2011-06-07/08 1

BegrotingsmoduleBudgPersPZautom NL.xls

07-08 juni 2011voorstelling Module versie 2012

Campus Vesta PolitieopleidingenNoorderlaan 5002030 Antwerpen

03/540 02 70

2011-06-07/08 2

28-29/04/2011• Docent : Piet Van Hoylandt

SSGPI/Coord/ICT/Rapporten piet.vanhoylandt@ssgpi.be tel 02/642 64 09

• Verloop van de twee-daagse in drie halve dagen: I) De voedingsbestanden ophalen via SSGPI Processen (Nieuw) II) De module downloaden en bestanden inlezen - Inhoud van de tabbladen - Toegang tot en gebruik van de ingebouwde procedures - Handelingen/interventies zelf (leren) uitvoeren

• Doel :- Inhoud van de tabbladen begrijpen- De procedures kennen en kunnen gebruiken=> de output 1. HRM - Statistieken grafieken aanmaken en aanpassen - kostprijsberekening(schatting) van een evenement (geactualiseerd) 2. Rekenplichtige(ontvanger) +creatie bladen toezicht

2011-06-07/08 3

Indeling de OpleidingI. SSGPI Processen 4 - 10

Ophalen van de bestanden via in 22 stappen

II. De Module BudgPersPZAutomNL.xls 11waar terug te vinden rand info

III. Bewaren van de Module 12

IV. Het menu 13-15

V. Toegang tot de Tabbladen 16

VI. Toekenning ZPnr & Opladen vd bestanden 17 -18

VII. Baremische elementen 19-22

VIII. Supplementen 23

IX. ParaN Consultatie van www;planbe & inhoud 24-29

X. ConsultatiesThemis en LCD 30

XI. Procedure : Verwerken van de gegevens 31

XII. “Totaal” & “Totaal X-1” 32-34

XIII. Ops & Calog 35

XIV. Controle “Totaal” &”Totaal X-1 41-44

XV. XV. Totaal_Code & Totaal_code X-1 45

XVI. Bar O Bar C Bar R 46

XVII. Hlpform of Hulpformulier 47

XVIII. Zones 48

XIX. UitgPers Export - Toezicht1 - Toezicht2 49-50

XX. Blad Form – Formules 51

XXI. INTERVENTIES 52-59

XXII. OpsFiltM & CALog FiltM 60

XXIII. Verwijderen van een personeelslid 61

XXIV. Toevoegen van een personeelslid 62-63

XXV. HRM: macro aanmaak opsplitsing per kader-Niveau 64

XXVI. Berekening kostprijs van een Prestatie 65-68

2011-06-07/08 4

I. SSGPI Processen• 2 bestanden zijn noodzakelijk om de Module te voeden :

- De baremische elementen- De supplementen

• Voorheen werd u via flash op de hoogte gebracht wanneer de bestanden via Vera konden opgehaald worden.

• De bestanden worden nu ter beschikking gesteld van de zone via Themis.• Via “SSGPI processen” kan u:

- het proces “Begrotingsmodule Lokaal”aanklikken.- hierdoor kan u beide bestanden zelf aanmaken.

• De bestanden worden aangemaakt op basis van de gekende toestand uit Themis. Als resultaat ontvangt u: -een dag extractie met de baremische elementen-een jaaruitreksel met de supplementen met gegevens van de laatste 12 maanden

2011-06-07/08 5

Te volgen stappen in SSGPI - processen1. Bestaande waarde zoeken

2. Vul “ %” in en klik =>indien reeds aangemaakt in recent verleden

of 3. Om een nieuwe waarde toe te voegen a. U geeft uw eigen zonenummer in b. U klikt vervolgens op om de waarde toe te voegen

c. In volgende scherm geef opnieuw uw zonenr in achter business unitd. Om de processen aan te vragen klik op

2011-06-07/08 6

4. Vink de beide bestanden aan en klik vervolgens op “OK”

5.De procesnummers worden toegewezen :

6. De processen lopen en u kan via klik op “ “de distributiestatus opvolgen.

7. Afhankelijk van de grootte van je zone kan het enkele minuten in beslag nemen voor de statussen “Voltooid” en “Verzonden” verschijnen

8.Door klik op kan je de vordering van het verwerken volgen.

2011-06-07/08 7

9. Beide bestanden zijn niet samen beschikbaar of gelijktijdig afhaalbaar: Het bestand PB_BM_BAR of het bestand “ Baremische elementen” is beschikbaar wanneer “Voltooid” en “Verzonden” achter de naam verschijnt.

Om het bestand te openen klik je achter de woorden :“Voltooid” en “Verzonden” op .

10. Het scherm “Procesdetails” wordt geopend :

2011-06-07/08 8

11. Elk proces behandelt een afzonderlijk bestand. Om beide bestanden in te lezen dienen 2 processen op gelijkaardige wijze geopend en verwerkt te worden. => Het bestand Logboek openen door klik op

12. Om het betrokken bestand te downloaden klik je in de Bestandlijst op de naam van het aangevraagde bestand =>hier :

2011-06-07/08 9

13. Een gewoon Microsoft Window venster verschijnt :

14. Klik op Bewaren (Save)

15. Bewaar in een reeds aangemaakte /of aan te maken folder. Behoud bij voorkeur de naam van het bestand. De datum en uurgroep van de extractie zijn meegegeven in de naam bestand.

16. Bevestiging van het ophalen volgt :

2011-06-07/08 10

17. In het Themisscherm keer je nu terug naar van het zopas bewaarde bestand.

18. Klik hier op “ “ om naar het vorige scherm te gaan.

19. In het scherm klik je “ “ aan .

20. In het scherm

vraag je desgevallend de actualisatie aan door te klikken op .

