1997-CORPORACIONES REGIONALES-Formulacion Proyecto de Sistema de ion Forestal

SISTEMA DE INFORMACIÓN FORESTAL - SIF(FORMULACIÓN O FASE DE ARRANQUE)

TRANSFERENCIA DE PAQUETES TECNOLÓGICOS YSISTEMATIZACIÓN DE LOS RECURSOS NATURALES

SANTAFÉ DE BOGOTÁ, JULIO DE 1997

SISTEMA DE INFORMACIÓN FORESTAL - SIF(FORMULACIÓN O FASE DE ARRANQUE)

ORDEN DE TRABAJO SP-J-015

TRANSFERENCIA DE PAQUETES TECNOLÓGICOS YSISTEMATIZACIÓN DE LOS RECURSOS NATURALES

CARLOS HUMBERTO ZAMBRANO ESCAMILLAFABIO ERNESTO VARGAS MORALES

SANTAFÉ DE BOGOTÁ, JULIO DE 1997

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

1. ANTECEDENTES .................................................................................................... 4

2. CONTEXTO.............................................................................................................. 4

2.1 LAS CORPORACIONES Y LA AUTOMATIZACIÓN DEL RECURSOFORESTAL.................................................................................................................. 4

2.2 USUARIOS. ........................................................................................................... 2

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. .................................................................. 3

4. OBJETIVOS. ............................................................................................................ 4

4.1 OBJETIVO GENERAL......................................................................................... 4

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ............................................................................... 4

5. JUSTIFICACIÓN. .................................................................................................... 5

6. ALCANCES DEL PROYECTO. ............................................................................... 6

7. PERFIL DEL PROYECTO. ..................................................................................... 6

7.1 TAMAÑO DEL SIF. .............................................................................................. 6

7.2 TIPO DE SISTEMA. ............................................................................................. 7

8. ESTRATEGIAS. ....................................................................................................... 8

8.1 METODOLOGÍA. ................................................................................................. 88.1.1 FACTIBILIDAD. .............................................................................................. 88.1.2 ANÁLISIS. ........................................................................................................ 98.1.3 ARQUITECTURA. ........................................................................................... 98.1.4 ADQUISICIÓN. ................................................................................................ 98.1.5 DISEÑO. ......................................................................................................... 108.1.6 CONSTRUCCIÓN. ......................................................................................... 108.1.7 ACEPTACIÓN. ............................................................................................... 108.1.8 ENTREGA. ..................................................................................................... 118.1.9 MANTENIMIENTO Y SOPORTE.................................................................. 118.1.10 ENTREGA TOTAL DEL PROYECTO. ........................................................ 11

8.2 ÁREA DE INTERÉS. .......................................................................................... 118.2.1 PERMISOS Y AUTORIZACIONES DE APROVECHAMIENTO FORESTAL.128.2.2 MOVILIZACIÓN DE PRODUCTOS FORESTALES. .................................... 13

8.2.3 INDUSTRIA Y PRECIOS DE PRODUCTOS FORESTALES. ...................... 138.2.4 PLANTACIONES FORESTALES. ................................................................. 148.2.5 VIVEROS FORESTALES. .............................................................................. 158.2.6 INCENDIOS FORESTALES........................................................................... 158.2.7 INCENTIVOS ECONOMICOS PARA MANEJO Y ESTABLECIMIENTO DEBOSQUES. .............................................................................................................. 168.2.8 ESTADÍSTICAS FORESTALES REGIONALES ........................................... 17

8.3 DINAMICA DE TRABAJO. ............................................................................... 17

8.4 PRINCIPIOS DEL SIF. ....................................................................................... 18

8.5 ESTRATEGIA DE PARTICIÓN. ....................................................................... 19

9. PLAN GENERAL DEL PROYECTO. .................................................................... 20

9.1 FASE DE FACTIBILIDAD. ................................................................................ 209.1.1 ACTIVIDADES FASE DE FACTIBILIDAD. ................................................. 21

9.2 FASE DE ANÁLISIS. .......................................................................................... 269.2.1 ACTIVIDADES FASE DE ANÁLISIS............................................................ 26

9.3 FASE DE ARQUITECTURA. ............................................................................. 289.3.1 ACTIVIDADES FASE DE ARQUITECTURA. .............................................. 28

9.4 FASE DE ADQUISICIÓN. .................................................................................. 319.4.1 ACTIVIDADES FASE DE ADQUISICIÓN. ................................................... 31

9.5 FASE DE DISEÑO .............................................................................................. 319.5.1 ACTIVIDADES FASE DE DISEÑO. .............................................................. 32

9.6 FASE DE CONSTRUCCIÓN. ............................................................................. 409.6.1 ACTIVIDADES FASE DE CONSTRUCCIÓN. .............................................. 41

9.7 FASE DE ACEPTACIÓN.................................................................................... 429.7.1 ACTIVIDADES FASE DE ACEPTACIÓN. .................................................... 42

9.8 FASE DE ENTREGA. ......................................................................................... 449.8.1 ACTIVIDADES FASE DE ENTREGA. .......................................................... 44

9.9 FASE DE MANTENIMIENTO. .......................................................................... 459.9.1 ACTIVIDADES FASE DE MANTENIMIENTO. ........................................... 46

9.10 ENTREGA FINAL DEL SIF. ............................................................................ 46

10. EQUIPO DEL PROYECTO. ................................................................................. 46

10.1 PATROCINADOR. ............................................................................................ 47

10.2 COMITÉ DIRECTIVO. .................................................................................... 48

10.3 GERENTE DEL PROYECTO. ......................................................................... 48

10.4 COMITE DE TRABAJO. .................................................................................. 49

10.5 COMITÉ DE USUARIOS. ................................................................................ 49

10.6 COORDINADOR FORESTAL. ........................................................................ 50

10.7 COORDINADOR DE SISTEMAS. ................................................................... 50

10.8 INGENIEROS DE SISTEMAS. ........................................................................ 51

10.9 INGENIERO FORESTAL. ............................................................................... 52

10.10 DIGITADORES. .............................................................................................. 52

10.11 SECRETARIA. ................................................................................................ 53

11. COSTOS................................................................................................................ 54

11.1 COSTOS FASES POSTERIORES A FACTIBILIDAD¡Error! Marcador no definido.

11.2 COSTOS DE INVERSION ...................................... ¡Error! Marcador no definido.

11.3 COSTO TOTAL....................................................... ¡Error! Marcador no definido.

12. CRONOGRAMA. ......................................................¡Error! Marcador no definido.

ANEXOS: ORGANIGRAMA EQUIPO DE TRABAJO

SISTEMA DE INFORMACION FORESTAL - SIF 2

INTRODUCCIÓN

El presente documento constituye el estudio básico a partir del cual se desarrollará elSISTEMA DE INFORMACIÓN FORESTAL - SIF para 8 de las 16 Corporacionesintegrantes del proyecto “Transferencia de Paquetes tecnológicos y Sistematización delos Recursos Naturales”. En él se estructura, a partir de información secundaria, unproyecto que tiene por objeto sistematizar y automatizar los procesos y estadísticasforestales de 8 corporaciones regionales.

Actualmente, al interior de las corporaciones buena parte de los trámites asociados a losprocesos de: permisos de aprovechamiento forestal, movilización de productos forestales,industria y precios de productos, plantaciones forestales, certificado de incentivo forestalCIF, incendios forestales, viveros y estadística forestal, se realiza en forma manual. Elloocasiona demoras en el manejo de la información y que las estadísticas forestalesregionales sean incompletas y poco oportunas.

Con el SIF se pretende dotar a las corporaciones de una herramienta que permitirá, entreotros, los siguientes propósitos: agilizar los procesos forestales; estandarizar lainformación forestal que manejan las corporaciones; disminuir el tiempo empleado por losfuncionarios en procedimientos mecánicos; acortar el tiempo que invierten los usuariosexternos en acopiar información; y, mejorar la futura definición de políticas y la toma dedecisiones forestales a nivel regional.

El proyecto reviste una gran complejidad debido a que la lista de requerimientos ovariables a sistematizar es cambiante por cuanto cada corporación sigue diferentestrámites para realizar los procesos forestales antes reseñados; por ello, se hace necesariorealizar una exhaustiva investigación in situ para establecer una lista completa y exacta derequerimientos. Teniendo en cuenta que de la fidelidad con la cual se logren modelar losrequerimientos del sistema, dependerá, además de la viabilidad, la eficiencia con que elSIF alcance los objetivos propuestos, las dos primeras fases del proyecto (factibilidad yanálisis) se enfocarán a la delimitación definitiva del área de interés.

Para desarrolar el proyecto se utilizarán varias estrategias: Se seguirá, con algunasmodificaciones, la metodología MSI (Metodología de Sistemas de Información deECOPETROL), la cual constituye una guía práctica para la formulación de proyectos deautomatización y sistematización, esta metodología recomienda dividir el proyecto enfases; se parcelarán los requerimientos en módulos para facilitar el manejo de lainformación; y, se desarrollará una dinámica de trabajo con base en talleres,


cuestionarios, entrevistas, encuestas y visitas a las corporaciones, que permitirá unacontinua interacción entre los miembros del equipo responsable del proyecto.

1. Al final del documento se esboza un plan general del proyecto conbase en las fases que se tendrán en cuenta para su desarrollo. Para cada

una de las nueve fases (factibilidad, análisis, arquitectura, diseño,construcción, aceptación, entrega, mantenimiento y entrega final) se

especifican unos productos a obtener y unas actividades a realizar. Asímismo se define el equipo necesario para desarrollar el proyecto el

cronograma y los costos del mismo.


ANTECEDENTES

El diseño del SISTEMA DE INFORMACIÓN FORESTAL (SIF), objeto de estedocumento, hace parte de las actividades que realizan las corporaciones AutónomasRegionales (CARS) agrupadas en el proyecto “Transferencia de Paquetes Tecnológicosy Sistematización de los Recursos Naturales” y busca sistematizar y Automatizar lainformación relacionada con procesos administrativos y estadísticas forestales a nivelregional.

Paralelamente al SIF, La División Forestal y de Vida Silvestre del Ministerio del MedioAmbiente y la Organización Internacional de Maderas Tropicales (O.I.M.T.) vienendesarrollando el Sistema de Información Estadístico Forestal (SIEF) que pretende,fundamentalmente, la implementación de un Sistema Estadístico Forestal a nivel Nacionala partir de la información secundaria que suministren las corporaciones.

El SIF es una materialización de la POLÍTICA DE BOSQUES formulada por elDepartamento Nacional de Planeación - DNP, en el documento CONPES de enero de1996. En dicho documento se plantea que “Los Ministerios del Medio Ambiente y deAgricultura y Desarrollo Rural organizarán un Sistema Nacional de Información yEstadísticas Forestales (el proyecto SIEF anteriormente reseñado). Como parte de esteSistema en cada corporación se establecerá un sistema de información estadísticacompatible” (o proyecto SIF que se presenta en este estudio).

En el mismo documento se plantea que “Las instituciones integrantes del CICA (oComité Interinstitucional de Cuentas Ambientales conformado por: El DepartamentoNacional de Estadística, el DNP, la Contraloría General de la República, la UniversidadNacional y el Ministerio del Medio Ambiente), apoyarán la organización de las cuentasnacionales y regionales de bosques y adelantarán ejercicios para su valoración ecológica,económica y social. Los sistemas de estadísticas forestales y de información sobre losbosque contribuirán a estructurar las cuentas físicas forestales del sistema de cuentasambientales.

2. CONTEXTO.

2.1 LAS CORPORACIONES Y LA AUTOMATIZACIÓN DEL RECURSOFORESTAL.

Las Corporaciones Regionales son entidades gubernamentales encargadas de aplicar laspolíticas y lineamientos del Ministerio del Medio Ambiente dentro del área de sujurisdicción. Dentro de esas políticas están: el manejo y control de los recursos naturales


renovables; el control de contaminación ambiental; la conservación, preservación ymanejo de los ecosistemas; y, el desarrollo de estudios e investigaciones sobre losrecursos naturales y el medio ambiente, entre otras.

Las personas naturales o jurídicas que deseen aprovechar el recurso forestal y realizarobras o actividades que produzcan algún impacto en el recurso deberán tramitar ante larespectiva corporación los permisos, licencias, autorizaciones y salvoconductosautorizados por la ley. El conjunto de procesos resultado del intercambio deinformación entre las corporaciones y las personas, que desarrollan actividades en las quese ve involucrado el RECURSO FORESTAL, es uno de los aspectos que se esperaautomatizar y sistematizar con el SIF.

Además de los procesos anteriormente mencionados hay otros aspectos que seinvolucrarán en el SIF tales como industria forestal, plantaciones, certificado de incentivoforestal-CIF, viveros forestales, incendios forestales y estadísticas forestales.

Actualmente, entre las 16 corporaciones integrantes del Proyecto de Transferencia dePaquetes Tecnológicos existen diferentes niveles de sistematización de los procesosforestales, presentándose, desde aquellas en las que la información se manejamanualmente casi en su totalidad, otras en que se está automatizando la información ymuy pocas en las que algunos de los procesos se encuentran automatizados.

