BAB IV
PEMBAHASAN
IV.1Survey Pendahuluan
PT. Anugerah Indah Makmur adalah perusahaan yang bergerak di
bidang distribusi makanan dan minuman ringan. Persediaan yang
diperoleh perusahaan bersumber dari beberapa pemasok yang mempunyai
merk berbeda.
Pelaksanaan audit operasional pada PT. Anugerah Indah Makmur
dimulai dengan tahap survey pendahuluan yang bertujuan untuk
memperoleh informasi mengenai latar belakang perusahaan dan
mengumpulkan informasi yang beruhubungan dengan pengelolaan
persediaan dan informasi tersebut dapat digunakan sebagai dasar
dalam menyusun tahap-tahap audit berikutnya serta mengidentifikasi
masalah-masalah yang terjadi.
Tujuan dari kegiatan survey pendahuluan yang dilakukan oleh
penulis dimaksudkan untuk:
1. Meminta informasi mengenai kebijakan dan prosedur perusahaan
yang berkaitan dengan kegiatan pengelolaan persediaan.
2. Mengetahui situasi dan kondisi perusahaan serta cara kerja
dari fungsi-fungsi yang berkaitan dengan audit operasional.
3. Mendapatkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan
dalam kuesioner.
Prosedur yang dilakukan pada survey pendahuluan adalah sebagai
berikut :
1. Melakukan pembicaraan dan permintaan izin kepada pemilik
perusahaan atau pengelola perusahaan dan menjelaskan tujuan dan
data-data apa saja yang nantinya akan dibutuhkan untuk membantu
proses pelaksanaan skripsi.
2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai :
a. Sejarah perusahaan
b. Struktur organisasi perusahaan
c. Tugas dan tanggung jawab setiap bagian dalam perusahaan
d. Daftar supplier perusahaan
e. Produk-produk yang diperdagangkan
f. Kebijakan dan prosedur perusahaan yang berhubungan dengan
pengelolaan persediaan
3. Melakukan observasi secara langsung ke bagian yang mengelola
persediaan seperti bagian gudang dengan mengamati
aktivitas-aktivitas yang dilakukan. Selain pengamatan atas
aktivitas yang dilakukan, juga diajukan beberapa pertanyaan yang
berhubungan dengan pengelolaan persediaan yang dilakukan oleh PT.
Anugerah Indah Makmur.
4. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang berwenang atas
pengelolaan persediaan seperti kepala gudang,bagian pembelian dan
bagian penjualan mengenai prosedur pemesanan, penerimaan,
penyimpanan dan tata letak, pengeluaran dan pengawasan fisik
persediaan.
5. Mempelajari informasi yang diperoleh dari hasil wawancara
mengenai prosedur pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan tata
letak, pengeluaran dan pengawasan fisik persediaan.
6. Memberikan pertanyaan dengan menggunakan kuesioner yang telah
dirancang sedemikian rupa sehingga hasilnya dapat menggambarkan apa
yang terjadi di bagian pengelolaan persediaan.
7. Melihat secara langsung tata letak dan cara penyimpanan
barang-barang yang ada di gudang.
8. Mengevaluasi hasil wawancara, pengamatan yang dilakukan dan
kuesioner.
9. Membuat rangkuman atas temuan-temuan yang diperoleh.
IV.2.Evaluasi Pengendalian Internal atas Pengelolaan
Persediaan
Pada tahap ini dilakukan analisa dan evaluasi terhadap hasil
wawancara, pengamatan dan kuesioner terhadap sistem pengendalian
internal atas pengelolaan persediaan yang diterapkan perusahaan.
Untuk memperoleh data mengenai kegiatan pengelolaan persediaan pada
PT. Anugerah Indah Makmur, maka dilakukan dengan menyampaikan
kuisioner tentang pengendalian internal. Pertanyaan yang diajukan
adalah mengenai hal-hal umum di perusahaan dan pengelolaan
persediaan. Kuisioner tersebut dibagikan kepada bagian yang
bersangkutan. Jawaban tersebut dijawab dengan memberikan tanda pada
jawaban Y yang berarti YA dan T yang berarti TIDAK. Apabila dijawab
YA berarti pengendalian internal perusahaan baik, sebaliknya jika
dijawab TIDAK berarti pengendalian internal perusahaan kurang
baik.
