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Chiara FrancisconiSupporto Titulus Corso PEC Titulus

Argomenti della lezione

1) PEC, quadro normativo di riferimento

2) La PEC in Titulus: - come si inserisce una casella di PEC- ricezione e invio di un messaggio di PEC

- la gestione delle ricevute

Cosa è la PEC

• La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un tipo di e-mail che consente di inviare e ricevere messaggi di testo ed allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Queste caratteristiche fanno della PEC uno strumento chiave per digitalizzare il lavoro delle amministrazioni pubbliche.

• La PEC funziona come sistema di scambio e-mail certificate sia per il mittente sia per il destinatario, in quanto certifica l’effettiva spedizione e ricezione delle mail attraverso ricevute con valore legale (di accettazione, di consegna, di conferma, di annullamento e di avvenuta protocollazione).

• Le normative vigenti regolano la gestione della PEC negli ambiti delle amministrazioni, delle imprese, dei professionisti e dei cittadini.

• L’indirizzo PEC viene richiesto ad enti certificatori accreditati

(es.: Poste italiane, Infocert, Aruba ecc.)

Quadro normativo di riferimento

Di seguito i principali riferimenti normativi sulla PEC:

• D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68: “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata”, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 (G.U. del 28 aprile 2005, n. 97);

• D.M. 2 novembre 2005: “Regole tecniche per la formazioni, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata” (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265);

• D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82: “Codice dell’amministrazione digitale”, (G.U. del 16 maggio 2005, n. 93) e successive modifiche.

I passaggi di un messaggio di PEC

Nell’immagine sottostante sono rappresentati i passaggi della circolazione di un messaggio di posta elettronica certificata.

La PEC in Titulus

• Le caselle di Posta Elettronica Certificata vengono configurate sull’ACL di Titulus.

• È possibile configurare un’unica PEC per AOO, quindi si procede con una PEC per l’Amministrazione centrale ed una per ciascuna AOO dell’amministrazione periferica (= dunque una per ciascun dipartimento).

• L’integrazione della PEC in Titulus consente:– la ricezione automatica delle mail pervenute all’indirizzo PEC della

AOO– l’invio dal medesimo indirizzo a caselle PEC esterne all’AOO– la gestione delle ricevute di invio e consegna

La PEC in Titulus

• La possibilità di ricevere e spedire messaggi di posta elettronica certificata tramite Titulus è attiva dal momento in cui viene configurata dall’amministratore la casella di Pec della AOO.

• Titulus supporta unicamente il protocollo POP3/S e SMTP/S

N.B. (per atenei che hanno anche ambiente di Titulus test): non utilizzare login e pwd delle caselle di PEC istituzionali d’ateneo per eseguire prove sull’ambiente Titulus di test, in quanto in tal modo le bozze ricevute vengono registrate nel test e non nell’ambiente di produzione, sul quale devono invece risultare. Per eseguire eventuali prove in test, utilizzate dunque una casella di PEC alternativa a quella istituzionale d’ateneo.

Inserimento di una casella di PEC

Per inserire una casella di PEC, aprire l’anagrafica di Titulus e, nella sezione Inserimento, scegliere il tasto “PEC”:

Inserimento di una casella di PEC

Configurare la casella di Posta elettronica certificata compilandola nei suoi campi:

I campi della casella di PEC

- AOO - Inserimento: compilare i campi Codice Amm., Codice AOO e Nome della casella di posta. I campi Codice Amm. e Codice AOO saranno compilati in automatico qualora l’amministratore abbia la restrizione alla propria AOO.

- Codici AMM e AOO definiti nell’IPA: compilare i campi con i codici Amministrazione e AOO forniti all’Ente all’atto di accreditarsi all’IPA. I codici inseriti in questa sezione IPA sono ripresi da Titulus all’atto di compilare il file segnatura.xml, che comunica via PEC agli enti destinatari del messaggio le informazioni sulla propria registratura. Chi non possedesse i codici AMM e AOO dell’IPA può semplicemente ripetere quelli della sezione “AOO – Inserimento”, come in esempio. I campi sono modificabili in qualsiasi momento.

