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2. Técnicas Para La Gestión Del Seguimiento a PIPs
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Ministerio de Economía y FinanzasMinisterio de Economía y Finanzas
Dirección General de Política de InversionesDirección General de Política de InversionesDGPI-USEDGPI-USE
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
PÚBLICA
ContenidoContenido• La Gestión del Proyecto• Gestión de los Alcances del PIP• Gestión del Tiempo del PIP• Gestión de Costos del PIP • Aplicación de la técnica del Valor Ganado al
Seguimiento de PIP
2
Gestión del Gestión del AlcanceAlcanceLa gestión del La gestión del proyectoproyecto
“ Este proyecto es extremadamente
importante pero no tiene presupuesto, no tiene expediente técnico, no
cuenta con personal calificado y se implementa
partir de mañana.”
Por fin tenemos la oportunidad de
impresionar a todos
Las preguntas típicas de la Alta GerenciasLas preguntas típicas de la Alta Gerencias
¿ Por que surgen esta preguntas?¿ Por que surgen esta preguntas?
¿Cómo podemos responder a estas preguntas¿Cómo podemos responder a estas preguntas
Fundamentos de la gerencia de los proyectosFundamentos de la gerencia de los proyectos
Un proyecto bien balanceadoUn proyecto bien balanceado
La administración de los proyectosLa administración de los proyectos
El proceso de administra un proyectoEl proceso de administra un proyecto
Etapas de la administración de proyectosEtapas de la administración de proyectos
Control del proyectosControl del proyectos
Secuencia Grafica para Articular Alcance, Tiempo y CostosSecuencia Grafica para Articular Alcance, Tiempo y Costos
Revisión Marco LógicoRevisión Marco Lógico
Diseño EDTDiseño EDT
Lista de ActividadesLista de Actividades
Revisión PresupuestoRevisión Presupuesto
Actualización de Costos Actualización de Costos
Estimación de DuraciónEstimación de Duración
Secuencia de Act.Secuencia de Act.
PresupuestoMultianualPresupuestoMultianual
Cronograma Ruta Crítica Cronograma Ruta Crítica
Expediente Técnico Expediente Técnico
Matriz de RiesgosMatriz de Riesgos
Identificación y evaluaciónde Riesgos
Identificación y evaluaciónde Riesgos
Gestión del Gestión del AlcanceAlcanceLa gestión del La gestión del “alcance”“alcance”
“ No he leído la propuesta todavía
Pero tengo algunas ideas sobre como
mejorarlo.”
Estableciendo Productos y SubproductosEstableciendo Productos y Subproductos
PROYECTOPROYECTO
SUBPRODUCTOSSUBPRODUCTOS PRODUCTOSPRODUCTOS
Proceso de definición para estructurar y subdividir el trabajo en tareas manejables. La definición del alcance se utiliza para seleccionar el enfoque mas adecuado y estimar
el costo y fecha de terminación, evaluando el impacto de cambios potenciales del alcance en ele calendario, presupuesto, requerimientos y satisfacción del beneficiario.
La estructura de descomposición del proyecto (EDP,WBS) es una agrupación de elementos del proyecto orientada a las entregas del proyecto, que organiza y define el alcance completo del proyecto (PMI, 1998)• El W.B.S. configura la estructura del proyecto y recoge hasta un nivel de detalle
suficiente todas las áreas que han de ser cubiertas para completar el proyecto.• Define y representa los productos o servicios a desarrollar y relaciona, en forma de
árbol de familia, los trabajos (paquetes de trabajo) que deben ser ejecutados.
¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?
¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?¿Qué es una Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)?