Entre las corporaciones que han logrado algunos adelantos tecnológicos ensistematización y automatización de la información forestal se puede citar, entre otros,los casos de la CVC y el de CORNARE que tienen aplicaciones de software parasalvoconductos, la primera, y para aprovechamiento forestal, la segunda.

Al margen de las corporaciones involucradas en este proyecto, la Corporación Autónomaregional del centro de Antioquía - CORANTIOQUIA, está desarrollando el Sistema deInformación de Recursos Naturales SIRENA para trabajar, entre otros, el módulo deaprovechamiento forestal. Todas estas experiencias son muy valiosas y se tendrán encuenta durante el desarrollo del SIF.

2.2 USUARIOS.

Son todas aquellas personas o entidades que necesitan de alguna manera información delSIF. Pueden ser usuarios directos o indirectos .

Serán USUARIOS DIRECTOS del SIF los funcionarios de las dependencias que manejanel recurso forestal en las 16 corporaciones y que estarán en contacto directo con elsistema. La lista de corporaciones integrantes del Proyecto Transferencia de Paquetes


Tecnológicos y Sistematización de los Recursos Naturales, entre las cuales seseleccionarán 8 para participar en el Proyecto, es:

1. Corporación Autónoma regional de Risaralda (Carder)2. Corporación Autónoma regional de Nariño (Corponariño)3. Corporación Autónoma regional de la Frontera Nororiental (Corponor)4. Corporación Autónoma regional del Tolima (Cortolima)5. Corporación Autónoma regional del Quindio (CRQ)6. Corporación Autónoma regional de las cuencas de los Ríos Negro y Nare (Cornare)7. Corporación Autónoma regional de los valles del Sinú y San Jorge (CVS)8. Corporación Autónoma regional del Cesar (Corpocesar)9. Corporación Autónoma regional de Caldas (Corpocaldas)10.Corporación Autónoma regional del Cauca (CRC)11.Corporación Autónoma regional del Valle del Cauca (CVC)12.Corporación Autónoma regional de Cundinamarca (CAR)13.Corporación Autónoma regional de Defensa en la Meseta de Bucaramanga (CDMB)14.Corporación para el Desarrollo Sostenible del Sur de la Amazonía (Corpoamazonía)15.Corporación Autónoma Regional para el Desarrollo Sostenible del Choco

(Codechoco)16.Corporación para el Desarrollo Sostenible del Urabá (Corpourabá).

Serán USUARIOS INDIRECTOS, las personas, instituciones o proyectos que acudan alas corporaciones a gestionar algún trámite o solicitar información de carácter forestal.Entre ellos están: El Ministerio del Medio Ambiente, la gobernación o gobernacionesque hacen parte o están dentro del área de jurisdicción de cada Corporación, secretarías odivisiones del medio ambiente, los municipios y sus UMATAS, los institutos deinvestigación en áreas ambientales, las fundaciones ambientales, empresas consultorasambientales, constructoras, empresas de aprovechamiento forestal, industrias forestales,proyectos y obras realizadas por entidades oficiales o privadas, el Proyecto de EstadísticaForestal SIEF, entre otros.

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Los problemas que se espera solucionar con el SIF son dos:

El primero tiene que ver con la lentitud de algunas corporaciones en la realización de lostrámites que hacen parte de de los procesos forestales, lo cual ocasiona demoras a losusuarios. Esta situación se debe a que, en general, los procedimientos y acciones sellevan a cabo en forma manual, su realización depende en buena parte del conocimientode algunos funcionarios y los diagramas de proceso que se sigue no son los óptimos.


Dentro de los procesos a sistematizar y automatizar con el SIF para resolver esteproblema están:

Permisos y autorizaciones de aprovechamiento forestal.Movilización de productos forestalesIndustria, generación de empleo y precios de Productos forestalesPlantaciones forestalesViveros forestalesIncentivos económicos para manejo y establecimiento de bosques (Certificado deIncentivo Forestal CIF, entre otros)Incendios forestales

Este problema se relaciona con la información forestal primaria, es decir, aquella queobedece a trámites administrativos, por lo cual tiene un alto nivel de detalle.

El segundo problema es: Las estadísticas forestales presentan inconvenientes deoportunidad, confiabilidad, precisión e integridad, debido a la falta de herramientas parasu sistematización y automatización.

Para solucionar este problema se sistematizarán y automatizarán las estadísticas de losprocesos anteriormente mencionados.

4. OBJETIVOS.

4.1 OBJETIVO GENERAL.

Agilizar y optimar los procedimientos del ámbito forestal que realizan 8 de las 16Corporaciones Autónomas Regionales integrantes del proyecto “Transferencia de,Paquetes tecnológicos y Sistematización de los Recursos Naturales” así como losservicios que éstas prestan a los usuarios.

Obtener estadísticas forestales confiables, oportunas y precisas.

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

Sistematizar y automatizar, hasta donde sea posible, las actividades de los diferentesprocesos del ámbito forestal que normalmente realizan las 8 corporaciones.


Estandarizar la información que se maneja en los procesos y procedimientos forestalesde las 8 corporaciones.

Disminuir los tiempos y costos en que incurren las corporaciones por efecto delmanejo de la información forestal.

Minimizar el tiempo de duración de los trámites forestales que realizan los usuarios delas corporaciones.

Obtener estadísticas forestales confiables, oportunas y precisas para una futura mejordefinición de políticas y toma de decisiones forestales a nivel regional.

5. JUSTIFICACIÓN.

Las razones que justifican la implementación del Sistema de Información Forestal SIF, enlas 8 corporaciones, son las siguientes:

Mejorar la definición de políticas y la toma de decisiones e incrementar los indicadoresforestales de gestión y logro, de las Corporaciones.

El SIF permitirá tener un mayor control del recurso forestal dentro del área dejurisdicción de cada Corporación.Se podrá tener en forma permanente estadísticas completas y actualizadas de lasdiferentes actividades y procesos forestales lo cual permitirá mejorar la toma dedecisiones y la definición de políticas regionales frente al sector.

La agilización de trámites y la disminución del tiempo empleado por los funcionariosen procedimientos mecánicos les permitirá realizar análisis de la información.

Se agilizarán los trámites forestales que realizan los usuarios externos de lascorporaciones con lo cual se espera motivarlos a realizar las actividades de acuerdocon las normas legales vigentes

Se brindará una herramienta para la unificación de criterios de manejo del recursoforestal por parte de las corporaciones.

Las corporaciones podrán tener un mayor número de usuarios en forma simultánea.

Se facilitará el acopio de información para el suministro de información hacia fuera dela Corporación. Por ejemplo, llenado de formatos para el Proyecto Sistema EstadísticoForestal SIEF.


6. ALCANCES DEL PROYECTO.

Se proyecta el SIF con una cobertura nacional con cubrimiento de 8 de las 16corporaciones integrantes del proyecto “Transferencia de Paquetes tecnológicos ySistematización de los Recursos Naturales”.

Manejo de información forestal relacionada con los siguientes procesosadministrativos:

Permisos y autorizaciones de aprovechamiento forestal.Movilización de productos forestalesIndustria, generación de empleo y precios de Productos forestalesPlantaciones forestalesViveros forestalesIncentivos económicos para el manejo y establecimiento de bosques(Certificado de incentivo forestal CIF, entre otros)Incendios forestales

Estadística de registro, acumulación y presentación en tablas y gráficas de lainformación forestal.

Inicialmente abordará la sistematización. Posteriormente se buscarán mecanismospara la automatización con el uso de un software genérico.

7. PERFIL DEL PROYECTO.

7.1 TAMAÑO DEL SIF.

En este aparte se dimensiona el sistema en términos de la cobertura. Para realizar estecálculo se tomó como base los estimativos realizados por el Proyecto EstadísticoForestal SIEF. Dichos estimativos se obtuvieron con base en capturas de formularios quese enviaron a las corporaciones para ser llenados.

Los datos base del dimensionamiento fueron:Entidades que reportan : 36Especies promedio por permiso: 10Municipios promedio por entidad: 35


INFORMACIONREGISTROS

ANUALESPermisos y Autorizaciones Otorgados Productos maderables 44.800Permisos y Autorizaciones Solicitados Productos Maderables 134.400Permisos y Autorizaciones Otorgados Productos No Maderables 22.400Permisos y Autorizaciones Solicitados Productos no Maderables 67.200Movilización, Removilización de Productos Maderables, No maderables,Bosque Natural y Plantado (1)

40.320

Plantaciones forestales longitud plantada (2) 800Plantaciones forestales longitud cosechada (2) 800Certificados de incentivos forestal solicitados 2.240Certificados de incentivo forestal otorgados /pagados 2.240Número de Empresas relacionadas con productos maderables 2.240Número de empresas relacionadas con productos no maderables 1.120Clase y número de viveros instalados 22.400Precios de productos maderables y no maderables de la flora silvestre y delbosque plantado (3)

22.400

Generación de empleo en el subsector forestal en empresas relacionadas conproductos maderables, provenientes de la flora silvestre y del bosqueplantado. (4)

3.360

Generación de empleo en el subsector forestal en empresas relacionadas conproductos no maderables, provenientes de la flora silvestre y del bosqueplantado.

1.680

Capacidad y producción anual de las empresas o industrias relacionadas conproductos maderables, provenientes de la flora silvestre y del plantado. (5)

2.240

Capacidad y producción anual de las empresas o industrias relacionadas conproductos no maderables, provenientes de la flora silvestre y del plantado.

1.120

Incendios forestales 1.120Número de Predios ofrecidos a autoridades ambientales para reserva 3.200Cantidad de empresas que producción paneles en Colombia 98

(1) Estimación de cantidad de registros de movilización y removilización.(2) Estimación de número de plantaciones.(3) Estimación de cantidad de precios.(4) Estimación de númeero de empleo generados.(5) Estimación de cantidad de empresas que reportan capacidad de producción.

7.2 TIPO DE SISTEMA.

Dentro del tipo de sistema se caracteriza el riesgo tecnológico y el impacto del SIF en lascorporaciones.


TIPO: Sistema para el procesamiento de transacciones (TPS) con tendencia aconvertirse en Sistema de información administrativa (MIS).

RIESGO TECNOLÓGICO: Bajo. Tecnología sencilla de trayectoria en el mercado.

SISTEMA PARA EL PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS): El TPStiene como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de las quedepende toda la organización. Sustituye los procedimientos manuales por otros basadosen computador; trata con procesos de rutina bien estructurados; incluye aplicacionespara el mantenimiento de registros.

SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA: Los sistemas de transacciónestán orientados hacia operaciones. En contraste el MIS ayuda a los directivos a tomardecisiones y resolver problemas. Proporciona la información que será empleada en losprocesos de decisión administrativos; trata con el soporte de situaciones de decisión bienestructurados; es posible anticipar los requerimientos de información más comunes.

8. ESTRATEGIAS.

8.1 METODOLOGÍA.

El proyecto se desarrollará con base en la METODOLOGÍA DE SISTEMAS DEINFORMACIÓN MSI. Esta metodología brinda una guía práctica y completa paraimplementar soluciones de calidad, con base en los objetivos de la las corporacionesdentro de un presupuesto y tiempo limitados. Para realizar el SIF, se proponen lassiguientes fases divididas a su vez en actividades.

8.1.1 FACTIBILIDAD.

En esta fase se determina la viabilidad de realizar el proyecto. Para determinar laviabilidad se consideran aspectos económicos, organizacionales y técnicos. Si el proyectoes viable éste se conforma: se determina su alcance; se perfila (tamaño, tipo, estrategiapara enfrentarlo); y, se define el plan de proyecto y el equipo de trabajo. Al evaluar laviabilidad organizacional se analiza el grado de cambio e impacto que debe darse paraque el proyecto sea exitoso. De acuerdo con este análisis se esboza el plan de cambioorganizacional que es paralelo al proyecto y puede trascender.


8.1.2 ANÁLISIS.

Durante esta fase se busca: Conocer el área de interés, modelar el sistema propuesto,establecer los requerimientos y priorizarlos.

En la fase de análisis se hace un estudio de las áreas de interés con el fin de afinar ydetallar QUE debe ser el SIF. La forma en que se determina ese QUE es elaborar unalista de los requerimientos de la solución y hacer un modelo que establezca el marco detrabajo del sistema. En el modelo se abstraen primero las características importantes delámbito forestal dejando para después los detalles menores.

8.1.3 ARQUITECTURA.

En esta fase se busca determinar la organización global del sistema : localizandogeográficamente los componentes del sistema ; estableciendo mecanismos técnicos ylógicos de comunicación ; asignando recursos físicos ; y formulando principios técnicosaplicables a todo el sistema. La arquitectura es un diseño que enmarca las etapasposteriores.