21. Herhaal nu de stappen 9 tot 16 om ook te beschikken over de “Supplementen” in de aangemaakte folder.

22. Sluit vervolgens Themis af.

2011-06-07/08 11

II. De Module BudgPersPZAutomNL.xls & Powerpoint als tijdelijke handleiding & richtlijnen

• De Blanco module is permanent beschikbaar via de site SSGPI http://www.ssgpi.be via Downloaden van de Budgettaire Module• Inflatie vooruitzichten 201x en tips/aanpassingen• Handleiding => Deze powerpoint

De handleiding dient nog volledig herwerkt te worden

2011-06-07/08 12

III. Bewaren van de Module

• De Module wordt als zip bestand ter beschikking gesteld.• Belangrijk ! Ze wordt na het downloaden “unzipped” of “extract”. • Een kopie van de Module maken met een eigen prefix - of versie nummer- is

aangewezen.

=> Nooit “save as” of “bewaren als”. <=

• De backupversie (met xlk-uitbreiding) dient als backup.• De module wordt best bewaard in eenzefde folder als de bestanden uit Themis

gehaald.

2011-06-07/08 13

IV. Het menu

A. HoofdmenuBij het opstarten verschijnt het menu « PZ-Personeelsbudget» tussen «Venster» en «Help».Is dit niet het geval dan kunnen de procedures (of macro’s) niet geactiveerd worden.

B. Beveiliging Wanneer dit menu niet verschijnt

ontvangt u mogelijks volgende waarschuwing :

C. U moet als gebruiker de macro-beveiliging wijzigen.

1° Kies in het standaard menu : Extra Macro Beveiliging

2° Vink het laagste of tweede laagste niveau aan--3° Sluit Excel af

4° Start Excel op of open de Module via de «Explorer»

2011-06-07/08 14

D. Aangepast HoofdmenuWanneer de macro beveiliging correct staat verschijnt een Hoofdmenu met 8 items.Het menu kan op 2 wijzen worden gebruikt:

1. Navigatie in het werkboek De items : Voorblad, Wijzigbare werkbladen, Consultaties Barema’s, Bijzondere rekenplichtige (BRP) en HRM geven via de submenu’s de toegang tot de bladtabs of « sheets »

2. Aanroepen Procedures De items : Opladen bestanden Themis en Verwerken Gegevens (Nieuw) Via klik op het item activeert de gebruiker de hierna besproken procedures.

 

E. De submenu’s Via klik op worden de submenu’s geopend.Via het submenu kunnen eveneens macro’s geactiveerd worden of kan de gebruiker een tabblad consulteren

2011-06-07/08 15

F. Overzicht van Hoofd- en submenu’s

2011-06-07/08 16

V.Toegang tot de Tabbladen

Optie 1: Via de menu of submenus Optie 2.

Instelling via Extra –Opties• Weergave –Vensteropties-Bladtabs

Optie 3.Na activatie in het menu vanzullen de gegevens verwerkt worden

en zijn alle tabbladen BESCHIKBAAR doch niet steeds zichtbaar.

Via rechtermuisknopklik links onder op cursorknoppen kan de gebruiker naarde niet (altijd) zichtbarewerkbladen navigeren.

2011-06-07/08 17

1. Open de module vanuit Excel of uit de explorer

2. Op het voorblad in het enige invulbarevak wordt het zonenummer ingegeven:

3. Zodra het nummer ingevuld is verschijntook de samenstelling van de zone :

4. Vervolgens wordt via het Menu “PZ-Personeelsbudget” de procedure van het inlezen gestart door klik op ”Opladen bestanden Themis”

5. Het inlezen gebeurt nog steeds in twee stappen.Dit wordt in een eerste mededeling meegeven.“

Bevestig door klik op OK

VI. Toekenning ZPnr & Opladen vd bestanden

2011-06-07/08 18

VI. Toekenning ZPnr & Opladen vd bestanden6. Stap1 : Opladen van de baremische

elementen bevestigen door Klik op OK 7. U wordt naar de Explorer geleid

waar u de folder met de gegevens gaat openen8. Klik nu eerst het bestand baremische elementen aan

en klik vervolgens op OK of dubbelklik op dit bestand

9. Wanneer dit gebeurde verschijnt de derde medeling in de procedure metals achtergrond het blad baremische elementen van uw zone.Ga verder door klik op OK

10. De explorer wordt opnieuw geopend: Dubbelklik op het bestand met de supplementen

11. Deze procedure opladen is beëindigd.12. Het voorblad verschijnt zonder enig bericht.

2011-06-07/08 19

VII. Blad ”Budget baremische elementen”(1) A.Toegang via het menu B.Rubrieken (1) Ops/CALog : Operationeel en leden van het administratief of Logistiek kader wordt

toegekend bij het opladen op basis van de Code statuut bij het inlezen

C(2)/S(1): Statutair, contractueel & 3 = GesCo en 4 = vervangcontract 4/5=> bepalend voor de berekening van de patronale bijdrage

Vooraf (1) of nabebetaald (2) noodzakelijk voor de opsplitsing 2009/2010 Identificatienummer Naam en Voornaam, geboortedatum =NationaalNummer Functionele code : New 33098 &33099 worden opgenomen in de bar elementen Code statuut : Deze is bepalend voor toekenning of weigering rechten bv WE,Nacht…

&voor berekening patronale bijdrage

=> verklaring van de codering

2011-06-07/08 20

VII.Budget baremische elementen(2) B.vervolg Rubrieken (2) Weddeschaal (I) en Anciënniteitdatum (J):

bepalen de 100% in functie van datum van de Module

B1 200606 in 2012 (-2006) => 6 * 17.253,44 (trap 5) + 6 * 17.600,50 (trap 6) gemiddeld 17 426,97 (kolom UV Ops-CALog) Kolom K : Datum Volgende verhoging – weddetrap

NIEUW sedert 2011 :geeft de volgende schaal & datum van de voorziene aanpassing zoals die in Themis is gekend.

In de kolom L & M wordt de schaal en de Geldelijke Anciënniteitdatum van de Vrijwaring vermeld. Beide zijn noodzakelijk voor tweede berekening.

