FÖRSKOLA, FR IT IDSHEM, SKOLA

DIGITAL AGENDA2019-2022

DIGITAL AGENDA SIDA| 02

INNEHÅLL

Bakgrund och sammanfattningStrategiska utvecklingsområdenStrategier för att nå målen3.1 Adekvat digital kompetens

3.1.1 Strategier och aktiviteter3.2 Tillgång till teknik och väl utbyggd infrastruktur

3.2.1 Tillgång till teknik3.2.1.1 Miljöhänsyn3.2.2 Infrastruktur3.2.2.1 Strategier och aktiviteter

3.3 System och digitala läromedel som underlättarskolvardagen och ökar kvaliteten

3.3.1 Strategier och aktiviteter3.4 Organisation för utveckling och stöd

3.4.1 Strategier och aktiviteter4. GDPR och andra lagar och regler kring hantering av IT

4.1 Registerförteckning4.2 Dokumenthanteringsplan4.3 Begäran att få ta del av en handling4.4 Hemsida4.5 Sociala medier4.6 Foto och filmhantering4.7 Upphovsrätt4.8 Yttrandefrihet4.9 Användning av kommunens IT-resurser4.10 E-post4.11 Avtal med IT-leverantörer angående molntjänster4.12 Kameraövervakning4.13 Skyddade personuppgifter och annanadresshantering

1.2.3.

33444666889

9

10101111111111121212131313141414

"SVERIGE SKA VARA BÄST IVÄRLDEN PÅ ATT ANVÄNDA

DIGITALISERINGENS MÖJLIGHETER."Regeringen, maj 2017

Fotografierna i den digitala agendanär tagna av Katarina Grip Höök

DIGITAL AGENDASIDA| 03

Den digitala agendan bygger på en barnkonsekvensanalys som är uppdelad i sju steg. Dessa steg inkluderarbarnkonventionen och gällande lagstiftning, samt inhämtande av kunskap från bl a forskning, läroplaner ochden nationella digitaliseringsstrategin, men även lokala rapporter och utvärderingar, t ex barn- ochutbildningsförvaltningens IKT-strategi för 2017-2018. Synpunkter från rektorer och andra medarbetare harsamlats in. Eleverna har bjudits in i arbetet av den sk inflytandegruppen, som har intervjuat elever kring fleraolika områden. Efter detta har en analys utifrån barnets bästa gjorts som ligger till grund för de strategiskautvecklingsområden och de aktiviteter som skrivits in i den digitala agendan. Den digitala agendan är ettövergripande styrdokument för barn- och utbildningsnämndens verksamheter med syfte att tydliggörariktning och att ge vägledning till rektorer och pedagoger i det digitala utvecklingsarbetet, för små medvetnasteg för förbättringar i vardagen och för skolutvecklingen i stort.

Det finns fyra strategiska utvecklingsområden som behöver prioriteras för att nå visionen:Förvaltning och rektorer leder strategiskt det digitala utvecklingsarbetet och alla som arbetar med barnoch elever har adekvat digital kompetens.En väl utbyggd infrastruktur och tillgång till lämplig teknik, vilket kräver långsiktiga och stabila ekonomiskaförutsättningar.System och digitala läromedel som underlättar processer i skolvardagen, samt ökar kvaliteten.Organisation för utveckling och stöd.

BAKGRUND OCH SAMMANFATTNING1.

2. STRATEGISKA UTVECKLINGSOMRÅDEN

3.1 ADEKVAT DIGITAL KOMPETENSVikten av digital kompetens bland barn, elever, pedagoger och ledning nämns i alla sammanhang som rördigitalisering av förskola, fritidshem och skola. Den digitala kompetensen är inte statisk, utan föränderlig övertid i takt med utvecklandet av såväl användande som verktyg. I den nationella digitaliseringsstrategin användsdärför uttrycket adekvat digital kompetens. Att barn och elever ska få möjlighet att utveckla denna ärdet övergripande målet i strategin. Ansvaret för personalens kompetensutveckling är delat, där bådehuvudman, rektorer och personal behöver vara aktiva och driva processer.