Durante la fase de arquitectura se establecen las estrategias tecnológicas que se seguiránpara implementar el sistema. Las decisiones que se toman en esta fase incluyen lacaracterización de recursos (Hardware, Software, Comunicaciones), teniendo en cuentalos requerimientos, las posibilidades técnicas de las corporaciones y sus estándarestecnológicos, el mercado y los estándares, los costos y factores tales comointeroperabilidad, potabilidad, simplicidad, entre otros.

8.1.4 ADQUISICIÓN.

Durante la fase de adquisición se busca seleccionar y adquirir la solución más apropiadadentro de las disponibles en el mercado. Además de adquirir el paquete están lasalternativas de contratación y desarrollo interno. Sin embargo, para el SIF solamente secontempla la alternativa de ADQUISICIÓN porque ofrece las siguientes ventajas:

Disponiblidad : se cuenta más rápidamente con la soluciónSeguridad : poder evaluar la solución antes de adquirirla (menor riesgo)Vigencia : Permite tener la solución actualizada funcional y tecnológicamenteProductividad : disminución de costos asociados a la solución.

Lo que se busca en esta fase es definir, estructurar y permitir el control de los procesos enla evaluación y selección de paquetes para garantizar adquisiciones favorables. La


principal medida de que tan apropiado es un paquete, es el grado de satisfacción a losrequerimientos y la correspondencia con los modelos que se generan en la fase deanálisis.

8.1.5 DISEÑO.

Durante la fase de diseño se especifica como el sistema cumplirá los requerimientosidentificados dentro de niveles de servicio aceptables, utilizando el ambiente tecnológicopredefinido. Además se especifica como el sistema implementará la solución, dentro delmarco tecnológico establecido ; esta especificación se tangibiliza en lo que se llamará elModelo de Diseño.

Existen dos aspectos fundamentales que se diseñan paralelamente :

Aspecto externo, o elementos que son visibles a los usuarios : pantallas reportes, entreotros.

Aspecto interno, o especificación de la persistencia de datos y de mecanismosautomáticos (algoritmos).

En esta fase surgen el plan de pruebas y el plan de migración de datos que puedenvisualizarse como subproyectos.

8.1.6 CONSTRUCCIÓN.

En la fase de construcción se escriben los sistemas de computador especificados en eldiseño para garantizar su operabilidad y si es el caso, instalar y adaptar el paqueteadquirido para aprovechar su funcionalidad de acuerdo con los requerimientosestablecidos. Así mismo, se personaliza el paquete a la medida de las corporaciones y seconducen las pruebas técnicas.

8.1.7 ACEPTACIÓN.

Con la fase de aceptación se busca entregar el SIF a las corporaciones para que realicenuna prueba de aceptación , antes de iniciar la etapa productiva.El objetivo principal de esta fase es asegurar que la migración del SIF al ambienteproductivo se realice de forma controlada y segura, y obtener su aceptación formal. Estaaceptación será resultado de un entrenamiento adecuado y que los usuarios de las


corporaciones a través de las pruebas hayan ganado suficiente confianza en el nuevosistema.

Las corporaciones deben comprender los mecanismos establecidos para el uso, soporte ymantenimiento del sistema. Es importante en esta fase limitar su duración y no hacer loscambios al sistema directamente en el ambiente de aceptación, sino en el de desarrollo.Se deben estudiar las solicitudes de cambio y establecer si las modificaciones sonpertinentes al desarrollo del proyecto, o de soporte a la solución ya en su etapaproductiva.

8.1.8 ENTREGA.

Con esta fase se busca entregar el SIF a las corporaciones para iniciar la etapaproductiva, después de realizadas las pruebas necesarias.

Desde que se entrega el SIF hasta que se desmonta el antiguo, existen dos sistemasparalelos en ambiente productivo. Este tiempo debe ser minimizado pues es costosomantener dos sistemas en producción. Quién decide cuando finalizar este paralelo es elpatrocinador.

8.1.9 MANTENIMIENTO Y SOPORTE.

Con esta fase se pretende hacer las modificaciones pertinentes al SIF para corregirproblemas que se puedan presentar al comienzo de la etapa productiva del sistema.

8.1.10 ENTREGA TOTAL DEL PROYECTO.

Finalmente, con la entrega total del proyecto, se busca, después de realizadas todas laspruebas y soportes, garantizar el funcionamiento del SIF hacia el futuro, reemplazadototalmente el antiguo sistema.

Las actividades ha desarrollar durante cada una de estas etapas se detallan más adelanteen el Plan General del Proyecto.

8.2 ÁREA DE INTERÉS.

El área de interés se define como el estudio de un sistema para analizar como trabaja ydonde es necesario efectuar mejoras. Se busca conocer los métodos utilizados, como


sistemas de información manuales, computarizados o mixtos, para realizar ajustes. Con elfin de conocer el área de interés, se empieza con la determinación de requerimientos.

De acuerdo con la investigación realizada a partir de información secundaria se pudoestablecer una lista de requerimientos preliminar; se espera con la información primaria arecoger en las visitas y los talleres programados durante las fases de factibilidad y análisis,obtener una lista de requerimientos definitiva.

Una gran parte del área de interés del proyecto está contemplada en el decreto 1791 pormedio del cual se establece el régimen de aprovechamiento forestal. Dicho decreto fuepromulgado en octubre de 1996 y tiene por objeto “regular las actividades de laadministración pública y de los particulares respecto al uso, manejo, aprovechamiento yconservación de los bosques y la flora silvestre con el fin de lograr un desarrollosostenible”. En el decreto en meción se especifican los requisitos y trámites que debencumplir los reforestadores, industriales y comerciantes ante las corporaciones, en relacióncon permisos y autorizacines de aprovechamiento forestal, movilización de productosforestales e industrias forestales.

Todas las corporacines deben guiarse para la realización de procesos adminsitrativosrelacionados con el aprovechamiento forestal en lo dictado por el decreto 1791.

La lista preliminar de requerimientos para el SIF es la siguiente:

8.2.1 PERMISOS Y AUTORIZACIONES DE APROVECHAMIENTOFORESTAL.

Aprovechamiento forestal es la extracción de productos de un bosque natural o plantadoy comprende desde su obtención hasta el momento de su transformación. El bosquenatural es un ecosistema existente al margen de la intervención del hombre y secaracteriza por la diversidad de especies que alberga, por la hetorogeneidad de edades ytamaño de los árboles y por la multiciplicidad de productos que ofrece para suaprovechamiento. A diferencia del bosque natural, los bosques plantados son resultadodel cultivo del hombre, y en general, se caracterizan por su homogeneidad en cuanto aespecies, edades, tamaños y productos que se pueden obtener.

Para realizar actividades extractivas de los bosques se debe tramitar un permiso ante larespectiva corporación. Las clases de aprovechamiento forestal son:ÚNICOS: Los que se realizan por una sola vez, en áreas donde con base en estudiostécnicos se demuestre mejor aptitud de uso del suelo diferente al forestal o cuandoexistan razones de utilidad pública e interés social. Los aprovechamientos forestales


únicos pueden contener la obligación de dejar limpio el terreno, al término delaprovechamiento, pero no la de renovar o conservar el bosque.

PERSISTENTES: Los que se efectúan con criterios de sostenibilidad y con la obligaciónde conservar el rendimiento normal del bosque con técnicas silvícolas, que permitan unarenovación. Por rendimiento normal del bosque se entiende su desarrollo o producciónsostenible, de manera tal que se garantice la permanencia del bosque.

DOMÉSTICOS: Los que se efectúan exclusivamente para satisfacer necesidades vitalesdomésticas sin que se puedan comercializar los productos.

8.2.2 MOVILIZACIÓN DE PRODUCTOS FORESTALES.

Consiste en la entrada, tránsito, o salida del área de jurisdicción de la corporación, detodo tipo de producto forestal primario para lo cual debe contar con un salvoconductoque ampare su movilización desde el lugar de aprovechamiento hasta los sitios detransformación. Los salvoconductos pueden ser de:

MOVILIZACIÓN: Es el documento que expide la entidad administradora del recursospara movilizar o transportar por primera vez los productos maderables y no maderablesque se concede con base en el acto administrativo que otorga el aprovechamiento.

REMOVILIZACIÓN: Es el documento que expide la entidad administradora del recursospara autorizar la movilización o transporte total o parcial de productos forestalesmaderables y no maderables que inicialmente habían sido autorizados por unsalvoconducto de movilización.

RENOVACIÓN: Es el nuevo documento que expide la entidad administradora delrecurso para renovar un salvoconducto cuyo término se venció sin que se hubiera larealizado la movilización o el transporte de los productos inicialmente autorizados, por lamisma cantidad y volumen que registró el primer salvoconducto.

8.2.3 INDUSTRIA Y PRECIOS DE PRODUCTOS FORESTALES.

Son empresas o industrias forestales las que realizan actividades de plantación, manejo,aprovechamiento, transformación o comercialización de productos primarios osecundarios del bosque. Los precios tienen que ver con el valor de los diferentesproductos resultado de la actividad que realizan estas industrias.

Las empresas forestales se clasifican en:


EMPRESAS DE PLANTACIÓN DE BOSQUES: Son las que se dedican al establecimientoy manejo de plantaciones forestales.

EMPRESAS DE APROVECHAMIENTO FORESTAL: Son aquellas que se dedican a laextracción técnica de productos primarios de los bosques naturales o de plantaciones sinllegar a procesarlos.

EMPRESAS DE TRANSFORMACIÓN PRIMARIA DE PRODUCTOS FORESTALES:Son aquellas que tienen como finalidad la transformación, tratamiento o conversiónmecánica o química de la troza obteniendo productos forestales semitransformados comomadera, escuadrada, bloques bancos, tablones, tablas postes y madera inmunizada,chapas, astillas, entre otros

EMPRESAS DE TRANSFORMACIÓN SECUNDARIA DE PRODUCTOSFORESTALES O DE PRODUCTOS TERMINADOS: Son aquellas que tienen comopropósito la obtención de productos mediante diferentes procesos o grados deelaboración y mayor valor agregado tales como molduras, parquet, listones puertas,muebles, tableros aglomerados y contrachapados, pulpas, cartones, papeles y afines.

EMPRESAS DE COMERCIALIZACIÓN FORESTAL: Son establecimientos dedicados ala compra y venta de productos forestales, sin hacer ningún proceso de transformación.

EMPRESAS DE COMERCIALIZACIÓN Y TRANSFORMACIÓN SECUNDARIA DEPRODUCTOS FORESTALES: Son aquellos establecimientos dedicados a lacomercialización de productos forestales y que realizan actividades de aserrado, cepilladoy corte sobre medidas, entre otros.

EMPRESAS FORESTALES INTEGRADAS: Son las que se dedican a las actividades deaprovechamiento forestal, establecimiento de plantaciones forestales, actividadescomplementarias, transformación de productos forestales, transporte y comercializaciónde sus productos.

8.2.4 PLANTACIONES FORESTALES.

Son extensiones de bosque establecidas por el hombre con fines de aprovechamiento,protección y producción-protección. Se dividen en:

PLANTACIONES FORESTALES PRODUCTORAS DE CARÁCTER INDUSTRIALO COMERCIAL: Son las que se establecen en áreas forestales productoras con elexclusivo propósito de destinarlas al aprovechamiento forestal.


PLANTACIONES FORESTALES PROTECTORAS - PRODUCTORAS: Son las que seestablecen en áreas forestales protectoras - productoras, en las cuales se puede realizaraprovechamiento forestal, condicionado al mantenimiento o renovabilidad de laplantación.

PLANTACIONES FORESTALES PROTECTORAS: Son las que se establecen en áreasforestales protectoras para proteger o recuperar algún recurso natural renovable y en lascuales se puede realizar aprovechamiento de productos secundarios como frutos, látex,resinas y semillas, asegurando la persistencia del recurso.

8.2.5 VIVEROS FORESTALES.

Es el lugar donde se realiza la producción de plántulas en cantidad y calidad para laposterior plantación en el sitio definitivo. Las plántulas pueden ser de diversas especies ypara diferentes fines como producción de madera, arboles frutales o especies paraprotección y recuperación de otros recursos. Los viveros, en área de jurisdicción de lascorporaciones, pueden tener diversos dueños: la propia corporación, otras entidadespúblicas o particulares.

De acuerdo con su duración en el tiempo los viveros pueden ser:

PERMANENTES: Aquellos destinados a la producción de grandes cantidades deplántulas en forma sostenida; generalmente abastecen necesidades de material en regionesextensas y cuentan con una infraestructura importante.

TRANSITORIOS: Aquellos cuyo objetivo es la producción y abastecimiento de plántulasa proyectos de reforestación específicos, en sitios donde el acceso sea difícil. Suinfraestructura es menor que la de los viveros permanentes.

8.2.6 INCENDIOS FORESTALES

Los incendios forestales originan la degradación de los recursos naturales y puedenproducirse por causas antrópicas o naturales. Para controlar los incendios lascorporaciones deberán preparar planes de contingencia.