Dari jawaban yang diperoleh dalam kuisioner akan diambil
kesimpulan mengenai kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian
internal atas pengelolaan persediaan dimulai dari barang masuk
kemudian menjadi persediaan digudang sampai barang keluar dari
gudang. Apabila terdapat kelemahan yang ditemukan maka penulis akan
berusaha mencari cara mengatasi kelemahan dan memberikan
saran-saran perbaikan kepada perusahaan. Daftar kuisioner terlampir
dalam L1.
Dari hasil kuisioner dalam L1, dapat diketahui bahwa perusahaan
secara umum telah memiliki kebijaksanaan serta prosedur pengelolaan
persediaan. Hal tersebut adalah sebagai berikut:
1. Bagian gudang membuat purchase requisition atas persetujuan
dari atasan.
2. Setiap dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dan
pengeluaran barang akan diotorisasi oleh pimpinan.
3. Adanya pencocokan jumlah persediaan dengan kartu stock untuk
mencegah terjadinya pencurian dan kecurangan dalam persediaan.
4. Secara berkala (setiap bulan) dilakukan stock opname pada
persediaan.
5. Apabila terjadi retur, bagian gudang langsung memberi
konfirmasi melalui surat jalan dari supplier dan melaporkannya
kepada bagian accounting.
6. Pada saat melakukan stock opname, dilakukan tidak hanya oleh
bagian gudang saja tapi juga oleh bagian accounting.
7. Estimasi pembelian untuk barang fast moving dilakukan stock
dengan pertimbangan jadwal kedatangan supplier.
8. Bagian penerimaan barang bekerja dengan baik.
Bagian penerimaan selalu melakukan pengecekan atas kuantitas dan
kualitas dari barang yang datang dengan teliti dan melakukan
pencocokan dengan surat jalan, setelah itu barang dimasukkan ke
dalam gudang penyimpanan barang. Barang yang kurang atau lebih
segera dilaporkan kepada bagian pembelian untuk dilakukan
konfirrmasi kepada supplier. Bagian penerimaan juga melakukau
pencatatan pada surat pengantar barang bahwa barang yang diterima
perusahaan telah sesuai, kelebihan, atau kurang.
9. Digunakannya formulir- formulir yang prenumbered (bernomor
urut cetak), seperti puchase order, purchase requisition, surat
jalan, bukti penerimaan barang, bukti pesanan barang, faktur
penjualan.
Selain itu, terdapat pula kelemahan- kelemahan pada pengendalian
internal atas persediaan pada perusahaan. Untuk itu penulis mencoba
untuk mendeteksi kelemahan-kelemahan yang ada guna untuk mencari
pemecahan masalah yang diharapkan dapat mengatasi
kelemahan-kelemahan tersebut dan dapat berguna bagi perusahaan itu
sendiri. Berikut ini adalah beberapa kelemahan-kelemahan yang
berhasil ditemukan oleh penulis, yaitu:
1. Tidak terdapat pemisahan tugas dan tanggung jawab yang jelas
dalam fungsi penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang.
Bagian penerimaan menjadi satu dengan bagian penyimpanan dan
pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang, dan sistem
keamanan gudang lemah.
2. Sering ditemukan selisih stock yang cukup besar
Bagian gudang selalu melakukan stock opname secara berkala.
Setelah dilakukan wawancara dengan kepala gudang, diperoleh
informasi bahwa sering terjadi selisih kuantitas antara stock fisik
dengan program akuntansi.
3. Tidak ada prosedur operasional standar (SOP) mengenai
persediaan barang yang tertulis sebagai manual.