V.PB2 199905 in 2012(-1999) = 4 * 17.774,00 (trap 12) + 8 * 18 368,95 (trap 13) gemiddeld 18 170,63 (Is niet zichtbaar in UV

wanneer gemiddelde lager is dan effectieve schaal)

• Kolom N : Is het type van de vrijwaring zoals gekend in Themis (Pro Memorie).

2011-06-07/08 21

VII.”Budget baremische elementen”(3) B.Rubrieken (3) Contract: wordt toegekend in oplopende lijn

0 is het 1ste contract of Arbeidsrelatie vb: contractueel halftijdse als bediende D1A

1 is het 2de contract statutair halftijds in andere gemeente/zone als bediende CC1Contract wordt eveneens gewijzigd bij mobiliteit =andere werkgever

Code Wedde : 100000 38H00W1 = Voltijdse tewerkstelling 080000 30H40W1 = Deeltijdse tewerkstelling

van 30H40 per weekhet percentage wedde in 6 cijfers wordt ingelezen = deeltijds/volledig afwijkend uurrooster (6 cijfers)

! De vrijwillige vierdagen week wordt als 100% vermeld Themis werkt met afwezigheden !

Haard standplaats :Rechten van ambtenaren op basis van gezinssituatie en inkomen 1= Haard - 2 Standplaats

2011-06-07/08 22

VII. Baremische elementen (4)

1.De filter als controle 2.Sorteren is optioneel, en gebeurt ook automatisch wanneer

de procedure VERWERKEN VAN DE GEGEVENS wordt opgestart. =>Het sorteren gebeurt in dit blad op 1) Functionele code 2) Code statuut 3) Alfabetisch

3.Macroprocedure starten Klik op de tekst

of in het hoofdmenu

Wat doet de procedure=> kopiëren van de gegevens in bladen “Ops” en “Calog” =>activeren link met de prestaties uit blad supplementen => kopiëren van de berekeningen lijn 17 in “Ops” en lijn 15 in “Calog”=>Ventilatie “Totaal Code”& “ Totaal_Code X-1” en permanente link met blad “Totaal” & “ Totaal X-1”

C. FILTER – SORTEREN – VERWERKEN VAN DE GEGEVENS

2011-06-07/08 23

VIII.Supplementen

De procedures « filter » &« sorteren » zijn mogelijk

Kolomnummers Economische code

met verschillende achtergrond kleuring

Benaming Looncode of Looncode M

=> geeft aantal=> +M uitgekeerd jaarbedrag

Identificatienummer + NAAM

Alle supplementen van de periode van extractie

Voor de maaltijden wordt per type maaltijd het aantal in de betrokken kolom vermeld.

Tweetaligheid wordt per Kennisniveau vermeld

Supplementen heeft enkele hoofdinglijnenHet wordt ingevuld bij de tweede stap Het is eveneens een zoekarea of bereik voor de bladen Ops en Calog

2011-06-07/08 24

IX. ParaN(1)1. Controle via Internet : Federaal planbureau

2011-06-07/08 25

IX.Blad ParaN(2)

Deze indexen of verhogingscoëfficiënten worden in de tabel TbIndN opgezocht =VLOOKUP($C$1;TbIndN;2;0)

Drie groepen basisindexen sturen de module: wedde : IndexW - IndW_N1 & IndW_N (Lijn 4) Toelagen/Verg : IndexT - IndT_N1 & IndT_N (Lijn 5)

Samenstelling : Index W(T) worden gebruikt voor de voorafbetaalde Het is het voorziene gemiddelde voor 2012 =(IndR22*5+IndR23*7)/12= 1.5640

OF (1,5460*5+1,5769*7)/12

2. De indexen of verhogingscoëfficienten (1)

De berekeningdatum «ANNEE» stuurt de moduleEnkel het jaar wordt ingevuld (Cel C1)Vier groepen van indexen zijn noodzakelijk:Groep 1 & 2 : Wedde en Toelagen

1 INDEX voor de wedde/toel voorafbetaalden 2 INDEXEN voor de nabetaalden waarvan IndTN1 (december x-1) ook wordt gebruikt voor de prestatiegebonden Toel &Verg

2011-06-07/08 26

IX. Blad ParaN(3)

Groep 3 :Extractieperiode• bevat de index van de periode extractie supplementen

of IndRef (Cel C10)• Dit gegeven bevat de gemiddelde index van de periode van de extractie.• De verhogingscoéficienten 1,4859 van toepassing op de toelagen en vergoedingen tot

september 2010 en 1,5157 vanaf oktober 2010 hetgeen een gemiddelde index voor de referentieriode geeft van 1,5008

• De formules worden meegegeven in de module I10 –K14.• Via klik (macro) passen zij de cellen B10:D10 aan

Groep 4 : de verhogingscoëfficienten• IndDiff, IndDiffDec& IndDiffNab

(Cel C10-D10) Ze herberekenen de in het blad supplementen vermelde uitgekeerde bedragen

2. De indexen of verhogingscoëfficienten (2)

2011-06-07/08 27

IX. Blad ParaN (4)3. Geïndexeerde bedragen • De meeste bedragen van het blad

ParaN worden na aanpassing van hetjaartal automatisch geïndexeerd

• Dit is het geval voor alle gebruikte toelagen en vergoedingen =>zie IX.G4. Plafond Patronale bijdrage • Het plafond patronale bijdrage wordt bekomen door het ingeven van het trimestriële

bedrag in te vullen in Cel B13. Het jaarbedrag niet geïndexeerd dat verschijnt in Cel C13 .Het geindexeerde jaarbedrag verschijnt in het blad Totaal Cel G46Het wordt NIET opgesplitstvoor het jaar x-1 2009!