Campi della casella di PEC

- Archivio: il menù a tendina mostra gli archivi presenti nella versione di Titulus, solitamente centrale e periferico. Scegliere quindi “Amministrazione centrale” per la casella di PEC dell’amministrazione centrale e “Strutture periferiche” per le caselle di PEC delle altre AOO.

- Messaggio creato da – Ufficio: in fondo ad ogni record inserito in Titulus è riportato l’operatore che ha generato il record. Nel caso del messaggio PEC, il record è generato in automatico da Titulus, dunque non esiste una persona fisica che crea il record. Per avere questa informazione anche nei record generati dalla PEC, è necessario compilare questo campo. Tale nominativo non deve essere obbligatoriamente presente tra le persone interne di ACL, è anzi consigliabile inserire un nome diverso per facilitare in un momento successivo la ricerca. Ad esempio “Ufficio Sistemi Informativi”, “Persona Casella PEC”, “Amministratore PEC” o simili. Allo stesso modo il campo Ufficio può riportare un nome del tipo “Archiviazione PEC” o simili.

- Destinatario bozze: corrisponde all’RPA del record della bozza, cioè al responsabile della registrazione del documento (= la persona alla quale vengono consegnati i messaggi PEC all’atto dell’arrivo in Titulus). Il campo è collegato all’ACL e recupera in automatico le informazioni su utente ed ufficio. Questo campo è importante solo per le PEC in arrivo.

Sezione “Casella PEC”

Nella sezione “Casella PEC” vengono inserite le informazioni relative alla casella di Posta Elettronica Certificata.

Email: inserire l’indirizzo della PEC.

Login: inserire la login della PEC. Alcuni gestori di posta certificata utilizzano l’indirizzo stesso come login: in questo caso scrivere anche nel campo login l’indirizzo mail.

Pwd: inserire la password della PEC

Attiva notifiche mail per destinatario delle bozze: flaggando la casella, la persona responsabile delle Bozze (definita nel campo “Destinatario bozze”) riceve una mail di notifica ogni qual volta arriva una PEC all’interno del sistema Titulus.

Sezione “Casella PEC”

Server posta in arrivo: inserire i dati del server di posta in arrivo, che vengono forniti dal gestore di posta elettronica certificata. Nel menù a tendina sono selezionabili i protocolli utilizzabili in Titulus per dialogare col server di posta.Porta 995: Titulus riporta in automatico la porta standard utilizzata nei messaggi PEC; il campo è comunque editabile qualora necessario.

Server posta in uscita: inserire i dati del server di posta in uscita, forniti dal gestore di posta elettronica certificata. Nel menù a tendina sono selezionabili i protocolli utilizzabili in Titulus per dialogare col server di posta. Porta 465: Titulus riporta in automatico la porta standard utilizzata nei messaggi PEC, il campo è comunque editabile qualora necessario.

Sezione “Casella PEC”

Test connessioni: questo tasto è visibile dalla pagina di modifica ed esegue una verifica sulla raggiungibilità da parte del server dell’indirizzo inserito, sia in ricezione sia in spedizione dei messaggi.Se il test va a buon fine comparirà il seguente messaggio:

se invece il test fallisce, comparirà il seguente messaggio:

La PEC in arrivo

Titulus prevede una gestione differente delle PEC in arrivo e di quelle in uscita.

La PEC in arrivo ha una gestione accentrata: il messaggio PEC arriva al protocollo della AOO, viene registrato a protocollo dal destinatario bozze e successivamente smistato alla UOR e all’RPA di competenza.

La PEC in uscita

La PEC in partenza ha una gestione decentrata: ogni utente protocolla e invia i propri documenti dalla casella di PEC della AOO di appartenenza. Questo fa sì che l’utente protocollista non sia obbligato a conoscere login e pwd della casella PEC della propria AOO: è Titulus, infatti, ad autenticarsi direttamente al server mail.