Un plan de contingencia es un instrumento de trabajo, que permite de manera anticipada yplanificada definir la forma de intervención ante la posibilidad de ocurrencia de unasituación de emergencia generada por un evento natural o antrópico; es decir, cuándoactuar, como actuar, quienes deben actuar, qué recursos se requieren para la adecuada


intervención, donde deben estar dichos recursos, quién los maneja, cuáles son losmecanismos de coordinación en el área de emergencia y fuera de ella.

Con un plan de contingencia frente a incendios forestales se busca disponer en las épocaspropicias para la ocurrencia de incendios forestales, de un istrumento operativo quepermita reducir al mínimo los daños directos e indirectos ocasionados por los mismos.Un plan de contingencia para incendios forestales debe contemplar los siguientesaspectos:

Monitoreo de las condiciones hidrometereológicasEvaluación de riesgosVigilancia de áreas de mayor riesgoDetección oportuna de fuegos forestalesDefinición de mecanismos de alerta y alarmaPautas para el control y extincion del fuegoReporte del incendio forestal a instancias superioresEquipos suministros y serviciosOrganización y recursosComunicaciones y controlProcedimientos de movilizaciónBase de datos que incluya, gráficos, directorios de personal e institucionesCapacitación y entrenamientoDefinición de mecanismos para que la comunidad pueda cooperar con las autoridadesEvaluación del impacto ambiental ocuridoValoración de pérdidas y daños en generalEvaluación del operativo efectuado y ajuste del plan de contigencia

El proyecto deberá contemplar la sistematización y automatización de informaciónrelacionada con estas variables.

8.2.7 INCENTIVOS ECONOMICOS PARA MANEJO Y ESTABLECIMIENTODE BOSQUES.

Los incentivos económicos son aportes que hacen el Estado u organismos internacionales alos reforestadores con el fin de establecer plantaciones o para el manejo del bosque pormedio de técnicas silviculturales. Uno de los más importantes es el CIF, o Certificado deincentivo Forestal, que es un documento que da derecho al reforestador a obtenerdirectamente una suma de dinero del Estado, destinada a subsidiar el cultivo de árbolescomerciales que simultáneamente protejan el suelo y las fuentes hidrográficas.


Para acceder a un incentivo forestal el peticionario debe gestionar y cumplir ante lascorporaciones varios requisitos.

8.2.8 ESTADÍSTICAS FORESTALES REGIONALES

Las estadísticas forestales regionales buscan una cuantificación de los diferentes procesosadministrativos descritos anteriormente. Son un elemento a tener en la toma dedecisiones y en la definición de políticas regionales frente al sector.

8.3 DINAMICA DE TRABAJO.

Durante la 9 fases del proyecto existirá una permanente interacción entre beneficiarios ydesarrolladores (ver equipo de Proyecto) del Sistema; para ello se ha proyectado el usode harramientas tales como cuestionarios, entrevistas, encuestas, talleres, comunicacióntelefónica y visitas a las corporaciones.

El uso de cada herramienta implicará tareas de planeación, ejecución y obtención deresultados. Durante la planeación se definirán objetivos a lograr con cada herramienta, sepreparán formatos (de encuestas, entrevistas, cuestionarios), se elaborará material (paratalleres) y se definirán los reponsables de ejecución. Durante la ejecución se recopilará lainformación con base en los formatos y material preparados. En la obtención deresultados se analizará la información recopilada, se determinarán los faltantes deinformación (comparando la información obtenida con los objetivos planeadosinicialmente) se diseñarán mecanismos para obtener información faltante, y se produciránlos documentos resultado de encuenstas, cuestinarios, entrevistas y las relatorías de lostalleres.

Las visitas a las corporaciones se realizarán fundamentalmente durante la fase defactibilidad para determinar los requerimientos del sistema con la ayuda de cuestionariosy entrevistas. Las encuestas se utilizarán en la fase de análisis para categorizar y ayudar aafinar los requerimientos y modelar el sistema.

Por su parte, los talleres serán la herramienta más común a utilizar en el proyecto. Serealizará un total de 7 talleres durante las diferentes fases (dos en análisis, uno enarquitectura y adquisición, dos en diseño, uno en construcción y uno en aceptación-entrega). Al primero deberán asistir representantes de los tres comités (directivo, detrabajo, de usuarios), en los restantes participarán miembros de los comités de tabajo y deusuarios


Cada taller servirá como un espacio para sintetizar el trabajo que tanto beneficiarioscomo desarrolladores realizarán a lo largo del proyecto. Por ello antes de la realizaciónde cada taller se definirán las tereas y responsables de su ejecución con el fin de que almomento de su realización cada uno de los miembros del equipo llegue con tareaselaboradas. En ese sentido el evento servirá para aclarar dudas, intercambiarexperiencias, y concretar los productos a obtener en cada una de las fases. Al final de lostalleres se definirán lo temas a tratar en el siguiente y los responsables de las diferentestareas. Después de finalizado cada taller los desarrolladores redactarán una relatoría delmismo.

En buena medida el que el proyecto se desarrolle con éxito y dentro de los límites detiempo establecidos dependerá de la responsabilidad con que los diferentes miembros delequipo desarrollen las tareas y preparen los talleres.

8.4 PRINCIPIOS DEL SIF.

Los principios son el marco sobre el cual se soportarán todas y cada una de lasactividades del SIF. Son básicamente los que contempla la metodología MSI.

PARTICIPACIÓN: Deberá existir una permanente interacción entre los diferentesmiembros del equipo de proyecto.

Para lograr que el proyecto sea participativo el SIF se desarrollará con base enTALLERES donde los funcionarios-usuarios del sistema aportarán sus conocimientosacerca de los procesos forestales y el ambiente organizacional; apelarán porque que elSIF cumpla con los requerimientos y participarán activamente en las pruebasentrenamiento e implementación del mismo. En los talleres se hará una motivaciónespecial al comité de usuarios (ver equipo de proyecto) para generar actitudes de cambio,apropiación y activa participación hacia el proyecto pues son ellos quienes finalmentehabrán de materializarlo.

En los talleres también se buscará aprovechar al máximo la experiencia que han tenidoalgunas corporaciones en el desarrollo de software para sistematizar actividadesforestales.

INNOVACIÓN: La metodología MSI tiene la característica de poder adecuarse parasatisfacer las necesidades de un proyecto en particular, por lo tanto se tomará como guíaajustando y complementándola de acuerdo con las necesidades.


MANEJO DE CAMBIO: Por su naturaleza, los proyectos de sistemas de informaciónson promotores de cambio; el propósito es determinar el impacto del cambio y minimizarla resistencia pasiva o activa al mismo. Para manejar el cambio se debe lograr:

Compromiso y entusiasmo de alta gerencia (patrocinador, comité directivo)Evaluar niveles de comunicaciónConvertir los nuevos retos en oportunidades de desarrollo individual y colectivo.

TRABAJO EN EQUIPO: El equipo de trabajo debe seguir un esquema de cooperación yresponsabilidad. Cada miembro debe asumir su rol.

DIVULGACIÓN Y APOYO: El SIF es un proyecto interdisciplinario e interistitucional,por lo tanto se debe buscar la colaboración y apoyo de expertos en diferentes áreas.

CALIDAD: El proyecto estará sujeto a chequeos de calidad durante el desarrollo de cadauna de sus fases.

ESTÁNDARES: El SIF promoverá el uso y generación de estándares forestales para elmanejo de la información a nivel de procesos, procedimientos y estadísticas. Si noexisten estándares o si son inadecuados, se incluirán dentro del proyecto actividades paragenerarlos, o modificarlos.

MADURACIÓN O REFINAMIENTO: Muchos de los productos a generar con el SIF seoriginarán de una actividad en particular y se madurarán ejecutándolos en forma iterativaen el transcurso del proyecto.

PARALELISMO: Las fases y actividades del SIF muestran un paralelismo derivado de ladependencia, no secuencia, entre ellas.

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS: En la metodología se incluyen conceptos deadministración de proyectos (planificación, seguimiento, administración de riesgo,administración de cambios).

LIDERAZGO: Una actitud de liderazgo inspira al grupo de trabajo hacia altos niveles delogro.

8.5 ESTRATEGIA DE PARTICIÓN.

El SIF se desarrollará como un solo proyecto subdividido en módulos especializados paracada actividad forestal, con el fin de facilitar el manejo de la información. Se agruparánlos procesos forestales comunes en un módulo, teniendo siempre presente que un criterio


de calidad es que el grado de interacción entre los módulos debe minimizarse mientrasque, en contraposición, el grado de interacción entre los elementos de un módulo ha demaximizarse. La lista preliminar de módulos es la siguiente:

MODULO 1: Permisos y autorizaciones de aprovechamiento forestal y Movilizaciónde productos forestales

MODULO 2: Industria y precios de Productos forestalesMODULO 3: Plantaciones forestales e Incentivos económicos para establecimiento y

manejo de bosques (certificado de incentivo forestal CIF, entre otros)MODULO 4: Incendios forestalesMODULO 5: Viveros forestalesMODULO 6 : Estadísticas forestales

9. PLAN GENERAL DEL PROYECTO.

El proyecto se realizará teniendo en cuenta las diferentes fases de la metodología MSI,con algunas modificaciones. Las fases y actividades a desarrollar serán las siguientes :

9.1 FASE DE FACTIBILIDAD.

Durante la fase de factibilidad se específica el alcance del proyecto, su escala de tiempo yrecursos, y se determina su viabilidad. Es tal vez la fase más importante del proyectoporque de los requerimientos que se establezcan dependerán las carcterísticas del SIF ylas actividades que se realicen durante las fases posteriores.

Las dos primeras semanas de la fase se emplearán para conformar el equipo, elaborar elplan de la fase, familiarizar el equipo de proyecto con la metodología y realizar la guía deentrevistas para las visitas a realizar por corporación.

A partir de la tercera semana comenzarán las visitas a cada una de las 8 corporacionespara establecer, con ayuda de los cuestinarios y entrevistas diseñados previamente, losrequerimientos del sistema, la viabilidad técnica, operativa y económica del Proyecto ylos emplames con otros proyectos.

Durante la tercera semana los 6 desarrolladores (Gerente, coordinador forestal,coordinador de sistemas, 2 ingenieros de sistemas y 1 ingeniero forestal) que participaránen las entrevistas a los beneficiarios de las corporaciones, se dividirán en 2 equipos paravisitar 2 corporaciones piloto. El propósito de que se desplacen los 6 desarrolladores alas dos primeras corporciones a visitar es el de que se familiaricen con las entrevistas quese realizarán y con los procesos y trámites forestales que conforman los requerimientos.


Durante la cuarta semana se analizará la información obtenida en las visitas y seproducirán los documentos resultado de área de interés para las dos corporaciones.

A lo largo de la quinta semana el equipo de desarrolladores se dividirá en 3 grupos paravisitar igual número de corporaciones con el propósito de realizar las entrevistas; en lasexta semana se analizará la información obtenida y se redactará el documento de área deinterés para cada una de las 3 corporaciones.

Finalmente, durante la séptima y octava semanas se visitarán las 3 últimas corporacionesy se producirán los respectivos documentos de área de interés, completando de estaforma el total de 8 corporaciones. Las 4 últimas semanas de la fase se emplearán para:determinar estrategias de desarrollo, establecer viabilidad, redactar el estudio defactibilidad, elaborar el plan general y derterminar los índices de gestión del proyecto.

Al finalizar estas tareas deberá ser claro:

El riesgo y la factibilidad del proyectoSi se sigue adelante o no con el proyecto.Las necesidades o requerimientos generales de las 8 corporaciones.El alcance del proyecto

A continuación se detallan las actividades a realizar durante la fase.

9.1.1 ACTIVIDADES FASE DE FACTIBILIDAD.

PLANEAR FASE DE ANÁLISIS: Se conforma el equipo de proyecto preliminar querealizará las actividades de la fase y se elabora el plan de la fase. Se subdivide en lassiguientes actividades:

ACTIVIDAD Seleccionar los integrantes del equipo de proyecto preliminarOBJETIVO Asignar el gerente y los coordinadores forestal y de sistemasRESPONSABLE PatrocinadorAPOYO GerenteNOTA El patrocinador selecciona al gerente y éste a los coordinadores

ACTIVIDAD Elaborar el plan para la fase de factibilidad del proyectoOBJETIVO Generar un plan de trabajo detallado de la faseHERRAMIENTA Office y ProjectRESPONSABLE Gerente de proyecto


APOYO Coordinadores de sistemas y forestalNOTA Para elaborar el plan se tomará como base el presente estudio de

diseño

ACTIVIDAD Familiarizar equipo de proyecto con la metodología y con elproyecto

OBJETIVO Dar a conocer el proyecto y la metodología al equipo preliminarHERRAMIENTA Exposiciones, Metodología MSIRESPONSABLE GerenteAPOYO Coordinadores de sistemas y forestalNOTA Esta actividad se realizará entre el grupo de desarrolladores del

Proyecto

ESTUDIAR FACTIBILIDAD DEL PROYECTO: Lo que se busca con el estudio defactibilidad es determinar la conveniencia de llevar a cabo el proyecto informático. Serealizarán las siguientes actividades:

ACTIVIDAD Realizar la guía de entrevistaOBJETIVO Determinar requerimientos del sistemaHERRAMIENTA OfficeRESPONSABLE Gerente 2 coordinadoresAPOYO Ingeniero forestal, 2 ingenieros de sistemas,NOTA Las entrevistas se realizarán en las 8 corporaciones

ACTIVIDAD Conocer el área de interésOBJETIVO Obtener información del área de interés por medio de entrevistasHERRAMIENTA Visita a las 8 corporaciones, entrevistas, cuestionariosRESPONSABLE Gerente 2 coordinadoresAPOYO Ingeniero forestal, 2 ingenieros de sistemas,NOTA De la información recolectada se extraen los requerimientos

explícitos e implícitos. Si es posible se agruparán enfuncionales, de información, de organización y técnicos.