Descomposición jerárquica, orientada al producto final, del
trabajo que será ejecutado crear los
productos requeridos por el
proyecto
Construir la EDTConstruir la EDT
• Pasos a seguir:1.Definir el entregable final2.Descomponer en los principales productos3.Los productos descomponer en subproductos4.Los subproductos en paquetes de actividades5.No más de 5 niveles
EJEMPLO: EDT de un PIP de Mejoramiento Integral de Barrios en el EJEMPLO: EDT de un PIP de Mejoramiento Integral de Barrios en el AAHH “Los Jazmines”AAHH “Los Jazmines”
Taller Nº 1: Desarrollo de la EDTTaller Nº 1: Desarrollo de la EDT
• A partir de las metas físicas de nuestro proyecto podemos construir la posible EDT del mismo tomando
• Sugerencias:1. Los componentes se desglosan en los productos2. Los productos se desglosan en sub productos3. Máximo 4 niveles de desglose
Gestión del Gestión del AlcanceAlcanceLa gestión del La gestión del “tiempo”“tiempo”
“Estábamos muy por delante de lo previsto,
sin embargo muy detrás de lo previsto, pues perdimos demasiado
tiempo ne la revisión de la programación.
Lo que necesitamos es un cronograma que nos
ayude a revisar nuestro horarios a tiempos”
Incorporando las Actividades al proyectoIncorporando las Actividades al proyecto
PROYECTOPROYECTO
SUBPRODUCTOSSUBPRODUCTOSACTIVIDADES PRODUCTOSPRODUCTOS
Administracion del TiempoAdministracion del Tiempo
Procesos de la Gestión del Tiempo del ProyectoProcesos de la Gestión del Tiempo del Proyecto
DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES
SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES
ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS
ESTIMACIÓN DE LOS RECURSOS
DESARROLLO DEL CRONOGRAMA
DESARROLLO DEL CRONOGRAMA
CONTROL DEL CRONOGRAMA
CONTROL DEL CRONOGRAMA
ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Secuencia de ActividadesSecuencia de Actividades
• El secuenciamiento de actividades es muy importante, sin secuenciamiento no hay camino crítico ni determinación de dependencias.
IF
Camino Crítico – Ruta CríticaCamino Crítico – Ruta Crítica
• Un camino es una secuencia de actividades que comienza en una actividad inicial del proyecto, recorre un conjunto de actividades concatenadas que se suceden posteriormente, y termina en una actividad final del proyecto.
• Todo camino cuyo largo es igual al máximo del proyecto es llamado camino crítico.
• Si una actividad del camino crítico demora más de lo planificado, se atrasará la fecha final del proyecto.
FJ
H
I
G
F
D
CB EA
cod actividad duraciónA Estrategia del proyecto 6B Estudios preliminares 5C Compra del terreno 3D Desarrollo del proyecto 3E Inscripción en Registros Públicos 6F Factibilidad de servicios 5G Aprobación anteproyecto municip. 8H Habilitación del terreno 4I Financiamiento del proyecto 1J Licencia de inicio de obra 1 ¿Cuál es la ruta crítica?
EJEMPLO: Cronograma de un PIP de Mejoramiento Integral de EJEMPLO: Cronograma de un PIP de Mejoramiento Integral de Barrios en el AAHH “Los Jazmines”Barrios en el AAHH “Los Jazmines”
Taller Nº 2: Desarrollamos CronogramaTaller Nº 2: Desarrollamos Cronograma
• A partir de las actividades principales desarrollamos el cronograma en MS Project.
• Sugerencias:1. Los subproductos se descomponen en actividades2. A las actividades se les asigna una duración 3. Se lleva a cabo el secuenciamiento4. Se presenta en un diagrama de GANNT
Gestión del Gestión del AlcanceAlcanceLa gestión del La gestión del “costo”“costo”
“Nuestro PIP perdió nueve millones de soles en el ultimo
trimestre.Su trabajo es hace que esta situación
se revierta”
Administracion del CostoAdministracion del Costo
Procesos en la Gestión de Costos del PIPProcesos en la Gestión de Costos del PIP
ESTIMACIÓN DE COSTOS
ESTIMACIÓN DE COSTOS
PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO
PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO
CONTROL DE COSTOS
CONTROL DE COSTOS
Métodos para la Estimación de CostosMétodos para la Estimación de Costos
• Estimación por Analogía (arriba-abajo)• Estimación ascendente (abajo-arriba)• Estimación de propuestas• Determinación de índices de costos • Estudios de mercado
Estimación por Analogía (Pre Inversión)Estimación por Analogía (Pre Inversión)
• Usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.