3. STRATEGIER FÖR ATT NÅ MÅLEN

3.1.1 STRATEGIER OCH AKTIVITETER

Utbildningsförvaltningens ansvarTillsammans med representanter förverksamheten ta fram gemensammagrundläggande nivåer kring prioriterade tjänsteroch områden, så kallade förväntade baskunskaperför både pedagoger och elever, som följs uppsystematiskt.Samordna kompetensutveckling för både ledareoch lärare, både på grundläggande och meravancerad nivå. Kompetensutveckling skaerbjudas både ur ett allmändidaktiskt perspektivså som att skapa en fungerande digital miljö iklassrummet med hjälp av digitala lärresurser,lärplattform eller läromedel samt vara mer avämnesdidaktisk karaktär så som digitala medier,källkritik och programmering.

Den centrala elevhälsan utvecklas till ett nav förkompetensutveckling kring alternativa lärverktyg.Samtliga specialpedagoger på elevhälsan ska hakompetens motsvarande den som finns påskoldatatek. Kompetensen ska vara en naturlig delav de utredningar som görs kring barn och eleverså att rätt åtgärder ska kunna sättas in. Elevhälsanska genomföra regelbundna specialpedagog-träffar för att höja grundkompetensen.Kulturpedagogiska enhetens roll och insatser börlyftas och systematiseras än mer, så att deraskompetens används till fullo i verksamheterna.

DIGITAL AGENDA SIDA| 04

DIGITAL AGENDA

3.1.1 STRATEGIER OCH AKTIVITETER

Hålla sig uppdaterad kring aktuell forskning ochde modeller som används för att utveckla lärandetmed digitala verktyg.Vara en förebild i sin egen användning av digitalaverktyg.Se till att eleverna används som resurser på ettsystematiskt sätt.

Pedagogens ansvarAnvända IKT som en integrerad del avundervisningen och lärandet.Arbeta aktivt med digitala verktyg och socialamedier och då behandla säkerhet, etik, moral ochett källkritiskt förhållningssätt.Se till att använda de digitala verktyg som gerförutsättningar för barn/elever som behöverextra anpassningar och/eller särskilt stöd atttillgodogöra sig utbildningen på ett likvärdigt sätt,med stöd och handledning av specialpedagogeroch speciallärare.

Rektorns ansvarÅrligen använda SKL:s självskattningsverktyg LIKAför att få ett underlag till att skapa lokalahandlingsplaner. Resultaten i LIKA används ävenav förvaltningen för att planera och arrangerakommunövergripande utbildningar och insatser.Se till att personalen ges möjlighet att nå deförväntade baskunskaperna.

Omvärldsbevaka för att hålla sig uppdateradkring lärande med digitala verktyg och utifråndetta utveckla arbetssätt och metoder.Vara en förebild i sin egen användning av digitalaverktyg.I skolan ska digitala verktyg användas för hittamottagare och sammanhang även utanförklassrummet för att öka elevernas känsla avrelevans och därmed öka motivation ochkunskapsinhämtning.

DIGITAL AGENDASIDA| 05

3.2 TILLGÅNG TILL TEKNIK OCH VÄL UTBYGGD INFRASTRUKTURFör att kunna utnyttja digitaliseringens potential i det pedagogiska arbetet krävs det att infrastrukturen är välutbyggd och att det finns tillgång till teknik, digitala läromedel och resurser. 3.2.1 TILLGÅNG TILL TEKNIKRegeringen menar att alla elever ska ha god ochlikvärdig tillgång till digitala lärverktyg för att kunnaarbeta med läromedel och andra digitala resurser.Skolan har ansvar för att varje elev kan användadigitala verktyg och medier för lärande,kunskapssökande, informationsbearbetning,problemlösning, skapande och kommunikation. Föratt kunna ge eleverna möjlighet att arbeta med alltdetta krävs det att de digitala verktygen äranpassade för olika lärsituationer och innehåller rättfunktioner. Ibland föredrar man t ex fysiskttangentbord på en chromebook, vid andra tillfällenär det viktigt med en lärplatta som är enkel att filmaoch redigera film med. Att förse alla elever med varsitt digitalt lärverktyg harstora fördelar. Det underlättar hanteringen ivardagen, eleverna blir förtrogna med verktyget ochde flesta tar större ansvar för verktyget när man harett eget. Att slippa hantera datorvagnar etc gör attverktygen kan användas ögonblickligen. Eleverna ska ha tillgång till sina digitala verktyg ifritidshemmets planerade verksamhet. Eleverna skaenligt regeringen få möjlighet att lösa problem ochomsätta idéer i handling på ett kreativt sätt medanvändning av digital teknik. Våra barn, elever ochpedagoger ska även få möjlighet att testa, utvärderaoch använda många olika digitala verktyg ochinnovationer som kan förbättra lärande ochundervisning. Idag har de flesta eleverna varsin chromebook, somsaknar specifika funktioner för kreativt skapande,t ex bearbetning av film, musik och ljud.

