Sənədləşdirmə və kargüzarlıq.

Fənnin öyrənilməsi üçün nəzərdə tutulan ədəbiyyatın siyahısı.1. Əhəd Səmədov-Kargüzarlığın əsasları və çap vasitələrindən

istifadə qaydaları.Bakı 20022. Eynulla Musayev-Kargüzarlığın təşkili.Bakı 20033. İsa Əhmədov-Kənd təsərrüfatının idarə edilməsi.Bakı 20064. İşgüzar Azərbaycan dili I-II hissə.Bakı19925. M.V.Kirsanova,Y.M.Aksanov-Kursdeloproizodstva uçebnoye

pasobiya.Moskva,Novosibirski 19926. Kargüzarlığın aparılmasına dair təlimat və qaydalar.Bakı 20047. Dövlət hakimiyyət, orqanlarında idarə təşkilat və

müəssisələrində kargüzarlığın aparılmasına dair təlimat

Mühazirə 1: Sənədləşdirmənin mahiyyəti və onun idarəetmə sistemində yeri və rolu.

PLAN1. Sənədləşdirmə və kargüzarlığın idarə etmə sistemində yeri

və rolu.2. İnformasiya termininin mahiyyəti və onun növləri.3. Sənəd təminatı və onun növləri. Sənədləşdirmə və kargüzarlıq dedikdə idarəetmə sistemində

idarəetmə subyekti ilə idarəetmə obyekti arasında idarəetmə fəaliyyətinin nizama salınmasında tərtib edilən, işlənilən və istifadə edilən sənədlərin tərtibi və istifadə qaydasını öyrənən elm başa düşülür. Hər bir idarə aparatı işçisi bu və ya digər idarəetmə fəaliyyətini həyata keçirərkən müxtəlif sayda və müxtəlif növdə sənəd tərtib etməli olurlar. Həmin sənədləri tərtib edərkən hər bir işçi dəqiq və inandırıcı məlumata əsaslanmalıdır. Dəqiq və inandırıcı məlumata əsaslanmadan tərtib olunmuş sənəd qeyri-müəyyən yəni, düzgün olmayan sənəd hesab edilir. Hər bir işçi sənədi tərtib etməmişdən əvvəl dəqiq və inandırıcı, qeyri müəyyənliyi olmayan informasiya mənbəyinə əsaslanmalıdır. Vəzifəsindən, fəaliyyət növündən və funksiyasından asılı olmayaraq hər bir işçi sənədlərin tərtibi qaydasını, onların istifadə qaydasını, çoxaldılması, arxivə təhvil vermək üçün hazırlanmasını, arxivə təhvil verilməsini və saxlanmasını bilməlidir. Bu qaydaları sənədləşdirmə və kargüzarlıq elmi öyrənir. Deməli sənədləşdirmə və kargüzarlıq elminin predmeti, sənədlərin tərtibi, çap edilib çoxaldılması, əldə olunması, arxivə təhvil vermək üçün

1

hazırlanması, arxivə təhvil verilməsi və saxlanması qaydasını öyrənir, metodu isə müvafiq qanunçuluğa uyğun olaraq idarəetmə subyekti ilə idarəetmə obyekti arasında qarışıqlı münasibətlərin tabeçilik prinsipinə uyğun olaraq həyata keçirilməsində istifadə edilən sənəd növləri və formalarıdır.

Sənədlərin tərtibi və istifadəsi ilə həm xətti həm də funksiyanal işçilər məşğul olurlar. Bu baxımdan da hər bir işçi adi sənəd formasından tutmuş hüquqi yəni, normativ aktların tərtibi qaydasını bilməlidir. Hər bir sənədin əsasını informasiya təşkil edir.

İnformasiya (məlumat) termini latın sözü olub, “infor”- şərh “masiya”- edirəm deməkdir. Beləliklə informasiya aydınlaşdırma, şərh etmə və xəbərdar olma deməkdir. İnformasiya dedikdə, bizi əhatə edən maddi varlığın və ya hər hansı ictimai, iqtisadi və sosial hadisənin keçmişi, indiki vəziyyəti və gələcəyi haqqında xəbərlər çoxluğu başa düşülür. İnformasiya özü iki yerə bölünür: istehsal informasiyası və iqtisadi informasiya. İstehsal və iqtisadi informasiya istehsal sistemi və onun iqtisadi xarakteristikası olan əmək məhsuldarlığı, cəmiyyətin istehsal münasibətləri, idarəetmə sistemində baş verən hadisələr, əlaqələr, qanunauyğunluqlar haqqında biliyi əks etdirir. İstehsal informasiyası dedikdə, xalq təsərrüfatının ayrı-ayrı sahələrində gündəlik, aylıq, rüblük və illik istehsal olunan məhsulların həcmini özündə cəmləşdirir. İqtisadi informasiya isə məhsul istehsalına çəkilən xərcləri, mənfəəti və s. özündə cəmləşdirir. İstehsal informasiyası idarəetmə obyektində baş verir, orada xüsusi qurğularla, qeydə alıcılarla, hiss orqanları ilə qeydə alınır və təyinatı üzrə icraçılara çatdırılır. İnformasiya idarə aparatı işinin başlanğıcı və yekunu olmaqla idarəetmə fəaliyyətinin başlıca şərti, habelə idarəaparatı işçisi üçün əmək predmeti hesab olunur. Beləliklə o qərarın əsaslandırılması, qəbul olunması, onun icraçılara çatdırılması və yerinə yetirilməsi üçün əsasıdır. İnformasiya sənədli və sənədsiz ola bilər. Sənədsiz informasiya telefon və ya bilavasitə verilən informasiya həmçinin müxtəlif qeydə alıcılarla televiziya qurğuları, video terminal qurğuları vasitələri ilə verilən informasiyalar aiddir. Lakin informasiyanın əsas daşıyıcısı sənəddir. Məkan və zamanla nəql olunması mümkün sayılan informasiya qeyd olunan material

2

qeydiyyat daşıyıcısına sənəd deyilir. Ayrı-ayrı hüquqi şəxslər və vətəndaş hüquqi münasibətlərini və hərəkətlərini müxtəlif təsərrüfat maliyyə əməliyatlarının rəsmiləşdirilməsində tərtib edilən və təsdiq olunan işgüzar kağızlara sənəd deyilir. X.Ə insan və maşın tərəfindən işlənilə bilən mövcud qanunlara uyğun hüquqi əhəmiyyət kəsb edən bitkin məlumat və rəqəmləri özündə cəmləşdirən informasiya toplusuna sənəd deyilir. Sənədli informasiya istər müəssisənin yuxarı idarəetmə orqanlarının, istərsə də bütünlükdə xalq təsərrüfatı fəaliyyətinin bütün cəhətlərini əks etdirməklə onun əsasında mühasibat və statisdik uçot qurulur. Kənd təsərrüfatı müəssisələrinin və təşkilatlarının istehsalat və maliyyə fəaliyyəti planlaşdırılır (proqnozlaşdırılır). İdarəetmə sənədlərində idarəetmə məqsədlərini həll etmək üçün lazım olan informasiya olmalıdır. İnformasiya daşıyıcısı kimi o hər hansı müəssisənin daxili təşkilinin elementi olmaqla bölmələrin idarəetmə orqanlarının və xidmət vahidlərinin icraçılarla əlaqəsini təmin edir. Sənədli informasiya idarəetmə qərarlarının qəbul edilməsi üçün əsas olmaqla, onların icrasına nəzarət vasitəsidir. Sənədlərin tərtibi keyfiyyətindən, tərtibindən, icrasından, saxlanmasından və idarəetmənin təşkilinin dəqiqliyindən həlledici dərəcədə asılıdır. Bir çox hallarda sənədlərin tərtib edilməsi qaydası dövlət idarəetmə orqanlarının müvafiq aktları üzrə rəsmiləşdirilir. Beləliklə, onun icrası məcburi xarakter daşıyır və qanunçuluğun möhkəmlənməsi və icrasına nəzarət vasitəsi kimi çıxış edir. Normativ akt dedikdə, həmin ölkənin sərhədləri daxilində yerinə yetirilməsi məcburi xarakter daşıyan və aidiyyatı şəxslərdə məsuliyyət hissi əmələ gətirən sənəd formasıdır. Hüquqi normativ aktı müvafiq səlahiyyətə malik olan orqanlar qəbul edə bilər. Bundan başqa sənəd hüquqi cəhətdən hər hansı fakt və fəaliyyət növünü hüquqi cəhətdən təsdiq edən işçi kağızdır. Kargüzarlıq dedikdə, sənədlərin tərtib olunması, çap edilib çoxaldılması, əldə edilməsi, əldə edilməsinin rəsmiləşdirilməsi, qeydə alınması, arxivə təhvil vermək üçün hazırlanması, arxivə təhvil verilməsi və saxlanması prosesi başa düşülür. Kargüzarlıq özü 2 yerə bölünür: ümumi kargüzarlıq və xüsusi kargüzarlıq. Bunlar da bir-birindən fərqlənirlər. Müəssisə və təşkilatların bütün mərhələlərinin sənədli informasiya ilə təchiz edilməsi prosesi kargüzarlıq sferasını təşkil edir.

3

Hər hansı məsələ və hadisəyə həsr edilmiş sənəd çoxluğuna sənədləşdirmə deyilir. Sənəd dövriyyəsi. Hər hansı fakt və hadisənin başlanğıcından onun yekunlaşdığı dövrədək tərtib edilmiş sənədlərə sənəd dövriyyəsi deyilir. Sənədləşdirmənin əsas tərkib elementlərindən biri də sənəd təminatıdır. Sənəd təminatı idarə aparatının köməkçi funksiyası olmaqla xarakterindən asılı olmayaraq müəssisə və təşkilatlarda yaradılan bütün sənədlərlə iş aparmaqdır. Sənədlərin tərtibi üzrə yerinə yetirilən əməliyyat qaydaları sənəd təminatı üzrə qaydalarda öz əksini tapır. İdarəetmə prosesinin sənəd təminatı iki məsələnin yönəldilmiş əməliyyat sistemini təmin edir. a) idarəaparatı işçisinə həvalə edilmiş funksiyaların yerinə yetirilməsi tələblərini ödəyən sənədlərin forma və məzmununun müəyyən edilməsi;b) idarəaparatı işçiləri tərəfindən öz funksiyalarını yerinə yetirərkən tərtib etdiyi sənəddən istifadə edilməsi qaydası; Heç bir idarəetmə funksiyası sənəd hazırlamadan, nəql etmədən, tərtib etmədən, saxlamadan və istifadə etmədən mümkün olmadığına görə sənəd təminatı hər bir idarəetmə funksiyasının ayrılmaz hissəsidir. İstehsalın idarə edilməsi üzrə bir çox əməliyyatlar sənəd tərtibi ilə başlanır, nizamlanır və başa çatır. Hər bir sənəd onu tərtib edənin iştirak edib etməməsindən asılı olmayaraq, özünü müdafiə qabiliyyətinə malik olmalıdır. Hər bir sənəd hadisə və prosesi bir mənalı xarakterizə etməklə, sənəddə göstərilən məlumat və şərtlər xronoloji ardıcıllıqla biri digərini tamamlamalıdır. Sənədlərin tərkibinə məsuliyyət daşıyan vəzifəli şəxs sənəddə göstərilən məlumatın şərhi və s. reallığını tam yoxladıqdan sonra onu imzası ilə təsdiq edə bilər. Vəzifəli şəxsdə məlumat və şərhin reallığına şübhə yarandıqda sənəd yenidən tərtib edilmək üçün ilkin icraçılara qaytarılır. Müəssisə və təşkilatlarda kargüzarlıq sistemi sənədlərin daxil olması və yaradılmasından başlayaraq onların arxivə verilməsinə qədər müəssisə və təşkilatlarda kargüzarlığın əsaslarını, normalarını, qaydalarını və kargüzarlıq üzrə reqlamentləşdirici aktları özündə birləşdirir. Vahid dövlət kargüzarlıq sisteminin məqsədi təcrübədə səmərəli kargüzarlıq forma və üsullarının tətbiq edilməsidir.

4

Mühazirə 2: Sənədlərin hazırlanması və istifadə edilməsində istifadə olunan texniki vasitələrin təsnifatı.

1. Sənədlərin tərkibi və hazırlanması vasitələri.2. Məlumatın axtarılması və saxlanması vasitələri.3. Məlumatın qəbulu və verilməsi vasitələri.4. Sənədlərin sürətinin çıxarılması və çoxaldılması vasitələri.

Müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti sənəd vasitəsi ilə rəsmiləşdirilir.Sənəd fəaliyyət və ya hadisənin obyektiv həqiqətə uyğun olaraq xususi materiallarda müxtəlif üsullarla rəsmiləşdirilməsi formasıdır. Məlumatların qavranılmasına görə sənədlər 3 qrupa bölünür: 1.Vüzal sənədlər. 2.Akustik sənədlər. 3.Vüzal-akustik sənədlər. İnsanların görmə orqanları ilə qavranılan sənədlər vüzal sənədlər deyilir. Vüzal sənədlər 3 qrupa bölünür: 1.Mətinli sənədlər. 2.Təsviri sənədlər. 3.Mətinli-təsviri sənədlər. Mətnli sənədlər məlumat daşıyıcılarında ifadə edilməsinə görə əlyazması makina və komputer yazısı reproqrafiq və mətbəə qaydasında hazırlana bilər. Təsviri sənədlər məlumat xarakterinə görə statistik və dinamiki ola bilər. Statistik məlumatlı təsviri sənədlərə sxemlər, qrafiklər, dioqramlar, şəkillər, əkslər, rəsmilər və s. daxildir. Dinamik məlumatlı təsviri sənədlərə səssiz kinolentləri (kinosənədləri) və video yazılı maqnit lentləri aiddir. Statistik məlumatlı mətnli və təsviri sənədlərin hazırlanmasında kağız, kalka, plyonka kağız və plyanka əsaslı sürət çıxaran maşınlardan istifadə edilir. Dinamik məlumatlı təsviri sənədlər kinoplyonka və maqnit plyonkalarda hazırlanır. Vüzal sənədlər birbaşa qavranan və qavranmaq üçün xüsusi optik oxucu aparatlar kinolentlər və ya əks etdirən video maqintofonlar və televiziya qəbuledici qurğuları tələb edən sənədlərə bölünür. Oxucu aparatları əksi adi gözlə qəbul edilməsi mümkün olmayan sənədləri böyütmək dioproyektorlar isə sənədin böyüdülmüş əksini ekranda əks etdirmək məqsədilə istifadə edilir. Akustik (səsli) sənədlər insanların eşitmə orqanları vasitəsi ilə qavranılan sənədlərdir. Akustik və ya fonosənəd səs məlumatı yazılmış məlumat daşıyıcılarından ibarətdir. Səs daşıyıcıları maqnitli və mexaniki olur. Fonosənədlərin hazırlanması və səsləndirilməsi üçün diktofon və maqintofonlardan istifadə edilir.