5. Percentages Patronale bijdragen & sociale Toelage 2• De percentages voor de Statutairen,Contractuelen en Gesco’s & contract 4/5 met

betrekking tot de Pensioen en Ziekteverzekering en de individuele berekening van de Sociale Toelage IIworden hier opgenomen

• De inhoudingen ten laste van dewerkgever voor Sociale Diensten Arbeidsongevallenzijn eveneens vermeld

• Wordt opgesplitst : => in al dan niet interventie => woonwerk => met/zonder patronale

=> Ipv 1,70 % voor allen

2011-06-07/08 28

IX. ParaN (5)6. Percentage en Bedragen• Vakantiegeld

Vanaf 2011 heeft iedereen 92% van het loon van maart(in de module van het gemiddeld loon)

• Eindejaarstoelage: vier delen1) Vast bedrag2) Wijzigbaar 2,5% Wedde Oktober3) 7,5 %maar Min en Max4) Patronaal deelVG en EJT zijn gekoppeld aan de prestaties => Kolom U

• Haard/Standplaatsgeen berekening tussenliggende bedragen

• Rekenplichtige Secretaris => eventuele tussenkomst

• Pensioendata (p.m.)

2011-06-07/08 29

IX. ParaN (6)7. Vergoedingen en toelagen

Per toelage of vergoeding zijn Wettelijke verwijzing, benaming, het kader/niveau, periode, het bedrag aan 100%, 3 geïndexeerde bedragen evenals de Supan -en Themislooncode voorzien

2011-06-07/08 30

X. Consultatie Themis en LCD

1. Via Consultaties wordt in het blad Themis de verklaring gegeven van enkele gebruikte codes in baremische elementen.

2. Via consultaties kunnen eveneens de looncodes gebruikt in themis terug gevondne worden

2011-06-07/08 31

XI. Procedure : Verwerken van de gegevens

1. De procedure verwerken van de gegevens kan via twee kanalen opgestart worden:

Via het hoofdmenu klik op of in het blad Baremische elementen via klik op

2. Na het aanklikken verschijnt de mededelingmet op de achtergrond het blad totaal_Code X-1

3. De personeelsleden van de zone werden in volgorde - per functionele code, per schaal en alfabetisch gerangschikt

4. De tabbladen zijn nu zichtbaar werden in deze stap.

5. Vervolgens klik op OK in de mededeling6. Het voorblad wordt opnieuw geactiveerd

Vanaf hier beginnen de eerste controles

2011-06-07/08 32

XII. “Totaal” & “Totaal X-1” (1)

voor te begroten jaar X (Totaal) en het jaar X-1 (Totaal X-1) worden:

1. per Categorie van het personeel (Rekenplichtige & Secr, CALOG &GesCo en Ops)

2. voor elke Economische code met suffixWanneer het recht niet bestaat is de desbetreffende cel grijs ingevuld

3. de totalen uit de bladen « OPS » en « CALOG » overgenomen

4. Per Categorie van het personeel wordt het aantal personeelsleden vermeld

5. Een algemeen TOTAAL voor de PZ is zichbaar voor elke Economische code met suffix

2011-06-07/08 33

6. Per kolom of per Categorie van het personeel wordt (sub-) totaal gemaakt

7. De Sociale Toelage 2 wordt per jaar berekend op basis van de voor de CALog en Operationelen opgehaalde gegevens en het bedrag ingegeven in het blad ParaN

8. De som van de afzonderlijke opgehaalde bedragen per economische code wordt op de laatste lijn vergeleken met het getotaliseerde algemeen totaal van de bladen “Ops” en “Calog”

XII. “Totaal” & “Totaal X-1” (2)

2011-06-07/08 34

9. In het groen CONTROLEGEBIED wordt nagegaan of verschil is tussen het blad Totaal of Totaal_code van het betrokken jaar

10. Op het blad Totaal wordt in de kolommen N, O, P, R & T aangeduid:- welke items aan welke patronale last onderworpen zijn of - welke elementen in rekening worden gebracht voor de social toelage 2=> Het berekende totaal resultaat vermeldt onder de kolomen aangeduid met de sigma verschijnt in de overeenstemmende lijn

XII. “Totaal”(3)

9. Controle

10. Informatie

2011-06-07/08 35

1. De bladen zij n toegankelijk via het menu :

2. Het blad “Ops” voor de operationelen en het blad CALog voor de leden van het administratief en logistiek kader zijn opgedeeld in 3 delen:

A. De totalisatie en gemiddelden (lijn1-8)B. De hoofdingen lijn 9 tot 16 (tot 14 op blad CALog)C. De gegevens vanaf lijn 17 (Ops) of 15(CALog)

3. Bij het opstarten van de module zijn deze tabbladen niet ingevuld.• Bij de procedure “Verwerken van de gegevens” ontvangen ze de gegevens uit baremische elementen• Ze bevatten standaard op lijn 15 (CALog) of lijn 17(Ops) de modelformules die alle opzoekingen en

berekeningen mogelijk maken

XIII Bladen « Ops » en « Calog »(1)

2011-06-07/08 36

XIII. Ops & Calog (2)

4. Beide tabbladen hebben een gelijke kolominhoud tot en met kolom BG

5. Het blad Ops bevat op lijn 14 en 15 een standaard berekening Deze berekening is niet op naam voor rekenplichtige en secretaris

6. Beide tabbladen bezitten enkel procedureknoppen en kunnen voor een extractie een eigen titel ontvangen

2011-06-07/08 37

XIII. Ops & Calog (3)

7. In dit blad werden de baremische elementen bij “Verwerken van de gegevens”overgebracht in de kolommen D tot S

8. Van lijn 9 tot en met lijn 13 staan per kolom mogelijks een titel en of verduidelijking of aanwijzing, een economische codes en steeds het kolomnr op lijn13,

9. Bij het overbrengen van de gegevens worden de formules uit de kolommen A,D en van T tot GE (Ops) gekopieerd van lijn 17 voor elk operationeel lid

