13 panduan tugas

MAKLUMAT AM

PANDUAN TUGAS JAWATANKUASA

1.0 PENGURUSAN AMJawatankuasa

Penilaian Bersepadu

Pegawai

Perkhidmatan

Pendidikan (PBPPP)

1. Merancang, menyelaras dan memantau aktiviti penilaian peringkat organisasi;

2. Mengemukakan cadangan senarai PP untuk diperaku mengikut kriteria yang ditetapkan;

3. Merancang dan melaksanakan latihan dalaman kepada PP di peringkat organisasi;

4. Menyediakan laporan pelaksanaan penilaian di peringkat organisasi;

5. Membuat penyelarasan skor apabila SMG modul e-Prestasi memberikan peringatan tentang ketidaktekalan skor (perbezaan skor melebihi 10 antara PP).

6. Menentukan proses tindakan pelaksanaan PBPPP mengikut jadual yang telah ditetapkan oleh Jawatankuasa PBPPP Organisasi dan pihak KPM;

7. Memastikan semua bahan/ dokumen yang bercetak/ bertulis melibatkan penilaian ini diklasifikasikan sebagai ‘Dokumen Terperingkat’ pada tahap TERHAD dan hendaklah disimpan di tempat yang sesuai mengikut garis panduan penyimpanan dokumen TERHAD;

8. Mengarahkan PP yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan untuk menyediakan penilaian dengan serta-merta bagi PYD di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan tidak kurang dari 6 bulan;

9. Mengarahkan PP melaksanakan penilaian secara manual sekiranya PYD yang bertukar masuk dan datanya belum dikemaskinikan. Data pegawai perlu dikemas kini dalam SMG modul e-Operasi atau SMG modul e-Pangkat.

10. Jawatankuasa bertanggungjawab untuk memastikan semua PYD termasuklah PYD yang akan bersara atau yang diberikan pelepasan untuk dilantik kepada

97

MAKLUMAT AM

perkhidmatan lain, jika tempoh perkhidmatan PYD dalam tahun penilaian itu ialah 6 bulan dan lebih; Bagi PYD yang terlibat dalam proses tindakan tatatertib tetapi belum dijatuhkan hukuman masih perlu dinilai.Bagi PYD yang baharu dilantik kurang daripada tempoh 6 bulan, tidak dinilai bagi tahun semasa tetapi pergerakan gaji secara isyarat (naik gaji tanpa penilaian).

11. Memastikan penilaian untuk pegawai baharu yang dilantik selepas 1 Julai disediakan apabila tempoh perkhidmatan mereka genap 6 bulan; dan

12. Menjaga kerahsiaan skor PYD dan dokumen terperingkat sepanjang masa (sulit kepada yang tidak berkenaan);

Sistem Pengurusan

Kualiti Kolej

Vokasional

(SPK KV)

1. Mengawal selia Sistem Pengurusan Kualilti (SPK) KV termasuk program dan proses PdP.

2. Mengawal selia Dokumen Kualiti iaitu Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan dokumen sokongan yang diluluskan.

3. Memantau, memberi cadangan, mengenal pasti ruang dan peluang penambahbaikan secara berterusan dalam aspek pelaksanaan SPK di peringkat Sekretariat, Jabatan, Bahagian dan Unit dalam SPK.

4. Menyelaraskan maklumat mengenai segala maklumbalas pelanggan yang diterima bagi perkhidmatan tidak akur dengan tujuan penambahbaikan yang berterusan.

5. Mencadang dan memastikan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan dalam setiap program dan aktiviti dijalankan mengikut keperluan.

6. Menganjurkan aktiviti penambahbaikan seperti bengkel, kursus, taklimat dan lawatan untuk Ketua-ketua Jabatan, Ketua-ketua Unit dan staf Kolej

98

MAKLUMAT AM

mengikut keperluan semasa berdasarkan kepada laporan yang diperolehi.

7. Melapor kepada Pengarah/Pengurusan Atasan berhubung dengan prestasi SPK dan sebaran keperluan penambaikan sistem.

Jawatankuasa Task

Force Audit Dalam

1. Menubuhkan pasukan audit dalam.2. Menentukan skop pengauditan yang sesuai dan

perlu dilaksanan pada peringkat kolej.3. Melaksanakan audit dalam pada peringkat kolej.4. Membentangkan dapatan daripada pelaksanaan

audit dalam pada peringkat kolej.5. Mencadangkan penambahbaikan yang perlu

diambil tindakan oleh pihak-pihak yang berkenaan.6. Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan

oleh Pengarah dari semasa ke semasa.

Jawatankuasa

PEMANDU Kumpulan

Inovatif dan Kreatif

1. Menilai pembentangan ketua Kumpulan Inovatif dan Kreatif.

2. Memutuskan kesesuaian pelaksanaan projek berkenaan.

3. Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke semasa.

2.0 BADAN PERMUAFAKATAN

99

MAKLUMAT AM

Majlis Permuafakatan

KVKK

1. Membantu dalam memajukan perkembangan pelajar dan menjaga kebajikan pelajar

2. Menambah sumber kewangan kolej bagi menambah dan meningkatkan kemudahan di kolej

3. Meningkatkan kemesraan dan menyediakan saluran komunikasi dan hubungan antara kolej dengan masyarakat setempat

4. Meningkatkan keceriaan premis kolej supaya dapat mewujudkan suasana yang kondusif bagi menjayakan aktiviti dan program pendidikan

5. Jawatankuasa boleh menambah senarai fungsi untuk penambahbaikan dari semasa ke semasa

Kelab Warga Pendidik

dan Kakitangan KVKK

(KEWPEK)

1. Membantu dalam memajukan perkembangan pensyarah-pensyarah dan kakitangan serta menjaga kebajikan mereka

2. Meningkatkan kemesraan dan menyediakan saluran komunikasi dan hubungan antara pensyarah-pensyarah dan kakitangan kolej


3.0 PENGURUSAN JAMINAN KUALITISekretariat 1. Membentuk dan melantik Sekretariat Pengurusan

100

MAKLUMAT AM

Pengurusan Kualiti Kualiti KV2. Menyelaras dan memantau skop pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti (SPK) KV dipatuhi.3. Menjadi sumber rujukan kualiti akademik dan

sokongan akademik KV.4. Menerapkan nilai-nilai kualiti kepada semua warga

KV.5. Menerapkan pemahaman dan penghayatan SPK dari

segi : Visi, misi dan etika organisasi Dasar dan Objektif organisasi Brand business, brand vision dan brand values

organisasi Piagam pelanggan.

Jawatankuasa

Penjaminan Kualiti

MQA

1. Merancang semua aktiviti yang berkaitan dengan akreditasi program baru

2. Memantau aktiviti pelaksanaan program yang akan /telah diakreditasi

3. Menguruskan proses untuk mendapatkan akreditasi program

4. Mengkaji semula secara berkala aktiviti / keperluan program bagi penambahbaikan program secara berterusan

Jawatankuasa

Latihan dan

Kemajuan Staf

(ULKS)

1. Merancang dan melaksanakan program latihan dalaman dan kemajuan staf di peringkat sekolah atau zon.

2. Merancang dan mengadakan kursus. Dalaman / Latihan Dalam Perkhidmatan (LADAP)

3. Mengadakan kajian keperluan tentang kursus yang diperlukan oleh staf.

4. Tentukan keberkesanan kursus dari segi analisis kos dan faedah.

3. Tentukan penceramah yang mahir/pakar dalam bidangnya.

4. Menganalisis kajian keperluan dan mengenal pasti

101

MAKLUMAT AM

kursus/ ceramah/ seminar/ bengkel yang akan diadakan benar-benar memberi peningkatan profesionalisme staf.

5. Mengumpul dan mengurus rekod latihan setiap guru dan kakitangan sokongan

6. Menyelaras aktiviti penyebaran maklumat tentang program latihan dan kemajuan staf dikalangan warga kolej

7. Melaksanakan sesi penyebaran ilmu ( knowledge sharing )oleh pensarah dan kakitangan sokongan yang telah mengikuti kursus / latihan anjuran BPTV, dan dengan ini setiap pensyarah atau kakitangan sokongan yang mengikuti kursus perlu menyebarkan kepada pensyarah-pensyarah dan kakitangan dalam bentuk kursus atau latihan dalaman. Aktiviti ini perlu direkodkan.

8. Menganjurkan lawatan Benchmarking untuk meningkatkan profesionalisme.

9. Membuat penilaian keberkesanan kursus / latihan yang dijalankan.

10. Menghantar laporan ke Bahagian Latihan dan Kemajuan staf BPTV selepas melaksanakan setiap program atau aktiviti.

11. Merekod dan mengemaskini data / maklumat pensyarah-pensyarah yang menghadiri kursus.

12. Membuat angggaran belanjawan tahunan.13. Merancang dan mengawal perbelanjaan peruntukan

latihan dan kemajuan staf yang disalurkan oleh BPTV.14. Menjadi penghubung antara ULKS dengan Sektor

Pembangunan Kejurulatihan BPTV.

Jawatankuasa

Pengauditan dan

Pemantauan

Program/Aktiviti

Merancang dan mengurus pengauditan program (akademik) dan aktiviti serta kewangan di peringkat KV.