5

Vüzal-akustik sənədlər eyni zamanda insan tərəfindən həm görmə həm də eşitmə orqanları ilə qavranılan sənədlərdir. Səsli kinolentlər, səs və əks yazılmış maqnit lentləri vüzal-akustik sənədlərdir. Bu sənədləri əks etdirmək və səsləndirmək üçün səsli kinoproyektorlardan, televiziya qəbuledici videomaqintofonlardan istifadə edilir. Hal-hazırda göstərilən sənədləşdirmə növlərindən ən geniş yayılanı mətnli yəni, əsası makinada, komputerdə hazırlanmış sənədlərdir. Sənədlərin tərtibi və hazırlanması prosesi idarəaparatının və mühəndis-texniki işçilərin fəaliyyətində mühüm əhəmiyyətə malikdir. Mətnli sənədləri aşağıdakı üsullarla hazırlamaq olar. Əl yazı vasitələrinin köməyi ilə (avtoruçka diyircəkli ruçka) makinada, komputerdə və deməklə (makinaçıya, komputerçiyə, stenoqrafçıya, diktofona). Vüzal sənədlərin əsas daşıyıcısı kağızdır. Müəssisələrdə mətnli sənədlər DSPA və Metrologiya agentliyinin 9327-60 ”kağız” istehlakı formatları ilə məhdudlaşır. Bu formatın tələbinə əsasən bütün formatlar A, V, S sıralarına bölünürlər. A sırası əsas, V və S sıraları isə əlavə sıra sayılır. Əsas sıra bütün növ istehlak kağızlarının para metirləri özündə məhdudlaşdırılır. V sırası formatından istifadəyə nadir hallarda yol verilir. S sırası formatından papkaların, üzlüklərin, zərfliklərin və digər kağız məmulatların hazırlanmasında istifadə edilir.Aşağıdakı cədvəldə A sırası üzrə kağızın istehlak formalarının əsas parametrləri verilir.

Cədvəl 1A sırası kağız istehlakı formatlarının xarakteristikası.

İşarə A0 A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13Ölçü 841x1189

594x841

420x594

297x420

210x297

148x210

105x148

74x105

52x74

37x52

26x37

18x26

13x18

9x13

İdarəetmə sistemində əsasən sənədləşdirmə üçün A3, A4, A5, formatlı kağızlardan istifadə edilir. İdarəetmə sistemində idarəetmə fəaliyyətinin həyata keçirilməsində məlumatın saxlanılması və axtarılması mühüm fəaliyyət növüdür.

6

Məlumatın saxlanması vasitələri təyinatına və quruluşuna görə fərqlənir. Onlardan ən sadəsi kartotekalardır. Kartotekalar əsasən arayış və məlumat xarakterli sənədlərin axtarılması üçün informasiya mənbəyi hesab edilir. Kartotekalar müxtəlifdir. Kartların yerləşməsinə görə aktlar şaquli və üfüqi olurlar. Konstruksiyasına görə mexanikləşdirilməmiş, fırlanan, mexanikləşdirilmiş, ölçülərinə görə stolüstü, hərəkətedən və sabit dayanacaqlı olurlar. Axtarılma üsullarına görə kartlar vüzal və əl ilə seçilən quruplara bölünürlər. Sənədləri saxlamaq üçün müxtəlif sadə və mürəkkəb konstruksiyalı vasitələrdən istifadə edilir. Operativ idarəetmə prosesində əsasən sənədləri saxlamaq üçün müxtəlif material və ölçüdə düzəldilmiş qutulardan, yenşiklərdən və qovluqlardan istifadə edilir. İdarəetmə fəaliyyətinin səmərəliliyi həlledici dərəcədə məlumatın operativ verilməsi və qəbulundan asılıdır. A.İ.S-lərinin normal fəaliyyəti müxtəlif plan–iqtisadi mühasibat, maliyyə və s. üzrə operativ məlumatın vaxtında çatdırılmasından həlledici dərəcədə asılıdır. Tətbiq olunan texniki vasitələr məlumatın verilmə və məlumatın özünün növündən asılı olaraq qəbul və verilmə üzrə texniki vasitələr aşağıdakı qaydada təsnifləşdirilir:

1. Sənədləri nəql etmək üçün vasitələr.2. Akustik rabitə sistemi.3. Siqnallaşdırma sistem və vasitələri.4. Abonent teleqraf rabitə sistemi.5. Fotofeleqraf və televtoqraf rabitə sistemi.6. Televiziya rabitə sistemi.7. Peyk rabitə sistemi.

Kənd təsərrüfatı istehsalında göstərilən sistemlərdən ən geniş yayılanı akustik və abonent teleqraf rabitə sistemidir. Qalan rabitə növlərindən kənd təsərrüfatında zəif istifadə edilir. Ona görə də bu iki növ məlumatın verilmə və qəbulu sistemi və onların texniki vasitələri geniş yayılmışdır. Akustik rabitə sistemində müəssisə və təşkilatlarda şifahi məlumatın verilməsi və qəbulu üçün istifadə edilir. Akustik rabitə vasitələrini aşağıdakı qruplara bölmək olar:

1. Telefon abonent rabitə vasitələri.2. Radiotelefon rabitə vasitələri. 3. Birbaşa operativ rabitə vasitələri.4. Videotelefon rabitə vasitələri.

7

5. Telefon şəbəkələrindən istifadənin səmərəliliyini yüksəldən vasitələr.

Akustik rabitə vasitələri məlumatın verilmə xarakterinə görə simpleks və dupliks sisteminə bölünür. Simpleks rabitə vasitələri iki nəfər danışanın birinin danışması, o birinin qulaq asması, yəni məlumatların verilməsi və qəbulu prosesini təmin edir. Bu rejimdən digərinə keçid danışıq orqanları tərəfindən nizamlanır. Dupliks vasitələri isə eyni zamanda həm danışıq aparmağa həm də qulaq asmağa imkan verir. Sənədlərin sürətinin çıxarılması və çoxaldılması bir-biri ilə əlaqədar reproqrafiya və operativ poliqrafiya vasitələrinin köməyi ilə yerinə yetirilir. Reproqrafiya reprodus -latınca çəkirəm, qrafa-yunanca yazıram, işığa həssas kağız və digər materialda sənədin olduğu kimi sürətinin çıxardılmasında işlədilən üsul və vasitələri birləşdirir. Reproqrafik üsulla sürəti çıxarıldıqda işığa həssas kağız üzərində optik vasitələrin köməyi ilə sənədin forması salınır, nəşr çapında həkk edilir. Hər bir nüsxəni almaq üçün texnoloji əməliyyatlar təkrar edilir. Reproqrafik üsulla sürət çıxarma 20-25 nüsxəyə qədər sərfəlidir. Sənədi böyük tirajla nəşr etmək üçün operativ poliqrafiya vasitələrindən istifadə edilir. Operativ poliqrafiya müəssisə, təşkilat və təsərrüfat şəraitində sənədləşdirilmiş poliqrafiya texnalogiyası əsasında sənədlərin az nüsxəli nəşrini həyata keçirmək üsul və vasitələri nəzərdə tutulur. Reproqrafiya və operativ poliqrafiya vasitələri qarşılıqlı əlaqədə olduqlarına və texnoloji cəhətdən biri digərini tamamladıqlarına görə onların kompleks tətbiqi məqsədəuyğundur. Operativ poliqrafiyanın üsullarından asılı olmayaraq o aşağıdakı mərhələlərdən ibarətdir: Orjinal sürətinin çıxarılması üçün hazırlanması, nəşr formatının hazırlanması, tirajın nəşri, yığma, cilidlənmə işlərinin yerinə yetirilməsi. Operativ poliqrafiya tirajın nəşri kiçik formatlı ofset maşınlarda rotor və hektoqraflarda həyata keçirilməklə bir dəqiqədə məhsuldarlığı 100 əks vərəq təşkil edir. Prosirovka-cilidləmə işin nəşr edilmiş materialın işlənilməsinin axırıncı mərhələsidir. Prosirovka-cilidləmə nəşr edilmiş sənədlərin axırıncı işlənilməsi prosesidir.

8

Kitab və ya prosirovkanın hazırlanması prosesi bir nəçə mərhələni əhatə edir. Prosirovkanın hazırlanması aşağıdakı əməliyyatların yerinə yetirilməsini tələb edir. List sürətlərin falsofkası kompleksləşdirmə, tikmə, üzləmə və s. Sənədlərin sürətinin çıxarılması və çoxaldılması vasitələri aşağıdakı növlərə bölünür: Falsofqa maşın və qurğuları. Vərəq götürən maşın və mexanizmlər. Çeşidləyici avadanlıqlar. Bərkidici və yapışdırıcı maşınlar. Kəsici maşın və avadanlıqlar. Ünvan və nişanlama maşın və qurğuları. Sənədlərin yenidən işlənilməsi (ləğv edilməsi) üçün maşın və qurğular.

Mühazirə 3: Sənədlərin məzmunu və onların rəsmiləşdirilməsi qaydası.

1. Məzmununa görə sənədlərin təsnifləşdirilməsi.2. Təyinatına görə sənədlərin təsnifləşdirilməsi.3. Formatına görə sənədlərin təsnifləşdirilməsi.4. Sənədlərin rəsmiləşdirilməsi qaydası.

Sənədlər məzmununa, təyinatına, formasına, aşkarlıq dərəcəsinə, tezlik təyinatına və s. görə bir-birlərindən fərqlənirlər. Məzmununa görə sənədlər əsasən 5 qrupa bölünürlər:

1. Təşkilati sərəncamverici sənədlər. 2. Plan-uçot sənədləri. 3. Operativ istehsalat sənədləri.4. Texniki və texnoloji sənədlər. 5. Şəxsi heyətin tərkibinə dair uçot sənədləri.

Təşkilati sərəncamverici sənədlər inzibati və işçi sənəd olmaqla idarə aparatı işçilərinin təşkilatı-sərancamverici funksiyalarının yerinə yetirilməsində tətbiq edilir. Həm xarici həm də daxili məlumatları özündə cəmləşdirir. Bu sənədlərdən demək olar ki, bütün idarəaparatı işçiləri öz funksiyalarının yerinə yetirilməsində istifadə edirlər. Plan-uçot sənədləri maliyyə təsərrüfat fəaliyyətlərinin planlaşdırılmasında texniki-iqtisadi təhlil prosesində, mühasibat və statistik uçotunda, material texniki təchizatın və məhsul satışının planlaşdırılması və uçota alınmasında istifadə edilir.

9

Operativ istehsalat sənədləri operativ planlaşdırma və istehsalın tənzim edilməsində istifadə edilir. Texniki və texnoloji sənədlər istehsalın texniki hazırlanması, xidmət edilməsi əsaslı tikinti və təmir, məhsulun keyfiyyətinə nəzarət üzrə kompleks sənədləşdirməni əhatə edir. Şəxsi heyətin tərkibinə dair uçot sənədləri özündə həmin heyətin işə qəbul edilməsi, işdən azad edilməsi, başqa işə keçirilməsivə istehsalın inkişafı ilə əlaqədar olan sənədləri özündə birləşdirir. Təyinatına görə sənədlər mətnli, qrafiki və təsviri, audovüzal olurlar. Mətnli sənədlər əlyazması, makina və komputer, kitab, jurnal, blanklar və s. formada olurlar. Qrafiki və təsviri sənədlər şəkil, sxem, kardioqramalar, planlar və s. formada olurlar. audovüzal sənədlər səs yazılışları, diopozotivlər, kinofilimlər formasında olurlar. Formasına görə sənədlər ümumi (işçi) standart, nümunəvi və fərdi qruplara bölünürlər. Ümumi sənədlər ümumi qəbul edilmiş normalara müvafiq olaraq forma və məzmunlarına riayət edilməklə işçilərin mülahizələri üzrə rəsmiləşdirilir. Belə sənədlər arayışlar, ərizələr, məlumatlar, tərcümeyi-hallar, xasiyyətnamələr və s. aiddir. Müəyyən ardıcıllığa və məcburi ciddi qaydalara riayət edilməklə tərtib edilən sənədlərə standart sənədlər deyilir. Bu sənədlər etibarnamələr, ezamiyyə vəsiqələri, plan tapşırıqları blankları, yol qaimələri və s. aiddir. Bu sənədlər forma və məzmununa ciddi riayət edilməklə tərtib edirlər. Əgər sənəddə formadan əlavə müəyyən məzmunda mətinə əlavə edilirsə belə sənədlər nümunəvi sənədlər adlanır. Belə sənədlər kənd təsərrüfatı məhsullarının tədarükü və satışına dair müqavilələr, qaydalar və s. aiddir. Fərdi sənədlərə müxtəlif fəaliyyət və münasibətləri əks etdirən sənədlər aiddir. Bu sənədlərə protokollar, iş məktubları, xahişnamələr, tələbnamələr və s. aiddir. Bu sənədlərdə ümumi qəbul edilmiş qaydalar nəzərə alınmaqla qarşıya qoyulmuş məqsədə səmərəli yolla nail olmaq üçün işçinin mülahizəsi əsasında tərtib edilir. Məzmununa görə sənədlər sadə və mürəkkəb olurlar. Sadə sənədlər hər hansı bir məsələ (fakt, hadisə, vəziyyət) barədə bir göstərici üzrə informasiyanı özündə əks etdirir. Mürəkkəb sənədlər adətən bir neçə quruluş vahidinə və ya icraçıya aid olmaqla özündə bir neçə məsələni əks etdirir. Belə sənədlərə əmrlər, sərəncamlar, tapşırıqlar, göstərişlər və plan-uçot sənədləri aiddir.