10. Op het blad CALog gebeurt dit uit lijn 15 voor de kolommen A, D en van T tot FGVb van een formule

2011-06-07/08 38

8. Meerdere elementen worden berekend:

Interpretatie omzetting van de baremische elementen zoals de bepaling van het kader/niveau, het uurrooster, vooraf-nabetaald in aanmerking nemen van de Bevorderingsdatum enz

Zuivere berekening van een gemiddelde wedde (kolom AA tot AV) met o.a. bepaling van de voordeligste schaal, wedde trap voor elke schaal

Berekening van de van elementen afgeleid van beide voorgaande Geïndexeerde wedde, Vakantiegeld, haard en standplaats enz voor het eigenlijke begrotingsjaar en het voorgaande dienstjaar

Ophalen van de supplementen - vergoedingen - toelagen beiden vast en variabel Ze worden in een gele, groene of okerkleurige kolom vermeld

supplementenberekeningop basis van deopgehaalde rechten & vertaalde baremische elementen

XIII. Ops & Calog (4)

2011-06-07/08 39

XIII. Ops & Calog (5) Voor elke lijn worden eveneens patronale lasten berekend en het individueel totaal

Voor de berekeningen van de patronale lasten, van de sociale toelage 2 en voor controles worden sub-totalen aangemaakt in FK tot FS

2011-06-07/08 40

XIII. Ops & Calog (6)

10. Van de meeste kolommen worden algemeen totaal en gemiddelde berekend (lijn 1 & 2)Van lijn 3 tot 8 worden de totaallijn, het gemiddelde enz berekend voor de geactualiseerde filters. =>lijn 1 en 3 & 2 en 4 zijn gelijk wanneer geen filters is geactiveerd.

9. In de cel I-S3, I4-S4 en I5-S5 kunnen drie titel lijnen ingevuld worden voor een eventuele titel bij export via een procedure

9. Beide bladen geven enkele aanwijzingen in de cellen:D1 => totaal aanleden van het betrokken bladD8 => hert aantal leden dat bantwoord aan de filterF1-2 => hetzone nummer F4-F5 : Pijl ter activatie van export naar overeenstemmend exportblad

2011-06-07/08 41

XIV. Controle “Totaal” & ”Totaal X-1”(1)

1. Indien geen « error » na het verwerken van de gegevens gebeurt de Cntl=> bewaren/opslaan

2. Controle = Lichtgroene ZONE • van het geseinde # Ops en CALog-leden

op (niet) correcte verwerking• Blad “Totaal” wordt steeds eerst gekontroleerd alvorens wordt bewaard

• Plaats van de foutmeldingen op blad “Totaal” is de indicatie waar de verbetering dient te gebeuren

• Hier blad “CALog” in rubriek wedde ttz Schaal/vrijwaring/dbb • Opm : Totaal X-1

=> geen foutmelding in de wedde wanneer een voorafbetaalde• => echter wel voor de bijzondere prestaties vermits de basisuurloon

niet kan bepaald worden

2011-06-07/08 42

XIV. Controle “Totaal” &”Totaal X-1”(2)3. Filter op blad “Ops” of “Calog”a) # Ref of #N/A in rubriek Calog

op het blad “Totaal” traceren=> Controle blad “Calog “=> Eventueel inschakelen van de filter

b) door selectievan lijn 14 van het blad Calog of lijn 16 van het blad Ops

c) via standaard menu Excel =>Data=>Filter =>Autofilter

Nieuw

Activering via pijltoets en onderliggende macro sluit vergissingen uit

Filter Ops = Selectie lijn 17 blad Ops + Inschakelen Filter

Uit = Uitschakelen filter

2011-06-07/08 43

4. Totaal BEWAREN & INHOUD

• Bij controle van het blad “Totaal” en “Totaal” verdwijnt elke foutmelding nadat deze via ‘Calog’ of ‘Ops’ zijn opgelost

• Dit blad bevat bijna alle berekeningselementen nodig voor de samenstelling van de begroting.

• In dit STADIUM hebben we voorlopige resultaten • Op dit blad wordt NOOIT een bedrag of titel gewijzigd

Enkel verbergen van Kolommen of Rijen kan• Enkele ingrepen dienen nog uitgevoerd te worden

XIV. Controle “Totaal” &”Totaal X-1”(3)

2011-06-07/08 44

XV. Totaal_Code & Totaal_Code X-1(1)

Ze bevatten elk 3 luiken (horizontaal)1. Titels Economische codes Verwijzende cijfers (verborgen lijn 2 & 3) Benaming van het loonelement

2. 4 Groepen Bijzonder Rekenpl en Secr (lijn 6 & 7) Operationelen (uit blad Ops gehaald) CALoggers (is uit blad Calog gefilterd) Gesco’s (is uit blad Calog gefilterd) Steeds twee lege lijnen tussen laatste lid

en subtotaalIn de grijze lijnen na totaal per kader zit controle op <> #

3. C.Totalen Groepering van de Totalen Deze totalen worden vergeleken in het

Controlegebied van het blad Totaal met de totalen (lijn1) van de bladen Calog en Ops

2011-06-07/08 45

• Kol A:Teller Kol B : Functionele code Kol C: Kader Kol D.Functie of naam • Kol E tot AY: Individuele jaartotalen per economische-sub code

Grijze achtergrond (geen recht mogelijk)• Kol AZ: Eerste subtotaal van de kolommen E tot AY (grijze achtergrond)• Kol BZ-BO : Individuele jaartotalen per effectieve economische code gegroepeerd• Kol BP: Totaal van de kolommen BZ tot BO (grijze achtergrond)• Kol BQ: Individuele basis Eindejaarstoelage Noorzakelijk voor Patronale Bijdrage• Kol BR : Controle per lijn van verschillen tussen beide eindtotalen AR en BE