1. Merancang pengauditan program dan aktiviti yang ditetapkan.

2. Memantau dan memastikan pelaksanaan SPK KV mengikut jadual dan mematuhi piawaian yang

102

MAKLUMAT AM

ditetapkan.3. Merancang pengauditan Program dan Aktiviti

Akademik.4. Memantau, mengaudit dan memastikan Amalan

5S dijalankan dan diamalkan secara berterusan.5. Memantau dan mengaudit pelaksanaan SKPM

dalam tempoh yang ditetapkan6. Memantau dan mengaudit pelaksanaan OHSAS

1800 dalam tempoh yang ditetapkan7. Memantau dan mengaudit Pengurusan

Kewangan.8. Memantau proses perjalanan kerja setiap Jabatan

dan Unit untuk memastikan masing-masing mempunyai dokumen yang diperlukan bagi staf seperti Rancangan Sesi Latihan ( RSL ), Rekod Pengajaran ( RP ), Portfolio Pengajaran, Fail Kursus, Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja yang lengkap.

Jawatankuasa

Dokumentasi

Menyelaras pengumpulan laporan, data dan rekod di bawah bidang Jaminan Kualiti iaitu:

Program dan Aktiviti Akademik Amalan 5S SKPM OHSAS 1800 Pengurusan Kewangan. ULKS ( Unit Latihan dan Kemajuan Staf ) dan lain-lain berkaitan dengan jaminan

kualiti KV.

Jawatankuasa

Pembudayaan

Inovasi dan

Penyelidikan

1. Merancang dan menyelaras program untuk membimbing Ketua-ketua Jabatan menjalankan aktiviti-aktiviti inovasi dan penyelidikan khususnya kajian tindakan dalam melaksanakan dasar dan keputusan.

2. Mewujudkan dan mengawak selia pelaksanaan aktiviti Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) dan inovasi PdP.

103

MAKLUMAT AM

Jawatankuasa

Aduan dan

Maklumbalas

1. Mewujudkan kaedah bagi pengendalian maklum balas serta cadangan daripada pelanggan/warga KV berhubung perkhidmatan yang diberikan serta menyebarluaskan untuk menjadi amalan kepimpinan terbaik.

2. Menganalisis kehendak pelanggan/warga KV bagi memastikan keperluan mereka dipenuhi berlandaskan peraturan dan kemampuan yang sedia ada serta amalan kepimpinan yang baik.

3. Memastikan maklum balas dan aduan daripada pelanggan/warga KV diambil tindakan dengan sewajarnya dan membuat kajian semula pengurusan kualiti.

4. Menguruskan taklimat/ceramah kepada warga KV dan pihak luar berkaitan Kualiti Kepimpinan.

Jawatankuasa Penataran Maklumat dan Pengurusan Perubahan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM)

Urus setia Mesyuarat Jawatankuasa Penataran Maklumat dan Pengurusan Perubahan PPPM.

1. Menyediakan Laporan Interim dan Laporan Penuh Penataran Maklumat dan Pengurusan Perubahan PPPM.

2. Mendapatkan dan menyebarkan maklumat semasa daripada PPD kepada Jawatankuasa.

3. Memantau dan merumuskan pelaksanaan aktiviti (3 Feet Plan).

4. Menyediakan dan mengemaskini war street dan one stop center sebagai pusat sehenti PPPM.

5. Menyediakan bahan edaran untuk disebarkan kepada warga kolej.

6. Menyelaras pertandingan-pertandingan.7. Selitan Kursus atau Taklimat.8. Menyediakan laporan bergambar bagi program /

aktiviti yang dilaksana dan die-mel kepada setiausaha.

9. Menyebarkan maklumat terkini kepada warga kolej.

104

MAKLUMAT AM

10. Menyediakan latihan kepada warga pendidik dan staf sokongan.

11. Kajian Impak PPPM.12. Melaksanakan Program Outreaach dan

penerangan berjadual.13. Menyediakan laporan bergambar bagi program /


14. Membantu menyelesaikan masalah capaian internet di sekolah.

15. Membangunkan sistem aplikasi yang diperlukan.16. Memantau dan melaporkan penggunaan sistem.17. Menyelaras Program Info 5 Minit18. Penyebaran maklumat secara Technology

Coordination Mechanisms (TMC).19. Menyediakan laporan bergambar bagi program /


Jawatankuasa

Dokumentasi

Standard Kualiti

Pendidikan

Malaysia (SKPM)

1. Merancang dan membuat pengagihan tugas dalam kalangan ahli jawatankuasa.

2. Melaksanakan penarafan kendiri kolej3. Merumus dan mendokumentasi keputusan

penarafan kendiri.4. Melaksanakan penambahbaikan berterusan

berdasarkan pencapaian dalam SKPM.

4.0 PENGURUSAN AKADEMIKJawatankuasa

Jadual Waktu

1. Merancang pengubahan jadual waktu kelas dan persendirian.

2. Menyusun dan menyediakan jadual waktu induk kelas

105

MAKLUMAT AM

dan persendirian.3. Membantu menyediakan jadual guru ganti.

Senarai Tugas Ketua Jabatan Bidang VokasionalJabatan Teknologi

Kejuruteraan

Elektrik dan

Elektronik

1. Bertanggungjawab menyelaras pengurusan dan aktiviti Bidang Vokasional.

a. Membantu Timbalan Pengarah Akademik dalam perancangan dan pengurusan kurikulum dan pentadbiran yang berkaitan dengan bidang Vokasional.

b. Membantu, menentu serta mengagihkan tugas tenaga pengajar dalam bidang dibawah kawalannya.

c. Mempengerusikan mesyuarat atau memimpin unit dibawah kawalannya.

d. Menyelia aktiviti pengajaran dan pembelajaran.

e. Mengambil tindakan terhadap semua laporan yang berkaitan dengan bidang Vokasional.

f. Menganggotai Jawatankuasa Kurikulum Kolej.

g. Mengajar sekurang-kurangnya 6 jam seminggu.

h. Mentafsir segala arahan, polisi dari pihak atasan dan menyampaikannya kepada kakitangan jabatan.

i. Berhubung dengan Ketua Jabatan Vokasional dari kolej vokasional lain bagi tujuan berkongsi maklumat dan sumber pendidikan bagi memantapkan keupayaan dan pengetahuan.

j. Membantu merancang takwim kolej berkaitan akademik.

2. Membantu merancang, menyelaras dan memantau program-program Kurikulum Bidang Vokasional termasuk Pendidikan Berasaskan Produk (Production - Based Education) dan School Enterprise.

a. Menyelia dan menilai keberkesanan pengajaran dan pembelajaran yang berkaitan termasuk

Jabatan Teknologi

Kejuruteraan

Mekanikal dan

Pembuatan

Jabatan

Perniagaan

Jabatan Penjagaan

dan Perkhidmatan

Masyarakat

Jabatan Hospitaliti

106

MAKLUMAT AM

dan Pelancongan Pendidikan Berasaskan Produk (Production Based Education) dan College Enterprise dengan bidang Vokasional.

3. Menyelaras, memantau dan menilai pelaksanaan kurikulum Bidang Vokasional.

a. Membantu Timbalan Pengarah Akademik menyelaras dalam hal-hal yang berkaitan dengan pihak luar seperti pemeriksaan dan pemantauan oleh Jemaah Nazir bidang Vokasional dan Jaminan Kualiti KPM.

b. Memberi bimbingan (coaching) menjalankan tugas-tugas kepada tenaga pengajar pelatih semasa dalam latihan mengajar.

c. Menentukan bahan dan sumber pendidikan digunakan secara optimum.

d. Memastikan standard kualiti dipatuhi dalam pelaksanaan kurikulum Bidang Vokasional.

4. Menyelaras, mengurus dan memantau pengurusan pentaksiran dan penyediaan instrumen penilaian bagi Bidang Vokasional.

a. Menyelaras dan mengesahkan penyediaan soalan Pentaksiran Berterusan dan skema pemarkahannya.

b. Menilai serta memastikan kualiti moderasi kerja kursus berdasarkan kompetensi.

c. Memurnikan soalan Pentaksiran Berterusan di peringkat unit di bawah jabatan masing-masing.

d. Menilai soalan-soalan Pentaksiran Berterusan.

e. Menyemak dan menilai semula pelaksanaan kerja kursus, Pentaksiran Berterusan yang dikendalikan oleh unit di bawah jabatan masing-masing.

f. Menyelaras keputusan peperiksaan, pentaksiran

107

MAKLUMAT AM

dan penilaian.

g. Menganggotai Jawatankuasa Akademik untuk menilai kompetensi pelajar.

5. Mengurus keperluan kewangan bagi Bidang Vokasional.

a. Membantu menyediakan anggaran belanjawan tahunan kolej dan mengawal perbelanjaan PCG.

b. Menyokong permohonan perolehan.

c. Membantu dalam pemilihan buku rujukan, bahan pusat sumber, alat pandang dengar dan bahan-bahan pendidikan lain.

6. Memantau dan menilai keperluan program pembangunan staf termasuk latihan kepimpinan, peningkatan kompetensi dan kemahiran komunikasi tenaga pengajar Bidang Vokasional.

a. Memimpin tenaga pengajar menentu dan merancang Rancangan Tahunan mengikut semester dan lain-lain yang berkaitan dengan Bidang Vokasional.

b. Membimbing tenaga pengajar terlatih dan tenaga pengajar baru dalam menjalankan tugas-tugas mereka.

c. Membantu menjalankan kursus, taklimat, latihan dan penerangan dalam konteks pembangunan/perkembangan staf dalam Bidang Vokasional.

d. Memperoleh dan menyebar maklumat terbaru mengenai pengkaedahan dan pendekatan-pendekatan pengajaran dan pembelajaran yang berkesan kepada tenaga pengajar.

7. Merancang dan mengurus pembangunan akademik pelajar dalam Bidang Vokasional.

a. Membantu dalam merancang program dan menyelaras kegiatan Bidang Vokasional yang

108

MAKLUMAT AM

dijalankan oleh kolej, BPTV dan KPM.

b. Mengadakan program untuk meningkatkan kecemerlangan akademik dalam Bidang Vokasional.

c. Menyelaras pengurusan aktiviti bimbingan, pemulihan dan pengayaan.

d. Membudayakan R&D dan inovasi di kalangan pelajar dan tenaga pengajar.