10

Tərtib olunma yerinə görə sənədlər daxili və xarici təyinatlı olurlar. Daxili təyinatlı sənədlər dedikdə, həmin müəssisənin öz daxilində tərtib və istifadə edilən sənədlər başa düşülür. Belə sənədlər idarə apararı işçilərinin həftəlik iş günü qrafiki aiddir. Xarici təyinatlı sənədlər dedikdə, digər müəssisə-təşkilat, idarəetmə orqanları və ayrı-ayrı şəxslərdən daxil olan sənədlər başa düşülür. Yaranma mənbəyinə görə sənədlər rəsmi və şəxsi formasında olur. Şəxsi sənədlər adətən həmin müəssisə və təşkilatın öz işçiləri tərəfindən göndərilir. Rəsmi sənədlər dedikdə, həmin müəssisənin fəaliyyətinin tənzimlənməsində tərtib və istifadə olunan sənədlərdir. Aşkarlıq dərəcəsinə görə sənədlər məxvi və qeyri-məxvi olurlar. Məxvi sənədlərin sağ kənar küncündə həmin sənədin məxvi olması barədə qeydiyyat olur. Əsillik dərəcəsinə görə sənədlər əsil və sürət formasında olur. Əsil sənəd müvafiq qaydada tərtib edilmiş və vəzifəli şəxslər tərəfindən imzalanmış sənədə deyilir. Sürət əsili (orjinalı) dəqiq təkrar olmaqla, müvafiq qaydada təsdiq edilmiş və onunla eyni hüququ qüvvəyə malik olan sənəd formasıdır. Çıxarış sənədin lazımi mətn hissəsinin sürətidir. Çıxarışın tərtib olunmasının düzgünlüyü vəzifəli şəxsin imzası və möhürü ilə təsdiq olunur. “Çıxarışın düzgünlüyü əsli ilə doğrudur” ifadəsi yazılmaqla kargüzarlığa məhsul şəxs tərəfindən imzalanır. Hüquqi səlahiyyət daşımaq üçün sənədlərdə rekvizit adlanan elementlər olmalıdır. Sənədlərdə rekvizitləri, onların hazırlanma, tərtib edilmə və istifadə olunma əməliyyatlarının ardıcıllığına uyğun olaraq yerləşdirirlər ki, bu da sənədlərin qavranılmasını asanlaşdırır. Rekvizitlər standart mətnlərdən başqa vərəqin sol yuxarı küncündə kənardan 3-3,5 sm məsafədə yerləşdirilir ki, işə tikilmiş sənədi oxumaq mümkün olsun. Yuxarı sağ kənar sahə müxtəlif qeydiyyatlardan kənar qoyulması üçün də istifadə olunur. Təşkilati sərəncamverici sənədlərin ümumi rekvizitlərinə dövlət gerbinin təsviri, təşkilat və müəssisənin adı, onun ünvanı, telefon nömrəsi, bankdakı hesab nömrəsi, sənəd növünün adı (əmr, protokol) , tərtib olunma və nəşr yeri, mətn başlığı, mətn, imza, sənədin icrası haqqında qeyd. Konkret sənədlərdə onlardan bəziləri olmaya bilər və ya əlavə rekvizitlər də ola bilər. Müəssisənin əsas sənədləri bir qayda olaraq blanklarda çap olunmalı belə hal informasiyaya rəsmi xarakter verir, ondan istifadəni və icranı asanlaşdırır, idarəetmə mədəniyyətini yüksəldir. Sənəd blankı

11

əvvəlcədən rekvizit elementləri çap edilmiş standart ölçüdə kağız vərəqidir. Hər bir müəssisənin xidməti məktubları və digər bütün sənədləri üçün blank olmalıdır. Adətən sənədlərin şərhində aşağıdakı ardıcıllığa əməl edilir. Sənədin tərtibi əsasları göstərilən giriş hissə sonra məsələnin mahiyyəti (sübutlar) açılır, axırda nəticə və təkliflər (qərar, xahiş və s.) şərh edilir. Bir sıra hallarda sənəd yalnız nəticədən ibarət ola bilər. Protokol və akt sistemi olmaqla hər bir sənəddə onun imzalandığı və təsdiq olunduğu tarix göstərilir. Tarix sənədi imza və təsdiq edən şəxs tərəfindən qoyulur. Əgər sənəd blankda hazırlanırsa onun tarixi mətndən sonra imzadan solda göstərilir. Nəzərdə tutulan qərarın düzgünlüyü ayrı-ayrı istehsal və xidmət vahidlərinin marağının nəzərə alınması həmçinin sənədin qüvvədə olan qanunçuluğa uyğunluğunu təmin etmək məqsədilə sənəd lahiyəsi əvvəlcədən razılaşdırılır. Sənədin razılaşdırılması müvafiq vəzifəli şəxsin imzası və qrifi ilə ifadə edilir. Razılaşdırılmış sənədin axırıncı səhifəsində və ya ayrıca kağızda qeyd edilir. Xidməti sənədlər rəsmi işçi üslubda şərh edilir. Onlarda inzibati dəftərxana sözləri və terminləri təsadüfi hallarda isə bədii və müəllifin şəxsi hisslərini əks etdirən ifadələrdən istifadə edilir. Sənədin lahiyəsini tərtib edərkən aşağıdakı tələblərə riayət edilməlidir.

1. Sənəd səlahiyyətli orqan və ya müvafiq səlahiyyətə malik olan şəxs tərəfindən nəşr edilə bilər.

2. Sənəd qüvvədə olan qanunçuluğa və yuxarı idarəetmə orqanlarının göstərişlərinə zidd olmamalıdır.

3. Sənəd etibarlı olmaqla konkret rəhbərliyin tələblərinə cavab verməlidir, yəni dəlillərə əsaslanmalı, həyata keşirilməsi mümkün olan təklif və göstərişlər olmalıdır.

4. Sənəd müəyyən edilmiş formada tərtib edilməlidir.5. Sənədin forması qarşıya qoyulmuş məqsəd və müəssisədə qəbul

edilmiş iş qaydasına uyğun olmalıdır.6. Sənəd informasiyanı məntiqi qaydada qabaqcadan müəyyən

edilmiş şəkildə yerləşdirməyə imkan yaratmalı, müvafiq informasiyanı tapmağı aydın seçilən başlıqlar, adlar, qrafaların adları və s. ilə asanlaşdırılmalıdır.

7. Sənədin forması onun işlənmə qaydasına müvafiq olaraq qeydiyyatın aparılması üçün asan olmalıdır.

12

8. Sənəd dəqiq, tam aydın, müxtəsər və inandırıcı olmalıdır. Dəqiq sənəd işin həqiqi vəziyyətini əks etdirən qeyri-müəyyənliyi olmayan sənədlərə deyilir. Sənəd o vaxt tam hesab edilir ki, onun məzmunu qarşıya qoyulmuş məsələni həll etmək üçün bütün cəhətləri özündə əks etdirsin. Artıq söz və təkrarlanma olmayan sənədlərə müxtəsər sənədlər deyilir. Sənədin hərəkətli əsaslandırılması və sübutu onun inandırıcı edir. Sənəd müvafiq əsasnamələrlə hüquq verilmiş şəxs tərəfindən imza edildikdən sonra hüquqi qüvvəyə minir.

Mühazirə 4: Kargüzarlıq və sənəd dövriyyəsinin təşkili.

1. Kargüzarlıq anlayışının təşkili və mahiyyəti.2. Vahid dövlət kargüzarlıq sisteminin təşkili.3. K/T müəssisələrində kargüzarlığın təşkili xüsusiyyətləri.4. Ümumi və sahəvi kargüzarlığın təşkili prinsipləri.

Kargüzarlıq dedikdə rəhbər işçi və mütəxəssislər öz fəaliyyətlərini həyata keçirilməsi gedişində müəssisə və təşkilatlarda sənədlərlə aparılan üsulların, qaydaların və iş proseslərinin məcmuvi başa düşülür. Bu xüsusi növ idarəetmə fəaliyyəti olmaqla özündə sənədlərin hazırlanması, istifadə edilməsi, qəbulu, qeyd edilməsi, icraçılara çatdırılması, icrasına nəzarətin təşkili, onların çoxaldılması, göndərilməsi, verilməsi, müəyyən fəaliyyət üzrə sənədlər çoxluğundan ibarət olmaqla habelə işlənilmiş sənədlərin arxivdə saxlanması prosesini özündə birləşdirir. Sənəd layihələrinin tərtibi, çap edilməsi, çoxaldılması, saxlanması, göndərilməsi ilə ələqadər olaraq olan əməliyyatlar ümumi yəni, inzibati kargüzarlığa aid edilir. Sənədləşdirmənin aparılması qaydası və tərtibi ilə ələqadar olan fəaliyyət isə xüsusi kargüzarlığa aid edilir. Müəssisə və təşkilatlarda kargüzarlıq işinin aparılmasının təşkili üzrə məsuliyyət təlimata görə müəssisə və təşkilat rəhbərinə həvalə edilir. Əksər müəssisə və təşkilatlarda kargüzarlıq işini mühasibat işçiləri, katibə-makinaçı, iri müəssisə və təşkilatlarda isə xüsusi texniki icraçılar dəftərxana işçiləri yerinə yetirirlər. Müəssisə və təşkilatlarda işin xarakterindən, həcmindən, idarəetmə quruluşundan asılı olaraq, mərkəzləşdirilmiş, qeyri-mərkəzləşdirilmiş və qarışıq kargüzarlıq sistemindən istifadə edilir. Mərkəzləşdirilmiş kargüzarlıq sistemi dedikdə, xidməti sənədləşdirmə ilə əlaqədar olan bütün əməliyyatın bir yerdə yəni, ya

13

mühasibat işçilərində ya da katibə makinaçıda cəmləşməsi başa düşülür. Qeyri-mərkəzləşdirilmiş sistem dedikdə, kargüzarlıq üzrə əməliyyatlar ayrı-ayrı quruluş vahidləri arasında bölüşdürülərək həmin bölmənin fəaliyyətinə aid sənədlərlə işin yerinə yetirilməsi vəzifəli şəxslərdən birinə həvalə edilir. Qarışıq kargüzarlıq sisteminin təşkili isə hər iki sistemin uzlaşmasından ibarət olmaqla əməliyyatların bir hissəsi mərkəzləşdirilmiş qaydada bir hissəsi isə qeyri-mərkəzləşdirilmiş qaydada yerinə yetirilir. Sənəd dövriyyəsi çox olan müəssisə və təşkilatlarda qarışıq kargüzarlıq sisteminin tətbiqi daha məqsədəuyğun hesab edilir. Qarışıq kargüzarlıq sistemində korrespondesiya ilə əməliyyatlar, yəni sənədlərin qəbulu, göndərilmə, çoxaldılma, icraya nəzarət mərkəzləşdirilmiş qaydada xidmət sənədlər üzrə əməliyyatlar isə ümumi təsərrüfat üzrə funksiyanal bölmələrlə yəni, mühasiblikdə və plan iqtisadi proqnozlaşdırma şöbəsində həyata keçirilir. Müəssisə və təşkilatlarda qəbul edilmiş qaydadan asılı olmayaraq kargüzarlığın əsasını aşağıdakı prinsiplər təşkil etməlidir.

1. Müəssisənin bütün bölmələrində vahid sənədləşdirmə formalarından istifadə edilməklə, onların tərtibi, icrası və nəzarəti səmərəli təşkil edilməlidir.

2. Daxil olan bütün sənədlər bir yerdə qəbul və qeyd olunmalıdır.3. Daxil olan sənədlərin qeyd edilməsi sistemi onun icrasına

nəzarətə imkan yaratmalıdır.4. Sənədlərin saxlanması sistemi onlara nəzarət etməyə və tez

tapmağa idarə aparatı işçiləri üçün arayış tərtib etməyə imkan verməlidir.

5. Kargüzarlıq sisteminin səmərəli təşkili işçilərin sistematik olaraq təlimatlandırılmasına və kargüzarlıq qaydalarına əməl olunması, üzərində nəzarət aparılmasını tələb edir.

Sənədlərin daxil olduğu və tərtib edildiyi vaxtdan onun icrasının yekunlaşdırılması və göndərilməsi dövründəki hərəkətinə sənəd dövriyyəsi deyilir. Kargüzarlıq xidməti üzrə bütün əməliyyatların dəqiq və təsirliliyi müəssisə və təşkilatlarda sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkilindən asılıdır. Sənəd dövriyyəsinin təşkili sənədlərin tərkibi, müxtəlif sənəd növlərinin nisbəti, onların daxil olma tezliyi kimi kəmiyyət parametrləri ilə xarakterizə olunur.

14

Müəssisə və təşkilatlarda sənəd dövriyyəsinin təşkili həmçinin sənədlərin hərəkəti, işlənilməsinin ardıcıllığı və dəqiqliyindən yəni onların tərtib olunma yerindən icra yerinə ən qısa yolla çatdırılması və icrasından, sənəd üzərində əməliyyatın bir dəfəyə aparılması yəni, sənədin aid olmayan idarəetmə mənbələrinə göndərilməsi, qaytarılması üzrə vaxt məhdudiyyətinin düzgünlüyündən, mexanikləşdirmə və avtomatlaşdırma vasitələrindən maksimum istifadə edilməsindən həlledici dərəcədə asılıdır. Müəssisə və təşkilatlarda sənəd dövriyyəsini dəqiq təşkil etmək üçün daxili və xarici olan sənədləşdirmənin sənəd növləri üzrə həcmini, onların sənəd axınları üzrə bölüşdürülməsini nümunəvi mətnlərin standart və vahid şəkildə salınmış formaların mövcudluğu barədə məlumat olması vacibdir. Bundan başqa hər bir sənəd növünün işlənilmə gedişində keçdiyi mərhələləri dəqiq öyrənməlidir. Bununla əlaqədar olaraq əməliyyatın təkrarlanması və marşrutun dəyişdirilməsinə riayət edilməlidir. Müəssisə və təşkilatlarda sənəd dövriyyəsini səhmana salmaq məqsədilə idarəetmə funksiyaları və ya əsas sənəd növləri üzrə marşrut və ya sənəd dövriyyəsi sxemi, bəzən isə sənəd dövriyyəsi planı tərtib edilir. Planda əməkdaşların hansı sənədləri tərtib və imza etmələri, başqa işçilərə verilmə müddəti şöbələrdə sənədlərin işlənilmə vaxtı göstərilməklə icraçının sənədin işlənilməsi prosesində vəzifələri göstərilir.