4. Terjadi penumpukan barang di gudang.
IV.3. Prosedur Audit Operasional atas Pengelolaan Persediaan
Prosedur audit merupakan rincian langkah-langkah yang dilakukan
oleh auditor dalam megumpulkan dan mengevaluasi bahan bukti. Untuk
mendapatkan bahan bukti yang kompeten serta untuk menilai
efisiensi, efektivitas dan ekonomis dalam pelaksanaan pengelolaan
persedian yang diterapkan oleh PT. Anugerah Indah Makmur, maka
ditetapkan tujuan dan prosedur audit sebagai berikut:
1. Pemeriksaan atas kebijakan pengelolaan persediaan
Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai apakah
kebijakan pengelolaan persediaan yang ditetapkan oleh pihak
manajemen perusahaan telah cukup memadai sehingga memungkinkan
pelaksanaan pengelolaan persediaan yang efektif, efisien dan
ekonomis.
Prosedur audit :
a. Melakukan wawancara dengan Top Management untuk mengetahui
apakah perusahaan memiliki kebijakan dalam pengelolaan persediaan
yang dituangkan secara lisan dan tulisan.
b. Dari hasil wawancara tersebut, dilakukan evaluasi terhadap
kebijakan pengelolaan persediaan yang diterapkan perusahaan dan
mendeteksi kelemahan-kelemahan yang ada dalam kebijakan tersebut
yang menyebabkan pelaksanaan pengelolaan persediaan menjadi tidak
efektif dan tidak efisien.
c. Membuat kesimpulan audit.
2. Pemeriksaan atas penerimaan persediaan
Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai
keefektifan prosedur penerimaan barang yang dilakukan oleh bagian
gudang.
Prosedur audit :
a. Melakukan wawancara dengan pihak yang terkait dalam
penerimaan persediaan untuk mengetahui prosedur penerimaan
persediaan.
b. Evaluasi terhadap prosedur penerimaan persediaan serta
mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat pada prosedur
itu.
c. Melakukan pengujian secara sampling atas catatan penerimaan
persediaan yang dibuat oleh bagian gudang.
d. Melakukan obervasi pelaksanaan penerimaan persediaan oleh
petugas yang terkait untuk memastikan bahwa mereka telah menerapkan
kebijakan dan prosedur yang berlaku pada perusahaan.
e. Memeriksa secara sampling Purchase Order yang berfungsi
sebagai pesanan pembelian dan surat jalan yang berfungsi sebagai
surat bukti penerimaan barang, untuk mengetahui kemungkinan
terjadinya ketidaksesuaian spesifikasi dan kuantitas antara barang
yang dipesan dengan yang diterima.
f. Memeriksa apakah dalam surat jalan yang dipilih secara
sampling tersebut terdapat otorisasi dari bagian gudang.
g. Memeriksa apakah bagian gudang membuat dokumen Bukti
Penerimaan Barang.
h. Mengevaluasi metode pemeriksaan kualitas barang.
i. Menganalisa kemungkinan terjadinya ketidakefektifan dan
ketidakefisienan dalam proses penerimaan persediaan yang dilakukan
oleh bagian gudang.
j. Membuat kesimpulan audit.
3. Pemeriksaan atas penyimpanan persediaan
Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai
keefektifan dan keefisienan dari aktivitas penyimpanan persediaan
(pengaturan tata letak yang baik dan fasilitas gudang yang
memadai).
Prosedur audit :
a. Melakukan observasi untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan
proses penyimpanan persediaan dilaksanakan serta fasilitas yang
tersedia.
b. Melakukan wawancara dengan petugas gudang mengenai bagaimana
proses penyimpanan persediaan yang biasa digunakan oleh
perusahaan.
c. Melakukan evaluasi terhadap proses penyimpanan dan tata letak
persediaan yang diterapkan oleh perusahaan untuk mendeteksi
kelemahan yang dapat terjadi.
d. Melakukan pemilihan barang secara acak kemudian memeriksa
apakah barang tersebut telah disimpan dengan baik.
e. Memeriksa secara sampling apakah setiap barang telah
dikelompokkan sesuai dengan kriterianya masing-masing.
f. Meneliti apakah bagian gudang selalu mencatat perubahan yang
terjadi atas persediaan perusahaan.
g. Membuat kesimpulan audit
4. Pemeriksaan atas pengeluaran persediaan
Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk memastikan
bahwa proses pengeluaran persediaan sudah dilaksanakan dengan
efektif dan efisien.
