FGS:erna i dag och hur får vi dem att bli fler(FGS = Förvaltningsgemensamma specifikationer)

2016-10-13

Karin Bredenberg, Teknisk rådgivare, metadata, Riksarkivet

Elin Jonsson, Bevarandestrateg, Sydarkivera

2

Om seminariet

FGS är en viktig del för att strukturera data för överföring av olika informationstyper.

Arbetet med att ta fram nya FGS:er utförs av de som ser behovet, beskriver nyttan och är sakkunniga på området med kännedom om befintliga standarder.

•På gång hos FGS-funktionen

•Tips om vägledningar och informationskanaler

•Konkret exempel på projekt för att utveckla ny FGS

• Riksarkivet är den främsta källan till kunskapen om Sveriges historia.

• Här förvaras rikets handlingar från dess vagga till i dag.

• Statsmakten var tidigt ganska löst organiserad, men först i och med kansliordningen 1618, utfärdad av Axel Oxenstierna, stabiliserades Riksarkivet (då kallat rijksens archivum) som ett första embryo till större organisation.

• Genom att ta om hand, förteckna och tillhandahålla den offentliga förvaltningens handlingar, är Riksarkivet en garant för den medborgerliga rättssäkerheten och för att förvaltningen ska kunna fatta goda beslut och dessutom en livsviktig källa för att vi i framtiden ska kunna återberätta historien.

• I Riksarkivets alla magasin finns även många andra minnesmärken från vår historia som berättar om enskilda människoöden och organisationers skiftande liv.

• På http://riksarkivet.se hittar du alla kontaktvägar till oss. Välkommen!

4

Förvaltningsorganisationen

• En funktion inom Riksarkivets Avdelning för offentlig informationshantering (OFI), Enheten för utveckling och e-förvaltning (UEF) med:

– En expert inom metadataområdet som är funktions- och processansvarig för FGS-arbetet

– En expert inom metadataområdet– En administratör/samordnare

• Ett förvaltningsråd med en beredningsgrupp

• Arbetsgrupper/projekt efter behov

• Referensgrupper efter behov

SYDARKIVERA.SE DATUM

Kommunalförbundet Sydarkivera är en gemensam arkivorganisation för ett

antal kommuner i Blekinge, Småland och Skåne.

Webbplats: www.sydarkivera.se

2016-10-10 ELIN JONSSON

• Kommunerna förvarar arkiv från 1860-talet och framåt

• Arkivlagen utökades till att gälla kommuner 1990

• Sydarkivera bildades 2015

• Kommunalförbund (bestämmelser i kommunallagen)

• Politiskt styrd organisation med fullmäktige och styrelse

• Råd och stöd, digitala arkivleveranser och arkivsystem

• Förbundschef och tiotal medarbetare

Sydarkivera

6

Visionen för information

Det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och arkivera information hos offentliga myndigheter oavsett var och hur informationen lagras.

“Så enkelt som möjligt för såmånga som möjligt”

7

FGS:erna underlättar informationsförsörjningen

8

Dokumentöversikt

Specificationer: http://riksarkivet.se/fgs-earkivXML-schema : http://xml.ra.se/e-arkiv/

8

Överst introduktionen som är gemensam för alla FGS:erMellan nivån är den tekniska beskrivningen och metadatafältenNedersta nivån är tillägg (bilder, värdelistförklaringar och extra information) samt de tillhörande XML-schema/scheman

9

Kontaktvägar och mer information

• Nyhetsbrev (anmälan via hemsidan)

• Webb: http://riksarkivet.se/fgs-earkiv

• E-post: ra-fgs@riksarkivet.se– Synpunkter och önskemål om tillägg/ändringar kan lämnas via e-post

Som vi strukturerat

om i dagarna

SYDARKIVERA.SE DATUM

• Deltog i DP2 projektet eARD 2014

• Identifierade och specificerade nyttor

• FGS viktig

möjliggörare • ”Business case”

• Nyttorealiseringsplan – nyttoprofiler:

• ”Helt digitalt flöde”

• ”Bättre arkitektur”• Nyttorealiseringsplan uppdateras under hösten

2016-10-10 ELIN JONSSON

Nyttorealisering

11

Vad är en ny FGS?