DIGITAL AGENDA SIDA| 06

Detta är viktiga behov som måste lösas, antingengenom att förse chromebooks med tjänster somhanterar dessa funktioner, eller att köpa andraverktyg för att kunna arbeta mer kreativt. Beroendepå ålder, stadier och ämnen finns olika behov. Detkan även finnas olika behov i en och sammaelevgrupp. Frågan bör utredas av IKT-rådet ochelever bör ingå i testgrupper. Val av hårdvara skagöras utifrån flera olika premisser, t exanvändningsområden, ekonomi och ergonomi. Vi harett gemensamt ansvar att välja hårdvara som ärkopplad till det faktiska behovet och/eller uppdraget.Parallellt med detta arbete bör kulturpedagogiskaenheten förses med ändamålsenlig utrustning så attde kan stötta pedagogerna och eleverna i detkreativa skapandet. Det behöver finnas stabila ekonomiska förutsättningarför att tillgodose de behov som finns. Vi strävar efteratt snarast få en högre investeringsbudget så att vikan täcka kostnaden för personalens verktyg. Mednuvarande nivå på investeringsbudget måsteomprioriteringar göras. Personalens personligadigitala verktyg måste gå före elevernas digitalalärverktyg. Eleverna måste därför från åk 4 användasina verktyg längre än dagens tre år. En av utmaningarna med att förse elever medpersonliga digitala lärverktyg är kostnaderna för feloch skador. Elever som uppsåtligen eller avvårdslöshet skadar datorerna ska ersätta skadan. Idessa fall gör rektor en skälighetsbedömning och tarbeslut utifrån den individuella situationen.

DIGITAL AGENDA

3.2.1 TILLGÅNG TILL TEKNIK Målsättning gällande fördelning av digitala verktyg i våra verksamheter:

Administrativ personal har tillgång till PC, som byts ut när den inte fungerar längre.Pedagogisk personal i förskolan har personlig iPad, som byts ut vart fjärde år.Pedagogisk personal i övriga verksamheter har personlig chromebook, som byts ut vart tredje år. Undantaggörs för de gymnasieprogram som kräver PC eller Mac.Elever på komvux lånar opersonlig chromebook i skolan.Elever i åk 4-9, samt gymnasiet har personlig chromebook, som får tas med hem. PC eller Mac erbjuds på degymnasieprogram som kräver det.Elever i åk F-3 har tillgång till var sitt digitalt lärverktyg: chromebook eller iPad.Elever i särskolan har personligt digitalt verktyg utifrån elevens behov.Förskoleavdelningar med barn 3-5 år har 2-3 st iPads per avdelning.Förskoleavdelningar med barn 1-3 år har 1 st iPad per avdelning.

Denna fördelning kan förändras utifrån förändrade ekonomiska förutsättningar och de behov och önskemålsom framkommer i IKT-rådets utredning.

DIGITAL AGENDASIDA| 07

Utbildningsförvaltningens ansvarVerka för stabila ekonomiska förutsättningar föratt tillgodose de behov som finns.Upprätta och uppdatera regler och rutiner, samtstötta verksamheterna i den praktiska hanteringenav digitala enheter.

Rektorns ansvarVerka för en skolkultur där man utgår från attdatorutrustning alltid ska vara hel och fungerande.Med kraft och tydlighet verka för att reglerna förlån av digitala lärverktyg för skolarbete följs aveleverna, och att det blir konsekvenser för demsom inte gör det.