Prosedur audit :
a. Melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang terlibat dalam
proses pengeluaran persediaan untuk mengetahui prosedur pengeluaran
persediaan yang dilakukan oleh perusahaan.
b. Melakukan observasi ke gudang untuk melihat apakah semua
karyawan gudang sudah melakukan prosedur pengeluaran persediaan
sesuai dengan kebijakan dan aturan yang telah diterapkan oleh
perusahaan.
c. Memeriksa secara sampling apakah setiap pengeluaran
persediaan selalu disertai dengan dokumen yang sah yang telah
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
d. Memeriksa dan mencocokan apakah Rekap Pengeluaran barang
sudah dibuat sesuai dengan dokumen yang sah (Faktur Penjualan).
e. Melihat dan mengecek apakah barang yang dimasukkan ke
mobil-mobil pengangkut sudah diatur berdasarkan faktur
penjualan.
f. Melakukan evaluasi terhadap proses pengeluaran persediaan
yang diterapkan perusahaan untuk mendeteksi kelemahan yang dapat
terjadi.
g. Membuat kesimpulan audit.
5. Pemeriksaan atas penghitungan fisik persediaan
Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai apakah
penghitungan fisik persediaan yang dilakukan perusahaan telah
dilakukan secara efektif dan efisien.
Prosedur audit :
a. Melakukan wawancara dengan pihak yang melaksanakan
pemeriksaan persediaan untuk mengetahui prosedur yang diterapkan
oleh perusahaan dalam melakukan penghitungan fisik persediaan.
b. Melakukan pengujian secara sampling atas laporan stock opname
yang dibuat oleh Bagian Akuntansi dan Bagian Gudang.
c. Melakukan observasi atas aktivitas penghitungan fisik
persediaan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait untuk
memastikan bahwa kebijakan dan prosedur yang berlaku telah
ditaati.
d. Memeriksa apakah telah dilakukan cut-off atas penerimaan dan
pengeluaran persediaan ketika akan melakukan stock opname.
e. Melakukan evaluasi apakah telah dilakukan rekonsiliasi antara
hasil penghitungan fisik persediaan dengan jumlah persediaan pada
kartu persediaan dan program akuntansi.
f. Melakukan analisa terhadap selisih kuantitas persediaan yang
signifikan.
g. Melakukan pengamatan langsung terhadap cara atau prosedur
perusahaan dalam menindaklanjuti atau memproses apabila ditemukan
barang rusak.
h. Menganalisa kemungkinan terjadinya ketidakefektifan dan
ketidakefisienan dalam prosedur penghitungan fisik persediaan.
i. Mengevaluasi prosedur penghitungan fisik persediaan serta
mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat dalam rosedur
tersebut.
j. Membuat kesimpulan audit.
6. Pemeriksaan atas pencatatan persediaan
Tujuan dilakukannya pemeriksaan ini adalah untuk menilai apakah
metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh
perusahaan mendukung terciptanya pengelolaan persediaan yang
efektif, efisien, dan ekonomis serta untuk mengidentifikasi apakah
bagian pencatatan persediaan telah melaksanakan pencatatan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
Prosedur audit :
a. Melakukan wawancara dengan bagian akuntansi untuk mengetahui
metode pencatatan dan penilaian persediaan yang diterapkan oleh
perusahaan.
b. Mengevaluasi metode pencatatan dan penilaian persediaan
tersebut serta mendeteksi kemungkinan kelemahan yang terdapat di
dalamnya.
c. Melakukan pengujian secara sampling atas pelaksanaan
pencatatan persediaan yang dilakukan oleh pihak yang terkait guna
memastikan bahwa pencatatan yang dilakukan telah mengikuti
kebijakan dan prosedur yang berlaku.
d. Melakukan pemeriksaan apakah jumlah persediaan yang rusak
telah dikurangkan dari total persediaan yang tertera dalam kartu
persediaan.
e. Membandingkan data yang ada dalam kartu persediaan yang
dibuat oleh bagian gudang dengan catatan persediaan yang dibuat
oleh bagian akuntansi.
f. Membuat kesimpulan audit.