XV. Totaal_Code & Totaal_code X-1(2)

2011-06-07/08 46

XVI. Bar O, C en R3 bladen met barema’s of wedde schalen zijn in de module verwerkt met per schaal:1. Benaming PS/Acerta op lijn 1 voor nieuwe schalen de officiële benaming zonder préfix a) Voor de oude schalen steeds letter :

V(Vlaanderen) W Wallonië en W voor Brussel F federale gebruikte schalen b) gevolgd door : . een punt voor Ops of

_ underscore voor Calog 2. De benaming CDVU op lijn 2 3.-7. Op lijn 3: aard statuut - lijn 4: Ops/Calog - lijn 5: Kader/Niveau - Lijn 6- 7: info 8. Deze lijn bevat het kolomnr in het blad (Gebruikt in de VLOOKUP van Ops en Calog)9-59 . resterende lijnen 0-59 =>Het totale weddenverloop van 0 jaar tot 50

2011-06-07/08 47

XVII. Hlpform of Hulpformulier

• Het blad Hulpform bevat economische codes met suffix (zoals opgenomen in PLP of KB Het is de database voor het blad Totaal_Code (X & X-1)

• De rubriek 111-01/99 herneemt de gegevens zoals in de Themis aangerekend voor Ops en Calog

• Slechts de lijn 111-08/99 blijft beschikbaar als vrij te gebruiken titel

• De rubrriek met de gegvens uit L096 is nog niet opgenomen in de Module

2011-06-07/08 48

XVIII. Zones

1. Dit blad is niet opgenomen in het Menu2. In dit blad zones werden het zone nummer de provincie en de samenstelling van de

zone opgenomen.

3. Dit blad is het bronbestand voor de benaming die wordt aangevuld op het voorblad zodra het zonenummer daar is ingevuld.

4. Voor elke zone werd de categorie vermeld evenals de erkenning als tweetalige zone of zone met faciliteitengemeente. De cel I1 = « Bil »

5. Zowel de categorie als de toekenning tweetaligheid zijn bepalend voor de toekenning van de bedragen voor de leden van een politiezone.

2011-06-07/08 49

XIX UitgPers Export - Toezicht1 - Toezicht2 (1)1. Drie bladen toezicht zijn in de module opgenomen.2. Het blad «UitgPers Export» heeft een permanente binding met

de bladen «Totaal_Code» et «Totaal_Code X-1»3. Met de toetsencombinatie <Ctrl>+<T>

of activatie van

worden de bladen «Toezicht1» en «Toezicht2» ingevuld Opmerking : Deze automatische procedure is bruikbaar voor de zones die slechts de 2 functionele codes 33091 & 33091 gebruiken voor Ops en Calog

2011-06-07/08 50

XIX UitgPers Export - Toezicht1 - Toezicht2 (2)5. Deze procedure activeert opeenvolgende filters op code statuut en functionele

code in « Totaal_Code X » en « Totaal_Code X-1 » gevolgd door kopie van de totaallijnen in het blad Toezicht 1.

6. Gelijktijdig wordt «Toezicht 2» voorzien van een samenvatting .7. Bij afsluiten van de procedure is «Toezicht 2» geactiveerd

met de boodschap op de lijn 49 en 50.

=>de totalen per dienstjaar worden eveneens vermeld => Via scroll up kan per functionele aanrekeningscode

de totaliteit van het budget ingelezen worden voor elk de beide vermelde jaren

7. Ook Toezicht 1 geeft een controle melding

2011-06-07/08 51

XX. Blad Form – Formules

• Bevat de formules om de cellen van de overeenstemmende kolommen uit de werkbladen Ops, Calog en Totaal_Code & Totaal-Code X-1, te herstellen.

• Procedure: In blad ‘Ops’ (Calog of Totaal) : Vastelling van de gewijzigde (foute) of verdwenen formule

in een of meerdere cellen van eenzelfde rij => Adres van de eerste cel noteren bv BB18 Blad ‘Formules’ openen :• Selectie van een cel of opeenvolgende cellen BB18:BD18 (met formules)=> Copy (Ctrl +C)• Selectie in één lijn van met zelfde bereik (met foute inhoud) of de eerste cel aanklikken uit

het blad Ops [Calog of Totaal (X-1))] =>Paste/Plakken (Ctrl+V)• Filter eventueel eerst uitschakelen • Verbeterde lijn naar beneden/naar boven verder kopiëren

2011-06-07/08 52

XXI. INTERVENTIES (1) – 1. Fout in totaalbladA. De schaal of anciënniteitsdatum

zijn niet gekend -> kolom F en G gaven op Totaal een foutmelding !

B. De filter activeren in Ops in de kolom AV aangepaste filter “gelijk aan” parameter: “#REF !” de fout opgezocht.

# N/B (wanneer een personeelslid in het betrokken jaar werd aangeworven)

De niet gekende schaal is normaal beschikbaar in de zone(vorige versies op papieren drager in het dossier Of is deze schaal is terug te vinden in blad “BarR”) vb: Kolom W

1) In de laatste kolom IV van blad « BarO» voor Ops (“BarC” voor Calog) wordt de gevonden kolom gekopiëerd =>selectie van de kolom=> <Ctrl>&<V>Anders de bedragen vanaf 0 jaar in te vullen

2) Na de correctie gebeurt de berekening op blad Ops:

C. Tussenkomst op BarR en BarO

2011-06-07/08 53

XXI. INTERVENTIES (2)D. Resultaat in detail van de tussenkomst

E. De berekening van de voordeligste wedde gebeurt automatisch in de kolommen AC tot AU Voor 2 schalen –de eigenlijke schaal EN de vrijwaring- of bevorderings schaal)wordt de anciënniteit bepaald het aantal maanden voor elke trap of 100%

F. Hierdoor ontstaat een recht van maximaal 3 perioden op jaarbasis

G. Het resultaat bevindt zich in AVen is de basis van alle berekeningenof de theoretisch jaarwedde aan 100%

2011-06-07/08 54

XXI. Interventie (3) - 2. Het Werkregime

• In de kolom R(18) van de bladen Ops of Calog wordt het werkregime in Code meegegeven.