ACTIVIDAD Realizar documento de área de interés por corporaciónOBJETIVO Afinar la lista de requerimientos obtenida en la formulaciónHERRAMIENTA Office y projectRESPONSABLE Gerente y 2 coordinadoresAPOYO Ingeniero forestal, 2 ingenieros de sistemas,


NOTA Además de los requerimientos, se tendrá en cuenta en eldocumento, la viabilidad técnica, económica y operativa y elempalame con otros proyectos

ACTIVIDAD Conceptualizar el sistemaOBJETIVO Precisar el alcance y objetivos del proyectoHERRAMIENTA OfficeRESPONSABLE Gerente y 2 coordinadoresAPOYO Ingeniero forestal, 2 ingenieros de sistemas, economistaNOTAACTIVIDAD Dimensionar el sistemaOBJETIVO Establecer el tamaño y tipo de proyectoHERRAMIENTA Formulación del proyectoRESPONSABLE Gerente del proyectoAPOYO Coordinador de sistemasNOTA El TIPO de proyecto se caracteriza por el riesgo tecnológico y

el impacto en las ocho corporaciones; El TAMAÑO entérminos de cobertura (número de usuarios, número de áreasfuncionales...)

DETERMINAR ESTRATEGIAS:

ACTIVIDAD Estrategia de particiónOBJETIVO Establecer la forma en que se enfrentará el proyecto (de acuerdo

con principios de innovación y creatividad)HERRAMIENTARESPONSABLE Gerente y 2 coordinadoresAPOYO Ingeniero forestal y 2 ingenieros de sistemasNOTA Se ha proyectado subdividir el proyecto en 7 módulos

ACTIVIDAD Estrategia de soporte metodológicoOBJETIVO Determinar las técnicas de soporte metodológico que se

seguiránHERRAMIENTA Metodología MSI


RESPONSABLE Coordinador de sistemasAPOYO 2 Ingenieros de sistemasNOTA

ESTABLECER VIABILIDAD: La viabilidad es definir si todos los requerimientosimprescindibles se pueden cumplir o no. Se tendrán en cuenta en estas actividades losdocumentos de área de interés por corporación.

ACTIVIDAD Establecer la justificaciónOBJETIVO Identificar los beneficios que debe brindar la soluciónHERRAMIENTA OfficeRESPONSABLE Gerente del proyectoAPOYO 2 coordinadoresNOTA Inicialmente se cuantifican los mínimos beneficios esperados

ACTIVIDAD Establecer viabilidad operativaOBJETIVO Establecer expectativas de los usuarios frente al proyecto y

frente a un posible cambio en el ambiente organizacional.HERRAMIENTA OfficeRESPONSABLE GerenteAPOYO 2 coordinadoresNOTA

ACTIVIDAD Establecer viabilidad técnicaOBJETIVO Documentar los riesgos técnicos del proyectoHERRAMIENTA OfficeRESPONSABLE GerenteAPOYO Coordinar de sistemasNOTA Se hace una exploración preliminar del mercado para escoger la

mejor solución

ACTIVIDAD Establecer empalmes con proyectosOBJETIVO Identificar proyectos que impacten al proyecto y determinar la

viabilidad y conveniencia de realizar tales proyectos y el SIF.HERRAMIENTA Office


RESPONSABLE GerenteAPOYO 2 CoordinaresNOTA Se deben establecer los mecanismos de acople, cooperación y

coexistencia entre los proyectos.

ACTIVIDAD Determinar la viabilidad del proyectoOBJETIVO Determinar a través de un análisis de riesgos si se está en la

capacidad de realizar el proyecto y obtener una solución. Elresultado es una recomendación de seguir, de no hacer o dediferir el proyecto

HERRAMIENTARESPONSABLE PatrocinadorAPOYO GerenteNOTA

ACTIVIDAD Producir el documento ESTUDIO DE FACTIBILIDADOBJETIVO Recopilar los productos de las diferentes tareas realizadas y

organizarlas para producir un estudio preliminar. Se redacta unresumen con las principales conclusiones del estudio.

HERRAMIENTA Office y projectRESPONSABLE Gerente y 2 coordinadores,APOYO Ingeniero forestal, 2 ingenieros de sistemas, EconomistaNOTA Se contratará un economista por un mes para que realice los

flujos de fondos (por corporación) de la viabilidad económica

ACTIVIDAD Elaborar Plan General del ProyectoOBJETIVO Preparar el plan general del proyecto con base en el alcance del

proyectoHERRAMIENTA Office y projectRESPONSABLE Gerente y 2 coordinadoresAPOYO Ingeniero forestal y 2 ingenieros de sistemasNOTA Aunque a esta altura del proyecto el plan tiene un grado de

incertidumbre considerable, es importante contar con este marcoque se va refinando a lo largo del proyecto

ACTIVIDAD Estructurar equipo de proyectoOBJETIVO Definir miembros del equipo de proyecto tanto del área usuaria,

como del área de sistemas.HERRAMIENTA Office y project


RESPONSABLE Gerente del proyectoAPOYO 2 coordinadoresNOTA conjuntamente con los coordinadores, el gerente asigna

responsabilidades a los diferentes miembros del equipo

ACTIVIDAD Determinar índices de gestiónOBJETIVO Definir los índices de gestión que medirán el éxito en la gestión

del proyectoHERRAMIENTA Office, Metodología MSI, CronogramaRESPONSABLE GerenteAPOYO 2 coordinadoresNOTA Para cada índice se describe como se mide y como se interpreta.

Se busca comparar tiempo y costos proyectados vs. tiempo ycostos reales

9.2 FASE DE ANÁLISIS.

Durante esta fase se busca: Conocer el área de interés, modelar el sistema propuesto,establecer los requerimientos y priorizarlos.

Los productos que se espera obtener finalizada la fase de análisis son :

Modelo del sistemaAmbiente organizacional donde se desarrollan los procesos forestalesLista de requerimientos y sus prioridades.

9.2.1 ACTIVIDADES FASE DE ANÁLISIS.

ACTIVIDAD : Diseñar encuesta, probarla, corregirla; redactar guía deencuesta.

OBJETIVO: Establecer requerimientos preliminares y un modelo inicial delSistema a partir de la encuesta.

HERRAMIENTA : OfficeRESPONSABLE : Coordinador de usuarios, Coordinador de sistemasAPOYO : DigitadoresNOTA : Para elaborar las encuestas se tendrá en cuenta los

requerimientos que se establecieron en la fase de factibilidad; sevisitarán 2 corporaciones para aplicarla y probarla. Se debe


entender aquí como sistema el ambiente organizacional dentrodel cual se desarrollan los procesos forestales.

ACTIVIDAD : Presentar el estudio de factibilidad a delegados de las 8corporaciones

OBJETIVO: Motivar a delegados de las 8 corporaciones a participar en elProyecto; Explicar y repartir encuesta a beneficiarios

HERRAMIENTA : Taller 1, Exposición, ProyectorRESPONSABLE : Patrocinador, Gerente del ProyectoAPOYO : 2 coordinadores

ACTIVIDAD : Monitorear, recolectar, codificar y tabular encuesta; redactardocumento de resultados de la encuesta.

OBJETIVO: Desarrollar un modelo preliminar de los procesos Forestales yestablecer unos requerimientos iniciales.

HERRAMIENTA : Encuesta, OfficeRESPONSABLE : Coordinador forestal y coordinador de sistemasAPOYO : 3 ingenieros de sistemas, ingeniero forestal, 2 digitadoresNOTA :

MODELAR EL SISTEMA: se busca abstraer en un modelo aquellos aspectos delproblema que son importantes. Se subdivide en dos actividades:

ACTIVIDAD : Modelar la información recopiladaOBJETIVO: Generar modelo preliminarHERRAMIENTA : Taller 2 y documento de resultados encuestaRESPONSABLE : Gerente, Coordinadores forestal y de sistemasAPOYO : Digitadores, ingenieros de sistemasNOTA : Aquí se busca hacer abstracción de los aspectos más

importantes del sistema. La realización de esta actividad seCONTRATARÁ EXTERNAMENTE

ACTIVIDAD : Validar el modelo se análisisOBJETIVO: Chequear que el modelo sea completo, coherente comprensible,

claro y correcto.HERRAMIENTA : Taller 2 y documento de resultados encuesta


RESPONSABLE : Coordinadores forestal y de sistemasAPOYO : Ingeniero forestal e ingenieros de sistemasNOTA : Como resultado se espera conceptualizar el modelo de los

procesos forestales por medio de diagramas o esquemas

ACTIVIDAD : Afinar requerimientosOBJETIVO: Categorizar requerimientos, priorizarlos y validar lo completos

que seanHERRAMIENTA : Taller 2, documento de resultados encuesta, officeRESPONSABLE : Gerente, Coordinadores forestal y de sistemasAPOYO : Ingeniero forestal e ingenieros de sistemasNOTA : Se estandarizará la información de los procesos y

requerimientos a modelar para las 8 corporaciones

9.3 FASE DE ARQUITECTURA.

Durante esta fase se pretende establecer las estrategias tecnológicas que se seguirán paraimplementar el SIF. Terminada esta fase se espera tener los siguientes productos :

Principios generales aplicables al sistemaDescomposición del sistema en módulosDefinición del almacenamiento y administración de los datosCaracterización de recursos : Hardware y Software

La fase de arquitectura comprende la realización de las siguientes actividades :

9.3.1 ACTIVIDADES FASE DE ARQUITECTURA.

ACTIVIDAD : Determinar arquitectura lógicaOBJETIVO: Identificar y especificar los módulos del sistema y la conexión

entre ellosHERRAMIENTA : Taller 3RESPONSABLE : Gerente y Coordinador de sistemasAPOYO : Coordinador forestalNOTA : Para definir los módulos se tendrá en cuenta que tengan unidad

de propósito. La interdependencia entre módulos se define entérminos de tipo, volumen y frecuencia.


ACTIVIDAD : Determinar arquitectura de datosOBJETIVO: Definir como el sistema almacenará los datos ( Distribuidos,

centralizados ; replicados en: base de datos, archivos planos,memoria principal), teniendo en cuenta el volumen de lainformación, complejidad de los datos, confiabilidad yregularidad entre otros.

HERRAMIENTA : Taller 3RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : En esta actividad se realizan estimativos de espacio en disco y

de tiempos de respuesta

DETERMINAR ARQUITECTURA DE COMUNICACIONES. Se Subdivide en lassiguientes actividades:

ACTIVIDAD : Establecer mecanismos lógicos de comunicaciónOBJETIVO: Determinar esquemas de comunicación entre módulos (Cliente/

servidor, peer/peer)HERRAMIENTA : Taller 3RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Se buscará que el esquema y los mecanismos de comunicación

entre los módulos sean uniformes.

ACTIVIDAD : Dimensionar tráfico entre nodosOBJETIVO: Dimensionar la interdependencia de los nodos en términos de

volúmenes y frecuenciasHERRAMIENTA : Taller 3RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Se espera obtener tráfico entre nodos

ACTIVIDAD : Establecer mecanismos físicos de comunicaciónOBJETIVO: Diseñar topología de conexión física entre las unidades del

sistemaHERRAMIENTA : Taller 3RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : La topología específica el arreglo y forma de conexión de los

nodos. En esta actividad se debe:


Proyectar el tráfico de las líneas (especialmente lospicos) y su impacto en el desempeño de los módulos.Estimar el ancho de banda y la latencia de los canales decomunicación y escoger el tipo de conexión apropiado.

Determinar la necesidad de monitoreo de la red

ACTIVIDAD : Determinar arquitectura de interacciónOBJETIVO: Ubicar los elementos relevantes del sistema en mapas

informales donde se refleje la interacción de los mismos yexistan canales de comunicación apropiados entre ellos.