Ricezione di un messaggio di PEC

L’arrivo di un messaggio di PEC genera una bozza nella vaschetta del destinatario bozze, evidenziata in rosso. Tale bozza si somma a quelle eventualmente già presenti, conteggiate a fianco:

Ricezione di un messaggio di PEC

Cliccando sulla vaschetta delle Bozze, viene restituito l’elenco di tutte le bozze in carico alla persona, fra le quali ricercare il messaggio di PEC in arrivo che si intende aprire. La ricerca può essere eseguita individuando la PEC di interesse tramite le colonne Soggetto o Oggetto (in rosso nell’imm.). Cliccando sull’icona a sinistra (cerchio verde della figura sottostante), l’utente apre la bozza:

Apertura di una bozza di PEC in arrivo

Il documento ricevuto è una bozza in arrivo con alcuni campi compilati. Se il documento è stato inviato da un sistema di protocollo (Titulus o altro), la bozza si presenta come nell’immagine sottostante:

Mittente: viene compilato con il mittente della PEC recuperato dal file segnatura.xml.

Dati doc.: i dati doc (in verde nell’imm.) sono il numero protocollo mittente e la data di invio, che Titulus riporta se al messaggio di PEC è associato il file segnatura.xml (in rosso nell’imm.), rispondente alle specifiche CNIPA, ora Digit\PA.

Il file segnatura.xml è un file di accompagnamento della PEC ed è generato da sistemi di protocollo associati a casella di PEC.

Ricezione di un messaggio di PEC

Oggetto: viene compilato con lo stesso “Oggetto” della PEC.

Sezione Responsabilità – UOR e RPA: vengono compilati in automatico con il nome dell’ufficio e della persona definiti in fase di configurazione della PEC. Al momento della protocollazione il destinatario bozze individua l’ufficio e la persona che saranno assegnatari del documento e smista in tal modo il documento.

Documenti informatici: la sezione viene compilata con tutti i file allegati al messaggio PEC. Il testo del messaggio vero e proprio è presente solo se non risulta vuoto: se il messaggio PEC è un mero vettore di file privo di testo, non viene riportato nella sezione “Documenti informatici”.

Ricezione di un messaggio di PEC

Se il mittente è una persona o un ente esterno che invia il messaggio da un client di posta e non da un sistema di protocollo, la bozza si presenta come nell’immagine sottostante:

Mittente: viene riportato il nome del mittente della PEC preceduto dal suffisso “Per conto di:” (in verde nell’imm.)I messaggi inviati da un client di posta, diversamente da quelli inviati da un sistema di protocollo NON sono accompagnati dal file segnatura.xml.

Se il messaggio PEC contiene del testo, questo viene inserito tra gli allegati con il nome di “testo email” (in verde nell’imm.).

La gestione della bozza

Queste le operazioni di gestione della bozza consentite da Titulus una volta aperta la bozza stessa:

tasto Cancella: l’utente può decidere di cancellare la bozza. La cancellazione è consigliata solo in caso di spam, che non può essere ricevuto quando si utilizza una casella PEC chiusa, cioè abilitata a ricevere solo da altre PEC.

tasto Non protocollato: l’utente può decidere di registrare il documento senza registrarlo a protocollo, cioè di trasformarlo in un documento non protocollato.

La gestione della bozza

tasto Protocolla: cliccando su “Protocolla” si effettua la registratura a protocollo della bozza, che diventa così un documento protocollato a tutti gli effetti e cessa di essere una bozza.

Smistamento – tasti Nuovo RPA e Nuovo cc: : è possibile cambiare l’RPA attraverso la funzione “Nuovo RPA” (in verde), nonché inserire persone in cc ed in cds. Una volta eseguita l’assegnazione e la registratura a protocollo, Titulus tratta il record come qualsiasi altro record di registrazione.

tasto Modifica: vedi slide successiva

La gestione della bozza: “Modifica”

tasto Modifica: cliccando su “Modifica” si accede alla maschera sopra riportata. La bozza ricevuta è qui modificabile in tutti i campi, ad eccezione di “Data doc.” e “Prot. mittente” in caso di ricezione da altro sistema di protocollo. L’operatore decide se e come integrare e modificare la bozza (es: classificazione, oggetto, ecc…). In seguito può decidere di protocollarla, di trasformarla in un “documento non protocollato” o di cancellarla.

Nota bene: in modifica, cliccando sul tasto “Registra” (in verde nell’imm.) si salvano le modifiche, ma non si passa alla protocollazione, si resta bensì in bozza. Per registrare a protocollo, cliccare direttamente “Protocolla” (in rosso nell’imm.).