3.2.1.1 MILJÖHÄNSYNVid inköp av hårdvara ska miljöhänsyn tas på flera olika sätt. Vid inköp ska energisnåla alternativ ochmiljömärkta produkter beaktas. Vi ska i så stor utsträckning som möjligt köpa hårdvara som har lång livslängdoch använda/återanvända den så långt som möjligt innan den måste återvinnas. Modulbyggda enheter skaprioriteras, för enklare utbyte av komponenter på egen hand. Vid investeringar ska begagnad hårdvaraövervägas, och möjligheten att sälja begagnat ska även tas med i beräkningen när man gör investeringsplan.

DIGITAL AGENDA SIDA| 08

3.2.2 INFRASTRUKTURFör att kunna utnyttja digitaliseringens potential i det pedagogiska arbetet krävs det att infrastrukturen är välutbyggd. 3.2.2.1 STRATEGIER OCH AKTIVITETER

Utbildningsförvaltningens ansvarAtt tillsammans med IT-avdelningen tillgodose attdet trådlösa nätverket fungerar för alla sortersdigitala enheter och är tillräckligt enligt skolverketsrekommendationer.Att verka för att varje klassrum/avdelning ska hatillgång till projektionsteknik och högtalare ombehov finns. Detta ska bytas ut enligtinvesteringsplan.Att bidra till att förskolornas lärmiljö ska varainspirerande, väcka nyfikenhet och lust att lära.Förutom projektorer och högtalare för att enkeltförnya, förändra och erbjuda nya miljöer ochplatser i basmiljön behövs även stativ, greenscreen och annan kringutrustning.

Vara delaktiga i nationella initiativ och använda degemensamma standarder som finns, t ex Egil ochSS12000.I största möjliga mån använda single sign-on (SSO)för alla tjänster, så att användarna användersamma inloggningsuppgifter i allaverksamhetssystem, och automatiskt loggas in ide övriga efter första inloggningen.Se till att IT-miljön har ändamålsenligtillgänglighet.

Rektorns ansvar

Skapa rutiner för en säker hantering av digitalaverktyg.

3.3 SYSTEM OCH DIGITALA LÄROMEDEL SOM UNDERLÄTTAR SKOLVARDAGEN OCH ÖKAR KVALITETEN

Kanalerna för dokumentation, bedömning ochkommunikation behöver bli färre och av bättrekvalitet, för både barns, elevers, personals ochvårdnadshavares bästa. Upphandling av lärplattformska göras, med fokus på en lättnavigerad ochlättillgänglig digital tjänst. Elever och vårdnadshavarebör inkluderas i referensgrupper i detta arbete. Ettkrav är att lärplattformen ska vara väl integreradmed G Suite for Education. En översyn ska göras när det gäller digitalaläromedel. Vi vill att eleverna ska erbjudas godkvalitet i alla ämnen och stadier, samt en godvariation vilket eleverna framförallt i de högreåldrarna säger att de saknar. Översynen samordnasav förvaltningen och inkluderar även lärresurser. Igrundskolan lyfts t ex önskemål om att köpa tilläggtill chromebooks och avsaknad av tjänster för atthantera film, musik och ljud. De digitala verktygen erbjuder många möjligheter,ibland för många. Det är inte alltid lätt att stå emotsociala medier, film- och spelsidor. För att underlättaför eleverna att hålla fokus bör lärare ha störremöjlighet att kontrollera elevernas digitala miljö,såsom att släcka alla skärmar samtidigt vid engemensam genomgång och att navigera alla elevertill samma webbsida.