HERRAMIENTA : Taller 3RESPONSABLE : Coordinadores forestal y de sistemas.APOYO : Ingenieros de sistemas e Ingeneiro forestalNOTA :

ACTIVIDAD : Análisis de la operación del sistema en condiciones inestablesOBJETIVO: Considerar en el diseño condiciones de frontera tales como

inicialización, finalización y falla.HERRAMIENTA : Taller 3RESPONSABLE : Coordinadores forestal y de sistemas.APOYO : Ingenieros de sistemas e Ingeneiro forestalNOTA : Los cuadros enriquecidos son un apoyo gráfico y no riguroso

en la comunicación de ideas. En ellos se ubican de manerainformal diferentes elementos que en conjunto reflejan unasituación.

ACTIVIDAD : Determinar arquitectura tecnológicaOBJETIVO: Determinar los requerimientos de recursos computacionales de

acuerdo con el dimensionamiento de los módulos y de susinterdependencias.

HERRAMIENTA : Taller 3RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Se realizarán matrices de procesador (Nodo) vs. : módulos,

bases de datos, usuario, localización geográfica, plataformahardware (tipo de procesador) y plataforma Software (sistemaoperativo)

ACTIVIDAD : Planear implementación de arquitectura tecnológicaOBJETIVO: Determinar el programa de adquisición, instalación e

interconexión de los elementos adicionales requeridos, despuésde inventariar los elementos de Software y Hardware a trabajar


en las corporaciones.HERRAMIENTA : Taller 3RESPONSABLE : Coordinador área sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Se espera obtener un plan de implementación de la arquitectura

tecnológica.

9.4 FASE DE ADQUISICIÓN.

Durante esta fase se busca seleccionar y adquirir la solución más apropiada de lasdisponibles en el mercado. Finalizada esta fase se espera tener los siguientes productos :

Contrato de adquisición perfeccionadoAlternativa de desarrolloCriterios de selecciónLista de proveedores invitadosEvaluación de ofertas

9.4.1 ACTIVIDADES FASE DE ADQUISICIÓN.

ACTIVIDAD : Desarrollar criterios de selección y solicitud de cotizaciónOBJETIVO: Unificar una solicitud de cotizaciónHERRAMIENTA : OfficeRESPONSABLE : GerenteAPOYO : Los 2 coordinadoresNOTA :

ACTIVIDAD : Identificar e invitar proveedores, evaluar ofertas, negociarcontrato de adquisición

OBJETIVO: Elegir y contratar la mejor ofertaHERRAMIENTA :RESPONSABLE : Gerente del Proyecto, 2 coordinadores

9.5 FASE DE DISEÑO


Durante esta fase se busca especificar como el SIF cumplirá los requerimientosidentificados dentro de niveles de servicio aceptables utilizando el ambiente tecnológicopredefinido. Se espera obtener los siguientes productos :

Estudio de adaptaciónDocumentos hacia el usuario, que incluye entre otros temas :

Especificaciones de interfazAmbiente organizacional (organigrama, funciones procedimientos)Aspectos de seguridad y controlPropiedadControl de acceso y autorizacionesPlan de contingencia

Documentación técnica del sistema:Para mantenimiento

Modelo físico de datos (base de datos, archivo)Especificación algorítmica

Para operación :Procesos (secuencias y calendarios)Aspectos administrativos de seguridad y control

Base de datos y archivos especificados y creados en ambiente de construcciónPlan de pruebasPlan de migración de datos.

9.5.1 ACTIVIDADES FASE DE DISEÑO.

ACTIVIDAD : Estudiar adaptación del paquete adquiridoOBJETIVO: Estudiar el paquete en detalle para elegir la manera más

adecuada de personalizarlo y optimar su usoRESPONSABLE : Los 2 coordinadores y proveedorAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Es importante el soporte del proveedor

Durante esta fase se llevarán a cabo DOS GRANDES ACTIVIDADES:

Especificar diseño externoEspecificar diseño interno

ESPECIFICAR DISEÑO EXTERNO: Con esta actividad se busca especificar el sistemaen términos de entradas, salidas y procesos, considerando el ambiente técnico predefinido


y producir la documentación para el usuario. La realización de esta actividad seCONTRATARÁ EXTERNAMENTE Se subdividirá en las siguientes tareas :

DISEÑAR INTERFAZ:

ACTIVIDAD : Determinar estándares, generar y validar interfazOBJETIVO: Establecer estándares ; integrar entradas, salidas, menús y

ayudas para validar interfazHERRAMIENTA :RESPONSABLE : Coordinador área usuariosAPOYO : Coordinador área informática, ingeniero forestal e ingenieros

de sistemasNOTA :

ACTIVIDAD : Diseñar entradas y salidasOBJETIVO: Especificar y documentar el contenido de entradas y salidasHERRAMIENTA : Taller 4RESPONSABLE : Coordinador área usuariosAPOYO : Coordinador área informática, ingeniero forestal e ingenieros

de sistemasNOTA : Se diseñan las entradasy salidas con interacción humana

ACTIVIDAD : Diseñar navegaciónOBJETIVO: Diseñar menús entre las diferentes opciones del sistema y su

presentación de acuerdo con la agrupación por módulosHERRAMIENTA : Taller 4, CaseRESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador área informática, ingeniero forestal e ingenieros

de sistemasNOTA : La navegación es la posibilidad de usar o activar una opción del

sistema. Puede ser de forma manual, utilizando ambientes deventanas o comandos, o en forma automática como repuesta aun evento interno (alta temperatura).

ACTIVIDAD : Diseñar ayudasOBJETIVO: Diseñar presentación de las pantallas con ayudas de su

contenido y presentaciónHERRAMIENTA : Taller 4, CaseRESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador de sistemas, ingenieros de sistemas y forestalACTIVIDAD : Generar y validar interfazOBJETIVO: Integrar entradas, salidas navegación y ayudas para facilitar la


validación de lo completo coherente, correcto y claro de lainterfaz.

HERRAMIENTA : Taller 4, CaseRESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador área informática, ingeniero forestal e ingenieros

de sistemasNOTA :

ACTIVIDAD : Diseñar interfaces automáticas entre sistemasOBJETIVO: Especificar y documentar el contenido de las entradas y salidas

automáticasHERRAMIENTA : Taller 4, CaseRESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador área informática, ingeniero forestal e ingenieros

de sistemasNOTA : Se diseñan las entradas y salidas automáticas considerando

fuentes, periodicidad, controles.

DISEÑAR ASPECTOS DE SEGURIDAD Y CONTROL:

ACTIVIDAD : Aprobar el diseño de control de accesoOBJETIVO: Revisar mecanismo de control de acceso al sistemaHERRAMIENTA : Taller 4, CaseRESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador área informáticaNOTA : Se puede incluir en una pista la fecha, hora usuario, terminal y

código de la transacción

ACTIVIDAD : Determinar pistas de auditoríaOBJETIVO: Determinar la información requerida para auditar el sistemaHERRAMIENTA : Taller 4, CaseRESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador área informática, ingeniero forestal e ingenieros

de sistemasNOTA :

ACTIVIDAD : Identificar elementos críticosOBJETIVO: Identificar elementos (datos, funciones, objetos), que deben


estar disponibles aún en caso de presentarse un desastre paraoperar a un nivel mínimo aceptable.

HERRAMIENTA : Taller 4, CaseRESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador área informática, ingeniero forestal e ingenieros

de sistemasNOTA :

ACTIVIDAD : Especificar plan de contingenciaOBJETIVO: Diseñar plan de contingencia, para garantizar en caso de

desastre: Disponibilidad de los elementos críticos y operaciónmínima aceptable del sistema.

HERRAMIENTA : Taller 4, CaseRESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador área informáticaNOTA : El plan de contingencia deberá garantizar que los procesos

críticos se realicen aún cuando la disponibilidad de recursos nosea la normal

ACTIVIDAD : Diseñar aspectos de calidadOBJETIVO: Garantizar que a los productos del sistema se les pueda definir

y medir criterios de calidadHERRAMIENTA : Taller 4, CaseRESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador área informáticaNOTA : La actividad se refiere a la calidad de los productos generados

por el sistema en su etapa productiva y no a aspectos de calidaddel SIF.

ACTIVIDAD : Diseñar indicadores de medición de gestiónOBJETIVO: Garantizar que el sistema genere mediciones de los índices de

gestión relativos a su coberturaHERRAMIENTA : Taller 4RESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador área informáticaNOTA : La actividad se refiere a la medición de índices de gestión de las

áreas cubiertas por el sistema en su etapa productiva y no a lamedición de índices de gestión del SIF.


ELABORAR E INICIAR PLAN DE PRUEBAS: Se desarrollarán las siguientesactividades:

ACTIVIDAD : Identificar ítem de pruebasOBJETIVO: Identificar las pruebas a efectuarse con base en el modelo de

diseñoHERRAMIENTA : Taller 4, Criterios de selección de items de pruebasRESPONSABLE : Los dos coordinadoresAPOYO : Iingeniero forestal e ingenieros de sistemasNOTA : Se realizarán tres tipos de pruebas:

Unitarias: Prueban la mínima unidad (módulos)De integración: Validar la interacción entre módulosy subsistemasDel sistema: Evaluar el desempeño del SIF (tiempode respuesta, carga, volúmenes de tráfico) yrecuperación ante fallas

A cada actividad a probar se le asignarán fechas y responsables.

ACTIVIDAD : Preparar documentación para usuarioOBJETIVO: Elaborar cronograma y asignar responsabilidades. Se

determinan las actividades a seguir para preparar el material yejecutar las pruebas

HERRAMIENTA :RESPONSABLE : Taller 4, manual del usuarioAPOYO : Los dos coordinadoresNOTA : Se asignan los recursos humanos y técnicos necesarios. Es

deseable que las personas que diseñen y conduzcan las pruebassean ajenas al grupo de implementación.

ACTIVIDAD : Preparar ambiente de pruebasOBJETIVO: Supervisar que el plan de pruebas se esté llevando a caboHERRAMIENTA : Taller 4RESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO :NOTA : Se realizarán tres tipos de pruebas

ACTIVIDAD : Preparar documentación para el usuarioOBJETIVO: Recopilar los productos de la fase y organizarlos


HERRAMIENTA : Taller 4, Manual del usuarioRESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador área informáticaNOTA : Entre los aspectos a documentar están: como entrar - salir del

SIF, interfaz, procesos, control y seguridad, herramientas deproducción, tutorial, entre otros.

ESPECIFICAR DISEÑO INTERNO: Con esta actividad se busca especificar lasestructuras de datos, los esquemas físicos de persistencia y los algoritmos queimplementarán las operaciones considerando el ambiente técnico predefinido. Larealización de esta actividad se CONTRATARÁ EXTERNAMENTE. Se consideraránlas siguientes actividades:

ACTIVIDAD : Especificar base de datosOBJETIVO: Especificar atributos de los elementos que manipulará el SIF

detallando tipo, llaves, formato, longitud y rango.HERRAMIENTA : Taller 5 CaseRESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Se respetarán estándares de nomenclatura y representación de

las Corporaciones y se buscará integridad con sus bases dedatos

ACTIVIDAD : Optimar acceso a datosOBJETIVO: Hallar balance entre eficiencia y calidad optimando la

especificación de base de datosHERRAMIENTA : Taller 5 CaseRESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Acceso a datos incluye consulta y mantenimiento (creación,

actualización, borrado).ACTIVIDAD : Validar modelo físico de datosOBJETIVO: Validar el modelo contra la interfaz y contra los requerimientos

de información establecidosHERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Esta tarea buscará equilibrar:

Importancia de la claridad y mantenibilidad del sistemaNecesidad de responder rápido a un requerimientoCosto de mantener índices


Costo de mantener duplicidadNecesidad de que el sistema no genere altos costos demantenimiento y extensibilidad

ACTIVIDAD : Diseñar algoritmosOBJETIVO: Formular con un algoritmo cada operación especificada en el

modelo de análisisHERRAMIENTA : Taller 5, CaseRESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Para el diseño de los algoritmos se contratarán programadores

externos

ACTIVIDAD : Implementar el modelo de base de datosOBJETIVO: Traducir las especificaciones de base de datos en constructores

del esquema de la base de datosHERRAMIENTA : Taller 5, CaseRESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Se realizará pruebas y reajustes sucesivos de la implementación

INICIAR MIGRACIÓN DE DATOS: Con esta actividad se busca planear e iniciar lamigración de datos al ambiente de operación teniendo en cuenta la calidad ydisponibilidad de la información y el modelo de persistencia de datos.

ACTIVIDAD : Elaborar plan de migraciónOBJETIVO: Establecer requerimientos de conversión y/o población de datos

y elaborar el plan de migraciónHERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : Los 2 coordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestalACTIVIDAD : Especificar, diseñar y codificar los programas de conversiónOBJETIVO: Generar los programas de conversión de datos que servirán

para probar la base de datos definitivaHERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Esta actividad puede realizarse en paralelo a la fase de

construcciónACTIVIDAD : Iniciar la población de datosOBJETIVO: Migrar los datos desde su representación actual hasta el


ambiente de pruebasHERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Esta actividad puede realizarse en el subproyecto de migración

de datos en paralelo a la fase de construcción. La poblacióndebe haber finalizado la fase de construcción.