Bertanggungjawab mengurus dan menyelaras infrastruktur dan prasarana P&P bagi Bidang Vokasional.

a. Menyelaras dan bertanggungjawab dalam aspek 5S (Sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa amal) di bengkel-bengkel bawah kawalannya.

Senarai Tugas Ketua Unit VokasionalUnit Teknologi

Elektrik

1. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan PdP kursus Vokasional mengikut standard kurikulum KV.

a. Mengajar sekurang-kurangnya 10 jam seminggu.

b. Memastikan Rancangan Sesi Latihan (RSL) dan Rancangan Pelajaran Harian (RPH) disediakan oleh pensyarah pada waktu yang ditetapkan.

c. Merancang dan menyelaras penjadualan waktu tenaga pengajar.

d. Menyediakan Rancangan pelajaran mingguan, bulanan dan semester.

e. Memastikan penggunaan modul yang kemaskini.

f. Menentukan penggunaan alat bantu mengajar dan kaedah-kaedah pengajaran dan pembelajaran yang kemaskini.

g. Membantu membuat anggaran perbelanjaan

Unit Teknologi

Automotif

Unit Teknologi

Penyamanan

Udara

Unit SLDN

Unit Pengurusan

Perniagaan

Unit Pengajian

Awal Kanak-kanak

Unit Fesyen dan

109

MAKLUMAT AM

Membuat Pakaiantahunan.

h. Mengadakan program untuk meningkatkan kecemerlangan akademik dalam unitnya.

i. Menguruskan perjalanan aktiviti-aktiviti bimbingan, pemulihan, dan pengayaan bagi pelajar kolej.

j. Mencadangkan bahan rujukan yang perlu ada di pusat sumber atau rujukan tenaga pengajar.

2. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran berdasarkan modul kompetensi dan keperluan kursus Vokasional yang ditawarkan.

a. Menyemak soalan Pentaksiran Berterusan dan skema pemarkahannya.

b. Menggunakan keputusan analisis pentaksiran untuk mengkaji serta mencari jalan untuk memajukan taraf pencapaian akademik dari semasa ke masa.

c. Mengenalpasti masalah kelemahan pelajar dan mencari langkah-langkah untuk mengatasinya.

3. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik KV bagi kursus Vokasional.

a. Mengadakan tindak balas kepada setiap perubahan baru yang diperlukan seperti penambahbaikan modul vokasional, pengkaedahan pengajaran dan pembelajaran baru, jika ada.

b. Menyelenggara fail-fail unit seperti minit mesyuarat, rekod tenaga pengajar, rekod pelajar, analisis pentaksiran, jadual waktu, pesanan peralatan dan bahan, pelupusan, perkembangan staf, program motivasi dan lawatan pelajar dan hal–hal yang berkaitan.

c. Mengadakan mesyuarat unit sekurang-

Unit Kosmetologi

Unit Bakeri dan

Pastri

Unit Seni Kulinari

110

MAKLUMAT AM

kurangnya 2 kali dalam satu semester.

d. Membantu menyelaras program semester pendek.

e. Menyediakan rancangan untuk peningkatan dan kecemerlangan unit.

f. Merancang aktiviti inovasi dan rekacipta pelajar dan tenaga pengajar.

g. Menyelaras Lawatan Industri pelajar berpandukan prosedur yang telah ditetapkan.

h. Merancang keperluan latihan dan kemahiran khusus bagi kursus dalam perkhidmatan (KDP) untuk tenaga pengajar bengkel.

4. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan PBE, SE dan pencapaian prestasi bagi kursus Vokasional.

a. Menyediakan bahan-bahan atau alat-alat untuk pameran, jika diperlukan.

b. Menyimpan rekod kelas gantian dan rekod senarai semak jumlah waktu kredit belajar pelajar.

c. Menanamkan semangat kepimpinan, kesedaran dan kepentingan bidang kursus dalam kehidupan di kalangan tenaga pengajar dan pelajar.

d. Membantu KU Perhubungan dan Laihan Industri dalam urusan menjalin hubungan dengan pihak industri berkaitan.

e. Melaksanakan program pembinaan jati diri dan sahsiah pelajar.

f. Mengurus bengkel dengan kerjasama daripada Ketua Bengkel yang berkaitan.

g. Menyelia dalam aspek 5S (Sisih, susun,

111

MAKLUMAT AM

sapu,seragam dan sentiasa amal) di bengkel-bengkel bawah kawalannya. .

h. Menjalankan semua tugas – tugas lain yang berkaitan seperti yang diarahkan oleh Pengarah Kolej Vokasional dari semasa ke semasa.

Jabatan

Pendidikan Umum

KETUA JABATAN PENDIDIKAN UMUM

1. Bertanggungjawab menyelaras pengurusan dan aktiviti Unit Bahasa, Unit Sains dan Matematik dan Unit Kemanusiaan.

2. Membantu merancang, menyelaras dan memantau program-program kurikulum Kolej Vokasional bagi bidang Bahasa, Sains dan Matematik dan Kemanusiaan.

3. Menyelaras, memantau dan menilai pelaksanaan kurikulum bidang Bahasa, Sains dan Matematik dan Kemanusiaan.

4. Menyelaras, mengurus dan memantau pengurusan pentaksiran dan penyediaan instrumen penilaian bagi bidang Bahasa, Sains dan Matematik dan Kemanusiaan.

5. Mengurus keperluan kewangan bagi bidang bidang Bahasa, Sains dan Matematik dan Kemanusiaan.

6. Memantau dan menilai keperluan program pembangunan staf termasuk atihan kepimpinan, peningkatan kompetensi dan kemahiran komunikasi tenaga pengajar bidang Bahasa, Sains dan Matematik dan Kemanusiaan.

7. Merancang dan mengurus pembangunan akademik murid dalam bidang Bahasa, Sains dan Matematik dan Kemanusiaan.

8. Bertanggungjawab mengurus dan menyelaras infrastruktur dan prasarana PdP bagi bidang Bahasa, Sains dan Matematik dan Kemanusiaan.

Unit Bahasa KETUA UNIT BAHASA 112

MAKLUMAT AM

1. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan Pengajaran dan Pembelajaran mengikut standard kurikulum dan program akademik bidang Bahasa.

2. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran berdasarkan modul pembelajaran bagi bidang Bahasa.

3. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik Kolej Vokasional bagi bidang Bahasa.

4. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pencapaian prestasi bagi bidang Bahasa.

Unit Sains dan

Matematik

KETUA UNIT SAINS DAN MATEMATIK

1. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan Pengajaran dan Pembelajaran mengikut standard kurikulum dan program akademik bidang Sains dan Matematik.

2. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran berdasarkan modul pembelajaran bagi bidang Sains dan Matematik.

3. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik Kolej Vokasional bagi bidang Sains dan Matematik.

4. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pencapaian prestasi bagi bidang Sains dan Matematik.

Unit Kemanusiaan KETUA UNIT KEMANUSIAAN

1. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan Pengajaran dan Pembelajaran mengikut standard kurikulum dan program akademik bidang Kemanusiaan.

2. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan

113

MAKLUMAT AM

pelaksanaan pentaksiran berdasarkan modul pembelajaran bagi bidang Kemanusiaan.

3. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik Kolaj Vokasional bagi bidang Kemanusiaan.

4. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pencapaian prestasi bagi bidang Kemanusiaan.

Unit Teras Umum KETUA UNIT TERAS UMUM

1. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan Pengajaran dan Pembelajaran mengikut standard kurikulum dan program akademik bidang Teras Umum.

2. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran berdasarkan modul pembelajaran bagi bidang Teras Umum.

3. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik Kolej Vokasional bagi bidang Teras Umum.

4. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pencapaian prestasi bagi bidang Teras Umum.

Unit Prasekolah KETUA UNIT PRASEKOLAH

1. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan Pengajaran dan Pembelajaran mengikut Kurikulum Standard Prasekolah Kebangsaan.

2. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan pentaksiran berdasarkan tunjang-tunjang pembelajaran bagi Prasekolah.

3. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan pelaksanaan takwim akademik Kolaj Vokasional bagi Prasekolah.

4. Bertanggungjawab terhadap pengurusan dan

114

MAKLUMAT AM

pencapaian prestasi bagi Prasekolah.

Jabatan Penilaian

dan Pentaksiran

1. Merancang dan mengurus penilaian dan pentaksiran KV.

a. Menubuhkan jawatankuasa penilaian dan pentaksiran KV.b. Mengadakan mesyuarat jawatankuasa penilaian

dan pentaksiran KV.c. Menentukan tarikh pentaksiran.d. Memantau pelaksanaan penilaian dan pentaksiran.

2. Mengawalselia pembinaan dan penghasilan alat-alat pengujian dan pengukuran yang mempunyai skor berkeesahan, kesahihan dan kebolehpercayaan berlandaskan kurikulum KV.

a. Memastikan instrumen penilaian mematuhi standard operation procedure (SOP) yang ditetapkan dan berada ditempat yang selamat.

b. Menyediakan jadual penilaian dan pentaksiran untuk setiap semester.

c. Menentukan tempat penilaian dikendalikan.d. Memantau jadual petugas peperiksaan yang

terlibat dalam pengawasan pentaksiran.

3. Menguruskan instrumen penilaian dan pentaksiran pelajar.

a. Menubuhkan jawatankuasa pembinaan item mengikut bidang di KV.

b. Merancang dan mengadakan sesi penyediaan item serta skema pemarkahan.

c. Merancang kursus pendedahan pembinaan item pentaksiran berterusan kepada tenaga pengajar.