• In kolom U(21) wordt dit vertaald in %;

• Dit percentage bepaald het deel van de wedde,Vakantiegeld,eindejaartoealge en alle vaste loonelementen.

• De kolom U (21) kan aangepast worden in functie van de voorzieningen.

• Ook het opgegeven contract themis in kolom R(18) mag gewijzigd worden wanneer dit gegven voor het te begroten jaar verschillend is.

• Indien echter tijdens aanwezigheids termijn in het te begroten jaar onderhevig is aan schommelingen in het werkregime kan wordt de formule in kolom U bij voorkeur aangepast:

Vb U weet dat betrokkenetot 31/3/12 :50 % zal werken en voor de rest van het jaar aan 80 %=>Dan overschrijft u de cel in kolom U met volgende formule ongeacht welke formule er oorsponkelijk stond. =(0,5*3/12+0,8*9/12)

2011-06-07/08 55

XXI. Interventie (3) - 3. Bevorderingen A. In dit kader moeten enkele aanpassingen nog gebeuren in de DB Themis en worden

minder interventies noodzakelijk

B. In de kolom M worden volgende schaal en datum van de verhoging meeggegeven

C. In de kolom T wordt de datum door een fomule ingelezen wanneer hij valt binnen het te begroten jaar

D. Enkel indien T een datum vermeld wordt de verhoging in de berekening AA tot AV opgenomen voor de bepaling van het jaar gemiddelde

2011-06-07/08 56

XXI. Interventie (3) - 3. Bevorderingen (2)A. Resultaat via de toegepaste filters/opslaan in het blad OpsFiltM

1) In de filtertitel (cellen I3 tot I5) wordt de aanwijzing - tekst ingevoerd Cel D1 => het aantal Ops(CALog) van de zoneCel D8 => het aantal personen door de filter (of meerdere filters) geselecteerd

2) Cel F3-4=> Klik op de pijl voor activeren van de Macroop blad TotOpsFiltM worden de waarden van kolom B naar C geplakt en doorgeschoven => 394 342,46 lijn 62 van TotOpsFiltM is de som van 13 830,52 (2011) kolom FI lijn 3 +380 511,93 (2010) kolom FJ lijn 3 beiden zijn de som van de individuele totalen van de filter

2011-06-07/08 57

2) In de filtertitel (cellen I3 tot I5) wordt de aanwijzing - gewijzigd

3) De formule mbt de bevorderingen worden tijdelijk verwijderd in de cel T(Clear Contents)

4) => Klik op de pijl voor activeren van de Macro (opnieuw wegschrijven gegevens)

B. Tweede reultaat voorbereiden en opslaan in het blad OpsFiltM

XXI. Interventie (3) - 3. Bevorderingen (2)

2011-06-07/08 58

1) In de eerste lege kolom E wordt de verschilberekening gemaakt2) Vervolgens wordt deze formule gekopieerd3) De opmaak van het resultaat wordt desgewenst aangepast

Kopiëren van de model kolomEdit EN plakken speciaal formaat

XXI. Interventie (3) - 3. Bevorderingen (3)

C. De kostrprijs van het verschil berekenen in OpsFiltM

Opmerking:De kolom M bevat een permanente link met het Bronblad Ops of CalogEn mag nooit gewist worden

2011-06-07/08 59

• In kolom A:De gegroepeerde loonelementen voor Ops of Calog

• In kolom B: Een permanente verbinding met de

totaallijnen en totalen van de Filters Subtotalen/percentages

voor de gedane selectie voor latere exploitatie

• De macro activeren =>kopiëren van de « waarden »kolom B in de naastliggende kolom C

Bij elke klik op de procedure pijl worden alle andere eventueel aangemaakte kolommen worden eveneens 1 kolom naar rechts verschoven.

XXII. OpsFiltM & CALog FiltM (1)

2011-06-07/08 60

XXII. OpsFiltM & CALog FiltM (2)

De totale kostprijs en het detail per loonelement van de bevordering van de basiskaders van een zone.Hier gemaakt in kolom E (C4-D4)geeft het eind resultaat voor deze oefening =2 059,61 €

2011-06-07/08 61

XXIII. Verwijderen van een personeelslid

1. Wanneer een lijn werd verwijderd op het blad “Ops“ of “Calog” zal de nummering verdwijnen na de verwijderde lijn;

• => DE nummering wordt hersteld door de laatste cel met correcte formule (met nummer) naar beneden te kopiëren.

2. Zonder deze correctie zal het blad “Totaal“ in het Controlegebied # N/A weergeven na elke economische code; dit geldt eveneens voor elke regel na de verwijderde lijn en het totaal van het blad “Totaal_Code“. De nummering kan immers niet gelezen worden zolang de herstelling niet is uitgevoerd.

3. Zelfs indien dit euvel werd hersteld en zonder toevoeging van een vervangerof nieuw personeelslid onderaan het blad “Ops“ of “Calog“ zal de laatste lijn op “Totaal_Code“ in de overeenstemmende catégorie #N/A vermelden

• =>het volstaat deze lijn te verwijderen of de inhoud te « cleanen - wissen ». Aantallen 233 zijn gelijk 233

4. Blad TotaalControlegeen fourmelding=Bewaren !

2011-06-07/08 62

XXIV. Toevoegen van een personeelslid (1)

• Het toevoegen op de bladen “Ops“ of “Calog“ gebeurt bij voorkeur uitgaande van een modellijn. Deze keuze gebeurt in functie van de toegekende toelagen en vergoedingen.

• De baremische elementen worden overschreven door de gegevens van betrokkene.