IV. 4. Pelaporan atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi
Perbaikan
Sebagai tindak lanjut dilakukannya evaluasi dan analisa terhadap
hasil wawancara, observasi, dan penyebaran kuisioner pada PT.
Anugerah Indah Makmur yang telah dijabarkan sebelumnya, penulis
menemukan adanya beberapa temuan permasalahan dalam proses
pengendalian internal atas pengelolaan persediaan.
Adapun temuan-temuan tersebut akan dijabarkan berdasarkan
Kondisi dari kelemahan pengendalian internal perusahaan tersebut
yang menyimpang dari Kriteria yang seharusnya terjadi serta
penjabaran mengenai Sebab dari terjadinya kelemahan tersebut
sehingga berpotensi menimbulkan Akibat yang dapat merugikan
perusahaan. Penulis juga akan memberikan Rekomendasi perbaikan atas
kelemahan yang terjadi tersebut untuk membantu pihak manajemen
dalam memperbaiki dan menyusun sistem pengendalian internal
perusahaan yang kuat.
Beberapa temuan audit yang diperoleh selama proses audit
dilakukan antara lain :
1. Kelemahan dalam pengendalian internal
Kondisi:
1) Bagian penerimaan menjadi satu dengan bagian penyimpanan dan
pengeluaran barang yang dilakukan oleh bagian gudang. Barang yang
tiba diterima petugas gudang untuk kemudian disimpan di dalam
gudang. Petugas gudang tidak hanya bertanggung jawab terhadap
penerimaan barang tetapi juga bertanggung jawab terhadap
penyimpanan barang di dalam gudang. Dalam pengeluaran barang pun
dilakukan oleh orang yang sama. Sehingga bagian gudang mempunyai
tanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang
di gudang.
2) Setiap ada penerimaan dan pengeluaran barang, bagian gudang
membuat bukti penerimaan barang dan bukti pengeluaran barang
kemudian mencatat di laporan stock harian. Bagian gudang selalu
melakukan stock opname secara berkala bersama dengan staf
akuntansi. Pada saat stock opname, bagian gudang dan bagian
akuntansi mencatat jumlah fisik di gudang persediaan pada tabel
persediaan. Stock opname biasa dilakukan pada pagi hari sekitar
pukul 10.00 sampai pukul 15.00. Setelah selesai, bagian akuntansi
membuat laporan stock dari hasil stock opname dan dari program
akuntansi. Namun sering ditemukan ketidaksesuaian jumlah antara
program dan jumlah fisik. Dari hasil wawancara pada L9 berdasarkan
pengalaman sebelumnya yang dialami perusahaan, perusahaan mendapat
kerugian kurang lebih sebesar Rp. 5.000.000,00. Setelah ditelusuri,
hal ini disebabkan karena tindak kecurangan yang dilakukan oleh
bagian gudang tersebut. Untuk mengatasi tindak kecurangan ini
perusahaan membebankan kerugian tersebut pada staf gudang yang
bersangkutan.
3) Perusahaan sudah memiliki standar dalam operasional atas
persediaan barang tetapi untuk manual tertulis belum dibukukan dan
dicatat sebagai pedoman dalam operasional perusahaan karena
perusahaan masih tergolong perusahaan kecil sehingga aliran dokumen
dan operasional perusahaan dilakukan secara sederhana tanpa
memerlukan dasar yang tertulis.
Kriteria:
1) Seharusnya ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan
dengan bagian penyimpanan barang dan pengeluaran karena
masing-masing bagian memiliki tugas yang berbeda. Bagian penerimaan
memiliki tugas dalam memeriksa kualitas barang sedangkan bagian
penyimpanan mempunyai tugas dalam pengelolaaan penyimpanan
persediaan dan bagian pengeluaran barang memiliki tugas dalam
memeriksa kualitas barang yang akan keluar dan memeriksa apakah
jumlah yang dikeluarkan sesuai dengan surat jalan dan faktur.