4. Mengurus dan menyelaras pelaksanaan

Unit Penilaian dan

Pentaksiran

Jawatankuasa

Mengumpul Data

Jawatankuasa

Pembangunan

Perisian Penilaian

dan Pentaksiran

KV

Jawatankuasa

Mencetak Kertas

Soalan

Jawatankuasa Fail

Pentaksiran

Berterusan

(Akademik)

Pengawasan

Peperiksaan

Jawatankuasa

Penyusunan Kerusi

Meja Peperiksaan

Unit Pensijilan

115

MAKLUMAT AM

pentaksiran.

a. Menyelaras percetakan dan pengedaran alat-alat pengukuran.b. Merancang anggaran belanja mengurus bahan pentaksiran.c. Menguruskan percetakan, pembahagian dan

tempat menyimpan kertas soalan.d. Memastikan kertas soalan diedarkan kepada

pengawas peperiksaan.e. Memastikan kertas soalan disimpan untuk rujukan (Bank soalan).f. Memastikan jadual waktu pemeriksaan kertas

mengikut jangkamasa yang ditetapkan.

5. Berkolaboratif dengan LPM dan agensi luar dalam pentaksiran pelajar KV.

a. Bekerjasama dengan LPM dan agensi luar bagi mendapatkan maklumat berkaitan pentaksiran sebelum, semasa dan selepas pentaksiran.

b. Menyelaras percetakan dan pengedaran alat-alat pengukuran.

6. Mengurus keputusan pentaksiran berterusan (PB) dan penilaian akhir (PA).

a. Memastikan segala keputusan penilaian dan pentaksiran dikumpul untuk tujuan mendapatkan keputusan keseluruhan.

b. Memastikan sistem pangkalan data maklumat penilaian dan pentaksiran diurus mengikut prosedur dan disimpan dengan selamat bagi setiap kohort pelajar untuk rujukan.

c. Memastikan pendaftaran pelajar untuk pentaksiran mengikut takwim dan akur dengan prosedur.

116

MAKLUMAT AM

7. Mengurus persijilan KV yang diluluskan oleh Jawatankuasa Akademik.

a. Memastikan segala keputusan keseluruhan dikumpul untuk tujuan pengurusan persijilan.

b. Membentangkan laporan penilaian dan pentaksiran pelajar kepada Jawatankuasa Akademik untuk disahkan status pencapaian mereka.

c. Menyediakan senarai nama pelajar untuk digraduasikan.

8. Mengurusetiakan mesyuarat Jawatankuasa Jawatankuasa Akademik.

a. Menguruskan mesyuarat Jawatankuasa Akademik.

b. Menjadi setiausaha mesyuarat Jawatankuasa Akademik.

c. Membentangkan analisis pentaksiran.d. Menyenaraikan pelajar-pelajar yang lulus dan

yang gagal.e. Melaporkan Kehadiran pelajar.

9. Menjalankan tugas-tugas rasmi lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke semasa.

Unit Perhubungan

dan Latihan

Industri

KETUA UNIT PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI

1. Merancang, mengurus dan memantau program latihan industri (on job training) murid.2. Merancang, mengurus dan memantau program

perhubungan dan kolaborasi dengan industri dan kajian murid bagi pelaksanaan latihan industri (on job training) murid.

3. Hub hubungan antara pihak sekolah dan industri serta menyediakan khidmat runding cara dan temuduga kerjaya.

117

MAKLUMAT AM

4. Merancang, mengurus dan memantau pembangunan staf termasuk latihan industri.

5.0 PENGURUSAN SOKONGAN AKADEMIKUnit Hal Ehwal Murid

Lembaga Disiplin 1. Melaksana dasar-dasar disiplin dan peraturan kolej berpandukan pekeliling Kementerian Pelajaran dan Jabatan Pelajaran

2. Memastikan semua pensyarah adalah pensyarah disiplin dalam usaha menguatkuasakan peraturan kolej

3. Merancang program dalam meningkatkan kesedaran dan penghayatan disiplin pelajar

4. Mewujudkan sistem rekod disiplin dan sistem pemantauan yang berkesan

5. Mengesan dan mengesahkan kesalahan-kesalahan serius yang boleh membawa kepada hukuman penggantungan sementara atau hukuman buang

118

MAKLUMAT AM

kolej6. Menangani kesalahan-kesalahan serius yang boleh

membawa kepada hukuman penggantungan sementara atau hukuman buang kolej berpandukan Surat Perkeliling Ikhtisas Bil.9 / 1975

7. Menyediakan dan membekalkan maklumat disiplin kepada Kementerian Pelajaran / Jabatan Pelajaran / PPD dan Kolej

8. Menjadi pegawai perhubungan antara ibu bapa / penjaga dalam menangani masalah disiplin

9. Mendapat bantuan pihak polis sekiranya pelajar terlibat dalam kes jenayah

10. Mengesahkan perlantikan Majlis Perwakilan Pelajar (MPP )

11. Melaksanakan tugas-tugas lain seperti diarahkan Pengarah dari semasa ke semasa.

12. Jawatankuasa boleh menambah senarai fungsi untuk penambahbaikan dari semasa ke semasa.

Jawatankuasa

Disiplin

1. Merangka dan menentukan dasar-dasar disiplin dan peraturan kolej berpandukan pekeliling Kementerian Pelajaran dan Jabatan Pelajaran

2. Merangka dan menetukan dasar-dasar keselamatan, kebajikan dan kesihatan pelajar dengan tujuan untuk memberikan suasana kondusif kepada pelajar

3. Memantau perlaksanaan dasar-dasar Hal Ehwal Pelajar yang telah ditetapkan

4. Melibatkan pensyarah-pensyarah dalam meningkatkan kebajikan kolej dengan memberi fikiran dan pandangan melalui perbincangan dalam mengubal peraturan-peraturan kolej dan jika perlu mengkaji semula dari semasa ke semasa

5. Merancang dan menyediakan profil hal ehwal pelajar

6. Melaksanakan tugas-tugas lain seperti diarahkan Pengarah dari semasa ke semasa.

7. Jawatankuasa boleh menambah senarai fungsi untuk penambahbaikan dari semasa ke semasa.

119

MAKLUMAT AM

Jawatankuasa

Perhimpunan Rasmi

1. Merancang aturcara perjumpaan rasmi kolej2. Memastikan perjumpaan rasmi berjalan lancar

mengikut masa yang ditetapkan3. Bekerjasama dengan Majlis Perwakilan Pelajar

untuk mengurus kawalan disiplin pelajar sebelum, semasa dan selepas perhimpunan

4. Memastikan semua peralatan sistem siaraya berfungsi dengan baik semasa perhimpunan

5. Memastikan kebersihan tempat perhimpunan sebelum, semasa dan selepas perhimpunan

6. Melaksanakan tugas-tugas lain seperti diarahkan Pengarah dari semasa ke semasa

Perjumpaan Guru-

Murid

1. Menyediakan slaid bagi aktiviti perhimpunan rasmi kolej

2. Menyediakan peralatan seperti projector, mikrofon dan sebagainya

3. melaksanakan tugas-tugas seperti diarahkan Pengarah dari semasa ke semasa

Mesyuarat/ Taklimat

Guru

1. Mencatat minit bagi setiap kali perjumpaan housekeeping

2. Mencatat kehadiran guru semasa taklimatJawatankuasa

Kemasukan Pelajar

1. Mengurus dan merancang semua hal berkaitan pengambilan pelajar

2. Mengurus dan merancang semua hal berkaitan hari pendaftaran pelajar tahun 1

3. Mengurus hal rayuan kemasukan pelajar4. Melaksanakan tugas-tugas lain seperti diarahkan

Pengarah dari semasa ke semasa

Majlis Perwakilan

Pelajar

1. Membantu kolej melaksanakan peraturan-peraturan kolej

2. Memastikan penerapan dan penghayatan nilai-nilai murni dipraktikkan di kolej

3. Memastikan peraturan kolej dikuatkuasakan dipatuhi

4. Mencatat kes-kes salah laku pelajar5. Menimbulkan semangat kekitaan dan semangat

cintakan kolej6. Melaporkan kes disiplin yang telah dicatat kepada

120

MAKLUMAT AM

pensyarah untuk diambil tindakan seterusnya7. Bekerjasama dengan Lembaga Disiplin untuk

membuat rondaan ke kawasan kolej dan melakukan pemeriksaan mengejut

8. Memberi maklumat kepada mana-mana pensyarah atau Lembaga Disiplin berhubung kes-kes serius seperti :

8.1 Penyalahgunaan dadah8.2 Gambar lucah8.3 Video lucah8.4 Majalah lucah8.5 Peras ugut8.6 Kumpulan Haram8.7 Bohsia dan Bohjan

9. Bersedia bertugas pada bila-bila masa terutama pada hari-hari yang difikirkan perlu seperti :9.1 Hari terakhir peperiksaan9.2 Hari sukan9.3 Hari anugerah9.4 Majlis-majlis sekolah

10. Melaksanakan tugas-tugas lain seperti yang diminta oleh pensyarah atau pihak kolej dari semasa ke semasa

11. Melantik Majlis Perwakilan Pelajar dan merancang program kepimpinan untuk pelajar.

Jawatankuasa Biasiswa dan Bantuan Kewangan

Jawatankuasa

Biasiswa

1. Mengeluarkan borang permohonan biasiswa dan diedarkan kepada pelajar-pelajar

2. Mengumpul borang permohonan biasiswa yang diedarkan

3. Memproses permohonan biasiswa yang diterima seperti yang dikehendaki JPN

4. Membantu proses menyediakan buku simpanan biasiswa untuk pelajar

5. Menyediakan tatacara pengeluaran wang biasiswa oleh pelajar

6. Memproses rayuan biasiswa bagi pelajar yang layak tetapi gagal mendapat biasiswa

7. Mengenalpasti dan memproses permohonan pelajar yang layak untuk ditawarkan biasiswa-biasiswa lain atau bantuan-bantuan kewangan daripada agensi