Mühazirə 5 :Kargüzarlıq xidmətinin operativ fəaliyyətinin təşkili.

1. Müəssisə və təşkilatda kargüzarlıq xidmətinin əhəmiyyəti.2. Sənədlərlə işin səmərəli təşkili və kargüzarlıq xidməti

işçilərinin iş yerinin təşkili.3. Mərkəzləşdirilmiş və qeyri-mərkəzləşdirilmiş kargüzarlıqda

işçilərin vəzifə və huquqları.4. Xidməti sənədlərin dövriyyəsinin təşkili.Müəssisə və təşkilatlarda kargüzarlıq xidməti işinin düzgün

təşkil edilməsi mühüm əhəmiyyət kəsb edir. Çünki kargüzarlıq xidməti mühüm fəaliyyət növü olmaqla özündə müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti ilə bağlı olan sənədləşdirməni birləşdirir. Bu işi müəssisənin rəhbərinin nəzarəti altında kargüzarlıq xidməti işçiləri təşkil edir və

15

yerinə yetirirlər. Kargüzarlıq xidməti özündə istər daxil olan istərsə də xaric olan və daxili sənədləri birləşdirir. Müəssisə və təşkilatlarda kargüzarlıq xidməti elə təşkil edilməlidir ki, həmin xidmət sahəsi təsərrüfat rəhbərinin, xidmət sahələrinin və quruluş vahidlərinin rəhbərlərinə cavab verməklə onların qarşılıqlı əlaqəsinə təminat yaratsın. Kargüzarlıq xidmətinin düzgün təşkili rəhbər işçi və mütəxəssislərin quruluş vahidlərinin qarşılıqlı əlaqələrinə təminat yaratmaqla onların məsuliyyətini artırır ki, bununda nəticəsində idarə aparatı işçilərinin əmək məhsuldarlığı yüksəlir, nəticədə idarə aparatı işçilərini onların vazifəsinə daxil olmayan işləri görməkdən kənarlaşdırır. Belə olan halda hər bir işçi əvvəlcədən bilir ki, hansı sənədlərin tərtibini onlar yerinə yetirməlidirlər. Bunun üçün hər bir işçi kargüzarlıq xidmətinə dair məlumatlandırılmalı, sənədlərin tərtibi qaydaları və sənədlərin tərtibinə olan tələblər onlara öyrədilməlidir. Bu işi isə kargüzarlıq xidməti rəhbəri yerinə yetirməlidir. Rəhbər həftədə bir dəfədən az olmayaraq tabeçiliyində olan işçiləri kargüzarlıq xidmətinə dair təlimatlandırmalıdır.

Kargüzarlıq xidmətinin fəaliyyətinin yaxşılaşdırılmasının mühüm vəzifələrindən biri də idarə aparatı işçilərinin kargüzarlığın əsasları üzrə biliklərinin artırılması onların təşkilati-texnikadan səmərəli istifadə etməyə öyrədilməsi və habelə katibə-makinaçı (komputerşikin) xüsusi kurslar keçmələridir.

İri müəssisə və təşkilatlarda kuryer xidmətinin düzgün qurulmasında sənəd dövriyyəsini sürətləndirir. Tərtib edilmiş qrafik əsasında kuryer sturuktur vahidlərinə müvafiq sənədləri çatdırır, icra olunmuş sənədləri dəftərxanaya qaytarır.

Kargüzarlıq xidməti işçilərinin əmək məhsuldarlığının yüksəldilməsinin mühüm şərti iş yerinin səmərəli təşkili və avadanlıqlarla təchiz edilməsidir. Hər bir işçiyə fəaliyyətinin xarakterinə uyğun iş yeri seçilir və iş yeri lazımi avadanlığı, dəftərxana ləvazimatı və cihazlarla təchiz edilir.

İş yerinin səmərəli təşkili zamanı bir çox amillərin təsirini və qarşılıqlı əlaqəsini nəzərə almaq lazımdır. Kargüzarlıq xidməti işçilərinin iş yerinin səmərəli təşkilində aşağıdakı amillər əsas götürülür:

16

Daimi amillər. Bu amillərə fizioloji, gigiyenik və texniki amillər aiddir.

Dəyişən amillər. Bu amillərə estetik, texnoloji və iqtisadi amillər aiddir.

İş yerinin səmərəli təşkili zamanı fizioloji və psixoloji xüsusiyyətləri nəzərə alınmaqla kargüzarlıq xidməti işçilərinin səmərəli fəaliyyəti üçün şərait yaradılmalıdır. Bunun üçün aşağıdakı tələblərə əməl olunmalıdır:

a) İş yeri əməyin sanitar-gigiyenik tələblərinə uyğun olmalıdır, yəni kifayət qədər sakitlik, fəza genişliyi ilə bərabər havanın temperaturu, nəmliyi normal olmalı, divarlar xoşagələn rənglənməlidir.

b) İş yeri lazım olan avadanlıqla təchiz ediməlidir.c) Bütün mebel avadanlığı əmək alətləri insanın fizioloji və

psixoloji xüsusiyyətlərinə uyğun yerləşdirilməlidir.İş yerinin təşkilinə tələb mebelin, avadanlığın, binanın xarici

görünüşünün tərtibinə çəkilən xərclərin minimuma endirilməsi və lazımi iş şəraitinin yaradılmasıdır.

Kargüzarlıq xidməti üçün nəzərdə tutulan iş otaqlarının hündürlüyü 3 metr olmalı, hər bir işçiyə 4,2-4,5m² sahə nəzərdə tutulmalıdır. İş yerində tələbatı layihələşdirərkən aşağıdakı normativlərdən istifadə edilməlidir:

- 1 nəfərlik otaqda 1 adam sahə 9m², 1 adam fəza 25m², 2 nəfərlik otaqda 1 adam sahə 7m², bir adam fəza 19m², 3 nəfərlik otaqda 1adam sahəsi 5m², 1adam fəza 12,5m² norma nəzərdə tutulur. Əgər otaqdakı işçilərin sayı 10 nəfərə qədər nəzərdə tutulursa iş yerinin 1 cərgədə və bir istiqamətdə yerləşdirilməsi tələb edilir. Otaqların nəmliyi və havanın temperaturu işçinin əhval-ruhiyyəsinə xoş təsir etməlidir. Hər bir otaqda havanın nəmliyi 50% olmaqla yazda temperatur 22ºC, qışda isə 18-20ºC olmalıdır.

Sənəd dövriyyəsi dedikdə sənədin daxil olduğu və ya tərtib edildiyi vaxtdan onun icrasının yekunlaşdırılması və göndərilməsi dövründə hərəkəti başa düşülür. Kargüzarlıq üzrə bütün işlərin dəqiqliyi və təsirliyi sənəd dövriyyəsinin düzgün təşkilindən asılıdır. Sənəd dövriyyəsinin təşkili sənədlərin tərkibi, müxtəlif sənəd növlərinin nisbəti, onların daxil olma tezliyi kimi keyfiyyət parametrləri ilə xarakterizə olunur. Sənəd dövriyyəsi aşağıdakı kateqoriyalara bölünür:

1-ci kateqoriyaya-sənəd dövriyyəsinin həcmi 100000-dən çox olan müəssisələr xidmət edir.

17

2. 25000-1000003. 10000-250004. 10000 qədər

Müəssisələr üzrə sənəd dövriyyəsinin kateqoriyaya bölünməsi işçiyə xidməti sənədləşdirmənin quruluşunu öyrənməkdə, sənədləşdirmə sisteminin mexanikləşdirilməsi və avtomatlaşdırılması, həmin sənədləşdirmə ilə əlaqədar məsələlərin həllində yaxından kömək edir.

1, 2, 3, 4-cü kateqoriyalı müəssisələrdə sənəd dövriyyəsinin prinsipal sxemi aşağıdakı kimidir.

3 şərti işarələr.1, 2 kateqoriyalı müəssisələrdə sənədlərin daxil olması.1, 2 kateqoriyalı müəssisələrdə sənədlərin xaric olması.3, 4 kateqoriyalı müəssisələrdə sənədlərin daxil olması.3, 4 kateqoriyalı müəssisələrdə sənəd xaric olması.

Xalq təsərrüfatı tapşırıqlarının bütünlükdə artması və mürəkkəbliyi sənəd selinin seçilməsinə şərtlər qoymağa imkan yaradır. Sənəd selinin artması unifikasiya sistemini yaratmağa imkan verir.

Rəhbərliyin katibliyi (katib)

MüəssisəninRəhbərliyi

Sturukturu bölmələri rəhbərliyi

Sturuktur bölmələri katibliyi

İcraçılar

Dəftərxana

18

Unifikasiya sənədlərin səliqəli və ardıcıllıqla toplanmasına imkan verir. Sənəd dövriyyəsinin təşkili hər bir müəssisədə aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir.

1. Müəssisədə sənədlərin sənədlərin aparılması operativ və optimal olmalıdır.

2. Sənədin hər bir yerdəyişməsi natariat kontoru ilə təsdiqlənməlidir. Sənədi elə hazırlamaq lazımdır ki, sənəd geri qayıtmamalıdır.

3. Sənədin əsas kateqoriyalarının hazırlanma prosesi vahid nümunə üzrə aparılmalıdır.

Müəssisələrdə sənəd dövriyyəsi sənəd seli şəklində tərtib edilir. Əsas 3 sənəd selini bir-birindən fərqləndirmək lazımdır. Daxil olan, xaric olan daxili

Bölmələrdə sənəd seli yaranır hansı ki, müəssisədən çıxanda sənəd seli yaradır. Adətən sənədin hazırlanma prosesi sürətləndirmək məqsədi ilə bir neçə əməliyyatı paralel aparmaq olar. Məsələn, sənədin sürətini çıxararkən bir neçəsini birdən yerinə yetirmək olar. Səmərəli sənəd selinin layihələşdirilməsində sənədin əsas qrup və növünün sxemini təşkil edirlər. Bu isə sənədin səmərəli hərəkət maşurutunu təyin edilməsində çox kömək edir. Hər bir sənəd qrupu üçün ayrı bir sxem təşkil edirlər.

Təsərrüfatlarda kargüzarlıq xidməti rəhbəri vəzifələri.1. Təsərrüfatın kargüzarlıq xidmətiində istifadə ediləcək

jurnal formalarının müəyyən etmək.2. Təsərrüfatda istifadə olunan sənəd formalarının

hazırlamaq.3. Daxil olan məlumatların təsərrüfat rəhbərinə çatdırılması.

Qrafikini təsərrüfat rəhbəri ilə razılaşdırmaq. 4. Ən sər tap və göstərişlərin vaxtında tərtib edilib

icraçılara çatdırılmasını təmin etmək.5. Daxil olan sənədlərin qeydiyyatını təmin etmək və

icraçılara təyinatı üzrə çatdırılmasını təmin etmək.6. Sənədlərin icra olunması üzərində nəzarət etmək.7. İcra olunmuş sənədlərin təyinatı üzrə göndərilməsini

təmin etmək.8. Sənədlərin ləğv edilməsi və yenidən işlənilməsini təmin

etmək.

19

9. Arxivə təhvil veriləcək sənədlərin siyahısını dəqiqləşdirmək və sənədləri arxivə təhvil vermək üçün hazırlamaq.

Kargüzarlıq xidmətinin huquqları:

1. Sənədlərin tərtibi hazırlanması və qeyd edilməsinə dair tabeciliyində olanlara göstərişlər vermək.

2. Sənədlərin tərtibində hər hansı kənarlaşmaya yol verilibsə həmin sənədləri ləğv etmək.

3. Sənədlərin tərtibində qanunçuluğa zidd olan hər hansı məlumat olarsa həmin sənədlərin tərtibini qadağan etmək.

4. Öz vəzifəsi daxilində yuxarı təşkilatlarda təsərrüfat təmsil etmək.

5. Əmək intizamını pozanlara qarşı tədbirlər görülməsi haqqında rəhbərliyə təqdimat vermək.

6. Onunla razılaşdırılmamış sənəd formalarının təsərrüfatlarda tətbiqinə yol verməmək.

Sənədlərin icrası icraçılar tərəfindən gecikdirilərsə bu haqda rəhbərliyə məlumatlar vermək.

Mühazirə 6: Sənədlərin qeydə alınması, nəql edilməsi və icrası üzərində nəzarətin təşkili.

1. Sənədlərin qeydə alınması qaydası.2. Sənədlərin qeydə alınmasında istifadə edilən jurnal

formaları. 3. Sənədlərin indeksləşdirilməsi.4. Sənədlərin icrası üzərində nəzarətin təşkili formaları.

Müəssisə və təşkilatlarda kargüzarlıq xidməti sənədlərin qeydə alınması və icrası prosesində aşağıdakı əməliyyatları yerinə yetirir: Sənədləri qəbul etmə, sənədləri qeyd etmə , sənədləri icra üçün göndərmə, sənədlərin icrası, icarəyə nəzarət, icra olunmuş sənədləri təyinatı üzrə göndərmə və işə tikmə.

Sənədlərin qəbulu.Müəssisəyə göndərilən sənədlər, daxil olan sənədlər adlanır.

Kargüzarlıq xidməti işçiləri tərəfindən daxil olmuş sənədlər açılır. Onların ünvan üzrə göndərilməsinin doğruluğu yoxlanılır.

20

Səhv göndərilmiş koresbandensiya “Səhv göndərilmişdir” yazısı ilə rabitə (poçt) şöbəsinə qaytarılır. Xüsusi daxilolmalar, yəni teleqramalar, telefonaqramalar, bağlamalar sifariş məktubları 1-ci növbədə və təcili olaraq lazım olan bölmələrə çatdırılır. Üzərində şəxsən yazılmış və şəxsən idarə aparatı işçilərinə göndərilmiş koresbandensiya zədələnmişsə və göndərilən materialların saxtalaşdırılması şübhə doğurursa bu haqda mütləq akt tərtib olunur.

Müəssisəyə daxil olmuş sənədlər mərkəzləşdirilmiş qaydada qəbul, qeyd edilir və işlənilir. Orta həcmli müəssisə və təşkilatlarda bu işi katibə-makinaçı (komputerşik), iri həcmli müəssisə və təşkilatlarda bu işi dəftərxana işçiləri yerinə yetirirlər.