La conferma di protocollazione

Quando il destinatario protocolla una bozza in arrivo, riceve da Titulus il seguente messaggio di invio al mittente della conferma di registratura a protocollo:

e il documento, ora protocollato, si presenta come sotto, recante cioè la ricevuta di Conferma protocollazione, sotto forma di file xml, come nell’imm. sottostante:

La conferma di protocollazione

Quando il destinatario protocolla una bozza in arrivo, il mittente trova la conferma di avvenuta protocollazione sul proprio documento di PEC in uscita, come evidenziato in rosso nell’immagine sottostante. Ciò avviene quando il mittente ha inviato il messaggio da Titulus o da altro sistema di protocollo.

Cancellazione della bozza

Se il destinatario della bozza in arrivo cancella la bozza, riceve da Titulus il seguente messaggio di invio al mittente della notifica di annullamento di registratura a protocollo:

e il mittente del messaggio, se ha inviato da Titulus o da altro sistema di protocollo, trova la notifica di cancellazione sul proprio documento di PEC in uscita, come evidenziato in rosso nell’immagine sottostante:

Invio di un messaggio di PEC

È possibile inviare documenti via PEC direttamente da Titulus: in fase di configurazione occorre associare una casella PEC all’AOO dell’utente che vuole utilizzare il servizio, nelle modalità viste nelle slide n. 8 e seguenti (“Inserimento di una casella di PEC”).

La registrazione in partenza è possibile nel rispetto di due requisiti:

1) la struttura o la persona individuata come destinatario deve avere il campo “E-mail certificata” della scheda ACL valorizzato con il suo indirizzo PEC, come nell’imm. sottostante:

Se il dato non è presente, aggiungerlo in anagrafica prima della registrazione.

2) il documento deve contenere almeno un file associato (Titulus impedisce con un allert la spedizione di messaggi PEC privi di allegati).

Soddisfatte queste due condizioni, si può procedere alla registratura a protocollo della PEC in uscita.

Invio di un messaggio di PEC

Per inviare un messaggio di PEC tramite Titulus, scegliere il tasto “Protocollo in partenza” nella pagina di apertura del programma.

Inserito il destinatario cui si intende inviare il messaggio, il suo indirizzo di posta elettronica certificata, se presente nella scheda ACL della struttura o della persona destinataria*, comparirà in automatico a destra della parentesi quadra, come nell’imm. sottostante:

Se il dato “e-mail certificata” del destinatario non è presente nella scheda ACL del medesimo, una volta inserito il nome del destinatario, il campo di destra della parentesi quadra NON apparirà compilato con l’indirizzo PEC, bensì vuoto.

* N.B.: è possibile inviare un messaggio di posta elettronica certificata ANCHE alle persone esterne, compilando il campo “E-mail certificata” presente nella scheda ACL delle persone esterne dalla versione 3.11 di Titulus.

Invio di un messaggio di PEC

Una volta compilati tutti i campi del documento in partenza, cliccare su “Registra” per la registratura a protocollo. Il documento si presenterà come sotto, provvisto di numero di protocollo:

Per effettuare l’invio del messaggio al destinatario cliccare sulla busta accanto al nome del ricevente in caso di destinatario unico (in blu nell’imm.), oppure su “Invio a tutti i destinatari PEC” (in rosso nell’imm.) in caso di destinatari PEC multipli. Successivamente dare l’ok. Ad invio eseguito, comparirà il seguente messaggio:

Invio di un messaggio di PEC

Dopo aver inviato il messaggio a tutti i destinatari PEC, il documento riporta: - il file segnatura.xml di conferma dell’invio telematico, generato da Titulus- la ricevuta di accettazione - la ricevuta di consegna

N.B.: l’invio tramite Titulus non consente di scrivere del testo nel messaggio di PEC: si può utilizzare per un eventuale testo un ulteriore allegato (lettera di trasmissione).