121

MAKLUMAT AM

lain

Jawatankuasa

Bantuan Kewangan

1. Merancang dan mengurus kebajikan pelajar2. Merancang dan mengurus maklumat kebajikan

pelajar seperti pelajar miskin, pelajar yatim piatu dan pelajar yang tinggal di luar

3. Melaksanakan tugas-tugas lain seperti diarahkan Pengarah dari semasa ke semasa

Majlis Kegiatan

Dakwah Islamiah

(MaKDIs)

1. Merancang dan melaksana aktiviti mengimarahkan surau untuk sepanjang tahun persekolahan

2. Merancang dan melaksanakan program-program kerohanian untuk warga sekolah

3. Mengurus kebersihan dan keceriaan surau4. Mengurus stok surau5. Memastikan dan mengambil tindakan sewajarnya

untuk kerja-kerja penyelenggaraan dan pembaikan surau

6. Melaksanakan tugas-tugas yang diarahkan Pengarah semasa ke semasa

Jawatankuasa

Kediaman Pelajar

Luar

1. Mewujudkan dan mengemaskini secara berterusan Pangkalan Data Pelajar Luar Kolej.

2. Membuat kajian berterusan pemetaan taburan penginapan pelajar luar kolej.

3. Membantu menyediakan khidmat maklumat direktori rumah kediaman/bilik untuk sewaan pelajar luar kolej.

4. Mengatur sesi ramah mesra dan dialog antara pelajar luar kolej dengan komuniti setempat dan pihak berkuasa tempatan seperti pihak polis dan bomba.

5. Menubuhkan Jawatankuasa Tindakan Pelajar Luar Kampus sebagai penghubung antara pihak pelajar luar kolej dengan pengurusan HEP dan Kolej.

6. Mengadakan lawatan mesra dan pemantauan berkala terhadap permasalahan dan kebajikan pelajar-pelajar luar kolej.

7. Menggalakkan dan membimbing pelajar luar kolej untuk melibatkan diri dalam program bersama komuniti penginapan mereka.

122

MAKLUMAT AM

8. Membantu menyalurkan maklumat pelajar luar kolej yang menghadapi kesulitan (masalah kewangan, logistik, khidmat nasihat dan lain-lain) kepada pihak yang bertanggungjawab.

9. Mengadakan program pembangunan sahsiah kepada pelajar luar kolej demi kesejahteraan mereka, meliputi aspek keselamatan, pengurusan kewangan, latihan dan lain-lain.

10. Mengkaji, memperaku dan memanjangkan keperluan pelajar luar kolej kepada pihak pengurusan kolej.

11. Mempertingkatkan penglibatan pelajar luar kolej dalam aktiviti berpersatuan dan aktiviti anjuran kolej


Jawatankuasa

Kebajikan dan

Kesihatan Pelajar

1. Menjalankan pemeriksaan vektor mengikut prosedur2. Membuat cadangan bagi aktiviti gotong-royong3. Jawatankuasa boleh menambah senarai fungsi untuk

penambahbaikan dari semasa ke semasa4. Menjalankan kerja-kerja yang diarahkan Pengarah dari

semasa ke semasaJawatankuasa SPBT 1. Mengenalpasti keperluan buku teks untuk kegunaan

pelajar.2. Mengemaskini buku stok SPBT.3. Mengurus Bilik BOSS.4. Mengagihkan buku teks kepada pelajar yang

memerlukannya pada awal tahunJawatankuasa

Alumni

1. Menggalakkan bekas-bekas pelajar mendaftar sebagai ahli VOKTEK.

2. Membuat cadangan kepada Persatuan Alumni tentang aktiviti yang boleh memberi sumbangan kepada kolej.

3. Mendapatkan kejayaan tertinggi bekas-bekas pelajar.4. Membantu dan menyokong program yang akan

dijalankan oleh ALUMNI.5. Melaksanakan tugas-tugas lain seperti diarahkan oleh

Pengarah dari semasa ke semasa.

123

MAKLUMAT AM

Jawatankuasa

Koperasi Kolej

1. Meningkatkan aspek pengurusan, pentadbiran dan penjualan Koperasi Sekolah.

2. Meningkatkan kawalan kewangan supaya tidak menimbulkan sebarang masalah rekod/catatan, penutupan akaun-akaun dan pengauditan oleh JPN Perak.

3. Membentuk dan mengurus sistem keAhli Jawatankuasaan dan saham dengan kemas, terkini dan sistematik.

4. Memberi kursus dan bimbingan jualan kepada penyelia-penyelia koperasi dari semasa ke semasa.

5. Meningkatkan aspek keceriaan/kebersihan serta peragaan susun atur barangan di koperasi supaya lebih menarik.

6. Menjalankan tugas Setiausaha, Bendahari dan Jawatankuasa lain seperti yang tersenarai dalam buku Undang-undang Kecil Koperasi.

7. Melaksanakan arahan-arahan dan tugasan-tugasan lain yang diarahkan oleh Pengarah dan TPSA dari semasa ke semasa.

Mentor Kursus

Tahun 1

(Pra-Diploma)

1. Menerima senarai kemasukan pelajar baru daripada Jawatankuasa Kemasukan Murid.

2. Menandakan jadual kedatangan harian dan memastikan data terkini pelajar dikemaskini.

3. Mengutip yuran kolej pada awal tahun dan mengeluarkan resit kepada pelajar bagi pembayaran yang dibuat.

4. Memastikan keperluan dalam kelas mencukupi.5. Memastikan kecerian dan kebersihan kelas berada

pada tahap yang baik.6. Sentiasa prihatin terhadap kesemua masalah pelajar.7. Menyediakan laporan ataupun Sijil Berhenti Kolej.

Mentor Kursus

Tahun 2

(Pra-Diploma)




pada tahap yang baik.

124

MAKLUMAT AM

5. Sentiasa prihatin terhadap kesemua masalah pelajar.6. Menyediakan laporan ataupun Sijil Berhenti Kolej.

Mentor Kursus SLDN 1. Menandakan jadual kedatangan harian dan memastikan data terkini pelajar dikemaskini.




Mentor Kursus

Tahun 1 (Diploma)

1. Menerima senarai kemasukan pelajar baru daripada Jawatankuasa Kemasukan murid.





Unit Psikologi dan Kerjaya

Jawatankuasa

Bimbingan

Kaunseling

1. Khidmat Unit Bimbingan dan Kaunseling (UBK) meliputi semua aspek bimbingan dan kaunseling iaitu:1.1 Bimbingan Pelajar1.2 Bimbingan Kerjaya1.3 Bimbingan Sosial1.4 Bimbingan Sahsiah1.5 Bimbingan Psikologi1.6 Bimbingan Pencegahan Dadah / AIDS

2. Menyediakan perancangan tahunan yang berfaedah dan berkesan.

3. Mengelolakan program orientasi dengan penekanan kepada penerapan budaya kolej, penerangan mengenai sukatan dan pemilihan mata

125

MAKLUMAT AM

pelajaran serta bimbingan peluang melanjutkan pelajaran dan kerjaya.

4. Mengelola dan mengurus UBK secara berkesan.5. Membentuk pasukan Pembimbing Rakan Sebaya

(PRS).6. Menubuhkan dan mengelola Kelab Kerjaya.7. Menyediakan dan memaklumkan jadual tugas,

temujanji dan aktiviti UBK.8. Menyelaraskan hubungan dengan Jabatan / Agensi

luar untuk mendapatkan khidmat nasihat.9. Menjalankan soal selidik untuk mendapat maklum

balas menegenai budaya sekolah.10. Menjalankan ujian khas untuk mengesan potensi,

minat dan sahsiah pelajar.11. Melaksanakan tugas-tugas lain seperti diarahkan

oleh Pengarah dari semasa ke semasa.

Jawatankuasa

Pendidikan

Pencegahan Rokok

dan Dadah

1. Merancang dan melaksanakan program dan aktiviti pendidikan dan pencegahan rokok dan dadah.

2. Mewujud dan mengemaskini sudut maklumat pendidikan pencegahan rokok dan dadah.

3. Bekerjasama dengan agensi berkaitan untuk mengadakan ujian air kencing ke atas murid.

4. Menyediakan senarai pelajar yang terlibat dalam merokok dan penyalahgunaan dadah untuk tujuan membimbing dan membantu mereka kearah kebaikan.

5. Melaksanakan tugas-tugas lain seperti diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke semasa.

Jawatankuasa

OHSAS 1800

1. Mengenalpasti faktor - faktor dan keadaan-keadaan yang menjejaskan keselamatan dan mengambil langkah-langkah untuk memperbaikinya.

2. Memastikan pejabat, bengkel,makmal dan kelas mengutamakan ciri-ciri keselamatano Pintu dan tingkap berkunci selepas habis waktu

persekolahan.o Suis elektrik dan peralatan dimatikan selepas

digunakano Pelajar tidak menggunakan peralatan tanpa

pengawasan

126

MAKLUMAT AM

3. Bertanggungjawab memastikan staf dan pelajar mematuhi tatacara dan kaedah pencegahan kemalangan dan kebakaran.

4. Memastikan alatan dan kelengkapan pencegahan kebakaran dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

5. Berurusan dengan pegawal keselamatan supaya aspek kawalan kolej sentiasa terkawal.

6. Memantau kebersihan kawasan kolej dari masa ke semasa dan melaporkan kepada penyelia kebersihan jika terdapat ketidak kemasan di sekitar kolej.