Pemisahan ini juga dilakukan agar masing-masing bagian dapat lebih
berkonsentrasi pada tugasnya dan memiliki tanggung jawab yang lebih
pada apa yang telah menjadi kewajiban kerjanya. Selain itu dapat
meminimalisasi kemungkinan adanya tindak kecurangan yang dilakukan
oleh bagian gudang itu sendiri.
2) Adanya kecocokan antara jumlah fisik saat stock opname dengan
program akuntansi karena data pada program akuntansi pun didapat
dari input pembelian, retur pembelian, penjualan dan retur
penjualan sehingga jumlah persediaan pada program akuntansi dengan
jumlah fisik seharusnya sama.
3) Perusahaan seharusnya memiliki prosedur operasional standar
mengenai persediaan barang sebagai pengendali internal perusahaan
jika terjadi kesalahan dalam operasional dan dapat digunakan
sebagai pengendali atas ukuran kinerja manajemen perusahaan.
Sebab:
1) Perusahaan menganggap bagian gudang mampu melakukan dua
fungsi tersebut secara bersamaan. Perusahaan juga akan beranggapan
bahwa lebih efisien apabila penerimaan dan penyimpanan barang yang
dibeli dari supplier dilakukan oleh orang yang sama yaitu bagian
gudang, yang juga akan memudahkan dan mempercepat perusahaan jika
ingin bertanya mengenai persediaan yang ada karena pertanyaan akan
ditujukan langsung kepada bagian gudang.
2) Terjadi kesalahan dalam penghitungan persediaan di gudang
atau kesalahan dalam proses input data pada program akuntansi. Hal
ini juga dapat disebabkan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab
dengan sengaja mengubah data pada program akuntansi sehingga
terjadi ketidakcocokan misalnya ada data yang dihilangkan atau
dihapus.
3) Pada awal beroperasinya, perusahaan tidak memerlukan SOP atas
persediaan barang secara manual (tertulis) karena perusahaan masih
tergolong perusahaan kecil. Aliran dokumen dan operasional
perusahaan dapat dilakukan secara sederhana tanpa memerlukan dasar
yang tertulis atau yang biasa dikenal dengan prosedur operasional
standar (SOP).
Akibat:
1) Dengan adanya penggabungan dua fungsi tersebut dapat
menimbulkan kecurangan dalam pencatatan atas barang yang diterima
dari supplier. Pencatatan barang yang diterima tersebut dapat
dimanipulasi dan barang yang seharusnya masuk ke gudang perusahaan
dapat dialihkan penyimpanannya kepada pihak yang tidak
berkepentingan. Hal ini menjadi tidak efektif di mana petugas
gudang tidak dapat berkonsentrasi pada tugas dan tanggung
jawabnya.
2) Ketidakefisiensian ini akan menghambat proses operasional
perusahaan di mana perusahaan seharusnya dapat menjual barang
tetapi pada kenyataannya barang tersebut tidak ada di gudang.
Pembebanan terhadap pihak yang berbuat kesalahan maupun kecurangan
juga tidak dapat langsung dibayarkan oleh pihak tersebut. Mereka
biasa membayar semua yang dibebankan kepada mereka dengan melakukan
cicilan sehingga perusahaan harus mengeluarkan uang perusahaan
terlebih dahulu untuk mengatasi masalah ini.
3) Terjadinya kesalahan prosedur dan pelaksanaan kebijakan
perusahaan menjadi semakin besar karena tidak adanya kebijakan dan
prosedur secara tertulis sehingga pada saat terjadi kesalahan dalam
operasional, tidak ada alat pengendali untuk mengetahui kesalahan
yang terjadi karena tidak ada standar tertulis yang dapat dijadikan
sebagai ukuran dalam penilaian atas kinerja dan menjadi batasan
penting dalam operasional perusahaan. Tidak adanya prosedur dan
kebijakan yang jelas dalam menjalankan kegiatan operasional
perusahaan akan menghambat efektivitas perusahaan dalam mencapai
tujuannya dan dapat menghambat aktivitas pengendalian perusahaan
tersebut.