• En ny FGS tas fram när det saknas en FGS för en viss informationstyp och ett gemensamt utbytesformat efterfrågas av flera aktörer.

• En informationstyp kan sägas svara mot en viss mängd uppgifter ur en applikation eller tillämpning.

• Att anpassa en FGS för sina egna behov betyder inteatt det blir en ny FGS

• FGS:er fastslås och förvaltas av Riksarkivet

12

Hur gör man en FGS?

• Förberedelsefasen– För godkännande av förvaltningsrådet ska förslaget skilja sig väsentligt från existerande FGS:er,

förslaget ska inte täcka vare sig för stort eller för litet område, det ska finnas ekonomi och resurser för genomförandet

– Det ska tas fram en behovsanalys, en nyttoanalys och en projektplan

• Genomförandefasen:– Produktion av FGS, vilket innebär skapande av XML-schema och all tillhörande dokumentation. En

FGS ska endast omfatta uppgifter som utgör minsta gemensamma nämnare. Bara de absolut nödvändigaste elementen och attributen ska ingå. Det innebär att det inte får finnas element eller attribut som är specifika för en organisation eller en leverantör

– Det ska genomföras en remiss och det ska göras ett test. Testerna ska påvisa att FGS-förslaget tekniskt uppfyller kraven för den aktuella informationstypen och att den är generell för informationstypen

• Avvecklandefasen:– Överlämnande av projektresultat till FGS-funktionen och den färdiga FGS:en, FGS-funktionen

ansvarar för tillgängliggörandet och bevarandet av den nya FGS:en – Fastställande av FGS kan ske efter att förvaltningsrådet har gett sitt råd till ordförande i

förvaltningsrådet som sedan beslutar om att fastställa FGS:en

Enligt FGS-funktionen

SYDARKIVERA.SE DATUM 2016-10-10 ELIN JONSSON

• 2015-09-17 Skrivelse till förvaltningsrådet för FGS

• 2015-12-04 Beslut i förbundsstyrelsen undersöka möjligheter att

driva utvecklingsprojekt.

• Dialog med SKL och Riksarkivet

• 2016-02-23 Projektdirektiv, SKL uppdragsgivare och Sydarkivera

utförare

• Samarbetsrum, utkast projektplan, påbörjad bemanning projekt-

organisation

• 2016-03-03 Ärendet behandlades av FGS-rådet

• Dialog med intressenter

• 2016-06-30 PM förberedande aktiviteter

• Paus

Att (försöka) starta utvecklingsprojekt FGS

SYDARKIVERA.SE DATUM

• Riksarkivet: Beställa utredning

standardisering och avgränsning mellan

FGS:er. Ändra utvecklingsprocessen och

vägledningen.

• Sydarkivera: Implementera FGS

paketstruktur.

• SKL: Tillhandahålla rum för nätverk på

webben via samarbetsrummet.

Förslag till fortsättning

2016-10-10 ELI N JONSSON

SYDARKIVERA.SE DATUM 2016-10-10 ELIN JONSSON

• Beslutad FGS paketstruktur

• Ostrukturerade dokument (typ Pdf)

• Strukturerade dokument i befintligt uttagsformat

• Utveckla paketgenerator för att hantera versioner och tillämpningar

Vårt arbete med att implementera FGS

IdIdIdIdéééé ---- generisk paketgeneratorgenerisk paketgeneratorgenerisk paketgeneratorgenerisk paketgenerator

XML Generator Package Browser

• Förutsätter goda kunskaper om standarderna• Testas och färdigställs under hösten• Utveckling i samarbete med Axenu och EsSolutions• Licensieras som öppen källkod

• FGS Paketstruktur uppdaterad den 1 oktober 2016

• FGS Funktionen arbetar med (ingen inbördes ordning):– FGS Arkivredovisning

– FGS Ärendehantering

– FGS Personal

• Arbetet med förberedelserna för en FGS Ekonomi pågår hos ESV

På g

Tack för uppmärksamheten!