7. Merancang aktiviti-aktiviti dan latihan-latihan yang perlu dijalankan kepada semua warga kolej bagi memberi pendedahan mengenai kepentingan keselamatan.

Unit Pengurusan Kolej Kediaman

Jawatankuasa Kolej

Kediaman

1. Merancang dan melaksanakan tugas-tugas pengurusan dan pentadbiran asrama.

2. Merancang dan melaksanakan tugas-tugas pengurusan penghuni asrama.

3. Melaksanakan pengurusan kewangan asrama mengikut tatacara kewangan yang betul dan digunapakai pada masa kini.

4. Merancang serta mengurus prasarana dan fizikal asrama agar berada pada tahap kondusif untuk didiami.


Jawatankuasa

KAVOT

1. Menyediakan pasukan sukan dan kebudayaan serta kerohanian untuk pertandingan KAVOT

2. Memastikan 3K Asrama untuk pertandingan.3. Melaksanakan tugas-tugas lain seperti diarahkan oleh

Pengarah dari semasa ke semasa.

Unit Pusat Sumber

Jawatankuasa Pusat

Sumber KV

1. Merancang kewujudan Pusat Sumber dan merangka peranan, kepentingan dan strategi perkembangannya

2. Menentukan sumber kewangan Pusat Sumber

127

MAKLUMAT AM

3. Mengagih dan menyelaraskan peruntukan dalam pembelian bahan-bahan Pusat Sumber seperti bahan cetak (buku dan lain-lain), media teknologi dan bahan-bahan bantu mengajar/ belajar

4. Membuat anggaran perbelanjaan mengurus Pusat Sumber

5. Bertanggungjawab dalam pengurusan penggunaan. Contohnya: menentukan jadual tugas, jadual waktu penggunaan Pusat Sumber, peruntukan masa pinjaman dan lain-lain

6. Merangka strategi perkembangan Pusat Sumber iaitu membuat unjuran mengenai keperluan-keperluan di masa akan datang. Contoh-contohnya: keperluan fizikal, keperluan bahan-bahan dan kegiatan-kegiatan lain seperti pameran dan sebagainya

7. Merancang untuk mendapatkan bantuan daripada pihak-pihak tertentu dalam bentuk moral dan material. Contohnya: wang tunai, buku-buku, bahan bantu mengajar, bahan media teknologi, kepakaran tertentu dan sebagainya

Jawatankuasa Galeri 1. Memastikan galeri sentiasa dikemaskini2. Kebersihan dan keceriaan lokasi galeri dikemaskini3. Kejayaan-kejayaan kolej dipamerkan di galeri4. Segala pingat dan hadiah yang diperolehi disusun

dengan kemas di galeri5. Galeri menjadi kebanggaan kepada kolej dan perlu

dipamerkan dengan kemas dan menarik perhatian terutamanya kepada para tetamu yang datang

Unit Teknologi Maklumat

Jawatankuasa

Makmal Komputer

1. Menyediakan jadual penggunaan makmal komputer.2. Menyediakan carta organisasi makmal komputer.3. Mengemas dan memantau peralatan ICT.4. Mengawal penggunaan peralatan ICT.5. Merekod penggunaan makmal komputer.6. Menguruskan penyenggaraan alatan.

Jawatankuasa 1. Membina laman web kolej

128

MAKLUMAT AM

Laman Web Dan e-

mel

2. Mengemaskini laman web kolej.3. Menerbitkan risalah atau buletin.4. Menyelenggara laman web kolej.

Jawatankuasa

Fotografi Dan

Rakaman

1. Merakamkan gambar atau video bagi acara rasmi kolej.

2. Menjalankan sesi fotografi dan rakaman untuk majalah, risalah dan dokumentasi aktiviti pelajar.

3. Menyediakan foto untuk dokumentasi.

Jawatankuasa Frog

VLE

1. Mengemaskini semua maklumat berkaitan dengan kolej.

2. Merancang program jawatankuasa supaya mencapai matlamat program.

3. Mewujudkan persekitaran pengajaran dan pembelajaran yang menarik menerusi pendekatan terhadap teknologi.

4. Mengurus pelaksanaan pembelajaran maya di antara pelajar,pensyarah dan ibu bapa bagi mendorong kepada ke arah kecemerlangan

Jawatankuasa Data 1. Memasukkan dan mengemaskini data yang berkaitan ke dalam bank data Kolej.

2. Menghantar data yang berkaitan ke Bahagian Data, PPD pada masa-masa yang ditetapkan.

3. Memastikan semua sistem maklumat kolej dikemaskini dan berada di dalam keadaan baik.

4. Menyedia dan menyimpan fail-fail yang berkaitan dengan maklumat-maklumat yang perlu.

5. Maklumat dikemaskini dari semasa ke semasa.6. Memastikan maklumat sampai ke PPD atau JPN bila

diminta.7. Memastikan data dan maklumat yang dikumpul

tepat.8. Sentiasa memastikan kerahsiaan maklumat tidak

dihebahkan tanpa kebenaran pentadbir.9. Jawatankuasa boleh menambah senarai fungsi untuk

penambahbaikan dari semasa ke semasa

Jawatankuasa 1. Mengumpul laporan aktiviti tahunan yang dijalankan

129

MAKLUMAT AM

Laporan Tahunan oleh setiap kursus dan unit Sukan dan Kokurikulum.2. Menyediakan laporan tahunan dari aktiviti yang

dijalankan oleh setiap unit yang berkaitan.3. Mencetak dan menyusun atur laporan tahunan.

Unit Perhubungan Awam

Jawatankuasa

Publisiti

1. Menghebahkan aktiviti kolej kepada umum 2. Menampal dan memaklumkan tentang aktiviti kolej.3. Memilih tempat yang strategik untuk menyebarkan kepada umum tentang kolej melalui kain rentang, handout, atau lain-lain.4. Merancangkan untuk membuat rekod simpanan samada dalam bentuk video, koleksi album dan filem slaid untuk rujukan.

Jawatankuasa Buku

Urus Tadbir

1. Mendapatkan draf agihan jawatankuasa di bawah TPA, TPSA dan Ketua Jaminan Kualiti.

2. Mengumpul takwim setiap bahagian dan menyediakan takwim untuk tahun yang berikutnya.

3. Mengemaskini setiap bahagian dalam buku urus tadbir.

4. Menghantar draf buku tadbir kepada Pengarah untuk semakan sebelum dicetak.

4. Memantau aktiviti cetak dan susun atur.

Jawatankuasa

Sarana

1. Memastikan buku sarana ibubapa diedar kepada pelajar.

2. Membuat penjelasan dan hebahan yang berkaitan.2. Mengumpul semula buku sarana ibubapa mengikut

ketetapan.

Jawatankuasa

Protokol

1. Menyenaraikan dan menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir.

2. Menyediakan teks ucapan tetamu kehormat untuk majlis perasmi atau penutup

3. Membantu jawatan kuasa hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluan-keperluan

130

MAKLUMAT AM

berkaitan penyampaian hadiah. 4. Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau

tetamu kehormat di dewan teknokrat 5. Menyediakan prosedur menyambut tetamu khas

dan jemputan. 6. Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta

serta mengarahkan mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.

Jawatankuasa

Rancangan Integrasi

Murid Untuk

Perpaduan (RIMUP)

1. Merancang pelaksanaan program RIMUP sepanjang tahun

2. Membuat kertas kerja bagi setiap program yang dibuat

3. Membuat laporan perlaksanaan RIMUP secara berkala

4. Membuat dokumentasi bagi setiap aktiviti RIMUP5. Membuat tuntutan perbelanjaan dengan pembantu

tadbir6. Mengemaskini rekod sistem fail surat-menyurat dan

maklumat-maklumat berkaitan7. Menggalakkan penyertaan masyarakat setempat ,

para pensyarah dan pelajar serta warga kolej dalam kegiatan-kegiatan khas secara bersama.

8. Mewujudkan sikap kerjasama , tolong –menolong dan mewujudkan suasana muhibah secara sedar dan terancang

9. Melahirkan persefahaman dan toleransi antara pelajar pelbagai kaum di kolej.

10. Berkongsi kemudahan, peralatan, tenaga dan kepakaran untuk menjayakan kegiatan-kegiatan khas secara bersama-sama.

11. Menguruskan laporan tahunan

Jawatankuasa Bulan

Kemerdekaan

1. Merancang dan melaksana aktiviti sepanjang bulan kemerdekaan termasuk sambutan ambang merdeka dan kembara merdeka.

2. Memantau pengibaran Jalur Gemilang.

131

MAKLUMAT AM

3. Memastikan Jalur Gemilang dipungut semula dan disimpan di tempat yang selamat.

4. Memastikan pakaian pelajar kemas dan sesuai semasa acara dijalankan.


Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan

Jawatankuasa

Pembangunan Kolej

1. Mengenalpasti dan membaikpulih kerosakan kecil di bangunan, peralatan dan mesin di bengkel dan makmal.

2. Membuat pemeriksaan berkala terhadap sistem keselamatan bangunan dan peralatan.

3. Merancang, mengurus dan menyelaras hal-hal berkaitan bangunan baru, kemudahan baru,kerja naik taraf,bangunan tambahan dan kerja ubahsuai bangunan.

4. Merancang, mengurus dan menyalaras hal-hal berkaitan senggaraan peralatan, membaiki,menukar alat ganti dan senggaraan di kolej.