Rekomendasi:
1) Perusahaan dapat menambah karyawan agar pelaksanaan beberapa
tugas atau fungsi tidak dilakukan oleh satu bagian saja karena
memungkinkan terjadinya penyalahgunaan wewenang dan kecurangan yang
dapat merugikan perusahaan dan memperburuk sistem pengendalian
internal dalam perusahaan. Dengan adanya pemisahan tugas, maka
masing-masing fungsi dapat lebih berkonsentrasi pada pekerjaannya
serta lebih bertanggung jawab terhadap tugasnya. Selain itu,
perusahaan juga dapat melakukan pengawasan yang lebih insentif oleh
bagian manajemen, misalnya bagian manajemen sering melakukan
pengecekan terhadap gudang agar dapat mengontrol kegiatan yang
terjadi di dalam gudang persediaan. Perusahaan juga dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan persediaan
barang serta meningkatkan pengendalian aktivitas perusahaan dengan
melakukan pemisahan tugas.
2) Perusahaan lebih memperketat pengawasan terhadap gudang
persediaan agar tidak semua karyawan dapat masuk ke dalam gudang
sehingga dapat mengurangi terjadinya kehilangan dan kerusakan
persediaan di dalam gudang. Perusahaan juga dapat meningkatkan
pengamanan terhadap program akuntansi yang digunakan untuk mencatat
persediaan dengan menggunakan password untuk orang yang berwenang
dan mengganti password secara berkala. Selain itu, perusahaan juga
dapat memberikan sanksi yang tegas kepada setiap karyawan yang
melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.
3) Perusahaan harus menetapkan prosedur operasi standar (SOP)
atas persediaan barang secara tertulis dan menjadi baku agar dapat
menjadi alat pengendali internal perusahaan jika terjadi kesalahan
prosedur atau yang lainnya sehingga terdapat pedoman yang jelas
mengenai aktivitas tersebut. Prosedur pengelolaan persediaan barang
harus merinci setiap tahapan yang ada dimulai dari proses
penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, pencatatan, dan pemeriksaan
persediaan barang. Hal ini dapat memperkecil kemungkinan terjadinya
kesalahan prosedur dan juga sebagai kriteria dalam melakukan
evaluasi sehingga dapat membantu perusahaan dalam pengelolaan
barang yang efisien, ekonomis, dan efektif.
Temuan audit atas audit operasional atas pengelolaan persediaan
PT. Anugerah Indah Makmur:
1. Terjadi penumpukan barang di gudang.
Kondisi:
Dari hasil wawancara pada L10 terdapat penumpukan barang di
gudang dalam jumlah 125 karton selama kurang lebih dua bulan. Hal
ini disebabkan karena ada beberapa barang tertentu yang ternyata
tidak terjual semua di pasar, di mana perusahaan tidak mengestimasi
terlebih dahulu berapa banyak jumlah barang yang akan terjual
sebelum dilakukan pembelian barang. Perusahaan telah mengatasi
masalah ini dengan menjual barang yang tidak habis dijual dengan
harga yang lebih murah dari harga yang seharusnya. Tetapi untuk
barang yang sudah kadaluarsa (karena makanan dan minuman ringan),
dilakukan pemusnahan oleh pihak perusahaan.
Kriteria:
Seharusnya tidak terdapat penumpukan barang di gudang dan
perusahaan seharusnya dapat mengestimasi berapa banyak barang yang
dipesan ke supplier (peramalan penjualan) dan tingkat persediaan
barang yang telah ditentukan sebelumnya sehingga tidak terjadi over
stock.
Sebab:
Perusahaan membeli barang tanpa mengestimasi terlebih dahulu
jumlahnya sehingga terjadi over stock.
