löschen & Umstellen von Seiten in einem Dokument

Einfaches Scannen und Indizieren von Dokumenten direkt in den SharePoint

Digitale Optimieren von Dokumenten

Und vieles mehr!

Integrieter Dokumenten Viewer

• Vizit unterstützt TIFF, PDF, PNG, Word,

PowerPoint, PSD, + mehr.

• Einbindung weiterer

Dokumentenformate über API möglich

Unterstützung unterschiedlichster Formate

Anotationen & Anmerkungen

Indexieren & Klassifizieren von

Dokumenten

SharePoint Suche

Zusammenfassung

• 52 Jahre Erfahrungen der ALOS im Bereich Erfassung und ECM

• SharePoint-Funktionserweiterung mit SharePoint oneARCHIVE

• Revisionssichere, zertifizierte Archivierung

• Anzeige und Bearbeitung

• Einfache Integration von Drittsystemen/

Vorgangsbearbeitungssystemen

Prozesse statt Produkte

Für Ihre Fragen stehen wir gern zur Verfügung.

Dieter Finke

Leiter

SharePoint Competence Center

ALOS GmbH

Dieselstr. 17

50859 Köln

Tel.: 02234-4008-261

Fax: 02234-4008-456

dieter.finke@alos.de

Markus Urban

Senior Consultant

SharePoint Competence Center

ALOS GmbH

Dieselstr. 17

50859 Köln

Tel.: 02234-4008-262

Fax: 02234-4008-456

markus.urban@alos.de

… oder einfach info@alos.de