Sənədlərin qeydiyyatı və uçotu.Müəssisə və təşkilatlarda daxil olan bütün sənədlərə qeydiyyat

möhürü vurulur. Sənədlərin möhürü vurulma yeri DSP və Meterologiya Agentliyi 639-72 standartına uyğun olaraq aşağı sahənin küncündə təyin olunur. Həmçinin bu mərhələdə qeyd olunan və qeyd olunmayan sənədlər seçilir. Hər bir müəssisə və təşkilatda qeyd olunmayan sənədlərin siyahısı müəssisə rəhbəri tərəfindən müəyyən edilməklə müəssisə üzrə əmrlə (protokolla) rəsmiləşdirilir. Həlli və cavab tələb edən bütün sənədlər, habelə bütün təkliflər, ərizələr və zəhmətkeşlərin şikayətləri hökmən qeyd edilməlidir. Bunun üçün müəssisə və təşkilatlarda cari il üçün kargüzarlıq xidmətində istifadə ediləcək jurnal kitab formaları müəyyənləşdirilir.

Daxil olan məlumatların qeydiyyat jurnalı.Daxil olan sənədlərin №-si və tarix

Sənəd haradan daxil olmuşdur

Sənədin məzmunu və neçə nüsxədən ibarət olması

İcraçının soyadı, adı, atasının adı, vəzifəsi icra ücün verilmə tarixi

Cavab verilən sənədin №-si

İş №-si

Qeyd

21

Xaric olan məlumat qeyd olunur.Sənədin imzalandığı tarix

Sənəd nə vaxt, haraya, kimə göndərilib

Sənədin qısa məzmunu

Məxaric olma №-si və tarix

İş № -si Qeyd

Əmr və sərəncamların qeydiyyat jurnalı.əmrin tarixi və №-si əmrin qısa məzmunu

Ezamiyyənin vəsiqələrinin qeydiyyat jurnalı.Əmrin tarixi və №-si

Ezam olunanın soyadı, adı və vəzifəsi

Ezam olunduğu yer və ezamiyyənin məqsədi

Ezamiyyə müddəti

Ərizə və şikayətlərin qeydiyyat jurnalı.

Ərizə yaza-nın soyadı, adı və atası-nın adı

Ərizə yazanın iş yerinin ünvanı, işləmirsə yaşadığı yerin ünvanı

Ərizə-nin daxil olduğu tarix

Ərizə-nin qısa məz-munu

ərizə icra üçün məkan və kimə verilmiş-dir

Ərizəyə baxıldıq-dan sonra nəticə

nəticə nə vaxt və ki-mə gön-dərilmişdir

Təkrar cavab vermə

Hər bir sənəd bir dəfə qeyd olunur. Daxil olan daxil olduğu günü qeyd edirlər. Xaric olan və daxili sənədləri tərtib edildiyi qüvvədə qeyd edilməlidir. Sənədlərin qeydiyyatı mərkəzləşdirilmiş şəkildə aparılır.

22

Sənədlərin qeyd edilməsində aşağıdakı əsas məlumat materiallarından istifadə edirlər. Sənədlərin siyahısı, bölmə qruplarının siyahısı işin nomenklaturası, sənədlərin klafikasiyası.

Sənədlərin indeksləşdirilməsi dedikdə qeydiyyat vaxtı onlara yazılan nömrə və bəzi şərti işarələrin qoyulması, onların yerinə yetirilməsi və qorunması üçün qoyulan işarələr başa düşülür. Əgər nomenklatura işin indeksi 15,1-b belədirsə və sənədin qeyd olunması sayı 17-dirsə onda bu sənədin indeksi 15,1-b/17 olur.

15,1-b sturuktur bölmələri tərəfindən təşkil olunan sənədin indeksidir. b-bölmədə istifadə olunan işin nömrəsidir. Kənd təsərrüfatı müəssisələrində daxil olan sənədlər jurnal və ya kartoçka sistemi ilə qeydə alınır. 1000-1500 sənəd daxil olan təsərrüfatlarda adətən jurnal sistemində,2000 -3000 sənəd daxil olan təsərrüfatlarda kartoçka sistemində istifadə edilir.Əgər daxil olan sənədlərin miqdarı 5000-dən çoxdursa onda qeydiyyatı perfokartlarda aparmaq məqsədəuyğundur.

Bütün növ kateqoriyaların daxil olan, xaric olan və daxili sənədlərin qeydiyyatında vahid qeydiyyat kartoçkasından istifadə edirlər. 1 il ərzində sənəd dövriyyəsinin tutumu 1500-ə qədər olan müəssisələrdə sənədlərin qeydiyyatı daxil olma jurnalında, xaric olma jurnalında və daxili jurnalında qeyd olunur.

Qeydiyyat kartoçkası maşın və əl üsulu ilə çap edilir. Asan və sadə üsul maşın üsuludur. Qeydiyyat kartoçkası blankı topoqrafik üsulla və ya operativ tipoqrafiya üsulu ilə A5 (148-210mm) və ya A6 (105-148mm) DSP və ya A-nın standart kağız istehsalı formatında çap edilir. Müxtəlif rəngli kartoçkalar buraxılır.

Vahid qeydiyyat kartoçkası aşağıdakı nümunə şəklində yazılır. 1,3,5,7,9,11,13,15,17,19,21,23,25,27,29,31

Korespondesiya

sənəd daxil olma tarixi və indeksi sənəd daxil olma tarixi və indeksi

Sənədlərin icrasına nəzarəti asanlaşdırmaq məqsədilə nəzarət kartoçkalarından istifadə edilməsi məqsədəuyğundur. Hər bir sənəd ayrıca kartoçkada qeydə alınır və nəzarət ediləcək sənədlər kartoçkasında yerləşdirilir və sənəd icra olunana kimi orada saxlanılır. Sənədin yerinə yetirilməsinə nəzarət müəyyən edilmiş vaxtdan əvvəl aparılmalıdır ki, yerinə yetirilməmə halları

23

üzrə müvafiq tədbirlər hazırlana bilsin. Sənədlərin icrası və onların məzmunu əlavə etdiyi məsələlər düzgünlüyü üzərində nəzarət təsərrüfat rəhbəri, quruluş vahid rəhbəri, habelə səlahiyyətli şəxs tərəfindən həyata keçirilir. Sənədlərin icrasına nəzarət kargüzarlığa məsul şəxs tərəfindən aparılır.

Müəssisə və təşkilatların fəaliyyəti prosesində yüzlərlə və minlərlə sənədin uçotunun aparılması meydana çıxır. Kartoçkalarda rekvizit qeydləri konkret olmalı, daxil olan sənəddə baxılacaq məsələni göstərməklə qısa məzmun yazılmalıdır.

Mühazirə 7. İnzibati (təşkilati-sərəncamverici) sənədlər.

1. Sərəncamverici sənədlərin məzmunu və mahiyyəti.2. Hesabat xarakterli sənədlərin məzmunu və mahiyyəti.3. Ümumi xarakterli sənədlər, onların tərtibi və fəaliyyət

prosesində istifadə edilməsi.4. Ödəniş tapşırıq, pul vəsaitləri almaq üçün etibarnamə

və s. tərtibi.İnzibati sənədlər 2 yerə bölünür:

1. Təşkilati sənədlər.2. Sərəncamverici sənədlər.

Təşkilati sənədlər təsərrüfat fəaliyyətinin nizama salınmasında tərtib edilən və istifadə olunan sənədlərdir. Bu sənədlərə nizamnamə, əsasnamə, təlimat və qaydalar aiddir.

Sərəncamverici sənədlər idarəetmə subyekti ilə idarəetmə obyekti arsında tabeçilik sistemində uyğun olaraq tərtib edilən sənədlərdir. Belə sənədlərə əmrlər, sərəncamlar, qətnamələr, qərar, protokol aid edilir.

Təşkilati sərəncamverici sənədlər 4 qrupa bölünür:1. Təşkilati sənədlər. Bu sənədlərə əsasnamə, nizamnamə,

təlimat və qaydalar aiddir.2. Sərəncamverici sənədlər. Bu sənədlərə qətnamə,

sərəncamlar, qərarlar, əsas fəaliyyət üzrə əmrlər və s.3. Xidməti məlumat sənədləri. Bu sənədlərə məktublar,

teleqramlar (faks), məlumat vərəqələri, arayışlar, icmal məlumatları və s. aiddir.

4. Şəxsi heyətə dair məlumat sənədləri. Bu sənədlərə şəxsi heyət məsələlərinə dair əmrlər, şəxsi işlər, şəxsi vərəqələr, başqa işə keçməyə dair qeydiyyat, tərcümeyi-hal, xasiyyətnamə və s. aiddir.

24

Əsasnamə əsasən 4 bölmədən ibarət olur:1. Ümumi bölmə.2. Vəzifə və funksiyalar.3. Tapşırılan funksiyanın yerinə yetirilməsi üçün hüquq

bölməsi.4. İstehsal bölməsinin idarə edilməsində işlərin təşkili.

Ümumi bölmədə istehsal vahidinin adı, onun müəssisənin

idarəetmə sistemində tutduğu yer, bölmənin tərkibi, quruluşu və ştat vahidlərinin təsdiqi qaydası göstərilir.

Vəzifə və funksiyalar bölməsində daxili təsərrüfat bölməsinin əsas istiqaməti, qarşıya qoyulan vəzifənin yerinə yetirilməsində yeni texnikanın tətbiqi, elmi nailiyyətlərdən qabaqcılların iş təcrübəsindən istifadə edilməsi qaydaları göstərilir.

Hüquq bölməsində əsas və dövriyyə vəsaitlərindən, işçi qüvvəsindən, təbii torpaq ehtiyatlarından istifadə edilməsi, tez xarab olan məhsulların satışı, işçinin işə qəbul edilməsi və başqa işə keçirilməsi, nizam-intizama cəlb olunması, bölmənin işçilərinin maddi və mənəvi cəhətdən mükafatlandırılması və s. sahədə hüququ göstərilir.

İşlərin təşkili və bölmənin idarə edilməsində təsərrüfat rəhbərinin təsdiq etdiyi ştat cədvəlinə əsasən istehsal bölməsinə rəhbərlik edən vəzifəli şəxsin adı, onların işə qəbul edilməsi və işdən azad edilməsi, istehsal vahidi daxilində işin təşkili, tabeçilik obyektlərində idarəetmənin təşkili forma və metodları bölmənin sturukturu göstərilir.

Nizamnamə dedikdə müəssisənin yaradılmasını, onun quruluşunu, funksiyalarını, vəzifələrini müəyyən edən rəsmi sənəd formasıdır. Bu sənədlərə istehsal və xidmət kooperativlərinin, səhmdar cəmiyyətlərinin kiçik müəssisələrin nizamnamələri aid edilir. Nizamnamələrin 10 bölmədən ibarət tərtibi nəzərdə tutulur:

1. Ümumi müddəalar. Burada əmlak və torpaq payı olan mülkiyyətçilərin təsis etdikləri təsərrüfat subyektləri göstərilir.

2. Bölmədə təsis edilən müəssisənin əsas fəaliyyət istiqamətləri , hüquqları və vəzifələri göstərilir.

3. Bölmədə kollektiv üzvlərinin hüquq və vəzifələri göstərilir.

25

4. Bölmədə müəssisənin əmlakı verilir. 5. Bölmədə müəssisənin idarəetmə və nəzarət orqanları

göstərilir.6. Bölmədə idarəetmə yəni idarə heyətinin vəzifəsi, hüququ

və məsuliyyəti göstərilir.7. Bölmədə müəssisənin əmlak məsuliyyəti göstərilir.8. Bölmədə müəssisənin əmək fəaliyyəti göstərilir. 9. Bölmədə müəssisənin fəaliyyətinə nəzarət göstərilir.10. Bölmədə müəssisənin yenidən təşkili və ləğv edilməsi

göstərilir. Qətnamə - dövlət idarəetmə orqanları müxtəlif kollegiyal və

ictimai orqanlar, qurultaylar, konfranslar, müşavirələr, yığıncaqlar tərəfindən mühüm məsələləri həll etmək üçün qəbul edilir. Dövlət idarəetmə orqanları tərəfindən qəbul olunmuş qətnamələr, normativ olmaqla bütün müəssisə və təşkilatlar tərəfindən yerinə yetirilməsi məcburi xarakter daşıyır.

Qərar - yerli icra hakimiyyətləri, onların şəhər və kənd nümayəndələri tərəfindən onların səlahiyyətlərinə aid olan, vacib olan məsələlərin həlli üçün qəbul edilir. Qərar həmçinin kollegiyal idarəetmə xüsusiyyətinə malik olan müəssisə və təşkilatların ümumi yığıncaqlarında idarə heyətinin iclasında qəbul edilir.

Əmrlər - təkbaşına prinsip əsasında fəaliyyət göstərən dövlət müəssisələri, birlikləri rəhbərlərinin öz səlahiyyətləri daxilində müəssisə qarşısında duran əsas operativ məsələlərin həll edilməsi məqsədilə qəbul etdikləri əsas sərəncamverici sənəddir. Əmrin lahiyyəsinin hazırlanması prosesində onun məzmunu ilə əlaqədar olan məsələləri yerinə yetirərkən istehsal və xidmət vahidi rəhbərləri ilə razılaşdırılır. Əmr iki yerə bölünür:

1. Şəxsi heyət məsələlərinə dair. 2. İstehsalat məsələləri üzrə.

Əmrin özünə məxsus yazılış forması vardır. Məsələn, əmrin verilmə yeri, əmrin adı, tarixi, sərlövhəsi, məzmununa aid yazılar və s. əmr sərəncamverici sənəd olduğu üçün mütləq vəzifəli şəxs tərəfindən imzalanır.

Sərəncam hər hansı məsələləri həll etmək üçün, səlahiyyətli vəzifəli şəxs tərəfindən verilən göstərişləri özündə əks etdirən sənəd formasıdır. Bir qayda olaraq sərəncam hadisəyə əsaslanmaqla “buna uyğun olaraq, bununla əlaqədar” sözləri ilə

26

davam etdirilir. Mətn isə əmr formasında tapşırılsın, təklif olunsun , təsdiq olunsun və s. şəklində şərh edilir.