Akibat:
Akibat yang ditimbulkan dari kondisi ini adalah beberapa barang
tidak dapat dipakai karena kadaluarsa dan mengalami kerusakan
sehingga harus dimusnahkan. Hal ini akan mengakibatkan biaya
penyimpanan perusahaan semakin besar sehingga modal yang
dikeluarkan perusahaan juga semakin besar yang dapat menyebabkan
pemborosan keuangan perusahaan dan menjadi tidak efisien.
Rekomendasi:
Sebelum pembelian barang, sebaiknya dibuat estimasi terlebih
dahulu sehingga dapat menghemat pengeluaran perusahaan dan tidak
terjadi penumpukan barang di gudang. Walaupun jenis barang tersebut
diramalkan akan laku di pasaran namun dengan daya beli konsumen
yang sedang lemah, tidak semua pelanggan melakukan permintaan
barang sehingga perusahaan sebaiknya membeli barang secukupnya.
Jika barang yang dibeli tidak habis dijual, perusahaan dapat
memberikan potongan harga sehingga pelanggan akan merasa tertarik.
Cara ini dilakukan agar perusahaan tidak terlalu rugi jika
dibandingkan barang menumpuk digudang dan akhirnya menjadi rusak.
Perusahaan juga seharusnya menetapkan jumlah pesanan optimum untuk
setiap barang yang menjadi persediaan bagi perusahaan. Karena
dengan adanya jumlah pesanan yang optimum akan menghemat perusahaan
dalam hal pengeluaran biaya baik untuk biaya pengiriman dan
penyimpanan yang dilakukan oleh perusahaan melalui bagian gudang.
Teknik perencanaan jumlah persediaan barang ini disebut dengan EOQ
(Economic Order Quantity), yaitu jumlah kuantitas barang yang
diperoleh dengan biaya yang minimal (pembelian yang optimal). EOQ
akan menentukan jumlah persediaan yang meminimumkan biaya
pemesanan. Selain itu, perusahaan juga dapat menetapkan titik
pesanan minimum (ROP). Reorder point (ROP) merupakan suatu titik di
mana harus diadakan pesanan lagi sehingga kedatangan barang tepat
pada waktu di mana persediaan safety stock sama dengan nol. Hal ini
dilakukan agar ketersediaan dan kualitas barang di dalam gudang
terjamin dan tidak menyebabkan adanya barang yang menumpuk di
gudang. Berikut adalah beberapa contoh cara penghitungan
menggunakan EOQ dan ROP:
Keterangan :
Q* = nilai EOQ (unit)
C = biaya pemesanan per pesanan
R = permintaan per tahun (unit)
h = biaya penyimpanan
Contoh Soal 1:
William manufacturing company membeli 8000 unit produk setiap
tahun dengan biaya $ 10. Biaya pemesanannya adalah $30 untuk setiap
pesanan, dan biaya penyimpanan per unit setiap tahun adalah $3.
Berapa EOQ nya?
Penyelesaian :
Untuk menghitung banyaknya pesanan selama setahun adalah sebagai
berikut.
Keterangan :m = banyaknya pesanan selama setahun (pesanan per
tahun)
Total biaya untuk EOQ per tahun:
Keterangan :TC(Q*) = total biaya EOQ per tahunP = pembelian
untuk satu barang
Reorder Point:Bila L dinyatakan dalam bulan:
Bila L dinyatakan dalam minggu:
Keterangan :B = Reorder Point (unit)L = Lead Time (month/week)
Contoh Soal 2 :Pada Contoh Soal 1, berapa total biaya untuk EOQ per
tahun, banyak pesanan yang harus dipesan selama setahun, dan
reorder point bila lead time-nya adalah dua minggu?Penyelesaian 2
:total biaya untuk EOQ per tahun (dalam $):
banyak pesanan yang harus dipesan selama setahun:
reorder point (unit):
Kesimpulan:Jadi, untuk mencapai nilai yang ekonomis, "William
Manufacturing" harus memesan 400 unit produk dengan total biaya
pemesanan sebesar $81200. Produk tersebut dipesan sebanyak 20 kali
selama setahun. William Manufacturing harus memesan pada saat
persediaan di gudang tersisa 308 unit.