Jawatankuasa

Amalan Persekitaran

Berkualiti 5S

1. Membantu kumpulan kerja melaksanakan aktiviti 5S2. Melaksanakan audit 5S secara berkala bagi

memastikan aktiviti-aktiviti 5S diamalkan seluruh warga kolej.

3. Mengenalpasti latihan 5S yang diperlukan warga kolej dari semasa ke semasa.

4. Menyediakan dokumen lengkap untuk direkodkan dalam fail 5S.

5. Memastikan aktiviti promosi 5S berterusan.6. Memantau perkembangan aktiviti kumpulan 5S.

Jawatankuasa Aset

Alih

1. Memastikan pengurusan aset alih kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di kolej.

2. Menjalankan pemeriksaan ke atas aset.3. Melaksanakan pelupusan aset.4. Menyediakan Laporan Harta Modal dan Inventori

132

MAKLUMAT AM

5. Merekodkan penerimaan aset alih kerajaan di kolej.6. Mendaftarkan penerimaan aset alih kerajaan yang

baru.7. Menyemak dan memeriksa stok sekurang-kurangnya

dua kali setahun.8. Menguruskan pelupusan aset alih Kerajaan9. Menguruskan kehilangan dan hapuskira aset alih10. Menyediakan laporan pemeriksaan harta modal dan

inventori

Jawatankuasa

Perabot

1. Memastikan perabot dan kelengkapan kolej dalam keadaan yang baik.

2. Menyenaraikan semua perabot yang dikategorikan dalam inventori kolej.

3. Memastikan perabot tidak hilang.4. Mengawasi pergerakan perabot dalam kelas dan

bilik-bilik khas.5. Merekod bilangan perabot yang ditampal disetiap

bilik.6. Mengawal keluar masuk kerusi dan meja dari stor.7. Merekod perabot yang telah rosak.

Jawatankuasa

Penyelenggaraan

Prasarana

1. Mengenalpasti dan membaik pulih kerosakan kecil di bangunan, peralatan dan mesin di bengkel dan makmal.

2. Memastikan sistem penggera kebakaran berfungsi dengan baik.

3. Membuat pemeriksaan berkala terhadap sistem keselamatan bangunan dan peralatan.

4. Merancang, mengurus dan menyelaras hal-hal berkaitan bangunan baru, kemudahan baru, kerja naik taraf, bangunan tambahan dan kerja ubahsuai bangunan.

5. Merancang, mengurus dan menyelaras hal-hal berkaitan senggaraan peralatan, membaiki, menukar alat ganti dan senggaraan di kolej.

133

MAKLUMAT AM

Unit Sukan dan Kokurikulum

Jawatankuasa

Pengurusan

Kokurikulum

1. Melantik dan menyusun tugas-tugas pensyarah dalam bidang sukan

2. Menyusun takwim tahunan aktiviti sukan3. Menyimpan semua rekod dan data yang berkaitan4. Menyediakan jadual dan panduan tugas kepada

semua pensyarah5. Memastikan pelaksanaan aktiviti.6. Mengawal, menyelia dan memantau pelaksanaan

aktiviti7. Menganalisis pencapaian keseluruhan aktiviti dan

melaporkan kepada pihak pengurusan lebih tinggi (Pengarah, PPD, JPN, KPM)

8. Membuat perancangan untuk tindakan susulan9. Tugas- tugas lain yang diarahkan oleh pengarah dari

semasa ke semasa.

Jawatankuasa

Pengurusan Unit

Beruniform

1. Memastikan Mesyuarat Agung diadakan bagi tujuan melantik Ahli Jawatankuasa.

2. Memastikan ada Perlembagaan dan Peraturan.3. Memastikan aktiviti selaras dengan misi kolej.4. Memastikan Jawatankuasa menjalankan tugas

seperti terkandung dalam Perlembagaan.5. Merancang aktiviti tahunan dengan kerjasama

pelajar.6. Memastikan perancangan aktiviti tahunan

didokumentasikan, difailkan dan sesalinan diserahkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Kolej.

7. Memastikan aktiviti berjalan mengikut jadual yang ditetapkan.

8. Merancang strategi untuk peningkatan kecemerlangan Kelab/Persatuan/ Unit Beruniform

9. Memastikan pengurusan kewangan dan harta benda/peralatan diurus dengan baik.

10. Memastikan Minit Mesyuarat dan Laporan Aktiviti disediakan dan difailkan.

11. Mendaftarkan Kelab/Persatuan/Unit Beruniform/

134

MAKLUMAT AM

kepada Pengarah atau Badan Induk.12. Bertanggungjawab memberi bimbingan dan tunjuk

ajar serta galakan kepada ahli-ahli.13. Mengurus penyertaan ahli-ahli dalam kegiatan di

peringkat kolej/zon/daerah/negeri dan kebangsaan dengan baik.

14. Mengiringi ahli dalam lawatan atau projek yang dijalankan.

15. Bertanggungjawab mencatat penglibatan dan pencapaian ahli.

16. Menandatangani Buku Kehadiran Ahli.17. Menghadiri perjumpaan atau mesyuarat yang

berkaitan dengan unit yang diwakili.18. Menentukan Papan Kenyataan digunakan dengan

sepenuhnya.19. Memastikan tidak ada unsur subversif tersebar di

kalangan ahli.20. Mencadangkan nama ahli yang layak menerima Sijil

Penghargaan kepada Jawatankuasa Kokurikulum Sekolah.

21. Bekerjasama dengan pihak kolej dalam menjayakan sesuatu program.

22. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke semasa.


Jawatankuasa

Pengurusan Kelab /

Persatuan

1. Memastikan Mesyuarat Agung diadakan bagi tujuan melantik Ahli Jawatankuasa.

2. Memastikan ada Perlembagaan dan Peraturan.3. Memastikan aktiviti selaras dengan objektif kolej.4. Memastikan Jawatankuasa menjalankan tugas

seperti terkandung dalam Perlembagaan.5. Merancang aktiviti tahunan dengan kerjasama

pelajar.6. Memastikan perancangan aktiviti tahunan

didokumentasikan, difailkan dan sesalinan

135

MAKLUMAT AM

diserahkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Kolej.

7. Memastikan aktiviti berjalan mengikut jadual yang ditetapkan.

8. Merancang strategi untuk peningkatan kecemerlangan Kelab/Persatuan/ Unit Beruniform

9. Memastikan pengurusan kewangan dan harta benda/peralatan diurus dengan baik.

10. Memastikan Minit Mesyuarat dan Laporan Aktiviti disediakan dan difailkan.

11. Mendaftarkan Kelab/Persatuan/Unit Beruniform/ kepada Pengarah atau Badan Induk.

12. Bertanggungjawab memberi bimbingan dan tunjuk ajar serta galakan kepada ahli-ahli.

13. Mengurus penyertaan ahli-ahli dalam kegiatan di peringkat kolej/zon/daerah/negeri dan kebangsaan dengan baik.

14. Mengiringi ahli dalam lawatan atau projek yang dijalankan.

15. Bertanggungjawab mencatat penglibatan dan pencapaian ahli.

16. Menandatangani Buku Kehadiran Ahli.17. Menghadiri perjumpaan atau mesyuarat yang

berkaitan dengan unit yang diwakili.18. Menentukan Papan Kenyataan digunakan dengan

sepenuhnya.19. Memastikan tidak ada unsur subversif tersebar di

kalangan ahli.20. Mencadangkan nama ahli yang layak menerima Sijil

Penghargaan kepada Jawatankuasa Kokurikulum Sekolah.

21. Bekerjasama dengan pihak kolej dalam menjayakan sesuatu program.

22. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengarah dari semasa ke semasa.

Jawatankuasa 1. Peka terhadap surat pekeliling yang diedarkan serta

136

MAKLUMAT AM

Pengurusan 1 Murid

1 Sukan

memahami dan mengetahui isi kandungannya.2. Memahami dan mematuhi tata cara tindakan

sebelum, semasa dan selepas aktiviti sukan dijalankan.

3. Memeriksa sebarang peralatan yang akan digunakan sebelum dan selepas aktiviti dijalankan.

4. Memastikan peralatan yang digunakan dalam keadaan selamat dan boleh digunapakai.

5. Menyimpan dan menyelenggara stok peralatan sukan dengan sempurna dan kemas kini.

6. Mengenal pasti pelajar yang tidak sihat dan mempunyai surat pengesahan perubatan, yang perlu dikecualikan daripada menjalani aktiviti sukan. Walaubagaimanapun murid berkenaan adalah digalak melibatkan diri dalam aspek pengelolaan aktiviti yang akan dijalankan.

7. Memaklumkan kepada ibu bapa / penjaga tentang aktiviti yang dijalankan melalui pelajar.

8. Mengedarkan borang kebenaran ibu bapa / penjaga (jika berkenaan) untuk dilengkapkan dan dikumpulkan semula sebelum aktiviti dijalankan.

9. Hadir di tempat aktiviti sekurang-kurangnya 10 minit sebelum aktiviti dimulakan dan mengawasi murid sepanjang masa.

10. Memastikan kehadiran murid dicatat, direkod dan didokumenkan.

11. Memastikan aktiviti yang dilakukan mengikut kesesuaian dan kemampuan murid khususnya murid berkeperluan khas.

12. Membuat penilaian secara pemerhatian, bertulis dan lisan untuk tindakan susulan dan maklum balas.

13. Memakai kasut dan pakaian yang sesuai (mengikut peraturan) semasa aktiviti sukan dijalankan.


Majlis Sukan 1. Merancang program sukan secara keseluruhan

137

MAKLUMAT AM

2. Merancang pengurusan kewangan bagi peruntukan perbelanjaan sukan serta aktiviti dan program pembangunan sukan.

3. Membantu pengarah dalam urusan pembelian peralatan sukan (sebaik-baiknya dibuat penyelarasan dengan Ketua Panitia Pendidikan Jasmani dan Kesihatan).