Sirkulyar tabeçilikdə olan müəssisə, təşkilat və ya ayrı-ayrı vəzifəli şəxs tərəfindən hökmən icra ediləcək sənəd formasıdır. Sərəncam və ya göstərişin bu formasından yuxarı idarəetmə orqanları uçot və hesabat sahəsində maliyyə plan fəaliyyətində istifadə edir.

Təlimat - lazımi işlərin yerinə yetirilməsi və ya icrasının müəyyən istehsal vəziyyətində özünü aparmasına dair rəhbər göstərişləridir. Təlimat təkrarlanan idarəetmə sistemi üzrə hazırlanmaqla işdə daimi rəhbərlik üçün uzunmüddətli istifadə edilir.

Protokol - kollegiyal orqanlar (müşavirələr simpoziumlar, seminar, konfrans və s.) tərəfindən müzakirə olunan məsələlərin gedişinin ardıcıl qeyd edildiyi sənəddir. Protokol kollegiyal orqanın kitabı və xüsusi təyin edilmiş şəxs tərəfindən aparılır, sədr və katib tərəfindən imzalanır.

Xidməti məktublar müxtəlif fəaliyyət növü üzrə tərtib edilən sənədlərin ümumiləşdirilmiş adıdır. Onların tələb məktublarına, cavab məktublarına, qoşma məktublarına məlumat məktublarına xülasəyə və bildiriş vərəqələrinə bölmək olar.

Məktubun əsas məntiqi elementlərinə giriş və ya müqəddimə işin məğzinin şərhi, sübut, nəticə və rəydən ibarətdir.

Teleqramlar, telefonoqramlar və radioqramlar (faks) müxtəlif teleqraf şərh üslubu formada şərh edilməsi ilə təcili məlumatların çatdırıldığı sənəddir. Bu üsulla adətən sadə mətnlər çatdırılır.

Məlumat vərəqləri, arayışlar yuxarı idarəetmə orqanlarının və ya vəzifəli şəxsin bu və ya digər hadisə barədə bir və ya qrup məsələlər, faktlar, ezamiyyətin nəticəsi, təqdimatın nəticəsi və təklifləri haqqında məlumat vermək məqsədilə tərtib edilir.

İzahat vərəqləri. Bu və ya digər fakt üzrə müəyyən edilmiş proqram və ya qaydadan kənarlaşmaya səbəb olan fakt fəaliyyət üzrə aydınlaşdırma şərh edilən sənəd formasıdır.

Akt- müəyyən edilmiş fakt və hadisələri təsdiq edən sənəddir. Bir qayda olaraq o bir neçə şəxs (kollegiyal) və ya xüsusi olaraq təyin edilmiş şəxs tərəfindən tərtib edilir.

27

Rəy – bu və ya digər hadisə, sənəd barədə təşkilatın, komissiyanın və ya mütəxəssisin mülahizəsi barədə sənəddir.

Müqavilə -tərəflərin hər hansı münasibətlərinin müəyyən edilməsi və həmin münasibətləri nizamlayan sənəddir.

Məruzə - müəyyən məsələlərin şərhi, nəticə və təklifləri olan şifahi nitq üçün nəzərdə tutulan sənəd formasıdır.

Bildiriş yığıncaq, müşavirə, konfrans və s. barədə gözlənilən tədbir və onda iştirak etməyi təklif edən sənəd formasıdır.

Xülasə - bu və ya digər fəaliyyət növü üzrə görülən işlər haqqında məlumat məqsədilə tərtib olunan sənəd formasıdır.

Stenoqram-iclas, müşavirə və s. kolegiyal orqanların yığıncaqlarından məruzələrin, mitinqlərin və s. çıxışların stenoqrafiya üsulu ilə tərtib edilmiş sənəddir.

Mühazirə 8: Sənədlərin sistemləşdirilməsi və onların arxivə verilməsinin təşkili.

1. Arxiv anlayışı, cari arxiv, tikilmiş sənədlərin saxlanması qaydası və müddəti.

2. Daimi uzunmüddətli və qısamüddətli saxlanılan sənədlər.

3. Dövlət arxivi, onun əhəmiyyəti və funksiyaları.4. Sənədlərin arxivə verilməsi üçün hazırlanması qaydası.

Arxiv latın sözüdür-arxinos sözündən götürülüb lüğəti mənası hökümət idarəsi deməkdir.

Sənədləşdirmə və kargüzarlıq prosesinin mərhələsi yekunlaşmış sənədləri işə tikməkdir. Sənədlər icra olunduqdan sonra işə tikilir. İcra olunmuş hər bir sənəd növləri üzrə bir yerdə cəmləşir və həmin növ müxtəlifliyinə uyğun müəyyən edilmiş qovluqda tikilir. Hər bir sənəd müəyyən edilmiş yerdə saxlanılmalıdır. Bu hal idarə aparatına informasiya xidməti göstərilməsini asanlaşdırır. Ona görə də tərtib olunmuş, göndərilmiş və xaricdən daxil olan bütün sənədləşdirmə müəyyən sxem üzrə cəmləşir. Müəyyən məsələ və predmet üzrə bir yerə toplanmış ayrıca qovluqda yerləşdirilmiş xidməti sənədlər məcmusuna iş deyilir.

İcra olunmuş sənədlər iş qeydiyyatı ilə müvafiq qovluqda tikilir, daimi və müvəqqəti saxlanılan sənədlər ayrı-ayrı işlərdə qruplaşdırılır. Bu isə arxivə vermə vaxtı işlərin səmərəli təşkili idarə aparatı işçilərinin vaxt və əmək məsarifinin azaldılmasına şərait yaradır.

28

Formalaşdırılmış iş bağlı şkafda saxlanılır, qapının içəri tərəfinə sənədlərin siyahısı yazılır. Bu isə lazımi sənəd və informasiyanın tapılmasını asanlaşdırır. Müəssisə və təşkilatlarda işlərin aparılması üçün məsul işçi təyin edilir və ya bu iş katibə makinaçıya tapşırılır. İşlərin saxlanma yerindən asılı olaraq cari kargüzarlıq arxivini bir-birindən fərqləndirmək lazımdır.

Cari arxivdə təqvim ilinin yazışmaları tikilmiş qovluqlarda saxlanılır. Daimi arxivdə (yekunlaşdırılmış işlərin arxivi) müəssisənin keçmiş illərdə fəaliyyətini əks etdirən qovluqlar, kitablar, jurnallar və s. sənədlər saxlanılır. Quruluş vahidində cari il başa çatdıqdan sonra sənədlər bir il saxlanılmalıdır. Bu onunla əlaqədardır ki, bu müddət ərzində əməkdaşlar tez-tez müxtəlif arayışlar almaq üçün müraciət edirlər digər tərəfdən bəzi sənədlərlə iş yeni təqvim ilində tamamlanır. Göstərilən müddət başa çatdıqdan sonra işlər müəssisənin daimi arxivinə verilir.

İşlərin arxivə verilməsinin hazırlanması sənədin elmi və təcrübi cəhətdən faydalılığını müəyyən etmək üçün ekspertizasiya aparılmasından daimi və uzunmüddətli saxlanılacaq işlərin siyahısının tərtib edilməsindən ibarətdir. Bu işləri müəssisə və təşkilatlarda 3-5 nəfərdən ibarət təyin edilmiş komissiya yerinə yetirir. Komisiyanın tərkibinə kifayət qədər iş stajına malik olan istehsalatı kamil bilən yüksək ixtisaslı mütəxəssislər katibə makinaçı və baş mühasib daxil edilir. Ekspertiza komissiyası kollegiyal orqandır. Onun yığıncaqları protokollaşdırılır, Qəbul edilmiş qərar isə müəssisə və ya rayon arxivi tərəfindən təsdiq edilir.

Sənədlərin saxlanma müddətini dəqiqləşdirməkdən və onları daimi uzunmüddətli yəni 10 ildən çox və müvəqqəti yəni, 10 ilə qədər saxlanılan işlərə bölündükdən sonra işlərin tərtibinə başlanılır. Daimi və uzunmüddətli saxlanılan işlər möhkəm materiallardan olan qovluqda tikilir və ya cilidlənərək ayrıca yerləşdirilir. Uzunmüddətli saxlanılmağa hazırlanan işlərin tərkibi və məzmununu əks etdirən başlıq və digər məlumatın sistemləşdirilmiş siyahısı hazırlanır. Daimi saxlanılan sənədlər 3 nüsxədən, uzunmüddətli saxlanılan sənədlərin iki nüsxədən ibarət, şəxsi heyətə dair işlərin iki nüsxədən ibarət siyahısı tərtib edilir. Sənədlərin siyahısı xronoloji ardıcıllıqla illər üzrə tərtib edilir. Siyahının nömrəsi işin cildində yazılır. Siyahının sonunda saxlanılmağa verilən işlərin sayı birinci və axırıncı sonuncu işlərin nömrəsi və rəqəm sözlə yazılır, siyahı təsdiq edildikdən sonra bir nüsxə dövlət arxivində saxlanılır.

29

Cari ildə saxlanma müddəti qurtarmış arxiv materialları ləğv edilir. Müəssisə və təşkilatların arxivində daim saxlanılan sənədlər 5 il, şəxsi heyətin tərkibi üzrə kargüzarlığı yekunlaşmış sənədlər isə 40 il müddətinə saxlanılır. Müəssisələrin əsasnaməsi, nizamnaməsi torpaq xəritəsi, yer quruluşu, planları torpağı, daimi istifadəsi üzrə dövlət aktı və sənədlər onların yenisi ilə əvəz olunana kimi saxlanılır.

Saxlanılması əhəmiyyət kəsb edən sənədlər icra müddəti başa çatdıqdan sonra arxivdə saxlanılır. Arxivlərin fəaliyyətini ARNK yanında milli arxivlər idarəsi tənzimləyir. Milli arxivlər idarəsinin rayon arxivlər şöbələri fəaliyyət göstərir. Həmin arxivlərdə müəssisə və təşkilatların mühüm əhəmiyyət kəsb edən xidməti sənədləri saxlanılır. Rayon şəhər və qəsəbələrdə dövlət arxivlərinin fəaliyyət göstərməsinin mühüm əhəmiyyəti vardır. Belə ki, müəssisə və təşkilatların heç də hamısında sənədlərin saxlanması üçün şərait yoxdur. Rayon arxivləri ilk növbədə qəbul etdikləri sənədlərin qorunub saxlanmasının mühafizəsini təşkil etməlidir. Bunun üçün sənədlərin saxlanması üçün nəzərdə tutulan otaqlar mühafizə qurğuları ilə təchiz olunmalı sənədlər xüsusi materiallardan hazırlanmış qutu və yeşiklərdə saxlanmalıdır. Qəbul edilmiş sənədlər arxivlərdə müvafiq illərə uyğun olaraq ardıcıllıqla yerləşdirilməlidir. Bu isə istənilən informasiyanın arxivdən alınması üçün imkan yaradır.

Müəssisə və təşkilatlar icra müddəti başa çatmış sənədləri arxivə təhvil vermək üçün ilk növbədə müəyyən hazırlıq işləri görməlidirlər. Bunun üçün müəssisə rəhbərinin əmri (idarə heyətinin qərarı) ilə komisiya yaradılır. Həmin komisiya vaxtı başa çatmış sənədlərisitemləşdirir. Komisiya üzvləri ilk növbədə ləğv edilməsi nəzərdə tutulan sənədlərin siyahısını sonra isə arxivə təhvil veriləcək sənədlərin siyahısını müəyyənləşdirir. Ləğv ediləcək və arxivə təhvil veriləcək sənədlərin siyahısı komisiya üzvləri tərəfindən dəqiqləşdirildikdən sonra sənədlərin arxivə təhvil verilməsi işləri başlanılır. Bunun üçün müəssisənin rəhbəri milli arxivlər idarəsinin rayon şöbəsinə yazılı formada məlumat verir və sənədlərin qəbulunda iştirak etmək üçün onun işçisinin iştirakı xahiş olunur.

Rayon arxivlər idarəsi tərəfindən müəyyən olunumş şəxsin iştirakı ilə sənədlərin ləğv olunması və arxivə təhvil verilməsi işi başlanır. Sənədlərin arxivə təhvil verilməsi və qəbulu akt vasitəsilə yerinə yetirilir. Sənədlərin ləğv edilməsi və arxivə verilməsinə dair aktlar aşağıdakı qaydada tərtib edilir.

30

Təsdiq edirəmƏlvan metallar zavodunun

direktoru Z.E.Quliyev15.03.2009

AKT Bakı şəhəri

_________ 200

Aşağıdakı tərkibdə ekspert komisyası sədr baş mühəndis N.A Salmanov üzvlər baş mühasib M.R.Calalov mühasib Ə.Z.Əliyev iqtisadçı Y.Y.Quliyev kitabxanaçı Ş.Z.Abbasova və kadrlar şöbəsinin rəisi Ə.Ə.Zahidovun iştirakı ilə ------- 2009 il tarixli 111 saylı əmrinə əsasən mövcud siyahını əsas tutaraq elmi praktiki əhəmiyyəti olmayan və praktiki əhəmiyyətini itirmiş aşağıdakı sənəd və işləri ləğv etmək üçün seçdik.

Sıra nömrəsi

Sənəd və işlərin adı

Sənəd və işlərin adları siyahı üzrə işlərin indeksi

Izahat Sənədlərin sayı

Siyahı üzrə maddələrin nömrələri

Sənədlərin arxivə təhvil verilmək üçün akt aşağıdakı qaydada tərtib edilir.

Təsdiq edirəmƏlvan metallar zavodunun

direktoru Z.S.Quliyev25.03.2009

AKTBakı şəhəri

25.03.2009Aşağıdakı tərkibdə ekspertiziya komisiyası sədr baş mühasib N.A

Salmanov üzvlər baş mühasib M.R.Calalov mühasib Ə.Z.Əliyev iqtisadçı Y.Y.Quliyev kitabxanaçı Ş.Z.Abbasova və kadrlar şöbəsinin rəisi Ə.Ə.Zahidovun iştirakı ilə ------- 2009 il tarixli 111 saylı əmrinə əsasən mövcud siyahını əsas tutaraq icra saxlanma müddəti başa çatmış sənəd və işləri arxivə təhvil verək üçün seçdik.