Gestione delle ricevute standard

I documenti ricevuti e inviati via PEC generano ulteriori file che attestano l’avvenuta ricezione dei messaggi da parte degli attori coinvolti. Questi file, o ricevute standard, sono generati dai server di posta elettronica certificata e sono:

Nome file Funzione Cosa è: Generato da:

Accettazioneattesta al mittente l’avvenuta spedizione del messaggio

Mail al mittente o ricevuta sul documento Server PEC del mittente

Consegna attesta al mittente l’avvenuta consegna del messaggio al destinatario

Mail al mittente o ricevuta sul documento

Server PEC del destinatario

Ricevutaattesta al destinatario la generazione della Consegna

Mail al destinatario o allegato sul documento

Server PEC del destinatario

Gestione delle ricevute generate dai protocolli

Alle ricevute standard viste nella precedente slide, si aggiungono altri messaggi scambiati tra sistemi di protocollo via PEC.

Detti file trasportano al mittente o al destinatario metadati relativi alla registratura del protocollo, e vengono gestiti da Titulus all’interno dei documenti negli spazi immediatamente sottostanti il mittente o il destinatario. La tabella sottostante li descrive:

Nome file Funzione Presente nei documenti: Generato da:

Invio telematico (segnatura.xml)

Trasmette i dati della registratura in partenza Sistema di protocollo

mittente

Ricezione telematica (Segnatura.xml)

Contiene i dati della registratura in arrivo Sistema di protocollo

mittente

Ricevuta di conferma protocollazione

Contiene un file xml che conferma al mittente l’avvenuta protocollazione del documento

in partenza (ricezione di conferma protocollazione)

in arrivo (invio di conferma protocollazione)

Sistema di protocollo destinatario

Ricevuta annullamento protocollazione

Contiene un file xml che conferma al mittente l’avvenuto annullamento del documento

in partenza Sistema di protocollo destinatario

LA PEC APERTA

La casella di PEC può essere di tipo chiuso, se riceve posta solo da altre caselle di PEC, oppure aperto, quando riceve anche posta elettronica non certificata. Al momento dell’apertura della casella di PEC, l’utente chiede al gestore di posta certificata se attivare il servizio di PEC chiusa o aperta.

Una mail inviata a casella PEC di Titulus da un indirizzo di posta NON certificata viene ricevuta nella vaschetta Bozze, che mostra, come nel campo in rosso dell’imm. sottostante, il fatto che il messaggio non è stato inviato da posta certificata:

LA PEC APERTA

Per spedire dalla casella PEC della propria AOO ad un indirizzo di posta non certificata, occorre inserire nel campo “indirizzo di posta certificata” della scheda ACL della persona esterna l’indirizzo non certificato (per es.: m.rossi@libero.it).

Il documento in partenza verso indirizzo mail non certificato riporta, come nell’immagine sottostante, il nome della persona e l’indirizzo mail non certificato:

La CEC PAC

La CEC-PAC è un tipo particolare di posta elettronica certificata che consente al cittadino di comunicare esclusivamente con la pubblica amministrazione. Non può essere utilizzata per comunicazioni tra aziende o tra cittadini.

Sconsigliamo l’utilizzo della CEC-PAC, in quanto presenta una serie di limiti quali:

1. utilizza solo protocolli IMAP, non supportati da Titulus2. comunica esclusivamente con altri indirizzi CEC-PAC o con indirizzi registrati

all’I.P.A., l’indice della Pubblica Amministrazione.

La mail ricevuta da CEC-PAC può essere considerata mail con firma elettronica; eventuali allegati presenti, invece, non sono di per sé documenti con firma elettronica, in quanto non firmati.

Appendice

N.B.: l’indirizzo di posta elettronica certificata va inserito solo nella casella PEC della struttura e non nel campo “Posta elettronica certificata – E-mail” della scheda ACL della struttura. Il campo è presente nella scheda ACL delle strutture interne in vista di una eventuale futura gestione da parte di Titulus di più indirizzi PEC per AOO.

Appendice

Di seguito il link alla pagina della nostra wiki che raccoglie le domande più frequenti sulla posta elettronica certificata:

http://wiki.titulus.it/doku.php/documentazione:manuale_utente_titulus:manuale_acl?&#pec_faq

15 giugno 2010 Pag. 39

Corso PEC Titulus

Arrivederci e grazie