• Usa el juicio de expertos empleando el método “top-down” para preparar el presupuesto, en el cual los costos de estiman usando la EDT del nivel superior al inferior.
10,00010,000
5,0005,0005,0005,000 3,0003,0003,0003,000 2,0002,0002,0002,000
1,0001,0001,0001,000 4,0004,0004,0004,000 1,5001,5001,5001,500 1,5001,5001,5001,500 1,2001,2001,2001,200800800800800
200200
150150 Paquete 1.2.2Paquete 1.2.2
2,0002,000Paquete 3.2.1Paquete 3.2.1
Paquete 3.1.1Paquete 3.1.1
Paquete 2.2.1Paquete 2.2.1
Paquete 2.1.1Paquete 2.1.1
Paquete 2.1.2Paquete 2.1.2
Paquete 3.1.2Paquete 3.1.2
Paquete 2.2.2Paquete 2.2.2
Paquete 3.2.2Paquete 3.2.2
Estimación por AnalogíaEstimación por Analogía
Etapa Preinversión
Estimación Ascendente (Inversión)Estimación Ascendente (Inversión)
• Conocida como “buttom-up”, estima el costo de paquetes de trabajo individuales con el nivel más bajo de detalle.
• Para el presupuesto, los resultados obtenidos se van sumando sucesivamente para obtener los costos de los entregables desde los niveles inferiores hasta los niveles superiores de la EDT.
5,5505,5505,5505,550
1,3001,3001,3001,300 4,2504,2504,2504,250 1,5001,5001,5001,500 1,5501,5501,5501,550
280280
370370 1,1201,120
1,2501,250 8585230230555555240240
650650 1,8801,880
1,0601,060
200200 650650
175175325325
130130645645
9595
Estimación AscendenteEstimación Ascendente
Etapa Inversión
Presupuesto del PIPPresupuesto del PIP
• Implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales según la EDT para establecer la línea base de costo total.
)2.11.1(cos)1(cos
)321(cos)(cos
EEtoEto
EEEtoproyto
Curva S - PresupuestoCurva S - Presupuesto
$
tiempo
Valo
res a
cu
mu
lad
os
Presupuesto
Valores planificados
Curva de Avance PlanificadoCurva de Avance Planificado
% Avance
Planificado
Valo
res a
cu
mu
lad
os (
$)
Tiempo (años)
Presupuesto Total (BAC)
Valores planificados (PV)
100%
Inicio Inicio
Taller Nº 3: Obtenemos la curva STaller Nº 3: Obtenemos la curva S
• Tomando en cuenta la EDT y las actividades principales desarrollamos la curva S de presupuesto
• Sugerencias:1. Se estima un costo a las principales actividades basados en el
PAAC 2. Se utiliza la técnica del Botton UP y se obtiene el costo total del
proyecto3. Se grafica en excel la curva S tomando en cuenta la plantilla
Gestión del Gestión del AlcanceAlcanceLa tecnica del La tecnica del “valor ganado”“valor ganado”
“Después de añadir dos semanas de trabajo por retrasos inesperados,
agrega otras tres semanas de inesperados retraso y su ejecución financiera esta sobre el promedio de las demás
obras. ”
¿Nos podemos preguntar que es mas importante?¿Nos podemos preguntar que es mas importante?
Incorporación del Valor Ganado al SOSEMIncorporación del Valor Ganado al SOSEM
Avalado por el Project Management Institute
Buena práctica en gestión de proyectos
Monitorea diferentes métricas del proyecto
Provee información práctica y segura
Relaciona el presupuesto en base a un tiempo y a
acciones especificas
Mide y monitorea variaciones de costo y
alcance
EVM
El Valor Ganado El Valor Ganado
• El Valor Ganado (EV) compara la cantidad de trabajo PLANEADO contra lo que realmente se ha TERMINADO para determinar si el COSTO, el CRONOGRAMA y el TRABAJO REALIZADO están llevándose a cabo de acuerdo con lo planeado.
• La utilización del Valor Ganado (EV) como medida de desempeño no es muy común entre los Gerente de Proyecto.