Vi vill ha kontroll över våra digitala enheter, både uren ekonomisk synvinkel, men även för att kunnaskapa bästa möjliga kvalitativa miljö utifrån våraförutsättningar. System som hanterar (managerar)tillägg, appar och verktyg är grundläggande i dettaarbete och av stor vikt. I förskolan ska barnen utveckla en förståelse för dendigitalisering de möter i vardagen. Detta kan ske påmånga olika sätt, t ex genom samtal, övningar ochlekar. När barnen använder digitala lärverktyg iförskolan ska det göras med medvetenhet.Lärverktygen ska användas i par eller grupp, för lek,lärande och skapande. Innehållet i alla iPads somanvänds av barn idag ska raderas och ersättas av engemensam uppsättning av appar för att främjakvaliteten. IKT-ansvariga på förskolorna utbildar sinakollegor kring syfte och användning. Digitalisering ska underlätta arbete och processer.Det finns hundratals processer som behöverkartläggas och digitaliseras. Vårdnadshavaresgodkännande av vaccination och samtycke tillpublicering på internet är två exempel. Ett annatexempel är att pedagogisk personal idag har tvåmailadresser, vilket är omständligt och bör åtgärdasså snart som möjligt.

DIGITAL AGENDASIDA| 09

Utbildningsförvaltningens ansvarÖvergripande program och tjänster köps in ochadministreras av förvaltningen, t ex lärplattform,schemaläggningsprogram, elevadministrativtsystem och tjänster för strömmande film.De flesta alternativa lärverktygen köps in ochadministreras av förvaltningen, för att geförutsättningar för elever som behöver extraanpassningar och/eller särskilt stöd atttillgodogöra sig utbildningen på ett likvärdigt sätt.Verksamheterna väljer själva vilka digitalaläromedel de vill använda och står för kostnadenför dem. Förvaltningen samordnaravtalstecknande, licenser och enkeltinloggningsförfarande (SSO).

Tillsammans med IKT-rådet i förskolan bestämsett gemensamt apputbud för barnens iPads. Vi villendast använda appar som stödjer ett kreativt,undersökande och skapande arbetssätt därbarnen är aktiva producenter, inte passivakonsumenter.Prioritera att förse chromebooks med tjänster förarbete med film, musik och ljud.Tillsammans med IKT-rådet skapa en lättillängligresursbank innehållandes resurser och manualer.

Rektorns ansvarAtt se till att vårdnadshavarna får lättillgängliginformation via lärplattform.

3.3.1 STRATEGIER OCH AKTIVITETER

3.4 ORGANISATION FÖR UTVECKLING OCH STÖDFör att digitaliseringen ska underlätta arbetet ochskapa ett mervärde för såväl elever som pedagogerbehöver det finnas tillgång till lämpligastödstrukturer, både i form av strategisk ledning påflera nivåer, pedagogisk inspiration och teknisksupport. Att ha dedikerad personal på plats i verksamhetenför att lösa tekniska problem och vara ettpedagogiskt stöd är av största vikt i en tekniktätverksamhet. När teknik inte fungerar måste detfinnas snabb och bra hjälp att tillgå. Ju bättre pedagogiskt, administrativt och teknisktstöd som skolorna och förskolorna har i vardagen,desto mer används tekniken. Stödet ska i första handfinnas lokalt, tillgängligt för personal och elever, iform av t ex representanter i IKT-rådet,skolassistenter, skolbibliotekarier och vaktmästare.

3.4.1 STRATEGIER OCH AKTIVITETER

Utbildningsförvaltningens ansvarFörvaltningschefen ska ställa höga krav pårektorernas tillämpning av den digitala agendanoch de lokala handlingsplanerna.Planera långsiktigt för en fungerande IKT-miljö.Samordna IKT-rådet och ordna träffar förerfarenhetsutbyte.Initiera och samordna övergripandekompetensutvecklingsinsatser avseende IKT.Driva inköps- och upphandlingsprocesser.Att ha systemadministratörer för gemensammadigitala system.Att stötta verksamheten i arbetet med supportoch hantering av chromebooks och iPads.

Rektorns ansvar

Utifrån det systematiska kvalitetsarbetet, skapa enadekvat organisation och att ge förutsättningar förbåde utvecklingsarbete och det praktiska arbetet ivardagen.

Skolbibliotekariens ansvar

Fungera som en resurs för kompetensutvecklingkring källkritik och digitala medier, bl a utifrån deförväntade baskunskaperna gällande Medie- ochInformationskunnighet (MIK).