Sıra nomrəsi

İllər Sənəd və

Sənəd və

İzahat Sənədlərin sayı

Siyahı üzrə

31

işlərin növləri

işlərin adları siyahı üzrə işlərin indeksi

maddələrin nömrəsi

Təhvil verdi:1. 2. 3.4.5.

Təhvil verdi: M.M. Həşim

Sənədləri maddi mühafizə üçün qəbul etdi Ə.M.Zeynalov

Mühazirə 9. Sənəd rekvizitləri və onların müəyyən edilmə qaydası.

1. Rekvizit standartlarının mahiyyəti, sabit və dəyişən rekvizitlər.

2. Sənəd rekvizitlərinin nümunəvi formaları.3. Ümumi və yazı blanklarının mahiyyəti, mətn başlığı.

Hüquqi səlahiyyət daşıması üçün hər bir sənəddə rekvizit adlanan müəyyən elementlər olmalıdır. İdarəetmə fəaliyyətinin tamamlanması ilə əlaqədar olan əsas tapşırıqlar sənədlərin asan işləmə qaydası, onların tərtibi və qanuniləşdirilməsinin sürətləndirilməsi təşkil edir. Onun yüksək dərəcədə həlli ümumiləşdirilmiş sərəncamçı sənədlər sistemi-DSM və PA-n 638-72 DSM və PA 639-72 standartların yaranmasına kömək edir. Bunlar sənədlərin hazırlanmasını və qanuniləşdirilməsi tələblərinin elmi əsasları toplusunu özündə birləşdirir. Bu standartların yerinə yetirilməsi sənədlərin tam ümumiləşməsinə və avtomatlaşdırılmış idarəetmə sistemində onların tam yenidən hazırlanmasına imkan yaradır. Standartların köməyi ilə sənədlərin təşkili qaydasını və həmçinin ayrı-ayrı rekvizitlərin qanunuluğunu təmin etmək olur.

32

Təşkilati-sərəncamverici sənədlərin inkişafı uzunmüddət, qeyri-mütəşəkkil şəkildə inkişaf etmişdir ki bu da müxtəlif növlü və çoxlu miqdarda qulluq sənədlərinin ayrı-ayrı rekvizitlərinin qanuniləşməsinin müxtəlif üsullarının yaranmasına çıxarmışdır. Həmçinin qanuniləşmənin ümumi tələbi rekvizitlərin sərhəddi sənəd blanklarına olan tələb standarta uyğun aparılmalıdır.

Sənəd vərəqədə rekvizit çoxluğunun müəyyən ardıcıllıqla yerləşməsinə onun formulyarı deyilir. Sənədin formulyarı onunla operativ iş aparmaq üçün bütün məlumata malik olmalıdır. Sənəd növünü ayırd etmək üçün xarakterik olan formulyar, nümunəvi formulyar adlanır.

Nümunəsi sənəd formulyarı bu model ümumiləşdirilmiş sənəd formulyarıdır. Nümunəvi formulyarda sabit və həmçinin dəyişən rekvizitlərin uzunluğu müəyyən edilir.

Sabit rekvizit-bu sənəd rekvizitdir ki, hansı ki ümumiləşdirilmiş sənəd formasının və ya sənəd balankı hazırlanması zamanı istifadə edilir. Dəyişən rekvizit bu sənəd rekvizitindən sənəd rekvizitlərinin təkmilləşdirilməsində istifadə olunur.

Rekvizit uzunluğu dedikdə onların hər hansı sənəddə yazılması üçün lazım olan işarələrin sayı başa düşülür.

Sənədin ümumiləşdirilmiş blank və forma sahəsi hansı ki, rekvizitlərin doldurulması üçün hazırlanmışdır. Bu sahə sənədin işçi sahəsi adlanır.

Sənədlərin texniki qorunmasında sənədin bərkidilməsi üçün hazırlanmış sahə sənədin qulluq sahəsi adlanır. Hər bir standart sənədlərdə hər bir rekvizit üçün ayrıca yer ayrılır. Hər hansı bir rekvizitin olmaması və ya düzgün göstərilməməsi sənədin etibarsız olmasına səbəb olur. Bir çox sənədlərdə rekvizitlərin sayı ciddi məhdudlaşdırılır. Sənədlərdə rekvizitləri, onların hazırlanma tərtib edilmə və istifadə olunma əməliyyatlarının ardıcıllığına uyğun olaraq yerləşdirilir ki, bu da sənədin qavranılmasını asanlaşdırır. Sənədlərin yaranması üçün DSPVMA-nin 639-72 iki format kağızı müəyyən edir. A4 (210x297) və A5 (147x210) və ya DSM və PA 9327-60 ilə kağız format üçün rekvizitlərin yerləşməsində iki variant müəyyən olunur uzununa və küncdən.

Standart nümunə formulyarı aşağıdakı ölçüləri müəyyən edir. A4 formalı listə sol 35mm sağ 8mm yuxarı 20mm aşağı ən azı 19mm, A5 formalı listdə sol 35mm, sağ 8mm, yuxarı 20mm, aşağı ən azı 16mm sol sahə sənədin tikilməsi üçün nəzərdə tutulur sağ sahə kağızın

33

saxlanması üçün ehtiyat hissə kimi nəzərdə tutulur (mətnin xarab olmaması məqsədilə). Aşağı hissə isə sənədlərin icrası və ya daxil olması haqqında qeydiyyat üçün nəzərdə tutulur.

Sənəd listinin arxa hissəsinə yazı yazmaq nəzərdə tutulsa (bu vəziyyətdə sənədin qorunması üçün 3 il müddət qoyulur) sol sahənin ölçüsü 8 mm , sağ sahənin ölçüsü 35 mm , aşağı və yuxarı sahə dəyişməz qalır. Çapa vermək üçün A4 formatında hazırlanmış sənədlərdə daxil olmaqla rekvizitlər vərəqin uzun tərəfinə paralel olaraq çap olunmasına icazə verilir. Burada həmçinin rekvizitlərin sərhəddi göstərilir. Göstərilən standartda bəzi hallarda yerini dəyişən rekvizitin sıra nömrəsini halqaya almaq lazımdır. Nümünə formaları aşağıdakı rekvizit toplusunu özündə birləşdirir.

1. Azərbaycan Respublikası Dövlət Gerbi. 2. İdarə və təşkilatın embleması. 3. Mükafatatın təsviri.

34

1 2 3 4 5

6 7 8 9 10 15 16 17 18

19

21 22 23

29 30 31

13 14

11 12

20

4. İdarə, təşkilat və müəssisənin kodu.5. İdarəetmə sənədlərinə uyğun olaraq sənədin forma

kodu. 6. Müəssisə nazirliyin kodu.7. Müəssisə, idarə və təşkilatın adı.8. Quruluş bölmələrinin adı. 9. Rabitə idarələrinin indeksi poçt və teleqrafın ünvanı

telefon nömrəsi, bankda olan hesabın nömrəsi.10. Sənəd növünün adı. 11. Tarixi. 12. İndeksi.13. Sənəd daxil olan tarix və indeksin dəqiqliyi. 14. Tərtib və nəşr. 15. Sənədə daxil olmanın məhdudlaşma möhürü. 16. Ünvan. 17. Təsdiqlənmə möhürü. 18. Rəy (xülasə).19. Mətnin başlanğıçı.20. Nəzarət haqqında qeyd. 21. Mətn. 22. Əlavələrin mümkünlüyü haqqında qeyd. 23. İmza.24. Razılaşma.25. Viza (icazənamə).26. Möhür.27. Sürətin inanılması.28. İcraçının soyadı və onun telefon nömrəsi.29. Sənədin icrası və onun işə göndərilməsi haqqında

qeyd.30. Verilənlərin maşın daşıyıcılarına ötürülməsi haqqında

qeyd.31. Daxil olma haqqında qeyd.

Hər bir sənəd üçün bütün rekvizitlərdən istifadə edilir. Yalnız sənəddə hüquqi tələblərə uyğun olaraq rekvizitlərdən istifadə olunur. Xüsusi hallarda idarə , təşkilat və müəssisələrdə 1,2,6,7,8,19,24,25 rekvizitlərindən istifadə olunur. 9 rekviziti olanda onun maşınla yazırlar mətində qeyd edirlər. Standartla 6,7,8 rekvizitlərinin sahəsində 1,2,3 rekvizitlərin yerləşməsinə icazə verirlər. Əgər 15,16,17 rekvizitlərinin tutumu həmin

35

sahədə 18 rekvizitin yerləşməyə imkan verilmirsə onu sənədin baş işçi sahəsində yerləşdirməyə icazə verilir. Çox səhifəli sənədlərdə 22,23,24,25,26,27,28 və 36 rekvizitlərinin sənədin axırıncı səhifəsində yerləşdirirlər.

Müəssisənin əsas sənədləri bir qayda olaraq blanklarda çap olunmalıdır. Belə hal informasiyaya rəsmi xarakter verir, ondan istifadəni və icranı asanlaşdırır , idarəetmə mədəniyyətini yüksəldir. Sənəd blankı əvvəlcədən rekvizit elementləri çap edilmiş standart ölçüdə kağız vərəqdir.

Hər bir müəssisənin xidməti məktubları digər bütün sənədləri üçün blank olmalıdır. D.S. və P.A-nın 639-72 əsas iki blank növünü özündə birləşdirir. Ümumi blank və yazı üçün blank .

Ümumi blankda 1,2,3,6,7,8 və 14 rekvizitin ayrı-ayrı rekvizitlərin traferat hissəsi 4,5,11,12,17,19,20,29 rekvizitləri və həmçinin sənədin tikilməsi üçün hazırlanan deşiklərin yeri qeyd olunur. Ümumi blank əsasında ayrı-ayrı sənədlərin hazırlanmasında 5 və 10 rekvizitlərdən istifadə etmək olar. Xüsusi qulluq məktublarının çap olunmasında 1,2,3,4,5,6,7,8,9 rekvizitlərindən istifadə sənədlər blankının yalnız bir rəngdə yazılmalıdır.

Tabulyatorun “0” vəziyyətində aşağıdakı rekvizitlərdən istifadə olunur. İdarə və nazirliyin adı, idarə təşkilat və müəssisənin adı, rabitə idarəsinin adı, rabitə və teleqrafin unvani, sənəd növünün adi və s. Tabulyatorun “1” vəziyyətində abzsdan mətnin başlanmasinda istifadə olunur Tabulyatorun “2,3 və 7 vəziyyətində trafaret mətinin tekslərdə və cədvəllərin təşkilində istifadə olunur Tabulyatorun “4” vəziyyətindən çox səhifəli sənədlərin səhifəlerinin nömrələnməsində istifadə olunur. Çox səyirli rekvizitlərin çap edərkən, şaquli düzləndirici xətlərdən istifadə olunur. Aşağıdakı cədvəldə ayrı-ayrı sənədlərdə (DSM və PA 638-72 ilə) rekvizitlərin sətirləri arasındakı məsafə göstərilib.

Cədvəl 1.Sənəd formasından asılı olaraq sənədlər arası interval

birləşmək.

36

Sənəd forması

Sətir arası intervalSənəd mətni üçün

Rekvizitlərin ayrı-ayrı hissələrini seçilməsi üçün

Rekvizitləri bir-birindən ayırmaq üçün

A4A5A6

1,51,51

1,51,5; 11; 1,5

33; 2

2

Çox sətirli sənədlərin nömrələnməsi standarta uyğun olaraq iki sətr və ondan yuxari olan sənədlərin qanuniləşməsində səhifələr nömrələnməlidir.

Onun məzmunu sənədin adına uyğun olması sənəddə göstərilən faktlar doğru tərtibati isə hüquqi cəhəddən düzgun olmalıdır. Sənədin əzmunu və hadisələrin mahiyyətini əks etdirən başlıq olmalıdır. Məsələn, yaz tarla işlərinə texnikanın hazırlığı vəziyyəti. Belə olduqda sənədin qeyd edilməsində dəqiqlik yaranır, onun rəhbərə çatdırılması vaxtı qısadır, işlərin sistemləşdirilməsi və s. asanlaşır. Sənədin mətn tabulyatorun “0” vəziyyətinə uyğun olaraq mətinin başlığı rekvizitindən 2-4 sətr sonra çap edilir. A4 formatında sənədin məzmunu 1-5 sətr arası intervalda A5 formatında bir sətr arası intervalda çap edilir. Mətnin sadə hissəsinin abzas təşkil edir. Abzas mətnin bitmiş hissəsini özündə birləşdirir. Normal abzas 2-3 cümlədən ibarət olur.

Mətn başlığı

A4 formatlı sənədlərin məzmununa uyğun olaraq D.S.P və M.A 932760 başlıq çap edilir. A5 formatlı sənədlərdə telefonoqramiya məlumat və telefon məzmununa başlıq çap edilir. Mətnin başlığı qısa şəkildə mətnin məzmunun göstərir. Adətən başlığı icraçı tərtib edir. Başlıq çox dəqiq , çox qısa olmamalıdır. Əgər sənədin məzmunu bir neçə sualdan ibarətdirsə ümumiləşmiş şəkildə başlıq şap edilir. Başlıqdan sonra nöqtə qoyulur. əgər başlıqda duyğu işarələri vardırsa onlar çap edilir.

37

Mühazirə 10: Kammersiya sahəsi üzrə sənədlər və aktlarla işin təşkili.

1. Kammersiya sahəsi üzrə sənədlərin növləri.2. Kammersiya müqavilələrinin tərtibi qaydaları.3. Kammersiya aktlarının tərtibi qaydası.4. Xarici ticarət əməliyyatlarının rəsmiləşdirilməsi.