• „Muchos Gerentes de Proyecto nunca han visto o usado las fórmulas de VG y sólo las vienen a conocer cuando comienzan a prepararse para la certificación PMP.
• Para complicar más la cosas para los que hablamos español, los acrónimos utilizados originalmente (BCWP, ACWP y BCWS).
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Cómo se logra todo esto? „Al hacer el WBS se divide el trabajo en
tareas lo suficientemente pequeñas para evitar el problema de estimar un porcentaje de terminación.
„Se define que cada tarea individual no gana valor sino hasta que se haya terminado.
„Esto es especialmente útil en proyectos de informática.
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Cuál fue la necesidad original? �Responsabilidad por la ejecución de varios
proyectos al mismo tiempo. Variedad de Tipos y Tamaños de los proyectos.
Reducir “exceso de administración” y/o el descuido en los proyectos.
Saber de verdad ”Cómo van los proyectos?” para identificar problemas lo más pronto posible y así tomar acciones correctivas rápidas y efectivas.
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Por qué me interesa? „La utilidad básica del Valor Ganado es
administrar los riesgos de los costos asociados a los proyectos.
Entre más rápido se de usted cuenta que tiene un problema, más posibilidades tiene usted para actuar y mitigarlo.
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Solución? „Decíamos que el Valor Ganado le añade una
nueva dimensión al seguimiento tradicional de comparación entre lo Presupuestado y lo Real.
El Valor Ganado es una medida objetiva de cuánto trabajo se ha realizado.
Para nuestro ejemplo, el Valor Ganado se calcula con base en las actualizaciones terminadas.
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Cómo trabaja el método de Valor Ganado? „El método del Valor Ganado requiere algunas
prácticas clave para su éxito: o Identificar cada entregable del proyecto o Desarrollar un cronograma para la
terminación de cada entregable o Asignar un valor a cada entregable o En otras palabras, para gerenciar proyectos utilizando EV es
necesario determinar, antes de comenzar, el producto, el cronograma y el costo de nuestro proyecto.
o Las buenas noticias son que si usted ya tiene en práctica una buena planeación de proyectos, le será muy fácil encontrar la información que se necesita.
El Valor Ganado El Valor Ganado
• El Proceso del Valor Ganado
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Cómo establecer un sistema de Valor Ganado? 1. Definir el WBS para dividir el proyecto en porciones
manejables.2. Identificar las actividades a programar que
representen todo el proyecto. 3. Asignar el costo a ser gastado en cada actividad. 4. Programar la actividades en el tiempo. 5. Crear la línea base y confirmar que el plan es
aceptable.
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Seguimiento o Análisis de Variaciones : Muestra cómo el proyecto va
progresando y las tendencias ya que tiene en cuenta el tiempo y costo consumidos comparados con los planeados.
o Análisis de Índices: Muestra qué tan eficientemente está operando el proyecto.
o Proyecto : El Valor Ganado se establece inicialmente a nivel de proyecto (nivel más alto del WBS) y luego se hereda al resto de nodos
o WBS : Los métodos de cálculo del Valor Ganado pueden cambiar para cada parte del WBS en cada nivel
Incorporación del Valor Ganado al SOSEMIncorporación del Valor Ganado al SOSEMV
alo
res a
cu
mu
lad
os
acu
mu
lad
os (
S/.
)
TiempTiempoo
Presupuesto Total
Valor planificad
o
Ejecución (SIAF)
31 marzo
Avance Avance PlanificadoPlanificado
Avance real
Meta Física
Lograda
100 Millones
70 Millones
55 Millones
30 Millones
Fecha de seguimient
o
META FÍSICA PLANEADA
Valo
res a
cu
mu
lad
os (
$)
Tiempo (años)
Curva de Programación Presupuestal
100%
Inicio Inicio
Articulación de Metas Físicas, Costos y TiempoArticulación de Metas Físicas, Costos y Tiempo (Pre inversión)(Pre inversión)
PresupuestoTotal (viable)
Construcción de la Curva de Meta Física LogradaConstrucción de la Curva de Meta Física Lograda (Inversión) (Inversión)
Valo
res a
cu
mu
lad
os
acu
mu
lad
os (
$)
TiempTiempoo
Presupuesto Total
Valor presupuestado
Ejecución (SIAF)
18 enero 2011
Avance
Planificado
Avance real
Meta Física Lograda
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Definiciones �PV: Costo Presupuestado del Trabajo Programado
o Costo planeado de la cantidad total de trabajo programado a ser realizado para la fecha propuesta.