Socialpedagogens, kuratorns och socionomensansvar

Vara aktiva i det förebyggande arbetet motdiskriminering och kränkande behandling. Särskilduppmärksamhet bör riktas mot hur skolorna kanarbeta för att förebygga kränkningar i socialamedier.

DIGITAL AGENDA SIDA| 10

Representanterna i IKT-rådet driver den pedagogiskautvecklingen framåt tillsammans med rektorerna. Skolbibliotekarierna bidrar till lärarnaskompetensutveckling när det gäller medie- ochinformationskunnighet och håller själva i utbildningarav elever. Skolassistenterna har en nyckelroll ochstöttar med administrativ hantering, medanvaktmästarna sköter transporter och kan hjälpa tillmed AV-utrustning. Vi ska även verka för att engagera den viktigasteresursen vi har i detta arbete, nämligen eleverna. Ialla verksamheter bör det finnas elevcoacher somkan hjälpa andra elever och lärare. IKT-rådet ansvararför att hitta former för detta.

DIGITAL AGENDASIDA| 11

Simrishamns kommuns egna riktlinjer kring IT, webb och sociala medier är integrerade i följande riktlinjer. Sevidare www.simrishamn.se avseende Information- och kommunikationspolicy med tillhörande riktlinjer.

4. GDPR OCH ANDRA LAGAR OCH REGLER KRING HANTERING AV IT

4.1 REGISTERFÖRTECKNINGBarn- och utbildningsförvaltningen har en egenregisterförteckning, där alla register/behandlingarfinns registrerade. Varje enhet har ansvar att årligenuppdatera sina register/behandlingar. När nyaregister/behandlingar skapas ska detta anmälas tillsystemansvarig på förvaltningskontoret somregistrerar registret/behandlingen i systemet Draftit. Skolan är enligt artikel 6.1 e i GDPR ett allmäntintresse och därför får skolan hanterapersonuppgifter som är nödvändiga för att kunnafullgöra sitt uppdrag enligt skollagen. Finns känsligapersonuppgifter är det dock viktigt att dessa skyddasgenom att dessa register/behandlingar hanterasvarsamt och att uppgifterna ärbehörighetsbegränsade. 4.2 DOKUMENTHANTERINGSPLANBarn- och utbildningsförvaltningen har en egendokumenthanteringsplan, där rutiner för bevarandeoch gallring framgår. Denna dokumenthanteringsplanfinns att finna på kommunens hemsidawww.simrishamn.se. 4.3 BEGÄRAN ATT FÅ TAL AV EN HANDLINGOffentlighets- och sekretesslag (2009:400)Det är en skyldighet att lämna ut en handling om detär en allmän handling som inte innehållersekretessbelagda uppgifter. Begäran om allmännahandlingar ska behandlas skyndsamt. En handling ärallmän om den är förvarad och inkommen ellerupprättad hos kommunen.

Om information finns på ett digitalt mediumbetraktas denna information som allmän handling.Digitala handlingar såsom e-post, sms, bilder somtagits med tjänstemobilen, blogg- ellerfacebookinlägg på myndighetens sociala mediumeller innehållet på en skolas hemsida är förvarat hoskommunen när det kan läsas. I första hand ska den som ansvarar för den aktuellahandlingen, t.ex. läraren, skolsköterskan ellerkuratorn genomföra en prövning om handlingen kanlämnas ut eller inte. Om personen är tveksam omhandlingen innehåller känsliga personuppgifter skapersonen lämna över frågan till rektor ellerförvaltningschefen utan ”tidsutdräkt eller olägenhet”.Beslutet om sekretess fattas av myndigheten genomförvaltningschefen. Beslutet ska vara skriftligtmotiverat och innehålla information om hur beslutetgår att överklaga. 4.4 HEMSIDAFörvaltningschefen utser vilka personer som fårskriva på kommunens hemsida www.simrishamn.seför buf:s räkning. Om ett konto skapas, är behörig huvudansvarig förkontot. Det måste alltid finnas någon tillgänglig somkan bevaka kontot, svara på frågor samt vid behov tabort stötande, kränkande inlägg etc. Det ska finnasrutiner för inloggningsuppgifter och behörigheter.