4. Menyelaraskan dan membantu mengelolakan sukan di peringkat sekolah, daerah dan negeri.

5. Menjadi penyelaras utama jika menjadi tuan rumah sesuatu kejohanan.

6. Berhubung dengan para pensyarah lain dalam kegiatan kokurikulum sukan untuk penyelarasan kemudahan dan pembahagian waktu kegiatan sukan.

7. Memastikan langkah-langkah keselamatan telah diambil untuk semua kegiatan sukan.

8. Menyediakan papan maklumat berkenaan dengan aktiviti sukan di kolej.

9. Menyelia semua kegiatan sukan kolej dan memberi nasihat serta bantuan yang diperlukan.

10. Memastikan kemudahan dan peralatan sukan diselenggara dengan baik.

11. Menyediakan satu sistem stok dan inventori peralatan dan kemudahan sukan.

12. Mengadakan satu sistem “Quartermaster (Pengurusan dan Penjagaan)” penggunaan peralatan sukan.

13. Mewakili pengarah bagi menghadiri mesyuarat – mesyuarat berkenaan sukan mengikut keperluan dan arahan pengarah.

14. Menyediakan peraturan penggunaan peralatan dan kemudahan sukan serta memastikan peraturan dipatuhi.

15. Memastikan para pensyarah berkaitan menyediakan laporan lengkap tentang aktiviti sukan di kolej dan luar kolej seterusnya mengumpulkan dan

138

MAKLUMAT AM

merekodkannya dalam satu sistem pelaporan.16. Merekodkan semua pencapaian pelajar dan pasukan

kolej dalam satu sistem rekod.17. Sentiasa berbincang dengan pengarah / timbalan

pengarah akademik / timbalan pengarah sokongan akademik dalam hal-hal berkenaan kepentingan dan kemajuan sukan kolej.

18. Tugas- tugas lain yang diarahkan oleh pengarah dari semasa ke semasa.

Rumah Sukan

Ketua Rumah Sukan 1. Memastikan senarai ahli rumah sukan yang lengkap (pensyarah dan pelajar).

2. Membuat pengagihan tugas kepada pensyarah rumah sukan.

3. Membuat mesyuarat agung rumah sukan4. Membentuk jawatankuasa rumah di kalangan

pelajar.5. Mengendalikan secara bersama dengan setiausaha

sukan aktiviti sukan di kolej.6. Memastikan laporan aktiviti rumah sukan disediakan

untuk edaran dan rekod7. Merekodkan dan melaporkan pencapaian pelajar

kepada setiausaha sukan.8. Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pengarah dari

semasa ke semasa.9. Menyenaraikan nama peserta yang mewakili rumah.10. Menyerahkan senarai nama peserta kepada Urus

Setia.11. Menyediakan dan memeriksa peralatan latihan.12. Menyediakan pakaian peserta dan ahli rumah.13. Menyediakan khemah rumah.14. Menguruskan belanjawan dalaman rumah.15. Mengadakan taklimat / nasihat / panduan untuk

peserta.16. Menyediakan minuman dan makanan peserta dan

ahli rumah.17. Membuat persiapan langkah keselamatan dan

kawalan disiplin.

139

MAKLUMAT AM

18. Menyelaraskan tindakan kerja dengan urus setia.19. Memastikan kebersihan kawasan khemah terjaga.20. Jawatankuasa boleh menambah senarai fungsi untuk

penambahbaikan dari semasa ke semasaGuru Rumah Sukan 1. Mengurus dan menjalankan latihan rumah sukan

pada hari-hari yang ditetapkan.2. Mencatat kehadiran pelajar dalam latihan rumah

sukan dan mengambil tindakan terhadap pelajar yang tidak hadir.

3. Mengenal pasti, memilih dan melatih pelajar yang berpotensi untuk mewakili sekolah.

4. Memaklumkan pelajar yang berpotensi kepada guru permainan atau setiausaha sukan.

5. Mengawasi keselamatan pelajar waktu latihan.6. Menyemai semangat kesukanan di kalangan pelajar.7. Bersama-sama guru Ketua Rumah Sukan

menjalankan hal-hal pengurusan rumah sukan.8. Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh ketua rumah

dari semasa ke semasa.

6.0 PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

Unit Perkhidmatan 1. Mengurus operasi dan hal ehwal pejabat.2. Mengurus, meyelaras dan melaksanakan

pengurusan khidmat kontrak/penswastaan.3. Mengurus, menyelaras dan memantau penggunaan

kenderaan Kolej Vokasional.4. Mengurus, menyelaras dan melaksanakan latihan

dalam Perkhidmatan.5. Mengurus, menyelaras dan memantau bekalan

pejabat, rekod-rekod stor dan penyenggaraan stor.6. Mengurus, menyelaras dan memantau Anggaran

Belanja Mengurus (ABM) perjawatan.7. Menyelaras dan melaksana pengurusan personel.8. Menyelaras dan melaksana pengurusan

140

MAKLUMAT AM

perkhidmatan (Perlantikan, Pengesahan, Kenaikan Pangkat dan Persaraan) Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah (PPPS) dan Bukan Siswazah (PPPBS) dan Anggota Kakitangan Sokongan (AKS).

9. Menyelaras, melaksana dan memantau pengoperasian HRMIS.

10. Melaksana dan memantau urusan tatatertib PPPS dan AKS.

Unit Kewangan

Jawatankuasa

Kewangan

1. Membaca dan memahami pekeliling / surat yang berkaitan dengan pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah yang diedarkan dari semasa ke semasa

2. Mengeluarkan surat kuasa memungut yuran kepada Penolong Kanan, PK Petang, Penyelaras Kelas, pensyarah kelas dan Kerani

3. Memesan dan mendaftar buku resit untuk tujuan pungutan

4. Mengagihkan buku resit kepada pensyarah kelas dan penyelaras kelas

5. Memastikan semua terimaan telah dimasukkan ke dalam bank

6. Memastikan semua pembelian / pembayaran dibuat mengikut peraturan kewangan (pesanan tempatan, invois, bil, baucer dan cek)

7. Menyediakan Buku Tunai Kerajaan / SUWA / Panjar Wang Runcit

8. Menyemak dan menandatangani penyata kewangan dalam Buku Tunai Kerajaan / SUWA / Panjar Wang Runcit

9. Memastikan semua kutipan yuran mendapat kebenaran JPN


Jawatankuasa

Anggaran Belanja

1. Membuat pesanan bahan berdasarkan kewangan2. Memastikan urusan pembayaran berjalan dengan

lancar

141

MAKLUMAT AM

Mengurus 3. Pengurusan untuk memesan bahan dilakukan dengan prosedur yang betul

4. Pembayaran dilakukan secara berkala dan tidak tertangguh

5. Pembayaran hendaklah betul dan tepat pada setiap pesanan mengikut unit masing-masing

Jawatankuasa

Pembuka Sebut

Harga

1. Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan

2. Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut harga

3. Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut harga

4. Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau taipan bertindih dalam tawaran sebut harga;

5. Merekod pada borang Jadual Sebut Harga dengan mencatatkan nama penyebut harga, kod penyebut harga, harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan dan menandatangani borang tersebut:

6. Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran teknikal telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi sebut harga bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja;

7. Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan; dan

8. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga juga boleh mencatatkan di Jadual Sebut Harga jika penyebut harga tidak mematuhi syarat-syarat sebut harga seperti menawarkan tawaran alternatif, mencatat tanda pengenalan syarikat pada dokumen teknikal dan sebagainya.

9. Penutupan peti sebut harga pada waktu yang ditetapkan bukan merupakan tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga. Ia adalah sebahagian daripada tugas Urusetia Sebut Harga.


142

MAKLUMAT AM

Jawatankuasa

Pemilihan Sebut

Harga

1. Meneliti dan memutuskan tawaran sebutharga oleh syarikat/pembekal

untuk perkhimatan yang berkenaan.2. Menyedia minit mesyuarat dengan cermat dan

tepat.3. Menyemak semua dokumen yang berkaitan masih

releven.4. Menyimpan maklumat dalam semua urusan

sebutharga sebagai sulit.5. Membuat pemilihan tanpa ada untuk kepentingan

peribadi dan memilih dengan tulus6. Pemilihan dibuat secara bermesyuarat7. Jawatankuasa boleh menambah senarai fungsi untuk

penambahbaikan dari semasa ke semasa

Jawatankuasa

Teknikal

1. Menerima dan merekodkan laporan kerosakan2. Melaporkan laporan kerosakan yang diterima

kepada pihak berkenaan3. Memantau dan meyemak laporan kerosakan dan

kerja-kerja penyelenggaraan yang dilakukan (awam/mekanikal/elektrik ) melibatkan kawasan kolej

4. Mengurus, memesan, menerima, memeriksa dan melupuskan barang/peralatan dibawahJuruteknik Elektrik

5. Mengurus, memeriksa, menyelia dan menyelenggara kerosakkan fizikal di bangunan kolej /kawasan kolej , kolej kediaman dan kuarters

6. Mengurus, memeriksa, menyelia dan menyelenggara kerosakkan elektrik di bangunan kolej /kawasan kolej , kolej kediaman dan kuarters

7. Mengurus, memeriksa, menyelia dan menyelenggara kerosakkan peralatan mekanikal di bangunan kolej /kawasan kolej , kolej kediaman dan kuarters

8. Menjalankan tugas yang diarahkan dari masa ke semasa


143

MAKLUMAT AM

144

Documents

13 panduan tugas