AC: Costo Real del Trabajo Realizado o Costo incurrido para llevar a cabo el trabajo que se ha realizado hasta la fecha.
EV - “Costo Presupuestado del Trabajo Realizado” o El costo planeado (no real) para completar el trabajo que se ha realizado. Es un porcentaje del
presupuesto total igual al porcentaje del trabajo realmente terminado .
BAC: Presupuesto a la Terminacióno Es la suma de todos los presupuestos asignados a un proyecto.
Fecha de Estado o Fecha a Hoyo Es el punto en el tiempo utilizado para el análisis
•
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Definiciones „SV: Variación de Programación (EV-PV)
o Es una comparación entre la cantidad de trabajo realizado durante un período de tiempo dado y lo que se había programado para ser ejecutado. Una variación negativa significa que el proyecto está atrasado en el cronograma.
CV: Variación de Costos (EV-AC) o Es una comparación entre el costo presupuestado del trabajo
realizado y el costo real. -Una variación negativa significa que el proyecto está por encima de presupuesto.
•
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Índices SPI: Índice de Desempeño de Programación
o SPI = EV / PV o Muestra el valor del trabajo realizado comparado con lo que se había planeado. o Si SPI = 1, el proyecto está a tiempo o Si SPI > 1, el proyecto está adelantado con respecto al cronogramao Si SPI < 1, el proyecto está retrasado con respecto al cronograma
„ CPI: Índice de Desempeño de Costos o Muestra cuántas unidades de dinero de trabajo se obtuvieron para la cantidad de unidades
de dinero gastadas en el trabajo.o CPI = EV / AC o Si CPI = 1, el proyecto está dentro de presupuesto o Si CPI > 1, el proyecto está por debajo del presupuesto o Si CPI < 1, el proyecto está por encima del presupuesto
•
El Valor Ganado El Valor Ganado
• Índices Costo Estimado para Terminar (ETC)
o ETC = BAC - EV o Se utiliza para pronosticar el trabajo restante hasta que se termine el
proyecto
Costo Estimado a la Terminación (EAC) o EAC = BAC / CPI o Es una medida para el trabajo restante descrito como un costo
Nuevos Indicadores de Seguimiento del PIPNuevos Indicadores de Seguimiento del PIP
0.00
0.20
0.40
0.60
0.80
1.00
1.20
1.40
2008 2009 2010 2011 2012 2013
Performance Indexes
SPI CPI PI
Nombre Fórmula Interpretación
Variación de costo CV = EV – AC
(-) sobre el presupuesto
(+) bajo el presupuesto
Variación de cronograma SV = EV - PV
(-) detrás del cronograma
(+) delante del cronograma
Índice de Rendimiento de
CostoCPI = EV / AC
Cuántos $ se obtienen por cada $ gastado
Índice de Rendimiento de
CronogramaSPI = EV / PV
% de progreso respecto a planeado
Índice de Performance del
ProyectoIP = CPI x SPI
Rendimiento del proyecto en términos de tiempo y
costo
Comités de Seguimiento evalúan situación de proyectos en función del SOSEM
Revisión de Cartera Basado en estos indicadoresRevisión de Cartera Basado en estos indicadores
100%
Alerta
Problema
20% 40% 60% 80%
% Ejecución financiera
.60
.80
1.0
IP
BB-4.231036
AA-2-451036
NN-2.341067
ZZ-3.451036
XX-3.25036
NN-5.341036
YY-2.45036
Nivel NacionalNivel Nacional
Ministerio de Economía y FinanzasMinisterio de Economía y Finanzas
Dirección General de Política de InversionesDirección General de Política de InversionesDGPI-USEDGPI-USE
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
PÚBLICA