4.5 SOCIALA MEDIERDet finns riktlinjer gällande hur medarbetarna inomförvaltningen ska använda facebook och andrasociala medier i sin verksamhet. Förvaltningen harett gemensamt facebookkonto med undantag avÖsterlengymnasiet, Nova Academy ochKulturpedagogiska enheten som har egna konton.Det är enhetschefernas ansvar att se till riktlinjernaefterföljs. Ingen enskild medarbetare får använda separatakonto i sociala medier i tjänsten. Som anställd har medarbetaren yttrandefrihet även ide sociala medierna. Medarbetaren får dock inteutge sig för att vara talesperson för kommunen.Lagarna för sekretess och tystnadsplikt gäller också,se nedan. Enskilda individärenden får aldrig diskuteras i socialamedier. Medarbetaren ska vara tydlig med attkommunen inte kan hantera individärende i socialamedier och hänvisa personen vidare till rätt instanseller ge sina egna kontaktuppgifter för att fortsättasamtalet där. Kommunen är ansvarig för personuppgifter sompubliceras på kommunens profil. Ansvaret innebäratt kommunen inte får publicera kränkandepersonuppgifter och ska hålla regelbunden uppsiktöver publiceringar för att upptäcka kränkandepersonuppgifter samt skyndsamt ta bort kränkande

DIGITAL AGENDA SIDA| 12

personuppgifter. De medarbetare som företräderkommunen i sociala medier ska därför ha kunskapom dessa regler. Om en medarbetare privat eller i tjänsten fårkännedom om barn som far illa, ska hen göra enanmälan till socialnämnden enligt 14:1Socialtjänstlagen. Om en medarbetare privat eller i tjänsten fårkännedom om att ett barn kränks i sociala medier,ska hen göra en anmälan till rektor enligt 6:10Skollagen. Om en medarbetare får kännedom om ett pågåendebrott, ska hen hänvisa till polisen, tfn 112 vid akutaärenden, annars tfn 114 14. Medarbetaren ska ocksåsjälv polisanmäla om hen får kännedom om brott viasociala medier. 4.6 FOTO OCH FILMHANTERINGFotografering och filmning av barn och elever ärendast tillåtet efter överenskommelse med personaloch den som blir fotograferad/filmad och dennasvårdnadshavare. Barnet/eleven ska vid varje tillfälle få bestämma omhen vill bli fotograferad eller filmad, även omvårdnadshavaren gett sitt samtycke. Elever som fyllt12 år, får utan vårdnadshavares samtycke självbestämma i frågan, om det inte finns särskilda skälsom talar däremot.

DIGITAL AGENDASIDA| 13

4.7 UPPHOVSRÄTTUpphovsrätt uppkommer automatiskt i och med attett verk skapas och är skyddat om det har en vissoriginalitet, så kallad verkshöjd. Om verket användsska upphovsmannens namn vara angivet.Upphovsrätt gäller inte författningar, beslut ochyttranden av svenska myndigheter samtöversättningar av dessa. Alla kommunala förskolor och skolor harSkolkopieringsavtalet som tecknas med BonusCopyright Access. Avtalet ger rätt att kopiera ochdela offentliggjorda texter, bilder och noter förundervisningen. Både svenskt och utländsktupphovsrättsskyddat material omfattas av avtalet. Sevidare Skolverkets lärarguider i upphovsrätt. 4.8 YTTRANDEFRIHETSom anställd har man yttrandefrihet. Personal harrätt att uttrycka egna tankar och åsikter, men får dåinte utge sig för att vara en talesperson förkommunen och måste beakta lagarna om sekretess. 4.9 ANVÄNDNING AV KOMMUNENS IT-RESURSERVid nyttjande av kommunens IT-resurser skakommunens namn, anseende och goda ryktebeaktas. Kommunens IT-resurser får inte nyttjas föratt på otillbörligt sätt sprida, förvara eller förmedlainformation

i strid mot gällande lagstiftning, t.ex. hets motfolkgrupp, barnpornografi, olaga våldsskildring,förtal, ofredande, dataintrång eller upphovsrätt.som är att betrakta som politisk, ideologisk ellerreligiös propaganda,

i strid mot personuppgiftslagens stadgande omden personliga integriteten,som i annat fall kan uppfattas som kränkande ochstötande,som syftar till att marknadsföra produkter ellertjänster som saknar anknytning till kommunen,ellersom på annat stör kommunens IT-verksamhet.