ACTIVIDAD : Preparar documentación técnicaOBJETIVO: Recopilar y organizar los productos de la fase, en la

documentación técnica del sistemaHERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : La documentación técnica puede hacer parte de la

documentación para el usuario y del documento demantenimiento del SIF.

ACTIVIDAD : Preparar documentación técnicaOBJETIVO: Recopilar y organizar los productos de la fase, en la

documentación técnica del sistemaHERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : La documentación técnica puede hacer parte de la

documentación para el usuario y del documento demantenimiento del SIF

DISEÑAR CAMBIO ORGANIZACIONAL: En esta fase se propuso una estructuraorganizacional que soportara el sistema modelo. El enfoque de esta actividad es diseñarel cambio identificado en la fase de análisis y refinado en la fase de arquitectura. Elapoyo del comité directivo y del comité de usuarios es vital.

ACTIVIDAD : Especificar ambiente organizacionalOBJETIVO: Especificar la secuencia de acciones (tareas) que soportará la

ejecución de los procesos y su interacción.HERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : GerenteAPOYO : Coordinador forestalNOTA : El líder forestal se apoyará en las áreas de organización y

servicio de las corporaciones.


ACTIVIDAD : Afinar impactoOBJETIVO: Refinar la identificación de sujetos, personas o grupos de

personas, y objetos (hacer, proceder, proyección, vínculos) decambio.

HERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : Gerente del proyectoAPOYO : Coordinador forestalNOTA : El líder forestal se apoyará en las áreas de organización y

servicio de las corporaciones

ACTIVIDAD : Identificar facilitadores y promotores de cambioOBJETIVO: Identificar personas y sujetos de cambio que por su

compromiso actitud y perfil son promotores de cambio. Estaspersonas son el apoyo en la implementación del cambio

HERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador informáticoNOTA :

ACTIVIDAD : Diseñar estrategias para el cambioOBJETIVO: Determinar como serán aprovechados los facilitadores y

promotores de cambio.HERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : GerenteAPOYO : Coordinador sistemas y Coordinador forestalNOTA : El líder forestal se apoyará en las áreas de organización y

servicio de las corporaciones.ACTIVIDAD : Elaborar e iniciar plan de cambio organizacionalOBJETIVO: Implementar la estrategia de manejo del cambio, asignando los

recursos apropiadosHERRAMIENTA : Taller 5RESPONSABLE : Gerente del proyectoAPOYO : Los 2 coordinadoresNOTA : Determinar como se hará la conversión del sistema antiguo al

nuevo.

9.6 FASE DE CONSTRUCCIÓN.


Durante esta fase se escriben los sistemas de computador especificados en la fase dediseño para garantizar su operabilidad. Al final de esta fase se espera tener los siguientesproductos:

Programas fuentesAceptación técnicaDocumentación de instalación

9.6.1 ACTIVIDADES FASE DE CONSTRUCCIÓN.

ACTIVIDAD : Estandarizar y codificar programasOBJETIVO: Acordar estándares y escribir cada uno de los programasHERRAMIENTA : Taller 6RESPONSABLE : Coordinador área informáticaAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : La realización de esta actividad se CONTRATARÁ

EXTERNAMENTE

CONDUCIR PRUEBAS TÉCNICAS: Se realizarán las siguientes actividades:

ACTIVIDAD : Verificar ambiente de pruebas técnicasOBJETIVO: Se verifica que exista un ambiente apropiado para efectuar las

pruebasHERRAMIENTA : Taller 6RESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador de sistemas e ingenieros de sistemasNOTA : Se busca el empalme con el plan de pruebas que se inició desde

la fase de diseño y garantizar la infraestructura técnicarequerida. Se debe tener una población aceptable de datos.

ACTIVIDAD : Efectuar pruebas técnicasOBJETIVO: Efectuar pruebas unitarias, de integración y del sistemaHERRAMIENTA : Taller 6RESPONSABLE : 2 CoordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestalNOTA : Se realizarán tres tipos de pruebas:

Unitarias: Prueban la mínima unidad (módulos)De integración: Validar la interacción entre módulos ysubsistemas

Del sistema: Evaluar el desempeño del SIF (tiempo derespuesta, carga, volúmenes de tráfico) y recuperación ante


fallas

ACTIVIDAD : Producir documento de instalaciónOBJETIVO: Preparar la documentación de apoyo a la instalaciónHERRAMIENTA : Taller 6RESPONSABLE : Coordinador área informáticaAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Como se va a adquirir un paquete, esta actividad incluye

complementar los manuales de instalación.

9.7 FASE DE ACEPTACIÓN.

9.7.1 ACTIVIDADES FASE DE ACEPTACIÓN.

VERIFICAR AMBIENTE DE PRUEBAS DE ACEPTACIÓN:

ACTIVIDAD : Migrar ambiente técnicoOBJETIVO: Crear el ambiente técnico en el cual se probará el sistemaHERRAMIENTA : Taller 7RESPONSABLE : Coordinador área informáticaAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : El ambiente técnico incluye infraestructura, hardware,

comunicaciones, software básico, paquete, herramientas deproductividad, entre otros

ACTIVIDAD : Verificar población de datosOBJETIVO: verificar que la población de datos sea adecuada.HERRAMIENTA : Taller 7RESPONSABLE : Coordinador área usuariosAPOYO : Coordinador de sistemasNOTA : Se empalma la migración de datos con la fase de aceptación

ENTREGA TÉCNICA:


ACTIVIDAD : Formalizar acuerdos de niveles de servicioOBJETIVO: Afinar y formalizar los acuerdos de niveles de servicio que se le

darán al sistema (quién, con el apoyo de quién, cómo, desdecuando, etc.)

HERRAMIENTA : Taller 7RESPONSABLE : Gerente y los 2 coordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestalNOTA : Los acuerdos deben generarse en las fases anteriores.

ACTIVIDAD : Entregar especificaciones del sistemaOBJETIVO: Entregar al comité de usuarios la documentación que servirá de

apoyo en ejercicio de sus actividadesHERRAMIENTA : Taller 7RESPONSABLE : Gerente y los 2 coordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestal

ACTIVIDAD : Conducir pruebas de aceptaciónOBJETIVO: Efectuar pruebas de aceptación para establecer como funciona

el sistemaHERRAMIENTA : Taller 7RESPONSABLE : 2 CoordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestalNOTA : Se visitarán 4 corporaciones para llevar a cabo la prueba de

aceptación. Se realizarán llamadas para hacer seguimiento a laaceptación del proyecto. Se visitarán corporaciones donde nose pudo realizar implementación con éxito. Como resultado sehará un reajuste del sistema.

REALIZAR DIVULGACIÓN Y ENTRENAMIENTO:

ACTIVIDAD : Determinar técnicas de instrucción y ayudas audiovisualesOBJETIVO: Definir grupo de usuarios a entrenar, de personas a quienes se

les divulgará el sistema y el nivel de detalle del entrenamiento ydivulgación

HERRAMIENTA : Taller 7RESPONSABLE : 2 CoordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestalNOTA : Posibles técnicas de instrucción son: autoestudio, tutoriales,

talleres. Técnicas de divulgación son: folletos, seminarios.ACTIVIDAD : Elaborar plan de entrenamiento y divulgaciónOBJETIVO: Programar los diferentes entrenamientos y sesiones de


divulgación y comunicarlos a los interesadosHERRAMIENTA : Taller 7RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA :

ACTIVIDAD : Preparar material de entrenamiento y divulgaciónOBJETIVO: Diseñar el soporte audiovisual para el entrenamiento y

divulgaciónHERRAMIENTA : Taller 7RESPONSABLE : 2 CoordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestalNOTA : Tener en cuenta el tipo de usuario a entrenar.

ACTIVIDAD : Conducir entrenamiento y divulgaciónOBJETIVO: Entrenar a los usuarios y representantes de las áreas

informáticas involucradas. Divulgar el SIF.HERRAMIENTA : Taller 7RESPONSABLE : 2 CoordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestalNOTA : El coordinador forestal se encargará de entrenar a los usuarios

directos y ocasionales y el coordinador de sistemas aproducción soporte y mantenimiento. Se considerará unaevaluación de la efectividad el entrenamiento de cuyoresultado se tomarán las decisiones pertinentes.

9.8 FASE DE ENTREGA.

Entregar el SIF a los usuarios para iniciar su etapa productiva. Se considerarán lassiguientes actividades:

9.8.1 ACTIVIDADES FASE DE ENTREGA.

VERIFICAR AMBIENTE PRODUCTIVO: es una migración técnica en la que se instalala infraestructura de hardware, software y comunicaciones, y se pueblan las bases dedatos y archivos con los datos reales.

ACTIVIDAD : Migrar ambiente técnicoOBJETIVO: Crear el ambiente técnico en el cual operará el sistema en el


ambiente productivoHERRAMIENTA :RESPONSABLE : Coordinador de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA :

ACTIVIDAD : Finalizar migración de datos a ambiente de producciónOBJETIVO: Migrar los datos reales para iniciar las pruebasHERRAMIENTA : Taller 7RESPONSABLE : Coordinador forestalAPOYO : Coordinador informáticoNOTA : Los datos reales deben haber sido producidos en la fase de

diseño por migración de datos

ACTIVIDAD : Entrega del SIF a los usuariosOBJETIVO: Entregar SIF a usuarios para que empiece su etapa productiva.HERRAMIENTA :RESPONSABLE : Patrocinador, Gerente, 2 CoordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestalNOTA :

ACTIVIDAD : Desmontar el sistema antiguoOBJETIVO: Desmontar el sistema antiguo sistematizado y/o manual.HERRAMIENTA :RESPONSABLE : Coordinador área de sistemasAPOYO : Ingenieros de sistemasNOTA : Se debe llevar a cabo sin perturbar la operación.

9.9 FASE DE MANTENIMIENTO.

Con esta fase se pretende identificar problemas que se estén presentando al comienzo dela etapa productiva del Sistema y hacer las modificaciones pertinentes para corregirlos.


9.9.1 ACTIVIDADES FASE DE MANTENIMIENTO.

ACTIVIDAD : Monitoreo a usuariosOBJETIVO: Detectar problemas que se estén presentando al inicio de la

etapa productiva del SIFHERRAMIENTA : TeléfonoRESPONSABLE : 2 CoordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestalNOTA :

ACTIVIDAD : Reajustar el SIFOBJETIVO: Adecuar el SIF a exigencias de la etapa productivaHERRAMIENTA : Documentos de actualización, nuevas guías de usuario y de

ayudasRESPONSABLE : 2 CoordinadoresAPOYO : Ingenieros de sistemas e ingeniero forestalNOTA :

9.10 ENTREGA FINAL DEL SIF.

ACTIVIDAD : Preparar y realizar entrega del SIFOBJETIVO: Acordar con las corporaciones la forma de entrega y entregar el

SIFHERRAMIENTA : TeléfonoRESPONSABLE : Patrocinador, Junta Directiva, Gerente.APOYO : 2 CoordinadoresNOTA :

10. EQUIPO DEL PROYECTO.

El equipo de proyecto está integrado por los BENEFICIARIOS yDESARROLLADORES del SIF. (VER ANEXO 2).

Los beneficiarios son todos los funcionarios y representantes tanto del proyecto deTransferencia de Paquetes Tecnológicos como de las 8 corporaciones. Ellos son:


Patrocinador, Comité directivo, comité de trabajo y comité de usuarios. Sus sitios detrabajo son las sedes de cada corporación y del Proyecto de Transferencia.

Los desarrolladores son el Gerente, Los coordinadores Forestal y de Sistemas, tresingenieros de sistemas, un ingeniero forestal, dos digitadores y la secretaria; tendráncomo sede permanente la ciudad de Santafé de Bogotá. El punto de encuentro usual,entre beneficiarios y formuladores, serán los talleres.

Durante la FASE DE FACTIBILIDAD el equipo de proyecto estará integrado por elGerente, los dos coordinadores (forestal y de sistemas), dos ingenieros de sistemas, uningeniero forestal y la secretaria.

Responsabilidades de los miembros del equipo de proyecto.

10.1 PATROCINADOR.

Son el representante legal del proyecto “Transferencia de Paquetes Tecnológicos ySistematización de los Recursos Naturales”, las ocho Corporaciones Regionales y elproyecto SIEF. Son las personas que pagan el proyecto y esperan beneficiarse de losresultados. Los patrocinadores apoyan los objetivos del proyecto y mantienen una visiónde su evolución para establecer prioridades o diferir entregas.

La actividad de los patrocinadores se enfoca a presupuesto, funcionalidad y beneficios delSIF.