Müəssisələr arasında əlaqələrin aparılması, xidmətlərin göstərilməsi və satışın tənzimlənməsi kammersiya sənədləri əsasında başverir. Kammersiya üzrə sənədləşmələrlə satıcı və alıcı arasında möhkəm iqtisadi əlaqələr və sövdələşmələr təşkil edilir. Sövdələşmələr normativ hüquqi sənədlərə əsaslanmaqla aparılmalıdır. Bu sahələr üzrə yaxşı aparılmış sənədləşmələr müqavilə pozuntularının qarşısını alır. Kammersiya sənədləşməsinə aşağıdakılar daxildir.- Müqavilələr- anbarlara əmtəənin daxil olması ilə əlaqədar olan sənədlər- yükdaşıma sənədləri- kammersiya aktları- kammersiya fəaliyyəti üzrə maliyyə bank sənədləri Kammersiya əməliyyatlarının qanuni və huquqi mühafizəsi müqavilə əsasında reqlamentləşdirilməlidir. Müqavilə ikitərəfli və yaxud çoxtərəfli sazişdir. Mülkü hüquqların və vəzifələrin əmələ gəlməsinə, dəyişdirilməsinə və yaxud xidmət olunmasına yönəldilən sazişlər müqavilə hesab olunur. Müqavilə əməliyyatlarının aparılması Azərbaycan Respublikasının Mülkü Məcəlləsi ilə tənzimlənir. Müqavilənin bağlanmasına ən mühüm şərt tərəflər arasında razılığın əldə edilməsidir. Müqavilənin predmeti, dəyər müddəti və onun əsas şərtləri qəbul olunur. Müqavilə bağlanması iki əsas mərhələdən keçir. Müqavilə bağlam üçün bir tərəf təklif irəli sürür və o biri tərəf həmin təklifi qəbul edir. Müqavilə iki tərəfli öhdəlik haqqında yazılı razılıqdır. Bu vətəndaşlar, təşkilatlar idarə və müəssisələr aranıda bağlanır. Müqavilənin məzmunu ayrı-ayrı bəndlərdə göstərilir. Müqavilə eyni hüquqa malik 2 nüsxədən ibarət tərtib edilir. Müqavilələr tərəflərin bir işi yerinə yetirməsini onların vəzifələrini, məsuliyyətini, qiymətini və vaxtını əks etdirir. Qanuna və ya tərəflərin razılığına əsasən müqavilə yazılı formada bağlanmalıdır, o həm tərəflərin imzaladığı sənədin tərtib edilməsi yolu

38

ilə, həm də göndərən tərəfin imzaladığı məktub, faks və s. mübadiləsi yolu ilə bağlana bilər. Müqavilənin tərtibi zamanı aşağıdakı rekvizitlər göstərilir:

1. Sənəd növünün adı.2. Müqavilənin bağlanması tarixi və yeri. 3. Müqaviləni bağlayan tərəflərin adı.4. Vəzifələri göstərməklə müqaviləni imzalayanların vəzifəsi,

soyadı və adı.5. Tədarük edilən məhsulun dəqiq adı, miqdarı zəruri hallarda

həmdə çeşidi.6. Müqavilənin qüvvədə olmasının ümumi müddəti və tədarük

etmə müddəti. 7. Keyfiyyəti zəruri hallarda həmdə komplekstliyi, texniki şərtlər

rəsmlərin nümunələri.8. Məhsul taralarda tədarük edilərsə tara və qablama barəsində

tələblər.9. Məhsul üzərində qiymətin göstərilməsi və müqavilənin miqdarı10. Məhsulun kəmiyyəti və keyfiyyəti qaydası.11. Tədarükçünün alıcıya göndərməli olduğu hesablaşma

sənədlərin göndərilmə müddətləri.12. Tədarükçünün və alıcının ödəmə poçt şərtləri məhsulu alıcı

qəbul edilibsə, həmdə onun göndərmə şərtləri. 13. İmza və möhür.

Nümunə

10.09.09 N2 Gəncə şəhəri

Bu müqavilə bir tərəfdən “ERR KONUS” firmasının direktoru Məmmədov P. C. (gələcəkdə “icraçı” adlanacaq), digər tərəfdən Əliyev Kamal Əli oğlu (gələcəkdə “sifarişçi” adlanacaq) arasında aşağıdakı göstərilən şərtlərlə bağlanılır.

1. Müqavilənin predmeti.1.1 İcraçı bu müqaviləyə əsasən Kamal Əliyəvin “İnşaat” layihəsinin sxemini nəşr etməyi və tərtibatını öz üzərinə götürür.

39

2. Müqavilənin qiyməti və ümumi məbləği.2.1 Bu müqavilənin məbləği 9700-9800 manatdır.2.2 Bu müqavilədə ödəmə şərtləri “Xəritə-Konus” B.M tərəfindən icra edilir. Ödəmə köçürməli ilə aparılır. “İcraçının” bank rekvizitləri hesabda göstəriləcəkdir.

3. Sxemin nəşr şərtləri.3.1 Ölçüsü 21x26, səhifə sayı-120: miqdarı-1000 ədəd: iç kağız növü: çap rəngi- 170qr/4 rəng üz qabığının kağız növü) çap rəngi-bərkcild, laminasiya-parlaq.

4. Digər şərtlər. 4.1 Bu müqavilə imzalandığı gündən qüvvəyə minir.4.2 Müqavilə 2 səhifədən 2 nüsxədən ibarətdir, hər bir nüsxə eyni hüquqi qüvvəyə malikdir.4.3. Bu müqaviləyə edilən hər bir hansı dəyişiklik və ya əlavələr tərəflər yazılı şəkildə tərtib ediləcəyi və hər iki tərəfin bu işə müvəkkil edilmiş şəxsləri tərəfindən imzalanacağı təqdirdə etibarlı sayılacaqdır.4.4 Bu müqavilə imzalandığı andan onunla bağlı aparılmış bütün əvvəlki danışıqlar və ya yazışmalar öz qüvvəsini itirmiş olur.

Tərəflərin imzası.İcraçı Sifarişçi“ERR Konus” İnşaat şirkətinin firmasının direktoru direktoru_______Məmmədov P. C. _____K.Ə. Əliyev “____”_______2009 “____”_____2009

Müqavilə hazırlandıqdan sonra nəzərdə tutulmuş şərtlərə uyğun olaraq qiymətlərin razılaşdırılması protokolu tərtib edilir. Protokolda hər iki tərəfi qane edən qiymətlər göstərilir, razılaşdırıldıqdan sonra müqaviləyə əlavə olunur və onun ayrılmaz hissəsini təşkil edir.

“ERR Konus” M P C ilə “İnşaat” şirkəti arasında bağlanmış 10 sentyabr 2009-cu il tarixli 2 saylı müqavilə üzrə ixtilaf.

Protokol.

40

2 noyabr 2009-cu il.Tədarükçü AlıcıTədarükçü şirkət Alıcı 2009-cu il2009-cu il noyabr noyabr ayı üçün buayı üçün bu miqdarda mal miqdarda mal göndərməlidir. almasını öhdəsinə götürür.

1. sement 20 t 1. sement 5 t2. kafel 115 qutu 2. kafel 75 qutu3. kafel 50 qutu 3. kafel 20 qutuTədarükçü AlıcıMəmmədov P. C. Əliyev K.Ə.

2 noyabr 2009-cu il 2 noyabr 2009-cu il

Bu protokol 2 saylı 10 sentyabr 2009-cu il tarixli müqavilənin ayrılmaz hissəsi sayılır və tərəflər arasında hesablaşmaq üçün əsas hesab olunur. Qiymətli əmtəə materialların alınmasına dair vəkalətnamə tərtib edilir. Vəkalətnamə tədarükçüdən əmtəə materialları almaqdan ötrü müəssisə və təşkilatın vəzifəli şəxslərinə verilir. Bunu hökmən müəssisənin və ya təşkilatın rəhbərliyi, baş mühasibi imzalayır, möhürləyir. Vəkalətnamənin fəaliyyət müddəti ciddi nəzarətdə olmalıdır. Vəkalətnamənin verilməsi mühasibatlıqda aparılır. Vəkalətnamələr nömrələnmiş şəkildə hazırlanır. Mal alana verilərkən imzalanır və kötüyü müəssisənin mühasibatlığında saxlanılır.

Nümunə.

Müəssisənin rekvizitləri.Vəkalətnamə

“_____” _______201_il “____”_____201_ilədək etibarlıdır.

41

Verilir________________________________________________ (vəzifə, adı, soyadı, şəsiyyəti təsdiq edən sənəd)

Nə üçün_________________________________________________ (malsatanın təqdim etdiyi sənəd)Sıra nömrəsiƏmlakın adı və nişanları Ölçü vahidiMiqdarı (yazı ilə)Vəkalətnamənin adı______________________________imzasını (soyadı, atasının adı)təsdiq edirəm.

Rəhbər___________________________________imza və tarixBaş mühasib______________________________imza və tarix

Yük daşıma müqaviləsinə görə nəqliyyat təşkilatı yük göndərən tərəfindən ona tapşırılan yükü təyinat məntəqəsinə çatdırmağı və yükü qəbul etməyə səlahiyyəti çatan şəxsə verməyi, yük göndərən isə yükün daşınması üçün müəyyən edilmiş şərtlər əsasında haqqı ödəməyi öhdəsinə götürür. Dəmir yolu ilə yük daşıma müqaviləsinin iştirakçıları arasında baş verən mübahisələrin həlli üçün müəyyən olunmuş qaydada və formada tərtib olunmuş dəmir yolun və yükü alanın məsul nümayəndələri tərəfindən imzalanmış kammersiya aktları mühüm əhəmiyyətə malikdir. Kammersiya aktı aşağıdakı hallarda tərtib edilir, yükün adı, kütləsi və ya sayı göstərilənlərlə uyğun gəlmədikdə, yükün zədələnməsində və ya sənəd aşkar edildikdə, oğurlanmış yükün dəmir yoluna qaytarılması zamanı yükün verilməsinin sənəddə göstərildiyi vaxtdan dəmir yolu tərəfindən gec verildikdə. Bu halda akt yükü alanın təşəbbüsü ilə tərtib olunur. Kammersiya aktının vəzifələri.

- Sənədin adı.- Tərtib olunma yeri tarixi və nömrəsi.- Yükün göndərilməsi surəti.- Qaimənin tarixi və nömrəsi.- Göndərilən və alınan məntəqənin adı.- Göndərənin və alanın adı.

42

- Qaimədəki müvafiq qeydlər və nəqliyyat vasitələri haqqında məlumat.

- Yükün yoxlanılmasının nəticələri.- Yükdə çatışmamazlığın və ziyanın müəyyən olunmasının

siyahısı.- Ekspertizanın nəticəsi.- Əlavə qeydlər və məlumatlar.- Kammersiya aktları tərtib edən şəxsin imzası.

Kammersiya aktları 3 nüsxədən hazırlanır. Bir nüsxə yol idarəsinə göndərilir, İkinci nüsxə yükü alanın imzası əsasında onlara verilir, Üçüncü nüsxə dayanacağın işçisində saxlanılır. Qüvvədə olan qanunvericiliyə uyğun olaraq müəssisə və təşkilatlarda iddia ortaya çıxan zaman tədbir görülməlidir. Mübahisələri normaya salmaq üçün təqsirkar tərəfə idda məktubu göndərilir.

1. İddia məktubunda ümumi rekvizitlərdən əlavə aşağıdakı rekvizitlər göstərilməlidir.

2. Ərizəçi tərəfindən tələbin göndərildiyi təşkilatın adı, hesabın bütöv məbləği, hansı ki, ərizəçi xahiş edir.

3. Ərizəçinin tələbinin əsası.4. İddayə cavabın müddəti əgər o normativ aktlarda

göstərilmişsə.5. Lazımı hallarda ərzəçinin bank rekvizitləri.

İddia ərizəsinin iddaçı tərəfindən cavabdehdən göndərildiyi məhsulun idda məbləğini almaq üçün iqtisad məhkəməsinə verilir. İddia ərizəsini verməmişdən qabaq iddaçı cavabdehə idda materilaının surətini, əlavə sənədləri, iddia sənədlərinin cavebdehə göndərilməsini təsdiq edən sənədləri, həmdə iddaçının mübahisəni həll etmək üçün götürülməsini təsdiq edən sənədlər göndərməlidir. İddia ərizəsinin rekvizitləri aşağıdakılardan ibarətdir. - İqtisad məhkəməsinin adı.- Mübahisə aparan təşkilatların ünvanı və adı.- Mübahisə aparan təşkilatların daxil olduğu idarənin nazirliyin və ya baş idarəsinin adı. - İddia üçün əsas olan mübahisənin və vəziyyətin izahı. - Subutlar və normativ aktlardan nümunələrin gətirilməsi. - İddiaçının tələbi. - Başqa tərəfin etirazının səbəbləri.

43

- İddanın verilməsi tarixi və rəhbərliyin imzası. - İddia ərizəsinin axırında əlavələr göstərilməlidir.

Nümunə

İqtisad məhkəməsinəİddiaçı “ERR-Konus” MMM

Gəncə H. Əliyev prospekti 22Cavabdeh “İnşaat ltd” şirkəti.

Gəncə şəhəri Atatürk prospekti 31/12İddianın məbləği 11523129 manat.

İddia ərizəsi.Cavabdeh “İnşaat ltd” şirkəti ilə 10 sentyabr 2009-cu il tarixli

2 saylı müqaviləyə əlavə edilmiş spesifikaya əsasən oktyabr ayında bizim müəssisəyə 9982151 manat məbləğində tikinti materialı göndərməli idi.

Cavabdeh müqavilənin şərtlərini pozaraq oktyabr ayında 4152210 manatlıq tikinti materialları göndərmişdir ki, o malları qəbul edərkən 25 ton sement məhsulu öz keyfiyyətini itirmişdir. Bunları təsdiq edən akt cavabdeh müəssisənin əməkdaşı ilə birlikdə yerindəcə hazırlanmış və imzalanmışdır.

Göndərilməyən inşaat materialarına görə tikinti işləri yarımçıq qalmışdır. Sifarişçilərlə bağladığımız müqavilənin şərtlərinə əsasən vaxtında təhvil verilməyən işlər üzrə smeta-layihə qiyməti aşağı düşmüşdür.

Cavabdehə tələb məktubu göndərilmiş, ancaq cavab alınmamışdır.

Sizdən xahiş edirik ki, “İnşaat ltd” şirkətindən bizim xeyrimiz üçün köçürdüyümüz 200000 manat pulu və 50000 manat rusumu geri alasınız.

Qoşma:1. 10 sentyabr 2009-cu il tarixli müqavilənin sürəti.2. Cavabdehən alınan məhsulun hesab reystiri.3. Tərtib edilmiş akt.4. Ödəmə tapşırığı.

44

5. Tələb məktubunun poçtla göndərilməsi qəbzi.6. İddia materiallarının cavabdehə göndərilməsi qəbzi.7. Rüsumların ödənilməsi qəbzi.

Direktor P. C. MəmmədovHüquq məsləhətcisi T. S. Məmmədov

25 noyabr 2009-cu il.

45