Genom att underteckna anställningsavtalet har denanställda skyldighet att följa kommunens ”Riktlinjerför användning av kommunens IT-resurser” och hållasig informerad om kommunens regler på intranätet. 4.10 E-POSTVarje anställd ansvarar för att e-post och internpostöppnas och att den post som skall diarieförasankomststämplas och lämnas till registrator. För att ingen post skall ligga oöppnad vid semester,sjukdom eller annan ledighet skall man somarbetstagare ange detta i Outlook(frånvarohanteraren) och samtidigt ange att postenunder ledigheten öppnas av annan på avdelningen. E-post är en allmän handling när den harexpedierats, dvs. har lämnats ut till en privatperson,annan myndighet eller ett bolag eller blivitslutbehandlat eller på annat sätt har färdigställts.När handlingar kring en elev t ex lämnas till förälderär den expedierad och allmän. När handlingen ärbehandlad, t ex i ett ärendehanteringssystem, ska e-posten raderas. E-post ska användas för attkommunicera, inte lagra.

4.11 AVTAL MED IT-LEVERANTÖRER ANGÅENDEMOLNTJÄNSTERNär nya molntjänster ska användas ska barn- ochutbildningsnämnden göra en laglighetsbedömning,dvs. om det sätt man vill behandla personuppgifterföljer kraven i Personuppgiftslagen samt en risk- ochsårbarhetsanalys med särskilt fokus påpersonuppgiftsbehandlingen och vilka konsekvenserhanteringen av personuppgifter kan få för denenskildes personliga integritet. Datainspektionensvägledning samt SKL:s ”Vägledning om molntjänster iskolan” skall följas vid denna bedömning. Vidare är det viktigt att det finns tydliga instruktionerför den personal som använder molntjänster kringhur personuppgiftslagen ska beaktas. 4.12 KAMERAÖVERVAKNINGAtt bli kameraövervakad innebär ett intrång i denpersonliga integriteten. Intrånget är lagligt om detinte är otillbörligt eller kränkande. En bedömningbehöver göras om övervakningen är proportionerlig iförhållande till de problem man vill åtgärda och tilldet integritetsintrång som det innebär att blikameraövervakad. (Se vidarewww.datainspektionen.se.) 4.13 SKYDDADE PERSONUPPGIFTER OCH ANNANADRESSHANTERINGGenom Skatteverket kan en person få sinapersonuppgifter skyddade i huvudsak medsekretessmarkering, skyddad folkbokföring eller med

DIGITAL AGENDA SIDA| 14

fingerade personuppgifter. Om något barn ellernågon elev har skyddade personuppgifter skaskolenheten göra en bedömning om hurpersonuppgifterna inom skolan ska behandlas.Elevens och vårdnadshavarens inställning skainhämtas, men det är skolans ansvar att se till attbehandlingen sker på ett säkert sätt. Mängden uppgifter ska därför analyseras noga ochhänsyn ska tas till vilka personuppgifter som verkligenbehöver registreras. När uppgifterna inte längrebehövs för sitt ändamål ska de gallras bort. Enbart ett fåtal personer bör ha åtkomst till deskyddade personuppgifterna och det ska klart framgåatt personuppgifterna är skyddade, t ex genomflaggning. Skolan måste se till att de skyddadepersonuppgifterna inte är sammankopplade till andrasystem som t ex hantering av schema och frånvaro,så att uppgifterna inte okontrollerat sprids. Rektor ansvarar för att de personer som kommer ikontakt med skyddade personuppgifter ska fåutbildning i de regler och rutiner som gäller förskolans behandling av skyddade personuppgifter. Det ska kunna kontrolleras i efterhand vilka personersom tagit del av skyddade personuppgifter. Se vidare intranätet handlingsplan Hantering av barnoch elever med skyddad identitet.