OBJETIVO: Promover activamente la entrega del SIF, apoyándose en el equipoapropiado del proyecto, con el presupuesto adecuado, dentro de una plazo razonable ycon el soporte de otras áreas funcionales del Proyecto de Transferencia.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

Presidir comité directivoAprobar alcance del SIFAprobar ejercicio de costos y beneficiosAsegurar que el comité directivo esté bien conformadoAprobar el presupuesto y la estructura y conformación del equipo de proyectoPagar o contribuir a pagar el SIF con su disponibilidad presupuestalAceptar o rechazar cambios o variaciones en los planes, el presupuesto en el equipo detrabajo o en el alcance del proyecto con conocimiento de las causas y del impacto delos mismos y exigiendo medidas preventivas para el futuro.Motivar a las corporaciones a participar en el SIF


Medir el desempeño del gerente del proyectoAprobar la agenda y las actas de las reuniones del comité directivo.

10.2 COMITÉ DIRECTIVO.

El comité directivo del SIF estará conformado por algunos especialistas regionalesforestales de las ocho corporaciones con una buena distribución geográfica.

OBJETIVO: Entender el impacto del proyecto sobre las 8 corporaciones y trabajar con elpatrocinador en representación de las mismas.

PRINCIPALES ACTIVIDADES:

Asegurar la participación de las 8 corporaciones en la aprobación de los productosrelevantesAsegurar la participación de las corporaciones en las actividades de implantación delSIFAsegurar el soporte de las corporaciones que representan hacia el SIF.

10.3 GERENTE DEL PROYECTO.

El gerente es el responsable de la operación diaria del proyecto y de asegurar elcumplimiento del plan dentro del presupuesto acordado. Como motor del proyectomantendrá una visión completa de los aspectos relativos al área usuaria y técnica del SIF.

OBJETIVO: Responder ante el patrocinador y comité directivo por la entrega deproductos de calidad, dentro del presupuesto y tiempo acordados.

PRINCIPALES ACTIVIDADES:

Responder por la calidad de los productosAsegurar que los requerimientos para la ejecución de las diferentes tareas del planestén disponibles a tiempo.Delegar responsabilidades y monitorear el progresoRepresentar el SIF ante el patrocinadorPreparar informes de avance del proyecto consolidadosAsegurar el nivel de detalle adecuado en los planesVelar por consistencia en presupuesto, puntos de control y productosMantener adecuadamente informados sobre el progreso, los logros y obstáculos delproyecto al patrocinador y a los miembros del comité directivo.


Asegurar el recurso humano adecuado para el equipo del proyectoAdministrar el proyecto

10.4 COMITE DE TRABAJO.

El comité de trabajo estará integrado por los representantes del área de sistemas de cadauna de las 8 corporaciones. Velará porque el proyecto se empalme de la mejor forma conlos procesos globales de sistematización y automatización dela información de las 8corporciones.

OBJETIVO: Actuar como grupo asesor de los beneficiarios en asuntos técnicos.Apropiarse del sistema para poder adaptarlo a las corporaciones que representan.

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Conocer paso a paso del desarrollo del sistemaDar soporte a comité directivo para asuntos técnicosSerá fundamental su participación durante la fase de arquitectura en la asignación derecursos físicos y formulación de principios aplicables al sistemaAprobar las especificaciones del sistemaLograr el apoyo y compromiso de la dirección en las decisiones clavesIdentificar alternativas de soluciónLlegar a una unidad de criterios para el desarrollo del SIF

10.5 COMITÉ DE USUARIOS.

El comité de usuarios está conformado por los Crepresentantes del área forestal de lascorporaciones, participarán directamente en el proyecto y se verán afectados por él.Este grupo aprueba o desaprueba los productos y participa activamente para que losrequerimientos de su área sean tenidos en cuenta; da el apoyo necesario al comitédirectivo para la aprobación de especificaciones, procedimientos y documentación.

OBJETIVO: Actuar como grupo asesor a todo el grupo de trabajo y al comité directivo.


Representar a su área funcional en el SIFAsegurar la disponibilidad de la información para el proyectoAprobar las especificaciones del sistemaMotivar al cambio organizacional dentro de la corporación


10.6 COORDINADOR FORESTAL.

El coordinador forestal representa al sector en el grupo del proyecto. Participaactivamente en el desarrollo de los requerimientos de los usuarios y de lasespecificaciones, pruebas de aceptación, planes, documentación, cambio organizacional ytransición. Provee criterios de calidad, buscando que se realicen chequeos con usuariosrepresentativos.

OBJETIVO: Actuar como un representante de los usuarios del proyecto.

ACTIVIDADES PRINCIPALES.

Contribuir y coordinar el desarrollo de los requerimientos de los usuariosPreparar y dirigir procesamiento de la encuesta de requerimientos y modelamiento delsistemaFamiliarizarse con las funcionalidades de los paquetes ofrecidos y asegurarse que lacomunidad usuaria está enterada de las características disponibles y limitaciones decada paqueteDirigir todas las actividades de pruebas de aceptaciónCoordinar el desarrollo de la documentación pertinente a los usuariosAsegurar que los aspectos humanos y organizacionales hagan parte integral del SIFConocer la conformación de la comunidad usuariaAsegurar que los requerimientos de los usuarios sean realistasAsegurar que los requerimientos de los usuarios sean claramente comunicados alcoordinador de sistemas de tal manera que puedan ser estudiados adecuadamenteMantenerse informado del desarrollo de otros proyectos que puedan impactar al SIFContribuir a la preparación de reportes de recomendación de alternativasMantener al gerente formal y oportunamente informado del progreso del proyectoConducir el desarrollo de la estimación de beneficios.

10.7 COORDINADOR DE SISTEMAS.

Es el líder de proyecto. Promueve en el grupo de trabajo resultados de calidad; establecelos canales de comunicación necesarios para concretar las ideas. Se apoya en suexperiencia y en la de los demás (consultores, asesores, proveedores, otros líderes deproyecto, expertos dentro y fuera de su organización), en beneficio del proyecto.

El coordinador de sistemas es responsable del éxito del proyecto. Se asegura dedesarrollar planes adecuados y de seguir de cerca la evolución del proyecto: de mantenera cada persona del equipo informada, comprometida y entusiasmada con el mismo; de


desarrollar planes de calidad; de evaluar posibles riesgos y que se tomen las medidasnecesarias.

Tiene la posición técnica de más alto nivel dentro del equipo del proyecto. Es el apoyo yguía del gerente de proyecto en la planeación y técnicas de gerencia del SIF.

OBJETIVO: Liderar todos los aspectos técnicos del SIF.


Asegurar el desarrollo de planes adecuados, de su seguimiento y ajustesFamiliarizar al equipo con la metodología de trabajoEstar pendiente de los trámites de contratación, negociación e interventora deserviciosContribuir al desarrollo de requerimientos y especificaciones y su traducción amodelosEvaluar la factibilidad técnica de satisfacer los requerimientos los usuariosSoportar al coordinador forestal en el entendimiento del impacto de los asuntostécnicos del SIF en el ámbito forestal de las corporacionesDirigir el diseño y desarrollo de sistemasAsegurar la calidad del sistemaConducir el desarrollo de estimación de costosIdentificar alternativas de soluciónMantener al gerente formal y oportunamente informado del progreso del proyectoMantener al gerente de proyecto al tanto de los asuntos técnicos de manera que éstosno perjudiquen los planes.

10.8 INGENIEROS DE SISTEMAS.

Los ingenieros de sistemas trabajarán en estrecho vínculo con el coordinador de sistemassiendo un apoyo permanente de éste durante todo el desarrollo técnico del SIF.

OBJETIVO: Apoyar al coordinador sistemas en el desarrollo de todos los aspectostécnicos del SIF.


Prestar apoyo en actividades que requieran trabajo en ingeniería de sistemasFamiliarizarse con la metodología del proyectoContribuir a la organización global del sistema (estrategia tecnológica para implantarel sistema)


Apoyar al coordinador en el desarrollo de requerimientos y especificaciones y sutraducción a modelosColaborar con la especificación del sistema en términos de entrada, salida y proceso,así como la transformación de modelos en especificaciones de bases de datos oarchivos.Soportar al coordinador forestal en el entendimiento de aspectos técnicos del sistemaRealizar las tareas para el diseño interno y externo del SIFLas demás actividades de apoyo desde la fase de análisis hasta la implantación delsistema

10.9 INGENIERO FORESTAL.

Actividades principales:

Estudiar la información obtenida en entrevistas, encuestas, talleres y prepararconceptos sobre las mismas, solicitando las aclaraciones o ampliaciones del caso a lascorporaciones.Preparar informes y manuales de instrucciones para el llenado de las encustas.Analizar la salida de resultados del sistema de información y señalar los ajustesrequeridos.Participar en las entrevistas y talleres de trabajo con las corporaciones y demásintegrantes del sistema.Orientar a los informantes sobre la forma de corregir las inconsistencias remitidas ,supervisando esa labor y proponiendo alternativas de solución.Mantener al coordinador forestal formal y oportunamente informado de las marcha delas labores a su cargo.

10.10 DIGITADORES.

Colaborarán con el equipo de trabajo en la digitación del modelamiento del SIF.

OBJETIVO: Digitar los datos e información requerida por el equipo del proyecto.

ACTIVIDADES PRINCIPALES.Efectuar la transcripción de documentos en el paquete o programa que se estimeconvenienteRealizar las migración de datos al paquete o programa establecidoColaborar con el diseño de formato de captura así como en la solución de problemasque se presenten con los equipos de computo.


10.11 SECRETARIA.

Apoyará al equipo de trabajo en la transcripción de los documentos, informes y reportes,así como en el archivo manejo y administración de la correspondencia e informaciónnecesaria para el proyecto.

OBJETIVO: Transcribir informes, manejar archivo y correspondencia.


Recibir, radicar, distribuir, clasificar y archivar los documentos y correspondencia delproyecto según instrucciones y procedimientos establecidos.Despachar la correspondencia del proyectoMantener debidamente organizado el archivo de acuerdo con el sistema general deorganización y codificación establecido.Llevar actualizado los diversos registros de carácter técnico, administrativo yfinanciero y presentar los informes correspondientes.Adelantar labores relacionadas con el recibo, pago y manejo de la caja menor deconformidad con las instrucciones pertinentes.Suministrar información, documentos o elementos, que sean solicitados por el equipode trabajo según las autorizaciones y procedimientos establecidos.Informar al gerente del proyecto, en forma oportuna las inconsistencias o anomalíasrelacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados.Realizar la transcripción o digitación de formatos, formularios y documentos diversosdel proyecto de acuerdo a las instrucciones recibidas.Llevar la agenda correspondiente del gerente y coordinadores y recordar loscompromisos adquiridos.Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos con el fin de determinar sunecesidad real.Llevar y actualizar las hojas de vida del personal del proyecto, registrar las novedadespresentadas e informar sobre el cumplimiento de los contratos de mantenimiento.Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con laoportunidad y periodicidad requeridas.


11. COSTOS

ITEM CANTIDAD PRECIO MESES TOTALUNITARIO LABORADOS

RECURSO HUMANOGerente del Proyecto 1 3,500,000 16 56,000,000Coordinador de Sistemas 1 2,500,000 16 40,000,000Coordinador Forestal 1 2,500,000 16 40,000,000Ingeniero de sistemas 2 1,500,000 16 48,000,000Ingeniero de sistemas 3 1,500,000 13 58,500,000Ingeniero forestal 1 1,500,000 16 24,000,000Ingeniero forestal 2 1,500,000 13 39,000,000Secretaria 1 500,000 16 8,000,000SUBTOTAL RECURSO HUMANO 336,000,000OFICINAArriendo 550,000 1 16 8,800,000Servicios 1,000,000 1 16 16,000,000Papelería 700,000 1 16 11,200,000Correo 7,500 40 16 4,800,000Internet 35,000 1 16 560,000Fotocopias 1,500 60 16 1,440,000SUBTOTAL OFICINA 42,800,000VIATICOSPasajes 50 250,000 12,500,000Viáticos 400 100,000 40,000,000Transporte Terrestre Talleres-Aeropuerto

8 120,000 960,000

Merienda talleres 80 30,000 2,400,000SUBTOTAL VIATICOS 55,860,000CONTRATACIÓN Generar Modelo Preliminar 9,000,000 Especificar Diseño Externo 7,000,000 Especificar Diseño Interno 9,000,000 Construcción 20,000,000SUBTOTAL CONTRATACION 45,000,000MUEBLESSillas 100,000 11 1,100,000Escritorios 150,000 11 1,650,000Mesa de juntas 1,200,000 1 1,200,000Papelera 10,000 6 60,000Elementos de Oficina 800,000 1 800,000fax 400,000 1 400,000SUBTOTAL MUEBLES 5,210,000


Continuación costos:

HERRAMIENTASComputadores Personales 11 2,000,000 22,000,000SoftwareDesigner 1 10,000,000 10,000,000Office 97 Profesional 3 1,200,000 3,600,000 Project 3 7,000,000 21,000,000Software para el Desarrollo 3 7,000,000 21,000,000SUBTOTAL HERAMIENTAS 75,600,000TOTAL 517,970,000

Documents

1997-CORPORACIONES REGIONALES-Formulacion Proyecto de Sistema de ion Forestal