• Het identificatienummer blijft behouden. Opzoeking toelagen en vergoedingen

• Het percentage van de kolom [U(21)] kan opgelegd worden Vb: een personeelslid dat aan 80% wordt aangeworven vanaf 01 maart: =0,8 *10/12

2011-06-07/08 63

XXIV. Toevoegen van een personeelslid (2)

• Na deze interventie zal het blad “Totaal “ de foutcode vertonen in het CONTROLEGEBIED voor elk onderwerp of recht verschillend van 0.

• Het aantal personen van het blad “Totaal-Code“ moet gelijk zijn aan het aantal op het blad “Ops“/”Calog”.Indicatie : een foutmelding : en verschillende totale aantal getelde Ops (227) en het aantal opgezochte leden: de laatste lijn (226)

• Om deze fout te herstellen wordt er na het laatste personeelslid een lijn ingevoegd, vervolgens kopieert u de lijn van dit laatste personeelslid en kopieert u deze lijn op de zonet ingevoegde lege lijn. Het volgnummer wordt automatisch aangepast en stemt overeen met het totale aantal van de categorie.

• Deze verschillende stappen worden hierna weergegeven.• OPGELET ! : Voor het Calogpersoneel- wanneer een Gesco deel uitmaakt van de

zone- dient u er over te waken dat de nummer van het toegevoegde lid wordt aangepast in de desbetreffende rubriek van de bladen Totaal_code &(X-1).Desgevallend dienen enkele nummers aangepast te worden

2011-06-07/08 64

XXV. HRM: macro aanmaak opsplitsing per kader-Niveau

• In het Menu HRM bestaat de mogelijkheid om 2 taartgrafieken aan te maken : 1 Ops + 1 Calog• Steeds een andere dan Ops of Calog ingeven : zowel voor Ops en Calog• Per filter worden 4 kolommen aangemaakt• De taartgrafieken worden in een afzonderlijke sheet geplaatst -”menu “budget..” verdwijnt tijdelijk• De grafieken kunnen aangevuld worden met pct/en waarden• Korte demo !

• Na invoer van BELEIDOPTIES en of bevorderingen kan op eenvoudige wijze de kostprijs per Kader(Ops) en/of niveau bepaald worden door nogmaals de macro in het HRM menu te activeren;

• Vervolgens worden de verschillen berekend door in de 11 kolom de verschil berekening te maken tussen overeenstemmende cel van de officieren/nivA

• Vervolgens de cel naar onder kopiërende bekomen kolom => 3 kolommen naar rechts kopiëren zodat men het verschil per kaderniveau bekomt voor elk loonelement

• Het vastleggen van andere situaties gebeurd door klik op de pijl onder het zone nummer op het blad/Calog

• Vergeet uw Titels niet aan te passen.• Andere extracties blijven steeds mogelijk via :

2011-06-07/08 65

XXVI.Berekening kostprijs van een Prestatie (1)

• De module laat toe de kostprijs van een prestatie te berekenen.• Via het sub menu DRH wordt -in een kopie van de module- het blad “Prest” opgeroepen

via

Een datum mag ingegeven worden in cel OP 5 Vervolgens wordt de lijst een stamnummers lijst en aan te rekenen prestaties ingevuld

of geplakt.Om een gepresteerd uur te berekenen wordt het als overuur ingegeven !De module maakt een berekening als gerecupereerd uur EN als overuur

2011-06-07/08 66

• Drie procedures of stappen worden achtereenvolgens geactiveerd. Klik op de pijl Stap 2 om de onderliggende makroprocedure te activeren.

• Na uitvoering Stap 2 wordt op het blad « TotOpsFiltM » een eerste uittreksel (lijn 3) van « Ops » bewaard.Dit resultaat bevat geen enkele prestatie meer ttz variabele toelage of vergoedingnoch aantal noch berekend bedrag.Wedde en vaste toelagen blijven ongewijzigd (zij worden gebruikt voor het rekuperatieuur)

XXVI.Berekening kostprijs van een Prestatie (2)

2011-06-07/08 67

Switchen tussen

«Prest» & «TotOpsFiltM» om de resultaten te zien of terug te keren naar de te doorlopen stappen is mogelijk.

Stap 3 : Na aanklikken worden de formules om blad «Prest» te lezen in «Ops» geplakt en wordt de resultaten in «TotOpsFiltM» in een kolom C geplakt (nadat een de titel «Nieuwe Sit» werd ingegeven)

• 2

XVI.Berekening kostprijs van een Prestatie (3)

2011-06-07/08 68

2 opeenvolgende berekeningen

• De verschilberekening wordt gemaakt tussen voor en na de invoer prestaties

• Op TotOpsFiltM krijgt wordt in kolom F (later G) dit verschil over de hele kolom berekend.

• Vervolgens verschijnt de tussenboodschap dat ook de berekening wordt gemaakt als recuperatieuur

• Er wordt een kolom ingevoegd=> kolom F met titel “Kostprijs Als recup”

• De overuren worden weggehaald in het blad Ops

• Het jaarloon en alle vaste componeneten (zonder de variabelen) worden gedeeld door (38*52) voor alle personen die oorspronkelijk met een overuur voorkwamen

XVI.Berekening kostprijs van een Prestatie (4)

2011-06-07/08 69

Aandachtspunten• Bij het beschikbaar stellen van de beide bestanden wordt de Module

in blad Para aangepast (referteperiode en Index Planbureau)=> Module en Bestanden gelijktijdig downloaden

• VERA Bestanden niet hernoemen !Module duidelijke naam geven : vb : PZAUTOM ....2012 versie 1via explorer NOOIT Save as in EXCEL

• Nagaan of het Model 9BIS tijdig ter beschikking werd gesteld.• Lijst bevorderingen moet beschikbaar zijn evenals de lijst met de

(geplande) loopbaanincidenden qua tewerkstelling • Vaste gegevens ter beschikking hebben:

Plafond patronale bijdrage (Trimestrieel bedrag)

• Shortcuts :Crtrl+ +M => menu terug zichtbaarmaken Ctrl +T => aanmaken/update bald toezicht